ODALAR İÇİN STRATEJİK PLAN DURUM ANALİZİ SORU FORMU

Transkript

1 BÖLÜM 1. İÇ ÇEVRE: Odanın Mali Yönetim Bilgileri Odamızın Yönetim Kurulu ve Meclisi tarafından onaylanan kapsamlı bir yıllık işletme bütçesi bulunmakta olup, 2014 cari yılına ait gelir gider bütçesi ,00 TL olarak belirlenmiştir yılı tahmini bütçesi ,00 TL olup, gerçekleşen bütçe ,13 ve gerçekleşme oranı ise %90,8 dir yılı gerçekleşen gelir ,13 TL, 2013 yılı gerçekleşen gider ,22 TL, Sahibi olduğumuz ve hizmet binası altında yer alan 3 işyeri kirada olup, sözleşmeleri devam etmekte ve ,00 - TL kira geliri elde edilmiştir. Bankalarda olan nakit hareketlerimiz düzenli olarak ve Odamız menfaatleri göz önüne alınarak işlenmektedir. Bu dönem zarfında Banka işlemleri sonucu ,88 - TL faiz geliri elde edilmiştir. Odamızın son 3 yılda gelir ve gider toplamları aşağıdaki gibidir. YIL BÜTÇE GELİR GİDER , ,86 88, ,88 70, , ,48 95, ,95 76, , ,13 90, ,22 71,04 Odanın Fiziksel Durumu Faaliuyet gösterilen Hizmet binası Bafra TSO ya ait olup,hizmet katı dışında kalan bölümlerde (katlarda) 3 kiracı bulunmaktadır. Hizmet katı 300 metrekare alana sahip ve 6 odası mevcuttur.çalışan başına 300/9=%33,3 m 2 alan düşmektedir. Sayfa 1 / 11

2 Odanın Beşeri Sermayesi Çalışan sayısı, çalışanların; cinsiyet, eğitim seviyeleri, çalıştıkları süre, yaş dağılımı gibi bilgiler 6 idari personel,3 yardımcı hizmet personeli ile toplam 9 personel görev yapmaktadır. Adı Soyadı Görevi Eğitim Yaşı Çalışma Süresi Cinsiyet Suat LEKESİZ Genel Sekterer Lise Yıl E Talip ŞAHİN Genel Sekterer Yrd. Lisans Yıl E Halil KARAHAN Ticaret Sicil Müdürü Lisans E Nur TUĞ Ticaret Sicil Müdür Lise K Yrd. Savaş SEVEN Oda Sicil Lise E (Açıköğretim önlisans 2.Sınıf öğrencisi) Ayhan AVCI Bilgi İşlem Lise(Açıköğretim 33 6 Yıl E Lisans 2.Sınıf öğrencisi) Bülent AKKURT Büro Hizmetleri Lİse 45 E İsmail ERDAL Şoför İlköğretim 42 6 Ay E Ayla GENÇ Hizmetli Lise 35 3 Ay K Odanın Teknolojik Altyapısı Teknolojik altyapımız; intel Core 2 Duo İ3 işlemcili LCD ekranlı 1 PC, HP Marka 2 Laptop, AİDATA marka 2 Laptop, 1 Adet Siemens Laptop, 1 Adet Asus Netbook, 4 adet Xerox 3117, 1 Adet HP P2055, 1 Adet Kyocera TS1100 Lazer yazıcı, 1 Adet Hp Colorjet (renkli) lazer yazıcı, Sayfa 2 / 11

3 1 Adet HP M1212nf çok fonksiyonlu (yazıcı, tarayıcı, fotokopi, fax) lazer yazıcı 1 Adet Canon inkjet (mürekkep püskürtmeli yazıcı), 1 adet LCD ekranlı 16 kanallı (sesli kayıt yapma özelliğine sahip) güvenlik kamerası sistemi mevcuttur. Not : 1 Pentium (R) 1.8 işlemcili PC ve 5 laptop OEM lisanslıdır. Projeksiyon, ses sistemi, kamera sistemi, fotokopi, güç kaynağı vb. gibi donanımları 2010 yılında yenilenmiş veya bakımları peryodik olarak yapılmaktadır. Lisans Bilgilerimiz; 2010 yılında 6 kullanıcılı Open Lisanslı Windows 7 Profesyonel işletim sistemi (Open Lisans: Yazılımın kurulum cd si gelmez, internet üzerinden verilen bir bağlantı linki ile indirilir ve orijinal lisans anahtarları eposta yolu ile gelir. Kutulu olmadığı için lisans etiketleri gelmez) yılında 8 kullanıcılı (kutulu) Microsoft Office 2010 Standart ofis yazılımları alınmıştır yılında 1 kullanıcılı (kutulu) Microsoft Office 2010 Standart ofis yazılımları alınmıştır. Böylelikle toplam 9 office lisansı olmuştur yılında (kutu içerisinde 5+5) 10 kullanıcılı 3 yıl lisans süreli Kaspersky open space security antivirüs yazılımı alınmıştır. BÖLÜM 2. YÖNETİM ANLAYIŞI VE YÖNETİM FAALİYETLERİ (DESTEK FAALİYETLERİ) Odada, üyelerin İhtiyaçlarını belirlemek, Beklenti ve Memnuniyet seviyelerini ölçmek için anketler yapılıyor mu? Evet (hangi periyotlarda?) En az yılda 1 kez Anketlerin İstatistiksel değerlendirmesi yapılıyor mu? Evet (ne tür değerlendirme teknikleri kullanılıyor?): Örnekleme metodu tekniği (yerinde anket) Değerlendirme sonucunda belirlenmiş sorunlar için çözüm politikaları geliştiriliyor mu (raporlar hazırlanıyor mu)? Evet (ne nitelikte rapor?) Meslek komite toplantı kararları,sektörel ve bi,ölgesel toplantılarda alınan kararlar yönetim kuruluna iletildikten sonra ilgili kurumlara (valilik,bakanlıklar,beledeiye.vs) gönderilmekte, Sayfa 3 / 11

4 Üyelerin ihtiyaç ve beklentilerine ilişkin yapılanlar konusunda, üyeler bilgilendiriliyor mu? Evet (nasıl?): Taleplere göre geri döüşler yapılmakta,üyelerin beklentilerine göre faaliyetler ve çalışmalar yapılmaktadır.(üye eğitimleri,bilgilendirme toplantıları,fuar..vs.) Üyeler Aktif biçimde izleniyor ve bilgileri güncelleniyor mu? Evet Kısmen Üye takip sistemi var mı? Evet (ne tür bir sistem?): TOBB-Net Üye Modülü,Mersis,SMS Bilgi Sistemi,Eposta, Odada İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi kurulmuş mu? (İşe alım, Kariyer Planlama, Performans Yönetim Sistemi, Ücretlendirme, Sağlık ve Özlük Hakları İşlemleri vb.) Evet (kısaca açıklayınız): Kalite Yönetim Sistemi insan kaynakları talimatında belirtilmiştir. Sayfa 4 / 11

5 Bilgi Teknolojileri Yönetimi konusunda Yönetim kademesinin yaklaşımı nasıldır (bilinç yeterli mi? Sahiplenme nasıl? vb.) kısaca açıklayınız. Oda işlemlerinin aksamaması konusunda yeterli bilişim altyapısının alınması huusunda sıkıntı olmamakla birlikte geleceğe yönelik bilişim planı yönetim kademesince ön görülmemektedir. Bilgi Teknolojileri konusunda yeterli personel var mı (sayısı ve mezun olduğu okul/bölüm)? 1 Bilgi İşlem Memuru (Lise Mezunu,AÖF Lisans 2 sınıf öğrencisidir) Bilişim konusunda deneyimlidir.özel kurslardan bilgisayara ve çeşitli alanlarda eğitim almış,oda da çalışmaya başlamadan önce de 5 yıl özel bir kursta bilgisayar,web ve grafik tasarım konularında usta öğreticilik yapmıştır. Bilgi Teknolojilerinin Kullanımı ve Yönetimi konusunda Odanın genel durumu nasıldır? Yeterli ve gelişime açıktır. Oda/borsanızda, ISO 9001 Kalite Yönetim Sisteminin uygulanma düzeyi sizce nasıldır? Tümüyle uygulanıyor (dokümantasyon da uygulama da mükemmel) Odamızı ideal biçimde tanımlayan dokümantasyon var, ancak uygulamada sorunlar var Dokümantasyon uyumlu ve yeterli değil, uygulamada da sorunlar var. Mali Yönetim Sisteminiz nasıldır? Kısaca açıklayınız. Cari yıla ait nakit akış kalem ve tahminleri bütçe ile beraber hazırlanır.2014 nakit akış tahmini ve gelir kalemleri tarihli meclis toplantısında kabul edilmiştir. Odamızın Yönetim Kurulu ve Meclisi tarafından onaylanan kapsamlı bir yıllık işletme bütçesi bulunmakta olup, 2014 cari yılına ait gelir gider bütçesi ,00 TL olarak belirlenmiştir. Yılbaşında bir önceki yıla ait mali sonuçların bulunduğu Kesin Hesap, Kapanış bilancosu ve kapanış mizanı yönetim kuruluna sunulmuş, yönetim kurulu kabul ederek onayı için meclise göndermiştir. Bafra TSO nun mali politikası (Harcama yetkilileri, fon yönetimi, bütçe talimatı, risk yönetimi vb kayıtlar), mali idarecilerin görev tanımı/görev şartnameleri kalite yönetim sistemi içerisinde yer alan Muhasebe Biriminde tanımlanmış ve kontrolleri yapılmaktadır. Sayfa 5 / 11

6 Aylık finans raporları ve yönetim hesapları, Geçen yıla ait mali rapor kapanış mizanı kesin hesapları (Aylık mizan, gelir- gider bütçe izleme raporları), yönetim, hesapları inceleme komisyonu ve meclise sunulmakta olup, Meclis karar defterine yapıştırılarak muhafaza edilmektedir. Son hesapları inceleme komisyonu toplantısı tarih ve 07 sayılı karardır yılı tahmini bütçesi ,00 TL olup, gerçekleşen bütçe ,13 ve gerçekleşme oranı ise %90,8 dir yılı gerçekleşen gelir ,13 TL, 2013 yılı gerçekleşen gider ,22 TL, Odamız Akreditasyon süreci ile üye ve personel eğitimlerine önem vermeye başlamıştır yılında Üyeler için Eğitim, ARGE, Danışmanlık payı olarak ,00 TL ayrılmıştır yılında Personel için Eğitim, ARGE, Danışmanlık payı olarak TL ayrılmıştır. ( 2013 yılı bütçesinde organizasyon için %1,33, İstişare Etüt için %0,44, Danışmanlık için %0,53, Personel eğitimi için %0,44 ve Üye eğitimleri için %0,66 oranında olmak üzere %3,4 lük bütçe ayrılmıştır.) Odamız tarafından yasal olarak yatırılması gereken Aidat ve üyelik payları zamanında yatırılmıştır. Birlik aidatı olarak ,84 - TL, Ajans Payı olarak 8.235,36-TL, Sanayi ve Ticaret Bakanlığı İç Tic. Hiz. Geliştirme Payı olarak ,00-TL, Emekli Sandığı % 1 pay olarak ,00-TL ve ICC ye 3.000,00-TL ödeme yapılmıştır. OSB ye 2013 yılında ,00 -TL katılım payı ödenmiştir. TOBB tarafından gönderilen ,00 -TL ile fakir ve muhtaç ailelere gıda yardımı yapılmıştır. Ayrıca eğitim sezonu açılışında gönderilen ,00-TL ile muhtaç durumda bulunan öğrencilere ayakkabı yardımı yapılmıştır. Ayrıca çeşitli kurum ve okullara yardımlar da yapılmıştır. Hizmet binasının her yıl sigortası ve araçların kaskoları ihale ile yenilenmektedir. Sahibi olduğumuz ve hizmet binası altında yer alan 3 işyeri kirada olup, sözleşmeleri devam etmekte ve ,00 - TL kira geliri elde edilmiştir. Bankalarda olan nakit hareketlerimiz düzenli olarak ve Odamız menfaatleri göz önüne alınarak işlenmektedir. Bu dönem zarfında Banka işlemleri sonucu ,88 - TL faiz geliri elde edilmiştir. Odamızın son 3 yılda gelir ve gider toplamları aşağıdaki gibidir. YIL BÜTÇE (TL) GELİR (TL) GİDER , ,86 88, ,88 70, , ,48 95, ,95 76, , ,13 90, ,22 71,04 Sayfa 6 / 11

7 Aidatların düzenli biçimde toplanma düzeyi? Kısaca açıklayınız. Yılda 2 kez (Haziran ayı ve Ekim aylarında Oda Sicil Memuru tarafından üyeler yerinde ziyaret edilerek aidatları hatırlatılmakta ve aidatları veren üyelerden alınmaktadır) Finas Yönetimi konusunda uzman/danışman var mı? Hayır Bütçe performansı ölçülüyor mu? (tahmini bütçe, için veriler analiz edilerek bilimsel tahmin çalışmaları yapılıyor mu? Gerçekleşen bütçe ile karşılaştırılıyor mu?) Her yıl bütçe hazırlanırken denk bütçe yapılıyor.geçmiş 3 yıl karşılaştırılıyor. Odamızın son 3 yılda gelir ve gider toplamları aşağıdaki gibidir. YIL BÜTÇE (TL) GELİR (TL) GİDER , ,86 88, ,88 70, , ,48 95, ,95 76, , ,13 90, ,22 71,04 Odanın yönetim biçimi, Kurumsal Yönetim Anlayışı (Şeffaflık, Saydamlık, Hesap verilebilirlik, Bağımsız kuruluşlarca denetlenebilirlik, alınan kararların Hak ve pay sahiplerinin çıkarlarını koruduğunun garanti edilmesi vb.) ile ne derece uyumlu? Kısaca açıklayınız. Haftalık değerlendirme toplantıları, İç tetkikler, TSE tarafından İSO 9001 dış tetkikleri,akreditasyon denetimleri Üyeler verilen eğitimlerin konuları nasıl belirleniyor? Kısaca açıklayınız. Gelen talepler neticesinde belirleniyor (üye anketleri bu konuda fayda sağlıyor) Verilen eğitimlerde eğiticileri nasıl blirliyorsunuz? Kısaca açıklayınız. Sayfa 7 / 11

8 Ondokuz Mayıs Üniversitesi Sürekli Eğitim Merkezi ile belirlenmiş olan eğitimler üzerinden görüşmeler yapıyor ve üniversitenin alanında uzman olan öğretim görevlileri tarafından eğitimlerin yapılmasını sağlıyoruz. Eğitimlerin değerlendirmeleri yapılyor mu? Evet (kısaca açıklayınız):eğitim sonrası eğitim ve eğitimciyi ölçme maksatlı anket düzenliyoruz (ayrıca yapılan son eğtimlerde eğitim öncesi ve eğitim sonrası 5 soru sorularak eğitim faydasını ölçmeye çalışıyoruz.) İletişim Haberleşme ve Yayınlar (Medyanın kullanım düzeyi nasıldır? Dergi, Gazete var mı? Web sayfası, SMS, , sosyal ağların kullanım düzeyi nasıdır? Kısaca açıklayınız.) Odamızda basılı yayın olarak Dergi,Gazete, (elektronik ortamda iktisadi rapor) Web sitemizde haber sayfası, SMS üye bilgi Sistemi,Üyelerimizin E-posta adresleri, Odamız Facebook, twitter, google plus, blog, youtube, dailymotion. gibi sosyal ağlara kaydı mevcut ve faal olarak kullanılmaktadır. İletişim Ağı (Üyeleriniz web, , sms ve diğer sosyal ağlardan ne düzeyde yararlanıyor? Kısaca açıklayınız.) 3. BÖLÜM HİZMETLERİNİZ Üyeleri bir araya getirmek için ne tür etkinlikler düzenliyorsunuz? Kısaca açıklayınız yılında Kasım ayında başlayıp 2014 yılı nisan ayında sona eren tüm üyelerimizle biraraya geldiğimiz sektörel toplantılar yapıldı.(gruplar halinde)bu etkinlikğin her yıl düzenli olarak yapılması planlanmaktadır. Bölgesel ve sektörel sorunların belirlenmesine yönelik çalışmalar yapıyor musunuz? Sayfa 8 / 11

9 Evet (ne sıklıkta? Hangi yöntemleri kullanıyorsunuz?):üyelerimizle bir araya geldiğimiz bölgesel ve sektörel toplantılar gerçekleştirdik.toplantıda sorunları dinledik kayıt alındı.(sorunlar ilgili kurumlara iletildi) Belirlenen bölgesel ve sektörel sorunların çözümü için politika geliştiriyor musunuz? (çözüm yöntemleri oluşturuyor msunuz) Evet (Hangi yöntemleri kullanıyorsunuz?):sorunlar kayıt altına alınarak bir havuzda birleştiriliyor ve ilgi alanına göre ayrıştırıldıktan sonra ilgili kuruma iletiliyor.(belediye,valilik,tobb,bakanlıklar..v.s) Üyelerinizi temsil etme konusunda neler yapıyorsunuz? (üye olunan organizasyonlar, katılınılan etkinlikler gibi) Kısaca belirtiniz. Davet gelen organizasyon,toplantı veya etkinliğe Yönetim Kurulu Başkanı veya yönetim kurulu,meclis Başkanı, Meclis üyeleri düzeyinde katılım sağlanmakta Bilgi, danışmanık ve destek üyelerinizin ne tür bilgilere ihtiyaç duyduğunu belirliyor musunuz? Evet (Hangi yöntemleri kullanıyorsunuz?): Üyelerin ve iş âleminin taleplerine cevap verecek, katma değere sahip bilgi ve danışmanlık hizmetlerinin belirlenmesi ve bu hizmetlerden üyelerin yararlanmalarının sağlanması anlamında Avukatlık hizmetleri, KOSGEB Sinerji Odağı hizmetleri, dış ticaret danışmanlığı, KOBİ danışmanlığı, AB projeleri danışmanlığı..vs.danışmanlık hizmetleri sağlanmaktadır Hangi bilgileri üyelerinize sunuyorsunuz? (Teşvikler, ekonomik göstergeler gibi) kısaca açıklayınız. KOBİ lere yönelik kanun ve tebliğlerin ulaştırılması, KOSGEB ve Kredi Garanti Fonu toplantıları düzenlenmesi,teşvik ve destekler,fuarlar,bilgilendirme seminerleri.vs. Sayfa 9 / 11

10 İş geliştirme ve eğitim üyelerinize sunmak üzere (verileri analiz ederek) bilgi (rapor) üretiyor musunuz? (Sektörel pazar analizleri, bölgesel yatırım imkanları, sektörel verimlilik raporları gibi) kısaca açıklayınız. Yapılan toplantı,eğitim,seminer vs. gibi etkinlikler ve gelen taleplere göre (ankletler dahil) sonuç raporları hazırlanarak yönetim kuruluna iletilmektedir.yönetim kurulunca konularına göre kararlar alınmaktadır. Dış Ticaret üyelerinizin uluslararası pazarlara açılabilmesine destek olmanız için ne tür faaliyetler yapıyorsunuz? Kısaca açıklayınız. Dış pazarlarla ilgili bilgilendirme toplantıları yapılmaktadır. 4. BÖLÜM. PROJELERİNİZ? (BÖLGESEL KALKINMAYA YÖNELİK VE SOSYAL SORUMLULUK) Oda Bölgesel Kalkınma ve Sosyal Sorumluluk Projeleri gerçekleştiriyor mu? Evet Evet ise; son 2 yılda yapılan projeleri, isimleri, paydaşları ve çok kısa açıklamalarıyla belirtiniz. Yenilikçi yönetmlerle Kayıtlı İstihdamın Özendirilmesi ( ) Proje ile bölgede kayıtlı istihdamın özendirilmesi ve bölgedeki işletmelerde,kayıtlı istihdamın faydaları konusunda farkındalık oluşturması hedeflenmektedir. İşletmelerin kurumsallaşmalarına katkıda bulunarak,kayıtlı istihdam, nitelikli insan kaynağı,kaliteli çıktı dünya pazarlarına tam entegrasyon felsefesi ile bölgede kayıtlı ekonomi konusunda ivme sağlamaktadır. Bu yönü ile programın önceliklerinden bölgesel/yerel bazda kayıtlı istihdamı teşvik etmek için etkili yollar bulmaya ve uygulamaya yönelik yenilikçi faaliyetleri olanaklı kılarak kayıtlı istihdamın arttırılmasını ve kayıtdışı istihdamın azaltılmasını teşvik etmek suretiyle kayıt altına alma sürecini kolaylaştırmak yoluyla kayıtlı istihdamı teşvik etmek önceliğine katkı sağlamaktadır. Önümüzdeki dönemde geliştirmeyi ve/veya katılmayı planladığınız projelerinizi yazınız. Sayfa 10 / 11

11 Bafra İş-Gem projesi (Brükselde imza aşamasındadır) 36 ay sürecek olup tüm firmalarımızın yaralanacağı,bilgi alacağı,profesyonel bir bilgi merkezi Bölgesel kalkınma veya sosyal sorumluluk projelerini belirleme ve katılma kararını nasıl alıyorsunuz? Önce proje belirleniyor akabinde Yönetim Kurulu toplantısında gündeme aldıktan sonra göürüşüyor ve yapılıp yapılmayacağı karar altına alınmaktadır. Projelerinizin başarılarını (sürdürülebilirlik, proje çıktılarının etkinlik ve verimliliği gibi) ölçüyor musunuz? Proje sonuçlandıktan sonra değerlndirme anketi yapılıyor,hangi firmaların veya kişilerin ne düzeyde yararlanıp yararlanmadığı ölçülüyor.(en son yapılan projemiz Kurumsal Altyapı Projeleriniz Aşağıdaki başlıklar ve benzer türdeki çalışmalardan odanızda gerçekleştirilenler varsa kısaca açıklayınız. Yeni Bina (veya binada önemli yenileme) Laboratuvar Kablolama Makine, Techizat (Donanım) Yazılım İletişim Reorganizasyon Yönetim Sistemi (ISO 9001 Toplam Kalite Yönetim Sistemi) Stratejik Planlama Bina hizmet katı üstündekşi katların restorasyonu yapılarak hizmete açmak, ISO Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi (2014 yılı sonuna kadar) Diğer Görüşler (Stratejik Planda dikkate alınmasını istediğiniz konular) Lütfen açıklayınız: Sayfa 11 / 11