T.C. ANADOLU ÜNİVERSİTESİ YAYINI NO: 2762 AÇIKÖĞRETİM FAKÜLTESİ YAYINI NO: 1720 DOSYALAMA ARŞİVLEME

Ebat: px
Şu sayfadan göstermeyi başlat:

Download "T.C. ANADOLU ÜNİVERSİTESİ YAYINI NO: 2762 AÇIKÖĞRETİM FAKÜLTESİ YAYINI NO: 1720 DOSYALAMA ARŞİVLEME"

Transkript

1 T.C. ANADOLU ÜNİVERSİTESİ YAYINI NO: 2762 AÇIKÖĞRETİM FAKÜLTESİ YAYINI NO: 1720 DOSYALAMA ARŞİVLEME Yazarlar Öğr.Gör. Orkun ŞEN (Ünite 1, 8) Öğr.Gör. Salih GÜMÜŞ (Ünite 2) Öğr.Gör. Serap UĞUR (Ünite 3) Arş.Gör. İlker KAYABAŞ (Ünite 4) Öğr.Gör. Ruşen YILMAZ (Ünite 5) Öğr.Gör. Can GÜLER (Ünite 6) Öğr.Gör. G. Deniz DİNÇER (Ünite 7) Editör Yrd.Doç.Dr. M. Emin MUTLU ANADOLU ÜNİVERSİTESİ i

2 Bu kitabın basım, yayım ve satış hakları Anadolu Üniversitesine aittir. Uzaktan Öğretim tekniğine uygun olarak hazırlanan bu kitabın bütün hakları saklıdır. İlgili kuruluştan izin almadan kitabın tümü ya da bölümleri mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kayıt veya başka şekillerde çoğaltılamaz, basılamaz ve dağıtılamaz. Copyright 2013 by Anadolu University All rights reserved No part of this book may be reproduced or stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means mechanical, electronic, photocopy, magnetic tape or otherwise, without permission in writing from the University. UZAKTAN ÖĞRETİM TASARIM BİRİMİ Genel Koordinatör Doç.Dr. Müjgan Bozkaya Genel Koordinatör Yardımcısı Doç.Dr. Hasan Çalışkan Öğretim Tasarımcıları Yrd.Doç.Dr. Seçil Banar Öğr.Gör.Dr. Mediha Tezcan Grafik Tasarım Yönetmenleri Prof. Tevfik Fikret Uçar Öğr.Gör. Cemalettin Yıldız Öğr.Gör. Nilgün Salur Kitap Koordinasyon Birimi Uzm. Nermin Özgür Kapak Düzeni Prof. Tevfik Fikret Uçar Öğr.Gör. Cemalettin Yıldız Grafikerler Gülşah Karabulut Kenan Çetinkaya Özlem Ceylan Dizgi Açıköğretim Fakültesi Dizgi Ekibi Dosyalama Arşivleme ISBN Baskı Bu kitap ANADOLU ÜNİVERSİTESİ Web-Ofset Tesislerinde.000 adet basılmıştır. ESKİŞEHİR, Ocak 2013 ii

3 İçindekiler Önsöz... iv 1. Belge Akışı 2 2. Dosyalama Sistemleri Dosyalama Sisteminin Kurulması Belge Değişim Süreci Elektronik Belgeler: Üretme ve Koruma Elektronik Belge Yönetim Sistemi E-Devlet İle Belge Yönetimi Arşivleme iii

4 Önsöz Çağımız bilgi çağı. Bilgi çağının kurum ve kuruluşlara yönelik temel etkisi bilgi üretme, bilgiye erişme, bilgiyi işleme, bilgiyi iletme, bilgiyi saklama faaliyetlerinin yaşamsal önem kazanmasına yol açması ve bu alandaki etkililik ve verimliliğin kurum ve kuruluşların başarısını doğrudan etkilemesidir. Bürokratik örgütlerin yaygınlaşması 19. yüzyılda gerçekleşmiştir ve belgelerin o dönemde örgütlerin yönetiminde ve işleyişinde önemi artmaya başlamış, günümüzde ise her kurum ve kuruluşta bilgi ve belge yönetimi temel bir işlev haline gelmiştir. Belgeler kurum içinde üretilebildikleri gibi, kurum dışından gelebilirler ya da kurum dışına gönderilebilirler. Belgelerin bu hareketi bilginin ve işlemlere ait kanıtların hareketini oluşturur. Giderek büyüyen kuruluşlarda bu belge akışının başarıyla yönetilmesi kuruluşun büyümesindeki sürdürülebilirlik için gereklidir. Belgelerin sayısının artması, belgelerin dosyalanması ve istenildiğinde tekrar erişilebilmesi için çeşitli tekniklerin, araçların ve süreçlerin geliştirilmesini gerektirmiştir. Kuruluşlarda dosyalama sistemlerinin gereksinim analizi, tasarımı, geliştirilmesi, uygulamaya konulması ve denetlenmesi bir bilgi sistemi tasarımı süreci haline gelmiştir. Günümüzde her bilginin dosyalanabilir olması dosyalanan her bilginin belge olmasını gerektirmemektedir. Belgenin yasal tanımı, özellikleri ve ulusal/uluslararası standartları bulunmaktadır. Bir belgenin ilk ortaya çıkışından, iletilmesi, saklanması ve imha edilmesini kadar geçen evreleri belge yaşam döngüsünü oluşturmaktadır ve bu yaşam döngüsü bir belge yönetim sistemi ile yönetilir. Günümüzde belgelerin bilgisayar ortamına aktarılması ve yaşam döngülerinin bilgisayar ortamında yönetilmesi maliyet, hız ve güvenilirlik açısından vazgeçilmez bir yöntem haline gelmiştir. Bu dönüşüm tekil kurum ve kuruluşların boyutunu aşarak tüm devlet mekanizması için de geçekleşmeye başlamış ve vatandaşların tüm devlet kurumlarıyla olan yasal işlemlerinin bilgisayar ve internet üzerinden gerçekleştirmelerini sağlayan e-devlet sistemi ortaya çıkmıştır. Böylece bir bireyin doğumundan başlayarak, sağlık, eğitim, adalet ve çalışma hayatına ait bütün evrak işlemleri internet üzerinden gerçekleştirilebilmekte, takip edilebilmekte ve sonuçlandırılabilmektedir. Bir toplumdaki bütün kişiler hakkında ve gerçekleştirilen bütün araştırma, yönetim, üretim, pazarlama ve finans süreçleri için milyarlarca belge üretilmekte, kullanım süresi geçen belgeler ise belirli sürelerle saklanmakta ve bu belgelerin bir bölümü de arşivlenmektedir. Arşivler ülkelerin milli kaynaklarından birisidir ve ülkelerin geçmişi, bugünü ve geleceği arasında bir köprü rolünü üstlenirler. Bu kitabın sizlerin iş yaşamınızdaki süreçlerde karşı karşıya geldiğiniz bilgi ve belgeleri yönetmenize destek olacağını, edineceğiniz dosyalama ve arşivleme deneyimi ile bilgi ve belge yoğunluğu altında boğulmadan iş verimliliğinizi artıracağınızı umut ediyorum. Başarı dileklerimle. Editör Yrd.Doç.Dr. M. Emin MUTLU iv

5

6 1 Amaçlarımız Bu üniteyi tamamladıktan sonra; Dosyalama ve arşivleme ile ilgili temel kavramları açıklayabilecek, Belge ve türlerini ayırt edebilecek, Gelen belgelerin kontrolünü ve izlenmesini açıklayabilecek, Belge sınıflandırma ve kayıt alma çeşitlerini açıklayabilecek, Belge çoğaltma araçlarını sıralayabilecek, Zarflama, paketleme ve gönderme yöntemlerini açıklayabilecek bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz. Anahtar Kavramlar Belge Belge Yönetimi Dosya Dosya Planı Kayıt Kayıt Yönetimi Arşiv Dosyalama İçindekiler Giriş Dosyalama ve Arşivleme İle İlgili Temel Kavramlar Kayıt Yönetimi Belge ve Türleri Gelen Belgelerin Kontrolü ve İzlenmesi Belge Sınıflandırma ve Kayıt Alma Çeşitleri Belge Çoğaltma Araçları Zarflama ve Gönderme Yöntemleri 2

7 Belge Akışı GİRİŞ Örgüt içerisindeki iletişim kanallarının işlerliği örgüt içindeki personelin birbirleriyle iletişim kurması ve eşgüdüm içinde çalışarak örgütsel amaçlara ulaşmaları açısından büyük önem taşımaktadır. Bu iletişim kanallarını oluşturan bilgiler ve bu bilgileri taşıyan kayıtlar geçmişte olduğu gibi günümüzde de örgüt içerisinde önemini korumaktadır. İşletme yönetimi içerisinde dolaşım halinde bulunan bilgilerin belli bir taşıyıcı ortam üzerinde kayıtlı halde bulundurulması, diğer bir ifade ile belge haline dönüştürülmesi durumunda iletişimin kalıcılığından bahsedilebilir. Örgütlerde yönetim faaliyetlerinin etkili bir biçimde yürütülmesini sağlayan bilgi ve bilgi yönetimi kaynaklarının büyük bir kısmını belgeler oluşturmaktadır. Hukuksal yapıda yasal temeldeki işlevlerin belgelere dayandırılması, örgüt içi faaliyet yönetiminin belgeler yoluyla yapılandırılması ve işlenmesi bilgi yönetimi ile birlikte belge yönetimi kavramının önemini işletmeler açısından ortaya koymaktadır. Örgüt içerisinde üretilen bilgilerin ve bilgi kaynaklarının kaydedilen ortam gözetilmeksizin denetimini ifade eden bilgi yönetimi kavramı ve belgelerin üretiminden depolanmasına ve yok edilmesine kadar oluşan süreci ifade eden belge yönetimi kavramları işletme yönetimi içerisinde günden güne artan öneme sahip olmaya başlamıştır. Yönetim kavramının alt disiplinlerini oluşturan bilgi ve belge yönetimi kavramları örgüt içerisindeki diğer yönetim faaliyetleri ile birlikte uygulanmaya başlanmış, iletişim kanallarının etkili bir biçimde kullanılması belge akışı ve dosyalama faaliyetlerinin birlikte kullanılması ile uygulamaya geçirilmiştir. bir önem taşır. Bir örgütte bilgi akışının sağlıklı olması işletme açısından yaşamsal DOSYALAMA VE ARŞİVLEME İLE İLGİLİ TEMEL KAVRAMLAR İşletme içerisinde yapılan yönetsel faaliyetlerde iletişim ve dağıtım kanalları ile birlikte yapılan önemli işlerden biri de dosyalama işlemidir. Örgüt içerisinde yapılan yazışmalar, kayıtlar ve dosyalama işlemi birbirini takip eden bir süreç içindeki unsurlardır. Bu işlemlerin birbiri ile uyumlu ve koordineli bir biçimde yürütülmesi örgüt içindeki yönetsel faaliyetler açısından hayati önem taşımaktadır. Bu koordinasyonun sistemli ve birbiri ile çelişmeyen bir yapıda olması gerekmektedir. Dosyaların bu yapılar dâhilinde düzenli bir biçimde oluşturulması ve sınıflandırılması ulaşılmak istenen evraklara kolay ve hızlı bir biçimde ulaşmayı sağlamaktadır. Örgütler kendi iç çevresinde olduğu gibi içinde bulunduğu sektör, devlet yönetimi ve kamu yapıları gibi dış çevre unsurlarıyla da iletişim-etkileşim içerisinde bulunmaktadır. Bu ilişkilerin bir kısmı yasal zorunluluk çerçevesinde yapıldığı için yazışmalar dâhilinde belgelerin oluşmasını sağlamaktadır. Bu belgeler ise iletişim ve etkileşimin yasallaşmasını sağlayan en önemli unsurlardan birisidir. Bu yazışmalar örgüt içi ve örgüt dışı ilişkilerde, faaliyet alanlarında ve alınan kararlarda kanıt niteliği taşımaktadır. İş tanımları ve iş gerekleri kapsamında olsa dahi yetki aşımı gibi durumların oluşmaması adına özellikle iç yazışmalar önem kazanmaktadır. Örgüt içerisinde yazışmalar kapsamında oluşturulan belgeler örgüt içi yönetiminin sağlıklı bir biçimde yürütülmesine yardımcı olmaktadır. 3

8 KAYIT YÖNETİMİ Bir yazının, bir hesabın tarih, numara vb.nin veya kopyasının bir yerde yazılı olarak bulunmasını ve aynı zamanda bilgiyi taşımasını ifade eden kayıt kavramı, günümüz dünyasında organizasyonların temelini oluşturmaktadır. Önceden söz edildiği gibi bilginin herhangi bir taşıyıcı ortam üzerine kaydedilmesi durumunda belge kavramı ortaya çıkar ve ancak belge ile örgüt içi bilgi iletişim sürecinin kalıcı bir değeri olabilir. Belgelerin bir olayın gerçeğe uygunluğunu veya bir olayın varlığını kanıtlayan her türlü bilgi kaynağı olması, yönetim kararlarını gösteren ve doğrulayan bir kavram olmasını ifade eder. Örgütsel iletişimin en önemli araçlarından biri olan belgeler örgütsel yönetimin ve yapının korunmasında da zorunlu olan biçimsel iletişim araçlarıdır. Bilgileri taşıyan kayıtlar örgüt içerisinde birimler arasında olabileceği gibi örgütten dışarıya veya dışarıdan örgüte biçiminde de olabilir. Bu iletişim kanalları içerisinde daha da karmaşık yapılara kavuşabilen bilgiler yazılı, sözlü, sesli veya görüntülü bir biçimde dolaşabilme imkânına da sahiptir. Örgüt ile ilgili olan örgüt içi veya dışı her türlü yazışmalar, çekler, faturalar, siparişler, garanti belgeleri, sözleşmeler, raporlar, broşürler, kataloglar, envanter kayıtları, personel kayıtları, fotoğraflar, bilgisayar diskleri vb.ler kayıt kavramına örnek olarak gösterilebilir. Kayıt yönetimi; belgeleri oluştuğu aşamadan itibaren ele alır ve belgelerin dosyalanması, depolanması, imha programlarının oluşturulması, dosya transferi ve çoğaltma gibi etkinliklerden oluşur. Kayıt yönetimi aynı zamanda gereksiz belge oluşumunu engeller, gerekli ve değerli belgeleri koruma altına alır ve her gerektiğinde onların tekrar kullanımını sağlar. Kayıtların kontrolü etkili bir depolama ve erişim amacıyla tasarlanmış dosyalama sistemini gerektirir. Kayıtların ne kadar iyi şekilde yönetildiği ve dosyalama sisteminin ne kadar iyi olduğunun kanıtı belgelere ne kadar kolay erişilebildiği ile ilgilidir. Ülkemizde bulunan büyük şirketler ile KOBİ olarak ifade edilen küçük ve orta büyüklükteki işletmelerin kayıt yönetimleri arasında fark var mıdır? Doküman Yönetimi Doküman yönetim sistemi (DYS), kağıt dokümanların taranarak dijitalleştirilmesi ile elde edilen imajların ve elektronik dokümanların saklanmasını ve yönetilmesini sağlayan yazılımlara verilen genel isimdir. Doküman yönetim sistemi yazılımlarını kullanarak, kurumlar tüm belgelerini tek bir merkezi alanda toplarlar ve belirledikleri yetki kuralları çerçevesinde paylaşabilirler. İdeal doküman yönetim sistemleri, dokümanların sadece saklanmasını ve paylaşımını değil check-in/check-out, versiyon kontrolü ve denetim bileşenleri ile dokümanların oluşum süreçlerini de yönetirler. Doküman yönetim sistemleri, bu bahsedilen temel fonksiyonların yanısıra iş akış özelliklerini de sağlayarak veya diğer iş akış sistemleri ile entegre olarak dokümanların kurum içerisinde dağıtılmasında da önemli rol oynarlar. Yapılan araştırmalar, çalışanların zamanlarının ciddi bir kısmını evrak arayarak geçirdiğini ortaya koymuştur. Arama, düzenleme, benzer evrakları tekrar oluşturma, ciddi bir iş gücü maliyeti getirmektedir. Doküman yönetim sistemleri, bu süreyi minimuma indirerek hem iş gücü kaybını engellemekte, hem de hızlı ve kaliteli hizmet olanağı sağlamaktadır. Kaynak: Kayıt yönetimi amaçlarının ilk bölümünde yer alan kayıt oluşturma amaçları arasında gereksiz kayıtların ortadan kaldırılması, denetleme, planlama ve kayıt oluşturma için gerekli üretim ve denetim standartlarına başvurma ilk amaç olarak ortaya çıkmaktadır. Örgüt içi dağıtım ve iletişim kanallarının başlangıç aşamalarını oluşturan bu ilk amaç özellikle standartlaşmayı diğer bir ifade ile örgütün tüm birimlerinde aynı biçimde kayıt oluşturulmasını sağlamaktadır. Diğer bir amaç olan kayıt depolama 4

9 amaçları, kodlama veya sınıflandırma sistemi geliştirme, uygun donanım ve araçları seçme, koruma sürecini sürdürme ve geliştirme ve dosyalama personelini seçme ve eğitme aşamalarından oluşmaktadır. Bu amaç içerisinde yer alan özellikle dosyalama personelini seçme ve eğitme ilkesi en problemli aşama olarak göze çarpmaktadır. Örgüt yapılarının içinde dosyalama personelinin fazladan bir maliyet kalemi gibi görülmesi, iş tanımlarında yer almamasına rağmen farklı birimlerde çalışan personelin dosyalama işleriyle ilgilenmesi işletmeler açısından ileri safhalarda görülebilecek zaman ve maliyet kayıplarına yol açmaktadır. Kayıt erişim amaçları arasında ise istenilen bilgiye anında ulaşabilmeyi sağlama, kayıtların aktarılması sırasında uygulanan süreçlerin geliştirilmesi ve kayıtların iadesini denetleme aşamaları yer alır. Diğer bir amaç olan kayıt sürdürme amaçları arasında ise kayıt tutma aşamalarında sınıflandırma sistemleri geliştirme, tutulan kayıt miktarları ve türleri için plan veya planlar oluşturma, kayıtlar için saklama süresi çizelgesi hazırlama ve etkin olan veya işlemde olmayan kayıtların nasıl muhafaza edileceği belirlenir. Kayıt yönetiminin en son amacını ise kayıt işlem amaçları oluşturmaktadır. Bu amaçlar arasında ise, aktif olmayan kayıtlar için kayıt merkezi oluşturma, mümkün olabilecek durumlarda kayıt sayısını en düşük düzeye indirme, güncelliğini yitirmiş (pasif) olan kayıtları gerekli bölümlere aktarma ve arşivde yasal sürelerini dolduran ve/veya önemsiz hale gelen dosyaların imhası ve güncelliğini yitirmiş olan kayıtlar için denetim yöntemlerinin geliştirilmesi aşamaları yer almaktadır. İyi bir bilgi ve kayıt yönetim sistemine sahip olan örgütlerin bulundukları pazarlarda rekabet avantajına sahip olacakları açıktır. Fakat örgütler yönetim kararlarını yalnızca kendi ürettikleri ürünler hakkındaki bilgilere değil, müşteriler ve piyasa ile ilgili güncel bilgilere dayandırırlarsa başarı şanslarının artacağını unutmamalıdırlar. Örgüt içerisindeki kayıt trafiğinin farklı koşullara (büyüme, birleşme, sektör değiştirme vb.) bağlı olarak artması ve işletme içerisinde yapılan hatalar ve uygulama eksiklikleri aynı zamanda yönetim maliyetlerinin de artmasına sebep olmaktadır. İşletme içerisinde yapılan hatalar ve uygulama eksiklikleri arasında; gereksiz kayıt tutulması, dosya çekmecelerinin ve klasörlerinin aşırı doldurulması, yanlış dosyalama, mükerrer kayıt ve kayıt tutmanın önemi konusunda anlayış yetersizliği ve eğitim noksanlığı gelmektedir. Bu gibi problemlerin önüne geçmek ve içinde bulunulan koşullara uyum sağlamak açısından kayıt yönetim programları geliştirilmiştir. Kayıt yönetim programları tasarlanırken her örgüt kendi yapısına uygun bir biçimde tasarlamaya özen göstermelidir. Fakat genel olarak dikkat edilmesi gereken noktalar arasında bulunan genel doğrular da mevcuttur. Kaydın tutulması gereken zaman uzunluğunun bilinmesi, depolanacak kayıtların kapsamı, hacmi ve bu hacmin büyüme derecesinin bilinmesi, belli bir kayda ulaşmak için umulan ya da talep edilen erişim süresinin uzunluğu, bu bilgilere ulaşacak kişilerin sayısı ve ne sıklıkla ulaşmak isteyecekleri, kayıtların depolanma süresi ve arşivde saklanma süreleri, orijinal kaydın özelliğinin ve biçiminin bilinmesi, depolama maliyetlerinin miktarı ve tabi olunan yasal zorunlulukların göz önünde tutulması kayıt yönetim programları tasarlanırken dikkat edilmesi gereken noktalar arasında yer almaktadır. Kayıtların da organizmalar ve örgütler gibi yaşam süreci vardır. Diğer bir ifade ile kayıtlar oluşur, kendi içlerinde ve kendilerine göre gelişirler ve en sonunda da yok edilirler. Kayıtlar işletmelerde kullanılma süresi içerisinde farklı aşamalardan geçerler. Bu aşamalar dâhilinde kayıtların yaşam süreci; kayıtların yaratılması, kayıtların depolanması, eski kayıtlara erişim, kayıtların sürdürülmesi ve kayıtların imhasından oluşur. Kayıtların yaşam süreci onun kendisinden kaynaklanan değere ve içinde bulunduğu konu alanına bağlıdır. Ayrıca belgenin güncel olmasına, var olan bilgi birikimi ile ilgili olmasına, bilgi ve kayıt merkezinin amaçlarına ve kullanıcı gereksinimlerine bağlı olarak da değişebilir. Örgüt içerisinde bu ölçütler kapsamındaki kayıt yaşam süreci, herhangi bir zamanda belirli bir gereksinimi karşılamak üzere üretilen bir belgenin yararlılığı, bu belgeye duyulan gereksinim ortadan kalkıncaya dek sürer, azalır ve nihayetinde sona erer. Arşiv Yönetimi Örgüt yapısına dışarıdan gelen, örgüt içi faaliyetler sonucunda oluşan veya örgütten dışarıya gönderilen belgeler, işletme içerisinde dosyalama işlemi ile birlikte bir süre tutulduktan sonra aktif olarak kullanımdan kaldırılır. Aktif kullanımları son bulan dosyaların öncelikle yasal gereklilikler dolayısıyla saklanması gerekmektedir. Saklama işlemine tabi olan dosyalar teker teker incelenirler ve arşiv adı 5

10 verilen farklı bir depolama alanına transfer edilirler. Arşiv alanında tutulan dosyalar faaliyetler sonucu oluşan olayların gerektiğinde kanıtı niteliğinde kullanılabileceği gibi yasal saklama süresi nedeniyle de kendilerine kullanım alanı bulurlar. Kayıtların örgüt içerisindeki dosyalama alanlarından arşive transfer edilmesi ile ilgili farklı uygulamalar mevcuttur ve artık kanıt gereği duyulmayan veya yasal süre aşımı sebebiyle saklanmasına gerek duyulmayan belgelerin ise kurallar çerçevesinde imha edilmesi gerekmektedir. Arşiv kavramı, örgüt içindeki iletişim ve dağıtım kanallarının kullanımı ile ilgili olarak oluşan belgelerin dosyalanma gereksiniminin bir sonucu olarak ortaya çıkmaktadır. Belirli bir standarttan yoksun olarak yapılan dosyalama ve sonucunda oluşan arşiv sistemi sebebiyle örgüt içi birçok karmaşa ortaya çıkacaktır. Gün geçtikçe artan ve yığılan belgelere erişim zorluğu, ister fiziksel isterse elektronik ortamda olsun kısıtlı bir yapı içerisinde olacağından zaman ve maliyet konularında işletmenin zarar etmesine sebep olur. Aynı zamanda örgüt personelinin düzensiz bir ortamda bulunmasına ve çalışma koşullarının zorlaşmasına da sebebiyet vermektedir. Arşivin önemi karmaşıklaşan örgüt içi ve örgütler arası ilişkiler sonucunda giderek artmaktadır. Arşivler örgüte dışarıdan veya içeriden bağlı olan bireylerin, örgüt çalışanlarının ve örgütün kendisinin haklarını belgeler ve ortaya çıkabilecek olumsuz durumlardan korur. Aynı zamanda bilimsel çalışmalara imkân sağlar ve toplumsal hafıza rolünü üstlenerek topluma fayda işlevini de gerçekleştirmiş olur. BELGE VE TÜRLERİ Arşivler kişilerin, örgütlerin ve devletlerin hafızası niteliğindedir. Örgütlerde belgelerin dolaşımı daha önceden de bahsedildiği gibi örgüt içerisinden gelen belgeler, örgüt dışarısından gelen belgeler ve örgütün dışarıya gönderdiği belgeler şeklinde olmaktadır. Örgüt içerisinde yaratılan belgeler, fiziksel olarak mevcut yönetim binasında olabileceği gibi örgütün farklı fiziksel yapılarındaki hatta farklı şehirlerdeki veya ülkelerdeki şubelerinden de gelebilir. Örgütün dış çevre birimleri ile yapmış olduğu belge alışverişi ve belge yaratımı süreci, diğer işletmelerden olabileceği gibi resmi dairelerden, gerçek ve tüzel kişiliğe sahip farklı birimler arasından olabilir. Alışveriş halinde olan belgelerin genellikle örgütün ilişkili bulundukları kuruluşlardan gelmesi ve onlara gitmesi gelen giden belge konusunda standartlaşmanın etkililiğini gerektirmektedir. Örgütlere gelen ve giden belgelerin dolaşımı, işletmenin bulunduğu bölgedeki posta kuruluşları aracılığıyla, özel kuryeler veya işletmelere bağlı kuryelerle, faks ve teleteks yoluyla, kargo yoluyla veya e-posta gibi haberleşme araçları yoluyla sağlanmaktadır. Şehirlerarası gönderilecek olan belgelerde genellikle posta kuruluşları ve kargo şirketleri örgütler tarafından kullanılırken, şehir içi belge dolaşımı zaman açısından avantaj kazandırdığından dolayı özel kuryeler tarafından yapılmaktadır. Belge dolaşımının daha çok bilgisayar ortamında yapıldığı örgütlerde zaman ve maliyet giderlerinin önüne geçilmesi ve bürokratik işlerin azaltılması açısından gizlilik derecesi yüksek olan belgeler dışındaki evraklar bilgi teknolojisi araçları vasıtasıyla gönderilmektedir. Literatürde belge, örgüt içerisinde görülen ve yapılan faaliyetler ve iletişimler sırasında her türlü, yazılmış, basılmış, kayda alınmış, şifrelenmiş ve resmedilmiş evrakların tümüne verilen ad olarak tanımlanmaktadır. Fiziksel şekline, özelliğine ve hangi araç üzerinde olduğuna bakılmaksızın herhangi bir kuruluş tarafından üretilen, alınan, sahip olunan ve kullanılan bütün yazışmalar, haritalar, sunular, manyetik veya kâğıt kayıtlar, fotoğrafik filmler, çıktılar vb. dokümanlardır (Electronic Records, 2002b:6, Akt: Odabaş, e-devlet). Örgüt yapıları içinde iletişim kanalları dâhilinde gerçekleştirilen kayıtlar dosyalama sistemleri ile birlikte kalıcı olabilir ve saklanma süreleri uzayabilir. Yapılan faaliyetler içerisinde herhangi bir problem oluştuğunda veya kanıtlanmaya ihtiyaç duyulan bir durum oluştuğunda ilgili dosya içerisindeki belge incelenerek gerekli tedbirler alınabilir. Belge yönetimi süreci ise, örgüt içerisindeki güncel olan veya olmayan belgelerin belirli standartlar dâhilinde yönetilmesini, örgüt yapısı içerisinde varolan ve iletişim kanalları aracılığıyla gerçekleşen bilgi alışverişinin etkili bir biçimde yürütülmesini ve denetimini sağlamaktadır. Arşivcilik Terimleri Sözlüğü ne göre belge yönetimi belgelerin üretim, korunma, kullanım ve düzenlenmesinde veya bütün 6

11 yaşam döngüsü süresince etkinlik ve ekonomi sağlamayı güden idari yönetimin bir bölümü şeklinde ifade edilmiştir. Örgütlerin içerisinde belge yönetimi kavramı belgelerin tüm yaşam döngüsünü kapsadığından yönetsel faaliyetlerin ayrılmaz bir parçası niteliğindedir. 20. yy. sonlarında ve özellikle 21. yüzyılın başlarında internet ve intranet (iç ağ) kavramlarının örgüt içi yönetsel faaliyet alanlarındaki yoğun kullanımı sayesinde iletişim kanallarında ve belge alışverişlerinde e-posta kavramı ortaya çıkarak belge yönetimi yeni bir boyut kazanmıştır. Kamu veya özel sektör farkı ayırt edilmeksizin örgüt yapılarındaki dağıtım ve iletişim kanallarında güvenlik önlemleri alınarak belge alışverişleri elektronik olarak iletilmeye ve saklanmaya başlanmıştır. Bu ortamların kullanımının işletmelerce artması sonucunda ise Belge Yönetim Sistemi kavramı ortaya çıkmış ve belge alışverişi ve dosyalama faaliyetlerinde etkililiğin artması hedeflenmiştir. Belge yönetim sistemleri, belgeye dayanan kayıtların ve bilgilerin elektronik ortamlara aktarılmasını, akışını ve erişimini kolaylaştıran bir sistemdir. Bu sistem sayesinde bilgisayar ortamında taratılan her türlü bilgiye, kayda ve belgeye kişisel bilgisayarlar, internet ve intranet üzerinden hızlı bir biçimde erişim sağlanabilmektedir. Bu sayede yönetim faaliyetlerinin gerektirdiği bürokratik problemlerin önüne geçilerek zaman ve maliyet açısından da fayda sağlanmaktadır. Kaydedilen belgeler bilgiyi kalıcı kılmaktadır. Belge yönetim sistemlerinin etkili olarak kullanılabilmesi için belge ile ilgili sistemlerin düzenlenmesinden ve yürütülmesinden sorumlu olan yöneticilerin ve bilgi yönetimi ile ilgilenen üst kademe çalışanların eğitilmesi ve ortak bir çaba içerisinde olması gerekmektedir. Belge yönetim sistemlerinin yönetsel faaliyetlere getirdiği yararların yanı sıra aynı zamanda dikkat edilmesi gereken noktalar da bulunmaktadır: Belge yönetim sistemlerinin kurulumu için gerekliliklerin belirlenmesi gerekmektedir. Aynı sektör içerisinde benzer sistemler kullanılsa da her örgüt yapısının kendine özgü bir karakteri olduğu için sistem bu duruma göre düzenlenmelidir. Böylece yönetsel faaliyetlerin karar aşamalarında sistemin desteği üst düzeye çıkarılabilir. Belge yönetim sistemlerinde belgeleri kayıt altında verimli bir biçimde tutabilmek adına belge envanteri oluşturulmalıdır. Böyle bir oluşum bürokrasi faaliyetlerini ve maliyetlerini azaltır. Belge yönetimine sistematik bir biçimde yaklaşım sağlayacağı için örgüt içi faaliyetlerde standartlaşmanın oluşmasını sağlar. Bu standartlaşmanın sonucunda örgütsel ve yönetsel faaliyetlerde etkinlik sağlanır. Belgeler örgütsel hafızanın oluşumunda önemli bir role sahiptir. Örgütün bilgi ihtiyacını karşılayarak aynı zamanda toplumsal ve tarihsel araştırmalara da kaynak sağlar. Örgütsel hafıza rolünü üstlendiği için bilgilerin korunması konusunda ihtiyaç duyulan güvenlik önlemlerinin alınması da önemli bir konudur. Arşiv çalışmalarının niteliğini arttırarak süresi dolmuş olan belgelerin imha edilmesi konusunda da planlama faaliyetinin standart bir biçimde uygulanmasına olanak sağlamaktadır. 7

12 Büyüme Sağlamak İçin Kaynaklarınızı Doğru ve Verimli Kullanın Xerox Doküman Hareketi İşleme Sistemleri ile kurum dâhilindeki departmanlar bir bilgi kaynağına daha hızlı erişim şansı elde ederler. Bu sayede müşteri talebinin işleme alınmasından araştırılmasına kadar geçen süreyi kısaltarak daha hızlı bir geri dönüş sağlarlar. Xerox Doküman Hareketi İşleme Sistemleri; Nakit akışını hızlandırmak için yeni satış kanalı oluşturma işlemlerini iyileştirmek, İşlem maliyetlerini azaltmak ve finansal işlemlerde doğruluğu ve etkililiği artırmak, Çalışanların işe alım, işe alışma sürecini ve iletişim işlemlerini basitleştirmek, standartlaştırmak ve merkezileştirmek, Kurulan ilişkileri korumak ve geliştirmek için, müşteri deneyiminin gerçek ihtiyaçlarını yakalayarak geliştirmek, İşin en yoğun olduğu dönemlerde bile iş yoğunluğunun az olduğu dönemlerdeki gibi tutarlı ve güvenilir müşteri hizmeti sunmak, Büro arkası işlemleri takip edilebilir hale getirmek büyüme sağlamak için bilgi kaynaklarının doğru ve verimli kullanılmasını sağlamaktadır. Kaynak: Belge Türleri Literatürde, örgütsel faaliyetler sonucunda ortaya çıkan birçok belge çeşidi bulunmaktadır. Örgüt yapıları içerisinde üretilen belgeler; yapıları, üretim ve kullanım amaçları veya kayıt türleri gibi birçok faktöre bağlı olarak sınıflandırılmaktadır. Sunum Formatına Göre Belgeler Belgeler sunum formatı açısından incelendiğinde; yazılı, basılı ve manyetik belgeler olarak üçe ayrılmaktadır. Yazılı Belgeler: El ile veya klavye ile yazılan belgelerdir. Kamu sektörü veya özel sektör fark etmeksizin günümüz örgüt yapılarındaki faaliyetlerde halen en fazla kullanım alanı bulan belge türü arasında yer almaktadır. İşletme içerisinde üretilen yazışmalarda, raporlarda ve formlarda halen bu tür belgelerin kullanımı sıklıkla görülmektedir. Basılı Belgeler: Yazılı belgelerin fotokopi, matbaa vb. çoğaltma araçları ile basılan ve çoğaltılan dokümanlardır. Basılı raporlar, fotoğraflar, broşürler, dergiler vb. bu kategoride değerlendirilen belge türleridir. Manyetik Belgeler: Manyetik kayıt gereçleri üzerinde üretilen veya bu ortamlara aktarılan ve bu ortamlar üzerinde kullanıma sunulan ve depolanan belgelerdir. Mikrofilmler ve mikroformların türleri, bilgisayarın sabit diskinde olan veriler, harici diskler, CD ve DVD gibi medya ortamı üzerinde bulunan belge türleri manyetik belgelere örnek olarak verilebilir. Kullanım Türlerine Göre Belgeler Kullanım türlerine göre belgeler ise; işlem belgeleri ve danışma belgeleri şeklinde iki grupta incelenmektedir. İşlem Belgeleri: Bu tür belgeler işletme içerisinde günlük işlemlerin yürütülmesi sırasında ortaya çıkan belge türüdür. Örnek olarak; faturalar, sipariş formları, kontratlar, çekler, bakım raporları gibi günlük faaliyetleri gerçekleştirmeye yönelik belgeler örnek gösterilebilir. 8

13 Danışma Belgeleri: İşletme içerisinde kuruluşundan bu yana veya uzun bir süredir devam eden faaliyetlerle ilgili olan belgelerdir. Örgüt planları, yönetim kurulu kararları, memorandumlar, örgütler arasında yapılan yazışmalar danışma belgelerine örnek olarak verilebilir. Üretim Yerlerine Göre Belgeler Üretim yerlerine göre belgeler örgüt dışı ve örgüt içi belgeler olarak gruplandırılır. Örgüt Dışı Belgeler: Örgüt dışı belgeler, örgüt dışı ile ilgili faaliyetlerle ilişkili olan belge türleridir. Örgütün dış çevresi, müşterileri, ortakları ve kamu kuruluşları ile olan iletişimlerinde kullanılan belgeler örgüt dışı belgelere örnek olarak verilebilir. Örgüt İçi Belgeler: Örgüt içi belgeler, örgütlerin yönetsel faaliyetleri ile ilgili olan belge türleridir. Özellikle söz konusu örgüt ile ilgili faaliyetleri içerirler. Bu tür belgeler örgüt yapısı içerisinde üretilebileceği gibi örgüt yapısı dışında da üretilebilmektedir. Örgüt içinde birimler arası yapılan yazışmalar bu kategoride değerlendirilir. Nitelikleri Bakımından Belgeler Nitelikleri bakımından incelendiğinde belgeler dört ayrı kategoride değerlendirilirler. Resmi Belgeler: Kamu kurumları veya işletmeleri tarafından üretilen veya örgütler tarafından sürdürülen bir faaliyetin belgeleri olarak kamu kurumlarına gönderilen, üretim ve yazım standardı kamu idarelerince belirlenmiş olan yazılar bu kategoriye girmektedir. Mali Belgeler: Üretim ve kullanım standartları yasal olarak korunan, maddi içerikli belgelerdir. Bu tür belgeler örgütlerin alım-satım, ihale ve yatırım gibi mali faaliyetlerinin kanıtları olarak değerlendirilirler. Gizli Belgeler: Örgüt içerisinde erişim kısıtı birey veya örgüt düzeyinde olan, içeriği gizlilik gerektiren belge türleri gizli belgeler olarak ifade edilir. Bu tür belgelere erişim ve yararlanma olanağı örgüt tarafından ortaya konularak güvenlik düzeyi bireysel veya kurumsal olarak belirlenebilir. Kıymetli Belgeler: Örgüt faaliyetleri içerisinde önem derecesi yüksek olan belgeler kıymetli belgeler olarak ifade edilir. Teminat mektupları, senetler, ticari anlaşmalar gibi belgeler bu kategoriye örnek olarak gösterilebilir. Resmi yazışmalarda uygulanacak esas ve usuller hakkında yönetmelik konusunu adresinde bulabilirsiniz. Taşıdıkları Değer Açısından Belgeler Taşıdıkları değer açısından da belgeler gruplandırılabilmektedir. İdari Değer Açısından Belgeler: Örgütlerin günlük faaliyetleri sırasında ortaya çıkan ve gereksinim duydukları belgelerdir. Örgütsel faaliyetlerin yürütülmesi aşamasında sürekli ihtiyaç duyulan bu belgelerin, yönetsel amaçları desteklemeye devam ettikleri sürece değerleri devam etmektedir. Örgütsel faaliyetlerin yapılanması ve sürdürülebilmesi konusunda bu belge türünün önem ve gereklilik derecesi yüksektir. Mali Değer Açısından Belgeler: Örgüt yapıları içerisinde mali faaliyetlerin sonucunda ortaya çıkan belge türleridir. Her türlü ticari işlemin ve personele ödenen maaşların bu belge türleri ile dosyalanması gerekmektedir. İleride olabilecek denetlemelere ve problemlere karşı kanıt niteliği taşıdıklarından önem derecesi yüksek olan bir belge türüdür. 9

14 Üretilen belgeler her örgüt yapısı içerisinde aynı biçimde mi gruplandırılmaktadır? Yasal Değer Açısından Belgeler: Örgüt yapıları içerisinde yapılan faaliyetler ayrıntılı bir yasal çerçeve içerisinde sürdürülür. Bu belgeler yasalar yoluyla üretilir, saklanır ve korunur. Gelecekte doğabilecek problemler ve aksaklıkların önüne geçilebilmesi açısından yasal değer taşıyan belgeler hukuki dayanak oluşturarak gerektiğinde kanıt niteliği taşırlar. Araştırma Değeri Açısından Belgeler: Sosyal, ekonomik, kültürel veya tarihsel olaylara konu olabilecek örgütsel faaliyetler bu kategori altında değerlendirilebilir. Örgütsel faaliyetler kapsamında arşive gönderilen belgelerin büyük bir kısmı yönetsel, hukuki ve mali değerlerini kaybederlerken araştırma değerleri ise artmaktadır. Doğrudan ya da Dolaylı Olarak Erişilen Belgeler Belgeler birincil ve ikincil kaynak kategorisinde de ele alınabilirler. Belgeler açısından değerlendirildiğinde örgütün kendisinin içinde bulunduğu faaliyetler sonucu ortaya çıkan belgelerin veya bilgilerin kullanılarak sonuca ulaşıldığı araştırma, süreç vb.lerde başvurulan belgeler birincil kaynak olarak ifade edilir. Aynı zamanda örgütsel faaliyetler veya araştırmalar için kullanılabilen örgüt personelinin veya örgütün yetkilendirdiği bir kişinin ilk elden ulaşabildiği edebiyat veya sanat eserleri, raporlar, anketler, istatistikler vb. birincil kaynak olarak kabul edilir. İkincil kaynak ise, daha önce başkaları tarafından araştırılmış, derlenmiş veya değerlendirilmiş olan araştırmaların veya faaliyetlerin sonuçlarının kullanılması veya bunlara başvurulması dâhilinde ortaya çıkar. Önceliği Olan Belgeler Bu tür belgeler çalışma ortamında ergonomik olarak personelin en çabuk ulaşabileceği ve göz önünde bulundurması gereken belge türleri kapsamına girmektedir. Genellikle çalışanların ve yöneticilerin herhangi bir zaman kaybı yaşanmadan yapması gereken günlük işlerden veya o gün içerisinde yapılması gereken işlerden oluşur. Danışma Niteliği Olan Belgeler Örgütün faaliyetleri ile ilgili işleyişin veya sürecin yer aldığı günlük veya dönemlik belge türleri bu kategoride yer alır. Personelin ihtiyaç anında danışabileceği düşünülerek ergonomik açıdan personele yakın olması gereken belge türleri arasındadır. Dosyalanacak Belgeler Faaliyet süreci içerisinde görevi devam eden, arşive gönderilecek düzeye gelmemiş ve ileride başvurulabilecek belge türleri bu kategoride yer almaktadır. Dosyalama sisteminin etkili bir biçimde işlenmesi isteniyorsa bu tür belgeler özenle incelenmeli ve sistemde bir gecikme yaşanmaması açısından günlük olarak dosyalama yapılmalıdır. Örgüt faaliyetleri içerisinde genellikle en çok istenen belgelerin en yeni belgeler olması dosyalama işleminin günlük olarak yapılmasının önemini ortaya koyan bir durum olarak göze çarpmaktadır. Arşive Gönderilecek Belgeler Örgüt faaliyetleri içerisindeki sürecini tamamlayan ve yasal düzenlemeler sebebiyle arşive gönderilmesi ve muhafaza edilmesi gereken belge türleri arasında yer almaktadır. Günlük faaliyet süreçleri ile karışmaması açısından dikkatle incelenip bu ayrımın yapılması gerekmektedir. 10

15 EASY Doküman Yönetim Sistemi Bugünün bilgi toplumunda, verilerin ve dokümanların ofislerdeki inanılmaz şekilde artışı; dokümanları yönetmek ve arşivlemek hem çok zamana, hem de yüksek maliyetlere yol açmaktadır. EASY Doküman Yönetim Sistemi (DMS), iş yükünüzü ve maliyetlerinizi gözle görülür şekilde azaltarak kurumunuza büyük faydalar sağlar, işletme giderlerinizi azaltır ve üretkenliğinizi artırır. Bu sistem ile doküman aramak için harcanan zamanı, bilgi karışıklığı nedeniyle kaybolan zamanı geri kazanma şansınız mevcut hale gelmektedir. İşlerin doğası gereği her ölçekteki şirket, organizasyon ve iş, zamanında ve doğru kararlar alabilmek, müşterilere iyi servis verebilmek, iç ve dış iletişimi kuvvetlendirmek ve böylece gerçek bir rekabet ortamı hazırlayabilmek için bilgiye zamanında ve etkin bir şekilde ulaşabilme yeterliliğine gereksinim duymaktadır. Dokümanların ve bilgilerin bazen yıllarca saklanmasındaki yasal zorunluluklarla birlikte bu evrak ve bilgilerin özellikle günümüzdeki en küçük bir işletmenin doküman akışı dahi göz önünde bulundurulduğunda kağıda dayalı dosyalama çözümleri yeterli olmamaktadır. Doğru dokümanları bulmak kağıt yığınları arasında zorlu bir araştırma gerektirmektedir. Bu sistem sayesinde lokal ve network araştırmalarındaki kağıt yığınlarının arasında kaybolma zorunluluğunu ortadan kaldırarak hızlı arama ve geri kazanım sağlamaktadır. İndeks bilgisi veya tam metin aramasına dayalı arama sonucunda bulunan uygun belgeler listesi kullanıcıya sunulur ve daha sonra istendiğinde bu dokümanlar veya faks olarak, elektronik notlar eklenerek veya sadece dokümandaki istenen bölümlerin diğer doküman içeriğine eklenmesi şeklinde kullanılabilmektedir. İnternet üzerinden işlemlerin yapılması gittikçe çekici hale gelmektedir ancak beraberinde güvenlik kaygılarını da getirmektedir. Bu durum tıpkı ıslak imzalardaki gibi yasal olarak bağlayıcı olan elektronik imzaların yapılandırılması ile sonuçlanmıştır. Bir elektronik dokümanın yasal olarak bağlayıcı olabilmesi için gönderici bunu elektronik olarak imzalamalı, alıcı ise dokümanı kontrol etmeli, uygun kaydı tutmalı ve ilgili verileri saklamalıdır. Global değerde kanunlar dijital imzaları ıslak imzalar ile eş değer saymaya başlamışlardır. İmha Edilecek Belgeler Herhangi bir kategori içerisinde yer almayan ve bütün süreç içerisinde ömrünü tamamlamış olan belgeler bu kategoride yer alır. Genellikle arşivlemeden sonra bu aşama dikkate alınır. Gerekli yasal düzenlemelerin dikkatlice incelenmesi ve imha işleminin yasal çerçevelerce yapılması dikkat edilmesi gereken noktalar arasındadır. Dosya Planı Örgüt içerisinde yapılan yönetsel faaliyetlerin istenilen bir biçimde olması dosyalama faaliyetinin belirli bir standartta yapılabilmesine bağlıdır. Dosyalama sisteminin içeriğinin bilinmesine, dosya adlarının ve numaralarının düzenli bir biçimde bulunmasına olanak sağlayan listelere dosya planı adı verilmektedir. Dosya planları örgüt içerisinde yapılan faaliyetler sonucunda oluşan tüm belgelerin bölüm ve/veya konu tasnifi yapılarak belirli bir standart dâhilinde oluşturulması işlemidir. Dosya planı içinde belgeler belirli kodlara veya numaralara göre sınıflanmış halde bulunurlar. Örgüt faaliyetleri kapsamında yeni açılan dosyalar vakit geçirilmeden dosya planına dâhil edilirler. Dosya planları örgüt yapılarına göre değişiklik göstermekle birlikte ana gruplardan ve onlara bağlı alt ve tek gruplardan oluşabilir. Bir örgüt yapısı için hazırlanmış olan dosya planı standardizasyon açısından örgüte bağlı yapılan tüm faaliyetleri içerecek şekilde tasarlanmalıdır. 11

16 Şekil 1.1: Örnek dosya veya klasör etiketi Bir taşıtın trafiğe çıkması için nasıl plaka gerekiyorsa, bir dosyanın da kullanıma sunulabilmesi için etiketlenmesi gerekir. Dosya planının hazırlanmasında genel olarak örgüt içi yapılan işler ve hizmetler dikkate alınmaktadır. Belgeler kodlanırken belgenin konusu, faaliyete konu olan kişilerin veya kurumların isimleri, faaliyet alanları, bölümleri vb. konu başlıkları esas alınabilir. Kodlamalarda ana gruplar bu konu başlıklarına göre düzenlenirse yapılan faaliyetler ile ilgili bağlamlar oluşturulabilir. Dosya planı içerisinde yeni bir dosya planı açılmak istendiğinde, önceki konu adlarına veya numaralarına göre yapılandırılarak grubun açılması gerekmektedir. Planın verimliliğini arttırmak ve sürdürmek, plan içi standartlaşma konusuna hayati derecede bağlıdır. Sistemin oluşturulması, yürütülmesi ve denetimi aşamalarında uzman personellerden yararlanılmalı, gereken koşullarda personele bu konu ile ilgili eğitim imkânları sağlanmalıdır. Kodlama kavramı belgelerin hangi dosyaya yerleştirileceğinin belirlenmesine yönelik yapılan bir faaliyettir. Belgelerin dosyalama sistemi içerisindeki yerini belirlemek amacıyla hazırlanan kodlar, belgenin veya bulunduğu elektronik ortamın (DVD, harici disk vb.) üzerinde yazı ile belirtilir. Bu kodlama işi yapılırken de mevcut dosya planı ve dosyalama sistemi göz önünde bulundurulmalı ve standartlara uyulmalıdır. Kodlama işlemine yardımcı olmak adına etiketler de kullanılabilir. 12

17 HUKUK İŞLERİ 640 Hukuk İşleri 641 Dava Dosyaları 01 Adli Davalar 02 İdari Davalar 03 İcra Davaları 04 Ceza Davaları 05 Vergi Davaları 06 Temyiz İşlemleri 99 Diğer 642 İcra Takipleri 01 İlamlı İcra Takipleri 02 İlamsız İcra Takipleri 99 Diğer 643 Haciz İşlemleri 01 Haciz Konulması 02 Haciz İşlemlerinin Kaldırılması 99 Diğer 644 İhtiyati Tedbir Uygulamaları 01 İhtiyati Tedbirin Kaldırılması 645 Tebligatlar 646 Vekaletnameler, Azilnameler 01 Vekaletnameler 02 Azilnameler 647 Hukuki ve İstişari Görüşler 01 Danıştay ın İstişari Görüşleri 02 Yargıtay Kararları 03 Hukuki Görüşler 01 Kurum içi Hukuki Görüşler 02 Kurum dışı Hukuki Görüşler 99 Diğer 648 Soruşturmalarla İlgili Yazılar 01 Adli soruşturmalar 02 İdari soruşturmalar 99 Diğer 649 İdari Yargı Usulü Kanunu Kapsamındaki Talepler 659 Hukukla ilgili Diğer İşler Şekil 1.2: Dosya planı örneği 13

18 Bir belgenin hangi dosyaya yerleştirileceğini belirlemek amacıyla yapılan ölçüt tespiti sonucunda ortaya çıkan kritere kod, bu kriterleri belirleme işlemine de kodlama adı verilir. Belgelerin dosya planı çerçevesinde dosyalama sistemine dâhil edilmesi eğitimli bir personel tarafından gerçekleştirilmelidir. Sistem içerisinde yer alan sürekli dosyalar bu personel tarafından incelenmeli ve teklifi veya danışmanlığı sonrasında sisteme entegre edilmelidir. Dosya, ancak o faaliyetler ile ilgili bir belge bulunduğu zaman yaratılmalı veya oluşturulmalı, konuyla ilgili herhangi bir belge oluşmamışsa geleceğe yönelik avantaj sağlaması düşüncesiyle dosya açılmamalıdır Dosyalama sistemi ve dosya planı ile ilgilenen personelin örgüt yapısını, dosyalama sistemini ve planını iyi bir biçimde analiz etmesi gerekmektedir. Gerekli görüldüğü takdirde bu konularla ilgili kendisine eğitim verilmeli ve işletmenin bütünü ile ilgili de oryantasyon eğitimlerine tabi tutulmalıdır. Bu konularla ilgili bilgilerden yoksun bir dosyalama personeli örgüt yapısına hem finansal hem de zamansal bir maliyet oluşturacaktır. Şekil 1.3: Dosya planı içeriği 14

19 Belgeler ve dosyalar örgütlerin sürekli kullandıkları bilgi kaynakları olduklarından işletme personelinin, istedikleri veya istenilen belgeye/dosyaya en kısa sürede ulaşması gerekmektedir. geçmemelidir. Etkin bir dosyalama sisteminde belgelere ulaşım 45 saniyeyi Belge ve dosya kullanımında zaman maliyetinin önüne geçen en önemli etmenlerden bir tanesi de fihrist (indeks) kullanımının örgüt içinde yaygınlaştırılmasıdır. Bütün bölümlerde ve birimlerde yapılan işlerde ve faaliyetlerde kullanılan dosya planına ve dosyalama sistemine uygun, standartlaştırılmış bir fihristleme sistemi çalışan personele ve örgüte önemli kolaylıklar sağlamaktadır. Fihristler genellikle konu esasına göre, kişiler veya örgütler dikkate alınarak, coğrafi biçimde veya alfabetik olarak hazırlanmaktadır. Şekil 1.4: Dosya planı örneği Sağlık Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğünün standart dosya planı uygulamasını adresinde bulabilirsiniz. 15

20 Zamanı Etkili Kullanma Örgüt yapıları içinde zamanı etkili olarak kullanmanın tüm yönetsel faaliyetler içerisine yayılması, örgüt amaçlarına etkili bir biçimde ulaşabilmenin yanında çalışan personelin de motivasyonuna katkıda bulunması açısından önemli bir kavram olarak karşımıza çıkmaktadır. Zamanı etkili kullanmanın yönetsel faaliyetlere doğrudan etki eden zaman yönetimi kavramıyla ilişkilendirilmesi, zaman denilen ve bireylerden bağımsız olan kavramın oluşturacağı maliyetlerin önüne geçilmesine olanak tanımaktadır. Örgüt içerisindeki faaliyetlerde zaman yönetimi kavramının yöneticilerce ve çalışanlarca benimsenmesi örgüt verimliliğini attıran bir durum yaratarak, katlanılması gereken maliyetler konusunu da aşağıya çeken bir etken olmaktadır. Yoğun rekabet ortamı içerisinde harcanan saatlerin efektif bir biçimde kullanılıp, örgütün yararına olacak biçimde değerlendirilebilmesi adına yapılan her türlü organizasyon çabası olarak da adlandırabileceğimiz zaman yönetimi kavramı dosyalama sistemleri içerisinde de örgütün her aşamasında olduğu gibi ayrı bir öneme sahiptir. Yapılan faaliyetler sonucunda ortaya çıkmış olan ve o anki işlem süreci bitmiş olan belgelerin tekrar tekrar işlem sürecine dâhil edilmemesi adına dosyalama sistemine geçirilmesi gerekmektedir. Bu işlemin verimli bir biçimde yapılabilmesi için personelin zamanlarını planlaması ve bu planlama ilkelerine göre çalışma koşullarını iyileştirmeye gitmesi gerekmektedir. Çalışan personelin ergonomi, iş etüdü, hareket etüdü ve iş ekonomisi ilkelerine göre çalışma ortamlarını düzenlemesi örgüt verimliliğine doğrudan etki eden bir faktör konumundadır. Bu ilkeler ışığında belgelerin düzenlenmesi ve sınıflandırılması çalışma ortamında istenilen düzenin de oluşmasını sağlayacaktır. bağlıdır. Belgelerin sınıflandırılması eğitimin yanısıra çalışma deneyimine de Bu ve bunun gibi sınıflandırmalar yapıldığı takdirde, örgüt içerisindeki zaman kaybının azalması, verimliliğin artması ve çalışanların daha efektif bir biçimde işlerine yoğunlaşmaları sağlanabilecektir. Belgelerin ortaya çıkardığı gereksiz karmaşa ortadan kalkabilecek ve sonucunda örgüt yapısının ileriye yönelik aşamaları da daha etkili çalışmaya başlayacaktır. Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunu adresinde bulabilirsiniz. GELEN BELGELERİN KONTROLÜ VE İZLENMESİ Örgütler birer açık sistem olduklarından örgüt içerisinde yapılan faaliyetler sonucu ortaya çıkan belgeler sadece kendi yapıları kapsamında ele alınmazlar. Faaliyetler sonucunda ortaya çıkan belgeler dışarıya gönderilebileceği gibi ihtiyaç veya bilgilendirme durumunda da dışarıdan belge kabul edilmesi gerekmektedir. Örgüte dışarıdan gelen belgelerin de örgüt içerisinde üretilen belgeler gibi belli bir standart dâhilinde dosyalanması ve bunun öncesinde kabulü gerekmektedir. Gelen Belgelerin Teslim Alınması Örgüte gelen belgelerin teslim alınması belgenin geliş yoluna ve türüne göre değişebilir. Posta İle Gelen Belgeler Posta yoluyla gelen belgelerin teslim alınmasında herhangi bir prosedür uygulanmamaktadır. Belgeler, postacılar tarafından ilgili birimlere veya posta kutularına bırakılır. 16

DOSYALAMA VE ARŞİVLEME TEKNİKLERİ

DOSYALAMA VE ARŞİVLEME TEKNİKLERİ Editör Mustafa Gökçe DOSYALAMA VE ARŞİVLEME TEKNİKLERİ Yazarlar Carullah Süer Kamile Gülgezen Meral Bektaş Mustafa Gökçe Süleyman Baykara Türkan Şişmanoğlu Ümmügül Baş Editör Mustafa GÖKÇE Dosyalama ve

Detaylı

2 BELGE VE DOSYA HİZMETLERİNİN ÖRGÜTLENMESİ

2 BELGE VE DOSYA HİZMETLERİNİN ÖRGÜTLENMESİ İÇİNDEKİLER ÖNSÖZ III Bölüm 1 GENEL OLARAK BELGE 11 1.1. Bilgi ve Belgenin Anlamı ve Önemi 12 1.1.1. Bilgi 13 1.1.2. Belge 14 1.2. Belge Türleri 15 1.2.1. Kağıt Belgeler 15 1.2.2. Hareketli ve Sesli Belgeler

Detaylı

VERİ KAYNAKLARI. Bilgi sisteminin öğelerinden biride veri

VERİ KAYNAKLARI. Bilgi sisteminin öğelerinden biride veri VERİ KAYNAKLARI YÖNETİMİ İ İ 5. ÜNİTE GİRİŞ Bilgi sisteminin öğelerinden biride veri yönetimidir. Geleneksel yada çağdaş, birinci yada ikinci elden derlenen veriler amaca uygun veri formlarında tutulur.

Detaylı

DELFİN ANAHTAR TESLİM

DELFİN ANAHTAR TESLİM Biz Kimiz? DELFİN, her türlü doküman tabanlı teknolojileri araştırmak, geliştirmek, kurum ve şirketlere fiziksel arşiv ve elektronik arşivleme hizmetlerinde ANAHTAR TESLİM çözüm sunmak amacı ile kurulmuştur.

Detaylı

T.C GÜNEY MARMARA KALKINMA AJANSI EVRAK KAYIT, TAKİP, ZİMMET USUL VE ESASLARININ BELİRLENMESİ HAKKINDA YÖNERGE BİRİNCİ BÖLÜM

T.C GÜNEY MARMARA KALKINMA AJANSI EVRAK KAYIT, TAKİP, ZİMMET USUL VE ESASLARININ BELİRLENMESİ HAKKINDA YÖNERGE BİRİNCİ BÖLÜM T.C GÜNEY MARMARA KALKINMA AJANSI EVRAK KAYIT, TAKİP, ZİMMET USUL VE ESASLARININ BELİRLENMESİ HAKKINDA YÖNERGE Sıra No :GMKA/Yönerge/04 Revizyon No : 1 Tarih :25/08/2011 Amaç BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam,

Detaylı

T.C. ANKARA ÜNİVERSİTESİ BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV SİSTEMİ STRATEJİSİ

T.C. ANKARA ÜNİVERSİTESİ BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV SİSTEMİ STRATEJİSİ T.C. ANKARA ÜNİVERSİTESİ BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV SİSTEMİ STRATEJİSİ (Doküman No: BEYAS-DK-02) Ankara Üniversitesi için aşağıda verilen temel bir Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi Stratejisi metni hazırlanmıştır.

Detaylı

MAYIS 2010 ÖZGÜR DOĞAN İŞ GELİŞTİRME YÖNETİCİSİ KAMU SEKTÖRÜ

MAYIS 2010 ÖZGÜR DOĞAN İŞ GELİŞTİRME YÖNETİCİSİ KAMU SEKTÖRÜ MAYIS 2010 ÖZGÜR DOĞAN İŞ GELİŞTİRME YÖNETİCİSİ KAMU SEKTÖRÜ TANIMLAR KURUMSAL HAFIZA: Bilgiyi gelecekte kullanmak amacıyla insanlarda ve/veya teknolojilerde gerektiğinde geri çağrılabilir şekilde depolamak

Detaylı

VERİ YAPILARI VE PROGRAMLAMA (BTP104)

VERİ YAPILARI VE PROGRAMLAMA (BTP104) VERİ YAPILARI VE PROGRAMLAMA (BTP104) Yazar: Doç.Dr. İ. Hakkı CEDİMOĞLU S1 SAKARYA ÜNİVERSİTESİ Adapazarı Meslek Yüksekokulu Bu ders içeriğinin basım, yayım ve satış hakları Sakarya Üniversitesi ne aittir.

Detaylı

T.C. BAŞBAKANLIK Basın- Yayın ve Enformasyon Genel Müdürlüğü ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ UYGULAMA YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM

T.C. BAŞBAKANLIK Basın- Yayın ve Enformasyon Genel Müdürlüğü ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ UYGULAMA YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM T.C. BAŞBAKANLIK Basın- Yayın ve Enformasyon Genel Müdürlüğü ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ UYGULAMA YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE l- Bu Yönergenin amacı,

Detaylı

BELGE SAYI SİSTEMİ YÖNETMELİĞİ. MİLLİ ARŞİV KURULU ÇALIŞMA ESASLARI VE İŞLEMLERİ TÜZÜĞÜ (A.E. 164/1993, A.E. 256/2015 sayılı Tüzük)

BELGE SAYI SİSTEMİ YÖNETMELİĞİ. MİLLİ ARŞİV KURULU ÇALIŞMA ESASLARI VE İŞLEMLERİ TÜZÜĞÜ (A.E. 164/1993, A.E. 256/2015 sayılı Tüzük) BELGE SAYI SİSTEMİ YÖNETMELİĞİ MİLLİ ARŞİV KURULU ÇALIŞMA ESASLARI VE İŞLEMLERİ TÜZÜĞÜ (A.E. 164/1993, A.E. 256/2015 sayılı Tüzük) MİLLİ ARŞİV VE ARAŞTIRMA DAİRESİ (KURULUŞ, GÖREV ve ÇALIŞMA USULLERİ)

Detaylı

STAJ DOSYASI HAZIRLAYANIN ADI SOYADI : PROGRAMI : ÖĞRENCİ NO : STAJ YERİ :... İKAMET ADRESİ : EV TELEFONU : CEP TELEFONU : E-POSTA : PROGRAM DANIŞMANI

STAJ DOSYASI HAZIRLAYANIN ADI SOYADI : PROGRAMI : ÖĞRENCİ NO : STAJ YERİ :... İKAMET ADRESİ : EV TELEFONU : CEP TELEFONU : E-POSTA : PROGRAM DANIŞMANI (Form-STJ 03) STAJ DOSYASI HAZIRLAYANIN ADI SOYADI PROGRAMI ÖĞRENCİ NO STAJ TARİHİ../../20.. -../../20.. STAJ YERİ.... İKAMET ADRESİ.. EV TELEFONU CEP TELEFONU E-POSTA PROGRAM DANIŞMANI ÖĞR.GÖR. (Form-STJ

Detaylı

Kurumsal İçerik ve Bilgi Yönetimi Kapsamında Web 2.0 Teknolojileri: Enterprise 2.0

Kurumsal İçerik ve Bilgi Yönetimi Kapsamında Web 2.0 Teknolojileri: Enterprise 2.0 Kurumsal İçerik ve Bilgi Yönetimi Kapsamında Web 2.0 Teknolojileri: Enterprise 2.0 Tolga ÇAKMAK Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü tcakmak@hacettepe.edu.tr On Dokuz Mayıs Üniversitesi Samsun, 2010 İçerik Kurumsal

Detaylı

EIS526-H02-1 GİRİŞİMCİLİK (EIS526) Yazar: Doç.Dr. Serkan BAYRAKTAR

EIS526-H02-1 GİRİŞİMCİLİK (EIS526) Yazar: Doç.Dr. Serkan BAYRAKTAR GİRİŞİMCİLİK (EIS526) Yazar: Doç.Dr. Serkan BAYRAKTAR SAKARYA ÜNİVERSİTESİ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ Bu ders içeriğinin basım, yayım ve satış hakları Sakarya Üniversitesi ne aittir. "Uzaktan Öğretim" tekniğine

Detaylı

2013/101 (Y) BTYK nın 25. Toplantısı. Üstün Yetenekli Bireyler Stratejisi nin İzlenmesi [2013/101] KARAR

2013/101 (Y) BTYK nın 25. Toplantısı. Üstün Yetenekli Bireyler Stratejisi nin İzlenmesi [2013/101] KARAR 2013/101 (Y) Üstün Yetenekli Bireyler Stratejisi nin İzlenmesi [2013/101] BTYK nın 2009/102 no.lu kararı kapsamında hazırlanan ve 25. toplantısında onaylanan Üstün Yetenekli Bireyler Stratejisi nin koordinasyonunun

Detaylı

İÜ Genel Sekreterlik İletişim Prosedürü

İÜ Genel Sekreterlik İletişim Prosedürü lik Sayfa No : 1/5 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, İstanbul Üniversitesi ndeki iletişim yöntemlerini ve sorumlulukları belirlemeye, iç ve dış iletişimin nasıl sağlanacağına ve mevcut iletişim ağının sağlıklı

Detaylı

Tıp ve Eczacılık Alanında Bilgi ve Belge Yöneticisi nin Temel Görevleri

Tıp ve Eczacılık Alanında Bilgi ve Belge Yöneticisi nin Temel Görevleri Tıp ve Eczacılık Alanında Bilgi ve Belge Yöneticisi nin Temel Görevleri Organizasyonun bilgi ihtiyacını analiz etmek ve bu ihtiyacı karşılamak için enformasyon planı geliştirmek, Bilgi ve Belge işlemlerini

Detaylı

TİTCK/ DESTEK VE LABORATUVAR HİZMETLERİ BAŞKAN YARDIMCILIĞI/ ANALİZ VE KONTROL LABORATUVAR DAİRESİ BAŞKANLIĞI ŞİKAYETLER PROSEDÜRÜ PR19/KYB

TİTCK/ DESTEK VE LABORATUVAR HİZMETLERİ BAŞKAN YARDIMCILIĞI/ ANALİZ VE KONTROL LABORATUVAR DAİRESİ BAŞKANLIĞI ŞİKAYETLER PROSEDÜRÜ PR19/KYB TİTCK/ DESTEK VE LABORATUVAR HİZMETLERİ BAŞKAN YARDIMCILIĞI/ ANALİZ VE KONTROL LABORATUVAR DAİRESİ BAŞKANLIĞI PR19/KYB Sayfa No: 1/6 1. AMAÇ ve KAPSAM Bu prosedürün amacı; Daire Başkanlığı tarafından yürütülmekte

Detaylı

01.01.2011 Daha detaylı bilgi ve teklif için bilgi@kamubilisim.com adresine eposta gönderebilirsiniz.

01.01.2011 Daha detaylı bilgi ve teklif için bilgi@kamubilisim.com adresine eposta gönderebilirsiniz. Elektronik Belge Yönetim Sistemi 01.01.2011 Daha detaylı bilgi ve teklif için adresine eposta gönderebilirsiniz. Elektronik Belge Yönetim Sistemi, %100 Web tabanlı olup, Kurumunuzdaki belge ve bilgi alış

Detaylı

STAJ DOSYASI HAZIRLAYANIN ADI SOYADI : PROGRAMI : ÖĞRENCİ NO : STAJ YERİ :... İKAMET ADRESİ : EV TELEFONU : CEP TELEFONU : E-POSTA : PROGRAM DANIŞMANI

STAJ DOSYASI HAZIRLAYANIN ADI SOYADI : PROGRAMI : ÖĞRENCİ NO : STAJ YERİ :... İKAMET ADRESİ : EV TELEFONU : CEP TELEFONU : E-POSTA : PROGRAM DANIŞMANI (Form-STJ 03) STAJ DOSYASI HAZIRLAYANIN ADI SOYADI PROGRAMI ÖĞRENCİ NO STAJ TARİHİ../../20.. -../../20.. STAJ YERİ.... İKAMET ADRESİ.. EV TELEFONU CEP TELEFONU E-POSTA PROGRAM DANIŞMANI ÖĞR.GÖR. (Form-STJ

Detaylı

İlk Yayın Tarihi 17.08.2009 MÜŞTERİYE HİZMET PROSEDÜRÜ. Balıkesir Gıda Kontrol Laboratuvar Müdürlüğü içerisinde müşteri ile muhatap olan bölümler.

İlk Yayın Tarihi 17.08.2009 MÜŞTERİYE HİZMET PROSEDÜRÜ. Balıkesir Gıda Kontrol Laboratuvar Müdürlüğü içerisinde müşteri ile muhatap olan bölümler. 1 / 5 1. AMAÇ Balıkesir Gıda Kontrol Laboratuvar lüğü müşterileri veya müşteri temsilcileri ile taleplerine açıklık kazandırmaları ve yapılan işle ilgili laboratuvar performansını izlemeleri için diğer

Detaylı

w w w. a n k a r a b t. c o m

w w w. a n k a r a b t. c o m Şirket Profili w w w. a n k a r a b t. c o m AnkaraBT, yazılım geliştirme alanında faaliyet gösteren ve uzman kadrosuyla Türkiye'nin önde gelen kurumsal çözümlerini üreten %100 Türk sermayeli bilgi teknolojisi

Detaylı

T.C. ESOGÜ MÜHENDİSLİK MİMARLIK FAKÜLTESİ İÇ KONTROL SİSTEMİ

T.C. ESOGÜ MÜHENDİSLİK MİMARLIK FAKÜLTESİ İÇ KONTROL SİSTEMİ Ana Konu 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu T.C. ESOGÜ MÜHENDİSLİK MİMARLIK FAKÜLTESİ STANDART 15: KAYIT VE DOSYALAMA SİSTEMİ Kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamda veya evrak düzeninde oluşturulan

Detaylı

Muhasebe Bilgi Sisteminin Temel Yapısı. Bilgi Sistemleri Muhasebe Bilgi Sisteminin Niteliği ve İçeriği

Muhasebe Bilgi Sisteminin Temel Yapısı. Bilgi Sistemleri Muhasebe Bilgi Sisteminin Niteliği ve İçeriği Muhasebe Bilgi Sisteminin Temel Yapısı Bilgi Sistemleri Muhasebe Bilgi Sisteminin Niteliği ve İçeriği Bilgi Sistemleri Yönetim Bilgi Sistemleri Para, insangücü, malzeme, makine, teknoloji ve bilgi gibi

Detaylı

Erma Yazılım EBYS Sistemi. (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Dijital Arşivleme. Otomasyonu

Erma Yazılım EBYS Sistemi. (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Dijital Arşivleme. Otomasyonu Erma Yazılım EBYS Sistemi (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ve Dijital Arşivleme Otomasyonu ERMA YAZILIM ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ EBYS Otomasyonumuzun genel özellikleri; Kaysis web servislerinden

Detaylı

BÖLÜM 4 İÇ KONTROL SİSTEMİ

BÖLÜM 4 İÇ KONTROL SİSTEMİ BÖLÜM 4 İÇ KONTROL SİSTEMİ Öğr. Gör. Mehmet KÖRPİ KONTROL KAVRAMI İşletmenin belirlenen amaçlarına ulaşması için, işletme yöneticilerinin almış olduğu önlemlere, uyguladığı yöntemlere kontrol usul ve yöntemleri

Detaylı

DOSYALAMA VE ARŞİV. Standart Dosya Planına Göre Tasnif. Birim Arşivini Düzenlemek. İmha Edilecek Evrak Tutanaklarını Hazırlamak

DOSYALAMA VE ARŞİV. Standart Dosya Planına Göre Tasnif. Birim Arşivini Düzenlemek. İmha Edilecek Evrak Tutanaklarını Hazırlamak DOSYALAMA VE ARŞİV Standart Dosya Planına Göre Tasnif Birim Arşivini Düzenlemek İmha Edilecek Evrak Tutanaklarını Hazırlamak Kurum Arşivine Gönderilecek Evrak İşlemlerini Yapmak ANLAŞMA, SÖZLEŞME VE PROTOKOLLERİN

Detaylı

.9000. T.C. ÇEVRE VE ŞEHİRCİLİK BAKANLIĞI Van Tapu ve Kadastro XV. Bölge Müdürlüğü K^/05/2012

.9000. T.C. ÇEVRE VE ŞEHİRCİLİK BAKANLIĞI Van Tapu ve Kadastro XV. Bölge Müdürlüğü K^/05/2012 K - Q CTSE-ISO-E.9000. T.C. Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sayı Konu : B091TKG1150001-010.06.01 / /3S>6 : Evrak, Dosya ve Tasnif İşlemleri K^/05/2012...TAPU MÜDÜRLÜĞÜNE KADASTRO MÜDÜRLÜĞÜNE îlgi :Tapu

Detaylı

FONKSIYONLARA GÖRE IŞLETME

FONKSIYONLARA GÖRE IŞLETME FONKSIYONLARA GÖRE IŞLETME BILGI SISTEMLERI ÜNİTE 7 GİRİŞ İşletmelerin işlerini yürütebilmeleri için tedarikçileri, müşterileri, çalışanları, faturaları, ödemeleri, mal ve hizmetleri ile ilgili birçok

Detaylı

BSOFTefat E-FATURA ÇÖZÜMÜ

BSOFTefat E-FATURA ÇÖZÜMÜ Gelir idaresine yapılan başvuruya göre POROSefat e-fatura alım/gönderim işlemlerinde kullanıcılara iki farklı seçenek sunulmaktadır. 1. E-Fatura GİB Dosya Aktarım modülü: Gelir idaresinden sadece e-fatura

Detaylı

DOKÜMANLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ Doküman No: Yürürlük Tarihi: Revizyon Tarih/No:

DOKÜMANLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ Doküman No: Yürürlük Tarihi: Revizyon Tarih/No: 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, İç Kontrol Sistemi içinde bulunan tüm dokümanların hazırlanması, onaylanması, yayını, sürdürülmesi, güncelleştirilmesi ve dağıtım esasları için yöntem ve sorumlulukları belirlemektir.

Detaylı

DİJİTAL ARŞİV. Sadettin Serhan FERİK

DİJİTAL ARŞİV. Sadettin Serhan FERİK DİJİTAL ARŞİV Sadettin Serhan FERİK Dijital Arşivleme Nedir? Rapor, form, evrak, yazışma, sözleşme, fatura, faks, film gibi kağıda basılmış her türlü bilginin tarayıcı cihazlarla taranarak sayısallaştırılması

Detaylı

İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ YÖNETİM SİSTEMİ

İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ YÖNETİM SİSTEMİ İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ YÖNETİM SİSTEMİ Ohsas 18001 Endüstrinin değişik dallarında faaliyet gösteren kuruluşların, faaliyet konularını yerine getirirken, İş Sağlığı ve Güvenliği konusunda da, faaliyet

Detaylı

ARŞİV BİRİMİNİN İŞLEYİŞİNE YÖNELİK PROSEDÜR

ARŞİV BİRİMİNİN İŞLEYİŞİNE YÖNELİK PROSEDÜR Doküman Kodu: ARŞ.PR.01 Yayın Tarihi:Mayıs 2013 Revizyon Tarihi:- Revizyon No:0 Sayfa No:1/5 1. Amaç: Tarsus Devlet Hastanesi Ana Hizmet Binası ve Ek Hizmet Binası hizmetleri ve faaliyetleri sonucunda

Detaylı

Servis Büro Hizmeti Kurumların birikmiş ve/veya arşivlerindeki dokümanlarının hızlı bir şekilde deneyimli operatörler, ekipman ve uzman ekibi ile işlenmesi hizmetidir. Günümüzde kurumlar dokümanlara güvenlik

Detaylı

GT Türkiye İşletme Risk Yönetimi Hizmetleri. Sezer Bozkuş Kahyaoğlu İşletme Risk Yönetimi, Ortak CIA, CFE, CFSA, CRMA, CPA sezer.bozkus@gtturkey.

GT Türkiye İşletme Risk Yönetimi Hizmetleri. Sezer Bozkuş Kahyaoğlu İşletme Risk Yönetimi, Ortak CIA, CFE, CFSA, CRMA, CPA sezer.bozkus@gtturkey. GT Türkiye İşletme Risk Hizmetleri Sezer Bozkuş Kahyaoğlu İşletme Risk, Ortak CIA, CFE, CFSA, CRMA, CPA sezer.bozkus@gtturkey.com İşletme Risk Hakkında Risk, iş yaşamının ayrılmaz bir parçasıdır ve kaçınılmazdır.

Detaylı

MEHMET ŞİRİN DENETİM STANDARTLARI DAİRESİ BAŞKANI

MEHMET ŞİRİN DENETİM STANDARTLARI DAİRESİ BAŞKANI MEHMET ŞİRİN DENETİM STANDARTLARI DAİRESİ BAŞKANI Bağımsız Denetim Standartları 1. Kilit Terimlerin Belirlenmesi 2. Metnin Çevrilmesi 3. İlk Uzman Kontrolü 4. Çapraz Kontrol İkinci Uzman Kontrolü 5. Metnin

Detaylı

UE.18 Rev.Tar/No:09.05.2011/03 SAYFA 1 / 5

UE.18 Rev.Tar/No:09.05.2011/03 SAYFA 1 / 5 UE.18 Rev.Tar/No:09.05.2011/03 SAYFA 1 / 5 1. AMAÇ Türksat İnternet ve İnteraktif Hizmetler Direktörlüğü nün bilgi güvenliğini yönetmekteki amacı; bilginin gizlilik, bütünlük ve erişilebilirlik kapsamında

Detaylı

EK-3.9 İDARİ İSLER VE KOORDİNASYON DAİRE BAŞKANLIĞI

EK-3.9 İDARİ İSLER VE KOORDİNASYON DAİRE BAŞKANLIĞI EK-3.9 İDARİ İSLER VE KOORDİNASYON DAİRE BAŞKANLIĞI İdari İşler ve Koordinasyon Daire Başkanı Tarımsal Araştırmalar ve Politikalar Genel Müdürlüğü; Genel Müdür Yardımcılığı (Bağlı) İŞİN KISA TANIMI: Tarımsal

Detaylı

ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ

ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ YATAKLI TEDAVİ KURUMLARI TIBBÎ KAYIT VE ARŞİV HİZMETLERİ YÖNERGESİ : ( Sağlık Bakanı'nın 06.11.2001 tarih ve 10588 sayılı olurları ile yürürlüğe girmiştir. ) Madde 1 - Bu Yönergenin

Detaylı

HALKLA İLİŞKİLER I-II

HALKLA İLİŞKİLER I-II Editörler Yrd.Doç.Dr. Gonca Yıldırım & Seçil Utma HALKLA İLİŞKİLER I-II Yazarlar Yrd.Doç.Dr.Gonca Yıldırım Yrd.Doç.Dr.İlker Özdemir Hasan Çiftçi Hatice Aydoğmuş Özcan Kahraman Koktürk Melis Yalçın Seçil

Detaylı

YATIRIM HİZMET VE FAALİYETLERİ İLE YAN HİZMETLERE İLİŞKİN BELGE VE KAYIT DÜZENİ HAKKINDA TEBLİĞ YAYIMLANDI

YATIRIM HİZMET VE FAALİYETLERİ İLE YAN HİZMETLERE İLİŞKİN BELGE VE KAYIT DÜZENİ HAKKINDA TEBLİĞ YAYIMLANDI YATIRIM HİZMET VE FAALİYETLERİ İLE YAN HİZMETLERE İLİŞKİN BELGE VE KAYIT DÜZENİ HAKKINDA TEBLİĞ YAYIMLANDI III-45.1 sayılı Yatırım Hizmet ve Faaliyetleri ile Yan Hizmetlere İlişkin Belge ve Kayıt Düzeni

Detaylı

Elektronik Belge Yönetimine Geçiş Sürecinde Kurumsal Sorumluluklar ve Yol Haritası. Tekirdağ 25 Haziran 2012

Elektronik Belge Yönetimine Geçiş Sürecinde Kurumsal Sorumluluklar ve Yol Haritası. Tekirdağ 25 Haziran 2012 Elektronik Belge Yönetimine Geçiş Sürecinde Kurumsal Sorumluluklar ve Yol Haritası Tekirdağ 25 Haziran 2012 Prof. Dr. Hamza KANDUR Marmara Üniversitesi Rektör Yardımcısı / Bilgi ve Belge Yönetimi Bölüm

Detaylı

UZAKTAN EĞİTİM MERKEZİ

UZAKTAN EĞİTİM MERKEZİ ÜNİTE 2 VERİ TABANI İÇİNDEKİLER Veri Tabanı Veri Tabanı İle İlgili Temel Kavramlar Tablo Alan Sorgu Veri Tabanı Yapısı BAYBURT ÜNİVERSİTESİ UZAKTAN EĞİTİM MERKEZİ BİLGİSAYAR II HEDEFLER Veri tabanı kavramını

Detaylı

E - ARŞİV. Belgelerin Elektronik Ortamda Oluşturulması

E - ARŞİV. Belgelerin Elektronik Ortamda Oluşturulması E - ARŞİV Amaç ve Fayda Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre fatura, kâğıt ortamında en az iki nüsha olarak düzenlenerek ilk nüshası (aslı) müşteriye verilen, ikinci nüshası ise yine kâğıt ortamında aynı

Detaylı

Tokat Valiliği Tokat Milli Eğitim Müdürlüğü E-Yazışma Yönergesi 1 Tokat Valiliği Tokat Milli Eğitim Müdürlüğü E-Yazışma Yönergesi 2 T.C. TOKAT VALİLİĞİ TOKAT MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ E-YAZIŞMA YÖNERGESİ

Detaylı

BAKANLIĞIMIZ İÇ KONTROL SİSTEMİ ÇALIŞMALARININ TAMAMLANMASI STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI

BAKANLIĞIMIZ İÇ KONTROL SİSTEMİ ÇALIŞMALARININ TAMAMLANMASI STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI BAKANLIĞIMIZ İÇ KONTROL SİSTEMİ ÇALIŞMALARININ TAMAMLANMASI STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI OCAK 2015 Sunum Planı İç Kontrol ün Tanımı ve Amaçları Birimlerin Sorumlulukları İç Kontrol Standartları Bakanlıkta

Detaylı

T.C. DİYANET İŞLERİ BAŞKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı

T.C. DİYANET İŞLERİ BAŞKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı T.C. DİYANET İŞLERİ BAŞKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı SORU VE CEVAPLARLA İÇ KONTROL Ankara-2012 İÇİNDEKİLER 1 Neden İç Kontrol? 2 İç Kontrol Nedir? 3 İç Kontrolün Amacı Nedir? 4 İç Kontrolün Yasal

Detaylı

BİLGİ NOTU 16.08.2013/2013-10. Bu bilgi notumuzda uygulama ile ilgili yayımlanan tebliğ ve sirküler açıklamaları özetle aktarılacaktır.

BİLGİ NOTU 16.08.2013/2013-10. Bu bilgi notumuzda uygulama ile ilgili yayımlanan tebliğ ve sirküler açıklamaları özetle aktarılacaktır. BİLGİ NOTU 16.08.2013/2013-10 E - FATURA UYGULAMASI Günümüzde bilgi ve iletişim teknolojisindeki hızlı gelişim, bilgilere ulaşmada, bilgilerin saklanması ve kullanılmasında önemli avantajlar sağlamaktadır.

Detaylı

TÜBİTAK BİLİM VE TOPLUM DAİRE BAŞKANLIĞI MALİ DENETLEME VE SÖZLEŞMELER MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI

TÜBİTAK BİLİM VE TOPLUM DAİRE BAŞKANLIĞI MALİ DENETLEME VE SÖZLEŞMELER MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI TÜBİTAK BİLİM VE TOPLUM DAİRE BAŞKANLIĞI MALİ DENETLEME VE SÖZLEŞMELER MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve kapsam MADDE 1- (1) Bu esasların amacı,

Detaylı

İLETİŞİM PROSEDÜRÜ. 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, Yıldız Teknik Üniversitesi ndeki iletişim yöntemlerini ve sorumlulukları belirlemektedir.

İLETİŞİM PROSEDÜRÜ. 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, Yıldız Teknik Üniversitesi ndeki iletişim yöntemlerini ve sorumlulukları belirlemektedir. Sayfa 1/5 Revizyon Takip Tablosu REVİZYON NO TARİH AÇIKLAMA 00 01.03.2012 İlk Yayın 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, Yıldız Teknik Üniversitesi ndeki iletişim yöntemlerini ve sorumlulukları belirlemektedir.

Detaylı

2016 YILI MERKEZ KÜTÜPHANE AMAÇ VE HEDEFLERİMİZ

2016 YILI MERKEZ KÜTÜPHANE AMAÇ VE HEDEFLERİMİZ 2016 YILI MERKEZ KÜTÜPHANE AMAÇ VE HEDEFLERİMİZ AMAÇ 1- Ayrı bir merkez kütüphane binası yapılarak, kütüphane hizmetlerinin bu alandan yürütülmesini sağlamak. Hedef 1- Çağdaş bir kütüphane binasında bilgi/kültür

Detaylı

T.C. DEFNE BELEDĠYESĠ ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ. GÖREV VE ÇALIġMA YÖNETMELĠĞĠ

T.C. DEFNE BELEDĠYESĠ ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ. GÖREV VE ÇALIġMA YÖNETMELĠĞĠ T.C. DEFNE BELEDĠYESĠ ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIġMA YÖNETMELĠĞĠ BĠRĠNCĠ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1-(1) Bu yönetmeliğin amacı, Defne Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü nün

Detaylı

MOLDOVA SUNUMU Dr. Vasile CRETU Yüksek Yargı Kurulu Üyesi

MOLDOVA SUNUMU Dr. Vasile CRETU Yüksek Yargı Kurulu Üyesi VII. ULUSLARARASI BALKAN BÖLGESİ DÜZENLEYİCİ YARGI OTORİTELERİ KONFERANSI 28-30 MAYIS 2012, İSTANBUL Yeni Teknolojiler ve Bunların Yargıda Uygulanmaları Türkiye Cumhuriyeti Hâkimler ve Savcılar Yüksek

Detaylı

ESİS Projesi. Kaynaklar Bakanlığı

ESİS Projesi. Kaynaklar Bakanlığı ESİS Projesi Hem ulusal, hem de uluslararası platformda enerji, bir ülkenin politika üretmesi ve uygulaması gereken en önemli stratejik alanlardan birisidir. Ülkemiz de sahip olduğu kritik jeopolitik konumu

Detaylı

VERİ YAPILARI VE PROGRAMLAMA

VERİ YAPILARI VE PROGRAMLAMA VERİ YAPILARI VE PROGRAMLAMA (BIP116) Yazar: Doç.Dr.İ.Hakkı.Cedimoğlu SAKARYA ÜNİVERSİTESİ Adapazarı Meslek Yüksekokulu Bu ders içeriğinin basım, yayım ve satış hakları Sakarya Üniversitesi ne aittir.

Detaylı

Destekli Proje İşletme Prosedürü

Destekli Proje İşletme Prosedürü Destekli Proje İşletme Prosedürü Teknoloji Transfer Ofisi 2014 Yazan(lar) : Tarih : İlker KÖSE TTO Direktörü Onaylayan(lar) : Tarih : Prof. Dr. Ömer Ceran Genel Sekreter V. Prof. Dr. Sabahattin Aydın Rektör

Detaylı

STAJ DOSYASI HAZIRLAYANIN ADI SOYADI : PROGRAMI : ÖĞRENCİ NO : STAJ YERİ :... İKAMET ADRESİ : EV TELEFONU : CEP TELEFONU : E-POSTA : PROGRAM DANIŞMANI

STAJ DOSYASI HAZIRLAYANIN ADI SOYADI : PROGRAMI : ÖĞRENCİ NO : STAJ YERİ :... İKAMET ADRESİ : EV TELEFONU : CEP TELEFONU : E-POSTA : PROGRAM DANIŞMANI (Form-STJ 03) STAJ DOSYASI HAZIRLAYANIN ADI SOYADI PROGRAMI ÖĞRENCİ NO STAJ TARİHİ../../20.. -../../20.. STAJ YERİ.... İKAMET ADRESİ.. EV TELEFONU CEP TELEFONU E-POSTA PROGRAM DANIŞMANI ÖĞR.GÖR. (Form-STJ

Detaylı

T.C. MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI BALIKESİR / BANDIRMA İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ. Büro Yönetimi ve Resmi Yazışma Kuralları Kursu

T.C. MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI BALIKESİR / BANDIRMA İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ. Büro Yönetimi ve Resmi Yazışma Kuralları Kursu T.C. MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI BALIKESİR / BANDIRMA İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ Büro Yönetimi ve Resmi Yazışma Kuralları Kursu Büro Yönetimi Öğretmeni Fatma GEZ TEKNOLOJİ TEKNOLOJİ NEDİR? Teknoloji insanoğlunun

Detaylı

E-FATURA UYGULAMASINDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR

E-FATURA UYGULAMASINDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR E-FATURA UYGULAMASINDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR ÖZET : Gelir İdaresi Başkanlığının E-Fatura İnternet sitesinde, E-fatura uygulamasında dikkat edilmesi gereken hususlar konusunda yayımlanan bilgilendirme

Detaylı

Sayı : B.13.1.SGK.0.(İÇDEN).00.00/04 18/01/2008 Konu : İç Denetim Birimi GENELGE 2008/8

Sayı : B.13.1.SGK.0.(İÇDEN).00.00/04 18/01/2008 Konu : İç Denetim Birimi GENELGE 2008/8 Sayı : B.13.1.SGK.0.(İÇDEN).00.00/04 18/01/2008 Konu : İç Denetim Birimi GENELGE 2008/8 Bilindiği üzere; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile yeni mali yönetim ve kontrol sisteminin gereği

Detaylı

BIP116-H14-1 BTP104-H014-1

BIP116-H14-1 BTP104-H014-1 VERİ YAPILARI VE PROGRAMLAMA (BIP116) Yazar: Doç.Dr.İ.Hakkı.Cedimoğlu SAKARYA ÜNİVERSİTESİ Adapazarı Meslek Yüksekokulu Bu ders içeriğinin basım, yayım ve satış hakları Sakarya Üniversitesi ne aittir.

Detaylı

Kırklareli Üniversitesi

Kırklareli Üniversitesi Evrak Kayıt Programı Kullanım Kılavuzu Kırklareli Üniversitesi Evrak takibi açısından kullanıcıya büyük ölçüde hız ve evrakın kolay bulunabilme özelliği vermiştir. Deftere yapılan kayıt esnasında yaşanılan

Detaylı

FIRAT ÜNİVERSİTESİ KURUMSAL AÇIK ARŞİV YÖNERGESİ. derlenmesi ve Kurumsal Akademik Arşivlerde korunmasını sağlamak,

FIRAT ÜNİVERSİTESİ KURUMSAL AÇIK ARŞİV YÖNERGESİ. derlenmesi ve Kurumsal Akademik Arşivlerde korunmasını sağlamak, FIRAT ÜNİVERSİTESİ KURUMSAL AÇIK ARŞİV YÖNERGESİ Bu yönerge, Fırat Üniversitesi öğretim elemanları ve öğrencileri tarafından üretilen bilimsel çalışmaların kütüphane bünyesinde oluşturulan Kurumsal Arşive

Detaylı

Kayıtlı e-posta (KEP) güvenli e- posta hizmetidir ve bu yönü ile standart e- posta sistemlerinden ayrılır.

Kayıtlı e-posta (KEP) güvenli e- posta hizmetidir ve bu yönü ile standart e- posta sistemlerinden ayrılır. İçindekiler Kayıtlı E- Posta (KEP) Nedir?... 2 Kayıtlı E- Posta (KEP) Hizmetini Kimler Sunar?... 2 Kayıtlı E- Posta Özellikleri Nelerdir?... 2 Kayıtlı E- Posta Neden Güvenli ve Hukuken Geçerlidir?... 3

Detaylı

S.O.S Günışığı Lojistik Saha Operasyon Sistemi

S.O.S Günışığı Lojistik Saha Operasyon Sistemi S.O.S Günışığı Lojistik Saha Operasyon Sistemi 2013 Sayın Yetkili; Sunduğumuz danışmanlık hizmeti ve geliştirmiş olduğumuz yazılım çözümleriyle müşterilerimizin Bilgi Teknolojileri alanında sektörel rekabet

Detaylı

KAYITLI ELEKTRONĐK POSTA (KEP) SĐSTEMĐ. Doç. Dr. Mustafa ALKAN Bilgi Teknolojileri ve Đletişim Kurumu Kurum Başkan Yardımcısı

KAYITLI ELEKTRONĐK POSTA (KEP) SĐSTEMĐ. Doç. Dr. Mustafa ALKAN Bilgi Teknolojileri ve Đletişim Kurumu Kurum Başkan Yardımcısı KAYITLI ELEKTRONĐK POSTA (KEP) SĐSTEMĐ Doç. Dr. Mustafa ALKAN Bilgi Teknolojileri ve Đletişim Kurumu Kurum Başkan Yardımcısı 1 Sunumun Đçeriği 1. KEP e Duyulan Đhtiyaç 2. KEP Sistemi ve Yararları 3. Türkiye

Detaylı

PERFORMANS YÖNETĐMĐ. Hedefe Odaklı Çalışma ve Yetkinlik Yönetimi.

PERFORMANS YÖNETĐMĐ. Hedefe Odaklı Çalışma ve Yetkinlik Yönetimi. PERFORMANS YÖNETĐMĐ Kurumların yapısına uygun performans yönetimi sistemini esnek yapı sayesinde Đnsan Kaynakları uygulaması içinde tanımlayarak takip edebilme Performans kayıtlarını yöneticilere e-posta

Detaylı

İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ DÖNER SERMAYE İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET İÇİ EĞİTİM SUNUMU 02 MAYIS 2014

İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ DÖNER SERMAYE İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET İÇİ EĞİTİM SUNUMU 02 MAYIS 2014 İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ DÖNER SERMAYE İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET İÇİ EĞİTİM SUNUMU 02 MAYIS 2014 İÇ KONTROL SİSTEMİ VE KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI DERLEYEN CUMALİ ÇANAKÇI Şube Müdürü SUNUM PLANI İç Kontrol

Detaylı

ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSUZ KOPYADIR

ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSUZ KOPYADIR Doküman Adı: GELİŞTİRME SÜREÇLERİ Doküman No.: P508 Revizyon No: 01 5 1 Web Sayfası Hazırlama Talimatı iptal edildiği için 5.2 maddesinden ilgili cümle çıkartıldı. 3 1 Web Sayfası Hazırlama Talimatı iptal

Detaylı

GÖREV TANIMLARI. : Muhasebe Sorumlusu

GÖREV TANIMLARI. : Muhasebe Sorumlusu Sayfa No 1/ 5 İşin Adı : Muhasebe Sorumlusu Bağlı Olduğu Kişi Hizmet Sorumluluğu Olduğu Bölüm / kişi (var ise) : Dış Ticaret, İç Piyasa, Satınalma, Finansman, Çorlu, İstanbul muhasebe bölümleri. Organizasyon

Detaylı

Stoklarınız ile ilgili tüm hareket ve detaylara menüler arasında gezmeden ulaşabilirsiniz.

Stoklarınız ile ilgili tüm hareket ve detaylara menüler arasında gezmeden ulaşabilirsiniz. OFİS Mikro Perakende Çözümleri 1 MİKRO OFİS SERİSİ Küçük ve orta ölçekteki perakende firmaları için hazırlanan programları, perakende satış noktalarının belkemiği olan satış noktası terminalleri (POSlarla),

Detaylı

DOKÜMA TASYO ve VERĐ KO TROL PROSEDÜRÜ

DOKÜMA TASYO ve VERĐ KO TROL PROSEDÜRÜ Sayfa No : 1 / 7 1.0 AMAÇ Bu prosedürün amacı, ESO da kurulan kalite yönetim sistemine ilişkin tüm dokümantasyonun hazırlanması, dağıtımı, güncellenmesi, yürürlükten kaldırılması gibi uygulamaların işleyişini

Detaylı

DOKÜMANTASYONDA YALIN YAKLAŞIM

DOKÜMANTASYONDA YALIN YAKLAŞIM DOKÜMANTASYONDA YALIN YAKLAŞIM Figen SOLMAZ OPSAR Kalite ve Akreditasyon Yöneticisi 9.6.2014 Dokümantasyon Bilgiyi kaydetme fiili Belgelerin (kayıtların) toplanması ve düzenlenmesi Dokümantasyon KAYIT

Detaylı

SİNOP ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANESİ DERME GELİŞTİRME POLİTİKASI

SİNOP ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANESİ DERME GELİŞTİRME POLİTİKASI SNÜ Merkez Kütüphane Politikaları Politika Sayı No: 2 Yönerge: MADDE 8.2 SİNOP ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANESİ DERME GELİŞTİRME POLİTİKASI Tanımlar: Derme: Kütüphane ya da Bilgi Merkezine önceden belirlenmiş

Detaylı

Çok Önemli Not : ilgili yasaya ilişkin görüş ve yorumlarını yansıtmaktadır. Hiçbir kurum ve kuruluşu bağlayıcı niteliği yoktur.

Çok Önemli Not : ilgili yasaya ilişkin görüş ve yorumlarını yansıtmaktadır. Hiçbir kurum ve kuruluşu bağlayıcı niteliği yoktur. 5651 Sayılı Yasanın Getirdiği Yükümlülükler Çok Önemli Not : Bu dokümanda belirtilenler tamamen kuruluşumuzun ilgili yasaya ilişkin görüş ve yorumlarını yansıtmaktadır. Hiçbir kurum ve kuruluşu bağlayıcı

Detaylı

GİRİŞ. A. İç Kontrolün Tanımı, Özellikleri ve Genel Esasları:

GİRİŞ. A. İç Kontrolün Tanımı, Özellikleri ve Genel Esasları: GİRİŞ 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile kamu da mali yönetim ve kontrol sisteminin bütünüyle değiştirilerek, uluslararası standartlara ve Avrupa Birliği Normlarına uygun hale getirilmesi

Detaylı

Üniversite Senatosu nun 07.01.2016 tarih ve 2016/26 sayılı toplantısında kabul edilmiştir.

Üniversite Senatosu nun 07.01.2016 tarih ve 2016/26 sayılı toplantısında kabul edilmiştir. T.C. MEF ÜNİVERSİTESİ AKADEMİK/KURUMSAL ARŞİV SİSTEMİ YÖNERGESİ Üniversite Senatosu nun 07.01.2016 tarih ve 2016/26 sayılı toplantısında kabul edilmiştir. Gerekçe Açık erişim, kamu kaynaklarıyla desteklenen

Detaylı

TÜRKİYE BİLİMSEL VE TEKNOLOJİK ARAŞTIRMA KURUMU ULUSAL AKADEMİK AĞ VE BİLGİ MERKEZİ YÖNETMELİĞİ. BİRİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler

TÜRKİYE BİLİMSEL VE TEKNOLOJİK ARAŞTIRMA KURUMU ULUSAL AKADEMİK AĞ VE BİLGİ MERKEZİ YÖNETMELİĞİ. BİRİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler TÜRKİYE BİLİMSEL VE TEKNOLOJİK ARAŞTIRMA KURUMU ULUSAL AKADEMİK AĞ VE BİLGİ MERKEZİ YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler Amaç ve kapsam Madde 1- (1) Bu Yönetmelik ile Türkiye Bilimsel ve Teknik Araştırma

Detaylı

10 SORUDA İÇ KONTROL

10 SORUDA İÇ KONTROL T.C. İÇİŞLERİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığı 10 SORUDA İÇ KONTROL 1 Neden İç Kontrol? Dünyadaki yeni gelişmeler ışığında yönetim anlayışı da değişmekte ve kamu yönetimi kendini

Detaylı

GEBZE TEKNİK ÜNİVERSİTESİ İNSAN ARAŞTIRMALARI ETİK KURUL YÖNERGESİ. Birinci Bölüm Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Kuruluş

GEBZE TEKNİK ÜNİVERSİTESİ İNSAN ARAŞTIRMALARI ETİK KURUL YÖNERGESİ. Birinci Bölüm Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Kuruluş GEBZE TEKNİK ÜNİVERSİTESİ İNSAN ARAŞTIRMALARI ETİK KURUL YÖNERGESİ Amaç Birinci Bölüm Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Kuruluş Madde 1. Bu yönerge, Gebze Teknik Üniversitesi İnsan Araştırmaları Etik

Detaylı

VERİ YAPILARI VE PROGRAMLAMA

VERİ YAPILARI VE PROGRAMLAMA VERİ YAPILARI VE PROGRAMLAMA (BIP116) Yazar: Doç.Dr.İ.Hakkı.Cedimoğlu SAKARYA ÜNİVERSİTESİ Adapazarı Meslek Yüksekokulu Bu ders içeriğinin basım, yayım ve satış hakları Sakarya Üniversitesi ne aittir.

Detaylı

İÇ DENETİM. İç Denetim Birimi NİSAN 2013/01 BİLGİLENDİRME BROŞÜRÜ

İÇ DENETİM. İç Denetim Birimi NİSAN 2013/01 BİLGİLENDİRME BROŞÜRÜ İÇ DENETİM İç Denetim Birimi NİSAN 2013/01 BİLGİLENDİRME BROŞÜRÜ İÇ DENETİM "Küresel rekabet içinde sürekli büyüme ve gelişmeyi hedefleyen işletmeler (kamuda idareler), kurumsal yönetim kalitesini sağlamak

Detaylı

Enhancing Vocational Language Skills and Working Culture Awareness of European Construction Professionals (EVLAC) http://evlac.mku.edu.

Enhancing Vocational Language Skills and Working Culture Awareness of European Construction Professionals (EVLAC) http://evlac.mku.edu. Anket 1: Dil eğitimi ihtiyacı olan kişilere yöneliktir. Sayın ilgili, Bu anket çalışmasının çıktıları Avrupa daki inşaat sektörü çalışanlarının dil becerilerini ve çalışma kültürü bilgilerini arttırmak

Detaylı

TekSistem Ebys Kullanın akıllı süreç yönetimi ve arşivleme ile tüm yazışma ve onay süreçlerinizi hızlandırın ve her yerden kolayca ulaşın.

TekSistem Ebys Kullanın akıllı süreç yönetimi ve arşivleme ile tüm yazışma ve onay süreçlerinizi hızlandırın ve her yerden kolayca ulaşın. TekSistem Ebys Kullanın akıllı süreç yönetimi ve arşivleme ile tüm yazışma ve onay süreçlerinizi hızlandırın ve her yerden kolayca ulaşın. EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) 2 Elektronik Belge Yönetim

Detaylı

DOKÜMAN KONTROL PROSEDÜRÜ

DOKÜMAN KONTROL PROSEDÜRÜ SAYFA NO 1/6 1. AMAÇ VE KAPSAM Bu prosedürün amacı, Turgut Özal Tıp Merkezinde kurulu olan Yönetim Sistemlerinin standartlarında yer alan şartlarla ilgili tüm dokümanların hazırlanması, onaylanması, yayını,

Detaylı

www.pwc.com.tr/tmas PwC Türkiye Muhasebe ve Mali İşler Yönetim Hizmetleri

www.pwc.com.tr/tmas PwC Türkiye Muhasebe ve Mali İşler Yönetim Hizmetleri www.pwc.com.tr/tmas PwC Türkiye Muhasebe ve Mali İşler Yönetim Hizmetleri Muhasebe ve Mali İşler Yönetim Hizmetleri Yaklaşımımız ve sunduğumuz hizmetler Süreçler Ayşe Bayrı Işım Şirket Ortağı Tel:+90 212

Detaylı

BIM Building Information Modeling Teknolojilerine Bakış. Tarcan Kiper Şubat 2012

BIM Building Information Modeling Teknolojilerine Bakış. Tarcan Kiper Şubat 2012 BIM Building Information Modeling Teknolojilerine Bakış Tarcan Kiper Şubat 2012 İçerik infotron Özgeçmiş Giriş BIM in Tanımı BIM Süreci BIM Kriterleri BIM in Getirileri infotron Kısa Özgeçmişi Tasarım,

Detaylı

1- Neden İç Kontrol? 2- İç Kontrol Nedir?

1- Neden İç Kontrol? 2- İç Kontrol Nedir? T.C. İÇİŞLERİ BAKANLIĞI KİHBİ Dairesi Başkanlığı 10 SORUDA İÇ KONTROL MAYIS 2014 ANKARA 1- Neden İç Kontrol? Dünyadaki yeni gelişmeler ışığında yönetim anlayışı da değişmekte ve kamu yönetimi kendini sürekli

Detaylı

GÖREV TANIMLARI. : Genel Müdür. İşin Adı. Bağlı Olduğu Kişi : Hizmet Sorumluluğu Olduğu Bölüm / kişi (var ise) : Tüm Bölümler.

GÖREV TANIMLARI. : Genel Müdür. İşin Adı. Bağlı Olduğu Kişi : Hizmet Sorumluluğu Olduğu Bölüm / kişi (var ise) : Tüm Bölümler. Sayfa No 1/ 5 İşin Adı Bağlı Olduğu Kişi : Hizmet Sorumluluğu Olduğu Bölüm / kişi (var ise) : Tüm Bölümler Organizasyon Alt Bağ : Tüm Bölümler İşin Amacı : Yokluğunda Vekâlet Durumu Kime Vekâlet Edeceği

Detaylı

TARİH :06/08/2007 REVİZYON NO: 3. www.marelektrik.com KALİTE EL KİTABI : YÖNETİM TEMSİLCİSİ. Sayfa 1 / 6

TARİH :06/08/2007 REVİZYON NO: 3. www.marelektrik.com KALİTE EL KİTABI : YÖNETİM TEMSİLCİSİ. Sayfa 1 / 6 TARİH :06/08/2007 REVİZYON NO: 3 KALİTE EL KİTABI HAZIRLAYAN ONAYLAYAN : YÖNETİM TEMSİLCİSİ : YÖN. KURUL BŞK. Sayfa 1 / 6 TARİH :06/08/2007 REVİZYON NO:3 İÇİNDEKİLER : 1. TANITIM, 2. KALİTE POLİTİKASI

Detaylı

E-İmza Kavramı. Bilginin bütünlüğünü ve tarafların kimliklerinin doğruluğunu sağlayan sayısal imzaları da içermektedir.

E-İmza Kavramı. Bilginin bütünlüğünü ve tarafların kimliklerinin doğruluğunu sağlayan sayısal imzaları da içermektedir. E-İmza Bilişim E-İmza Kavramı 2 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu nda elektronik imza, Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla

Detaylı

DOKÜMAN KOTROLÜ. Çeviri: Elif KILIÇ, Gıda Müh. Düzenleme: Fırat ÖZEL, Gıda Müh.

DOKÜMAN KOTROLÜ. Çeviri: Elif KILIÇ, Gıda Müh. Düzenleme: Fırat ÖZEL, Gıda Müh. BRC Gıda standardında geçen gerekliliklerin bir kısmına yönelik olarak açıklayıcı klavuzlar BRC tarafından yayınlandı. Bu klavuzlardan biri olan bu dokümanın Türkçe çevirisi Sayın ELİF KILIÇ tarafından

Detaylı

Enterprise Resource Planning - ERP - Kurumsal kaynak planlaması ya da iş letme kaynak planlaması,

Enterprise Resource Planning - ERP - Kurumsal kaynak planlaması ya da iş letme kaynak planlaması, Enterprise Resource Planning - ERP - Kurumsal kaynak planlaması ya da iş letme kaynak planlaması, işletmelerde mal ve hizmet üretimi için gereken işgücü, makine, malzeme gibi kaynakların verimli bir şekilde

Detaylı

ITU BİREYSEL/GRUP SERTİFİKASYONU İÇİN BAŞVURUNUN ELE ALINMASI PROSEDÜRÜ

ITU BİREYSEL/GRUP SERTİFİKASYONU İÇİN BAŞVURUNUN ELE ALINMASI PROSEDÜRÜ 1.0 AMAÇ Bu prosedür bireysel ve grup sertifikasyonu kapsamında ITU belgelendirmesi için USB ye yapılan başvurunun nasıl değerlendirileceğini açıklar. Olası kontrol ve sertifikasyon başvurusundan alınacak

Detaylı

TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ BAŞKANLIĞI BİLGİ EDİNME HAKKI UYGULAMA YÖNETMELİĞİ. Başkanlık Divanı Karar Tarihi: 22 Ocak 2014 Karar No: 63

TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ BAŞKANLIĞI BİLGİ EDİNME HAKKI UYGULAMA YÖNETMELİĞİ. Başkanlık Divanı Karar Tarihi: 22 Ocak 2014 Karar No: 63 TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ BAŞKANLIĞI BİLGİ EDİNME HAKKI UYGULAMA YÖNETMELİĞİ Başkanlık Divanı Karar Tarihi: 22 Ocak 2014 Karar No: 63 Resmi Gazetede Yayın Tarihi: 18 Şubat 2014 Sayı: 28917 BİRİNCİ BÖLÜM

Detaylı

GENÇLĐK VE SPOR BAKANLIĞI SPOR HĐZMETLERĐ DAĐRESĐ BAŞKANLIĞININ GÖREV, YETKĐ VE SORUMLULUKLARINA DAĐR YÖNERGE

GENÇLĐK VE SPOR BAKANLIĞI SPOR HĐZMETLERĐ DAĐRESĐ BAŞKANLIĞININ GÖREV, YETKĐ VE SORUMLULUKLARINA DAĐR YÖNERGE GENÇLĐK VE SPOR BAKANLIĞI SPOR HĐZMETLERĐ DAĐRESĐ BAŞKANLIĞININ GÖREV, YETKĐ VE SORUMLULUKLARINA DAĐR YÖNERGE BĐRĐNCĐ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı, Spor

Detaylı

TALEPLERİN, TEKLİFLERİN VE SÖZLEŞMELERİN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ PROSEDÜRÜ

TALEPLERİN, TEKLİFLERİN VE SÖZLEŞMELERİN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ PROSEDÜRÜ TİTCK/ DESTEK VE LABORATUVAR HİZMETLERİ BAŞKAN YARDIMCILIĞI/ ANALİZ VE KONTROL LABORATUVAR DAİRESİ BAŞKANLIĞI GEÇİRİLMESİ PROSEDÜRÜ PR22/KYB Sayfa No: 1/4 1. AMAÇ ve KAPSAM Bu prosedürün amacı; müşteri

Detaylı

MAKİNA İMALATÇILARI BİRLİĞİ THE ASSOCIATION OF TURKISH MACHINE MANUFACTURERS

MAKİNA İMALATÇILARI BİRLİĞİ THE ASSOCIATION OF TURKISH MACHINE MANUFACTURERS MAKİNA İMALATÇILARI BİRLİĞİ THE ASSOCIATION OF TURKISH MACHINE MANUFACTURERS BAŞVURU DOSYASINI HAZIRLARKEN AŞAĞIDAKİ HUSUSLARA DİKKAT EDİNİZ. BAŞVURU DOSYANIZI GETİRMEDEN VEYA KARGO İLE GÖNDERMEDEN ÖNCE

Detaylı