T.C ÇAYIROVA BELEDİYESİ DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

Transkript

1 T.C ÇAYIROVA BELEDİYESİ DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

2 T.C. ÇAYIROVA BELEDİYE BAŞKANLIĞI DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç: MADDE 1 Bu yönetmeliğin amacı, Destek Hizmetleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. Belediyemizin Mal ve Hizmet ihtiyaçlarını ilgili kanun, tüzük, kararname, yönetmelik, genelge ve tebliğler çerçevesinde temin etmek üzere çalışmaları yürütmek, hizmet binalarının / ünitelerinin bakımını, onarımını, tesisat işlerini, araç havuzunu yönetsel ve teknik süreçleri günün koşullarına göre en iyi şekilde iyileştirerek gerçekleştirmek. Belediyemize bağlı birimlere, hizmetlerinin ifası için gerekli demirbaş malzeme, tüketim malzemesi, kırtasiye v.b.gibi gerekli ihtiyaçları birimlerin teklifi ve mali yılı bütçelerinde tahsis edilen ödenekler dâhilinde, yürürlükte bulunan ilgili yasa, yönetmelik ve kararnameler uyarınca temin etmek ve ilgili birime teslim etmenin yanı sıra, edinilen demirbaş ve malzemelerinin kayıt ve saklanmasını ve Belediyenin görmekte olduğu iş ve hizmetler için kullanılmakta olan kendisine ait stok durumlarının izlenmesini sağlamak. Kapsam: MADDE 2: Bu Yönetmelik, Çayırova Belediyesi Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğünün kuruluş, görev ve esasları ile 5018 sayılı Kanunun 60.maddesinin ikinci fıkrası gereğince harcama birimlerinin talebi ve üst yöneticinin onayıyla diğer harcama birimlerine ilişkin mali işlemleri destek hizmetleri birimi olarak 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhalesi Sözleşmeleri Kanunun nun hükümleri çerçevesinde temin ederek, kamu hizmetlerinin etkin, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlar. Hukuki dayanak: MADDE 3: Destek Hizmetleri Müdürlüğü yürüttüğü tüm iş ve işlemlerde aşağıdaki mevzuat hükümlerine uymakla yükümlüdür sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Belediye Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu, 5366 sayılı Tebligat Kanunu, 832 Sayılı Sayıştay Kanunu, 232 Sayılı Karayolları Trafik Kanunu ile tüm bu yasaların uygulama yönetmelikleri ve ilgili tüm yasal mevzuat hükümlerini yerine getirmek hususunda yetkili ve sorumludur. Tanımlar MADDE 4 Bu yönetmelikte geçen; Belediye: Çayırova Belediyesi ni Büyükşehir: Kocaeli Büyükşehir Belediyesi ni, 1

3 Başkanlık: Çayırova Belediye Başkanlığı nı, Başkan: Çayırova Belediye Başkanı nı Başkan Yardımcısı: Çayırova Belediyesi Başkan Yardımcısı nı Müdürlük: Destek Hizmetleri Müdürlüğü nü Çalışanlar: Müdürlüğe bağlı birimlerde hizmet veren tüm teknik elemanları, memur, işçi, sözleşmeli ve diğer personeli Yönetmelik: Destek Hizmetleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Teşkilat ve Bağlılık Teşkilat MADDE 5 Destek Hizmetleri Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir. Müdür Şef Memurlar Kadrolu İşçiler Sözleşmeli memurlar Diğer personel Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir. Müdür İdari amir İdari işler birimi Satın alma ve ihale birimi Ulaştırma birimi Temizlik hizmetleri birimi Güvenlik hizmetleri birimi Santral hizmetleri birimi Bağlılık MADDE 6 Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür. MADDE 7 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Görev, Yetki ve Sorumluluk Müdürlüğün görevleri Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Çayırova Belediye Başkanlığının amaçları, prensipleri, politikaları 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Belediye Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali 2

4 Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu, 5366 sayılı Tebligat Kanunu, 832 Sayılı Sayıştay Kanunu, 232 Sayılı Karayolları Trafik Kanunu ve diğer ilgili mevzuat ile Belediye Başkanı ve diğer üst yönetimin belirleyeceği esaslar çerçevesinde, stratejik plan, yıllık performans programı, yatırım programı, bütçesine uygun, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda Satınalma işlemlerini, küçük onarımlar da dâhil olmak üzere yapıma ilişkin onarımlarla makine ve ekipmanın bakım ve onarım işlemlerini, araç havuzunun yönetimi işlemlerini yürütmekle yükümlü olup görevleri: Belediyenin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmet alımlarına ilişkin işlemleri; yürütmek ve temin etmek Belediye Başkanlığı binalarının bakım-onarımı ve haberleşme v.b. gibi işlemlerinin yapılması, Belediye hizmetlerinde kullanılan araçların temini ve araç havuzunun yönetilmesi gibi hizmetleri görevleri arasındadır. Müdürlük yetkisi MADDE 8 Destek Hizmetleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir. Müdürlüğün sorumluluğu MADDE 9 Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Belediye Başkan veya Yardımcısınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle, kendisine verilen görevleri yürütürken, işlemlerini kanun, tüzük, yönetmelik, kararname, genelge ve tebliğlere uygun olarak yapmak ve neticelendirmekten sorumludur. Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu MADDE 10 Destek Hizmetleri Müdürlüğünü başkanlık makamına karşı temsil eder. Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını denetler. Destek Hizmetleri Müdürlüğünün Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin 1. Sicil ve Disiplin Amiridir. Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar. Müdürlüğün her türlü teknik ve idari işlerinin kanun, talimat, bildiri ve genelgeler çerçevesinde en iyi şekilde sevk ve idare edilmesini sağlar. Teknik elemanlar ve memurlar arasında görev bölümü yaparak yetki ve sorumluluk vermek suretiyle işlerin daha randımanlı yürütülmesini sağlar. Uygulama çalışmalarına yönelik yenilikleri gerekli araştırmalar, ön incelemeler yaptırarak idareye sunar, maliyet hesapları yaptırarak onaylanan projelerin hayata geçirilmesini sağlar. Tahakkuku yapılan faturaları kontrol eder ve onaylar. Haftalık faaliyet raporlarını hazırlanmasını sağlar ve bu raporların kontrolünü yapar. Mal, hizmet ve danışmanlık alımlarının yapılma sürecinde gerekli yazışmaların, araştırmaların yapılmasını sağlar. Kaliteli mal ve hizmetlerin rekabet ortamı içerisinde ucuza alınmasını sağlar, bu işleri organize eder. 3

5 Vatandaş şikâyet ve taleplerini değerlendirir. Birim müdürleri toplantısına katılır. Birim içi haftanın değerlendirme toplantısını yürütür. Haftalık rapor hazırlanmasını sağlar. Dosya kontrolünün yapar. Hak ediş kontrolünü yapar ve onaylar. İşçi personel ile aylık değerlendirme toplantısı yapar. Yazışmaların kontrolünü yapar. Belediye dışı kurumların taleplerini değerlendirip çözümler. Diğer müdürlüklerle koordineli bir şekilde çalışır. Müdürlük personelinin devam/devamsızlığını kontrol eder. Personelin disiplin ve sicil amirliği görevini yerine getirir. Harcama yetkilisi olarak müdürlüğün ihtiyaçlarının temini, harcamaların gerçekleştirilmesi ve kontrolünü sağlar. Müdürlük bütçe ve faaliyet raporunu hazırlatır. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirir. Bağlı olduğu Başkan Yardımcısına karşı sorumludur. İDARİ İŞ VE İŞLEMLER BİRİMİ MADDE 11 İDARE AMİRİN GÖREVLERİ: Belediye ye ait tüm bina ve tesislerin temizlik, aydınlanma, ısıtma, bakım, onarım ile güvenlik hizmetlerinin aksatılmaması için kontrol ve takip ederek eksiklikleri gidermek. Belediye binasına vatandaş geliş gidişlerinin sürekli denetimi ve kat sekretaryalarının çalışır vaziyette tutulmasını sağlamak. Belediye binalarında bulunan çay ocaklarının aksaklıklarını gidermek. Belediye binalarının tüm tesisatlarının güvenli ve verimli çalışmasını sağlamak, her türlü bakımını ve onarımını yaptırmak. Belediye binasının asansörlerinin periyodik fenni muayenelerinin yapımını takip etmek. Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak. Hizmetlerin aksamaması için gerekli yedek parça, malzeme ve bilgi akışını takip edilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak. Birimi tarafından yapılamayan bakım ve onarım çalışmalarının dışarıda yapılması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak. Bakım ve onarım hizmetlerinin azami verim, asgari fire ile eksiksiz ve zamanında gerçekleştirilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak. Ortak kullanılan Makine ve teçhizat arızalarının en kısa zamanda giderilmesini sağlamak. Sevk ve idaresindeki araçların en ekonomik kullanılması için gerekli tedbirleri almak, takip ve kontrol etmek. Müdürlüğün işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik olarak istenen şekilde sonuçlandırmak üzere planlar yapmak. Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklik ihtiyaçlarını amiri vasıtasıyla İnsan Kaynaklarından sorumlu Müdürlüğe bildirir. Çalıştırdıkları görevlilerin iş tariflerini ve performans kriterlerini hazırlayıp amirine teklif eder ve çalıştırdıkları görevlilerin, işbölümü esasları dâhilinde, sorumluluklarını belirler ve bu görevleri benimsetir. 4

6 MADDE 12 Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları sunar. Personelin çalışma şevkini kıran ve verimini düşüren faktörleri tespit ederek, kendi imkânları ile bertaraf edilebilecek veya düzeltilebilecek olanları halleder, üst kademelerce alınması gereken tedbirler için verim düşüşü veya başka menfi sonuçlar doğmadan amirine müracaat eder. Yapılmakta olan işleri zaman, miktar ve kalite açısından devamlı kontrol eder. Faaliyet sahası ile ilgili proje ve taslaklar hazırlayıp bunları uygulamaya geçirebilmek için üstlerin onayına sunar. Müdürlüğün kendisine verilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırır. İDARİ İŞLER BİRİMİNİN GÖREVLERİ MADDE 13 Müdürlük hizmetleri ile ilgili kanunlar çerçevesinde hizmetleri zamanında ve usulüne uygun olarak yapılmasını sağlamak. Müdürün tayin edeceği konularda yönetime yardımcı olmak, önerilerde bulunmak. Verilen yetki çerçevesinde evrak havale etmek. Bağlı personelin iş ve işleyişlerindeki organizasyon ve koordinasyonu sağlamak. Sorumluluk alanındaki personelin çalışma esaslarını gözden geçirerek planlayıp programlayarak müdüre sunmak. Çalışmaların bu programlar uyarınca yürütülmesini takip edip denetlemek, müdüre bilgi vermek. Tüm işleri usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasını, verilen görevlerin gereğine uygun olarak yerine getirilmesini temin etmek. Kendisine bağlı personellerin arasında iş ilişkisini kurmak, iş birliği ve koordinasyondaki aksaklıkları giderici tedbirler almak ve uygulanmasını sağlamak. Sorumlu personellere müdürün emir, talimat ve isteklerini aktarmak. Müdürlük dışı birimlerde iş birliği ve koordinasyonu sağlamak. Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için müdüriyet makamına önerilerde bulunmak. Birim yazışmalarında paraf ve müdürce uygun görülen imza yetkisini kullanmak. Merkez yazışmaları takip etmek. Tüm personelin mesai dâhilinde iş başında olup olmadıklarını takip etmek. Müdürlüğe rapor etmek. Birim tüm gider faturalarının doğruluğunu tetkik etmek. Müdürlük tarafından verilen diğer yetkileri kullanmak. SATIN ALMA VE İHALE BİRİMİ Kamu ihale Kurumunun belirlediği senelik limitler çerçevesinde harcama birim Müdürlüklerinden gelen talepleri; Limit içinde ise piyasa araştırması yaparak 4734 sayılı Kanununun Doğrudan Temin Usulü ile temin etmek ve satın alınan mal ve hizmetlerin faturalarının tahakkuklarını hazırlayarak Mali Hizmetler Müdürlüğüne teslim edilmesini sağmak, Limit üzerinde ise İhale yolu ile teminini sağlamak. Belediyenin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmet alımlarına ilişkin işlemleri; yürütmek ve temin etmek, Belediyenin ve müdürlüklerin ihtiyaçlarını temin etmek. 5

7 Satın alınacak, üretilecek ve tamir ettirilecek tüm malzemeler için gerekli idari ve teknik şartnameyi kullanan veya talep eden birimlere hazırlatarak; teknik şartnameye göre alım yapmak. Mali Yılbaşında ilgili birimlerce talep edilen veya senesi içerisinde yeniden gereksinim duyulan mal ve hizmetleri İç ve Dış Piyasalardan mevcut yasa ve yönetmelikler dâhilinde temin etmek. Müdürlüklerden gelen ihtiyaç taleplerini cins, miktar, vasıf ve kapasite yönünden kontrole tabi tutmak. Tahmini bedel tespiti yapmak ve teklif almak. Yurt içi ve yurt dışı ilanlar yapmak Tespit edilen tahmini bedelleri ve alınan teklifleri İdari ve Teknik Şartnameleri dâhilinde tetkik ve karşılaştırarak elde edilen neticeyi gerekli evrak ve dokümanlarla birlikte ihale komisyonuna arz etmek. İhale Kararının kesinleşmesinden sonra ilgili firmalara tebligat yapmak, sözleşmeler hazırlamak ve sonuçlarını talep etmek. İhale öncesi, ihale anı ve ihale sonrasına ait iş ve yazışmaları doğru ve zamanında yapmak ve/veya yaptırmak. İlgili birimlerin talepleri doğrultusunda teknik ve idari şartnameler, ihale ilanı, ihaleyi gerçekleştirecek yazışmaları ve ihale sonrası işlemleri neticelendirmek. Gerekli ödeme evrakını hazırlayarak Mali Hizmetler Müdürlüğü ne göndermek Alımların doğru ve zamanında yapılabilmesi için ilgili kanun, tüzük, yönetmelik ve tebliğleri günlük takip etmek ve piyasa hakkında bilgiye sahip olmak için her açıdan gelişmeleri takip etmek. Gerek dış piyasadan ve gerekse iç piyasadan temin edilen malzemenin teknik şartnameler uyarınca muayene ve kabul komisyonları ile muayenelerini yaptırmak ve bedellerinin ödenmesi için ilgili birimlere tahakkuklarını yaptırmak. Birimin hizmet alanına giren çalışmaları zamanında tamamlamak. MADDE 14 Ulaştırma Birimi Baş Şoförün Görev, Yetki ve Sorumlulukları: Belediye faaliyetlerinde kullanılan araçların ilgili birimlere süreli/süresiz tahsis etmek. Araç havuzu tarafından sağlanan ulaşım hizmetlerinin etkin, düzenli ve verimli biçimde yürütülebilmesine yönelik tüm iş ve işlemleri yürütmek. Servis ve hizmet araçlarının sevk ve idaresinde araçları ve şoförleri görevlendirmek. Servis ve hizmet araçlarının sevk ve idaresini sağlanmasının takibi ve kontrolünü yapmak araçların aylık kilometre bakımlarını kontrol etmek. Şoförler ile Destek Hizmetleri Müdürü arasında iletişimi sağlamak. Üstlerinden aldığı emirleri yerine getirmek. Şoförlere zimmetli araçların temizliğini ve bakımlarını kontrol etmek. Belediyemiz birimleri ile diğer kamu kurum ve kuruluşlarının talepleri doğrultusunda hizmet aracı ihtiyacının karşılanabilmesi için planlama yapmak. Kendisine bağlı araçların akaryakıtlarını, km.lerini, aşırı hızlarını ve şehir dışına çıkışlarını aylık rapor haline getirerek Destek Hizmetleri Müdürüne sunmak, Kendisine bağlı araçların sigorta ve vize bilgilerini takip ve koordinasyonunu sağlamak. 6

8 Araç Takip Sisteminin etkin ve verimli kullanımını sağlayıp, gerekli denetimleri gerçekleştirerek, aykırı uygulamalara yönelik yaptırımları belirleyip Destek Hizmetleri Müdürüne sunmak. Günlük iş programı doğrultusunda kat edilen kilometre, yakıt veya harcama ile taşıtın kullandığı süre hakkında istenilen bilgiyi amirine sunmak. Kazalarda oluşan maddi hasar bedellerinin sigorta şirketlerinden tahsili için gerekli prosedürleri yerine getirmek ve işlemlerin takibini yapmak. Şoförün Görev, Yetki ve Sorumlulukları: Aracın bakımını, temizliğini ve korunmasını sağlamak. Taşıtın günlük ve haftalık bakımını aksatmadan ve sürekli olarak yerine getirmek. Taşıtın kullanılmasında, 237 Sayılı Taşıt Kanunu ve ilgili diğer mevzuatlara uymak. Amirinin mevzuata uygun verdiği talimatlar doğrultusunda taşıtın hizmette kullanılması için görev yapmak. Aracı özel işlerde kullanmaz veya kullandırmaz, personel olmayanı aracına alamamak ve bu konuda gerekli özeni göstermek. Aracın arıza ve bakımlarını zamanında yapmak, her zaman sağlam ve çalışır durumda bulunmasını sağlamak. Aracın sigorta ve vize işlemlerinin takip ve kontrolünü yaparak faaliyetini sürdürmek. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek. MADDE 15 TEMİZLİK HİZMETLERİ BİRİMİ: Temizlik Elemanının Görev, Yetki ve Sorumlulukları; Müdürlük hizmet binası, faaliyet merkezleri ve diğer hizmet veren yerlerin temizliğini yapmak. Günlük, haftalık, aylık olarak genel temizlik yapmak. Ofis temizliğine özen göstermek. Belediye Hizmet Binasının ve bağlı bulunan dış hizmet binalarının temizlik hizmetlerini yürütmek, sağlıklı-temiz çalışma ortamı temin etmek. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek. MADDE 16 GÜVENLİK HİZMETLERİ BİRİMİ: GÜVENLİK AMİRİ: İç güvenliği ile gece güvenliğini disiplinli bir şekilde planlamak ve düzenlemek. Güvenlik görevlerinin nöbet çizelgelerini hazırlamak. Güvenlik personelini gece nöbeti esnasında ani denetimini yapmak. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmektir. GÜVENLİK GÖREVLİSİ: Belediyenin sabotaj, yangın, hırsızlık, soygun, yağma, yıkma; belediyede bulunanları zorla işten alıkoyma sağlıklarını ve vücut bütünlüklerini tehdit ve tehlikelere karşı korumak. Belediyeye giriş ve çıkışları ve gerektiğinde kimlik kontrolü yapmak, girilmesi izne bağlı olan yerlere görevli ve yetkili olmayanların girmesini engellemek. 7

9 MADDE 17 Görev alanı içinde işlenmiş veya işlenmekte olan suçları, genel kolluk kuvvetlerine bildirmek; kolluk kuvvetleri gelinceye kadar sanıkları yakalamak ve gözaltına almak. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmektir. SANTRAL HİZMETLERİ BİRİMİ SANTRAL GÖREVLİSİ: Telefon haberleşme hizmetlerinin süratli, verimli, düzenli ve ekonomik olarak yürütülmesi için gerekli tedbirleri almak. Belediye personelinin şehirlerarası görüşmelerinin bağlanmasından ve dışarıdan gelen aramaların ilgili belediye personeline aktarılmasından sorumludur. Telefon görüşmelerinde; arayan ve aranan vatandaşla düzgün bir diksiyon ile kibar şekilde konuşmaya dikkat etmek Görevin planlanması MADDE 18 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Görev ve Hizmetlerin İcrası Destek Hizmetleri Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür. Görevin yürütülmesi MADDE 19 Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır. Müdürlük birimleri arasında işbirliği MADDE 20 BEŞİNCİ BÖLÜM İşbirliği ve Koordinasyon Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır. Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz. 8

10 Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon MADDE 21 Müdürlükler arası yazışmalar ilgili başkan yardımcısının imzası ile yürütülür. Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür. Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem MADDE 22 ALTINCI BÖLÜM Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme Müdürlüğe gelen evraklar elektronik ortamda incelenerek Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür. Evraklar ilgili personele sistem üzerinden kullanıcı hesaplarına gönderilir. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt sayılarına göre işlem görür ve diğer müdürlüklere ait evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır. Arşivleme ve dosyalama MADDE 23 Müdürlükler arasında yapılan tüm yazışmalar elektronik ortamda yapıldığı için arşivleme sistemi içinde otomatik olarak yapılmaktadır. Daha önceki yıllara ait olan ve basılı olarak hazırlanan evrak ve dokümanlar birim ve kurum arşivlerinde muhafaza edilir. Denetim, personel sicil ve disiplin hükümleri MADDE 24 YEDİNCİ BÖLÜM Denetim Destek Hizmetleri Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir. Destek Hizmetleri Müdürü 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür. Destek Hizmetleri Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vb. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan gölge dosya tutulur. 9

11 SEKİZİNCİ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Yürürlükten kaldırılan yönetmelik MADDE 25 Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, önce yürürlükte olan Destek Hizmetleri Müdürlüğü Görev ve çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır. Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller MADDE 26 İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur. Yürürlük MADDE 27 Bu yönetmelik Belediye Meclis Kararının kesinleştiği tarihte yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 28 Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür. 10