PROTOKOL YAZILARI VE RESMİ YAZI ÇEŞİTLERİ

Transkript

1 Ünite 7 PROTOKOL YAZILARI VE RESMİ YAZI ÇEŞİTLERİ Öğr. Gör. Oğuz Han KURU Bu ünitede telefonda görgü kuralları konusu işlenecektir. MEKTUPLAR Çeşitli nedenlere bağlı olarak; kutlama, teşekkür, taziye, tavsiye, referans vb. mektuplarından bahsetmek mümkündür. Bir üst göreve atanma, bayram, yılbaşı, gibi özel günler, verilen görevin başarı ile sonuçlandırılması vb. nedenlerle yazılan tebrik kartlarıdır. Bu tür kartlarda, sayın sözcüğü ile başlanarak kişinin adı soyadı yazılır. Belirli bir aralıktan sonra başarı, sağlık, iyi dilekler vb. ifadelere metin kısmında yer verilir. Bir alt satırda ise saygı ifadesi yer alır. MEKTUPLAR Resmi Hitaplar BAŞBAKANLIK MAKAMINA SAMSUN VALİLİĞİNE Yarı Resmi Hitaplar Sayın Ali DEMİR Sosyal Hitaplar Sayın Beyefendi Sayın Hanımefendi Saygıdeğer Hanımefendi Mektuplarda hitap resmi, yarı resmi veya sosyal hitap durumuna göre farklılık gösterir. 1

2 DAVETİYELER Çeşitli amaçlara yönelik kurum ve kuruluşlar tarafından organize edilen etkinliklere kişilerin katılımının sağlanması amacıyla hazırlanan basılı kartlara davetiye denir. Davetler için düzenlenen davetiye kartları kuşe kağıda basılmalı ve zarfa konulmalıdır. Resmi veya özel davetlerde davetin düzenleniş amacı mutlaka belirtilmelidir. Davetiyede, davete ilişkin bilgilerin yanında mutlaka tarih, yer, saat ve mekan belirtilmelidir. DAVETİYELER Davetiyelerde Dikkat Edilecek Hususlar Davetiyede lütfen cevap veriniz rumuzu var ise (L.C.V.) davetlinin davete katılıp katılmayacağı mutlaka bildirilmelidir. Davetiyede yalnız mazeret rumuzu söz konusu ise, bu durumda sadece katılmayacak olanların bildirmesi yeterlidir. Hatırlatma rumuzunun olması durumunda ise, önceden sözlü olarak katılacağını beyan eden davetliye hatırlatma yapmak için bu rumuz konur. DAVETİYELER Davetiyelerde Dikkat Edilecek Hususlar İnformal veya serbest rumuzu, davetin resmi olmadığı ve sivil elbise ile gidilebileceğini gösterir. Davet birden fazla kurumun inisiyatifi ile yapılıyorsa, üst makamı temsil yöneticinin adı sol tarafa yazılır ve davet metninde çoğul ifadeler kullanılır. Kutlama, tören vb. türdeki davetiyelerde program davetiyeye yazılmalıdır. DAVETİYELER Tören Davetiyeleri Davetiye, tek ve iki katlı kaliteli karton olup ön kapağın üstünde kurumun amblemi ve adı yer almaktadır. Davetiye kartının içinde sol iç kapakta program, en altta tören tarihi, saati ve yeri yazılır. Kartın sağ iç kapağında, üstte davet sahibinin unvanı ve adı soyadı, ortada davet metni yer alır. Cumhurbaşkanı veya devlet büyüklerinin davetiyelerinde L.C.V. kullanılmaz. Davetiye evli çifte gönderiliyorsa, davetiye zarfının üzerine sadece erkeğin adı ve soyadı yazılır. 2

3 DAVETİYELER Kokteyl Parti, Resepsiyon Ve Yemek Davetleri Kurumsal bir davetiyede, kurumun ve davet sahibi yetkilinin adı, soyadı; davet eşli ise kurumun ve yetkilinin adı ve soyadıyla birlikte eşi bay ya da bayan olarak yalnızca soyadı yer alır. Davetiyede, davet edilecek kişinin adının ve soyadının yazılacağı satır açık bırakılır. Bu satıra davet edilenlerin resmi sıfatları ve ad ve soyadları mürekkepli bir kalemle güzel bir el yazısı ile yazılır. Resmi sıfatı olanlara resmi unvanıyla; resmi unvanı olmayan evli kişilere bay ve bayan sözcükleriyle davetli erkeğin ya da bayanın adı soyadı yazılır. DAVETİYELER Kokteyl Parti, Resepsiyon Ve Yemek Davetleri Resepsiyon, kokteyl ya da yemek organizasyonları için gönderilen davetiyeler kişiye ve unvanına özeldir. Bu sebeple, davete katılmayan bir kişinin davetiyeyi bir başkasına vermesi uygun bir davranış değildir. Davet edilen kişi mazeretini bildirerek özür beyanında bulunur. Ancak, kurumsal davetiyelerde; kurumu temsil etme adına birim amiri bir temsilci gönderebilir. Bir kişinin kimliğini belirten küçük boyutta karta, kartvizit denir. Kartvizit kişilerin kendilerini tanıtmak için kullandığı özel kimliğidir. Kartvizit, gayrı resmi yemek daveti yapmada, bayram, hasta, başsağlığı ve tanışmada; tebrik, terfi ve tayinlerde çiçek göndermelerde kullandığı bir araçtır. 3

4 Kartvizit, belirli gruplar için mesleklerinin tamamlayıcı bir unsuru olmanın yanı sıra, bazı ülkelerde, günlük yaşamda, sosyal ilişkilerin gelişmesine yardım fonksiyonunu da yerine getirmektedir. Genellikle sosyal yaşamda kullanılan kartvizitte adı, soyadı, unvan, meslek ve iletişim bilgileri yazılır. Tanışma ve tanıştırılmadan sonra yeni gelenin ya da yaşça küçük olanın kartvizit vermesi doğru olandır. Statü veya yaş olarak eş düzeyde olanlar karşılıklı kartvizit verebilirler. Hiyerarşik yapı gereği üst makam alt makama kartvizit veremez. Kartvizit verilirken arka yüzü karalanmaz; eğer karalanır ise bu karşıdakine güvenmediğimiz anlamına gelir. Kartvizit dikdörtgen boyutunda, kaliteli beyaz bir kartona normal veya italik siyah renklerle basılır. Resmi kartvizitlerde ortada kişinin adı, soyadı ve altında unvanı ve görevi yazılır. İş kartvizitlerinde ise, ortada kişinin adı, soyadı ve unvanı; sol alt köşede adresi, sağ alt köşede ise telefon, fax ve e-posta bilgileri yer alır. Kartvizitin kullanım geleneğinin başında kartın bırakılması gelir. Birisini ziyarete giden veya bir yere yeni yerleşen kişi, komşu ve meslektaşlarına kendini tanıtmak amacıyla kart bırakır. Kart bırakma ziyaret yerini tuttuğu için, kartı bizzat bırakmak uygundur. Kart, kapıyı açan kimseye teslim edilir; içeri girilmez. 4

5 Kart hiçbir zaman posta ile gönderilmez. Kart tercihen öğleden sonra saat 16:00 18:00 arasında bırakılmalıdır. Bir bekar, evli çifte ise iki kart bırakılır. Kadın memur da aynı şekilde hareket eder. Resmi ziyaret hariç bir kadın, bekar bir erkeğe kart bırakmaz. Evli çift ise diğer bir çifte, erkeğin kartı erkeğe, karı kocanın ortak kartı kadına olmak üzere iki farklı kart bırakılır. Tanıştırılmadan sonra kart bırakılması, daha genç olana veya mevki bakımından daha alt statüde bulunana düşen bir görevdir. Yabancı bir ülkeye göreve gidildiğinde, bu seviyeyi saptamak zor olduğundan, yeni gelenin kartı önce bırakması uygun olur. Bire kadına tanıştırılan erkeğin kısa sürede en geç sekiz gün içinde kart bırakması gerekir. Kadın evli ise ve kocasıyla tanıştırılma yapılmamış olsa bile, ona da kart bırakmak gerekir. Bu gelenek bugün pek uygulanmamaktadır. Bir öğle veya akşam yemeğine davet edilen kişi mektupla teşekkür edemediği zaman, davet sahiplerinin evine en geç üç gün içinde kart bırakılmalı veya çiçek buketi gönderilmelidir. Çay, kokteyl veya resepsiyonlardan sonra kart bırakılmaz. 5

6 TEBRİK Herhangi bir kişinin gerçekleştirilmiş olduğu bir başarı, nikah, düğün, nişan, vb. olayları kutlamak için yazılan mektuplardır. Tebrikler, bayramlarda, yılbaşılar da, doğum günü kutlamalarında kişilerin özel önem verdiği gün ve olayların yıl dönümlerinde, yaşadıkları sevince ortak olmak için yazılan özel yazılardır. TEBRİK Tebrikler de en çok dikkat edilecek husus, zaman faktörüdür. Tebrikler, özel gün ve olayların meydana geldiği günlerde gönderildiği için, olayın meydana geldiği günde gönderilene ulaşmasına dikkat edilmelidir. TEBRİK Tebrik, kurumsal ve toplumsal yaşamda göreve başlama, üst göreve atanma, bir işi başarıyla sonuçlandırma, okulu bitirme durumlarında özel kişilere yazılan kutlama yazılardır. Kurumlarda tebrik yazıları kurumun başlıklı resmi kağıtlarına yazılır. TEBRİK Tebrik, kurumsal ve toplumsal yaşamda göreve başlama, üst göreve atanma, bir işi başarıyla sonuçlandırma, okulu bitirme durumlarında özel kişilere yazılan kutlama yazılardır. Kurumlarda tebrik yazıları kurumun başlıklı resmi kağıtlarına yazılır. Tebrik yazıları ile ilgili örnek uygulama yazıları aşağıda belirtilmiştir: Yeni görevinizi yürekten kutlar; üstün başarı dileklerimle selam ve saygılar sunarım. Yeni yılınızı kutlar; sağlık, mutluluk ve başarılar dilerim. Saygılarımla. Yeni yılda mutluluk ve başarılar dilerim. Sevgilerimle. Tebrik yazıları ile ilgili örnek uygulama yazıları aşağıda belirtilmiştir: Bayramınızı en iyi dileklerimle kutlar; içten selam ve saygılarımı sunarım. Bayramınızı yürekten tebrik eder, ellerinizden öperim. Okulunu üstün başarı ile bitirdiğin için seni yürekten kutlarım. Gözlerinden öperim. 6

7 TEBRİK Tebrik, kurumsal ve toplumsal yaşamda göreve başlama, üst göreve atanma, bir işi başarıyla sonuçlandırma, okulu bitirme durumlarında özel kişilere yazılan kutlama yazılardır. Kurumlarda tebrik yazıları kurumun başlıklı resmi kağıtlarına yazılır. Tebrik yazıları ile ilgili örnek uygulama yazıları aşağıda belirtilmiştir: Mutlu anneye ve talihli bebeğe sağlıklı uzun ömür dilerim. İçten sevgilerimle. Doğum gününüz kutlu olsun. İçtenlikle en iyi dileklerimi sunarım. Evliliğinizi yürekten kutlar; uzun ve mutlu yıllar dilerim. TEŞEKKÜR YAZILARI İnsanlar arasında ilişkilerin kurulması girişkenliğe, sürmesi ise nezakete bağlıdır. Kurulan ilişkilerin sürmesi, doğruluk, dürüstlük, özveri ve hoşgörü temelinde gelişir. İnsanların vefa duygusunu açıklayan en etkili kelime teşekkür kelimesidir. Bir insanın herhangi bir konuda yardımı olduğunda kendisine teşekkür yazısı yazılır. Olayın küçüklüğü be büyüklüğü fark etmeksizin teşekkür etmek edene bir şey kaybettirmediği gibi insani ilişkilerin devam ettirilmesinde yardımcı olur. Ayrıca, kurumlarda gönderilen bir çiçeğe veya hediyeye karşılık teşekkür yazısı göndermek görgü ve nezaket kuralları içerisinde oldukça nazik bir davranıştır. TEŞEKKÜR YAZILARI Teşekkür mektuplarında olumlu izlenimlerden ve iyi niyet duygularından bahsedilir. Teşekkür yazıları kısa olmalıdır. Teşekkür yazıları, kurumsal ve sosyal yaşamda insan arasında var olan ilişkilerin devam ettirilmesinde önemli bir araçtır. Kurumsal ve sosyal yaşamda ilişkilerin boyutu sınırları aşmaktadır. BAŞ SAĞLIĞI YAZILARI Taziye, kurum mensuplarından ya da kurumla ilgili kişilerden veya tanıdıklarından birinin vefat etmesi üzerine, yakınlarına ve/veya çalıştığı kurum amirine yazılan başsağlığı mektubudur. Kurumsal ve özle taziye mektuplarını aşağıdaki şekilde örneklendirebiliriz: Özellikle günümüzde küresel yaşamın hakim olması yazışmalarda uluslar arası kabul görmüş dillerin kullanılması gereğini ortaya koymuştur. Bu nedenle iş yaşamında ve kurumsal ilişkilerde İngilizce yazı dili etkin olarak teşekkür yazılarında kullanılmaktadır. 7

8 BAŞ SAĞLIĞI YAZILARI Sayın Demir Ailesi, Kurumumuzda görev yapmış olan değerli personellerimizden Mustafa Demir i kaybetmiş olduğumuzu derin bir üzüntü içinde öğrenmiş bulunmaktayız. Mustafa Demir örnek kişiliği ve şahsiyetiyle her zaman örnek olmuş ve kurumumuzdaki hizmetleri asla unutulmayacaktır. Ali ÇELİK Çelikçisan Yönetim Kurulu Başkanı BAŞ SAĞLIĞI YAZILARI Özel taziye yazısı örneği, Sayın Ertürk Ailesi, Çok seçkin ve değerli babanızı kaybettiğinizi üzüntüyle haber aldım. Acınızı paylaşıyor; size ve diğer aile mensuplarına sabır ve metanetler diliyorum. Saygılarımla Hasan ÇETİN RESMİ YAZI VE MEKTUPLARDA PROTOKOL KURALLARI Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgeye resmi yazı denir. RESMİ YAZI VE MEKTUPLARDA PROTOKOL KURALLARI Kişiliğin yazışmalardaki görünümü önce şekil, sonrada içeriği yönünden önem taşır. Unutulmamalıdır ki, yazışmada yaratılan olumlu ya da olumsuz etki, konuşmaya oranla daha kalıcıdır. Resmi yazılar ve iş mektupları, kamu özel ve bütün kurum ve kuruluşlarda en önemli biçimsel ve belgesel haberleşme aracıdır. Kamu kurum ve kuruluşlarında uygulanan resmi yazışma kuralları aşağıda belirtilen tarih ve sayılı Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmeliğe göre düzenlenmiştir. 8

9 Ünite 7 Teşekkürler Öğr. Gör. Oğuz Han KURU 9