Bilgi Edinme Sistemi Kullanım Kılavuzu

Transkript

1 Bilgi Edinme Sistemi Kullanım Kılavuzu Ana Ekran Ana ekran Bilgi Edinme Sistemine ait duyurular ve sistemle ilgili dokümanların yayınlandığı sayfadır. Ayrıca Bilgi Edinme Sistemine yapılan başvuruların durumunu takip etmek içinde ana ekrandaki Bilgi Edinme Başvurusu Sorgula bölümü kullanılabilir. Bilgi Edinme Sistemi ile ilgili sorunların bildirilmesi için araç çubuğundaki Yardım Masası düğmesi kullanılabilir. Bilgi Edinme Başvuruları Ekranı Bilgi Edinme Sisteminde gelen başvurular üzerinde işlem yapmak için kullanılan ekrandır. Bilgi Edinme Başvuruları Filtrele bölümü ile gelen başvurular il, ilçe, birim, başvurunun durumuna (YENİ BAŞVURULAR, KURUMA SEVK EDİLENLER, BİRİME SEVK EDİLENLER, KULLANICIDA OLANLAR, DIŞ KURUMA GÖNDERİLENLER, CEVAPLAMASI BİTENLER) göre filtrelenebilir. Bilgi Edinme Başvuruları listesinde başvuru yapan kişi, başvuru tarihi, başvurunun bulunduğu kurum, başvurunun bulunduğu birim, başvuru tipi, başvuru durumu bilgileri yer almaktadır. Listede satırlar başvuru süresinden zaman geçtikte günlük zaman dilimlerine göre kızarmaya başlayacaktır. Koyu kırmızı renk başvuru üzerinden 15 gün geçtiğini belirtir. Herhangi bir başvuru üzerinde işlem yapmak için listenin sağ tarafında bulunan düğmeler kullanılabilir.

2 Bilgi Edinme Başvuruları listesinde her birim ya da her ilçe ya da her il sadece kendisine gelen başvuruları görebilir. Bir birim başka bir birime ait başvuruları göremez. Başvuru Ayrıntılarını Görme Başvuru ayrıntısı düğmesi ile düğmenin bulunduğu satırda yer alan başvuru ile ilgili ayrıntılara ulaşılabilir. Ayrıntılar ekranında başvuru yapan kişinin adresi, telefonu, başvuru metni vb. bilgiler yer almaktadır. Yine ayrıntılar ekranında eğer kurum ya da birime sevk yoluyla gelmişse sevke ait notlarda görülmektedir. Ayrıca Başvuru ayrıntıları ekranında yer alan Başvuru Eki düğmesi ile Bilgi Edinme Başvurusuna ait eğer varsa ekler görüntülenebilir.

3 Başvuru Hareketlerini Görme Bilgi Edinme Sisteminde tüm bilgi edinme başvurularına ait yapılan işlemleri tarih ve saat olarak görebilirsiniz. Ayrıca her hangi bir başvuruyu kimin cevaplamakta olduğu ya da cevapladığı gibi bilgileri de Başvuru Hareketleri düğmesi ile görebilirsiniz. Başvurunun Dağıtımının Yapılması Başvuruyu Birimlere Dağıt düğmesi ile il yetkilileri ya da genel müdürlük yetkilileri gelen başvuruları birimlerine ya da ilçelere sevk edebilirler.

4 Bilgi Edinme Başvurusunu Birimlere Dağıt ekranında öncelikle il, ilçe, birim kısımlarından sevk yapılacak birim seçilmelidir. Daha sonra bilgi edinme başvurusu birimlere dağıtılırken sağ tarafta başvuru metni sol tarafta ise sevk metni vardır. Bilgi edinme başvurusunda bütünlüğü korumak amacıyla sevk işlemi sırasında başvuru metni üzerinde her hangi bir değişiklik yapılamamaktadır. Sevk işleminde sağ taraftan başvuru metni kısmından sevk edilecek metin seçilerek kopyalandıktan sonra sol tarafta sevk metni kısmına yapıştırılmalıdır. Yine sevk işlemi ile ilgili iletilmek istenen not varsa Dağıtım Notu kısmına not yazılabilir. Yazılan not sadece sevk yapılan birim tarafından görülecektir. Ekle düğmesi ile ilgili sevk dağıtım listesine eklenecektir. Eğer birden fazla birime dağıtım yapılacaksa aynı işlemler tekrar edilerek dağıtım listesine sevk eklenmelidir. Dağıtım listesinde sevkin hangi kurum birime ve hangi metinle gönderileceği gözükecektir. Dağıtım listesinden her hangi bir sevki çıkarmak için Sil düğmesi tıklanabilir. Eğer bir başvuru metninin belli bir kısmı değil de tamamı sevk edilmek isteniyorsa o zaman sevk metni bölümü boş bırakılarak Ekle düğmesine tıklanması yeterlidir. Dağıtım listesi oluşturulduktan sonra Birimlere Dağıt düğmesi ile dağıtım işlemi tamamlanır. Bilgi Edinme Başvurusu ilinizle ya da genel müdürlüğünüzle alakalı değilse ya da başvuruyu doğrudan bakanlığa iletmek istiyorsanız Bakanlık Bilgi Edinme Birimine Yönlendir düğmesi ile başvuruyu bakanlığa yönlendirebilirsiniz.

5 Birime Yapılan Sevk İşlemini İptal Etme Birimlere yapılan sevk işlemini iptal etmek için Birimlere Yapılan Sevk İşlemini İptal Et düğmesi kullanılır. Bilgi Edinme Başvurusunu Cevaplama Herhangi bir bilgi edinme başvurusunu cevaplamak için Başvuruyu Cevapla düğmesi kullanılır. Bir başvuru cevaplanmaya başlanıldığı zaman o başvuru üzerinde başka kullanıcılar hiçbir işlem yapamaz, sadece cevaplamaya başlayan kullanıcı işlem yapabilir. Başvuruyu cevapla düğmesi tıklandığı zaman aşağıdaki uyarı gelecektir. Uyarı onaylanarak işleme devam edilebilir. Sonraki ekran da cevaplama işlemine devam edilir. Cevaplama ekranında üst kısımda başvuruya ait bilgiler, alt kısımda ise cevaplama ile ilgili bölümler bulunmaktadır. Bir başvuruyu cevaplayabilmek için mutlaka Başvuru Konusu seçilmelidir. Başvuru konusu başvuru metni içeriğine göre başvuruyu cevaplayan kullanıcı tarafından seçilecektir. Daha sonra ki aşamada Verilen Cevap Metni kısmına başvuru için cevap yazılarak işleme devam edilir. Bir başvuru cevaplanırken Kaydet düğmesi başvuru cevaplama işlemini kaydeder, kullanıcı cevaplama işlemini yarım bırakıp daha sonra kaldığı yerden tekrar cevaplamaya devam edebilir. Ek düğmesi başvuru ekini görüntülemenizi sağlar. Onayla düğmesi başvuru cevaplama işlemini tamamlamak için kullanılmaktadır. Bir başvuru cevaplama işlemini onayladıktan sonra geri dönüş imkânı yoktur. İlgili cevap başvuruyu yapan kişiye iletilecektir. Onaylanan başvuru üzerinde artık hiçbir işlem yapılamaz.

6 Bırak düğmesi cevaplamak üzere kilitlediğiniz başvuruyu tekrar işlem yapılabilir hale getirmenizi sağlar. Böylece başvuru üzerinde başka kişilerde işlem yapabilir ya da cevaplayabilir.