DİJİTAL ARŞİV. Sadettin Serhan FERİK

Ebat: px

Şu sayfadan göstermeyi başlat:

Download "DİJİTAL ARŞİV. Sadettin Serhan FERİK"

Levent Emre
8 yıl önce
İzleme sayısı:

1 DİJİTAL ARŞİV Sadettin Serhan FERİK

2 Dijital Arşivleme Nedir? Rapor, form, evrak, yazışma, sözleşme, fatura, faks, film gibi kağıda basılmış her türlü bilginin tarayıcı cihazlarla taranarak sayısallaştırılması (dijitalleştirme) ve bilgisayar sistemlerine istenilen dosya formatında kaydedilmesidir. Dijital arşivleme konusunda PDF dosya biçimi aranabilirlik, küçük dosya boyutları ve dönüştürülebilirlik açısından en çok tercih edilen dosya biçimi olmuştur. Bunun yanında dijital arşivlerin verimli kullanılabilmesi açısından geliştirilen Doküman Yönetim Yazılımlarıda genellikle pdf dosya biçimini şifreleyerek kullanmaktadır.

(dijitalleştirme) ve bilgisayar sistemlerine istenilen dosya formatında kaydedilmesidir.

3 Dijital Arşivleme ne kazandırır? Dijital arşivleme işlemi sonucunda fiziksel arşivlerdeki dokümanlar sunuculara kaydedilerek firma veya kuruluşlara aşağıdaki konularda zamandan ve finansal açılardan tasarruf sağlayacaktır. Aranılan bilgi, evrak veya dokümana doğru ve anlık erişim sağlanarak tarama ihtiyacı olmadan anlık olarak kullanılabilmesi veya iletilebilmesi. Dijital dokümanlara gruplandırma ve yetkilendirme yapılarak evrakların yetkisiz çalışanlara ve yetkisiz diğer kişilerin ellerine geçmesine karşı güvenliğinin sağlanması ve yanlışlıkla silinmesinin önüne geçilebilmesi. Fiziksel ofis taşınma durumlarında doküman arşivinin taşınma giderinin olmaması. Dijital arşivin disaster recovery planına dahil edilerek ister bulut ortamında isterse başka bir lokasyonda yedeklenerek yangın, sel, deprem gibi doğal afet veya meydana gelebilecek diğer olaylarda veri kaybının önlenebilmesi. Aynı anda birden fazla çalışanın aynı evraklara ulaşabilmesi sayesinde ekip çalışmasına uygun olması. Dijital arşivleme işlemi yukarıda listelenmiş avantajları sayesinde kısa sürede yatırım maliyetinin amortismanını sağlamaktadır ve dolaylı yollardan üretim ve verimliliğe olumlu yönde etki etmektedir.

Aranılan bilgi, evrak veya dokümana doğru ve anlık erişim sağlanarak tarama ihtiyacı olmadan anlık olarak kullanılabilmesi veya iletilebilmesi.

4 Dokümanları Nasıl Tarıyoruz? Dokümanlarınızın dijital ortama aktarıldıktan sonra saklanacak ortam, dokümanların indekslenmesi için gerekli yazılım ve araçlara karşılıklı olarak karar verdikten sonra arşiviniz incelenir ve klasörler gruplara ayrılarak tasnif edilir. Klasör içerisindeki tüm dokümanlar gruplar halinde çıkartılarak ataç ve zımbalardan arındırılarak boyut, kağıt cinsi, doküman cinsi gibi özellikler değerlendirilerek uygun cihazlarda taranır ve dosya boyutları ve kalitesi açısından optimize edilerek istenilen dosya biçimine dönüştürülür ve istenilen anahtar kelimeler ile indekslenerek arşivleme yapılır.

verdikten sonra arşiviniz incelenir ve klasörler gruplara ayrılarak tasnif edilir.

5 Dijital Arşiv Evreleri 1)Tasnif = Evrağı taranabilir hale getirmek zımbasından vb maddelerden ayrıştırarak tarama cihazının tarayabileceği hale getirmek. 2)Tarama=Evrak taranır ve resim haline getirilir. 3)İndexleme= Taranan resimlere başlık,konu vb aramada ulaşılabiliecek ilgili konular eklenir. 4)Toplama = Taranan evraklar geri eski haline getirilerek fiziksel arşive gönderilir.

2)Tarama=Evrak taranır ve resim haline getirilir.

6 Karar ve Yapı Mekanizması Dijital Arşiv yapılacak Kurumda 1)Klasör Bazlı İndexleme Klasör tasnif dediğimiz zımbasından ataçlardan vb durumlardan arındırılıp taranabilir hale getirildikten sonra taranır ve bu taranan imageler bir dosyada tutulur bu dosyadaki tüm resimler e Klasör başlığı tarihi ve Açıklama bölümü işlenir arama klasör adından tarihinden yada açıklama bölümünden yapılır. 2)Evrak Bazlı İndexleme Maliyet ve emek gerektirir her resim tek tek işlenmek süretiyle her resimin adı konusu ve sayısı, tarihi içeriği işlenerek yapılır.aramda klasör ve yüzlere sayfa yerine sadece ilgili sayfa gelir.

ve Açıklama bölümü işlenir arama klasör adından tarihinden yada açıklama bölümünden yapılır.

7 Evrak Biçimi Dijital arşivleme yapısına karar verildikten sonra ilgili kurumdan dosyalarının biçimine göre Php de arayüz kullanılarak Mysql database kayit yapılır. Örnek Devlet Daireleri Evrak Bazlı ulaşmak isterse Her belgede Konu, Sayı, Tarih, Başlık ve Açıklama kısımları yada gelen evrak ve giden evrak alanları oluşturularak indexleme işleme yapılmalıdır Bu sayede ilgili kişi bu alanların herhangi birinden aradığı evrağa ulaşabilir. Klasör bazlı olursa klasör adı, yılı tarihi yada açıklamasından biri ile aratır ancak karşısına o dosyanın bütünü gelir içinden kendisi bulur.

Örnek Devlet Daireleri Evrak Bazlı ulaşmak isterse Her belgede Konu, Sayı, Tarih, Başlık ve Açıklama kısımları yada gelen evrak ve giden evrak

8 OCR OCR programları kullanılırsa resim pdf formatına dönüş ve yazıya dökülür bu sayede ilgili klasör yada bölüme ulaştıktan sonra pdf indirerek arama yapabilir.ücretli yada ücretsiz OCR programları satın alınarak iliği kuruma kurulur ve resimi yazıya dökme imkanı verilir.

9 Login erişim alanı ile sisteme istenilen kişiler arşiv kayıt arama yada silme işlemleri yapabileceklerdir.

10 Şekildeki prototip sayfasını ilgili bölümleri kuruma göre düzenlenerek başlık, departman, klasör adı, açıklama şeklinde düzenlenecektir ve resimlerin olduğu dosyayı veya pdf i seçerek kayıt işlemi yapacaktır.

adı, açıklama şeklinde düzenlenecektir ve

11 Kayıtlı alanlar ve pdf(resim) yolu databasede tutulacaktır. Bu sayede hizli güvenli ve her an ulaşılabilir güncellenebilir bir yapıya sahip olacaktır.

İlgili alanlardan Google tarzı arama yapildiktan sonra karşısına liste halinde seçime göre(indexleme tipi) klasör pdf leri yada ilgili evrak pdf

12 İlgili alanlardan Google tarzı arama yapildiktan sonra karşısına liste halinde seçime göre(indexleme tipi) klasör pdf leri yada ilgili evrak pdf i çıkacaktır tıklayıp indirerek yada sayfada görüntüleyerek istediği evrağa ulaşacaktır.(not OCR kullanılmazsa resimlere ulaşır taranan sayfalara)

pdf i çıkacaktır tıklayıp indirerek yada sayfada görüntüleyerek istediği

13 Nasıl Erişilecek Web tabanlı olduğu için kurumun ağındaki herhangi bir bilgisayara kurulumu yapılır ve diğer bilgisayarlar ip yazarak erişebilir,istenirse internet ortamınada açılabilir. İhtiyacımız olan networkte bir bilgisayar yada internette Arşiv boyutuna göre Harddisk Web tabanlı arşiv uygulamamız

erişebilir,istenirse internet ortamınada açılabilir.

14 Prototip İndexleme tercihinizi ilgili alanları ve örnek evrak tiplerini gönderirseniz tarafınıza kısa sürede prototip sayfa gönderilecektir. Sadettin Serhan Ferik

Benzer belgeler

DELFİN ANAHTAR TESLİM

DELFİN ANAHTAR TESLİM Biz Kimiz? DELFİN, her türlü doküman tabanlı teknolojileri araştırmak, geliştirmek, kurum ve şirketlere fiziksel arşiv ve elektronik arşivleme hizmetlerinde ANAHTAR TESLİM çözüm sunmak amacı ile kurulmuştur.