Kurum Tabipliği hedefinin Kurum Tabipliği hizmeti vermek şeklinde revize edilmesi kararı alınmıştır.

Transkript

1 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI YGG TOPLANTISI ÖN SUNUM RAPORU YGG TARİHİ KATILIMCILAR İMİD DAİRE BAŞKANI V. KALİTE YÖNETİM TEMSİLCİSİ KALİTE YÖNETİM ŞUBESİ PERSONELİ ŞUBE MÜDÜRLERİ UYGUN GÖRÜLEN İMİD ÇALIŞANLARI I YILI YGG ( ) SONUÇ RAPORU KARARLARI yılı ön sunum raporunun değerlendirilmesi, 2011 yılı ön sunum raporu incelenmiş ve 2011 yılı çalışmalarına yönelik kararların alınmasında rapor konusu hususlar değerlendirilmiştir. 2. Kalite politika ve hedeflerinin gözden geçirilmesi, Kalite politika ve hedefleri gözden geçirilmiş, Kurum Tabipliği hedefinin Kurum Tabipliği hizmeti vermek şeklinde revize edilmesi kararı alınmıştır. 3. İç tetkik sonuçlarının incelenmesi, İç tetkik sonuçları değerlendirilmiş ve tetkiklerin bu yıl olduğu üzere daha kapsamlı tutulması 4. Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin takibinin yapılması, 2010 yılı içinde açılmış ve kapatılmış olan 9 adet Düzeltici Faaliyet ve 3 adet Önleyici Faaliyet ile ilgili yapılan işlemler ve sonuçları değerlendirilmiştir. 5. Kalite Yönetim Sistemini etkileyebilecek değişiklikler, TSE-ISO-EN 9001:2008 değişiklikleri çerçevesinde Kalite Yönetim Sistemimiz güncellenmiş olmakla birlikte, belgeye geçişi takiben oluşabilecek gereklilik ve gelişmelerin izlenmesine devam edilmesi 6. Önceki yönetim gözden geçirmelerinden devam eden takip faaliyetleri, Kayıt oluşturma ve takip siteminin kurulması için, EKA tarafından hazırlanılacak yazılımın kullanıma açılması beklenilmekte olup takibine devam edilmesi 7. Müşteri geri beslemesi, Başkanlığımız Kalite Yönetimince yaptırılan anket sonuçları ve İletişim Formu ile gönderilmiş olan memnuniyet, şikayet, istek ve öneriler değerlendirilmiş ve karar alınmasında göz önünde tutulmuştur. 8. Proses performansı ve hizmet uygunluğu hususunda kontrol ve performans kriterlerinin güncellenmesi ve çalışma döneminin yıllık olması nedeniyle performans değerlendirme periyotlarının yıllık olarak değiştirilmesi ancak talep edildiğinde mevcut durumun raporlanması kararı alınmıştır. 1

2 9. İyileştirme için istek ve öneriler, Ekonomik Araştırmalar Genel Müdürlüğünce yapımı devam eden Evrak Bilgi Sistemi ve Hizmet Talepleri Yönetim Sistemi güncellemeleri hakkındaki gelişmelerin takibine devam edilmesi kararı alınmıştır yılında da TSE eğitimleri ve diğer hizmet içi eğitim ihtiyaçlarının saptanması ve karşılanması kararı alınmıştır. Prosedürlerin güncelliklerinin aksatılmaması için gerekli çalışmalara devam edilmesi kararı alınmıştır. Kurum tabipliğinde biyokimya hizmeti vermenin ekonomik ve verimli olmayacağı saptamasıyla biyokimya cihazına gerek kalmadığı belirlenmiştir. Yerleşke içerisindeki tesisat sisteminin eskiyen parçalarının revize edilmesinin bütçe imkanları dahilinde yapılması Birim Evrak ve Personel Şubesinin personel ihtiyacının toplantı öncesi giderilmiş olması neticesinde ilave elemana ihtiyaç duyulmadığı İntranet sayfasında bulunan telefon rehberinin güncelliğinin devamının sağlanması beraberinde santralda görevli personelin verimli çalışabilmelerini teminen yerleşkemizde bulunmaları nedeniyle ortak santral hizmeti verilen Ekonomi Bakanlığından, aramaların aktarılacağı konu bazlı irtibat telefon numaraları bildirmelerinin ve santral personel sayılarını artırılmalarının istenilmesine karar verilmiştir. Sivil Savunma Uzmanı temin edilmesi hususunun Personel Dairesi Başkanlığı nezdinde takip edilmesi Müsteşarlığımız yerleşkesine kurulmuş olan güvenlik sistemi nin yenilenmesi çalışmalarının başlatılmasına bu çerçevede Koruma ve Güvenlik ile Teknik Şubelerin koordinasyonunda yazılım ve okuma sistemleri ile kamera ihtiyaç ve alt yapılarının ele alınmasına karar verilmiştir. Diğer taraftan B1 giriş ile ilgili olarak mevcut uygulamaya devam edilmesi Şubelerle yapılan çalışma toplantılarına devam edilmesi kararı alınmıştır. II YILI YGG ( ) SONUÇ RAPORU KARARLARININ 2012 YILI GERÇEKLEŞTİRMELERİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ 1. Kalite hedefleri ele alınarak belirlendiği şekilde revize edilmiştir yılı iç tetkiki TSE tarafından verilen iç tetkikçi sertifikasına sahip personelimiz tarafından sistem kurgusunun detaylı olarak irdelenmesi ve uygunsuzluk takibi konusundaki çalışmalar ile gerçekleştirilmiştir yılı içerisinde 10 düzeltici, faaliyet açılmış ve sonuçlandırılmıştır. 4. Kayıt oluşturma ve takip siteminin kurulması için, EKA tarafından hazırlanılacak yazılımın kullanıma açılması beklenilmekte olup takibine devam edilmesi 5. Makam toplantılarında Kalite Yönetim Sistemimiz hakkında Müsteşarlık personelinin bilgilendirilmesi hususu Başkanlığımızca üst yöneticilere iletilmiştir. 6. Türk Standartları Enstitüsü eğitmenlerince verilen Sürekli İyileştirme Müşteri Memnuniyeti, Hata Türleri, Etkileri ve Analizi, Performans Değerlendirme ve Problem Çözme Teknikleri eğitimleri personelimize aldırılmıştır. 7. YGG Toplantısı sayısının arttırılması planlanmış olup gerek süreç sahibi/sorumluları ile gerekse de süreç bazında tüm süreç çalışanları ile süreçler bazında değerlendirme toplantıları yapılmıştır. 8. Prosedürlerin güncelliklerinin aksatılmaması için gerekli çalışmalara devam edilmiştir. III YILI ÇALIŞMALARI, Haziran 2012 tarihlerinde İMİD İç Tetkiki yapılmıştır. 2. Hizmet kalitemizi değerlendirebilmemizi teminen Hazine Müsteşarlığı ve Ekonomi Bakanlığına yönelik anket düzenlenmiştir. 3. Kalite Yönetim Sistemine, İletişim kanalıyla, 77 (32 Revize, 24 İstek-Öneri, muhtelif KYS yazışmaları) adet mesaj gelmiş olup, bu mesajların geneli KYS içerisindeki süreç güncellemelerine yöneliktir. Bu mesajlar incelemeye alınmış olup, güncellemeler anında yerine getirilmiş, sistemin geliştirilmesine yönelik mesajlar için Başkanlığımız içi görüşmeler yapılmıştır. (2011 yılında 122 mesaj ) 2

3 4. İç tetkik sonucunda tespit edilen uygunsuzluklara yönelik olarak 9 adet düzeltici faaliyet açılmış, takip edilmiş ve sonuçlandırılarak kapatılmıştır. 3

4 5. Şube müdürlükleri ile yapılan ve tüm çalışanlarının katılımı ile gerçekleşen toplantı çalışmaları gerçekleştirilmiş ve beyin fırtınası çalışmaları yapılmıştır IV YILINDA DEĞERLENDİRİLECEK TALEPLER VE ÇALIŞMA KONULARI 1. Evrak Kayıt ve Takip Sisteminin oluşturulması için EKA tarafından hazırlanılacak yazılımın kullanıma açılması, evrak numaralandırmasında Barkod Sistemine geçilmesinin ve evrak postalanmasında yaşanan sorunun çözülmesini sağlayacak otomasyona geçiş için Ekonomik Araştırmalar Genel Müdürlüğünün yapacağı çalışmalar takip edilecektir. 2. EKA Genel Müdürlüğü tarafından iş sırasına alınan evrak sistemi ve HTYS araç talep yönetim sayfasındaki şoför ve araç durum değiştirme de şoförlerin izin başlangıç ve bitiş tarihlerinin görülmesi için programa ek yapılması işlerinin takip edilecektir yılı hizmet içi eğitim ihtiyacının saptanması ve karşılanmasının uygun olacağı düşünülmektedir. 4. Prosedürlerin güncelliklerinin aksatılmamasına devam edilmesi gerekmektedir. 5. Lojman tahsis aşamasında yaşanan olumsuzluklar, ilan edilen puanlama sırasına göre, sırası gelen personele boşalan lojman gösterilerek kabul edip etmediği sorulması aşamasında 5-6 kere telefonla davet edilen personelin 2-3 gün hatta daha da uzun süre sonra gelmesi nedeniyle aksaklıklar meydana gelmektedir. Ayrıca yaz döneminde izinlerin çoğalması ile lojman talebinde bulunup sırasını gelenlere güçlük çekilmektedir. 6. Bilindiği üzere, 5902 Sayılı tarihinde Resmi Gazetede yayımlanan Yasa ile kapatılan Savunma Uzmanlıklarında bulunan Sivil Savunma Uzmanı, tarih ve 631 sayılı Müsteşarlık Onayı ile Savunma Uzmanlığı diğer personeli ile birlikte İMİ Başkanlığında görevlendirilmiştir. Hazine Müsteşarlığı Sivil Savunma Uzmanı kadrosu emeklilik nedeniyle Ocak 2011 ayından itibaren boş bulunmaktadır. Müsteşarlığın Sivil Savunma Hizmetlerinin her kuruluşta olduğu gibi, bu kadroya atanacak uzman tarafından yerine getirilmesinin daha uygun olacağı düşünülmektedir. 7. Emek-Balgat araç girişlerine araç altı görüntüleme sisteminin kurulması gerekmektedir. 8. Teras katında bulunan kameraların sayısı arttırılarak yüksek çözünürlüklü kameralarla değiştirilmesi gerekmektedir. 9. ZO makam giriş kameralarının sayısı arttırılarak yüksek çözünürlüklü kameralarla değiştirilmesi gerekmektedir yılı aşkın süredir alt yapılarının bahçe sulaması yapılması nedeni su alan çevre kameralarından net görüntü alınması için alt yapılarının yenilenerek sayısı arttırılarak yüksek çözünürlüklü kameralarla değiştirilmesi gerekmektedir. 11. Akşam saat 18:30 da kapatılan B1 giriş yerine, bu kattaki garaja geçiş kapısının kapatılarak, 3 kamera ile görüntü tespiti yapılan B1 girişinin açık bırakılmasının uygun olacağı düşünülmektedir. 12. Birim Evrak ve Personel Şubemiz bazında 1 Şube Müdürü, 3 Şef,1 Bilgisayar İşletmeni ve 1 V.H.K.İ. çalışmakta olup, Evrak Takip Sistemi ve Personel İşlemlerinin desteklemesi gerektiğinden elemana ihtiyaç duyulmaktadır Mustafa İPER KALİTE YÖNETİM TEMSİLCİSİ 4

5 5