BUSINESS MANAGEMENT CONSULTANTS Improving performance through project management

Transkript

1 BUSINESS MANAGEMENT CONSULTANTS Improving performance through project management İş Hayatında Projeler Ercan CİHAN, MSc. Principle Consultant

2 BMC Türkiye ofisinde görevli olan Ercan Cihan yaklaşık 20 yıllık proje ve program yönetimi tecrübesine sahiptir. Kariyerine Hidropak A.Ş. de proje mühendisi olarak başlayan Cihan, daha sonra Memsan Mauser de üretim şefi, Ford Otosan da prototip proje ve planlama mühendisi, Jaguar/ Land Rover araçları gövde sac parçaları projeleri yöneticisi ve Kalıphane Proje koordinatörlüğü görevlerinde bulunmuştur. Sıfırdan araç tasarımı projelerinde program koordinatörlüğü yapmış olan Cihan bu görevlerde Çin, Kore, İspanyol, İtalyan, Alman, Amerikan ve İngiliz firmalarındaki proje ekipleri ile birlikte çalışmış, hem alt yüklenicileri hem de Ford Otosan için çoklu proje ekiplerinin yönetimini üstlenmiştir. Ford un Amerika, Almanya ve Türkiye lokasyonlarında yapılan projelerde ve Jaguar, Land Rover, Fiat-Comau, Scania gibi araç projelerinde, projelerin hem satış hem de satınalma taraflarında prototip fazları dahil her aşamasında bulunarak, müşteri -tedarikçi ilişkileri ve rolleri, endüstriyel iş geliştirme, kilit müşteri yönetimi gibi konularda proje ve program yönetimi görevlerini başarıyla üstlenmiştir.. Cihan, proje takımı ve ofisi kurma, proje takımının uyumlu çalışması için yetkinlik ve motivasyon çalışmaları, projelerde durumsal liderlik, projelerde çatışma yönetimi gibi konularda uzmanlaşmış, yönettiği projelerde çok sayıda başarılı uygulamalar ve proje sonuçları elde etmiştir. Program Yöneticiliği yaptığı dönemlerde aynı anda 5 farklı ülkede uluslararası proje devreye alma çalışmalarında bulunmuş ve proje ekiplerinin yöneticiliğini üstlenmiştir. Yer aldığı projelerin sonuçları müşteri, tedarikçi ve firma üst yöneticileri tarafından örnek gösterilmektedir. İTÜ Makina Mühendisliği nden lisans ve yüksek lisans derecelerine sahip olan Ercan, proje/ program yönetimi, projelerde finans yönetimi, liderlik, stratejik yönetim gibi bir çok alanda yurtiçinde ve dışında eğitim faaliyetlerinde bulunmuştur.

3 Business Management Consultants Phoenix Chicago Ottawa Houston Nashville Bristol Washington, DC Brussels Warsaw Frankfurt Istanbul Singapore Shanghai Hong Kong Tokyo Jakarta World Headquarters Division Centers Operations

4 Müşterilerimizden Bazıları 10:20

5 GÜNDEM Örneklerle proje nedir? Proje başarısı nasıl sağlanır?

6 Proje Nedir? Proje Geçicidir, başlangıcı ve sonu bellidir, Eşsiz bir ürün ya da hizmet üretir, Amacı bellidir, Birbiriyle ilintili aktivitelerden oluşur. Program Bir arada yürütülen ilintili projeler grubu

7 PROJE ÜÇGENİ Kaynak (Bütçe) Kalite/Kapsam (Planlanan Sonuçlar) Program (Zaman) Kapsamınızı kontrol altında tutun ve planınıza paydaşların onayını alın!

8 Portföy Projeler veya programlardan oluşur Etkin yönetim için oluşturulur Stratejik hedeflere bağlanır Ölçülür ve önceliklendirilir

9 Portföy Yönetimi Ağır ve Hafif Ticari Araç üretimi Kamyon/Uzu ve kısa şase hafif ticari /Otomobil 2 Kamyon / 3 Hafif ticari Sac gövde / Motor ve aksamı / Elektrik aksamı Business Strategy Portfolio Management Program Management Project Management

10 ÖZGÜRLÜK HEYKELİ 1. Mükemmel 2. Göze çarpan 3. Beklentilerin ötesinde 4. Tatmin edici 5. Yeteri kadar 6. Başarısız 7. Felaket

11 ÖZGÜRLÜK HEYKELİ

12 SİDNEY OPERA BİNASI

13 SİDNEY OPERA BİNASI

14 BOLU TUNELİ

15 PROJE DEĞERLENDİRME İmaj / İtibar Kapsam Risk Risk Kalite Değer Maliyet Zaman KAPSAM Geleneksel Proje Yaklaşımı IMAJ Kompleks Proje Yaklaşımı

16 Proje Hedefi Belirlemede Tipik Hatalar %49 %31 % 20 %13 %5 %2 Yanlış Bilgiler Unutulanlar Tutarsızlıklar Belirsizlikler Yersiz İstekler Ivy Hooks Managing Requirements

17 1 Operasyon & Proje Arasındaki Farklar Operasyon ve ürün tekrarı Yeni proses veya ürün 2 Çeşitli hedefler 3 Devam eden / yürüyen Kişilerin birbirine benzemesi faydalı Efor için çok iyi mevcut sistemler kullanır Performans maliyet ve zamanlamada kesinlik 7 Firma içi bölüm müdürlerine bağlı 8 Mevcut pratiğe ve statükoya sımsıkı bağlı Nihai bir hedefi olan Tek atışlık sınırlı ömrü olan Fazlasıyla heterojen bir yapı Eforu tamamlamak için sistemler oluşturulur Performans maliyet ve zamanlamada belirsizlik Bölüm / hat müdürlerinin dışında geniş bir alan Kurulu pratiği ve statükoyu bozar

18 Proje Yaşam Döngüsü INITIATION PLANNING EXECUTING MONITORING CLOSING Proje secimi ve devam kararı İş tarifi zaman, bütçe kaynak vs.planı İşin yapılışı Ürün çıkışı Proje ilerleme durumunun takibi ve raporlanması Projenin tüm birimlerce kapanışı ve tecrübe paylaşımı

19 Projeler Neden Önemlidir? 1. Müşterilerle uzun vadeli ilişkilere imkan verir 2. Müşteri memnuniyeti sebebiyle, iş hacminde artış sağlar 3. Global Pazar oluşumlarına cevap verir 4. Firmadaki tüm departmanlar arasında koordinasyonu arttırır 5. Ürün yaşam döngüsünü kısaltır 6. Ürün devreye alma zamanını azaltır 7. Teknik ve kompleks ürünlerin devreye alınmasına izin verir 8. Daha kısa zamanda, daha fazla işi daha az kaynakla başarmanın yollarını arar 9. Daha efektif ve etkin performansa olanak sağlar 10.Kapsam üzerindeki değişiklik yapmaya olanak verir

20 Proje Yönetimin Faydaları Niceliksel: Daha düşük maliyet Yüksek kar marjları Daha kısa ürün geliştirme imkanı Daha az kişi ve kaynak kullanımı Daha hızlı ve kaliteli karar verme Kalite ve emniyetin artması Personel devrinin azalması Tecrübenin hızlı aktarımı Daha az dokumantasyon ve kırtasiye Niteliksel: Daha iyi görünürlük ve sonuçlara odaklı İyi koordinasyon Yüksek moral Yönetim kademesinin gelişimi İyi kontrol İyi müşteri ilişkileri Daha iyi fonksiyonel destek Daha az uyuşmazlık üste taşınır

21 Genel Proje Karakteristikleri 1. Projeler belirgin bir yaşam döngüsü olan özel ve geçici operasyonlardır 2. Projeler organizasyonel stratejinin tasarım ve yürütülmesinde yapı taşıdır 3. Projeler en yeni ve iyi ürün ve servisleri ve organizasyonel proseslerden sorumludur. 4. Projeler değişiklik yönetimi için bir filozofi ve strateji sağlar 5. Proje yönetimi, fonksiyonel ve organizasyonel sınırları aşmaya sebep olur 6. Planlama, organize etme, motive etme, yönlendirme ve kontrolün geleneksel yönetim fonksiyonlarını proje yönetimine tatbik eder 7. Bir projenin ana çıktıları teknik, maliyet ve zamanlamanın kısıtları içinde müşteri isteklerini karşılamaktadır 8. Projeler başarılı bir performans tamamlanmasının üzerine sonlandırılır

22 PROJE YÖNETİMİ EN İYİ UYGULAMALAR: ENDÜSTRİYEL PERSPEKTİF : Uzay ve havacılık, Savunma Sanayi ve İnşaat : Otomotiv sektörü : Telekominikasyon : Bilişim Teknolojileri : Sağlık sektörü uygulamaları : Pazarlama ve Satış 2009 Günümüz: Hükümet birimleri

23 Gelişmeler/Değişimler Proje Nasıl Başlar? İhtiyaç / Boşluk Analizi Yatırım projeleri Müşteri beklentileri Rekabetçi pazar Yönetim anlayışı Yeni proje geliştirme Verimlilik ve yararlılık Stratejik karar Yeni bir sistem satınalma Mevcut sistemi geliştirme Eski prosesleri dönüştürme Proseslerde dış kaynak kullanma İş kolundan çıkmak Bağlı kardeş firmaya ayak uydurma Bazı süreç ve işlemleri rakip firmalarla paylaşma Müşteriyle yapılan iyileştirmeler Geçmiş Bugün Gelecek

24 Temel Proje Soruları (Yapılabilirlik analizi) Bunu niçin yapıyoruz? (İnsan ve organizasyonel açı) Yaptığımız kimi ilgilendiriyor?her bir istek ve ihtiyaç için ne yapıyorlar? (Planlama ve kalite kontrolü içeren, Proje Yönetimi) Ne yapmalıyız?, ve nasıl yapacağız? (Üst yönetim ve kullanıcı katılımı ve desteği) Kimler ne şekilde yer almalı?

25 PROBLEME FARKLI BAKIŞ

26 İş Planı Fikir Üretimi Proje seçim kriterleri Proje Yöneticisi seçimi Detay Planlama Fizibilite Çalışması Proje seçimi Fayda-Maliyet Analizi

27 Fizibilite Çalışması & Maliyet Fayda Analizi Fizibilite Çalışması Maliyet Fayda Analizi Temel Soru Yapabilir miyiz? Yapmalı mıyız? Proje fazı Ön ilişkilerin tanımlanması Kavramsal çerçeve Proje Lideri seçimi Henüz değil Olabilir Analiz Niteliksel Teknik Maliyet Kalite Güvenlik Hukuki Ekonomik Niceliksel NPV DCF IRR ROI Assumptions Reality Karar Kriteri Stratejik Uygunluk Fayda > Maliyet

28 Etkin Planlama Davranışları Nasıl Oluşturulur? Planlama Olmadan Kontrol Olamaz, Çünkü Planlama Kontrol İçin Bazı Oluşturur Müşteri İhtiyaçları Planlama 1 Yeniden Programlama Organizasyon ve Kadro Kurma Yönetme ve Liderlik 2 3 Raporlama 5 Kontrol 4

29 Projelerde Değişim 1. Organizasyonu kur 2. Zaman planını yap 3. Bütçeyi tanımla Redesign Requirements Customer Concept and Feasibility Product Design Plan Build / Manufacturing Test Evaluate

30 Standartlar, Metotlar & Yaklaşım Standartlar Metotlar Yaklaşım PMBoK ISO21500 PRINCE2, Lean, ToC, 6 Sigma, Agile, RUP, Waterfall Coca Cola CIF, Airbus DnA Yahoo EDP4EU BMC Yönetimdeki Büyük Beşli Planlamanın Küçük Beşlisi Metotların kolay uygulanması (İnsan, Araçlar ve Teknikler) 10:20

31 AGILE vs WATERFALL

32 GELENEKSEL & ÇEVİK PROJE YÖNETİMİ Geleneksel Çevik Büyüklük Oldukça büyük Nispeten küçük Yetenek seviyesi Tüm seviyeler Yalnızca en iyiler Lokasyon Aynı veya dağınık Aynı Tecrübe seviyesi Pozisyon Sorumluluğ u Azdan çoğa kademeler Idareci ister Tecrübeliler Özel Idare ihtiyacı yoktur

33 Kompleksite Yüksek «Tecrübenin» Kullanımı H.K E R Z N E R BİREYSEL PROJEYE ÖZGÜ FİRMAYA ÖZGÜ Strateji Uygulamaları Düşük ENDÜSTRİ STANDARDI PROFESYONEL (PMI) STANDARDI Miktar Strateji Formulasyonu

34 Müşteri Bilgisi TECRÜBESİZ GELECEKTE PROJE RİSKLERİ Yakın gelecekte Bugunlerde TECRÜBELİ Daha önce BASİT Kontrat Tipi KOMPLEKS

35 Proje Başarısı Ana sponsor ve kilit paydaşların proje sonuçları üzerindeki görüşleri nelerdir? Zaman planındaki «Kilometre taşları» gerçekleşti mi? (Sydney Opera Binası) Riskler için önceden önlem alınmış mı? (Bolu Tüneli) Değişiklik yönetimi etkin bir şekilde yapılıyor mu? İmzalı program ve proje hedefleri amaçları gerçekleşti mi? Proje süresi boyunca tüm konular üzerinde raporlama yapılmış mı? Proje ekibi toplantıları düzenli olarak yapılmış mı? Proje süresince bir metodoloji takip edildi mi? Tüm proje katılımcılar, proje başarısı ve iyileştirme fırsatları üzerine görüş bildirdiler mi? Proje bütçe içerisinde mi? Zamanında tamamlandı mı? Proje kalite/test sonuçları nasıldır?

36 «Proje Başarısı» Tarifi Üzerinde İlerleme Proje üçgenindeki 3 kıstasın başarı olarak ölçülmesi Müşteri memnuniyetinin kıstas olarak eklenmesi O iş koluna ait bileşenlerin proje başarısına ilavesi Proje kısıtlarının önceliklendirilmesi Müşteri ve tedarikçi arasında başarının tarifi üzerinde mütabık kalınmalı Başarının tarifi bir değer bileşeni içermeli

37 FAYDALARIN ÖLÇÜLMESİ Beklenen Fayda Değeri ifade edebilme Karlılık Kolay Stabil iş gücü Kolay Atıl kapasite kullanımı Kolay Pazar penetrasyonu Kolay Yeni Teknoloji geliştirme Orta Teknoloji transfer Orta Müşteri memnuniyeti Zor Firma değerine katkı Zor İtibar Zor

38 Organizasyonel Destek Proje Takımları Etkin Proje Yönetiminin Temel Bileşenleri Kurallar ve Yöntemler

39 Paydaşlar Kurumun içinden ve dışından, projeden olumlu veya olumsuz etkiienen ve projeye etki etme gücü olan bireyler veya gruplar.

40 PAYDAŞLAR PATRONLAR İLGİLİ GRUPLAR SENDİKA PROJE LİDERİ DEVLET BİRİMLERİ MÜŞTERİ TEDARİKÇİLER Text SUPPLIERS BÖLÜM MÜDÜRLERİ ÇALIŞANLAR PARTNERLER Text

41 Takım Performansı Proje Takımını Geliştirmek, Proje Yöneticisi nin Temel Görevlerindendir. Takım Geliştirme İletişim Yetkilendirme

42 Liderin Özellikleri Kültürden Bağımsız Özellikler Organizasyonun ne olacağı hakkında net bir vizyon, Bu vizyonu iletişim yoluyla aktarabilme, Vizyona doğru motive edebilme, İşlerin yürümesi için sistemleri çalıştırabilme. Dr. Bill Hitt Lider Yönetici

43 Kimsiniz? Patron Olmadığınız Durumda Yönetmek Karizmadan ziyade, çalışkanlık ve dürüstlük Yapacağınızı söylemiş olduğunuz şeyleri her zaman gerçekleştirir misiniz? Her zaman gerçeği söyleyen ve hata yaptığında da kabul eden birisi misiniz? Ne Biliyorsunuz? Ödevinizi iyi yapmak, çevrenizde olup bitenlerin hepsinin farkında olmak, proje içinde ve dışındaki pek çok bilgi kaynaklarına erişmek sizi farklı kılacaktır. Diğer İnsanlarla Etkileşim Tarzınız Kompleks projelerde bağımlı olduğunuz ama üst yöneticisi konumunda olmadığınız profesyoneller ve uzmanlar, ne yapmaları gerektiğini söylemenizden hoşlanmayacaklardır. Etkin proje yöneticileri, katılımcı bir ortam yaratır ve takım üyelerinin görüşünü alır, ancak proje ihtiyaçlarına odaklanarak kendi fikirlerini de ortaya koyar.

44 İnsan İlişkileri PROJE YÖNETİCİSİNİN YETKİNLİKLERİ Hesaplama Liderlik Ekip kurabilme Hedef ve rollerin belirlenmesi İletişim Müzakere Beklenti Yönetimi Politik ve kültürel farkındalık Karar verme Etkileme Çatışma çözümleme Problem çözme Motivasyon İş Kırılım Yapısının oluşturulması Proje Zaman Planı Kritik Yol Diagramı Hakediş raporu Proje Bütçesi Özet proje gösterge raporu Proje yazılımı veya excel kullanımı Modelleme araçları (senaryo) Proje Çıktılarının şablonları Varyans analizi Metrikler Risk Yönetimi Kontrat Yönetimi

45 PROJE YÖNETİCİSİNİN YETKİNLİKLERİ Dürüstlük ve Bütünlük Liderlik, Kendine Güven İletişim Kuvvetli iş etiği Karar verme yeteneği Beklentileri yönetebilme Müzakere Motive edebilme Problem çözme Etkileme Esneklik Analitik Yetenekler Yetenek Seviyesi

46 Kişisel karakteri FARKLI OLANI SEÇMEK Esnek ve adapte olabilir İnisiyatif alabilen Liderlik etmek isteyen Özgüveni yüksek, ikna edici, İletişimi yüksek Teknik çözümleri, zaman maliyet ve insan faktörleriyle balans edebilen İyi organize olan ve disiplinli Uzmanlık yerine, bir çok konuya ilgi Planlama ve kontrolü severek yapacak Güçlü karar verme özelliği olan

47 FAZLA SAYIDA PROJENİN YÖNETİLMESİ Günü parçalara ayır Düzgünce delege et Müşteriyle öncelikleri belirle Senaryo analizi yap Bazı işleri yeniden görevlendir Striking Multiple Exposure Shot of Takeoffs at Hannover Airport by Ho-Yeol Ryu

48 İLŞKİLER FARKLI BAKIŞ HEDEF VARSAYIM İLETİŞİM GÜÇ KAPSAM ZORUNLULUKLAR GERI BILDIRIM ÖNCELİKLER ETKIN DINLEME KAYNAKLAR MÜZAKERE

49 Proje Yönetimi % 20 Yönetim Planlar, WBS, Gantt Çizelgeleri, Standartlar, Kontroller, Sapma Analizleri, Ölçümler, Hakediş Değeri, Risk Analizi, Statü Raporları, Toplantı Gündemleri % 80 Liderlik Etkin İletişim, Güven, Dürüstlük, Bütünlük, Sosyallik, Liderlik, Değer Yargıları (gerçekler), Eleman Yetiştirme, Esneklik, Karar Verebilme, Bakış Açısı, Müzakere, Müşteri İlişkileri, Problem Çözme, Değişim Yönetimi, Beklentilerin Yönetimi This information is Confidential and Proprietary October 14

50 BUSINESS MANAGEMENT CONSULTANTS Improving performance through project management Ercan CİHAN, MSc (533)