1- KONTROL ORTAMI. Sorumlu Birim Eylem Kod

Transkript

1 1- KONTROL ORTAMI Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Sorumlu Birim Eylem Kod İşbirliği Tamamlanma Mevcut Durum Öngörülen Eylem veya Eylemler veya Çalışma Çıktı/ Sonuç Açıklama No Yapılacak Birim Tarihi grubu üyeleri 1.Etik Değerler ve Dürüstlük: KOS 1 Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından KOS 1 bilinmesi sağlanmalıdır. KOS İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. İç kontrol konusunda hazırlanan eylem planı hakkında üst yönetime bilgi verilmiştir. İç Kontrol İç Denetim Birimi KOS Tüm Birimler Kurum içi Yönerge Eylem Planı tüm birimlere ve tüm personele duyurulacaktır. SGDB Üst Yönetimin Onayı ile iç kontrol sistemi ve kontrol standartları hazırlık İç kontrol sistemi ve işleyişinin tüm personel tarafından sahiplenilmesi ve desteklenmesi temin Hizmet içi KOS Tüm Birimler Tüm Birimler çalışmaları için gerekli komisyonlar edilecektir. eğitimler oluşturulmuştur. İç kontrol sistemi ve işleyişi ve iç kontrolle ilgili her türlü düzenleyici işlemler hakkında Hizmet içi eğitim KOS bilgilendirme faaliyetleri (eğitim, seminer, el kitabı, kurumun web sayfasında bilgi verilmesi vs.) PDB SGDB ve eğitim yapılacaktır. dökümanları 1.2. İdarenin yöneticileri iç kontrol DMİ yöneticileri iç kontrol Yönetici personel, tutum ve davranışları, yapacakları örnek uygulamalarla iç kontrol siteminin KOS 1.2 sisteminin uygulanmasında personele standartları eylem planının KOS Tüm Birimler Tüm Birimler uygulanmasında diğer tüm personele örnek olacaklardır. örnek olmalıdır. hazırlanmaında aktif rol almıştır. KOS Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması Hakkında Kanun gereği Kurum Etik Komisyonu oluşturulmuştur.kurum etik kuralları ve etik sözleşmesi bütün personele imzalatılmış ve özlük dosyalarına konulmuştur. Süresi 5 gün ve üzeri her türlü eğitim faaliyetlerinde etik ilkeler ve mevzuatı ile ilgli bilgiler peronele ders olarak verilmektedir. PDB KOS Etik Komisyonu oluşturulmuştur. Tüm Birimler TAMAMLANMIŞTIR Hukuk Müşavirliği İlgili Makam Olurları Etik Kuralları içeren sözleşme personele duyurulmuş ve imzalatılmıştır. Uygulamanın Etik Komisyonu KOS Tüm Birimler devamlılığı sağlanacaktır. PDB Genel Müdürlüğümüze Etik Komisyonunun faaliyetleri gözden geçirilerek, etik kurallara ilişkin Etik Komisyonu KOS Tüm Birimler eylem planı ve faaliyetlerin neler olduğu gözden geçirilecektir. PDB Etik Değerler Yönetmeliğinde yer alan etik değerlerin benimsetilmesine ilişkin çalışmalar etik Bilgilendirme KOS Etik Komisyonu Tüm Birimler haftası içinde Etik Komisyonu tarafından yapılacaktır. (yazı, broşür, afiş) dökümanları Etik Komisyonu Yıllık eğitim KOS Hizmetiçi Eğitim Programlarında Etik Değerlere sürekli yer verilecektir. Tüm Birimler PDB programı KOS Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Genel Müdürlüğümüz internet sayfası ile intranet sayfasında faaliyetlerimiz ile ilgi güncel ve sürekli bilgilere yer verilmekte, stratejik plan, performans proğramı, faaliyet raporu, yatırım uygulama ilkeleri gibi raporlar yayınlanmakta ve ilgili Kamu Kurum ve kururluşlarına gönderilmektedir. Faaliyetlerde uyulacak dürüstlük, açıklık ve hesap verebilirlik ilkeleri düzenlenecek toplantılarla KOS Tüm Birimler Tüm Birimler anlatılacaktır. KOS Kurum internet Genel Müdürlüğümüz stratejik planı, faaliyet raporu, performans programı, mali durum ve sitesinden beklentiler raporu, yatırım değerlendirme raporu, kamu kurum/kuruluşlarına ve kurum içi SGDB Tüm Birimler yayınlanan ve/veya birimlere dağıtılacak, ayrıca Kurum internet sitesinde yayımlanacaktır. yayınlanacak raporlar Kurumun stratejik planı çerçevesinde belirlenen amaç ve hedeflerle ilgili periyodik olarak KOS Tüm Birimler Tüm Birimler HER YIL OCAK AYINDA izleme, raporlama ve değerlendirme yapılacaktır.

2 KOS 1.5 KOS İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Kalite Yönetim Sistemi kapsamında personel ve vatandaş memnuniyeti sürekli ölçülerek, sonuçları çalışanlarla paylaşılmaktadır. Birim yöneticileri iç kontrol güvence beyanı ile faaliyet raporlarını imzalamaktadır. EBYS Evrak Bilişim Yönetim Sitemi yazılımı yanında, personel görev takip programı, personel devam takip programı, TÜMAS, KBS, E-Bütçe, tasinir.net, e-soft yazılımları etkin bir şekilde kullanılmaktadır. Eğitim planlama Kurum personeline, hizmet alanlara adil ve eşit davranılması için tüm personel verilecek eğitim KOS Tüm Birimler Tüm Birimler toplantısı sonuç programlarına dahil edilecek ve çeşitli bilgilendirme faaliyetleri yürütülecektir. raporıu KOS Genel Müdürlüğümüz içinde uygun yerlere dilek/şikayet kutusu konulmuştur. Tüm Birimler Tüm Birimler Şikayet kutuları KOS İnternet Genel Müdürlüğümüz hizmetlerinden yararlananların şikayet ve önerileri ilgili birimlerce Tüm Birimler Tüm Birimler sayfamızda güncel değerlendirilecek ve gerekli önlemler alınacaktır. anketler KOS Birim ve İdare Faaliyet Raporu eki İç Kontrol Güvence Beyanı Üst Yönetici/Harcama İç Kontrol SGDB Tüm Birimler Yetkilisi/Mali Hizmetler Birim Yöneticisi tarafından imzalanmaktadır. Güvence beyanı ABİD KOS Yönetim Bilgi Sistemi oluşturulacak ve tüm harcama birimlerine yaygınlaştırılacaktır. HT Tüm Birimler SGDB Yönetim Bilgi Sistemi Yazılımı KOS Birim yöneticileri faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması için planlama, izleme ve kontrol gibi gerekli önlemleri alacaklardır. Tüm Birimler Tüm Birimler 2. Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev KOS 2 tanımları yazılı olarak belirlenmeli, KOS 2 personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. Stratejik Plan çalışmaları ile belirlenmiş ve duyurulmuş olan 2.1. İdarenin misyonu yazılı olarak Kurum misyonunun tüm personel Genel Müdürlüğümüzün misyonu ile ilgili olarak birimler bazında gerekli duyuru yapılmıştır. belirlenmeli, duyurulmalı ve personel KOS 2.1 tarafından benimsenmesi amacıyla KOS Misyonun çeşitli iletişim araçları (faaliyet raporu, pano, web sayfası gibi) ile duyurulması SGDB Tüm Birimler tarafından benimsenmesi çalışmalarına devam edilecektir. sağlanmalıdır. kurumsallaşmaya yönelik eğitim faaliyetleri ile KYS bilgilendirme faaliyetleri gerçekleştirilmektedir. Stratejik plan değerlendirme raporu Misyonun gerçekleştirilmesini 2.2. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere yürütülecek görevler sağlamak üzere idare birimleri ve alt Genel Müdürlüğümüzün tüm birimlerinin görev tanımları yapılmış, Merkez ve Taşra Teşkilatı yazılı olarak tanımlanmış ve Devlet KOS 2.2 birimlerince yürütülecek görevler KOS Görev, Yetki ve Sorumluluk Esasları Hakkında Yönetmelik personele duyurulmuştur. Gerekli Tüm Birimler Tüm Birimler Meteoroloji İşleri Genel Müdürlüğü yazılı olarak tanımlanmalı ve durumlarda güncellenecektir. Görev Yetki ve Sorumluluk Esasları duyurulmalıdır. çerçevesinde duyurulmuştur İdare birimlerinde personelin Görev Çizelgeleri hazırlanmış olup, görevlerini ve bu görevlere ilişkin güncellenecektir.görev tanımları Genel Müdürlüğümüz birimlerindeki personel görev dağılımı yapılarak, yazılı olarak personele KOS 2.3 yetki ve sorumluluklarını kapsayan yapılarak personelin meslekleri ile KOS Tüm Birimler Tüm Birimler Yönerge bildirilmesi sağlanacaktır. görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ilgili birimlerde çalıştırılması ve personele bildirilmelidir. sağlanacaktır.

3 2.4. İdarenin ve birimlerinin teşkilat KOS 2.4 şeması olmalı ve buna bağlı olarak Teşkilat şeması mevcut olup, fonksiyonel görev dağılımı fonksiyonel olarak oluşturulmuştur. KOS Genel Müdürlüğümüz teşkilat şeması ile birimlerin teşkilat şemaları gözden geçirilecektir. Tüm Birimler SGDB Yönerge belirlenmelidir İdarenin ve birimlerinin İdarenin ve birimlerinin organizasyon KOS 2.5 organizasyon yapısı, temel yetki ve yapısı, temel yetki ve sorumluluk Genel Müdürlüğümüz birimlerinde hiyerarşik kademeler arasında yürütülen iş ve işlemlerle Yönetim Bilgi sorumluluk dağılımı, hesap dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun KOS Tüm Birimler Tüm Birimler ilgili olarak aşağıdan yukarıya doğru, gerçekleştirilecek bir raporlama sistemi geliştirilecektir.. Sistemi verebilirlik ve uygun raporlama raporlama ilişkisini gösterecek şekilde ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. yapılandırılmıştr. KOS 2.6 KYS kapsamında faaliyetlerin 2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürler ve prosesler ilişkin prosedürleri belirlemeli ve belirlenmiş olup, personele personele duyurmalıdır. duyurulmuştur. Prosesler zaman içerisinde güncellenecektir. KOS Birim yöneticileri hassas görevleri belirleyip listelerini çıkaracaktır. Tüm Birimler Tüm Birimler Yönerge KOS Hassas görevlere ilişkin süreçler revize edilerek personele duyurulacaktır. Tüm Birimler Tüm Birimler EBYS geliştirilmekte ve etkin bir 2.7. Her düzeydeki yöneticiler verilen şekilde kullanılmaktadır. Personel Yönetim Bilgi KOS 2.7 görevlerin sonucunu izlemeye yönelik KOS Personel Görev Takip Programında verilen görevler izlenecektir. Tüm Birimler Tüm Birimler Görev Takip Programının kullanımına Sistemi mekanizmalar oluşturmalıdır. başlanmıştır. 3.Personelin Yeterliliği ve Performansı: İdareler, personelin KOS 3 yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın KOS 3 değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. Personel Daire Başkanlığı ile Harcama Birimleri her yıl koordineli olarak personel ihtiyacını Harcama birimlerinde yapılacak KOS PDB Tüm Birimler veya fazlasını tespit edecektir. personel ihtiyaç tespiti ve optimum Norm kadro cetveli personel istihdamı sağlamaya yönelik çalışmalar devam edecektir. KOS Personelin ihtiyaca göre harcama birimlerine dengeli dağılımı sağlanacaktır. PDB Tüm Birimler Kurumun yönetici kadrosu ve personelinin, görevlerini etkin ve 3.2. İdarenin yönetici ve personeli etkili bir şekilde yürütülebilmesi için görevlerini etkin ve etkili bir şekilde Tüm birimler her yıl personel için ihtiyaç duydukları eğitim konularını tespit edip ilgili birime Yıllık eğitim KOS 3.2 intibak, mesleki ve ihtisas eğitimlerini KOS Tüm Birimler PDB yürütebilecek bilgi, deneyim ve bildireceklerdir. programı yeteneğe sahip olmalıdır. kapsayan yıllık hizmet içi eğitim programı hazırlanmakta ve uygulanmaktadır Mesleki yeterliliğe önem Mesleki yeterliliğe önem verilmekte Kabul görmüş mesleki kriterlerin yanında belirlenecek özel mesleki yeterlilik kriterleri Görevde Yükselme KOS 3.3 verilmeli ve her görev için en uygun ve her görev için en uygun personel KOS doğrultusunda her görev için uygun personelin atanmasına ve görevlendirilmesine devam PDB Tüm Birimler Yönetmeliği personel seçilmelidir. seçilmektedir. edilecektir.

4 KOS Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmakta ve performansı göz önünde bulundurulmaktadır. Personelin işe alınması ile görevde ilerleme ve yükselme mevzuatı liyakat ilkesi çerçevesinde KOS PDB Tüm Birimler sürekli geliştirilecektir. Görevde Yükselme Yönetmeliği İşe alma, ilerleme ve yükselmelere ilişkin mevzuatta bireysel performansa ilişkin kriterlere yer KOS PDB Tüm Birimler veren güncellemeler yapılacaktır. KOS Tüm birimlerin görüşü alınmak sureti ile ayrıntılı eğitim programı hazırlanacaktır. PDB Tüm Birimler KOS Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenerek, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanmakta, yürütülmekte olup, gerektiğinde güncellenmesi sağlanmaktadır. KOS Genel Müdürlüğümüz Birim Yöneticileriyle mevzuattan kaynaklanan değişikliklerin ve genel PDB Tüm Birimler Yıllık eğitim anlamda tüm konuların konuşulup tartışılması amacıyla her yıl bir toplantı yapılacaktır. programı Eğitim ihtiyacının tedariki öncelikle kurum içerisinde ilgili alanda uzmanlaşmış kişi ya da KOS birimlerden, kurum içinden tedariki mümkün olmaz ise kurum dışından alanında uzman kuruluş PDB Tüm Birimler veya kişilerden sağlanacaktır. KOS Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından yıllık performans değerlendirmeleri ile izlenmektedir. (DMK sicil Yönetmeliği) Değerlendirme sonuçları personel ile görüşülecektir. Personelin yeterliliği ve performansı, mevcut mevzuatın öngördüğü çerçevede bağlı olduğu KOS Tüm Birimler PDB yöneticisi tarafından yılda en az bir kez değerlendirilecektir. DMK Sicil Yönetmeliği Değerlendirmeler sırasında tespit edilen yetersizlikler ve eksiklikler ilgili personele bildirilecek KOS Tüm Birimler Tüm Birimler ve gerekli önerilerde bulunulacaktır. KOS Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler 657 Sayılı DMK çerçevesinde değerlendirilmektedir. Yüksek Performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilecektir. Performans değerlendirilmelerinde emsallerine göre yüksek performans gösteren personel meri KOS PDB Tüm Birimler mevzuatta yer alan ödül ve takdirnameye ilişkin hükümler dahilinde ödüllendirilecektir. DMK Sicil Yönetmeliği Birimlerce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri gözden geçirilerek yetersiz KOS bulunan personelin performansının arttırılması için çözümler üretilecek, gerekiyorsa ilgili PDB Tüm Birimler personelin çeşitli eğitim programlarına katılmaları veya daha uygun yerlerde görevlendirilmeleri sağlanacaktır. KOS Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. İnsan kaynakları yönetimine ilişkin, yazılı hale getirilen düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi) önemli hususlar personele iletişim araçlarıyla duyurulmaktadır. Genel Müdürlüğümüze ait personel mevzuatı değişen genel mevzuata uyum veya ortaya çıkmış Hukuk Müşavirliği KOS Tüm Birimler ihtiyaçları karşılamak amacıyla yılda en az bir kez gözden geçirilecektir. PDB İntranet sayfamızdaki güncel mevzuat KOS Personel yönetimine ilişkin düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiştirme, üst bilgileri Hukuk Müşavirliği görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi) önemli hususlar Tüm Birimler PDB personele iletişim araçlarıyla duyurulacaktır.

5 4- Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça KOS 4 belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin KOS 4 önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır İş akış süreçlerindeki imza ve DMİ İmza ve Yetki Talimatı ile imza İmza Yetkileri Talimatı her yıl gözden geçirilerek, gerektiğinde değiştirilecek ve değişiklikler Hukuk Müşavirliği KOS 4.1 onay mercileri belirlenmeli ve ve yetki mercileri belirlenmiş olup, KOS Tüm Birimler TAMAMLANMIŞTIR ilgililere bildirilecektir. PDB personele duyurulmalıdır. uygulanmaktadır Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar Yetki devri; yetki devrinin sınırlarına, devredilen yetkinin önemine ve riskine, yetki devrini yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin belirleyen süreçlerde sorumlulukların yetki ile orantılı olmasına ve yetki devrinde yetki Hukuk Müşavirliği KOS 4.2 çerçevesinde devredilen yetkinin KOS Tüm Birimler PDB sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. DMİ İmza ve Yetki Devri Talimatı çerçevesinde yetki devirleri, üst sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmekte ve ilgililere bildirilmektedir. devredilecek kişide bulunacak asgari bilgi, deneyim ve nitelikler gibi hususlara dikkat edilerek yapılacaktır. Yetki devri, devredilen yetkinin 4.3. Yetki devri, devredilen yetkinin Yetki, hiyerarşik kademeler içinde kademe atlamadan devredilecektir. Yetki devredilmesinde, KOS 4.3 önemi ile uyumlu olarak KOS Tüm Birimler Tüm Birimler önemi ile uyumlu olmalıdır. devredilecek yetki unsurları belirlenecektir. yapılmaktadır. Yetki devredilen personel görevin 4.4. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve Yetki, yetki kademe ve zinciri içinde kademeli olarak devredilecek, risk faktörü ve liyakat ilkesi KOS 4.4 gerektirdiği bilgi, deneyim ve KOS Tüm Birimler Tüm Birimler yeteneğe sahip olanlar arasından de gözetilerek yetki devrinin en uygun kişiye yapılması sağlanacaktır. yeteneğe sahip olmalıdır. seçilmektedir. Yetki devri olurları 4.5. Yetki devredilen personel, Mevcut yasal düzenlemeler yetkinin kullanımına ilişkin olarak çerçevesinde ve yetki devrinde Yetki devirlerinde devir alan ile devir eden arasında bilgi akışı sağlanacak, yetki devri onayında KOS 4.5 belli dönemlerde yetki devredene bilgi belirlenecek sürelerde yetki devrine KOS yetki devrinin süresine, sınırlarına ve hangi periyotlarla yetki devralanın geri dönüş sağlayacağı Tüm Birimler Tüm Birimler vermeli,yetki devreden ise bu bilgiyi ilişkin bilgiler düzenli olarak hususlarına yer verilecektir. aramalıdır. paylaşılacaktır.

6 2- RİSK DEĞERLENDİRME Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Sorumlu Mevcut Durum Eylem Kod Birim veya İşbirliği Tamamlanma Öngörülen Eylem veya Eylemler Çıktı/ Sonuç No Çalışma Yapılacak Birim Tarihi Açıklama grubu üyeleri 5.Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç RDS 5 duydukları kaynakları içeren plan ve RDS 5 programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. RDS İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır yıllarını kapsayacak olan DMİ stratejik planı hazırlanmıştır. Plan güncelleme çalışmaları devam edecektir. RDS DMİ stratejik planı mevzuatın öngördüğü zaman dilimlerinde hazırlanacak ve SGDB Tüm Birimler mevzuatına uygun olarak revize edilip güncellenecektir. DMİ Stratejik Planı Önemli faaliyetler kurum düzeyindeki hedefler ve stratejik plan ile RDS Tüm Birimler SGDB ilişkilendirilecektir İdareler, yürütecekleri program, Kurumumuzun, yürüttüğü program, Genel Müdürlüğümüzce yürütülecek faaliyet ve projeler ile bunların kaynak faaliyet ve projeleri ile bunların faaliyet ve projeleri ile bunların ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı diğer Yılı Performans RDS 5.2 kaynak ihtiyacını, performans hedef kaynak ihtiyacını, performans hedef RDS SGDB Tüm Birimler birimlerle işbirliği yapmak suretiyle Strateji Geliştirme Başkanlığının Programı ve göstergelerini içeren performans ve göstergelerini içeren performans koordinatörlüğünde hazırlanacaktır. programı hazırlamalıdır. programı her yıl hazırlanmaktadır İdareler, bütçelerini stratejik Kurum bütçesi stratejik planına ve planlarına ve performans Genel Müdürlüğümüz bütçesi 2010 ve devam eden yıllarda stratejik plan ve RDS 5.3 performans programlarına uygun RDS SGDB Tüm Birimler Yılı Taslak Bütçesi programlarına uygun olarak performans programına uygun olarak hazırlanacaktır. olarak hazırlanmaktadır. hazırlamalıdır. RDS Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Yıl içinde belirlenecek faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğu sağlanmaktadır. Yatırım, Plan, Yöneticiler, faaliyetlerinin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla Program RDS belirlenen amaç ve hedeflere ulaşması için periyodik dönemler halinde kontrol Tüm Birimler Tüm Birimler Değerlendirme yapacaktır. Toplantıları Genel Müdürlüğümüz İdare Faaliyet Raporunun hazırlanması maksadıyla birim Birirm Faaliyet RDS SGDB Tüm Birimler faaliyet raporları hazırlanarak Üst Yöneticiye gönderilecektir. Raporu İdare Faaliyet RDS İdare faaliyet raporları ile kamuoyunun bilgilendirilmesi sağlanacaktır. Tüm Birimler SGDB Raporu 5.5. Yöneticiler, görev alanları KYS kapsamında her birirm Tüm birim yöneticileri görev alanlarıyla ilgili stratejik plan ve performans çerçevesinde idarenin hedeflerine RDS 5.5 faaliyetlerine uygun hedefler RDS programında yer alan hedeflere uygun şekilde hedefler belirleyecek, bu hedefleri SGDB Tüm Birimler KYS Hedefleri uygun özel hedefler belirlemeli ve belirlemektedir. personeli ile paylaşacaklardır. personeline duyurmalıdır.

7 KYS ve Performans programı RDS İdarenin ve birimlerinin hedefleri, kapsmında belirlenen hedeflerin KYS ve Birimler hedeflerini, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmasını spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ölçülebilir, ulaşılabilir, sürekli ve ilgili RDS SGDB Tüm Birimler Performans sağlayacak şekilde, stratejik plana uygun olarak belirleyecektir. ve süreli olmalıdır. olması için hedeflerde revizyon Programı Hedefleri çalışmaları devam etmektedir. 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve RDS 6 hedeflerinin gerçekleşmesini RDS 6 engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir İdareler, her yıl sistemli bir RDS 6.1 şekilde amaç ve hedeflerine yönelik - riskleri belirlemelidir. Genel Müdürlüğümüz amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi için tüm RDS birimlerce yetkili ve yetkin en az 3 kişiden oluşacak risk belirleme ekibi Tüm Birimler oluşturulacaktır. Her harcama birimi iş süreçlerine ilişkin karşılaşılması muhtemel riskleri tespit RDS edecek, bu risklerin belirlenmesinde denetçilerin ve yapılan diğer Tüm Birimler değerlendirmelerin bulgularından da yararlanılacaktır. Tespit edilen risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik eylem planları hazırlanacaktır. Risk Analizi yapılmış İş Akış Oluşturulan risk belirleme ekipleri tarafından hazırlanan risk değerlendirme Süreçleri 6.2. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve raporları ile İç Denetim birimince hazırlanan inceleme ve denetleme raporları RDS 6.2 muhtemel etkileri yılda en az bir kez - RDS çerçevesinde birimlerin risk belirleme ekip üyelerinden birer kişinin katılımıyla, Tüm Birimler analiz edilmelidir. Üst Yöneticiden alınan Olur doğrultusunda oluşan risk değerlendirme komisyonunca yılda en az bir kez periyodik risk analiz çalışması yürütülecektir. Yapılan risk analiz çalışmaları sonucunda, risk belirleme komisyonunca, 6.3. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenmiş olan risklere karşı alınacak önlemler ilgili birimlere gönderilerek, RDS 6.3 belirlenerek eylem planları - RDS Tüm Birimler riskleri giderici ve önleyici işlemlerle ilgili eylem planının oluşturulması oluşturulmalıdır. sağlanacaktır.

8 3- KONTROL FAALİYETLERİ Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Sorumlu Birim Eylem Kod İşbirliği Tamamlanma Mevcut Durum Öngörülen Eylem veya Eylemler veya Çalışma Çıktı/ Sonuç Açıklama No Yapılacak Birim Tarihi grubu üyeleri 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine KFS 7 ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve KFS 7 yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. KFS Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. KYS kapsamında düzenlenen faaliyetlere ilişkin prosesler, risk analizi yapılmış ve sorumluları belirlenmiş şekliyle yeniden düzenlenecektir. Her harcama birimi tarafından iş süreçleri çıkarılacak, çıkarılan süreçlere ilişkin riskler tespit KFS edilecek ve risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik uygun strateji ve kontrol mekanizmaları Tüm Birimler Tüm Birimler 31/07/2010 geliştirilecektir. Risk Analizi Yapılmış İş Akış Süreçleri Süreç ve risklerin izlenmesi, karşılaştırılması, analizi ve raporlanması için her birimde çalışma KFS Tüm Birimler Tüm Birimler 31/07/2010 ekibi oluşturulacaktır. Harcama öncesi kontrol SGDB bünyesinde ön mali kontrol birimi 7.2. Kontroller, gerekli hallerde, KFS 7.2 işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü tarafından yapılmaktadır. Harcama İhtiyaç duyulan alanlardaki kontroller; işlem öncesi kontrolü, süreç kontrolü ve işlem sonrası Ön Mali Kontrol KFS Tüm Birimler ve işlem sonrası kontrolleri de kontrolü de kapsayacak şekilde yapılacaktır. Yönergesi kapsamalıdır. sonrası kontrol İç Denetim birimi ile Teftiş Kurulu Başkanlığının rutin denetimleri ile yapılmaktadır Kontrol faaliyetleri, varlıkların Taşınır Mal Yönetmeliği çerçevesinde Bütün birimlerde periyodik olarak, kayıt ve belgeler dikkate alınmak suretiyle (muhasebe KFS 7.3 dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin gerekli envanter çalışmaları KFS kayıtları, taşınır, taşınmaz kayıtları gibi) varlıkların güvenliğini de kapsayacak şekilde tüm Tüm Birimler Tüm Birimler tasinir.net sağlanmasını kapsamalıdır. tamamlanmıştır. varlıkların tespit ve sayımları yapılacaktır. KFS Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Öncelikli kontrol edilecek hususlar,ön Mali Kontol Yönergesi ile belirlenmiştir. Belirlenen kontrol yönteminin fayda maliyet analizleri yapılarak etkin, verimli ve ekonomik KFS Tüm Birimler olacak şekilde uygulanması sağlanacaktır. Ön Mali Kontrol Yönergesi KFS Kontrollerde riskli alanlar seçilecek, her bir süreç için kontrol yapılmayacaktır. Tüm Birimler

9 8.Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri KFS 8 için gerekli yazılı prosedürleri ve bu KFS 8 alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. Birimlerin faaliyetleri ile mali karar Genel Müdürlüğümüzün faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkındaki yazılı prosedürler 8.1. İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri (yetki devirleri, geliştirilecektir (Bu prosedürler başlama, uygulama ve sonuçlandırma aşamalarını kapsayacak KFS 8.1 ve işlemleri hakkında yazılı görevlendirmeler, iş akışındaki KFS Tüm Birimler SGDB şekilde, prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel prosedürler belirlemelidir. yetkilileri belirleme gibi) yazılı hale tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olacaktır). getirilmiş ve uygulanmaktadır Birimler tarafından belirlenen prosedürler ve ilgili dökümanlar 8.2. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, Mali karar ve faaliyet veya mali karar ve işlemin faaliyet veya mali karar ve işlemin Birimler tarafından belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanlar faaliyet veya mali karar ve İşlemlere ait KFS 8.2 başlaması, uygulanması ve başlangıcından sonuçlandırılmasına KFS işlemin başlangıcından sonuçlandırılmasına kadar olan bütün aşamaları kapsayacak şekilde Tüm Birimler Tüm Birimler Yönerge ve sonuçlandırılması aşamalarını güncellenecektir. Talimatlar, KYS kapsamalıdır. Dökümanları kadar olan bütün aşamaları kapsayacak şekilde düzenlenmektedir. (KYS dökümanları) Belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanların güncelliği, mevzuata 8.3. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, Birimler; belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanların güncelliğini, mevzuata uygunluğunu, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve uygunluğu, anlaşılabilirliliği ve KFS 8.3 KFS anlaşılabilirliliğini ve ulaşılabilirliğini sağlamak üzere gerekli altyapıyı oluşturacak, belirlenen Tüm Birimler Tüm Birimler ilgili personel tarafından anlaşılabilir prosedürleri gözden geçirecek, ilgili dokümanları güncelleyecektir. ve ulaşılabilir olmalıdır. ulaşılabilirliği sağlanmış olup, güncelleme ihtiyacı için gerekli tedbirler alınmaktadır. 9.Görevler Ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile KFS 9 mali karar ve işlemlerin onaylanması, KFS 9 uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, 9.1. Her faaliyet veya mali karar ve kaydedilmesi ve kontrolü görevlerinin Yürürlükteki mevzuat çerçevesinde her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, işlemin onaylanması, uygulanması, Ön Mali Kontrol KFS 9.1 farklı kişilerce yapılması KFS uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi gibi iş ve işlemlerin mevzuat doğrultusunda Tüm Birimler SGDB kaydedilmesi ve kontrolü görevleri Yönergesi farklı kişiler tarafından yapılması sürdürülecektir. farklı kişilere verilmelidir. sağlanmaktadır. Kullanılan yazılımlarda yetkilendirme seviyeleri belirlenmiştir. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin 9.2. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı Faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi Ön Mali Kontrol KFS 9.2 tam olarak uygulanamadığı idarelerin durumlarda olası riskleri ortadan KFS görevleri için farklı personel belirlenmesinin mümkün olmaması durumunda karşılaşılacak Tüm Birimler Tüm Birimler Yönergesi, İlgili yöneticileri risklerin farkında olmalı risklerin azaltılmasına yönelik olarak birim amirleri tarafından gerekli tedbirler alınacaktır. Makam Olurları ve gerekli önlemleri almalıdır. kaldıracak gerekli önlemlerin alınması sağlanmaktadır. (Harcama Yetkilileri Hakkında Tebliğ)

10 10.Hiyerarşik Kontroller: KFS 10 Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir KFS 10 şekilde kontrol etmelidir. Prosedürlerin etkili ve sürekli bir KFS Yöneticiler, prosedürlerin etkili şekilde uygulanması için personel Yöneticiler tarafından iş ve işlemlerin birimleri tarafından iş akış şeması ve prosedürlerine ve sürekli bir şekilde uygulanması için görev takip programı, EBYS ile iş KFS uygun olarak yerine getirilip getirilmediği konusunda sürekli olarak izleme yapılacaktır. gerekli kontrolleri yapmalıdır. akış süreçleri dikkata alınarak gerekli Tüm Birimler Tüm Birimler kontroller yapılmaktadır. Risk Analizi yapılmış ve Sorumluları Belirlenmiş İş Akış Yöneticiler personelin iş ve işlemlerini periyodik aralıklarla kontrol edecek, tespit ettiği hata ve Süreçleri Yöneticiler, personelin iş ve Yöneticiler, personelin iş ve usulsüzlüklerin giderilmesi için söz konusu personele talimat verecek ve gerekli tedbirleri işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, KFS 10.2 KFS alacaktır. Riskli alanlarda bizzat yöneticiler veya görevlendirdiği kişiler tarafından uygun Tüm Birimler Tüm Birimler hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermektedir. yöntemlerle inceleme yapılacak, iş ve işlemlerin doğru yapılıp yapılmadığı kontrol edilecek var ise hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi sağlanacaktır. 11.Faaliyetlerin Sürekliliği: İdareler, KFS 11 faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya KFS 11 yönelik gerekli önlemleri almalıdır Personel yetersizliği, geçici veya Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni sürekli olarak görevden ayrılma, yeni KFS 11.1 bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya Sürekli veya çeşitli nedenlerle geçici olarak boşalan kadrolar aracılığıyla yürütülen görevlerin mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü KFS aksamaması için gerekli tedbirler alınacaktır. durumlar gibi faaliyetlerin durumlar gibi faaliyetlerin Tüm Birimler PDB sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı Görevlendirme gerekli önlemler alınmalıdır. gerekli önlemler alınmaktadır. Olurları Gerekli hallerde usulüne uygun Kanuni izin, geçici görev, disiplin cezası uygulaması veya görevden uzaklaştırma nedeniyle Gerekli hallerde usulüne uygun olarak KFS 11.2 olarak vekil personel KFS görevlerinden ayrılanların yerine usulüne uygun olarak asil personeldeki şartları haiz vekil Tüm Birimler PDB vekil personel görevlendirilmektedir. görevlendirilmelidir. personel görevlendirilecektir Görevinden ayrılan personelin, KFS 11.3 iş veya işlemlerinin durumunu ve Birimlerce, görevinden ayrılan personelin yürüttüğü görevin önemlilik derecesine göre gerekli KYS Dökümanı gerekli belgeleri de içeren bir rapor - KFS belgeleri de içerecek şekilde göreviyle ilgili raporlar hazırlatılıp yerine görevlendirilen personele Tüm Birimler Tüm Birimler İlişik kesme hazırlaması ve bu raporu teslim edilmesi yöneticiler tarafından sağlanacaktır. Belgesi görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır.

11 12.Bilgi Sistemleri Kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin KFS 12 sürekliliğini ve güvenilirliğini KFS 12 sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. Kurumumuz bilgi sistemlerinin envanteri çıkartılarak, sistemin sürekliliğini ve güvenirliliğini sağlayacak kontrol mekanizmaları Döner Sermaye 12.1.Bilgi sistemlerinin sürekliliğini Kurumumuz bilgi sistemleri ile ilgili envanter geliştirme çalışmaları yapılacaktır. Envanterrinin ve güvenilirliğini sağlayacak yazılı olarak belirlenmekte ve KFS 12.1 KFS Öngörülemeyen bir durumun oluşması halinde asgari bilişim hizmetlerinin sürdürülebilmesi için HT-ABID-SGDB Tüm Birimler Taşınır.net kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmaktadır. (Meteornet gerekli çalışmalar yapılacaktır. uygulanmalıdır. Kullanım Politikası, Bilişim Kurulu Olurları, İş Sürekliliği Merkezi Olur'u, EBYS, Tümas Genelgeleri ve Sunucu Bakım Talimatı) Sitemine Entegrasyonu Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla Bilgi Sitemlerine yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit KFS 12.2 KFS İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun" gereğince bilgi güvenliği standardı HT Tüm Birimler İlişkin Talimat, kapsamında bilgi güvenliğini sağlayacak çalışmalara devam edilecektir. Genelge ve olurlar usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmış olup, hata edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar işletilmektedir. (Meteornet Kullanım Politikası, EBYS talimatı, Tümas Genelgesi) Bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirilmekte, etkin Mevcut İdareler bilişim yönetişimini bir paylaşım için gerekli yazılım, Bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmaların geliştirilmesi çalışmalarına devam edilecek, Yazılımlara ek KFS 12.3 sağlayacak mekanizmalar donanım ve iletişim altyapısı KFS bilginin etkin bir biçimde paylaşılması için gerekli olan donanım yazılım ve iletişim altyapısı HT Tüm Birimler olarak Yönetim geliştirmelidir. sürekli geliştirilecektir. hazırlanmaktadır. (Meteornet Kullanım Politikası Sözleşmesi, Perdes, Personel Görev Takip, EBYS) Bilgi Sistemi Yazılımı

12 4- BİLGİ VE İLETİŞİM Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Sorumlu Birim Eylem Kod İşbirliği Tamamlanma Mevcut Durum Öngörülen Eylem veya Eylemler veya Çalışma Çıktı/ Sonuç Açıklama No Yapılacak Birim Tarihi grubu üyeleri 13.Bilgi ve İletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar BİS 13 alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda BİS 13 etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. Mevcut bilgi ve iletişim sistemleri BİS İdarelerde, yatay ve dikey iç geliştirilerek sürdürülmesi Bilgi Sitemlerine iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili sağlanmaktadır. (EBYS,Birimler arası Yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi BİS HT Tüm Birimler İlişkin Talimat, ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi yazılı ve sözlü iletişim, e-posta, Genel kurulması çalışmalarına devam edilecektir. (Birimler arası yazılı ve sözlü iletişim, e-posta, Genelge ve olurlar olmalıdır. Müdürlüğümüz internet/intranet sitesi, Genel Müdürlüğümüz internet sitesi, bülten, birim internet siteleriş forum sayfası) TAMAMLANMIŞTIR. bülten, birim internet siteleri) Yöneticiler ve personelin, görevlerini 13.2.Yöneticiler ve personel, yerine getirebilmeleri için gerekli ve SGDB görevlerini yerine getirebilmeleri için Yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı Yazılımı, Bilgi BİS 13.2 yeterli bilgiye zamanında BİS HT Tüm Birimler 30/06/2010 gerekli ve yeterli bilgiye zamanında sunacak şekilde Yönetim Bilgi Sistemi tasarlanacaktır. ABID ulaşabilmelidir. ulaşabilmeleri sağlanmaktadır. (EBYS) Yönetim Bilgi Sistemleri Sitemlerine İlişkin Talimat, Genelge ve olurlar Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, Bilgiler doğru, güvenilir, tam, Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olması için birimler faaliyet alanları Birim İnternet BİS 13.3 kullanışlı ve anlaşılabilir olması BİS Tüm Birimler Tüm Birimler kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. ile ilgili bilgileri sürekli olarak güncelleyecektir. Sayfaları sağlanmaktadır. Yöneticiler ve ilgili personelin, Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin performans programı ve bütçenin Üst Yönetim ve Harcama birimlerinin, performans programı ve bütçenin uygulanması ile uygulanması ile kaynak kullanımına Yönetim Bilgi BİS 13.4 uygulanması ile kaynak kullanımına BİS kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelerini sağlayacak şekilde yazılım SGDB Tüm Birimler ilişkin diğer bilgilere zamanında Sistemleri Yazılımı ilişkin diğer bilgilere zamanında programı geliştirilerek gerekli yetkilendirmeler yapılacaktır. erişebilmeleri sağlanmaktadır (ebütçe, erişebilmelidir. İntranet) Yönetim bilgi sistemi, yönetimin Yönetim Bilgi ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve Kurumun yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları Sistemleri Yazılımı BİS 13.5 raporları üretebilecek ve analiz yapma - BİS üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanarak uygulanacaktır. Birimler SGDB Tüm Birimler imkanı sunacak şekilde faaliyet alanına giren konularda düzenli bilgi akışı sağlayacaklardır. Birirm İnternet tasarlanmalıdır. Sayfaları

13 Stratejik plan değerlendirme Yöneticiler, idarenin misyon, Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon Yöneticiler, Genel Müdürlüğümüzin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde belli periyotlar vizyon ve amaçları çerçevesinde ve amaçları çerçevesinde Raporu BİS 13.6 BİS halinde toplantılar düzenleyerek her bir personel için somut beklentilerini, görev ve Tüm Birimler Tüm Birimler beklentilerini görev ve sorumlulukları beklentilerini görev ve sorumlulukları sorumluluklarını personele duyuracaktır. kapsamında personele bildirmelidir. kapsamında personele bildirmektedir. KYS Yönetim Bilgilendirme Raporu Kurumun misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde görev dağılım çizelgeleri hazırlanacak, oluşturulan görev ve İdarenin yatay ve dikey iletişim Kurumda personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını belirlenebilmesi için öneri ve şikayet sistemi personelin değerlendirme, sorumluluklar göz önünde Değerlendirme BİS 13.7 BİS kutusu, anket çalışmaları, forum ortamı düzenlenecek, yüz yüze görüşmeyi sağlayacak Tüm Birimler İMİD-HT öneri ve sorunlarını iletebilmelerini Toplantı Raporları toplantılar yapılacaktır.. sağlamalıdır. bulundurularak her personel için somut beklenti, görev ve sorumluluklar, ilgili yönetici tarafından personele bildirilecektir. 14.Raporlama: İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, BİS 14 saydamlık ve hesap verebilirlik BİS 14 ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır İdareler, her yıl, amaçları, DMİ'nin amaçları, hedefleri, hedefleri, stratejileri, varlıkları, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri, Tüm birimlerle işbirliği yapmak suretiyle hazırlanan İdare stratejik planı, faaliyet raporu ve BİS 14.1 yükümlülükleri ve performans performans programları ve faaliyetleri BİS SGDB Tüm Birimler performans programı internet ortamında kamuoyunun bilgisine sunulacaktır. programlarını kamuoyuna düzenli olarak internet sitesinden açıklamalıdır. kamuoyuna açıklanmaktadır. DMİ bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları ve ikinci altı aya İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı Genel Müdürlüğümüz bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları ve ikinci altı aya ilişkin ilişkin beklentiler, hedefler ve BİS 14.2 aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile BİS beklentiler, hedefler ve faaliyetlere ilişkin kurumsal ve mali durum beklentiler raporu SGDB Tüm Birimler İdare Faaliyet faaliyetler düzenli olarak internet faaliyetlerini kamuoyuna hazırlanacak ve Kurumumuz web sitesinde yayımlanarak kamuoyuna açıklanacaktır. sitesinden kamuoyuna Raporu, açıklamalıdır. açıklanmaktadır. Performans Programı, Harcamalara Birimlerin faaliyet sonuçları ve Faaliyet sonuçları ve İlşikin Esas ve değerlendirmeleri Kurum idari değerlendirmeler idare faaliyet Birimlerin faaliyet sonuçları ve değerlendirmeleri Kurum idari faaliyet raporunda gösterilecek Usuller, Mali iş ve BİS 14.3 faaliyet raporunda gösterilmekte ve BİS Tüm Birimler SGDB İşlemlere Ait ve Kurumumuz web sitesinde yayımlanarak kamuoyuna duyurulacaktır. raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. internet sitesinden kamuoyuna açıklanmaktadır. Talimat ve Yönergeler Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama Birimler ve personel, görevleri ve BİS 14.4 ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve faaliyetleriyle ilgili hazırlamaları Görev ve faaliyetlere ilişkin hazırlanması gereken raporlar hakkında yazılı ve bilgilendirme BİS toplantılarıyla tüm birim personelinin bilgilendirilmesi sağlanacaktır. Tüm Birimler Tüm Birimler personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. gereken raporlar hakkında bilgilendirilmektedir.

14 15.Kayıt ve Dosyalama Sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü BİS 15 evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve BİS 15 dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. BİS Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamaktadır. BİS Oluşturulan Elektronik Doküman Yönetim Sistemine tüm birimler dahil edilecektir. ABID-SGBD-HT Tüm Birimler Oluşturulan Elektronik Doküman Yönetim Sisteminin ihtiyaçlara cevap verme kabiliyeti ABİD-SGDB- BİS Tüm Birimler ölçülerek gerekirse kapasitesi (Yazılım, Donanım) artırılacaktır. İMİD Kayıt ve dosyalama sistemi BİS 15.2 kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve EBYS, kapsamlı ve güncel personel tarafından ulaşılabilir ve tutulmaktadır. BİS Kayıt ve dosyalama sistemi Standart Dosya Planı'na uygun olarak geliştirilecektir. İMİD-ABİD Tüm Birimler izlenebilir olmalıdır. EBYS içinde, kişilerin gizlilik içeren Kayıt ve dosyalama sistemi, bilgi ve belgelerinin güvenliğini BİS 15.3 kişisel verilerin güvenliğini ve sağlayacak gerekli önlemleri alacak BİS Personel dosyaları kişisel bilgilerin güvenliği korunacak şekilde arşivlerde muhafaza edilecektir. PDB Tüm Birimler korunmasını sağlamalıdır. mekanizmalar korunmaktadır. (EBYS Talimatı) EBYS'ne İlişkin EBYS'nin, Başbakanlıkça belirlenen Talimat, Yönerge düzenlemeler ile ilgili diğer mevzuat Kayıt ve dosyalama sistemi ve Olurlar, hükümlerine uyumluluğu Kayıt ve dosyalama, Başbakanlıkça belirlenen standart dosya planına ve ilgili diğer mevzuat BİS 15.4 belirlenmiş standartlara uygun BİS İMİD Tüm Birimler sürdürülecektir.(2008/16 Başbakanlık hükümlerine uygun olarak, EBYS ne uyarlanarak, güncellemelere devam edilecektir. olmalıdır. Genelgesi TSE 13298) Gelen ve giden evrak EBYS belirlenen kurallar dahilinde zamanında kaydedilmeli, standartlara Evrak biriminde çalışan personele, evrakın kaydedilmesi, standartlara uygun bir şekilde işletilerek istenen standardın BİS 15.5 uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve BİS sınıflandırılması, arşiv sistemine uygun muhafaza edilmesi konusunda bilgilendirilme İMİD Tüm Birimler sağlanmasına devam edilecektir. arşiv sistemine uygun olarak faaliyetleri ve eğitimin verilmesi sağlanacaktır. (EBYS Talimatı) muhafaza edilmelidir İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve sınıflandırılması, korunması ve BİS 15.6 erişimini de kapsayan, belirlenmiş erişimini de kapsayan, belirlenmiş Oluşturulmuş olan (EBYS) arşiv ve dokümantasyon sistemleri korunacak, geliştirilecek ve BİS standartlara uygun arşiv ve standartlara uygun arşiv ve standartlara göre güncellenecektir. ABİD Tüm Birimler TAMAMLANMIŞTIR. dokümantasyon sistemi dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. oluşturulmuştur.

15 16.Hata Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi: BİS 16 İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen BİS 16 içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların Hata, usulsüzlük ve bildirim işlemleri belirlenip Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim işlemleri, mevzuat çerçevesinde belirtilen usul ve TEFTİŞ KURULU BİS 16.1 yolsuzlukların bildirim yöntemleri BİS Tüm Birimler duyurulan usul ve esaslar esaslar çerçevesinde yapılacaktır. BAŞKANLIĞI belirlenmeli ve duyurulmalıdır. çerçevesinde yapılmaktadır. Yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük 657 Sayılı DMK Yöneticiler, bildirilen hata, ve yolsuzlukları mevzuat çerçevesinde Yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları mevzuat çerçevesinde değerlendirerek ve İkincil HUKUK BİS 16.2 usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında değerlendirerek gerekli işlemi BİS gerekli işlemleri yapacaktır. Söz konusu işlemler mevzuatla belirlenen usuller çerçevesinde Tüm Birimler Mevzuatı 5018 MÜŞAVİRLİĞİ yeterli incelemeyi yapmalıdır. yapmaktadır. (Teftiş Kurulu gerekli ve görevli birimlere bildirileceklerdir. Sayılı Kanun ve Başkanlığı 2008/8 Genelge) İkincil Mevzuatı Hata, usulsüzlük ve Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları yolsuzlukları bildiren personele haksız Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personelin bu bildiriminden dolayı herhangi bir HUKUK BİS 16.3 bildiren personele haksız ve ayırımcı BİS Tüm Birimler ve ayırımcı bir muamele olumsuz muameleyle karşılaşmaması için yöneticiler gerekli tedbirleri alacaktır. MÜŞAVİRLİĞİ bir muamele yapılmamaktadır. yapılmamalıdır.

16 5- İZLEME Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Sorumlu Birim Eylem Kod İşbirliği Tamamlanma Mevcut Durum Öngörülen Eylem veya Eylemler veya Çalışma Çıktı/ Sonuç Açıklama No Yapılacak Birim Tarihi grubu üyeleri 17.İç Kontrolün Değerlendirilmesi: İS 17 İdareler iç kontrol sistemini yılda en İS 17 az bir kez değerlendirmelidir İç kontrol sistemi, sürekli izleme İS 17.1 veya özel bir değerlendirme yapma - İS Genel Müdürlüğümüz iç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilecektir. veya bu iki yöntem birlikte Tüm Birimler kullanılarak değerlendirilmelidir. HER YIL OCAK AYINDA İç kontrolün eksik yönleri ile İS 17.2 uygun olmayan kontrol yöntemlerinin Yıllık faaliyet raporları, stratejik planlar, iç ve dış denetim raporlarının izlenmesi ve yıllık belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli - İS değerlendirilmesi sonucunda tespit edilen eksiklik, hata ve usulsüzlüğe ilişkin düzenleyici ve önlemlerin alınması konusunda süreç düzeltici önlemlerin alınması sağlanacaktır. Tüm Birimler ve yöntem belirlenmelidir. HER YIL MAYIS AYINDA İç kontrolün değerlendirilmesine Her bir harcama birimi kendi bünyesinde sisteme ilişkin eksiklikleri tespit edecek ve gerekli İç Denetim Birimi İS 17.3 idarenin birimlerinin katılımı - İS önlemleri alacaktır. Gerekirse eksik ve yetersiz alanlara yönelik kontrol mekanizmaları iç Tüm Birimler Yıllık Faaliyet sağlanmalıdır. denetim birirmi gözetiminde geliştirilecektir. Raporu İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin İS 17.4 görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep İç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporların ilgili birim yöneticisiyle birlikte - İS ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim değerlendirilmesi sağlanacaktır. Tüm Birimler sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır İç kontrolün değerlendirilmesi İç kontrolle ilgili olarak yapılan değerlendirmeler sonucunda alınması gereken önlemler sonucunda alınması gereken önlemler İS İS belirlenecektir. Söz konusu önlemler için eylem planı oluşturulacak ve uygulanması Tüm Birimler belirlenmeli ve bir eylem planı sağlanacaktır. çerçevesinde uygulanmalıdır.

17 18. İç denetim: İdareler fonksiyonel İS 18 olarak bağımsız bir iç denetim İS 18 faaliyetini sağlamalıdır İç denetim faaliyeti İç Denetim İç denetim faaliyetleri, standartlara Koordinasyon Kurulu tarafından uygun olarak hazırlanan 3 yıllık plan İç denetim birimi faaliyetleri standartlara uygun bir şekilde hazırlanan 3 yıllık plan ve 1 yıllık İç Den. Birimi İS 18.1 İS Tüm Birimler belirlenen standartlara uygun bir ve 1 yıllık programlar çerçevesinde programlar çerçevesinde düzenli olarak yürütülecektir. Başkanlığı şekilde yürütülmelidir. düzenli olarak yürütülmektedir. İç Denetim Birim Yönergesi İç denetim sonucunda idare İç denetim sonucunda idare tarafından tarafından alınması gerekli görülen alınması gerekli görülen önlemleri İç denetim faaliyetleri sonucunda idarece alınması gereken önlemleri içerir kapsamlı bir eylem İç Den. Birimi İS 18.2 önlemleri içeren eylem planı İS Tüm Birimler içeren eylem planı hazırlanmakta, planı hazırlanacak, uygulanacak ve sonuçları iç denetim birimi tarafından takip edilecektir. Başkanlığı hazırlanmalı, uygulanmalı ve uygulanmakta ve izlenmektedir. izlenmelidir.