T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ Mühendislik Fakültesi Dekanlığı İÇ GENELGE

Transkript

1 Tarih ve Sayı: 07/04/ *BEND4DKZU* Sayı : Konu : İç Genelge 2015-I İÇ GENELGE Fakültemiz idari hizmetlerini yürüten birimlerinin 07/04/2015 tarihinden itibaren görev dağılımı aşağıda belirtilmiştir. Uygun görüşle arz ederim. O L U R e-imzalı Prof. Dr. Süleyman TANYOLAÇ Dekan e-imzalı Mustafa Nusret SARISAKAL Fakülte Sekreteri Dekan Fakülte Sekreteri : Prof. Dr. Süleyman TANYOLAÇ (Harcama Yetkilisi) : Yük. Müh. Mustafa Nusret SARISAKAL (Gerçekleştirme Görevlisi) Fakülte Sekreteri: Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkındaki 124 sayılı Kanun Hükmünde Kararname nin Fakülte İdari Teşkilatı ve Görevleri başlığı altındaki 38 inci madde ile müteakip fıkraları fakülte idari teşkilatını Fakülte Sekreterine bağlamış, hizmetlerin yürütülmesi görev, yetki ve sorumluluğunu da Fakülte Sekreterine vermiştir. Fakülte Sekreteri Dekana en yakın amir olarak, hem idari, hem de mali sorumluluk altında bulunmakta, Öğrenci ve Öğretim Elemanları ile bire bir muhatap olup fakültenin idari işleri ve kurullarında alınmış akademik kararlarının uygulamaları ile mali bütçenin mevzuatlara uygun olarak harcanması faaliyetlerini yürütmektedir. Fakülte Sekreterine bağlı aşağıdaki birimler idari hizmetlerin yürütülmesini sağlar. Dekanlık Sekreterliği: Ayşe AKYÜZ, (Sekreter) - Dekan ve Dekan Yardımcılarının sekreteryasını yapar. Bu belge 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununu Gereğince E-imzaladır. Doğrulamak için :

2 Osman CİVLEK (Şoför) - Dekanlık aracının şoförlüğünü yapar. Cemile KOCAKAYA (Hizmetli) - Çağ ocağı ve ikram hizmetlerini yapar Fakülte Sekreterliği Sekreteri: Neşe SEVİNÇ (Sekreter) 1- Fakülte Sekreterinin sekreteryasını yapar. 2- A.Ü. Açık Öğretim Fakültesi, ÖSYM ve diğer sınavlara ait görevlendirme yazışmalarını yapar. 3- Soruşturma yazışmalarını yapar. 4- Genel yazışmaları yapar. 5- Akademik Kurul ve Fakülte Kurulu davetiyelerini, gündemini ve kararlarını yazar. 6- Bilgi edinme yazışmalarını yapar. 7- Temsilci (Profesör, Doçent, Yardımcı Doçent, Araştırma Görevlisi) seçim yazışmalarını yapar. 8- Bölüm, Anabilim Dalı Başkanlığı atama işlemleri ve yazışmalarını yapar. 9- Faaliyet ve Brifing Raporlarının hazırlanması Sekreterlik Bürosu: (Sorumlu) İsmail ÖZYURT, Gamze EREN 1- Gelen-Giden evrak tarih ve numara verilmesi işlemini yapar. 2- Evrakların birimlere göre ayrıştırılıp sevkini sağlar. 3- Birimlere gidecek evrakı elden zimmet defteri ile imza karşılığı teslim eder ve 40/a,c,d maddesine göre ders görevlendirmelerini yapar. 5- Yönetim Kurulu kararlarını yazar. 6-.Genel yazışmaları yapar. 7- Posta işlerini yapar. Personel Bürosu a- Özlük İşleri: Şef Gülhan GÜNGÖR, Azime Pelin BERK, Gonca VURAL, Bilge ÇAVUŞ 1- Prof., Doç., Yard.Doç.ve Araş. Görevlisi kadro ilan tekliflerini rektörlüğe gönderir. 2- Sözleşme yenilemelerini yapar. 3- Yardımcı Doçent ve Öğretim Üyesi dışındaki akademik kadro müracaatları ve 4- Personel atama sayılı Kanunun 34. maddesindeki sözleşmeli öğretim üyelerinin 6- Personelin kademe, derece terfi işlemlerini yapar ve kıdemlerini hazırlar. 7- İdari ve akademik tüm çalışan veya ayrılmış personelin özlük bilgileri, öğrenim durumları, idari durumları, ikamet adresi ve telefonların tutulması ve değişiklik olduğunda güncelleme 8- Personelin sigorta, okul, hazırlık, yüksek lisans ve doktora değerlendirmelerini yapar. 9- Personelin askerlik borçlanmaları, ücretsiz izin borçlanmaları ve değerlendirmelerini yapar, hizmet belgesi çıkarır. 10- Personele kimlik çıkarılma 11- Akademik ve İdari personelin sicillerinin 12- İdari ve akademik personelin kadro bilgilerinin, aylara göre dolu boş kadro sayılarının hazırlanmasını yapar. 13- Yurt içi, Yurt dışı görevlendirme 14- Pasaport 15- Emeklilik İstifa Nakil

3 16- Ücretsiz doğum izinleri ve askerlik izinleri 17- İzin rapor listelerini hazırlar. 18- Genel yazışmaları yapar. 19- Yapılan tüm işlemlerin üniversite otomasyonuna, SGK otomasyonuna geçirilmesi ve güncellenmesi 20- Mal bildirim beyanı işlerini yapar. b- Maaş ve Ek ders İşleri: (Sorumlu) Figen SARISALTIK, A. Turan KOLANCI 1- Maaş ile ilgili her türlü iş ve 2- Ek ders ücretleri ile ilgili her türlü iş ve 3- Personel emekli keseneklerinin SGK na aktarılması 4- Ücretsiz izin ve istifa 5- Aile, Çocuk, Doğum ve Vefat yardımı 6- Nakil ilmühaberi 7- Maaş durum belgesi verir. 8- Sendika üyeliği ile ilgili işlemleri yapar. 9- İcra Öğrenci İşleri Bürosu: (Sorumlu) Vedia ÖRKMEZ, Aysun SADOL, Muharrem KESKİN, Kadir PARMAKSIZ, Mehtap UMURKAN, Melih ÖZDEN, Nurgün ÖLMEZ, Ömer Serdar BIYIK, Sedat TÜRKAY, Ahmet YANIK, Meltem SEMİN, Mustafa KAPUSUZ, Alaattin KILIÇ, Erol GÖRGÜ, Mehmet ÖZTÜRK, Bülent ÖĞREDEN, Cemal TEKİN 1- Merkezi sistemle alınan öğrencilerin kayıtlarının yapılmasını ve bunlara ait evrakların muhafaza edilmesini sağlar. 2- Fakültelere yatay geçiş ve dikey geçiş ile gelen öğrencilerin kayıtlarını yapar, bölüm yazışmaları ile ders muafiyet 3- Çift Anadal ve Yandal başvuruları alınır, geçiş hakkı kazanan öğrencilerin kayıtlarını ve ders muafiyeti için de bölüm başkanlıkları ile yazışmalarını yapar. 4- Çift Anadal, Yandal öğrencilerinin ders kayıt ve diğer belge 5- Yabancı Uyruklu öğrencilerin yönetmelikler uyarınca takibi ve kurumlarca istenilen bilgilerin gönderilmesi işlerini yapar. 6- Kayıt olan öğrencilerimiz için özlük bilgilerinin otomasyon sistemine girilmesi işlerini yapar. 7- Öğrenci kimlik, paso, sağlık karnesi müracaatlarının alınması ve hazırlanarak öğrencilere verilmesi işlerini yapar.. 8- Fakültemizde yer alan ortak dersleri veren Öğretim Üyeleri için ilgili kurumlara yazışmalarını yapar. 9- Ortak ders ve sınav programlarının Bölüm Başkanlıklarına gönderilmesi ve öğrencilere duyurulması 10- Ders kayıt işlemlerinin otomasyon sistemindeki kontrolünü yapar. 11- Öğrenciler ile ilgili çeşitli kurumlardan istenilen İstatistiki bilgilerin hazırlanması ve iletilmesini yapar. 12- Öğrenci Belgeleri, askerlik belgeleri ve transkript belgelerini hazırlar ve öğrencilere verir, mezun olan öğrenciler için 3 Nüsha Aslı gibidir belgesi düzenler. 13- Staj 14- Öğrenci talepleri ile ilgili işlemleri yapar. 15- Mezuniyet işlemlerini (Geçici Mezuniyet Belgesi ve Diploma) yapar. 16- Kendi isteği ile kayıt silme talebinde bulunan öğrencilerin 17- Yıllık ders planları, ders programları ve ders intibakları otomasyon sistemine aktarır.

4 Mali İşler Bürosu : a- Mali İşler: (Sorumlu) Erkan YAVUZ, Fecriye DERYA 1- Kırtasiye ve büro malzeme alımı, makine, teçhizat, bina bakım onarım işlerini yapar. 2- Telefon faturası ödeme ve kesintilerini yapar.. 3- Yurtiçi/Yurtdışı geçici görev yolluk ve yevmiye 4- Yurtiçi sürekli görev yollukları (nakil, emekli) sayılı kanuna tabi personelin giyim kuşam yardım 6- Bütçe hazırlama çalışmalarını yapar. b- Döner Sermaye İşleri: (Sorumlu)Tülay MALKOÇ, Ruken ULUDAĞ, Serap KÖKSAL 1- Analiz için gelen numunelerin teslimatını ve ilgili bölümlere sevkini yapar. 2- Analiz Raporlarının takibini yapar. 3- Katkı paylarının dağıtımını yapar. 4- Avans 5- Satın alma 6- Aylık gelir-giderlerin muhasebe Ayniyat Bürosu: (Sorumlu) Pehlül KAHRAMAN, Tekin DİRİ, Ahmet ÖZDEMİR 1- Fakülte Demirbaşlarının düzenli tutulması işlerini yapar. 2- Demirbaş malzemelerin hurdaya ayrılması işlerini yapar. 3- Kırtasiye, Temizlik, Sıhhi Tesisat ve Elektrik malzemelerinin depo dağıtımını yapar. 4- Depo malzemelerinin kontrolünü yapar. 5- Demirbaş malzemelerin teslim alınıp, verilmesi işlerini yapar. 6- Arızalı demirbaşların tamiri ve takibini yapar. 7- Basılı evrakların takibi ve dağıtımını (Öğrenci sınav kağıdı, Fakültemize ait dergi ve diğer yayınlar v.s) yapar. Kütüphane Bürosu: (Sorumlu) Sevgi MANYAS, Orhan KESKİN, Metin CİMŞİT 1- Öğrenci ve Öğretim Üyelerinin Fakültemiz Kütüphanelerinden faydalanmalarına yardımcı olur. 2- Fakültemiz Öğretim Elemanlarının bastırdığı kitapların satışını yapar. 3- Kütüphanede bulunan kitapların kayıtlarını tutar. 4- Laboratuvar föyü ve sınav soruları basım işlerini yapar. Yayın Bürosu: Şef Gülhan GÜNGÖR, Mitat ADEKA 1- Erasmus Programı kapsamında öğrenim görmek ve staj yapmak üzere yurtdışındaki üniversitelere giden ve yurtdışındaki üniversitelerden gelen öğrenciler ile ders vermek üzere giden ve gelen öğretim üyelerinin 2- Farabi Değişim Programı kapsamında öğrenim görmek üzere yurtiçindeki üniversitelere giden ve yurtiçindeki üniversitelerden gelen öğrenciler ile ders vermek üzere giden ve gelen öğretim üyelerinin 3- Yurtdışı Üniversiteler ile İkili İlişkiler kapsamında gerçekleşen faaliyetlere ilişkin yazışmaları yürütür. 4- Üniversiteler Yayın Yönetmeliği kapsamında kitap, teksir ve yardımcı kitapların basım.

5 5- Fakültemizin periyodik olarak yayınlanan dergilerinin basımı için gerekli işlemleri yapar. 6- Fakülte Web sayfasının güncellenmesini ve yönetimini yapar. 7- Fakültemizde gerçekleşen bilimsel faaliyetleri ve sosyal aktiviteleri içeren altı ayda bir olmak üzere yayınlanan bültenin hazırlanmasını organize eder. 8- Fakültemizde çalıştırılan kısmi zamanlı öğrencilerin puantajlarını hazırlamak ve giriş-çıkış yazılarını yapar. 9- Fakültemiz öğretim elemanlarınca yayınlanmış olan makale ve kitapların 6 aylık periyodlar halinde ilgili birime gönderilmesi 10- Fakültemizde görevli bulunan öğretim elemanlarının akademik faaliyetlerinin değişik periyodlar halinde toplanarak raporlanması 11- Fakültemizin istatistiksel verileri ve performans raporlarını hazırlar. 12- Öğrenci Kulüp Faaliyetlerinin Koordinasyonunu sağlar. 13- Mezun bilgi sisteminin yönetimini yapar. Destek Hizmetleri Bürosu : (Sorumlu) Adem MACAR (Sorumlu Yardımcısı) Ahmet IŞIKYILDIZ 1- Fakültemizin küçük çaplı bakım-onarım (mekanik tesisat elektrik - telefon) işlerini takip eder. 2- İnternet Kullanım Merkezinin öğrencilere sağlık bir şekilde hizmet etmesini takip eder. 3- Hizmetli (Destek Elemanı) ve kat görevlileri işlerini takip eder. 4 -Temizlik işlerini takip eder. 5- Güvenlik işlerini takip eder. Atölye : Fakültemizin küçük çaplı bakım-onarım (mekanik tesisat elektrik - telefon) işlerini yapmak. Mekanik : İnan ŞAHİN, Serkan TAHMAZ, Ali MUSTAFAOĞLU Reyhan DOĞANAY, Mensur DEMİR Elektrik : Cabir AYTEKİN, Erkin DURMAZ Telefon : Bayittin GÜMÜŞAY İnternet Kullanım Merkezi: Önder ŞAHİN Öğrencilere sağlık bir şekilde internet hizmetini sağlamak. Hizmetli (Destek Elemanı): Arif SARIBULAK, Bilal OKUYUCU, Emin VURAL, Ömer DEMİRCİ, İrfan TAN Fakültemizin kullanım alanlarının düzenlenmesi, malzemelerin ve eşyaların taşınması, Evrak dağıtımı, Taşınırların dağıtılması, Çevre ve Bahçe düzenlemesi. Kat Görevlileri : İlhami ŞEN, Hakkı KAYA Fakültemizin tüm derslik ve amfilerinin düzenli bir şekilde kullanıma hazır olmasını sağlamak. Temizlik için gerekli malzeme dağıtımını sağlamak. Güvenlik : Hizmet Alımı ile karşılanmaktadır. Genel Temizlik Hizmeti : Hizmet Alımı ile karşılanmaktadır.

6 Bölüm Sekreterleri: Bölüm Başkanlıklarının evrak takibi ve yazı işlerini yürütür. 01. Jeoloji Mühendisliği Bölümü : Ergün KANAT 02. Jeofizik Mühendisliği Bölümü : Nihal KAZU 03. Kimya Bölümü : Banu UMUNÇ 04. Kimya Mühendisliği Bölümü : Sibel GÖRELİ 06. Bilgisayar Mühendisliği Bölümü : Fatma ŞAHİN 07. Endüstri Mühendisliği Bölümü : Faruk ATAŞ 08. Makine Mühendisliği Bölümü : Zahide USLU 09. Çevre Mühendisliği Bölümü : Hatice Müge FIRAT 10. İnşaat Mühendisliği Bölümü : Yusuf EKİNCİ 11. Metalurji ve Malzeme Müh. Bölümü : Aygül RAHAT 13. Maden Mühendisliği Bölümü : Enis ÜNLÜ 14. Deniz Ulaş. İşletme Müh. Bölümü : Birgül ÖKSÜZ 16. Elektrik-Elektronik Müh. Bölümü : Neşe ERSAN 17. Mühendislik Bilimleri Bölümü : Esma MOĞOLTAY ÇİLGASİT Bölümlerde Çalışan İdari Personel: Unvan Adı Soyadı Mühendis Göksel DURSUN Bölümü Jeoloji Mühendisliği Mühendis İbrahim KUŞKU Jeoloji Mühendisliği Mühendis Nurcan KAYA Jeofizik Mühendisliği İşçi Ahmet NALBANT Kimya Bölümü Mühendis M.Nurten AKBULUT Kimya Bölümü (Organik Kimya ABD) Kimyager Nilüfer BAYRAK Kimya Bölümü (Organik Kimya ABD) Teknisyen Filiz ARSLAN Kimya Bölümü (Anorganik Kimya ABD) Kimyager Sibel YALÇIN Kimya Bölümü (Analitik Kimya ABD) Kimyager Sevda AYDAR Kimya Bölümü (Analitik Kimya ABD) Teknisyen Yılmaz AMANET Makine Mühendisliği Jeomorfolog Cengiz KAHRAMAN Çevre Mühendisliği Bölümü Mühendis Naim SEZGİN Çevre Mühendisliği Bölümü Mühendis Cemal Emre GÖKÇE Çevre Mühendisliği Bölümü Mühendis Sinan GÜNEYSU Çevre Mühendisliği Bölümü Mühendis Özlem ÜSTÜNDAĞ İnşaat Mühendisliği Tekniker Oğuz FİRİDİN İnşaat Mühendisliği Mühendis Volkan ÖZDURAN Elektrik-Elektronik Mühendisliği Mühendis Hasan TİRYAKİ Elektrik-Elektronik Mühendisliği Mühendis Serkan TÜZÜN Elektrik-Elektronik Mühendisliği Fizikçi Faruk TURAN Mühendislik Bilimleri Bölümü Jeoloji Müzesi: Memur Alper VURAL Mühendis Burcu ÜNER

7