T.C. Kamu Kurum ve Kuruluşlarına

Transkript

1 T.C. G Ü LN A R K A Y M A K A M L IĞ I İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü Sayı : E /11/2015 Konu : İmza Yetkileri Yönergesi. Kamu Kurum ve Kuruluşlarına 25/11/2015 tarihli "Gülnar Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesi" ekte gönderilmiş olup, 30/09/2014 tarihli yönerge yürürlükten kaldırılmıştır. Söz konusu yönergenin daire m üdürleri ve diğer tüm personellere imza karşılığı bild irilm esin i, b ild irild iğ in e dair teb ellü ğ b elg elerin in 04 /1 2 / tarihine kadar Kaymakam lığım ıza gönderilmesini, bundan sonra yapılacak iş ve işlemlerin 25/1 1/2015 tarihli yeni yönerge doğrultusunda yapılmasını önemle rica ederim. EK: İmza Yetkileri Yönergesi (7 Sayfa) İsmail PENDİK Kaymakam *Bu belge elektronik imzalıdır. İmzalı surelinin aslını görmek için hups://»\vw.e-icisleri.gov.tr/hvrakdogrulanıa adresine girerek ( lu 0 v 9 Q - N U 4 m a X - 4 d I L 9 b - W s b z J 6 - D v f V s r J j ) kodunu yazınız. Hacıpmar M ah I lüküm et K onağı G Ü L N A R M ER S İN Telefon N o (324) Faks N o (324) <J ç-posta L iılııaı@icısleri m v ır İnternet Adresi vvw\v ıcıslcıı a ıv lı Bjlg» için: Ayşe ÜN'LU VFRİ HA VB KONT IŞL Telefon No

2 T.C. GÜLNAR KAYMAKAMLIĞI İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ İÇİNDEKİLER 1- AMAÇ 2- HUKUKİ DAYANAK 3- TANIMLAR 4- İMZAYA YETKİLİLER 5- İLKELER, SORUMLULUKLAR VE UYGULAMA ESASLARI A- İLKELER B- SORUMLULUKLAR C- UYGULAMA ESASLARI 6- İMZA VE ONAY YETKİLERİ A- KAYMAKAM TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR B- KAYMAKAMIN ONAYINA BAĞLI İŞLEMLER VE KARARLAR C- İLÇE YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN İMZALAYACAĞI ONAY VE YAZILAR Ç- BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI ONAY VE YAZILAR 7- UYGULAMAYA İLİŞKİN DİĞER HÜKÜMLER 1

3 T.C. GÜLNAR KAYMAKAMLIĞI İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ 1- AMAÇ : Gülnar Kaymakamlığına bağlı olarak hizmet yürütmekte olan daire, kurum, kuruluş ve birimlerde 5442 Sayılı İl İdaresi Kanununun ve 31. maddeleri uyarınca; a) Kaymakam Adına imzaya yetkili görevlileri belirlemek, b) Verilen yetkileri belirli ilkelere bağlamak, c) Kırtasiyeciliği asgari düzeye indirmek, hizmette verimlilik, iş akışı, hız ve etkinliği artırmak, d) Üst düzey yöneticilere zaman kazandırarak, onları işlemlerin ayrıntılarına inmekten kurtarmak, çalışmaları ilçe yönetiminin daha iyi örgütlenmesine, planlanmasına, koordine edilmesine ve denetlenmesine yöneltmek, ana sorunlarda daha iyi değerlendirme yapılabilmelerine imkan sağlamak, e) Kendilerine yetki devredilenlerin, sorumluluk ve özgüven duygularını güçlendirerek işlerine daha sıkı ve istekli sarılmalarını özendirmek, f) Halk ve iş sahiplerine kolaylık sağlayarak, yönetime karşı güven saygınlık imajlarını güçlendirerek, geliştirmek ve yaygınlaştırmak. 2- HUKUKİ DAYANAK : a) T.C.Anayasası b) 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu c) 3152 sayılı İçişleri Bakanlığı Teşkilat ve Görev Esasları Hakkında Kanun d) 3046 sayılı Bakanlıkların Kuruluş Görev ve Esasları Hakkında Kanun e) 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Hakkında Kanun, f) 3152 sayılı İçişleri Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun, g) 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu, h) gün ve sayılı Resmi Gazetede Yayınlanan Valilik ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş,Görev ve Çalışma Yönetmeliği, i) 02/02/2015 tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, j) tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik. k) Mersin Valiliği 25 Haziran 2015 tarihli İmza Yetkileri Yönergesi. 3- TANIMLAR : Bu Yönergede yer alan; Yönerge Kaymakamlık Kaymakam Birim Amirleri : Gülnar Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesini Gülnar Kaymakamlığını Gülnar Kaymakamını Bakanlıkların veya Müstakil Genel Müdürlüklerin İlçe Yönetimi İçinde Yer Alan İdari Birimlerin Üst Görevlisini,(Müdürlerini- Amirlerini) ilçe Yazı işleri Müdürü : Gülnar Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürünü İfade eder. 2

4 4- İMZAYA YETKİLİLER a) Kaymakam b) Birim Amirleri c) İlçe Yazı İşleri Müdürü 5- İLKELER, SORUMLULUKLAR VE UYGULAMA ESASLARI : A- İLKELER : a) Yetki devri ile edinilen yetkiler devredilemez. Birimlerin yetki devir talepleri; İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünün sekretaryalığında yapılır. b) Sınırları açıkça belirtilerek devredilmemiş olan yetkiler kullanılamaz. c) Yetkiler sorumluluk anlayışı içerisinde yerinde, zamanında ve doğru olarak kullanılacaktır. ç) Her yetkili, kendi üstlerinin bilmesi gereken konuları takdir edip üstüne bildirmekle yükümlüdür. d) Bu yönerge doğrultusunda birim amirleri kendi aralarında emir niteliği taşımayan yazışmalar yapabilirler. e) Gizli konular, sadece bilmesi gerekenlere bilmesi gerektiği kadar açıklanır. f) Kaymakam ilçenin iş ve işlemlerini tümüyle, birim amirleri kendi teşkilatlarıyla ilgili olarak bilme hakkını kullanırlar. g) Kaymakam gerek gördüğünde devrettiği yetkilerini her zaman kullanabilir veya geri alabilir. B- SORUMLULUKLAR : a) Birim Amirleri, birimlerinden çıkan bütün yazılardan ve yapılan işlemlerden doğrudan Kaymakama karşı sorumludurlar. b) Birim Amirleri, birimlerinde işlem gören ve çıkan tüm yazıların içeriğinden ve ilgililerce yapılacak paraflar ile birimlerince yapılan tüm iş ve işlemlerden ne suretle olursa olsun işlenişiz evrak bırakılmamasından, görüşe sunulması gerekenlerin bekletilmeden gönderilmesinden sorumludur. c) Tekit yazıları, yönetimde sağlıksızlığın bir göstergesidir. Tekide meydan verilmemesi için birimlerde, birim amirleri ile birlikte ilgili görevliler ortaklaşa sorumlu tutulacaklardır. ç) Yetkilinin bulunmadığı yada izinli olduğu durumlarda; vekili konumundaki görevli imza yetkisini kullanacak, yapılan iş ve işlemleri bilahare asıl yetki sahibine iletecektir. d) Kendilerine teslim edilen evrak ve yazıların muhafazasından İlçe Yazı İşleri Müdürü ile ilgili Birim Amirleri ve görevli memurlar sorumludur. e) Birim Amirleri denetim ve inceleme için görevlendirilen komisyonlar, ilçe içerisinde yapacakları veya yaptıkları denetim ve etkinlikler konusunda Kaymakamları bilgilendireceklerdir. f) Bu Yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasında ve yönergeye göre hareket edilip edilmediğini kontrolden ilgili Amirler sorumludur. 3

5 C- UYGULAMA ESASLARI a) BAŞVURULAR: Kaymakamlığa başvurularla ilgili olarak aşağıdaki usul ve yöntemlerin uygulanması uygun görülmüştür. 1)Kaymakamlığa yapılan yazılı ve sözlü başvurular Kaymakam veya İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce kabul edilecektir. Dilekçeler; Kaymakam veya İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından ( Kaymakam Y.) şeklinde ilgili kuruluşlara havale edilecektir. Kaymakam dışında yapılan havalelerde evrak üzerine derkenar düşülmeyecektir. 2) Bütün Birim Amirleri, kendi görev alanlarına giren konularla ilgili başvuruları doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen husus mevcut bir durumun beyanı veya yasal bir durumun açıklanması ise, bunu dilekçe sahiplerine 3071 sayılı yasada belirtilen usule uygun olarak yazılı şekilde bildirmeye yetkilidirler. Bunların dışındaki istemlere ilişkin cevaplar Kaymakam tarafından imzalanacaktır. 3) Yerel, ulusal ve görsel basında çıkan ihbar, şikayet ve dilekçeler,incelenmesi araştırılması ve soruşturulması gereken haberler ilgili birim Amirleri tarafından herhangi bir emir beklenmeksizin doğrudan doğruya dikkatle incelenecek ve sonuç en kısa zamanda Kaymakama bildirilecektir. 4) Elektronik posta yoluyla kurumlara gelen yazılar ve başvurular Kaymakamın görmesi gereken bir öneme sahipse havale edilmek üzere Kaymakamlık Makamına sunulacaktır. b) GELEN YAZILAR VE EVRAK HAVALESİ : 1) Çok gizli, Gizli, Kişiye Özel, Acele, Şifreler ve Kaymakam adına gelen yazılar İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından açılmadan Kaymakama sunulacaktır. Söz konusu yazılar Kaymakam tarafından havale edildikten sonra İlçe Yazı İşleri Müdürünce kaydı sağlanarak ilgili birimlere-kuruluşlara gönderilecektir. 2) Kaymakamlık M akamına gelen diğer bütün evrak ve yazılar İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından açılarak ilgili memur tarafından gideceği yer yazıldıktan sonra kaydı yapılacak ve havale için Kaymakama takdim edilecektir. c) GİDEN YAZILAR: 1) Kaymakam veya Kaymakam Adına Birim Amirleri ile İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından imzalanıp gönderilecek yazılar ile tüm yazışmalar RESMİ YAZIŞMA KURALLARINI BELİRLEYEN YÖNETMELİK hükümlerine uygun olarak hazırlanacaktır. 1) Bu yönerge doğrultusunda birimler kendi aralarında (birim amiri adına yazılacak yazılar hariç) yazışma yapabilecekler, bu yazışmalarda hitap, karşılıklı arz ederim şeklinde yazılacaktır. 4

6 3) Kaymakam adına yetki verilmiş makamlarca imzalanacak yazılarda yazının sağ alt köşesine yazıyı imzalayanın adı ve soyadı yazıldıktan sonra altına Kaymakam a. İbaresi konulacak, bunun altına da memuriyet unvanı yazılacaktır. 4) Yazıların ilgili olduğu birimlerde hazırlanması ve oradan yayımlanması esastır. Ancak acele ve gerekli görüldüğü hallerde İlçe Yazı İşleri M üdürlüğünde hazırlanan yazıların bir örneği bilgi için ilgili birimine de gönderilecektir. 5) Yazılar ekleri ve varsa öncesine ait dosyası ile birlikte imzaya sunulacaktır. 6) Yazılar, evrakı yazandan başlayarak en üst amire kadar paraf edilecektir. Parafeden görevli yazının şekil ve içeriğini de kontrol edecektir. 7) Yazışmalarda standardizasyona özen gösterilecektir. Bunun için de : a) Onaylar, konunun yasal dayanakları yazı içeriğinde belirtilerek hazırlanacak, imza yeri için yeterli bir açıklık bırakılacak, tarih bölümünün gün kısmı onay makamı için boş bırakılacaktır. b) Gerçek kişileri muhatap yazışmaların sonuç bölümü Saygılarımla, İyi dileklerimle' veya Bilgilerinize sunulur ibareleriyle bitirilebilecektir. c) Yazıların sonuç bölümünde yer alan Arz Ederim, Saygılarımla Arz ederim, Rica Olunur ve benzeri ifadelerin yerine; Alt makamlara yazılan Rica ederim, üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılara Arz ederim, üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılara Arz ve rica ederim deyimleri kullanılacaktır. d) Yazılar, varsa dosyası ve ekleriyle birlikte Kaymakama imzaya sunulacak.ekler başlıklı,ek numaralı olacak ve gerekiyorsa fotokopiler ilgili tarafından tasdik edilecektir. e) Paraf sahiplerinin tamamı yazıdan sorumlu olmak üzere yazılar, yazıcı memurdan itibaren bütün ara kademe amirlerinin parafı alınmadan imzaya sunulmayacaktır. 6- İMZA VE ONAY YETKİLERİ : A- KAYMAKAM TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR: 1) 5442 Sayılı Kanuna göre bütün yazışmalar ilçe Kaymakamı imzası ile doğrudan İl Makamına yazılır. 2) İlçe görüş ve tekliflerinin bildirilmesi, görüş istenmesini içeren yazılar, 3) İlçenin emniyet ve asayişine ilişkin yazılar, 4) Prensip, yetki ve uygulama ile ilgili usulleri ve sorumlulukları değiştiren yazılar, 5) Geçici görev yazıları, 6) 3091 Sayılı Kanunla ilgili yazılar, 7) Taltif, tenkit ve ceza maksadı ile yazılan yazılar, 8) Sivil Savunma, Kriz Masası ile ilgili yazılar, 9) Hazine Avukatlığı yetkileri saklı kalmak üzere, Kaymakamlık adına yargı mercileri (adli-idari) nezdinde açılacak davalara ilişkin dilekçeler ile dava dilekçelerine verilen cevaplan ihtiva eden yazılar, savunma yazıları. 10) Verile emirleri ve ödeme emirleri. 11) Jandarma ve Emniyet teşkilatı aracılığı ile tebligat yapılması ile ilgili yazılı talimatlar, 12) Kanun, Tüzük ve yönetmelikle Kaymakama bırakılmış ve bu konuda yetki devri yapılmamış yazılar, 13) Kaymakamın bizzat imzalamayı uygun gördüğü yazılar. B- KAYMAKAMIN ONAYINA BAĞLI İŞLEMLER VE KARARLAR: 5

7 1) Yıllık,mazeret,aylıksız izin onayları ile izinleri,yaz tatilini ve sömestir tatilini yurt dışında geçirme onaylan, 2) Takvim yılı içerisinde personelin üç aya kadar geçici görevlendirme onayları, 3) Birim Amirlerine vekalet edeceklerin onayları, 4) Kamu Görevlilerinin görevden uzaklaştırma ve iade onayları. 5) Her türlü İnceleme ve soruşturmaya ait onaylar, 6) Kamulaştırma ile ilgili onaylar, 7) Birimler arası personel görevlendirilmesine dair onaylar, 8) Gayrimenkul kiralanmasına dair onaylar, 9) Kanun, Tüzük ve Yönetmeliklerin bizzat Kaymakam tarafından imzalanmasını emrettiği diğer onaylar, ( İşlemler, kararlar, öneriler) İÜ) 3091 Sayılı Kanun ile ilgili kararlar, 11) Kamu konutlarını yasa dışı işgal edenlerle ilgili zorla boşaltma kararlarına ilişkin onaylar, 12) İdari para cezaları kararları ile ilgili onaylar, 13) İl içi taşıt görevlendirmeleri ile personel görevlendirme onayları, 14) Kamu görevlilerinin yıllık, mazeret ve hastalık izin onayları, 15) Valilik Makamınca yetkilendirilen işlere ilişkin onaylar. C- İLCE YAZI İSLERİ MÜDÜRÜNÜN İMZALAYACAĞI ONAY VE YAZILAR: 1) Kaymakam tarafından görülmesine gerek olmayan ve yürütme konusu olmayan rutin işlerle ilgili dilekçelerin havalesi; aynı nitelikte elden takip edilen günlük rutin özellikli evrak havaleleri, 2) Kaymakam adına Muhtarların imza onayları, 3) Yabancı Ülkelerde çalışanların yakınları ile ilgili bakım belgelerini (Kaymakam adına) imza etmek, 4) Kaymakamın herhangi bir şekilde İlçede bulunmadığı vekalet bırakmadığı durumlarda çok acil yazıların gelmesi halinde gecikmeye sebebiyet vermemek için durum İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından derhal ilgili daireye intikal ettirilir. Gereğinin ifası gecikmeden sağlanır ve konu en kısa yoldan Kaymakama sunulur. Ç-»İRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR, ONAYLAR: Aşağıda belirtilen genel çerçeveler içinde kalınması kaydıyla, Birim Amirlerine ilave yetki devri Kaymakamlık Yazı İşleri M üdürlüğünün koordinesinde ayrı bir onayla verilebilir. 1) Kaymakamın onayından geçmiş işlem ve kararların alt birimlere ve muhatabına gönderilmesi veya tebliğine ilişkin yazıların imzalanması, 2) İlçe Müdürlükleri-Birim Amirleri arasında emir niteliği taşımayan bilgi alıp vermeyi öngören yazılar, 3) Bir işlemin veya dosyanın tamamlanması veya sonlaııdırılması için belge veya bilgi istenmesi yazıları, 4) Personel derece-kademe terfi onaylarının ilgililere duyurulmasına ilişkin yazılar, 5) Kaymakam tarafından değerlendirileceği belirtilen idari personelin dışındaki çalışanların yıllık izin onaylan, 6

8 a) İlçe Sağlık Müdürlüğü; - Gülnar İlçesinde tespiti yapılan ruh sağlığı hastalarının gerekli tedavisinin ivedi sağlanması amacıyla ilgili hastanelere sevk işlemleri, - Spor Karşılaşmaları ve Etkinliklere personel görevlendirilmesi, - Sağlık personelinin yıllık izin onayları, b) İlçe Emniyet Amirliği - İlçe Emniyet Amirliği Personelinin yıllık izin onayları, - Düğün, Nişan ve türlü kutlama etkinliklerinde kullanılan Havai Fişek izin onayları, 7- UYGULAMAYA İLİŞKİN DİĞER HÜKÜMLER : a- İmza yetkisinin devrinde Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır. Kaymakam gerek gördüğünde devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir. b- İlçede kuruluşu bulunmayan kamu kurum ve kuruluşlarına ait görevler Kaymakamın takdirine göre konuya en yakın İlçe Birim Amiri tarafından yürütülecektir. c- İlçe İdare Şube Başkan Yardımcılarına yetki devri gerektiği hallerde bu görevliler için Kaymakamlık M akamına müracaat edilecek. İlçe Yazı İşlerinden alınacak onayla uygun bulunursa yetki verilebilecektir. ç- İçişleri Birim Amirleri mevzuata uygun olarak hazırlayacakları iş ve görev bölümünü gösterir yönergelerini Kaymakamın onayını takiben uygulamaya koyacaklardır. Diğer daireler de benzer şekilde iş ve görev bölümü yönergelerini hazırlayarak birimlerinde uygulamaya koyacaklardır. d- Belediye Başkanlıkları, 5393 sayılı Belediye Kanununun 78. maddesi uyarınca kamu kurum ve kuruluşlarıyla doğrudan yazışabileceklerdir. Ancak konu ile ilgili İçişleri Bakanlığı ile Mersin Valiliği nin emir ve direktiflerine uyacaklardır. e- Bu yönerge bütün memurlara imza karşılığında okutulacak ve yönergenin bir örneği her birimde her zaman başvurmaya hazır şekilde bulundurulacaktır. Bu yönergede düzenlenmeyen veya çekinceye düşülen konularda Kaymakam emrine göre hareket edilecektir. f- 30/09/2014 tarihli Gülnar Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesi yürürlükten 7