BAŞLANGIÇ TOPLANTISI ve UYGULAMA EĞİTİMİ. T.C. Güney Ege Kalkınma Ajansı 2010 Yılı İktisadi Kalkınma Mali Destek Programı

Transkript

1 BAŞLANGIÇ TOPLANTISI ve UYGULAMA EĞİTİMİ T.C. Güney Ege Kalkınma Ajansı 2010 Yılı İktisadi Kalkınma Mali Destek Programı

2 İÇERİK 1- Program Tanıtımı 2- İDB uzmanları ve proje sorumlulukları 3- Proje uygulama süreci 4- İzleme araçları ve faaliyetleri 5- Sözleşme yönetimi 6- Tanıtım ve görünürlük 7- Raporlama eğitimi 8- Satın alma ve ihaleler eğitimi

3 İKTİSADİ KALKINMA MALİ DESTEK PROGRAMI 3,3 milyon TL 5,7 milyon TL 16 milyon TL 7 milyon TL

4 Destek almaya hak kazanan ve asil listede yer alan başvuru sahiplerinden 63 tanesi ile sözleşme imzalanmıştır: İK01: 19 İK02: 16 İK03: 28

5 ARMAĞAN AYDIN BİLEŞEN PROJE ADI BAŞVURU SAHİBİ İL İK01 ARI PETEĞİ ARI KEKİ ÜRETİMİ VE KAPASİTE ARTTIRIMI PROJESİ İBRAHİM ARSLAN VE ORTAKLIĞI MUĞLA İK01 DENİZ TEMİZ BALIK MUTLU PROJESİ DEFNE-TUR SU ÜRÜNLERİ ÜRT. İTH. İHR. SAN VE TİC. LTD. ŞTİ. MUĞLA İK01 ÇEVRECİ BOYA ATÖLYESİ İLGİ TARIM MAK. SAN. TİC. LTD. ŞTİ. AYDIN İK01 YANIKLAR KÖYÜ SÜRDÜRÜLEBİLİR YAŞAM LİKYA ORGANİZASYON VE REKLAM TURİZM TİC. LTD. ŞTİ. MUĞLA İK02 LOJİSTİK BÜYÜYOR DÜNYA KÜÇÜLÜYOR DENİZLİ ATATÜRK TEKNİK VE ENDÜSTRİ MESLEK LİSESİ DENİZLİ İK02 KARİA'DA YAŞAM MUĞLA TİCARET VE SANAYİ ODASI MUĞLA İK03 ARITILMIŞ SU İLE PARK VE BAHÇELERİN SULANMASI MUĞLA BELEDİYESİ MUĞLA İK03 İK03 DALYAN KANALI TEKNECİLİĞİNİN OLUMSUZ ÇEVRE ETKİSİNİN AZALTILMASI, AMATÖR OLTA BALIKÇILIĞININ VE KUŞ GÖZLEMCİLİĞİNİN GELİŞTİRİLMESİ ORTAKLAR OSB'NİN ÇEHRESİ DEĞİŞİYOR... DALYAN BELEDİYE BAŞKANLIĞI ORTAKLAR ORGANİZE SANAYİ BÖLGESİ MÜDÜRLÜĞÜ MUĞLA AYDIN İK03 ÇİNE ORGANİZE SANAYİ BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜNÜN İÇME VE KULLANMA SU PROJESİ ÇİNE ORGANİZE SANAYİ BÖLGESİ MÜDÜRLÜĞÜ AYDIN

6 EMRAH BALKAN BİLEŞEN PROJE ADI BAŞVURU SAHİBİ İL İK01 ÇEVİK GIDA YAŞ İNCİR ŞOKLAMA TESİSİ ÇEVİK GIDA VE TARIM ÜRÜNLERİ NAKLİYE YEM İNŞ. TEKS. TUR. TEMİZLİK İŞLERİ SAN. VE TİC. LTD.ŞTİ. AYDIN İK01 ZEYTİN KURUTMA YATIRIM PROJESİ SALTAY DIŞ TİCARET LTD. ŞTİ. AYDIN İK02 İK02 İK02 İK03 İK03 SOĞUK SÜT ZİNCİRİ VE SÜT KALİTESİNİN ARTIRILMASI PROJESİ ASIRLIK ZEYTİN AĞAÇLARININ KORUNMASI BAKIMI VE VERİMLİLİĞİNİN ARTIRILMASI MİLASTA İÇ SU ÜRÜNLERİ YETİŞTİRİCİLİĞİNDE İŞGÜCÜNÜN GELİŞTİRİLMESİ VE İHRACATIN ARTIRILMASI SAĞLIK ATIKLARI SAĞLIMIZI BOZMASIN PROJESİ BAŞKARCI BELEDİYESİ YENİYOL CADDESİ ÇEVRE DÜZENLEMESİ VE ALTYAPI PROJESİ MİLAS İLÇESİ SÜT ÜRETİCİLERİ BİRLİĞİ NAZİLLİ KAYMAKAMLIĞI KÖYLERE HİZMET GÖTÜRME BİRLİĞİ MİLAS TİCARET VE SANAYİ ODASI NAZİLLİ BELEDİYESİ BAŞKARCI BELEDİYESİ DENİZLİ MUĞLA AYDIN MUĞLA AYDIN

7 EMRE KEMİK BİLEŞEN PROJE ADI BAŞVURU SAHİBİ İL İK01 YENİLENEBİLİR ENERJİ KULLANIMI İLE ÜRETİM KAPASİTESİNİN ARTTIRILMASI YONGA MOBİLYA SANAYİ VE TİCARET A.Ş. DENİZLİ İK01 EN UCUZ ENERJİ, TASARRUF EDİLEN ENERJİDİR GÜVENÇ BOYA SANAYİ VE TİCARET LTD.ŞTİ. DENİZLİ ELEKTRİK PANO ÜRETİMİNDE TEKNOLOJİ BİÇER PANO METAL İŞLERİ VE ELEKTRİK İK01 AYDIN ARTTIRIMI SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ İK02 SONSUZ KAYNAĞIMIZ GÜNEŞ MUĞLA BELEDİYESİ MUĞLA İK02 KARACAHAYIT KÖYÜ İÇME SUYU ŞEBEKESİNİN ELEKTRİK ENERJİ İHTİYACININ GÜNEŞ PANELLERİYLE KARŞILANMASI KARACAHAYIT KÖYÜ MUHTARLIĞI AYDIN İK02 YUVACA KÖYÜ İÇME SUYU ŞEBEKESİNİN ELEKTRİK ENERJİ İHTİYACININ GÜNEŞ PANELLERİYLE KARŞILANMASI YUVACA KÖYÜ MUHTARLIĞI AYDIN İK03 YENİLENEBİLİR ENERJİ VE ENTEGRE KULLANIMI DENİZLİ İL ÖZEL İDARESİ DENİZLİ İK03 DİLEK YARIMADASI GÜNEŞİN KORUMASI ALTINDA AYDIN İL ÖZEL İDARESİ AYDIN İK03 KÖY İÇME SUYU DEPOLARININ YALITIMI MUĞLA İL ÖZEL İDARESİ MUĞLA İK03 DOĞAL ARITMA TESİSİ İNŞAATI SARIKEMER BELEDİYESİ AYDIN

8 İRFAN SEZGİN BİLEŞEN PROJE ADI BAŞVURU SAHİBİ İL İK01 OKUMAYLA DOKUMANIN SONU YOKTUR TOSUNOĞLU TEKSTİL SANAYİ TİCARET A.Ş. DENİZLİ İK01 İK02 KARBOKSİMETİL SELÜLOZ (CMC) ÜRETİMİ KAPASİTE ARTIRIMI PAMUK TARIMINDA DAMLA SULAMA YÖNTEMİNİN YAYGINLAŞTIRILMASI UĞUR SELÜLOZ KİMYA MAK. VE GIDA SAN. VE TİC. A.Ş. TARIM VE KÖYİŞLERİ BAKANLIĞI/ TARIMSAL ARAŞTIRMALAR GENEL MÜDÜRLÜĞÜ/ NAZİLLİ PAMUK ARAŞTIRMA ENSTİTÜSÜ MÜDÜRLÜĞÜ AYDIN AYDIN İK02 GELECEĞİN SPOR ŞEHRİ MARMARİS MARMARİS BELEDİYESİ MUĞLA İK03 KOÇARLI KISMİ KANALİZASYON ŞEBEKESİ YAPIMI KOÇARLI BELEDİYESİ AYDIN İK03 AŞAĞI DİP GÖLÜ DOĞA PARKI YENİPAZAR BELEDİYESİ AYDIN İK03 "YAŞANABİLİR MEKAN İÇMELER-GÖLENYA" İÇMELER BELEDİYE BAŞKANLIĞI PROJESİ MUĞLA İK03 AYDIN - KOÇARLI KIZILKAYA KÖYÜ İÇME SUYU DEMİR MANGAN ARITMA TESİSİ KOÇARLI KÖYLERE HİZMET GÖTÜRME BİRLİĞİ AYDIN İK03 KÜLTÜR SANAT SOKAKLA AYDINLIK YARINLARA AYDIN BELEDİYE BAŞKANLIĞI AYDIN İK03 KAYNAK SUYU KAPTAJ PROJESİ HORSUNLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI AYDIN

9 SEVGİ BAKAR BİLEŞEN PROJE ADI BAŞVURU SAHİBİ İL İK01 EPS MANTOLAMA LEVHALARI VE STRAPOR ASMOLEN ÜRETİMİ GÜÇSAN MAKİNE DOĞALGAZ GIDA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ DENİZLİ İK01 KALİTEYİ YAKALA MALİYETİNİ ÖLÇ- KALİTENİN İZLENMESİ MİNE KAĞIT KUTU AMBALAJ SANAYİ VE TİC. A.Ş. DENİZLİ İK01 MAKİNA PARKURUNUN ALINMASI, KAPASİTE ARTIRIMI, MODERNİZASYON VE KURUMSALLAŞMA PROJESİ AYSAN DEKORATİF RAF SİSTEMLERİ İML. SAN. LTD. ŞTİ. DENİZLİ İK02 KURU KEKİK İŞLEME VE KEKİK YAĞI, KEKİK SUYU ÜRETİM TESİSİ S.S. GÖZLER TARIMSAL KALKINMA KOOPERATİFİ DENİZLİ İK02 GÜNEY EGELİ KOBİLER İNOVASYON YOLUNDA DENİZLİ TİCARET ODASI DENİZLİ İK03 GENÇLİK MERKEZİ PROJESİ AKKENT BELEDİYE BAŞKANLIĞI DENİZLİ İK03 GENÇLİK MERKEZİ PROJESİ ÇARDAK BELEDİYESİ DENİZLİ

10 TANER AKGÜN BİLEŞEN PROJE ADI BAŞVURU SAHİBİ İL İK01 İK01 İK02 GERİ KAZANILABİLİR HAMMADDEDEN PLASTİK KASA ÜRETİMİNDE ÜRÜN ÇEŞİTLİLİĞİ VE ÜRETİM TESİSİ KAPASİTE ARTTIRIMI PROJESİ ALABALIK ÇİFTLİKLERİ ARITMA TESİSLERİ ORTAK KULLANIM AMAÇLI YEM TESİSİ PROJESİ GİRİŞİM PLASTİK TARIM İNŞAAT EMLAK TURİZM İHRACAT İTHALAT SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ÖNDER SU ÜRÜNLERİ TURİZM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ÖR-KOOP S.S. NAZİLLİ VE ÇEVRESİ TARIMSAL KALKINMA KOOPERATİFİ MUĞLA MUĞLA AYDIN İK02 SÜTÜMÜZE KALİTE KÖYÜMÜZE BEREKET PROJESİ S.S. ELCİK TARIMSAL KALKINMA KOOPERATİFİ MUĞLA İK02 ALACAKIZ SAĞILSIN; AYŞE TEYZEM KAZANSIN... S.S. EĞRİDERE-KARACAÖREN-PAŞAKÖY VE HACIKÖSELER KÖYLERİ TARIMSAL KALKINMA KOOPERATİFİ AYDIN İK03 SON NOKTA GEKA'DAN FETHİYE BELEDİYESİ MUĞLA İK03 AYDIN - KÖŞK ÇİFTLİK KÖYÜ KANALİZASYON ŞEBEKESİ İNŞAATI AYDIN İL ÖZEL İDARESİ AYDIN İK03 DERE ISLAHI PROJESİ UMURLU BELEDİYESİ AYDIN İK03 HONAZ DAĞINDAN GELEN İÇME SUYUNUN KANSEROJEN ASBEST BORULARIN YENİLENMESİ SERİNHİSAR BELEDİYESİ DENİZLİ

11 YANKI AKAR BİLEŞEN PROJE ADI BAŞVURU SAHİBİ İL İK01 ŞARAP ÜRETİMİ İÇİN TEKNOLOJİK YENİLİKLER SEVİLEN ŞARAP SANAYİ ANONİM ŞİRKETİ AYDIN İK01 KURUMSAL ALTYAPIYI GÜÇLENDİREREK ŞARAPTA JENERİK MARKA OLMAK PAMUKKALE ŞARAPÇILIK SAN. VE TİC. A. Ş. DENİZLİ PAMUK İŞLEME VE BALYALAMA KAPASİTESİNİN TASLACILAR TARIM VE TEKSTİL ÜRÜNLERİ SAN. İK01 DENİZLİ GELİŞTİRİLMESİ VE TİC.LTD.ŞTİ. İK02 AYDIN İLİ TANITIM TIRI PROJESİ AYDIN TİCARET ODASI AYDIN İK03 İK03 İK03 İK03 İK03 MERMER ATIKLARI KATMA DEĞERE DÖNÜŞÜYOR, ÇAYBOYU BELEDİYE BAŞKANLIĞI ÇEVREMİZ NEFES ALIYOR YEŞİLYUVA BELEDİYESİ MUSTAFA YATAĞAN AİLE PARKI PROJESİ ATIK SU ARITMA TESİSİ ALTYAPI GÜÇLENDİRME PROJESİ MERMER ATIĞINDAN MERMER GİBİ SAĞLAM YOLLAR PROJESİ KAVAKLIDERE MERMER SANAYİ BÖLGESİ ASFALT YOL KAPLAMASI YAPIMI İŞİ YEŞİLYUVA BELEDİYE BAŞKANLIĞI DENİZLİ BELEDİYESİ BAŞKANLIĞI NAZİLLİ BELEDİYESİ KAVAKLIDERE BELEDİYE BAŞKANLIĞI MUĞLA DENİZLİ DENİZLİ AYDIN MUĞLA İK03 KAYI PAZARINDA BULUŞALIM SÜLLER BELEDİYE BAŞKANLIĞI DENİZLİ

12 PROJE UYGULAMA (İZLEME VE DEĞERLENDİRME) SÜRECİ Sözleşme imzalama Başlangıç toplantısı Uygulama Eğitimi İlk izleme ziyareti Ara ödeme Ara rapor Düzenli izleme ziyareti Ön ödeme Anlık izleme ziyaretleri Nihai rapor Nihai ödeme Proje Sonrası Değerlendirme Raporu

13 Destek faaliyetleri Başlangıç toplantısı Uygulama eğitimleri Raporlama eğitimi Satın alma eğitimi Yararlanıcılarla sürekli irtibat İzleme ziyaretleri İlk izleme ziyareti Düzenli izleme ziyareti Anlık izleme ziyareti Raporlar Yaralanıcı beyan raporu Ara rapor Nihai rapor Proje sonrası değerlendirme raporu

14 %40 Ön Ödeme %40 Ara Ödeme %20 Nihai Ödeme

15 Damga vergisinin 2 nüsha yatırılması koşuluyla, % 10 teminat şartının yerine getirilmesi koşuluyla, Sözleşme imzalandıktan sonra 45 gün içinde Ön ödeme Hak ediş sistemine göre, Ara rapor/ödeme talebinin uygun bulunması halinde, Rapor onaylandıktan sonra 30 gün içinde Ara ödeme Ödemeler, mal/hizmet ve yapım işlemleri tamamlandıktan sonra, Rapor onaylandıktan sonra 30 gün içinde Nihai ödeme

16 Ajans Yararlanıcı Oran Ön Ödeme a) b) % 40 Ara Ödeme c) d) % 40 Nihai Ödeme e) f) % 20 Örnek: Proje Bütçesi TL, Destek Oranı: % 50 Ön Ödeme: Avans olarak yatırılır Ara Ödeme: (a)+(b)+(c)+(d) kadar harcama yapılarak Ara Rapor verilir (c) kadar ödeme inceleme sonucunda ödenir. Nihai Ödeme: (e) ve (f) tutarındaki harcama yapıldıktan sonra Nihai Rapor verilir, (e) kadar ödeme inceleme sonucunda ödenir.

17 Proje bittiğinde toplam bütçe sözleşmede belirtilen tutarın altında kalırsa, Ajans sözleşmede belirtilen destek oranını temel alarak ödeme yapar. Proje bittiğinde toplam bütçe sözleşmede belirtilen tutarı aşarsa o zaman Ajans sözleşmede belirtilen destek tutarını temel alarak ödeme yapar.

18 Ajans tarafından sağlanan mali destek tutarı hiçbir koşulda sözleşmede belirlenen tutarı geçemez.

19 Vakıfbank Denizli Şubesinde bir proje hesabı açtırılır. Ajans destek kapsamındaki tüm ödemeyi bu hesaba transfer eder. Yararlanıcı kendi payına düşen eş finansmanı bu hesaba yatırır. Proje harcamalarını n tümü bu hesaptan transferlerle gerçekleştirilir.

20 Alınan mali destek iki yolla muhasebeleştirilebilir: Alınan mali destek, gelir olarak kaydedilebilir. Tüm kamu kuruluşları bu metodu kullanmalıdır, Öz kaynak yönteminde ise alınan mali destek özel fon olarak kaydedilebilir. Ancak, bu durumda, satın alınan demirbaşın mali destek oranına tekabül eden kısmı amortismana tabi tutulmaz.

21 SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ Yararlanıcıların projelerini Ajans ile imzaladıkları sözleşme hükümleri doğrultusunda, ilk planlandığı şekilde uygulamaları esastır. Sözleşme, bildirim mektubu veya zeyilname olmak üzere iki yolla değiştirilebilir. Bu iki tür değişiklik için farklı usuller takip edilmelidir.

22 SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ Sözleşmedeki büyük değişiklikler için uygulamaya geçirilmeden önce, sözleşmeye ilişkin yapılacak resmi bir zeyilnamenin imzalanması gerekmektedir. Sözleşmede küçük veya büyük değişiklik yapılması planlanıyorsa, talep Ajans a gönderilmeden önce izleme uzmanına danışılması gereklidir.

23 Faaliyetlerde bütçe ile ilgisi olmayan küçük değişiklikler, Değişikliğin mali etkisinin aynı bütçe başlığı altındaki kalemler arasındaki transferle sınırlı olduğu değişiklikler, Ana bütçe başlıkları arasındaki transferlerin, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki uygun maliyetlerinin %15 i veya altında olduğu değişiklikler,

24 Proje koordinatörü ile uzman veya eğiticilerin değişikliği, Banka hesabı değişikliği, Adres değişikliği ve telefon numarası değişikliği, Belirli bir bütçe kalemine ayrılan miktarı değiştirmeyen ekipman sayısı ve birim fiyat değişiklikleri, Proje denetçisi değişikliği

25 Küçük değişiklikler Ajans ın ön onayı olmadan uygulanabilir. Bu değişikliklerden sonraki 10 gün içinde, EK 1 kullanılarak hazırlanan bildirim mektubu Ajans a iletilmelidir. Ajans 15 gün içinde olumlu ya da olumsuz bir bildirimde bulunur, herhangi bir bildirim alınmazsa bu küçük sözleşme değişikliğinin kabul edildiği anlamına gelecektir.

26 ZEYİLNAME Mali desteğin verilmesine ilişkin kararın sorgulanmasına neden olmamalı, başvuru sahiplerine eşit muamele ilkesine aykırı düşmemelidir. Geriye dönük gerçekleşen faaliyetleri kapsayamaz. Sözleşmede yapılacak büyük değişiklikler Ajansın ön onayına tabidir. Sözleşmedeki büyük değişiklikler, zeyilnamenin Ajans ve yararlanıcı tarafından imzalanmasından önce uygulanamaz.

27 Faaliyetlerdeki önemli değişiklikler, Ana bütçe başlıkları arasında, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki (ya da zeyilname ile düzenlenen) uygun maliyetlerinin % 15 ini aşan değişiklikler, Bütçeye yeni bir kalemin eklenmesi ya da mevcut kalemin çıkarılması,

28 Yararlanıcının isim ya da hukuki statüsünün değişmesi, Proje ortaklarının ve/veya iştirakçilerinin çekilmesi ya da eklenmesi, Sözleşme süresinin uzatılması,

29 Zeyilnamenin gerekliliği ve uygunluğu konusunda projeden sorumlu izleme uzmanına danışılır. EK 2 ye uygun bir biçimde, zeyilname başvurusu iki nüsha hazırlanır ve Ajans a yollanır.

30 Değişikliğin yürürlüğe girmesi talep edilen tarihten en az 20 gün, projenin bitim tarihinden en az 30 gün önce Ajans a zeyilname talebinde bulunulur. Ajans talebi inceler ve en geç 15 gün içinde gerekçesi yetersiz olan talepleri reddeder veya gerekçesi uygun olan zeyilname taleplerini onaylar.

31 Proje sonuçlarının, raporların ve ilgili diğer belgelerin mülkiyeti isim hakkı ve fikri mülkiyet hakları yararlanıcıya aittir. Proje kapsamında alınan alet, teçhizat, yazılım, vs. mülkiyeti yararlanıcıya aittir. Projenin sona ermesinden itibaren 3 yıl süreyle; mülkiyeti devredemez, rehin ve teminat olarak gösteremez, TR32 Bölgesi nin dışına çıkaramaz. Aksi durumda, yararlanıcı Ajans a destek miktarının 3 katı tutarında tazminat öder.

32 Yararlanıcılar projenin uygulanması konusunda, Ajans a karşı tek başına sorumludur. Proje kapsamında meydana gelen herhangi bir zarardan Ajans sorumlu değildir. Yararlanıcılar belgeleri proje sona erdikten sonra en az 5 yıl süreyle muhafaza etmelidir.

33 Yararlanıcılar, sözleşme veya sözleşme ile ilgili ödemeleri Ajans ın önceden yazılı rızası almaksızın, hiçbir şekilde üçüncü taraflara, devredemez.

34 Yararlanıcılar, başvuru konusu proje için aynı anda hem Ajans desteklerinden hem de başka bir ulusal ve uluslararası program kapsamında yardım ve desteklerden Yatırımlarda Devlet Yardımları Hakkında Bakanlar Kurulu Kararı kapsamında 14 Nisan 2011 tarihinden sonra alınmış yatırım teşviklerinden yararlanamazlar.

35 Ajans tarafından yapılacak ön ödemenin gerçekleştirilmesi için; il özel idareleri ve belediyeler ile sanayi ve ticaret odalarının kanunen zorunlu olan ajans bütçe paylarını (yapılandırılmış borçlar hariç) ödemeleri gerekmektedir.

36 T.C. Güney Ege Kalkınma Ajansı 2010 Yılı İktisadi Kalkınma Mali Destek Programı RAPORLAMA EĞİTİMİ

37 İÇERİK Raporlama Yararlanıcı Beyan Raporu Ara ve Nihai Raporlar Proje Sonrası Değerlendirme Raporu Denetim Raporu İlk İzleme Ziyareti Raporu

38 RAPORLAMA Program ve proje düzeyinde uygulamaların izlenebilmesi ve kayıt altına alınabilmesi için çok önemli bir araçtır. Bu nedenle hem Ajansın hem de yararlanıcının izleme ve değerlendirme sürecinde belirli raporlar hazırlamaları gerekmektedir.

39 Raporlar Yararlanıcı Tarafından Hazırlanacak Raporlar: Yararlanıcı Beyan Raporu Ara/Nihai Raporlar Proje Sonrası Değerlendirme Raporu Mali destek miktarı TL ve üzeri olan projelerde nihai ödeme talebi ile birlikte Denetim Raporu. Ajans Tarafından Hazırlanacak Raporlar: İlk İzleme Ziyareti Raporu Düzenli/Anlık İzleme Ziyareti Raporu Erken Uyarı Raporu (gerekirse) Usulsüzlük Raporu (gerekirse) Proje Kapanış Raporu Program İlerleme Raporu Program Kapanış Raporu Altı Aylık ve Yıllık Değerlendirme Raporu Uygulama Sonrası Değerlendirme Raporu

40 RAPORLAR Yararlanıcı tarafından hazırlanan raporlar hem elektronik ortamda, hem de imzalı ve mühürlü şekilde basılı olarak Ajans a gönderilmelidir. Yararlanıcının sunduğu ve Ajans ın projeye özel olarak hazırladığı raporlar proje izleme klasöründe tutulacaktır.

41 RAPORLAMA Yararlanıcı Beyan Raporu

42 YARARLANICI BEYAN RAPORLARI Temel sözleşme bilgileri Raporlama dönemindeki bütçe gerçekleştirmeleri Gerçekleşen faaliyetler Satın alma faaliyetleri Yararlanıcı Beyan Raporu Yararlanıcının ihtiyaçları 2 ayda bir, raporlama dönemini takip eden ayın ilk haftası

43 RAPORLAMA Yararlanıcı Beyan Raporu Ara ve Nihai Raporlar

44 ARA VE NİHAİ RAPORLAR Yararlanıcılar, sözleşme şartlarına göre, en fazla üç ara rapor ve bir nihai rapor sunmakla yükümlüdür. Yararlanıcı projesine ilişkin ara raporu, sözleşmede belirtilen raporlama döneminin bitimini müteakip en geç 7 gün içinde Ajans a sunmalıdır. Nihai raporu ise, proje uygulama süresinin bitimini müteakip en geç 30 gün içinde sunmalıdır.

45 ARA VE NİHAİ RAPORLAR Ajans, Ara rapora ilişkin incelemelerini 10 gün, Nihai rapora ilişkin incelemelerini 30 gün içerisinde tamamlar.

46 DİKKAT DİKKAT DİKKAT Ajans, Raporun onaylanamayacağını ve bazı ek kontroller yapılmasını gerekli bulduğunu yararlanıcıya bildirmek sureti ile belirtilen bu onay süresini askıya alabilmektedir. Böyle durumlarda Ajans açıklama, değişiklik veya ilave bilgi talep edebilmektedir. Yararlanıcı, bunları talep edildikleri tarihten itibaren 7 gün içinde Ajans'a iletmelidir. Talep edilen bu hususlar ve bilginin Ajans tarafından alındığı tarihte, onay süresi yeniden sayılmaya başlar.

47 ARA VE NİHAİ RAPORLAR Yararlanıcı, ara/nihai raporu sunması gereken son tarihte veya öncesinde sunmazsa Kabul edilebilir bir gerekçeyi yazılı bir şekilde ilgili raporun teslim edilmesi gereken süre içinde iletmezse Ajans, Sözleşmeyi feshedebilir. Yapılan ödemeler ile sözleşmeden doğan masraflar ve sözleşmede öngörülen cezai şartı tahsil edebilir.

48 ARA VE NİHAİ RAPORLARIN BÖLÜMLERİ Mali Bölüm Raporun ait olduğu dönemde yapılan masrafların her öğesini ayrıntılarıyla anlatan ve yapılan masrafların her başlığını, miktarını, projenin ilgili bütçe kalemini gösteren tablolar hazırlanır ve destekleyici belgeler eklenir. Nihai rapor mülkiyet transferi ile ilgili belgeleri ve talep edildiyse harcama teyit raporunu da içermelidir. Teknik Bölüm Proje faaliyetleri, proje yönetimi, ortakların katılımı, paydaşlarla ilişkiler, görünürlük, performans göstergelerindeki ilerlemeler, projenin genel değerlendirmesi ve varsa küçük sözleşme değişiklikleri hakkındaki bildirimler ve sözleşme değişikliklerine ilişkin bilgiler yer alır.

49 ARA VE NİHAİ RAPORLAR Eğer uygunsa raporlar; Proje Uygulama Rehberinin EK 5:Rapor Destek Formları nı içermelidir. Eğitim Katılımcı Listesi Eğitim Değerlendirme Anketi Eğitim Bitiş Anketi Hedef Grup Veri Listesi Harcırah Bildirim Tablosu Proje Personeli Zaman Çizelgesi ve Ücret Bordrosu Alt Yüklenici Listesi Yakıt Gideri Bildirim Tablosu

50 ARA VE NİHAİ RAPORLAR Ara ve nihai teknik rapor standart formları kullanılmalıdır. Raporlarınızı Ajansa göndermeden önce raporların hazırlanması konusunda projenizi izleyecek İDB uzmanına danışmanız önemlidir. Teknik ve mali kısımlarının son halini, CD halinde de sunmalısınız. Mali rapor ile ekleri, teknik rapor ve eklerinden ayrı olarak dosyalanmalıdır.

51 MALİ BÖLÜM-DESTEKLEYİCİ BELGELER Proje Personeli Zaman Çizelgesi Personele ilişkin gün, çalışılan gün/saat, görev yeri, görev veya faaliyet tanımı bilgilerinin doldurulduğu çizelge. Alt Yüklenici Listesi Proje sahiplerinin, ekipman ve malzeme, danışmanlık hizmeti ile inşaat işleri alımlarını yaptıkları ve ödemenin yapılacağı kişi, şirket ve kuruluşların banka hesap numaralarını, vergi numaralarını, gerekli olacak diğer bilgileri ve ödenecek meblağı gösteren listedir.

52 MALİ BÖLÜM-DESTEKLEYİCİ BELGELER Yakıt Gideri Bildirim Tablosu Proje faaliyetleri ile doğrudan ilgili olmak şartıyla yakıt giderleri uygun maliyettir. Burada önemli olan, zaman çizelgesi ve proje faaliyet planında bu harcamanın zorunlu olduğunun ispat edilmesidir.

53 MALİ BÖLÜM-DESTEKLEYİCİ BELGELER Harcırah Bildirim Tablosu Bütçesinin bu kaleminde tutar olan yararlanıcıların kullanması gereken tablodur. Yolculuk, gündelik, süre, seyahatin nereye gerçekleştirildiğine ilişkin bilgilerin doldurulduğu tablodur. Alınmış fatura, makbuz gibi harcamayı gösterir zorunlu belgeler, Banka hesap özetleri, borç makbuzları, taşeron ödemeleri vb. belgeler.

54 MALİ BÖLÜM-DESTEKLEYİCİ BELGELER Hesap defterleri, alt hesaplar ve bordro hesapları, demirbaş kayıtları, ilgili diğer muhasebe bilgileri. Araç kiralama ile ilgili acente faturası ve katedilen mesafenin özet listesi (Araç kiralama şirketinden alınacaktır.) Biletler (uçak seyahatlerinde uçuş kartı dahil)

55 MALİ BÖLÜM- İnsan Kaynakları/Ekipman ve Malzeme İnsan Kaynakları Personelin; İşe giriş bildirgesi (yeni işe girmişse), İş sözleşmesi, Ücret bordrosu, Net ücretin, proje personelinin hesabına yatırıldığına dair banka transfer dekontu, Sosyal güvenlik primi ve gelir/damga vergilerinin tahakkuk ve tahsilat belgeleri. (Muhtasar beyannamenin fotokopisi eklenmelidir.) Ekipman ve Malzeme Mal, hizmet veya yapım işinin satın alımına ilişkin yapılacak uygulamalar ve düzenlenecek belgeler işin niteliğine ve izlenen ihale usulüne göre değişmektedir.

56 MALİ BÖLÜM- Ekipman ve Malzeme Satın Alma Rehberi ekinde yer alan ihale dosyasında bulunması gereken belgeler, Kamu İhale Kanunu na göre alım yapan kurumlar için Kanun da işaret edilen belgeler, Malın teslim alındığına, hizmetin yerine getirildiğine veya yapım işinin tamamlandığına ilişkin belge. (irsaliye, muayene kabul komisyonu tutanağı vb. belgeler), Fatura, Para transferinin yapıldığına ilişkin belgeler (dekont vb), Sözleşme ve sipariş formları.

57 DİKKAT DİKKAT DİKKAT Harcama olsun veya olmasın harcama bilgileri tabloları ve diğer mali tablolar kaşeli ve imzalı olarak sunulmalıdır. Raporda yer alan ödemelere ilişkin satın alımların teslim alınmış veya faaliyetlerin gerçekleşmiş olduğu belgeleriyle sunulmalıdır. Mali rapor, yararlanıcının ve ortaklarının muhasebe ve defter tutma sistemleri ve bunlarla ilgili diğer muhasebe kayıtları ile uyumlu olmalıdır.

58 ARA VE NİHAİ RAPORLAR Bu raporların sunulması ön ödemenin kapatılması ile ara ve son ödeme talepleri için ön koşuldur. Unutmayınız Ara veya son ödemeler, ilgili raporun Ajans tarafından uygun bulunması halinde yapılır. Tüm ödemeler proje hesabı üzerinden yürütülmelidir.

59 RAPORLAMA Yararlanıcı Beyan Raporu Ara ve Nihai Raporlar Proje Sonrası Değerlendirme Raporu

60 PROJE SONRASI DEĞERLENDİRME RAPORU Tamamlanmış olan projenin başarısı, etkilerinin sürdürülebilirliği, hedeflerin gerçekleştirilme düzeyinin yararlanıcılar tarafından değerlendirildiği, sorunların, başarıların belirtildiği, izlenim ile önerilerin sunulduğu rapordur.

61 PROJE SONRASI DEĞERLENDİRME RAPORU Projenin tamamlanmasından sonra 3 ay içinde yararlanıcı tarafından hazırlanıp Ajans a sunulur. Somut Faydalar, Soyut Faydalar, Genel Değerlendirme, Başarılar, Sorunlar, İhtiyaçlar,

62 RAPORLAMA Yararlanıcı Beyan Raporu Ara ve Nihai Raporlar Proje Sonrası Değerlendirme Raporu Denetim Raporu

63 DENETİM RAPORU Ajans tarafından sağlanan mali desteğin TL ye eşit ya da fazla olması durumunda, bakiye ödeme talebi ile birlikte Yeminli Mali Müşavir (YMM) denetim raporunun sunulması zorunludur.

64 RAPORLAMA Yararlanıcı Beyan Raporu Ara ve Nihai Raporlar Proje Sonrası Değerlendirme Raporu Denetim Raporu İlk İzleme Raporu

65 İLK İZLEME ZİYARETİ RAPORU Ajans tarafından destek alan projelere yönelik gerçekleştirilecek ilk izleme ziyaretinde yararlanıcılarla beraber doldurulacak olan rapordur. Genel Bilgiler, İletişim Bilgileri Bütçe, Faaliyetler, Satın Almalar Performans Göstergeleri, İhtiyaçlar Ziyaretler

66 SATIN ALMA ve İHALELER T.C. Güney Ege Kalkınma Ajansı 2010 Yılı İktisadi Kalkınma Mali Destek Programı

67 DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR Harcama usul ve esasları ilgili kanunlarca belirlenen yararlanıcılar, satın alma faaliyetlerini kendi mevzuatları çerçevesinde gerçekleştirirler. Ortakların farklı satın alma mevzuatlarına tabi olmaları durumunda, her ortak kendi mevzuatına uyar. Satın alma faaliyetlerinin ihale yolu ile gerçekleştirilmesi esastır.

68 DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR Satın alma faaliyetlerinde kurallara uyulmaması halinde, gerçekleştirilen alımlar uygun maliyet olarak değerlendirilmez ve yapılmış harcamalar destek bütçesinden karşılanamaz! Sağlanan avanstan kurallara uymayan harcama yapıldığı tespit edildiğinde verilen destek yasal faizi ile birlikte geri alınır! Harcama ve satın alma belgelerinin tamamı incelenecektir, bu sebeple sağlıklı muhafazası gerekmektedir!

69 Satın alma, Sadece para harcamak değildir! Mal alımı, Hizmet alımı, Yapım işleri ihtiyaçlarının belirlenen standartlarda, zamanında ve maliyet etkin tedariği için ilgili tüm taraflarla ortak çalışmaktır.

70 SATIN ALMA STRATEJİSİ / PLANI İhale ilanının yayınlanması, Açılış ve değerlendirme, Teslimat işlemleri, Geçici/kati kabul, vb. Yararlanıcı; Projesini uygulamaya başladığı ikinci ayda satın alma stratejisini Ajans a gönderir. İhale açılış tarihinden en az iki hafta önce Ajans a bildirimde bulunur.

71 TEMEL SATIN ALMA KURALLARI Ayrım gözetmeme, Adil rekabet ortamını sağlama, Kolay anlaşılabilir ve ayrımcılık içermeyen teknik şartnameler hazırlama, İhale ilanını tüm potansiyel iştirakçilere ulaşacak şekilde duyurma, Teklif sahiplerine yeterli zaman tanıma, Objektif değerlendirme kriterlerini kullanma, Kayıtları düzgün, anlaşılır ve yeterli şekilde tutma,

72 DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR İhale tekliflerinin tümü Sözleşme Makamı tarafından toplanır. Mal ve yapım işleri ihalelerinde tek kriter fiyattır. Hizmet alımı ihalelerinde teknik değerlendirme puanı eşik değeri üzerinde olan teklifler mali olarak da değerlendirilip, nihai puanına göre ihale edilir. Bütünlük arz eden işler, suni bir şekilde kısımlara ayrılarak ihale edilemez. Rehberde hüküm bulunmayan hallerde ilgisine göre KİM hükümleri kıyasen uygulanır.

73 HARCAMA USUL VE ESASLARI HİÇBİR KANUN TARAFINDAN BELİRLENMEMİŞ YARARLANICILAR İÇİN SATIN ALMA USULLERİ Açık İhale Usulü TL ve üzeri Pazarlık Usulü TL TL arası Doğrudan Temin Usulü TL ve altı

74 Doğrudan Temin Usulü * ( TL) Süreçteki tüm dokümanlar muhafaza edilmelidir. (proforma faturalar, e-postalar, internet kayıtları vs.) Şartnamenin hazırlanması (SR Ek-3, Bölüm B, Söz. Ek-2) Piyasa araştırmasının yapılması Pazarlık edilmesi Satın almanın gerçekleştirilmesi * Sözleşme yapma zorunluluğu yoktur, istenirse yapılabilir.

75 Pazarlık Usulü ( TL) Şartnamenin (iş tanımı) hazırlanması (SR Ek-3, Bölüm B, Söz. Ek-2) İhale dosyasının hazırlanması Değerlendirme komitesinin oluşturulması (SR EK 4) Kısa listenin hazırlanması (SR Ek-3, Bölüm C, Kısa Liste İlanı) Davet mektubunun gönderilmesi (SR Ek-2) En az 7 gün. İlan yolu ile duyurulması (SR Ek-1) En az 10 gün

76 Teknik tekliflerin alınması (SR Ek-2) İdari uygunluk kontrolü Geçerli teklif sunan isteklilerle yöntem ve teknik görüşmelerin yapılması (fiyat belirtmeksizin) En fazla 7 gün hazırlık süresi tanınır. Fiyat tekliflerini de içeren son tekliflerin alınması (SR Ek-3, Bölüm B, Söz. Ek-4: Mali Teklif) En uygun çözüm yöntemini içerecek şekilde şartname netleştirilir. Tüm görüşmeler kayıt altına alınır ve tutanakla sabitlenir. Teklifler yazılı ve kapalı olarak alınır.

77 Teklif zarfları alınış sırasına göre açılır, idari uygunluk(sr Ek-3, Bölüm C) ve geçici teminatlar kontrol edilir. Tüm isteklilerin katılımı ile gerçekleştirilir. Açılış oturumunun gerçekleştirilmesi Geçerli teklif verenlerin fiyatları açıklanır, tutanak ile sabitlenir. Geçerli teklif sayısı 3 ve üzerinde ise İsteklilerin huzurunda teklifler açılarak en uygun teklif sahibine ihale verilir, tutanak ile sabitlenir. İndirimli son fiyat tekliflerinin yazılı ve kapalı olarak alınması İhalenin verilmesi Geçerli teklif sayısı 3 ten az ise Pazarlık usulüne baştan başlanır. Açık ihale usulü uygulanır. Değerlendirme Raporu nun hazırlanması (SR Ek-9)

78 Aksi halde verilen teminatın irad kaydedilerek sözleşme hakkının yitirileceği hususu davet mektubunda belirtilir. Kazanan isteklinin sözleşme imzalamaya davet edilmesi (SR Ek-12) İstekli gelmez veya vazgeçerse 2. en iyi teklif sahibine ihalenin verilmesi Tebliğ tarihinden itibaren en geç 7 gün içinde Sözleşmenin imzalanması (SR Ek-3, Bölüm B) 10 gün içinde Seçilmeyenlerin bilgilendirilmesi (SR Ek-11)

79 Açık İhale Usulü ( TL ve üzeri) Şartnamenin (iş tanımı) hazırlanması (SR Ek-3, Bölüm B, Söz. Ek-2) İhale dosyasının hazırlanması Değerlendirme komitesinin oluşturulması (SR EK 4) İnternet sayfasında duyurulmak üzere Ajans a gönderilir, ve varsa yararlanıcının internet sayfasında yayımlanır. İhale duyurusunun yayımlanması (SR Ek-1) TL ve üzeri alımlar ulusal gazetelerde de yayımlanmak zorundadır. En az 20 gün Tekliflerin Alınması İsteklilere Teklif Alındı Belgesi (SR Ek-6) verilir.

80 Açılış oturumunun gerçekleştirilmesi Teklif zarfları alınış sırasına göre açılır, idari uygunluk (SR Ek-3, Bölüm C) ve geçici teminatlar kontrol edilir. 15 işgünü içinde İdari eksikliklerin tamamlanması Teklif elenir Değerlendirme oturumunun gerçekleştirilmesi Mal alımı ve Yapım işi tekliflerinin değerlendirilmesi Hizmet alımı tekliflerinin değerlendirilmesi Teknik Değerlendirme (SR Ek-3, Bölüm C) 80 puan altı Teklif elenir 80 puan ve üzeri

81 Teknik şartname ile karşılaştırılır, en düşük fiyat teklifine ihale verilir. İhalenin verilmesi Mali Değerlendirme Nihai puanı en yüksek olan teklife ihale verilir. (SR Ek-10) 5 gün içinde Değerlendirme raporunun hazırlanması (SR Ek-9) Aksi halde verilen teminatın irad kaydedilerek sözleşme hakkının yitirileceği hususu davet mektubunda belirtilir. Kazanan isteklinin sözleşme imzalamaya davet edilmesi (SR Ek-12) İstekli gelmez veya vazgeçerse Tebliğ tarihinden itibaren 7 gün içinde 2. en iyi teklif sahibine ihalenin verilmesi Sözleşmenin imzalanması (SR Ek-3, Bölüm B)

82 Sözleşmenin imzalanması (SR Ek-3, Bölüm B) 10 gün içinde 7 gün içinde İhale sonuç bildiriminin hazırlanması Uygun medya araçlarında yayımlanır ve Ajans a gönderilir. Seçilmeyenlerin bilgilendirilmesi (SR Ek-11)

83 SATIN ALMA SÜRECİNİN İPTALİ İhale usulleri başarısız olduğunda, Projenin teknik ve mali verileri köklü değişikliğe uğradığında, Mücbir sebepler ortaya çıktığında, Tüm teklifler mevcut azami bütçeyi aştığında (Sözleşme Makamının aşan tutarı kendi ödemek istemesi durumu hariç), İhale sürecinde usulsüzlükler ortaya çıktığında, Sözleşme Makamı teklif sahiplerine tazminat hakkı tanımadan, geçerli gerekçeleri belirtmek koşuluyla, satın alma işleminden vazgeçebilir.

84 DEĞERLENDİRME KOMİTESİ Başkan dahil en az 3 üye Tüm üyeler, Gözlemciler, Uzmanlar, tarafsızlık ve gizlilik beyanı imzalar. Beyanları imzalar, Tutanakları tutar, Değerlendirme raporunu hazırlar, Şekil gereklerine uygun olmayan tekliflerde revizyon talep eder

85 İHALELERE KATILAMAYACAK OLANLAR Ticari faaliyetlerini askıya almış olan İhalelere Katılamaz!

86 İHALE DOSYASININ HAZIRLANMASI

87 İhale dosyası, davet mektubu ve teklif dosyasından oluşur. İçeriği aşağıdaki şekilde oluşturulmalıdır: İhaleye davet mektubu (SR Ek-2) Teklif Dosyası (SR Ek-3) Bölüm A: İsteklilere Talimatlar Bölüm B: Taslak Sözleşme (Özel Koşulları) ve Ekleri Söz. Ek-1: Genel Koşullar Söz. Ek-2: Teknik Şartname Söz. Ek-3: Teknik Teklif (Hizmet Alımlarında Organizasyon ve Metodoloji ve Kilit Uzmanların Özgeçmişleri) Söz. Ek-4: Mali Teklif (Bütçe Dökümü) Söz. Ek-5: Standart Formlar ve Diğer Gerekli Belgeler Bölüm C: Diğer Bilgiler Kısa Liste İlanı İdari Uygunluk Tablosu Değerlendirme Tablosu Bölüm D: Teklif Sunum Formu İsteklinin Beyanı Hizmet Alımı İhalelerinde Kilit Uzmanlar İçin «Münhasırlık ve Müsaitlik» Bildirimi