ERP KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI

Transkript

1 ERP KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI

2 ERP nin en önemli özelliği, firmanın bütün departman ve fonksiyonlarını tek bir sistem içinde birleştirmeye çalışmasıdır. İhtiyaç ve beklentileri birbirinden farklı olan çok sayıda bölümün aynı bilgisayar sistemi içinde bir araya getirilmesi ve aynı bilgi tabanını paylaşması güç ancak çok faydalıdır. Bu entegrasyon yaklaşımı olağanüstü tasarruflar sağlamasının yanında çalışma hızını da arttıracaktır. Diğer yandan bölümler arası entegrasyon işletme içinde dolaşan bilginin kalitesini de yükseltir. Kaliteli bilginin hızlı dolaşımı sağlandığında ise verilecek kararlar daha gerçekçi ve doğru olacaktır.

3 ERP nin İŞ PERFORMANSINA ETKİSİ Buradaki anahtar nokta entegrasyon ve onun sağladığı imkanlardır. Örneğin; sipariş girişi esnasında depo mevcudu üretilmekte olanlar - müşteriye ait finansal bilgiler bir arada göründüğünde satış bölümünün müşteriye vereceği hizmet hem daha hızlı hem daha kaliteli olacaktır. Bunun yanında çalışanların görev tanımları da değişmektedir. Böyle bir sistemde satış temsilcisinin tek görevi siparişi bir kağıda yazmak değil, siparişi tümüyle değerlendirmektir.

4 Bölümler arası bilgi akışının hızlanması ile firmanın genel çalışma hızı artar, gün ve dönem içindeki rapor ve analiz imkanları zenginleşir. Entegrasyonu sağlamak söylendiği kadar kolay gerçekleşmez. Sistem içinde yer alan herkesin doğru zamanda doğru bilgiyi aktarması gerekir. ERP sisteminin en iyi yanlarından biri oluşan aksiliğin anında herkes tarafından görünebilmesidir, bu sayede hatanın zamanında geçmeden düzeltilmesi sağlanmış olur.

5 ERP PROJESİNİN SÜRESİ Toplam süre, ERP projenizin kapsamına, şirketinizin büyüklüğüne ve bugünkü iş yapma pratiklerine göre değişse de kısa değildir. ERP sisteminin kuruluşu için konuşulan süreler 1 ay ile 3 yıl arasında değişebilir. Kısa süre içinde ERP sistemini kurduğunu söyleyen firmalar sizi yanıltmamalı, yapılan işi dinlemelisiniz. Örneğin küçük bir firmada belirli bir kısımda çalışacak bir uygulama olabilir. Firma sadece finansal modülleri kullanıyor olabilir (bu durumda ERP yazılımı pahalı bir muhasebe programından başka bir şey değildir).

6 Uygulayan firma o kadar mükemmel bir iş düzenine sahiptir ki zaten ERP kullanmaya bile ihtiyacı yoktur. ERP uygulaması ile beraber iş yapma şekliniz de değişecektir ve değişim kolay değildir; bu nedenle proje uzun sürebilir. Önemli olan ne kadar süreceği değildir, çünkü ERP uygulaması firmanızın iyileştirme çalışmalarının bir parçası olmalıdır ve iyileştirme çalışmaları hiç bitmez. Asıl önemli olan bu çalışmayı niçin yaptığınızı iyi anlamak, hedefe odaklanmak ve işinizi geliştirmektir.

7 ERP PROJESİNİ HAYATA GEÇİRİLMESİ Bunun için en çok kullanılan 3 yol vardır. Big Bang Bu yaklaşımda gereken ön hazırlıktan sonra sistem bir anda değiştirilir. Bu yaklaşımın riski herkesin bir anda yepyeni bir yazılım ve iş yapma biçimi ile karşı karşıya kalmasıdır. Firmanın çapı büyük veya hedeflenen entegrasyon çok geniş ise pek önerilmez. Kademeli Geçiş Bu yaklaşım çok sayıda işletmeye sahip olan bir grubun tek bir biriminde veya sınırlı bir uygulama alanından başlamak olarak değerlendirilmelidir.

8 Çok sayıda tesis veya işletmesi olan bir grup en istekli ve hazır birimle çalışmaya başlayabilir. Olabilecek herhangi bir aksilik merkezi sistemi çok fazla etkilemeyeceği için fazla riski yoktur; ancak toplam geçiş süreci çok uzayabilir. Bu yöntemin diğer bir uygulanış şekli ise bir şirketin belirli bir noktasından başlamaktır. Bu yöntemde amaç yazılımı hızla devreye almaktır. Uygulama başladıktan sonra ise geliştirme ve iyileştirme devam edebilir.

9 Bu yöntemin problemi ise resmin tamamı görülmeden çalışmaya başlamaktır. Yeni Sistem Kurulu olan bilgisayar sistemi firmanın tüm alanlarını kapsamıyor veya zaten çok yetersiz ise yeni sistem yaklaşımı kolaylıkla uygulanabilir. Prensip olarak satın alınan yazılımın sınırları zorlanmadan uygulama başlar ve uzun bir süre devam eder. Firma uygulama tecrübesini arttırdıkça uygulamasını detaylandırır.

10 ERP ile E-BUSİNESS İLİŞKİSİ ERP her ne kadar çok geniş bir alanda entegrasyonu hedeflese de içe dönük bir çalışmadır. Gelişen haberleşme olanakları ise firmalara hem yeni imkanlar sunmakta hem de yeni zorluklar yaratmaktadır. E-Business uygulamalarının tümü bilginin hızlı değişimi ve ulaştırılması prensibine dayanmaktadır. Örneğin; bir müşteriniz internet üzerinden sipariş verirken hesap durumuna bakmak isteyebilir veya sipariş ettiği ürünün mevcut olup olmadığını öğrenmek isteyebilir.

11 Daha sonra ise siparişinin hangi aşamada olduğunu öğrenmek isteyebilir. Bütün bunların olabilmesi için firma içi entegrasyonun tamamlanmış olması gerekir. Bundan dolayı ERP çalışmasında yol almış firmaların E-Business uygulamalarına geçişi daha hızlı olacaktır. Şu anda bu entegrasyona sahip olmayan firmaların işi ise giderek zorlaşmaktadır. Kendi iç entegrasyonlarını tamamlayamadıkları sürece E-Business uygulamalarında da ilerlemeleri çok mümkün değildir.

12 ERP ile MRP-II ARASINDAKİ İLİŞKİ ERP kısaltmasının içindeki RP harflerini, şimdi tekrar hatırlayabilirsiniz. MRP-II (Manufacturing Resource Planning) üretim yapan bir şirketin malzeme tezgah para - insan gibi kaynaklarının eş güdüm içinde kullanılmasını sağlamak için geliştirilmiş bir yöntemdir. Üretim ve envanter planlama dünyasında en çok tercih edilen yöntem olan MRP-II doğal olarak bir ERP uygulaması içinde çok önemli bir yer alır.

13 ERP nin üretim yapan bir firmada uygulanması halinde stok sipariş imalat - satınalma gibi planlanması gereken eylemler genellikle MRP-II metodolojisi ile düzenlenir. Ancak uzunca bir süre hangisinin daha iyi olduğu gereksiz yere tartışılmıştır. MRP-II de kendi içinde bir entegrasyon yöntemidir ve izlenen yol ERP çalışması ile tamamen aynıdır. Tanımı itibarı ile MRP-II metodolojisi daha çok üretim yapan işletmelerde kullanıldığı için hatalı olarak 2 farklı yöntem varmış gibi algılanır.

14 Üretim yapan firmalarda genelde izlenen sıra aşağıdaki gibidir. Bu süreç boyunca, hazır olundukça SCM, CRM, MES, FCP gibi uygulamalarda sisteme ekleniyor olabilir li yılların sonlarından beri firmalarda uygulanmaya çalışılan MRP II sistemleri firma düzeyindeki tüm kaynakları ortak bir veri tabanında toplamakta ve firma içerisindeki tüm çalışanların aynı dilden konuşmasını sağlamaktadır. Yoğun rekabet, uluslararası pazarlara açılma gereksinimi değişik coğrafi bölgelerde merkezi olan işletmeler için uluslararası firmaların genelinde entegrasyonun sağlanması yolunda bilişim teknolojisi için yeni bir gereksinimin doğmasına neden olmuştur.

15 Son yıllardaki teknolojik gelişmeler, firmaların pazarda tutunabilmelerini zorlaştırmış, klasik yaklaşımların yetersizliğinin açığa çıkması ile beraber yöneticiler kullandıkları üretim teknolojilerini ve yönetimsel yaklaşımlarını tekrar gözden geçirmek zorunda kalmışlardır. Öte yandan gümrük duvarlarının yıkılması neticesinde küresel ekonomi ve küresel rekabet kavramlarının ortaya çıkması, tedarikçiden başlayarak, tüm üretim sürecini ve müşteriyi de içine alan tedarik zinciri yönetimi (supply chain management) kavramını ön plana çıkartmıştır.

16 Pazardaki güçlü değişimlere ve teknolojik gelişmelere şirketlerin organizasyonel yapılarındaki kurumsallaşmaya yönelim de eklenince ortaya yeni bir kavram, ERP (Enterprise Resources Planning - Kurumsal Kaynak Planlaması) çıkmıştır. Günümüzdeki MRP II sistemleri firma düzeyinde satış yönetimi, üretim planlama ve kontrolü, satınalma gibi faaliyetleri yönetebilmektedir. MRP II paketlerinin yetersiz kaldığı diğer noktalarda ise ek modüller ya da entegre çalışabilen paketler devreye girmiş, ancak firma düzeyinde kalmıştır ve firmalararası bilgi iletişimini sağlayamamıştır.

17 Küreselleşmenin doğal bir sonucu olarak değişik coğrafi bölgelerdeki iş faaliyetlerinin dağıtık veri tabanları ve küresel entegrasyon yoluyla yönetilmesi önem kazanmış ve ERP olgunluk çağına girmiştir. ERP, firmalararası global bilgi entegrasyonunu gerçekleştiren bütünsel bir yazılım stratejisidir. Stratejik Planlama Sisteminin uygulamaya aktarılmasında başlıca kullanılan araç "bütçe" lerdir. Bütçelerin oluşturulması sürecinde işletmenin bölümleri kendi bütçelerini hazırlamakta ve bu hazırlık sırasında satış bütçesi esas alınarak gider bütçeleri oluşturulmaktadır.

18 Yıl içinde ancak önemli değişmeler olması halinde altı ay veya üç aylık periyotlar ile revize bütçeler yapılmaktadır. Daha sonra faaliyetler bu bütçelere göre kontrol edilmekte ve sapma analizleri yapılmaktadır. Müşteri talebinin sürekli nitelik ve nicelik olarak değiştiği ve bu değişimin tahmin edilmesinin ne kadar zor olduğu bilinen bir gerçektir. Faaliyetlerimizi bu değişime uygun hareket edebilecek hale getirebilmenin yolu ERP yaklaşımından geçmektedir.

19 Hem stratejik planlama çalışmaları ile belirlenen amaç ve hedeflere, hem de üretim ve dağıtım kaynaklarımızın kapasite ve özelliklerine gereken ayrıntıda dikkat ederek, faaliyetlerimizi değişime duyarlı hale getirebilmek ancak ERP yaklaşımı ile olası olabilmektedir. ERP 'nin diğer bir özelliği, işletmenin coğrafi olarak farklı bölgelerde (yurt içi ve dışı) bulunan fabrikalarının, bunların tedarikçi firmalarının ve dağıtım merkezlerinin (depo) kaynaklarını eşgüdümlü olarak planlamasıdır.

20 Bu çerçevede, hangi müşteriye ait hangi siparişin hangi dağıtım merkezinden karşılanması veya hangi fabrikada üretilmesi gerektiği, tüm fabrikaların malzeme ve hizmet ihtiyaçlarının nereden karşılanmasının uygun olacağı, fabrikaların elinde bulunan makina, malzeme, işgücü, enerji, bilgi vb. üretim ve dağıtım kaynaklarının nasıl eşgüdümlü ve ortaklaşa olarak kullanılabileceği belirlenmiş olmaktadır. Diğer bir deyişle, müşteriye ait siparişin en kısa sürede, istenen kalite ve maliyette karşılanabilmesi için tüm bağlı işletmelerin dağıtım, üretim ve tedarik kaynaklarının kapasite ve özellikleri aynı anda dikkate alınmaktadır.

21 ERP fabrikalar arası entegrasyonu, fabrikalar bazındaki esneklik ilkesine uygun olarak gerçekleştiren bir sistemdir. Amaç fabrika bazında ademi merkezi yönetimin avantajlarından yararlanırken fabrikalar arası koordinasyonu ve entegrasyonu işletmenin temel stratejileri doğrultusunda sağlanmaktadır. Merkeziyetçiliğin derecesi farklı boyutlarda düşünülebilir. Örneğin; tüm fabrikaların uzun vadeli satınalma kontratlarının merkezi olarak yapılması veya fabrikaların kendilerinin yapması öngörülebilir. Keza müşteri kredi kontrolu merkezi veya ademi merkezi olarak yapılabilir.

22 Zorunlu olarak talebin fabrikalara yönlendirilmesi, fabrikalar arası nakliyat, performans analizi, mali konsolidasyon merkezi olarak yapılmak zorunda olan faaliyetlerdir. Sonuç olarak; ERP, "işletmenin stratejik amaç ve hedefleri doğrultusunda müşteri taleplerini en uygun şekilde karşılayabilmek için farklı coğrafi bölgelerde bulunan tedarik, üretim, dağıtım ve mali kaynaklarının en etkin ve verimli bir şekilde planlanması, koordinasyonu ve kontrol edilmesi fonksiyonlarını bulunduran bir yazılım sistemidir".