TEMEL SÜREÇLERİN SINIFLANDIRILMASI TABLOSU

Transkript

1 TEMEL SÜREÇLERİN SINIFLANDIRILMASI TABLOSU OPERASYONEL SÜREÇLER YÖNETİM ve DESTEK SÜREÇLER 1- İZİN SÜRECİ - Üretim İzni Süreci - İthalat İzni Süreci - Orkinos İzin Süreci - Tahsis Değişikliği İzni Süreci - CITES izni Süreci - Balık Geçidi Uygunluk Talebi İzin Süreci - ÇED Kapsamında Araştırma izin süreci - Balıkçı Barınakları Süreci - Amatör Balıkçılık Yarışması İzni Süreci - Araştırma İzni Verilmesi Süreci 2- DESTEKLEME SÜRECİ - Tarımsal Desteklemeler (Su Ürünleri) Süreci 3- KONTROL SÜRECİ - Yerinde Kontrol Süreci - Balıkçı Barınaklarının Denetim ve İzleme Süreci 4- VERİ DEĞERLENDİRME SÜRECİ - Veri Toplama Süreci - Veri Analiz ve Değerlendirme Süreci 5- PROJE YÖNETİMİ SÜRECİ - Proje Yürütme Süreci - Proje İzleme Süreci 6- MEVZUAT HAZIRLAMA ve UYGULANMASINI SAĞLAMA SÜRECİ - Mevzuat Hazırlama Süreci - Mevzuatın Uygulanmasını Sağlama Süreci 7- SATINALMA SÜRECİ - Doğrudan Temin Yöntemiyle Satınalma Süreci - İhale Yöntemiyle Satınalma Süreci - Devlet Malzeme Ofisi (DMO) Satınalma Süreci - Taşınır Kayıt Kontrol İşlemleri Süreci 8- İDARİ İŞLER SÜRECİ - Gelen/Giden Evrak İşlemleri Süreci - Arşiv İşlemleri Süreci 9- MALİ İŞLER SÜRECİ - Maaş İşlemleri Süreci - Diğer Ödemeler Süreci - Yolluk İşlemleri Süreci 10- BÜTÇE SÜRECİ - Bütçe Hazırlama Süreci - Bütçe Uygulama Süreci - Performans Programı ve PEB Hazırlama Süreci - Ön Mali Kontrol Süreci 11- İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ SÜRECİ - İnsan Kaynakları Planlama ve Değerlendirme Süreci - Bireysel Performans Değerlendirme Süreci - Eğitim ve Geliştirme Süreci - Personel İşlemleri Süreci - Halkla İlişkiler Süreci - Sistem Destek Süreci 12- İÇ KONTROL SÜRECİ - İç Kontrol Sisteminin Kurulması Süreci - İç Kontrol Sisteminin İzlenmesi Süreci BSGM.İKS.TBL.008 Revizyon No: 00

2 TEMEL SÜREÇLERİN SINIFLANDIRILMASI TABLOSU BSGM.İKS.TBL.008 Revizyon No: 00

3 BALIKÇILIIK VE SU ÜRÜNLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TEMEL SÜREÇ KONTROL SÜRECİ Süreç No: 03 1.Yerinde Kontrol Süreci SÜREÇLER 2.Balıkçı Barınaklarının Denetim ve İzleme Süreci 1. Yerinde Kontrol Süreci 2.Balıkçı Barınaklarının Denetim ve İzleme Süreci 1.1. Ön Hazırlık Süreci 2.1. Başvuru Süreci ALT SÜREÇLER 1.2. Uygulama Süreci 2.2. İnceleme Süreci SÜREÇ ADIMLARI Şikâyet dilekçesinin birime ulaşması (veya mevzuata uygun rutin kontroller gereği) Uzman personelce durumun değerlendirilmesi ve denetim yapılmasına karar verilmesi Projeye veya projedeki sözleşmeye dayalı yetiştiricilik faaliyeti yapan müteşebbis bilgilerinin incelenmesi Denetim formlarının hazırlanması Denetim görev olurlarının alınması Tarım İl Müdürlüğüne gidilerek mevzuata uygun denetimin yerinde gerçekleştirilmesi Yapılan denetim ile ilgili bulguların denetim formlarına aktarılması Denetim sonucu elde edilen bulguların değerlendirilmesi İl Müdürlüklerinden balıkçı barınaklarıyla ilgili yıllık raporun Genel Müdürlüğüme gelmesi Genel Müdürlükçe bu raporların izleme ve denetim formlarına işlenmesi Uzman personelce İzleme ve Denetim Formlarının değerlendirilmesi Barınakta bakım ve onarım ve tarama ihtiyacı varsa barınağın bakım, onarım ve tarama ihtiyacının Ulaştırma Bakanlığı (DLHİ Genel Müdürlüğü) ne bildirilmesi Barınakta bakım, onarım ve tarama ihtiyacı yok ise evrakların dosyalanması 1

4 TEMEL SÜREÇ VERİ DEĞERLENDİRME SÜRECİ Süreç No: Veri Toplama Süreci SÜREÇLER 2. Veri Analiz Süreci 3. Değerlendirme ve Raporlama Süreci 1. VERİ TOPLAMA SÜRECİ 2. VERİ ANALİZ SÜRECİ 3. DEĞERLENDİRME ve RAPORLAMA SÜRECİ ALT SÜREÇLER 1.1. Veritabanı Oluşturma Süreci 2.1. Veri Analiz Süreci 3.1. Değerlendirme Süreci 3.2. Raporlama Süreci SÜREÇ ADIMLARI Su Ürünleri kaynaklarının geliştirilmesi, üretim ve verimliliğin artırılması, sürdürülebilir verimlilikte kullanılması amacıyla oluşturulmuş kayıt sistemlerine (SKS,SUBİS vb.) ilgili verilerin girilmesinin sağlanması İl ve İlçe Tarım Müdürlüklerinin mevcut kayıt sistemlerine girmiş oldukları verinin incelenmesi Veriyi gönderen birimle sürekli iletişim kurularak verinin kontrol edilmesi ve gerekli düzeltmelerin yapılması Kayıt sistemleri dışındaki bilginin ilgili kurum/kuruluş veya web sitelerinden temin edilmesi Verinin analiz edilebilecek formata dönüştürülmesi Toplanan verinin sınıflandırılması Verinin doğruluğunun kontrol edilmesi Varsa eksikliklerin giderilmesi ve düzeltmelerin yapılması Sınıflandırılan verinin kullanım türüne göre gerekli bilgi/belgenin (bilgi notu, sunum, soru önergelerine cevap, proje metni, üretim veya destekleme politikalarının belirlenmesi vb.) hazırlanması Amacına göre hazırlanan bilgi/belgenin ilgilisine sunulması veya çalışmalarda kullanılmak üzere hazır bulundurulması Yapılan analizler doğrultusunda yorumlar yapılarak raporun hazırlanması Raporun ayrıntılarının Üst Makama sunulması Üst Makamdan gelen geri bildirimler doğrultusunda gerekli düzeltmeler yapılarak raporun tamamlanması ve ilgili bölüme iletilmesi 1

5 TEMEL SÜREÇ PROJE YÖNETİMİ SÜRECİ Süreç No: Proje Hazırlama Süreci 2. Proje Yürütme Süreci SÜREÇLER 3. Proje İzleme ve Değerlendirme Süreci 1. PROJE HAZIRLAMA SÜRECİ 2. PROJE YÜRÜTME SÜRECİ 3. PROJE İZLEME VE DEĞERLENDİRME SÜRECİ 1.1 Ön Etüt Süreci 2.1. Yıllık Faaliyet Planının Oluşturulması Süreci 3.1. Proje İzleme Süreci ALT SÜREÇLER 1.2 Proje Metninin Hazırlanması Süreci 2.2. Proje Uygulama Süreci 3.2. Proje Değerlendirme ve Sonuçlandırma Süreci 1.3 Projenin Onaylanması Süreci SÜREÇ ADIMLARI Ülkesel Kalkınma Planları ve Bakanlığın Stratejik plan ve hedeflerine uygun olarak proje fikrinin oluşturulması Proje için gerekli olan Verinin derlenmesi Proje amaç ve hedeflerinin belirlenmesi Proje Taslak Metninin oluşturulması Kalkınma Bakanlığı Fizibilite formatına uygun olarak proje metninin hazırlanması SGB aracılığı ile proje teklifinin Kalkınma Bakanlığına sunulması Proje Teklifinin Kalkınma Bakanlığı nda yapılan toplantılarda savunulması ve fon kaynaklarının belirlenmesi Proje Finansmanı Dış Kaynaklı ise proje teklifinin Yıllık Faaliyet Planı doğrultusunda bütçe teklifinin yapılması Dış Kaynaklı Projelerde hazırlanan Yıllık Faaliyet Planının finansör kuruluş onayının alınması Teklif edilen bütçenin onaylanması ve resmi gazetede yayınlanması Projenin paydaşlara ve faydalanıcılara tanıtımının yapılması Proje Uygulayıcılarının eğitiminin gerçekleştirilmesi Proje girdilerinin ve ofis malzemelerinin temin edilmesi Proje faaliyetlerinin gerçekleşme takip ve kontrollerinin yapılması Gerekli onayların alınarak hak ediş ödemelerinin yapılması Başlangıç durum tespitinin yapılması Proje İzleme Kriterlerinin ve göstergelerin belirlenmesi Dönemler halinde belirlenen kriterlere göre faaliyet verilerinin takip edilmesi Proje harcamalarının üçer aylık dönemler halinde takip edilmesi İlerleme Raporlarının düzenlenmesi Proje yürütücüsü paydaşlarla yıllık değerlendirme toplantılarının yapılması Yıllık Değerlendirme Raporlarının hazırlanması Değerlendirme raporlarının Kalkınma Bakanlığı, Ekonomi Bakanlığı ve Finansör Kuruluşlara gönderilmesi Proje izleme kriterlerinde 1

6 Finansör kuruluş nezdinde değerlendirilmesi Kalkınma Bakanlığı ve Dış Kaynaklı Finansör kuruluşlar tarafından yapılan incelemelerden sonra revizyon yapılması Kalkınma Bakanlığı nın uygun görüşünün alınarak Yüksek Planlama Kuruluna sunulması Dış Kaynaklı Projelerin Finansör Kuruluşun onayına sunulması Bakanlar Kurulu Kararının alınması Kararın Resmi Gazete de yayınlanması belirlenen hedefler doğrultusunda ara dönem değerlendirme raporlarının hazırlanması ve Kalkınma Bakanlığı, Ekonomi Bakanlığı ve Finansörlere sunulması Proje kapanış raporlarının hazırlanması ve Kalkınma Bakanlığı, Ekonomi Bakanlığı ve Finansörlere sunulması Proje kapanış toplantısının yapılması Projenin kapanışından 2 veya 3 yıl sonra proje sahasında yürütülen faaliyetlerin sürdürülebilirliğin tespit çalışmalarının yapılması ve raporlanması 2

7 TEMEL SÜREÇ SÜREÇLER MEVZUAT HAZIRLAMA ve UYGULANMASINI SAĞLAMA SÜRECİ Süreç No: Mevzuat Hazırlama Süreci 2. Mevzuatın Uygulanmasını Sağlama Süreci 1. MEVZUAT HAZIRLAMA SÜRECİ 2. MEVZUATIN UYGULANMASINI SAĞLAMA SÜRECİ 1.1. Araştırma Süreci 2.1. Bilgilendirme Süreci ALT SÜREÇLER 1.2. Taslak Oluşturma Süreci 1.3. Yayınlama Süreci Balıkçılık ve Su Ürünleri sorunlarının çözümü ve yeni politikaların oluşturulması yönelik mevzuat (kanun, tüzük, yönetmelik, tebliğ, kararname) hazırlama/değişiklik taleplerinin gelmesi Konu ile ilgili mevcut mevzuatın taranması Aksaklıkların giderilmesine yönelik paydaşlarla yapılan toplantılarda görüş ve önerilerin alınması Uygulama birliğinin sağlanması amacıyla mevzuat uygulayıcılara gerekli talimatların yazılı olarak gönderilmesi Gerektiğinde toplantı, eğitim vb. faaliyetlerin düzenlenmesi Uygulayıcıların talep, görüş ve önerilerin alınması Yapılan araştırma ve değerlendirmeler doğrultusunda mevzuat hazırlama yönetmeliği çerçevesinde taslak metnin oluşturulması SÜREÇ ADIMLARI Oluşturulan taslak metnin paydaşların görüşüne sunulması Alınan görüşler doğrultusunda yeni düzenlemelerin yapılması Konu ile ilgili mevzuatı bulunan diğer kurum ve kuruluşların görüşüne sunulması Alınan görüşler doğrultusunda taslak metne son halinin verilmesi Son halini alan taslak metnin alınan görüşlerle birlikte Hukuk Müşavirliğine gönderilmesi Hukuk Müşavirliğince gerekli kontrolleri yapılan taslak metnin makama sunulması Varsa değişikliklerin yapılması Son taslak metnin Hukuk Müşavirliği kanalı ile Başbakanlık Kanunlar ve Kararnameler Genel Müdürlüğüne gönderilmesi 1

8 Mevzuatın Resmi Gazetede yayınlanıp yayınlanmadığının takip edilmesi Resmi Gazete de yayınlanan mevzuatın paydaşlara duyurulması 2

9 TEMEL SÜREÇ SATINALMA HİZMETLERİ SÜRECİ Sü SÜREÇLER 1. İhale Usulüne Tabi Satınalma İşlemleri Süreci 2. Doğrudan Temin Usulüne Tabi Satınalma İşlemleri Süreci 3. DMO Satınalma İşlemleri Süreci 4. Taşınırların Kayıt Altına Alınma Süreci 1.İHALE USULÜNE TABİ SATINALMA İŞLEMLERİ SÜRECİ 2.DOĞRUDAN TEMİN USULÜNE TABİ SATINALMA İŞLEMLERİ SÜRECİ 3.DMO SATINALMA İŞLEMLERİ SÜRECİ 4.TAŞINIRLARIN KAYIT ALTINA ALINMA SÜRECİ ALT SÜREÇLER 1.1. Açık İhale Usulü Süreci 1.2. Belli İstekliler Arasında İhale Usulü Süreci 1.3. Pazarlık Usulü İhale Süreci 2.1. Doğrudan Temin Usulü ile hizmet alımı Süreci 2.2. Doğrudan Temin Usulü ile Satınalma Süreci 3.1. İhtiyacın DMO Kataloğundan Karşılanması Süreci 4.1. Mal Teslim Alma Süreci 4.2. Taşınır Kayıt ve kontrol Hizmetleri Talep Karşıla 4.3. Yıl Sonu Terkin ve Mal Sayımı Süreci SÜREÇ ADIMLARI İhtiyacın tespiti ve teknik şartname hazırlanması Yaklaşık maliyetin tespiti İhale dokümanının hazırlanması İhale onayının alınması İhale kayıt numarası alınması İhale aşaması (Açık İhale tekliflerinin toplanması ve ön Gelen yazının sorumlu tarafından satın alma sorumlusuna havale edilmesi Alım için bütçe tertibi ödenek durumuna bakılması Alım için ödenek olmadığının harcama birimine yazı ile bildirilmesi ve talep yazısının arşivde dosyaya kaldırılması Yaklaşık maliyetin hazırlanması İhale onay belgesi düzenlenmesi Harcama Yetkilisine (İhale Yetkilisi) İhtiyaç talep formunun Sorumluluğa gelmesi İhtiyaç listesinin DMO kataloğundan karşılanıp karşılanmayacağının tespit edilmesi DMO alımı için kredi talepnamesi, Harcama Talimatı, Muhasebe İşlem Fişi, Alınacak Malzemelerin listesinin Satınalma birimi tarafından düzenlenen fatura ve muayene kabul komisyonu olurlarının Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisine gelmesi Malın kontrol edilerek depoya alınması Fatura bilgilerine göre SGB.net programına mal girişlerinin yapılması Taşınır işlem fişinin teslim eden (Satınalma Memuru) ve teslim alan (Taşınır 1

10 değerlendirme) Kesinleşen ihale kararının isteklilere bildirilmesi Kesinleşen ihale kararında ismi geçen isteklinin sözleşmeye davet edilmesi Sözleşme imzalanması Belli İstekliler Arasında İhale Ön yeterlilik ve İhale Dokümanının Hazırlanması Belli İsteklilerin (Diğer) Tekliflerinin Toplanması ve Ön Yeterlilik Değerlendirmesinin Yapılması Belli İstekliler Arasında İhale Tekliflerinin Alınması ve Teknik Değerlendirmenin Yapılması Belli İsteklilerin Tekliflerinin Değerlendirilmesi ve Karar Alınması Belli İstekliler Arası İhale Sözleşmesi Satınalma Hizmetinin Gerçekleşmesi imzaya sunulması Komisyon tarafından 2.tekliflerin alınması ve en düşük teklif veren firmaya ihalenin verilmesi, SGB. net ten piyasa fiyat araştırma tutanağının düzenlenmesi Sözleşme yapılmayacaksa ödemeler bazında hizmet işleri kabul tutanağının düzenlenmesi Sözleşme yapılacaksa firmanın mevzuatta belirlenen oranda sözleşme bedelinin damga vergisini saymanlığa yatırması Sözleşme düzenlenmesi ve imzalanması Götürü bedel/birim fiyat tutanağının düzenlenmesi Ödemeler bazında hizmet işleri kabul tutanağının düzenlenmesi Ödemeler bazında hak ediş raporunun düzenlenmesi Hakediş raporlarının düzenlenmesi ve Harcama Yetkilisinin onayına sunulması Hakediş icmalinin düzenlenmesi Firma tarafından düzenlenen faturanın satınalma tarafından ödenmesi Mal talep yazılarının satınalma birimine gelmesi hazırlanması DMO mallarının alınması ve kabul edilmesi DMO kredi talepnamesinin kapatılması Kayıt ve Kontrol Yetkilisi) tarafından imzalanarak dosyaya kaldırılması Birimlerden gelen taşınır istek belgesinin veya resmi talep yazısının Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisine ulaştırılması Talep edilen malzemenin stok durumunun SGB.net programından kontrol edilmesi Malzeme yoksa olmayan malzemenin Sorumluya bildirilmesi Demirbaş malzemesi ise talebin karşılanması Zimmet senedinin malzeme teslim edilecek kişiye imzalattırılması Malzemenin kişiye teslim edilmesi Tüketim malzemesi ise talebin karşılanması Taşınır işlem fişinin kişiye imzalattırılması Alım için bütçe tertiplerinde ödenek 2

11 Talep yazılarının satın alma birimine gelmesi Alım için ödenek kontrolünün yapılarak, yeterli ödenek varsa alıma karar verilmesi, yeterli ödenek yoksa ilgili birime bildirilmesi Yaklaşık maliyete göre alımın pazarlık usulü ile yapılacağına karar verilerek ihale onay belgesinin alınması Piyasa fiyat araştırması yapılarak yaklaşık maliyetin çıkarılması (SGB.net) İhale dokümanı hazırlama komisyonu kurularak, ihale dokümanlarının hazırlanması Kamu İhale Kurumunun web sayfasından ihale numarasının alınması Firmalara ihaleye katılmaları için davet yazısının yazılması ve isteklilere ihale dokümanının satılması (Saymanlıktan edinilecek makbuz karşılığı) İhale komisyonunun oluşturulması ve komisyona ihale dokümanlarının verilmesi İhale tekliflerinin ihale olup olmadığının kontrol edilmesi İlgili birime ödeneğin olmadığının bildirilmesi Fiyat araştırma komisyonunun kurulması Fiyat araştırma komisyonunun Yaklaşık Maliyet Cetvelini onaylaması Piyasadan alınacak en az 3 teklifin SGB. Net e girilmesi sonunda yaklaşık maliyetinin belirlenmesi Piyasa fiyat araştırmasının yapılması Mal ile ilgili ihale onay belgesinin SGB.net üzerinden düzenlenerek çıktısının alınması İhale onay belgesinin Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından onaylanması tekliflerin alınması için piyasa fiyat araştırmasının yapılması SGB.net üzerinden piyasa fiyat araştırma tutanağı düzenlenerek çıktısının alınması Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağının, Fiyat Araştırma Komisyonu tarafından onaylanması En uygun teklif verenden alıma karar verilmesi Muayene kabul komisyonunun Malzemenin kişiye teslim edilmesi Merkez saymanlığa üç ayda bir tüketim raporu gönderilmesi Terkin ve Sayım Komisyonu olur yazısının Taşınır Kayıt ve Kontrol yetkilisine gelmesi Bütün taşınır ve demirbaşların sayımının yapılması Eksik veya fazla yok ise 31 Aralıkta sayım yapılarak 13 (Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli) ve 14 No lu (Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli) cetvellerinin oluşturulması Cetvellerin iki hafta içinde üst yazı ile Saymanlığa ve Sayıştay a bildirilmesi Yıl Devri Taşınır İşlem Fişlerinin düzenlenerek yılın kapatılması Fazla var ise Taşınır İşlem Fişinin düzenlenip saymanlığa bildirilmesi Fazla olan miktarın hesaba geçmesinin sağlanması 3

12 saatinden önce imza karşılığı teslim alınması İhale komisyonunun istekliler huzurunda ihale zarflarını kontrol etmesi, isteklilerin sunduğu belgelerle, tekliflerin açıklanması ve tutanakların bir suretinin imza karşılığı isteklilere verilmesi, zarfı uygun olmayanların elenmesi İsteklilerin evrakları incelenerek uygun olmayanların elenmesi ve kalan isteklilerden son fiyat tekliflerinin istenmesi Son fiyat tekliflerinin alınması ve istekliler önünde yaklaşık maliyetle birlikte açıklanması İhale komisyonunca ihale karara bağlanarak kararın ihale yetkilisinin onayına sunulması Onaylanan/iptal edilen ihale kararının tüm isteklilere bildirilmesi İhaleyi kazanan isteklinin sözleşmeye davet edilerek sözleşmenin imzalanması kurulması Malların uygunluk kontrolünün muayene kabul komisyonu tarafından yapılması Mallar alım için uygun değilse malların uygun olanının temin edilmesinin sağlanması Mallar uygun ise malların muayene kabul komisyonu tarafından teslim alınması Tutanak tutularak malların ambara girişinin sağlanması Fatura karşılığı malların bedelinin ödenmesi Eksik veya fazla yok ise 31 Aralıkta sayım yapılarak 13 (Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli) ve 14 No lu (Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli) cetvellerinin oluşturulması Cetvellerin iki hafta içinde üst yazı ile Saymanlığa ve Sayıştay a bildirilmesi Yıl Devri Taşınır İşlem Fişlerinin düzenlenerek yılın kapatılması Eksik var ise sebebinin araştırılması Eksik sebebinin tutanağa bağlanması ve ilgili personel tarafından imzalanması Fiyat tespit komisyonunun kurulması Komisyon tarafından eksik malzemenin fiyatının belirlenmesi Tutanağa ve belirlenen fiyata istinaden müsteşarlıktan olurunun alınması 4

13 TEMEL SÜREÇ İDARİ İŞLER SÜRECİ Süreç No: Evrak İşlemleri Süreci SÜREÇLER 2. Arşiv İşlemleri Süreci 1. EVRAK İŞLEMLERİ SÜRECİ 2. ARŞİV İŞLEMLERİ SÜRECİ 1.1.Gelen Evrak Süreci 2.1. Arşive Gelen Evrakın Yıllara Göre Klasör Hazırlama Süreci ALT SÜREÇLER 1.2. Giden Evrak Süreci 2.2. Evrakın Muhafaza Edilmesi Süreci 2.3. Bölümde Bekleme Süresini Tamamlayan Evrakın Kurum Arşivine Verilmesi Süreci SÜREÇ ADIMLARI Bölüm içi veya dışından evrak gelmesi Bölüm dışından gelen evrakın bölümlere göre tasnifinin yapılması Bakanlığa bağlı diğer bölümlerden gelen evrakların ilgili bölümlere havalesi ve bilgisayar ortamında transferinin yapılması Acele, günlü, kişiye özel, gizli ibaresi bulunan ve önem arz eden evrakların ayrımı yapılarak arza sunulması ve arz sonucu karara bağlanan bu evraklarında ilgili yerlere havalesi ve bilgisayar ortamında transferinin yapılması Havale ve transfer edilen evrakların ilgili bölümlere dağıtımlarının yapılması Genel Müdürlük bünyesindeki ilgili bölümlerce işlemi tamamlanıp bilgisayar ortamında tarih ve sayısı verilerek çıkış kaydı yapıldıktan sonra İdari İşler ve Koordinasyon Daire Başkanlığına gönderilen evraklar Bakanlık ve birim bünyesindeki ilgili bölümlere zimmet karşılığında teslim edilmesi Evrakın kayıt altına alınması Evrakın gideceği kuruma göre tasnifinin yapılması Bakanlık içi kurumlara zimmet karşılığı elden teslim edilmesi Evrak Kurum dışına gidecek ise Bakanlık Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı na gönderilmesi Bölümlerden arşivlenecek evrak ve ekindeki malzemenin gelmesi Evrakın ve ekinin üzerindeki bölümü, yılı ve kod numarasına klasörlerin hazırlanması Evrakın ve ekinin klasörlere (gizli evraklara gizlilik kaşesi basılarak) takılması Evrakın ve eklerinin yasal süre sonuna kadar arşivde muhafaza edilmesi Bekleme süresini dolduran evrakın kurum arşivine devredilmesi Evrak Kurum arşivine gönderilecekse zimmet ile teslim edilmesi, kurum arşivinden imha için personel talep edilmesi ve talebin karşılanması Revizyon Tarihi:

14 Revizyon Tarihi:

15 TEMEL SÜREÇ MALİ İŞLER SÜRECİ Süreç No: Maaş İşlemleri Süreci 2. Diğer Ödemeler Süreci SÜREÇLER 3. Yolluk İşlemleri Süreci 1. MAAŞ İŞLEMLERİ SÜRECİ 2. DİĞER ÖDEMELER SÜRECİ 3. YOLLUK İŞLEMLERİ SÜRECİ ALT SÜREÇLER 1.1. Maaş Süreci 2.1. Fatura Ödemeleri Süreci 3.1. Personel Yurtiçi Görev Yollukları Süreci SÜREÇ ADIMLARI Personel maaş programında ay içerisinde personele ilişkin değişiklik (Mahkeme İcra İlamları, Mahkeme Nafaka İlamları, Lojman Tahsis Bilgileri, Terfi Kararları, İzin ve Rapor Durum Listesi, Atama Kararları, Nakil Belgeleri, vb.) olup olmadığına bakılması Say2000 de personel maaş hesaplatma işlemlerinin yapılması Maaşlara ilişkin ödeme emri ve eklerinin düzenlenmesi ve dökümlerinin alınması İlgili onayların alınmasından sonra ödeme emri ve eklerinin Merkez Saymanlığa gönderilmesi Maaş alacak personel listesinin ve miktarların elektronik ortamda bankaya gönderilmesi İlgili faturaların HYS Sistemi üzerinden Genel Müdürlüğe gelmesi Faturaların ilgili yönetici tarafından onaylanması Telefon ve İnternet faturalarına Görüşmeler Resmidir kaşesinin vurulması İlgili faturaların Kamu Hesapları Bilgi Sistemine girişinin yapılması ve ilgili firmaya yönelik ödeme emri düzenlenmesi İlgili onayların alınmasından sonra faturaların ve ödeme emri belgelerinin Merkez Saymanlığa gönderilmesi Personelin Görevlendirme Onayı ve Görev Yolluğu Bildirimi ile İdari ve Mali İşler bölümüne gelmesi Belgelerin Maaş ve Diğer Ödemeler Memuru tarafından incelenmesi ve avans talebi olan yolluklar için harcama talimatı ve muhasebe işlem fişinin düzenlenmesi, avans talebi olmayan yolluklar için SGB.NET sisteminden ödeme emri belgesinin düzenlenmesi Avans talebi olmayan yolluklar için HYS sisteminden ödeme emri belgesinin düzenlenmesi Belgeler için ilgili onayların alınmasından sonra Merkez Saymanlığa gönderilmesi Maaş ödemelerinden sonra Maaş ve Diğer Ödemeler Memuru tarafından ilgili kurumlara (SGK, Emekli Sandığı, SSK) personelin emeklilik kesintilerinin internet ortamında gönderilmesi 1

16 TEMEL SÜREÇ BÜTÇE SÜRECİ Süreç No: Bütçe Hazırlama Süreci SÜREÇLER 2. Bütçe Uygulama Süreci 3. Performans Programı ve PEB Hazırlama Süreci 4. Ön Mali Kontrol Süreci 1. BÜTÇE HAZIRLAMA SÜRECİ 2. BÜTÇE UYGULAMA SÜRECİ 3. PERFORMANS PROGRAMI VE PEB HAZIRLAMA SÜRECİ 4. ÖN MALİ KONTROL SÜRECİ 1.1. Bütçe Çağrısı Süreci 2.1. Ayrıntılı Harcama Programı Hazırlama ve Onaylama Süreci 3.1. Performans Programı Hazırlama Süreci 4.1. İhale Usulleri ile Yapılacak Alımlarda Ödemelerin Kontrol Süreci ALT SÜREÇLER 1.2. Bütçe Hazırlama Rehberine göre Cari ve Yatırım Bütçe Hazırlama Süreci 2.2. Cari ve Yatırım Nitelikli Bütçe İşlemleri Süreci 3.2.Performans Esaslı Bütçe Hazırlama Süreci 4.2. Doğrudan Temin Yöntemi ile Yapılacak Alımlarda Ödemelerin Kontrol Süreci Sayılı Devlet Memurları Kanununa Göre Yapılacak Ödemelerde Kontrol Süreci Sayılı Harcırah Kanununa Göre Yapılacak Ödemelerde Kontrol Süreci SÜREÇ ADIMLARI Kurum içi bütçe hazırlama çalışmalarının bütçe çağrısındaki ilke ve yöntemlere göre Daire Başkanlıklarına duyurulması Kurum içi bütçe hazırlama çalışmalarının başlatılması Bütçe Kanunu ile birlikte AHP nin hazırlanması için SGB den talep yazısının gelmesi AHP nin 3 er aylık dilimler halinde hazırlanması ve yazı ile SGB ye gönderilmesi Genel Müdürlüğe bağlı birimlerin Performans Programı ve Performans Esaslı Bütçe çalışmalarında yer almak üzere birim ekiplerinin oluşturulması Performans Programı ve Performans Esaslı Bütçe hazırlanması için hazırlık çalışmalarının yapılması Stratejik planda yer alan amaç ve hedeflerin İdarece tespit edilen ihtiyaçların yapılan alım ile uygunluğunun kontrol edilmesi İhale konusu alıma ilişkin ihale onay belgesinin usulüne uygun düzenlenip düzenlenmediğinin kontrol edilmesi Alıma ilişkin 1

17 Hazırlık çalışmaları kapsamında Daire Başkanlıklarındaki ilgili personel ile toplantılar yapılması Birimlerden gelen cari ve yatırım nitelikli bütçe tekliflerinin Orta Vadeli Mali Plan (OVMP) çerçevesinde değerlendirilmesi Birimlerden gelen cari ve yatırım nitelikli bütçe tekliflerinin OVMP ye göre şekillendirilmesi Konsolide edilen tekliflerin SGB ye gönderilmesi Bütçe hazırlama rehberinin yayınlanması Yatırım hazırlama rehberinin yayınlanması Birimlerden gelen AHP ye uygun ödenek gönderme belgelerinin e-bütçe üzerinden onaylanıp sisteme girişinin yapılması Tenkis İşlemleri Revize İşlemleri Ek Ödeme ihtiyaçlarının değerlendirilmesi Kesin hesabın hazırlanıp Maliye Bakanlığı na sunulmak üzere SGB ye gönderilmesi Bütçe Kanunu ile kesinleşen ödeneklerin ilgili birimler tarafından (uygulayıcı birim) dağılımlarının yapılması önceliklendirilmesi Faaliyet ve projelerine ilişkin maliyetlerin tespit edilmesi Kaynakların belirlenmesi ve bütçelerin hazırlanması Maliye Bakanlığı nın Performans Programı Hazırlama Rehberinde yer alan tabloların doldurularak e-bütçe üzerinden girişlerinin yapılması ve SGB ye gönderilmesi Cari yılsonu performans kitapçığının Maliye Bakanlığı ve Sayıştay a gönderilmesi yaklaşık maliyet ve eki cetvellerin uygunluğunun kontrol edilmesi İhale dokümanının birbirleriyle ve ilan ile uyumunun kontrol edilmesi İhaleye ilişkin ilanın mevzuat çerçevesinde belirlenen kriterlere uygun olarak yayımlanıp yayımlanmadığının kontrol edilmesi İhale yetkilisi tarafından mevzuata uygun olarak ihale komisyon üyeleri onaylarının alınıp alınmadığının kontrol edilmesi İdarece ihale sürecine ilişkin tutanak ve belgelerin usulüne uygun olarak düzenlenip düzenlenmediğinin kontrol edilmesi İsteklilerin ihale komisyonuna sunmuş olduğu teklif belgelerinin usulüne uygun olarak düzenlenip düzenlenmediğinin kontrol edilmesi İhale komisyonunca alınan kararların incelenmesi İhale komisyon kararının ihale yetkilisince onaylanıp onaylanmadığının kontrol edilmesi İhale kararının ilgililere usulüne göre tebliğ edilip edilmediğinin kontrol edilmesi İdare ve yüklenici tarafından sözleşme 2

18 imzalanmadan gerekli yükümlülüklerin yerine getirilip getirilmediğinin kontrol edilmesi Sözleşme tasarısının ihale dokümanı ile uyumluluğunun Kontrol edilmesi Ön mali kontrol yönergesinde belirlenen limitler dâhilinde Mali Hizmetler Birimine gönderilecek taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarının gönderilmesi İdare ile yüklenici arasında Sözleşmenin imzalanıp imzalanmadığının kontrol edilmesi Kontrol ve Kabul Komisyonları onaylarının alınıp alınmadığının kontrol edilmesi Mal, Hizmet veya yapım işi alımına ilişkin kontrol ve kabul tutanaklarının olup olmadığının kontrol edilmesi Yapılan alıma ilişkin idarenin bütçesine, ödenek durumuna, bütçe tertibine, AHP ye, Bütçe Mevzuatı ile diğer mevzuata uygun olup olmadığının kontrol edilmesi Kontrol Sonucunda ödeme emri belgesinin paraflanarak gerçekleştirme görevlisine gönderilmesi Gerçekleştirme görevlisinin ödeme emri belgesi üzerine kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür ibaresi 3

19 yazarak imzalaması ve harcama yetkilisine gönderilmesi Harcama yetkilisi tarafından ödeme emri belgesi imzalanarak ödenmek üzere Saymanlığa gönderilmesi İdarece tespit edilen ihtiyaçların yapılan alım ile uygunluğunun kontrol edilmesi Alıma ilişkin harcama talimatı/onay belgesinin usulüne uygun olarak alınıp alınmadığının kontrol edilmesi Piyasa Fiyat araştırmasını yapmış olanlara ilişkin onaylarının alınıp alınmadığının kontrol edilmesi, Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı ve eki teklif belgelerinin kontrol edilerek ilgililerce imzalanıp imzalanmadığının kontrol edilmesi Kamu İhale Kanununun 62 (ı) maddesi gereğince; 22/ d maddesi limitler dâhilinde yapılacak harcamaların yıllık toplamı idarenin bütçesine bu amaçla konulacak ödeneklerin %10 nu aşıp aşmadığının kontrol edilerek aşılmışsa Kamu İhale Kurulunun uygun görüşünün alınıp alınmadığının kontrol 4

20 edilmesi Tek kaynaktan yapılan alımlarda tek kaynaktan alıma ilişkin formun olup olmadığının kontrol edilmesi Kontrol ve Kabul Komisyonları onaylarının alınıp alınmadığının kontrol edilmesi Mal, Hizmet veya yapım işi alımına ilişkin kontrol ve kabul tutanaklarının olup olmadığının kontrol edilmesi Yapılan alıma ilişkin idarenin bütçesine, ödenek durumuna, bütçe tertibine, AHP ye, Bütçe Mevzuatı ile diğer mevzuata uygun olup olmadığının kontrol edilmesi Kontrol Sonucunda ödeme emri belgesinin paraflanarak gerçekleştirme görevlisine gönderilmesi Gerçekleştirme görevlisi tarafından ödeme emri belgesi üzerine kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür ibaresi yazılarak imzalaması ve harcama yetkilisine gönderilmesi Harcama yetkilisi tarafından ödeme emri belgesi imzalanarak ödenmek üzere Saymanlığa gönderilmesi Birimde görevli personelin aylık, vekâlet aylığı, zam ve tazminatlar, mevzuatında belirtilen diğer sosyal yardımlar 5

21 (doğum, ölüm, aile yardımı v.b.) fazla çalışma, ödül ve ikramiye, sözleşmeli personel ücretleri, sürekli ve geçici işçi ücretlerinin doğru hesaplanıp hesaplanmasının kontrol edilmesi Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde belirtilen giderin çeşidine göre kanıtlayıcı belgelerin usulüne uygun düzenlenip düzenlenmediğinin kontrol edilmesi Gerçekleştirme görevlisi tarafından ödeme emri ve eki belgeler, gerekli mevzuat kontrolüne tabi tutulduktan sonra Kontrol Edilmiş ve Uygun Görülmüştür şerhi düşülerek imzalaması ve harcama yetkilisine gönderilmesi Mali Hizmetler Biriminin Ön mali kontrolüne tabi olmayanlar Harcama Yetkilisi, ödeme emri belgesi ve ekleri üzerinde gerekli inceleme ve tetkikleri yaptıktan sonra imzalayarak ödenmek üzere muhasebe birimine gönderilmesi Mali Hizmetler Biriminin Ön mali kontrolüne tabi olanlar ise harcama yetkilisi tarafından imzalanmadan önce Ön Malî kontrol birimine gönderilmesi Mali Hizmetler Birimince Ön mali Kontrolü yapılıp 6

22 gönderilen ödemeye ilişkin ödeme emri belgesinin harcama yetkilisi tarafından imzalanması ve ödenmek üzere muhasebe birimine gönderilmesi Yurt içi ve yurt dışı geçici ve daimi görev yolluklarına ilişkin Harcama talimatı/onayının alınıp alınmadığının kontrolü ile giderlerin doğru hesaplanıp hesaplanmasının kontrol edilmesi Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde belirtilen giderin çeşidine göre kanıtlayıcı belgelerin usulüne uygun düzenlenip düzenlenmediğinin kontrol edilmesi Gerçekleştirme görevlisi tarafından ödeme emri ve eki belgeler, gerekli mevzuat kontrolüne tabi tutulduktan sonra Kontrol Edilmiş ve Uygun Görülmüştür şerhi düşülerek imzalaması ve harcama yetkilisine gönderilmesi Mali Hizmetler Biriminin Ön mali kontrolüne tabi olmayanlar Harcama Yetkilisi, ödeme emri belgesi ve ekleri üzerinde gerekli inceleme ve tetkikleri yaptıktan sonra imzalayarak ödenmek üzere muhasebe birimine gönderilmesi Mali Hizmetler Biriminin Ön mali kontrolüne tabi olanlar ise harcama yetkilisi 7

23 tarafından imzalanmadan önce Ön Malî kontrol birimine gönderilmesi Mali Hizmetler Birimince Ön mali Kontrolü yapılıp gönderilen ödemeye ilişkin ödeme emri belgesinin harcama yetkilisi tarafından imzalanması ve ödenmek üzere muhasebe birimine gönderilmesi 8

24 TEMEL SÜREÇ İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ SÜRECİ Süreç No: İnsan Kaynakları Planlama ve Değerlendirme Süreci 2. Bireysel Performans Değerlendirme Süreci 3. Eğitim ve Geliştirme Süreci 4. Personel İşlemleri Süreci SÜREÇLER 5. Halkla İlişkiler Süreci 6. Sistem Destek Süreci 1. İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMA VE DEĞERLENDİRME SÜRECİ 2. BİREYSEL PERFORMANS DEĞERLENDİRME SÜRECİ 3. EĞİTİM VE GELİŞTİRME SÜRECİ 4. PERSONEL İŞLEMLERİ SÜRECİ 5. HALKLA İLİŞKİLER SÜRECİ 6. SİSTEM DESTEK SÜRECİ ALT SÜREÇLER 1.1. İnsan Kaynakları Planlama Süreci 1.2. İnsan Kaynakları Değerlendirme Süreci 2.1. Temel Sorumluluk Alanlarını Belirleme Süreci 2.2. Bireysel Hedefleri Belirleme Süreci 3.1. Eğitim İhtiyacının Saptanması Süreci 3.2. Eğitim Planlarının Oluşturulması Süreci 4.1. Yolluk İşlemleri Süreci 4.2. İzin İşlemleri Süreci 5.1. Talep ve Şikâyetlerin Değerlendirilmesi Süreci 6.1. Sistem Destek Süreci

25 2.3. Yeterlilik Kriterlerinin Belirlenmesi Süreci 3.3. Eğitim Bütçesinin Hazırlanması Süreci 4.3. Göreve Başlama İşlemleri Süreci 4.4. Görevden Ayrılış İşlemleri Süreci 2.4. Uygulama Sistematiğinin Kurulması ve Değerlendirme Süreci 3.4. Eğitim Programlarının Hazırlanması, Gerçekleşmesi ve Değerlendirilmesi Süreci

26 SÜREÇ ADIMLARI Organizasyon kitabının hazırlanması İşgücü ihtiyacının belirlenmesi ve optimal çalışan sayılarının hesaplanması Mevcut çalışan sayısı ile optimal çalışan sayılarını gösteren tabloların hazırlanması İhtiyaç duyulan iş unvanlarına ait iş gereklerinin İş Tanımı ve Gerekleri Belgesi ve Eğitim/Deneyim Tablolarından çıkarılması İhtiyaç duyulan iş unvanlarının; işe alım, rotasyon, iş zenginleştirme, eğitim ve terfi yöntemleri kullanılarak giderilmesi İş Tanımı ve Gerekleri Belgelerinin hazırlanması Temel Sorumluluk alanlarının tüm bölümlerin katılımıyla belirlenmesi Birim yıllık faaliyet programı kişisel gelişim planı ve kariyer planlarından yola çıkılarak çalışanların eğitim ihtiyacının belirlenmesi için Eğitim İhtiyacı Formunun hazırlanması Eğitim ihtiyacı formunun doldurulmasının sağlanması Görevlendirilen kişinin yolluk belgesi için onay alınması Yolluk belgesinin hazırlanması Üretici, müteşebbis ve BİMER den talep ve/veya şikâyetlerin gelmesi Talep ve/veya şikâyetlerin kayda alınması Gelen talep ve/veya şikâyetlerin ilgili bölüme iletilmesi Talep ve/veya şikâyetlerin değerlendirilmesi Değerlendirme sonucunda talep veya şikâyet konusunun gereğinin yerine getirilmesi Talep veya şikâyet sahibine sonucun bildirilmesi Mevcut yazılımların ihtiyaçlara uygun şekilde geliştirilmesi Kullanıma alınan yazılımların işlevsel testlerinin yapılması Yazılımların güvenliğinin sağlanması Yazılımlara yönelik gereken donanım desteğinin sağlanması Bilgi teknolojileri ile ilgili kullanıcılardan gelen soru ve isteklerin alınması Gerekli değerlendirmelerin yapılması ve kullanıcılara bildirilmesi Elektronik ortamda üretilen verinin düzenli olarak yedeklemesi Doğru işe doğru insan ilkesinin gereklerini yerine getirerek insan kaynağını doğru yerde değerlendirebilmek amacıyla; görev envanteri ve İç Hareketlilik tablolarının Performans göstergeleri ve performans kriterlerinin tüm bölümlerin katılımıyla hazırlanması Bireysel hedeflerin tüm bölümlerin katılımıyla Bölümlerden gelen eğitim ihtiyacı formlarının konsolide edilmesi Yıllık eğitim planının hazırlanması Yıllık eğitim planının onaya sunulması İlgili bölüm amirinin sözlü onayından sonra personel yıllık izin talebini sözlü olarak personel memuruna iletilmesi Personelin yıllık izin bilgilerinin kontrol edilmesi Yıllık izin formunun

27 güncel olarak takip edilmesi ve uygulanması İnsan Kaynaklarını planlarken ve doğru yerde değerlendirerek çalıştırırken bireysel performans, Hizmetiçi eğitim, kariyer planını ve liyakat sistemi verilerinin değerlendirilmesi belirlenmesi doldurulması Doldurulan formun personele imzalatılması Yıllık izin formunun ilgili Daire Başkanı tarafından imzalanması Personel geçici görevli ise kadrosunun bulunduğu kuruma resmi yazı ile gönderilmesi, danışman ise izin formunun dosyasına kaldırılması

28 Bölümler bazında yeterlilik kriterlerinin belirlenmesi için ortak çalışmalar yapılması Bölüm yeterlik kriterlerinin bireysel performans değerlendirilmesine uygunluğunun test edilmesi Yıllık eğitim planı bütçesinin hazırlanması Eğitim Bütçesinin Üst yöneticinin onayına sunulması Personel Genel Müdürlüğü nce personelin geçici görevlendirme Onay ının ve işe başlayış yazısının gelmesi Personelin Kuruma gelmesi ve başlayışının yapılması Başlayan personelin kişisel bilgilerinin alınıp özlük dosyası çıkartılması Tebellüğ belgesi ile birlikte personelin geçici görevle başladığı resmi yazı ile kadrosunun bulunduğu kuruma bildirilmesi Personelin geçici görevle başladığının üst yazı ile bildirilmesi

29 Performans Değerlendirme formunun hazırlanması Formun işletilebilmesi için tüm çalışanlarla katılımcı toplantılarının yapılması Uygulama sistematiğinin kurulması Bireysel Performans Değerlendirme Eğitimlerinin verilmesi ve periyodik olarak tekrarlanması Eğitim programının hazırlanması Eğitim Programının Birim yöneticisinin onayına sunulması Eğitim programlarının gerçekleştirilmesi Eğitim gerçekleşme sürecinin değerlendirilmesi Raporlanması ve dokümante edilmesi Eğitim sonuçlarının çalışanların kariyer planlarına (sicil dosyalarına) eklenmesi Geçici görev süresinin bitiminde, Kurumun geçici görevi süresini uzatmaması, personelin ayrılış talebi olması, kadrosunun bulunduğu Birimden geçici görevlendirilmesinin sonlandırılması talebi, Kurumun personelin geçici görevi süresi bitmeden Kurumun iptal ettirmesi Geçici görevin iptal edilmesi için Personel Genel Müdürlüğü ne yazı yazılması veya süresinin bitiminde uzatılmaması Personel Genel Müdürlüğü geçici görev iptal onayının gelmesi Onayın personele tebliğ edilmesi Personelin üzerinde zimmet olup olmadığının kontrol edilmesi Zimmet yoktur formu düzenlenmesi Personelin ayrılışı resmi yazı ile gideceği kuruma iletilmesi

30 TEMEL SÜREÇ İÇ KONTROL SİSTEMİ SÜRECİ Süreç No: İç Kontrol Sisteminin Kurulması Süreci SÜREÇLER 2. İç Kontrol Sisteminin İzlenmesi Süreci 1. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN KURULMASI SÜRECİ 2. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN İZLENMESİ SÜRECİ ALT SÜREÇLER 1.1. Kurulma İşlemleri Süreci 2.1. İzleme İşlemleri Süreci SÜREÇ ADIMLARI Kontrol Ortamının oluşturulması için Kurumun Etik Beyannamesinin hazırlanması, mevcut durum tespitinin ve iş analizlerinin yapılması Tüm temel süreçlerin ve bunlara ait alt ve detay süreçlerin belirlenmesi ve süreç hiyerarşisinin oluşturulması, Süreç tanımlarının hazırlanması, Uygulayıcılar ve vatandaşlar/müşterilerden sürecin etkililiği ve etkenliği ile ilgili verilerin toplanması, süreçlerin değerlendirilmesi ve Süreçlerin performans göstergelerinin ve kritik kontrol noktalarının belirlenmesi İş akış şemalarının çizilmesi, kontrol/paraf/imza/onay noktalarının belirlenmesi Organizasyonel ve yönetsel süreçlerde yapının analizi ve gerekiyorsa yeniden tasarımı Genel ve Birim Organizasyon Şemalarının çizilmesi, İş Tanımı ve Gerekleri Belgelerinin hazırlanarak Organizasyon Kitabının oluşturulması Eğitim/Deneyim Tablosunun, Görev Envanteri Tablosunun, İç Hareketlilik Tablosunun, Hassas görevlerin ve hassas kadro unvanlarının belirlenmesi Mevcut yetki devri sisteminin analiz edilmesi, sistemli bir model oluşturulması ve yazılı hale getirilmesi İş analizlerinden ve Mevcut Durum analizlerinden gelen verilerin incelenerek İyileştirmeye Açık Alanların belirlenmesi ve Varyans Listesinin oluşturulması Risklerin belirlenmesi, önem ve öncelik sıralamasının elde edilmesi, Risk kontrol matrislerinin hazırlanması, Organizasyonun karşılayabileceği (göğüsleyeceği) risk miktarının (kapasitesinin/iştahının) takdir edilmesi, Risklerin sınıflandırılması Risklere verilebilecek yanıtların katılımcı yöntemlerle belirlenmesi, Risk Profilinin hazırlanması, Risk Yönetim Planının hazırlanması, Risk Envanterinin (Kütüğünün) hazırlanması, Risklerin iç denetime uyumlu şekilde tanımlanması Tüm işleyişlere dair doğrulama, koordinasyon, kaydedilme, uygulama, onaylama, raporlama, izleme, kontrol ve geçerli kılma yöntemlerinin belirlenmesi İç Kontrol Sisteminin işleyişine ilişkin periyodik aralıklarla yönetici ve çalışanları kapsayacak şekilde anket çalışmalarının yapılması, kurum içi ve kurum dışı faaliyetlere ilişkin şikâyetler değerlendirilmesi, faaliyet raporlarının stratejik planda belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunun izlenmesinin sağlanması Uyum Eylem Planı Uygulamalarının İzlenmesi ve Üst Yönetime raporlanması İç Kontrol Sisteminin kritik kontrol noktalarının belirlenmesi İç Kontrol Sisteminin Kritik Kontrol Noktalarında performansının ölçülmesi İç Denetim Sistemi İle İlgili raporlamaların sonuçlarının değerlendirilmesi, Eylem Planlarının hazırlanmasının sağlanması İç Denetim Eylem Planının projelendirilmesi ve sonuçlarının izlenmesi 1

31 Düzeltici ve önleyici faaliyetleri başlatma fonksiyonlarına dair süreçlerin yapılandırılması Faaliyetlerin sürekliliğini sağlamak amacıyla her kademede vekâlet sistemi kurulması Birimde doğru, güncel ve kullanışlı veriye zamanında ulaşma standartlarının oluşturulması Birim içi ve dışı iletişim sisteminin geliştirilmesi için mevcut iletişim süreçlerinin yeniden yapılandırılması Birimdeki hatalı ve usulsüz işlemlere ilişkin, anlık ve periyodik zamanlarda raporlamalar yapılmasının sağlanması ve problemlerin tanımlanması Birimin kayıt ve dosyalama sisteminin (elektronik ortamdakiler dâhil), gelen ve giden evrak ile iç haberleşmeyi etkili bir şekilde karşılayıp karşılamadığının incelenmesi, kayıtların zamanında, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması Birimin sahip olduğu bilgi iletişim alt yapısı ve yazılımların analizi 2

32 TEMEL SÜREÇ İZİN SÜRECİ Süreç No: Üretim İzni Süreci 2. İthalat İzni Süreci 3. Mavi Yüzgeçli Orkinos Balıkçılık Faaliyetleri İzin Süreci 4. Tahsis Değişikliği İzni Süreci 5.Cıtes İzni Süreci 6. Balık Geçidi Uygunluk Talebi İzin Süreci SÜREÇLER 7. ÇED Kapsamında Araştırma İzin Süreci 8. Balıkçı Barınakları Süreci 9. Araştırma İzinleri Verilme Süreci 10. Amatör Balıkçılık Yarışması İzin Süreci 1

33 1. ÜRETİM 2. İTHALAT 3. MAVİ 4.TAHSİS 5.CITES İZNİ 6.BALIK GEÇİTİ 7.ÇED 8. BALIKÇI 9.ARAŞTIR 10.AMATÖR İZNİ SÜRECİ İZNİ SÜRECİ YÜZGEÇLİ DEĞİŞİKLİĞİ SÜRECİ UYGUNLUK KAPSAMINDA BARINAKLARI MA BALIKÇILIK ORKİNOS İZNİ SÜRECİ TALEBİ İZİN ARAŞTIRMA SÜRECİ İZİNLERİ YARIŞMASI BALIKÇILIK SÜRECİ İZİN SÜRECİ VERİLME İZİN SÜRECİ FAALİYETLERİ SÜRECİ İZİN SÜRECİ 1.1 Üretim İzni Başvuru Süreci 2.1. İthalat İzni Başvuru Süreci 3.1. MYO Av Gemisi İzin Başvuru Süreci 4.1. İnceleme Süreci 5.1. CITES İthalat İzni Süreci 6.1. Başvuru Süreci 7.1. Başvuru Süreci 8.1. Yapım, Tamamlama Yatırımı, Tarama Bakım Onarım Süreci 9.1. Başvuru Süreci Başvuru Süreci ALT SÜREÇLER 1.2 Üretim İzni Onay ve Belgelendi rme Süreci 2.2. İthalat İzni Onay ve Belgelendirme Süreci 3.2. MYO Taşıma ve Destek Gemisi İzin Başvuru Süreci 4.2. Tahsis Değişikliği İzin Süreci 5.2. CITES İhracat İzin Süreci 6.2 İnceleme Süreci 7.2. İnceleme Süreci 8.2. Kiralanma süreci 8.3. Farklı Amaçlar İle Kullanma Süreci 9.2. İnceleme Süreci 10.2 İnceleme süreci 2

34 SÜREÇ ADIMLA RI İl/İlçe Müdürlükleri tarafından Ön Etüt yapılan Müteşebbis evrakının Genel Müdürlükte ilgili personele gelmesi Genel Müdürlükçe ön incelemenin yapılması Ön izin verilmesi gereken yetiştiricilik faaliyetleri için uygunluk yazısının İl Müdürlüğüne gönderilmesi Ön izin verilen yetiştiricilik faaliyetlerinin proje İl/İlçe Müdürlüklerin den veya müteşebbisler den başvuru evrakının Genel Müdürlük ilgili personeline gelmesi Mevzuatla belirlenen hususlara göre başvuru evrakının incelenmesi Evraklarda eksiklik var ise tamamlanmas ı için ilgili firmaya yazı yazılması Başvuru evrakının ithalata uygun olması halinde Gıda Her yıl için ICCAT Komisyonunca tespit edilen ülke kotasının ilgili ülkeye bildirilmesi Mavi yüzgeçli orkinos avcılığı için gemilerinin başvurularının alınması Mevzuatta belirtilen şartlara uygun gemilerin tespit edilmesi Tespit edilen listenin içerisinden yapılan kura ile gemilere kota tahsisinin yapılması Nihai gemi listelerinin tespit edilerek ICCAT sekretaryasına İl Müdürlükleri tarafından düzenlenen etüt raporu ve gerekli belge/doküman içeren dosyanın gelmesi Rapor ve dosyanın incelenmesi Eksiklik var ise tamamlanmak üzere İl Müdürlüklerine gönderilmesi Uygun bulunan İl Komisyon kararlarının makam onayına sunulması Alınan onayın tahsis işlemleri gerçekleştirilme k üzere İl İthalat çı tarafından başvuru evraklarının Genel Müdürlük ilgili personeline gelmesi Mevzu atla belirlenen hususlara göre başvuru evrakının incelenmesi Evrakl arda eksiklik var ise tamamlanm ası için ilgili ithalatçıya yazı yazılması Başvur u evrakının ithalata Firma tarafından başvuru evrakının Genel Müdürlük ilgili personeline gelmesi Mevzuatla belirlenen hususlara göre başvuru evrakının incelenmesi Evraklarda eksiklik var ise tamamlanması için ilgili firmaya yazı yazılması Başvuru evrakının uygun olması halinde olumlu görüş olumsuz ise olumsuz görüş yazısı gönderilmesi Firma tarafından ya doğrudan ya da ilgili Bakanlık üzerinden Genel Müdürlüğe başvuru yapılması Belirlenen hususlara göre başvuru evrakının incelenmesi Uygun olması durumunda bakanlık üzerinden gelen başvurular için Bakanlığa sahil güvenliğe ve il müdürlüğüne uygunluk yazısı gönderilmesi Firma Balıkçı Barınaklarının Yapımı Balıkçı Barınağının Yapımı talebi Bakanlığımızc a talebin değerlendirilm esi Değerlendirm enin uygun olması durumunda, hazırlanan Ön değerlendirm e Raporunun Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığına İletilmesi Değerlendirm enin uygun olmaması Kurum kuruluş ya da özel sektör tarafından Genel Müdürlüğe başvuru yapılması. onaylarına Müdürlüklerine tarafından Başvuru evrakının incelenmesi Başvurunu n uygun olması durumund a Sahil Güvenlik, Jandarma Genel Komutanlı ğı, İl müdürlükle ri ve ilgili Kurum kuruluş ya da özel sektör tarafından Genel Müdürlüğe başvuru yapılması Başvuru evrakının incelenmesi Başvurunun uygun olması durumunda Sahil Güvenlik, Jandarma Genel Komutanlığı, İl müdürlükleri ve ilgili kurum ve 3

35 müteakiben yatırımlarının bitiminden sonra yetiştiricilik belgelerinin düzenlenmesi, Yetiştiric ilik Belgelerinin İl Müdürlüklerin e gönderilmesi ve Kontrol Genel Müdürlüğü ne sağlık açısından uygun olup olmadığı yönünde görüş sorulması Gıda ve Kontrol Genel Müdürlüğü nü n sağlık yönünde ithalatına bir sakınca yoktur yazısına istinaden Kontrol Belgesi ve Proforma Faturanın tasdik edilmesi İthalatçı firmaya İthalat İzni Belgesinin verilmesi ve İl Müdürlüklerine bildirilmesi. Avcılık faaliyet izin belgelerini almak üzere İl Müdürlüklerine gemi sahip/donatanları nca başvurulması Mavi yüzgeçli orkinos taşıma veya destek gemisi faaliyet izin belgelerini almak üzere İl Müdürlüklerine gemi sahip/donatanları nca başvurulması Nihai gemi listelerinin tespit edilerek ICCAT sekretaryasına ve İl Müdürlüklerine bildirilmesi. gönderilmesi Tahsis edilmiş alanların amacı dışında kullanılmasının tespiti halinde tahsis kaldırma kararlarının incelenmesi ve makam onayına sunulması Tahsis kaldırma işlemlerinin gerçekleştirilme si amacıyla makam onayının İl Müdürlüklerine gönderilmesi uygun olması halinde CITES ithalat belgesi düzenlenme si Düzenl enen ithalat belgesi 1 yıl içerisinde kullanılmadı ğı takdirde Genel Müdürlüğe iade edilmesi, İthalat belgesinin kullanılması halinde ise ihracatçı ülke tarafından düzenlenen CTES belgesinin, gümrük doğrudan başvurular için sahil güvenliğe ve il müdürlüğü ve firmaya uygunluk yazısı gönderilmesi durumunda, talep sahibinin konuya ilişkin bilgilendirilme si Tamamlama Yatırımı Yapılması Barınakta tamamlama yatırımı yapılması için talep gelmesi Bakanlığımız tarafından talebin değerlendirilm esi Değerlendirm enin olumlu kurum ve kuruluşlara uygunluk yazısı gönderilme si kuruluşlara uygunluk yazısı gönderilmesi 4

36 Gümrüklemen in yapılacağı sınır kontrol noktasına ve/veya Tarım İl Müdürlüğü ne bilgi verilmesi beyanname sinin ve ayrıntılı faturanın Genel Müdürlüğe gönderilmesi Sonba harda Bilimsel Komite tarafından ülke kotasının belirlenmesi Ülke Kotasının CITES Sekretaryası olan Orman ve Su İşleri Bakanlığına bildirilmesi İhracat kotasına ilişkin tebliğ olması durumunda, Maliye Bakanlığı ile Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığı nezdinde gerekli izinlerin alınması için talep sahibine bildirim yazısı yazılması Değerlendirm enin uygun olmaması durumunda, talep sahibinin konuya ilişkin bilgilendirilme si Tarama 5

37 yada talimatın yayımlanma sı Kota dağıtımı yapılan türler için kotanın dağıtılması İhracat için gerekli evrakların gelmesi Başvur u evraklarının ihracata uygun olması halinde CITES ihracat belgesinin düzenlenme si Düzenl Kum ve Benzeri malzeme il dolan ve balıkçı gemileri tarafından kullanılamaya n barınakların taranması için talep gelmesi Bakanlığımız tarafından talebin değerlendirilm esi Değerlendirm enin olumlu olması durumunda, Maliye Bakanlığı ile Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığı nezdinde 6