T.C. İSTANBUL DEFTERDARLIĞI PERSONEL MÜDÜRLÜĞÜ İŞLEM YÖNERGESİ

Transkript

1 T.C. İSTANBUL DEFTERDARLIĞI PERSONEL MÜDÜRLÜĞÜ İŞLEM YÖNERGESİ PERSONEL MÜDÜRLÜĞÜ

2 İÇİNDEKİLER BÖLÜM BİRİNCİ Amaç-Kapsam-Hukuki Dayanak-Tanımlar... 1 Amaç... 1 Kapsam... 1 Hukuki Dayanak... 1 Tanımlar... 1 İKİNCİ BÖLÜM Personel Müdürlüğü Servisleri...2 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Personel Müdürlüğü Servisleri İşlemleri...2 SINAV SERVİSİ...2 Görev...2 KPSS ve EKPSS Atamalı Personelin İlk Atama İşlemleri...2 Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Sınav İşlemleri...3 Mesleki Eğitim Kursu Sınav İşlemleri...4 EĞİTİM SERVİSİ...5 Görev...5 Eğitim Planı Hazırlama İşlemleri...5 Aday Memur Eğitimi İşleri...5 Mesleki Geliştirme Eğitimi İşleri...6 Yükseköğretim Öğrencilerine Defterdarlığımızda Staj Yapma Yaptırma İşlemleri...6 Kimlik İşleri...7 Hususi Damgalı Pasaport Taleplerinin Karşılanması İşlemleri...7 Diğer Eğitim ve Kursları...8 İL ATAMA SERVİSİ...8 Açıktan Atama İşlemleri...8 Naklen Atamalar...10 Kurumlar Arası Naklen Atamalar ile Yeniden Atamalarda Yapılacak İşlemler...11 İl Atamalı Personelin Çekilme ve Çekilmiş Sayılma İşlemleri...12 Kadro ve İstatistik İşlemleri...13 Kademe İlerlemesi ve Derece Yükselmesi İşlemleri Sayılı Kanunun 37. Maddesinin Uygulanması...14 İntibak İşlemleri...14 Asalet Tasdikine İlişkin İşlem Süreci...15 Hizmet Değerlendirme İşlemleri...15 İstek Halinde Emeklilik İşlemleri...16 Yaş Haddinden Res en Emeklilik İşlemleri...16 Malulen Emeklilik İşlemleri...16 Dul ve Yetimlerin Müracaatları ve Yapılacak İşlemler...17 MAL BİLDİRİM SERVİSİ...17 Sicil Kaydı İşlemleri...17 Memur Kütük (Sicil) Defterine Kayıt İşlemleri...18 Ayrılanların Sicil Dosyaları İşlemleri Sayılı Kanunun 37. ve 64. Maddeleri Gereğince yapılacak İşlemler...19 Mal Bildiriminin Alınması...19 İl Atamalı Personelin Mal Bildirimlerine İlişkin İşlemler...19 Komisyon Oluşumu...20 Mal Bildirimlerinin İncelenmesi ve Karşılaştırılması

3 İDARİ DAVALAR SERVİSİ...21 Görev...21 Dava Takip Defterine Kayıt İşlemleri...21 Genel Fihrist Hazırlama İşlemleri...21 Dava Dosyası Hazırlama İşlemleri...21 Dava Dilekçeleri ile İlgili Ön İnceleme İşlemleri...22 Savunma Taslağı Hazırlama İşlemleri...22 Yürütmenin Durdurulması İşlemleri...23 Kararların Sonuçları İle İlgili İşlemler...23 Kararlara Karşı Başvuru Yolları Hakkındaki İşlemler...24 Temyiz Dilekçe Taslaklarının Hazırlanması İşlemleri...24 Temyiz Kararları Üzerine Yapılacak İşlemler...25 İdare Aleyhine Verilen Kararlarda Avukatlık Ücreti ve Yargılama Giderlerinin Ödenmesi..25 DİSİPLİN...26 Görev...26 Disiplin ve Soruşturma İşlemleri...26 Uyarma, Kınama ve Aylıktan Kesme Cezası ile İlgili İşlemler...27 Disiplin Cezalarına İtirazlarla İlgili İşlemler...27 Kademe İlerlemesinin Durdurulması Cezası ile İlgili İşlemler...28 Devlet Memurluğundan Çıkarma Cezası ile İlgili İşlemler...29 Merkez Denetim Elemanlarınca Önerilen Disiplin Cezaları ile İlgili İşlemler...30 Disiplin Suçları ile İlgili İşlemler...30 Uyarma, Kınama ve Aylıktan Kesme Cezalarının Sicilden Silinmesi İşlemleri...31 Kademe İlerlemesinin Durdurulması Cezasının Sicilden Silinmesi ile İlgili İşlemler...32 Cezaların İdari Yargı Kararları Üzerine Sicilden Silinmesi...33 Görevden Uzaklaştırma İşlemleri...33 Görevden Uzaklaştırma Tedbirinin Kaldırılması...35 İhbar ve Şikayetlerin Defterdarlığa Gelmesi Halinde Söz konusu İhbar ve Şikayet Dilekçelerine Yapılan İşlemler Sayılı Kanun Gereği Yapılan İşlemler...36 Kesinleşen Soruşturma İzni Kararları Üzerine Yapılacak İşlemler Sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu Hükümleri Uyarınca Yapılacak Soruşturma İşlemleri...38 Soruşturmanın Merkez Denetim Elemanlarınca Yapılması Halinde Yürütülecek İşlemler...39 Merkez Atamalı Personel İle İlgili İşlemler...39 MERKEZ ATAMA SERVİSİ...40 Atama İşlemleri...40 İlimiz Defterdarlığına Atanan Merkez Atamalı Personele İlişkin İşlemler...40 İlimiz Defterdarlığında Görev Yapan Merkez Atamalı Personelin Nakil İşlemleri...40 Görevlendirilme İşlemleri...41 Terfi İşlemleri...41 Muhtelif Yazılar ve Dilekçeler...41 Vekalet İşlemleri...42 İstifa İşlemleri...42 Emeklilik İşlemleri...42 Yer Değiştirme İşlemleri...43 Defterdar Yardımcılarının Görevlendirme İşlemleri...43 Yıllık İzin İşlemleri...43 Mazeret İzin İşlemleri...44 Hastalık İzin İşlemleri...44 Refakat İzin İşlemleri...45 Aylıksız İzin İşlemleri...45 Defterdarın İzin İşlemleri...46 Kanuni İzin, Geçici Görev, Disiplin Cezası Uygulaması veya Görevden Uzaklaştırma Nedenleri ile Geçici Olarak Görevinden Ayrılan Personele Ait Vekalet İşlemleri 46 Askerlik Sevk Tehiri İşlemleri...46 İzinlerin Yıllık Olarak Bildirilmesi...47 SOSYAL YÖNETSEL VE MALİ İŞLER

4 Maaş ve Diğer Ödeme İşlemleri...47 Kesenek Gönderme İşlemleri...49 SGK Bildirge İşlemleri...49 Fatura Ödemeleri ve Malzeme Alımı İşlemleri...50 Taşınır Mal İşlemleri...50 Doğrudan Temin İşlemleri...51 MALİ İŞLER BİRİMİ...52 Mal ve Hizmet Alımları için İhale İşlemleri...52 Akaryakıt İhalesi Sonrası İşlemler...62 Temizlik İhalesi Sonrası İşlemler...62 Genel Yemek Hizmetine İlişkin İşlemler...63 Yemek Ödenek Aktarma İşlemleri...63 Fatura Ödeme İşlemleri...64 Jenaratör Yakıt Alım İşlemleri...64 Yangın Malzemesi Alım İşlemleri...65 Araç Bakım ve Onarım İşlemler...65 Araç Lastik Bakım ve Değişim İşlemleri...66 Araç Zorunlu Muayene İşlemleri...66 Araç Egzoz Muayene İşlemleri...67 Araç Ruhsat İşlemleri...67 Araç Sigorta İşlemleri...68 Araç Geçiş Ücretleri Ödeme İşlemleri...68 Ödenek İşlemleri...68 BİLGİ İŞLEM SERVİSİ...69 Bilgi İşlem Servisi İşlemleri ve Yazılım ve Donanım Bakımı İşlemleri...69 Sendikaya Üyelik veya Üyelikten Çekilme Üzerine Yapılan İşlemler...70 Yetkili Sendikanın Belirlenmesi İşlemleri...70 BİLGİ EDİNME SERVİSİ...71 Bilgi Edinme İşlemleri...71 BİMER İşlemleri...71 Dilekçe Hakkının Kullanılması...71 Rapor Düzenlenmesi...72 SİVİL SAVUNMA SERVİSİ...72 Sivil Savunma Planlarına Ait İş ve İşlemler...72 Yangından Korunmaya Yönelik İş ve İşlemler...72 Lojistik Seferberlik İşlemleri...73 Yerel Düzey Hizmet Grup Planı İşlemleri...73 Koruyucu Güvenlik İşlemleri...74 İş Sağlığı ve Güvenliği İşlemleri...75 Diğer İşlemler...75 EVRAK SERVİSİ...75 Genel Evrak İşlemleri...75 Evrakların EBYS Girişi Yapılarak Tarih ve Sayı Alınması ve Havale Edilmesi...75 Personel Müdürlüğü Gelen Evrak İşlemleri...76 Personel Müdürlüğü Giden Evrak İşlemleri...76 ARŞİV SERVİSİ...76 Arşiv İşlemleri...76 DİĞER HÜKÜMLER...77 YÜRÜRLÜK...77 YÜRÜTME

5 İSTANBUL DEFTERDARLIĞI PERSONEL MÜDÜRLÜĞÜ İŞLEM YÖNERGESİ Amaç Madde 1 BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar Bu yönergenin amacı, İstanbul Defterdarlığı Personel Müdürlüğünün, hizmet alanlarına, görev, yetki ve sorumluluklarına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir. Kapsam Madde 2 Bu Yönerge; İstanbul Defterdarlığı Personel Müdürlüğünün hizmet alanlarına, görev, yetki ve sorumluluklarına ilişkin usul ve esasları kapsar. Hukuki dayanak Madde 3 Bu yönerge; Personel Genel Müdürlüğü İşlem Yönergesindeki usul ve esaslar dahilinde; Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 4 Bu Yönergede geçen; a) Bakanlık: Maliye Bakanlığını, b) Bakan: Maliye Bakanını, c) Genel Müdürlük: Personel Genel Müdürlüğünü, ç) Genel Müdür: Personel Genel Müdürünü, d) Atamaya Yetkili Amir: İstanbul Valisini e) Defterdarlık: İstanbul Defterdarlığını, f) Defterdar: İstanbul Defterdarını, g) Personel Müdürlüğü: İstanbul Defterdarlığı Personel Müdürlüğünü, h) Personel Müdürü: İstanbul Defterdarlığı Personel Müdürünü, ı) PEROP: Personel Otomasyon Projesi 5

6 i) SGB.Net Sistemi : Bakanlık harcama birimlerinin iş süreçlerine bilgi teknolojisi desteği sağlayan sistemini, j) SGK : Sosyal Güvenlik Kurumunu k) BİMER: Başbakanlık İletişim Merkezini, eder. l) Yönerge: İstanbul Defterdarlığı Personel Müdürlüğü İşlem Yönergesini ifade İKİNCİ BÖLÜM Personel Müdürlüğü Servisleri Madde 5 Personel Müdürlüğü; Sınav, Eğitim, İl Atama, Sicil ve Mal bildirimi, İdari Davalar, Disiplin, Merkez Atama, Sosyal-Yönetsel ve Mali İşler, Bilgi İşlem, Mali İşler Birimi, Bilgi Edinme, Sivil Savunma, Evrak ve Arşiv servislerinden oluşur. Servisler arası haberleşme servis notu ile yapılır. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Personel Müdürlüğü Servisleri İşlemleri SINAV SERVİSİ Görevi Madde 6 Sınav servisi KPSS ve EKPSS, görevde yükselme, unvan değişikliği ve geçiş sınavları ile Bakanlıkça yapılacak diğer sınavlara ilişkin işlemleri mevzuatla ve Genel Müdürlükçe belirlenen usul ve esaslar çerçevesinde yürütür. KPSS ve EKPSS Atamalı Personelin İlk Atama İşlemleri Madde 7 KPSS ve EKPSS sonucu yerleştirilen adaylara bildirimde bulunulması; KPSS sonucu Defterdarlıkta boş bulunan kadrolara yerleştirilenlerin Personel Genel Müdürlüğünce bildirilmesi üzerine adaylardan aşağıda belirtilen belgelerle birlikte en geç on beş gün içerisinde Personel Müdürlüğüne başvurmaları yazılı olarak tebliğ edilir. a) 6 adet vesikalık fotoğraf (Son 6 ay içerisinde çekilmiş olacaktır) 6

7 b) Mezuniyet belgesi c) KPSS Sonuç Belgesi ç) Adli sicil beyan formu d) Sağlık Durumu- Beyan Formu e) Askerlik Beyan Formu f) Memuriyete Engel Halinin Bulunamadığına Dair Beyan Formu g) Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Formu Sınav değerlendirme komisyonu oluşturulması; Sınav değerlendirme komisyonu atamaya yetkili amirin onayı ile yedeklerini de kapsayacak şekilde Defterdar veya görevlendireceği Defterdar Yardımcısının başkanlığında Personel Müdürü ve Müdür düzeyinde üç üyenin katılımı ile beş kişiden teşekkül ettirilir. Değerlendirme işlemi Sınav değerlendirme komisyonu, yerleştirilen adayların 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 48 inci maddesinde belirtilen genel şartlar ile Bakanlık boş kadroları için ilan edilen özel şartları taşıyıp taşımadıkları yönünden inceleyerek, adayların durumunu Değerlendirme Komisyonu Kararı ile tespit eder. Şartları uyanların atamalarının yapılmasını teklif eder. Atama için gerekli şartları taşımayan veya istenilen belgeleri süresi içerisinde getirmeyen adayların atamaları yapılmaz ve durum ayrıca ilgililere yazılı olarak tebliğ edilir ve Personel Genel Müdürlüğüne bildirilir. Dosyalama işlemleri KPSS ve EKPSS sonucu yerleştirilen adayların belgeleri ayrı ayrı açılacak dosyalara konulur ve ataması teklif edilenlerin dosyaları sınav değerlendirme komisyonu kararı ile birlikte dizi pusulası ekinde atama servisine gönderilir. Ataması yapılarak kanuni süresi içerisinde göreve başlamayan veya feragat eden adaylara ait bilgilerin beş iş günü içerisinde Sınav Servisine bildirilmesi istenilir. Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Sınav İşlemleri: Madde 8 Görevde yükselme ve Unvan Değişikliği Sınav Duyurusunun Yapılması; 7

8 Genel Müdürlükçe gönderilen Görevde Yükselme Sınavı duyurusu, Defterdarlığa bağlı tüm birimlere gönderilir. Görevde Yükselme Sınavı Başvurusunun Yapılması; Sınav başvuruları, adaylar tarafından elektronik ortamda duyuruda belirtilen açıklamalar doğrultusunda sınavı yapan Genel Müdürlüğün web sayfasından yapılır. Başvuruların İncelenmesinin Yapılması; Sınava başvuran merkez atamalı personelin başvurusu ilgili Genel Müdürlük tarafından il atamalı personelin başvurusu Personel Müdürlüğü tarafından incelenir ve uygun görülenlerin başvurusu onaylanır. Şartları taşımayan personele yazı ile bildirilir. Sınavın Yapılması ve Sınav Sonucunun İlanı Sınav yapıldıktan sonra sonuçlar ilgili Genel Müdürlüğün internet sitesinden duyurulur. Ayrıca adayın görev yaptıkları birimlere tebliğ edilmek üzere yazı ile duyurusu yapılır. Mesleki Eğitim Kursu Sınav İşlemleri Madde 9 Mesleki Eğitim Kursu Sınavı Duyurusu ve Başvurusunun Yapılması Mesleki Eğitim Kursu giriş sınavı duyurusunun Personel Genel Müdürlüğü tarafından yapılmasından sonra Defterdarlık birimlerine gerekli duyuru yapılır. Duyuruda belirtildiği üzere başvurular personel tarafından elektronik ortamda doldurulur. Başvurular Atama ile Disiplin Servislerinden alınan bilgiler doğrultusunda Personel Müdürü tarafından elektronik ortamda onaylanır. Sınavın Yapılması ve Sınav Sonucunun İlanı Genel Müdürlükçe Defterdarlığa gönderilen sınav sonuçları, Personel Müdürlüğünce ilgilisine tebliğ edilmek üzere görev yaptıkları yere gönderilir. 8

9 EĞİTİM SERVİSİ Görevi Madde 10 Defterdarlıkta görev yapan personelin; aday memur eğitimi, hizmet içi eğitim ve görevde yükselme eğitiminin planlanması, eğitim programının hazırlanması ve uygulanması işlemleri bu servis tarafından yerine getirilir. Eğitimler; Defterdar veya Defterdar Yardımcısının Koordinatörlüğünde, Personel Müdürü ve Personel Müdür Yardımcısının sorumluluğunda yürütülür. Eğitim Planı Hazırlama İşlemleri Madde 11 Personel Genel Müdürlüğü tarafından Yıllık Eğitim Planı Duyurusunun bildirilmesi ile süreç başlar. Eğitim ihtiyacını belirlemek üzere tüm birimlere duyuru yapılır. Talep edilen eğitimler dikkate alınarak yıllık eğitim programı hazırlanarak Personel Genel Müdürlüğüne bildirilir. Programın Onaylanması ve Uygulanması Takvim yılı ile Bakanlıkça onaylanan eğitimler belirtilen tarihlerde yapılır ve uygulanan eğitim faaliyetleri birinci altı aylık ve ikinci altı aylık istatistikler halinde Personel Genel Müdürlüğü ne gönderilir. Aday Memur Eğitimi ile ilgili İşlemleri Madde 12 Bakanlığımız Personel Genel Müdürlüğünden aday memur eğitiminin yapılmasına ilişkin yazının gelmesi ile başlar. Eğitime alınacak aday memurların listesi Atama Servisinden alınır. Bölgesel eğitimlerde Defterdarlığımız ve çevre il Defterdarlıklarındaki aday memurlar belirlenir. Aday memurların yetiştirilmesine ilişkin temel ve hazırlayıcı eğitim programları adayın öğrenim durumu ve görev yaptıkları birimler dikkate alınarak eğitim programı hazırlanır. Defterdarlık Makamından eğitim onayı alınır Programda yer alacak dersler için gerektiğinde kurum dışı eğitici talep edilir. Eğitim yeri ve eğitime ilişkin araç, gereç ve dokümanlar temin edilir. Temel ve Hazırlayıcı eğitim programlarının bitiminde sınav yapılır. 9

10 Temel ve hazırlayıcı eğitim programını başarı ile tamamlayan aday memurlara yönelik Staj Değerlendirme Belgesi düzenlenir Her üç eğitimden de başarılı olan adaylar asli memurluğa atanır. Başarısız Olan Aday Memurlar Hakkında Yapılacak İşlemler Aday Memur Eğitiminde başarısız olan adaylar için 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun 57. Maddesine göre işlem yapılır. Mesleki Geliştirme Eğitimi İşlemleri Madde 13 Mesleki geliştirme, bilgi tazeleme, değişikliklere intibak v.b. nedenlerle personelin bilgi, beceri ve donanımlarını artırarak daha etkin ve verimli olmalarını, yeni gelişmeleri öğrenmelerini, bireysel bilgi, beceri ve yetenekler edinmelerini sağlamak, bilgi tazelemek, teknoloji kullanma kapasitelerini artırmak amacıyla yapılır. Eğitim programlarının süreleri, ulaşılmak istenilen amaca uygun olarak; programın yeri, eğitim görevlileri, eğitime katılanlar ve diğer programlarla ilişkisi gibi unsurların her biri dikkate alınarak tespit edilir. Hizmet içi eğitimler, Bakanlığın "Hizmet İçi Eğitim Planı ve Uygulama Esasları" da dikkate alınarak Defterdarlıkça düzenlenir. Eğitime katılan personelin katılım belgelerinin birer örneği dosyalarına gönderilir. Yükseköğretim Öğrencilerine Defterdarlığımızda Staj Yaptırma İşlemleri Madde 14 13/12/1983 tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Yüksek Öğretim Kurumlarının Bakanlıklar ile Onlara Bağlı Kurum ve Kuruluşlardan Yararlanma Yönetmeliği gereğince; Yükseköğretim öğrencilerinin staj yapma talebinin gelmesi ile başlar. Staj yapma talebinde bulunan öğrenciye ait bilgi ve belgeler incelenir. (Öğrenim kurumunun staj yapması gerektiğine dair yazısı, Öğrenci Belgesi, Öğrenci Kimlik Belgesi, Nüfus Cüzdan Sureti, Adli Sicil Kaydı ve ücret talep etmeyeceğine dair dilekçesi alınır.) Defterdarlığımızda staj yapacak öğrenci kontenjanı belirlenir. Stajın Uygun görüldüğüne ilişkin yazı Defterdarlık Makamınca imzalanır. 10

11 Stajını tamamlayan öğrencilerin staj tamamlama formu ilgili birim amiri tarafından doldurulup imzalanır. Yıl sonunda stajını tamamlayan öğrencilerin bilgileri bakanlığa bildirilir. Kimlik İşlemleri Madde 15 İl Atamalı Personele Kimlik Düzenlenmesi Çalışan personel için kimlik talebi üst yazı ekinde gelen imzalı ve mühürlü kimlik talep formunun gelmesi ile emekli personel için ise sadece kimlik talep formunun alınması ile süreç başlar. Kimlik talep eden personelin kimlik bilgilerinin doğruluğu personel otomasyon projesinden (PEROP) kontrol edilir. Kimlik istem formu, fotoğraflar, nüfus cüzdanı örneği bilgileri kontrol edilir. Kimlik kartı basılır. Basılan kimlik kartı talep sahibi emekli ise talebine göre son görev yaptığı yere veya adresine, çalışanlar için ise görev yerine tutanakla teslim edilmek üzere gönderilir. Kimlik kartının seri numarası elektronik listeye kaydedilir. Merkez Atamalı Personelin Kimlik İşlemleri Merkez atamalı memurlar kimlik taleplerini Memur Kimliğine Esas Form u doldurarak iki adet fotoğrafla birlikte, birimleri aracılığıyla Personel Genel Müdürlüğüne gönderilmek üzere Personel Müdürlüğüne iletirler. Genel Müdürlükçe düzenlenen kimlik belgesinin Defterdarlığa intikal etmesi üzerine, kimlik sahibinin görev yaptığı birime yazı ekinde gönderilerek tutanakla teslimi istenilir. Kimlik teslim tutanağının bir örneği yazı ekinde Genel Müdürlüğe gönderilir. Hususi Damgalı Pasaport Taleplerinin Karşılanması İşlemleri Madde Sayılı Pasaport Kanunun 14. maddesi gereğince; Hususi damgalı pasaport talebinin çalışan ise dairesinin üst yazısı ile emekli ise talep dilekçesinin gelmesi ile başlar. Pasaport talep formu/istem yazısı mevzuata uygunluk açısından incelenir 11

12 Uygun ise Pasaport talep formu, Personel Müdürü, Defterdar Yardımcısı tarafından imzalanır ve il Emniyet Müdürlüğüne gönderilmek üzere ilgiliye elden imza karşılığı teslim edilir. Pasaport talep formunun bir nüshası ve ekleri özlük dosyasına gönderilir. Diğer Eğitimler ve Kurslar Madde 17 Türkiye ve Orta Doğu Amme İdaresi Enstitüsü (TODAİE), Avrupa Topluluğu Araştırma ve Uygulama Merkezi (ATAUM), Devlet Lisan Okulu gibi eğitimlerde Genel Müdürlükçe belirlenen esaslara göre gerekli duyurular ve işlemler yapılır. Başvuru şartlarının personele duyurulmasından sonra başvuranlardan şartları uygun olan personelin başvuruları onaylanır. Sınav ya da eğitime katılacak personel için geçici görev onayı alınır. İL ATAMA SERVİSİ Açıktan Atama İşlemleri Madde 18 KPSS ve EKPSS sonucu yerleştirilenlerin atama işlemleri KPSS sonucu yerleştirilen adayların Sınav Servisinden intikal eden belgelerinin tamam olup olmadığı incelenir, varsa eksiklikler tamamlattırılır. Aday hakkında zorunlu olması veya ihtiyaç duyulması halinde Maliye Bakanlığı Personeli Hakkında Yapılacak Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Yönergesine göre güvenlik soruşturması ve/veya arşiv araştırması yaptırılır. Halen, 657 sayılı Kanuna tabi olarak görev yapan personel için ilgili kurumdan muvafakat alınır. Kadro ve İstatistik Servisi ile kadro uygunluğu sağlanarak atama işlemlerine geçilir ve Personel Otomasyon Projesinden (PEROP) alınan Atama Onayı Formu Personel Müdürünün önerisi, Defterdarın uygun görüşü ile Valilik Makamının onayına sunulur. Atama onayının imzalanmasından sonra bir örneği atandığı birime gönderilerek ilgilinin göreve başlayış tarihi ve emekli sicil numarasının bildirilmesi ile özlük dosyasına konulmak üzere Etik Sözleşmesi nin imzalatılması ve Personel 12

13 Tanıtma Formu nun doldurtularak gönderilmesi istenir. Onayın bir örneği yazı ekinde, adaya elden veya iadeli taahhütlü olarak adresine gönderilmek suretiyle tebliğ edilir. Tebligat yazısında, 657 sayılı Kanunun 62 nci maddesindeki süre içerisinde göreve başlaması, aksi takdirde atama onayının iptal edileceği adaya bildirilir. Ayrıca 657 sayılı Kanuna tabi kamu kuruluşunda çalışmakta olanların görev yerlerine de onayın bir örneği gönderilerek görevinden ayrılış tarihi ile birlikte özlük dosyasının devren gönderilmesi istenilir sayılı Terörle Mücadele Kanunu uyarınca yapılacak atama işlemleri Personel Genel Müdürlüğünce, terör mağdurları veya yakınlarından ataması yapılması istenilen ilgililerin, 3713 sayılı Kanun ve Terör Eylemleri Nedeniyle Şehit ve Malul Olanların Yakınlarının ve Çalışabilecek Durumdaki Malullerin Kamu Kurum ve Kuruluşlarında İstihdamı Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre, bu kapsamda ayrılan kadrolara, açıktan atama şartları dahilin de, varsa eski hizmetleri de dikkate alınarak, hazırlanan atama onayı Personel Müdürünün önerisi, Defterdarın uygun görüşü ile Valilik Makamının onayına sunulur Atama onayının imzalanmasından sonra bir örneği atandığı birime gönderilerek ilgilinin göreve başlayış tarihi ve emekli sicil numarasının bildirilmesi ile özlük dosyasına konulmak üzere Etik Sözleşmesi nin imzalatılması ve Personel Tanıtma Formu nun doldurtularak gönderilmesi istenir. Onayın bir örneği yazı ekinde, adaya elden veya iadeli taahhütlü olarak adresine gönderilmek suretiyle tebliğ edilir. Tebligat yazısında, 657 sayılı Kanunun 62 nci maddesindeki süre içerisinde göreve başlaması, aksi takdirde atama onayının iptal edileceği adaya bildirilir. Ataması yapılanlardan göreve başlayanlar hakkında Bilgi Formu düzenlenerek Genel Müdürlüğe gönderilir sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu Uyarınca yapılacak atama işlemleri Personel Genel Müdürlüğünce, 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu kapsamında ataması yapılması istenilen ilgililerin, Sosyal Hizmetler Kanunu kapsamında Tanınan İstihdam Hakkının Kullanımına İlişkin Yönetmelik hükümlerine göre, bu kapsamda ayrılan kadrolara, açıktan atama şartları dahilin de, varsa eski hizmetleri de dikkate alınarak, hazırlanan atama onayı Personel Müdürünün önerisi, Defterdarın uygun görüşü ile Valilik Makamının onayına sunulur 13

14 Göreve başlama ve başlamama hallerinde yapılacak işlem a) Adayın göreve başlamasına ilişkin yazının gelmesi üzerine, PEROP'a tüm özlük bilgilerinin girişi yapılır. Sicil numarası verilmesi ve memuriyet kimliğinin düzenlenmesine esas olmak üzere, göreve başlaması Disiplin Servisine, adaylık eğitimine tabi tutulması için Eğitim Servisine bildirilir. b) Ataması yapılan, ancak 657 sayılı Kanunun 62 ve 63 üncü maddesinde belirtilen süreler geçmesine rağmen göreve başlamadığı anlaşılanların atama onayı, Personel Müdürünün önerisi, Defterdar'ın uygun görüşü ve atamaya yetkili amirin onayı ile iptal edilir ve iptal onayının bir örneği ilgili birime, bir örneği de ilgiliye gönderilir. Ayrıca, memuriyete ilk atamada istenilen belgeler, atama onayı ve iptal onayı aslı dosyanın içerisine konularak Arşiv Servisine gönderilir. Ataması yapılarak kanuni süresi içerisinde göreve başlayan, başlamayan veya feragat eden adaylara ait bilgiler düzenlenen formlar ile Genel Müdürlüğe bildirilir. Naklen Atamalar Madde 19 İl İçi Naklen Atamalar Naklen atanma talep dilekçesinin gelmesi ile süreç başlar. Personelin görev yaptığı müdürlüğün görüşü ve dilekçesinin bağlandığı üst yazı atamaya yetkili amirin onayına sunulur. Atama talebi uygun görülürse PEROP tan alınan atama onayı ile ataması yapılır. Atama onayının imzalanmasından sonra bir örneği ilgili birimlere gönderilerek eski görev yerinden ayrılış ve yeni görev yerine başlayış tarihleri PEROP a ve HİTAP a işlenir. Atanma talebinin uygun görülmemesi halinde, gerekçesi ile birlikte kişiye bildirilir. İl Dışı Naklen Atamalar Atanma talebinde bulunan personel gitmek istediği Defterdarlığa dilekçesini, atanma talebine ilişkin gerekçeleri ve belgelerini de ekleyerek sunar. Atama talebini alan Defterdarlığın talebi uygun görmesi halinde, atamaya esas olmak üzere personelin görev yaptığı Defterdarlıktan muvafakatı ile birlikte hizmet belgesi istenir. 14

15 Görev yaptığı Defterdarlık talebi uygun görür ise muvafakat ve hizmet belgesini Defterdarlığa gönderir. Muvafakat verilen personelin, PEROP tan alınan atama onayı ile ataması yapılır. Atama onayının imzalanmasından sonra bir örneği halen görev yaptığı Defterdarlığa gönderilen ilgilinin, eski görev yerinden ayrılışının sağlanarak özlük dosyasının gönderilmesi talep edilir. Bir örneği atamasının yapıldığı birime gönderilerek yeni görev yerine başlayış tarihlerinin bildirilmesi istenir. Atanma talebi uygun görülmediği takdirde durum gerekçeli olarak personele bildirilir. Kurumlar Arası Naklen Atamalar ile Yeniden Atamalarda Yapılacak İşlemler Madde 20 Diğer kurumlara naklen atamalar Defterdarlık birimlerinde görevli memurların diğer kurumlara naklen atanma talebinde bulunmaları halinde, talepleri değerlendirilir. Görevlerinden ayrılmalarında sakınca görülmediği takdirde muvafakat edilerek atamaya esas olarak istenen belgeleri ilgili kuruma gönderilir. İlgili kurumdan atama onayının gönderilmesini müteakip onay memura tebliğ edilir ve görevinden ayrılması sağlandıktan sonra PEROP'a işlenir ve görevinden ayrılış yazısı ilgili kuruma gönderilir. Görevine başladığının bildirilmesi halinde özlük dosyası sicil dosyası ile birleştirilmek üzere Sicil ve Disiplin Servisine gönderilir. Memur hakkında atama onayının, tebliğ-ayrılış yazısının, dizi pusulası ve eki dosyanın gönderilmesine ilişkin yazının alt nüshalarının konulduğu pasif dosya açılır. İlgili yerden dizi pusulasının tasdik edilmiş nüshasının gelmesi üzerine dosya Arşiv Servisine gönderilir. Diğer kurumlardan naklen atamalar Diğer Kurumlardan Defterdarlığa naklen atanma talebinde bulunup, Maliye Bakanlığı Personeli Görevde Yükselme, Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliğinin 40 ıncı maddesindeki şartları taşıyanların talebi Genel Müdürlüğe gönderilerek atama izni istenilir. İzin verilmesi halinde atama onayı hazırlanarak tebliğ edilerek ayrılışının sağlanması amacıyla ilgili kuruma gönderilir. Uygun görülmez ise personele gerekçesi bildirilir. 15

16 Çekilen, çekilmiş sayılan, emekli olan, seçim veya diğer özel kanunlar nedeniyle ayrılanların yeniden atama işlemleri aşağıdaki gibi yapılır. Çekilen, çekilmiş sayılan, emekli olan, seçim veya diğer özel kanunlar gereği görevlerinden ayrılanların tekrar görev talep etmeleri halinde, atama işlemleri yapılmadan önce özlük ve sicil dosyaları temin edilir. Bakanlık Merkezi ve İl Defterdarlıkları ile başka kurumlardan yukarıdaki nedenlerle ayrılanların özlük ve sicil dosyaları ayrıldıkları Bakanlıktan, İl Defterdarlıklarından veya kurumlardan bir yazı ile istenilir. Dosyalar temin edildikten sonra talep dilekçelerindeki gerekçeler de dikkate alınarak, Defterdar başkanlığında, Defterdar Yardımcısı ve Personel Müdüründen oluşacak komisyon tarafından dosyaları incelenir. Yeniden atanmaları komisyon tarafından uygun görülenlerin ilgili mevzuata göre gerekli olması halinde arşiv araştırmaları yaptırılır. Ancak, emekli olanlardan malulen veya sıhhi izin süreleri nedeniyle emekliye ayrılanların iyileştikleri ve çalışabileceklerini belgeleyen sağlık kurulu raporunu da ibraz etmeleri istenilir. Durumları uygun görülerek ataması yapılacak olanların, ayrıldıkları tarihte almakta oldukları aylık derece ve kademeleri de dikkate alınarak, Kadro ve İstatistik Servisinden uygunluk alınır. Defterdarlıkça yeniden atanmaları uygun görülen, arşiv araştırmaları olumlu olan ve durumuna uygun boş kadro bulunan ilgili hakkında Genel Müdürlükten atanma izni istenilir. Atama izni istenilirken, hizmet belgesi, son üç yıllık veya mevcut sicil raporları, arşiv araştırma belgesi, adli veya idari tahkikat geçirmesi halinde bunlara ilişkin bilgiler ve memuriyette bulunmadığı sürede hangi iş ile iştigal ettiğini gösterir belgeler de yazıya eklenir. Genel Müdürlükten atama izni geldiğinde, atamaya esas belgeler tamamlattırılır, atama onayının hazırlanması, sonuçlandırılması, göreve başlama ve başlamama hallerinde 657 sayılı Kanunun 62 ve 63 üncü maddelerine göre işlem tesis edilir. İl Atamalı Personelin Çekilme ve Çekilmiş Sayılma İşlemleri Madde 21- Görevinden çekilme isteminde bulunan il atamalı personelin dilekçesinin görev yaptığı birimince bir üst yazı ekinde Personel Müdürlüğüne 16

17 intikalinde Personel Müdürünün önerisi Defterdarın uygun görüşü ve atamaya yetkili amirin onayı ile çekilme işlemi gerçekleştirilir. Çekilme onayının bir örneği memurun görev yaptığı birime yazı ekinde gönderilir ve ilgiliye tebliği ile görevinden ayrılış tarihinin bildirilmesi, mal bildirimi, ve memur kimliğinin gönderilmesi istenir. Görevinden ayrılış tarihinin bildirilmesi ve istenilen belgelerin gelmesinden sonra, Kadro ve İstatistik Servisi ile Disiplin Servisine bilgi verilir. Çekilmeye ilişkin bilgiler PEROP'a işlendikten sonra ilgili belgeler özlük ve disiplin dosyasına konulur. İl atamalı personelin 657 sayılı Kanunun ilgili madde hükümlerine göre çekilmiş sayılmaları halinde, bu durum birimince Personel Müdürlüğüne bildirildiğinde, Personel Müdürünün önerisi, Defterdarın uygun görüşü ve atamaya yetkili amirin onayı ile çekilmiş sayılma işlemi gerçekleştirilir. Görevden çekilmiş sayılma onayının bir örneği, görev yaptığı birime yazı ekinde gönderilerek, ilgiliye konunun duyurulması ile mal bildirimi ve memuriyet kimliğinin gönderilmesi istenir. İlgilinin görevinden çekilmiş sayılma tarihi ve nedeni Kadro ve İstatistik Servisine bildirilir. Görevinden çekilmiş sayılma ile ilgili bilgiler özlük dosya özetine işlendikten sonra, özlük dosyası Arşiv Servisine gönderilir. Kadro ve İstatistik İşlemleri Madde 22 Defterdarlık teşkilatına ait Valilik ve Bakanlık atamalı taşra kadrolarının kayıtlarını tutmak, il içi tenkis ve tahsis işlemlerini gerçekleştirmek, Bakanlık tarafından gönderilen kadroların ihdas ve iptaline ilişkin işlemleri yapmak, Defterdarlık teşkilatına ait dolu ve boş kadroların her yıl ihtiyaç durumu dikkate alınarak unvan ve derece bazında değiştirilmesine ilişkin işlemleri yapmak, Defterdarlık personeline ait istatistiki bilgileri tutmak ve güncellemelerini yapmak, Valilik atamalı engelli personelin bilgilerinin güncellenmesi yaparak Ocak, Nisan, Temmuz ve Ekim aylarında Bakanlığa gönderilmesine ilişkin çizelge ve yazıyı hazırlamak, 17

18 Valilik atamalı personelin aylık personel hareketleri ile 6 Aylık Maliye Personeli Bilgi Formunun Bakanlığa gönderilmesine ilişkin iş ve işlemleri yapmak, Valilik atamalı sağlık hizmetleri sınıfı personelinin bilgilerini güncellemek ve Bakanlığa gönderilmesine ilişkin iş ve işlemleri yapmak, Kademe ilerlemesi ve derece yükselmesi işlemleri Madde 23- İl atamalı personelin kademe ilerlemesi ve derece yükselmeleri PEROP'tan takip edilir. Emekliliğe esas ve kazanılmış hak aylığına ilişkin kademe ilerlemesi ve derece yükselmesi yapacaklara ait liste ay itibariyle PEROP'tan alınır. Liste ile terfi defteri kıyaslanır varsa hata ve eksikler düzeltilir. Kademe terfileri PEROP üzerinden onaylanır. Derece terfi onayları PEROP üzerinden çıkarılır. Kazanılmış hak aylığı yönünden derece terfileri ile Emekli keseneği yönünden derece terfileri Makam onayına sunulmak üzere hazırlanır. İmzalanan onayların bir nüshası personelin dairesine diğer nüshası ise PEROP a ve terfi defterine işlendikten sonra özlük dosyasına gönderilir. 657 Sayılı Kanunun 37. Maddesinin Uygulanması İşlem Süreci Madde 24 PEROP tan çıkarılan liste terfi defteri ile kıyaslanır varsa eksikler ve hatalar düzeltilir. 37. Maddeden faydalanacakların listesi hazırlanır. Hazırlanan liste servis notu ile disiplin-sicil servisine gönderilir ve söz konusu servislerden gelen bilgiler doğrultusunda 37. Maddeden yararlanacaklar belirlenmiş olur. 37. Maddeden yararlanacaklar için Makamdan onay alınır. İmzalanan onayların bir nüshası personelin dairesine diğer nüshası ise PEROP a ve terfi defterine işlendikten sonra özlük dosyasına gönderilir. İntibak İşlemleri Madde 25 Bir üst öğrenimini bitiren kişinin İntibak talep dilekçesi ve diplomasının gelmesi ile süreç başlar. 18

19 Kişinin özlük dosyasındaki işe başlama, okul bitirme, askerlik süresi, ücretsiz izin, sicil durumu,36/a-6b, 36/A-12d, 64/2, 2182 SK, 458 SK, 5289 SK, SSK lı hizmeti dikkate alınarak değerlendirilir. PEROP üzerinden İntibak Onayı hazırlanarak makamın onayına sunulur. İmzalanan Onay ın bir nüshası dairesine gönderilir. Diğer Nüshası ise PEROP a ve terfi defterine işlendikten sonra personelin özlük dosyasına gönderilir. Asalet Tasdikine İlişkin İşlemler Süreci Madde 26 Aday memurun görev yaptığı birimden asli memurluğa atanmasını içeren yazının Personel Müdürlüğüne gelmesinden sonra, memurun adaylık süresi içerisinde temel ve hazırlayıcı eğitime katılıp katılmadığı ve stajını tamamlayıp tamamlamadığı özlük dosyasından araştırılır. Diğer taraftan Disiplin Servisinden disiplin durumu sorulur. Disiplin durumu ile sicil amirinin görüşünün olumlu ve eğitimin her birinden başarılı olması halinde, iki nüsha atama onayı hazırlanarak, atamaya yetkili amirin onayı ile asli memurluğa atanma işlemi gerçekleştirilir. Öte yandan; iki yıllık adaylık süresi içerisinde asli devlet memurluğuna atanma için gereken aday memur temel ve hazırlayıcı eğitim programını tamamlamayanların iki yıllık sürenin bitim tarihi itibariyle otomatik olarak asli devlet memurluğuna atanmış sayıldığına dair onay alınır. Onayın bir örneği memurun görevli bulunduğu birime gönderilerek ilgili memura tebliğ edilmesi istenilir. Hizmet Değerlendirme İşlemleri Madde 27 Kişinin hizmet birleştirmesi işlemi talep dilekçesinin gelmesi ile başlar. Kişinin sigortalı hizmetleri ve sürelerinin tespitinin yapılması amacıyla ilgili kurumla yapılan yazışmaların sonucunda Defterdarlığımıza ulaşan hizmet bildirimi yazısı incelenir sayılı yasanın yürürlüğe girdiği 01/10/2008 tarihinden sonra memuriyet hizmetine başlayan personel için hizmet birleştirme işlemi yapılmadan özlük dosyasına ve PEROP a işlenerek belge dosyasına kaldırılır. Yapılan işlem hakkında personelin görevli bulunduğu birime yazılarak bilgi verilir. 01/10/2008 tarihinden önce memuriyet hizmetine başlayan personelin özlük dosyasındaki işe başlama, okul bitirme, askerlik süresi, ücretsiz izin, sicil durumu, 19

20 64/2, 2182 SK, 458 SK, 5289 SK, SSK lı hizmetleri dikkate alınarak ile hizmet dökümü onayı hazırlanır ve Makam Onayına sunulur. İmzalanan Onay ın bir nüshası Giden Evrak servisi aracılığı ile personelin dairesine gönderilir. Diğer Nüshası ise PEROP projesine ve terfi defterine işlendikten sonra personelin özlük dosyasına gönderilir. İstek Halinde Emeklilik İşlemleri Madde 28 İl atamalı personelin emeklilik istek dilekçesinin dairesinin üst yazısının gelmesi ile süreç başlar. Personelin özlük dosyası incelenerek, 5434 sayılı Kanunun geçici 205 inci maddesinin ilgili fıkraları gereğinde yaş ve hizmet süresinin tespit edilmesi ile emeklilik işlemlerine başlanır. Emekliliğe hak kazanamayan ilgililerin olması durumunda gerekçesi ile birlikte dairesine bilgi verilir. Uygun ise Emeklilik onayı hazırlanarak Valilik Makamına onaya sunulur. Onayın bir nüshası dairesine gönderilerek dairesinden görevinden ayrılış yazısının ve eklerinin gelmesinden sonra belgeleri kontrol edilir. Memurun görevinden ayrılışına ilişkin yazı ile istenilen belge ve bilgilerin gelmesini müteakip, görevden ayrılış tarihi PEROP'a işlenir. Emeklilik onayının aslı ile gerekli diğer belgeler bir yazı ekinde Sosyal Güvenlik Kurumuna gönderilir Sosyal Güvenlik Kurumundan emekli aylığı bağlandığına ilişkin yazı geldiğinde mutabakat sağlanarak özlük dosyası Arşiv Servisine gönderilir. Yaş Haddinden Re sen Emeklilik İşlemleri Madde 29 İl atamalı memurların yaş haddi nedeniyle haklarında emeklilik işlemleri yapılabilmesi için, Atama Servisince her yılın Ocak ayı başında yaş haddinden emekliye sevk edilecekleri belirleyen liste hazırlanır. Yaşın hesabında 18 yaşın dolumundan sonraki tashihler dikkate alınmaz. Doğum tarihlerinde ay gösterilmemişse o yılın temmuz ayının birinci günü, gün belirtilmemişse o ayın birinci günü doğum günü sayılır. Ocak ayında hazırlanan bu liste her ay kontrol edilerek, memurun yaş haddini dolduracağı tarihten geçerli olmak 20