KÜTAHYA DEFTERDARLIĞI PERSONEL MÜDÜRLÜĞÜ BİRİM YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM. Amaç, Dayanak, Misyon ve Tanımlar

Transkript

1 KÜTAHYA DEFTERDARLIĞI PERSONEL MÜDÜRLÜĞÜ BİRİM YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Dayanak, Misyon ve Tanımlar Amaç MADDE 1- Bu Yönergenin amacı; Kütahya Defterdarlığı Personel Müdürlüğünün fonksiyonel ve operasyonel görev dağılımını belirlemek, verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar geliştirmek, hesap verebilirliği ve uygun raporlama ilişkisini göstermek, yönetici ve personelin görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmasını sağlamaya yönelik tedbirler almaktır. Kapsam Madde 2-Bu Yönerge; Kütahya Defterdarlığı Personel Müdürlüğünün hizmet alanları, görev, yetki ve sorumluluklarını kapsar. Dayanak MADDE 3- Bu Yönerge, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına dayanılarak hazırlanmıştır. Kütahya Defterdarlığı Personel Müdürlüğü Misyonu MADDE 4- Bakanlığımızın ilkeleri ve hedefleri doğrultusunda hizmet gereklerine uygun nitelik ve nicelikte personel istihdamını sağlayarak çağdaş insan kaynakları yönetimi anlayışıyla hızlı ve kaliteli hizmet sunmaktır. Tanımlar MADDE 5- (1)Bu Yönergede geçen; a) Bakanlık: Maliye Bakanlığını, b) Genel Müdürlük: Personel Genel Müdürlüğünü, c) Defterdarlık: Kütahya Defterdarlığını, ç) Defterdar: Kütahya Defterdarını, d) Müdürlük: Personel Müdürlüğünü, e) Birim Amiri: Personel Müdürünü f) BİMER: Başbakanlık İletişim Merkezini 1

2 g) KBS: Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemin, h) SGB.net: Strateji Geliştirme Başkanlığı Otomasyon Programını, ı) PEROP: Personel Otomasyon programını, e) Yönerge: Bu yönergeyi, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Personel Müdürlüğün Görevleri, Fonksiyonel Teşkilat Şeması ve Görev Dağılımı Personel Müdürlüğünün görevleri MADDE 6- (1) Müdürlüğün görevleri; a) Defterdarlık personelinin atama, nakil, özlük, emeklilik işleriyle ilgili işleri yapmak. c) Defterdarlık kadrolarının dağıtım, tahsis ve tenkisini sağlamak. ç) Bakanlık koordinasyonunda Defterdarlık eğitim planlarını yapmak, Defterdarlık personeli ile ilgili eğitim programlarını düzenleyerek ve uygulamak. d) Personel hareketlerini ve eğitim faaliyetleri yürütmek. f) Defterdarlık Makamınca verilecek benzeri görevleri yapmak. Personel Müdürlüğü Servisleri MADDE 7- (1) Personel Müdürlüğü. 1. Sınav Hizmetleri Servisi 2. Atama Servisi 3. Kadro ve İstatistik Servisi 4. Bilgi İşlem Servisi 5. Disiplin ve Soruşturma Servisi 6. İdari Davalar Servisi 7. Sosyal, Yönetsel ve Mali İşler Servisi 8. Eğitim Servisi 9. Genel Evrak Servisi 10. Arşiv Servisi 1. Mal Bildirim Servisi 2

3 Fonksiyonel Teşkilat Şeması ve Görev Dağılımı MADDE 8- (1) Personel Müdürlüğünün Fonksiyonel Teşkilat Şeması, temel yetki ve sorumluluk dağılımını, hesap verebilirliği ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde Ek-1 deki gibi belirlenmiştir. (2)Geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma nedenleriyle görevi devralacak personel ile personelin asli olarak yürüttüğü göreve ilişkin bilgileri ihtiva eden Görev Dağılımı Ek-2 de gösterilmiştir. (3) Personelin görev yaptığı serviste bir değişiklik olması veya Defterdarlık kadrolarından ayrılması halinde Fonksiyonel Teşkilat Şeması ve Görev Dağılımı Birim Amirinin onayı ile yenilenir ve duyurulur. (4) Personelin görev yaptığı serviste ve/veya görev dağılımında değişiklik olması halinde, Görev Tanım Rehberi (form) Birim Amirinin onayı ile yenilenir. Yenilenen formlar ilgili personele imza karşılığında duyurularak, değişikliğin olduğu tarihten itibaren beş iş günü içerisinde ilgili personelin dosyasına konulmak üzere, atama servisine gönderilir. Sınav Servisi ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Servislerin Görevleri MADDE 9-(1)- Görevde yükselme ve unvan değişikliği sınavlarına ilişkin işlemleri yürütmek, (2)Mesleki Eğitim Kursu, Türkiye ve Orta Doğu Amme İdaresi Enstitüsü (TODAİE) gibi kurum ve kuruluşlara alınacak kursiyerlerin sınav başvurularına ilişkin işlemleri yapmak, (3)Muhasebe Yetkilisi Sertifika Eğitimine katılacak adayların sınavı ve eğitim sürecine ilişkin işlemleri yapmak, (4)Sınav Kurulu görevlendirmelerine ait işlemleri gerçekleştirmek, (5)Personel Müdürlüğünce verilecek benzer görevleri yapmaktır. Atama Servisi MADDE 10- (1) Valilik atamalı personelin; 3

4 -Atama, nakil, ilerleme, yükselme, intibak, hizmet değerlendirmesi ile diğer özlük işlemlerini ve kayıtlarını yapmak ve bu konulardaki dilekçelerine cevap vermek, -Kurumlar arası nakil taleplerini değerlendirerek, şartları taşıyanların taleplerini Personel Genel Müdürlüğüne intikal ettirmek, -Yeniden memuriyete atanma taleplerini Personel Genel Müdürlüğüne intikal ettirmek, -Naklen atanmalarında özlük dosyasını teslim almak ve disiplin ile ilgili bölümünü Disiplin Servisine intikal ettirmek, -Memuriyetten ayrılmalarında memuriyet kimliklerini geri alarak Arşiv Servisine teslim etmek, -Memuriyetinin sona erdirilmesine ilişkin iş ve işlemleri yapmak, -Memuriyetten veya Defterdarlıktan ayrılmalarında dosyalarını Arşiv Servisine intikal ettirmek, -Özlük dosyalarını mevzuatına uygun şekilde düzenlemek, tutmak ve muhafaza etmek, -Atamaları yapılan ve göreve başlayanların kütük ve kayıtlarını tutmak, -Görev yapacağı birimin belirlenmesi ile birimler arasındaki görev yeri değişikliklerine ilişkin işlemleri yapmak, -Vekâlet işlemlerini yapmak, -Kamu kurum ve kuruluşlarının merkez teşkilatlarında geçici olarak görevlendirilmelerine ilişkin işlemleri yapmak, -Aday memur eğitime alınmalarını sağlamak üzere Eğitim Servisini bilgilendirmek, 4

5 -Diğer Defterdarlıklara ve kurumlara naklen atanmalarında özlük dosyalarını ilgili servislerle koordinasyon sağlayarak göndermek, -Hakkında verilen yargı kararlarının uygulanmasına yönelik işlemleri yapmak ve sonucunu ilgilisine bildirmek, -Yıllık, mazeret, aylıksız, hastalık ve refakat izinlerine ilişkin iş ve işlemleri yapmak, -Emeklilik onaylarını almak, emekli ikramiyesi ve aylık bağlanmasına esas olan belgeleri Sosyal Güvenlik Kurumuna göndermek, -Emeklilik işlemleri sonuçlanan personeli ilgili servislere bildirmek, -Emeklilik işlemleri ile ilgili olarak Defterdarlık birimleri, Sosyal Güvenlik Kurumu ve diğer kurum veya kuruluşlarla yazışmalar yapmak, -Hususi damgalı pasaport talep formlarını imzaya sunmak, -Kamu Personeli Seçme ve Yerleştirme Sınavı (KPSS) ve benzeri sınav sonucuna göre yerleştirileceklere ilişkin iş ve işlemleri yapmak, sayılı Terörle Mücadele Kanunu, 4046 sayılı Özelleştirme Uygulamaları Hakkında Kanun ile özel mevzuatı uyarınca atanması teklif edilenlere ilişkin iş ve işlemleri yapmak, -657 sayılı Kanunun 4/B maddesi kapsamında çalıştırılan sözleşmeli personele ait iş ve işlemleri yürütmek, -657 sayılı Kanunun 4/C maddesi kapsamında çalıştırılan geçici personele ait iş ve işlemleri yürütmek, -657 sayılı Kanunun 4/D maddesi kapsamında çalıştırılan geçici ve sürekli işçilere ait iş ve işlemleri yürütmek, 2-Merkez atamalı personelin; 5

6 -Naklen atanmalarında başlayış tarihlerini Bakanlığa bildirmek, işlem dosyasını kontrol etmek, teslim almak ve disiplin ile ilgili bölümünü Disiplin Servisine intikal ettirmek, -Naklen atanmalarında ayrılış tarihlerini Bakanlığa bildirmek, işlem dosyasını Bakanlığa/Defterdarlığa göndermek, -Özlük işlemlerine ilişkin taleplerini Personel Genel Müdürlüğüne intikal ettirmek, -Yer değiştirme suretiyle atanmalarına ilişkin formlarını ve taleplerini Personel Genel Müdürlüğü ve ilgili Genel Müdürlüğe intikalini sağlamak, -Geçici görevlendirme ve vekâlet işlemlerini yapmak ve bu işlemleri Bakanlığa bildirmek, -Memuriyetten ayrılmalarında memuriyet kimliklerini geri alarak Personel Genel Müdürlüğüne intikal ettirmek, -Kamu kurum ve kuruluşlarının merkez teşkilatları ile uluslararası kuruluş ve organizasyonlarda geçici olarak görevlendirilmelerine ilişkin işlemleri takip etmek, -Emeklilik işlemleri sonuçlananları Bakanlığa, ilgili Defterdarlık birimlerine ve diğer servislere bildirmek, -Hususi damgalı pasaport talep formlarını imzaya sunmak, -İşlem dosyalarını muhafaza etmek, -İzin belgelerini Personel Genel Müdürlüğüne intikal ettirmek, -Personel Müdürlüğünce verilecek benzer görevleri yapmaktır. Kadro ve İstatistik servisi 6

7 Madde 11-(1) Defterdarlık teşkilatına ait Valilik Atamalı taşra kadrolarının kayıtlarını tutmak, il içi tenkis ve tahsis işlemlerini gerçekleştirmek, (2)Bakanlık tarafından gönderilen kadroların ihdas ve iptaline ilişkin işlemleri yapmak, (3)Defterdarlık teşkilatına ait dolu ve boş kadroların her yıl unvan ve derece bazında değiştirilmesine ilişkin işlemleri yapmak, (4)Defterdarlık personeline ait istatistiki bilgileri tutmak, (5)Valilik atamalı engelli personelin bilgilerinin güncellenmesi yaparak Ocak, Nisan, Temmuz ve Ekim aylarında Bakanlığa gönderilmesine ilişkin çizelge ve yazıyı hazırlamak, (6)Valilik atamalı personelin aylık personel hareketleri ile 6 Aylık Maliye Personeli Bilgi Formunun Bakanlığa gönderilmesine ilişkin iş ve işlemleri yapmak, (7)Valilik atamalı sağlık hizmetleri sınıfı personelinin bilgilerini güncellemek ve Bakanlığa gönderilmesine ilişkin iş ve işlemleri yapmak, (8)Kuruluş ve il brifinglerine ilişkin işlemleri yapmak, (9)Personel Müdürlüğünce verilecek benzer görevleri yapmaktır. Bilgi İşlem Servisi Madde 12-(1) Defterdarlık Web ve İntranet sayfasının tasarım, güncelleme gibi hizmetlerini yürütmek, yayımlanmasına karar verilen bilgi ve belgeyi yayımlamak, (2)Defterdarlık ve Müdürlüğün yetki verilmiş e-posta adreslerini günlük takip ve kontrol etmek, yöneticilere bilgi vermek, (3)Görev alanıyla ilgili mevzuat, yayın ve direktifleri izlemek, incelemek ve bununla ilgili işlemleri yerine getirmek, 7

8 (4)Kullanımda bulunan bilgisayar, yazıcı, tarayıcı, fax vb. ofis makinelerinin ağ bağlantı ve otomasyon sistemine bağlanması gibi sorunları gidermede yardımcı olmak, ilgili durumlarda amiri bilgilendirmek, (5)Müdürlükte kullanılmakta olan PEROP'u her an hizmette tutmak, çıkan aksaklıkları Bakanlık (Personel Genel Müdürlüğü) Bilgi İşlem Merkezi Müdürlüğü ile koordineli bir şekilde gidermek, (6)Ağ sisteminde ve sunucuda (server) çıkan sorunlara müdahale etmek (FTP, İntranet ve Personel Ağı), (7)Bilgisayar ve çevre donanımlarının dağılımını yapmak, yerlerini değiştirmek, arıza ve sorunlarına müdahale etmek, Sosyal Yönetsel ve Mali İşler Servisiyle koordineli olarak bakım ve onarım işlemlerini gerçekleştirmek, (8)Personel Genel Müdürlüğüne ait envanter uygulaması programına Müdürlüğe ait tüm bilgisayar sistemi ve çevre birimleri donanımlarının bilgilerini girmek ve ihtiyaçları bildirmek, (9)Personel Müdürlüğünce verilecek benzer görevleri yapmaktır. Disiplin ve Soruşturma Servisi Madde 13-(1) Bakanlık birimlerinin merkez atamalı personeli ile Valilik atamalı personelin disiplin ve soruşturmaya ilişkin işlemlerini yürütmek ve takip etmek. (2) 4483 sayılı Kanuna ilişkin işlemleri yürütmek ve takip etmek. (3) Defterdarlığa ulaşan ihbar ve şikayetlere ilişkin işlemleri yürütmek ve takip etmek. (4)Görevden uzaklaştırma, uzatma ve iade ile kesinleşmiş mahkeme kararına istinaden göreve son verme onaylarına ilişkin işlemleri yürütmek ve takip etmek. (5) Özlük dosyasının tahkikatla ilgili bölümünü muhafaza etmek ve tahkikat dosyasındaki belgelere göre Tahkikat Bilgi Notu hazırlamak. (6) Diğer kurumlara naklen atananların tahkikat dosyalarını Arşiv Servisine teslim etmek. (7) Memuriyetten ayrılanların tahkikat dosyalarını, hukuki süreçler tamamlandıktan sonra Arşiv Servisine teslim etmek. (8) Başatı belgesi ve ödül işlemlerini yürütmek. 8

9 İdari Davalar Servisi Madde 14-(1) Bakanlık ve Valilik atamalı personelin özlük hakları ile ilgili olarak açtıkları idari davaları takip etmek. (2) Bakanlık atamalı Valilik personelinin özlük hakları ile ilgili olarak Valilik (Defterdarlık) hasım gösterilmek suretiyle açtıkları idari davaları takip etmek. (3) İdari davalarla ilgili olarak ihtiyaç duyulan bilgi ve belgeleri diğer servislerden temin etmek. (4) İdari davalara ilişkin kararları ilgili yerlere göndermek. (5) Defterdarlık aleyhine açılan idari davaların PEROP sistemine kaydını yaparak, takip etmek. Sosyal,Yönetsel ve Mali İşler Servisi Madde 15-(1) Kamu hizmet standartları ve hizmet envanterinin güncellenmesi işlemlerini yürütmek, (2) Defterdarlık İmza Yetkileri Yönergesi ve görev tanımlarına ilişkin işlemleri yürütmek, (3) Sendikalı personel sayısının tespitine ilişkin iş ve işlemleri yapmak, (4) Müdürlüğün görev alanına giren konularda bilgi edinme ve BİMER yoluyla yapılan başvurulara ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, (5) Yemekhane, kreş ve sosyal tesislere ilişkin iş ve işlemleri yapmak, (6) 298 sayılı Seçimlerin Temel Hükümleri ve Seçmen Kütükleri Hakkında Kanun uyarınca seçim işlemlerini yürütmek, (7) Defterdarlık hizmet araçlarının sevk ve idaresini yapmak; bakım, onarım, sigorta, muayene gibi işlemlerini yaptırmak, (8)Kurum, kurul, sempozyum ve komisyon toplantılarında görev alacak personelin görevlendirilmesine ilişkin işlemleri yapmak, (9)Müdürlük personelinin görevlendirilmesine ilişkin iş ve işlemleri yapmak, 9

10 (10)Defterdarlık hizmet binasının nöbet hizmetlerine ilişkin işlemleri yapmak, (11)Müdürlük personelinin mali haklarıyla ilgili tüm işlemler ile gerçekleştirme görevini yerine getirmek, (12) Müdürlük personelinin işe giriş ve ayrılış bildirgeleri ile sigorta prim ve keseneklerini Sosyal Güvenlik Kurumuna bildirmek, (13)Müdürlük personelinin kurum içi ve dışı atanmalarında Personel Nakil Bildirimi ile ilgili işlemleri yapmak, (14)Müdürlük personeline yapılacak harcırah ödemesine ilişkin iş ve işlemleri yapmak, (15)Müdürlük personelin giyecek yardımı ile ilgili işlemlerini yapmak, (16)Müdürlüğün kırtasiye, hırdavat, bakım onarım, özel güvenlik, temizlik, yemek hazırlama ve dağıtım, akaryakıt gibi mal ve hizmet alımlarına ilişkin ihaleleri yapmak ve ödemelerini gerçekleştirmek, (17)Müdürlüğe ait telefon, elektrik, su, ısıtma vb. ile ilgili iş işlemleri yapmak, (18)Defterdarlık merkez birimlerinde 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanununa göre beceri eğitimi yaptırılan stajyer öğrencilerin maaşlarını ödemek ve bu konuda ihtiyaç duyulan ödenekleri Personel Genel Müdürlüğünden istemek, (19)Müdürlük envanterinde kayıtlı taşınırlarla ilgili işlemlerin takibi ve yıl sonu taşınır hesaplarını çıkartarak Defterdarlık konsolide görevlisine ve Sayıştay Başkanlığına göndermek, (20)Defterdarlığın temsil ve tanıtma ödeneğinin kullanımına ilişkin işlemleri yapmak, (21)Personel Müdürlüğünün iş ve işlemlerine yönelik ihtiyaç duyulan ödenekleri Bakanlıktan talep etmek, 10

11 (22)Ön ödeme usulü ile yapılacak alımlarda kredi ve avans açtırmak, açılan avans ve kredilerin zamanında kapatılmasını sağlamak, (23)Defterdarlık personelinin seyahat kartı ile ilgili işlemlerini yapmak, (24)Personel Müdürlüğünce verilecek benzer görevleri yapmaktır. Eğitim Servisi Madde 16-(1)Maliye Yüksek Eğitim Merkezi Başkanlığınca (MAYEM) yapılması düşünülen eğitim programlarına ilişkin işlemleri yürütmek ve takip etmek, (2)Yıllık eğitim planını MAYEM e göndermek, (3)Eğitimlere ilişkin program düzenlemek ve eğitici görevlendirme işlemlerini yürütmek, (4)Aday memurlar için düzenlenen temel ve hazırlayıcı eğitim programı ile ilgili iş ve işlemleri yapmak, (5)Bölgesel olarak yapılması istenilen eğitimleri yürütmek, (6)3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu ve 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanunu gereğince staj yapacak öğrencilere ilişkin işlemleri yürütmek, (7)Diğer Kurumlar veya Bakanlıkça düzenlenen eğitim faaliyetlerine ilişkin işlemleri yürütmek ve takip etmek, (8)Stajını tamamlayan adaylara ilişkin birimlerden gelen staj değerlendirme belgesini asalet tasdikine esas olmak üzere Atama Servisine göndermek, (9)Personel Müdürlüğünce verilecek benzer görevleri yapmaktır. 11

12 Genel Evrak Servisi Madde 17-(1) Defterdarlığa posta veya zimmetle doğrudan ya da Valilikten havaleli olarak gelen evrakı ve faks yazılarını kontrol etmek, teslim almak ve birimler itibariyle ayırarak PEROP'a kaydetmek, (2)Birimler itibariyle girişleri yapılarak kaydedilen evrakı havaleye sunmak, (3)Gizli gelen evrakın zarfını açmadan bilgilerini yazarak PEROP'a kaydetmek, ilgilisi tarafından açılan evraka kayıt numarası verdikten sonra havaleye sunmak, havaleden gelen evrakın PEROP'a kaydını yaparak ilgili birime teslim edilmesini sağlamak, (4)Havaleden çıkan evraka ait döküm listesini alarak liste ekinde evrakın ilgili birimlere imza karşılığı teslimini sağlamak ve imzalanan föyleri klasörde saklamak, (5)Müdürlüğe havale edilen evrakı PEROP'a kaydetmek, (6)Müdürlük kaydına giren evrakı havaleye sunmak, havaleden çıkan evrakın ilgili servislere dağıtımını yapmak, (7)Postaya verilecek evrakın zarflama, adresleme, pul ayarlama ve posta defterine kayıt işlerini yaparak postaneye teslim etmek işlemlerini yürütmek, (8)Defterdarlığa sehven gönderildiği anlaşılan yazı ve dilekçelerin ilgili yerlere gönderilmesi işlemlerini yürütmek, (9)Personel Müdürlüğünce verilecek benzer görevleri yapmaktır. Arşiv Servisi 12

13 Madde 18-(1) Müdürlük arşiv işlemlerini mevzuatı uyarınca düzenlemek ve arşiv işlemlerini yürütmek, (2)Emekliye ayrılan, görevinden çekilen, çekilmiş sayılan, görevine son verilen ve çeşitli nedenlerle görevden ayrılanlara ilişkin özlük ve işlem dosyalarını muhafaza etmek, (3)Evrak imha işlemlerini ilgili servisle koordine edilerek gerçekleştirmek, (4)Personel Müdürlüğünce verilecek benzer görevleri yapmaktır. Mal Bildirim Servisi Madde 19-(1) Valilik atamalı personelin verdiği mal bildirimlerine ilişkin iş ve işlemleri yapmak.bakanlık atamalı personelin mal bildirimlerini Genel Müdürlüğe göndermek. (2) Mal bildirimlerini karşılaştırmak, karşılaştırma sonucu açıklanması gereken husus bulunması halinde ilgililere gerekli bildirimi yapmak, ilgililerden gelen açıklayıcı yazı ve belgeleri değerlendirmek, uygun görülmeyenleri Disiplin ve Soruşturma Servisine intikal ettirmek. (3) Süresinde ve/veya ek süre içerisinde mal bildiriminde bulunmayanları, adli ve idari soruşturmalarının yapılması amacıyla Disiplin ve Soruşturma Servisine bildirmek. (4) Özlük dosyasının mal bildirimleri ile ilgili bölümünü mevzuatına uygun şekilde muhafaza etmek. (5) Diğer kurumlara naklen atananların mal bildirimi dosyasını Arşiv Servisine teslim etmek. (6) Memuriyetten ayrılanların mal bildirimi dosyasını Arşiv Servisine teslim etmek. Mali İşlemler Servisi Madde 20 - Personel Maaş Ödeme İşlemleri (1) Aylık ödenmesi süreci; ödeme döneminin gelmesi ve aşağıda listelenen evrakların mutemetlik birimine ulaşmasıyla birlikte, ilgili bilgilerin elektronik maaş bilgi girişinin yapılması ile başlar. a) İlk atamalarda atama onayı ve işe başlama yazısının, b) Naklen atamalarda atama onayı, işe başlama yazısı ve Personel Nakil Bildiriminin, 13

14 c) Derece ilerlemelerinde terfi onayının, otomatik olarak yapılan kademe ilerlemelerinde ise buna ilişkin listenin, ç) Görevden uzaklaştırmalarda yetkili makamın onayı veya yazısının, d) Görevden uzaklaştırılmış olanların göreve iadelerinde yetkili makamın onayı ve göreve başlama yazısının, e) Görevden uzaklaştırılmış olanların açıkta kaldıkları sürelere ait aylıklarının ödenmesinde harcama talimatının, g) Aylıksız izin ve askerlik için görevden ayrılmalarda yetkili makamın onayı ve görevden ayrılış yazısının, h) Aylıksız izin ve askerlik dönüşü yeniden işe başlamalarda yetkili makamın onayı ve göreve başlama yazısının, ı) Yabancı dil tazminatı için yabancı dil sınav sonuç belgesinin, i) Evlenme yardımı için Aile Yardımı Bildiriminin, j) Aile yardımı için, Aile Yardımı Bildirimi ile memurun kendisi veya bakmakla yükümlü olduğu aile fertlerinden birisinin sakatlığı bulunması halinde sakatlık derecesini gösterir rapor ile Gelir İdaresi Başkanlığınca onaylandıktan sonra indirim tutarına ilişkin yazının, k) Nakden verilmesi gereken giyecek yardımı ödemelerinde, Harcama Yetkilisi onayı ve Çeşitli Ödemeler Bordrosunun, l) Asgari geçim indirimi tutarının belirlenmesi için ilgili personel tarafından düzenlenen Aile Durum Bildirimi Formunun, m) İcra, nafaka, taahhütlü borç vb. kişi borcu kesintilerine ilişkin bilgilerin muhasebe birimine teslim edilerek kesinti oranının belirlenmesi, sendika üyelik formunun gelmesi, n) Özel Hizmet Tazminatı, Ek Tazminat vb. tazminatların belirlenmesi, (2) KBS ve Say2000i sistemine ilgili aya ilişkin bilgi girişleri yapıldıktan sonra Muhasebe Müdürlüğü tarafından sistem üzerinden maaş hesabı yaptırılır ve Ödeme Emri Belgesi ve ödemeye esas belgeler KBS sisteminden çıktı olarak alınır. (3) Sistemden çıktısı alınan belgeler iki takım olarak hazırlanır. Takımlardan birimde kalacak olana imza kaşesi vurulur ve paraflanarak gerçekleştirme görevlisine kadar sıralı amirlerin parafı, gerçekleştirme görevlisinin imzası ve Harcama Yetkilisinin onayına sunulur. (4) Onaylanan Maaş dosyası, Muhasebe Müdürlüğüne Ödeme Emri Belgesi Teslim Tutanağı ile imza karşılığı elden teslim edilir. (5) Maaş ödemesi yapılacak personelin bilgilerini ve yapılacak ödeme miktarını gösteren banka listesi, maaş ödemelerinin yapıldığı banka şubesine KBS sistemi üzerinden elektronik olarak aktarılır. Aynı zamanda bu liste bankanın bilgi işlem merkezine elektronik posta yoluyla ve elden teslim edilir. (6) İlgili döneme ilişkin sosyal güvenlik prim bilgileri Kamu Hesapları Bilgi Sisteminden alınır ve Sosyal Güvenlik Kurumuna ait Kesenek Bilgi Sistemi üzerinden anılan Kuruma elektronik ortamda gönderilir. Söz konusu sistemlerde onaylanan prim bilgilerinin dökümü alınarak Muhasebe Birimine elden teslim edilir. 14

15 Madde 21 - Geçici Personel Maaş Ödeme İşlemleri (1) Geçici Personel Maaş Ödeme süreci; ödeme döneminin gelmesi ve aşağıda listelenen evrakların mutemetlik birimine ulaşmasıyla birlikte, bilgi girişinin SGB.Net sistemine yapılması ile başlar. a) İlk atamalarda Sözleşme ve İşe Başlama yazısının tahakkuk birimine ulaşması b) Naklen atamalarda sözleşme, işe başlama yazısı ve personel nakil bildiriminin tahakkuk birimine ulaşması, c) Sakatlık indiriminden faydalanabilmesi için yetkili makamın onayı ve sakatlık derecesini gösterir raporun tahakkuk birimine ulaşması, d) Aile yardımı bildiriminin tahakkuk birimine ulaşması, e) İcra, Nafaka, Taahhütlü Borç, Temlik vb. kesinti yazılarının tahakkuk birimine ulaşması, f) Sendika kesintisinin yapılabilmesi için Sendika Üyelik Formunun tahakkuk birimine ulaşması, g) Bireysel emeklilik veya şahıs sigorta pirimi ödeme belgesinin tahakkuk birimine ulaşması, h) Kişi borcu kesintisinin yapılabilmesi için kesinti yazısının tahakkuk birimine ulaşması, ı) Asgari Geçim İndirimi için Aile Durum Bildiriminin tahakkuk birimine ulaşması, (2) SGB.Net sistemi Tanımlar Modülünden veri girişi yapılarak ilgili aya ait maaş hesaplanır. (3) Hesaplanan maaşlara ait Ödeme Emri Belgesi ve ekleri SGB.Net Geçici Personel Maaş Modülünden çıktı olarak alınır. (4) Çıktısı alınan belgeler iki takım olarak hazırlanır. Takımlardan birimde kalacak kısma imza kaşesi vurulur ve paraflanarak gerçekleştirme görevlisine kadar sıralı amirlerin parafı, Gerçekleştirme Görevlisinin imzası ve Harcama Yetkilisinin onayına sunulur. (5) Maaş ödemesi yapılacak personelin bilgilerini ve yapılacak ödememiktarını gösteren banka listesi,maaş ödemelerinin yapıldığı banka şubesine elektronik posta yoluyla ve elden teslim edilir. (6) İlgili döneme ilişkin sosyal güvenlik prim bilgileri Sosyal Güvenlik Kurumuna ait e-bildirge (sözleşmeli personel için hazırlanan ve aylık prime esas kazancın gösterildiği aylık prim ve hizmet belgesi) üzerinden anılan Kuruma elektronik ortamda gönderilir. Söz konusu sistemde onaylanan prim bilgilerinin dökümü alınarak Muhasebe Birimine elden teslim edilir. Madde 22 - Yolluk Ödeme İşlemleri 6245 sayılı Harcırah Kanunu gereğince; (1) Müdürlüğümüzde geçici veya sürekli olarak memuriyet mahalli dışına görevlendirilen personelin görev yolluğu ile emekli olan personelin emekli yolluğu talepleri ile süreç başlar. (2) Yapılan talep ekinde alınan evraklar (Görevlendirme Yazısı veya Harcama Talimatı, Yurtiçi/Yurtdışı geçici-sürekli görev yolluğu bildirimi, fatura ve Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 27. maddesinde belirtilen diğer belgeler) şekil ve içerik yönünden incelenir. Hatalı veya eksik evrak olduğu tespit edilen talepler iade edilir. 15

16 (3) Talepleri uygun olan evraklardaki veriler SGB.Net ve KBS sisteminin ilgili modüllerine kaydedilerek, ilgilinin alacağı hesaplanır. (4) KBS Sisteminden Yolluk Bildirimi, Ödeme Emri Belgesi veya avans verilecekse Muhasebe İşlem Fişi çıktı olarak alınır. Diğer kanıtlayıcı belgelerin tasnifi yapıldıktan sonra, biri kendi birimimizde diğeri Muhasebe Müdürlüğüne gönderilmek üzere Ödeme Emri Belgesi iki takım olarak hazırlanır. (5) Hazırlanan Ödeme Emri Belgesi ve eklerinin birimde kalacak kısma imza kaşesi vurulur ve paraflanarak gerçekleştirme görevlisine kadar sıralı amirlerin parafı, gerçekleştirme görevlisinin imzası ve harcama yetkilisinin onayına sunulur. (6) İmzalanan Ödeme Emri Belgesi ve eklerinden Muhasebe Müdürlüğüne teslim edilecek olanı, Ödeme Emri Belgesi Teslim Tutanağı ile imza karşılığında Muhasebe Müdürlüğü zimmetine teslim edilir. (7) Birimde kalan evraklar dosyasına kaldırılır. Madde 23 - Doğum Yardımı Ödeme İşlemleri 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 207. maddesi gereğince; (1) İlgili personelin doğum yardımından faydalanmak üzere dilekçe ve ekinde doğum raporunun tahakkuk birimine ulaşması ile süreç başlar. (2) KBS ve SGB.Net sisteminin ilgili modüllerine veri girişi yapılarak doğum yardımı hesaplanır. (3) KBS sisteminden doğum yardımı bordrosu ve Ödeme Emri Belgesi çıktı olarak alınır. (4) Sistemden çıktısı alınan belgeler ve diğer kanıtlayıcı belgelerin tasnifi yapıldıktan sonra biri birimde diğeri Muhasebe Müdürlüğüne gönderilmek üzere Ödeme Emri Belgesi iki takım olarak hazırlanır. (5) Hazırlanan takımlardan birimde kalacak olan Ödeme Emri Belgesine imza kaşesi vurulur ve paraflanarak gerçekleştirme görevlisine kadar sıralı amirlerin parafı, gerçekleştirme görevlisinin imzası ve harcama yetkilisinin onayına sunulur. (6) Onaylanan belge ve eklerden Muhasebe Müdürlüğüne teslim edilecek olanı, ödeme emri belgesi teslim tutanağı ile imza karşılığında Muhasebe Müdürlüğü zimmetine teslim edilir. (7) Birimde kalan evraklar dosyasına kaldırılır. Madde 24 - Ölüm Yardımı Ödeme İşlemleri 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 208. maddesi gereğince; (1) İlgili personelin ölüm yardımından faydalanmak üzere Ölüm raporu, dilekçe, veraset ilamı, vukuatlı aile nüfus kaydı örneği ve gerekli olduğu hallerde noter onaylı vekaletnamenin tahakkuk birimine ulaşması ile süreç başlar. 16

17 (2) Veriler KBS ve SGB.Net sistemine girilerek yapılacak yardım hesaplanır. (3) KBS sisteminden bordro ve Ödeme Emri Belgesi çıktı olarak alınır. (4) Sistemden çıktısı alınan belgeler ile kanıtlayıcı belgelerin tasnifi yapıldıktan sonra biri birimde diğeri Muhasebe Müdürlüğüne gönderilmek üzere Ödeme Emri Belgesi iki takım olarak hazırlanır. (5) Hazırlanan takımlardan birimde kalacak olan Ödeme Emri Belgesine imza kaşesi vurulur ve paraflanarak gerçekleştirme görevlisine kadar sıralı amirlerin parafı, gerçekleştirme görevlisinin imzası ve harcama yetkilisinin onayına sunulur. (6) Onaylanan belge ve eklerden Muhasebe Müdürlüğüne teslim edilecek olanı, ödeme emri belgesi teslim tutanağı ile imza karşılığında muhasebe Müdürlüğü zimmetine teslim edilir. (7) Birimde kalan evraklar dosyasına kaldırılır. Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Madde 25 - Doğrudan Temin İşlemleri (1) Satın alınması düşünülen mal/hizmetin bütçe tertibinin tespiti ve ilgili tertipte ödenek olup olmadığının kontrol edilmesi ile süreç başlar. (2) Tespit edilen ilgili tertipte ödenek yok, ise müdürlükçe, ödenek temin edilip edilemeyeceği belirlenir. (3) Ödenek var ise alınması istenilen mal/hizmet için piyasa fiyat araştırması yapılarak fiyatlar yazılı/sözlü olarak tespit edilir ve işin yaklaşık maliyeti belirlenir. SGB.Net sisteminden süreç başlatılarak Yaklaşık Maliyet Cetveli ve Onay Belgesi oluşturulur. (4) Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanan onay belgesinde Harcama yetkilisi tarafından görevlendirilen personel tarafından tekrar Piyasa Fiyat Araştırması yapılarak en uygun fiyat teklifi belirlenir. SGB.Net sisteminden Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı düzenlenerek alım yapılacak firma belirlenir ve görevlendirilen personel tarafından imzalanır. (5) Sözleşme düzenlenmesi gereken hallerde, fiyatı uygun görülen firma ile sözleşme düzenlenir. Sözleşme yüklenici adına ilgili firma yetkilisine imzalatılır. Sıralı amirlerince paraflanan sözleşme metni Harcama Yetkilisi tarafından imzalanarak işlem tamamlanmış olur. (6) Sözleşme düzenlenmesine gerek yok ise, firma ile yazılı/sözlü olarak malın/malzemenin teslimi veya hizmetin yapılm asına ilişkin bildirimde bulunulur. (7) Yüklenici firma söz konusu irsaliye/fatura ile birlikte idarenin göstereceği yere malzemeleri teslim eder. Hizmet işi ise, tam ve eksiksiz olarak yerine getirilmesinden sonra idareye faturası verilir. (8) Alıma ilişkin olarak SGB.net üzerinden düzenlenen Muayene ve Kabul Komisyon Tutanağı, Komisyon üyelerince alınan mal/hizmet işinin görülmesi halinde imzalanır. 17

18 (9) Muayene ve Kabul Komisyon tutanağının imzalanmasından sonra Taşınır İşlem fişi düzenlenir. (10) Süreç aşamasındaki bütün evraklar Ödeme Emri Belgesine bağlanır. Ödeme Emri Belgesi Teslim Tutanağı ile birlikte imza karşılığında Muhasebe Müdürlüğü zimmetine teslim edilerek süreç tamamlanır. Madde 26 - Ödeme İşlemleri (1) Faturanın gelmesiyle süreç başlar. (2) Fatura ve yapılacak ödemenin mahiyeti, ilgili olduğu mevzuat yönünden incelenir. Faturadaki hesaplamalar teyit edilerek kontrolü yapılır. (3) Ödeme yapılacak firmaya ait vergi numarası ile SGB.Net sisteminde vergi borcu sorgulaması yapılarak Ödeme Emri Belgesine bağlanmak üzere sistemden çıktı alınır. (4) 3 sıra nolu Tahsilat Genel Tebliği hükmü gereğince ödeme yapılacak firmaya ait işyeri sicil numarası ile SGK Borç Sorgulama Ekranı üzerinden prim borcu sorgulaması yapılarak Ödeme Emri Belgesine bağlanmak üzere sistemden çıktı alınır. (5) İşin ihale aşamasında SGB.Net sisteminde başlatılan sürece ait numara kullanılarak harcama girişi yapılır. Fatura ve hak ediş evrakında yer alan veriler sistemin yönlendirdiği ekranlara sırasıyla girilir. (6) Damga Vergisi, KDV Tevkifatı, varsı idari para cezaları ve diğer kesintiler hesaplanır borç ve alacak sütunları muhasebe hesap kodları kullanılmak suretiyle doldurulur. Ödeme yapılacak firmaya ait banka bilgileri, vergi numarası ile açıklama bölümü doldurularak Ödeme Emri Belgesi oluşturulur. (7) Hazırlanıp tasnifi yapılan Ödeme Emri Belgesi ve ekleri sıralı amirlerin parafı, gerçekleştirme görevlisinin imzası ve harcama yetkilisinin onayına sunulur. (8) Onaylanan Ödeme Emri ve Belgeleri, Ödeme Emri Belgesi Teslim Tutanağı ile imza karşılığında Muhasebe Müdürlüğü zimmetine verilir. (9) Birimde kalan evraklar dosyasına kaldırılır. Madde 27 - Ön Ödeme ve Satın Alma İşlemleri Ön Ödeme İşlemleri (1) Hizmet alma talebinin gelmesi ile süreç başlar. (2) Talep edilen hizmet tertibi tespit edilir ve ilgili tertipte yeterli ödenek bulunup bulunmadığı kontrol edilir. (3) Tespit edilen ilgili tertipte ödenek yok ise, Bakanlık ile yapılan yazılı/sözlü görüşme neticesinde ödenek temin edilip edilemeyeceği belirlenir. Ödenek temin edilemeyecekse talep ilgili servise iade edilir. 18

19 (4) Ödenek var ise, alınması istenilen hizmet için kurumca belirlenmiş rakamlar/fiyatlar tespit edilerek işin yaklaşık maliyeti belirlenir. SGB.Net sisteminden süreç başlatılarak Harcama Talimatı oluşturulur. (5) Alım işleminin avans limitleri içerisindemi yoksa kredilimi yapılacağı, kredili yapılacak ise kredi talepnamesi düzenlenip düzenlenmeyeceği tespit edilir. Kredi talepnamesi Harcama Yetkilisince imzalanır ve Muhasebe Müdürlüğüne gönderilerek kredi izninin verilmesi beklenir. (6) Harcama Talimatının alınması sonrası hem avanslarda hem de kredili işlemlerde SGB.Net ve KBS sistemlerinde Muhasebe İşlem Fişi düzenlenir. (7) Hizmet alımını yapacak yetkili mutemet avansın çekilmesine müteakip gerekli hizmeti satın alır. (8) Faturaları ve diğer belgeleri ödeme emri belgesine bağlayarak sıralı amirlerin parafı, gerçekleştirme görevlisinin imzası ve harcama Yetkilisinin onayına sunulur. Onay alındıktan sonra Ödeme Emri Belgesi, varsa avans bakiyesi Teslim Tutanağı ile imza karşılığında Muhasebe Müdürlüğüne teslim edilir. Satın Alma İşlemleri (l) Satın alma talebinin gelmesi ile süreç başlar. (2) Talep edilen mal/malzeme/hizmet tertibi tespit edilir ve ilgili tertipte yeterli ödenek bulunup bulunmadığı kontrol edilir. (3) Tespit edilen ilgili tertipte ödenek yok ise, Bakanlık ile yapılan yazılı/sözlü görüşme neticesinde ödenek temin edilip edilemeyeceği belirlenir. Ödenek temin edilemeyecekse talep ilgili servise iade edilir. (4) Ödenek var ise, alınması istenilen mal/malzeme/hizmet için piyasadan yada kurumlarca belirlenmiş fiyatlar yazılı/sözlü olarak tespit edilerek işin yaklaşık maliyeti belirlenir. SGB.Net sisteminden süreç başlatılarak Yaklaşık Maliyet Cetveli ve Harcama Talimatı oluşturulur. (5) Alım işleminin avans limitleri içerisindemi yoksa kredilimi yapılacağı, kredili yapılacak ise kredi talepnamesi düzenlenip düzenlenmeyeceği tespit edilir. Kredi talepnamesi Harcama Yetkilisince imzalanır ve Muhasebe Müdürlüğüne gönderilerek kredi izninin verilmesi beklenir. (6) Harcama Talimatının alınması sonrası hem avanslarda hem de kredili işlemlerde SGB.Net ve KBS sistemlerinde Muhasebe İşlem Fişi düzenlenir. Yalnız kredi müsaadesi gerektiren hallerde kredi izni alınmasından sonra Muhasebe İşlem Fişi düzenlenir. (7) Alımın piyasadan yapılacak olması halinde harcama talimatında harcama Yetkilisince görevlendirilmiş olan Piyasa Fiyat Araştırması yapmakla görevli personel tarafından piyasa fiyat araştırması yapılarak tutanak düzenlenir ve görevlilerce imzalanır. (8) Alımın Resmi Kurumdan temin edilmesi durumunda ilgili kuruma resmi yazı yazılır. 19

20 (9) Fiyatı uygun görülen firmaya yazılı/sözlü olarak mal/malzeme/hizmetin teslim edilmesi bildirildikten sonra mal ve malzemeler için Muayene ve Kabul Komisyonu, hizmet alımları için Hizmet İşleri Kabul Komisyon Tutanağı düzenlenerek teslim alınır. (10) Mal ve malzeme alımları için Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisince Taşınır İşlem fişi düzenlenir. (11) Sürece ait tutanaklar ve diğer evraklar Ödeme Emri Belgesine bağlanarak sıralı amirlerin parafı, gerçekleştirme görevlisinin imzası ve harcama Yetkilisinin onayına sunulur. Onay alındıktan sonra Ödeme Emri Belgesi Teslim Tutanağı ile imza karşılığında Muhasebe Müdürlüğüne teslim edilir. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Sorumluluk MADDE 28 - (1) Personel Müdürlüğü görev alanına giren iş ve işlemlerin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesinden ve bu kapsamda bir üst yöneticisinin bilmesi gereken hususları bildirmekten tüm personel sorumludur. (2) Personel Müdürü ve diğer yöneticiler; a) Görev alanına giren iş ve işlemlerin mevzuata ve Personel Müdürlüğünce belirlenen ilke ve prensiplere uygun bir şekilde yerine getirilmesinden, b) Mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından, c) Kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından, ç) Görev ve yetki devrinin gerekmesi halinde sınırlarının açıkça ve yazılı olarak belirtilmesinden ve mevzuata aykırı olmamasından sorumludur. İzleme MADDE 29 - (1) Servislere gelen evrakın izlenebilmesine esas olmak üzere Evrak Modülünden aylık olarak alınan rapor Evrak Servisi tarafından yöneticilere sunulur. (2) Personel Müdürlüğü çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla Personel Müdürlüğü Servis Toplantı İlkeleri çerçevesinde Personel Müdürü, Personel Müdür Yardımcısı ve Servis sorumlularının katılımıyla üçer aylık dönemlerde bir defadan az olmamak 20