Ekipyonetimi_2baski 1/9/14 10:56 AM Page 1 Ekip Yönetimi

Transkript

1 Ekip Yönetimi

2 Cep Yönderi Dizisi Cep Yönderi Dizisi yöneticilerin ifl yaflam nda her gün karfl laflt klar en yayg n meydan okumalara ivedi çözümler öneriyor. Dizi içinde yer alan her kitapta, güçlü ve zay f yanlar n z tespit etmeye ve kritik becerilerinizi keskinlefltirmeye yarayan kullan fll araçlar, testler ve gerçek yaflamdan al nm fl örnekler yer al yor. ster masa bafl nda, ister bir toplant da ya da yolda olun, bu cep kitapç klar size iflinizin günlük talepleriyle daha h zl, daha kavray fll ve daha etkin bir biçimde bafla ç kma imkân n verecektir. Dizinin kitaplar : Ekip Liderli i Toplant Yönetimi Zaman Yönetimi Etkin Sunumlar Liderlik Koçluk Etkili fl Yaz lar Sonuç Al c Müzakere Geribildirim Stres Yönetimi nsanlar kna Etmek Kriz Yönetimi Üstünüzü Yönetmek Görev Devretmek Kariyerinize Yön Vermek Bir Çal flan flten Ç karmak Zor Etkileflimleri Yönetmek Bir Çal flan fle Almak Pazarlamay Anlamak Performans De erlendirmesi Çal flanlar Gelifltirmek Bütçe Haz rlamak Finans Anlamak De iflimi Yönetmek Stratejiyi Uygulamak Performans Ölçmek Proje Yönetimi Yarat c l Teflvik Etmek Sanal Ekiplere Liderlik Etmek fl Süreçlerini yilefltirmek Stratejik Düflünmek Hedefleri Belirlemek fl Plan Oluflturmak Çal flanlar Elde Tutmak novasyon Yapmak Müflterinize Odaklanmak Çeflitlili i Yönetmek Yeni Yönetici Olmak Olurluk ncelemesi

3 Ekip Yönetimi Her Gün Karfl laflt n z Sorunlara Uzman Çözümler

4 ISBN Managing Teams Harvard Business School Publishing Corporation, 2010 Türkçe yay n haklar Akcal Telif Haklar taraf ndan sa lanm flt r. Optimist Yay m Da t m San. ve Tic. Ltd. fiti. Sertifika no. : Telefon : Faks : e-posta: optimist@optimistkitap.com facebook.com/optimistkitap twitter.com/optimistkitap Optimist yay n no. : 258 Konu : fl-yönetim Çeviren : Melis nan Yay na haz rlayan : Cemal Engin Bas m : Eylül 2011, stanbul 2. Bas m : Ocak 2014 Düzelti : Ahmet Ant Düzenleme : Selim Talay Bask ve cilt : Tor Ofset San. Tic. Ltd. fiti. Sertifika no. : Had mköy Yolu Akçaburgaz Mah. 4. Bölge 9. Cadde 116. Sokak. No: 2 Esenyurt - STANBUL Tel:

5 çindekiler Yönderin Mesaj : Etkin Ekip Yönetimi Neden Önem Tafl r? 9 Ekip Yönetimi: Temel Bilgiler 11 Ekibinizi Rayda Tutmak 13 Ekip liderlerinin aflmas gereken meydan okumalara genel bir bak fl. Ekibin sürecini de erlendirmek Yayg n engelleri anlamak 1. Engel: Ekip Kimli i Eksikli i 21 Ekip baflar s n n hayati bir bileflenine yak ndan bir bak fl. Ekip kimli inin neden çok önemli oldu unu kavramak Zay f ekip kimli inin sebeplerini anlamak Ekip kimli ini güçlendirmek 2. Engel: Düflük Kat l m 31 Herkesin ekipte yer almas n garantilemeniz için tavsiyeler. Düflük kat l m alg lamak Kat l mla ilgili beklentileri do rulamak Üyelerin beklentileri karfl lamalar na olanak vermek

6 Aç klamalar istemek Üye/görev uyumunu de erlendirmek 3. Engel: Zay f letiflim 37 Süreçlerinizden birini incelemeniz için fikirler. Zay f iletiflimin bedellerini anlamak Ekip üyelerinin iletiflim becerilerini zenginlefltirmek 4. Engel: Etkin Olmayan Ekip Liderli i 45 Bu s k nt verici durumla bafla ç kman z için stratejiler. Zay f liderlik iflaretlerini tan mak Kök sebepleri tespit etmek Patronluk yapmakla yetki vermeyi dengelemek Lider siz de ilken harekete geçmek 5. Engel: Y k c Çat flma 53 Üretken olmayan anlaflmazl klar üretken bir hale döndürmeniz için öneriler. Çat flman n kök sebebini tan mlamak Aktif flekilde dinlemeyi cesaretlendirmek Çözümü müzakere etmek Ekip üyelerine affetmeyi hat rlatmak 6. Engel: Grup düflüncesi 61 Bu tehlikeli zihniyeti önlemeniz için fikirler. Grup düflüncesinin tehlikelerini anlamak Semptomlar fark etmek Grup düflüncesiyle savaflmak

7 7. Engel: Yarat c l k Yoksunlu u 69 Yarat c l katalize etmeniz için tavsiyeler. Düflünme tarzlar ve teknik becerilerin çeflitlili ini desteklemek Paradokslu özellikleri dengelemek Iraksak düflünmeden yak nsa a ilerlemek 8. Engel: Etkin Olmayan Karar Alma 75 Bekledi inizden daha yayg n olan bu sorunla savaflman z için ipuçlar. Bir karar alma yaklafl m üzerinde anlaflmak Karar alma becerilerini keskinlefltirmek puçlar ve Araçlar Ekip Yönetimi çin Araçlar 83 Ekibinizi denetlemeniz, ekip kimli inin gücünü de erlendirmeniz, ekibinizdeki bir anlaflmazl çözüme kavuflturman z ve ekibinizdeki grup düflüncesinin varl n de erlendirmeniz için çal flma kâ tlar. Kendinizi S nay n 91 Bu k lavuzda sunulan kavramlar n yararl bir özeti. Neler ö rendi inizi görebilmeniz için bu testi bir kere kitab okumadan önce, bir kere de sonra yapman zda yarar vard r. Test sorular n n do ru yan tlar 96 Notlar 99 Akl n za gelen fikirleri an nda not etmek için kullanabilirsiniz.

8 Yönderin Mesaj : Etkin Ekip Yönetimi Neden Önem Tafl r? Bir yönetici olarak en önemli sorumluluklar n zdan biri, ekibinizde mümkün olan en iyi performans teflvik etmektir. Ne de olsa bir yönetici olmak ifllerin baflkalar taraf ndan yap lmas n sa lamakt r. Fakat bir ekibi yönetmek bireyleri yönetmekle ayn fley de ildir. Özenli planlama, dikkatli gözlemle analiz ve bireylerin etkin ve verimli bir flekilde iflbirli i yapmas için becerili bir koordinasyon gerekir. Oldukça becerili bir ekibin bile tökezlemesine sebep olabilecek bir dolu engel vard r. Bu engeller ekip kimli i eksikli i, düflük kat l m, zay f iletiflim ve grup düflüncesi için yarat c l k yoksunlu u ve y k c çat flmadan etkin olmayan karar almaya kadar uzan r. Ve itiraf etmesi zor olsa da sizin liderli iniz de ekibin ilerlemesi için bir engel teflkil edebilir. yi haber flu ki bu engellerin tek tek hepsini ortadan kald rmak ve dolay s yla ekibinizi baflar için konumland rmak üzere uygulayabilece iniz çok say da teknik ve pratik vard r. Bu kitapta her engelin ayr nt lar n ona neyin sebep oldu unu ve ekibiniz için neden kötü oldu unu derinlemesine inceleyece iz. Ayr ca söz konusu en- Yönderin Mesaj 9

9 geli aflmak için stratejiler sunaca z. Pratikle birlikte k sa sürede bu engellerden herhangi biri bafl gösterir göstermez hedef alabilecek ve durumu düzeltmek için çevik bir flekilde harekete geçebileceksiniz. Ödülünüz mü? Misyonlar n baflar yla gerçeklefltirip kuruluflunuz için de erli ifl sonuçlar üreten yüksek performansl bir ekip. Anne Donnellon, Yönder Babson Kolej de flletme Mast r Program n n profesörü olan Anne Donnellon, on y ldan uzun bir süredir kurulufl içi ekiplerle ilgili araflt rma ve dan flmanl k yapmakta ve e itim vermektedir. Ekip Çal flmas : Ekip Dinamiklerinde Dilin Gücü (Harvard Business School Press) kitab n n yazar d r ve Harvard Business School Yay nlar n n nteraktif Yönetici Dizisinin ödüllü kitab flleyen Ekipler in de içerik uzman d r. Bunlar n yan s ra çok say da Harvard Bussiness School vakas kaleme alm flt r ve bunlardan ikisi ifllevler aras ekipler üzerine odaklanmaktad r: Medisys fiirketi: Yo un Bak m Ürünü Gelifltirme Ekibi ve Mod IV Ürünü Gelifltirme Ekibi. 10 Ekip Yönetimi

10 Ekip Yönetimi: Temel Bilgiler

11 Ekibinizi Rayda Tutmak

12 Bir ekibe liderlik etti inizi hayal edin. fiimdiye kadar ifller iyi gitti: Üyeler birlikte iyi çal fl yorlar ve ekip hedeflerine do ru ilerliyor. Fakat aniden sorunlar ortaya ç k yor. Belki iki üyenin aras kiflisel bir meseleden ötürü bozuluyor veya ekip bir bütün olarak karar alam yor gibi duruyor. Belki de ekip içindeki iletiflim verimsiz hale geliyor baz üyeler tart flmalara katk da bulunurken di erleri s k s k birbirlerinin sözünü kesiyor. Sorun ne olursa olsun ekibinizin baflar l olmas n istiyorsan z harekete geçmelisiniz. Ekibinizi hedef do rultusunda tutmak için süreçlerini (sonuçlar n ne kadar baflar yla elde etti ini) sürekli de erlendirmeli ve gerekli yol üstü düzeltmeleri yapmal s n z. Bir ekibi raydan ç karabilecek iç engel türlerini de anlamal ve bu engelleri ortadan kald rmak için teknikler gelifltirmelisiniz. Ekibin sürecini de erlendirmek Ekip süreci, ekibin kendi sonuçlar n baflar yla elde etme yoludur. Süreci, üyelerin çat flmalar ne kadar iyi çözüme kavuflturdu u, olumlu kifliler aras iliflkileri nas l besledi i, enformasyonu nas l paylaflt ve proje bütçelerini ve programlar nas l yönetti i gibi unsurlar belirler. 14 Ekip Yönetimi

13 TABLO 1 Ekip sürecini de erlendirme yöntemleri Yöntem K stas alma D flar dan gözlemci Süre giden ekip tart flmalar Proje raporlama oturumlar Tan m Ekip, kendi sürecini flirketteki benzer baflka ekiplerle karfl laflt r r. D flar dan bir dan flman, ekibi gözlemler ve nesnel bir flekilde sürecini de erlendirir. Ekip üyeleri, kendi süreçlerini de erlendirmek için düzenli, resmi olmayan tart flmalara giriflir. Ekip görevini tamamlad ktan sonra üyeler, neyin iyi gitti ini ve neyin gitmedi ini tespit etmek üzere toplan rlar. Örnek Müflteri hizmetini iyilefltirmeden sorumlu bir ekip haftal k toplant larda güven seviyesini ve üye kat l m n baflka bir departmandaki bir ekiple karfl laflt r r. Çal flan anketi gelifltiren bir ekip, kifliler aras iliflkilerin niteli ini analiz etmek üzere bir dan flman tutar. Dan flman de ifliklikler önermek için baflka ekip ve ekip dinamiklerinden edindi i bilgiyi kullan r. Yeni pazarlama veritabanlar n de erlendiren bir ekip, ekibin son tarihleri ne kadar iyi yönetti i, bütçe hedeflerini nas l tutturdu u ve sorunlar ne kadar çözdü ü de içinde olmak üzere ekibin ilerleyiflini tart flmak üzere haftal k olarak toplan r. Çal flanlar için yeni bir self-servis sosyal haklar sistemi tasarlayan bir ekip, projenin web sitesini tamamlad ktan sonra toplan r. Üyeler, ekibin yeni becerileri ne kadar iyi ö rendi ini ve siteyi gelifltirirken ne kadar iyi iflbirli i yapt n tart fl r. Ekibinizi Rayda Tutmak 15

14 Bir ekip iç engellerle karfl karfl ya kald nda, süreçlerinin de erlendirilmesi özellikle önem kazan r. Bunu yapman n birçok arac vard r. Ekip sürecini de erlendirme yöntemleri tablosu baz örnekler sunmaktad r. Ekibinizin sürecini de erlendirmek için üyelerin birbirlerine geribildirim sunmalar n da faydal bulabilirsiniz. En yap c elefltiri genellikle di er ekip üyelerinden gelir, çünkü birbirlerinin çal flma tarz na en aflina olanlar onlard r. Fakat burada temkinli ilerleyin: Baz ekip üyeleri, efl düzeylerini de erlendirirken kendilerini rahats z hissedebilir. Bafllang ç için herkesin, ekibin ne kadar etkin oldu- u ve daha iyi olmak için neye ihtiyaç duydu u hakk nda fikirlerini paylaflmas na çal fl n. E er bu meselelerde genel fikir birli i varsa tek tek üyeler hakk ndaki geribildirimlere geçin herkesin önce kendisini de erlendirerek bafllamas n sa lay n. Üyeler birbirlerini de erlendirmeye bafllad klar nda ortaya ç kabilecek çat flma, öfke veya üzüntü duygular n idare etmeye haz rl kl olun. pucu: Proje boyunca yap lan düzenli aralarda geribildirim sa lad n zdan emin olun. Bu, sorunlar teflhis eder etmez düzeltmenize yard mc olabilir. Ayr ca proje tamamland ktan sonra bir raporlama oturumu yürütün. Bu, ekibinizin neyin iyi gitti iyle neyin gitmedi ini hesaplamas na ve gelecekteki projelere uygulamak için dersler ç karmas na yard mc olabilir. 16 Ekip Yönetimi

15 Yayg n engelleri anlamak Ekipler amaçlar do rultusunda yol al rken çok say da iç engelle yüz yüze gelirler. Ekipler için yayg n engeller tablosu en yayg n sorunlardan baz lar n gösterip her birini karakterize eden davran fllara örnekler sunmaktad r. TABLO 2 Ekipler için yayg n engeller Sorun Ekip kimli i eksikli i Düflük kat l m Zay f iletiflim Karakteristik davran fllar Ekibin hedefleri, üyelerin kiflisel hedefleriyle çat fl r. Ekip üyeleri hedeflere düflük katk sa lar ve önemli çabalarda bulunmaz. Üyeler kendilerini birbirlerine karfl sorumlu hissetmez. Ekip zay f iflbirli inden, enformasyon paylafl m ndan ve ortak karar almadan ma dur olur. Ekip üyeleri ifllerini tamamlamada baflar s z olur. Ekip toplant lar na kat l m zay f olur. Toplant lar esnas nda enerji düflüktür. Ekip üyeleri toplant lar esnas nda e-postalar n gözden geçirir veya baflka ifller yapar. Üyeler birbirlerinin sözünü keser veya ayn anda konuflur. Baz üyeler toplant lar esnas nda sessiz kal r. nsanlar sorunlar üstü kapal bir biçimde söyler, aç kça onlar iflaret etmez. Bir davran fl biçimi teklif edildi inde herkes onaylay p kafa sallar fakat bu sadece yan lt c bir fikir birli idir; hiç kimse üzerinde anlafl lm fl kararlar izlemez. Ekibinizi Rayda Tutmak 17

16 TABLO 2 (Devam) Sorun Etkin olmayan ekip liderli i Y k c çat flma Grup düflüncesi Yarat c l k yoksunlu u Etkin olmayan karar alma Karakteristik davran fllar Ekip üyeleri çok az fikirle katk da bulunur. Ekip için bir vizyon tan ml yor gibi görünemez. Ekip lideri yetki devretmede baflar s z olur. Lider, birden fazla üyeyi nas l temsil edece ini biliyor gibi görünmez. S k s k a z dalafllar patlak verir. Ekip üyeleri birbirlerine duygusal destek sa lamaz. nsanlar, toplant lar terk etmek veya ekibe son vermek gibi sald rgan hareketler yapar. Gerilimler ve kiflisel elefltiri ya da sald r lar devam eder. Ekip üyeleri alternatif fikirleri göz önünde bulundurmak konusunda isteksiz veya yeteneksizdir. Fikirler üzerine müzakere eksikli i vard r. Elefltirel düflünceye ekibin ilerlemesinin önünde bir bariyermifl gibi davran l r. Üyeler ekip anlaflmas ve uyumu için a r basan bir arzu sergiler. Üyeler egemen akl n veya iflleri yapman n yerleflik yollar n n ötesinde taze fikir ve bak fl aç lar gelifltiremez. Üyeler yerleflik yollar düzenli olarak, yeni fikirlerin çal flmamas n n sebepleri olarak kullan r. nsanlar soru sormaya veya merakl ve oyuncu olmaya isteksizdir. Üyeler beklenmedik olaylar nas l f rsatlara çevireceklerini bilmezler. Üyeler karar alma esnas nda kendi konumlar na sert bir flekilde ba l kal rlar. S k s k a z dalafllar patlak verir ve hiçbir faydal yeni enformasyon üretilmez. Kararlara sürekli geri dönülür. 18 Ekip Yönetimi