2012 FAALİYET RAPORU İÇİNDEKİLER. IV- KURUMSAL FAALİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A - Üstünlükler B - Zayıflıklar C - Fırsatlar D - Tehditler

Transkript

1

2 İÇİNDEKİLER I GENEL BİLGİLER A - Yetki, Görev ve Sorumluluklar B - İdareye İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı 2- Örgüt Yapısı 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 4- İnsan Kaynakları 5-Yönetim ve İç Kontrol Sistemi C - Diğer Hususlar II- AMAÇ VE HEDEFLER A - İdarenin Amaç ve Hedefleri B -Temel Politikalar ve Öncelikler III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A - Mali Bilgiler B - Performans Bilgileri IV- KURUMSAL FAALİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A - Üstünlükler B - Zayıflıklar C - Fırsatlar D - Tehditler V- TEDBİRLER VI- ÖNERİLER VII- HEDEFLER EKLER DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 1

3 I GENEL BİLGİLER A- YETKİ GÖREV VE SORUMLULUKLAR sayılı 10 Aralık 2010 tarihli Resmi Gazetede Yayımlanarak Yürürlüğe giren 6083 Sayılı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun ile Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı olarak görevini yürüten Başkanlığımızın 6083 Sayılı Kanuna göre görevleri şunlardır: 1) Genel Müdürlük hizmetlerinin yürütülmesi için gerekli araç, gereç ve kırtasiye malzemelerini temin etmek, dağıtımını sağlamak, onarım hizmetlerini yürütmek, koordine etmek ve kayıtlarını tutmak, 2) Genel Müdürlük için ihtiyaç duyulan hizmet binası ve diğer tesisleri yapmak veya yaptırmak, tahsisini sağlamak, inşaat ve yapım işlerini yürütmek, takip ve kontrol etmek, 3) Genel Müdürlük için ihtiyaç duyulan taşınır ve taşınmazların kiralanması işlemlerini yürütmek, 4) Genel Müdürlüğün sağlık ve sosyal hizmetleri ile hizmet binalarının güvenlik, temizlik, aydınlatma, ısıtma, bakım, onarım, taşıma ve benzeri işlerini yürütmek, 5) Genel evrak işlerini yürütmek, 6) Genel Müdürlüğün iç ve dış protokol hizmetleri ile tanıtım, yayın, basın ve halkla ilişkilerle ilgili faaliyetlerini planlamak ve yürütülmesini sağlamak, 7) 9/10/2003 tarihli ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde bilgi edinme hakkını kullanmak isteyenlerin bilgi almasını kolaylaştıracak şekilde organize olmak, bu kapsamda, ilgili birimler ile bilgi edinme hakkını kullananlar arasında koordinasyon görevini yürütmek, 8) Genel Müdürlüğün sivil savunma ve seferberlik hizmetlerini planlamak ve yürütmek. DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2

4 B) İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER 1- Fiziksel Yapı: Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı; A na bina (A) blok zemin katta, B blok 1.bodrum ile 2.bodrum katında, C blok zemin kat 1.bodrum ile 2.bodrum katında ve D blok 2.bodrum katında olmak üzere 67 odada hizmet vermektedir. Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 3

5 Genel Müdürlüğümüz Makam Giriş Kapısı Genel Müdürlüğümüz Makam Giriş Alanı Genel Müdürlüğümüz Makam Giriş Alanı DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 4

6 Genel Müdürlüğümüz Personel Giriş Alanı Genel Müdürlüğümüz Müzesi DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 5

7 Diş Hekimliği Odası Tapu ve Kadastro Anaokulu Yılsonu Gösterisi Santral Odası DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 6

8 Elektrik Atölyesi Elektronik Atölyesi Matbaa ve Mücellit Atölyesi DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 7

9 Marangoz Atölyesi Döşeme Atölyesi Jeneratör Odası DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 8

10 Santral Pano Odası Tamir Atölyesi Boya Atölyesi DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 9

11 Yemekhane Spor Salonu 1. Kat Çay Ocağı 2. Kat Çay Ocağı DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 10

12 Erkek Kuaförü Kantin Personel Dinlenme Alanı DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 11

13 Araç Park Ünitesi Genel Müdürlüğümüz Bahçesi DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 12

14 2- Örgüt Yapısı Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Yardımcı Birimleri arasında yer almaktadır. 1 Daire Başkanı, 1 Halkla İlişkiler Müdürlüğü, 8 Şube Müdürlüğü, 1 Sivil Savunma Uzmanlığı olmak üzere 10 Birim ve 223 Personel ile hizmet vermekte olup 18 personelimiz diğer birimlerde geçici görevle çalışmaktadırlar. 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynakları: TAKBİS Sistemine bağlı Genel Evrak Kayıt Programı kullanılmaktadır. Genel Evrak Biriminde 2008 yılından itibaren yine TAKBİS Sistemine bağlı (DYS) Doküman Yönetim Sistemi kullanılm aktadır. Bu sistemle evraklar tarayıcıdan geçirilerek bilgisayar ortamına aktarılmakta ve kaydedilmektedir. Bu sayede istenilen evraklara bilgisayar üzerinden rahatça ulaşılabilmekte ve evrakların elden ele dolaşımı azaltılm aktadır. Mal, malzeme ve hizmet alımlarının ödeme emirlerinin düzenlenmesinde Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce hazırlanan ve internet ortamında paylaşabildiğim iz e-bütçe sistemi ile KİK (EKAP) sisteminden faydalanılmaktadır. DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 13

15 4- İnsan Kaynakları Başkanlığımız hizmetleri 192 Memur, 1 4\B Sözleşmeli personel, 25 Daimi İşçi ve 5 geçici görevli gelen olmak üzere toplam 223 personel ile yürütülmektedir. Ayrıca 18 personelimiz başka birimlerde geçici görevle çalışmaktadır. DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI UNVAN DAĞILIMI KADRO UNVANI MEVCUT AÇIKLAMA BAŞKAN 1 HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRÜ 1 ŞUBE MÜDÜRÜ 9 MÜHENDİS 17 M İM AR 1 DİŞ TABİBİ 1 DAİRE TABİBİ 3 APK UZMANI 1 İŞLETME MÜDÜR YARDIMCISI 1 1 Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü SİVİL SAVUNMA UZMANI 1 UZMAN 5 ARAŞTIRMACI(Ö) 1 TEKNİKER 10 TEKNİSYEN 28 1 personel Ankara Böl. Müd. 1 Etimesgut Tapu Müdürlüğü BİLGİSAYAR İŞLETMENİ 43 MEMUR 24 1 personel SGD Başkanlığı HEMŞİRE 3 LABORANT 2 ŞOFÖR 10 ARŞİV MEMURU 4 1 personel Keçiören Tapu Müdürlüğü SANTRAL MEMURU 1 DAĞ ITICI 4 HİZM ETLİ 26 4\B SÖZ. PER. 1 Döner Sermaye Personeli İŞÇİ 25 Döner Sermaye Personeli Geçici görevli giden personel personel başka birimlerde görevli Genel Toplam 223 DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 14

16 BAŞKANLIĞIMIZ PERSONELİNİN EĞİTİM DURUMUNA GÖRE DAĞILIMI ilköğretim ortaöğretim Önlisans Lisans Toplam BAŞKANLIĞIMIZ PERSONELİ KADIN-ERKEK DAĞILIMI Kadın sayısı Erkek sayısı Toplam 2012 YILI İÇERİSİNDE BAŞKANLIĞIMIZDA GÖREVE BAŞLAYAN - AYRILAN VE EMEKLİ PERSONEL Göreve Başlayan Tayin Emekli olan Vefaat Toplam DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 15

17 5- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı, Bayındırlık ve İskan Bakanlığının bağlı kuruluşu olan Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğüne bağlı, yardımcı bir D aire B aşkanlığıdır. Genel Müdür adına bir Genel Müdür Yardımcısının sorumluluğunda görev yapmaktadır. DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 16

18 Dış denetime tabi olduğu yerler: o Çevre ve Şehircilik Bakanlığı o Maliye Bakanlığı o Sağlık Bakanlığı o Kamu İhale Kurumu o Sayıştay o Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 17

19 2011/4 Sayılı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Merkez Teşkilatı İmza Yetkileri Genelgesine göre Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığının İmza Yetkileri: DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI S.N KONULAR YETKİLİLER ONAY - İMZA 1 Resmi Mühür Onayı Bakan adına Genel Müdür 2 Lojman tahsisleri Komisyon ve Genel Müdür 3 Sivil Savunma ve Seferberlik hizmetleri olurları Genel Müdür Araç ve diğer taşınırları hurdaya ayırma ve demirbaş 4 terkini işlemleri limit üstü Genel Müdür 5 Başkanlıkça genelge çıkarılması Genel Müdür 6 Hizmet binası yapımları ile ilgili ihale ve komisyon oluşturulması hakkında olur alınması Genel Müdür 7 Genel Müdürlüğümüz taşra teşkilatında görev yapan personellerden ölenlerin eş ve çocuklarına yardım kampanyası başlatılması hakkında izin için, İçişleri Genel Müdür Yardımcısı Bakanlığı ve Valiliklerle yapılan yazışmalar 8 Personel yetkilendirme ve görevlendirme onayı Daire Başkanı 9 İşçiler ve 4-B sözleşmeli personel ile ilgili yazılar Daire Başkanı Kamp ve sosyal tesislerinden yararlanmak isteyen 10 kamu kurum ve kuruluşlarına yazılan yazılar Daire Başkanı 11 Milli Emlak Genel Müdürlüğüne yapılan yazışmalar Daire Başkanı 12 Daire Tabiliği, Lojman ve Kreşle ilgili yazışmalar Daire Başkanı Merkez ve taşra teşkilatında görev yapan personellerin 13 (Hastalık,Ölüm,Nişan ve Düğün) gibi etkinliklerinin Daire Başkanı duyurulması Çeşitli kuruluş ve derneklerden gelen poster ve afişlerin 14 Daire Başkanı açılması ile ilgili yazışmalar Genel Müdürlüğümüzde giyim kuşamdan yararlanacak 15 Daire Başkanı personeller ile ilgili yazışmalar Araç ve anbar sorumlusu görevlendirmesi hakkında 16 onay ve yazışma Daire Başkanı 17 Resmi posta pulu dağıtım oluru Daire Başkanı 18 Oto ve demirbaşlarla ilgili görüş ve talimat yazıları Daire Başkanı Sene sonu taşınır malzeme sayım komisyonu oluru ve 19 sayım cetvelleriyle ilgili yapılan yazışmalar Daire Başkanı Araç ve diğer taşınırları hurdaya ayırma ve demirbaş 20 terkini işlemleri Daire Başkanı Cevaplı ve Basit Raporlar Daire Başkanı Müdürlüklerin kira harcamalarının tespiti, ödenek 22 dağıtımı ve yazışmaları Daire Başkanı Hizmet binaların bakım ve onarımlarının yapılması ile 23 ilgili yazışmalar Daire Başkanı 24 Mutemetlik, Maaş ve Yolluk ödeme ve yazışmaları Daire Başkanı Sivil Savunma ve seferberlik hizmetleri ile ilgili 25 yazışmalar Daire Başkanı 26 Bölge Müdürlükleriyle yapılan her türlü yazışmalar Daire Başkanı Bilgi Edinme ile ilgili Genel Müdürlük merkez ve taşra 27 teşkilatı ile Bakanlıklar, diğer kamu kurum ve özel Daire Başkanı kuruluşlarla yapılan yazışmalar. 28 Yemek hizmetleri ile ilgili yazışma ve ödemeler. Daire Başkanı İMZA PRF Daire Başkanı DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 18

20 C-DİĞER HUSUSLAR Başkanlığımız yukarıda tanımlanan faaliyetlerini gerçekleştirirken m erkez ve taşra teşkilatındaki hizmet binalarının ve lojmanlarının fiziki yapısını iyileştirme hususunda çok kısıtlı sayıda teknik eleman ve bütçeyle hizmet vermektedir. DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 19

21 II- AMAÇ VE HEDEFLER A- İDARENİN AMAÇ VE HEDEFLERİ Genel Müdürlüğümüzün stratejik plan çalışmaları üst yönetim tarafından tarihinde iç genelge ile başlatılmıştır. İlk stratejik plan yıllarını kapsamaktadır. Başkanlığımızın Stratejik Amaçları ve Hedefleri STRATEJİK AMAÇLAR STRATEJİK HEDEFLER Hedef 1.1 Her yıl en az 1 kongre, panel veya seminer düzenlemek. Stratejik Amaç 1 Harita-Tapu ve Kadastro çalışmaları, ülke kalkınma hedeflerinin gerçekleştirilmesinde temel alt yapı olması nedeniyle sürekli olarak ülke gündemindedir. Projeler, mevzuat, teknoloji, arşiv ve eğitim konularında karşılaşılan sorunlar ve çözüm önerilerinin değerlendirilmesi ile bilgi paylaşımı amacıyla ulusal ve uluslararası düzeyde her yıl bir kongre, panel veya seminer düzenlenecektir. Sonuç olarak kurumumuz personelinin yeni gelişmeler konusunda bilgi güncellemesi ve kapasitesinin arttırılmasının sağlanacağı düşünülmektedir. Kurumsal kapasiteyi geliştirm ek Kurumsal kapasiteyi geliştirm ek Hedef yılına kadar tüm kurum donanım altyapısını en son teknolojiye uygun hale getirmek. Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü envanterinde mevcut donanım ve yazılım ürünleri, sistemlerin ülke bütününe yaygınlaşması ile birlikte veri tabanlarındaki veri miktarı ve işlem hacmi de artarak mevcut donanımı zorlar hale gelecektir. Ayrıca kullanım kolaylığı sağlayan yeni teknolojilerin sistemlerimize adapte edilmesi, sistemin sağlıklı işlemesini sağlayacağı gibi dünya ile entegrasyonunu da kolaylaştıracaktır. Bu bağlamda kurumun yeni teknoloji bilgisayarlar ve son versiyon yazılımlarla desteklenmesi hedeflenmektedir. Kurumumuz personelinin bilgi, beceri ve motivasyonunun artırılmasına yönelik olarak yapılacak eğitimlerde kullanılmak üzere merkez ve bölge müdürlüklerinde video konferans sistemi ve akıllı sınıflar oluşturulacaktır. Bu sayede eğitim alan personel sayısının arttırılmasıyla beraber maliyetlerin minimum seviyede kalması hedeflenmektedir. DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 20

22 Hedef 1.3 Personelin bilgi, beceri ve motivasyonunun artırılması yanı sıra etik kültür, değer ve ilkelerin geliştirilmesine yönelik yurtiçi ve yurtdışı eğitim ve danışm anlık hizm etleri alm ak. Çalışanlarımızın mesleki ve kişisel yeterliliği, Genel Müdürlük hedeflerimizin gerçekleşmesinin vazgeçilmez unsurudur. Çalışanlarımızın kişisel, mesleki ve etik kültürünün gelişimi, sürekli ve nitelikli eğitim faaliyetlerinin düzenlenmesi ile sağlanacaktır. Bu eğitim faaliyetlerinin düzenlenmesi, Genel Müdürlük amaç ve h edeflerine ulaşılması için gereklidir. Personelimizin mesleki, kişisel ve etik kültür ile etik değer ve ilkeler açısından gelişimlerini sağlamaya yönelik düzenlenen yurt içi ve dışı eğitimlerle her alanda bilgilerinin sürekli güncel kalması ile görevlerini yerine getirirken daha hızlı ve etkin olmaları sağlanacaktır. Stratejik Amaç 1 Kurumsal kapasiteyi geliştirm ek. Kurumumuz projeleri maddi büyüklüklerinin yanı sıra mesleğimizle ilgili uluslar arası alanda da dikkatle takip edilmektedir. Bu açıdan yurt dışında projelerimizin tanıtımı, gelen yabancı misyonların bilgilendirilmesi, uluslararası alanda kendimizi yansıtabilmemiz açısından yabancı dil eğitimi büyük önem arz etmektedir. Hedef 1.4 Tüm personelimizin bilgi beceri ve donanımını arttırmak, etik kültürü ve etik değer ve ilkelerini geliştirmek amacıyla eğitim, seminer, panel, kongre, kurs gibi faaliyetlere katılımı temin ederek vasıflarının artırılması, sosyal aktivitelerin arttırılması, ödül mekanizmasının etkili ve verimli kullanılm ası. Hedef 1.5 Merkez ve taşra teşkilatı hizmet binalarının konumları, çalışma biçim ve yoğunluklarına göre gözden geçirilerek, ihtiyaçlar doğrultusunda gerekli yenileme, onarım ve iyileştirme çalışmaları ile fiziksel düzenlemeler yapılacaktır. Fiziki yapının iyileştirilmesi kapsamında; Kadastro yenilemesi tamamlanan, TAKBİS e entegre, kadastro ve tapu sicil bilgileri mevcut olan, kadastro ve tapu sicil müdürlükleri aynı ofis içerisinde bulunan 3 adet örnek model ofis yapılacaktır. Model ofis, hizmet sunumunu optimize edecek şekilde tasarlanacaktır. Bu model ofisler TKGM nin ilerleyen yıllarda yenileyeceği ofisler için örnek teşkil edecektir. Hedef yılı sonuna kadar nitelikli personel sayısını artırmak üzere kariyer uzmanı istihdamına geçerek kurum personelinin %15 ine yaygınlaştırmak. DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 21

23 STRATEJİK AMAÇLAR STRATEJİK HEDEFLER Hedef yılı sonuna kadar merkez ve taşra arşivlerini iyileştirm ek. Stratejik Amaç 2 Tapu kadastro hizmetlerinin kalitesini arttırm ak ve iyileştirm ek Kurumsal kapasiteyi geliştirm ek Hedef 2.2 Kurumumuzda ülke genelinde yürütülen çalışmalarda Taşra Birimlerimizce ihtiyaç duyulabilecek basılı formların tespitini yaparak temin etmek, muhafaza etmek ve Taşra Birimlerimizin talepleri doğrultusunda dağıtım planlamasını yaparak zamanında ve yeterli sayıda ilgili birimlere ulaştırmak. Hedef 2.3 TKMP kapsamında 2014 yılı sonuna kadar Tapu ve Kadastro Müdürlüğü (Birimi) hizmet binası bakım-onarım ve tadilat çalışmalarını bitirmek. Hedef yılı sonuna kadar planlamaya alınan yeniden yapılacak Bölge Müdürlüğü, Tapu Müdürlüğü ve Kadastro Müdürlüğü binalarını bitirmek. DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 22

24 B- TEMEL POLİTİKA VE ÖNCELİKLER Genel Müdürlüğümüzün stratejik plan çalışmaları yeni başlamış ve ilk stratejik planı da yılları arasını kapsayacaktır. Teknolojik gelişmeleri yakından izlemek ve bu doğrultuda donanımı yenilemek. Halkın bilgi edinme hakkını kullanması için gerekli tedbirler almak. Her türlü kaynağın etkili ve verimli şekilde kullanımı için gerekli tedbirler almak ve bu amaçla diğer kuruluşlarla işbirliği yapmak. Stratejik yönetimin geliştirilmesini sağlamak. İnsan kaynakları yönetiminde performans odaklılık esasını gerçekleştirmek. Kurum personelimizin motivasyonunun arttırılması, güven ve aidiyet duygularının geliştirilmesi için çalışmalar yapmak. DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 23

25 III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A-MALİ BİLGİLER 5828 Sayılı Bütçe Kanunu ile Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı 2012 mali yılında Merkez birimlerini mal ve malzeme ihtiyaçları ile merkez ve ek hizmet binalarının yapım bakım onarım ve tesisat işlerinin yenilenmesi değiştirilmesi ve temini için aşağıda dökümü bulunan kalemlerden harcam a yapm ıştır. 03 Mal ve Hizmet alımı tertibine kanun ile toplam ,00-TL lik ödenek verilm iş, ödeneğin harcamalara yeterli olmayacağı tespit edilerek bu tertibe ek ödenek talep isteminde bulunulmuş olup, ,00.-TL lik ek ödenek verilm iştir. Toplam ,00.-TL lik Ödeneğe karşılık ,00.-TL lik harcama yapılmıştır. Döner Sermaye İşletmesi Müdürlüğünden ,00.-TL lik ödenek aktarım ı gerçekleştirilm iştir. Geriye kalan ,00.-TL ödenek tenkis edilerek Maliye Bakanlığına iade edilmiştir. EK1, EK2 DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 24

26 DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 25

27 03.2- Tüketime Yönelik Mal Ve Malzeme Alımları: (Elektrik-Su-Doğalgaz- Kırtasiye vb) Bu tertibe bütçe kanunu ile ,00.-TL. lik Ö denek verilm iştir. Kanunla verilen ,00.-TL. lik ödeneğin ,00.-TL lik kısm ı ilgili diğer harcam a kalemlerine aktarımlar yapılmıştır. Toplam ,00.-TL. lik ödeneğe karşılık ,00.-TL Harcama yapılmıştır. Döner Sermaye İşletmesi Müdürlüğünden ,00.-TL lik ödenek aktarımı gerçekleştirilmiştir. Geriye kalan ,00.-TL ödenek tenkis edilerek Maliye Bakanlığına iade edilmiştir. EK2, EK3 DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 26

28 DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 27

29 03.3- Yolluklar: Bu tertibe bütçe kanunu ile verilen ,00.-TL. lik ödenek verilm iştir. Bu tertibe verilen ,00.-TL lik ödeneğin yetmeyeceği tespit edilerek, bu tertibe ek ödenek talep isteminde bulunulmuş olup, 1.840,00.-TL lik ek ödenek eklenm iştir. Toplam ,00.-TL lik ödeneğe karşılık ,00.-TL lik harcanma yapılm ıştır. Ek 4 DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 28

30 03.4 Görev Giderleri: Bu tertibe bütçe kanunu ile verilen 1.000,00-TL. lik ödenek verilmiştir. Bu tertibe verilen 1.000,00.-TL lik ödeneğin yetmeyeceği tespit edilerek, bu tertibe ek ödenek talep isteminde bulunulmuş olup, 1.478,00.-TL lik ek ödenek eklenmiştir. Toplam 2.478,00.-TL lik ödeneğe karşılık 2.433,00.-TL lik harcanma yapılmıştır. Ek 5 DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 29

31 03.5 Hizmet Alımları: Bu tertibe bütçe kanunu ile verilen ,00.-TL. lik ödenek verilmiştir. Bu tertibe verilen ,00.-TL lik ödeneğin ihaleler ve hak edişler vb diğer ödemeler nedeniyle yetmeyeceği tespit edilerek, bu tertibe ek ödenek talep isteminde bulunulmuş olup, ödenek talebimiz Maliye Bakanlığı tarafından karşılanm am ıştır. Toplam ,00.-TL. lik ödeneğe karşılık ,00.-TL lik Harcama yapılmıştır. Döner Sermaye İşletmesi Müdürlüğünden ,00.-TL lik ödenek aktarımı gerçekleştirilmiştir. Geriye kalan ,00.-TL lik ödenek tenkis edilerek Maliye Bakanlığına iade edilmiştir. Ek 6, Ek 7 DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 30

32 DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 31

33 03.7 Menkul Mal Bakım Gayri Maddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderleri: Bu tertibe bütçe kanunu ile ,00.-TL lik ödenek verilmiştir. Bu tertibe verilen ,00.-TL lik ödeneğin yetmeyeceği tespit edilerek, bu tertibe ek ödenek talep isteminde bulunulmuş olup, ,00.-TL ödenek eklenmiştir. Toplam ,00.-TL lik ödeneğe karşılık ,00.-TL lik harcanma yapılmıştır. Döner Sermaye İşletmesi Müdürlüğünden ,00.-TL lik ödenek aktarımı gerçekleştirilm iştir. Ek 8, Ek 9 DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 32

34 DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 33

35 03.8 Gayrimenkul Bakım Ve Onarım Giderleri: Bu tertibe bütçe kanunu ile verilen ,00.-TL. lik ödenek verilmiştir. Bu tertibe verilen ,00.-TL lik ödeneğin yetmeyeceği tespit edilerek, bu tertibe ek ödenek talep isteminde bulunulmuş olup, ödenek talebimiz karşılanmamıştır. Toplam ,00.-TL. lik ödeneğe karşılık ,00.-TL Harcama yapılmıştır. Döner Sermaye İşletmesi Müdürlüğünden ,00.-TL lik ödenek aktarımı gerçekleştirilmiştir. Geriye kalan ,00.-TL ödenek tenkis edilerek Maliye Bakanlığına iade edilmiştir. Ek 10, Ek 11 DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 34

36 DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 35

37 05.3 Memurların Öğle Yemeğine Yardım: Bu tertibe bütçe kanunu ile ,00.-TL. ödenek verilmiş bu ödeneğin tamamı harcanmıştır. Ek 12 DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 36

38 06.-Sermaye Giderleri; Bu tertibe bütçe kanunu ile TL. lik ödenek verilmiş, bu ödenek kaleminden bir kısmı Yapı İşleri Genel Müdürlüğü Hesabına aktarılmış geri kalan ödeneğin yeterli olmayacağı tespit edilerek ,00.-TL lik ödenek eklenmiştir. Ayrıca TKMP kapsamında yapılacak olan tadilatlar için Başkanlığımızın mevcut ödeneği yetersiz kalacağından Döner Sermaye İşletmesi Müdürlüğünden 263,00.-TL lik ödenek aktarımı gerçekleştirilmiştir. Toplam ,00.-TL lik kısmına karşılık toplam ,00.-TL lik harcama yapılm ıştır. Geri kalan ,00.-TL lik ödenek tenkis edilerek Maliye Bakanlığına iade edilm iştir. EK13 DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 37

39 06.1-Mamul Mal Alımları.; Bu tertibe bütçe kanunu ile ,00.-TL lik ödenek verilmiş, bu ödeneğin yeterli olmayacağı tespit edilerek ,00.-TL lik ek ödenek eklenmiştir. Toplam ,00.-TL lik kısm ına karşılık toplam ,00.-TL lik harcam a yapılm ıştır. Ek 14 DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 38

40 06.5- Gayri Menkul Sermaye Üretim Giderleri; Bu tertibe bütçe kanunu ile TL. lik ödenek verilmiştir. Toplam TL. lik ödeneğe karşılık TL. lik Harcama yapılmıştır, geriye kalan ,00.-TL lik ödenek tenkis edilerek Maliye Bakanlığına iade edilmiştir. Ek 15 DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 39

41 06.7-Gayrimenkul Büyük Onarım Giderleri; Bu tertibe bütçe kanunu ile ,00.-TL. ödenek verilmiş, bu ödeneğin yeterli olmayacağı tespit edilerek ,00.-TL lik ek ödenek eklenmiştir. Toplam ,00.-TL lik kısmına karşılık toplam ,00.-TL lik harcama yapılmıştır. Döner Sermaye İşletmesi Müdürlüğünden 263,00.-TL lik ödenek aktarımı gerçekleştirilmiştir. Ek DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 40

42 DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 41

43 B-PERFORMANS BİLGİLERİ Şube Müdürlüklerinin faaliyetlerine ilişkin bilgiler aşağıda verilmiştir. Personel ve Birim Evrak Şube Müdürlüğü Personel ve Birim Evrak Şube Müdürlüğünce; 01 Ocak Aralık 2012 Tarihleri Arasında Yapılan Faaliyetler; Personel servisi 2012 yılında Başkanlığımız emrinde görev yapmakta olan İşçi, Memur ve 4/B sözleşmeli personel statüsünde çalışanların özlük işlemleriyle ilgili olarak, göreve başlama ayrılma ve emeklilik işlemleri ile yıllık ve mazeret İzinler, Sıhhi rapor onayları ve rapor kesintileri, hizm et içi eğitim ve kursları, disiplin işlem leri, işçilerle ilgili, fazla çalışma ve puantaj cetvelleri, faaliyet raporları, vb. hizmetler gerçekleştirilmiş bu kapsamda 942 adet gelen giden evrak işlemleri gerçekleştirilm iştir. Yıl içerisinde Başkanlığımızda atama yoluyla 30 personel göreve başlamış, tayin ve emeklilik gibi nedenlerle 15 personel görevden ayrılmıştır. Birim Evrak Servisi 1- Şubelerimiz, Başkanlıklar arası ve Başkanlığımız Genel Evrak Şube Müdürlüğü kanalıyla taşra ve çeşitli kamu kurum kuruluşlarından tarihleri arasında gelen toplam adet evrak, birim evrak şubemize intikal etm iştir. 2- TAKBİS sistemine bağlı birim evrak programında tarih ve sayı verilerek kaydı yapılan evraklar, birim evrak çıktıları ve zimmet defterleri yoluyla ilgili Şube Müdürlüklerine ve Daire Başkanlıklarına tarafımızdan ulaştırılmıştır Yılları Arasında Birim Evrak Servisine Gelen Evrak Sayısı Yılları Arası DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 42

44 Yılları Arasında Giden Evrak Sayısı 3- Tüm Şube Müdürlüklerimizin hazırlamış oldukları doküman ve evrakların tarihleri arasında Giden Evrak sayısı adet olup, kayıt işlemleri tamamlandıktan sonra ilgili Kurum, Kuruluş ve Şahıslara posta veya elden verilmesi gereken evrakların teslimi tarafımızdan yapılmıştır Giden Evrak Elden Teslim : Giden Evrak Normal Posta : 572 Giden Evrak APS posta : 48 Giden Evrak İadeli Tahütlü : 54 Giden Evrak Zimmetle Teslim : 607 Giden Evrak Kargo : 8 Giden Evrak Defter Kaydı Toplamı Elden N.Posta APS İad.Tahütl Zim.Teslim Kargo Giden Evrak Defter Kaydı Toplamı DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 43

45 ŞUBELERE HAVALE EDİLEN EVRAK SAYISI ( ) ŞUBELER BAŞKANLIK TAŞINIRL AR ELEKTRONİK ALETLER GENEL EVRAK PERSONEL İNŞAAT VE EMLAK MUHTEMETLİK İDA Rİ İŞLER SATINALMA SİVİL SAVUNMA UZMANLIĞI SOSYAL İŞLER HALKLA İLİŞKİLER YEMEK YÜRÜTME ŞUBE ADI EVRAK SAYISI Başkanlık 21 Taşınırlar 160 Genel Evrak 118 Elektronik Aletler 127 İdari İşler 148 İnşaat ve Em lak 2001 Mutemetlik 197 Personel 414 Satınalma 373 Sivil Savunma Uzmanlığı 1183 Sosyal İşler 334 Halkla İlişkiler 422 Yemek Yürütme Kurulu 53 Toplam DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 44

46 EVRAKLARIN DEVRİ VE ARŞİV İŞLEMLERİ 4- Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün Birim Arşivlerini bilgilendirmek amacıyla düzenlediği Dosyalama ve Standart Dosya Planı konulu seminere katılmış olup, 5- İlgili birimlerimize, Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinin 38. maddesi gereğince Birim arşivinde saklanacak veya imhaya tabi tutulması gereken Kurum Arşivine devredilecek evrakların tasnifinin standart dosya planına göre düzenlenerek birim arşivine teslim edilm esine ilişkin bir yazı ile bildirilm iştir. 6- Başkanlığımıza bağlı şube müdürlüklerimizde tasnifi yapılan evrakların, Devlet Arşivleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine bağlı kalınarak müteakip takvim yılının ilk üç ayı içinde standart dosya planına göre envanter kaydı yapılmak suretiyle devir edilen evraklar, Birim Arşivim izce teslim alınm ıştır. 7- Teslim alınan evraklar 5 (beş) yıl süre ile birim arşivimizde saklanır. Birim Arşivimizde saklama süresini tamamlayan 2011 yılında saklama süresi tamamlanan 2006 yılına ait 102 Klasör Toplam adet evrak Kurum Arşivine devredilmiştir. Bu yıl devir edilecek evraklar 2007 yılına ait evraklar olacaktır Yılları arasında Kurum Arşivine Devredilen Evrak (2002) 2009 (2003) 2010(2004) 2011 (2005) 2012 (2006) DEVREDİLEN EVRAK SAYISI DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 45

47 AMAÇ Personel Servisi Amaç ve hedefleri - Başkanlığımız personelinin özlük haklarıyla ilgili ( Puantaj, göreve başlama, ayrılm a, faaliyet raporları, izin, hastalık raporları Vb. ) işlem leri, ilgili Başkanlıklarla koordineli bir şekilde yaparak mağdur olmalarını engellemek, Düzenlenen eğitim, seminer ve kurslara yerinde ve zamanında katılmalarını sağlamak. - Başkanlığımızda çalışan personelin hiçbir sorunla karşılaşmadan özlük işlerini takibini ve diğer şubelerimizle koordinasyon içinde çalışmak. Birim evrak Servisi amaç ve hedefleri - Kurum içi ve kurumlar arası evrak akışı ve bilgi alışverişinin düzenli ve hızlı bir şekilde yapılmasını kolaylaştırmak. - Birim arşivine devredilen belgelerin düzenini olumlu yönde etkileyen, dosyalama işlem lerinin standartlaşmasıyla, evrakların arşivde ayıklanması, tasnifi, yerleşimi ve hizmete sunulmasını sağlamak. - Başkanlığımız hizmet birimlerinde birliktelik sağlamak amacıyla aynı konuyu ihtiva eden yazılar, aynı dosya numarası ile açılacak dosyalarda toplanmak suretiyle dosya planının hedeflenen amaçları doğrultusunda kullanımını gerçekleştirmek, yeni uygulamaları takip etmek. DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 46

48 Satın Alma Şube Müdürlüğü Satın Alma Şube Müdürlüğünce; 01 Ocak Aralık 2012 Tarihleri Arasında Yapılan Faaliyetler; Satın Alma Şube Müdürlüğü ve bağlı Mutemetlik servisinde; 1 Şube Müdürü V., 1 Mühendis, 1 Tekniker (Geçici görevli), 2 Bilgisayar İşletmeni, 4 Memur ( bir memur geçici görevli) olmak üzere toplam 8 personel ile görev yapmaktadır. Kurum hizmetlerinin yürütülmesinde, ihaleler, bütçe çalışmaları, doğrudan temim vb taleplerin yürütülmesinde bu sayıda yeterli olmamaktadır. Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı Satın Alma Şube Müdürlüğü olarak 2012 yılı içerisinde hizmet alımı işleri, Tüketime yönelik mal ve malzeme alımı, Menkul Mal, Gayrimaddi hak alım, bakım ve onarım giderleri, Gayrimenkul Mal bakım ve onarım giderleri, Mamul mal alımları, Gayrimenkul sermaye giderleri, Gayrimenkul büyük onarım gierlerine yönelik tüm ödemeler idaremizce yapılmıştır. e-bütçe /KBS - Harcama Yönetim Sistemi (HYS) üzerinden 420 Adet Tahakkuk eden Ödeme İşlemi gerçekleştirilm iştir. Ve 371 Adet İhale Onay Belgesi tanzim edilmiştir. Kurum içi ve dışı muhtelif gelen 384 adet ve giden 941 adet yazışm a yapılm ıştır. Satın Alma Şube Müdürlüğü olarak Genel Müdürlüğümüz Merkez birimlerinin Mal Malzeme ve Hizmet alımları ile Yapım Bakım Onarım faaliyetleri için ve tüm hak ediş vb ödeme işleri için 2012 yılında dönersermaye ve genel bütçeden tarihleri arasında ,00.TL lik ödeme emri belgesi düzenlenmiştir yılında, Genel müdürlüğümüz hizmet birimlerinden gelen taleplerin karşılanmasın da, piyasa fiyat araştırması yapılmış olup, muhtelif firmalardan teklif toplanmış, bunlardan uygun olan firmalardan doğrudan temin usulü ile temin, alım işi yapılmıştır. Bunun haricinde kurumsal olarak; Haberleşme ve İnternet Ödemeleri ile ilgili, Türk Telekom firmasına ödeme yapılmıştır. Ayrıca Doğalgaz, Elektrik ve Su Ödemeleri yapılm ıştır yılında Genel Müdürlüğümüzün 2013 yılı için, Personel Servis Taşıma işi İhalesi, Ö zel Güvenlik Hizm et Alım ı işi İhalesi, Yem ek Hizm etleri alım ı işi İhalesi süreçleri (EKAP girişleri) idaremizce yapılmıştır. Ayrıca Kiralanan 14 adet hizmet aracın 5 aylık pazarlık ihalesi ve 10 ay bir adet sürücülü makam aracı kiralama hizm et alım ı işi ihalesi yapılm ıştır yılında Genel Müdürlüğümüzün, Yük Asansörünün bakım-onarım sözleşmesi, iki adet İnsan asansörünün bakım-onarım sözleşmesi, VFR, Split Klima ve Havalandırma Sistemlerinin bakım, ariza onarım sözleşmesi, 15 Araca takılmak üzere araç takip güvenlik sisteminin kiralanması işi sözleşmesi, Ve Genel DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 47