İDARİ VE MALİ ELKİTABI HAREKETLİLİK

Transkript

1 İDARİ VE MALİ ELKİTABI HAREKETLİLİK ULUSAL AJANS TÜRKİYE 2005

2 GİRİŞ İdari ve Mali Elkitabı, yerleştirme/değişim (YE/DE) projeleri için bir yardım ve yönetim aracıdır. Bu elkitabı, Ulusal Ajans (UA), ile proje sahibi arasındaki Anlaşmanın bir parçasıdır. Bir araç olarak mali yönetimin amacı, YE/DE projelerinin makul bir maliyetle yürütülmesini sağlamaktır. Bu para karşılığı değer temel kavramı, proje değerlendirmede kilit rol oynayacaktır. Elkitabında ortaya konulan tavsiyeler, Leonardo da Vinci programı altında hareketlilik projeleriyle bağlantılı olarak yüklenilen tüm masraflar için geçerlidir. Elkitabında kullanılan terimlerin tanımları: Proje sahibi: Yararlanıcı: Öngörülen prosedürlere uygun olarak, program kapsamında ülkelerarası işbirliği için bir teklif verme niyetini beyan eden herhangi bir kamu, özerk veya özel kurum veya kuruluş. Proje sahibi kuruluş, teklif kabul edildiğinde yüklenici olacaktır. Proje sahibi, projeyi yürütmede genel sorumluluğu üstlenir. Bir YE veya DE projesi altında, çalışmakta veya eğitim görmekte olduğu veya geldiği veya ikamet ettiği ülkeden başka bir ev sahibi ülkeye gönderilen tüm genç insanlar veya yetişkinler. Bir kişi bir teklif döneminde sadece tek bir projede yararlanıcı olabilir. YE ve DE projelerinde genç insanlara veya fiziksel engellilere refakat eden kişiler projenin yararlanıcısı sayılmazlar. Ancak yine de, refakatçi kişiler LdV Fonundan mali destek alabilirler. Ortak: Gönderen kuruluş (proje sahibinden başkası ise), ev sahibi kuruluş veya aracı kuruluş. Ev sahibi kuruluş: YE/DE dönemi boyunca yararlanıcıları kabul eden şirket, kurum veya eğitim kuruluşu. UA: Proje sahibinin yerleşik olduğu, programa katılan ülkenin Leonardo da Vinci birimi. Ortaklık: Proje sahibi ile ortaklar arasındaki ilişki. İmzalamaya yetkili kişi: YE/DE projeleri için, proje sahibini veya ortağını imzası ile yasal olarak temsile yetkili kişi. Küçük proje: En fazla 5 yararlanıcı için hazırlanan bir proje. Dezavantajlı Gruplar: Türkiye nin Kalkınmada Öncelikli Yörelerinden 2 yararlanıcılar. İşsiz insanlar 3, göçmenler, nüfusu 5000 in altında olan yerlerde yaşayan kişiler. 2 Kalkınmada Birinci Öncelikli Bölgeler 50 vilayeti kapsamaktadır. Bu bölgelerin yüzölçümü ülke yüzölçümünün yaklaşık %55 i ve nüfusu ülke nüfusunun %36 sıdır. 3 İşsiz kişi, Türkiye İş Kurumuna en az 6 aydır işsiz olarak kayıtlı olan kişi demektir. 2

3 I. HAREKETLİLİK FAALİYET ALANI İÇİN TEKLİF HAZIRLAMA Hareketlilik Faaliyet alanında bir proje teklifi hazırlamaya başlamak için, LdV Türkiye Ulusal Ajansı web sitesi adresinde verilen aşağıdaki dokümanlara başvurulmalıdır: Konsey Kararı AB Teklif Çağrısı Proje sahipleri için genel rehber Hareketlilik faaliyet alanı için mevcut başvuru formu Hareketlilik projeleri için Rehber Türkiye için Hareketlilik İşletim Planı (özet) Hareketlilik faaliyet alanı İdari ve Mali Elkitabı Proje bütçenizi oluşturmak için bu elkitabının Bölüm II.4 ünde bulunan bilgileri kullanınız. II. KABUL EDİLEN BİR PROJENİN YÖNETİMİ II.1. ORTAKLIK İÇİ VE PROJE SAHİBİ İLE ULUSAL AJANS ARASINDAKi İLİŞKİLER II.1.1. UA/PROJE SAHİBİ İLİŞKİLERİ UA ve proje sahibi arasındaki Anlaşmanın şartlarına uygun olarak, UA, mali yönleri dahil Anlaşmanın uygulanmasını izlemekten sorumludur. UA, Anlaşmanın idari ve mali yönetimine ilişkin tüm hususlar için proje sahibinin esas irtibat noktasıdır. Yasal veya mali etkisi olan herhangi bir talep, yazılı olarak (faks veya posta ile) UA ya gönderilmelidir. Bu tür yazılar alındığında UA tarafından yazılı olarak teyit edilecektir. Anlaşmaya temelden bir değişiklik getirmesi muhtemel bir talep, akit kuruluş için imzalamaya yetkili kişinin orijinal imzasını taşımalıdır. Böyle bir talep yalnızca imzalamaya yetkili kişi ve UA tarafından imzalanan bir değişiklik şeklinde kabul edilebilir. Yüklenici (proje sahibi) YE/DE projesinin uygulanmasının yanı sıra, alınan fonların kullanılması ve YE/DE yararlanıcılarına ödenen meblağlar için UA ya karşı sorumludur. Buna uygun olarak, yüklenici, UA ya uygun raporlamayı sağlamak için gerekli önlemleri alacaktır. Yüklenici, YE/DE nin uygun şekilde yürütülmüş olduğunu gösteren tüm bilgi ve/veya dokümanları toplayacaktır. Yüklenici (proje sahibi) Leopass Türkiye yi (Hareketlilik projelerini internet aracılığıyla oluşturmaya ve yönetmeye olanak tanıyan bir araçtır) kullanarak proje için talep edilen bütün verileri girmekle yükümlüdür. Her yükleniciye (proje sahibine) Leopass Türkiye yi kullanabilmeleri için kullanıcı adı ve parola UA tarafından verilecektir. Proje sahipleri, UA ile yaptıkları tüm yazışmalarda proje numaralarını belirtmelidir. 3

4 II.1.2. PROJE SAHİBİ/ORTAK İLİŞKİLERİ Etkili YE/DE yönetimi için bilgi dağıtımının vazgeçilmez olduğu göz önüne alınarak, proje sahibi ve her bir ortak, YE/DE projesinin uygun şekilde yürütülmesine ilişkin tüm faydalı bilgileri ortaklığın her bir üyesine iletecektir. Eğer yüklenici yegane gönderen ortak değilse, diğer gönderen ortaklar ile bir anlaşma yapacaktır. İlaveten, gönderen ortak ve ev sahibi ortağın hakları ve vecibeleri, genel olarak iki tarafın yüklenici ile UA arasında yapılan Anlaşmaya uymasını şart koşan bir anlaşmada resmi hale getirilmelidir. Gönderen ortak ve yararlanıcının hakları ve vecibeleri, yüklenici ve UA arasında yapılan ve gönderen ortak ve ev sahibi ortak veya kuruluş arasındaki Anlaşmaya dahil edilen yararlanıcıları etkileyen hakları ve vecibeleri listeleyen Anlaşmaya iki tarafın uymasını şart koşan başka bir anlaşma da resmi hale getirilmelidir. On sekiz yaşın altında olan yararlanıcılar için yüklenici, refakatçi kişi ile bir sözleşme yapar ve yararlanıcıların listesi ve bunun yanı sıra yararlanıcıların ebeveyninden yurtdışına seyahat için noter onaylı vekaletnameleri buna eklenir. Sözleşme örnekleri adresinde mevcuttur. II.2. PROJEDE DEĞİŞİKLİK İSTEKLERİ II.2.1. YE/DE LİSTESİNİN REVİZYONU Proje sahibi, dilerse, verilen Topluluk mali desteğine bağlı olarak, ilk teklif edilen YE/DE listesinin revizyonunu teklif edebilir. Bu amaçla, proje sahibi, Topluluk katkı miktarını öğrenir öğrenmez UA ya bilgi vermeli ve tüm mevcut bilgileri sunmalıdır. YE/DE sayısı ve süresinin ayrıntıları, durum değerlendirmesini mümkün kılmak için tüm durumlarda zorunludur. Her hareket hakkında tam bilgi dahil, YE/DE lerin nihai listesi, nihai rapora eklenmelidir. Bu liste, raporlamanın ayrılmaz bir parçası olup belirtilen liste, kabul edilmeden ve Leonardo da Vinci tahsisatından herhangi ödeme yapılmadan önce UA tarafından incelenmelidir. Yetki verilmemiş ve/veya gerekçesiz değişiklikler olması durumunda, UA, değerlendirmeden sonra söz konusu değişikliğe karşılık gelen mali desteğin geri ödenmesini talep etme hakkını saklı tutar. II.2.2. BÜTÇE DEĞİŞİKLİKLERİ Proje sahibi, gerekirse, verilen Topluluk mali desteği ışığında revize bir bütçe teklif edebilir. Teklif edilen revize bütçe, UA tarafından kabulden önce değerlendirilecektir. Kabul edildiğinde, revize bütçe, sözleşme statüsüne sahip olur. II.3. GİDERLERİN UYGUNLUĞU Genel olarak, uygun giderler, programa katılan ülkeler arasındaki hareketliliğe ilişkin olanlardır. Avrupa Birliğine Üye ülkeler, Avrupa Ekonomik Alanını 4 oluşturan Avrupa Serbest Ticaret Birliği ülkeleri, Bulgaristan, Romanya ve Türkiye. Harcamaların uygunluğu, harcamaların genel çerçevesi, mahiyeti ve miktarına göre değerlendirilecektir. Kabul edilebilir harcamalar bölüm II.4.1, II.4.2, II.4.3 te açıklanmıştır. Belirli bazı türden harcamalar, her koşulda kabul edilemez sayılacaktır, özellikle: Avrupa Birliği dışında bulunan ve resmi olarak programa katılmayan diğer ülkeler arasındaki hareketlere ilişkin giderler; Sözleşme dönemi dışında yüklenilen giderler; 4 Norveç, Lihtenştayn, İzlanda. 4

5 Projeyle doğrudan bağlantısı olmayan giderler; Bu faaliyet alanı altında gerekçeli olmayan giderler; Banka ücretleri ve borç faizleri; Kur işlemlerinden doğan kayıplar. II.4. YERLEŞTİRME/DEĞİŞİM PROJELERİ İÇİN MALİ KATKI Leonardo da Vinci programına katılan yararlanıcılardan katılım, kayıt vs. ücreti alınmayacaktır. Mali destek, kişi başına verilir. Yararlanıcı sayısında yapılan bir azaltma, finansmanda buna karşılık gelen bir azalma demektir. Hareketliliği finanse etmek için varsa destek sağlayabilecek diğer kuruluşlarından alınan meblağlar katkı sayılır. Yeni mali düzenlemeye göre, bu katkılar, kısım II.4.1, 2 ve 3 te ayrıntıları verilen özel giderlerin maliyetini karşılamak içindir. Ancak, projelerin kalitesini artırmak için diğer kaynaklardan da uygun kaynak elde edilebilir. II.4.1. YE/DE YARARLANICILARI İÇİN MALİ DESTEK Bu mali destekler üç bölümden oluşmaktadır: a) Sabit oranlı harcırah b) Seyahat maliyetleri (vize maliyetleri dahil) c) Sigorta maliyetleri Proje sahipleri, Hareketlilik Proje Sahipleri için Rehber e başvurmalıdır. Avrupa Komisyonu tarafından ülkelerarası yerleştirme/değişim projelerine yapılan mali katkı, bir yerleştirme veya bir değişim için yararlanıcı başına her bir faaliyetin azami süresine karşılık gelen azami miktar olan Euro yu aşamaz. Bu miktar, yalnızca engelli katılımcılar için arttırılabilir. Ancak, Konsey Kararının 2 nci Maddesinde ortaya konulan Euro luk azami miktara uymakla birlikte, işgücü piyasasında dezavantajlı olan kişilere özel önem verilecektir. Bu nedenle, aşağıda belirtilen miktarlar yalnızca gösterge olup aşağıdaki ortalama maliyetlere dayanmaktadır: Seyahat giderleri: 600 Sigorta maliyetleri: o Değişim projeleri için yararlanıcı başına 50. o Yerleştirme projeleri için yararlanıcı başına 100 Bu demektir ki, kısım II.4.1.a da sabit oranlı harcırah için belirtilen miktarlar, bu ortalama rakamlardan farklılaşmaları dikkate almalıdır. Örneğin, sürenin bir eylemin azami süresine karşılık geldiği ve gerçek seyahat giderlerinin 600 luk ortalamadan düşük olduğu bir yerleştirme veya değişim halinde, sabit oranlı harcırah yu geçebilir. Eğer gerçek seyahat giderleri 600 yu geçerse bunun aksi uygulanır.(bakınız Ek 2). İlaveten, engelli kişiler 5 için, Ulusal Ajans, Topluluk katkısını iki katına çıkarma seçeneğine sahip olacaktır. Bu artışın haklı olduğu hallerde, Topluluk mali katkısı, bir yerleştirme veya bir değişim için yararlanıcı başına olabilir, bu azami miktar her bir eylemin azami süresine karşılık gelmektedir. Refakatçi kişilerin gerektiği hallerde (örneğin, reşit olmayanların dahil olduğu her 10 kişi için bir refakatçi, tıbbi gözetim gerektiren kişilerin, fiziksel veya algısal engelli kişilerin, ağır sorunları olan genç 5 Engelli kişi, fiziksel, zihinsel ve sosyal yeteneklerinin en az %40 ını doğumda veya bir kaza sonucu veya en az altı ay süren sağlık problemi sonucunda yitirmiş kişidir. Engelli yararlanıcılar, Özürlüler İdaresi Başkanlığından verilen resmi bir doküman veya kimlik kartına sahip olmalıdır. 5

6 lerin vb. yararlanıcıların bulunduğu projeler), bu kişilere söz konusu gruptaki yararlanıcılara verilen ile eşit miktarda mali destek verilebilir; ancak yararlanıcıların engelli olduğu haller hariç olup bu durumda mali destek bir yerleştirme veya bir değişim için her bir eylemin azami süresine karşılık gelen azami miktar olan yu aşamaz. II.4.1.a Sabit oranlı harcırah Bu sabit oranlı harcırahın, yararlanıcıya bir banka havalesi şeklinde ödenmesi gerekir. Hedef grubun mahiyetinin refakatçi bir kişiyi gerektirdiği grup hareketlilik projeleri durumunda, barınma, kullanım ve diğer yerel masrafların gönderen kuruluş vasıtasıyla karşılanmasına ve mali desteğin gönderen kuruluş tarafından yönetilmesine izin verilecektir. Bu durumda, proje sahibi talep üzerine, yararlanıcıların mali destekleri üzerinde yüklenilen giderleri faturalar/destekleyen belgeler ile kanıtlayabilmelidir. Yerleştirmeler: Temel mesleki eğitim (Meslek Lisesi 6, Teknik Lise, Anadolu Teknik Lisesi, Anadolu Meslek Lisesi, Mesleki Eğitim Merkezleri, Anadolu Güzel Sanatlar Lisesi, Mesleki ve Teknik Eğitim Merkezleri, Halk Eğitim Merkezleri) Bu hedef grup için mali destek3 haftalık 360 asgari gösterge ile 39 haftalık bir yerleştirme için azami gösterge arasında olacaktır. Eğer mevcut eş-finansman yararlanıcının kabul edilebilir maddi koşullar altında bir yerleştirme alabilmesine imkan tanırsa bu gösterge miktarı indirilebilir. Toplam luk tutar, kısım II.4.1 in üçüncü paragrafındaki düşünceler ışığında göz önüne alınmalıdır. Asgari süre normal olarak üç haftadır ve azami süre 39 haftadır. (Bakınız Ek 2, Ek 3) Kısım II.4.1 in beşinci paragrafında belirtilen hükümlere uygun olarak mali destek engelli katılımcılar için arttırılabilir. Yerleştirmeler: Yüksek Öğrenim (Meslek Yüksek Okulu Öğrencileri, Üniversite Öğrencileri (4-6 yıllık), Lisansüstü Öğrenciler (yüksek lisans ve doktora programlarındaki öğrenciler)] Bu hedef grup için, mali destek 3 aylık (13 hafta) bir yerleştirme için asgari gösterge, 12 aylık (52 hafta) bir yerleştirme için azami gösterge arasında olacaktır. Eğer mevcut eş-finansman yararlanıcının kabul edilebilir maddi koşullar altında bir yerleştirme alabilmesine imkan tanırsa bu 3 aylık yerleştirme için asgari gösterge azaltılabilir. Toplam luk tutar, kısım II.4.1 in üçüncü paragrafındaki düşünceler ışığında göz önüne alınmalıdır. Asgari süre normal olarak 13 hafta, ve azami süre 52 haftadır. (bakınız Ek 2 ve Ek 4) Kısım II.4.1 in beşinci paragrafında belirtilen hükümlere uygun olarak, mali destek, engelli katılımcılar için artırılabilir. Yerleştirmeler: Genç işçiler ve yeni mezunlar Bu hedef grup için, mali destek 9 haftalık bir yerleştirme asgari gösterge, 52 haftalık bir yerleştirme için azami gösterge arasında olacaktır. Eğer mevcut eş-finansman yararlanıcının kabul edilebilir maddi koşullar altında bir yerleştirme alabilmesine imkan tanırsa bu 9 haftalık yerleştirme için asgari gösterge indirilebilir. Toplam luk tutar, kısım II.4.1 in üçüncü paragrafındaki düşünceler ışığında göz önüne alınmalıdır. Asgari süre normal olarak 9 hafta, ve azami süre 52 haftadır. Bknz. Ek2-Ek5 Kısım II.4.1 in beşinci paragrafında belirtilen hükümlere uygun olarak, mali destek engelli katılımcılar için arttırılabilir. Değişimler: Mesleki eğitim programı planlayıcıları ve yöneticileri, eğiticiler ve mesleki rehberlik uzmanları, her türden meslek liseleri, üniversiteler ve mesleki eğitim merkezlerinin rehberlik ve danışmanlık faaliyetlerinden sorumlu olanlar ve bunların yanı sıra hizmet içi eğitim merkezlerindeki formatör öğretmenler, insan kaynakları yöneticileri, usta öğreticiler ve şirketlerdeki eğitim uzmanları değişim projeleri yararlanıcılarıdır. Değişimlere ilişkin olarak mali destek 1 haftalık bir değişim için 450 asgari gösterge, altı haftalık bir değişim için 2850 azami gösterge arasında olacaktır. Eğer gerçek eş-finansman yararlanıcının kabul edilebilir maddi koşullar altında bir değişim yapabilmesine imkan tanırsa, haftalık 450 luk gösterge indirilebilir. Toplam 2850 luk tutar, kısım II.4.1 in üçüncü paragrafındaki düşünceler ışığında 6 Lise: Her tür Mesleki Orta Öğrenim Kurumu 8 İlaveler adresinde yer alacaktır. 6

7 göz önüne alınmalıdır. Asgari süre normal olarak bir haftadır, ve azami süre altı haftadır. (bakınız Ek 2, Ek 6) Kısım II.4.1 in beşinci paragrafında belirtilen hükümlere uygun olarak, mali destek engelli katılımcılar için artırılabilir. Değişimler: Dil yeterlilikleri alanındaki eğiticiler, öğretmenler ve uzmanlar Değişimlere ilişkin olarak, 1 haftalık bir değişim 500 asgari gösterge, altı haftalık bir değişim için 3150 azami gösterge arasında olacaktır. Eğer gerçek eş-finansman yararlanıcının kabul edilebilir maddi koşullar altında bir değiştirme alabilmesine imkan tanırsa, haftalık 500 luk gösterge indirilebilir. Toplam 3150 luk tutar, kısım II.4.1 in üçüncü paragrafındaki düşünceler ışığında göz önüne alınmalıdır. Asgari süre normal olarak bir haftadır, ve azami süre altı haftadır. (bakınız Ek 2, Ek 7) Kısım II.4.1 in beşinci paragrafında belirtilen hükümlere uygun olarak, miktar, engelli katılımcılar için artırılabilir. II.4.1.b Seyahat masrafları Seyahat masrafları,gerekli dokümanlarla desteklenen gerçek giderlere dayandırılmalıdır. 1. Yalnızca proje altında onaylanan faaliyetlerle doğrudan bağlantılı olan seyahat masrafları (vize dahil) kabuledilebilir olacaktır. Bu masrafların gerekçeleri nihai mali tabloda açıkça belirtilmeli ve nihai raporda bir LdV eğitim dönemine bağlanmalıdır. 2. Yararlanıcıların en ekonomik seyahat şeklini kullanmaları gereklidir, yani, hava yoluyla seyahat için mümkün olduğunca Apex biletleri kullanılmalı ve indirimli tarifelerden yararlanılmalıdır. 3. Otomobil ile seyahat halinde, yalnız bir veya birden fazla yerleştirme/değişim yararlanıcısını taşıyan araçlar arasında bir ayrım yapılacaktır. Birinci durumda, kabuledilebilir masraflar demiryolu veya havayolu ücretlerine bağlıdır. İkinci durumda, kabuledilebilir giderler vergi yönünden sakıncası olmayan kilometre başı bir ödeneğe bağlı olacaktır. Ancak, tüm durumlarda, yararlanıcıların seyahatin gerekçelerini göstermesi ve onun gerçekten yapıldığını kanıtlaması gerekmektedir. 4. LdV fonundan yararlanıcı başına yalnızca bir gidiş-dönüş bileti kabuledilebilir harcamadır. 5. Bir refakatçi kişiye izin verilen projelerde, refakatçi kişinin seyahat masrafları da kabuledilebilir harcamadır. II.4.1.c Sigorta maliyetleri Ulusal Ajans, her yüklenicinin her yararlanıcıyı aşağıdaki durumlara karşı sigorta ettirdiğini kontrol edecektir: Hukuki sorumluluk, katılımcıların neden olduğu muhtemel hasarı kapsayan Sağlık/kaza/maluliyet Yardım/ülkesine geri gönderme. Bu üç kapsama alanı için, önce yararlanıcıları ev sahibi ülkede kapsayacak sigortaya kendi ülkelerinde sahip olup olmadıkları belirlenmelidir. Ulusal mevzuat altında ehil olan tüm yararlanıcılar usulünce doldurulmuş bir sigorta formu almalıdır. İlaveten, proje sahibi, ev sahibi kuruluşun yararlanıcıları yerleştirme/değişim esnasında kapsayan sigortaya sahip olup olmadığını kontrol edecektir. Mevcut sigortanın yukarıdaki riskleri kapsamadığı durumlarda, proje sahibi, yerleştirme/değişim dönemi için ilave sigortanın yapılmasını sağlamalıdır. O zaman, maliyetler, gerçek gider esasıyla Leonardo da Vinci fonu tarafından finanse edilecektir. İlgili olmayan sigorta poliçelerinin (örneğin yaşam sigortası, vs) maliyeti tüm hallerde kabul edilemez harcamadır. 7

8 II.4.2. PEDAGOJİK, KÜLTÜREL VE DİL HAZIRLIĞI, VE KOBİ LER İÇİN DESTEK Konsey Kararına göre, her proje için tahsisatın %10 una kadar bir miktar aşağıdakiler için kullanılabilir: Proje teklifleri kabul edilen KOBİ lere yararlanıcıları göndermelerinde yardım etme. Bu yardım, KOBİ ve proje başına 500 yu aşmayacaktır. Yerleştirme projeleri sahiplerine yalnızca yararlanıcıları hazırlamalarına yardım etme. Pedagojik, kültürel ve dil hazırlığı, 13 haftadan az bir yerleştirme için 200 yu,13-17 haftalık yerleştirmelerde 300 yu ve 17 haftadan uzun bir yerleştirme için 500 yu aşamaz, ve bunun için proje sahibi başına ve seçim yılı başına luk bir tavan vardır. Nadiren, değişim projelerinin pedagojik, kültürel ve dilsel hazırlığına ilişkin olarak yapılacak mali destek, Ulusal Ajans tarafından değerlendirmeyi müteakip, proje için gerekli ise ve yeterli gerekçe sağlanırsa (yerleştirmeler için konulan tavanlara uyularak) ilgili proje sahiplerine verilebilir. Ayrıca, değişim projesi yararlanıcıları için bu tarz hazırlıkların sadece değişimden ÖNCE yapılabileceğine de dikkat edilmelidir. Programa yazılan dil hazırlığı masrafları, mütekabil destekleyici belgeleri ile birlikte gerçek giderlere dayalı olmalıdır. Dilsel hazırlık, yerleştirme veya değişimin içeriği ile doğrudan bağlantılı olmalıdır. Her bir yerleştirme veya değişime özgü olmalı ve Leonardo da Vinci programına katılan bir ülkede profesyonelkişiler tarafından sağlanmalıdır. Hazırlığın içeriği yararlanıcı ile proje sahibi arasındaki Anlaşmada ayrıntılı olarak açıklanacaktır. Eğer gönderen üniversite, okul veya eğitim kuruluşu, normal kursları vasıtasıyla yararlanıcıya dil hazırlığı sağlarsa, dil hazırlığı için Leonardo da Vinci tahsisatından fon verilmeyecektir. Dil hazırlığı Türkiye de gerçekleştirildiği taktirde, hazırlık süresinin yerleştirme süresinin dışında olduğuna, fakat evsahibi ülkede gerçekleştirildiğinde hazırlık süresinin yerleştirme süresine dahil olduğuna dikkat edilmelidir. Ayrıca değişim projelerinde ve üniversite öğrencilerine yönelik yerleştirme projelerinde eğer yararlanıcılar yurtdışında dil kursuna katılıyorlarsa, bunun akşam saatlerinde veya Cumartesi günlerinde gerçekleştirilmesi gerekir. II.4.3. Yönetim ve izleme maliyetleri Yönetim ve izleme maliyetleri, 13 haftadan az bir değişim veya yerleştirme programı için yararlanıcı başına 100 luk veya üç ay ve daha fazla olan bir yerleştirme için yararlanıcı başına 200 luk sabit oranlı azami miktara kadar proje sahibine ödenir, hareketlilik anlaşmasının kapsadığı dönem için proje sahibi başına luk bir azami rakam vardır. Bu maliyetler projenin organizasyonu ve izleme/değerlendirmesini, proje sahiplerinin ve/veya ortaklarının hazırlık ve takip ziyaretleri için harcırah masrafları yanı sıra iletişim ve fotokopi maliyetlerini kapsamaktadır. Proje sahibi, ortaklarıyla yaptığı anlaşmalar vasıtasıyla, kendisine verilen yönetim maliyetlerini bu maliyetleri gerçekten yüklenmiş olan kuruluşlar ile paylaşma seçeneğine sahip olacaktır. Az sayıda yararlanıcı olması nedeniyle yukarıdaki finansmanın yetersiz kaldığı dezavantajlı hedef gruplara yönelik küçük projeler (girişteki tanımlara bakınız) için, hazırlık ve takip ziyaretlerini karşılamak üzere ilave finansman (yönetim maliyetleri için yararlanıcı başına verilen 100 luk sabit orana ilave olarak), Ulusal Ajansın izleme ve mutabakatına tabi olarak verilebilir. Bu projelerin sahipleri, başvuru formuna ekli mali tabloda bu ziyaretler için öngörülen miktarı belirteceklerdir. II.5. YÜKLENİCİ TARAFINDAN PROJENİN MALİ YÖNETİMİ II.5.1. GENEL Projelerin seçilmesi, her bir projenin genel resmine bağlı olduğu kadar, proje mali yönetimi açısından, projeye sağlanan tüm mali desteğin bütün proje masraflarını karşılayabilmesine de bağlıdır. 8

9 II.5.2. BANKA HESABI UA ile yüklenici arasındaki Anlaşmada anılan ve Leonardo da Vinci katkısının yatırılacağı hesap: Yüklenicinin ülkesinde yerleşik bir bankacılık kurumunda, akit kuruluşun adına açılmalı (hiçbir şekilde kişisel bir hesap olamaz); İlke olarak projeye özgü olmalıdır. Eğer genel bir hesap ise, yüklenici tüm hallerde projeye ilişkin gider ve gelirleri teşhis etmeyi mümkün kılan bir muhasebe sistemi kurmalıdır; Mümkün olan hallerde bir Euro hesabı olmalıdır. Hesaptan nakit çekişlere izin verilmez. Refakatçi kişilerin yer aldığı gruplarda refakatçinin (ölümbknz. II.4.1), yöneteceği miktarlar banka havalesi ile ona gönderilecektir. II.5.3. DAHİLİ MUHASEBE VE PROJE İZLEME SİSTEMİ Yüklenici, aşağıdakileri teşhis etmeyi mümkün kılan bir analitik muhasebe sistemi veya uygun bir dahili sistem kuracaktır: Proje için finansman kaynakları; Projeye ilişkin olan ve proje döneminde yüklenilen giderler. İdeal olarak, projeyi yürütmekten sorumlu kişiler, mali yönetimden sorumlu olan kişilerden farklı olmalıdır. II.5.4. DÖVİZ KURU Raporlarda belirtilen miktarların (Euro) cinsinden ifade edilmesi gerekli olduğu için, yüklenici bir dizi çevirme yapmak zorunda kalacaktır. Raporları hazırlarken kullanılan döviz kurları, banka işlemleri için kullanılan kurlara dayalı olacaktır. Bu konuyla ilgili iki türlü durum olabilir: cinsinden bir hesap durumunda, yüklenici hesaptan cinsinden düşülen miktarları alacaktır; ulusal para birimi cinsinden bir hesap durumunda, yüklenici, sözleşmede açıklanan Komisyon döviz kuruna dayalı kuru kullanacaktır. Döviz kuru dalgalanmalarının Topluluk mali desteğini hiçbir şekilde etkilemez. EK 1 Dezavantajlı hedef gruplara yönelik küçük projeleri yöneten kişiler için seyahat ve harcırah masraflarına ilişkin uygunluk kuralları Genel olarak, yalnızca projeyle doğrudan bağlantılı seyahat Leonardo da Vinci programı tarafından finanse edilebilir. Seyahat, açıkça belirtilen belirli faaliyetlere (hazırlık, izleme, değerlendirme) ilişkin olmalıdır. Anlaşma altında uygun olan seyahat maliyetleri, en ekonomik koşullarda yapılan (Örneğin, Apex biletleri ve şartlar elverdiğince indirimli tarifeler vb.) seyahatlerle sınırlı gerçek giderlere dayalı olacaktır. Otomobil ile seyahat, eğer gerekçeliyse ve aşırı pahalı değilse, aşağıdaki gibi geri ödenecektir: özel araç kullanılması: mütekabil birinci sınıf tren ücreti esasıyla (aynı araçta birkaç kişi seyahat etse dahi, masraflar yalnızca bir bilet fiyatı esasıyla geri ödenecektir); kiralık araç (azami sınıf B veya muadili) veya taksi kullanılması: gerçek maliyetler esasına dayalı diğer ulaşım vasıtalarına göre aşırı pahalı olmaması kaydıyla. Ortaklık üyelerinin yerleşik olduğu bölgelerin dışına seyahatlerin projeyle olan ilişkileri önceden gerekçeleriyle açıklanmalıdır. Dezavantajlı hedef gruplara yönelik küçük projelerin hazırlık, izleme ve değerlendirmesine ilişkin faaliyetlerle görevli kişilerin barınma/harcırah maliyetleri, aşağıdaki şartlarla proje tarafından finanse edilebilir: 9

10 kalış yerindeki fiyatları dikkate alarak makul olması, ortaklığın üye kuruluşlarında yürürlükte olan dahili kurallara uygun olması. Ancak, aşağıdaki günlük oranların en düşüğünü aşmamalıdır: seyahat etmekte olan kişinin mensup olduğu kuruluşun uygulamakta olduğu, kişi başına günlük miktar; aşağıdaki tabloda verilen, kişi başına azami günlük miktar 8 : Varış ülkesi Günlük azami Varış ülkesi Günlük azami B Belçika 150 IS İzlanda 183 DK Danimarka 179 FL Liechtenstein 174 D Almanya 127 N Norveç 171 GR Yunanistan 113 BG Bulgaristan 157 E İspanya 141 CZ Çek Cumhuriyeti 214 F Fransa 130 EE Estonya 129 IRL İrlanda 165 CY Kıbrıs 100 I İtalya 130 LV Letonya 174 L Lüksemburg 143 LT Litvanya 126 NL Hollanda 148 HU Macaristan 136 A Avusturya 122 PL Polonya 227 P Portekiz 143 RO Romanya 185 FIN Finlandiya 156 SI Slovenya 148 S İsveç 157 SK Slovakya 164 UK Birleşik Krallık 199 MT Malta

11 Ek 2 Temel mesleki eğitimden geçen kişiler Süre Asgari/azami iaşe-ibate göstergeleri Yerleştirme/Değişimin süresine göre Mali Desteğin dağılımı Yerleştirmeler Değişim Öğrenciler Genç işçiler ve yeni mezunlar İnsan Dil yeterlilikleri kaynaklarından alanındaki sorumlu kişiler, eğiticiler ve eğiticiler ve uzmanlar danışmanlar Süre Süre Süre Asgari/azami Asgari/azami Asgari/azami iaşe-ibate iaşe-ibate iaşe-ibate göstergeleri göstergeleri İ.K. için Dil için hafta Asgari 3 hafta 360 Asgari 13 hafta Asgari 9 hafta Asgari 1 Azami 39 hafta Azami 52 hafta Azami 52 hafta Azami 6 hafta İlk teklifleri başarılı bulunan KOBİ ler veya Pedagojik, kültürel ve dilsel hazırlık küçük projeler için ilave destek KOBİ ler için destek, Projenin toplam bütçesinin %10 una kadar, ancak her halülkarda 500 yu geçmeyecek miktarda verilebilir. %10 un hem KOBİ lere yardım hem de hazırlık maliyetlerini içerdiğine dikkat ediniz. İ.K. için Yönetim ve İzleme Maliyetleri Dil için Yerleştirme süresi Yararlanıcı için miktar Yerleşim/değişim süresi Yararlanıcı için miktar 13 haftadan az haftadan az hafta ve 13 haftadan fazla haftadan fazla 500 Bir projeye tahsis edilebilecek azami miktar her seçim yılında ve her proje sahibi için yu aşamaz Hareketlilik anlaşmasının kapsadığı dönem boyunca bir proje sahibine, tahsis edilebilecek azami miktar her seçim yılında ve her proje sahibi için yu aşamaz Azami seyahat masrafları göstergesi Azami sigorta maliyetleri göstergesi 600 Değişim projeleri için yararlanıcı başına 50 Yerleştirme projeleri için yararlanıcı başına 100 Ek 3 9 İlave bilgi için bakınız bölüm II.4.2.

12 asgari süreler için haftalık X 2 aya kadar X Temel Mesleki Eğitim Görenler için Sabit Oranlı Harcırah (İaşe-İbate) 3 aya kadar X 6 aya kadar X asgari süre 1 ay 2 ay 3 ay 4 ay 5 ay 6 ay 7 ay 8 ay 9 ay 9 aya kadar X 3 hafta BG Bulgaristan RO Romanya LV Letonya LT Litvanya SK Slovakya PL Polonya SI Slovenya CZ Çek. Cumh CY G.Kıbrıs RY HU Macaristan EE Estonya MT Malta PT Portekiz GR Yunanistan LU Lüksemburg IT İtalya ES İspanya LI Lihtenştayn BE Belçika FR Fransa DE Almanya AT Avusturya NL Hollanda IE İrlanda UK B. Krallık

13 (İngiltere) FI Finlandiya SE İsveç IS İzlanda DK Danimarka NO Norveç

14 EK 4 Yüksek Öğrenim Görenler için Sabit Oranlı Harcırah (İaşe-İbate) asgari süreler için haftalık X 6 aya kadar X 9 aya kadar X 12 aya kadar X (asgari süre) 3 ay 6 ay 9 ay 12 ay 13 hafta BG Bulgaristan RO Romanya LV Letonya LT Litvanya SK Slovakya PL Polonya SI Slovenya CZ Çek. Cumh CY G.Kıbrıs RY HU Macaristan EE Estonya MT Malta PT Portekiz GR Yunanistan LU Lüksemburg IT İtalya ES İspanya LI Lihtenştayn BE Belçika FR Fransa DE Almanya AT Avusturya NL Hollanda

15 IE İrlanda B. Krallık UK (İngiltere) FI Finlandiya SE İsveç IS İzlanda DK Danimarka NO Norveç

16 EK 5 Genç İşçiler ve Yeni Mezunlar için Sabit Oranlı Harcırah (İaşe-İbate) asgari süreler için haftalık X 3 aya kadar X (asgari süre) 2 ay 3 ay 6 ay 9 ay 12 ay 9 hafta aya kadar X 9 aya kadar X 12 aya kadar X BG Bulgaristan RO Romanya LV Letonya LT Litvanya SK Slovakya PL Polonya SI Slovenya CZ Çek. Cumh CY G.Kıbrıs RY HU Macaristan EE Estonya MT Malta PT Portekiz GR Yunanistan LU Lüksemburg IT İtalya ES İspanya LI Lihtenştayn

17 BE Belçika FR Fransa DE Almanya AT Avusturya NL Hollanda IE İrlanda UK B. Krallık (İngiltere) FI Finlandiya SE İsveç IS İzlanda DK Danimarka NO Norveç

18 EK 6 Mesleki Eğiticiler ve Mesleki Rehberlik Uzmanları, İnsan Kaynakları Yöneticileri için Sabit Oranlı Harcırah (İaşe-İbate) Hafta BG Bulgaristan RO Romanya LV Letonya LT Litvanya SK Slovakya PL Polonya SI Slovenya CZ Çek. Cumh CY G.Kıbrıs RY HU Macaristan EE Estonya MT Malta PT Portekiz GR Yunanistan LU Lüksemburg IT İtalya ES İspanya LI Lihtenştayn

19 BE Belçika FR Fransa DE Almanya AT Avusturya NL Hollanda IE İrlanda B. Krallık UK (İngiltere) FI Finlandiya SE İsveç IS İzlanda DK Danimarka NO Norveç

20 EK 7 Dil Yeterlilikleri Alanındaki Eğiticiler ve Uzmanlar için Sabit Oranlı Harcırah (İaşe-İbate) Hafta BG Bulgaristan RO Romanya LV Letonya LT Litvanya SK Slovakya PL Polonya SI Slovenya CZ Çek. Cumh CY G.Kıbrıs RY HU Macaristan EE Estonya MT Malta PT Portekiz GR Yunanistan LU Lüksemburg IT İtalya ES İspanya