Ü c r e t l e n d i r m e M o d ü l ü. Kullanıcı Kılavuzu. IPera İletişim Teknolojileri

Transkript

1 Ü c r e t l e n d i r m e M o d ü l ü Kullanıcı Kılavuzu

2 İçindekiler İÇİNDEKİLER... 2 ABAKUS 360 NEDİR?... 3 PROGRAMA GİRİŞ... 3 GÖRÜŞME RAPORLARI... 4 BİRİM RAPORLARI... 5 Kontrol Panel... 5 Raporun Bölümünün Kullanımı:... 6 TÜM GÖRÜŞMELERİN DÖKÜMÜ... 6 Kontrol Panel... 7 GELİŞMİŞ PARAMETRELER... 8 Organizasyon / Kişi Parametreleri... 9 Tarih / Süre Parametreleri Tür / Yön Parametreleri Numara / Açıklama Parametreleri Dahili / Port Parametreleri Operatör / Tarife Parametreleri RAPOR KISAYOLLARI YENİ BİR RAPOR KISAYOLU OLUŞTURMAK ÖNCEDEN KAYDEDİLMİŞ RAPORLARI KULLANMAK ÖNCEDEN KAYDEDİLMİŞ RAPORLARI DEĞİŞTİRMEK ÖNCEDEN KAYDEDİLMİŞ RAPORLARI SİLMEK NUMARA TANIMLAMA / YÖNETİCİ ONAYI ONAYLANMAMIŞ NUMARALAR SAYFASINA GİRİŞ ONAYLANMAMIŞ NUMARALAR SAYFASININ KULLANIMI Numaraların Onaylanması Tanımı Yapılmamış Görüşmelerin Kontrol Edilmesi / 17

3 Abakus 360 Nedir? Abakus 360, IPera nın geliştirdiği OfisTelefonu 07 uygulama ailesinin bir üyesidir. Abakus 360, şirketlere telefon görüşmeleri üzerinde 360 derecelik görüş açısı kazandırmak için tasarlanmıştır. Abakus 360, telefon görüşmeleri hakkında yüzlerce farklı rapor üretmektedir. Bu raporların doğru şekilde kullanılması ile, şirkette telefon kullanım disiplini kolayca sağlanabilmekte, görüşmelerin daha ekonomik şekilde yapılmasını sağlayacak alternatifler ortaya çıkartılabilmekte, telefon kullanımına yönelik somut, ölçülebilir hedefler verilebilmekte böylece şirkettin iş verimliliğini yükseltecek yöntemler geliştirilebilmekte ve müşteri memnuniyeti arttırılabilmektedir. Abakus 360 ücretlendirme Modülü, yapılan telefon görüşmelerinin listelenmesini, bu görüşmelerin şirketler, şubeler, departmanlar ve kişiler bazında gruplanabilmesini sağlar. Bununla birlikte, program ilk kurulduğundan itibaren 2 ay süresince, OfisTelefonu 07 uygulama ailesinin tüm bileşenleri kullanıma açık olacaktır. (Sadece demo süresince kullanılabilen bölümlerde, ilgili modülün demo kullanımında olduğu ve demo süresinin sonu belirtilmektedir) Bu sürenin sonunda sadece Abakus 360 içinde Giden Çağrı Dökümleri ve Gelen Çağrı Dökümleri menüleri altındaki raporlar alınabilecektir. Programa Giriş Programa her kullanıcı kendi kişisel bilgisayarındaki Internet Explorer aracılığı ile girebilir. Kullanıcıların bilgisayarına ayrıca bir program kurulması gerekmemektedir. Kullanıcıların programa girebilmeleri için OfisTelefonu uygulamalarının erişilebileceği ağ adresini veya adını bilmeleri ve Internet Explorer programı çalıştırdıktan sonra bu ağ adresi veya adını, adres bölümüne yazmaları gerekmektedir. Programın erişebileceği ağ adresini veya adını sistem yöneticisinden öğrenebilirsiniz. Program giriş sayfası ekrana geldiğinde, her kullanıcının kendi Kullanıcı Adı ve Şifre sini kullanarak sisteme giriş yapması gerekir. Kullanıcı Adı ve Şifre bilgileri, her kullanıcı için ayrı ayrı sistem yöneticisi 3 / 17

4 tarafından belirlenir. Eğer Kullanıcı Adı ve Şifre nizi bilmiyorsanız veya unutursanız, sistem yöneticiniz ile temasa geçebilirsiniz. Program giriş sayfasında Kullanıcı Adı ve Şifre yazıldıktan sonra Tamam düğmesine basıldığında programa giriş tamamlanmış olur. Tamam düğmesine basmadan önce eğer Şifremi Hatırla kutucuğu tıklanırsa, programa tekrar girileceği sırada kullanıcıdan şifre sorulmayacaktır. Kullanıcıların kendi kişisel bilgisayarlarını kullanırken be seçeneği tercih etmeleri, programa girilmesini kolaylaştırır. Ancak ortak kullanılan bilgisayarlarda bu seçeneğin kullanılması önerilmez. Görüşme Raporları Yapılan telefon görüşmeleri hakkında raporlar almak için, sisteme giriş yaptıktan sonra, Abakus 360 programına girmeniz gerekir. (demo süresi içindeyken sisteme girdiğinizde sizi T-Panel ekranı karşılayacaktır.) Bunun için ekranın sol üst bölümündeki Abakus 360 başlığını tıklamanız yeterli olacaktır. Abakus 360 başlığına tıklayarak programa girdiğinizde, ilk olarak Gelen Çağrı Analizi modülüne girersiniz. Demo süresi boyunca, sisteme bağlı telefon santrallerinden yapılan telefon görüşmelerinin analizi bu sayfada karşınıza gelecektir. Demo süresi sona erdikten sonra ise, bu modülün lisansı olmadığı uyarısı ekranda yer alacaktır. Abakus 360 programına girdiğinizde araç çubuğunun hemen üstünde yer alan menünün değiştiğini fark edeceksiniz. Menüde sırasıyla Giden Çağrı Analizi, Giden Çağrı Dökümleri, Gelen Çağrı Analizi, Gelen Çağrı Dökümleri, Araçlar ve Ek Modüller maddeleri yer almaktadır. Bu menüde yer alan, Giden Çağrı Analizi, Gelen Çağrı Analizi ve Ek Modüller altında yer alan maddeler, ayrıca lisans alınması gereken modüllere girişi sağlar. Giden Çağrı Dökümleri, Gelen Çağrı Dökümleri ve Araçlar menüleri ise, Ücretlendirme modülünün farklı işlevlerini kullanmanızı sağlar. Giden Çağrı Dökümleri ve Gelen Çağrı Dökümleri menüleri altında, yetkinizin izin verdiği derinlikte görüşme detayları listelenmektedir. Örneğin Sistem Yöneticisi profilindeki bir kullanıcı, bu menülerin altında, Tüm Şirketlerin Dökümü, Tüm Şubelerin Dökümü, Tüm Departmanların Dökümü, Tüm Çalışanların Dökümü ve Tüm Giden/Gelen Çağrıların Dökümü maddelerini görecektir. Şirket Yöneticisi profilindeki bir kullanıcı ise, Tüm Şubelerin Dökümü, Tüm Departmanların Dökümü, Tüm Çalışanların Dökümü ve Tüm Giden/Gelen Çağrıların Dökümü maddelerini görecektir ve bu maddeler sadece kendi şirketinden yapılan görüşmeleri içerecektir. Benzer şekilde Şube Yöneticisi profilindeki bir kullanıcı, Tüm Departmanların Dökümü, Tüm Çalışanların Dökümü ve Tüm Giden/Gelen Çağrıların Dökümü maddelerini görecektir ve bu maddeler sadece kendi şubesindeki görüşmeleri içerecektir. Departman Yöneticisi profilindeki bir kullanıcı Tüm Çalışanların Dökümü ve Tüm Giden/Gelen Çağrıların Dökümü maddelerini görürken, Kullanıcı profilindeki bir kullanıcının menüsünde ise Tüm Giden / Gelen Çağrıların Dökümü maddesi yer alacaktır ve sadece o kişinin yapmış olduğu görüşmelerin listesi gelecektir. 4 / 17

5 Birim Raporları Tüm Gelen/Giden Çağrıların Dökümü dışındaki tüm döküm sayfalarının genel yapısı aşağıdaki resimde görüldüğü gibidir. Bu ekranda, sistemde tanımlı birimlerin (menüde seçilmiş olan maddeye göre şirketler, şubeler, departmanlar veya çalışanlar olabilir) listesi ve bu birimlerin toplam kaç adet görüşme yaptığı, bu görüşmelerin toplam ne kadar sürdüğü ve görüşmelerin toplam maliyeti (sadece giden çağrı dökümlerinde) gösterilmektedir. Sayfanın en altında, Genel Toplam ifadesinin sağında, raporu oluşturan birimlerim toplam görüşme sayısı, süresi ve maliyeti belirtilmektedir. Eğer raporlanan birimler bir sayfaya sığmayacak kadar çok ise, Ekranın sol bölümünde, Kontrol Panel bölümünün üzerinde Diğer Sayfalar bölümü görünecektir ve sayfanın en altında yer alan Genel Toplam satırının hemen üzerinde Toplam satırı ile, o sayfadaki birimlerin toplam görüşme sayıları süreleri ve maliyetleri gösterilecektir. Kontrol Panel Ekranın sol bölümünde yer alan Kontrol Panel bölümünde, raporu alınan sayfa ile ilgili ek fonksiyonlar gösterilmektedir. Bu fonksiyonlar şunlardır: Sık Kullanılan Raporlara Ekle: Alınan rapora, bir isim verilerek Rapor Kısayolları na eklenmesini sağlar. Rapor Kısayolları nın kullanımı için ilgili maddeye bakınız. Otomatik Raporlara Ekle: Ekranda görüntülenen rapor erişim sağlayan bir kısayolun Otomatik rapor haline getirilecek, belli periyotlarda seçimi yapılan kişilere e-posta ile gönderilmesi için gerekli tanımın yapılacağı sayfaya yönlendirme yapar. Otomatik Raporlama, ayrıca lisans almayı gerektiren bir modüldür. Raporu Yazıcıya Gönder: Ekranda görünen raporun yazıcıdan çıktısının alınmasını sağlar. Excel çıktısını al: Alınan raporun, tüm sayfalarıyla, bir Excel dosyası haline getirilmesini sağlar. (çok büyük raporlarda, oluşturulacak dosya boyutu da büyük olacağı için indirme süresi uzun olabilir.) Genel Kullanım Analizi: Alınan raporu oluşturan görüşmelerin, sistem kaynakları üzerinde oluşturduğu yükü incelemek amacıyla Sistem Kaynakları Modülü ne geçiş yapmayı sağlar. Sistem Kaynakları Modülü, ayrıca lisans almayı gerektirmektedir. 5 / 17

6 Arama Yönü: Bu bölüm, hangi yöndeki görüşmelerin raporunu almakta olduğunuzu göstermektedir. Eğer Giden Çağrı Dökümleri menüsünün altındaki bir maddeyi tıklayarak rapor aldıysanız, Giden kelimesi; Gelen Çağrı Dökümleri menüsünün altındaki bir maddeyi tıklayarak rapor aldıysanız, Gelen kelimesi koyu harflerle gösterilecektir. Herhangi bir anda, Gelen veya Giden kelimelerinden birine tıklayarak, rapor yönünü değiştirebilirsiniz. O anda raporu oluşturduğunuz parametrelerle, hem gelen hem giden yöndeki görüşmeleri görmek için Hepsi kelimesinin üzerine tıklayabilirsiniz. Rapor Tarihi: Tüm rapor sayfaları, menüden ilk seçim yaptığınızda, içinde bulunduğunuz aya ait görüşmelerin raporunu verecektir. Bu nedenle rapor sayfası ilk açıldığında Rapor Tarihi bölümünde Bu ay ifadesinin yer aldığını görürsünüz. Farklı bir döneme ait rapor almak için bu alandaki seçimi dilediğiniz anda değiştirebilirsiniz. Sistem Bugün, Dün, Bu Hafta, Geçen Hafta, Bu Ay, Geçen Ay, Bu Yıl ve Tüm Kayıtlar seçeneklerini sunmaktadır. Bu dönemlere ait rapor alacağınız zaman tek tek takvimden tarih aralığı seçmek zorunda değilsiniz. Bununla birlikte eğer belli bir tarih aralığına ait rapor almak istiyorsanız, bunu Gelişmiş Parametreler aracılığı ile yapabilirsiniz. Gelişmiş Parametrelerin kullanımı için ilgili bölüme bakınız. Raporun Bölümünün Kullanımı: Rapor ilk oluşturulduğunda herhangi sıralama kriterine göre oluşturulmamaktadır. Ancak rapor ekrana geldikten sonra, herhangi bir başlığa tıklayarak, ( Birim (Şirket/Şube/Departman/Ad Soyad) Sayı, Süre, Maliyet) sıralama yapılabilir. Söz gelimi, Sayı Başlığı tıklandığına, en çok görüşme yapan birim en üste gelecek şekilde rapor yeniden görüntülenir. Rapor oluşturulduktan sonra, herhangi bir satırdaki bir birimin adının üzerine tıklandığında, o birimin alt birimlerinin raporu oluşturulacaktır. Yani şirketlerin görüşmelerine ilişkin bir rapor alındığında, bir şirketin adının üzerine tıklarsanız, o şirketin şubelerinin raporunu alırsınız. Bir şubenin üzerine tıklarsanız, o şubeden yapılan görüşmelerin departmanlara göre dağılımını alırsınız. Eğer bir departman üzerine tıklarsanız, o departmandaki kişilerin görüşme raporunu alırsınız. Bir kişinin üzerine tıkladığınızda ise, o kişinin görüşmelerine ait detaylı bilgilerin yer aldığı rapora ulaşmış olursunuz. Bir raporu oluşturan tüm birimlerin, alt birimlerine ait raporu elde etmek için ise Genel Toplam ifadesinin üstüne tıklamanız yeterli olacaktır. Örneğin tüm şirketlerin görüşme raporunu aldığınızda, bir şirketin yerine Genel Toplam ifadesinin üzerine tıkladığınızda, sistemdeki tüm şubelerin raporuna ulaşırsınız. Birden fazla birimine ait raporu alabilmek için Gelişmiş Parametreler bölümüne bakınız. Raporda her satırın en sağındaki küçük pasta grafik ikonuna tıkladığınızda, o birime ait Görüşme Analizi sayfasına yönlendirilirsiniz. Giden Çağrı Analizi ve Gelen Çağrı Analizi modülleri ayrıca lisans almayı gerektirmektedir. Tüm Görüşmelerin Dökümü Tüm Gelen/Giden Çağrıların Dökümü maddesini tıkladığınızda veya Çalışanların Dökümü sayfasındayken bir çalışanın adının üzerini yada Genel Toplam ifadesini tıkladığınızda, Tüm Görüşmelerin Dökümü raporuna ulaşırsınız. Tüm Görüşmelerin Dökümü sayfasının genel yapısı aşağıdaki resimde görüldüğü gibidir. Bu raporda, her bir görüşme için ayrı bir satırda, görüşmeyi yapan kişinin Adı Soyadı, görüşmenin yapıldığı tarih ve saat, görüşme yapılan numara rehberde kayıtlı ise açıklaması, görüşme yapılan numara, aranan numaranın hangi rehberde yer aldığına bağlı olarak görüşme türü, görüşme süresi ve maliyeti bilgileri yer alır. (Gelen Çağrı Dökümlerinde Maliyet başlığı yer almamaktadır. Eğer Rapor Yönü Hepsi olarak değiştirilirse, maliyet kalemi sadece giden çağrılar için geçerli olacaktır; Gelen çağrıların maliyeti sıfır olarak görülecektir.) Rapor Görüşme Tarihi başlığına göre sıralı olarak gelir ama herhangi bir başlığı tıklayarak sıralama kriterini değiştirmek mümkündür. Telefon rehberine bir çalışan tarafından özel olduğu belirtilmiş bir numara ile o çalışanın yapmış olduğu görüşmelerde, Açıklama ve Numara alanları boş gelecektir. Özel görüşmelerin açıklama ve numara bilgileri, ancak rapor görüşmeyi yapan kişi tarafından alındığında görünür. 6 / 17

7 Her satırın en solunda, o çağrının gelen çağrı mı yoksa giden çağrı mı olduğunu belirten bir ikon yer almaktadır. Bu ikonda ahizenin solundaki ok aşağı yönlü ise, bu o çağrının gelen çağrı olduğunu; yukarı yönlü ise giden çağrı olduğunu göstermektedir. Görüşme yönü ikonu ile Ad Soyad bölümü arasında, Görüşme Notu ikonun yer alacağı bir bölüm vardır. Eğer bir görüşme hakkında T_CRM in Görüşme Notu özelliği kullanılarak görüşme notu alınmış ise veya T-Panel in Hızlı-SMS özelliği kullanılarak gönderilmiş bir SMS in kaydı görülüyorsa bu bölümde bir görüşme notu bulunduğunu gösteren bir ikon görünecektir. Bunun yanı sıra, raporu alan kişinin kendi görüşmelerini gösteren satırlarda, eğer daha önce alınmış bir görüşme notu bulunmuyor ise, Görüşme Notu Ekle ikonu görünecektir. Görüşme Notu fonksiyonu, 2 aylık demo süresi sonunda T-CRM lisansı gerektirmektedir. Bazı durumlarda, bilgiler sütunlar içine sığmayacak kadar geniş olabilmektedir. Bu durumda, sütun başlıklarının arasında imleş iki yöne ok haline geldiğinde tıklayarak sağa veya sola doğru genişletme veya daraltma yapılabilir. Kontrol Panel Tüm Görüşmelerin Dökümü sayfalarının Kontrol Panel bölümünde, diğer döküm sayfalarında bulunmayan bir madde daha yer almaktadır: Detayları Göster. Bu madde tıklandığında, Tüm Görüşmelerin Detaylı Dökümü sayfası açılır. Bu sayfada, diğerine ek olarak her bir görüşme için, o görüşmenin yapıldığı dahili telefon, o dahili numaranın görüşmenin yapıldığı sırada bağlı olduğu departman, Arama Yönü (şehiriçi, şehirlerarası, milletlerarası, GSM vb.), görüşmenin yapıldığı tarife (sadece giden çağrılar için), görüşmenin gerçekleştiği santral portu, bu portun program içinde bağlı olduğu port grubu ve bu portun sahibi olarak görünen şirketin adı bilgileri de görüntülenecektir. 7 / 17

8 Gelişmiş Parametreler Herhangi bir rapor veya analiz ekranında, tüm görüşmeler yerine, belirlenen kriterlere göre daha dar kapsamlı raporlar alabilirsiniz. Gelişmiş Parametreler bölümü, tüm IPera OfisTelefonu 07 uygulama ve modülleri içinde, 20 farklı kritere göre özel raporlar oluşturabilmenizi sağlar. Herhangi bir rapor veya analiz sayfası içindeyken, program başlığının hemen altında yer alan Gelişmiş Parametreler ifadesini tıkladığınızda, gelişmiş parametreler penceresinin açıldığını göreceksiniz. Bu bölümde rapor almak istediğiniz kriterleri belirledikten sonra Göster düğmesine basarak raporu oluşturabilirsiniz. Ancak yeni rapor ekranı geldiğinde, gelişmiş parametreler bölümü yine görünecektir. Gelişmiş parametreler bölümünü gizlemek için Gelişmiş Parametreler ifadesinin üzerini tekrar tıklamanız yeterlidir. Gelişmiş Parametreler bölümü, Organizasyon / Kişiler, Tarih / Süre, Numara / Açıklama, Dahili / Port ve Operatör / Tarife başlıkları altında düzenlenmiştir. Bu bölümle ilgili bilinmesi gerekli olan en önemli husus, herhangi bir başlık altında hiçbir madde seçili olmadığında, raporların tüm bileşenler parametresi ile oluşturulduğudur. Herhangi bir parametre bölümünde, klavye nin CTRL tuşuna basılı iken birden fazla öğe üzerine tıklayarak, çok sayıda madde seçimi yapılabilir. Seçili bir maddeyi seçimden çıkarmak için tekrar üzerine basılması yeterlidir. 8 / 17

9 Gelişmiş parametreler bölümünde yer alan parametreler ve işlevleri şu şekildedir: Organizasyon / Kişi Parametreleri Gelişmiş Parametreler seçeneği ile, organizasyonun bir bölümüne ilişkin rapor almak için öncelikle "Tüm Kayıtlar" kutusundaki seçimi kaldırmalısınız. Bunu yaptığınızda, aşağıdaki gibi bir ekranla karşılaşırsınız. Yukarıdaki örnekte, Sistemdeki tüm şirketlerin, tüm şubelerinin tüm departmanlarında görev yapan tüm personelin raporunu alabilirsiniz. Eğer tüm şirketlerin raporunu değil de; bazı şirketlerin raporunu almak istiyorsanız; CTRL'e basılı iken, listedeki şirketlerden rapor almak istedikleriniz üzerine tıklamanız yeterli olacaktır. Listedeki şirketlerden bir veya birkaçını seçtiğinizde, seçtiğiniz şirketlerin şube ve departmanların isimleri, ilgili listede görünecektir. Eğer bazı şubelerin veya bazı departmanların raporlarını almak istiyorsanız, CTRL'e basarak rapor almak istediğiniz şirket veya şubelerin isimleri üzerine tıklamanız yeterlidir. Eğer hiç seçim yapılmazsa, seçilen şirketlerin tüm şubeleri ve departmanları için rapor hazırlanacaktır. "Kişiler" bölümün boş olduğu sürece, "seçili şirket, şube ve departmanlardaki tüm personel ve mekanlar" anlamı taşımaktadır. Eğer belli kişileri için rapor hazırlanmak isteniyorsa, "İsim" bölümündeki kutuya bir isim yazılarak "Ekle" tuşuna basarak, rapor alınacak kişiler listesine eklenir. Eğer "İsim" bölümü boş iken "Ekle" tuşuna basılırsa, seçili şirket, şube ve departmanlardaki tüm kişilerin isimleri listelenecektir. Kişiler bölümünde oluşan listede CTRL ile isimlerin üzerine tıklayarak, rapor listesinden çıkartabilir, tekrar ekleyebilirsiniz. Tüm seçimler tamamlanıp "Göster" tuşuna basıldığında, seçilmiş olan şirketler, şubeler departmanlar ve kişiler için rapor oluşturulacaktır. 9 / 17

10 Tarih / Süre Parametreleri Tarih / Süre başlığı altında, görüşmelerin zamanına ilişkin parametreler bulunmaktadır. Bu parametreler Tarih, Saat Dilimleri, Görüşme Süresi ve Cevaplama Süresi dir. Tarih bölümünde, Gelişmiş Parametreler bölümünü açmadan önce rapor sayfasının Kontrol Panel bölümünde seçmiş olduğunuz tarih değeri görünecektir. Bu alanda, Bugün, Dün, Bu Hafta, Geçen Hafta, Bu Ay, Geçen Ay, Bu Yıl ve Tüm Kayıtlar seçeneklerinin yanı sıra Tarih Aralığı seçeneği de sunulmaktadır. Eğer rapor oluşturulacak dönemin tarihlerini özel olarak belirtmek istiyorsanız, Tarih bölümünde Tarih Aralığı seçeneğini seçtikten sonra, rapor oluşturulacak dönemin başlangıç ve bitiş tarihlerini gün ay yıl olarak yazmanız gerekir. Tarihleri elle yazmak yerine takvimden seçmek isterseniz, ilgili satırların en sağındaki tuşa basarak bir takvim açabilirsiniz. Tarih Aralığı seçeneğinde, birden fazla tarih aralığını bir arada seçebilirsiniz. Bunun için Başlangıç ve Bitiş tarihlerini yazdıktan sonra Ekle tuşuna basıp, daha sonra yeni tarih aralığı yazabilirsiniz. Saat Dilimi bölümünde ise, hangi saat aralıklarındaki görüşmelerin raporlanmasını istediğinizi seçebilirsiniz. Bu bölümde daha önceden sisteme yüklenmiş bazı dilimleri seçebilirsiniz. Bu dilimler Mesai Saatleri (Pazartesinden Cuma ya 08:00 12: :00 18:00 aralığı), Mesai Dışı Saatler (mesai saatleri dışında kalan tüm zamanlar) ve Hafta Sonu dur (Cumartesi ve Pazar günlerinin tamamı) Sistemde yüklü gelen bu değerler, veritabanından değiştirilebilir veya şirketinize özel saat dilimleri eklenebilir. Bu saat dilimlerinin dışında belli bir zamana ait rapor oluşturmak isterseniz, Özel Zaman Dilimi seçeneğini seçebilirsiniz. Bu seçeneği seçtiğinizde ekrana gelecek Saat Aralığı bölümünde, hangi saatler arasında yapılan görüşmelerin raporlanmasını istediğinizi yazabilirsiniz. Görüşme Süresi bölümünde ise saniye cinsinden hangi süre aralığındaki görüşmelerin raporlanmasını istediğinizi belirtebilirsiniz. Burada ilk kutucuk, görüşme süresinin alt sınırını, ikinci kutucuk ise üst sınırını göstermektedir. Tüm sürelerdeki görüşmeleri görmek için ilk kutucuğa 0 yazıp diğer kutucuğu boş bırakmanız gerekir. Örneğin 3 dakikadan uzun 10 dakikadan kısa süren görüşmelerin raporunu almak isterseniz, değerlerini yazmalısınız. Yanıtlama Süresi ise, görüşme başlayana kadar geçen bekleme süresine göre rapor alınabilmesini sağlar. Bu, özellikle gelen çağrı raporlarında çok değerli bilgilerin elde edilmesine yardımcı olmaktadır. Ancak birçok telefon santrali,görüşme bilgilerini aktarırken bekleme süresi değerini çözümlemeye yetecek veri üretmediği için bu parametre az sayıdaki santral ile uyumludur. Tür / Yön Parametreleri Tür / Yön başlığı altında, görüşme yapılan numaranın hangi rehberde bulunduğu, arama yönü, ülke, il veya GSM operatörüne göre raporlama yapılabilmesini sağlayan Görüşme Türü, Arama Yönü Ülke ve Alan başlıkları yer almaktadır. Buradaki Görüşme Türü başlığı, aranan numaranın hangi rehberde yer aldığına raporlama yapılabilmesini sağlar. Bu alandaki hiçbir değer seçilmediği durumda, tüm görüşme türlerindeki görüşmeler raporlanmaktadır. CTRL tuşuna basarak birden fazla görüşme türü seçilerek rapor alınabilir. Burada dikkat edilmesi gereken bir husus, bir şirketin çalışanı, başka bir şirkete ait bir şube 10 / 17

11 numarasını aradığında, sistemde bu görüşmenin Grup Şirket olarak etiketlendiğidir. Benzer şekilde, bir çalışan, bir başka şirketin çalışanlarından birine ait GSM, ev veya benzer bir personel telefonunu aradığında bu görüşme sistemde Grup Personel olarak etiketlenmektedir. Bilinmiyor maddesi, çalışanlar tarafından aranan numaranın kime ait olduğunun bilinmediğinin bildirildiği görüşmelerin raporlar. Aranan numaranın, daha önce hiçbir şekilde sisteme tanımlanmadığı görüşmeleri raporlamak istediğinizde ise Tanımsız seçeneğini seçebilirsiniz. Arama Yönü bölümü ise, görüşme yapılan numaranın Şehiriçi, Şehirlerarası, GSM, Milletlerarası veya Özel Hizmet Numarası olmasına göre raporlama yapılabilmesini sağlar. Sistemin aranan numaradan yönü çözemediği istisnai durumlar ise Tanımsız yön olarak adlandırılmaktadır. Arama Yönü alanında bir seçim yapılmadığı durumda, oluşturulan rapor tüm arama yönlerini içerir. Ülke bölümünde ise, görüşme yapılan numaranın ülke koduna göre, hangi ülkelerle yapılan görüşmelerin raporlanmak istediği seçilebilir. Ancak burada yapılan seçimin, Arama Yönü alanı ile uyumlu olması gerekir. Sözgelimi Arama Yönü alanında Şehiriçi maddesini seçtikten sonra Ülke bölümünde Türkiye dışında bir ülke seçilirse, rapor boş olarak gelecektir. Alan bölümünde ise, Türkiye de iller veya GSM operatörleri ile yapılan görüşmelerin raporlaması yapılabilmektedir. Bu alan normalde boş olarak gelmektedir ve Ülke bölümünde Türkiye seçildiğinde, içinde değerler görünür. Burada CTRL ye basarak çok sayı dahili veya GSM operatörünü seçmek mümkündür. Ancak burada yapılan seçimin, Arama Yönü alanı ile uyumlu olması gerekir. Sözgelimi Arama Yönü alanında Şehiriçi maddesini seçtikten sonra Alan olarak bir GSM operatörü seçilirse, rapor boş olarak gelecektir. Numara / Açıklama Parametreleri Numara / Açıklama başlığı altında, görüşme yapılan telefon numarası veya bu numaranın rehberde kaydedilen açıklaması ile raporlar oluşturabilirsiniz. Numara alanı altında, telefon numarasına ait ülke kodu, alan kodu veya numara bilgileri girebilirsiniz. Bu bölümde, * karakteri kullanarak geniş seçimler yapmanız da mümkün. Örneğin, alan konu 11 / 17

12 bölümüne 5* yazdığınızda, alan kodu 5 ile başlayan tüm numaralar ile yapılan görüşmeler raporlanacaktır. Boş bıraktığınız kutucuklar, tüm değerleri kapsaması için otomatik olarak * karakteri ile doldurulacaktır. Ekle tuşunu kullanarak birden çok telefon numarası ile yapılan görüşmeyi bir seferde raporlayabilirsiniz. Açıklama alanı altında ise, görüşme yapılan numaranın rehberdeki karşılığına göre raporlama alabilirsiniz. Bu alandaki kutucukta da * karakteri ile geniş seçimler yapabilirsiniz. Sözgelimi Açıklama kutucuğuna IPera yazdığınızda, açıklaması tam olarak IPera olan telefon numaraları ile yapılan görüşmelerin raporu gelecektir. Bu alana IPera* yazıldığında ise, açıklama bölümünde IPera ile başlayan tüm numaraların raporu gelecektir. *IPera* ise, açıklama alanında IPera kelimesi bulunan tüm numaralarla yapılan görüşmelerin raporlanmasını sağlar. Ekle tuşunu kullanarak birden çok açıklamanın numaraları ile yapılan görüşmeyi bir seferde raporlayabilirsiniz. Açıklama bölümün 2 aylık demo süresinin sonunda T-CRM lisansı gerektirmektedir. Dahili / Port Parametreleri Dahili / Port başlığı altında, görüşmenin gerçekleştiği fiziksel kanala göre raporlama yapabilirsiniz. Bu başlık altında Kaynak, Dahili, Port Grubu, Port ve Port Alan Kodu parametreleri yer almaktadır. Kaynak alanı, sisteme veri gönderen kaynakları ifade etmektedir. Bu kaynaklar, T-Panel aracılığı ile gönderilen SMS ler, GSM Raporlama Modülü aracılığı ile import edilen CD FaturaCELL verisi veya sisteme bağlı santraller olabilir. Kaynak bölümünde, her santral, kurulum sırasında verilen isim ile raporlanmaktadır. Bu alanda CTRL tuşuna basarak istenen sistemler seçilerek rapor alınabilir. Herhangi bir seçim yapılmadığında, tüm sistemlerden gelen verilerin hepsi raporlanacaktır. Dahili alanında, raporlanması istenen dahili numaralar belirtilmektedir. Bu alanda * karakteri ile geniş seçimler yapılabilir. Örneğin 2*, numarası 2 ile başlayan tüm dahili telefonlardan yapılan görüşmelerin raporlamasını sağlayacaktır. Ekle tuşu kullanılarak, çok sayıda dahili numaranın raporu birlikte alınabilir. Ancak dahili numara seçimi ile kaynak seçimi uyumlu olmalıdır. Söz gelimi, Kaynak alanında seçilmiş olan bir santralde bulunmayan bir dahili numaranın raporu istendiğinde; rapor boş olarak gelecektir. Port Grubu ve Port alanları, görüşmenin yapıldığı dış hatlara göre raporlama yapılmasını sağlar. Port Grubu alanında bir port grubu seçildiğinde, Port alanı içinde o port grubuna ait portların listesi otomatik olarak görüntülenir. CTRL tuşuna basılarak birden çok sayıda port grubu ve port seçimi yapılabilir. Port Grubu veya Port alanında bir seçim yapılmadığında, rapor tüm değerler ile oluşturulacaktır. Port Alan Kodu alanı ise, görüşmenin yapıldığı portun alan koduna göre raporlama yapılabilmesini sağlar. Bu alana söz gelimi, yazıldığında, İstanbul Anadolu yakasında Türk Telekom a bağlı olan telefon hatları üzerinden yapılan görüşmelerin raporu üretilecektir. Burada Ekle tuşuna basarak çok sayıda port alan kodu bir arada girilebilir. 12 / 17

13 Operatör / Tarife Parametreleri Operatör / Tarife başlığı altında, görüşmenin gerçekleştiği tarifelere göre raporlama yapabilirsiniz. Burada, sistemde tanımlı olan tüm tarifelerin listesi yer almaktadır. Görüşmenin ücretlendirmesinin yapıldığı tarifeye göre rapor alınması istendiğinde, bu alan kullanılabilir. Ancak Tarife Parametresinin sadece giden çağrılar için geçerli olduğu unutulmamalıdır. Rapor Kısayolları 20 farklı parametre kullanarak hazırlanan raporları, daha sonra tekrar hızlı şekilde kullanabilmeniz için Abakus 360 içindeki Rapor Kısayolları özelliğini kullanabilirsiniz. Rapor Kısayolları özelliği, Abakus 360 ı kendi kullanım alışkanlıklarınıza göre kişiselleştirebilmenizi, rutin kontrollerinizi çok seri biçimde yapabilmenizi sağlar. Rapor Kısayolları, sistemde her kullanıcı için ayrı ayrı saklanmaktadır. Bir kullanıcıya ait tanımlar silindiğinde, o kullanıcının hazırlamış olduğu rapor kısayolları da silinecektir. Yeni Bir Rapor Kısayolu Oluşturmak Rapor kısayolları listenize yeni bir rapor eklemek için, öncelikle herhangi bir görüşme yönündeki (Gelen, Giden veya Hepsi) raporu Gelişmiş Parametreler bölümünü kullanarak hazırlayın. Rapor ekrana geldiğinde, rapor ekranının Kontrol Panel bölümünde yer alan Sık Kullanılanlara Ekle maddesini tıklayın. Karşınıza aşağıdaki gibi bir ekran gelecektir. 13 / 17

14 Bu ekranda, Rapor için bir açıklama yazabilirsiniz. Buraya yazacağınız açıklama, daha sonra Rapor Kısayolları listesinde görünecek olan açıklamadır. Kaydet tuşuna basmadan önce, raporu oluşturan parametreleri kontrol edebilir, gerekli gördüğünüz değişiklikleri yapabilirsiniz. Önceden Kaydedilmiş Raporları Kullanmak Önceden rapor kısayolularına eklediğiniz bir raporu alabilmek için, önce Sık Kullanılan Raporlar sayfasını açmanız gerekir. Bunun için programın araç çubuğunda yer alan Rapor Kısayolları ikonunu tıklamanız yeterlidir. Rapor Kısayolları ikonuna tıkladığınız zaman, aşağıdakine benzer şekilde yeni bir pencere ekrana gelecektir. Bu ekranda, almak istediğiniz bir raporun üzerine tıklamanız yeterlidir. Önceden Kaydedilmiş Raporları Değiştirmek Önceden kaydedilmiş bir rapor kısayolunun içeriğinde bir değişiklik yapmak için ilgili raporun bulunduğu satırın en solunda yer alan güncelleme ikonunu ( ) tıklayarak, genceleme ekranını açmanız gerekir. Güncelleme ekranı, rapor kısayolu oluşturma ekranı ile aynı içeriktedir. Burada raporun adını ve raporu oluşturan parametreleri değiştirebilirsiniz. Önceden Kaydedilmiş Raporları Silmek Önceden kaydedilmiş bir rapor kısayolunu silmek için ilgili raporun bulunduğu satırda soldan ikinci sırada yer alan çöp kutusu ikonuna tıklamanız yeterlidir. 14 / 17

15 Numara Tanımlama / Yönetici Onayı Abakus 360 sisteminin en önemli üstünlüklerinden biri de Akıllı Rehber adı verilen numara tanımlama mekanizmasıdır. Bu mekanizma içinde, çalışanların görüşme yaptıkları ancak daha önceden telefon rehberlerinde yer almayan telefon numaralarını sisteme tanımlamaları beklenir. (Devam etmeden önce, Akıllı Rehber hakkında ayrıntılı bilgi için Akıllı Rehber Kullanıcı Kılavuzu nu inceleyiniz.) Sistemde bazı çalışanların telefon rehberlerine doğrudan numara eklemesi istenmeyebilir. Bu çalışanların yapmış olduğu tanımlar, yöneticilerinin onayından geçtikten sonra telefon rehberlerine eklenecektir. Bu nedenle yönetici pozisyonundaki kullanıcılar, Akıllı Rehber mekanizması içinde önemli bir role sahiptirler. Eğer siz de yönetici pozisyonunda iseniz; başka bir ifade ile sistemde, size bağlı personel varsa, belli aralıklarla Numara Onaylama sayfasını ziyaret edip, onayınızı bekleyen numara tanımlamalarını kontrol etmeniz gerekir. Onaylanmamış Numaralar Sayfasına Giriş Numara Onaylama sayfasına birkaç değişik şekilde girebilirsiniz. Bunlardan ilki, Abakus 360 programının Araçlar menüsü altında yer alan Onaylanmamış Numaralar maddesini tıklamaktır. Onaylanmamış numaralar sayfasına gitmenin ikinci yöntemi, araç çubuğunda Rehberler ikonunu tıkladıktan sonra gelen rehber sayfasının Kontrol Paneli bölümündeki Onaylanmamış Numaralar maddesini tıklamaktır. Son olarak, iki aylık demo süresi boyunca çalışır durumda olacak T-Panel programının Mesaj Paneli bölümündeki Onaylanmamış Numara Sayısı: ifadesinin üzerine tıklayarak da Onaylanmamış Numaralar sayfasına ulaşabilirsiniz. T-Panel deki mesaj, sizin onayınızı bekleyen kaç numara tanımı olduğunu size hatırlatmaktadır. (T-Panel, lisans alınması gereken ayrı bir uygulamadır) 15 / 17

16 Onaylanmamış Numaralar Sayfasının Kullanımı Onaylanmamış Numaralar sayfasının yapısı aşağıdaki gibidir. Bu sayfanın üst bölümünde, size bağlı personel tarafından yapılmış ve onayınızı bekleyen tanımlamaları yer almaktadır. Alt bölümde ise, size bağlı olan personelin görüşme yaptığı ancak henüz sisteme tanımlanmamış olan numara sayıları belirtilmektedir. Bu bölümde sol tarafta, sistemde kullanıcı tanımı olmayan personel ve dahili telefonlar (Toplantı Odası, Yemekhane, Güvenlik vb.) listelenmektedir. Bu bölümdeki personel ve mekanlardan yapılan görüşmeleri sizin dışınızda kimse tanımlayamaz. Sağ tarafta ise, sisteme bağlanabilen kullanıcıların listesi yer almaktadır. Bu listede yer alan kişilerin, görüşme yaptıkları numaraları kendilerinin tanımlamasını bekleyebilir hatta isteyebilirsiniz. Numaraların Onaylanması Üst Bölümde onayınızı bekleyen numaralar listelenirken, Numarayı tanımlayan çalışanın adı, görüşme yaptığı numara, o numara ile o çalışanın ve şirketin toplam olarak kaçar adet gelen ve giden yönde görüşme yaptığı, ilgili personel tarafından o numara için yapılan açıklama ve hangi rehbere eklenmek istediği ve tanımlamanın ne zaman yapıldığı bilgileri gelmektedir. O numara ile tanımı yapan çalışanın ve şirketin geri kalan bölümünün kaçar adet görüşme yaptığı bilgisi, yapılan tanımlamanın doğruluğunu anlamanıza yardımcı olmaktadır. Bununla birlikte numaranın hemen sağında yer alan soru işareti ikonunu tıklayarak o numaranın Türk Telekom telefon rehberinde kimin adına kayıtlı olduğunu sorgulayabilirsiniz. 16 / 17

17 Numaraya ilişkin tanımı onaylarken Açıklama alanında çalışan tarafında girilmiş olan açıklamayı ve kaydın yapılacağı rehberi değiştirebilirsiniz. Kayıt yapılacak rehber bölümünde kullanıcı tarafından bilinmiyor ifadesi girilmiş ise, bu kullanıcının görüşme yaptığı o numaranın kime ait olduğunu anımsayamadığı anlamına gelmektedir. Bu tanımlamayı onaylasanız bile, o numara ile gelecekte yapılacak görüşmeler yine tanımsız olarak etiketlenecektir ve kullanıcılardan yeniden tanım yapmaları istenecektir. Eğer yapılan tanımlamayı kabul etmiyorsanız, Tanımı Reddet seçeneği ile o numaranın kullanıcının yeniden tanımlama yapmasını sağlayabilirsiniz. Yapılan tanımı veya yaptığınız değişiklikleri geçerli kılmak için her satırın en solundaki Onayla kutucunu işaretledikten sonra Kaydet tuşuna basmalısınız. Ancak size bağlı personelin tanımını yaptığı onlarca numara varsa, bu işlem oldukça el oyalayan bir yapıya bürünebilir. Bu iş yükünü azaltmak için, Kaydet düğmesinin hemen solunda Bilinmeyen Numaraları Onayla düğmesi yer almaktadır. Bu fonksiyon, size bağlı olan çalışanların anımsayamadıklarını belirtmiş oldukları görüşmelerin sayısı sistemin kabul ettiği görüşme sayısının altında ise, tek tek kontrol etmenize gerek kalmadan onaylamanızı sağlayacaktır. Eğer bir size bağlı bir çalışan, bir numara ile belli aralıklarla görüşmesine rağmen her seferinde bu numara için bilinmiyor tanımlaması yapıyor ise, Bilinmeyen Numaraları Onayla fonksiyonu, bu türdeki numaraları onaylamayacaktır. (Sistemin kabul ettiği bilinmeme sınırı, sistem yöneticisi tarafından belirlenmektedir ve şirketinizin gereksinimine göre değiştirilebilir. ) Tanımı Yapılmamış Görüşmelerin Kontrol Edilmesi Bazen çalışanlar görüşme yaptıkları telefon numaralarının tanımlanmasını ihmal edebilmektedir. Günlük iş yoğunluğu içersinde bu anlaşılabilir bir durum olsa bile, yöneticilerin durumu kontrol edebilmeleri, gerektiğinde sözlü olarak uyarabilmeleri gerekir. Onaylanmamış Numaralar sayfasının alt bölümü, bu kontrolleri kolayca yapabilmenizi sağlayacak şekilde düzenlenmiştir. Sayfaya ilk girdiğinizde, size bağlı olan çalışanların (veya bir mekana ait telefonların), son 30 gün içinde, telefon rehberlerinde kayıtlı olmayan kaç farklı telefon numarası ile görüşme yaptıklarının sayısı gösterilmektedir. Eğer son 30 günü değil de, raporu aldığınız ana kadar tüm tanımsız görüşmeleri incelemek istiyorsanız, Tanımlama Yapılmamış Telefon Numarası Sayısı başlığı altındaki Tüm Aramalar seçeneğini tıklamanız gerekir. Bu seçeneği seçtiğinizde ekranda yeni bir düğmenin göründüğünü fark edeceksiniz: Eskileri Bilinmeyen Yap Bu düğmeye tıkladığınızda, size bağlı olan çalışanların telefonlarından, 30 günden daha önce yapılmış olan ve toplam görüşme sayısı, sistemin bilinmeyen numara sınırı nın altında yer alan görüşmelerin tamamını bir defada Bilinmiyor olarak etiketleyecektir; çok sayıda görüşme yapılmış veya güncel görüşmeleri (son 30 gün içinde yapılmış olan) olduğu gibi tanımsız olarak bırakır. Böylece size bağlı olan personel,artık güncelliğini yitirmiş olan, büyük olasılıkla artık anımsayamadıkları ve çok az sayıda arandığı için şirket tarafından bilinmesinin gereğinin bulunmadığı numaralarla yaptıkları görüşmeleri tanımlamak ile zaman kaybetmemiş olurlar. Size bağlı olan çalışanlar (veya bir mekana ait telefonlar), iki farklı başlık altında gruplanmış şekilde listelenmektedir: 1- Yöneticinin Tanım Yapabileceği Personel: Bu grupta yer alan dahili telefonlar ya bir mekana ait oldukları için bir kişinin sorumluluğunda değildir, veya ilgili personelin sistemde kullanıcı tanımı olmadığı için numara tanımlaması yapması mümkün değildir. Bu guruptaki görüşmeleri ancak siz tanımlayabilirsiniz. 2- Tanım Yapma Yetkisi Olan Personel: Bu grupta yer alan dahili telefonların sahiplerinin sistemde kullanıcı tanımı olduğu için, ilgili kişilerin kendilerinin tanımlama yapması esastır. Her iki grupta yer alan çalışanların (veya mekanların) isimlerinin yanında, kaç adet tanımsız görüşme yaptıkları telefon numarası olduğu gösterilmektedir. İsimlerin üzerini tıklayarak, o personel veya dahili numaranın Numara Tanımlama sayfasına girebilir; dilerseniz tanımlamaları siz yapabilirsiniz. (Numara Tanımlama sayfasının kullanımı için Akıllı Rehber Kullanıcı Kılavuzu nu inceleyiniz.) 17 / 17