DÖRTYOL BELEDİYE BAŞKANLIĞI DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ KURULUŞ, GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK ÇALIŞMA USUL VE ESASLARINA İLİŞKİN YÖNETMELİK

Transkript

1 DÖRTYOL BELEDİYE BAŞKANLIĞI DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ KURULUŞ, GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK ÇALIŞMA USUL VE ESASLARINA İLİŞKİN YÖNETMELİK BİRİNCİ BÖLÜM GENEL HÜKÜMLER AMAÇ VE KAPSAM MADDE 1- Bu yönetmeliğin amacı Destek Hizmetleri Müdürlüğü nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. YASAL DAYANAK MADDE 2- Bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu ve ilgili diğer mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır. KURULUŞ MADDE 3- Destek Hizmetleri Müdürlüğü; bir müdür ve yeteri kadar üst sorumluya bağlı olarak görev yapan Destek Hizmetleri Bölümü, Ulaşım Hizmetleri Bölümü ile İdari ve Mali İşler Bölümünden oluşur. TANIMLAR MADDE 4-Bu Yönetmelikte geçen; Belediye : Dörtyol Belediyesini, Başkanlık : Dörtyol Belediye Başkanlığını, Müdürlük : Destek Hizmetleri Müdürlüğünü, Personel : Destek Hizmetleri Müdürlüğüde görevli tüm personeli ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM GÖREV YETKİ VE SORUMLULUK Destek Hizmetleri Müdürlüğünün Görevleri MADDE 5- Destek Hizmetleri Müdürlüğü; 1) Belediyemizin merkez ve dış binalarının yangından korunması için Yangın Yönetmeliğine göre gerekli önlemleri almak, yangın malzemeleri ve uyarıcı levhaların yerlerini tespit ederek sürekli hazır bulunmalarını sağlamak, 2) Elektrik şartelleri ve sigortaları ile su musluklarının bulunduğu yerleri tespit etmek, hazırladığı şemaları bu yerlere asmak, 3) Belediyemiz parklarında ve oto garajlarında yangına karşı önleyici tedbirler almak, gerekli yerlere uyarıcı levhalar asmak, 4) Belediye binalarına giriş ve çıkışları sürekli kontrol altında tutmak, 5) Gerekli telefon numaralarını ve adresleri gösteren bir listeyi binanın önemli yerlerine asmak, 6) Binaları temiz ve bakımlı bulundurmak, 7) Bahçe temizliği ve düzenini sağlamak, gerekli yerlere çöp kutusu koymak, 8) Oda, kat veya bölümlerin temizliğini mesai saatinden önce yaptırmak, odacıların çalışma saatlerini buna göre ayarlamak, 9) Çalışanlara öğle yemeği hizmeti vermek, 1

2 10) Çalışanların çeşitli günlük ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik olarak çay ocağı, lostra, iş ocakları vb. açmak, işletmek, 11) Tuvaletlerin, lavaboların sürekli temiz ve kullanılır halde olmasını sağlamak, buralarda yeterince çöp kutusu bulundurmak, 12) Çay ocakları, yemekhane ve diğer iş ocaklarının temiz tutulmasını sağlamak, 13) Bina içinde sigara içilmesini engelleyici tedbirler almak, 14) Asansörlerin, telefon santralinin, kaloriferlerin işler halde olmasını sağlamak, 15) Enerji israfını önleyici tedbirler almak, 16) Personele içme suyu konulan buzdolabı ve bidonların temiz tutulmasını, sürekli su bulundurulmasını sağlamak; gerektiğinde içme suyunun laboratuar incelemesini yaptırmak, 17) Elektrik, su arıza ve kesintilerinde gerekli önlemleri almak, en kısa sürede ilgili birimlerle temas kurmak, 18) Temizlik ve diğer malzeme stokunu sürekli kontrol ve tasnif etmek, 19) Kaloriferleri mevsim koşullarını dikkate alarak zamanında yaktırmak, yakıtı zamanında temin etmek, 20) Hizmetlilerin görevlerinde disiplinli bir şekilde çalışmalarını sağlamak, 21) Binalarda mevcut su, elektrik, kalorifer, asansör ve telefon gibi tesisat ile makine ve cihazların temizlik, bakım ve onarımlarının yapılması sırasında dikkat edilecek hususlara dair teknik elemanlara ve hizmetlilere gerekli eğitimin verilmesini sağlamak, 22) Nöbet tutacak odacı, gece bekçisi, kaloriferci gibi personelin nöbet cetvellerini tanzim etmek, 23) İlgili mevzuata uygun olarak, bayram ve tatil günlerinde binalara bayrak çekilmesini, tören malzemelerinin muhafazasını sağlamak, özel günlerde hizmet binalarını günün anlamına göre süslemek, 24) İlgili mevzuat çerçevesinde, destek birimi olarak belediye birimlerini ilgilendiren demirbaşlar ile kullanıma ve tüketime mahsus malzeme ve hizmet alımı işlerini yapmak, 25) Belediye birimlerinin hizmet sunumunda kullanılmak üzere satın alma veya hibe yoluyla temin edilen her türlü demirbaş, kullanıma ve tüketime mahsus malzemelerin ayniyat hesaplarına kaydetme, depolama, koruma, tahsis, sevk ve kontrol işlerini yürütmek, 26) Birimlerin asli görevlerinde kullanılan araçları, Başkanlık Makamı Olur u ile süreli/süresiz olarak ilgili birimlere tahsis etmek; Belediye tarafından sağlanan ulaşım ve lojistik hizmetlerin etkin, düzenli ve verimli biçimde yürütülebilmesine yönelik tüm iş ve işlemleri yürütmek, 27) Belediye hizmetlerinde kullanılacak araç ve ekipmanın teminine yönelik Teknik Şartname hazırlamak, ihale iş ve işlemlerini koordine etmek, 28) Belediyenin kullanımındaki lastik tekerlekli araç (iş makinesi, kamyon, kamyonet, traktör, forklift hariç) ve ekipmanın etkin çalıştırılması ve gerektiğinde eşgüdüm içinde verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak, 29) Belediyede bulunan tüm araçların kayıtlarını tutmak, fenni muayene, egzost testi ve araç sigortalarının yapılmasını sağlamak, 30) Gereğinde araç ve şoför gereksinimine yönelik hizmet almak, 31) Araç Takip Sisteminin etkin ve verimli kullanımını sağlamak, gerekli denetimleri gerçekleştirerek aykırı uygulamalara yönelik yaptırımları belirleyip yönlendirmek, 32) Belediye hizmetlerinde etkin kullanılmayan, ekonomik ömrünü tamamlamış veya atıl araçların Taşıt Kontrol Raporlarını hazırlamak, daha sonra satışını yapmak veya hurdaya ayırmak, 33) Bakım, onarım ve ikmal hizmetlerinin geliştirilmesi (tesis, ekipman, yedek parça, tezgahteçhizat, takım-avadanlık vb.) için gerekli her tür araştırma-geliştirme faaliyetinde bulunmak, 34) Belediyece yürütülen ulaşım ve lojistik hizmetlerin kent bilgi sistemi vb. teknolojik 2

3 olanaklar kullanılarak verimliliğin arttırılmasına yönelik her tür yenilikçi uygulamayı araştırıp, uygun bulunanların hayata geçişini sağlamak, 35) Belediyedeki tüm araç, iş makineleri ile müteferrik işlerin bakım, onarım ve ikmal işlerini yapmak, 36) Başkanlık Makamınca verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir. MÜDÜRÜN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUĞU MADDE 6- Destek Hizmetleri Müdürü görev ve hizmetlerinden ötürü Belediye Başkanı ve bağlı olduğu Başkan Yardımcısına karşı sorumlu olup; a) Bu Yönetmelikte belirtilen Müdürlük görevlerinin ilgili mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlamak, b) Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mevzuatı, yargı kararlarını ve yayınları takip etmek, personelini bilgilendirmek ve eğitmek, c) Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün işleri sevk ve idare ederek gereken denetimleri yapmak, d) Personelin tüm özlük işlerinin yürütümünü sağlamak, e) İlgili Yönetmeliğe uygun olarak Müdürlüğün taşınır kayıt ve kontrol yetkililerini belirlemek; taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlamak, f) Müdürlüğün çalışma ve stratejik planlarının, faaliyet raporlarının, performans değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulması; süreç analizleri, uygulamaya ilişkin değerlendirme ve sonuçlar üretilerek uygulamaya geçirilmesi çalışmalarını yürütmek, g) Müdürlüğün genel iş yürütümü konularında ilgili ve yetkili mercilere Müdürlük görüşü hazırlamak, g) Müdürlüğün gider bütçe taslağını hazırlatmak, h) Harcama yetkilisi olarak,5018 sayılı yasada belirlenen iş ve işlemleri gerçekleştirmek, ı) İhale yetkilisi olarak, ilgili yasada belirlenen iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlamak, i) Disiplin ve sicil amiri sıfatıyla ilgili yönetmelikler çerçevesinde hareket etmek, j) Müdürlüğün sorumluluğundaki tüm makine ve araçların muhafazası, hizmet gereklerine göre sevk ve idaresi ile iyi kullanılmalarını sağlamak, k) Müdürlüğe bağlı işyerlerinde işçi sağlığı ve iş güvenliği yönünden her türlü tedbirin alınmasını sağlamak, l) Başkanlık Makamınca verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir. ÜST SORUMLUNUN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI MADDE 7- Üst Sorumlu; a) Kendine bağlanan bölüm ve büroların iş ve işlemlerinin ilgili mevzuat ile Müdürden alacağı talimat ve yetkiler çerçevesinde uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlamak, b)müdürün görevlerine yardımcı olmak ile görevli ve yetkilidir. c)müdüre karşı sorumludur. BÖLÜM SORUMLUSUNUN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI MADDE 8- Bölüm Sorumlusu; a) Kendisine bağlanan bölümün iş ve işlemlerinin ilgili mevzuat ile Müdür ve bağlı olduğu üst sorumludan alacağı talimat ve yetkiler çerçevesinde uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlamak ile görevli ve yetkilidir. b) Bölüme ait iş ve işlemlerden Üst Sorumlu ve Müdüre karşı sorumludur. 3

4 ULAŞIM HİZMETLERİ BÖLÜMÜ MADDE 9- Ulaşım Hizmetleri Bölümü; a) Belediyemize ait tüm araç ve iş makineleri ile müteferrik işlerin onarımlarını yapmak, b) Belediyemiz hizmetlerinde çalışan motorlu vasıta, iş makineleri ile sabit makinelerin yıllık maliyetlerini çıkarmak ve bir rapor halinde düzenlemek, c) Hasara uğrayan araç ve iş makinelerinin hasar durumlarını tespit etmek, ilgi komisyon marifetiyle iş ve işlemlerini yapmak, d) Müdürlük bünyesindeki araçlar ile talep halinde diğer birimlere tahsisli her türlü araç ve makineler için gerekli olan yedek parça ve atölye malzemelerini temin etmek, ilgili mevzuat hükümlerine göre iş ve işlemleri yapmak, e) Malzemelerin usulüne göre saklanmasını sağlamak, f) İhale, avans ve kredi yoluyla alınan malzeme ile ambardan çıkan malzemelerin düzenli olarak kayda alınmasını sağlamak, g) İhtiyaç duyulan akaryakıt ve madeni yağların zamanında temini için gerekenleri yapmak, h) Stok kayıtlarını doğru ve tertipli tutmak, malzeme stoklarını sürekli izlemek, ı) Tüm araç ve iş makinelerinin kayıtlarını tutmak, i) Tamire gelen araç ve iş makinelerine sipariş emri açmak, j) Araç ve İş makinelerinin aylık ve yıllık yakıt ve yağ sarfiyatlarını izlemek, k) Araç ve iş makinelerinin periyodik ve ilave yağ bakımlarını takip etmek ve yapılmalarını sağlamak, l) Kaza yapan araç ve iş makineleri ile ilgili iş ve işlemleri yapmak, m) Araç ve iş makinelerinin trafik tescil, muayene iş ve işlemlerini yapmak, n) İlgili mevzuat gereği araç ve iş makinelerinden ekonomik ömrünü tamamlamış olanlar ile hurdaya ayrılacakların iş ve işlemlerini yapmak, o) Müdürlük tarafından verilen benzer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir. DESTEK HİZMETLERİ BÖLÜMÜ MADDE 10- Destek Hizmetleri Bölümü; a) Hizmet binalarında bulunan su, elektrik, ısıtma-soğutma ve telefon tesisatlarının bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak ile işletmek, b) Belediye birimlerinin demirbaş malzemelerinde oluşan sorunlarını teknik imkanları oranında gidermek, demirbaş eşyanın numaralanması, odalara asılacak listelerin hazırlanması gibi konularda destek hizmeti vermek, c) Hizmet binalarında gerekli küçük tadilatları ve onarımları yapmak, müdürlük imkanlarıyla giderilemeyecek olanları zamanında ilgili yerlere bildirmek, d) Belediye ambarını işletmek, e) İlgili mevzuata uygun olarak, bayram ve tatil günlerinde binalara bayrak çekilmesini, tören malzemelerinin muhafazasını sağlamak, özel günlerde hizmet binalarını günün anlamına göre süslemek, f) İlgili mevzuat çerçevesinde, destek birimi olarak belediye birimlerini ilgilendiren demirbaşlar ile kullanıma ve tüketime mahsus malzeme ve hizmet alımı işlerini yapmak, g) Belediye birimlerinin hizmet sunumunda kullanılmak üzere satın alma veya hibe yoluyla temin edilen her türlü demirbaş, kullanıma ve tüketime mahsus malzemelerin ayniyat hesaplarına kaydetme, depolama, koruma, tahsis, sevk ve kontrol işlerini yürütmek, h) Belediye faaliyetlerinde kullanılan araçların ilgili birimlere süreli/süresiz tahsis edilmesi ile Belediye tarafından sağlanan ulaşım ve lojistik hizmetlerin etkin, düzenli ve verimli biçimde yürütülebilmesine yönelik tüm iş ve işlemleri yürütmek, 4

5 ı) Müdürlük ve Belediyenin diğer birimlerince kullanılan araç, ekipmanın eşgüdüm içerisinde verimli bir biçimde kullanılmasını sağlamak; iş makineleri dışındaki lastik tekerlekli araçların sevk ve idaresine yönelik mekanizmaları oluşturmak, i) Belediye hizmetlerinde kullanılacak, araç ve ekipmanın teminine yönelik Teknik Şartname hazırlamak, araçların temini ve ilgili müdürlüklere tahsisini gerçekleştirmek, j) Gereğinde araç ve şoför gereksinimine yönelik hizmet almak, k) Araç Takip Sisteminin etkin ve verimli kullanımını sağlayıp, gerekli denetimleri gerçekleştirerek, aykırı uygulamalara yönelik yaptırımları belirleyip, yönlendirmek, l) Kazalarda oluşan maddi hasar bedellerinin sigorta şirketlerinden tahsili için gerekli prosedürleri yerine getirmek ve işlemlerin takibini yapmak, m) Araçların trafik tescil, alım-satım, sigorta işlerinin yürütülmesini sağlamak, n) Kiralanan, kiraya verilen ve protokol yapılan araçların işlemlerini yapmak, o) Tadilleri yapılan araçların ruhsat işlemlerinin yapılmasını sağlamak, ö) Araçları giriş-çıkışlarında yaptıkları kilometreleri ile gittikleri yerleri ve aracın genel durumunu denetlemek, p) Müdürlük tarafından verilen benzer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir. İDARİ VE MALİ İŞLER BÖLÜMÜ MADDE 11- İdari ve Mali İşler Bölümü, a) Müdürlüğün tüm yazışmalarını, gelen-giden ve zimmetli evrak kayıt ve dağıtımını yapmak; dosyalama düzeni ve Müdürlük arşivini oluşturmak, b) Her türlü genelge, tebliğ, yönetmelik ve Başkanlık emirlerini ilgili personele duyurmak, c) Personelin her türlü özlük işlerinin tam ve zamanında yapılmasını sağlamak, d) Müdürlüğün gider bütçe taslağını, stratejik ve çalışma planlarını, faaliyet raporlarını hazırlamak, e) Bir harcama birimi olarak Müdürlüğün her türlü mali iş ve işlemlerini ilgili mevzuata göre yürütmek, f) İhale mevzuatına göre gerekli iş ve işlemleri yapmak, g) Müdürlüğe ait taşınır malların giriş, çıkış, kayıt, değer tespiti, hurda, sayım, devir, bakım, onarım işleri ile yönetim hesabının oluşturulması işlemlerini gerçekleştirmek, h) Müdürlük tarafından verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM DİĞER HÜKÜMLER YÜRÜRLÜK MADDE 12- Bu yönetmelik Belediye Meclisince kabul edildikten sonra yürürlüğe girer. YÜRÜTME MADDE 13- Bu yönetmelik hükümlerini Dörtyol Belediye Başkanı yürütür. 5