TÜRK NÖROLOJİ DERNEĞİ 47. ULUSAL NÖROLOJİ KONGRESİ İHALESİ TEKNİK ŞARTNAMESİ

Transkript

1 TÜRK NÖROLOJİ DERNEĞİ 47. ULUSAL NÖROLOJİ KONGRESİ İHALESİ TEKNİK ŞARTNAMESİ Başkan Prof. Dr. Tülay Kansu Hacettepe Üniversitesi Tıp Fakültesi Nöroloji Anabilim Dalı, Ankara II. Başkan Prof. Dr. Piraye Oflazer İstanbul Üniversitesi Tıp Fakültesi Nöroloji Anabilim Dalı, İstanbul Genel Sekreter Doç. Dr. Şerefnur Öztürk Ankara Numune Eğitim ve Araştırma Hastanesi Nöroloji Kliniği, Ankara Sayman Prof. Dr. Ayşe Bora Tokçaer Gazi Üniversitesi Tıp Fakültesi Nöroloji Anabilim Dalı, Ankara Üye Prof. Dr. Mehmet Özmenoğlu Karadeniz Teknik Üniversitesi Tıp Fakültesi Nöroloji Anabilim Dalı, Trabzon Üye Prof. Dr. H. Özden Şener Ankara Üniversitesi Tıp Fakültesi Nöroloji Anabilim Dalı, Ankara Üye Prof. Dr. Raif Çakmur Dokuz Eylül Üniversitesi Tıp Fakültesi Nöroloji Anabilim Dalı, İzmir

2 1. Bu şartname, Türk Nöroloji Derneği (TND) 47. Ulusal Nöroloji Kongresi İhalesi İdari Şartnamesi nin ekidir. 2. Bu şartnamenin konusu 2011 yılı içinde DERNEK evsahipliğinde, tarihin ve kongre otelinin daha sonra belirleneceği 47. Ulusal Nöroloji Kongresi (iki gün kurs 4 gün kongre) (kısaca KONGRE olarak anılacaktır) organizasyonu ile ilgili olup, DERNEK ve FİRMA arasındaki teknik işbirliği koşullarını içermektedir. 3. Bu şartname içerisinde sıralanan işler kongre fiyatına dahildir ve FİRMA nın taahhüdündedir. FİRMA bu işler için ücret talep edemez veya DERNEĞE yapacağı ödemeden kesinti yapamaz. 4. Kongre tarihi ve yeri belirlendikten sonra 15 gün içinde FİRMA, gerçekleştirilmesi planlanan organizasyonda İş-Zaman Çizelgesi hazırlayarak vereceği hizmetlerin zaman dilimindeki dağılımı hakkında bilgi verecektir. 5. Kongre ile ilgili tüm işlemler DERNEK onayı alınması kaydı ile FİRMA tarafından yürütülecektir. Bu kapsama, kayıt, konaklama hizmetleri, DERNEK onayı alınan gider bütçesinde belirtilen hizmetler, sosyal programlar, transferler, turlar, kongre otelindeki sponsorluk ve sergi hizmetleri, konferans hizmetleri ve lojistik dahildir. DERNEK bu hizmetler kapsamında başka bir kurum ve kuruluş aracılığı ile kongre için işbirliği yapmamayı taahhüt eder. 6. Kongre kapsamında aşağıda sıralanan hizmetler FİRMA tarafından gerçekleştirilecektir. Ayrıca FİRMA istenen hizmetler dışındaki alternatif hizmet tekliflerini ya da organizasyonun başarısı açısından gerekli gördükleri hizmetleri ek olarak ayrı bir bölümde belirteceklerdir. Kongre Program İskeleti: a) Kongre; iki günü kurs olmak üzere altı gündür ve yaklaşık 10 paralel salonda gerçekleşmektedir. b) Kesin sayıya TND tarafından daha sonra karar verilmek üzere, 5-7 tam gün; yarım gün kurs düzenlenecektir. c) Yine; kesin sayıya TND tarafından daha sonra karar verilmek üzere, 8-10 kahvaltı semineri, 6-10 tedavi gecesi oturumu olacaktır. d) Kongre içerisinde o dönemde mevcut (en az 18 adet) Çalışma Grubu Toplantısı, on adet SAT Grubu Toplantısı, bir adet Çalışma Grupları Genel Toplantısı, bir adet Kongre Genel Kurul Toplantısı, bir adet TND Yeterlik Sınavı gerçekleştirilecektir. e) Uydu sempozyumlar öğle ve akşam yemeği saatlerinde yapılabilir. Uydu sempozyumlar öğle saatinde en fazla 2 paralel, akşam saatlerinde tek salonda gerçekleştirilmektedir. f) Konferans, panel ve çalıştaylar gündüz saatlerinde yer alacaktır. g) Bildiri sayısı ve konulara dağılımına göre ihtiyaç sayısınca poster ve sözel bildiri oturumu düzenlenecektir. h) Paralel oturumların sayısı en fazla on olacaktır. i) Kongrede bir açılış kokteyli, bir de gala yemeği düzenlenecektir. j) Kongrede Nöronlar Yarışıyor adlı bilimsel ve sosyal içerikli yarışma programı ve içerisinde yetenek yarışmasının da yer aldığı Nöroparti düzenlenecektir A. BİLİMSEL SEKRETERYA

3 FİRMA, Kongre Düzenleme Kurulu(KDK) nun belirlediği bilimsel programın gerçekleştirilmesi için gerekli her türlü sekreterya hizmetini verecektir. Bu kapsamda FİRMA KDK ile sürekli irtibatta olacak ve; - Yaklaşık 50 kişilik Kongre Düzenleme Kurulu (KDK) ile, kongre öncesinde, programın belirlenmesi amacıyla, en az iki toplantı yapacaktır. Bu toıplantıların hertürlü masrafı FİRMA tarafından ücretsiz karşılanacaktır. (50 kişinin toplantı merkezine gidiş dönüş uçak bileti, transferi ve gerekli olması halinde konaklamaları, toplantıda sürekli çay, kahve, meşrubat servisi, öğle yemeği, katılımcıların akşam kalması durumunda akşam yemeği) - Talep eden bilimsel çalışma gruplarının (toplam çalışma grubu sayısı 18 dir) kongre ile ilgili olarak yapmak istedikleri birer toplantının hertürlü masrafı FİRMA tarafından ücretsiz sağlanacaktır (Toplantılara katılacak kişilerin gidiş dönüş uçak bileti, transferi, konaklaması ve hertürlü yiyecek içecek ikramı, toplantılarda kullanılacak hertürlü teknik ihtiyaç, otelde yapılması durumunda salon kirası gibi) - Belirlenmiş konuşmacıların (tahmini sayı 250) sunumları sırasındaki gereksinimlerini kendilerinden öğrenip temin edecektir. - Tüm konuşmacılardan konuşma metinlerini dijital ortamda temin edecektir. - KDK nın belirlediği kredili oturumlar (kurslar, kahvaltı semineri ve tedavi geceleri) için kredili sistemin kongre öncesindeki yazılımı, kongre sırasındaki uygulanması (barkod sistemi) ve kongre sonrasındaki sekreterya işlerini yürütecektir. Kredili oturumlar dışında bütün bilimsel ve sosyal aktivitelerde barkod sistemi kullanılacak olup FİRMA bunun için ücret talep etmeyecektir. - Kontratın imzlanmasından sonra kongreye kadar geçecek sürede TND Yönetim Kurulunun yapacağı en az 4 toplantı, hertürlü masrafı FİRMA tarafından ücretsiz sağlanacak şekilde organize edilecektir. (konaklama, uçak bileti, transfer, teknik ihtiyaç, banket ihtiyacı gibi) - Kongre nin EFNS (European Federation of Neurological Societies) tarafından akredite edilmesi için gerekli yazışmaları yapacak, prosedürleri yerine getirecek, çalışma gruplarının hazırladığı programları EFNS ye akreditasyon için gönderecektir. - EFNS akreditasyon formlarını çoğaltarak salon girişlerinde dinleyicilere dağıtacak, toplantı çıkışlarında bu formları toplayacak, istatisyenler tarafından değerlendirilmesini sağlayacak, EFNS ye sunulmak üzere rapor haline getirecek, raporların bir nüshasını elektronik ve basılı ortamda TND ye verecektir. Bütün bu işlemler için gerekli ihtiyaçlar firma tarafından ücretsiz karşılanacaktır - Bildiri Değerlendirme Kurulu (BDK) nun kongre bildirileri ile ilgili sekreterya işlerini yapacaktır: Bildiri başvurularını kongre internet sitesi aracılığıyla toplayacak, BDK başkanının talimatına uygun olarak sınıflanması, BDK na dağıtımı ve geri toplanması işlerini yapacak, kabul ve ret mesajlarını başvuru sahiplerine iletecektir. Bütün bu işlemler için gerekli teknik ihtiyaçlar ve yazılım programları firma tarafından ücretsiz yapılacaktır. - TND tarafından yapılacak 2014 EFNS kongresi için her yıl EFNS kongresinde stand açılması, Firma ve Dernek yetkililerinin (en az 2 kişi) katılımı, hertürlü kayıt, konaklama, ulaşım, transfer banket, stand, teknik masraflar FİRMA tarafından ücretsiz sağlanacaktır. B. BASILI, DİJİTAL ve DİĞER MATERYALLER FİRMA; kongre için ihtiyaç duyulan, aşağıda sıralanan materyallerin basımı ve dağıtımını yapacaktır.

4 FİRMA; kongre için ihtiyaç duyulan, aşağıdaki materyallerin ve daha sonra TND nin talebi ile ilave edilecek malzemelerin; tasarımı, basımı ve dağıtımını FİRMA tarafından ücretsiz yapılacaktır. Malzemelerin adetleri kongre için yeterli adette olacaktır. Yani FİRMA; - Kongrenin duyurularını (Ön duyuru, birinci ve ikinci duyuru, gerek görülmesi halinde üçüncü duyuru ) yeterli sayıda bastıracak ve dağıtacaktır. - Her aktif katılımcıya verilmek üzere kongre çantası hazırlatacaktır. Çanta TND onayı alınarak seçilecektir. Bu çanta içinde dağıtılmak üzere aşağıdaki materyal hazırlanacaktır: o Kongre Program Kitabı, o İsimlik, o İsimlik poşetinde taşınabilecek büyüklükte cep programı kitapçığı, o Konuşmacılardan temin edilen konuşma metinlerinden oluşan Konuşma Kitabı ve CD si, o Bildiri Özetleri Kitabı ve CD si, o Açılış töreni, gala ve genel kurul/kapanış, nöronlar yarışıyor, nöroparti için davetiye o Tükenmez kalem ve A5 not defteri, - Kredili oturumlar için bilet bastıracaktır. - A maddesinde söz edilen EFNS formlarını yeterli sayıda bastıracaktır. - İlgili tüm bilimsel toplantılarda FİRMA tarafından kongrenin duyuruları dağıtılacak ve tanıtımı yapılacak. Buna yönelik tüm harcamalar FİRMA ya ait olacaktır. C. KONUŞMACILAR, OTURUM BAŞKANLARI VE DAVETLİLER Sponsor bulunaması durumunda aşağıda detayları belirtilmiş kişilerle ilgili kayıt, konaklama, transfer, uçak bileti, ara şehirlerdeki konaklamaları, benzin masrafları FİRMA tarafından ücretsiz karşılanacaktır. Aşağıda belirtilen davetli sayıları yaklaşık olup sayıların artışında FİRMA ekstra ücret talep edemez. hiçbir koşulda aşağıdaki davetli, konuşmacı ve oturum başkanları için kayıt ücreti talep edilemez. Ayrıca konuşmacı, oturum başkanı ve davetlilerin konaklama ücretleri konakladıkları gün kadarı ile sponsor firmadan talep edilebilir. Bu çerçevede FİRMA; a. KDK tarafından belirlenen bütün konuşmacılar (yaklaşık 250 konuşmacı ve oturum başkanı), yurt dışından gelen konuşmacıların (yaklaşık 10 konuşmacı) kongreye daveti, uçak ile ulaşımı (uzun uçuşlar için Bussiness Class), b. TND nin yurtdışından davet ettiği Türk konuşmacılar (en fazla 10 davetli) c. KDK nun özel davetlisi olan komşu ve yakın ülke temsilcilerinin (yaklaşık 20 ülke), d. İlgili bakanlıklarda görevli TND nin belirleyeceği miktarda kişinin (tahminen 3), e. Yeterlik sınav komisyonunun (yaklaşık 10 kişi), f. Yıl içinde emekli olan nörologların (tahminen 3), g. TND yönetim kurulu ve KDK üyelerinin (yaklaşık 50 kişi) Uçakla kongre geliş-gidiş, kongre merkezi ile havaalanı ile otel arasındaki transferlerini, kongre otelinde konaklamasını ve kongre kayıtlarını sağlayacaktır.

5 D. TND EK TOPLANTILARI - FİRMA, kongrenin ayrılmaz parçası olan TND Yeterlik (board) Sınavı için gerekli hazırlıklar kapsamında; o Yerini ve tarihini TND yönetim kurulunun belirleyeceği beş gün süreli TND Yeterlik (Board) Kursu nun sekreteryasını ücretsiz yürütecektir. (Tüm bilimsel ve teknik işler, basılı materyal, sekreterya, kursun bütün teknik giderleri-keypad kullanılacaktır) o Yeterlik (Board) Sınavı için gerekli hazırlıkların yapılması amacıyla, Yeterlik (Board) Kurulu nun yıl içinde yapacağı günübirlik en az 2 toplantının hertürlü masrafı FİRMA tarafından ücretsiz yapılacaktır. (kurul üyelerinin uçakla ulaşımını, transferleri, konaklamaları, bu toplantılar için gerekli hertürlü teknik altyapı, salon kirası, banket giderleri gibi) E. KONGRE İNTERNET SİTESİ FİRMA, kongre hazırlık çalışmalarına başlar başlamaz Türk Nöroloji Derneği web sitesi ile entegre çalışan bir kongre web sitesi hazırlayacaktır. Bu sitede kongre ile ilgili bütün bilgilerin yanısıra aşağıdaki hizmetlerin hepsi FİRMA tarafından ücretsiz saplanacaktir. TND tarafından günün koşullarına uygun teknolojik gelişmelere bağlı talepler FİRMA tarafından ekstra masrafı ne olursa olsun ücretsiz sağlanacaktır. Kongre ile ilgili gerekli tüm bilgiler Türkçe ve İngilizce olarak burada yer alacaktır. Online kayıt ve konaklama yazılımı ve uygulaması Online bildiri sistemi yazılımı ve uygulaması Posterbul.com yazılım sistemi ve uygulaması Kredili oturumların yazılımı ve uygulanması (barkod sistemi dahil) Kişiye özel kongre programı yazılımı ve uygulanması Yukarıdaki yazılımları TND yetersiz bulursa başka bir firmadan satın alacak ve ücretini FİRMA ödeyecektir F. VİDEO KAYIT ve YAYINA HAZIRLAMA FİRMA; bütün oturumlarda, konuşmaların video ile kaydedilmesini, kaydedilen görüntülerin ve slaytların senkronize edilmiş olarak internet ortamında yayınlanır hale getirilmesini sağlayacaktır. Tüm kongre aktivasyonunu içeren video kaydı ve teknik altyapısı FİRMA tarafından ücretsiz sağlanacaktır. Ana salonların tamamı, eğitim kursları, sosyal içerikli aktiviteler ve kongrenin genel durumunu ifade eden çekimlerden oluşan bu kayıtlar, DVD şeklinde hazırlanacak ve kongre bitiminden 1 ay içinde tüm kayıtlar TND ne teslim edilecektir. TND nin talebi ile CD haline getirilip çoğaltarak katılımcılara dağıtma işlemi ve gerekli altyapısı firma tarafından ücretsiz sağlanacaktır.

6 TND çekim altyapısının yeterli olup olmadığını görmek için önceden bu sistemi deneyecek yetersiz bulması durumunda başka bir firmadan satın alacak ve ücretini FİRMA ödeyecektir. G. TEKNİK DETAYLAR Gerek yönetim odalarının gerek toplantı ve kurs salonlarının fonksiyonlarını tam olarak görebilmesi için lazım olan her türlü olanakların temini, teknik içeriği FİRMA tarafından ücretsiz sağlanacaktır. Aşağıdaki bütün teknik detaylar FİRMA tarafından ücretsiz sağlanacaktır. Teknolojik gelişmelere bağlı artış gösteren veya yeni eklenen kalemler için FİRMA hiçbir koşulda ücret talep edemez DERNEK tarafından çağdaş kongre gereksinimlerine uygun olarak önerilecek diğer talepler saklı kalmak üzere: SUNUM ODASI VE SALONLAR a- Projeksiyon kontrol odasından, sunum yapılan tüm salonlara görüntüler kurulan network ağı ile iletilecek, bunun için gerekli tüm alt yapı ve ekipman otel olanakları elvermiyorsa firmaca sağlanacaktır. Salonlar ve slayt merkezi arasındaki tüm teknik organizasyon firma tarafından sağlanacaktır. b- Konuşma yapılan kürsüde ve oturum başkanlarının yer aldığı masada konuşmaya ait görüntülerin eş zamanlı olarak izlenebildiği birer adet LCD monitör bulunacaktır. c- Sunumlarda kullanılacak barkovizyon cihazları en az 3000 ANSI Lumen aydınlatma gücüne sahip olmalıdır. d- Her salonda yeterli sayıda yardımcı personel bulunacaktır. Büyük toplantı salonlarında en az 3 (üç), küçük toplantı salonlarında en az 2 (iki) salon sorumlusu bulunmalıdır. e- Kongre sekreteryası, TND, Kongre Düzenleme Kurulu işbirliği ve kontrolünde yürütülecektir. Kongre Sekreterya odası yeterli elektronik alt yapıya sahip olmalıdır. Telefon, fax ve internet bağlantısı bulunmalıdır. GÖRSELLER ve SOSYAL AKTİVİTELER (Sahne, Kayıt deski, Yönlendirme) a- Ana salonda Watchout uygulaması (20 x 5 perdeli ve 3 barkovizyonlu) b- 5 ana salonda 4x5 ve çift perdeli sahne kurmak (salonun büyüklüğüne göre değişmek üzere en az 3x4 m olmak üzere) c- Kurslar için 10 salonda (ana salonlar dahil) çift perdeli (salon büyüklüğüne göre tek perdeli) sahne kurmak d- En az iki merkeze tasarımlı desklerle sunum kontrol merkezi kurmak e- En az 15 noktada internet pointlerin kurulması ve en az 1 merkezde 12 laptoplı internet erişim noktası kurmak f- TND Kongre Açılış Kokteyli ve Gala Yemeğinde kullanmak üzere TND logolu masa bayrakları, flamaları, TND Kongre Gala Yemeğinde kullanmak üzere sahne hazırlanması g- En az 50 adet kongre görselli 180x70 büyüklüğünde yönlendirme levhaları

7 h- Ana kayıt deski: Çok sayıda katılımcıya aynı anda hizmet verebilecek şekilde düzenlenmiş, 15-20m uzunluğunda kongre görselli ve alınlıklı kayıt deski i- Kredili Oturumlar masası: 1 ana merkezde ve her salon önünde (yaklaşık 7 salon önünde) Kredili oturumlar masası kurmak j- Ek otellerde en az 2 modüllü ve kongre görselli Kayıt deskleri kurmak k- Nöronlar yarışıyor yarışmasını (sponsor alınabilir) düzenlemek. Bu amaçla Watchout sahne kurmak.. Kongre öncesi yapılacak yaklaşık çalışmalar için (yaklaşık 10çalışma) ; sanat yönetmeni, dans eğitmeni vs gibi desteğin sağlamak ve bu çalışmalara katılacak kişilerin hertürlü ulaşımı, konaklaması ve banket giderlerini ücertsiz karşılamak l- Her salonda (yaklaşık 8 salon) plazmalı kürsü kullanmak m- Her salonda tasarımlı kürsü (head table) n- Havaalanı Karşılama masası kurmak ve kongre süresince açık tutmak o- TND için özel tasarımlı stand kurmak p- TND Gala Yemeği Sanatçısı için sahne kurmak r- Key Pad sunumları için Kontrol merkezi hazırlamak s- Kongre süresince TND arşivi için fotograf ve video çekimi. t- Yetenek sizsiniz ve Nöroparti organizasyonunu (sponsor alınabilir) yapmak. Bu amaçla kullanılacak sahne ve öncesindeki bütün teknik altyapı ve hazırlıkları ücretsiz sağlamak TEKNİK EKİPMANLAR - Ana salonda watchout sistem - Salonlarda (paralel salonlar) bulunması gereken tüm teknik ekipmanının sağlanması, kurulması ve organizasyonunun yapılması - 7 kurs salonu + 1 ana salon + 5 paralel salonun kürsüsünde 42 Plazma - Her salonda Reji Sistemi : Konuşmacı görüntüsünü perdeye aktarabilecek sistem - 8 salon giriş kapısında 42 Plazma bilimsel programlar için - 3 salonda 300 kullanıcılı KEY PAD sistemi - Kredili oturum salon önlerinde barkod sistemli kredili oturum kayıt programı - En az 3 salonda simultane sistem ve en az 400 kulaklık - Simultane tercüman sağlanması c- Sunum Kontrol Merkezi : En az 2 merkezde ve en az 20 bilgisayarlı sunum kontrol odasının kurulması. Her merkezde en az 4 renkli laser printer, 1 scanner d- Internet Odası: Tüm kongre katılımcılarının kullanabileceği en az 15 laptoplı ve 4 renkli printerlı internet odasının kurulması e- Internet erişim noktaları: En az 15 ayrı noktada internet erişimi için özel tasarımlı TND görselli ve kongre filminin sürekli yayınlandığı internet erişim noktaları f- Kayıt deskinde en az 2 adet 50 plazma kullanılması, 20 laptop, 6 renkli printer g- Kayıt deskinde: Kongre jeneriğinin gösterildiği LDC ekranlar h- Kredili Oturumlar Deski: Barkod sistemi ile katılımcıları kredili oturumlar deskinden kayıt yapabilecekleri sistemin kurulması. Networkle her salona bağlanması ve her salon önünde kayıt olabilme imkanının sağlanması i- Plazma Duvarı: Kongre bilimsel programının gösterildiği ve anlık duyuruların duyurulabildiği 10 adet 42 çerçevesiz plazmadan oluşan Plazma duvarı kurulması j- Gala ve Açılış Kokteylinde çıkacak sanatçının tüm teknik hizmetinin verilmesi: Robot ışık sistemi, 4 ayaklı traslı sahne kurulması

8 k- Nöronlar Yarışıyor programı için: özel yarışma sisteminin kurulması, çoklu oylama sistemi, watchout perde, plazmalar, ses sistemi, ışık ve görüntü aktarım sisteminin kurulması l- TND Masası için; istenilen miktarda, laptop, plazma, printer temini m- TND Dernek toplantı salonu ; istenilen miktarda laptop, plazma, printer, cep telefonu, perde, barko sağlanması n- Dökümantasyon Merkezi: Dakikada 120 sayfa basabilecek fotokopi makinası ve istenilen miktarda çoğaltma yapabilme imkanı o- Kongre web sayfasında, kongredeki sunumların sesli görüntülü yayınlanması için program yazılımı p- Kongre için animasyonlu jenerik hazırlanması q- Sosyal aktivitelerde (nöronlar yarışıyor, nöroparti, gala ve açılış gibi) müzik sistemi, show malzemesi ve gereken tüm robot ve aydınlatmadan oluşan truss sistemi r- Yetenek yarışması için gerekli teknik altyapının sağlanması H. BANKET AKTİVİTELERİ a- Kongre süresince limitsiz Kurabiyeli Çay, Kahve, su Servisi: Kongre Katılımcının faydalanabileceği, en az 10 ayrı noktada, kongre süresince (6 gün) sürekli kurabiyeli çaykahve servisi b- TND Gala Yemeği: TND ve Kongre Düzenleme Kurulu kararı doğrultusunda 2011 yılı itibari ile Gala Yemeği sponsora kapalıdır. Gala yemeği sanatçısı TND nin onaylayacağı ve Kongre standartlarına uygun olacaktır. Yemek ve Sanatçı için ekstra ücret ne katılımcılardan ne de ilaç endüstrisinden talep edilmeyecektir. c- TND Açılış Kokteyli: Sponsora kapalıdır. d- Kahvaltı seminerleri: Kongrenin 3 gününde yaklaşık 4-5 paralel salonda kongre katılımcıları için TND formatında açık büfe kahvaltı ve sürekli içecek verilecek ve salon düzenleri ayarlanacaktır. e- Tedavi Geceleri: Kongrenin 3 gecesinde yaklaşık 4-5 paralel salonda kongre katılımcıları için TND formatında açık büfe akşam yemeği ve sürekli içecek verilecek ve salon düzeni ayarlanacaktır. f- Poster Salonunda: Akşam oturumları için şarap peynir servisi verilecektir. j-yabancı davetli konuşmacılar için TND nin talebine bağlı olarak otel dışında düzenlenecek özel akşam yemekleri verilmesi k- Komşu ülke davetlileri için TND nin talebine bağlı olarak otel dışında düzenlenecek özel akşam yemekleri l- Nöronlar Yarışıyor programı öncesinde katılımcılara mısır ve alkolsüz içecek ikramı m- Kongre boyunca katılımcılara açık büfe öğle yemeği, uydu sempozyumlarında firma talebine bağlı salon önlerinde verilecek öğle yemekleri, açık büfe akşam yemekleri G. KONGRE FİYATLANDIRMASI

9 - FİRMA 2011 de düzenlenen veya düzenlenecek olan KONGRE ile aynı büyüklükteki diğer kongrelerin oda satış fiyatları, diğer sponsorluk fiyatları ve havaalanı-otel transfer ücretlerini TND ye sunacaktır; - Kayıt ücretleri, transfer ücretleri, sponsorluk ücretleri ve kongrenin oda satış fiyatları aynı büyüklükteki kongrelerin fiyatılarını geçmeyecektir. - Diğer kongrelerdeki fiyat ne olursa olsun kongre otelinin katılımcılara gecelik maliyeti 135 Euro üzerine çıkamayacaktır. - FİRMA kongre duyurularında gecelik maliyeti 60 Euro üzerine çıkmayan en az 4 yıldızlı başka bir oteli daha katılımcıların tercihine sunacak ve bu oteldeki katılımcılara bilimsel ve sosyal program saatlerinde her yarım saatte bir iki yönlü olarak transfer olanaklarını ücretsiz olarak verecektir. - Kongre kayıt ücretleri ve kredili oturum ücretleri TND ile birlikte belirlenecektir yılı için kongre kayıt ücreti aidat borcu olmayan TND üyeleri için asistan 150 TL, uzman 200 TL olacaktır. - Aidat borcu olan veya üye olmayanların katılım ücreti asistan 225TL, uzman 300TLdir. - FİRMA kongreye günlük katılım olanağı da sağlayacaktır. - FİRMA, ödeme gücü kısıtlı üyeler için, yeterli temel şartları haiz, ucuz başka konaklama olanakları da temin edecektir. - Türk Nöroloji Derneği Etik Kuralları çerçevesinde ilaç endüstrisi hiçbir koşulda sosyal aktivitelere sponsor olamamaktadır. - FİRMA hiçbir koşulda kongre merkezine giriş ücreti talep etmeyecektir. - Kongre süresince TND üyelerine bütün kredili oturumlar ücretsizdir. Kayıt ücretine dahildir. - Aşağıda belirtilen hizmetler de FİRMA tarafından ücretsiz sağlanacaktır. Oteller arası Shuttle TTB ücreti - Kayıtta POS cihazı ile ödeme kabul edilebilmelidir. H. SPONSORLUKLAR VE SERGİ ALANLARI - Türk Nöroloji Derneği Etik Kuralları çerçevesinde ilaç endüstrisi izin verilmeyen sosyal aktivitelere hiçbir koşulda sponsor olamamaktadır. Sponsorlara verilecek sergi alanlarının ücreti FİRMA ve TND tarafından birlikte belirlenecektir. - FİRMA tarafından; gerekirse TND yönetiminde olmak üzere, kongreye katılacak sponsor firmalarla tanıtım toplantılar yapabilir. Sponsor toplantıları hertürlü masrafı FİRMA tarafından ücretsiz sağlanacak şekilde organize edilecektir. (toplantının yapılacağı otel, banket, konaklama, uçak bileti gibi her türlü organizasyon) - FİRMA, TND tarafından istisnai olarak sponsorlara tahsis edilmesi istenilen stand alanlarını sağlayacaktır. - FİRMA, sponsorların kongre sırasında talep edecekleri ekstra hizmetleri TND bilgisi dahilinde temin edecek ve bedellerini ilgili firmalardan tahsil edecektir.

10 - FİRMA, TND onayı dışında hiçbir kurum veya kuruluşa ücretli veya ücretsiz fayda sağlayamaz. - FİRMA; kongre sırasında sponsor firmalara TND adına bir akşam yemeği verecektir.