ANKARA 112 ĠL AMBULANS SERVĠSĠ BAġHEKĠMLĠĞĠ ĠZLEME DEĞERLENDĠRME VE PROJELENDĠRME BĠRĠMĠ ÇALIġMA PROSEDÜRÜ

Transkript

1 Revizyon Tarihi:00 Revizyon No:00 SayfaNo:1 / 5 1. AMAÇ Acil Sağlık Hizmetlerinin üst düzeyde kaliteli, hızlı ve ulaşılabilir şekilde sunulabilmesi için, hazırlanan plan ve programların, desteklenen projelerin izlenmesi ve değerlendirilmesi, gerekli bilgilerin toplanarak analiz edilmesi, bildirimi ve kullanılması, düzenleme faaliyetlerinin verimlilik ve etkinlik çerçevesinde yürütülmesi. 2. KAPSAM İl Ambulans Servisi Başhekimliği'ne bağlı olarak çalışan tüm birimler ve faaliyetleri bu prosedürün kapsamındadır. 3. KISALTMALAR SABİM: Sağlık Bakanlığı İletişim Merkezi BİMER: Başbakanlık İletişim Merkezi SBN: Sağlıkta Buluşma Noktası ASHİ: Acil Sağlık Hizmetleri İstasyonları ASKOM: İl Acil Sağlık Hizmetleri Koordinasyon Komisyonu 4. TANIMLAR Veri Tabanı; ASOS, ARMAKOM ve Ortak Çağrı Merkezi Programı (112 Acil) 5. SORUMLULAR Bu prosedürün uygulanmasından İzleme Değerlendirme ve Projelendirme Birimi Çalışanları ile İzleme Değerlendirme ve Projelendirme Birim Sorumlusu, İl Ambulans Servisi Başhekimliği'ne bağlı olarak çalışan tüm birimler, Başhekim ve ilgili Sağlık Müdür Yardımcısı sorumludur. 6. FAALĠYET AKIġI 6.1. Ġzleme Ziyaretleri İl Ambulans Servisi Başhekimliğine bağlı birimlere ayda bir defa olacak şekilde izleme ziyaretleri planlanır Birimlerin faaliyetlerden oluşan süreçlerini nasıl icra ettiklerini gösteren dokümanları incelenir ve standart izlemi sağlanacak olan faaliyetler İzleme Değerlendirme ve Projelendirme Birimi olarak belirlenir İzlemler doğrultusunda değerlendirmeler yaparak düzeltici faaliyetlerde bulunulur Düzeltilen ve devam eden sonuç ve değerlendirmelerin yer aldığı raporlar hazırlanarak Başhekimliğe bildirilir Standart Ġzlenecek ve Değerlendirilecek Alanlar ve Faaliyetler İzleme değerlendirme süreci iki aşamada devam edecektir. Birinci aşama, ''İl Sağlık Müdürlüğü İzleme Değerlendirme Ekiplerinin'' İl Ambulans Servisi Başhekimliği; Komuta Kontrol Merkezi ve

2 Revizyon Tarihi:00 Revizyon No:00 SayfaNo:2 / Acil Sağlık Hizmetleri İstasyonları ve yürütülen hizmetleri değerlendirmesi. İkinci aşama, ''İl Ambulans Servisi Başhekimliği İzleme Değerlendirme ve Projelendirme Birimi'nin'' oluşturduğu; birimlerin ayrıntılı değerlendirilme kriterleri AĢama: İl Sağlık Müdürlüğü İzleme değerlendirme ekibinin, izlenecek ve değerlendirilecek alanlar ve faaliyetlere yönelik kriterleri; Sağlık Bakanlığı Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğünün resmi yazısında aşağıdaki gibidir: I. Ġl Ambulans Servisi BaĢhekimliği a) Hukuk ĠĢleri 1) Bilgi edinme kanallarından (BİMER, SABİM, SBN vb.) gelen taleplere zamanında cevap verilmiş mi? 2) Beyaz Kod kapsamında alınan bildirimlerin takibi yapılıyor mu? b) Ġnsan Kaynakları Birimi 1) Başhekimlik birimlerinde (ASHİ dahil) unvanlara göre olması gereken personel sayısı kaç? Bulunan personel sayısı kaç? c) Mali ĠĢler Birimi 1) Faal ambulans sayısı yeterli mi? 2) Yedek ambulans sayısı yeterli mi? 3) Arızalı-kazalı ambulanslara yeterli ve zamanında servis desteği sağlanabiliyor mu? 4) Yeterli sayıda ve yedekte tıbbi cihaz var mı? 5) Tıbbi cihazların kalibrasyonları yapılmış mı? d) Ġstatistik 1) 112 Acil çağrı sayılan ile ilgili istatistikler uygun tutuluyor mu? e) ASKOM - Hastaneler Arası Koordinasyon 1) Hastaneler arası sevkler takip ediliyor mu? 2) Uygunsuz sevkler hakkında işlem yapılıyor mu? 3) ASKOM toplantıları zamanında ve uygun şekilde yapılıyor mu? II. III. 112 Acil Komuta Kontrol Merkezi 1) Yeterli sayıda çağrı karşılayıcı bulunuyor mu? 2) Danışman hekim bulunuyor mu? 112 Acil Yardım Ġstasyonu 1) Personel Denetimi a) Nöbet çizelgesine uygun çalışılıyor mu?

3 Revizyon Tarihi:00 Revizyon No:00 SayfaNo:3 / AĢama: İl Ambulans Servisi Başhekimliği İzleme Değerlendirme ve Projelendirme Birimi'nin izlenecek ve değerlendirilecek alanlar ve faaliyetleri; Birimlerin izleme değerlendirme kriterleri listesindeki (ĠDP. LS.01) gibidir. Bu kriterlere göre standart izlemi sağlanan veri tabloları oluşturulmaktadır İzleme personeli tarafından, birimlerden gelen veriler ve veri tabanına girilen veriler, birimlerin çalışma sonuçlarını belirleyecek şekilde toplanarak bu tablolara işlenir. Toplanan verilerin değerlendirme sürecine aktarılması sağlanır Değerlendirme personeli tarafından, veri izleme bölümünden gelen veriler, birimlerin çalışma sonuçlarını belirleyecek şekilde değerlendirilir. Değerlendirilen verilerin projelendirme sürecine aktarılması sağlanır Projelendirme personeli tarafından, veri değerlendirme bölümünden gelen veriler, projelendirmeye uygunsa proje formatında hazırlanır, uygun değilse raporlama ve düzeltici faaliyet süreci başlar Birim sorumlusu tarafından İl Ambulans Servisi Başhekimine sunulmak üzere aylık ve üç aylık periyotlar halinde izlenen kriterlerin analizinin bulunduğu bir rapor hazırlanır Sunulan raporun İl Ambulans Servisi Başhekimi tarafından incelenmesi sonucunda, Başhekimin talimatına istinaden gerekli işlemlerin uygulanması sağlanır. Bu işlemler; a) İlgili birimin çalışmaları daha ayrıntılı bir takibe alınabilir. b) Birimin tüm çalışmalarının, formlarına yansımadığına kanaat getirilirse birime yeni formlar tanımlanması için çalışma başlatılabilir. c) İlgili sonuçlarla bağı olan diğer birimlerin çalışmaları da (Birkaç birim aynı anda incelenecek şekilde) eklenerek değerlendirilebilir. d) Gerek görülen işlemler ilgili birime özel olarak biçimlendirilecektir. e) Olumlu ve fark yaratan uygulamaların ödüllendirilmesi konusu üst yönetime sunulur. f) Gerek görülen düzeltici faaliyetler önerilerek sonuçları takip edilir Standart DıĢı Ġzlemi Sağlanan Faaliyetler İl Ambulans Servisi Başhekimi tarafından ya da talimatı ile birime gelen standart dışı veri takibi veya işler birim sorumlusu tarafından kabul edilir. ''Standart DıĢı Faaliyet Talep Formu (ĠDP.FR.01)'' doldurulur Birim sorumlusu birime gelen verileri; ĠĢ AkıĢ ġemasına (ĠDP.YD.02) göre izleme personeli,değerlendirme personeli veya projelendirme personeline yönlendirir İşlemi yapılan, tamamlanan veriler ve çalışmalar rapor haline getirilir Sunulan rapor İl Ambulans Servisi Başhekimi tarafından incelenir ve incelemenin sonunda Başhekimin talimatına istinaden ilgili birimlere teslimi sağlanır.

4 Revizyon Tarihi:00 Revizyon No:00 SayfaNo:4 / Proje Süreci Veri değerlendirme bölümünden gelen veriler, projelendirmeye uygunsa proje hazırlık aşaması başlar; 1. Fikrin Belirlenmesi 2. Analiz AĢaması a) Mevcut durum analizi b) Paydaş analizi c) Sorun analizi d) Hedef analizi e) Strateji analizi 3. Planlama AĢaması a) Mantıksal çerçeve b) Süre ve faaliyet planlaması c) Kaynak Planlaması Hazırlanan proje üst yönetime sunulur Üst yönetimin kararı doğrultusunda; proje ertelenebilir, uygulanabilir ya da gözden geçirilerek tekrar düzenlenip üst yönetime sunulur Ġzleme ve Değerlendirme Periyodu İzleme ve değerlendirmeler ayda 1 defa yapılacaktır. Burada amaç sistematik olarak sürekli bir izleme değerlendirme sürecinin gerçekleştirilmesidir Ġzleme ve Değerlendirme Raporu İzleme ve değerlendirme sonucu düzenlenen raporlar Başhekime sunulur. Başhekimin kararları doğrultusunda (İlgili resmi yazıda aylık ve üç aylık periyotlarla olması istenmiştir) Sağlık Bakanlığı İl Koordinasyon Birimine gönderilecektir Veri Ġsteme Yetkisi Tüm birimlerin izlenebilmesi ve değerlendirilebilmesi, bunun sürekliliğinin sağlanması ve proje oluşturma sürecinin sekteye uğramaması amacıyla; İlgili tüm birimlere, İzleme Değerlendirme ve Projelendirme biriminin kurulduğu ve bakanlık bünyesinde de kurulan ve illerle sürekli koordineli biçimde çalışacak olan İzleme-Değerlendirme birimiyle aksaklık yaşamadan çalışılabilmesi amacıyla, birimin isteyeceği gereken verilerin ivedilikle sağlanması hususunda, Başhekim yetkisinde resmi yazı (EBYS) güncel işleyişe göre gönderilmektedir Eğitim İzleme ve değerlendirme ekibinde görev yapacak personele eğitim verilecektir. Bu eğitimin amacı ağırlıklı olarak izleme ve değerlendirme yöntemi ile ilgili olacaktır.

5 Revizyon Tarihi:00 Revizyon No:00 SayfaNo:5 / 5 7. ĠLGĠLĠ DÖKÜMANLAR 7.1. Sağlık Bakanlığı Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü nün tarihli sayılı ''İl Sağlık Müdürlüğü Bünyesinde İzleme ve Değerlendirme Biriminin Kurulması''konulu yazısı. 7.2 Birimlerin izleme değerlendirme kriterleri listesi (İDP. LS.01) 7.3 Standart Dışı Faaliyet Talep Formu (İDP. FR.01) 7.4 İzleme Değerlendirme ve Projelendirme Birimi İş Akış Şeması (İDP. YD.02)