BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ

Transkript

1 1 AMAÇ Bu prosedürün amacı ICS tarafından yürütülen denetim ve belgelendirme faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi için uygun ve tutarlı bir yöntem oluşturmaktır. 2 KAPSAM Bu prosedür ICS tarafından gerçekleştirilen yönetim sistemleri denetim ve belgelendirme faaliyetlerini kapsar. Bu prosedür sözleşmenin yapılmasından belge yayımlama ve gözetim faaliyetleri dahil tüm denetim ve belgelendirme faaliyetlerini kapsar. 3 SORUMLULUKLAR - Denetimin (teklifin onaylanması sonrası) planlanmasından Planlama Koordinatörü Sorumludur. - Denetim ekibinin seçilmesi ve atanmasından Operasyon Müdürü sorumludur. - Denetimin gerçekleştirilmesi ve raporlanmasından denetim ekibi (Baş denetçi, denetçi, teknik uzman) sorumludur. - Denetim sonrası denetim dosyasının incelenmesi ve belgelendirme kararının verilmesinden Belgelendirme Müdürü sorumludur. - Belgeli firmaların takibi, askı, iptal ve geri çekme sürecinden Belgelendirme Müdürü sorumludur. - Gözetim denetimi, takip denetimi, yeniden belgelendirme denetimlerinin planlanmasından Planlama Koordinatörü sorumludur. 4 TANIMLAR Müşteri: ICS ten hizmet talebinde bulunan kuruluş Baş denetçi: Denetim ekibine liderlik eden ICS tarafından yetkilendirilmiş denetçi Denetçi: Müşterinin uyguladığı standart şartlarını karşılanma derecesini objektif olarak değerlendirmek için gereken yeterliliğe sahip ICS tarafından yetkilendirilmiş kişi Aday Denetçi: Baş denetçilik Eğitimini (40 saat ikinci standartta en az 24 saat) tamamlamış, Baş denetçinin talimatı ve yönetimi altında eğitim gören denetçi adayı Teknik Uzman: Denetim ekibine spesifik alanlarda (kuruluş, proses, faaliyet gibi) özel bilgi veya uzmanlık sağlayan ICS tarafından yetkilendirilmiş kişi Gözlemci: Denetim ekibine katılan (iştirak eden) ancak denetim yapmayan ekip üyesi. (Örneğin akreditasyon kurumu denetçileri yada sektör uzmanları, müşteri organizasyonundan üyeler, danışmanlar, devlet görevlileri v.s. Gözlemciler denetim sırasında ve sonuç (bulgu ve uygunsuzluklar) ile ilgili bir bildirim yapamazlar.) Rehber: Denetlenen kuruluş tarafından denetim ekibini asiste eden kişi. (Rehberler denetim sırasında ve sonuç (bulgu ve uygunsuzluklar) ile ilgili bir bildirim ve müdahale yapamazlar.) Tercüman: Denetim ekibi ile Müşteri arasında çeviri işi yapan denetim ekip üyesi Sayfa 1/35

2 Denetim Ekibi: Bir yada birden fazla denetçiden oluşan gerektiğinde teknik uzmanlarla desteklenen denetimi gerçekleştiren ekip. (Denetim ekibine bir Baş denetçi liderlik eder) Belgelendirme programı: ICS politika ve prosedürleri, akreditasyon standart ve rehberlerine göre yürütülen faaliyet Denetim paketi: Denetim ekibinin denetim esnasında kullanabileceği gerekli evraklar (Denetim planı, rapor, uygunsuzluk raporu vb) Belge paketi: Müşteri adına düzenlenmiş belge ile birlikte Masa bayrağı, Gönder bayrağı gibi promosyon malzemelerinin koyulduğu paket 5 UYGULAMA 5.1 Denetim Programı / Planlaması - Müşteri tarafından teklifin kabul edilmesi sonrası, Belgelendirme (1. ve 2.Aşama), Gözetim, Yeniden Belgelendirme döngüsünü kapsayan Denetim programı hazırlanır. Denetim programı hazırlanırken aşağıdaki hususlar dikkate alınır. Bunlar: Yönetim sistemi standardı varsa diğer normatif dokümanlar Firma faaliyet alanı, risk grubu, tabi olunan yasal mevzuat, teknoloji unsurları Ürün Hizmet ve Prosesler Etkin çalışan sayısı (Yönetim sistemini etkileyen), Vardiya sayısı, Şube, saha, tesis sayısı Önceki denetim sonuçları Dış kaynaklı proseslerin mevcudiyeti Müşteri ve müşterinin müşterilerinin gereksinimleri ve beklentileri Her bir denetim faaliyeti için gerekli denetim süresi ve denetim ekibi yeterliliği Denetim sonuçları Müşteri hakkında geri beslemeler Müşteri bilgilerindeki değişiklikler (organizasyon, ürün, proses, yönetim sistem gibi) Yasal, ICS ve Akreditasyon Kurumu şartlarındaki değişiklikler - Denetimlerin planlanmasında denetim ekibi ve denetim süresi oldukça önemlidir. Denetim ekibi Operasyon Müdürü tarafından yetkinlik, uygunluk, coğrafi yer v.s. bilgiler dikkate alınarak belirlenir. Denetim ekibinde her zaman bir baş denetçi ve belgelendirilecek kapsama uygun bir yada birkaç denetçi ile gerektiğinde teknik uzmanlar yer alır. Planlama Koordinatörü; denetim ekibi, müşteri ve Operasyon Müdürü arasında koordinasyonu sağlar. Sayfa 2/35

3 - Denetim süreleri belirlenirken akreditasyon rehberleri ve belgelendirme programı (ISO 19011, ISO 17021, IAF MD1, EA- 7/05, IAF MD5, TÜRKAK R40-02) dokümanları dikkate alınır. 1 günlük süre 8 saattir. Denetim gün sayıları yerinde denetimi temsil eder. Açılış Kapanış Denetçi toplantıları ile raporlama için harcanan süre toplam denetim süresinin %10 undan fazla olmamalıdır. Bundan fazla belirtilen sürelerin gerekçesi rapora yazılır. - Denetim Planında aşağıdaki hususlar yer almalıdır: Denetim hedefi ve türü Denetim standardı Denetlenen firma bilgileri (Unvan, ilgili kişi, adresler) Denetim kapsamı ve süresi (Toplantılar dahil) Saha, tesis, şantiyeler bilgisi (tarih ve yer ulaşım için harcanan süreler) Denetim ekibi bilgileri (Görev ve isimler) Gerektiğinde denetim dili - Denetim süresinde arttırma yada azaltma söz konusu olabilir. Böyle bir durum ortaya çıktığında Planlama Koordinatörü Talep Değerlendirme ve Denetim Süresi Hesaplama Formu doldurur ve Operasyon Müdürünün onayına sunar. Değişiklik onaylanırsa planlamada nihai denetim süresi dikkate alınır. - Denetim süreleri belirtilen normal sürenin %30 undan fazla azaltılamaz. - Denetim süresi aşağıdaki durumlarda arttırılabilir: Önemli bir prosesin farklı bir yerde bulunması Çevirmen ihtiyacı olduğu durumlarda Çalışan sayısına göre çok büyük şantiye ve saha Müşterinin çok fazla yasal mevzuata tabi olması Çok karmaşık yada çok fazla ayrı prosesin olması Geçici saha ve şantiyelerin olması - Denetim süresi aşağıdaki durumlarda azaltılabilir: Hariç tutulan maddeler (Tasarım ve geliştirme, kalibrasyon v.s.) Düşük riskli proses ve ürünler Çalışan sayısına göre küçük şantiye ve saha Yönetim sisteminin uzun süredir uygulanması Sayfa 3/35

4 Müşteri yönetim sistemi hakkında önbilgi sahibi olma (Başka standarda göre ICS den belge alması) Müşterinin başka bir belgelendirme kuruluşu tarafından kısa bir süre önce belgelendirilmiş olması. Karmaşık olmayan basit prosesler Tek bir işin yapılması Tüm vardiyalarda aynı rutin standart işlerin yapılması Birçok çalışanın aynı işi yapması - Firma Bilgi Formunda verilen firma bilgilerine göre denetim ekibi ataması Operasyon Müdürü tarafından yapılır ve Planlama Koordinatörüne Denetim Ekibi Atama Formu ile iletilir. Denetim ekibi atanırken aşağıdaki hususlara dikkat edilir: Belgelendirme standardı ve programı Entegre denetim olup olmadığı Denetim ekip üyelerinin yeterliliği (Baş denetçi, denetçi, teknik uzman, sektör kodları, iletişim, beceri, tecrübe v.s.) Coğrafi, kültürel ve dil şartları Tarafsızlık ve çıkar çatışma riskleri - Operasyon Müdürü başvurusu alınmış ve planlaması yapılacak denetimlerin ekiplerini Yıllık Denetim Planlaması Formuna kaydeder. Böylece denetim tarihleri ve denetçilerin programları ortaya çıkar - Operasyon Müdürünün denetim ekibini atamasını müteakip baş denetçi tarafından hazırlanan Denetim Planı Planlama Koordinatörü tarafından müşteriye iletilir ve onayı alınır. - İstendiğinde denetim ekibi üye özgeçmişleri müşteriye sunulabilmektedir. - Tüm denetim türlerinde tek kişilik ekip de olsa bu kişi sektör kodu uygun ve baş denetçilik vasfına sahip olmalıdır. Sektör kodu olmaması durumunda teknik uzman ile ekip tamamlanır Belgelendirme Denetimi Planlaması Aşama Denetimi Planlaması - İş Geliştirme bölümü tarafından hazırlanan teklifin müşteri tarafından onaylanması sonrası Planlama Koordinatörü müşteri yetkilisi ile irtibata ( , faks, telefon) geçer ve Firma Bilgi Formunda belirtilen tarihe göre denetim planlaması yapar. Müşteri sözleşmenin imzalandığı tarihten itibaren 6 ay içinde 1.aşama denetimi kabul etmezse başvurusu iptal edilir. - Müşterinin belgelendirme faaliyet kapsamına göre TÜRKAK R40.05 rehberi ve IAF MD5 dokümanında tanımlanan risk grupları baz alınarak 1.aşama denetimin masa başında mı yoksa müşteri sahasında mı yapılacağı belirlenir. Masa başında gerçekleştirilecek denetimlerde de Denetim Planı hazırlanarak müşteri onayı alınarak denetim gerçekleştirilir. Bu faaliyetleri Planlama koordinatörü takip eder. Sayfa 4/35

5 - ISO 9001:2008 belgelendirme 1.Aşama denetimleri TÜRKAK rehberinde (Bakınız: / R40.05) tanımlanan risk grupları baz alınarak müşteri faaliyet kapsamı yüksek ve/veya en yüksek risk gruplarında ise müşteri sahasında, orta ve/veya düşük risk gruplarında ise müşteri saha ziyaretine gerek olmaksızın masa başında gerçekleştirilir. - Denetim ekibi ile müşteri koordinasyonunu, Denetim ekibinin ulaşım ve konaklama ile ilgili lojistik destek faaliyetlerini Planlama Koordinatörü organize eder. Atanan denetim ekibi bilgileri, tarihlere göre Baş denetçi tarafından oluşturulan Denetim Planının hazırlanmasına müteakip denetim ekibine ve müşteriye iletilir ve onayı alınır. - Denetim ekibine müşteriden itiraz gelirse bu faaliyetler P.09 Şikayet ve İtiraz Prosedürüne göre yürütülür. - Denetim planı ile ilgili müşteriden gelen değişiklik önerileri Baş denetçi tarafından değerlendirilir. - Planlama Koordinatörü denetim ekibine gerekli olan denetim paketi ve bilgilerini gönderir. Denetim, Madde de belirtilen esaslara göre yürütülür Aşama Denetimi Planlaması - 1. aşama denetim sonrası 2. aşama denetim tarihinde mutabık kalınır. 1.aşama denetimi ile 2.aşama denetimi arasındaki süre 1.aşama denetimi sırasında belirlenen hususların çözüme kavuşturulmasına yönelik müşterinin ihtiyaç duyacağı zaman dikkate alınarak belirlenir. - Olumlu bir 1. Aşama denetimi sonrası veya uygunsuzlukların kapatılması sonrası Planlama Koordinatörü müşteri yetkilisi ile irtibata ( , faks, telefon) geçer ve 2. Aşama Denetim planlaması ile ilgili teyitleşilir. - 1.aşama ile 2.aşama denetimleri birbirini takip edecek şekilde planlanabilir. 1.aşama denetimde uygunsuzluk tespit edilmişse bu uygunsuzluklar kapatılmadan 2.aşama denetimine geçilmez. 1.aşama ile 2.aşama denetimi arasındaki süre 3 ayı geçemez. Bu sürenin aşılması durumunda 2.aşama denetim planlanmayıp, 1.aşama denetim tekrar edilir. - Denetim ekibi ile müşteri koordinasyonunu, Denetim ekibinin ulaşım ve konaklama ile ilgili lojistik destek faaliyetlerini Planlama Koordinatörü organize eder. Atanan denetim ekibi bilgileri, tarihlere göre Baş denetçi tarafından oluşturulan Denetim Planının hazırlanmasına müteakip denetim ekibine ve müşteriye iletilir ve onayı alınır. - Denetim ekibine müşteriden itiraz gelirse bu faaliyetler P.09 Şikayet ve İtiraz Prosedürüne göre yürütülür. - Denetim planı ile ilgili müşteriden gelen değişiklik önerileri baş denetçi tarafından değerlendirilir. - Planlama Koordinatörü denetim ekibine gerekli olan denetim paketi ve bilgilerini gönderir. Denetim Madde de belirtilen esaslara göre yürütülür Gözetim Denetimi Planlaması - Belge geçerlilik süresi gözetim denetimlerinin başarı ile sonuçlanması şartıyla 3 yıldır. Bu süre içinde müşterinin belgelendirme şartlarını sürdürdüğünün incelenmesi için Gözetim Denetimleri gerçekleştirilir. Gözetim denetimleri müşterinin talep etmesi durumunda 6 aylık, 9 aylık yada 12 aylık periyotlarda gerçekleştirilebilmektedir. 12 aylık periyotlarda Sayfa 5/35

6 gerçekleştirilecek olan 1. ve 2. gözetim denetim tarihlerinin hesaplanmasında belgelendirme 2.aşama denetim tarihinin son günü baz alınır. 12 aylık periyotlarda yapılacak gözetim denetim tarihleri belgelendirme 2.aşama denetim tarihinin son gününü (12/24 ay) geçmeyecek şekilde belirlenir. 6 ve 9 aylık periyotlarda gerçekleştirilecek gözetim denetimleri içinde ilgili ay periyoduna uygun olarak gözetim denetim tarihleri belirlenir. - Gözetim denetimleri denetim periyoduna göre belgelendirme 2.aşama denetim tarihinin son günü baz alınarak belirlenmiş olan tarihten en fazla 2 ay öncesine kadar planlanabilir. - Gözetim denetimlerinin belirlenen periyotlarda gerçekleştirilememesi durumunda müşteri belgesi ile ilgili Madde Askıya Alma süreci işletilir. - Planlama Koordinatörü, gözetim denetimine girilebilecek son denetim tarihinden en az 2 ay önce müşteriler ile irtibata geçer. Müşteriler telefon, yada faks yolu ile gözetim denetimi konusunda bilgilendirilir. Denetim öncesi müşteri bilgileri güncellemesi Firma Bilgi Formu ile yapılır. Bu güncel bilgilere uygun olarak ve müşteri ile yapılan görüşme sonucu mutabık kalınan tarih/lerde denetim planlaması yapılır. Gözetim denetimleri her zaman müşteri sahasında gerçekleştirilir. - Gözetim Denetiminden önce müşteriye Denetim Planı gönderilir. Denetim ekibine müşteriden itiraz gelirse bu faaliyetler Şikayet ve İtiraz Prosedürüne göre yürütülür. - Planlama Koordinatörü denetim ekibine gerekli olan denetim paketi ve bilgilerini gönderir ve ulaşım-konaklama işlemlerini organize eder. - Denetim içeriği Madde 5.7 de belirtilen esaslara göre her denetimde bakılacak ve belgelendirme sonrası bir kez bakılacak maddelere göre belirlenir Yeniden Belgelendirme Denetimi Planlaması - Yeniden belgelendirme denetimine girilebilecek son denetim tarihinden en az 2 ay önce müşteriler ile irtibata geçilir. Müşteriler telefon, yada faks yolu ile yeniden belgelendirme denetimi konusunda bilgilendirilir. - Müşteri yeniden belgelendirme talebinde bulunmaz ise belge geçerlilik süresi sonunda geçerliliğini kaybeder. Yeniden belgelendirme talebinde bulunur ise; müşteri bilgileri güncellemesi Firma Bilgi Formu ile yapılır. Bu güncel bilgilere uygun olarak Yeniden Belgelendirme ile ilgili tekliflendirme ve onay işlemleri İş Geliştirme Prosedürüne göre yürütülür. Bu işlemler sonrası Planlama Koordinatörü müşteriler ile irtibata geçer. - Yeniden belgelendirme denetimi en geç, belgelendirme 2.aşama denetim tarihinin son günü baz alınarak 36 ayı geçmeyecek ve belirlenen 36 aylık süreden düzeltici faaliyetin maksimum kapama süresi (45 gün) kadar önce gerçekleştirilmiş olmalıdır. - Belge geçerlilik tarihinden sonraki bir tarihte denetim talep edilirse bu denetim yeniden belgelendirme değil ilk belgelendirme olarak ele alınır. 1. ve 2. aşama denetimleri uygulanır. - Denetim ekibi ile müşteri koordinasyonunu, Denetim ekibinin ulaşım ve konaklama ile ilgili lojistik destek faaliyetlerini Planlama Koordinatörü yürütür. Baş denetçi tarafından oluşturulan Denetim Planının hazırlanmasına müteakip müşteriye iletilir ve onayı alınır. Sayfa 6/35

7 Denetim ekibine müşteriden itiraz gelirse bu faaliyetler Şikayet ve İtiraz Prosedürüne göre yürütülür. Denetim Madde 5.8 de belirtilen esaslara göre yürütülür Takip Denetimi Planlaması - Belgelendirme programı denetlemelerinde denetim ekibi Takip Denetimi kararı almışsa belirtilen uygunsuzlukların giderilmiş ve buna ilişkin düzeltici faaliyetlerin etkin şekilde yürütülmüş olduğunun belirlenmesi amacıyla gerçekleştirilen denetimdir. Müşteri nin tespit edilen uygunsuzluk/lar ile ilgili belirtilen sürede düzeltici faaliyet çalışmalarını tamamladıktan sonra ICS e yazılı olarak bildirmesiyle denetim planlaması yapılır. Denetim süresi takip denetimini gerektiren hususların incelenmesi için yeterli olacak şekilde Operasyon Müdürü tarafından belirlenir ve Denetim Ekibi Atama Formunda belirtilir. Denetim ekibi belirlenirken, aksini gerektiren bir durum olmaması halinde (hastalık, ölüm, tarafsızlığı etkileyebilecek şartlar vb) önceki denetim ekibinde bulunan denetçilerden ekibin oluşturulması sağlanır. - Müşterinin tespit edilen uygunsuzluk/lar ile ilgili belirlenen sürede düzeltici faaliyet çalışmasını tamamlayamaması durumunda Uygunsuzluklar ve Düzeltici Faaliyetlerin Yürütülmesi maddesine göre işlem yürütülür. - Takip denetimi yapılmasına karar verilen müşteri, gerçekleştirilecek olan takip denetimi ile ilgili tahakkuk eden hizmet bedellerini ve denetim ekibi masraflarını ödemeyi kabul eder. Bu husus teklif aşamasında Genel Hizmet Şartları ile müşteri onayı alınarak sağlanmıştır. - Denetim ekibi ile müşteri koordinasyonunu, Denetim ekibinin ulaşım ve konaklama ile ilgili lojistik destek faaliyetlerini Planlama Koordinatörü yürütür. Baş denetçi tarafından oluşturulan Denetim Planının hazırlanmasına müteakip müşteriye iletilir. - Denetim Madde 5.5 de belirtilen esaslara göre yürütülür Kısa Süreli Denetimler Planlaması - Tüm taraflardan gelen şikâyetlerin araştırılması, değişiklikler (müşteri, akreditasyon standartları, rehberleri, ICS prosedürleri) ile ilgili yapılan çalışmaların doğrulanması veya askıya alınan müşteri takibi ile ilgili olarak gerçekleştirilen denetimdir. - Kısa süreli denetimin süresi, denetimin yapılmasını gerektiren hususların incelenmesi için yeterli olacak şekilde Operasyon Müdürü tarafından belirlenir. - Şikâyet üzerine yapılan kısa süreli denetimlerde Müşteri nin mevcut durumu değiştirmesine imkan vermeyecek bir süre önce (en fazla 1 gün önce), diğer durumlarda en az 2 gün önceden müşteriye bilgi verilir ve onayı alınır. - Kısa süreli denetim için hazırlanan Denetim Planına müşteri tarafından itiraz için yeterli süre bulunamayacağı için seçilecek denetim ekibi; bir önceki denetim ekibinden farklı, tecrübeli, iletişimi kuvvetli, bilgili ve şikâyet ile ilgili kısa süreli denetim gerçekleştiriliyor ise şikâyet konusunu yorumlayabilecek yeterlilikte olmalıdır. (Azami hassasiyet gösterilir). - Planlama Koordinatörü denetim ekibine gerekli olan denetim paketi ve bilgilerini gönderir ve ulaşım-konaklama işlemlerini organize eder. Sayfa 7/35

8 - Müşteri nin denetimi kabul etmemesi halinde belgesi aktif olan müşterinin belgesi askıya, belgesi askıda olan müşterinin belgesi belgelendirme ekibi kararı ile iptal edilebilir. - Kısa süreli denetimden dolayı tahakkuk eden ücret müşteri tarafından ödenir. - Denetim Madde 5.13 de belirtilen esaslara göre yürütülür Değişiklik Denetimleri Planlaması - Belgelendirilmiş müşteriler yönetim sistemlerindeki önemli değişiklikleri en geç 15 gün içersinde ICS e Sertifika Değişiklik Talep Formu ile bildirmeleri gerekir. Bu husus ile ilgili teklif aşamasında müşteriye Genel Hizmet Şartları ile detaylı bilgi verilmektedir. - Müşteriden gelen değişiklik talebi ve müşterinin revize ticari evrakları ve uygulamalar Operasyon Müdürü tarafından incelenir ve değişiklik denetimi yapılıp yapılmayacağına karar verilir. - Aşağıdaki değişikliklerde saha incelemesi gereklidir. Bunlar: Adres değişikliği Kapsam genişletme veya daraltma (Kapsam Genişletme Denetimi Müşteri den gelen talep üzerine gözetim denetimi ile birleştirilebilir) Firmanın başka şahıslara yada şirkete devri Kilit personel değişikliği (Karar alma, yönetim, teknik kadro) Yönetim sistemi ve proseslerdeki büyük değişiklikler - Aşağıdaki değişiklikler bir sonraki denetimde doğrulanabilir. Müşteri ticari unvan veya statü değişikliği (Kilit personel değişikliği olmadığı durumda) - Operasyon Müdürü değişiklik ile ilgili denetim kararına varırsa, bu değişiklik ile ilgili denetim planlaması yapılır. Denetim günleri Operasyon Müdürü tarafından Planlama Koordinatörüne bildirilir. Değişikliğin sebebine göre gerektiğinde Müşteri de tam denetim gerçekleştirilebilir. - Değişiklik Denetiminden önce müşteriye Denetim Planı gönderilir. Denetim ekibine müşteriden itiraz gelirse bu faaliyetler Şikayet ve İtiraz Prosedürüne göre yürütülür. - Planlama Koordinatörü denetim ekibine gerekli olan denetim paketi ve bilgilerini gönderir ve ulaşım-konaklama işlemlerini organize eder. - Denetim Madde 5.9 da belirtilen esaslara göre yürütülür Transfer Denetimi Planlaması - Transfer denetimi, belgeli olan ve belgesinin geçerliliği devam eden firmaların ICS e transferinin sağlanması için yapılan denetimdir. Sayfa 8/35

9 - MÜŞTERİ tarafından transfer ile ilgili talep edilen kayıtlar, belgeler istendikten sonra Operasyon Müdürü tarafından gerçekleştirilen incelemede, potansiyel yada mevcut bir problem ile karşılaşılması, şüphe oluşması yada önceki denetim uygunsuzlukları ile ilgili kapatılan uygunsuzlukların belgelendirme firması tarafından doğrulama kayıtlarının sunulamaması durumunda denetim planlaması yapılabilir. - Denetim süresi, denetimi gerektiren hususların incelenmesi için yeterli olacak şekilde Operasyon Müdürü tarafından belirlenir ve Denetim Ekibi Atama Formunda belirtilir. - Denetim ekibi ile müşteri koordinasyonunu, Denetim ekibinin ulaşım ve konaklama ile ilgili lojistik destek faaliyetlerini Planlama Koordinatörü yürütür. Baş denetçi tarafından oluşturulan Denetim Planının hazırlanmasına müteakip müşteriye iletilir. - Denetim Madde 5.4 de belirtilen esaslara göre yürütülür. 5.2 Ön Denetim Opsiyoneldir. Mevcut durum ve boşluk analizi için yapılır. Müşteri tarafından başvuru aşamasında talep edilmesi durumunda en fazla 1 adam/günlük bir denetim gerçekleştirilir. Rapor müşteriye iletilir. Denetim örneklemeye göre yapılır ve ön denetimde uygunsuzluk tespit edilmemiş olması belgelendirme denetimlerinde uygunsuzluk olmayacağı anlamına gelmez. Ön denetim, belgelendirme denetim süresini azaltıp çoğaltmayacağı gibi belgelendirme denetimi için olumlu yada olumsuz herhangi bir etki yapmaz. 5.3 Belgelendirme Denetimi - Belgelendirme denetimleri iki aşamadan oluşmaktadır Aşama Denetimi - Denetim planlamasından sonra 1. aşama denetiminde müşteri belgelendirme faaliyet kapsamı risk grubuna göre ISO 9001:2008 belgelendirme 1.Aşama denetimleri TÜRKAK rehberinde (Bakınız: / R40.05) tanımlanan risk grupları baz alınarak müşteri faaliyet kapsamı yüksek ve/veya en yüksek risk gruplarında ise müşteri sahasında, orta ve/veya düşük risk gruplarında ise müşteri saha ziyaretine gerek olmaksızın masa başında, belgelendirme şartlarının oluşup oluşmadığı (2.aşama denetim için hazırlık durumu), yönetim sisteminin kapsamı, dokümanların, kayıtların varlığı ve işletilip işletilmediği, prosesler, organizasyon, iş akışı, ürünler, yönetim sistemi ana hatları, tabi olunan standart ve mevzuat hakkında bir inceleme ve denetim gerçekleştirilir aşama denetim sonrası 2. aşama denetim tarihinde mutabık kalınır. 1.aşama denetimi ile 2.aşama denetimi arasındaki süre 1.aşama denetimi sırasında belirlenen hususların çözüme kavuşturulmasına yönelik müşterinin ihtiyaç duyacağı zaman dikkate alınarak belirlenir. 1.aşama ile 2.aşama denetimleri birbirini takip edecek şekilde planlanabilir. 1.aşama denetimde uygunsuzluk tespit edilmişse bu uygunsuzluklar kapatılmadan 2.aşama denetimine geçilmez. 1.aşama ile 2.aşama denetimi arasındaki süre 3 ayı geçemez. Bu sürenin aşılması durumunda 1.aşama denetimi tekrarlanır. Sayfa 9/35

10 Masa başında Gerçekleştirilen 1. Aşama Denetimi - Planlama koordinatörü denetim onayına istinaden gerekli dokümantasyonun müşteriden temini ve ilgili Baş denetçiye ulaştırılmasını sağlar. Bunlar: Kalite El Kitabı, politikalar ve hedefler Prosesler ve standardın öngördüğü prosedürler Tabi olunan yasal mevzuatlar, ilgili riskler İç denetim kayıtları Yönetimi gözden geçirme kayıtları - Denetim Ekibi müşteri tarafından gönderilen dokümantasyonu inceler. - Dokümantasyon incelemesi ile ilgili yetersiz bilgi ve tereddütlü bir durum tespit edilirse Baş denetçi 1.aşama denetiminin sahada devam ettirilmesi kararını verebilir. Bu durumda saha denetimi planlaması Madde e göre gerçekleştirilir. - Denetim sonrası Baş denetçi 1.aşama Denetim Raporunu hazırlar. Herhangi bir uygunsuzluk varsa bu da Uygunsuzluk Raporu ile kayıt altına alınır. Baş denetçi Denetim Dosyası Kapak Formunda belirtilen evrakları tamamlayarak denetimin sonuçlanmasını müteakip denetim dosyasını Operasyon Müdürüne iletir. - Denetim Raporu müşteriye gönderilir ve uygunsuzluklar tespit edilmişse bunlar kapatılmadan 2.aşama denetimine geçilmez. Uygunsuzlukların kapaması ile ilgili olarak Uygunsuzluk Raporunda belirtilen hususlar müşteri tarafından dikkate alınmalıdır. - Olumlu 1. aşama denetimi veya uygunsuzlukların kapatılması sonrası Operasyon Müdürü 2. Aşama denetime geçiş kararını verir. Buna göre 2. Aşama denetim ekibini oluşturur Sahada Gerçekleştirilen 1. Aşama Denetimi - Planlanan zamanda denetim ekibi müşteri tesisine saha denetimi için gider. - Denetim açılış toplantısı ile başlar. Müşteri yetkilileri ve denetim ekibi toplantıda hazır bulunur. Denetim Katılım Formu ile katılımcılardan imzaları alınır. - Açılış toplantısı Madde e göre gerçekleştirilir. - 1.aşama denetiminde aşağıdaki hususlar denetim ekibi tarafından incelenir ve raporlanır. Bu bilgiler aynı zamanda 1.Aşama Denetim Raporunda detaylı şekilde belirtilmiştir. Bunlar: Firma bilgilerinin doğrulanması Proses tanımlamalarının mevcudiyeti Standardın öngördüğü ve organizasyon için gerekli dokümanlar ve takibi. Dış kaynaklı dokümanlar Sayfa 10/35

11 Kalite El Kitabı, politikalar, hedefler ve planlama Tabi olunan yasal mevzuatlar, ilgili riskler İç Denetim Prosesi Yönetimi Gözden Geçirme Prosesi Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler - Denetim sonunda denetim ekibi denetçi toplantısında bulgular, gözlemler, uygunsuzluklar ve objektif deliller hakkında fikir alışverişinde bulunur. Madde e göre gerçekleştirilen kapanış toplantısında Baş denetçi tarafından uygunsuzluklar ve bulgular müşteri yetkililerine iletilir. Herhangi bir uygunsuzluk varsa bu da Uygunsuzluk Raporu ile kayıt altına alınır Aşama Denetim Raporu müşteriye sunulur ve uygunsuzluklar tespit edilmişse bunlar kapatılmadan 2. aşama denetimine geçilmez. Uygunsuzlukların kapaması ile ilgili olarak Uygunsuzluk Raporunda belirtilen hususlar müşteri tarafından dikkate alınmalıdır. - Baş denetçi Denetim Dosyası Kapak Formunda belirtilen evrakları tamamlayarak denetim dosyasını Operasyon Müdürüne iletir. - Olumlu 1. aşama denetimi veya uygunsuzlukların kapatılması sonrası Operasyon Müdürü 2. Aşama denetime geçiş kararını verir. Buna göre 2. Aşama denetim ekibini oluşturur Aşama Denetimi - Olumlu bir 1. aşama denetimi veya 1.aşamadaki uygunsuzlukların kapatılmasından sonra 2. aşama denetimi gerçekleştirilir Aşama denetimi müşterinin yönetim sistemi etkinliğini ve uygulamasını denetlemek için gerçekleştirilmektedir. 2. Aşama denetimi müşterinin tüm sahalarında yapılır. Çoklu alan denetimi Madde 5.14 e göre yürütülür aşama denetiminde belgelendirme programı şartlarına uygunluk denetimi örnekleme esasına göre denetim ekibi tarafından önceden mutabık kalınmış denetim planına göre gerçekleştirilir. - Denetim açılış toplantısı ile başlar. Müşteri yetkilileri ve denetim ekibi toplantıda hazır bulunur. Denetim Katılım Formu ile katılımcılardan imzaları alınır. Açılış toplantısı Madde e göre gerçekleştirilir Aşama denetiminde sahada Denetim Raporunda belirtilen hususlar ile ilgili objektif deliller, gözlemler, bulgular, uygunsuzluklar not edilir ve Denetim Raporu ve Uygunsuzluk Raporu ile kayıt altına alınır aşama denetiminde aşağıdaki hususlar Denetim Raporunda belirtilen sorulara göre incelenir. Bunlar: Dokümantasyonun standart ve müşteri kapsamına uygunluğu Belirtilen dokümanların etkin bir şekilde uygulandığı ve kayıtlarının tutulması Tabi olunan yasal şartların yerine getirilmesi Sayfa 11/35

12 Müşteri ile ilgili prosesler Operasyonel prosesler ve kontrolü Yönetimin sorumluluğu ve kaynaklar Sistemsel uygulamalar (Politika ve hedefler, programlar, Doküman-kayıt kontrolü, iç denetim, Yönetimin gözden geçirmesi, kaynaklar, iyileştirme, veri analizi, proses ve ürün-hizmet izlemesi, Planlama) - Denetim kapanış toplantısı öncesi denetim ekibi 1. Aşama ve 2. Aşama denetim bulguları, uygunsuzlukları, gözlemler ve delilleri inceler ve denetçi toplantısında denetim ile ilgili tavsiye kararı verilir. - Denetim sonunda Madde e göre kapanış toplantısı gerçekleştirilir. Baş denetçi tarafından uygunsuzluklar ve bulgular müşteri yetkililerine iletilir. Herhangi bir uygunsuzluk varsa bu da Uygunsuzluk Raporu ile kayıt altına alınır Aşama denetim sonrası denetim raporu hazırlanır ve müşteriye iletilir. Bu denetimde belgelendirme tavsiye kararı verilir. Bu karar belgelendirme, belgelendirmeme, takip denetimi yada uygunsuzlukların kapatılması sonrası belgelendirme şeklinde olabilmektedir. Uygunsuzlukların kapatılması sonrası Operasyon Müdürü denetim dosyasını belgelendirme ekibine sunulmak üzere Belgelendirme Müdürüne iletir. Denetim ekibi denetim dosyasını inceler ve karar verir. Sonuç uygun ise sertifika yayımlanır. Bu faaliyetler Madde 5.15 e göre yürütülür Açılış ve Kapanış Toplantıları - Tüm saha denetimlerinde müşteri ve denetim ekibi katılımcıları Denetim Katılım Formunu imzalarlar. Toplantılar denetim süresinin aksatılmaması için çok uzun tutulmaz. - Açılış Toplantısı: Bu toplantı denetime başlamadan önce denetim ekibi ile denetlenen müşterinin tanışması ve denetim hakkında bilgilendirme görüşmesidir. Açılış toplantısında Baş denetçi müşteri katılımcıları ile aşağıdaki hususları görüşür. Denetim ekibi ve müşteri katılımcılarının tanışması ve görevlerinin belirtilmesi Denetimin Amacı: Yönetim sistemi denetimi 3. taraf bir uygunluk denetimidir. Denetimde amaç uygunluk ile ilgili kanıtların tespiti ve raporlanmasıdır. Amaç hata aramak değildir. Yönetim sisteminin mevcudiyeti ve etkinliğinin kontrolü sağlanacaktır. Denetim Planının İncelenmesi ve Teyidi (gerektiğinde değişikliklerin yapılması) Kapanış için yer ve zaman tayini Denetim Yöntemi: Denetim örnekleme yöntemine göre gerçekleştirilmektedir. Belirtilen süre en etkin şekilde kullanılarak denetim yapılacaktır. Bu aşamada tüm doküman ve kayıtların incelenmesi bu kısıtlı zamanda mümkün değildir. Yeterli örnekleme yapılarak, uygunluğu yada şartların sağlanmadığına karar verilecektir. Denetim kapsamı ve hariç tutmalar Sayfa 12/35

13 Gizlilik-açıklık, tarafsızlık ve bağımsızlık hakkında bilgi Belgelendirme süreci ve tavsiye kararı hakkında bilgilendirme: Denetim ekibi belgelendirme kararını veren değil tavsiye kararı veren ekiptir. Denetim ile ilgili belgelendirme kararını Belgelendirme ekibimiz verecektir. Tavsiye kararımız ya herhangi bir uygunsuzluk yoktur belgelendirilebilir yada belgelendirme sürdürülebilir, ya tespit edilen uygunsuzlukların kapatılması sonrası belgelendirilebilir yada belgelendirme sürdürülebilir, ya yerinde incelenmesi gereken uygunsuzluk tespit edilmişse denetimin tamamı yada bir kısmı takip denetimi ile yinelenir, yada belgelendirmeme kararı şeklinde sonuç ortaya çıkmaktadır. Uygunsuzluk türleri hakkında bilgi: Denetimin amacı hata aramak değil uygunluğun fotoğrafını çekmektir ancak denetim sırasında standarttan sapmalar varsa yada iyileştirme fırsatları varsa bunlar yazılı hale getirilecek ve müşteriye sunulacaktır. 2 tür uygunsuzluk vardır. Majör uygunsuzluk, minör uygunsuzluk. Majör uygunsuzluk standardın bir maddesinin gereksiniminin hiç uygulanmaması, tamamen eksik ve yanlış uygulanması şeklinde tanımlanabilir. Minör uygunsuzluk standart maddesinin genel olarak uygulanması ancak bazı kısımlarda eksik ve hata ile ortaya çıkmasıdır. Ayrıca iyileştirme fırsatları varsa bunlar denetim sonunda ve raporla müşteriye iletilir. İyileştirme fırsatları ile ilgili denetim ekibi özel bir çözüm yöntemi belirtmeden tanımlama yapar. İyileştirme fırsatları belgelendirmeye engel teşkil etmez ancak bir sonraki denetimde gerekli önleyici faaliyetlerin alınıp alınmadığı kontrol edilir, herhangi bir faaliyet bulunamazsa uygunsuzluk olarak ele alınabilir. Denetim ekibinin ihtiyaç duyacağı kaynakların teyidi, Saha, tesis, şantiye incelemesi için gerekli kişisel koruyucu donanım ve refakatçı temini Varsa müşteri tarafından sorulacak sorular - Kapanış Toplantısı: Denetimin tamamlanmasını müteakip gerçekleştirilen nihai durum bilgilendirme görüşmesidir. Kapanış toplantısında aşağıdaki hususlar karşılıklı görüşülür: Müşteri yönetimi ve katılımcılarına yardımlarından dolayı teşekkür Denetlenen proses, tesis, bölümler hakkında bilgilendirme Uygunsuzluklar ve iyileştirme fırsatları hakkında bilgilendirme ve mutabakat, süre bilgileri Tavsiye kararı ve belgelendirme süreci hakkında bilgilendirme 5.4 Transfer Denetimi - Transfer denetimi, belgeli olan ve belgesinin geçerliliği devam eden firmaların ICS e transferinin sağlanması için yapılan denetimdir. - Transfer denetiminde aşağıdaki hususlar incelenmektedir: Sayfa 13/35

14 MÜŞTERİ, uluslararası kabul edilen (IAF-MLA) bir akreditasyon kurumundan akredite bir belgelendirme kuruluşu tarafından düzenlenmiş, geçerli ve aktif bir belgeye sahip olmalıdır. Askıda, askıya alınma şüphesi varsa, iptal durumda olan yada belge durumunun doğrulanamadığı belgeler için uygulanamaz. Transferi talep edilen belgeyi düzenleyen Belgelendirme firması, faaliyetlerine devam ediyor olmalı ve Belgelendirme firmasının akreditasyon yetki kapsamı uygun olmalıdır. Belgeyi düzenleyen belgelendirme firmasının akreditasyon süresi geçmişse, akreditasyonu askıya alınmış yada iptal edilmişse veya ticari faaliyeti durmuşsa transfer uygulanamaz. Önceki denetim ve uygunsuzluk raporları (varsa kapatılan uygunsuzlukların belgelendirme firması tarafından doğrulama kayıtları) MÜŞTERİ tarafından sunulmalıdır. Önceki denetim raporları sunulamıyor ise transfer uygulanmaz. Önceki denetimlerde ortaya çıkan uygunsuzluklar varsa bunlar kapatılmış olmalıdır. Kapatılmamışsa transfer öncesi ICS tarafından gerçekleştirilecek denetim ile uygunsuzluklar ile ilgili MÜŞTERİ tarafından yürütülen faaliyetlerin doğrulaması yapılır. - MÜŞTERİ tarafından yukarıda belirtilen hususlar ile ilgili sunulan kayıtlar, Operasyon Müdürü tarafından incelenir. Potansiyel yada mevcut bir problem yoksa Operasyon Müdürü yukarıdaki konular ile ilgili yaptığı incelemeler sonucu bulgularını ve kanıtları belgelendirme ekibine sunulmak üzere Belgelendirme Müdürüne iletir. - Yapılan incelemelerde önceki denetim uygunsuzlukları ile ilgili kapatılan uygunsuzlukların belgelendirme firması tarafından doğrulama kayıtları sunulamıyorsa yada incelemeler sırasında şüpheler oluşmuşsa tanımlanan problem/ler ile ilgili takip denetimi gibi denetim gerçekleştirilir. Yapılan denetim sonrası denetim dosyası Operasyon Müdürü tarafından incelenerek, belgelendirme ekibine sunulmak üzere Belgelendirme Müdürüne iletilir. - İncelemeler uygun bulunmazsa, müşteri raporları sunamazsa veya belgelendirme firması faaliyetlerine devam etmiyorsa yeni belgelendirme başvurusu gibi ele alınır. - Karar mercii Belgelendirme Ekibidir. Bu faaliyetler Madde 5.15 e göre yürütülür. - Transfer belgelendirmelerde sertifika geçerlilik tarihi Transfer edilen belgede belirtilen geçerlilik tarihi ile aynı tarihtir. - Gözetim Denetimleri önceki belgelendirme firmasının ara denetim periyodu baz alınarak Madde 5.7 ye uygun olarak yürütülür. 5.5 Takip Denetimi - Belgelendirme programı denetlemelerinde denetim ekibi Takip Denetimi kararı almışsa belirtilen uygunsuzlukların giderilmiş ve buna ilişkin düzeltici faaliyetlerin etkin şekilde yürütülmüş olduğunun belirlenmesi için takip denetimi yapılır. - Denetimlerde sistemin genel isleyişini etkileyen uygunsuzluklar tespit edilmişse denetimin tamamı yada bir kısmı yinelenir. Nihai karar Baş denetçinindir. Baş denetçi, uygunsuzluğun önemi, yerinde incelenmesi gereken bir konu olup olmadığı ve müşteri firmadaki şüphe ve yetersizliğe göre takip denetim kararı verebilir. - Takip denetimi müşteri sahasında yapılır. Denetim sonunda Baş denetçi nihai olarak tavsiye kararını müşteriye sunar. Sayfa 14/35

15 - Müşteri takip denetimi kapsamındaki uygunsuzluk/lar ile ilgili takip denetimi sırasında uygunsuzlukları giderdiğini kanıtlayamaz ise belgelendirme yada yeniden belgelendirme denetimi yapılmış olan bir müşteri ise Madde Uygunsuzluklar ve Düzeltici Faaliyetlerin Yürütülmesi, gözetim denetimi yapılmış olan bir müşteri ise belgesi ile ilgili Madde Belgenin Askıya Alınması, Geri Çekilmesi, İptali veya Kapsam Daraltma süreçleri işletilir. - Takip denetimi raporu ve diğer denetim dosyası evrakları tamamlanarak denetçi tarafından Operasyon Müdürüne iletilir. Operasyon Müdürü dosyayı inceler ve belgelendirme ekibine sunulmak üzere Belgelendirme Müdürüne iletir. - Belgelendirme ekibi denetim dosyasını inceler ve karar (Madde 5.15) verir. 5.6 Belgelendirme Kararı ve Belge Yayımlama - Denetim faaliyetlerinin tamamlanmasından sonra Operasyon Müdürü denetim dosyasını (denetim raporları, uygunsuzluk raporları ve düzeltmeler, başvuru dokümanları vs.) Belgelendirme ekibine sunulmak üzere Belgelendirme Müdürüne iletir. - Belgelendirme Ekibi Madde 5.15 de belirtilen çalışma esaslarına göre faaliyetlerini yürütmektedir. - Minör ve majör tüm uygunsuzluklar varsa kapatılmadan belgelendirme, belge sürdürme, yeniden belgelendirme, kapsam genişletme vs. yapılamaz. Uygunsuzluklar Uygunsuzluk Raporunda Baş denetçi tarafından belirtilen yönteme (Düzeltici faaliyet planı, Evrak ile, Takip denetimi, Yeniden-tekrar denetim vs.) göre kapatılır ve Baş denetçi tarafından uygunluğu teyit edilir Uygunsuzluklar ve Düzeltici Faaliyetlerin Yürütülmesi - Denetim sırasında görev alan denetim ekibinin belirlediği uygunsuzluklar Uygunsuzluk Raporu ile kapanış toplantısında müşteriye sunulur ve müşteri ile mutabakat sağlanır. - Uygunsuzluklar iki türlüdür. Bunlar küçük (minör) ve büyük (majör) uygunsuzluklar olarak tanımlanır. Büyük (majör) Uygunsuzluk: Yönetim sistemi gereklerinden birinin yada daha fazlasının eksik olması yada hiç uygulanmamasıdır. Yönetim sisteminin sağlıklı çalışmasını etkileyecek eksiklik ve aksaklıkların olmasıdır. Küçük (minör) Uygunsuzluk: Yönetim sistem standart şartlarından ve/veya müşteri dokümantasyon şartlarından, yönetim sisteminin tümünü etkilemeyen sapmalar yada genel olarak uygulanan ancak bazı hususların eksikliği olarak tanımlanabilir. - Doküman bazında kapatılan minör uygunsuzluğun bir sonraki denetimde doğrulaması yapılırken uygunsuzluğun giderilmediğinin tespit edilmesi halinde uygunsuzluğun etkisine bağlı olarak minör uygunsuzluk majör uygunsuzluğa çevrilebilir. - Bunun dışında tavsiye niteliğinde belirtilen geliştirme-iyileştirme fırsatları Denetim Raporunda belirtilir. İyileştirme fırsatları ile ilgili olarak müşteriden düzeltici faaliyet talebinde bulunulmaz ancak bir sonraki denetimde bir faaliyet planı ve uygulaması görülememişse uygunsuzluk olarak değerlendirilebilir. Sayfa 15/35

16 - MÜŞTERİ, raporda belirtilen uygunsuzluklar ile ilgili olarak gerekli faaliyetleri planlar ve yürütür. Uygunsuzluk Raporunda belirtilen bilgilere göre yürütmüş olduğu faaliyetleri Baş denetçiye iletir. Müşteri kendi düzeltici faaliyet sürecini işleterek faaliyeti tamamlar. Bu süre 45 günü geçemez. - Baş denetçi düzeltici faaliyetleri inceler ve onaylar. Gerekli gördüğü hallerde ilave bilgi, takip denetimi ve doküman isteyebilir. Müşteri tespit edilen uygunsuzluk/lar ile ilgili belirlenen sürede düzeltici faaliyet çalışmasını tamamlayamaması ve/veya takip denetimi sırasında uygunsuzlukları giderdiğini kanıtlayamaması durumunda belgelendirme ve yeniden belgelendirme denetimi yapılmış olan müşteri ise başvuru süreci yeniden başlatılır, gözetim denetimi yapılmış olan bir müşteri ise belgesi ile ilgili Madde Belgenin Askıya Alınması, Geri Çekilmesi, İptali veya Kapsam Daraltma süreci işletilir. - Denetim dosyası Operasyon Müdürüne iletilir. Operasyon Müdürü kontrolü sonrası Belgelendirme Müdürüne denetim dosyasını teslim eder. - Belgelendirme ekibi incelemesi sırasında da uygunsuzluklar tespit edilebilir, bu durumda evrak eksikliği, kısmen yada tamamen denetim tekrarı kararı verilebilir Belgenin Düzenlenmesi ve Verilmesi - Belgelendirme, yeniden belgelendirme, transfer veya değişiklik (kapsam, adres, unvan) denetimi sonrası varsa uygunsuzlukların giderilmesi ve Belgelendirme ekibinin olumlu kararı ile Sertifika yayımlanır. Sertifika yayım tarihi belgelendirme kararı ile aynı tarihtir. - Belgelendirme Müdürü Sertifikanın basımından sorumludur. Belge üzerindeki firma ticari unvanı, kapsamı, adres bilgileri ve varsa standardın kapsam dışı maddeleri Firma Bilgi Formu, Firma ticari sicil gazetesi, faaliyet belgesi ve denetim raporlarından kontrol edilir. Sertifika no, ilk belgelendirme tarihi, geçerlilik tarihi, sertifika tarihi gibi bilgiler Belgeli Firmalar Listesine ve Belgelendirme Karar Tutanağına göre kontrol edilir ve basım gerçekleştirilir. - Sertifika geçerlilik tarihi gözetim denetimlerinin başarı ile sonuçlanması şartıyla 3 yıldır. Geçerlilik tarihi sertifika yayım tarihinden 1 gün önce olacak şekilde tanzim edilmelidir. Ör: Sertifika yayım tarihi: , Geçerlilik Tarihi: Yeniden belgelendirmelerde ilk yayım tarihi aynı kalır, sertifika yayım ve geçerlilik tarihleri değişir. - Transfer belgelendirmelerde sertifika geçerlilik tarihi Transfer edilen belgede belirtilen geçerlilik tarihi ile aynı tarihtir. - Kapsam değişikliği, adres değişikliği, unvan değişikliği gibi hallerde ilk yayım tarihi ve geçerlilik tarihi aynı kalır, sertifika yayım tarihi değişir. - Sertifika no aşağıdaki şekilde verilmektedir: ICS-YY-SSSS ICS: International Certification Services YY: Belge ilk basım yılının son iki hanesi SSSS: Sıra no ilk numara 1000 ile başlar Sayfa 16/35

17 - Belgelendirme Müdürü bilgileri Belgeli Firmalar Listesine-Directory kaydeder. - İdari İşler Sorumlusu tarafından belgelendirme paketi hazırlanır. Müşteri mali ve diğer yükümlülüklerini yerine getirdikten sonra ya posta (kargo v.s.) yada elden teslimi gerçekleştirilir. - Müşteri, belgenin geçerli olduğu süre zarfında belgelendirme programına uymayı sürdürmelidir. Genel Hizmet Şartları ile bu hususlar teklif aşamasında müşteri onayı alınarak sağlanır. Ayrıca gözetim denetimleri ile müşteri yönetim sisteminin uygulandığı ve sürdürüldüğü denetlenir. - Belgenin kullanımı Madde 5.11 e uygun olarak yürütülür Belgelendirilmiş Müşteri Bilgilerinin İlan Edilmesi ve Müşteriler İle İlgili Kayıtlar - Belgelendirme Müdürü belgelendirilmiş tüm müşterilerin bilgilerini Belgeli Firmalar Listesine-Directory kaydeder ve bu listenin güncelliğini takip eder. Ayrıca bilgiler güncel olarak web sitemizde ( yayımlanır. Tüm ilgili taraflar ve toplum geçerli, iptal, askı durumundaki belgeleri belirli şartlarda sorgulayabilmekte ve sonuçları görebilmektedir. - Başvuru yapan, denetimi gerçekleştirilen, belgelendirilen veya belgesi iptal edilen/geri çekilen tüm kuruluşlar dahil olmak üzere Müşteri ler ile ilgili tüm kayıtlar P.06 Kayıtların Kontrolü Prosedürüne uygun olarak muhafaza edilir. - Müşteri ler ile ilgili tüm kayıtlar/bilgiler gizlilik esaslarına uygun olarak muhafaza edilmektedir. MÜŞTERİ ile ilgili bilgiler topluma açık doküman olmadıkları sürece yazılı izin olmaksızın yasal nedenle talep eden makamlar ve akreditasyon kurumu dışında üçüncü taraflara verilmez. (Şikâyet üzerine yapılan denetim / değerlendirme sonuçları hakkında şikâyeti yapan ilgili taraflara bilgi verilebilir). 5.7 Gözetim Denetimi - Müşteriye verilen belge 3 (üç) yıl süre ile geçerlidir. Bu süre zarfında müşteri belgelendirme programına (Belgelendirme standardı, ICS prosedürleri, rehberler v.s.) uymayı sürdürmelidir. Bu durumun tespiti için belirli aralıklarda (yılda en az 1 kez) gözetim denetimleri gerçekleştirilir. Teklifte gözetim denetim sıklığı belirtilmiştir. - Belgenin sürdürülmesi olumlu gözetim denetimleri ile mümkündür. Gözetim denetim sıklığı belgelendirme (2. aşama) denetiminin son gününden itibaren 365 günü geçemez. - Bu denetimler ara denetimlerdir ve müşterinin yönetim sistem şartlarının sürekliliğini sağlayıp sağlamadığı denetlenmektedir. Gözetim denetimleri her zaman müşteri sahasında gerçekleştirilir. - Gözetim denetimlerinde standardın tüm maddeleri incelenmez. Ancak aşağıdaki hususlar her denetimde incelenir. Bunlar: Müşteri bilgileri değişiklikleri (Proses, revize veya ilave edilen sistem dokümanları v.s.) Yönetimin Gözden Geçirmesi Politika ve hedefler hedef gerçekleşme İç Denetimler Sayfa 17/35

18 Müşteri Geribildirimleri Veri analizi Sürekli İyileştirme, Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Proses ve ürün izlemesi Ürün-hizmet sağlaması Bir önceki denetim uygunsuzlukları ile ilgili yapılan faaliyetlerin doğrulaması Sertifika, logo, marka ve rapor kullanımı - Yukarıda belirtilen maddeler dışında kalan maddeler 12 aylık periyotlarda yapılan gözetim denetimleri için 2 ara denetimde bölünerek denetim planlaması yapılır. Belgenin geçerlilik süresi boyunca ilgili standardın tüm maddeleri gözetim denetimlerinde en az 1 kez denetlenmiş olmalıdır. Bu bilgiler Denetim Matrisinde belirtilir. - Gözetim denetimi raporu ve diğer denetim dosyası evrakları tamamlanarak denetçi tarafından Operasyon Müdürüne iletilir. - Varsa denetimde tespit edilen uygunsuzluklar ile ilgili maddesinde belirtilen şartlar uygulanır. - Operasyon Müdürü dosyayı inceler ve Belgelendirme Müdürüne iletir. Gözetim denetim dosyası belgelendirme müdürü tarafından incelenir ve karara bağlanır. Bu faaliyetler Madde 5.15 e göre yürütülür. 5.8 Yeniden Belgelendirme Denetimi - Belge geçerlilik süresi bitimine yaklaşan müşterilerde belgenin yeniden düzenlenebilmesi için müşteri sisteminin ilgili standart gereklerine uygun ve etkin olarak sürdürülmekte olduğunun ve sürekliliğinin sağlandığının görülmesi gerekmektedir. 3 yıllık belge süresi boyunca gerçekleştirilen gözetim denetimlerinde tüm sistem maddeleri / bölümler her denetimde incelenmediği için 3 yılın sonunda tüm sistemin bir bütün olarak denetlenmesi gerekmektedir. Tüm sistemin yeniden denetlenmesi amacıyla yeniden belgelendirme denetimi yapılır. - Yeniden belgelendirme denetimi en geç, belgelendirme 2.aşama denetim tarihinin son günü baz alınarak 36 ayı geçmeyecek ve belirlenen 36 aylık süreden uygunsuzluk maksimum kapama süresi olan 45 gün önce gerçekleştirilir. - Yeniden belgelendirmede 1. aşama denetimi uygulanmaz. 2. Aşama denetimi gibi süreç işlemektedir. Ancak yeniden belgelendirme öncesi müşteri yönetim sistemi, yasal mevzuat ve/veya yönetim sistemini etkileyebilecek değişiklikler incelenir ve buna göre denetim programlaması yapılır. Kapsam yada belgelendirme kurallarında (Standart, mevzuat, rehber, müşteri yönetim sistemi, ürün yelpazesi, müşteri yapılanması vs.) değişiklik olması durumunda yeniden belgelendirmeden önce 1. Aşama denetimi de gerçekleştirilebilir. Buna Operasyon Müdürü karar verir. - Belge geçerlilik tarihinden sonraki bir tarihte denetim talep edilirse bu denetim yeniden belgelendirme değil ilk belgelendirme olarak ele alınır. 1. ve 2. aşama denetimleri uygulanır. Sayfa 18/35

19 - Yeniden belgelendirme denetiminde önceki denetim performansı da incelenir, bunun için Denetim Matrisi ve Denetim Programından yararlanılır. - Yeniden belgelendirme denetimleri sahada yapılır. - Yeniden belgelendirme denetiminde çoklu alan denetimi olması durumunda belgelendirmeye olan güveni sağlamak için denetim planlamasında yeterli seviyede saha denetimi yapılması kapsama alınır. - Yeniden belgelendirme denetimi için denetim ekibi ataması Operasyon Müdürü tarafından Denetim Ekibi Atama Formu ile yapılır. - Denetim ekibi ile müşteri koordinasyonunu Planlama Koordinatörü yürütür. Baş denetçi tarafından oluşturulan Denetim Planının hazırlanmasına müteakip müşteriye iletilir ve onayı alınır. - Denetim açılış ve kapanış toplantıları Madde e göre yürütülür. - Yeniden belgelendirme denetiminde aşağıdaki hususlar denetim ekibi tarafından incelenir: Değişiklikler (iç ve dış kaynaklı) dahil yönetim sistemi uygulamaları ve etkinliği, Toplam performansı arttırmak için müşteri üst yönetiminin yönetim sistem etkinliğine ve sürekli iyileştirmeye yönelik taahhütleri Yönetim sisteminin müşteri politika ve hedeflerinin gerçekleştirilmesine katkı sağlayıp sağlayamadığı Önceki denetim performansları Sertifika, logo, marka ve rapor kullanımı - Denetim sonunda denetim ekibi denetçi toplantısında bulgular, gözlemler, uygunsuzluklar ve objektif deliller hakkında fikir alışverişinde bulunur. Baş denetçi nihai olarak tavsiye kararı ve uygunsuzlukları müşteriye sunar. Denetimde tespit edilen uygunsuzluk/lar ile ilgili düzeltici faaliyetin tamamlanması için belirlenecek sürenin belgelendirme 2.aşama denetim tarihinin son günü baz alınarak 36 ayı geçmeyecek bir tarih olmasına dikkat edilmelidir. - Denetim dosyası tamamlandıktan sonra Operasyon Müdürüne iletilir. Operasyon müdürü incelemesi sonrası denetim dosyasını Belgelendirme Müdürüne iletir. - Belgelendirme ekibi denetim ekibi raporu, bulguları ve uygunsuzluk tanımlamalarını, müşterinin 3 yıllık denetim performansını ve gelen şikâyet-bildirimleri de inceleyerek nihai kararını verir. - Olumlu karar sonrası yeni Sertifika yayınlanır. Bu sertifikada ilk yayım tarihi ve sertifika no değişmez sadece sertifika basım tarihi ve geçerlilik tarihi değişir. Sayfa 19/35

20 5.9 Değişiklik Denetimleri (Kapsam Genişletme, Adres, Unvan vs.) - Müşteri yönetim sistemindeki önemli değişiklikleri (ilgili standart şartlarını yerine getirmeyi sürdürme konusunda yönetim sisteminin kabiliyetini etkileyen hususlar) ICS e Sertifika Değişiklik Talep Formu ile bildirdikten sonra, Operasyon Müdürünün değişiklik denetimi yapılması kararı vermesiyle gerçekleştirilen denetimdir. - Değişiklik denetimleri her zaman müşteri sahasında gerçekleştirilir ve değişikliğin sebebine göre gerektiğinde tam denetim gerçekleştirilebilir. - Değişiklik denetiminde amaç, Müşteri de gerçekleşen değişiklik sonrası müşterinin ilgili standart şartlarını yerine getirmeyi sürdürüp, sürdürmediğini görmektedir. - Değişiklik denetimi yapılan müşterinin ara denetim programı değişmez. Ara denetim programına sadık kalınarak belgelendirme sürecine devam edilir. - Değişiklik denetimi raporu ve diğer denetim dosyası evrakları tamamlanarak denetçi tarafından Operasyon Müdürüne iletilir. - Varsa denetimde tespit edilen uygunsuzluklar ile ilgili maddesinde belirtilen şartlar uygulanır. - Operasyon Müdürü dosyayı inceler ve belgelendirme ekibine sunulmak üzere Belgelendirme Müdürüne iletir. - Bir sonraki denetimde doğrulanabilecek bir değişiklik ise Sertifika Değişiklik Talep Formu ve talep edilen değişiklik ile ilgili resmi evraklar Operasyon müdürü tarafından Belgelendirme Müdürüne iletilir. - Tüm değişikliklerin karar merci Belgelendirme Ekibidir. Bu faaliyetler Madde 5.15 e göre yürütülür Belgenin Askıya Alınması, Geri Çekilmesi, İptali veya Kapsam Daraltma - Aşağıdaki durumlarda müşterinin belgesi askıya alınabilir, geri çekilebilir - iptal edilebilir yada belge kapsamı daraltılabilir. Bütün bu kararları Belgelendirme Ekibi verir Askıya Alma i- Askı: Müşteri nin sahip olmuş olduğu yönetim sistem belgesinin geçici olarak geçersiz olduğu durumdur. ii- Aşağıdaki durumlarda belge askıya alınabilir. Müşteri nin denetim uygunsuzluklarını belirtilen süreler içinde düzeltici faaliyetlerini tamamlayamaması durumunda, Müşteri nin belgelendirme programına (yönetim sisteminin etkili olma şartları dahil) uymayı sürdürmesinde devamlı ve ciddi şekilde başarısız olması, Rapor, sertifika, logo ve/veya marka kullanımı kurallarına riayet edilmemesi, MÜŞTERİ tarafından Sözleşme Yükümlülükleri kısmen yada tamamen yerine getirilmemişse, Gözetim denetimleri zamanında gerçekleştirilemiyorsa yada gözetim denetim şartları MÜŞTERİ tarafından sağlanamamışsa, Gözetim denetimlerinde büyük (majör) uygunsuzluk tespit edilmesi halinde, Sayfa 20/35