TURNA, ECAS, Mobility Tool, OLS Elektronik Platformları Nelerdir? Nasıl Kullanılır? 06 Eylül 2016 Işık Üniversitesi Şile/İstanbul

Transkript

1 TURNA, ECAS, Mobility Tool, OLS Elektronik Platformları Nelerdir? Nasıl Kullanılır? 06 Eylül 2016 Işık Üniversitesi Şile/İstanbul Neriman KANBUR Sakarya Üniversitesi Dış İlişkiler Şube Müdürü

2 TURNA Nedir? Türkiye Ulusal Ajansı Proje Başvuru Takip Sistemidir. Elektronik Proje Yönetim Sistemi olarak bildiğimiz platformda Erasmus+ kapsamında gerçekleştirilecek tüm projelerin başvuru formları ve eklerine TURNA sistemi üzerinden erişim sağlanmaktadır. Bu nedenle tüm yararlanıcı kuruluşların sistemde bir kullanıcı tanımı bulunmalıdır. Sisteme linki üzerinden giriş yapıldıktan sonra; Yeni Kullanıcı Ekranına sekmesine erişeceksiniz.

3 İşaretli sekmeyi tıkladığınızda Üyelik türünüzü seçmeniz beklenir. Kurumsal kayıt için Kurum Vergi Kimlik Numaranıza ihtiyaç duyulmaktadır.

4 Kurumun vergi numarası ile daha önceden sistemde tanımlanmış bir kullanıcı hesabı var ise sistem tarafından kontrol edilerek vergi numarası sonuna otomatik olarak verilen sıra numarası ile farklı bir hesap oluşturulacak ve bunun için onayınız istenilecektir.

5 TURNA üzerinden sistem kaydınız gerçekleştirildikten sonra Türkiye Ulusal Ajansı Proje çağrılarına başvuru için, sisteme giriş yaparak; ulaşacağınız ekranda başvuru formlarını toplu halde görüntüleyebilirsiniz.

6 Çağrı döneminde bulunan projelere ait; rehber, başvuru formu ve dökümanlara bu ekrandan ulaşılacaktır. Başvurusunu gerçekleştirmek istediğiniz proje çağrısına ait Başvuru Formunu İndir butonuna tıkladığınızda forma erişebilir, kullandığınız sisteme yükleyebilir ve offline olarak düzenleyebilirsiniz. Doldurulan formun kaydedildikten sonra Avrupa Komisyonu veritabanına submit edilmesi ve sonrasında kaydedilerek TURNA Elektronik Proje Yönetim Sistemi ne yüklenilmesi gerekmektedir.

7 Sisteme yüklemiş olduğunuz başvurular Başvurularım kısmından takip edilir, Başvurularım; Kabul edilen başvurularınıza ait başvuru formu, proje yetkilisi gibi verilere dilendiği zaman ulaşılabildiği gibi Sözleşme Bilgi Formu na da TURNA sistemi üzerinden erişim gerçekleşmektedir.

8 Sözleşme aşamasına ulaşan başvurulara dair bilgi formları TURNA sistemi üzerinden düzenlenerek yine sisteme geri yüklenecektir.

9 Türkiye Ulusal Ajansı ve kurumunuz arasında imzalanacak olan Proje Sözleşmeleri sisteme yükleyeceğiniz Sözleşme Bilgi Formu n da mevcut veriler çerçevesinde düzenlenmektedir.

10 ECAS (The European Commission Authentication System) Nedir? Avrupa Komisyonu Kimlik Tanımlama Sistemi olarak Türkçeleştirilmiştir. Kullanıcıların Avrupa Kuruluşları tarafından kullanılan ya da geliştirilen dijital sistemlerin büyük bir kısmına erişimini sağlayan bir sistemdir. ECAS a üyelik ve Avrupa Komisyonu Katılımcı Portalının Tek Kayıt Sistemine (Unique Registration Facility: URF) kayıt yaptırmak ve 9 (dokuz) haneli PIC kodu (Kullanıcı Tanımlama Kodu) almak zorundadır. Sisteme Kayıt olmak için; Yaklaşık 5 dakikanızı alacak bu basit Kurum Tanımlama işleminde önemli hususların başında kullanıcı kimliği erişimi sağlayacak e posta adresinin ulaşılabilirliği gelmektedir. Bu nedenle tanımlayıcı e postanın kişi değil birim e postalarından seçilmesi sağlıklı olacaktır. (erasmus@...edu.tr/international@...edu.tr gb) Sistem kaydınız esnasında kurumunuzun yasal bir kuruluş olduğunu beyan etmeniz ve bunu onaylı bir evrakı sisteme yüklemeniz istenecek bu nedenle sistem kaydına başlamadan önce söz konusu evrakı düzenleyerek pdf olarak bilgisayarınızda kayıtlı olması işleminizi daha hızlı ve kolaylıkla tamamlamanızı sağlayacaktır.

11 eriştiğiniz de «CREATE AN ACCOUNT«sekmesinden ilerleyerek;

12 Kullanıcı tanımlama sürecinde * ile işaretli alanlar zorunludur, görüldüğü üzere kullanıcı adı seçeceğiniz kısmı zorunlu değildir. Sistem bu ismi otomatik olarak atayabileceği için boş bırakınız. GİZLİLİK BİLDİRİMİ (Privacy Statement) Ekranındaki bildirimi okuyarak sayfa sonuna vardığınızda kabul ettiğinize dair onay sekmesine erişeceksiniz. Onayınızı verdikten sonra Sign up butonuna tıkladığınızda, vermiş olduğunuz e posta adresine üyelik onayınız için kullanıcı adı ve şifre iletildiğine dair bir ileti alacaksınız.

13 *** Kayıt için kullandığınız E-postanıza iletilecek olan şifresinin geçerliliği 90 dakikadır. Eğer kayıt için verilen e posta hesabının şifresine erişemez ve kullanım süresi olarak verilen 90 dakikayı aşar iseniz, yeni bir kullanıcı tanımlamaya değil sistemde size tanımlanan isim ile Unutulan Şifre prosedürünü kullanım yoluna gidiniz.

14 Alacağınız e postada işlemi devam ettireceğiniz link mevcut olacaktır lütfen linkten devam ediniz. Şifre tanımlama için belirtilen kurallara hassasiyet gösterilmelidir. Sisteme tanımlandınız artık bir kullanıcısınız. Kullanıcı adı ve şifreniz ile

15 Giriş yaptığınızda Domain alanınızın Harici (External) olarak kurulduğundan emin olunuz. Görüleceği üzere her simgenin sağ alt köşesinde işaretleme kutucuğu mevcuttur. Lütfen kontrol ediniz. External seçeneği işaretli değil ise, Değiştir ve Kuruluş değil- Avrupa organı da değil kısmını seçiniz.

16 Erişimini gerçekleştirdiğiniz bu sayfa kurumunuza ait hesap bilgilerini düzenleyebilir ve değiştirebilirsiniz.

17 OLUŞTURULAN PIC NUMARASINA SAHİP KURUM VERİLERİNİN GİRİŞİ Kurum Bilgilerinin düzenleneceği (modify) bu ekranda görüleceği gibi kurumunuzun; - Vergi Kimlik Numarası - Kuruluş Kanun Sayısı - Kuruluş Kanun Sayısı Tarihi - Yasal Temsilcisi tam adı Gibi bilgiler sıklıkla sizlerden talep edilecektir. Bu nedenle ofisinizde erişilebilir bir yerde söz konusu bilgileri kayıtlı bulundurmanız sizler için yararlı olacaktır. LEGAL ENTITY forma ilgili web sayfasının dökümanlar kısmından ulaşabileceğiniz gibi web üzerinden arama yaparakta kolaylıkla erişebilirsiniz. Ent_privComp_en.pdf

18

19 Mobility Tool Nedir? Mobility Tool+, Avrupa Komisyonu nun Hayatboyu Öğrenme Programı ve Erasmus+ Programı kapsamındaki hareketlilik projelerine yönelik işbirliği, yönetim ve raporlama işlemleri için oluşturulmuş web platformudur. Mobility Tool+, Avrupa Komisyonu tarafından, Erasmus + Ulusal Ajanslarınca yönetilen Erasmus+ Projeleri nin yararlanıcılarının kullanımı için geliştirilmiştir. Mobility Tool+ kullanıcıları, bu arayüzde (Ulusal Ajans ile imzalanan Delegasyonu Anlaşması dahil) yönettikleri projelere ait bilgiler bulabilecek ve kullanıcıların geriye kalan bilgileri kodlamaları mümkün olacaktır. Kullanıcılar katılımcıları belirleyebilir; hareketlilikler, çıktılar vb. ve bütçe bilgilerini güncelleyip tamamlayabilirler. Araç aynı zamanda katılımcı ve yararlanıcı raporlarını, Mobility Tool + kullanıcıları tarafından girilen haraketlilik verilerini baz alarak oluşturmaktadır.

20 ECAS kullanıcı adı ve şifreniz ile girişinizi gerçekleştiriniz. Ekranda göreceğiniz PROCEED butonuna tıklayınız.

21 Ulaştığınız ekranda aktif faaliyet döneminde Hibe Anlaşması mevcut projelerinizi liste halinde göreceksiniz. İşlem yapacağınız anlaşmanın üzerine tıklayınız. Ekranda mevcut menüde işlemler menü halinde sıralanmaktadır. Hızlı ve sağlıklı veri girişi için öncelikle menüde yer alan Kurumlar sekmesinden işleme başlamanız sağlıklı olacaktır.

22 Eriştiğiniz bu sekmenin sağ üst köşesinde yer alan +Create butonuna tıkladığınızda, faaliyetiniz süresince hareketlilik gerçekleştirilecek kurumların verilerini girmeniz gerekmektedir. Kurum tanımlamalarını gerçekleştirdikten sonra, hareketliliğe katılan her bir yararlanıcının sistem üzerinden menüde yer alan Hareketlilikler sekmesi seçilerek verilerinin girilmesi gerekmektedir. Hareketliliğin gerçekleşmesi kesinleştikten sonra hareketlilik yararlanıcısı hareketlilik türüne göre sisteme işlenir. Hareketlilik bitiş tarihini takiben sistem otomatik olarak Nihai Rapor için yararlanıcının sisteme tanımladığınız e posta hesabına bildirimde bulunur. Burada yararlanıcının e posta hesabının aktif olmasına ve yararlanıcılara sistemin bildirimleri konusunda bilgilendirme yapılmasına dikkat edilmelidir.

23 *Yararlanıcının faaliyet bitiş tarihinde bir değişiklik söz konusu olması halinde sisteme girilen verinin güncellenmesi gerekmektedir. *Yararlanıcın Nihai Raporu faaliyet bitimini takip eden 15 gün içinde tarafınıza ulaşmamış ise yararlanıcı ile irtibata geçilerek teyid edilmelidir. Her bir yararlanıcı için sisteme işlenen veriler, yararlanıcın faaliyetini tamamladıktan sonra tarafınıza teslim edeceği evraklar üzerinden kontrol edilerek nihai düzeltmeler yapılmalıdır. Sisteme girilen her bir yararlanıcı verisi sayesinde bütçesel takibinde sağlandığı Mobility Tool sistemi faaliyet dönemi bitiminde raporlamalarında otomatik olarak düzenlenmesini sağlamaktadır.

24 OLS Nedir? (Online Linguistic Support) Çevrimiçi dil desteği, Yükseköğretimde öğrenci hareketliliği faaliyetlerinden yararlanacak öğrenciler için Avrupa Komisyonu tarafından ücretsiz bir uygulamadır. Başlangıçta Almanca, Fransızca, Hollandaca, İtalyanca, İngilizce ve İspanyolca dillerine ilaveten 2016 yılından itibaren Çekçe, Danca (Danimarka dili), Yunanca, Lehçe (Polonya dili), Portekizce ve İsveççe dillerinde de öğrencilere Çevrimiçi Dil Desteği sunulmaya başlanmıştır. Çevrimiçi dil desteği öğrencilerin girmekle yükümlü olduğu sınavlar ve isteğe bağlı çevrimiçi dil kursu desteğini içermektedir. Öğrenim veya staj hareketliliği gerçekleştirmek için seçilmiş öğrenciler, faaliyetlerine başlamadan önce ve faaliyetlerini tamamladıktan sonra ayrı ayrı olmak üzere, Çevrimiçi Dil Desteği sistemi üzerinden öğrenim/staj faaliyetinin gerçekleştirildiği dilden zorunlu sınav olurlar. Sınavlar öğrencilerin seçilmiş olma durumlarını etkilememekle birlikte uygulamaya seçilen öğrencilerin bu sınavlara girmesi zorunludur ve girmemeleri durumunda hibelerinde kesinti yapılır. Faaliyet öncesi ve sonrası yapılan sınavlar öğrencinin faaliyetleri süresince dil yeterliliklerinde meydana gelen değişimi gözlemlemek amacıyla yapılan bu sınavlar hareketliğe seçim aracı olarak kullanılamaz. Sınav sonuçları yalnızca öğrenci ve öğrenciyi gönderen yükseköğretim kurumu tarafından görülebilir.

25 Sınava girilen dil ile kurs alınan dil aynı olmalıdır. Zorunlu dil sınavı sonuçları B2 ve üzerinde olan öğrenciler, isteklerine bağlı olarak, gittikleri ülkenin dilinde çevirimiçi dil kursundan yararlanabilirler. B1 ve altı sonuç alanlara otomatik dil kursu tanımlanır, fakat B2 ve üzeri sonuç alanlara dil kursunu sizler tanımlamalısınız. Dil kursu süresi faaliyet süresine göre belirlenir. Öğrencinin hareketlilik süresi kadar kurs süresi imkanı tanınır. Dil kursuna katılım zorunlu değildir. Dil sınavı tanımlanacak öğrenciler faaliyete seçildikleri dönemde belirlenmeli ve koşulları ile kullanımı hakkında bilgilendirilmelidir. Hibe dönemi için kurumunuza tahsis edilen OLS Lisansı tüm katılımcı öğrencilerinizi kapsayacak sayıdadır. Bu sistemde de tanımlamalar hareketliliğe katılacak öğrencilerin e posta hesapları üzerinden gerçekleştirileceğinden kayıtlara alınacak e-posta hesaplarının aktif olmasına özen gösterilmelidir. Dönem dönem sistem üzerinden öğrencilere yapılan bildirim e-postalarının gereksiz (junk/spam) posta kutularına düştüğüne dair bildirimler aldığımız için yararlanıcılara bu konuda hatırlatma yapılması önemlidir.

26 Sisteme Giriş OLS Sistemi için biz kurumların sistem kaydı gerçekleştirmesine gerekmemektedir. Sistem faaliyetine başvurduğunuz projede İletişim Kişisi olarak belirleyeceğiniz kişinin e posta hesabına otomatik olarak tanımlanmakta ve kişiye proje onayı takibinde e posta ile iletilen şifre ile aktif edilmektedir. Bu nedenle proje başvurularında belirlenecek iletişim kişilerinin sistemi aktif kullanabilecek pozisyonda olmalarına dikkat edilmesi sağlıklı olacaktır. Örnek e postada görüleceği üzere sistem iletişim kişisine şifreyi ve bu şifre ile giriş yapacağını linki iletmektedir. (

27 İletişim kişisine ait e posta ve iletilen şifre ile sisteme giriş yapıldıktan sonra;

28 Bu ekranda sistem kullanıcısı kendine yeni bir şifre belirler. Şifre güncellemesini gerçekleştirdikten sonra menüden ana sayfaya dönerek işlemlere başlanır. Ekranın sağ üst köşesinde yer alan kullanıcı e postasına tıklayarak; yeni şifre oluşturulacak ekrana ulaşılır.

29 . Çevrim içi Sınav ve Kurs Tanımlanması Toplu halde her dil için bir seferde yapılabilir. Yararlanıcı eklendikçe sayı sistem tarafından güncellenir. Böylece kullanıcı sistemde kullanabileceği lisans sayısını takip edebilir

30 Menüde yer alan License Usage per participant sekmesinden tüm yararlanıcıların süreci takip edilebilmektedir. Bu yolla I. Sınav sonrasında başarı durumlarına göre öğrencilere kurs tanımlaması yapılabilmektedir.

31 TEŞEKKÜRLER