T.C. BEYOĞLU BELEDĠYE BAġKANLIĞI

Transkript

1 T.C. BEYOĞLU BELEDĠYE BAġKANLIĞI HALKLA ĠLĠġKĠLER VE MUHTARLIK ĠġLERĠ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIġMA YÖNETMELĠĞĠ 1

2 HALKLA ĠLĠġKĠLER ve MUHTARLIK ĠġLERĠ MÜDÜRLÜĞÜ ORGANĠZASYON ġemasi BELEDĠYE BAġKANI BELEDĠYE BAġKAN YARDIMCISI MÜDÜR Evrak Büro ġefliği ĠletiĢim ġefliği Muhtarlık ĠĢleri ġefliği STK ĠliĢkileri ġefliği Organizasyon ve Etkinlikler ġefliği Büro Hizmetleri BİMER Hizmetleri Resepsiyon 1. Hizmetleri Çağrı- Santral Hizmetleri Muhtarlık İşleri Hizmetleri Sivil Toplum Kuruluşları(STK) İlişkiler Kent Konsey Faaliyetleri Festivaller Özel Günler ve Haftalar Bilgi Edinme Hizmetleri Tanıtım Hizmetleri 2

3 T.C. BEYOĞLU BELEDĠYE BAġKANLIĞI Halkla ĠliĢkiler ve Muhtarlık ĠĢleri Müdürlüğü GÖREV VE ÇALIġMA YÖNETMELĠĞĠ BĠRĠNCĠ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1 Bu Yönetmeliğin amacı, Halkla İlişkiler ve Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. Kapsam MADDE 2 Bu Yönetmelik, yürürlükteki ilgili mevzuat çerçevesinde Beyoğlu Belediyesi Halkla İlişkiler ve Muhtarlık İşleri Müdürlüğü nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile işleyişini kapsar. Dayanak MADDE 3 Beyoğlu Belediye Meclisinin tarih ve 39 sayılı kararı ile kurulmuş olan Halkla İlişkiler ve Muhtarlık İşleri Müdürlüğüne ait bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4 Bu yönetmelikte geçen; a) Belediye :Beyoğlu Belediyesi'ni, b) Başkan :Beyoğlu Belediye Başkanı'nı, c) Başkanlık :Beyoğlu Belediye Başkanlığı nı, d) Encümen :Beyoğlu Belediye Encümenini e) Meclis :Beyoğlu Belediye Meclisi f) Başkan Yardımcısı :Beyoğlu Belediye Başkan Yardımcısı'nı, g) Müdürlük :Halkla İlişkiler ve Muhtarlık İşleri Müdürlüğü' nü, h) Müdür :Halkla İlişkiler ve Muhtarlık İşleri Müdürü' nü, i) Personel :Halkla İlişkiler ve Muhtarlık İşleri Müdürlüğü ne bağlı çalışanların tümünü, j) Yönetmelik :Halkla İlişkiler ve Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder. 3

4 ĠKĠNCĠ BÖLÜM TeĢkilat ve Bağlılık TeĢkilat MADDE 5 Halkla İlişkiler ve Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanununun 48. maddesi ve Bakanlar Kurulunun 2006/9809 sayılı Norm Kadro çerçevesinde, Belediye Meclisinin tarih ve 39 sayılı kararı ile kurulmuş ve teşkilat yapısı, 10 Haziran 2011 tarih, 60 sayılı Belediye Meclis kararı ve 09 Mart 2012 tarih, 26 sayılı Belediye Meclis kararı ve tarih ve 29 sayılı Meclis Kararı ile yeniden düzenlenmiştir. Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir. a) Müdür, b) Evrak Büro Şefliği c) İletişim Şefliği d) Muhtarlık İşleri Şefliği e) STK İlişkileri Şefliği f) Organizasyon ve Etkinlikler Şefliği Bağlılık MADDE 6 Halkla İlişkiler ve Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına bağlıdır. Başkan bu görevi bizzat veya görevlendireceği Başkan Yardımcısı eliyle yürütür. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Görev, Yetki, Sorumluk ve Nitelikler Halkla ĠliĢkiler ve Muhtarlık ĠĢleri Müdürlüğünün görevleri MADDE 7 1. Beyoğlu Belediyesi nin amaç, prensip ve politikaları ile bağlı bulunan mevzuat ve Belediye Başkanının belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Halkla İlişkiler ve Muhtarlık İşleriyle ilgili konularda gerçek ve tüzel kişiler ile etkin ve verimli halkla ilişkiler faaliyetlerini yürütmek 2. Belediyenin hizmet alanı kapsamında bulunan mahallelerde, belde sakinlerinin belediye hizmetleri ile ilgili görüş ve düşüncelerini almak, istek ve şikayetlerine cevap vermek. 3. Belediye faaliyetlerinin organizasyonları ve belediyenin kültürel yayınlarının her türlü tasarım ve kurgusunu yapılması çalışmalarını yürütmek. 4. Belirli gün ve haftalarda etkinlik düzenleyerek, belediye tarafından yapılacak olan her türlü organizasyon ve etkinliklerin koordinesini yapmak. 5. Belediyece yapılan hizmetlerin devamlı ve tam olarak halka duyurulmasını sağlamak amacıyla her türlü dergi, broşür film hazırlamak, 6. İlçe halkının yönetime katılımını sağlamak, 4

5 7. Belediyece düzenlenecek sosyal faaliyetlerin ve törenlerin organizasyonunu yapmak ve faaliyetlerin, protokole duyurulmasını sağlamak, 8. Başka müdürlüklerin görev alanına giren istek ve şikayetleri, havalesi yapıldıktan sonra, ilgili başkan yardımcıları ve/veya müdürlüklere yönlendirmek ve takibini yerine getirmek, 9. Belirli aralıklarla ve özel hallerde halkın belediye hizmetleri ile ilgili değerlendirmelerini alarak; değişen şartlara göre ortaya çıkabilecek yeni talepleri önceden belirlemek amacıyla kamuoyu araştırması yapmak, Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu nun uygulanmasına dair esas ve usuller gereği müdürlük bünyesinde Bilgi Edinme Masası kurarak, gelen dilekçe ve elektronik postalara cevap vermek ve başvuruları sonuçlandırmaktır. 11. BİMER - Doğrudan Başbakanlık konulu 2006/3 nolu Genelgeye dair esas ve usuller gereği, müdürlük bünyesinde BİMER yetkilisi görevlendirerek; BİMER den gelen şikayetlere cevap vermek, sayılı Belediye Kanunun 76 ncı maddesi uyarınca Kent Konseyi ile ilgili düzenleme ve faaliyetleri yapmak, 13. Stratejik plan ve performans programı hazırlayarak, faaliyetleri, plan ve programa bağlı hedefler çerçevesinde gerçekleştirmek, 14. Belediyenin hizmetlerinin alt yapısının birimlerin etkinliklerinin ve organizasyonların vatandaşlar tarafından bilinmesi için çeşitli tanıtım çalışmalarını yapmak. 15. Belediye Başkanı tarafından çeşitli sivil toplum örgütleri ve benzeri belediye yönetiminin, belirli dönemlerde bir araya gelerek toplantı yapmalarını sağlamak 16. Belediyenin hizmetlerinin müzakere edilmesini sağlayan organizasyonlar düzenlemek. Ayrıca belirli günlerde düzenlenen halk günlerinde yapılan çalışmaların tanıtımını yapmak. 17. Belediye Başkanı veya bağlı bulunduğu başkan yardımcısı tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. 18. İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde Halkla İlişkiler ve Muhtarlık İşleri Müdürlüğü nü ilgilendiren yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre çalışmalar yapmak. Müdürlüğe bağlı Ģefliklerin görev, yetki ve sorumlulukları a) Evrak Büro ġefliğinin görevleri MADDE 8 1. Yazışmaların yasalara uygun, zamanında eksiksiz ve verimli yapılmasını sağlamak, 2. Müdüriyete gelen, giden evrakların kayıtlarını usulüne uygun tutulması ve ilgili birime havalesini sağlamak, 3. Evrak çıkışı ile kalan evrakların arşivlenmesini sağlamak, 4. AKOS üzerinden gelen istek ve şikayetler günlük olarak takip edilerek vatandaşa bilgi vermek. 5. Web sayfasından gelen istek ve şikayetleri ilgili müdürlüklere göndermek. 6. Müdürlük mailine gelen istek ve şikayetler ilgili müdürlüklere göndermek gelen cevaba göre vatandaşa veya İstanbul Büyükşehir Belediyesine cevap vermek sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu gereği; vatandaşımızı yönlendirme, bilgilendirme ve çözüm üretme noktasında, kanun çerçevesinde 15 günlük süre içerisinde cevap dönmesi kaydıyla, tüm müdürlüklere koordineli çalışmaları yürütmek. 8. İlçenin sorunlarıyla ilgili olarak halkla belediye arasında iletişimi sağlamak. 5

6 9. Maaş, ayniyat evraklarını hazırlamak, personelin senelik izin, istihbarat, mazeret izni, ücretsiz izin işlemlerini takip etmek ve yürütmek, 10. Bildiri, genelge vb. evrakların kayıt altına alınarak arşivlenmesini sağlamak, 11. Müdürlüğün faaliyet raporunu (haftalık, aylık, yıllık ) hazırlamak, 12. Müdürlük demirbaş ve tüketim maddelerinin temini, muhafazası ve dağıtımını yapmak. 13. Sarf malzemelerin teminini sağlayıp, dağıtımını yapmak. 14. Müdürlük personelinin özlük ve sicil işlemlerini düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak. 15. Müdürlük emrinde görevli personel, kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmak. 16. Aylık ve yıllık raporları hazırlamak. 17. Kendisine direkt bağlı bulunan memurların, çalışmasına nezaret etmek. 18. Görev unvanına uygun olan ve amirin istediği diğer işleri yapmak. 19. Kendisine bağlı olarak çalışmakta olan personelin iş, bilgi ve verimliliklerini arttırabilmek için eğitilmeleri yolunda çalışmalar yürütmek. 20. Müdürlüğün işlerinin yürütülebilmesi için gerekli olan bütçenin hazırlanması, personelin özlük hakları yazışmaları, tahakkuk işleri, demirbaşındaki malzemelerin kayıtlarını tutmak. 21. Kurum içi ve dışı bildiri, genelge vb. duyuruların, bilgilerin tüm personele iletilmesi ve dosyalanmasını sağlamak, gereğinde bu hususta işlem yapmak. 22. Günlük BİMER ara yüzünü takip etmek, belediyemiz hanesine düşen şikâyet formlarının çıktılarını almak. 23. İlgili müdürlükten sonuçlanan evrakın cevabı yazısını, BİMER formu ile birleştirerek BİMER takip dosyasına kaldırmak Aylık ve yıllık raporları hazırlamak. 24. BİMER ara yüzüne ilgili müdürlükten gelen cevabı yazmak ve evrak kayıt bölümünü kapatmak. 25. Sonuçlanan internet müracaatlarına internet ortamında cevap göndermek. 26. Zamanında sonuçlanmayan müracaat olması halinde ilgili müdürlüğe gerekli tenkit yazısı yazmak. 27. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek. 28. Şef, Müdür ve Başkan yardımcılarına karşı sorumludur. 29. İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre çalışmalar yapmak. b) ĠletiĢim ġefliğinin görevleri MADDE 9 1. Görevi gereği müdürlükçe kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapmak veya memurları vasıtasıyla yaptırmak. 2. Şefliğinin işlerini, plan ve programa bağlayarak bunların, etkin ve verimli bir şekilde yapılmasını ve zamanında bitirilmesini sağlamak. 3. Belediyeye gelen vatandaşları karşılamak ve yapılmasını istediği işlemlerini, şikayetlerini dilekçe ile veya sözlü olarak almak Alınan dilekçeler veya sözlü istekleri, ilgili birimlere iletmek ve sonucu, vatandaşa en kısa zamanda yazışma yolu ile elden, telefonla veya yoluyla cevaplandırmak. 6

7 4. Vatandaşlara ruhsat başvurusu için gerekli belgelerin listesini vermek, ruhsat devri, ruhsat yenilemesi, ruhsat iptali ile ilgili başvurularını almak. 5. Yeni ruhsat alınırken izlenecek yol ve yerine getirilmesi gereken şartlar ve olması gerekenler ile ilgili olarak yazılı veya şifahi bilgi vermek. 6. Ruhsat öncesi, imar görüşü için, İmar Müdürlüğü'ne yönlendirmek, vergi borcu sorgulaması, emlak vergisi ile ilgili bilgiler vermek. 7. Halkla ilişlilerde elde edilen sonuçları değerlendirmek ve bu alandaki faaliyetlerin etkinliğini arttıracak önlemleri belirlemek üzere anket çalışmalarını yaptırmak. 8. Şefliğe telefon veya şahsen iletilen şikâyet talep ve isteklerin, kısa zamanda çözüme kavuşturulması için çalışmak, belediye ve halk arasında köprü vazifesini yürütmek 9. Resepsiyon memurları tarafından düzenlenen şikayet formlarının bilgisayar ortamında kayda alma işlemlerini takip etmek. Vatandaşa mümkün olan en kısa sürede geri dönüş yaparak bilgilendirmek. 10. Resepsiyona gelen formları, müdürlükler bazında sınıflandırılarak tarih sırasına göre arşivlendirmek. 11. Şefliğine gelen vatandaş başvurularını, günlük, haftalık, aylık ve yıllık olarak hedefler bazında raporlar hazırlayarak amirini sürekli bilgilendirmek yoluyla gelen talepleri, sanal ortamda ilgili müdürlere resepsiyon formu düzenleyerek iletmek, takip etmek ve sonuçlandırmak. 13. Belediyenin yürüttüğü proje ve faaliyetlerden vatandaşların haberdar olmalarını sağlamak ve hangi faaliyetten nasıl yararlanabileceklerinin bilgisini vermek 14. Şikâyet formunu, evrak kayıt bölümüne kaydını yaparak, evrakın ilgili müdürlüğe sevk edilmesini sağlamak. 15. Sevki yapılan evrakı ilgili müdürlüğe göndermek ve takibini yapmak. 16. Kontrolü yapılan şahsen gelen yazılı müracaatların evrak kayıt bölümüne kaydı yapılarak ilgili müdüre sevkini sağlamak. 17. Şahsen yazılı gelen müracaatlarla ilgili müdürlükten sonuçlandığına dair yazı ile başvuruyu birleştirmek ve dosyalamak ve evrak kayıt bölümünde dosyayı kapatmak. 18. Aylık ve yıllık raporları hazırlamak. 19. Görev unvanına uygun olan ve amirin istediği diğer işleri yapmak. 20. Kendisine bağlı olarak çalışmakta olan personelin iş, bilgi ve verimliliklerini arttırabilmek için eğitilmeleri yolunda çalışmalar yürütmek. 21. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek 22. Şef, Müdür ve Başkan yardımcılarına karşı sorumludur 23. İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre çalışmalar yapmak. c) Muhtarlık ĠĢleri ġefliğinin görevleri MADDE Belediye sınırlarımız dahilindeki mahalle muhtarları aracılığıyla mahallelerinin sorunlarına ilişkin yazılı-sözlü müracaatlarının ilgili birimlere iletilerek, çözümü amacıyla çalışan birimdir. 2. Muhtarların dilek, şikâyet ve önerilerini dinleyerek ilgili birimlere ulaştırmak ve çözüm sürecini takip etmek. 7

8 3. Belirli periyotlarla muhtarlar ve Belediye yetkilileri arasında karşılıklı bilgi ve görüş alışverişi sağlanmak amacıyla toplantılar düzenlemek 4. Muhtarların hizmetlerini sürdürürken karşılaştıkları çeşitli kategorilerdeki pek çok soruna zamanında müdahale ederek çözümler üretmek. 5. Belediyemiz faaliyetlerinden muhtarlarımızın haberdar edilmesi ve etkinliklerimize davet edilmelerini sağlamak. d) STK ĠliĢkileri ġefliğinin görevleri MADDE Özellikle kültürel sanatsal etkinliklerin günlük yaşama katılması ve toplumun her kesimine yayılması, bu açıdan bir çekim alanı, bir kültür ve sanat merkezi olan Beyoğlu nda yöneticisinden sivil toplum kuruluşlarına, sanatkârından öğrencisine, resmi kurumundan özel sektöre ve uluslar arası alanda herkesime kültür ve sanatı yaymak amacıyla farklı kültürleri bir araya getirmeye yönelik çalışalar organize etmek 2. Beyoğlu Belediyesi nde katılımcı yönetim anlayışını geliştirmeye yönelik çalışmalar yapmak, Kent Konseyi ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek. 3. Kent Konseyi kapsamında ailelere, kadınlara, çocuklara, engellilere yönelik eğitimler ve seminerler vermek 4. Bölgemizdeki hemşehri dernekleri, vakıf ve kuruluşlar ile çeşitli zamanlarda kültürel tanıtımlarının yapılabileceği, hemşehri bilincinin ve aidiyet duygusunun da gelişmesi amacıyla çeşitli etkinlik festival ve toplantılar düzenlenmek. 5. Hemşehri dernekleri, Sivil Toplum Kuruluşları, Kamu Kurumları, özel şirketlerle koordinasyon ve işbirliğini sağlayarak ortak projeler geliştirmek ve uygulamalarda bulunmak. 6. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek 7. Şef, Müdür ve Başkan yardımcılarına karşı sorumludur 8. İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre çalışmalar yapmak. e) Organizasyon ve Etkinlikler ġefliğinin görevleri MADDE Uygun olan mekânlarda bölgeyi ilgilendiren kültür sanat etkinlikleri, düzenlemek 2. Beyoğlu ilçesinde ulusal ve uluslar arası birçok festivalin koordinasyonunu sağlamak. 3. Milli ve dini günleri kutlamak, bu günlerde halkın büyük katılımını sağlayacak festival ve şenlikler yapmak, bu festival ve şenlikler için bölgedeki tarihi mekânları, park ve kültür merkezlerini kullanmak. 4. Milletimize mal olmuş milli ve edebi şahsiyetler ile ilgili anma toplantıları düzenlemek. 5. Belediyemiz tarafından gerçekleştirilen etkinliklerin planlama, geliştirme ve uygulama çalışmalarını yürütmek ve zamanında bitirilmesini sağlamak. 6. Etkinliklerde görev alacak belediye birimleri için görevlendirme bilgilerinin hazırlanmasını, dağıtımını, takibini ve planlaması yapmak, 7. Kurum ve kuruluşlarla da yapılacak etkinliklerde koordinasyonu sağlamak, planlamadan uygulama anına kadar geçen zaman içinde çalışmaları koordine etmek 8

9 8. Müdürlük bütçe taslağına organizasyon giderlerinin öngörülmesi ve bütçeye konmasının sağlanmak, 9. Organizasyon sonuç raporu ve görev performans ölçüm raporlarının hazırlamak 10. Davetiye, afiş, el broşürü, billboard, bez afişleri kurumsal kimlik standartlarına uygun olarak yaptırılmasını ve ilgili yer ve birimlere dağıtımlarının yapılmasını sağlamak 11. Ses düzeni ve anons sistemi kullanımını gerekli kılan faaliyetler için bu sistemlerin hazırlık çalışmalarının yapmak 12. Büro dahilin de ki elemanları koordine ve organize etmek, etkili verimli çalışmalarında yardımcı olmak. 13. Kendisine direkt bağlı bulunan memurların çalışmasına nezaret etmek. 14. Kendisine bağlı olarak çalışmakta olan personelin iş, bilgi ve verimliliklerini arttırabilmek için eğitilmeleri yolunda çalışmalar yürütmek. 15. Görevi gereği Müdürlükçe kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapmak ve / veya memurları vasıtasıyla yaptırmak. 16. Kurumun yürüttüğü faaliyetlerin, kültür ve sanat etkinliklerin, sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetleri ile ilgili tanıtım ve duyuru materyallerinin basın, yayın ve halkla ilişkiler çalışmalarını yürütmek. 17. Belediyemizin tanıtım faaliyetlerinde kullanılan her türlü görsel materyalin, kurumsal kimlik ve kültüre uygun olarak tasarımının yapılmasını sağlamak. 18. Beyoğlu nda gerçekleştirilen kültür-sanat faaliyetleri ile belediyemizin düzenlediği etkinlikler, projeler ve hizmetleri içeren filmleri hazırlanmasını sağlamak. 19. Belediyemizin tanıtım faaliyetlerinde kullanılan her türlü basılı materyalin, kurumsal kimlik ve kurumsal kültüre uygun olarak tasarımının yapılmasını sağlamak, ilgili çalışmaları kontrol ve koordine etmek. 20. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek. 21. Şef, Müdür ve Başkan yardımcılarına karşı sorumludur. 22. İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre çalışmalar yapmak. Müdürlüğün yetkisi MADDE 13 Halkla İlişkiler ve Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ile yürürlükteki mevzuat ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri ilgili mevzuat çerçevesinde yapmaya yetkilidir. Müdürlüğün sorumluluğu MADDE 14 Halkla İlişkiler ve Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile yürürlükteki ilgili mevzuatta belirtilen tüm görevleri, plan, program, genel prensipler ve mevzuat kurallarına göre tam ve zamanında, gereken özen ve çabuklukla yerine getirmekle sorumludur Halkla İlişkiler ve Muhtarlık İşleri Müdürü Yetkilerini kullanma ya da kullanmama sonucundan dolayı Belediye Başkanına karşı sorumludur. 9

10 Müdürün görev, yetki, sorumluluk ve nitelikleri MADDE Halkla İlişkiler ve Muhtarlık İşleri Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil etmek. 2. Halkla İlişkiler ve Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün tahakkuk amiri, harcama yetkilisidir. 3. Müdürlük hizmetlerinin zamanında, etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamak. 4. Görev bölümü yapmak, personelin, izin, hastalık vb. durumlarında yerine bir başkasının görevlendirmek ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak. 5. Halkla İlişkiler ve Muhtarlık İşleri konularında kurum dışındaki özel ve tüzel kişilerle ilişkilerde iletişim bakımından dikkate alınacak hususlar ile belediyenin imajının güçlendirilmesi vb. konularda kurum menfaatini gözetmek yolundaki görüşlerini belirtmek 6. Halkı bilgilendirici broşür, bülten ve benzeri çalışmaları yürütmek, 7. Vatandaşlardan gelen şikayet, teklif ve benzeri konuları en kısa zamanda belediyenin diğer birimleriyle çözüme kavuşturup, ilgililerine bilgi verilmesini sağlamak 8. Birimler tarafından yapılan çalışmaların tanıtımını yapmak, halk meclisi veya Belediye Başkanının halkı bilgilendirici çalışmalarını organize etmek. 9. Belediyece yapılan etkinliklerin koordinesini sağlamak Beyoğlu ve İstanbul açısından önemli günlerin kutlamaları ile ilgili etkinlikleri düzenlemek. 10. Müdürlüğün çalışmalarını tanzim etmek ve personel arası görev taksimatı yapmak 11. Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamak, 12. Başkanlığı temsilen toplantılara katılmak, 13. Başkanlıkça verilecek diğer görevleri yapmak. 14. Müdürlük içi yönergeler yayınlamak, belgelerin ilgililere dağıtımını gerçekleştirmek 15. Müdür, Başkanlık Makamınca yürürlükteki mevzuat hükümleri çerçevesinde temsil yeteneğine sahip, bilgili, tecrübeli ve başarılı memur personeller arasından atama veya görevlendirme suretiyle belirlenir. 16. Halkla İlişkiler ve Muhtarlık İşleri Müdürü, personelinin birinci derecede disiplin amiridir. 17. Birim personeli arasında yazılı veya sözlü olarak görev dağılımı yaparak, işlerin yürütülmesini sağlamak. Görevini yerine getirirken yürürlükteki kanun, tüzük, yönetmelik ve genelgeler çerçevesinde bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısına ve Belediye Başkanına karşı sorumludur. 18. Müdürün mazereti nedeniyle görevinden ayrı kaldığı süre içerisinde müdürlük görevi, diğer müdürlerden biri veya müdürlükteki uygun personellerden biri tarafından Başkanlık Makamı onayı ile vekâleten yürütülür. 19. Müdürün nitelikleri şunlardır a) Devlet memuru ve üniversite mezunu olmak, 657 sayılı Devlet memurları kanunu ile Görevde Yükselme Yönetmeliği ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen şartları taşımak. b) Yöneticilik bilgi ve tecrübesi ile temsil yeteneğine sahip olmak, c) Belediye ve müdürlüğü ile ilgili mevzuata hâkim olmak. 10

11 ġef in görev, yetki ve sorumluluk ve nitelikleri MADDE Görevi gereği kendine havale edilen işleri, mevzuat esaslarına göre yapmak veya yaptırmak. 2. İşlerini plan ve programa bağlayarak iyi bir şekilde yapılmasını ve vaktinde bitirilmesini sağlamak. 3. Emrindeki personele iş dağıtımı yaparak onlara görev vermek ve sonuçlarını almak 4. Personelin durumunu takip ve kontrol ederek denetim altında bulundurmak. 5. İş yerinin emniyetini sağlayıcı tedbirler almak veya aldırmak. 6. Şefliğinden ayrılacak veya görev yeri değişecek olan personelin, zimmetinde bulunan iş ve evrakları müşterek bir zabıt ile teslimini sağlamak. 7. Şefliğine gelen evrakı, ilgili personele talimat vererek yaptırmak, takip etmek ve evrakın gerekli sürede çıkışını sağlamak 8. Personelin devamı ve mesai durumlarını kontrol etmek, aksaklık varsa Müdürüne bildirmek 9. Resmi yazıları hazırlamak ve genelge esaslarına göre tanzim ederek veya ettirerek işleme koymak. 10. Müdür tarafından verilen diğer görevleri müdür adına yürütmek 11. Şef, şefliğine ait tüm iş ve işlemlerden müdüre karşı sorumludur 12. Birim Müdürüne bağlı olarak çalışır, kendine bağlı olan tüm memur, işçi, stajyer ve yardımcı hizmetler personelinin tüm iş ve işlemleri ile disiplinlerinden, Müdürlük işlerinin yürürlükteki mevzuat çerçevesinde yerine getirilmesinden, izinli veya raporlu olan diğer birim şeflerinin işlerini de yürütmekten müdüre karşı sorumludur. 13. Şef bilgili, tecrübeli ve başarılı memur personeller arasından müdürün teklifi ve Başkanlık Makamı onayı ile atama veya görevlendirme suretiyle belirlenir. 14. Şefin mazereti nedeniyle görevinden ayrı kaldığı süre içerisinde şeflik görevi, diğer şeflerden biri veya müdürlükteki uygun personellerden biri tarafından vekâleten yürütülür. 15. Şefin nitelikleri şunlardır a) Devlet memuru olmak, 657 sayılı kanun Görevde Yükselme Yönetmeliği ve ilgili mevzuatta belirtilen şartları taşımak.. Bilgisayar iģletmeninin görev, yetki, sorumluluk ve nitelikleri MADDE Müdürlüğün tüm bilgilerini bilgisayara aktarmak, 2. Evrak giriş-çıkışları, sicil kayıtları, arşiv evrakları ile ilgili bilgi akışını otomasyon sistemiyle aksaksız olarak sağlamak, 3. Kurumdaki gerekli sistem yardımıyla bilgisayarları çalıştırmak. 4. Sistem arızalarını tanımlamak, girdi ve çıktıların bütünlüğünü ve doğruluğunu koruyacak biçimde düzeltici işlemler yapmak. 5. Yapılan işleri, belirtilen zamanlamaya göre yapmak, sistem yazılımı yapmak ve belirli zamanda yapılması gereken işleri yoğunluğuna göre bilgisayar ortamında tutmak, 6. Sistem yazılımı ve uygulama programlarından gelen konsol mesajlarını anlayarak gereken işlemleri yapmak. 11

12 7. Bilgisayar işletmeni, müdür veya şef in kendisine tevdi ettiği diğer görevleri, yürürlükteki mevzuat hükümleri çerçevesinde tam ve eksiksiz olarak zamanında yapmakla Şefi ve Müdürüne karşı sorumludur. 8. Bilgisayar işletmeninin nitelikleri; a) 657 Sayılı DMK na tabi Görevde Yükselme Yönetmeliğine göre, bilgisayar sertifikası sahibi ve yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerinde belirtilen niteliklere sahip olması gerekir.. Memurun görev, yetki, sorumluluk ve nitelikleri MADDE Başkanlık veya müdürlük adına gelen tüm resmi evrakları teslim almak ve ilgili yerlere ve bilgisayara kaydını yapmak. 2. Gelen-giden evrak ve dosyaların havale ve dosyalama işlemlerini yürütmek. 3. Müdürlüğün yapılacak tüm işlemlerini önceliklerine göre sıralayarak hazırlamak, cevaplandırmak ve dosyalama işlemlerini yaparak arşivde muhafazasını sağlamak. 4. Memur, müdür veya şef in kendisine tevdi ettiği görevleri yürürlükteki mevzuat hükümleri çerçevesinde tam ve eksiksiz olarak zamanında yapmakla sorumludur. 5. Memurun nitelikleri; a) 657 Sayılı DMK na tabi ve Görevde Yükselme Yönetmeliği ile yürürlükteki mevzuat hükümlerinde belirtilen niteliklere sahip olması gerekir. TaĢınır mal ve kontrol görevlisinin (mutemet ve ayniyat demirbaģ memuru ) görev, yetki, sorumluluk ve nitelikleri MADDE Memurlar arasından müdür tarafından görevlendirilir. 2. Müdürlük ile ilgili yıllık bütçeyi düzenlemek, 3. Gerektiğinde acil ödemeler için avans çekmek ve işlem sonucu ile fatura ve benzeri belgeleri Mali Hizmetler Müdürlüğü ne göndererek avans kapama işlemlerini yürütmek. 4. Demirbaş eşya, ayniyat işleri, devir teslim ve imha işleri ilgili defter ve kayıt cetvellerini düzenli bir şekilde tutup muhafaza etmek. 5. Hurdaya ayrılan, terkini veya sarfı gereken malzeme var ise; takip ve terkin işlemlerini yapmak. 6. Taşınır mal ve kontrol görevlisi, maaş ve harcırah mutemetliği yanında, sağlık, tedavi ve ödenek işlemleri, ihtiyaç duyulan her türlü malzemenin araç, gerecin alımından, onarımından ve muhafaza edilmesinden de amirlerine ve müdürüne karşı sorumludur. 7. Taşınır mal ve kontrol görevlisi, müdür veya şef in kendisine tevdi ettiği diğer görevleri yürürlükteki mevzuat hükümleri çerçevesinde tam ve eksiksiz olarak ve zamanında yapmaktan görevlidir. 8. Taşınır mal ve kontrol görevlisi mutemet ve ayniyat demirbaş memurunun nitelikleri; a) 657 Sayılı DMK na tabi Görevde Yükselme Yönetmeliği ve yürürlükteki diğer ilgili mevzuat hükümlerinde belirtilen niteliklere sahip olması gerekir. ArĢiv Görevlisinin görev, yetki, sorumluluk ve nitelikleri MADDE Arşive giren ve çıkan tüm dosyaları numaralandırmak. 2. Arşiv ile ilgili dosyaların zimmet karşılığı ilgisine verilmesini ve alınmasını, ilgisi ve yetkisi olmayan, çalışmayan kişilere dosya ve evrak verilmemesini sağlamak. 3. Tüm işlerinde, birim amirleri ile müdüre bilgi vermek ve bu çalışmalarının yanında şefin ve müdürün vereceği diğer görevleri de yapmak. 12

13 4. Arşiv Görevlisi, müdürlük arşivine giren, çıkan ve arşivde bulunan tüm dosyaların düzenli bir şekilde arşivlenmesi ve muhafazasından sorumludur. 5. Arşiv Görevlisinin nitelikleri; a) 657 Sayılı DMK na tabi Görevde Yükselme Yönetmeliği ve yürürlükteki diğer ilgili mevzuat hükümlerinde belirtilen niteliklere sahip olması gerekir. Yardımcı Hizmetler Personelinin (iģçi, bekçi, Ģoför, dağıtıcı, kurye, hizmetli) görev, yetki, sorumluluk ve nitelikleri MADDE Büro, bina ve çevresinin periyodik temizlik işlerini yapmak. 2. Evrak ve dosyaları ilgili yerlere götürmek, getirmek ve evrakın gizliliğini ve emniyetini sağlamak 3. Çalıştığı birimin personeline yardımcı olmak. 4. Amirlerince verilecek benzer görevleri yapar, 5. Şoför ise; a) Sorumluluğunda bulunanları motorlu taşıt araçlarını, hizmet amaçlarına uygun olarak, verilen talimat doğrultusunda teknik ve trafik kurallarına uygun olarak kullanmak b) Taşıtların bakım, temizlik ve basit onarımını yapmak her an kullanıma hazır şekilde bulundurmak ve taşıtların yükleme ve boşaltılmasına nezaret etmek 6. Yardımcı Hizmetler Personelinin nitelikleri; a) 657 sayılı DMK na tabi memur veya 4857 İş Kanununa tabi olması ile birlikte şoför ise; gerekli sürücü belgesine de sahip olması gerekir. SözleĢmeli ve diğer birim personellerinin görev yetki ve sorumlulukları MADDE 22 Müdürlükte çalışan sözleşmeli, vekil veya diğer tüm personel, yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda tüm işlerini yerine getirmekle yükümlü olup; hiyerarşik yapıya uygun olarak, sıralı disiplin amirlerine karşı sorumlu oldukları gibi müdüre ve Belediye Başkanına karşı da doğrudan sorumludur. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Görev ve Hizmetlerin Planlanması ve Yürütülmesi Görev ve hizmetlerin planlanması MADDE23 Halkla İlişkiler ve Muhtarlık İşleri Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür ve Şef tarafından düzenlenen plan dâhilinde, yürürlülükteki mevzuata uygun olarak göre yürütülür. Görev ve hizmetlerin yürütülmesi MADDE 24 Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri, yürürlükteki yasa ve yönetmelikler doğrultusunda, gereken özen ve süratle yerine getirmekle yükümlüdür. 13

14 BEġĠNCĠ BÖLÜM ĠĢbirliği ve Koordinasyon Müdürlük birimleri arasında iģbirliği: MADDE Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır. 2. Müdürlüğe gelen tüm evraklar, toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir. 3. Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevdi eder. Ek işlemlerin takibini ve sonuçlandırılmasını sağlar 4. Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin, ölüm hariç, her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları, bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. 5. Devir-Teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz. 6. Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir. Diğer müdürlük, kurum ve kuruluģlarla koordinasyon: MADDE Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür. 2. Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; yazıyı tanzim eden personelin, Müdürün ve Başkan Yardımcısının parafı, Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür. 3. Yapılan işlemler ile ilgili olarak yürürlükteki mevzuatlara dayanak olmak üzere Hukuk İşleri Müdürlüğünden görüş alınabilir. ALTINCI BÖLÜM Evrak ve ArĢiv ĠĢlemleri Gelen giden evrakla ilgili yapılacak iģlemler: MADDE Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilerek takibi ve sonuçlandırılması sağlanır 2. Personel, evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür. 3. Evraklar, ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. 4. Gelen ve giden evraklar, ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. 5. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri, yazı ile veya gerekli altyapının hazırlanması ve yetki verilmesi durumunda elektronik ortamda yapılır. 6. Müdürlükte kullanılacak defter, kayıt ve belgeler, aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik ortamda da düzenlenebilir. 14

15 7. Bu şekilde düzenlenecek defter, kayıt ve belgeler, gerektiğinde çıktıları alınarak sayfa numarası verilmek ve yetkililerince imzalanmak suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza edilir. Birim arģivi hizmetleri MADDE Yürürlükteki mevzuatın gerektirdiği defter ve dosyalar arşivde muhafazası sağlanır, 2. Bu defterlerin dijital olarak bilgisayar ortamında tutulması halinde dijital yedekleme sistemiyle birlikte her sayfanın birer örneği yazılı olarak çıktı alınıp gerekli mühür, onay ve imza işlemlerinden sonra dosyalanıp birim arşivinde muhafaza edilir. 3. Müdürlükte tutulan ve muhafazası gereken tüm evrak ve dosyalar, arşiv memuru tarafından veya müdürün görevlendireceği personel ile diğer ilgilileri tarafından Kurum Arşiv Yönetmeliği doğrultusunda müdürlük birim arşivinde muhafaza edilir ve süresi dolanlar kurum arşivine devredilir. 4. Arşiv ve arşivleme ile arşivdeki demirbaş eşya ve evrakın muhafazasından birim personelleri, amirlerine karşı sorumludur. YEDĠNCĠ BÖLÜM Denetim Denetim MADDE Müdürlüğün bütün iş ve işlemleri başkanlık makamı ve müdürün denetiminde yürütülür. Ayrıca teftiş ve denetim görevlileri tarafından da her zaman denetim yapılabilir. 2. Bu tür teftiş ve denetimlerde, denetimcilere yardımcı olunması personelin görevidir 3. Halkla İlişkiler ve Muhtarlık İşleri Müdürlüğü emrinde görev yapan tüm personelle ilgili disiplin ve ödül işlemleri, mevzuata uygun olarak yürütülür. SEKĠZĠNCĠ BÖLÜM ÇeĢitli ve Son Hükümler Yürürlükten kaldırılan hükümler MADDE 30 Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, daha önceki yürürlükte olan Halkla İlişkiler ve Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır. 15

16 Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller: MADDE 31 İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur. Yürürlük: MADDE 32 Bu yönetmelik, 5393 sayılı Belediye yasasının 23. maddesi doğrultusunda, Belediye Meclisinin kabulü ve mülki idare amirine gönderildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer. Yürütme: MADDE 33 Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür. Genel Gerekçe: 1. Belediye mevzuatı ve ilgili diğer mevzuat hükümlerinde birçok değişikliklerin olması, 2. Norm Kadro İlke ve standardına İlişkin Yönetmelik, 3. Bazı birimlerin kaldırılması veya yeni kurulması, ya da statülerinin değişmesi 4. Gelişen teknoloji ve otomasyon sistemine uygun sağlanması ve bu yönde yapılan yeni mevzuat değişikliklerine göre işlem yapılması ve benzeri nedenler. 16