Indorama Ventures Halka Açık Limited Şirketi. Tedarikçi Davranış Kuralları

Transkript

1 Indorama Ventures Halka Açık Limited Şirketi Tedarikçi Davranış Kuralları

2 Tedarikçi Davranış Kuralı Indorama Ventures Halka Açık Limited Şirketi ve yan kuruluşları/bağlı şirketleri (kısaca Şirket adıyla tanımlanacaktır) işlerini geçerlikteki tüm yasalara, yönetmeliklere, en üstün iş ahlağı değerlerine uygun olarak yürütme ve kurumsal sorumluluğa stratejik bir yaklaşım konusunda kararlıdırlar. Tedarik zincirinde iyi bir çizgi yakalamak için, şirket, tedarikçi firmalarının benzer ilkeleri benimsemesini beklemektedir. Bu nedenle, şirketin tedarikçileri için güttüğü uzak görüşlülük gereği, şirket tedarik zincirinde etkin olarak müdahil olmayı ve tedarikçilerinin, tedarikçi davranış kuralına (kısaca Kural Kod adıyla betimlenecektir) sıkı sıkıya bağlı kalmasını dilemektedir. Uygulama kapsamı Bu Kural ın öngörüleri şirketin iş yaptığı veya birlikte çalışma yürüttüğü veya birlikte hizmet götürdüğü tüm tedarikçilerinden beklentilerini ortaya dökmektedir. Kural tüm çalışanları, ana şirket, yan kuruluş veya bağlı birimler, alt yükleniciler için geçerlidir. İlgili tüm taraflar kapsanmaktadır, yalnızca tedarikçi firmalar, işbirliği yapılan dış firmalar, hizmet tedarikçileri ve ticari ortaklar ile sınırlı değildir. Tedarikçi firma davranış kuralı, ayrıca, tedarikçi firmaya mal veya hizmet sağlayan her alt yüklenici(ler) için de geçerlidir. Kuralımız en alt yüklenicilere kadar ardışık olarak indirilmelidir. Tedarikçi firma, alt yüklenicilerin uyumluluğun temin edilmesinden sanki onların yerinde imiş gibi tümüyle sorumludur. Şirket, tedarikçi firmanın Kuralın içeriğine uygun bir yönetim sistemi kurmasını bekler ve Kural gereği ortaya sürülen ilkelerle ayni doğrultuda olunmasını sağlamak amacıyla etkin olarak yönetim süreçlerini ve işlerini denetler ve izler. Tedarikçilerin ve alt yüklenicilerinin Kural ın hayata geçirilmesi konusunda gösterdikleri gelişimin gözlemlenmesi için, Şirket, Kural a uyumu kendi kendilerine kanıtlamalarını ve bazı durumlarda tedarikçi ve alt yüklenici tesislerinde işbaşı değerlendirmeleri ve yoklamalarını talep etmek gibi çeşitli destekleyici girişimlerde bulunur. Eğer bir denetim sırasında Kural aykırılığı ortaya çıkarsa, tedarikçi firma ivedi olarak Şirket i rahatlatacak biçimde durumu düzeltmek amacıyla harekete geçmelidir. Bu konuda başarısızlık tedarikçi firmanın gelecekte Şirket ile iş yapmasını engelleyici olabilir. Yasal uyumluluk Kural, tedairkçi firmalardan beklenen, yani iş ahlakına uygun, kurumsal sorumluluk taşıyan ve geçerli yasa ve yönetmeliklere uymayı amaçlayan standart iş davranışını ortaya koyar. Kuralımızın standartları ile ulusal mevzuat ve geçerli standartlar arasında farklılık olduğunda, tedarikçi firmalar daha sıkı olan gerekliliklere bağlı kalacaklardır. 2

3 İş ahlağı ve yasal gereklilikler a. Çıkar çatışmalarından kaçınma: Tedarikçiler rüşvet, yolsuzluk, dolandırıcılık ve diğer aykırı iş uygulamaları için geçerli olan yasa ve yönetmeliklere uymalıdırlar. Tedarikçiler hiç kimseye hiçbir zaman ve hiçbir koşulda el altından ödeme yapmamalı ve onaylamamalıdır. Bu doğrudan olduğu kadar dolaylı yoldan sunulan menfaatler için de geçerlidir. b. Hediyeler, ağırlama ve ödenekler: Tedarikçiler Şirket çalışanlarına doğrudan veya dolaylı olarak hediye veya ikramda bulunmamalıdır. Bunlar iş kararlarını etkilemeye yönelik bir girişim olarak değerlendirilebilir. Sosyal etkinlikler, yemekler veya eğlenceler gibi ağırlamalar eğer iş gereği ise yapılabilir ancak makul bir tutarı (USD 50 eşdeğeri) geçmemelidir. Şirketi temsil edenlerin ulaşım giderleri Şirket tarafından ödenmelidir. Ağırlama, harcırahlar ve hediyeler sözleşme görüşmesinde, teklif verirken veya alırken verilmemelidir. c. Doğru muhasebe ve iş kayıtları: Tedarikçiler Şirket le yaptıkları tüm işlerle ilgili kayıtları tutar ve Şirket talep ettiği takdirde bunları sağlar. d. Rekabet: Tedarikçiler, örneğin ücretlendirme konusunda yasadışı danışıklı dövüş, yasadışı pazar payı elde etme veya bu türden yürürlükteki mevzuata aykırı davranışlar gibi hiçbir biçimde genel veya özel rekabet kurallarının çiğnenmesine neden veya parçası olmazlar. İşe yerleştirme standartları a. Örgütlenme özgürlüğü ve toplu sözleşme: Tedarikçiler çalışanlara yasa tarafından sağlanan örgütlenme özgürlük hakkı ile yine yasaca sağlanan bir iş örgütü oluşturma, örgüte katılma veya katılmama, veya toplu sözleşmede yer alma hakkına saygı göstereceklerdir. b. Çeşitlilik ve eşitlik: Tedarikçi firmalar çalışanları arasında fırsat eşitliği sağlamalı ve ırk, renk, cinsiyet, din, ulusal kimlik, cinsel tercih, yaş veya engellilik ayrımı yapmaksızın davranmayı amaçlamalıdırlar. Tedarikçilerin eşit işe eşit ücret kavramını desteklemeleri beklenir. Tedarikçiler çalışanları açısından ayrımcılığa ve her türden fiziksel tehdidi ve psikolojik istismarı da içine alacak biçimde, yıldırmaya karşı çıkmalıdırlar. c. Düzgün çalışma saatleri ve ücretler: Tedarikçiler çalışma saatleri, fazla mesai, ve ayrıca ücret ve menfaatlerle ilgili tüm geçerli yasalara uyacaklardır. d. Çocuk işçi çalıştırma: Tedarikçiler doğrudan veya dolaylı olarak kendi tedarikçilerin de, müşterilerinde bile en azından kendi bilgileri dahilinde çocuk işçi çalıştıramazlar. Çocuk derken kim olursa olsun 15 yaşın altı kastedilmektedir. Tabii, ulusal yasa gereği daha ileri bir yaşa kadar zorunlu 3

4 eğitim sürmüyorsa veya en alt çalışma yaşı sınırı daha yüksek değilse. Bu durumda daha yüksek olan yaş geçerlidir. Çocuk işçi çalıştırmanın anlamı ILO nun (uluslararası Çalışma Örgütü) En Düşük Yaş Sözleşmesinin 1973 (C 138) altındaki yaşta bir çocuk veya genç tarafından iştir. e. Zorla ve zorunlu çalıştırma: Tedarikçiler doğrudan veya dolaylı olarak kendi tedarikçilerin de, müşterilerinde bile en azından kendi bilgileri dahilinde sözleşmeli, borçlandırılmış veya köle bile olsa zorla veya gönülsüz işçi çalıştıramazlar. Çevre, işçi sağlığı ve iş güvenliği Tedarikçiler tüm geçerli çevre yasa ve yönetmelikleri ile standartlarına uymalıdır. Tedarikçiler çevre yarışında önlem alıcı bir tutum takınarak daha fazla çevre sorumluluğu üstlenilmesi için girişimde bulunmalı; çevre dostu teknolojilerin gelişimini ve yaygınlaştırılmasını cesaretlendirilmelidir. Tedarikçiler yürütülen işlerin ve ürünlerin çevresel etkilerini azaltmak için çabalamalı ve çalışmalıdır. Tedarikçiler çalışanlarının, kişilerin, ziyaretçilerin, yüklenicilerin ve bunların çalışmalarından etkilenebilecek toplumdaki herkesin sağlığı, iş güvenliği ve refahı için gerekli öngörülerde bulunmalıdır. Güvenli ve sağlıklı bir iş ortamı sağlanmalı ve iş güvenliği uygulamaları özendirilmelidir. Tedarikçiler bir işçi sağlığı ve iş güvenliği yönetim sisteminin hayata geçirilmesi konusunda özendirilmelidir. Çevre, işçi sağlığı ve iş güvenliği riskleri değerlendirilmeli ve Kural da betimlenen ilkelere uygunluk için gereken denetimler ortaya konmalıdır. Özel bilgiler Tedarikçi firmaların Şirket le yaptıkları iş gereği yazılı veya sözlü her türlü bilgi gizli kalmalı ve asla kişisel çıkar amaçlı kullanılmamalı veya üçüncü kişiler tarafında açığa çıkarılmamalıdır. Eğer tedarikçi firmalar resmi bir yetkili, yasal düzenleme veya yönetmelik tarafından gizli bir bilgiyi açıklamak durumunda kalırlarsa koşulların elverdiğince çabuk Şirket i yazılı olarak bilgilendirecektir. Böylelikle Şirket koruyucu bir düzen alacak veya başka uygun bir çözüm yoluna gidecek, veya söz konusu talebinden vazgeçecektir. Eğer koruyucu bir düzen veya başka bir çözüm bulunamazsa veya Şirket konu olan talebinden vazgeçmiyorsa, tedarikçi firma yasal danışmanların önerdiği üzere yasal zorunluluğun gerektirdiği kadar gizli bilgiyi açığa çıkaracaktır; bu şekilde açık edilen bilgilere ait bir örnek Şirket e de gönderilmelidir. tedarikçi firma, bu türden açık etme ile bağlantılı olarak bilgi gizliliğinin korunması için elinden gelenin en iyisini yapmalıdır. 4

5 Bu durum hem ticari hem de teknik bilgiler için geçerlidir. Uygun düzenlenmiş olan açık etmeme veya gizlilik sözleşmeleri özel bilgileri korumada sistemli bir yoldur ve olmaya da devam edecektir. Karşılıklı güven ve saygı Şirket tedairkçilerimizin Kural a saygı duyup bunu özendirmelerini bekler. Tedairkçilerimizinn bağımsız işletmeler olmalarını takdirle karşılarız. Ancak, iş ortaklarımızın eylemleri Şirket e katkı yapacak, başkalarının getirdikleriyle itibarımız güçlendirecektir. Bu yüzden biz tüm tedairkçi firmalarımızın standartları karşılamasını, bu Kural da vurgulanan ilkeleri özendirmesini ve günlük işlerinin bir parçası olarak benimsemesini talep ediyoruz. Uygunsuz davranışın bildirilmesi Eğer iş ahlakına veya yasaya uymayan durumlar ortaya çıkar da bazı soru işaretlerine neden olursa, tedarikçiler bunları ortaya getirmekle sorumudur. Dikkati çekmek için, tedarikçiler aşağıdaki adrese bildirimde bulunabilirler: Indorama Ventures PCL. 75/102 Ocean Tower 2, 37 th Fl., Soi Sukhumvit 19, Asoke Road, Klongtoey Nua, Wattana, Bangkok 10110, Thailand Tel: Ext independentdirectors@indorama.net Bir tedarikçi firmanın uygunsuz bir davranışı Şirket e dürüstçe bildirmesi bu firmanın Şirket le olan ilişkisini bozamaz. 5

6 Şirket adı: Kayıtlı Adres: İlgili Kişi: Tarih: Onay Mektubu - Indorama Ventures Tedarikçi firmalarınca Davranış Kuralı na uygun davranılacağının kabulü Indorama Ventures Indorama Ventures tarafından kapsanan ve adına hareket eden tüm bağlı şirketler ve yan kuruluşlar (hep bir arada Şirket olarak adlandırılacaklardır), çevre, insan hakları, işgücü ve iş ahlağı açısından geçerli standartlara uyarak sürdürülebilir bir gelişime kararlıdır. Bu nedenle şirket, şirket tedarikçilerinin çalışmalarını bu yazıda değinilen Tedarikçi firma Davranış Kuralları na ( Kod ) uygun standartlarda yürütmesini amaçlar. İlgili standartlar için lütfen kuralımızı inceleyiniz. Sizden bu mektubu imzalamanızı ve böylelikle kuralımızda belirlenen standartlara firma olarak uyma yükümlülüğünü kabul etmenizi bekliyoruz. Ayrıca, kuralımızı kendi alt yüklenicileriniz arasında yaymanızı ve şirketimizle ilgili üretime katılan ve ürün sağlayan alt yüklenicilerden kuralımıza uyma yükümlülüğüne yönelik formları almanızı rica ediyoruz. Bu belgeler dosyalarda saklanacak ve şirket temsilcileri talep ettiğinde sunulacaktır. Tedarikçi firmalar, ayrıca, tedarik zincirinde bir değişiklik olduğunda Şirketimizi bilgilendirmeyi kabul etmeli ve söz konusu tedarik zincirinin kuralımızı karşıladığını veya daha da öteye götürmesini temin etmelidirler. Eğer bu Kural mektubunun kabulüyle ilgili sorularınız varsa lütfen Şirketimizde sizinle ilgilenmek üzere atanmış kişiyle temas kurmanızı rica ederiz. Saygılarımızla, Bizler, Kuralda betimlenen standartları anlamış ve kabul etmiş bulunmakta olup Kurala uygun davranacağımızı aşağıdaki imzamızla onaylarız. Yer: Tari: imza açık adı mevkisi

7 Alt Yüklenici Uygunluk Doğrulama Formu Doğrudan tedarikçi olan şirketin iş adı: Alt yüklenici şirketin iş adı: Kayıtlı adresi: İlgili kişi: Eposta: Telefon numarası: Faks numarası: Ürün adı Uygunsuzluk türü Uygunluk için atılan adımlar... adına Şirket tarafından Kural a ait öne sürülen koşulları incelenmiş ve kabul etmiş bulunuyoruz...., bilindiği kadarıyla kural dışı herhangi bir durum bilgisi dahilinde değildir...., içinde bulunulan koşulları değiştiren bir durum olduğunda ve firma Kural a uygunluk göstermezse bunu en kısa sürede Şirket e bildirmeyi kabul eder. Sahibi / Çalışan İmzası:... Sahibi / Çalışan Adı (lütfen çıktı alınız):... Tarih:...