Açık Öğretim Lisesi İrtibat Bürolarınca Yapılacak Belge Tarama Kılavuzu

Transkript

1 tarihinde güncellendi Açık Öğretim Lisesi İrtibat Bürolarınca Yapılacak Belge Tarama Kılavuzu Açık Öğretim Lisesi, Eğitim Öğretim Yılından itibaren elektronik arşiv uygulamasına başlamıştır. Bu bağlamda Açık Öğretim Lisesine kayıt yaptırarak halen öğrenimine devam eden öğrenciler ile yeni kayıt yaptıracak öğrencilerin kayıt evrakı irtibat bürolarınca taranarak Açık Öğretim Lisesi Bilgi Yönetim Sistemine aktarılacaktır. İrtibat Büroları Açık Öğretim Lisesi Müdürlüğü Elektronik arşivinin oluşturulması için aşağıdaki işlem basamaklarını takip edeceklerdir: 1. Taramaya, öncelikli olarak 3-4 Ocak 2015 tarihinde yapılmış olan sınav sonucunda mezun olabilecek durumda olan öğrencilerden başlanması gerekmektedir. Söz konusu öğrenci listeleri Müdürlüğümüz tarafından irtibat bürolarına sistem üzerinden mesaj olarak gönderilecektir. Müdürlüğümüzce mezuniyet incelemesinin süresi içinde bitirilebilmesi için her irtibat bürosu, kendisine ait listedeki öğrencilerin belgelerini tarihi mesai bitimine kadar tarayarak Açık Öğretim Lisesi Bilgi Yönetim Sistemine aktaracaktır. Gönderilen listedeki dosyaların tarama işlemlerini tamamlayan veya bu listeler içerisinde taranacak dosyası bulunmayan İrtibat Büroları diğer dosyaların tarama işlemlerine devam edeceklerdir tarihine kadar II. Dönem yeni kayıt yaptıran öğrencilerin kayıt belgeleri taranarak Açık Öğretim Lisesi Bilgi Yönetim Sistemine aktarılacaktır. 3. İrtibat Büroları bu işlemlerin tamamlanmasından sonra, tarama işlemine 2011 yılında alınan kayıtlardan başlayarak günümüze doğru devam edecektir. Bütün dosyaların tarama işlemleri tarihine kadar tamamlanacaktır. 4. Tarama işlemi ilgili yeni gelişme ve öncelikler olduğu takdirde Müdürlüğümüzce bilgilendirme yapılacaktır. 5. Taranacak belge türleri tarama ekranında görülmektedir. 6. Aynı belgenin kopyaları varsa sadece asılları taranacaktır. 7. Belgeler kırışık, katlanmış, birbirine yapışmış ise düzeltilerek taranacaktır. 8. Taranacak belgelerin okunaklı, sayfaya sığdırılmış, kısmi ve eksik taranmadığına dikkat edilecektir. Taranan belgelerin dikey olarak taranması gerekmektedir. 9. Her öğrenci için tarama işlemi bittikten sonra tarama işleminin istenilen şekilde yapılıp yapılmadığı kontrol edilecektir. 10. Taranarak sisteme yüklenen belgeler, Müdürlüğümüz tarafından incelenecek, belirtilen şekilde taranmış olanlar onaylanacaktır. İstenilen şekilde taranmamış olanlar ise onaylanmayacak, tarafınıza sistem üzerinden mesaj yoluyla bildirilerek düzeltilmesi sağlanacaktır. Onaylanan belgeler kurum tarafından silinemeyecek ve değiştirilemeyecek. Onaylanmayanlar ise sadece kurum tarafından silinebilecektir. 11. Sistemde belge tarama kısmı seçildiği zaman hangi belgelerin taranacağı görülmektedir. Öğrenci dosyasında bulunan belgeler, sistem üzerinde belirtilen belge isimleri seçilerek tek tek, her sayfa bir belge olacak şekilde taranacak ve Açık Öğretim Lisesi Bilgi Yönetim Sistemine aktarılacaktır. 12. Müdürlüğümüz tarafından yapılan inceleme ve kontrollerde Açık Öğretim Lisesi Bilgi Yönetim Sistemine aktarılan evrakın aslından farklı olması halinde; sistem kullanıcısı sorumlu olacaktır.

2 13. Tarama ile ilgili her türlü soru ve sorun öncelikle koordinatör Halk Eğitimi Merkezi, daha sonra e posta ( aol_tarama@meb.gov.tr ) üzerinden Müdürlüğümüze ulaştırılacaktır. Gereksiz telefon iletişimi iş kaybına neden olacağından, mümkün olduğunca tercih edilmemelidir. Tarama işlemi yapmadan önce aşağıdaki ayarlamaları yapınız. 1. Tarama işlemini yapan program Windows 8 (32 bit) ve alt versiyonları ile uyumludur. Windows 8 (64 bit) işletim sistemi ile uyumlu değildir. Windows 8 (64 bit) kurulu olan bilgisayarların Windows 8 (32 bit) kurulumu yapılmalıdır. Windows 8 işletim sisteminde WIA On TWAIN kurulumu yapılması gereksizdir. Windows 8 ve üzerinde zaten tarayıcının WIA desteği varsa aktif halde gelmektedir. 2. a) adresini güvenilir siteler listesine ekleyiniz. b) Eğer Internet Explorer kullanıyorsanız Internet Explorer' ın Uyumluluk Modu görünümüne alınması gerekmektedir. 3. Elektronik arşiv oluşturulması ile ilgili olarak Müdürlüğümüz ve İrtibat Büroları arasındaki karşılıklı bilgi akışı e-posta ( aol_tarama@meb.gov.tr ) üzerinden yapılacaktır. 4. Elektronik arşiv oluşturulması sırasında koordinatör halk eğitim merkezleri bölgesindeki irtibat bürolarının iş ve işlemlerinin takibinden sorumlu olacaktır.

3 Açık Öğretim Lisesi Müdürlüğü Elektronik arşivinin oluşturulması için aşağıdaki işlem basamakları takip edilecektir. Öncelikle belge tarama işlemi için, bir program kurulması gerekmektedir. Bu yazılım bilgisayarınız için herhangi bir sorun çıkarmayacaktır. Yeterli bilgisayar bilgisine sahip değilseniz, kurumunuzda bilgisayar bilgisine sahip bir görevliden yardım alınız. 1. Öğrenci numarasını girerek, Bilgi Düzenleme altındaki Belge Tarama modülüne tıklayınız. Bilgisayarınızdaki tarayıcıya göre bir uyarı yazısı gelebilir. Buna da Tamam ı tıklayınız. 2. Yazılımı kurmak için Tıklayınız. Burada Tarayıcı Kurulum2.rar dosyasını Açmak İçin Gelen Uyarıda Aç Seçeneğine tıklanır.

4 Açılan Tarayıcı Kurulum2.rar dosyasındaki Tarayici_Kurulum2.exe dosyası çalıştırılır. Kurumlum aşamasında ACCEPT e basarak yazılımı kabul ediniz.

5 Kurulumun yapılacağı klasör C Diskinin altındaki Windows klasörünün altıdır. Bu nedenle INSTALL butonuna basınız. Bilgisayarınıza indirilmiş olan dosyasının KUR dosyasını çift tıklayarak programı kurunuz. ADIM a)

6 ADIM b) ADIM c)

7 ADIM d) Son aşamada Güvenlik Duvarı kapalı ise Bu sürücü yazılımını yine de yükle seçeneğine tıklayınız. ADIM e) Kurulumu Close ile tamamlayınız. Öğrenci dosyasının içerisindeki belgeler; Öğrenci numarası + belgenin baş harfine göre adlandırılarak bilgisayara kaydedilmesi önerilir. Örnek: Öğrencinin diploması için _d Öğrencinin tasdiknamesinin 1. sayfası için _t1 Öğrencinin tasdiknamesinin 2. sayfası için _t2 şeklinde devam edilir. Belgeler resim formatında olmalı, jpeg, jpg, bmp gibi uzantılarla taranarak sisteme atılmalıdır.

8 Öğrenci numarası sorgulanır. Öğrenci kimlik bilgileri Açık Öğretim Lisesi Bilgi Yönetim Sisteminin ekranından ve taranan belgelerden kontrol edilir. Belge Düzenleme altındaki Belge Tarama ya tıklanır. Gelen ekrandan Belge tipi seçilerek, taranan belgenin adı çağrılarak Dosya seç e tıklanır. Taranacak Evrak Türleri: Evrak Türü Tasdikname / Öğrenim Belgesi/ Tasdikname Kayıp/ Öğrenim Belgesi Kayıp/ Başarı Durum Belgesi / Transkript Belgesi/Ortalama Yükseltme yada Sorumluluk Sınav Notları İlköğretim-Ortaokul Diploması ya da bunların Kayıp Belgeleri, 8. Sınıf Tamamlama Belgesi Denklik Belgesi Gazilik, gazi ve şehit yakını belgesi, Mahkeme Kararı ile Eğitim Tedbiri alınanlar Sağlık Kurul Raporu Mahkeme Kararı Yükleme Türü ÖĞRENİM BELGESİ (TASDİKNAME,TRANSKRİPT) olarak taranacaktır. İLKÖĞRETİM ORTAOKUL DİPLOMA, DİPLOMA KAYIP BELGESİ olarak taranacaktır. YURTDIŞI DENKLİK BELGESİ olarak taranacaktır. Ücret muafiyet Belgesi olarak taranacaktır. Sağlık Raporu olarak taranacaktır. Öğrencinin ad, soyad vb değişikliğine neden olan Mahkeme Kararı taranacaktır. Belgeleri 3 farklı şekilde sisteme atılabilir. 1. Tarayıcıdan Tara 2. Dosyadan Seç

9 3. Tarayıcıdan Tara ( Doğrudan ) Örnek1: Belge tipi Tasdikname / Öğrenim Belgesi seçilir. Dosyadan Belge Seçiniz den Dosya Seç tıklanır ve gelen ekrandan taranan belge seçilerek, aç butonuna basılır. Taranan Belgenin adı, dosya seç butonunun yanından kontrol / teyit edilecektir. Sonra KAYDET butonuna basılır. Seçilen kayıt eklendi mesajı gelir. Tamam a basıldığında işlem tamamlanmış olur.

10 Örnek 2: Belge tipi Tasdikname / Öğrenim Belgesi seçilir. Tarayıcıdan Tara tıklanır ve gelen ekrandan Tara ya basılır. Sonrada belge yüklenir. Örnek 3: Belge tipi Tasdikname / Öğrenim Belgesi seçilir. Tarayıcıdan Tara ( Doğrudan ) a tıklanır ve sonrada belge yüklenir. Öğrencinin birden fazla belgesi var ise; yukarıdaki işlemlerin aynısı yapılarak öğrencinin dosya evrakının taranma işlemi tamamlanır. Dosya büyüklüğü 100 KB ın üzerinde olmamalıdır.

11 Taranan evrak fiziki olarak arşivlenmeye devam edecektir. Açık Öğretim Lisesi Tarafından Yapılacak İşlem Tarama işlemi bittiğinde taranan ve sisteme aktarılan belge aynı ekranda görülür. Belge doğru ise Belge Onayla butonuna basılır. Seçilen belge onaylandı mesajı geldiğinde Tamam a basıldığında her şey tamamlanmış olur.