Cep Yönderi Dizisi. Cep Yönderi Dizisi yöneticilerin ifl yaflam nda her gün karfl laflt klar

Transkript

1 Bütçe Haz rlamak

2 Cep Yönderi Dizisi Cep Yönderi Dizisi yöneticilerin ifl yaflam nda her gün karfl laflt klar en yayg n meydan okumalara ivedi çözümler öneriyor. Dizi içinde yer alan her kitapta, güçlü ve zay f yanlar n z tespit etmeye ve kritik becerilerinizi keskinlefltirmeye yarayan kullan fll araçlar, testler ve gerçek yaflamdan al nm fl örnekler yer al yor. ster masa bafl nda, ister bir toplant da ya da yolda olun, bu cep kitapç klar size iflinizin günlük talepleriyle daha h zl, daha kavray fll ve daha etkin bir biçimde bafla ç kma imkân n verecektir. Dizinin kitaplar : Ekip Liderli i Toplant Yönetimi Zaman Yönetimi Proje Yönetimi Liderlik Koçluk Geribildirim Etkili fl Yaz lar Sonuç Al c Müzakere Etkin Sunumlar Stres Yönetimi nsanlar kna Etmek Kriz Yönetimi Kariyerinize Yön Vermek Üstünüzü Yönetmek Görev Devretmek Bir Çal flan flten Ç karmak Zor Etkileflimleri Yönetmek Bir Çal flan fle Almak Performans De erlendirmesi Çal flanlar Gelifltirmek Finans Anlamak

3 Bütçe Haz rlamak Her Gün Karfl laflt n z Sorunlara Uzman Çözümler

4 ISBN Preparing a Budget Harvard Business School Publishing Corporation, 2009 Optimist Yay nlar Türkçe yay n haklar Akçal Telif Haklar taraf ndan sa lanm flt r. Optimist Yay nlar Telefon: Faks : e-posta: bilgi@optimistkitap.com Optimist yay n no. : 178 Konu : fl-yönetim Çeviren : Melis nan Yay ma haz rlayan : Cemal Engin Bas m : Kas m 2009, stanbul Düzelti : Fevzi Gölo lu Düzenleme : Nermin Uçar Vatan Bask ve cilt : Elma Bas m: Halkal Cad. No: 164 B-4 Blok Sefaköy - K.Çekmece stanbul Telefon:

5 çindekiler Yönderin Mesaj : yi Haz rlanm fl Bir Bütçenin Gücü 9 Bütçe Haz rlamak: Temel Bilgiler 11 Bütçelemeye Genel Bak fl 13 Bütçelerin ne oldu una ve neden önem tafl d na dair genel bir resim. Bütçe nedir? 14 Bütçeleme süreci nas l ifller? 15 Bütçe neden de erlidir? 17 Bütçe türleri 18 Bütçe Haz rlama Yaklafl mlar 23 Bütçe oluflturman n farkl yollar. Geleneksel bütçeleme 24 Alternatif yaklafl mlar 25 Kaizen bütçeleme 25 Bütçeleme ve dengeli sonuç kart 26 çindekiler 5

6 Giderleri S n fland rmak 33 Çeflitli maliyetleri bütçenizde nas l tan mlayacaks n z. Sabit ve de iflken maliyetler 34 Da t lm fl maliyetler 36 Faaliyet tabanl maliyetlendirme 37 Faaliyet tabanl bütçeleme 38 flletme Bütçesi Haz rlamak 43 Atman z gereken sekiz ad m. Hedeflerinizi tan mlamak 44 Varsay mlar n z aç k flekilde ifade etmek 47 Sat fllar öngörmek 48 Gelirleri öngörmek 52 Sat lan mallar n maliyetini öngörmek 54 SG& maliyetlerini tahmin etmek 55 Faaliyet gelirini hesaplamak 55 Ya olursa senaryolar n araflt rmak 56 Yat r m Bütçesi Haz rlamak 61 Bu tür bütçeye yak ndan bir bak fl. Yat r m bütçesi nedir? 62 Yat r m bütçelemesi teknikleri 63 Bütçeniz Gerçekleflmedi inde 67 Sapmay anlaman z ve ona karfl l k vermeniz için öneriler. Sapma nedir? 68 Sapmaya neden olan nedir? 69 6 çindekiler

7 puçlar ve Araçlar 71 Bütçe Haz rlama Araçlar 73 Y ll k bir bütçe haz rlaman za ve takip etmenize, tüm esaslar bütçenizde kapsaman z garantiye alman za ve mali y l için cari bütçe oluflturman za yard mc olacak çal flma formlar. Kendinizi S nay n 79 Bu k lavuzda sunulan kavramlar n yararl bir özeti. Neler ö rendi inizi görebilmeniz için bu testi bir kere kitab okumadan önce, bir kere de sonra yapman zda yarar vard r. Test Sorular n n Do ru Yan tlar 83 Anahtar Terimler 87 çindekiler 7

8 Yönderin Mesaj : yi Haz rlanm fl Bir Bütçenin Gücü Yine bütçe zaman. Ve e er çiçe i burnunda bir yöneticiyseniz, bütçe haz rlama sürecini biraz göz korkutucu bulabilirsiniz. Ne de olsa birden fazla bütçe türü ve bütçeleme sürecine dair birden fazla yaklafl m yöntemi vard r. Haz rlayaca n z bütçenin departman ve flirketiniz için do ru olan bir eylem plan n yans taca ndan emin olman z gerekir. Dikkatlice haz rlanm fl bir bütçe, yöneticilerin etkinli ini de erlendirme ve önemli stratejik hedefleri elde etmek üzere planlar tasarlama konusunda flirketlere yard mc oldu undan her giriflim için güçlü bir araçt r. Bu kitap size bütçe haz rlama sürecinde efllik edecek. Birlikte bütçelemenin faydalar n araflt raca z, çeflitli bütçe ve bütçeleme yaklafl m türlerini inceleyecek ve de giderleri s n fland rman z için bütçe haz rlamada kilit bir unsur yöntemler araflt raca z. Daha sonra bir bütçe ve bir yat r m bütçesi haz rlaman n ve iflletmeniz ve departman n z n gerçek ticari sonuçlar bütçenizde yans t lanlarla denk düflmedi i takdirde nas l tepki verece inize karar vermenin pratik ad mlar n keflfedeceksiniz. Yönderin Mesaj 9

9 Bütçenin nas l haz rlanaca n bilmek her yöneticinin kilit sorumlulu udur. Bu kitap söz konusu süreçte uzmanlaflman za yard mc olacakt r. V.G. Narayanan, Yönder V.G Narayanan, flletme Yönetimi profesörü oldu u Harvard flletme Okulunda MBA ve doktora ö rencilerine finans ve muhasebe konular nda hem temel hem de ileri düzeyde ders vermektedir. Bütçelerin bir kurulufla iyi hizmet vermeleri için kontrol amac ndan daha fazlas - n baflar yla elde etmeleri gerekti ini düflünmektedir. Çok say da ticari kurulufla dan flmanl k yapmakta ve yönetim muhasebesine özel bir ilgi duymaktad r. V.G., muhasebe dergilerine makalelerle katk da bulunmufl ve okul için pek çok vaka notu haz rlam flt r. statistik alan nda lisans, ekonomi alan nda mast r ve ticaret alan nda doktora derecesini ald Stanford Üniversitesinden mezundur. Zor kavramlar anlafl labilir hale getirme yetene- i, pratik bir yaklafl m sunan bütçeleme konusundaki bu k lavuzda da kan tlanmaktad r. 10 Bütçe Haz rlamak

10 Bütçe Haz rlamak: Temel Bilgiler

11 Bütçelemeye Genel Bak fl

12 Yönetici olarak sizden, departman n z ya da ticari biriminiz için bütçe haz rlaman z istenebilir. Ama bütçe tam olarak nedir? Bütçeleme nas l ifller ve iyi flekilde tasarlanm fl bir bütçe haz rlamak neden önemlidir? Afla da, bu sorular n tümüne yak ndan bakaca z. Bütçe nedir? Bütçe, bir departman ya da kuruluflun ayr nt l finansal tasar s ya da eylem plan d r. Belirli bir zaman dilimi içerisinde stratejik planlar, ölçülebilir masraflara ve beklenen getirilere çevirir. Bütçeleme faaliyetleri flunlardan oluflur: Sat fl hacmi, gelirler, sermaye yat r m ve giderler gibi gelecek ticari sonuçlar öngörmek Bu öngörüleri flirket hedefleri ve finansal k s tlarla ba daflt rmak Önerdi iniz bütçe için flirket deste i sa lamak Bütçelenen sonuçlar elde etmek için sonraki ticari faaliyetleri yönetmek 14 Bütçe Haz rlamak

13 E er kâr ve zarar sorumlulu unuz varsa, bölüm ya da ticari biriminizin finansal sonuçlar yla bütçe aras ndaki fark, ifl performans n z de erlendirilirken kilit bir etmen olabilir. Bu fark, ücretinizle de ba lant land r labilir. O halde bütçelemenin ve bütçe sürecinin temellerine dair bir anlay fl, daha sonra performans k staslar olarak kullan labilecek gerçekçi bütçeler oluflturmak için zorunludur. Dahas, kuruluflunuz içinde bütçeyi satma ve bütçeleme sürecinde ödünleri müzakere etme konusunda beceriliyseniz, bütçe taleplerinizin daha kolay karfl land - n görebilirsiniz. Bütçeleme süreci nas l ifller? Bütçe haz rlama süreci hedefler kurma, bu hedefleri elde etmek için farkl stratejileri de erlendirme ve bu stratejilerin finansal etkilerini belirlemeyi kapsar. Bu bütçe haz rlama sürecinde tipik olarak dört bileflen bulunur. 1. Hedefler koymak. Baz kurulufllar, Gelecek y l net kâr yüzde on art raca z gibi genel flirket hedefleri koyarlar. Daha sonra tek tek departmanlar bu direktifleri belirli faaliyetlerine uygun finansal hedeflere çevirirler. Sözgelimi sat n alma departman maliyetleri azaltmak için yeni yöntemler ararken sat fl departman gelirleri art rma hedefi koyabilir. Bütçelemeye Genel Bak fl 15

14 2. Tercihleri de erlendirip seçmek. Belirli bir hedefe ulaflmak için çeflitli taktikler sat fllar sürdürmek için yeni bir pazarlama kampanyas bafllatmak, giderleri düflürmek için düflük maliyetli bir tedarikçi bulmak ve müflteri hizmetlerini ilerletmek için daha fazla çal flan ifle almak kullan labilir. Size özgün durumda hangi taktiklerin muhtemelen daha etkin olaca n ve ayn zamanda hangilerinin kurulufl içinde desteklenece ini göz önünde bulundurman z gerekir. 3. Bütçe etkilerini tespit etmek. Stratejik hedef ve taktiklerle ilgili kararlar, gelecek maliyet ve gelir varsay mlar n gelifltirmek için kullan l r. Sözgelimi, piyasaya daha genifl olarak ulaflmak için reklamlar - n z gelifltirmek, profesyonel pazarlama dan flmanlar n ifle alman z anlam na gelebilir. 4. Departman bütçelerini düzenlemek. Bireysel birim ve bölüm bütçeleri, kuruluflun genel finansal amaçlar n ve stratejik hedeflerini ifade eden tek bir ana bütçede birlefltirilir. Tipik olarak bütçe oluflturmak, farkl gruplar n ön bütçeler haz rlad klar ve daha sonra farkl l klar tespit edip çözüme kavuflturmak üzere bir araya geldikleri yinelemeli bir süreçtir. 16 Bütçe Haz rlamak

15 Bütçe neden de erlidir? Bütçeler, yöneticilerin performans n ölçme konusunda bafll ca araçlar olarak hizmet verebilirler. Bir de erlendirici, belli bir zaman dilimi içinde gerçek ticari sonuçlarla bütçeyi karfl laflt rarak departman n n stratejik hedeflerini elde etmede yöneticinin genel baflar s n belirleyebilir. Elbette gerçek sonuçlar, bireysel yöneticinin kontrolü d fl ndaki nedenlerle ekonomik çevrimde genel bir düflüfl ya da hammadde fiyatlar nda beklenmeyen bir yükselme gibi bütçedeki sonuçlardan farkl laflabilir. O halde bir yöneticinin performans n de erlendirmek için bütçeyi kullanan herhangi birisi, performans de erlendirmelerinin uygun sonuç k staslar yla efllefltirildi inden emin olmal d r. Bütçelenmifl sonuçlarla gerçek ticari sonuçlar n karfl - laflt r lmas ndan yönetim performans için birçok de iflik finansal ölçü ç kar labilir. flte size baz örnekler: Brüt marj, dolays z üretim maliyetlerinden sonra, ancak pazarlama, idari ve faiz gideri gibi özel olarak üretime ba l olmayan di er maliyetlerden önce, kârl l ölçer. Örne in: Brüt marj = $/ $ = %33 Bir sat fl yüzdesi olarak SG& (sat fl, genel ve idari maliyetler), bir departman ya da kuruluflun, mali- Bütçelemeye Genel Bak fl 17