IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu İç Tüzüğü

Transkript

1 IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu İç Tüzüğü

2 2 IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu İç Tüzüğü 1.Kurumsal Bilgiler 1.1. İsim: Kuruluş, IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers, Inc., ye bağlı IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu adı ile anılır Statü: IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu hiyerarşik olarak aşağıdaki kurumlara bağlı statüde çalışmaktadır IEEE içi statü: IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu 8. bölge Türkiye Şubesi ne bağ-lıdır Üniversite içi statü: IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu ODTÜ Kültür İşleri Müdür-lüğü ne bağlıdır Amaçlar: 1. Üyelerinin mesleki ve sosyal açıdan gelişmelerini sağlamak, 2. Bilgiyi ve teknolojik gelişmeyi teşvik etmek, 3. Topluma teknolojinin faydasını anlatmak, farkındalığını arttırmak, 4. Teknoloji odaklı girişimciliği artırmak, 5. Üniversite sanayi işbirliğini güçlendirmek, 6. Mühendisliğin bilinirliğini artırmak, 7. Üyelerin ve kişisel gelişimini teşvik etmek, iş hayatında gerekli olan bilgi ve beceriler ile donatmaktır İletişim Bilgileri: Ofis: ODTÜ Elektrik Elektronik Mühendisliği Bölümü A ANKARA TÜRKİYE Telefon: Fax: Ağ Sayfası: E-Posta: ieee@ieee.metu.edu.tr 1.5. Üyelik Kapsamı: 1. Toplulukta aktif ve gönüllü olarak çalışan, IEEE resmi üyesi olan veya ODTÜ Kültür İşleri Müdürlüğünde üye gözüken her öğrenci IEEE ODTÜ üyesidir.

3 3 IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu İç Tüzüğü 2. Aktif üye olunması, üyenin bir öğrenim yılı içinde topluluk çalışmalarında etkin olarak görev almasına ve Genel Kurullara katılmasına göre Yönetim Kurulu tarafından belirlenir ve akademik danışmanın onayı ile kesinleşir. 3. Seçme ve seçilme hakkına yalnızca aktif üyeler sahiptir. 4. Yönetim Kurulu ve Denetleme Kurulu Üyeleri doğal olarak aktif üye sayılırlar. 5. Her üyenin topluluktan ayrılma hakkı saklıdır. Ayrılma dilekçesinin Yönetim Kuruluna ulaşmasıyla üyelik hakları düşer. Öğrenci yeniden üye olmak isterse topluluklara alınma koşullarını yerine getirmek zorundadır. 6. Yönetim Kurulu topluluğun amacına ters düşen davranışlar içinde bulunan ya da disiplin cezası alan üyeleri, gerekçe göstererek üyelikten çıkarabilir. Karar Yönetim Kurulunun oy çokluğu ile alınır; akademik danışman, Kültür İşleri Müdürlüğü ve Rektörlük onayı ile kesinleşir. 3.IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu Organigramı: IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu işlerini her biri kendi alanında uzmanlaşmış 7 temel komite aracılığı ile yürütür. Topluluk etkinliklerini projeler şeklinde düzenler. Her bir proje etkinliğine uygun uzmanlık isteyen idari işlerini, söz konusu komiteler aracılığı ile gerçekleştirir. IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu, IEEE misyonuna uygun olarak, teknik kol birimleri açabilir ve ilgili alanlarda faaliyet gösterebilir,aynı zamanda yapı ve misyonuna uygun diğer uluslararası öğrenci organizasyonları ile işbirliği yapabilir Yönetim Kurul (YK) 3.2.İdari Kurul (İK): Komiteler Teknik Kol Bölümleri Diğer Öğrenci Organizasyonları İle İşbirliği Alt Birimi Proje Grupları 3.3. Genel Kurul 3.4. Danışma Kurulu 3.5. Denetleme Kurulu 3.6. Akademik Danışman 3.1. Yönetim Kurulu Yönetim Kurulunun Üyelerinin Görev ve Sorumlulukları: 1. Yönetim Kurulu 5 asil 5 yedek üyeden oluşmaktadır.asil üyeler sırasıyla Yönetim Kurulu Başkanı, İç İlişkilerden Sorumlu Başkan Yardımcısı, Dış İlişkilerden Sorumlu Başkan Yardımcısı, Genel Sekreter ve Finansal Direktör den oluşur. 2. Bütün yönetim kurulu üyelerinin uluslararası IEEE üyeliklerinin görev süresi boyunca aktif olarak devam etmek zorundadır. 3. YK, seçimler ve atamalar bölümündeki 4. Maddeye uygun olarak seçilir. 4. YK nin görev süresi 1 akademik yıldır.

4 4 IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu İç Tüzüğü 5. YK, IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu nun bu tüzüğe uygun olarak yönetilmesinden,yıllık planda belirtilen etkinliklerden ve harcamalardan sorumludur. 6. YK on beş günde en az 1 kere toplanır. 7. YK, IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu nun tüm işlerinden ODTÜ Kültür İşleri Müdürlüğü ne karşı sorumludur. 8. Kol içerisinde yürütülen tüm çalışmaların denetlenmesinden sorumludur. 9. Topluluğun tüm harcamalarını Kültür İşleri Müdürlüğü'nün takibine sunmakla yükümlüdür. 10. İK toplantılarında YK nin temsil edilmesi zorunludur. Başkan ın katılamadığı İK toplantılarına İç İlişkilerden Sorumlu Başkan Yardımcısı vekalet eder. İç İlişkilerden Sorumlu Başkan Yardımcısı nın da katılamadığı durumda Başkan ın YK üyelerinden birini vekaleten ataması gerekir. 11. İdari Kurul üyelerini belirlemek için YK nin seçim düzenleme, atama yapma ve bu görevden alma yetkisi vardır. 12. Yönetim Kurulu bir yıl boyunca yapılan bütün YK ve İK toplantılarının raporlarını karar defterine tarihleriyle geçirmekle istendiğinde Denetleme Kurulu na sunmakla yükümlüdür. 13. Resmi sosyal medya hesaplarının bütün bilgileri YK üyelerinden bulunmak zorundadır. Yönetim Kurulu Üyeliğinin Sonlandırılma Şartları: 1. Mazeret bildirmeden 2 Yönetim Kurulu toplantısına katılmaması durumunda üyeliği düşürülür. 2. Yönetim Kurulu, IEEE ODTÜ YK Başkanı`nın aşağıda sayılan görevlerini yerine getirmediği düşünüyorsa diğer YK üyelerinin oybirliği ve imzasıyla hazırlanmış bir uyarı yazısı ile bir hafta arayla 2 kez uyarıda bulunulur.eğer YK üyelerinin bu konudaki görüşü 2 haftanın sonunda değişmezse, YK başkanının durumu, YK üyeleri tarafından İK üyelerine bildirilir. İK toplantısında idari kurulun oyları ile verilecek karar doğrultusunda gerek görülürse akademik danışmana bir dilekçe vasıtasıyla başvurulur. Eğer görevini yerine getirmeyen başkan haricinde bir YK üyesi ise, diğer YK üyelerinin oybirliği ve imzasıyla hazırlanmış bir uyarı yazısı ile bir hafta arayla 2 kez uyarıda bulunulur. Bu sürecin sonunda eğer YK üyelerinin bu konudaki görüşleri değişmezse YK üyesinin görevine son verilir. 3. YK üyeleri görevinden istifa etmek istediği takdirde Yönetim Kurulu na gerekçeleriyle birlikte istifa dilekçesi yazmak durumundadır. Bu konudaki karar dilekçe verildikten sonraki ilk YK toplantısında görüşülür. 4. Yönetim Kurulu üyelerinden herhangi birinin uluslararası IEEE üyeliği görev süresi içerisinde aktif olmaz ise, diğer YK üyeleri tarafından durum yazılı olarak ilgili YK üyesine bildirilir. Bu bildiriden 2 hafta sonra durum değişmez ise diğer YK üyelerinin de onayıyla YK üyesinin görevine son verilir Başkan: 1. YK Başkanı, YK dan aldığı yetki ile resmi makamlar katında ve dış ilişkilerde IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu nu temsil eder. 2. Topluluğun tüm işlerinden gerek topluluk üyelerine gerekse dış makamlara karşı öncelikli olarak sorumludur.

5 5 IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu İç Tüzüğü 3. YK ve İK toplantılarına başkanlık eder. 4. YK içerisinde görev dağılımını belirleme yetkisi vardır. 5. Başkan YK ve İK üzerinde olağanüstü toplantı çağrısı yetkisine sahiptir. 6. Başkan, ilk YK toplantısında uygun gördüğü bir yönetim kurulu üyesini IEEE ODTÜ'nün resmi web sitesi olan ieee.metu.edu.tr'nin içerik yöneticisi olarak atar. Atanan bu üye sitenin güncel olarak takip edilmesi ve gerekli duyuruların bu site üzerinden yapılması ile yükümlüdür. 7. Başkan ilk YK toplantısında uygun gördüğü bir yönetim kurulu üyesini IEEE ODTÜ nün Sistem Yöneticisi olarak atar. Atanan bu üye sistem komitesinin sorumlu olduğu bütün maddelerden sorumludur İç İlişkilerden Sorumlu Başkan Yardımcısı : 1. İlk Yönetim Kurulu toplantısında belirlenen görevlerle yükümlüdür. 2. Dış İlişkilerden Sorumlu Başkan Yardımcısı ile birlikte topluluğun zaman ve işgücü planlamasından sorumludur. Bu görev için kısa ve uzun vade etkinlik planları hazırlar. Bu planları hazırlarken topluluğun bütçesini göz önünde bulundurarak Finansal Direktör ile birlikte çalışır. 3. Başkan'ın fiili yada manevi yokluğunda Başkan'ın görev ve sorumluluklarını üstlenir. 4. Topluluğun tüm yönetimsel işleyişinin geliştirme önerilerini hazırlar ve tüm bunları rapor halinde YK ya sunar. 5. İK nın yıl içindeki performanslarını denetler, gelişimleri için önerilerde bulunur ve tüm bunları gerekli zamanlarda YK ya yazılı olarak rapor etmekle yükümlüdür Dış İlişkilerden Sorumlu Başkan Yardımcısı: 1. Topluluğun ulusal ve uluslararası platformda en iyi şekilde temsil edilmesi için gerekli çalışmaları yapar Yönetim Kurulu na sunar ve uygulanmasını takip eder. 2. Topluluğun tüm yönetimsel işleyişinin geliştirme önerilerini hazırlar ve tüm bunları rapor halinde YK ya sunar. 3. Başkanın fiili yada manevi yokluğunda İç İlişkilerden Sorumlu Başkan Yardımcısı nın bulunmadığı durumda görev ve sorumluluklarını üstlenir. 4. Ulusal veya uluslararası resmi veya gayriresmi kurumlarla birlikte yürütülen projelerin koordinasyonundan sorumludur. 5. IEEE ODTÜ nün katıldığı fuar ve organizasyonlarla ilgili bağlantıları kurmak, bu etkinliklerde stant ve tanıtıcı faaliyetleri yürütmek, ilgili komite ve birimlerle birlikte çalışma süreçlerinin takibinden sorumludur Genel Sekreter: 1. IEEE bünyesindeki her türlü programları, oluşumları, etkinlikleri, fon, burs, yarışma ve ödülleri takip etmek, bunlardan üyelerinde haberdar olmasını sağlamakla sorumludur. 2. IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu nun IEEE ye ve ODTÜ Kültür İşleri Müdürlüğü ne, ve ODTÜ Rektörlük üne dokümantasyonun sağlanması ve bu birimlerle arasındaki ilişkilerin

6 6 IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu İç Tüzüğü sürekliliğinin takip edilmesi ile sağlamlaştırılmasından direk olarak sorumludur. 3. Toplantı gündem ve tutanaklarını, yıllık planı, yıllık raporu ve her türlü yazışmaların yazılmasından ve Kültür İşleri Müdürlüğü nün denetimine sunulmasından sorumludur. 4. YK ve genel kurul toplantılarının tarihlerinin belirlenmesinden ve duyurulmasından sorumludur Finansal Direktör: 1. Topluluğun tüm mali hesaplarından doğrudan sorumludur. 2. Muhasebe defteri tutarak her zaman gelir-gider ve bakiye hakkında bilgi sahibi olmalıdır. Her yıl IEEE Türkiye Şubesi ile birlikte ODTÜ Kültür İşleri Müdürlüğü ne, ODTÜ Geliştirme Vakfı na ve YK ya ve Denetleme Kuruluna düzenli olarak mali rapor sunmaktan sorumludur. 3. Topluluğun alacaklarının toplanmasında ve ödemelerinin yapılmasında ilgili IEEE ODTÜ YK ile birlikte sorumludur. 4. Topluluğun yıllık bütçesinin hazırlanmasında YK ile birlikte sorumludur İdari Kurul İdari Kurul; Komite Başkanları, Proje Grubu Koordinatörleri ve Teknik Kol Başkanları ndan oluşur. 1. Aksine bir karar olmadığı sürece İK her hafta Pazartesi günü toplanır. 2. Tüm YK üyeleri mazeretli durumlar dışında tüm İK toplantılarına katılır. 3. Toplantıya katılamayacak, geç katılacak veya erken ayrılacak olan üye idari kurul ileti listesi aracılığıyla toplantıdan en az bir gün önce mazeretini İK ya bildirir. 4. İK toplantısı en az bir YK üyesi ile toplanır. 5. Mazeret bildirmeden veya İK tarafından geçersiz bulunan bir mazeretle iki kez üst üste veya görev süresi boyunca toplamda 2 kez devamsızlık yapan İK üyesinin durumu YK tarafından değerlendirilir. 6. İK toplantılarında tüm komite, teknik kol başkanları ile proje grubu koordinatörleri yaptıkları faaliyetlerle ilgili haftalık rapor sunarlar. İK toplantılarının gündemi her hafta İK tarafından belirlenir. 7. YK gerekli gördüğü her konuda İK kararına başvurabilir. 8. İK toplantılarında alınan kararlar sekreter tarafından Karar Defteri ne yazılır. 9. Odanın anahtarları sadece İK üyelerinde ve Denetleme Kurulu üyelerinde bulunur. Oda anahtarına sahip olan herkes odanın güvenliği ve temizliğinden eşit miktarda sorumludur. 10. İK üyesinin istifa etmek istemesi durumunda, gerekçelerini bir dilekçe ile yazılı olarak YK ya bildirmesi zorunludur Dilekçenin verilmesinden sonraki ilk YK toplantısında durum görüşülür ve alınan karar uygulanır. 11. Bütün idari kurul üyelerinin görev süresi boyunca IEEE uluslararası üyeliğinin olması zorunludur Komiteler: Komitelerin görevleri:

7 7 IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu İç Tüzüğü 1. IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu nun ihtiyaç duyduğu temel işlevleri üstlenen özelleşmiş birimlere Komite adı verilir. 2. Komiteler bir başkan(lar) ve bu komitede çalışmak isteyen IEEE ODTÜ üyelerinden oluşur. Komiteler ihtiyaçları doğrultusunda YK nın onayı ile kendi bünyelerinde bir yapılanmaya gidebilirler. 3. Komiteler topluluğun ihtiyaçları doğrultusunda kendi üstlerine düşen görevleri yerine getirmekle yükümlüdürler. 4. Görevin sorumluluğu işi alan üyeye aittir. Görevin yapılmaması durumunda üyenin bağlı olduğu komitenin başkan(lar)ı YK ya karşı sorumludur. 5. Komiteler çalışmalarını ODTÜ Kültür İşleri Müdürlüğü Topluluklar Yönetmeliği çerçevesinde yürütür Sponsorluk ve Kurumsal İlişkiler Komitesi: 1. Bu komite 1 başkan ve 1 başkan yardımcısı olmak üzere 2 İK tarafından yürütülür. 2. Topluluğun her türlü etkinliğinde ihtiyaç duyulan bütün sponsorlukların sağlanmasından sorumludur. 3. Çalışmalar sonucunda elde edilen bağlantıların (kuruluş, isim, bağlantı amacı, adres, vb..) sürekliliğinin sağlanması için gerekli dokümantasyonun yapılmasından sorumludur. 4. Şirketlerle olan ilişkilerin düzenlenmesinden, sözleşme süreçlerinin yönetilmesinden, ilgili sponsorluk evraklarının hazırlanmasından ilgili YK üyesi ile birlikte sorumludur Basın ve Halkla İlişkiler Komitesi: 1. Bu komite 1 başkan tarafından yürütülür. 2. Topluluğun basınla ilişkilerinin kurulması ve her türlü etkinliğinin basın yoluyla duyurulmasını sağlar. 3. Basın kuruluşları ile kurulan bağlantıların sürekliliğinin sağlanması için gerekli dokümantasyonu yapar. 4. IEEE üyeliğinin getireceği faydaların öğrencilere aktarılarak üye sayısını arttırıcı etkinliklerin (üyelik kampanyası, genel üye toplantıları, vb) yapılmasından sorumludur. 5. Kol üyelerinin oluşabilecek üyelik sorunlarının giderilmesinden sorumludur. 6. Tanıtım ve Pazarlama Komitesi ile birlikte IEEE ODTÜ nün düzenlemiş olduğu, etkinlik, seminer ve toplantıların kampus içerisindeki duyuru çalışmalarından sorumludur. 7. Planlanan toplantı ve etkinlikler için idari birimlerden izin alınması ve dilekçe takibi ve IEEE ODTÜ üyeleri ile ilgili bütün izinlerden Basın ve Halkla İlişkiler Komitesi nin ve ilgili YK üyesinin sorumluluğundadır Tanıtım ve Pazarlama Komitesi: 1. Bu komite 1 başkan tarafından yürütülür. 2. Tanıtım için kullanılacak her türlü görsel materyal, video, tanıtıcı doküman, ilân tahtası ve benzeri araçların kullanımı, ortaya çıkacak yeni fikirler için stratejik planlamanın oluşturul-

8 8 IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu İç Tüzüğü masından ve yürütülmesinden Yayın ve Tasarım Komitesi ile sorumludur. 3. IEEE ODTÜ nün sosyal medya hesaplarının yönetilmesinden YK üyeleri ile birlikte sorumludur Sosyal Etkinlikler Komitesi: 1. Topluluk üyelerinin iletişimini ve verimli çalışmasını artırmak amacıyla sosyal etkinliklerin, (sinema, tiyatro, spor etkinlikleri, vb) organizasyonunun yapılmasından sorumludur. 2. Yıl içerisinde yapılacak olan şehir dışı etkinliklerin organizasyonundan YK üyeleri ile sorumludur Yayın ve Tasarım Komitesi: 1. Kol adına yayımlanan materyallerin (dergi, broşür, afiş, vb) hazırlanmasından ilgili YK üyesi ile sorumludur Sistem Komitesi: 1. Toplulukta önceki sistem yöneticisinin önerip yönetim kurulunun atadığı 1 ve yönetim kurulu üyesi 1 sistem yöneticisi olmak üzere toplam 2 sistem yöneticisi vardır. 2. Bu komite yönetim kurulunun atadığı sistem yöneticisi tarafından yönetilir. 3. Topluluğun mail akışının sağlanmasından, web sitelerinin sunucuda barındırılmasından, tüm sunucu(ların) bakımlarından, sunucu(ların) güvenliğinden ve şu an burada öngörülmeyen tüm altyapısal işlerinden sorumludur Kişisel Gelişim ve Eğitim Komitesi: 1. Bu komite bir başkan tarafından yönetilir. 2. IEEE ODTÜ üyelerinin teknik ve sosyal gelişime katkı sağlamak için eğitimler düzenlemekle sorumludur. 3. Düzenlenecek eğitimlerin içeriğinin hazırlanmasında ilgili alt birim başkanı/koordinatörü ile birlikte sorumludur. 4. Dönem içinde düzenlenecek olan Motivasyon ve Simülasyon Haftasonu etkinliklerinin düzenlenmesinden sorumludur Teknik Kol Birimleri 1. Teknik kol birimleri, IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu bünyesinde kurulmuş, IEEE tarafından belirlenmiş teknik konularda çalışan gruplardır. Teknik kol birimleri üzerinde çalıştığı teknik konulara göre uluslararası IEEE tarafından belirlenen isimlerle isimlendirilirler. 2. Teknik kol birimleri bir başkan ve kol bölümünde çalışmak isteyen IEEE üyelerinden oluşur.

9 9 IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu İç Tüzüğü Kol birimleri ihtiyaçları doğrultusunda kendi bünyelerinde bir yapılanmaya YK onayı ile gidebilirler. 3. Teknik Alt Birimlerin sayısı ve içeriği YK tarafından belirlenir Diğer Öğrenci Organizasyonları İle İşbirliği Alt birimi: 1. IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu misyonu ve vizyonu çerçevesinde, ulusal ve uluslararası alanda faaliyet gösteren öğrenci organizasyonları ile ortak çalışmalar yürütebilir ve bu amaca yönelik alt birim kurabilir Proje Grupları : 1. Proje grupları, komitelerin gerçekleştirdikleri temel işlevler dışında ayrı bir etkinliği gerçekleştirmek üzere oluşturulmuş gruplardır. 2. Kendi içerisinde ayrı bir organizasyona ihtiyaç duyabilecek büyüklükte etkinlikler YK tarafından proje olarak tanımlanır. 3. Proje gruplarını, proje koordinatörleri yönetir. Koordinatörler YK tarafından atanır. 4. Projelerin sürekliliğine YK karar verir. 5. Proje gruplarının çalışma süreleri 1 akademik yıldır. 6. Proje grupları çalışma süreçlerinde gerekli görürlerse, yapı dahilindeki komiteleri kullanır. 7. Proje çalışmalarında, görev alan üye, görevini yerine getirmekle sorumludur. İşin yapılmaması durumunda üyenin bağlı olduğu proje grubunun koordinatörü İK`ya karşı sorumludur. 8. Proje Gruplarının içeriği ve sayısı YK tarafından belirlenir. 3.3.Genel Kurul 1. Topluluğun en yetkili karar organıdır. 2. Topluluğun kayıtlı üyelerinden oluşur. 3. Bir öğrenim yılında en az iki kez, Genel Kurula katılma hakkı bulunan üyelerin yarısından bir fazlasının katılımı ile toplanır. İlk toplantıda yeter sayı sağlanmazsa ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz. 4. Yönetim Kurulunun ve Denetim Kurulunun önerileri ya da üye çoğunluğunun (%51) yazılı isteğiyle olağanüstü toplanır. 5. Yönetim Kurulu olağan ve olağanüstü toplantıları bir hafta önceden duyurur. 6. Topluluğun tüzük ve yönetmeliğini onaylar, değişiklik önerilerini görüşüp karara bağlar. 7. Akademik danışman gerek görürse Genel Kurulda gözlemci olarak bulunabilir. 8. Öğrenim yılı başında etkinlik raporlarını onaylar, öğrenim yılı sonunda ise topluluğun Dönem Sonu Raporunu, Gelir-Gider Çizelgesini ve Denetleme Kurulunun Raporlarını inceler ve karara bağlar Danışma Kurulu: 1. Geçmiş üyelerin deneyimlerinden yararlanmak üzere kurulmuş, tüm IEEE üyelerinin, IEEE ODTÜ ile ilgili konularda danışabileceği bir ileti listesine sahiptir. ( dk@ieee.metu.edu.tr ). 2. Danışma Kurulu,her dönem düzenlenen etkinliklerle bir araya gelerek tecrübe aktarımında

10 10 IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu İç Tüzüğü bulunurlar. 3. Danışma Kurulu üyeleri, YK üyeleri veya İK üyelerinin talepleri doğrultusunda gerekli toplantı ve bilgi aktarımı süreçlerinden sorumludur Denetleme Kurulu 1. Denetleme Kurulu, görev süresini bitirmiş önceki dönemlerde Yönetim Kurulu Üyeliği yapmış 3 asil üye ve önceki dönemlerde İdari Kurul üyeliği yapmış 3 yedek üyeden oluşur. 2. Bir önceki dönemin YK başkanı otomatik olarak Denetleme Kurulu asil üyesi olur. 3. Topluluğun bütçe ve hesap işlemleri ile ilgili defter ve belgeleri her öğrenim dönemi sonunda inceler, sonuç ve önerilerini Yönetim Kurulu na bir raporla bildirir. 4. Yönetim Kurulu tarafından düzenlenen bir sonraki öğrenim dönemine ilişkin programının ve bütçesinin görüşüleceği toplantıda hazır bulunarak önerilerini bildirir. 5. Denetleme Kurulu üyeleri topluluk odasının anahtarını bulundurma hakkına sahiptir Akademik Danışman: 1. Akademik danışman üniversitenin tam zamanlı öğretim görevlileri arasından kendisinin de onayı alınarak IEEE ODTÜ YK sında belirlenerek ODTÜ Rektörlük Makamı na sunulur. 2. IEEE Yönetmeliği çerçevesinde her akademik danışman 2 yıl görev yapar. Danışmanın onayı ile görev süresi uzatılabilir. 3. Akademik danışman IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu nun talep etmesi durumunda yürütülen çalışmalara idari anlamda destek verir, yönlendirme yapar. 4. İdari Kurul ve Yönetim Kurulu nun Üyelerinin Belirlenmesi: 1. Aşağıda belirtilen olağan seçim süreçleri dışında YK üyelerinin %60ının görevinden ayrılması veya İK üyelerinin %60ının görevinden ayrılması durumunda seçim süreci YK tarafından erken bir tarihte uygulanabilir. 2. Bu yetersizlik dışında YK nın gerekli görmesi durumunda seçim sürecinin erkene alınması İK üyeleri tarafından oylanarak karara bağlanır Seçim Süreci: 1. Yönetim Kurulu üyeleri, teknik kol birimleri başkanları, bir önceki dönemki YK Başkanı dışındaki Denetleme Kurulu aşağıda belirtilen seçim süreciyle göreve gelirler. 2. Yönetim Kurulu na aday olabilmek için en az bir yıl İdari Kurul üyesi olmak gerekmektedir. 3. Seçim sürecinin başlaması için YK tarafından 3 Danışma Kurulu üyesi ve YK Başkanı ndan oluşan bir Seçim Kurulu oluşturulur. 4. Seçim Kurulu üyeleri seçimde aday olamaz. 5. Seçim Kurulu, seçim takvimini çıkarmakla yükümlüdür. 6. Seçim Kurulu seçmen listelerinin toplanmasından sorumludur. 7. Seçmen Listesi tüm üyelere duyurulur ve problem yaşayan üyeler için 1 günlük itiraz hakkı tanınır. 8. Seçim kazanma şartlarını belirleme hakkı Seçim Kurulu nda saklıdır. 9. Seçmen Listesinin son hali duyurulduktan sonra gelecek yıl aktif olarak çalışacak alt birimlerin tanıtılması, seçim süreci hakkında bilgi verilmesi, seçimde açılacak olan

11 11 IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu İç Tüzüğü pozisyonların tanıtılması ve seçim kazanma şartları hakkında bilgi verilmesi için bir Genel Kurul Toplantısı düzenlenir. 10. Genel Kurul Toplantısı na yazılı ya da dijital olarak(seçim Kurulu na mail yoluyla) mazeret bildirmeden katılmayan IEEE ODTÜ üyeleri seçilme hakkını kaybeder. 11. Seçmenler ve adayların bulunduğu seçmen listesi, ODTÜ Kültür İşleri Müdürlüğü ne kayıtlı IEEE ODTÜ üyelerinden oluşmak zorundadır. 12. Adaylık süreci Seçim Kurulu nun belirlediği tarihler arasında devam eder.aday olmak isteyen IEEE ODTÜ üyeleri motivasyon mektuplarıyla birlikte ilgili oldukları pozisyona başvurularını ye mail yoluyla gönderirler. 13. Seçim sunumlarından 1 gün öncesine kadar Genel Kurul da detayları anlatılan seçim yasakları Seçim Kurulu tarafından uygulanır. 14. Seçim Sunumları nın yapılacağı günden 24 saat önce adayların motivasyon mektupları topluluk sitesi (ieee.metu.edu.tr) üzerinden duyurulur. 15. Seçim Yasakları seçim süreci dahilinde ihlal edildiği Seçim Kurulu tarafında onanırsa ilgili aday ile ilgili yaptırımlar Seçim Kurulu nun kararı dahilinde belirlenir. 16. Oylama ile seçim sunumları arasında en fazla 24 saat bulunmalıdır. 17. Seçmen listesinde bulunan bütün IEEE ODTÜ üyeleri seçim sunumlarına katılmak zorundadır. 18. Seçim Sunumları na katılmayan üyeler seçme ve seçilme hakkını kaybederler. 19. Aday olan bütün topluluk üyeleri seçim sunumu yapmak zorundadır. 20. Sunum süreleri Seçim Kurulu tarafından belirlenen zaman planlaması çerçevesinde gerçekleşir. 21. Seçimler kapalı oy usülü ile IEEE ODTÜ Topluluk Odası nda bir gün boyunca mesai saatleri içerisinde yapılır.oylar Seçim Kurulu tarafından yalnızca adaylar önünde açık sayım usülü ile sayılır. 22. Seçim sonuçlarına Seçim Kurulu tarafından belirlenecek süre zarfında adaylar itirazda bulunabilirler. 23. Oy pusulasında aday olanların dışında Aday(lar)ı uygun bulmuyorum seçeneği bulunması zorunludur. 24. İtiraz süresinden hemen sonra kesinleşen seçim sonuçları Seçim Kurulu tarafından yazılı olarak topluluk odasında ve ieee.metu.edu.tr üzerinden dijital olarak duyurulur. 25. Seçimde kullanılan oy pusulaları ve seçim sonuçları 2 yıl süreyle YK tarafından muhafaza edilir. 26. Seçim Kurulu seçimler gerçekleştikten sonra bir hafta içerisinde yeni YK yı Kültür İşlerine bildirmek zorundadır. 27. Yönetim Kurulu yedek üyeleri yeni seçilen YK tarafından ilk Yönetim Kurulu toplantısında atanır. 28. Denetleme Kurulu yedek üyeleri yeni seçilen Denetmele Kurulu tarafından ilk Denetleme Kurulu toplantısında atanır Komite Başkanları ve Proje Grubu Koordinatörlerinin Atanması: 1. Seçim süreci bittikten sonra göreve gelen YK üyeleri tarafından atama takvimi belir-lenir. 2. Açılacak proje grupları koordinatörlükleri ve halihazırda bulunan komite başkanlıkları ieee.metu.edu.tr üzerinden ve yazılı olarak topluluk odasında duyurulur. 3. Adayların YK nın belirlediği adaylık formunu doldurmaları ve belirlenen tarihlerde YK ya iletmesi gerekmektedir. 4. Adaylık sürecinin sonunda YK nın belirlenen tarihte mülakat yoluyla son değerlendirmeler yapılır. 5. Sonuçlar en geç 24 saat sonra YK tarafından ieee.metu.edu.tr üzerinden ve topluluk odasında yazılı olarak duyurulur.

12 12 IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu İç Tüzüğü 6. Sonuçlarla ilgili bütün haklar YK da saklıdır Sistem Yöneticiliğinin Atanması: 1. Yılın herhangi bir zamanında görevini bırakmak isteyen sistem yöneticisi kendisinin yerine geçebilecek adayları yönetim kuruluna sunar. 2. Yönetim kurulu sistem yöneticisiyle yapacağı bir toplantı ile yeni sistem yöneticisini belirler. 5.Tüzüğün Değiştirilmesi ve Geçerlilik Şartları: 1. Yangın, sel, grev, lokavt, salgın hastalık, terör, ülke genelini etkileyen ekonomik kriz, kaza, savaş, iç savaş genel olarak kullanılan ulaşım araçlarında veya bunların yerini alacak uygun ikamelerde açık olması veya tarafların kontrolü dışında olan ve tüzük konusu IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu nun işlerini gerçekleştirilmesini engelleyen diğer herhangi bir nedenin ortaya çıkması halinde söz konusu nedenler ortadan kalkıncaya kadar IEEE ODTÜ Öğrenci Topluluğu İç Tüzüğü askıda kalacaktır. Böyle bir olaya maruz kalan YK gereken önlemleri almak durumundadır. Mücbir sebep ortaya çıkmasından sonra altmış günden daha uzun bir süre geçmesine rağmen imkânsızlık hali ortadan kalkmamışsa YK tüzüğün iptal edilmesinde veya bir kısmının değiştirilmesinde karar kılabilir. 2. Tüzükte değişiklik yapma hakkı yalnızca Genel Kurul da saklıdır. 3. Genel Kurulda tüzükle ilgili bir madde değişikliğinin tartışılabilmesi için Yönetim Kurulu üyelerinden birinin veya toplantıya katılan aktif üyelerin %25 inin önerisi gerekmektedir. 4. Değiştirilen maddenin onaylaması için genel kurula katılan salt çoğunluğun(%67) onayı gerekmektedir.