Bahsi geçen süreç kapsamında dikkate alınması gereken önemli faktörler ve uygulama yöntemleri aşağıdaki gibidir.

Transkript

1 Değerli Tedarikçimiz, Türk Vergi Usul Kanunu ve ana ortağımız olan Siemens AG'nin kuralları gereği, fırmamıza gelen faturaların muhasebeleştirilmesi, takibi ve vadesinde ödenmesi süreci ile ilgili olarak aşağıdaki süreçleri bilginize sunarız. Sizlerden gelen/gelecek olan matbu faturalar Siemens AŞ. Fatura tarama servisinde tarama ("scanning U ) işleminden geçirilerek dijitalortama aktarılmakta ve fatura kayıt, takip ve ödeme otomasyonu gerçekleştirilmektedir. Bu sayede faturalarınız daha hızlı işleme alınmakta, ödeme ve mutabakat süreci kalitesi ve hızı artmaktadır. Bahsi geçen süreç kapsamında dikkate alınması gereken önemli faktörler ve uygulama yöntemleri aşağıdaki gibidir. 1. Faturaların Vergi Usul Kanununda belirtilen sürelere uygun olarak düzenlenmesi ve Siemens A.Ş.' ye kısa sürede gönderilmesi Vergi Usul Kanunu madde 231 faturanın nizamını açıklamaktadır. Bu maddede "Fatura malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami 7 gün içerisinde düzenlenir. 7 günlük sürenin bir sonraki ay içinde sona ermesi durumunda, faturanın teslimin yapıldığı ayın sonuna kadar düzenlenmesi gerekmektedir. (Örneğin malın teslimi 30 Mart'ta yapılmış ise faturanın KDV beyanı açısından 31 Mart olarak düzenlenmesi gerekmektedir.) Bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır" denmektedir. Faturalar bu maddeye uygun olarak düzenlenmeli ve kısa süre içerisinde Siemens Muhaberat / Fatura Teslim birimine ulaştırılmalıdır. San. ve Tic. A.ş. Bunun yanı sıra, Siemens AS. 421 numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ kapsamında olup, 01 Ocak 2014 tarihi itibariyle e-fatura sistemine gecmistir. Tebliğde bildirildiği üzere elektronik fatura uygulamasına dahilolma zorunluluğu getirilen mükellefler elektronik fatura uygulamasına kayıtlı diğer mükelleflere kağıt ortamında fatura düzenleyemezler, düzenlemeleri halinde kağıt ortamında düzenlenen bu faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır. 433 numaralı VUK Genel Tebliğ ile e-fatura mükelleflerinin uygulamaya zorunlu geçiş tarihi olarak bildirilmiştir. Bu sebeple, şirketiniz de eğer tebliğ kapsamında ise tarihinden itibaren sizlerden sadece elektronik fatura kabul edebileceği unutulmamalıdır. Tebliğ kapsamında, devlet firmalara ticari faturayı reddetme hakkını vermiştir ancak temel faturayı reddetme hakkı vermemiştir. Siemens AŞ. tarafından kabul görmeyecek olan temel faturalar da red imkanı bulunmadığı için kayda alınıp, iade fatura düzenlenme gerekliliğine sebep olmaktadır. Bu sebeple Siemens A.Ş.'ye sadece ticari fatura düzenlernenizi, eğer temel fatura kesrnek isterseniz satınalma partnerlerinizle mutabık kalarak fatura düzenlenmenizi rica ederiz. 2. Faturaların Siemens A.Ş.'de aşağıda belirtilen tek adrese gönderilmesi Mevcut durumda, tedarikçilerimiz faturalarını Siemens AŞ. bünyesindeki çeşitli birim ve adreslere göndermektedir. Yurtiçi tedarikçilerimizden yaptığımız satın almalar sonucunda Siemens AŞ.'ye gönderilen faturaların şirketimiz içerisinde dolaşımında aksaklıklar olduğu ve bazı faturaların maalesef 1/6

2 muhasebe kayıtlarına alınamayarak ödenemediği görülmektedir. Bu sebeple faturaların Muhasebe'ye ulaşması ve muhasebeleşmesi gecikmektedir. Muhasebeleşme sürecindeki gecikmeler ve aksamalar KDV beyannamesinin hatalı olması ve stopaj ödeme gecikmeleri, BS beyannamesinin hatalı olması, maliyetlerin eksik veya hatalı oluşması, ödeme işlemlerinin gecikmesi, mutabakat sorunları oluşturmakta ve düzeltme mecburiyeti doğurmaktadır. Tedarikçilerimize yapılan ödemelerin, zamanında ve düzenli yapılabilmesi ve daha verimli bir bilgi alışverişi için, tüm faturaların sadece aşağıda belirtilen adrese gecikmeksizin gönderilmesi zorunludur. Bu sebeple tedarikçilerimizin faturalarını aşağıdaki adrese fatura (mal ve hizmet alımı faturaları, malzeme ekinde gelen faturalar, irsaliyeli faturaların t.nüshası (malzeme ekinde irsaliyeli faturanın 1.nüshasının gönderilmemesi gereklidir), dekontlar, ödeme alındı belgeleri gibi) olduğu da belirtilerek göndermelerinin sağlanmasını rica ederiz. Aksi durumlarda faturalarınızın ödenmesinde aksaklıklar kaçınılmaz olacaktır. Siemens A.Ş. fatura gönderim adresi: Siemens Sanayi ve Ticaret AŞ. Muhaberat i Fatura Teslim Yakacık Cad. No:111, Kartal, istanbul 3. Faturaların kanunda belirtilen ve Siemens A.Ş. fatura kabul standartları şekil şartlarına göre düzenlenmesi Vergi usul kanununun 230. maddesi faturanın şekil şartlarını belirlemektedir. Buna göre; Faturanın düzenleme tarihi, seri ve sıra numarası, Faturayı düzenleyenin adı, varsa ticari unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve numarası (fatura üzerindeki ıslak imzaların söz konusu bilgilerin üzerinde yer almaması gerekmektedir.) Müşterinin adı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve numarası, (Siemens AŞ. merkez ve 3 şube olarak faaliyet göstermektedir. Düzenleyeceğiniz faturalarda merkez ve şube ayrımlarını aşağıda yazılı olan isimleri ve adresleri dikkate alarak hazırlamanızı ve tüm faturalarınızı yukarıda belirtilen adrese göndermenizi rica ederiz) Siemens San. Ve Tic. A.Ş. Siemens Sanayi ve Ticaret A.Ş, Yakacık Cad. No: Kartall istanbul Vergi Dairesi: Büyük Mükellefler Vergi Dairesi Vergi No: Gebze AR-GE Merkezi Şubemiz ile ilgili faturalarınızı; Siemens Sanayi ve Ticaret A.Ş, - Teknokent Şubesi Gebze AR-GE Merkezi GOSB 1000 Cad. 13.Sok. No: Kat Gebze i Kocaeli Vergi Dairesi: Büyük Mükellefler Vergi Dairesi Vergi No: /6

3 Ankara Teknokent Subemiz ile ilgili faturalarınızı; Siemens Sanayi ve Ticaret A.Ş, - ODTÜ Teknokent Silikon Bina Kat:1 No:1 ODTÜ Teknokent Şubesi Ankara Vergi Dairesi: Büyük Mükellefler Vergi Dairesi Vergi No: S4 Irak Subemiz ile ilgili faturalarınızı; Siemens Sanayi ve Ticaret A.Ş, - Irak Şubesi Ishtar Hotel, Saadoun Street, Baghdad, Irak Malın, hizmetin veya işin nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı (Satınalma Sipariş mektubunda tanımlandığı şekli ile) Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası, bulunması gerekmektedir. Bunlara ek olarak Siemens AŞ. fatura şekil standartları aşağıda belirtilmiştir. Bu standartlara uyulması; faturalarınızın hızlı işleme alınarak ödeme ve mutabakat süreç kalitesinin ve hızının artmasını sağlayacaktır. Faturanın üzerinde Siemens AŞ. Satınalma Sipariş mektubunda talep edilen bilgilerin mutlaka yer almalıdır. Örneğin: -< Sipariş Numarası: , -< Sipariş pozisyonu: 10, 20, 30 -< ilgili Satınalma Sipariş Sorumlusu -< Mal veya Hizmetin tanımı Fatura içeriği birden fazla Satınalma Siparişine ait ise faturadaki her pozisyona ilişkin Satınalma Sipariş Numarası ve ilgili pozisyonu belirtilmelidir, Siemens AŞ. satınalma siparişlerine yapılacak kısmi sevkiyatlarda faturadaki her pozisyona ilişkin Satınalma Sipariş Numarası ve ilgili pozisyonu belirtilmelidir, Fatura e-fatura ise Satınalma Sipariş Numarası'nın Gelirler idaresi Başkanlığı'nın (GIB) belirlemiş olduğu ORDER_REF_ID alanına yazılması gerekmektedir (teknik görüntü aşağıda). E-fatura içeriği birden fazla Satınalma Siparişine ait ise ve/veya kısmi sevkiyat yapılıyorsa, ORDER_REF_ID alanına yazılacak Satınalma Sipariş Numarası'nın yanında e-faturadaki her pozisyona ilişkin diğer Satınalma Sipariş Numaraları ve ilgili pozisyonları belirtilmelidir. 3/6

4 OrderReference EletNnlMW Ku m K.rdj~it.ıeri Zorunluııı -I~... r~ c:ıs ID. o. ı i.: ~~~~;~it~i~;~;~ S ~. Ku mm örnek <eae:otdt<ıı.f_.> <tbc:lo' U)4S</ çbc:lo> o«bc,luuefnıe> l</tbc:luueo;ale> </t.tc,ofdetrefe.tıtmo Sipariş numarası bulunmayan, farklı siparişe ait numara bulunan veya kısmi faturalarda sipariş pozisyon numaraları bulunmayan faturaların sistemde tanımlanamamasına sebep olmaktadır. Bu durumlarda ödemeniz gerçekleşmeyecektir. Faturaların elle düzenlenmeyip, daktilo i yazıcı çıktısıolarak tanzim edilmesi, Yabancı para biriminde faturalama yapılıyorsa faturalama para birimi ve faturalama kurunun belirtilmesi (e-fatura ise faturalama kurunu e-faturanın not alanına yazılması), (385 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'ne göre yurtiçinde yer alan firmalann kendi aralannda yabancı para biriminde düzenledikleri faturalarda, yabancı para birimi tutan ve Türk para birimi tutan, fatura üzerinde yer almak zorundadır. Yabancı para biriminde düzenlenen faturada, Türk para birimi tutan karşılığı bulunmaması usule ve şekle eykırı olup, vergi dairesi tarafından usulsüzlük cezasına tabi tutulmakta ve ilgili fatura hiç düzenlenmemiş sayılmaktadır.) KDV, stopaj ve diğer vergilerin oran ve tutarlarının belirtilmesi, ihraç kayıtlı kesilen faturalarda KDV teslimi bilgisinin yer alması (e-fatura ise e-faturanın not alanına KDV teslim bilgisinin "3065 SAYILI KANUN HÜKÜMLERiNE GÖRE ihraç EDiLMEK ŞARTıYLA TESliM EDiLDiGiNDEN DOLAYı KDV TAHSiL EDiLMEMiŞTiR" cümlesiyle yazılması) Tevkifat ve tevkifat oranlarının (2/10,5/10,7/10 ve 9/10 vb.) faturada belirtilmesi gerekmektedir. Siemens Tic. Ve San. A.Ş. mali dönemi Özel hesap dönemidir. Dönemsellik ilkesi gereği teslimlerin ilgili döneminde faturaya konu edilmesi gerekmektedir. 4. BS/BA formlarının doldurulması ve mutabakatı (Açıklama) Bilindiği üzere BSIBA formları belirli tutar üzeri için aylık olarak maliyeye raporlanmaktadır. Tedarikçi ve müşteriler arasında doğru ve sağlıklı olarak mutabakatıarın yapılması maliye ile karşılıklı olarak yaşanacak sorunları azaltacaktır. BSIBA bildirimleri için sistemde yer alan vergi no bilgilerinin doğru olması gerekmektedir. Vergi no hatası olduğunda maliyenin sistemi bu formların onayına izin vermemektedir. Bu nedenle LTD'den 4/6

5 AŞ'ye dönüşen firmaların vergi no değişlikli olduğunda yeni cari hesap açılmalı ve mevcut bilgilerde hatalı girişler için gerekli düzeltmelerin sistemde yapılması gerekmektedir. Mutabakat işlemleri için aşağıdaki e-posta adresinden Muhasebe bölümüne ulaşabilirsiniz. 5. Siemens A.Ş. ödeme standartları Siemens AŞ., teslimatçılarına her hafta önceden ilan ettiği günlerde, vadesi o gün dolan faturalar için, (mevcut durumda SALI günleri) otomatik olarak ödeme yapar. Siemens AŞ. olarak yabancı para biriminde yapılan ödemeler, tarihinden itibaren ödeme yapılan tarihte geçerli olan TCMB satış kuru (bir önceki gün saat da belirlenmiş olan) alınarak kayıt edilmektedir. (Örneğin tarihinde yapılan ödemenin kuru tarihinde saat 15.30'dan sonra yayınlanmış kurdur) Sizlere iletilen sipariş emirlerini muhakkak FiYAT, SEVK TARiHi ve MiKTAR bilgilerini kontrol ederek teyit ediniz. Özellikle FiYAT bilgisinde bir yanlışlık varsa veya bir değişiklik olacaksa bunu fatura düzenlemeden önce stratejik satınalma yetkililerimize bildirmenizi önemle rica ederiz. Bilgi verilmeden kesilen faturaların ödemesinde gecikmeler yaşanabileceği gibi ödeme yapılmaması da söz konusu olacaktır. Ödeme günlerinde yapılacak olan ödemelere istinaden, ödeme tutar ve fatura bilgileri teslimatçılara e- mail ile bildirilmektedir. Bu sebeple ödeme bilgilerinizin gönderileceği adresinizin Siemens AŞ. kayıtlarında güncelolması önem taşımaktadır. Faturalarınızın ödemelerinde Siemens AŞ sisteminde kayıtlı bulunan banka bilgileriniz kullanılmakta olup, faturaların üzerinde bildirilen banka bilgileri dikkate alınmamaktadır. Bu sebeple faturalama yaparken Siemens AŞ.'ye daha önce bildirdiğiniz hesapları kontrol etmeniz herhangi bir değişiklik olması durumunda ilgili satınlama partneriniz ile görüşerek Banka bilgilerinizi güncelletmenizi rica ederiz. Ödemelerimiz fatura para birimi üzerinden yapılmaktadır, faturalarınızı kayıtlı bilgilerinizin dışında bir döviz cinsi ile hazırlanması durumunda banka bilgilerinizi güncellemeniz gerekmektedir. Tedarikçi bilgilerinizin doğru ve güncelolması ödeme işlemlerinin zamanında ve doğru olarak gerçekleşmesini sağlayacaktır. Güncellemeleriniz için Siemens AŞ.'deki rica ederiz. satınalma partnerinize gerekli bilgileri zamanında iletmenizi Yukarıda belirtilen standartlar, fatura muhasebeleşme ve ödeme işlemlerinin mümkün olan en hızlı ve doğru şekilde gerçekleşmesini sağlayacaktır. Bu sebeple süreçlerimizde en yüksek verimi almak için belirtmiş olduğumuz standartlara özen göstermenizi önemle rica eder, vereceğiniz desteğe teşekkür ederiz. Sorularınız için ilgili Siemens AŞ. Satınalma Sorumlusu na ve/veya Muhasebe uzmanlarımıza ulaşabilirsiniz. 5/6

6 Saygılarımızia, Siemens Sanayi ve Ticaret A.ş. Mali işler (J Deren özgen)t. r;])\jjtp 6/6