İ.Ü. AÇIK VE UZAKTAN EĞİTİM FAKÜLTESİ

Transkript

1 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:01 Rev Tarihi: Sayfa 1 / 21 İçindekiler tablosu 1. Amaç Kapsam Sorumlular Tanımlar İletişim Araçları Mail Gurubu AUZEF Süreç auzefsurec@googlegroups.com Web Sayfaları AUZEF Web sayfası İSUZEM Web Sayfası Programlara Ait Mikro Siteler Toplantı Yönetim Sistemi SMS Sistemi Dijital Ekranlar Dijital Signage Dijital Pano Video Wall Klasik Panolar AUZEF Haber Sitesi... 19

2 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:01 Rev Tarihi: Sayfa 2 / Sosyal Medya Elektronik Posta Klasik Posta Afiş, Poster, Pano Fuarlar Elektronik Belge Yönetim Sistemi Karınca İş Takip Sistemi... 21

3 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:01 Rev Tarihi: Sayfa 3 / Amaç İstanbul Üniversitesi Açık ve Öğretim Hizmetlerinde tüm paydaşların doğru ve güncel bilgi ile bilgilendirilip eş düşünce ve hareket oluşturmak için iletişim araçlarını doğru kullanmaktır. 2. Kapsam İstanbul Üniversitesi Açık ve Öğretim Hizmetlerinde yürütülen tüm hizmetleri, gelişmeleri, iç ve dış paydaşları ve haber duyuru niteliğindeki tüm faaliyetleri kapsar. 3. Sorumlular Tüm AZUEF çalışanları sorumludur. 4. Tanımlar AUZEF: İstanbul üniversitesi açık ve uzaktan eğitim fakültesi ADEK: akademik değerlendirme ve kalite geliştirme grubu 5. İletişim Araçları 5.1. Mail Gurubu AUZEF Süreç auzefsurec@googlegroups.com Tanımı ve Mail Gurubu Üyeleri Kalite Yönetim süreci tarafından oluşturulan ve AZUEF tüm iç paydaşlarının kayıtlı olduğu mail sistemidir. İç paydaşlar olarak tüm AUZEF çalışanları, tüm birim, program koordinatörleri, bilim kurulu üyeleri ve her türlü AUZEF Kurul üyeleridir Kuruluş Amacı İstanbul Üniversitesi Açık ve Uzaktan Eğitim Hizmetlerinin kurumsallaştırılması, kalite yönetim sisteminin yerleştirilmesi, tüm süreç geliştirme ve kalite geliştirme işlerinin yürütülmesi amacıyla kurulmuştur.

4 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:01 Rev Tarihi: Sayfa 4 / Haberleşme Prensipleri Bu sistem üzerinden haberleşme üst yönetim ve kalite geliştirme süreci tarafından bilgi, duyuru, eğitim dağıtımı ve makro sistem yönetimi amaçlı yapılır. Bu amaçla yapılan tüm haberleşmelerde yukardan aşağı iş akışı prensibine bağlı kalınır. Bunun dışında yapılacak aşağıdan yukarı haberleşmelerde makro sisteme katkı, süreçlerde yapılacak tartışmalardan tüm iç paydaşların da bilgilenmesinin istendiği konular, anlaşılmayan veya açıklanması gereken standart, prosedür veya talimat konularına yer verilir Web Sayfaları AUZEF Web sayfası Tanımı ve Duyuru Gurubu Üyeleri Bilişim süreci tarafından oluşturulan ve AZUEF tüm iç ve dış paydaşlarının duyuru sistemine kayıtlı olduğu Web sayfasıdır. İç paydaşlar olarak tüm AUZEF çalışanları, tüm birim, program koordinatörleri, bilim kurulu üyeleri, her türlü AUZEF Kurul üyeleri, AZUEF kapsamında ders veren, içerik hazırlayan, soru hazırlayan tüm öğretim elemanları ve AUZEF sınav sisteminde görev alan tüm personeldir. Dış paydaşlar olarak AUZEF Sisteminde ders alan tüm öğrencilerdir Kuruluş Amacı İstanbul Üniversitesi Açık ve Uzaktan Eğitim Hizmetlerinin kurumsallaştırılması, tanıtım ve duyuru işlemlerinin yapılması, birim hakkında her türlü bilgilendirme ve iletişim aracı olarak kullanılmasıdır.

5 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:01 Rev Tarihi: Sayfa 5 / Sayfa Yapısı: Üst panel

6 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:01 Rev Tarihi: Sayfa 6 / Üst Menü Hakkımızda Dekan Dekan Yardımcıları Prof. Dr. Deniz Ekinci Yrd. Doç. Dr. Ahmet Ağır Yrd. Doç. Dr. Ekrem DEMİR Kurullar Fakülte Kurulu Fakülte Yönetim Kurulu İdari Personel Süreç Analiz Portalı (QPR) AUZEF Kalite Yolu Birlikte Çalıştıklarımız Protokol Taslağı Birlikte Çalışma Standartları Taslağı Birlikte Çalıştıklarımız Açık Öğretim İşletme (Lisans) İktisat (Lisans) Sosyoloji (Lisans) Felsefe (Lisans) Tarih (Lisans) Coğrafya (Lisans) Uzaktan Eğitim AUZEF Programları Halkla İlişkiler ve Tanıtım (Lisans Tamamlama) Endüstri Mühendisliği (Lisans Tamamlama) Kamu Yönetimi (Lisans) Matematik (Lisans) Diğer Programlar Enformatik (Yüksek Lisans) Finansal Ekonometri (Yüksek Lisans) Sermaye Piyasası Uzmanlığı (Yüksek Lisans) Kültürel Miras Alanlarının Yönetimi Bilim Dalı (Yüksek Lisans) Müze Yönetimi Bilim Dalı (Yüksek Lisans) BÖTE (Lisans Programı) Çalışma Ekonomisi ve Endüstri İlişkileri (Lisans) Ekonometri (Lisans) Gazetecilik (Lisans) Halkla İlişkiler ve Tanıtım (Lisans) İktisat (Lisans) İşletme (Lisans) Maliye (Lisans) Radyo TV ve Sinema (Lisans) Türk Dili ve Edebiyatı (Lisans) İlahiyat (Lisans Tamamlama) Adalet MYO (Önlisans) Bankacılık ve Sigortacılık (Önlisans) Dış Ticaret (Önlisans) Cisco Ağ Akademisi Programı Hastalıkların Moleküler Mekanizmaları Programı Öğretim Elemanı

7 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:01 Rev Tarihi: Sayfa 7 / 21 Öğrenci İşlemleri Akademik Takvim Duyurular Başvurular Genel Kayıt Dondurma Kayıt Sildirme Not Dökümü (Transkript) Öğrenci Belgesi Sınav Sonucuna İtiraz Öğrenci Bilgi Merkezi Çözüm Masası Raporları Sıkça Sorulan Sorular Sağlık Hizmetlerinden Faydalanma Kılavuzlar İnternetten Önkayıt Klavuzu DGS Kayıt Kılavuzu ÖYS Kullanım Kılavuzu YÖS Kılavuzu Öğrenci Temsilciliği Öğrenci Otomasyon Sistemi Öğrenme Yönetim Sistemi Sınav Merkezi Ölçme ve Değerlendirme o Agno ve Ano Hesaplama Sınav Yerleri Kampüslere Ulaşım Sınavlarda İtiraz Edilemeyecek Hususlar Sorumlu Olunan Haftalar Yönetmelik, Yönerge ve Esaslar Belge İstekleri Bilgilendirme Evrak Gönderim Kanalları İletişim Bilgilerinin Güncellenmesi Kayıt Ders Alma İşlemi için Bilinmesi Gereken Önemli Hususlar Sınavlar Dönem Sonu Sınavları İçin Sınava Giriş Yerleri Başvuru ve Dilekçe Toplu Cevapları İkinci Diploma İkinci Diploma Nedir? Neden İkinci Diploma? Kimler Başvurabilir? Programlar Öğretim Gideri Ödemeleri Nasıl Kayıt Olabilirim? Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar Kayıt Tarihleri İletişim Facebook Twitter RSS Materyal Ücretleri

8 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:01 Rev Tarihi: Sayfa 8 / Alt Panel İSUZEM Web Sayfası Tanımı ve Duyuru Gurubu Üyeleri Bilişim süreci tarafından oluşturulan ve İSUZEM tüm iç ve dış paydaşlarının duyuru sistemine kayıtlı olduğu Web sayfasıdır. İç paydaşlar olarak tüm AUZEF çalışanları, tüm birim, program koordinatörleri, bilim kurulu üyeleri, her türlü AUZEF Kurul üyeleri, AZUEF kapsamında ders veren, içerik hazırlayan, soru hazırlayan tüm öğretim elemanları ve AUZEF sınav sisteminde görev alan tüm personeldir. Dış paydaşlar olarak AUZEF Sisteminde ders alan tüm öğrencilerdir Kuruluş Amacı İstanbul Üniversitesi Açık ve Uzaktan Eğitim Hizmetlerinin kurumsallaştırılması, tanıtım ve duyuru işlemlerinin yapılması, birim hakkında her türlü bilgilendirme ve iletişim aracı olarak kullanılmasıdır.

9 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:01 Rev Tarihi: Sayfa 9 / Sayfa Yapısı Üst Menü Orta Panel

10 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:01 Rev Tarihi: Sayfa 10 / Alt Panel Duyurular Programlara Ait Mikro Siteler Tanımı ve Duyuru Gurubu Üyeleri Bilişim süreci tarafından oluşturulan ve İlgili Diploma Programının tüm iç ve dış paydaşlarının duyuru sistemine kayıtlı olduğu Web sayfasıdır. İç paydaşlar olarak tüm AUZEF çalışanları, ilgili birim, program koordinatörleri, bilim kurulu üyeleri, her türlü AUZEF Kurul üyeleri, ilgili program kapsamında ders veren, içerik hazırlayan ve soru

11 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:01 Rev Tarihi: Sayfa 11 / 21 hazırlayan tüm öğretim elemanlarıdır. Dış paydaşlar olarak ilgili programda ders alan tüm öğrencilerdir Kuruluş Amacı İstanbul Üniversitesi Açık ve Uzaktan Eğitim Hizmetleri dahilinde ilgili diploma programının kurumsallaştırılması, tanıtım ve duyuru işlemlerinin yapılması, birim hakkında her türlü bilgilendirme ve iletişim aracı olarak kullanılmasıdır Sayfa Yapısı:

12 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:01 Rev Tarihi: Sayfa 12 / Üst Panel Üst Menü Sağ Panel (AUZEF Bağlantıları)

13 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:01 Rev Tarihi: Sayfa 13 / Sol Panel (Program Etkileşimleri)

14 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:01 Rev Tarihi: Sayfa 14 / Manşet Alt Bloklar

15 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:01 Rev Tarihi: Sayfa 15 / Toplantı Yönetim Sistemi Toplantı Yönetim Sistemi aynı zamanda bir iş dağıtım ve haberleşme sistemi gibi de işlemektedir. Bu sistem üzerinde yapılan toplantılarda her toplantı konusu bir karar veya bir iş emri ile bitmelidir. Bu kararların duyurulacağı kişiler veya iş emrine atanana kişi ve işin sonlanma tarihi sistemde işlenerek toplantı katılımcılarına, toplantıda görev verilenlere veya duyuru yapılması gerekenlere otomatik olarak elektronik posta yollanmaktadır SMS Sistemi AUZEF ve İSUZEM ile ilgili tüm öğrenci, öğretim elemanı, kurumsal, sosyal haberleşme işlemlerinde kullanılan cep telefonlarına otomatik kısa mesaj sistemidir. Kullanımı Eğitim Öğretim Süreci ve geliştirdikleri standartlara göre yapılır Dijital Ekranlar AUZEF yerleşkelerinde ve ilgili birimlerde yerleştirilmiş veya kullanım için izin alınmış ekranlardır. Kullanımı Eğitim Öğretim Süreci ve geliştirdikleri standartlara göre yapılır.

16 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:01 Rev Tarihi: Sayfa 16 / Dijital Signage Mevcut olan tüm dijital ekranlar mesai saatlerinde Eğitim Öğretim Süreci sorumluluğunda olarak çalışır durumda tutulur. Televizyonlarda gösterilecek imajlar için ilgili süreç her ay yönetime rapor sunar ve onay alır.

17 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:01 Rev Tarihi: Sayfa 17 / Dijital Pano Mevcut olan tüm dijital panolar mesai saatlerinde Eğitim Öğretim Süreci sorumluluğunda olarak çalışır durumda tutulur. Panolarda gösterilecek imajlar için ilgili süreç her ay yönetime rapor sunar ve onay alır Video Wall

18 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:01 Rev Tarihi: Sayfa 18 / Klasik Panolar AUZEF yerleşkelerinde ve ilgili birimlerde yerleştirilmiş veya kullanım için izin alınmış afiş veya poster yapıştırılabilen panolardır. Kullanımı Eğitim Öğretim Süreci ve geliştirdikleri standartlara göre yapılır.

19 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:01 Rev Tarihi: Sayfa 19 / AUZEF Haber Sitesi

20 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:01 Rev Tarihi: Sayfa 20 / Sosyal Medya 5.9. Elektronik Posta AUZEF Haberleşme sistemleri için her süreç ve gruba özel e-posta hesapları oluşturulur Klasik Posta AUZEF Haberleşmeleri için gerektiğinde klasik posta ile materyal yollanır Afiş, Poster, Pano AUZEF için tüm özellik, faaliyet, verilmesi gereken mesajlar afiş ve posterler yolu ile anlatılır. Hazırlanan afiş, poster veya pano materyalleri hem basılı hem de dijital olarak kullanılır. Bu hazırlıkların tamamı ses ve görüntülü hizmetleri süreci, bilişim süreci ve içerik tasarım süreci işbirliği ile yapılır. Bunun için verilmek istenen mesaj nedir, bu mesajın öğrencilere ne düşündürmesi gerektiği, çalışanlara ne düşündürmesi gerektiği, öğretim elemanlarına ne düşündürmesi gerektiği analiz edilir. Hazırlanan materyallerin bu etkileri oluşturup oluşturmadığı ön anket ile tespit edilir. Hedefe ulaşacağına karar verilen dokümanların yayınlanmasına karar verilir Fuarlar AUZEF ve İstanbul Üniversitesinin tanıtım, iletişim ve inceleme amaçlı katıldığı fuarlardır. Ulusal ve uluslararası yoğun talep gören tüm fuar ve organizasyonlara AUZEF stant hazırlayarak, promosyon ürünleri hazırlayarak, etkinlik planları yaparak ve bünyesinden görevliler göndererek katılır.

21 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:01 Rev Tarihi: Sayfa 21 / Elektronik Belge Yönetim Sistemi İstanbul Üniversitesi ve AUZEF ile ilgili birimlerde kullanılan elektronik belge yönetim sistemi Başbakanlık Devlet Arşivleri, Yükseköğretim Kurumu ve Üniversitemizin tüm mevzuatına uygun olarak kullanılır Karınca İş Takip Sistemi Bilişim Hizmetleri Süreci tarafından oluşturulan ve AUZEF iç paydaşlarının kayıtlı olduğu iş takip sistemidir. İç paydaşlar olarak tüm AUZEF personelinin yapması gereken işlerle ilgili talimatların yer aldığı, işlerin başlangıç ve bitiş tarihlerinin belirlendiği, tamamlanmış işlerin kayıtlarının tutulduğu ve iş takibi düzenini sağlayan sistemdir. Karınca İş Takip Sistemi aynı zamanda bir iç iletişim ve bilgilendirme sistemi gibi de işlemektedir. İşle ilgili birimler ya da kişiler, yapılmakta olan işlemlerin hangi aşamada olduğunu iş akışını bu sistem üzerinden takip edebilmektedir. İşle ilgili tüm gelişmeler ilgili kişilere elektronik posta yoluyla bildirilmektedir.