Mahalle İstanbul Sitesi 2013 Yönetim Kurulu Faaliyetleri

Transkript

1 Mahalle İstanbul Sitesi 2013 Yönetim Kurulu Faaliyetleri 1 Maddi İyileştirmeler 1.1 YKS den Kiralanan Demirbaşların Site Yönetimine Bedelsiz Olarak Devredilmesi YKS den kiralanmakta olan toplamda TL tutara sahip demirbaşlar bedelsiz olarak site yönetimine aktarılmıştır. YKS ye ödenmekte olan yönetim giderlerinden her ay 616,39 TL indirim sağlanmıştır. 1.2 Aidat Ödemelerinin Gecikmesinden Doğan Noter Masraflarının Daire Sakinine Yansıtılması Aidat ödemelerinin geciktirilmesinden doğan noter masraflarının site yönetimince karşılanması sonucu büyük maddi kayıp oluşmaktaydı. Yönetim kurulunca yapılan çalışma ile noter masraflarının ödemelerini geciktiren daire sakinlerine yansıtılması sağlanmıştır yılında toplam TL tutarındaki noter masrafları site yönetimi yerine daire sakinlerinden tahsil edilmiştir. 1.3 Sigorta Poliçelerinde Sağlanan İndirim Sitemize ait risklerin kontrol altına alınması için satın alınmakta olan sigorta poliçelerinin bir kısmının yönetici firmaya devri sağlanmıştır. Yapılan çalışmalar neticesinde sigorta acentesinden TL indirim alınmıştır. 1.4 Aidat Ödemelerinde Kredi Kartlarına Sıfır Komisyon Uygulaması İş Bankası ile yapılan özel anlaşma sayesinde site sakinlerimizin aidatlarını kredi kartlarıyla ödemeleri durumunda komisyon masrafı alınmaması sağlanmıştır. 1.5 Aidat Ödemelerinde Şube Havale Masrafı Alınmaması Aidat ödemelerinin İstanbul sınırları içindeki şubelerden yapılması durumunda havale ücreti alınmaması sağlanmıştır. 1.6 Avans Ödemelerinin Gecikmesi Durumunda Gecikme Tazminatı Alınması Avans ödemelerini yapmayan daire sakinlerine uyarı yapılarak bir süre tanınması, bu süre sonunda da ödeme yapılmaması durumunda belirli miktarda tazminat yansıtılması uygulaması başlatılmıştır. Bu sistemle daha adil ve sağlıklı bir ödeme sistemi kurulmuş, avans ödemelerinde iyileşme sağlanmıştır. 2 Enerji Tasarrufuna İlişkin Geliştirmeler 2.1 Otopark ve Blok Aydınlatmalarının Optimize Edilmesi Otopark ve blok aydınlatmalarında kullanılan fazla aydınlatmaların iptal edilmesiyle bu bölgelerdeki elektrik giderlerinde yaklaşık %30 civarında enerji tasarrufu sağlanacaktır. 2.2 Otoparktaki Sabit Aydınlatmaların Led Aydınlatmalarla Değiştirilmesi Otopark bölgesindeki sürekli açık olan 80 adet floresan aydınlatmanın yerine led aydınlatma takılmıştır. Yapılan yatırımın 8-10 ay içinde amorti edildikten sonra %50 nin üzerinde enerji tasarrufu sağlanması hedeflenmektedir. Tasarruf hedefi yıllık yaklaşık olarak KW/h olup maddi değeri ortalama TL dir.

2 Tip Ölçülen Güç Adet Günlük Çalışma Süresi Günlük Enerji Tüketimi Aylık Enerji Tüketimi Yıllık Enerji Tüketimi Floresan 40 W saat 77 KW KW KW LED 18 W saat 35 KW KW KW 2.3 Otopark Havalandırma Fanlarının Optimize Edilmesi Otoparkımızın havalandırılmasını sağlayan fan sisteminin gerekli çalışma süre ve aralığı YKS den sağlanan enerji uzmanı tarafından hesaplanarak optimize edilmiştir. Yapılan değişiklikle yıllık yaklaşık KW/h elektrik karşılığı olarak ortalama TL tasarruf yapılması hedeflenmektedir. Fan Adedi Güç Günlük Çalışma Süresi Aylık Tüketim Yıllık Tüketim KW/h TL KW/h TL Eski Durum 11 2,2 KW 2 saat Yeni Durum 11 2,2 KW 1 saat Genel Enerji Tasarrufu Uygulaması Site geneli enerji tasarrufu kapsamında; bahçe iç aydınlatmaları ve havuz içi aydınlatmaları yaz aylarında dan sonra, kış aylarında ise dan sonra kapatılmıştır. 3 Teknolojik Geliştirmeler 3.1 Site Yönetiminin Ulaşılabilir, Şeffaf ve Kurumsal Hale Getirilmesi Microsoft Türkiye den Office 365 bulut bilişim hizmeti aboneliği satın alınmıştır. Kurulan portalde site yönetimine ilişkin bilgi ve belgeler saklanmaktadır. İlgili çalışmalar devam etmektedir. 3.2 Kurumsal Web Sitesi Açılması adresi satın alınarak Microsoft Office 365 hizmeti kapsamında ücretsiz olarak barındırılması sağlanmıştır. Web sitesinde site sakinlerine yönelik bilgi paylaşımı sağlanmaktadır.

3 3.3 İçerik Yönetim Sistemi (CMS) Kurulan içerik yönetim sistemi ile site yönetimine ait dokümanların portal üzerinde elektronik olarak saklanması sağlanmıştır. Dokümanlar sürümler halinde saklanmakta, tarihçesi takip edilebilmektedir. 3.4 Ziyaretçi Bilgilendirme Sistemi Site sakinlerine gelen araçlı ve yaya ziyaretçi ve hizmet yetkililerinin bilgileri elektronik olarak kayıt altına alınmaktadır. Ziyaretçi bilgileri site sakinlerimize e-posta ile otomatik olarak iletilmektedir. 3.5 Çözüm Merkezi Kurulan elektronik çözüm merkezi ile şikâyet, istek ve öneriler kayıt altına alınmakta, oluşturulan kayıtlarla ilgili bilgi ve gelişmeler ilgili site sakinine e-posta ile otomatik olarak iletilmektedir. Yönetim firmasına yönelik şikâyetlerin iletilmesi içinse özel bir e-posta adresi kullanılmaktadır. 3.6 İnternet Erişiminin Geliştirilmesi Site yönetimi internet erişim hizmetleri fiber alt yapısına geçirilerek daha hızlı ve sağlıklı erişim sağlanmıştır. 4 Operasyonel Geliştirmeler 4.1 Personel Kıdem Tazminat Birikimlerinin Site Yönetimince Saklanması Personel için ödenen maaş giderleri arasında olan kıdem tazminatları Temmuz ayından bu yana YKS ye ödenmemekte, site hesabında saklanmaktadır. Böylece ayrılan personelin biriken kıdem tazminatları site hesabında kalmaktadır. 4.2 Dokümanların Güncellenmesi Sitemize ait dokümanlar güncellenerek portale yüklenmiştir. İlgili çalışmalar devam etmektedir. 4.3 Temizlik İşlerinin Planlanarak Çizelge Oluşturulması Temizlik işlerine ait adımlar gözden geçirilerek zamanlamaları hesaplanmış, site bazında bir plan oluşturulmuştur. Temizlik işlerinin daha gerçekçi zamanlamalarla yapılması ve daha sağlıklı ve adaletli olarak denetlenmesi sağlanmıştır. 4.4 Kargo ve Posta Teslimatlarının Güvenliğe Yapılması Daire sakinlerine gelen kargo ve postaların izin karşılığı güvenlik tarafından teslim alınması sağlanmıştır. 4.5 Site Kurallarına Uyulmaması Durumunda Para Cezası Uygulanması Site kurallarına uyulmaması tüm daire sakinlerimizi ilgilendiren, huzurlarını bozan ve yaşam hakkını kısıtlayan sonuçlar doğurmaktadır. Kurallara uyulmaması durumunda kuralın kategorisine göre (1-Sağlık, 2-Güvenlik, 3-Diğer) belirli tutarda ceza yansıtılmaktadır. Cezalara rağmen ihlalin tekrarında hukuki işlemler başlatılmaktadır. 5 Güvenlik Uygulamalarındaki Geliştirmeler 5.1 Kuzey Sınırına Branda Uygulaması Sitemizin kuzey kısmındaki araziye bakan açık telleri branda ile kapatılmıştır. Brandalar sitenin diğer kısımlarındakilerle aynı renk ve şekilde yapılmıştır.

4 5.2 Servis Bekleme Kulübesi Yapılması Çocuklarımızın zor hava şartlarında servislerini korunaklı ve güvenli bir alanda bekleyebilmeleri için bir kulübe yapılmıştır. Kurulan kamera sistemiyle servisler ekrandan izlenebilmektedir. Böylece güvenlik kulübesinin bekleme alanı olarak kullanılmasından doğan güvenlik riski de ortadan kaldırılmıştır. Servis bekleme alanı 5.3 Site Arka Kısımdaki Çocuk Parkının İzlenmesi Site sınırları dışında kalan Yunus Emre Çocuk Parkından sitemize yapılan bazı saldırıların önlenmesi amacıyla emniyet ve belediye ile görüşmeler yapılmış, güvenlik donanımlarımıza bu bölümü hedef alan aydınlatma ve kamera eklenmiştir. Bu bölümdeki tellerin yükseltilmesine ilişkin işlemler başlatılmıştır. 5.4 Blok Girişlerindeki Şifre Panellerinin Yenilenmesi Blok girişlerinde bulunan şifre panelleri üzerindeki rakam ve ifadeler silindiği için değiştirilmesi gerekmekteydi. Paneller site yönetimince ücretsiz olarak yenilenmiştir. 5.5 Risk Analizi Çalışmalarının Yapılması Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının şart koştuğu risk analiz raporu hazırlanmış olup sitemizdeki mevcut durumda majör bulgular bulunmamaktadır. Minör iki adet konu (otoparkta yaya yürüme yollarının belirlenmesi, merdiven basamaklarına kaymaz bant yapıştırılması) yakın zamanda çözümlenecektir. 5.6 Yüzme Havuzu Kullanıcılarının Güvenliği Yüzme havuzu kenarına uyarı levhaları, yönlendirme bariyerleri vb. malzemeler yapılmış ve alınmıştır. 12 yaşından küçük çocukların yanlarında ebeveynleri olmadan yüzme havuzunu kullanmaları site kurallarına aykırı olduğundan bu konuda bir form hazırlanarak aileler bilgilendirilmiştir. Yüzme havuzunda görevli bir cankurtaran olmadığından site yönetiminin bu konuda bir risk alması söz konusu değildir. 5.7 Kapalı Devre Kamera Sisteminin Geliştirilmesi Kapalı devre güvenlik kamera kayıt sistemi diski yükseltilerek görüntülerin daha net ve uzun süreli olarak saklanması sağlanmıştır.

5 5.8 Site Girişindeki Kör Noktanın Tespit Edilerek Önlem Alınması Site girişinin sağ dış kısmında yer alan kaldırım alanında kör nokta tespit edilmiş olup uygun ayna ile açık kapatılmıştır. 5.9 Otopark Güvenliğinin Arttırılması Otoparktaki bazı alanlar delinatör ile ayrılarak bu alanlardaki güvenlik arttırılmıştır. 6 Peyzaj Geliştirmeleri 6.1 Peyzaj Hizmetlerinin Bahçıvan Tarafından Yapılması Sitemizin peyzaj hizmetlerini yürüten firmadan memnun olunmaması nedeniyle aramızdaki sözleşme tek taraflı olarak feshedilmiştir. Site personelimize eklenen bahçıvan ile bu hizmetler daha sağlıklı şekilde yapılmakta olup personelimizin diğer işlere destek vermesi ve kış aylarında ihtiyaç duyulan işlerde de çalışması sağlanmıştır. 6.2 Peyzaj İncelemesi ve Rapor Hazırlanması Sitemizin peyzaj durumu YKS tarafından ücretsiz olarak gönderilen ziraat mühendisi tarafından incelenmiş ve rapor oluşturulmuştur. Oluşturulan rapora göre gerekli işlemler gerçekleştirilmiştir. 6.3 Blok Aralarındaki Merdiven Yanlarının Düzenlenmesi Blok aralarında merdiven altlarında gölgede kaldığı için bitki yetişmeyen bölgelere, bu tip şartlarda yetişebilen Ortanca bitkisi dikimi yapılmıştır.

6 6.4 Blok Önlerinin Düzenlenmesi Blok önlerinde bulunan alanlarda sulama yetersizliği ve çok güneş almasından dolayı çim bitkisi yetişmemektedir. Bu alanlara, Blok merdiven altlarında bulunan (ortanca dikilen yerler) Kaz Ayağı bitkileri sökülerek dikimi yapılmıştır. 6.5 Otopark Üzerine Denk Gelen Çınarların Sökülmesi Otopark üzerinde bulunan çınar ağaçları, ilerleyen yıllarda kök yapısından dolayı, yalıtım ve otopark tavanına zarar vereceğinden söktürülmüştür. Yerine Erguvan ve Zakkum ağacı ile yer örtücü dikilmiştir. 7 Bakım ve Onarım Çalışmaları 7.1 Yüzme Havuzunun Açılış Öncesi Bakımı Yüzme havuzunun kullanıma hazırlanması kapsamında; Havuz içerisindeki 6 adet aydınlatma yeni lambalar ile değiştirilmiştir. Havuz çevresi duvarında meydana gelen dökülmeler sebebiyle, kazıma ve boya işlemi yaptırılmıştır. Havuz Çevresi dek alanlara (ahşap alanlar) sistire ve tik yağı uygulaması yapılmıştır. Havuz içi fayans aralarında yıpranma oluştuğundan, derz dolgu çalışması yapılmıştır. Havuz başı donanımlarının bakımı yapılarak kullanıma hazır hale getirilmiştir. Havuz suyu doldurulmadan hijyen temizliği ve su şartlandırması yapılmıştır. Havuz suyu analizi Hıfzıssıhha Müdürlüğüne yaptırılmıştır. (Havuz suyunun kullanıma uygun olduğunu gösterir belge, havuz kenarına site sakinlerinin görmesi için asılmıştır.) Yüzme havuzu tarihinde kullanıma açılmıştır. 7.2 Havuzların Periyodik Bakımları Havuzların bakımı YKS Tesis Yönetim Hizmetlerinin anlaşmalı olduğu Hydro Safe firması tarafından yürütülmüş, analiz ve ölçümleri düzenli olarak yapılmıştır. (ölçümler havuz kenarına, site sakinlerinin görmesi için asılmıştır.) Yüzme Havuzu ve Süs Havuzunun (gölet) günlük, haftalık, aylık bakımları, YKS Teknik Personeli ve Havuz personeli tarafından düzenli olarak yapılmıştır.

7 7.3 Blok Dış Cephe Cam Temizliği Blokların dış cephelerinde bulunan camlar vinçli sistemle temizlenmiştir. 7.4 Bahçe Katı Dek Alanların Bakımı Bahçe katı daire önlerinde ve ortak alanlarda bulunan ahşap alanlara, sistire ve tik yağı uygulaması yapılmıştır.

8 7.5 Kullanım Suyu Deposu Bakımı Dairelere verilen, site kullanma suyu deposu temizliği 2013 Haziran ayında yaptırılmıştır. 7.6 Spor Salonu Bakım ve Onarım Çalışmaları Sosyal Tesis spor salonunda bulunan cihazlardan; Yıl içerisinde arızalanan 2 adet koşu bandının arızaları giderilmiş ve 1 adet koşu bandının kullanımdan oluşan hasardan dolayı bant kısmı değiştirilmiştir. Yıl içerisinde Kondisyon bisikletlerine oluşan hasar ve arızalar giderilmiştir. Kullanım suyu deposunun eski ve yeni hali

9 7.7 Kışa Hazırlık Çalışmaları Kışa hazırlık kapsamında; çatı yağmur olukları, zemin ve otopark girişleri mazgal içi temizliği, pis su kuyularının temizliği, pis su kuyu motorlarının bakımları yapılmıştır. Site Geneli tüm pompa ve motorların bakımı yaptırılmıştır. 7.8 Zemin Yıkama Çalışmaları Havuz kenarı ve Açık Kafe alanı zeminleri yaz sezonu boyunca (Haziran-Eylül ayları arası) haftada bir yıkama işlemi yapılmıştır. Site otopark alanının tamamı, YKS Teknik ve temizlik personeli tarafından basınçlı su yardımıyla yıl içerisinde iki kez yıkanmıştır. 7.9 Aydınlatma Bakım ve Onarım Çalışmaları Site geneli, otopark alanları, blok içleri ve çevre aydınlatmalardaki arızaların giderilmesi için Site teknik personeli tarafından; 280 adet ampul değişimi 295 adet starter değişimi yapılmıştır İlaçlama Hizmetleri YKS Tesis Yönetim Hizmetleri ile anlaşmalı olan Ekopest ilaçlama firması tarafından; Her ay tüm blokların ortak alan, asansör holleri, çatı alanları, yangın ve servis merdivenleri, otopark alaları, teknik hacimler, hidrofor daireleri, sığınaklar ve personel hacimleri rutin olarak yürüyen haşereye karşı ilaçlanmıştır. Yaz dönemi boyunca (Mayıs Eylül ayları arası) ayda bir kez tüm peyzaj alanlarında kene ilaçlaması yapılmıştır. Yaz dönemi boyunca (Mayıs Eylül ayları arası) haftada bir kez Site genelinde uçan haşere (sivrisinek, karasinek) ilaçlaması yapılmıştır. 8 Diğer Çalışmalar 8.1 Bütçe Planlamaları 2013 Mart ayında Mahalle İstanbul Sitesi Kat Malikleri Kurulu tarafından 2012 yılsonu hesapları ve 2013 yılı işletme bütçesi onay kararları alınmıştır. 8.2 Asansör Bakım Anlaşmasının Yapılması Site Yönetim Kurulu tarafından, Site Bloklarında bulunan 17 adet Asansörün bakım, onarım işleri için tarihine kadar Kone asansör firması ile yıllık bakım anlaşması yenilenmiştir.

10 8.3 Site Yönetim Hizmetleri Anlaşması Site Yönetim Kurulu tarafından, Site İdari, Mali, Bakım, Onarım ve Yönetim işleri konusunda, tarihine kadar YKS Tesis Yönetim Hizmetleri A.Ş. ile olan sözleşme yenilenmiştir Ocak ayından sonra geçerli olacak sözleşmeler için detaylı bir şablon oluşturulmuştur. 8.4 Alacakların Takibi Aidat ödemeleri konusunda yasal işlemler için, Site Yönetim Kurulu tarafından, YKS ile anlaşmalı avukata vekâlet verilmiştir. İlgili dairelere yasal işlem başlatılmıştır. 8.5 Personel Eğitimleri Tüm personele YKS Merkezin organizasyonunda, YKS Tesis Yönetim Hizmetleri tarafından Acil Durum Yönetim Sistemi ve Yangın Söndürme (ADYS) Eğitimi" verilerek tatbikat yapılmıştır. YKS Güvenlik Müdürlüğü tarafından, tüm güvenlik personeline bir kez "Güvenlik Geliştirme Eğitimi", bir kez "Temel Güvenlik Eğitimi" verilmiştir. Temizlik Personeline Genel Temizlik, Hijyen Temizlik ve Kimyasal Kullanımı Eğitimi verilmiştir. Teknik Personele yıl içerisinde; "Makine ve Kimyasal Kullanımı Eğitimi", "Oryantasyon Eğitimi", (personel değişikliğinden dolayı iki kez) "Yangın Pompaları Bakım ve Çalıştırma Senaryosu Eğitimi", "Jeneratör Bakım ve Çalıştırma Senaryosu Eğitimi", "Elektrik Panoları Bakım Eğitimi", "Teknik İşletim Yazılım (Kokpit) Eğitimi" verilmiştir. 8.6 Denetim Hizmetleri YKS Yönetim Hizmetleri tarafından görevlendirilen Elektrik Mühendisleri, Güvenlik Hizmetleri Uzmanları, Operasyon Takım Yöneticileri ve Temizlik Hizmetleri Yöneticileri tarafından yıl içinde toplam 33 adet denetim yapılmıştır. Denetim Türü Adet Habersiz Gece Denetimi 1 Habersiz Saha Denetimi 27 Kapsamlı Saha Denetimi 4 Test (Drill) Denetimi 1 TOPLAM 33