DIŞ DEĞERLENDİRME UZMANLARI EL KİTABI

Transkript

1 MART 2013 DIŞ DEĞERLENDİRME UZMANLARI EL KİTABI İÇ DENETİM KOORDİNASYON KURULU

2 İÇİNDEKİLER 1. GİRİŞ PLANLAMA ÖN ÇALIŞMA ÜST YÖNETİCİ ZİYARETİ AÇILIŞ TOPLANTISI ÇALIŞMA PROGRAMI SAHA ÇALIŞMASI BELGE İNCELEME GÖRÜŞMELER ANKETLER PERFORMANS İSTATİSTİKLERİ KANITLARIN DEĞERLENDİRİLMESİ KAPANIŞ TOPLANTISI RAPORLAMA VE İZLEME ÖN RAPOR ÜST YÖNETİCİYE RAPORLARIN SUNUMU DIŞ DEĞERLENDİRME RAPORU DIŞ DEĞERLENDİRME UZMANLARININ DEĞERLENDİRİLMESİ

3 1. GİRİŞ Bu El Kitabı, dış değerlendirme uzmanlarının Dış Kalite Değerlendirmesi çalışmalarında izleyecekleri yöntem konusunda rehberlik etmek ve kullanacakları araçlar hakkında uyum birlikteliğini sağlamak amacıyla hazırlanmış ve İç Denetim Koordinasyon Kurulunun (Kurul) tarih ve 3 sayılı Kararıyla kabul edilmiştir. El Kitabının hazırlanmasında, İç Denetim Kalite Güvence ve Geliştirme Programında (İD KGGP) belirtilen usul ve esasların yanı sıra, şimdiye kadar 18 farklı idarede yürütülen dış değerlendirme çalışmalarından elde edilen tecrübeler ile uluslararası iyi uygulama örneklerinden de yararlanılmıştır. El Kitabında sırasıyla dış değerlendirme çalışmalarının planlaması, saha çalışmalarının yürütülmesi, çalışmaların raporlanması ve izlenmesi aşamaları ile bu aşamalarda dış değerlendirme uzmanları ve gözetim sorumlularının yapması gereken çalışmalar açıklanmıştır. Kurul tarafından dış değerlendirme uzmanı veya gözetim sorumlusu olarak görevlendirilen iç denetçilerin, İD KGGP ve El Kitabında belirtilen hususlara uymaları zorunludur. Açıklık bulunmayan hallerde gözetim sorumlularının uluslararası uygulamaları da göz önünde bulundurarak verecekleri kararlar esas alınacaktır. El Kitabının iç kalite değerlendirme çalışmalarında kullanılması zorunlu olmamakla birlikte, iç ve dış kalite değerlendirme çalışmalarının paralel yürütülmesi ve sonuçlarının konsolide edilebilmesi bakımından iç denetim birimlerince yürütülecek iç kalite değerlendirme çalışmalarında da El Kitabında belirtilen yöntem ve dokümantasyonun benimsenmesi önerilmektedir. 2

4 2. PLANLAMA Dış değerlendirme yapmak üzere görevlendirilen uzmanlara Kurul tarafından yazılı bir bildirim yapılır. Bu bildirimde görevin amacı, kapsamı, süresi gibi bilgilere yer verilir. Dış değerlendirmelerin, hem idareden bağımsız olan hem de idareyle gerçek veya görünür bir çıkar çatışması olmayan kişiler tarafından yapılması gerekmektedir. Bu nedenle görevlendirilen uzman, değerlendirme yapılan idare ile çıkar çatışması yaratacak veya bağımsızlığını zedeleyecek bir durum varsa, konuyu ivedilikle Kurula bildirerek görev yapacağı idarenin değiştirilmesini veya görevlendirmenin tamamen iptalini ister. Böyle bir durum yoksa dış değerlendirme uzmanı idareyle çıkar çatışması yaşamadığını ve gizlilik kurallarına uyacağını beyan ve taahhüt ettiği Gizlilik ve Çıkar Çatışması Beyanı nı imzalayarak dış değerlendirme dosyasında muhafaza edilmek üzere Kurula teslim eder (EK:1) ÖN ÇALIŞMA Dış değerlendirme uzmanları görevin başladığı tarihte Kurulda toplanarak değerlendirilecek idare tarafından Kurula gönderilmiş olan bilgi ve belgeler üzerinden ön çalışma gerçekleştirir. Bu çalışmada amaç, değerlendirilecek iç denetimi birimi hakkında ön bilgi edinmenin yanı sıra saha çalışmaları sırasında değerlendirmeye alınacak dosyaların, görüşme yapılacak kişileri ve istenecek diğer bilgi ve belgelerin belirlenmesidir. Gözetim sorumluları, bu süreçte değerlendirme uzmanlarına doğru örneklemin seçimi ve uygulanacak yaklaşım tarzının belirlenmesinde yardımcı olacaktır. Bu noktada, değerlendirme kapsamının belirlenmesi ile görüşülecek kişilerin ve dosyaların seçimine ilişkin aşağıdaki ilkeler göz önünde bulundurulmalıdır. İç denetim biriminin son bir yıllık dönemde gerçekleştirdiği faaliyetlere odaklanılacak, gerekirse bir yıl daha geriye gidilebilecektir. Birimde görev yapmakta olan her bir iç denetçinin en az bir denetim/danışmanlık görevinin değerlendirme kapsamına alınması esastır. DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR Seçilen dosyaların ilişkili olduğu denetlenen birim yöneticileriyle görüşmeler yapılmasına öncelik verilecektir. Denetime tabi tutulmuş olsun veya olmasın Strateji Geliştirme Birimi Yöneticisiyle görüşme yapılacaktır. Üst yöneticinin yanı sıra üst yönetici yardımcılarıyla da (ilgisine göre Müsteşar Yardımcısı, Genel Sekreter, Genel Müdür Yardımcısı gibi) görüşmeler planlanacaktır. İç denetçilerin tamamı görüşme programına dahil edilecektir. 3

5 Ön çalışma süresi, değerlendirilen iç denetim biriminin faaliyetlerinin kapsamı ve çeşitliliğiyle doğrudan bağlantılı olmakla birlikte bu süreç için ayrılacak zamanın 3 (üç) iş gününü geçmemesi gerekmektedir ÜST YÖNETİCİ ZİYARETİ Dış değerlendirme çalışmasının amaç, kapsam ve süresi hakkında bilgi vermek, iç denetim faaliyetlerinin kurumun yönetişim, risk yönetimi ve kontrol süreçlerindeki etkililiği ve etkinliği ile idareye değer katmadaki rolü konularında üst yönetici görüşlerinin öğrenilmesi amacıyla dış değerlendirme çalışmaları kapsamında idarenin üst yöneticisine ziyaret gerçekleştirilir. Görüşmelerde EK:7 de yer alan sorulara yanıt alınmaya çalışılır. Bu ziyaretler için randevular Kurul tarafından alınarak dış değerlendirme uzmanları ile gözetim sorumlusuna bildirilir. Görüşmelerde en az bir Kurul üyesi de bulunur. Görüşmelerde aşağıda belirtilen hususlara dikkat edilmesi önem arz etmektedir. Görüşmelerde Kurul üyeleri ve üst yönetici tarafından gündeme getirilen konular dışında cevap alınamadığı düşünülen soruların gündeme getirilmesine çaba gösterilecektir. DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR Sorulara ilişkin cevapların sohbet ortamında alınmasına gayret gösterilecek, çok kısa notlar dışında görüşme içeriğinin toplantı sonrasında dokümante edilmesine dikkat edilecektir. Mümkün olması halinde görüşme öncesinde iç denetim birimi başkanı ile bir görüşme yapılarak öncelikle gündeme getirilmesi beklenen konular hakkında değerlendirmelerinin alınması ve görüşmelerde bu hususlara değinilmesi faydalı olacaktır AÇILIŞ TOPLANTISI Dış değerlendirme faaliyetiyle ilgili bilgi verilmesinin yanı sıra, iç denetim biriminde görevli iç denetçilerin sürece katılımının önemini vurgulamak amacıyla iç denetim birimi başkanı (İDB Başkanı) ve iç denetçilerin katıldığı bir açılış toplantısı gerçekleştirilir. Toplantıda; Dış değerlendirmenin amaç, hedef ve kapsamı, Dış değerlendirmenin tahmini süresi, Görüşme ve/veya anket takvimi, İç denetim biriminin dış değerlendirmeden beklentileri, Elde edilen bulguların nasıl paylaşılacağı ve sonuçlarının nasıl raporlanacağı, Değerlendirme sonrasında verilecek görüş, 4

6 gibi konular gündeme getirilir. Bu çalışmalar bir tutanakla kayıt altına alınarak değerlendirme dosyasında muhafaza edilir (EK:2). Ayrıca, toplantıda ön çalışmalar sonucu belirlenmiş olan ve değerlendirmede incelenmesi planlanan denetim/danışmanlık dosyaları ile değerlendirme sürecinde görüşme yapılması planlanan kişiler, İDB Başkanıyla paylaşılarak kendisinden gerekli randevuların alınması ve dosyaların hazır edilmesi talep edilir ÇALIŞMA PROGRAMI İDB Başkanının, açılış toplantısında görüşmeler ve dosya seçimiyle ilgili olarak gündeme getirdiği hususlar da göz önünde bulundurularak, saha çalışmalarında incelenecek doküman ve yapılacak görüşme takvimini de içeren bir çalışma programı hazırlanarak gözetim sorumlusunun onayına sunulur. EK:3.1 ve 3.2 de yer alan örneklerden biri tercih edilerek hazırlanacak olan çalışma programı dış değerlendirme dosyasında muhafaza edilir. 5

7 3. SAHA ÇALIŞMASI Saha çalışması, dış değerlendirme faaliyetinin en kapsamlı bölümüdür. İç denetim biriminin; Raporları ve destekleyici belgeleri, İdari ve operasyonel politikaları, uygulamaları, prosedürleri ve kayıtları, Üst yönetici ve üst düzey yöneticileri ile etkileşimi, İç denetçilerinin tecrübe ve uzmanlıkları, Eğitim planları, performans ölçümleri, Risk değerlendirmesi ve plan program dosyaları, İzleme kayıtları, iç denetimin tanımına, Kamu İç Denetim Standartlarına ve Meslek Ahlak Kurallarına uyum seviyesi açısından değerlendirilir. Saha çalışmaları bu El Kitabının ekinde yer alan temel uygunluk kriterleri esas alınarak yürütülür. Uygunluk kriterleri Kamu İç Denetim Standartlarına uyum için yerine getirilmesi gereken faaliyet ve işlemleri ve ifade eder. Saha çalışmasında öncelikle belgelerin incelenmesi, buradan elde edilen bilgiler de göz önünde bulundurularak denetlenen birim yöneticileri ile İDB Başkanı ve iç denetçilerle görüşülmesi esastır. Bu yöntemlere ilişkin ayrıntılar ve kayıtlandırma esasları aşağıdaki bölümlerde detaylı bir şekilde açıklanmıştır BELGE İNCELEME Belge incelemesi, iç denetim birimince yapılan yazışmalar ile düzenlenen raporların örnekleme yöntemiyle değerlendirilmesini kapsar. Dengeli ve bütünü temsil edebilecek örneklerin seçimi, olası önyargıları önleyeceğinden özellikle dosya incelemeleri sırasında fiilen görev yapmakta olan her bir iç denetçinin en az bir dosyasının incelemeye konu edilmesi önemlidir. Standartlar ve Meslek Ahlak Kuralları bazında belirlenen temel uygunluk kriterlerine El Kitabının ekinde yer verilmiştir (EK:12). Saha çalışmalarının standart bir şekilde dokümantasyonunu sağlamak üzere incelenecek belgeler sınıflandırılarak ekteki çalışma kâğıtları oluşturulmuştur (EK:4, 5, 6). İç Denetim Politika ve Prosedürleri (EK:4) İç Denetim Faaliyetinin Yönetimi (EK:5) Görevlerin Yürütülmesi ve Raporlanması (EK:6) Birim Yönergesi Denetim Plan ve Programı Denetim Dosyaları Birim Rehberi Risk Değerlendirme Dokümanları Danışmanlık Dosyaları Yazışmalar Faaliyet Raporları/Dönemsel Rap. İzleme Dosyaları Faaliyet Raporları Toplantı Tutanakları Politika ve Prosedürlere ilişkin diğer belgeler Kalite Güvence Dosyası Özgeçmiş ve Eğitim Bilgileri İç Denetçilerin Görevlendirmelerine İlişkin Bilgiler Sertifika Derecelendirme Formları Bütçe Fişleri 6

8 Çalışma kâğıtlarında; Sonuç bölümüne temel uygunluk kriterleri çerçevesinde değerlendirme sonucunda ulaşılan netice (OLUMLU veya OLUMSUZ şeklinde), Açıklama bölümüne, kriterin nasıl test edildiği ve test sonucu elde edilen bilgiler, İlişkili olduğu konu başlığı bölümüne El Kitabının raporlama bölümünde detayları açıklanan sınıflandırma esas alınarak test sonucunun hangi konu başlığı altında değerlendirilerek raporlanacağı bilgisi 1, kaydedilir. ÇK Ref. Bölümüne; söz konusu teste ilişkin varsa çalışma kâğıdına ek yapılacak veya ilişkilendirilecek diğer çalışma kâğıtlarının referans bilgileri yazılır ve ilgili ana çalışma kâğıdıyla bağlantısı kurulacak şekilde (örneğin B1.01, B2.02 gibi) referanslaması yapılır. Görevlerin yürütülmesi ve raporlanmasına ilişkin çalışma kâğıtları her bir denetim dosyası için ayrı ayrı düzenlenir ve formun incelenen belgeler bölümünde denetim, danışmanlık veya izleme dosyasının numarası, denetimin hangi iç denetçiler tarafından gerçekleştirildiği ve denetlenen birim ve yöneticisi bilgileri açık bir şekilde belirtilir. Çalışma kâğıdı her bir dosya incelemesi için ayrı ayrı referanslanır (B3.1, B3.2 gibi), çalışma kâğıtlarına eklenen diğer belgeler ise söz konusu çalışma kâğıdının alt detayları olarak (B3.1.01, B gibi) ana çalışma kâğıdıyla ilişkilendirilir. Belgeler dış değerlendirme uzmanlarınca tamamlandıktan sonra gözetim sorumlusu tarafından incelenir ve gelen öneriler doğrultusunda dış değerlendirme uzmanlarınca gerekli düzeltme veya ilave çalışmalar yapıldıktan sonra çalışma kâğıtları görev bitiminde Kurula teslim edilmek üzere dış değerlendirme dosyasında muhafaza edilir. Bu kapsamda yapılan tüm öneriler ve düzeltmeler kayıt altına alınır GÖRÜŞMELER İç denetim faaliyetinin Kamu İç Denetim Standartlarına uyum düzeyini belirlemekte kullanılabilecek bir diğer kanıt toplama tekniği ise görüşmelerdir. Bu görüşmeler üst yöneticinin, İDB Başkanının, iç denetçilerin ve denetlenen birim yöneticilerinin iç denetim faaliyetlerine ilişkin görüş ve beklentilerinin anlaşılmasına ve gelişim fırsatlarının belirlenmesine yardımcı olur. Görüşmeler belge incelemesine kıyasla daha zayıf bir kanıt olarak görüldüğünden, görüşmeler sırasında elde edilen bilgilerin incelemelerden elde edilen tespitler ile desteklenmesi gerekir. Görüşmeler sırasında yöneltilecek soruları içeren Görüşme Formları ekte yer almaktadır (EK:7, 8, 9, 10). Elde edilen bilgiler görüşme formlarına kaydedilir ve ilgili standart gerekleri dikkate alınarak her bir soru için ulaşılan sonuç OLUMLU veya OLUMSUZ şeklinde ifade edilecektir. OLUMSUZ seçeneğinin işaretlendiği durumlarda, açıklamalara yer verilmesi uygun olacaktır. Görüşme kâğıtlarının referanslanmasında belge inceleme bölümünde olduğu gibi her bir görüşmenin ana forma numarasına bağlı kalınarak ayrı ayrı referanslanması gerekmektedir (C2.1, C2.2, C4.2, C4.5 gibi). 1 Çalışma kâğıtlarında, dış değerlendirme uzmanlarına rehberlik etmek amacıyla test sonucunun ilişkili olabileceği konu başlıklarına yer verilmiştir. Bu başlıklardan ilgili olanı seçilebileceği gibi test sonucunun ilişkili olduğu daha uygun bir konu başlığı varsa ilgili sütunun bu şekilde doldurulması gerekmektedir. 7

9 Görüşmelerin sağlayacağı katma değerin arttırılması için dış değerlendirme uzmanlarınca görüşmeler sırasında aşağıda belirtilen konulara dikkat edilmelidir. DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR Denetlenen birim yöneticileriyle yapılacak görüşmelerde, yöneticilerin iç denetim faaliyetine ilişkin görüşlerinin alınmasının yanı sıra iç denetime ilişkin farkındalıklarının arttırılması da hedeflenmelidir. İç denetim birimi başkanıyla birden fazla görüşme yapılması, tek seferde tüm sorulara yanıtların alınmasından daha verimli bir yaklaşım olacaktır. Görüşme soruları kesinlikle anket şeklinde uygulanmayacak, her bir kişiyle ayrı ayrı görüşülecek ve gerekli açıklamalar yapılarak yöneltilen sorulara verilen yanıtlar kaydedilecektir. Görüşülen kişinin iç denetime ilişkin farkındalık düzeyi de gözönünde bulundurularak, gerektiğinde formlarda yer alan soruların doğrudan okunması yerine, soruların anlaşılabileceği şekilde açıklanması daha uygun bir yaklaşım olacaktır. Görüşmeleri her iki dış değerlendirme uzmanının birlikte gerçekleştirmesi esastır. Ancak süre kısıtı nedeniyle uzmanların iç denetçilerle ayrı ayrı görüşme yapması zorunluluğu doğarsa, uzmanların en az bir iç denetçi görüşmesini birlikte yürütmüş olmaları kaydıyla bu uygulama da benimsenebilir. Dış değerlendirme uzmanlarınca doldurulan görüşme formları gözetim sorumlusu tarafından gözden geçirilir. Varsa gerekli eksiklikleri gidermek için ilave çalışmalar yapıldıktan sonra, çalışma kâğıtları görev bitiminde Kurula teslim edilmek üzere dış değerlendirme dosyasında muhafaza edilir. Bu kapsamda yapılan tüm öneriler ve düzeltmeler kayıt altına alınır ANKETLER Bir diğer kanıt toplama tekniği olarak anketler kullanılabilir. Anketler, iç denetim faaliyetinin etkinliğine ve potansiyel iyileştirme alanlarına ilişkin iyi bir geri bildirim aracıdır. İç denetçilerin yürüttükleri faaliyetlerle ilgili olarak iş memnuniyetlerini ve yönetim tarzına ilişkin fikirlerini öğrenmek için İş Memnuniyet Anketi düzenlenir (EK:20). Bu anketlerin iç denetim biriminde görevli tüm iç denetçilere dağıtılması ve hangi iç denetçi tarafından doldurulduğu belli olmayacak bir tarzda uygulanması esastır. Bu anketin yanı sıra dış değerlendirme görevi süresinde görüşme yoluyla bilgi toplama imkânı bulunmayan idarelerin taşra ve yurtdışı teşkilatı gibi birimlerinin yöneticilerinin iç denetim faaliyetine ilişkin görüşlerini ve bu faaliyetten beklentilerini ölçmek amacıyla da anketler düzenlenebilir. Dış 8

10 değerlendirme uzmanlarınca hazırlanan anketler, kapsam ve içerik açısından uygunluğu denetim gözetim sorumlusu tarafından değerlendirildikten sonra ilgili denetlenen birim yöneticilerine ulaştırılır. Bu şekilde elde edilen bilgiler de kayıt altına alınarak dış değerlendirme dosyasında muhafaza edilir PERFORMANS İSTATİSTİKLERİ İç denetim birimi tarafından yürütülen çalışmaların performansına ilişkin bazı bilgiler de saha çalışmaları sırasında elde edilir. İlerleyen süreçte kurumsal performanslar arasında kıyas (benchmark) yapılması ve raporlarda kurum ortalamaları ile mevcut iç denetim biriminin durumunun analiz edilmesi de planlandığından, dış değerlendirme uzmanlarının gerekli ve doğru bilgilerin temin edilmesinde hassasiyet göstermesi önem arz etmektedir. Söz konusu istatistikler ekli form şablonuna uygun şekilde iç denetim biriminden temin edilir ve değerlendirme dosyası içeriğinde raporlarla birlikte Kurula teslim edilir (EK:11) KANITLARIN DEĞERLENDİRİLMESİ İç denetim faaliyetinin Standartlara uyum düzeyinin belirlenebilmesi amacıyla, belge incelemesi, görüşmeler ve anketler aracılığıyla elde edilen kanıtlar dış değerlendirme uzmanları ve gözetim sorumlusu tarafından değerlendirilir. Bu aşamada çalışma kâğıtlarında bulunan bilgiler her bir standart bazında konsolide edilerek ilgili standarda uyum düzeyi hakkında kanaat oluşturulur. Elde edilen sonucun seçilen örneklem kapsamında hangi oranda gerçekleştiği (incelenen dosyalarda bu tespite ulaşılma oranı gibi) de kanaatin oluşturulmasında dikkate alınması gereken önemli bir husustur. Görüşmeler Belge İnceleme Anketler Alt Standart Bazında Görüş Oluşturma 9

11 Karşılanamaması durumunda ilgili standarda UYUMSUZ olarak değerlendirilmesi gereken uygunluk kriterleri Kurul tarafından belirlenmiş ve EK:12 de kırmızı alanlar olarak gösterilmiştir. Dış değerlendirme uzmanları ile gözetim sorumlusunun birlikte yapacakları değerlendirmede, bu kriterlere uyulmaması durumu ilgili standarda UYUMSUZ luk olarak değerlendirilecektir. Bu kriterlerin sağlanıyor olması halinde diğer kriterlerin her hangi birinin sağlanamaması UYUMSUZLUK olarak değerlendirilmeyecek olup, ilgili standart altında yer alan kriterlerin dış değerlendirme uzmanlarının mesleki tecrübeleri çerçevesinde bir bütün olarak yorumlanması sonucu standarda ilişkin KISMEN UYUMLU veya UYUMLU değerlendirmesinde bulunulacaktır. Kriterlerden İYİ UYGULAMA olarak belirlenenlerin sağlanamaması durumu ise uyumsuzluk olarak değerlendirilmeyecek olup, dış değerlendirme raporlarında gelişime açık alanlar olarak belirtilecektir. Bu kriterlerin sağlandığı idarelerde bu duruma raporların iyi uygulamalar bölümünde yer verilecektir. Bazı temel uygunluk kriterleri Bkz. KİDS. notuyla bir başka standart altında yer alan kriterlerle ilişkilendirilmiş olup nihai değerlendirme yapılırken ilişkili kriterlerin birlikte yorumlanmasına dikkat edilmesi gerekmektedir KAPANIŞ TOPLANTISI Yapılan değerlendirme sonrasında dış değerlendirme ekibince ulaşılan sonuçların İDB Başkanı ve iç denetçilerle müzakere edilmesi amacıyla kapanış toplantısı düzenlenir. Bu toplantıda, değerlendirme ekibinin ulaştığı bulgular, gelişmeye açık hususlar, iyi uygulamalar ve öneriler iç denetim birimiyle paylaşılır. Ayrıca, aşağıdaki sınıflandırma esas alınarak yapılan tespitler çerçevesinde standart bazında uyum düzeyi de bu toplantıda açıklanır ve iç denetim biriminin bulgu, öneri ve standarda uyum düzeyine katılıp katılmadıkları, katılmıyorlarsa nedenleri ve önerileri konusunda görüşleri alınır. Üzerinde mutabakat sağlanan hususlarda iç denetim biriminin nasıl bir eylem gerçekleştirmeyi planladığı ve muhtemel uygulama takvimi de birlikte değerlendirilir. UYUMSUZ İç denetim biriminin politika, süreç ve uygulamaları Kamu İç Denetim Stadartları ile iyi uygulamalardan önemli ölçüde farklılık göstermekte ve birimin bütün ya da önemli alanlardaki faaliyetlerini ve sorumluluklarını uygun olarak gerçekleştirmesine engeller bulunmaktadır. KISMEN UYUMLU İç denetim biriminin politika, süreç ve uygulamaları kapsamında Kamu İç Denetim Standartları ile iyi uygulamalardan farklılık arz eden noktalar bulunmakla birlikte, bu farklılıklar iç denetim biriminin faaliyetlerini kabul edilebilir bir şekilde gerçekleştirmesine engel olmamaktadır. UYUMLU Gelişim noktaları mevcut olmakla birlikte, iç denetim biriminin politika, süreç ve uygulamaları Kamu İç Denetim Standartları ile iyi uygulamalara genel olarak uygundur. Yapılan bu çalışmalar Kapanış Toplantısı Tutanağı ile kayıt altına alınır ve tutanak ekinde yer alan Değerlendirme Tablosunun Değerlendirilen Birimin Görüşü bölümü İDB Başkanı tarafından 10

12 doldurularak beş iş gününü aşmayacak bir sürede değerlendirme ekibine iletilmesi hususunda mutabakat sağlanır (EK:13, 14). Bu çalışmalara ilişkin belgeler dış değerlendirme dosyasında saklanır ve raporla birlikte Kurula teslim edilir. Değerlendirilen iç denetim biriminin resmi görüşü ve varsa görüşlerini destekleyici belgeler de dikkate alınarak idaredeki iç denetim faaliyetlerinin standartlara uyum düzeyi hakkındaki ön raporda yer alacak görüşün raporlanması çalışmalarına başlanır. Verilen süre içerisinde görüş bildirilmemesi halinde, dış değerlendirme ekibi mevcut bulgu ve önerileri üzerinden kanaatlerini oluşturarak görüşlerini raporuna yansıtır. 11

13 4. RAPORLAMA VE İZLEME Değerlendirilen iç denetim birimlerine, iki rapor dönemi arasındaki süreçte gerekli iyileştirmeleri sağlamaları için fırsat sunulması amacıyla iki aşamalı bir raporlama süreci tercih edilmiştir. ÖN RAPOR Birim tarafından gerekli iyileştirmelerin yapılması NİHAİ RAPOR 4.1. DIŞ DEĞERLENDİRME ÖN RAPORU Dış değerlendirme ekibince yapılan çalışmalar, kapanış toplantısı sonrasında iç denetim biriminden alınan bilgi ve belgeler de dikkate alınarak dış değerlendirme ön raporu hazırlanır. Ön raporda dış değerlendirme çalışmasının amacı, kapsamı, uygulanan metodoloji ile tespit ve iyileştirme önerilerine yer verilir. Tespit ve öneriler, iç denetim süreçlerine etkisinin daha net ifade edilebilmesi ve idarelerin iç denetim faaliyetleri arasında anlamlı karşılaştırmalar yapılabilmesi ve idarelerin üst yöneticilerince daha kolay anlaşılabilmesi amacıyla açısından aşağıda belirtilen konu başlıkları altında sınıflandırılır. Belge incelemesine ilişkin sınıflandırmada çalışma kâğıtlarında kayıt altına alınan konu başlığı, görüşmelere ilişkin sınıflandırmada ise sorunun ilgili olduğu standart için EK:12 de ilişki kurulmuş olan konu başlıkları esas alınır. Yapılan tespitler ve gelişime açık alanlar ilgili alt başlıklar altında detaylandırılır ve ilgili olduğu kriterlere ilişkin sonuçlar da dikkate alınarak UYUMLU/KISMEN UYUMLU/UYUMSUZ olarak sınıflandırılır. Bir başlığın birden fazla kriterle ilişkilendirilmesi durumunda kırmızı alanlara ilişkin tespitlerden her hangi birinin OLUMSUZ olması değerlendirme neticesini UYUMSUZ hale getirir. Tüm kırmızı alanlara ilişkin tespitler OLUMLU ise diğer kriterlerin karşılanma düzeyinin değerlendirme uzmanları ile gözetim sorumlusunun mesleki kanaatleri çerçevesinde değerlendirilmesiyle nihai görüş oluşturulur. Bu konuda uygulama örneklerine EK:21 de yer verilmiştir. 12

14 FAALİYETLERİN PLANLANMASI GÖREVLERİN YÜRÜTÜLMESİ İLETİŞİM VE RAPORLAMA YÖNETİM VE ORGANİZASYON İNSAN KAYNAKLARI Misyon, Vizyon ve Hedefler Organizasyon İç Denetim Birimi Bütçesi Kalite Güvence Arşiv Yönetimi İç Denetim Ekibi Eğitim ve Kişisel Gelişim İç Denetçi Performans Değerlendirmeleri Risk Değerlendirmesi Üst Yönetimin Beklentileri İç denetim Plan ve Programı Dış Denetimle İşbirliği İşin Niteliği Görev Amaç ve Kapsamının Belirlenmesi Denetlenen Birimlerle İşbirliği Çalışma Planı Testler ve analizler Dokümantasyon Görevin Gözetim Görev Sonuçlarının Raporlanması Dönemsel Raporlama Denetlenen Memnuniyetinin Ölçülmesi Görev Sonuçlarının İzlenmesi Raporun yönetici özeti bölümünde iç denetim faaliyetinin standartlara uyum düzeyini özetleyen bilgiler ile doğrudan üst yöneticiyi ilgilendiren tespit ve iyileştirmelere yer verilir. Raporlamada kullanılacak format ile raporda yer alan tablolara ilişkin örnekler ekte yer almakta olup, yapılacak raporlamalarda bu şablonlara uyulması zorunludur (EK:15, 16). Dış değerlendirme uzmanlarınca hazırlanan rapor, gözetim sorumlusu tarafından içerik ve usul açısından gözden geçirildikten sonra saha çalışmalarının tamamlanmasını müteakip on (10) iş günü içerisinde ilgili idareye gönderilmek bir üst yazı ekinde Kurula iletilir (EK:17). Çalışma kâğıtları ile diğer belgeler de bir liste ekinde raporla birlikte yazılı ve elektronik ortamda eksiksiz bir şekilde Kurula teslim edilir (EK:18). Ayrıca, raporlama sırasında aşağıda belirtilen hususlara dikkat edilmesi önem arz etmektedir. 13

15 Raporlarda "UYUMLU" olarak belirlenen ancak geliştirilebileceği düşünülen öneriler "...önerilir" şeklinde, "KISMEN UYUMLU/UYUMSUZ" görülen konular için yapılacak öneriler ise "...malıdır/melidir" şeklinde ifade edilmelidir. DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR Raporlarda doğrudan idarenin çözüm bulabileceği önerilere yer verilmeli, İDKK tarafından alınması gereken önlemler rapor sunum yazısında ele alınmalıdır. Raporlarda yapılan değerledirmenin yalnızca "iç denetim birimine" yönelik olduğu izlenimi verecek ifadelerden kaçınılmalı, "idarenin iç denetim faaliyeti"nin değerlendirildiğine vurgu yapılmalıdır ÜST YÖNETİCİYE RAPORLARIN SUNUMU Dış değerlendirme sonuçları ilgili idarenin üst yöneticisiyle sunum şeklinde paylaşılabilir. Bu toplantı için randevu Kurul tarafından alınarak dış değerlendirme uzmanları ile gözetim sorumlusuna bildirilir. Görüşmelerde en az bir Kurul üyesi de bulunur. Sunumda, çalışmanın amaç, kapsam ve uygulanan metodolojinin yanı sıra iç denetim faaliyetine ilişkin iyi uygulamalar ile iyileştirme önerileri gündeme getirilir. Bunun yanı sıra Ön Raporda yer alan Tablolar (Tablo 1,2,3) da üst yönetici ile paylaşılır ve sonuçları hakkında genel bir değerlendirme yapılır. Üst yöneticilerin iş yoğunluğu da dikkate alınarak sunumların 15 dakika ile sınırlandırılmasına ve doğrudan üst yöneticiyi ilgilendiren konuların ön plana çıkarılmasına özen gösterilmelidir DIŞ DEĞERLENDİRME RAPORU Eylem planında öngörülen takvimin bitim tarihinden bir hafta öncesinde Kurul tarafından değerlendirilen kuruma bir yazı yazılarak eylem planına ilişkin yapılan işlemlerin varsa belgeleriyle birlikte on beş iş günü içerisinde Kurula bildirilmesi talep edilir. Gelen cevapların değerlendirilmesi sonrasında yerinde incelemeyi gerektiren konular bulunuluyorsa, Kurul tarafından bir dış değerlendirme ekibi görevlendirilerek konular incelettirilir. Söz konusu değerlendirmeyi yapacak dış değerlendirme uzmanları bir önceki görevde yer almış kişiler olabileceği gibi Kurulun uygun göreceği farklı kişilerden de seçilebilir. Dış değerlendirme raporunu (nihai raporu) hazırlamakla görevlendirilen dış değerlendirme uzmanları öncelikle ön raporda UYUMSUZ ve KISMEN UYUMLU olduğu belirlenmiş konularda yapılan işlemlerin yeterliliğini uygun test yöntemleri ile değerlendirir ve sonuçlarını El Kitabında belirtilen usuller 14

16 çerçevesinde kayıt altına alır. Bu alanda alınan tedbirlerin yeterli olup olmadığı uygun yöntemlerle değerlendirilir. Ulaşılan sonuçlar için Dış Değerlendirme Raporu düzenlenir ve ilgili idareye gönderilmek üzere bir üst yazı ekinde Kurula teslim edilir. Bu çalışmaların dokümante edilmesi ve raporlanması ön raporlama aşamasında belirtilen adımlar izlenir ve belgelendirme araçları kullanılır (EK:1,..21). Ön raporla dış değerlendirme raporu arasındaki temel fark raporun yönetici özeti ve detay rapor bölümlerinde iç denetim faaliyetinin genel uygunluk düzeyine ilişkin varılan sonucun belirtilmesidir. Nihai kanaatin belirlenmesinde El Kitabının 3.6. Bölümündeki uygunluk düzeyleri tanımları dikkate alınır. Kurul tarafından eylem planına ilişkin idareye yazılan yazıya verilen cevapta idare tarafından eylem planının kısmen veya tamamen gerçekleştirilemediği beyan ediliyor ve gerekli iyileştirme yapılması için eylem planı takvimi revizyonu talep ediliyorsa, Kurulca uygun görülmesi halinde idareye ilave süre verilir. Revize eylem planı da benzer usulle tekrar izlenir ve ikinci izleme sonucunda da eylem planının kısmen veya tamamen gerçekleştirilemediği anlaşılırsa başka bir işleme gerek kalmaksızın idarenin mevcut durumu için uyum düzeyi tayin edilir ve bu karar idareye bildirilir. İdare tarafından eylem planında yer alan konularla ilgili gerekli tedbirlerin alınmaması ve eylem planı takvimi revizyonu da istenmemesi halinde ön rapor sonucu ilgili idarenin standartlara uyum düzeyinin tayin edilmesinde esas alınır ve bu sonuç Kurul tarafından idareye bildirilir. 15

17 5. DIŞ DEĞERLENDİRME UZMANLARININ DEĞERLENDİRİLMESİ İdarede yürütülen dış değerlendirme faaliyetlerinin performansının değerlendirilmesi, dış değerlendirme sürecinin kalitesinin korunması ve geliştirilmesi açısından önem taşımaktadır. Bu kapsamda gerek ön değerlendirme gerekse nihai değerlendirme raporu ile birlikte, iç denetim birimi başkanlarına dış değerlendirme faaliyetinin performansının değerlendirilmesine yönelik bir değerlendirme formu gönderilir (EK:19). Alınan sonuçların bir sonraki dış değerlendirme çalışmalarında yapılacak görevlendirmelere ve izlenecek yönteme ışık tutması beklenmektedir. 16