Adım Adım Hedefe Doğru

Transkript

1 BECERİ REHBERİ K4 ETKİLİ VE VERİMLİ ÇALIŞMA Adım Adım Hedefe Doğru K6 Etkinlik Yeteneği- Modül 2 Yeterlik Rehberi

2 Etkililik sadece alışılagelmiş becerilerin sergilenmesi ya da iş ortamının gereksinimlerinin karşılanması olmadığı kabul edilen bir gerçekliktir. Gerçek etkinlik güdülenme belirli bir düzeyde tutulurken sürekli olarak iyi sonuçların alınması demektir. Çalışanlar engellerin ve çok boyutlu görevlerin üstesinden dengeli ve profesyonelce bir tutum izleyerek gelebilirler. Yapması gereken tek şey sadece yapmaktır! Bu proje Avrupa Komisyonu nun desteğiyle finanse edilmiştir. Bu yayın sadece yazarın görüşlerini yansıtmaktadır ve komisyon burada yer alan bilgilerin kullanımından dolayı hiçbir şekilde sorumlu tutulamaz. K4 İçin Beceri Rehberi Etkili ve verimli çalışma becerisi 2

3 Eğitim süresince sizlere verilmeye çalışılacak olan etkinlik için yeterlik kuramı aşağıda sunulmuştur. Konu Tanım Güdüleme nedir? Abraham Maslow un güdülenme piramidi Motivasyonel Eğilim İşverenlerin motivasyonel yaklaşımları Düzgün hedef koyma Planlama Günün resmi Güdüleme çabalarımızı sarfederken bizleri, özellikle içsel olarak, yönlendiren güçtür; bu nedenle de sürekli olarak yenilenmesi gerekir. Peki, güdüleme gerçekte nedir? Bunun açıklamalarını bu bölümde bulacaksınız ve uyarıcı, amaç, güdülenme ve güdülenmeyi etkileyen üç ana etkene dair kavramları yakından tanıyacaksınız. Bu bölüm Psikolog Maslow un çok bilinen bir kuramını açıklarken bizlere yaptığımız eylemlerin arkaplan ında basit ama karmaşık olarak nelerin yattığını anlamamıza da yardımcı olacaktır. Bu tipolojiye göre, insanları farklı güdüler harekete geçirir. Güdülenmiş ve sadık çalışanlar ellerinden gelenin en iyisini sergiler. Belki bu eski bir klişe laf gibi gelebilir ama bu bir gerçektir. Fakat nasıl motiveli ve sadık bir iş gücü temin edebiliriz? Bazen herbirimiz ulaşmak istediğimiz hedefler koyarız. İnsanlar karar aldığında yılın başında çok sıklıkta olur bu. Ancak, bu çok fazla uzun sürmez. Neden? Sebep kararların ve ya niyetlerin düzgün bir şekilde tanımlanmamış olmasıdır. Herbir amacın kesin bir kriteri olmalıdır ve bu bölüm onların ne olduğunu açıklar. Hedeflerimizi doğru koyduktan sonra, başka zor bir görev daha var: hedeflerimizi nasıl ele edeceğimizi belirlemeye ihtiyacımız var. Birlikte bir plan oluşturmalıyız; bir planla, herşey kesin ve ölçülebilir olur. Gelişimimizi, ne kadar mesafe kaydettiğimizi ve başka ne gibi dikkat çekici unsurlar olduğunu daha kolay gözlemleyebiliriz. Ama bu sadece uzun dönemli hedeflerimize odaklanmayla ilgili değil; aksine, bunun yanında değerli zamanımızı ve günlük sıradan yaşantımızı planlamada kullanışlıdır. Günlük resim, zamanımızı organizeye başlamak için bize yardımcı olan araçlardan bir tanesi olarak adlandırılır. K4 İçin Beceri Rehberi Etkili ve verimli çalışma becerisi 3

4 Konu Eisenhower prensibi Pareto nun kuralı Genel kurallar koyma ve grup planlaması 5M metodu Düzensiz sayılar veya daha etkili nasıl olunur? Eleştiri ve geribildirim Geribildirim vermek Diğerlerinden kullanışlı bir geribildirim nasıl elde edersiniz? Geribildirim sağlamak Akıl haritaları Tanım Eisenhower Prensibi acil ve önem arasındaki farka dayanan bir amaç, (aktivite, hedef) planlama aracıdır. Herhangi bir hedefin büyük bir kısmı genellikle oldukça kolay tamamlanabilir, ama onu tüm detaylarıyla bitirmek zaman gerektirir. Eğer hedefin özüne odaklanırsan, az zamanda anlamlı açık bir sonuç üretebilirsin. Küçük bir girdi büyük bir sonuç getirebilir. Bilinmesi gereken ne tür bir girdinin gerekli olduğudur. Genel bir amacı izleyen daha detaylı bir grup olayı hazırlıyorsan, işi organize etmek, kuralları koymak ve grup aktivitelerini planlamak zorundasın. Planlamayı, organize etmeyi ve kural koymayı içeren bu yaklaşım tüm performans ve grup sonuçlarını geliştirir. Oldukça basit bir günlük planlama aracıdır. Eğer performansımızı geliştirmek istiyorsak ve nasıl yapacağımızı bilmiyorsak, kanıtlanmış formülleri kullanabiliriz. Bunların bazılarına bu bölümde değinilmiştir. Eleştiri faydalı olabilirmi? Bu bölüm bize eleştiriyi ele almayı ve hedeflere nasıl yaklaşacağımız konusunda bazı ipuçları verir ve geribildirim yoluyla alınan eleştirinin önemini tanıtır. Birine nasıl geribildirim sağlama, performansı ile ilgili nasıl yorum yapma ve nazik bir şekilde nasıl eleştirilir bunlar burada öğreneceğin şeylerdir. Performansınla ilgili değerli bilgiler almak iyi olmazmıydı? Bu bölüm bize bazı rehberlikler sunuyor. Birşey için kınadığımızda ve ya performansımız eleştiriye maruz kaldığında yapmamız gereken şey kendimize biraz zaman tanımak. Bu bölüm fikirleri düşünceleri yakalama tekniğini akıl haritaları şeklinde tanımlar. Metot bu bölümde sunulan bir sürü avantaja sahiptir. Bu metotla, performans gelişimi alanında planlarımızı açıkça kaydetmek ve görsel olarak sunmak mümkündür. K4 İçin Beceri Rehberi Etkili ve verimli çalışma becerisi 4

5 GÜDÜLEME NEDİR? Güdüleme çabalarımızı sarfederken bizleri, özellikle içsel olarak, yönlendiren güçtür; bu nedenle de sürekli olarak yenilenmesi gerekir. Peki, güdüleme gerçekte nedir? Bunun açıklamalarını bu bölümde bulacaksınız ve uyarıcı, amaç, güdülenme ve güdülenmeyi etkileyen üç ana etkene dair kavramları yakından tanıyacaksınız. Uyarıcı, bizlerin bir eyleme başlayabilmemiz için gerekli olan ve isteğimizi olumlu yönde pekiştiren harici güdüdür. Bu güdü çevremizden gelerek bizleri eyleme yönelten bir güç tür. Örneğin, çok bilinen bir güdü maddi ödüllerdir. Amaç yapacağımız eylemlerde bireysel performansımızda anahtar rol oynayan içsel güdümüzdür. Bu nedenle, içsel güdülerimiz sürekli olarak güçlendirmeli, gözden geçirmeli ve yenilememiz gerekmektedir. Başkaları tarafından tanınmak bu anlamda bir güdüye örnek olarak verilebilir. Güdülenme bir taraftan bireyin içsel güdüsünün bireyin amaçlarını etkilerken diğer taraftan da dışsal bir takım itici mekanizmaların ve iş yapabilme enerjimizin, başladığımız eylemleri tamamlama amacına yönelmesini sağlar. Bireyin eyleme başlayabilmesi için gerekli olan içsel hazırlık durumu olarak tanımlanabilecek olan güdülenme nin üç önemli etmenin birleşiminden oluştuğunu ifade edebiliriz: Tavır İçinde bulunulan ruh hali Kendini gerşekleme ve uzun vadeli hedefler Güdülenme tabiatı Bu ilk etmen tavır dır, ya da diğer bir deyişle güdülenme tabiatıdır; bu genellikle bireyin karakteri tarafından belirlenen değişmez bir özelliktir. Bireyin güdülenmesini etkileyen dört ortam vardır; risk alanlar ve riske girmek istemeyenler; uyum sağlayanlar ve işin bitmesine ve sonuçlanmasına odaklanmış olanlar. Bu konular Modül 3 te daha ayrıntılı olarak ele alınacaktır. Güdülenme tabiatı akışı iki etmen kullanır: güdülenmenin getirdiği bakış açısı ve insanların sınıflandırılması. İnsan toplulukları aşağıda ifade edildiği gibi ayrılırlar: İlkinde insanlar ya sonuçlara (gerçeklere, görevler) ya da ilişkilere (işlevsellik, diğer insanlar) odaklanırlar. İkinci etmen insanların risk (mücadeleler ve belirsizlikler) alıp almayacaklarıyla ya da güvenlik arayıp aramadıklarıyla ilgilidir K4 İçin Beceri Rehberi Etkili ve verimli çalışma becerisi 5

6 İçinde bulunulan ruh hali nin anlamı bireyin belli koşullarda, gününün kötü geçtiğini söylediği günlerde, kendi karakterinin dışında bir davranış sergilemesidir. Onun ruh hali güdülenmesini etkiler ve buda zamanlama ve duyarlılığı önemli bir etmen haline getirir. Kendini gerçekleme Güdülemenin son bileşenlerinden biri de, uzun vadeli hedeflerin yanı sıra, kendini gerçekleme dir. Bu konuyu daha sonra ayrı bir başlık halinde inceleyeceğiz. Güdülenmenin doğası ya da tavır uzun vadeli ve kişilerin dört güdülenme tarzından birine bağlı olduklarını ifde eden değişmez bir özelliktir. Diğer bir deyişle bazı insanlar mücadelecidir, kimi diğerlerini ağırlamaktan hoşlanır, kimi takım çalışmasından kimileri de kendilerinin kesin ve net kararlılıklarının yanı sıra emretme duygusunu da uygulayabilecekleri bir konumda çalışmak isterler. İlgili alıştırmalar: Motivasyonel eğilimler. K4 İçin Beceri Rehberi Etkili ve verimli çalışma becerisi 6

7 ABRAHAM MASLOW UN GÜDÜLEME PİRAMİDİ Bu bölüm Amerikalı bir psikoloğun çok tanınan bir kuramına ayrılmıştır. Bu kuram bizlere eylemlerimizin basit ve karmaşık arka planlarını anlamamıza yardımcı olur. Abraham H. Maslow ( ) Hümanistik Psikoloji Ekolü nün kurucularındandır. Daha çok insan ihtiyaçlarının hiyerarşisi kuramıyla tanınmaktadır. İnsan ihtiyaçlarının yerine getirilmesi üzerinde derinlemesine çalışmalar yapan Maslow, ölümünden sonra Maslow un Piramidi olarak bilinecek olan bir ihtiyaçlar piramidi geliştirmiştir. Buradaki ayrım enerjimizi farklı davranışlara yönlendirirken yaptığımız tercihlerle belirlenir. Maslow insanların ihtiyaçlarının belirli bir sıra içinde gerşekleştirildiğini söyler ve bu noktada en temel ihtiyaçlardan en üst düzey ihtiyaçlara doğru bir gelişim izleyen piramit oluşturur. Maslow un ihtiyaçlar hiyerarşisine göre, ya da insan ihtiyaçlarının önem sırasına konmasında, fizyolojik ihtiyaçlar piramidin en alt katmanında yer almaktadır. Yani, insane ilk olarak susuzluk, açlık, kendini rahatlatma ve cinsel ihtiyaçlarını karşılamak gibi bazı temel fiziki ihtiyaçlarını karşılamak zorundadır. Bunlar karşılandığı zaman kendisi doymuş olacaktır. Bazı insanlar için bunlar herşeydir. Oysaki bir müddet sonra insanların çoğu tatmin olmadıklarını anlayıp daha çok istemeye başlayacaklardır, özellikle belirtmek gerekirse güvenlik ve emniyet güvenli bir çevrede emniyetli bir toplum içinde yaşama ihtiyacı. Bunlarında yerine getirilmesi halinde bireyler sosyal ihtiyaçlarına yöneleceklerdir. İletişim ihtiyacı, bilgi ve duyguların paylaşımı, bir grup çalışmasında yer alma, ait olma duygusunun deneyimlenmesi, yani biz kavramının duyumlanması. Sonra saygı gelir. Kişi bir birey olarak algılanmak ister, biri olmak ister, başkaları tarafından saygı duyulmak ister. Bu ihtiyaç önemlidir. Piramidin en üstündeyse kendini gerçekleştirme bulunmaktadır. Bu ihtiyaç bireyi yeteneklerini en üst düzeyde kullanmasına ve bireyi yapabileceklerinin en iyisini yapmaya zorlar. Elbette ki, daha üst düzey hedefleri olan veya daha başka baskılanmış istekleri olan insanlar da vardır. Bu çok genel bir örnektir. Bunu Maslow un kendi deyimiyle İnkar edilemeyecek bir ilke, şüpheye yer bırakmayan temel bir tez şeklinde bir inak olarak kabullenemeyiz. Kimi zaman da estetik ihtiyaçlar olarak tanımlanan altıncı bir ihtiyaçlar sınıfı tanımlanmaktadır. İlk dört sınıfı eksiklik ihtiyaçları olarak tanımlayan Maslow beşinci sınıfı oluşturan ihtiyaçları büyüme ihtiyaçları olarak tanımlamaktadır. Temel ihtiyaçların karşılanması daha büyük önem taşımaktadır; bunlardan en azından bir kısmının karşılanması halinde daha yüksek seviyedeki ihtiyaçlar baş gösterir. Bu genelleme bir inak olarak değerlendirilmemelidir. Yüksek seviyedeki (estetik veya entelektüel) K4 İçin Beceri Rehberi Etkili ve verimli çalışma becerisi 7

8 ihtiyaçların karşılanmış olan insanların temel ihtiyaçların bile karşılanamadığı ortamlara (ör., temerküz kampları) daha toleranslı yaklaşabildikleri ispatlanmış bir tutumdur. Maslow a göre en üst düzeyli ihtiyaç bireyin kendi verimliliğini en üst düzeyde kullanarak kendi planlarını gerçekleştirebilmesi olarak tanımlana kendini gerçekleştirme dir. Hayatın anlamını ve amacını araştırmak insan davranışının temelini oluşturur. Bu ihtiyaç diğer bütün ihtiyaçlar gibi ya karşılanır ya da gerçekleştirilemeden öylece kalır. Abraham H. Maslow Maslow un Güdülenme Piramidi: Kendini gerçekleme ihtiyacı Saygı ihtiyacı Sosyal ihtiyaçlar Güvenlik ve emniyet ihtiyaçları 1. Fizyolojik ihtiyaçlar Temel ihtiyaçlar: yeterli yiyecek, uyku, içecek, giyim. Çevre: Uygun bir çevre ışık, ısı, temizlik, yaşam alanı. 2. Güvenlik ve emniyet ihtiyacı Güvenlik: maaş, iş güvencesi ve yükselme için uygun bir ortam. Araçlar: ihtiyaç duyulan malzemenin, aletin veya yöntemin bireyin kullanımına sunulmuş olması. 3. Aidiyet ihtiyacı (sosyal ihtiyaçlar) Fizyolojik ihtiyaçlar Tanınma: kurumun hedefleriyle birleşme, bir gruba yada takıma ait olma İlişkiler: Liderleriniz, meslektaşlarınız, müşterileriniz ve çalışma arkadaşlarınızla ilişkiler geliştirmek. 4. Tanınma ihtiyacı Tanınma: Tanınmak, değer verilmek, önemli görülmek. Başarıya ulaşma: hedeflere ulaşma, görevleri tamamlama ve etkinlik sağlama Kendine değer verme: bireyin kendi yeteneklerine güvenmesi, kendine olumlu bakabilmesi. K4 İçin Beceri Rehberi Etkili ve verimli çalışma becerisi 8

9 Mevki, saygınlık ve rol: Bireyin kendi yetenekleri çerçevesinde bir mevkiye ulaşması için sergilediği rol. 5. Kendini gerçekleme ihtiyacı Etki: kendi düşüncelerine uygun bir ortam sağlama, kişisel yetkisini kullanımında ilerleme. İlgi: İlham verici ve mücadele içeren ilginç görevler üstlenme. Kendini gerçekleme: Bireyin kendi yeteneklerini uygulamaya koyması. Bilmek ve anlamak: çabalamak, incelemek, deneyimlemek, anlamak vs. İlgili alıştırmalar: Motivasyonel eğilimler K4 İçin Beceri Rehberi Etkili ve verimli çalışma becerisi 9

10 MOTİVASYONEL EĞİLİMLER Bu tipolojiye göre insanlar farklı güdüler tarafından harekete geçerler. Motivasyonel doğa ve ya mizaç insanların 4 motivasyon çeşidinden birini temsil eden uzun dönemli değişmez bir karakteristik bir özelliktir. Bu yüzdendir ki bazı insanlar düzen duygusunu, kararlık halini, kesinliğini kullanabileceği işi tercih eder, diğerleri takım halinde çalışmaktan hoşlanır, bazıları eğlenmekten ve bazı insanlar yarış ortamından hoşlanır diyebiliriz. Basitleştirmek için, Motivasyonel eğilim diagramı insanları 2 faktöre göre sınıflandırır: İlki sonuçlar-amaçlar (maddi sorunlar,hedefler) üzerine ve ya ilişkiler- elde etme yolları (süreç aşaması, insanlar) üzerine odaklanır. Diğer faktör insanların ne ölçüde belirsizlikleri, zorlukları, riskleri kabul etme eğiliminde olduğunu ve ya kesinlik gibi güvenlik arayıp aramadıklarını yansıtır. (TOPLUM) İÇİN - DIŞSAL İHTİYAÇ ÖZ İDDİA DİNAMİK (BİREYSEL) İÇİN İÇSEL İHTİYAÇ- ÖZ İDDİA Öz -iddia Liderlik Koordinasyon Diğerlerini test etme Dikkat merkezi İnsanları yargılama R İ S K Öz -iddia Bağımsızlık Problem çözme Sabırsızlık Veri isteği Bireysellik Akıl Zeka VERİMLİLİK İLİŞKİLER SONUÇLAR KULLANIM Dinleme ve empati Sosyal zeka Farklı fikirleri kabul Sosyal ilişki ihtiyacı Takım çalışması tercihi Tolerans G Ü V E N L İ K Düzenlilik Duyguları saklama Kesin ifadeler Analiz Detayları dikkate alma Tam performans DIŞSAL İHTİYAÇ (SOSYAL) İLGİ İÇİN İSTİKRAR İÇSEL İHTİYAÇ (BİREYSEL) İLGİ İÇİN K4 İçin Beceri Rehberi Etkili ve verimli çalışma becerisi 10

11 BAŞARANLAR Özellikleri: Risk almaya istekli, problem çözme odaklıdırlar. Bağımsızlığa derin bir istek duyarlar. Otoriteyi kabul etmede mücadelecidirler. Stresten çabuk kurtulabilen, sonuçlar konusunda sabırsızdırlar. Değişime olumlu yaklaşırlar. Çalışırken diğerlerinin desteğine gerçekten ihtiyaç duymazlar. Diğerlerini daha çok işini karmaşıklaştıran faktör olarak görürler. Övgüye tepkileri: Kabul ederler. Sık sık ben biliyorum şeklinde tepki gösterirler. Eleştiriye tepkileri: Genellikle ben biliyorum şeklinde tepki verirler. Sinirli ve ya karşı saldırı şeklinde tepki gösterebilirler. ARAŞTIRANLAR Özellikleri: Tecrübe edinmekten hoşlanırlar. Diğer kimselerle çalışmaktan hoşlanırlar. Büyük bir çaba harcarlar. Açık ve şaşırtıcı olma eğilimindedirler. Detaylardan ve kontrolden hoşlanmazlar ve bunun yanında fiziksel zorluktan ve ya rahatsızlıktan hoşlanmazlar. Fatihler güç ararlar ve elde edebildiği sürece büyük performans gösterirler. Baskı altında duygularını gizler ve sorumluluğu başkasına yıkar. Kirli işleri ve işin yakından yapıldığını izlemek için birisini yetkili kılar. Sonunda bu onun başarısı olur değil mi? Övgüye tepkileri: Tamamıyla kolay değildi., Nasıl yaptığımı açıklamaktan mutluluk duyarım. gibi abartılmış bir yorumla tepki verirler. Eleştiriye tepkileri: Hiç kimse tarafından eleştirilmekten hoşlanmaz ve bu tarz şeylerden içtenlikle nefret ederler. Oyalamaya çalışırlar. Bazen karşı saldırıya dönüştürürler ama başaranlar dan daha fazla kontrol sahibidirler. UYUM SAĞLAYANLAR Özellikleri: Kişiler arası ilişkilerde uyum ve güvenlik ihtiyacı vardır. Grup çalışması ve takım olarak çalışmayla ilgilidirler. Diğer insanların problemlerine ilgi gösterir ve dinlerler. Diğerlerin fikirlerine saygı gösterirler. Değişimleri sevmezler ama takım kabul ederse değişimi kabul eder ve saygı gösterirler. Karmaşıksızdır. Stressi sevmezler ama mesafesini korur ve bazı şeyler üzerine şiddetlenebilirler. Diğerlerinin desteğini ararlar. Övgüye tepkileri: Diğer insanların başarılarını vurgular ve ya kişi verilen övgünün niteliklerinden bahseder. K4 İçin Beceri Rehberi Etkili ve verimli çalışma becerisi 11

12 Eleştiriye tepkileri: Dikkatlice ve sabırla dinler. Herkesin itiraz edebileceği durumlarda bile eleştirileri kabul edebilir. Kimsenin mükemmel olmadığını bilir ve anlar. BELİRLEYENLER Özellikleri: Güvenlik ve sonuç ihtiyacı ilişkilerden daha önemlidir. Kişinin kendi mükemmelliğini amaçlar. Zamanında ve açıkça tayin edilmiş görevler, yüksek organizeli işler ve işteki düzenden hoşlanır. Onlara katılmazsa bile üstün kişilere genellikle saygı duyar. Kriterlere göre yargılar ve analiz edebilir. İnsanlarla ilgilenmeyi sevmez. Eğer onlarla birlikte çalışma ihtiyacı duyarsa, kendisi gibi bireyler araştırır. Değişimden hoşlanmaz. Aşırı stres, gerginlik, panik bile onu çökertebilir. Övgüye tepkileri: Teşekkür eder ve takdir eder. Eleştiriye tepkileri: Kabul edilmesi sadece düşündüğü gibi olmasına bağlıdır. Gerçek bir pişmanlıkla haklı eleştiriyi ve diplomasiyi kabul eder İlgili alıştırmalar: Motivasyonel eğilimler K4 İçin Beceri Rehberi Etkili ve verimli çalışma becerisi 12

13 İŞVERENLERİN MOTİVASYONA YAKLAŞIMLARI Motiveli ve sadık çalışanlar ellerinden gelenin en iyisini sergilerler. Belki bu eski bir klişe laf gibi gelebilir ama bu bir gerçektir. Fakat nasıl motiveli ve sadık bir iş gücü temin edebiliriz? Sadece para çalışanları mutlu etmek için yeterli değildir. Parasal olmayan teşvikler daha çok iş görür. Ancak ek maliyet getirmeden verimliliği artırmanın diğer yollarıda vardır. Şirket ve çalışanlar arasında bağ ve sadakat motivasyonu artırır. Bu şirketin ilk adımı atarak çalışanlarına değer vermesi ve onlarla ilgilendiğini göstermesiyle ilgilidir. Ancak çalışanlar bu kesinliklere güvenebildiğinde ilişki düzeyi gelişebilir. 5İ motivasyonu artırmanın bir yolu: İlginç iş (Interesting work) Bilgi (Information) Karar vermedeki tutum (Involvement in decision making) Bağımsızlık (Independence) Takım içerisindeki artan görünürlük (Increased visibility within a team) İlginç iş: Herkes yapmaktan zevk aldığı eğlendiği bir işe değer verir. Yöneticinin görevi, kimin neyi en iyi şekilde yaptığı ve bir kimsenin yeni bir görevini mutlu ve ya mücadele içinde mi yaptığını bilmektir. Elbette insanlara, sadece sevdikleri görevleri vermek mümkün değildir. Her şirkette yapılmasına ihtiyaç duyulan evrak işlerini içeren çok sıkıcı şeyler vardır ama yalnızca çok az insan sevebilir. Hatırlanacak önemli nokta: herkesin görevlerinin en azından bir kısmının, hoşlanarak yaptıkları işlerden oluşması gerekliliğidir. İşler az gönülden yapıldığı için, bunların önemini açıklamak gerekli olacaktır. Bilgi: Şirketle ilgili bilgilendirilen insanlar tutma sihir gibi çalışır. Çalışanları şirketin bir parçası gibi hissetmelerini sağlamak için, çalışanların şirketin yeni servisleri, şirketle ilgili gelişmeler, şirketin planları ve sonuçları hakkında bilgilendirilmesi gerekmektedir. Çalışanlar, dedektif gibi çok çalışarak değil, parmaklarının ucunda bu bilgilere sahip olmak ister. 5i içerisindeki Bilgi maddesi, mümkün olduğunca çoğu bilgi kanallarını açmayı, şirketin gelişimi ve performansı hakkında bilgi paylaşımını, diyaloga ve çalışanlardan gelen sorulara açık olmayı özetler. Karar vermedeki tutum: Yöneticiler tarafından çevrili sorumluluk alanları, hiçbir sınır bilmez. Ama her şeyin üzerinde olmak, insani anlamda mümkün değildir. Yönetimsel ilginin olduğu bazı alanlar, düşük öncelik almak zorundadır ve işin devamı için gerekli kararlar geciktirilir. Böyle şartlarda çalışanlara, kendi kararlarını vermelerine izin verilmelidir, özellikle bunlar sonuçları üzerinde direk etki yaratırsa. Elbette onların karar vermede içeren risklerin farkına varmaya ihtiyaçları vardır ama bu çalışan-patron ilişkisinin temelini oluşturması gerekmektedir. Temsilen karar alma gücü, çalışanların sadakatini oldukça artırmada, kesinlikle takdir edilebilir. Kararlar almayı sağlama, yeni fikirlerin ortaya çıkması ve cazip çözümler aramak için teşvik edicilik yaratır. Eğer şartlar uygunsa, bütün kesimler yarar sağlayacaktır: çalışan, yönetici ve şirket. K4 İçin Beceri Rehberi Etkili ve verimli çalışma becerisi 13

14 Bu madde hayali yönetim piramidinin karar alma sürecini aşağıya delege olması gerektiğini hatırlamada önem sağlar. Bağımsızlık: Diğer bir deyişle, sıfır bağımsızlık. İşinde müdürünün omuzlarından yukarıya bakması ve attığın her adımı titizlikle kontrol etmesi kimseyi memnun etmez. Çalışanlara, belli bir derecede özgürlük sağlanması gerekir ve iş sürecinde gelişimin, kabul görmüş noktalarda değerlendirilmesi gerekir. Çalışanlar, bu esnekliği yeni fikirler ve gelişmeler katarak performanslarının verimliliğini artırmada kullanabilirler. Çalışan için büyük bir esneklik, zamanı boşa harcama anlamına gelmez. Bu bireylerin iş yükünde ve iş performansında dereceli bir şekilde ilerleme kaydetmesinde uygun ortamı sağlayacaktır. Takım içinde artan görünürlük: Kişinin işinde tanınması her zaman takdir edilir ve bu motivasyon sağlayıcıyı görmezden gelmek boşa harcanmış fırsat olur. Basit bir teşekkür bile çalışanı, şirkete daha da yaklaştırır. Eğer zamanlaması doğru olursa, güdülerin en güçlüsü oluşur. İşi iyi yaptığın için teşekkürler gibi. Bir toplantının önünde ve ilan panosunda en iyimiz şeklinde övmeyi hata olarak düşünmek yanlış olur. Bunun zıttı doğrudur. Her birey yaptığı işte en iyiler arasında olmak ve bunun için ödüllendirilmeyi hayal eder. 5İ ler sistemi başarılı motivasyonun kuruluşunu sağlar. Bazı örnek düşünceler: Yaptığınız iş için tanınmadığınız halde paranız ödense ne derece motive ve sadakat hissederdiniz? Eğer şirket performansınızla ilgili karanlıkta kalırsanız, kararları vermede gücünüzü kaybetmez misiniz ve patronunuz sürekli omuzlarınızın üstünden izlemez mi? İş performansı için motivasyon 1. İçsel: - Daha güçlü - Çalışan organizasyonun amacını tanımlar - İşin kendisi motive edicidir. 2. Dışsal: a) Maddi motivasyon o Ücret yapısını kurma o Maaş dereceleri ve performans bonusları o Sözleşmeli ücretlerin prensipleri o Maaş düzenlemeleri o Haklar-catering, emeklilik veya hayat sigortası pirimi, ofis partilerine ve tatil ücretlerine yönelik katkılar. b) Manevi motivasyon o Kişinin statüsünün değeri o Memnuniyet anketleri o Memnuniyet verici güdüler onların gelişimleri o Hoşnutsuzluk verici güdüler onların elenmesi o Kurum kültürü, kurum gururu, kurum bağlılığı K4 İçin Beceri Rehberi Etkili ve verimli çalışma becerisi 14

15 Kafeterya Planı Geleneksel personel hakları artarak, kafeterya ödeme planı şeklinde değişmeye başlamıştır. Şimdilerde bir iş sözleşmesi paranın toplamıyla ve ya işveren tarafın sunulan parasal olmayan kazançlarla derecelendirilir. Kafeterya planı temelleri: Kafeterya planı Amerikan merkezli bir kavramdır. Plan altında; bireylerin ihtiyaçları ve gereksinimlerine göre istihkak paketi oluşturma fırsatları ve unsurların birleşimini yakalama fırsatı verilir. Seçim hakları bütçe karı ve çalışanın kişisel katkısı ile sınırlandırılmıştır. Kafeterya planın amacı: Plan; belli grup çalışanlar için teşvik edici çalışma ilkesi olmayan net ödeme kadar çeşitli (politik, finansal ve sosyal) faktörler tarafından kısıtlanan ücret artışları konusunu işaret etmesi için tasarlanmıştır. İnsan kaynakları yönetiminde planın çekiciliği şu gerçekte yatmaktadır: Çalışanlar kendi haklarını seçerler; kendi ücretlendirme paketlerini bireysel ihtiyaçlarına ve ya şu anki finansal şartlara adapte edebilir ve onlar için az kıymeti olan şeyleri reddedilirler. İşçilik maliyetlerine bireysel bir yaklaşım; maliyetleri artırmaktan çok bu maliyetleri sürdürme avantajı sağlar, organizasyonlar optimum dağıtımlarını elde etmeye çalışırlar. Planın uygulanması parasal ücret teşviklerinin önemini azaltır ve diğer iş teşvikleriyle eşit bir adım sağlar. İlgili alıştırmalar: İşverenlerin motivasyonel yaklaşımları K4 İçin Beceri Rehberi Etkili ve verimli çalışma becerisi 15

16 DÜZGÜN HEDEF KOYMA Bazen herbirimiz ulaşmak istediğimiz hedefler koyarız. İnsanlar karar aldığında yılın başında çok sıklıkta olur bu. Ancak, bu çok fazla uzun sürmez. Neden? Sebep, kararların ve ya niyetlerin düzgün bir şekilde tanımlanmamış olmasıdır. Herbir amacın kesin bir kriteri olmalıdır ve bu bölüm onların ne olduğunu açıklar. Neden hedef konur? Hedef koyma verimli olmanın ön koşuludur çünkü hedefler: o Yapılması ihtiyaç olan şeyleri belirler o Anlık geribildirim sağlar. (ne elde edildi ve ya edilmedi) o Ulaşılırsa mutluluk sağlar. o Orijinal maksatlardan uzaklaşma tehlikesini kısıtlar. o Odaklanmamıza ve sonucun peşinden koşmamıza yardım eder. Hedefleri nasıl koyarız? Hedefleri belirlerken her hedefin akıl dolu ( SMART ) olması gerektiği özetlenmiş bir planda basit ama etkili bir şekilde uygulayabiliriz. Bu durum aynı zamanda bir hedefin sahip olması gereken temel özellikleri için bir akronimdir: S M A İlk hedefe ulaşmada ön koşul kesin olmaktır. Doğru belirlenmiş bir hedef mükemmel bir şekilde açıktır, kolayca açıklanabilir ve tanımlanabilir. Başka önemli bir kriter ölçülebilir olan hedef ihtiyacıdır. Ölçülebilir bir hedef kontrol edebildiğimiz hedef demektir. Ne zaman ve nasıl ulaşacağımızı bildiğimiz bir şekilde konulur. Hedefin etkisi ve tesiri ölçülebilir. Hedefin kabul edilebilir olduğu kadar kabul edilmeye de ihtiyacı vardır. Bunun anlamı, hedefe ulaşılmasından sorumlu olan kişi tarafından kabul edilmesi ve anlaşılması gerekliliğidir. Ancak hedef, diğerlerinin ilgilerine direk zarar vermemeli ve başkaları tarafından kabul edilebilir olmalıdır. Bazen bu madde, hedef koyarken yeterince hırslı olmamız anlamına gelen hırs kelimesiyle ilgilidir. Gelişimde başarı- çaba olmadan özde olan hedefleri tanımlamamak gerekir yoksa yeteneklerimiz ve seçimlerimiz aşırı şekilde hafife alınabilir. Bunları başararak, kısa K4 İçin Beceri Rehberi Etkili ve verimli çalışma becerisi 16

17 R süreliğine mutluluk duygusu hissedebiliriz. Ancak uzun dönemde, bu duygu mutsuzluk ve hayal kırıklığı halini alabilir. Bir hedefin ayrıca realistik (gerçekci) ve ulaşılabilir olmaya ihtiyacı vardır. Ulaşmaya ihtiyacı olan kişi için gerçekçi olmalıdır. Herkes farklıdır ve bir kimsenin kendini göstermek için fırsat olarak gördüğü şey, başkası için uğraşması zor olan bir şey olabilir. T Son ve önemli olan kriter hedefe ulaşmada bir zaman ayarına sahip olmaya ihtiyaç vardır. Diğer bir deyişle, ulaşılması gereken hedefe bir zaman limiti koymamız gerekir. Bu şekilde, gerçekleşmesini sağlayabiliriz. Tüm bu noktaları uygulayarak iyi bir kuruluş, hedefleri gerçeğe çevirebilir. Ancak bu kendiniz için kuruduğunuz şeyi başarılı bir şekide elde etmek için gerekli değildir. İlgili alıştırmalar: Ben kimim ve nereye doğru gidiyorum? Hedeflerim Düzgün hedef koyma K4 İçin Beceri Rehberi Etkili ve verimli çalışma becerisi 17

18 PLANLAMA Hedeflerimizi doğru koyduktan sonra, başka zor bir görev daha vardır: hedeflerimizi nasıl ele edeceğimizi belirlemek!!!. Birlikte bir plan oluşturmalıyız; bir planla, herşey kesin ve ölçülebilir olur. Gelişimimizi, ne kadar mesafe kaydettiğimizi ve başka ne gibi dikkat çekici unsurlar olduğunu daha kolay gözlemleyebiliriz. Etkili Planlama: Bir plan hedeflerimize ulaşmak için yapmamız gereken tüm görevlerin bir listesidir. Bir plan her zaman aşağıdaki içermelidir: Tüm görevleri içeren zaman çizelgesi amaca ulaşmak için gereklidir. Bu görevler kesin, ölçülebilir, kabul edilebilir ve kabul edilmiş, gerçekçi ve tamamlanması için bir bitiş tarihi olması gerekir. Tüm bilgiler hedefe ulaşmak için gereklidir. Örneğin; bilgi, insanlar, finans, donanım gibi Ön görülemeyen şartlar için program geliştirmek için ekstra zaman (yükümlülükler) Uzun süreli görüşle planlar yaratılabilir. Bu stratejik planlama olarakta bilinir. Faal planlamayı kullanarak, günlük sıradan yaşantımızı planlamak için de kullanışlıdır. Zamanımızı nasıl planlarız? Bazı insanlar geç kalır; yapmayı umdukları şeyi unuturlar ve hiç bir şey için güvenilmezlerdir. Buna rağmen, onların hiçbirşey yapmadığını ve tembel olduklarını söyleyemeyiz. Onlar sıklıkla gün boyunca çalışırlar. Problemleri zaman yönetimidir. Bu konuyu çözmeye yönelik ilk adım; dün yapılan işleri isteyen patronumuza zamanla ilgili problemimizi ve ya işimizden alıkoyan çocuklarımızı ya da arkadaşlarımızı ayıplayamayacağımızın bilinmesidir. Zamanla ilgili bir problemiz varsa, kendimizi ayıplamalıyız! Yönetemeyeceğimiz görevler arasında hoşlanmadığımız ve bizi ilgiye sürükleyenler sıklıktadır. Burada ki çözüm o gün tamamlamak zorunda olduğumuz görevleri ve ya eğer zamanımız kalmışsa yapmak isteğimiz şeyler için karar almada her sabah on dakika zaman harcamaktır. İdeal olarak, sıkıcı bulduğumuz meslekler listenin en üstünde yer almalıdır. Hemen sonrasında ilginç ve eğlenceli bulabileceğimiz görevler üzerin odaklanmaktır. Eğer size uyarsa zaman yönetim sistemi sizin için iyidir. Diğer kişiler daha detaylı planlamayı tercih ederken, bazıları sabahleyin on dakika planlamadan mutludur. Eğer siz plan yaratamayı sevenlerden birisi iseniz, her şey için plan yapamayacanızı aklınızda tutun. Tahmin edilemeyen şeyler her zaman olur. Bu yüzden ekstra zaman ayırarak bunun için bir kontenjan yapmalıyız. Görevlerimizin hepsini tamamlamak için, maximum zamanımızın %60 nı planlamalıyız. Zamanı planlamada bize yardım eden basit bir kuralı tekrar edelim: O gün tamamlamak zorunda olduğumuz görevleri ve ya eğer zamanımız kalmışsa yapmak isteğimiz şeyler için karar almada, her sabah on dakika zaman harcamak. K4 İçin Beceri Rehberi Etkili ve verimli çalışma becerisi 18

19 Görev süresi nasıl tutturulur? 1. Sizden beklenilen şeyi doğru bir şekilde anladığınıza emin olun. 2. Daha önce yapmadığınız bir görevle karşılaşırsanız, gerekli zamanı tahmin etmede yanılabilirsiniz. Bundan kaçınmak için, benzer görevi yapmış olanlardan tavsiye alabilirsiniz. Belki kendi zamanlamalarını yapmaları için bu projeye dahil olacaklara sorabilirisiniz. 3. Gereken tüm bilgilere sahip olduğunuzu ve süreci işlemede açık olduğunuzu kontrol edin. 4. Bitiş süresine yetişemeyeceğiniz açık olursa, size görev veren kişiyi mümkün olduğunca çabuk bilgilendirin. 5. Bitiş süresi belirlediğinizde, bitirmeniz gereken diğer görevleri ve sorumluklarınızı hesaba katın. 6. Mükemmeliyetçi olmayın, görevin içerdiği şeyi, yararlı olan şeyi ve yapılacak şeyi tam olarak belirleyin. 7. Maksimum peformans için stres gerekirse, son bitiş süresini %10 dan %15 e kadar ileri taşıyın. Zamanı koruma şekli: Öncelikler. Zamanınızı planlayın - belirli bir aktivite için ne kadar zaman harcayacaksın? Bu planı yazın ve görevleri tamamladığınızda, her bir başlığı işaretleyin. Görevleri zamanında bitirmek, size mutluluk duygusu verecektir ve daha ileri seviye işler için motivasyonunuzu artıracaktır. Rahatsız edilmeyin, rahat şekilde çalışmaya uğraşın. Eğer işiniz bölünür ve dikkatiniz kayarsa, tekrar kaybedilen zamanı geri almak için daha fazla çaba göstererek çalışın. Benzer görevleri birbir ardına tamamlayın. Acil olmayan küçük bir görev olduğunda, benzer görevlerin birikmesini bekleyin ve hepsini birden tamamlayın. Büyük görevleri küçük parçalara ayırın. Eğer büyük bir göreve sahipseniz ve sonuçları elde etmek uzun süre alacaksa, küçük kısımlara ayırın ve her birine bitiş süreleri tanımlayın. Her bir kısmı tamamladıktan sonra tüm görevleri tamamlamada motivasyon sağlayıcı mutluluk duygusu hissedeceksiniz. Ara verin. Düzgün bir temel üzerine rutin aktiviteleri sergileyin. Bu, destelerce düzensiz sayfaların bir araya gelmesini önler Sabahleyin önemli aktivitelere zamanlayın. Toplantıları, e- mailleri yapmadan önce günlük görevlerin en önemlilerini en azından yapmaya çalışın. Genelde zihinsel enerjiniz en iyi sabahleyin yüksek olur, bu yüzden gün içersinde erkenden önemli görevleri bitirmeye çalışın; bu size iş için güçlü bir motivasyon ve başarı duygusu sağlayacaktır. İlgili alıştırmalar: Zaman yönetimi veya zamanımı nasıl iyi kontrol edebilirim? (I) Zaman yönetimi veya zamanımı nasıl iyi kontrol edebilirim? (II) K4 İçin Beceri Rehberi Etkili ve verimli çalışma becerisi 19

20 GÜNÜN RESMİ Zamanımızı organize etmede yardımcı olan araçlardan bir taneside günün resmidir. Günün resmi bize belirli bir günde yaptığımız şeyde, zamanımızı gerçekte nezaman, nerede ve nasıl harcadığımızla ilgili doğru bilgi sağlar. Normal çalışma gününün resmini yapmak için en azından tipik 2 günde yaptığımız şeyleri detaylı bir şekilde yazmaktır. Sıradanlığın dışında bir şey yaptığımızda buna özel günler(hafta sonları) dahil olmamalıdır. Günün resmi gerçekten yararlı bir yardımcıdır. Bu sadece önemli ya da önemsiz aktiviteleri göstermez aynı zamanda yaşantımızın diğer açısını ortaya çıkarır: zamanımızın atıl olduğu gerçeği ve ya TV pempe dizileri izlemek gibi rutin, amaçsız ve odaksız aktiviteleri sergiliyor olduğumuzdur. Bu aktiviteler zaman harcayıcılar dır. Bunlar kişisel ve mesleki yaşantımıza en ufakta olsa bir fayda sağlamaz. Bu durumda günün resmini için Eisenhower prensibini uygularız. Bu prensibi sonra daha detaylı tanımlarız. Zamanımızı daha etkili nasıl harcarız, farklı, daha iyi bir şekilde kullanımının mümküniyeti ve bizi amacımıza yönlendiren aktivelelerle dolu olup olmamasını yansıtmada kullanılır. Günün resminin nasıl göründüğüne bir örnek: Bu taşa oyulmuş birşey değil. Resim daha detaylı inşa edilebilir. Örneğin; belirli aktiviteleri harflerle işaretleyebileceğimiz 10 dakika aralıklı temsili karelere ayrılmıştır. Saat Gün Gün İlgili alıştırmalar: Zaman yönetimi ve ya zamanımı nasıl iyi kontrol edebilrim (I) Zaman yönetimi ve ya zamanımı nasıl iyi kontrol edebilirim (II) K4 İçin Beceri Rehberi Etkili ve verimli çalışma becerisi 20