Akademik Personel Not Giriş Kılavuzu

Transkript

1 Akademik Personel Not Giriş Kılavuzu ğrenci İşleri Daire Başkanlığı 2014 İ s t a n b u l M e d e n i y e t Ü n i v e r s i t e s i

2 İçindekiler Lisans Eğitim-ğretim ve Sınav Yönetmeliğimizde Sınavlar ve Başarı Değerlendirmesine İlişkin Esaslar... 2 Lisansüstü Eğitim-ğretim Yönetmeliğimizde Sınavlar ve Başarı Değerlendirmesine İlişkin Esaslar... 3 Lisans Harf Not Tablosu... 4 Lisansüstü Harf Not Tablosu... 5 NOT GİRİŞİ İŞLEMLERİNDE BS DE İZLENECEK ADIMLAR... 5 A. DEĞERLENDİRME KRİTERLERİNİN BELİRLENMESİ... 5 B. NOT GİRİŞ İŞLEMLERİ... 9 C. BÜTÜNLEME NOT GİRİŞ İŞLEMİ D. MAZERET HAKKI VE MADDİ HATA NOT DEĞİŞİKLİĞİ GİRİŞİ Şekiller Tablosu Şekil 1. BS Kullanıcı Giriş Ekranı... 5 Şekil 2. Değerlendirme Kriter Yönetimi Ekranı... 6 Şekil 3. Kriterleri Düzenleme Penceresi... 7 Şekil 4. Farklı Değerlendirme Türü Tanımlama ve Sınav Yeri, Tarihi ve Süresi Girişi... 8 Şekil 5. Seminer ve Dönem Projesi Not Girişi... 9 Şekil 6. Not Girişi İçin Sınav Türü ve Dönemi Seçme Ekranı Şekil 7. Not Girişi Ekranına Giriş Şekil 8. Not Giriş Ekranı Şekil 9. Not Giriş Ekranı Şekil 10. Not Girilmeyen ğrenci için Uyarı Ekranı Şekil 11. Harf Notu Atama Butonları Şekil 12. Bütünleme Not Giriş Ekranı Şekil 13. Bütünleme Not Girişi Şekil 14. rnek Bütünleme Not Girişi ĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 1

3 1. Lisans Eğitim-ğretim ve Sınav Yönetmeliğimizde Sınavlar ve Başarı Değerlendirmesine İlişkin Esaslar Sınavlar; ara sınavı, yarıyıl sonu/yılsonu sınavı, bütünleme sınavı, ek sınav, staj sonu sınavı, mazeret sınavı ve muafiyet sınavından oluşur. Bu sınavlar yazılı, sözlü veya hem yazılı hem sözlü ve/veya uygulamalı olarak yapılabilir. Ders içerisinde/kapsamında yapılan ödev, proje ve benzeri çalışmalar ara sınav yerine kullanılabilir. Yarıyıl sonu/yılsonu sınavına girebilmek için; teorik derslerin en az % 70 ine devam etmek, uygulamalı olan derslerde ise uygulamaların en az % 80 ine katılmak ve başarılı olmak gerekir. Bütünleme sınavından alınan puan yılsonu sınavı puanı olarak değerlendirilir. Sınav sonuçları, sınavın yapıldığı tarihten itibaren en geç on beş gün içinde öğrenci işleri bürosuna teslim edilir. Sınav kâğıtlarının ve sınav not çizelgelerinin teslim edilmesinden ve ilanından sonra maddi hata dışında not değiştirilmez. ğrenci maddi hata itirazı için sınav sonuçlarının ilanından itibaren yedi gün içinde ilgili ğrenci İşleri Daire Başkanlığına yazılı olarak başvurabilir. Dekanlık/yüksekokul müdürlüğü, ilgili öğretim üyesine, öğrencinin başarı notuna katkısı bulunan bütün çalışmaları tekrar inceleterek, öğrencinin itirazını ve öğretim üyesinin yaptığı yeni değerlendirmeyi iki hafta içinde ilgili yönetim kurulunda karara bağlar. ğrenci bilgi sisteminde açıklanan başarı notları ile ilişkili herhangi bir maddi hatanın yapılmış olduğunun belirlenmesi halinde, ilgili öğretim elemanı ilgili bölüm/program başkanına başvurarak düzeltme talebinde bulunur. Bu talep, ilgili fakülte, yüksekokul veya meslek yüksekokulu bölüm/program başkanlığınca değerlendirilir. Eğer varsa not değişikliği veya düzeltmeler yönetim kurulunda görüşülüp karara bağlanır. Yönetim kurulu kararı ğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilir. Gerekli değişiklik ğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından yapılır. Dersin öğretim elemanı tarafından, öğrencilerin aldıkları başarı notları 100 puan üzerinden ele alınarak başarı notu değerlendirme tablosuna uygun olarak dersin yarıyıl sonu başarı notu harfli ve katsayılı not biçiminde, aşağıdaki tablodaki gibi takdir edilir. Her dersin başarı değerlendirmesi için; ara sınavlar ile uygulama, staj, seminer, proje, ödev, laboratuvar, sunum ve benzeri dönem içi etkinliklerden alınan notların ortalamasının en az %40, en fazla %60 ı; yarıyıl sonu veya bütünleme sınav notunun ise en az %40, en fazla %60 ı alınır. Bir dersten başarılı sayılabilmek için diğer şartlara ek olarak o dersin yarıyıl sonu veya bütünleme sınavından en az 50 puan almak gerekir, bu puanı alamayanlar not ortalaması ne olursa olsun başarısız (FF) sayılır. Bir derse ilişkin yükümlülüklerin yüzde ağırlıkları ve değerlendirme kriterleri eğitimöğretim yarıyılının başlangıcından itibaren ilk iki hafta içerisinde dersin koordinatörü tarafından belirlenerek dersi veren öğretim elemanı tarafından ilan edilir. Bir dersten koşulsuz başarılı sayılabilmek için en az (CC) notu almak gerekir. ĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 2

4 ğrencinin akademik başarı not ortalaması her yarıyıl sonunda hesaplanır. Bu hesaplama sırasında, öğrencinin yarıyıl akademik başarı not ortalaması (YANO) ve genel akademik başarı not ortalaması (GANO) olmak üzere iki ortalama elde edilir. Bir öğrencinin bir yarıyılda/yılda aldığı koşullu derslerden başarılı sayılabilmesi için, yarıyıl akademik başarı not ortalamasının (YANO) ile genel akademik başarı not ortalamasının (GANO) en az 2,00 olması gerekir. Akademik başarı not ortalamaları 2,00 ve üstünde olan öğrenciler (FF) aldıkları dersler dışındaki derslerden başarılı sayılır. Aksi halde (DC) ve (DD) harf notu alınan dersler tekrarlanmak zorundadır. Senatomuzun tarihli ve 2015/01 sayılı kararı ile lisans öğrencilerimize final sınavları sonucunda koşullu geçtikleri veya başarılı oldukları derslerden de notlarını yükseltmek amacıyla bütünleme sınavına girme hakkı tanınmıştır. Hem final hem bütünlemeye giren öğrenciler için alınan en son not (bütünleme notu) geçerli olacaktır. 2. Lisansüstü Eğitim-ğretim Yönetmeliğimizde Sınavlar ve Başarı Değerlendirmesine İlişkin Esaslar İlgili yarıyılda almış oldukları derslerde final sınavına girme hakkı elde eden öğrencilere, final sınavına girmedikleri, girdikleri halde başarısız oldukları, koşullu geçtikleri ya da notunu yükseltmek istedikleri derslerden her dönem sonunda, final notunun yerine geçmek üzere bütünleme sınav hakkı tanınır. Yüksek Lisans öğrencilerinin bir dersten başarılı sayılabilmeleri için yarıyıl sonu notunun en az CC (65 74), Doktora öğrencilerinin ise en az CB (75 79) olması gerekir. CC, Yüksek Lisans öğrencileri için; CB ise Doktora öğrencileri için koşullu geçer yarıyıl sonu notlarıdır. Yüksek Lisans İçin ğrencinin bir dersten aldığı yarıyıl sonu başarı harf notu en az CB ise o dersten başarılı sayılır. ğrencinin bir dersten aldığı yarıyıl sonu başarı harf notu CC ise ağırlıklı genel not ortalamasına (AGNO) bakılır. Eğer öğrencinin AGNO su en az 2.50 ise CC aldığı derslerde de başarı sağlamış olur. (AGNO 2.50 ise CC başarılı) ğrencinin bir dersten aldığı yarıyıl sonu başarı harf notu CC ve AGNO su 2.50 nin altında ise o dersin tekrar edilmesi gerekir. (AGNO<2.50 ise CC başarısız) ğrencinin bir dersten aldığı yarıyıl sonu başarı harf notu DC ve altında ise her şartta o dersten başarısız sayılır. ĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 3

5 Doktora İçin ğrencinin bir dersten aldığı yarıyıl sonu başarı harf notu en az BB ise o dersten başarılı sayılır. ğrencinin bir dersten aldığı yarıyıl sonu başarı harf notu CB ise ağırlıklı not genel not ortalamasına (AGNO) bakılır. Eğer öğrencinin AGNO su en az 3.00 ise CB aldığı derslerde de başarı sağlamış olur. (AGNO 3.00 ise CB başarılı) ğrencinin bir dersten aldığı yarıyıl sonu başarı harf notu CB ve AGNO su 3.00 ün altında ise o dersin tekrar edilmesi gerekir. ğrencinin bir dersten aldığı yarıyıl sonu başarı harf notu CC ve altında ise her şartta o dersten başarısız sayılır. 3. Lisans Harf Not Tablosu Başarı derecesi Başarı Notu Puanı Puanı Pekiyi AA 4, İyi-pekiyi BA 3, İyi BB 3, Orta-iyi CB 2, Orta CC 2, Geçer-orta DC 1, Geçer DD 1, Zayıf FF 0, Muaf MU - - Sınava girmedi GR Devamsız DZ Yeterli YT - - Yetersiz YZ - - (MU) harf notu: Üniversite dışından nakil yoluyla gelen veya SYM sınavı, yatay geçiş veya dikey geçiş yollarından birisi ile Üniversiteye kayıt yaptıran öğrenciye daha önce almış oldukları ve denkliği bölüm başkanlığının önerisi ile ilgili yönetim kurulunca tanınan dersler için verilir. MU notu ortalama hesaplarına dâhil edilmez. (GR) harf notu: Dönem sonu sınavına girmeyen öğrencilere (GR) harf notu verilir. (DZ) harf notu: Devam koşullarını sağlamayan öğrencilere (DZ) harf notu verilir. (YT) harf notu: Not ortalamasına girmeyen eğitim-öğretim çalışmalarında başarılı olan öğrencilere (YT) harf notu verilir. (YZ) harf notu: Not ortalamasına girmeyen eğitim-öğretim çalışmalarında başarılı olamayan öğrencilere (YZ) harf notu verilir. ĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 4

6 4. Lisansüstü Harf Not Tablosu Başarı Derecesi Başarı Notu Puanı Puanı Pekiyi AA İyi-Pekiyi BA İyi BB Orta-İyi CB Orta CC Zayıf-Orta DC Zayıf DD Başarısız FF ve altı Muaf MU - - Dönem Sonu Sınavına Girmedi GR Devamsız DZ Yeterli YT - - Yetersiz YZ NOT GİRİŞİ İŞLEMLERİNDE BS DE İZLENECEK ADIMLAR A. DEĞERLENDİRME KRİTERLERİNİN BELİRLENMESİ 1. ğrenci Bilgi Sistemi ne adresinden kullanıcı ve şifre ile giriş yapılır. Şekil 1 de gösterilen BS kullanıcı girişi ekranına Kullanıcı Adı, Şifre ve Güvenlik Kodu bilgileri doldurularak giriş yapılabilir. Kullanıcı adı, TC Kimlik numarasıdır. BS Kullanıcı adı ve şifre işlemleriniz için ğrenci İşleri Daire Başkanlığı irtibat numaralarımız , E-posta adresimiz oidb@medeniyet.edu.tr dir. Şekil 1. BS Kullanıcı Giriş Ekranı 2. Not giriş işlemi yapmadan önce Ders Değerlendirme İşlemleri nin yapılması ve ilgili ders için değerlendirme kriterleri nin tanımlanması gerekmektedir. Lisans Eğitim-ğretim ve Sınav Yönetmeliğimize göre her dersin başarı değerlendirmesi ĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 5

7 için; ara sınavlar ile uygulama, staj, seminer, proje, ödev, laboratuvar, sunum ve benzeri dönem içi etkinliklerden alınan notların ortalamasının en az %40, en fazla %60 ı; yarıyıl sonu veya bütünleme sınav notunun ise en az %40, en fazla %60 ı alınır. rnek olarak; Vize (%40) ve Final (%60) veya Vize 1 (%45), dev (%15) ve Final (%40). Değerlendirme Kriter Yönetimi ekranı (Şekil 2), akademik personelin ders değerlendirme kriterlerinin girişini yaptığı sayfadır. Değerlendirme Kriter Yönetimi ekranına ğrenci BYS Ders Değerlendirme İşlemleri Değerlendirme Kriter Yönetimi adımları izlenerek ulaşılabilir. Şekil 2. Değerlendirme Kriter Yönetimi Ekranı ĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 6

8 3. Şekil 2 de gösterildiği gibi değerlendirme kriterleri girilmek istenen ders adının hizasında yer alan Kriterleri Düzenleme butonuna tıklanır. Şekil 3 te gösterilen Kriterleri Düzenle penceresi açılır. Şekil 3. Kriterleri Düzenleme Penceresi 4. Şekil 3 te gösterilen pencerede Kriter Türü olarak yarıyıl içi veya yarıyıl sonu türü seçilerek bu kritere bağlı Kriter Adı ve yüzde oranı (0 ile 100 arasında) girilmelidir. Lisans dersleri için, Ara sınav, uygulama, staj, seminer, proje, ödev, laboratuvar, sunum vb. yarıyıl içi çalışmalardan alınan notların ortalamasının 100 üzerinden en az 40, en fazla 60; yarıyıl sonu sınav notunun ise 100 üzerinden en az 40, en fazla 60 olarak girilmesi gerekir. Şekil 3 te verilen örnekte yarıyıl içi (dönem içi) değerlendirmesi Vize için 30, dev için 25 ve yarıyıl sonu (dönem sonu) değerlendirmesi olarak Final 45 girilmiştir. Bütünleme sınavı yarıyıl sonu (final) yerine sayıldığından bütünlemenin yüzdelik oranı finalin yüzdelik oranı olarak kabul edilir. Bu yüzden bütünleme için kriter girişi yapılmamalıdır. Dönem sonu değerlendirme kriter türü olarak Yarıyıl Sonu ve Kriter adı olarak yalnızca Final girilmelidir. Final için yüz üzerinden 40 ile 60 arasında bir değer girilmelidir. ĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 7

9 Lisans Eğitim-ğretim Sınav Yönetmeliğimize göre bir dersten başarılı sayılabilmek için final/bütünleme sınavından en az 50 puan almak gerekir, bu puanı alamayanlar not ortalaması ne olursa olsun başarısız (FF) sayılır. Bu sebeple final değerlendirme yüzdesi ne olursa olsun final notu 50 puanın altında ise sistem otomatik olarak FF notu atamaktadır. 5. Kriterleri Düzenle penceresinde yarıyıl içi kriterler arasında Vize, dev, Quiz gibi çalışma türleri bulunmaktadır. Listede bulunmayan farklı bir çalışma türü için (Sunum, Proje, Araştırma devi vs.) yüzdelik değer girilmek isteniyorsa kriter türü olarak Yarıyıl içi (Arasınav), kriter adı olarak Diğer seçeneği seçilip istenilen kriter adı verilerek tanımlama yapılabilir (Şekil 4). Ayrıca Şekil 4 te gösterilen alanlara Sınav Yeri, Sınav Günü (gün-ay-yıl) ve Sınav Süresi (saat olarak) girilebilir. rnek olarak; Sınav Yeri: Z110 Sınıfı, Sınav Günü: , Süresi: 2 ğrenciler ğrenci Bilgi Sisteminde ekranlarından sorumlu oldukları ders için akademik personel tarafından kaydedilen yarıyıl içi/yarıyıl sonu sınavların ağırlıkları (yüzdeleri) ile sınav yeri, sınav tarihi ve sınavın süresini görebilirler. Şekil 4. Farklı Değerlendirme Türü Tanımlama ve Sınav Yeri, Tarihi ve Süresi Girişi ĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 8

10 6. Dönem Projesi ve Seminer dersi notları YT (Yeterli) ve YZ (Yetersiz) harf notu olarak verildiğinden, değerlendirme kriteri tanımlamaya gerek yoktur. YZ, YT harf notlarından biri seçilip sırasıyla Kaydet ve İlan Et butonuna basılır. Şekil 5. Seminer ve Dönem Projesi Not Girişi Değerlendirme kriterlerini tanımladıktan sonra not giriş işlemleri yapabilirsiniz. B. NOT GİRİŞ İŞLEMLERİ 1. Not Girişi ekranına ğrenci BYS Ders Değerlendirme İşlemleri Sınav Not Girişi İşlemi adımları izlenerek ulaşılabilir. 2. Not Girişi ekranında, Arasınav / Final, Mazeret Hakkı, Maddi Hata, Bütünleme, Ek Sınav seçeneklerinden biri ve sınav not girişinin yapılacağı yıl/dönem bilgisi seçildikten sonra Listele butonuna tıklanır ve akademik personelin verdiği dersler listelenir (Şekil 6). ĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 9

11 Şekil 6. Not Girişi İçin Sınav Türü ve Dönemi Seçme Ekranı 3. Not Girişi yapılacak dersin hizasındaki Not Girişi butonuna tıklanır. Not girişi butonu Şekil 7 de gösterilmiştir. Şekil 7. Not Girişi Ekranına Giriş ĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 10

12 4. Not Girişi butonuna tıklandıktan sonra Şekil 8 de görüldüğü gibi öğrencilerin notlarının girileceği sayfa açılır. Şekil 8. Not Giriş Ekranı 1 5. ğrenci devamsızlıktan kaldı ise isminin hizasındaki yukarı yönlü yeşil ok tıklanarak kırmızı oka çevrilir ve öğrenci devamsızlıktan bırakılır (Şekil 8). Bu işlem yapıldığı takdirde öğrenci için yarıyıl içi değerlendirme (ara sınav, vize vb.) ve final notu haneleri pasif hale gelir (Şekil 9). ğrencinin harf notu transkriptinde DZ olarak gösterilir. 6. ğrenci, uygulama türlerinden (ara sınav, final vb.) birine girmediyse Girmedi kutucuğu işaretlenir. Sınava girmeyen öğrenci için Girmedi kutucuğu işaretlenmezse, sistem öğrencinin notunu sıfır olarak görür (Şekil 9). ĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 11

13 Şekil 9. Not Giriş Ekranı 2 7. ğrencilerin notları girildikten sonra veri kaybı yaşanmaması için öncelikle notların kaydedilmesi önerilir. Her bir çalışma türü için not girişi yapılıp sırasıyla Kaydet ve İlan Et butonuna basılmalıdır (Şekil 9). Not girişi tamamlandıktan sonra ilgili çalışma türünün notları İlan Et butonuna basılarak muhakkak ilan edilmelidir (Şekil 9) 8. Not girişi elle yapılabildiği gibi isteğe bağlı olarak Excel dosyasıyla yapılabilir. Bunun için, a. ncelikle ilgili dersin öğrenci listesini veren excel şablonu Şekil 9 da gösterilen ekranın sol alt köşesindeki Excel e Aktar butonuna basılarak indirilir. b. İndirilen Excel şablonuna notlar girilip düzenlendikten sonra kaydedilir. c. Excel den Aktar butonuna tıklanarak düzenlenmiş olan Excel dosyası yüklenir. d. Yüklenen dosyadaki notlar not giriş ekranında görünür ve İlan Et butonu tıklanır. Bu aşamadan sonra notlar üzerinde değişiklik yapılamaz. 9. Herhangi bir öğrenci için not girişi yapılmazsa sistem aşağıdaki uyarıyı verir (Şekil 10). ğrencinin ilgili çalışma türü için notu bulunmuyorsa, örnek olarak Vize veya ĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 12

14 Finale girmediyse veya dev teslimi yapmadıysa Girmedi olarak işaretlenip kaydedilir. Şekil 10. Not Girilmeyen ğrenci için Uyarı Ekranı 10. Belirlenen çalışma türlerine ait notların hepsi ilan edildikten sonra öğrencinin harf notunu atamak için Not giriş ekranının altında yer alan Harf Notu Ata butonuna basılarak öğrencilerin harf notları otomatik olarak atanır (Lisans ve lisansüstü yönetmeliklerimizde Harf notları mutlak değerlendirmeye göre atandığından sistem, harf notlarını tablolarda belirtilen harf notu karşılıklarına uygun olarak atamaktadır) (Şekil 11). 11. Harf Notu İlan Et butonuna basılarak öğrencinin harf notu ilan edilir (Şekil 9). İlan edilen harf notu öğrencinin kullanıcı ekranında transkriptinde otomatik olarak görünür. 12. Bu aşamadan sonra notlar üzerinde değişiklik yapılamaz. C. BÜTÜNLEME NOT GİRİŞ İŞLEMİ Şekil 11. Harf Notu Atama Butonları 1. Bütünleme Not Girişi ekranına ğrenci BYS Ders Değerlendirme İşlemleri Sınav Not Girişi İşlemi adımları izlenerek ulaşılabilir. ĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 13

15 Şekil 12. Bütünleme Not Giriş Ekranı 2. Lisans ve lisansüstü programlarda not yükseltmek amacıyla bütünlemeye girilebileceği için, bütünleme not giriş listesinde ders harf notu AA nın altındaki öğrenciler ile finale girmeyen ve GR harf notu bulunan bütün öğrenciler listelenecektir. Devamsızlıktan kalan ve DZ harf notu bulunan öğrenciler bütünleme listesinde görünmeyecektir. 3. Bütünleme sınavına girmeyen öğrenciler için Bütünleme notu Girmedi olarak işaretlenmelidir. Aksi takdirde sistem bu öğrenciler için sıfır notu atayacaktır. Girmedi olarak işaretlenen öğrenciler için herhangi bir hesaplama yapılmayacaktır. Bu öğrencilerin final notları geçerli olacaktır. Bütünleme notları final notu yerine sayıldığından sistem bütünleme notunu final notu olarak hesaplamaya katacaktır. 4. Bütünleme sınavına giren öğrencilerin notları girildikten sonra sırasıyla önce Kaydet ve Ata ve sonra İlan Et butonuna tıklanmalıdır (Şekil 13). ĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 14

16 Şekil 13. Bütünleme Not Girişi Şekil 14. rnek Bütünleme Not Girişi D. MAZERET HAKKI VE MADDİ HATA NOT DEĞİŞİKLİĞİ GİRİŞİ 1. Akademik birimlerin ilgili kurulları tarafından karara bağlanıp ğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilen öğrenci mazeret sınavı hakkı ve maddi hata not değişikliği işlemleri ğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından ğrenci Bilgi Sistemine tanımlanır. ĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 15

17 2. Akademik personel, Mazeret Hakkı veya Maddi Hata Not Girişi ekranına ğrenci BYS Ders Değerlendirme İşlemleri Sınav Not Girişi İşlemi adımlarını izleyerek ulaşabilir. 3. Mazeret Hakkı veya Maddi Hata Not Girişi için tanımlanmış öğrenci seçilerek not girişi işlemi tamamlanır. ğrencinin bu alanda girilmiş notu geçerli olacaktır. ĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 16