T.C. ANKARA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI İç Denetim Birimi Başkanlığı. ANKARA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI İç Denetim Birimi Başkanlığı

Transkript

1 ANKARA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI 2019 YILI KAMUOYU BİLGİLENDİRME RAPORU 1

2 KAMUOYUNUN BİLGİSİNE, Belediyemiz faaliyetlerinin amaç ve politikalara, kalkınma planına, programlara, stratejik planlara, performans programlarına ve mevzuata uygun olarak planlanmasını ve yürütülmesini; kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını; bilgilerin güvenilirliğini, bütünlüğünü ve zamanında elde edilebilirliğini sağlamak amacı ile faaliyetlerini sürdürmektedir. Büyükşehir Belediye Başkanının (üst yönetici) 5018 sayılı Kanunla kendisine verilen sorumlulukları yerine getirmesinde önemli bir görev yürütmektedir. İç Denetim Birim Başkanı tarafından verilen kapsamlı görüş ve denetim görevlerine ilişkin oluşturulan denetim görüşleri, Üst Yönetici ve birim yöneticilerinin her yıl verdikleri iç kontrol güvence beyanlarına önemli bir dayanak oluşturmaktadır. İç kontrol; kurumun hedeflerine ulaşması için makul güvence sağlamak üzere tasarlanmış olan bir sistemdir. İç kontrol sistemi; kurumdaki iş ve eylemlerin mevzuata uygunluğu, faaliyetlerin etkililiği ve etkinliği, mali ve yönetsel raporlamanın güvenilirliği ile varlıkların korunmasını sağlamayı amaçlar. İç kontrol sisteminin, tasarım ve uygulama eksikliklerinin giderilmesi amacıyla sürekli izleme ve değerlendirmeye tabi tutulması gerekmektedir. İç denetim olmaksızın mevcut sistem, tasarım ve uygulama eksikliklerinin tespit edilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda tek başına güvence veremez., Belediyemiz varlıklarının güvence altına alınması, iç kontrol sisteminin etkinliği ve risklerin asgarîye indirilmesi için Belediyemiz faaliyetlerini olumsuz etkileyebilecek risklerin tanımlanması, gerekli önlemlerin alınması, sürekli gözden geçirilmesi ve mümkünse sayısallaştırılması konularında yönetime önerilerde bulunma, görevini yerine getirmek için özverili bir şekilde çalışmaktadır. Belediyemizin şeffaf, katılımcı ve denetlenebilir yönetim anlayışına uygun olarak; iç denetim faaliyetleri hakkında genel bilgiler, 2019 yılı Raporlama döneminde planlanan ve gerçekleşen çalışmalara ilişkin uygulama sonuçları ile bu çalışmalar sonucunda tespit edilen hususlar, kamuoyunun bilgisine sunulmuştur. İç denetime olumlu bakışı ile mevzuata uygun, bağımsız ve tarafsız olarak faaliyetlerin gerçekleştirilmesine yönelik her türlü desteği sağlayan Başkanlık Makamına, gösterdikleri iş birliği ve bilgi paylaşımı ile faaliyetlerimize katkı veren denetlenen birim yöneticileri ve personele teşekkür ederim. Saygılarımla Ekrem YEŞİL İç Denetim Birimi Başkanı 2

3 1) GENEL BİLGİLER ; Hipodrom Caddesi No:5 Yenimahalle/Ankara adresindeki Belediyemiz hizmet binasının 10. Katında, 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 63. Maddesi ve Kamu İç Denetim Genel Tebliğinin 8. Maddesi gereği, Üst Yönetici dışında başka birim veya yöneticilerle ilişkilendirilmeden ve Üst Yönetici; İç Denetim faaliyetlerine ilişkin rol ve sorumluluklarını astlarına devredemez, hükmüne uygun olarak, doğrudan Üst Yöneticiye bağlı şekilde, Belediyemiz teşkilat şemasına uygun olarak faaliyetlerini sürdürmektedir. Ankara Büyükşehir Belediyesi Başkanlık Makamının tarih ve 2019/12 sayılı Genelgesi ile belirlenen İmza Yetkileri Yönergesinde, na yer verilmiştir. 1.1 ) İç Denetim Tanımı: Kamu idaresinin çalışmalarına değer katmak ve geliştirmek için kaynakların ekonomiklik, etkililik ve verimlilik esaslarına göre yönetilip yönetilmediğini değerlendirmek ve rehberlik yapmak amacıyla yapılan bağımsız, nesnel güvence sağlama ve danışmanlık faaliyetidir 1.2 ) İç Denetim Faaliyetinin Amacı: İç denetim faaliyeti; Belediyemiz faaliyetlerinin amaç ve politikalara, kalkınma planına, programlara, stratejik planlara, performans programlarına ve mevzuata uygun olarak planlanmasını ve yürütülmesini; kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını; bilgilerin güvenilirliğini, bütünlüğünü ve zamanında elde edilebilirliğini sağlamayı amaçlar. 1.3 ) İç Denetim Faaliyetinin Kapsamı: Belediyemiz tüm birimlerinin işlem ve faaliyetleri, risk esaslı denetim plan ve programları kapsamında sistematik, sürekli ve disiplinli bir yaklaşımla denetim standartlarına uygun olarak iç denetime tabi tutulur. 1.4 ) İç Denetim Faaliyetinin Önemi: İç kontrol sisteminin yeterli ve etkin bir şekilde işleyip işlemediği hususlarında değerlendirme ve önerilerde bulunan, Üst Yöneticinin yönetim ve hesap verme sorumluluklarını yerine getirmesinde önemli bir yardımcıdır. Bu doğrultuda, Üst Yöneticinin 5018 sayılı Kanunla kendisine verilen sorumlulukları yerine getirmesinde önemli bir görev yürütmektedir. İç denetim faaliyeti, sunduğu güvence ve danışmanlık hizmetleri aracılığıyla kurumun amaçlarını gerçekleştirme fırsatlarını geliştirerek, faaliyetleri geliştirme imkânlarını belirler ve riske maruz kalma düzeyini azaltmaya yönelik öneriler sunarak kuruma değer katar. Kuruma değer katma perspektifi, kamuda var olan uygunluk denetimi anlayışına yönetişim, risk 3

4 yönetimi ve kontrol süreçlerinin değerlendirilmesini de ekleyerek, mevcut denetim anlayışını günümüz şartlarına uygun hale getirmekte ve denetim anlayışında fark oluşturmaktadır. 1.5 ) Sunulan Hizmetler: ; güvence ve danışmanlık hizmetleri sunmaktadır. Güvence Sağlama Faaliyeti: İdare içerisinde etkin bir iç kontrol sisteminin var olup olmadığına; kurumların risk yönetimi, iç kontrol sistemi ve süreçlerinin etkin bir şekilde işleyip işlemediğine; üretilen bilgilerin doğru ve tam olup olmadığına; varlıklarının korunup korunmadığına; faaliyetlerin etkili, ekonomik, verimli ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğine dair kurum içine ve dışına makul güvencenin verilmesidir. Fiili uygulamada güvence sağlama faaliyetleri denetim olarak adlandırılmaktadır Güvence Sağlama faaliyeti kapsamında aşağıdaki denetimleri gerçekleştirir ve Üst Yöneticiye (Belediye Başkanı) raporlar Uygunluk denetimi: Kamu idarelerinin faaliyet ve işlemlerinin ilgili kanun, tüzük, yönetmelik ve diğer mevzuata uygunluğunun incelenmesidir. Performans denetimi: Yönetimin bütün kademelerinde gerçekleştirilen faaliyet ve işlemlerin planlanması, uygulanması ve kontrolü aşamalarındaki etkililiğin, ekonomikliğin ve verimliliğin değerlendirilmesidir. Mali denetim: Gelir, gider, varlık ve yükümlülüklere ilişkin hesap ve işlemlerin doğruluğunun; mali sistem ve tabloların güvenilirliğinin değerlendirilmesidir. Bilgi teknolojileri denetimi: Denetlenen birimin elektronik bilgi sistemlerinin sürekliliğinin ve güvenilirliğinin değerlendirilmesidir. Sistem denetimi: Denetlenen birimin faaliyetlerinin ve iç kontrol sisteminin; organizasyon yapısına katkı sağlayıcı bir yaklaşımla analiz edilmesi, eksikliklerinin tespit edilmesi, kalite ve uygunluğunun araştırılması, kaynakların ve uygulanan yöntemlerin yeterliliğinin ölçülmesi suretiyle değerlendirilmesidir. Bu denetim türlerinde İç Denetim Raporu düzenlenir. Danışmanlık Faaliyeti; İdarenin hedeflerini gerçekleştirmeye yönelik kurumsal yönetim, risk yönetimi ve iç kontrol faaliyetlerinin ve süreçlerinin sistematik bir biçimde değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önerilerde bulunulmasıdır. Bu faaliyet kapsamında, Danışmanlık Raporu düzenlenir., denetim (güvence) ve danışmanlık faaliyetleri dışında başka adlarla faaliyet yürütemez; sadece yolsuzluk ve usulsüzlüklerin Üst Yöneticiye bildirilmesi amacıyla inceleme faaliyeti yürütebilir ve inceleme raporu düzenleyebilir. 4

5 2) GERÇEKLEŞTİRİLEN DENETİM VE DANIŞMANLIK FAALİYETLERİ 2.1 ) Denetim ve Danışmanlık Raporları Raporlama döneminde tamamlanan denetim ve danışmanlık raporlarına ilişkin gösteren istatistiki bilgiler ve bulgu önem düzeyleri ve denetim görüşü seviyeleri aşağıdaki tablolarda sunulmuştur. Denetim/Danışmanlık Konusu Protokol İşlemleri Süreci Yapı Denetimi ve Uygulamaları Sağlık Hizmetleri Süreci Coğrafi Bilgi Sistemleri Süreci Bulguların Önem Düzeyi Kritik Yüksek Orta Düşük Denetim Görüşü Seviyesi Gelişime Açık Gelişime Açık Gelişime Açık Gelişime Açık Gençlik ve Çocuk Hizmetleri Süreci 1 Gelişime Açık Ruhsatlandırma Süreci Atık Koordinasyon Süreci Gelişmiş Gelişime Açık Gelir Süreci 1 1 Gelişime Açık Trafik Kontrol Süreci Gelişmiş Bilgi edinme ve Bilgilendirme Süreci 1 Gelişime Açık Sosyal Hizmetler Süreci 1 Gelişime Açık Kamulaştırma Uzlaştırma ve Sözleşmeler Yeterli Süreci Bilgi Sistemleri Süreci 1 2 Sınırlı Aykome Süreci Gelişmiş Ulaşım Planlama ve Koordinasyon Süreci 1 Gelişime Açık Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığı Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Süreci (Danışmanlık Faaliyeti) adet tespit ve değerlendirme yapılmıştır. Bulgular ve eylem planları üzerinde ilgili daire başkanlıkları ile mutabakata varılmış olup, eylem planlarına göre durumları izleme faaliyeti kapsamında takip edilecektir. 5

6 DENETİM GÖRÜŞÜ: Denetim görevi sırasında toplanan bilgi ve kanıtlar doğrultusunda, görevin amaç ve kapsamına uygun bir şekilde denetim konusu hususlarla ilgili genel bir kanaate ulaşılmasıdır. İç denetçinin denetlenen süreçle ilgili iç kontrollerin yeterlilik ve etkinliğine ilişkin değerlendirmesidir. Bu görüşle Üst Yönetici ve denetlenen birim yöneticisine, denetim alanının genel durumu hakkında bilgi sunulur. 1 İç kontrol ihtiyacının farkına varılmıştır. Risk ve kontrollerin belirlenmesine yönelik gelişigüzel ve kişilere bağlı bir yaklaşım söz konusudur. Kontrol zayıflıkları belirlenmemektedir. Kontrollere ilişkin sorumlulukların belirlenmesinde yetersizlikler bulunmaktadır. 1 - Başlangıç Değerlendirmesi yapılabilmesi için, iki veya daha fazla kritik önem düzeyine sahip bulgunun olması gerekir Kontroller uygulanmakla birlikte, belgelendirilmesinde eksiklikler bulunmaktadır. Kontrollerin çalışması, ilgili kişilerin bilgi ve motivasyonlarına bağlı olarak değişmektedir. Kontrollerin etkililiği değerlendirilmemektedir. Kontrol zayıflıkları tam olarak ortaya konamamakta ve öncelik sırasına göre çözüme kavuşturulmamaktadır. Kontrollere ilişkin sorumluluklar kısmen belirlenmiştir. Kontrol uygulanmakta ve yeterli düzeyde belgelendirme yapılmaktadır. Düzenli olarak kontrollerin çalışıp çalışmadığı kontrol edilmektedir. Ancak bu değerlendirme süreci yazılı olarak belirlenmemiştir. Yönetim, büyük ölçüde kontrolleri takip edebilmekte, ancak gözden kaçan hususlar olabilmektedir. Çalışanlar, kontrollerle ilgili sorumluluklarının farkındadır. Etkili bir risk yönetimi ve iç kontrol ortamı bulunmaktadır. Yazılı olarak tanımlanmış ve düzenli olarak yürütülen bir kontrol değerlendirme süreci bulunmaktadır. Yönetim kontrollerle ilgili sorunları hızla tespit ederek öncelik sırasına uygun ve tutarlı bir şekilde çözüme kavuşturabilmektedir. Risk ve kontrol değerlendirme faaliyetleri, kurum düzeyinde birbirine uyumlu olarak yürütülmektedir. Kontroller sürekli olarak takip edilmekte ve BT destekli olarak yürütülmektedir. Sorun tespit edilen alanlarda kök neden analizleri yapılarak gerçekçi çözümler üretilebilmektedir. Çalışanlar kontrollerin geliştirilmesi ve iyileştirilmesi sürecine aktif olarak katılmaktadır. 2 - Sınırlı/Sistematik Olmayan Değerlendirmesi yapılabilmesi için, bir kritik veya iki ve daha fazla yüksek önem düzeyine sahip bulgunun olması gerekir. 3-Gelişime açık Değerlendirmesinin yapılabilmesi için, kritik önem düzeyine sahip bulgu bulunmaması ve en fazla bir yüksek önem düzeyine sahip bulgunun olması gerekir. 4- Yeterli Değerlendirmesinin yapılabilmesi için kritik, yüksek veya orta düzeyde bir bulgunun bulunmaması gerekir. 5-Gelişmiş Değerlendirmesinin yapılabilmesi için, herhangi bir bulgunun bulunmaması gerekir. 6

7 2.2 ) 2019 yılı İç Denetim Programı İlerleme Düzeyi Bu bölümde, denetim ve danışmanlık faaliyetleri ile bu faaliyetlerin hangi aşamada olduğu konusunda bilgilere yer verilmiştir. Denetim/Danışmanlık Konusu Çalışma Aşaması Planlanan Tamamlanma Tarihi Tamamlanma Yüzdesi Yapı Denetimi ve Uygulamaları Raporlandı %100 Sağlık Hizmetleri Süreci Raporlandı %100 Coğrafi Bilgi Sistemleri Süreci Raporlandı %100 Gençlik ve Çocuk Hizmetleri Süreci Raporlandı %100 Ruhsatlandırma Süreci Raporlandı %100 Atık Koordinasyon Süreci Raporlandı %100 Gelir Süreci Raporlandı %100 Trafik Kontrol Süreci Raporlandı %100 Bilgi edinme ve Bilgilendirme Süreci Raporlandı %100 Sosyal Hizmetler Süreci Raporlandı %100 Kamulaştırma Uzlaştırma ve Sözleşmeler Süreci Raporlandı %100 Bilgi Sistemleri Süreci Raporlandı %100 Aykome Süreci Raporlandı %100 Ulaşım Planlama ve Koordinasyon Süreci Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Süreci Raporlandı %100 Raporlandı %100 7

8 Yangın ve Acil Müdahale Süreci Hafriyat Toprağı ve İnşaat/Yıkıntı Atıklarının Tespiti ve Koordinasyonu Taşınmaz Mal Yönetimi Süreci Kaldırım Yapım, Bakım Onarım Süreci Numarataj Süreci 2020 yılı İç Denetim Programına alınmıştır yılı İç Denetim Programına alınmıştır yılı İç Denetim Programına alınmıştır yılı İç Denetim Programına alınmıştır yılı İç Denetim Programına alınmıştır % % % % %0 Yangın ve Acil Müdahale Süreci, Hafriyat Toprağı ve İnşaat/Yıkıntı Atıklarının Tespiti ve Koordinasyonu Süreci, Taşınmaz Mal Yönetimi Süreci, Kaldırım Yapım, Bakım Onarım Süreci ve Numarataj Süreci nin denetimleri 2019 yılı İç Denetim programı döneminde gerçekleşen; yönetim değişikliği, Başkanlığımıza yeni katılan ve ayrılan iç denetçilerin bulunması, İç Denetim Birimi Başkanı görev değişikliği, program dışı görevlendirmeler nedeni ile programda öngörülen süresi içerisinde tamamlanamayacağı anlaşıldığından; öncelikli olarak 2020 yılı iç denetim programına dahil edilmek üzere iptal edilerek, 2020 yılı İç Denetim Programına alınmıştır. 3) DENETİM PROGRAMI DÖNEMİNDE TESPİT EDİLEN BULGULAR VE ÖNEM DÜZEYLERİ BULGU ÖNEM DÜZEYİ KRİTİK YÜKSEK ORTA DÜŞÜK AÇIKLAMA Faaliyetin yürütülmesini veya istenilen çıktı, ürün ya da hizmetin sunulmasını engelleyecek tüm bulgular bu grupta değerlendirilir. Risk ve etkileri değerlendirildiğinde, can kayıplarına veya bedensel bütünlüğe zarar vermesi ya da kurumun faaliyetlerini durdurması veya büyük mali kayıplara neden olacak bulgulardır. Faaliyetin yürütülmesinde uzun süreli gecikmelere ve ciddi sorunlara neden olabilecek bulgular bu grupta değerlendirilir. Risk ve etkileri değerlendirildiğinde, kurum faaliyetlerini sekteye uğratacak veya kurumun önemli mali kayıplarla karşılaşmasına neden olacak bulgulardır. Faaliyetin çıktılarının kalitesini etkileyen, yürütülmesinde gecikmelere ve sorunlara neden olabilecek bulgular bu grupta değerlendirilir. Faaliyetin genel işleyişini etkilemeyen ancak daha iyi bir hizmet sunulmasını sağlamaya yönelik bulgular bu grupta değerlendirilir. 8

9 3.1 ) Bulgular ve Öneriler 2019 yılı İç Denetim Program döneminde riskler ve etkileri değerlendirildiğinde, 2 adet yüksek ve 7 adet orta seviyede Bulgu tespit edilmiştir. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Belediyemize Ait Hizmetlerin Vatandaşlara İnternet Üzerinden Sunulmasına Yönelik Web Tabanlı Mobil Uygulama/Yazılım Hazırlanması, Temin Edilmesi Sürecinin denetimi sonucu: 1) Bilgi Teknolojileri varlık dökümünün kurum düzeyinde tedarik edilen tüm yazılım ve altyapı bileşenlerini içermediği,(bulgu Önem Düzeyi Yüksek) 2) Bilgi Teknolojileri altyapı ve yazılım edinimi, kurulumu ve bakımı ile ilgili olarak hazırlanmış politika, yöntem ve iş akışlarının yetersiz olduğu,(bulgu Önem Düzeyi Orta) 3. Birimde personel eksikliğinden dolayı görevler ayrılığına uyulmadığı, (Bulgu Önem Düzeyi Orta) tespit edilmiş, 1)Yaşam döngüleri boyunca yazılım varlıklarının kullanımı ile sahipliğinin takip edilmesi ve raporlanması için belediyemiz Bilgi Teknolojileri varlığı olarak sahip olduğu tüm yazılım ve altyapı bileşenlerini tespit etmek üzere tüm birimleri kapsayacak şekilde döküm çalışması yapılması, 2)Bilgi Teknolojileri altyapı ve yazılım edinimi, kurulumu ve bakımı ile ilgili olarak hazırlanmış politika, yöntem ve iş akışlarının oluşturulması, 3-Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığında iş ve görev tanımlarının güncellenerek ihtiyaç duyulan yetkin personel eksikliğinin giderilmesi, önerilmiştir. Önerilerin, eylem planına uygun olarak tarihine kadar gerçekleştirilmesi konusunda Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ile mutabakata varılmıştır. Ulaşım Dairesi Başkanlığı Ulaşım Ana Planı Sürecinin denetimi sonucu; Ulaşım Ana Planı Süreç işlemlerinde kullanılan yolculuk atama modeli bilgisayar programı uygulamalarının kullanımına ilişkin olarak personele 2018 ve 2019 yıllarında eğitim verilmediği,(bulgu Önem Düzeyi Orta) tespit edilmiş, Süreç işlemlerinde kullanılan; yolculuk atama modeli bilgisayar programları ve uygulamaları ile ilgili, personele eğitim verilmesi, Ulaşım Ana Planının yasal mevzuatta belirlenen süre içerisinde güncellenmesi, (Bulgu Önem Düzeyi Orta) önerilmiştir. Önerilerin, eylem planına uygun olarak tarihine kadar gerçekleştirilmesi konusunda Ulaşım Dairesi Başkanlığı ile mutabakata varılmıştır. 9

10 Kültür ve Sosyal İşler Dairesi Başkanlığı Gençlik Merkezleri Sürecinin denetimi sonucu; Gençlik Merkezleri açmak için yer seçiminin uygunluğu, nüfus yoğunluğu, merkezlerin yeterli üye sayısına ulaşıp ulaşamayacağı, otopark ve ulaşım gibi gerekli çevresel araştırmalar yapılarak kıstasların belirlenmediği, (Bulgu Önem Düzeyi Orta) tespit edilmiş, Süreç içerisinde, Gençlik Merkezlerinin açılması ve yer seçiminde uyulacak kıstasların belirlenmesi, gençlere bilgi, beceri kazandırılması için, etkin ve verimli hizmet sunulması, önerilmiştir. Önerilerin, eylem planına uygun olarak tarihine kadar gerçekleştirilmesi konusunda Kültür ve Sosyal İşler Dairesi Başkanlığı ile mutabakata varılmıştır. Basın Yayın ve Halka İlişkiler Dairesi Başkanlığı Halkla İlişkiler Sürecinin denetimi sonucu; Alo-153 çağrı hattı işlemlerinde, yapılan başvuruya ait ilgili birimden 15 gün içerisinde cevap gelmemesi durumunda birkaç kez personelce ilgili birimin telefonla tekrar aranılması yolu ile kontrol işleminin yerine getirildiği, personellerin vatandaşlara hitabetinin uygun olup olmadığının denetiminin, personel konuşmalarının dinlenmesi ile yapıldığı, bu kontrollerin sistematik olmayan şekilde, rastgele olarak yapıldığı, Alo-153 çağrı merkezinde ve bilgi edinme bölümünde görev yapan personele; halkla ilişkiler ve iletişim becerileri ile görev yapmakta oldukları alanlarla ilgili olarak 2018 ve 2019 yıllarında hizmet içi eğitim verilmediği, (Bulgu Önem Düzeyi Orta) tespit edilmiş; Görevli personelin vatandaşlar ile olan iletişiminde genel davranışlarının tamamının kontrolünün sistemli şekilde, sürekli ve yeniden izlenebilir hale getirilmesi, Mavi Masa ve Halkla İlişkiler bölümlerine personel alımında ve mevcut çalışanların işe uygunluğunun değerlendirilmesinde kişilik testlerinden (MMPİ vb.) faydalanılması, personelin niteliğinin halkla ilişkilerin temel görevlerinden olan araştırma, üst yönetime danışmanlık, erken uyarı, iletişim gibi faaliyetlere uygunluğunun sağlanması, Mavi Masa ve Halkla İlişkiler bölümlerinde görev alan yöneticiler dahil tüm personele, Davranış Şekilleri, Değer Yargıları, Motivasyon, Yüz yüze İlişkiler, Telefonda Konuşma, Doğru Konuşma Prensipleri, Dış Görünüş, Dinleme, Özetleme, Stres Yönetimi, Kriz Yönetimi vb. konularda eğitim verilmesi, Personelin çalışma koşulları ve yüklendikleri stres dikkate alınarak, mola ve dinlenme zamanlarının ayarlanması. önerilmiştir. Önerilerin, eylem planına uygun olarak tarihine kadar gerçekleştirilmesi konusunda Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığı ile mutabakata varılmıştır. 10

11 Sosyal Hizmetler Dairesi Başkanlığı Şefkat Evleri Hizmeti Sürecinin denetimi sonucu: Şefkat Evleri Yönetmeliğine göre, konaklayacak hastanın ikamet ettiği şehirden alacağı sevk belgesi, Şefkat Evlerine kabulde istenilen belgeler arasında sayılmış olmasına rağmen konaklayan kişilerin dosyalarında sevk belgelerinin bulunmadığı, (Bulgu Önem Düzeyi Orta) tespit edilmiş, Kuruluş amacı, diğer illerden tedavi görmek üzere Ankara'ya gelen hasta ve hasta refakatçilerine konaklama hizmeti vermek olan Şefkat Evleri Yönetmeliğinin ilgili maddesinin göz önüne alınması, söz konusu yönetmeliğin amacına ve günün şartlarına uygun olarak güncellenmesi, önerilmiştir. Önerilerin, eylem planına uygun olarak tarihine kadar gerçekleştirilmesi konusunda Sosyal Hizmetler Dairesi Başkanlığı ile mutabakata varılmıştır. Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığı Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin Günlük Tahsilatlarını Raporlama ve Kayıtlarını Tutma Sürecinin denetimi sonucu; 1) Muhasebe yetkilisi mutemedi olarak yetkilendirilmemiş personel tarafından gelir tahsilatı yapıldığı, gelir tahsilatına ilişkin iş ve işlemlerin yasal düzenlemelere uygun olarak sürdürülmediği, (Bulgu Önem Düzeyi Yüksek) 2) Muhasebe yetkilisi mutemetleri tarafından gerçekleştirilen gelir tahsilat evraklarına ilişkin iş ve işlemlerin yasal düzenlemelere uyumlu olmadığı, (Bulgu Önem Düzeyi Orta) tespit edilmiş, 1) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu na uygun olarak tahakkuk işlemlerinin Daire Başkanlığına ait tahakkuk sistemi üzerinden gerçekleştirilmesi, Bankacılık sistemi kullanılarak tahsilat ve ödeme yöntemlerinin geliştirilmesi, Muhasebe Yetkilisi tarafından mutemetleri kontrol ettiğini gösteren yazılı prosedür uygulaması, 2) Ambarlarda taşınır malların ve arşivlenecek belgelerin ayrılması, belgelerin mevzuata uygun olarak daha temiz ortamda muhafaza edilmesi, kullanıma hazır olmayan, ihtiyaç dışı taşınırların mevzuata göre kaldırılması, ambarlara girişlerin taşınır kontrol yetkisine sahip görevliler tarafından kontrol edilmesi, yetkisiz girişlerin engellenmesi, arşivlenmesi gerekli olmayan ve mevzuata uygun olarak birim tarafından 5 yıl muhafaza edilen belgelerin tasnif edilmesinden sonra kurum arşivine gönderilmesi, Belediyemiz halkla ilişkiler bölümünde bulunan gelir şefliğinde belgelerin muhafazası için gerekli ortamın sağlanması, tahsildar makbuzlarının seri numaralarının kabul tutanağında kayıt altına alınması, önerilmiştir. Önerilerin, eylem planına uygun olarak tarihine kadar gerçekleştirilmesi konusunda Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığı ile mutabakata varılmıştır. 11

12 Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığı Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Süreci Danışmanlık Faaliyeti sonucu; 1) Çalışanların iş ve görev tanımlamalarına ilişkin çalışmaların tamamlanması, 2) Birim hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve riskleri en aza indirecek gerekli önlemlerin alınmasını sağlamak üzere riskkontrol ve hassas görevlere ilişkin çalışmanın tamamlanması, 3) Birimde tespit edilen risklerin gerçekleşme olasılıkları veya etkilerinde bir değişiklik olup olmadığı ya da yeni risklerin ortaya çıkıp çıkmadığı ve kontrollere ilişkin çalışmaların belirli dönemlerde gözden geçirildiğine ilişkin prosedürlerin belgelendirilmesi, 4) Personelin çalışmalarını yönlendirmek takibini ve standartlaşmayı sağlamak üzere formların oluşturulması, 5) Her bir görevlendirmeye ilişkin kontrolü sağlamak üzere hazırlanan raporlara ilişkin iş akışını takip eden raporlama prosedürlerinin hazırlanması, önerilmiştir. Önerilerin, eylem planına uygun olarak tarihine kadar gerçekleştirilmesi konusunda Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığı ile mutabakata varmıştır. 4) DENETİM PROGRAMI DIŞI GERÇEKLEŞTİRİLEN FAALİYETLER Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığı, Çevre Koruma ve Kontrol Dairesi Başkanlığı, Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı, Fen İşleri Dairesi Başkanlığı, İşletme ve İştirakler Dairesi Başkanlığı, İtfaiye Dairesi Başkanlığı, Kent Estetiği Dairesi Başkanlığı, Kırsal Hizmetler Dairesi Başkanlığı, Kültür ve Sosyal İşler Dairesi Başkanlığı, Makine İkmal Bakım ve Onarım Dairesi Başkanlığı, Sağlık İşleri Dairesi Başkanlığı, Sosyal Hizmetler Dairesi Başkanlığı, Ulaşım Dairesi Başkanlığı ve Zabıta Dairesi Başkanlığı; ambar ve depoları ile ilgili, 14 İnceleme Raporu, Sosyal Hizmetler Dairesi Başkanlığınca gerçekleştirilen sosyal yardımlar kapsamındaki gıda yardımları konusunda İnceleme Raporu, Yapı Kontrol Dairesi Başkanlığı tarafından gerçekleştirilen faaliyet ve işlemlerin; zamanlılığı konusunda İnceleme Raporu, düzenlenmiştir. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığı ambar ve depoları ile ilgili olarak düzenlenen inceleme raporunda; diğer daire başkanlıklarından devredilen ve kayıt altına alınmayan bazı malzemelerin fuarlarda, özel günlerde ve festivallerde kullanıldığı, ambarlarda bulunan malzemelerin birimin genel kullanımına uygun olmakla birlikte, malzemelerin, daire başkanlığı tarafından kullanılabilecek veya yeniden değerlendirilebilecek malzemelerin ayrıştırılması, depoların tertip ve düzeninin sağlanması, kullanılamayacak durumdaki malzemelerin, resimlerin ve kitapların geri dönüşüm yoluyla değerlendirilmesi, tavsiye edilmiştir. 12

13 Çevre Koruma ve Kontrol Dairesi Başkanlığı, ambar ve depoları ile ilgili olarak düzenlenen inceleme raporunda; Kahramankazan Ova Fidanlığı içi İstanbul Yolu 38. Km. adresinde bulunan ambarda; açık alanda uygun olmayan şartlarda bulunan malzemeler incelenip, kaydı olmayan hurda malzemeler ile ambar kaydı olup kullanılamayacak durumda olan malzemeler tespit edilerek, Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine göre işlem yapılması, malzemelerin uygun şartlarda muhafazasının sağlanması, Elvankent (Planet) Aile Yaşam Merkezi içi Atakent Mah. Etimesgut adresinde bulunan ambarda; aydınlatmasının yapılması, genel tertip ve düzeninin sağlanması ile ambarda yer tutan led mobilyaların kullanılarak azaltılması, Harikalar Diyarı Park Alanı Yunus Emre Mah. Sincan adresinde bulunan ambarda; çadır ambarın kullanılmaya devam edilmesi halinde yangından korunma ve güvenlik önlemlerinin alınması, Söğütözü Mah Cad. Çankaya adresinde bulunan ambarda; kayıtlı olmayan hurda niteliğindeki çıkma malzemelerin ambarda bulundurulmaması, açıkta depolanan ve dış ortam şartlarından etkilenen malzemelerin yerle irtibatı kesilerek üzerlerinin kapatılması, tavsiye edilmiştir. Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı, ambar ve depoları ile ilgili olarak düzenlenen inceleme raporunda; Atatürk Orman Çiftliği adresinde bulunan ambarlarda aydınlatma ve güvenlik kamera sisteminin kurulması ile ambardaki kayıtsız malzemelerin incelenerek Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine göre işlem yapılması, tavsiye edilmiştir. Fen İşleri Dairesi Başkanlığı, ambar ve depoları ile ilgili olarak düzenlenen inceleme raporunda; Numarataj Şube Müdürlüğünün Bahçekapı Mah. Fen İşleri Cad. No:21 Etimesgut adresinde Yol ve Asfalt Şube Müdürlüğüne ait depo içinde bulunan ambarın; genel tertip ve düzeninin sağlanması, ambardaki hurda niteliğindeki çıkma malzemeler ile ilgili Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine göre işlem yapılması ve malzeme alımlarında ihtiyat için ayrılacak miktar dışında ihtiyaç fazlası malzeme alımından kaçınılması, Kaldırım Yapım Bakım ve Onarım Şube Müdürlüğünün; Bahçekapı Mah Cad. No:31 Şaşmaz Etimesgut adresinde bulunan ambarın; aydınlatma ve güvenlik kamera sistemi kurulması ile ambar depolama alanının ve buradan geçiş yapan yayaların güvenliği için bu alandan verilen yaya geçişlerinin kontrollü biçimde yapılması, Kaldırım Yapım Bakım ve Onarım Şube Müdürlüğünün Macunköy Mah Cad. No:18 Yenimahalle adresinde bulunan ambarın; ambar kaydı olmayan kullanılır durumdaki 150 adet plastik sandalyenin Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine göre kaydının yapılması, 13

14 Yol ve Asfalt Şube Müdürlüğünün Bahçekapı Mah. Fen İşleri Cad. No:21 Etimesgut adresinde bulunan 1 ve 2 no lu ambarlaın; genel tertip ve düzeninin sağlanması, yapımı tamamlanan yeni ambara taşınmanın hızlandırılması, kullanılamayacak durumda olan büro makine ve malzemelerinin incelenerek Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine göre işlem yapılması, İl Özel İdaresinden belediyemize devredilen mutfak malzemelerinin ihtiyacı olan birimlere gönderilmesi, tavsiye edilmiştir. İşletme ve İştirakler Dairesi Başkanlığı, ambar ve depoları ile ilgili olarak düzenlenen inceleme raporunda; Birimin geçmiş yıllarına ait resmi belgelerinin Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik esas alınarak güncelleştirilmesi ve resmi evrakların taşınırlardan ayrı kapalı alanlarda muhafaza edilmesi, tavsiye edilmiştir. İtfaiye Dairesi Başkanlığı, ambar ve depoları ile ilgili olarak düzenlenen inceleme raporunda; Batıkent İtfaiye İstasyonu Bölge Ambarı; Sarf malzemelerinin konulduğu depodaki raf sisteminin yetersiz olduğu, tüm malzemeleri kapsayacak şekilde raf sistemi yapılması, depo tavanındaki tesisattan kaynaklanan su kaçağının tamiratının yapılması, Acil Durum ve Depreme müdahale donanımlarından bakım veya kullanım amacıyla kutusundan çıkarılan malzemelerin kutularına konulması ve takımların kullanıma hazır halde bulundurulması, Esat İtfaiye İstasyonu Acil Durum Malzeme Ambarı; Deprem ve Acil Durumlarda kullanılmak üzere bodrum katta ve yetersiz bir alanda depolanan 4 takım acil durum malzemesinin istasyonda uygun bir alanda muhafaza edilmesi, Polatlı İtfaiye İstasyonu Acil Durum Malzeme Ambarı; Depo özelliği olmayan ortak kullanımdaki spor aletlerinin de kullanıldığı ortamda bulunan Deprem ve Acil Durum malzemelerin müstakil ve kilitli bir depo ortamında muhafaza edilmesi, Dikmen İtfaiye İstasyonu: İstasyonda toplantı salonunda geçici olarak depolanan 12 adet soyunma dolabı ve 7 adet dosya dolabının ihtiyaç olan itfaiye istasyonlarına dağıtımının yapılarak toplantı salonunun amacına uygun olarak kullanılması, tavsiye edilmiştir. Kent Estetiği Dairesi Başkanlığı, ambar ve depoları ile ilgili olarak düzenlenen inceleme raporunda; Kentsel Tasarım Şube Müdürlüğü; açık depolarda deforme olma riski olan metal ve plastik malzemelerin, kapalı depoya nakledilmesi, üç ayrı depodaki malzemelerin tek bir depoda toplanarak, kayıtların Taşınır Mal Yönetmeliğine uygun hale getirilmesi, Altınova açık depo alanı içerisinde bulunan atık malzemelerin kaldırılarak alanın temizlenmesi, 14

15 Kent Temizlik İşleri Şube Müdürlüğü; Güvercinlik Yerleşkesinde bulunan temizlik araçlarına ait kapalı garaj içine suntalarla bölünerek oluşturulan alanın depo özelliği bulunmadığından fiziki şartları uygun bir alan belirlenerek taşınması, Kent Bakım onarım Şube Müdürlüğü; Güvercinlik Yerleşkesindeki depoda atıl vaziyette duran, döşeme dikiş makinesi, şarjlı matkap, el breyiz, sunta kesme makinesinin ve çıkma klimaların elden geçirilerek değerlendirilmesi, kullanılamayacak durumda olanların hurdaya ayrılması için gerekli işlemlerin yapılması, Güvercinlik depoda devam etmekte olan kamera sisteminin kurulum işlemlerinin ivedilikle tamamlanması, Atık Koordinasyon Şube Müdürlüğü; Güvercinlik Yerleşkesi içinde bulunan temizlik araçlarının garajı içinde kullanılan mekân, depo özelliği taşımadığından fiziki şartları uygun bir alan belirlenerek taşınması, Akyurt ortak kullanım deposunda farklı bölgelerde ve farklı birimlere ait yerlerde bulunan Müdürlüğe ait tüm malzemelerin bir araya getirilerek tertip ve düzeninin sağlanması, Başkanlığa ait tüm kapalı depolarda; eksik olan raf sistemlerinin yapılarak depo alanlarının daha verimli kullanılması, otomatik yangın söndürme sisteminin kurulması, açık ve kapalı depolarda bulunan hurda malzemeler tespit edilerek ilgili mevzuat hükümlerine göre işlem yapılması, tavsiye edilmiştir. Kırsal Hizmetler Dairesi Başkanlığı, ambar ve depoları ile ilgili olarak düzenlenen inceleme raporunda; Kırsal Kalkınma Şube Müdürlüğü Bahçe Kapı Mah. Güvenlik Caddesi No:3 Etimesgut adresinde yer alan araç parkı ile Karşıyaka Mezarlığı depolarının genel tertip ve düzeninin yerinde olduğu, dış ortamdan etkilenecek malzemenin kapalı ortamda muhafaza edilmesi, Ortaköy Mezarlığı depoların dış ortamdan etkilenecek malzemenin kapalı ortamda muhafaza edilmesi, birimin geçmiş yıllarına ait resmi evrakların taşınırlardan ayrı bir ortamda muhafaza edilmesi, Çimşit Mezarlığı depoda yer alan taşınır malzeme dışında mezar yeri sahiplerine ait tüm evrakın taşınırlardan ayrı arşivlenmesi, vatandaşların bilgilendirilmesi amacı ile alınan yedi adet televizyonun bilgilendirme sistemi kapsamında kullanılması, tavsiye edilmiştir. Kültür ve Sosyal İşler Dairesi Başkanlığı, ambar ve depoları ile ilgili olarak düzenlenen inceleme raporunda; Şafaktepe Kültür Merkezi Belmek Depoda; Birimlerden toplanan ekonomik ömrünü tamamlamış ve yedek parçada değerlendirilemeyecek olan malzemelerin hurdaya ayırma işlemi yapılarak depoda kullanılacak alan açılması, gıda maddelerinin de bulunduğu deponun kanalizasyon ile ilgili sorunun çözülerek temizlik ve bakımın yapılması, tertip ve düzenin tam manasıyla sağlanabilmesi amacıyla eksik olan raf sisteminin tamamlanması, depodaki malzemelerin olası yangınlardan korunabilmesi için 15

16 otomatik yangın söndürme sistemi kurulması, kaydı bulunmayan dokuz adet oyuncak kurbağanın Belediyemizin ihtiyaç duyulan ilgili birimlerinde değerlendirilmesi, Şafaktepe Kültür Depoda; hurdaya ayrılması gereken malzemelerle ilgili gerekli işlemlerin ivedilikle yapılarak deponun tertip ve düzeninin sağlanması, tertip ve düzenin tam manasıyla sağlanabilmesi amacıyla eksik olan raf sisteminin tamamlanması, malzemelerin olası yangınlardan korunabilmesi için otomatik yangın söndürme sistemi kurulması, depoda bulunan ve kaydı olmayan yaklaşık 75 adet plastik tek kişilik kanoların değerlendirilmesi, evlendirme organizasyonunda hak sahiplerinin almadığı kaydı olmayan 18 adet gelinliğin ihtiyaç sahiplerine dağıtılması, Şafaktepe Bayrak Depoda; değişik etkinliklerde kullanılmak üzere depo dışına çıkacak Bayrak vb. malzemeler için yazılı emir ve talep oluşturulması, yanıcı maddelerin çoğunlukta olması nedeniyle yangın söndürme için kullanılan tüplerin sayısının artırılarak periyodik bakımlarının zamanında yapılması, Akyurt Kültür Depoda; Kullanım ömrünü tamamlamış veya fiziki ve doğal şartlardan dolayı kullanılamaz halde bulunan panayır malzemeleri ve kortej araçları deponun kullanımını ve genel fiziki durumunu uygunsuz hale getirdiğinden hurda ve kullanılmayan malzemelerin tespitleriyle birlikte gerekli işlemlerin yapılması, ekonomik değeri yüksek araçların da bulunduğu depoda otomatik yangın söndürme sistemi kurulması, yağmur sularının akması neticesinde elektrik tesisatına ve panosuna su girdiğinden çatı onarımının ivedilikle yapılması, birimin kullandığı malzemeler dışında depoda bulunan Kent Estetiği ve Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlıklarına ait malzemelerin tahliyesi için ilgili birimlerle işbirliği yapılması, Şentepe Hanımlar Lokali Deposu; Hanım lokallerinden çıkan ve depoda yer işgal eden malzemelerin hurdaya ayırma işleminin yapılması, tertip ve düzenin tam manasıyla sağlanabilmesi amacıyla raf sisteminin yapılması, ihtiyaç sahibi kadınlara hayır sahipleri tarafından bağışlanan eşyaların bağışçılardan tutanak karşılığı teslim alınarak aynı şekilde teslim edilmesi, yapılan tüm işlemlerin kayıt altına alınması, Kuşcağız Aile Yaşam Merkezi; Deponun daha verimli kullanılabilmesi için raf sistemi kurulması, genel tertip düzen ve temizlikte aksaklıkların giderilmesi için gerekli tedbirlerin alınması, tavanda bulunan tesisat borularından kaynaklı su sızıntısının ivedilikle giderilmesi, kullanılmaz durumda olan 56 adet ahşap sandalyenin tamiratlarının yaptırılması veya hurdaya ayrılması, yer işgal eden temizlik malzemesi ve havuz kimyasallarına ait boş bidonlarla ilgili gereğinin yapılması, Elvankent Aile Yaşam Merkezi; Daire Başkanlıklarına ait depoların yerlerinin net bir şekilde belirlenerek karışıklığın önlenmesi, tertip ve düzenin tam manasıyla sağlanabilmesi için malzemelere uygun raf sisteminin yapılması, yetersiz olan aydınlatmanın yapılması, otomatik yangın söndürme sisteminin kurulması, klima santralinin yenilenmesi sonucu çıkan 16

17 çöp ve hurda malzemelerin ivedilikle temizlenmesi, çok sayıdaki boş plastik bidonlarla ilgili gereğinin yapılması, depoda aşırı derecede yer kaplayan ekonomik ömrünü tamamlamış olan ya da tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle alınış amaçları doğrultusunda kullanma imkanı kalmayan, tamiri mümkün olmayan eşyalarla ilgili hurdaya ayırma vb. işlemlerin yapılması, genelde kullanılan malzeme dışında olup birimin taşınır kayıtlarında bulunmayan 100 adet ahşap meşale, 57 koli 1368 adet basketbol potası ve 36 koli 3456 adet oyuncak frizbi nin Belediyemizin ilgili faaliyetlerinde kullanılması, tavsiye edilmiştir. Makine İkmal Bakım ve Onarım Dairesi Başkanlığı, ambar ve depoları ile ilgili olarak düzenlenen inceleme raporunda; 4 no lu Karla mücadele ve süpürge araçları malzemeleri ambarında; ambarın zeminindeki çöken yerlerin düzeltilmesi ve çatı kaplamasının tamirinin yapılması, 5 no lu kamyon ve iş makinesi lastik ambarında; ambarın fiziki olarak yeterli hale getirilmesinin, lastiklerin zarar görmemesi için istiflemenin standartlara göre yapılması, ambarda bulunan jant ve yedek parçaların, yedek parça ambarında muhafaza edilmesi, otomatik yangın söndürme sisteminin kurulması, 6 no lu madeni yağ ambarında; ambarın üzerinin kapatılması ile otomatik yangın söndürme sisteminin kurulması, tavsiye edilmiştir. Sağlık İşleri Dairesi Başkanlığı, ambar ve depoları ile ilgili olarak düzenlenen inceleme raporunda; Anatamir kavşağı adresinde bulunan laboratuar servisinde muhafaza edilen, İl Özel İdaresinden devralınan ve kullanılmayan toprak analiz cihazı ve su analizi yapan ICP cihazının amacına uygun olarak değerlendirilmesi, Kurtuluş Parkı içindeki hayvan dispanserinde bulunan kayıtlı laboratuvar malzemelerinin amacına uygun olarak değerlendirilmesi, tavsiye edilmiştir. Sosyal Hizmetler Dairesi Başkanlığı, ambar ve depoları ile ilgili olarak düzenlenen inceleme raporunda; Pursaklar giysi merkezinde, ihtiyaç sahiplerine giyim eşyaları denemek suretiyle verildiğinden, bayan ve erkekler için ayna ve terliklerinde bulunduğu giyinme kabinleri yapılması, merkezin içine açılan ve kırıldığı için çalışmayan kazan dairesi kapısının onarımının yapılmasının, ihtiyaç sahiplerinin tercihlerini daha rahat belirleyebilmesi için, giyim eşyalarının bulunduğu dolap kapaklarının dış kısmına içerdeki malzemelere ait bilgileri içeren etiketlendirme yapılması, ihtiyaç sahiplerinin yoğun olarak giriş çıkış yaptığı merkezin boya badana yaptırılması, Altınova (Misafir Mobilya) depo; dağıtılacak malzemelerin sistem üzerinden müdür veya yetkili personel üzerine yapılan toplu çıkışların Taşınır Mal Yönetmeliğine uygun olarak yapılması, soğuk nedeniyle çalıştırılamayan yangın söndürme tesisatının gerekli önlemler 17

18 alınarak çalışır duruma getirilmesi, depoda çalışan tüm görevlilere yangın söndürme ve yangın tüplerinin kullanımı konularında eğitim verilmesi, depo bahçesinde bulunan çok miktardaki atık malzemenin kaldırılarak alanın temizlenmesi, tavsiye edilmiştir. Ulaşım Dairesi Başkanlığı ambar ve depoları ile ilgili olarak düzenlenen inceleme raporunda; depo ve atölyeler için yapılacak bir işlemin bulunmadığı, görevli personelin dikkatli ve özenli çalışmalarına devam etmeleri halinde herhangi bir önemli olumsuzluğun ortaya çıkmayacağı, ifade edilmiştir Zabıta Dairesi Başkanlığı; ambar ve depoları ile ilgili olarak düzenlenen inceleme raporunda; Zabıta Dairesi Başkanlığı depolarında bulunan seyyar satıcı malzemelerinin tasfiyesinin yapılması, tavsiye edilmiştir. Sosyal Hizmetler Dairesi Başkanlığınca gerçekleştirilen sosyal yardımlar kapsamındaki gıda yardımları konusunda düzenlenen İnceleme Raporunda; Genel olarak kabul edilebilecek ancak bilimsel bir dayanağı olmayan sosyal yardım kriterlerine dayalı puanlama sisteminin akademik olarak yapılacak bir çalışma ile belirlenmesi, Sosyal yardım talep eden kişilerin doğru şekilde tespit edilebilmesi için ilgili kurum ve kuruluşlardan gerekli bilgilerin sağlanabilmesi yönünde gerekli çalışmaların yapılması, tavsiye edilmiştir. Yapı Kontrol Dairesi Başkanlığı tarafından gerçekleştirilen faaliyet ve işlemlerin; zamanlılığı konusunda düzenlenen İnceleme Raporunda; İhalelerin her bir aşamasına ait işlem dosyasının Yapı Kontrol Dairesi Başkanlığına gönderilerek incelenmesi, Yapı Kontrol Dairesi Başkanlığına incelenmek üzere gönderilen tüm dosyaların üst yazı ile gönderilmesi, Kullanılan İş Takip Programının geliştirilerek tüm işlem kayıtlarının (form ve taramaların) doğru ve eksiksiz bir şekilde sisteme yüklenmesi hususuna müdürlüklerce gerekli hassasiyetin gösterilmesi, kayıtların Kişisel Verilerin Korunması Kanunu çerçevesinde yapılması, Daire başkanlığını ilgilendiren genelgeler gözden geçirilerek, 10 günlük inceleme süresine gerekli hassasiyetin gösterilmesi, ihale dosyalarında bütünlük sağlanması amacı ile ihale öncesi ve sonrasında yapılan tüm işlemlerin bir yazılım üzerinden takip edilerek, 3 ve 6 aylık dönemler halinde Üst Yönetici ve yöneticilere raporlanması, Yapı Kontrol Dairesi Başkanlığı ve müdürlüklerin arşivi ve alt birimlerindeki arşivler için gerekli güvenlik tedbirlerinin alınması ve arşiv sorumlularının görevlendirilmesi, dosyalama ve arşivleme faaliyetlerinin mevzuata uygun hale getirilmesi, Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği hükümleri doğrultusunda iç kontrol sisteminin güçlendirilmesine yönelik çalışmaların başlatılması, tavsiye edilmiştir. 18

19 5) KALİTE GÜVENCE VE GELİŞTİRME PROGRAMI SONUÇLARI yapılmamıştır yılı Rapor dönemi içerisinde dönemsel gözden geçirme ve dış değerlendirme 6) İZLEME SONUÇLARI Bu bölümde, 2019 yılı Rapor döneminde gerçekleştirilen izleme faaliyeti sonuçları ilişkin bilgilere yer verilmiştir. İç Denetim Birim Başkanı tarafından eylem tarihi sona eren bulgulara ilişkin gerçekleşme bilgileri ve belgeler denetlenen birimden yazılı olarak talep edilir. Denetlenen birim tarafından gerçekleşmelere ilişkin gönderilen bilgi ve belgelerden, eylem planında belirtilen hususların yerine getirildiği kanaatine varılmışsa, izlemeyle görevlendirilen İç Denetçi tarafından bulgu TAMAMLANMIŞ olarak kapatılır. Denetim/ Danışmanlık Konusu Bulgu Sayısı Bulgu Önem Düzeyi Bulgu Durumu İzin İşlemleri Süreci 1 Orta Tamamlanmış Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Süreci (Danışmanlık Tamamlanmış Faaliyeti) Sağlık İşleri Dairesi Başkanlığı Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Süreci (Danışmanlık Tamamlanmış Faaliyeti) Çevre Koruma ve Kontrol Dairesi Başkanlığı Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Tamamlanmış Süreci (Danışmanlık Faaliyeti) İmar ve Şehircilik Dairesi Başkanlığı Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Süreci Tamamlanmış (Danışmanlık Faaliyeti) Ulaşım Dairesi Başkanlığı Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Sürec (Danışmanlık Faaliyeti) Tamamlanmış 19

20 7) KRİTİK BULGU VE ÖNERİLER 2019 yılı iç denetim programı kapsamında yapılan denetimlerde Belediyemiz stratejik, mali raporlama, operasyonel ve uygunluk hedeflerine ulaşmasını olumsuz yönde etkileyebilecek kritik önem düzeyine sahip ve belediyemizde hata, verimsizlik, israf, etkisizlik, çıkar çatışmasına neden olabilecek bulgu tespit edilmemiştir. 8) DİĞER HUSUSLAR İç Denetim faaliyetinin mevzuata uygun şekilde gerçekleştirilmesi, belediyemiz amaçlarını gerçekleştirme fırsatlarının geliştirilmesi, faaliyetleri geliştirme imkânlarının belirlenmesi ve riske maruz kalma düzeyini azaltmaya yönelik öneriler sunularak belediyemize değer katma amacının gerçekleştirilmesine yönelik olarak aşağıdaki önlemler alınmıştır. a) Belediyemiz denetim evreninin güncel hale getirilmesi amacı ile 2020 yılı İç Denetim Programına yönetim faaliyetleri altında denetim evreni güncelleştirme çalışmaları başlığı ile 1408 saat kaynak tahsisi yapılmıştır. b) İçDen Programı üzerinde gerekli düzenlemeler yapılarak tarihi itibari ile kaldırılan yer değiştiren veya yeni oluşturulan birimlerin, Belediyemiz teşkilat şemasına uygun olarak İçDen Programına kaydı gerçekleştirilmiştir. c) Kamu İç Denetim Standartlarına uyumlu olarak denetimlerin gerçekleştirilmesi amacı ile İç Denetçiler ile yapılan toplantılarda; İç Denetim faaliyetinin İçDen üzerinden, kullanım yönergesine ve Kamu İç Denetim Rehberine uygun şekilde gerçekleştirilmesi, sorumlulukları arasında yer alan azami mesleki özen ve dikkatin gösterilmesi konusunda İç Denetçiler uyarılmışlardır. d) İç Denetim Birim Yönergesi gözden geçirme çalışmaları başlatılmıştır. e) Denetim faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan bulgular ile danışmanlık faaliyetleri sonucunda denetlenen birim ile mutabık kalınarak izlenmesi kararlaştırılan hususlara ilişkin ilerlemelerin değerlendirilmesini kapsayan izleme faaliyetinin standartlara uygun şekilde gerçekleştirilmesi için; 2020 yılı İç Denetim Programında 140 saat kaynak tahsisi yapılmıştır. f) İç Denetçilerin her üç yılda en az 100 saat meslek içi eğitim alma şartını sağlamaları amacı ile eğitim duyurularının tamamı İç Denetçilere bildirilmiştir. g) 2020 yılı İç Denetim Programında; kurumsal yönetim, risk yönetimi ve kontrol süreçleri konusunda; Belediyemizin belli bir olgunluğa ulaşmasına katkı sağlamak amacı ile danışmanlık faaliyetlerine ağırlık verilmiştir. h) Kamu İç Denetim Standartları gereği; tarafından planlanan ve gerçekleşen çalışmalara ilişkin uygulama sonuçları ile bu çalışmalar sonucunda tespit edilen ve Belediyemiz faaliyetlerini etkileyebileceği düşünülen hususlar hakkında 20

21 Başkanlık Makamını bilgilendirmek amacı ile hazırlanması gereken dönemsel rapor ilk defa hazırlanmış ve Başkanlık Makamının bilgisine sunulmuştur. i) İç Denetim Birimi Başkanının; raporlama döneminde denetim, danışmanlık görevleri ve diğer faaliyet sonuçları ile profesyonel mesleki değerlendirmeleri doğrultusunda oluşturduğu, Belediyemiz iç kontrol süreçlerinin yeterliliği ve etkililiği konusundaki genel değerlendirmesini; önemli riskleri, yönetim ve kontrol sorunları ile bunlara ilişkin önerilerini de içerecek şekilde hazırladığı ve Üst Yönetici ve birim yöneticilerinin her yıl verdikleri iç kontrol güvence beyanlarına önemli bir dayanak oluşturan kapsamlı görüş ilk defa hazırlanmış ve Başkanlık Makamının bilgisine sunulmuştur. 21