KURUMSAL YÖNETM LKELER UYUM RAPORU

Transkript

1 KURUMSAL YÖNETM LKELER UYUM RAPORU 1 KURUMSAL YÖNETM LKELERNE UYUM BEYANI Aviva Sigorta A.., Sermaye Piyasası Kurulu tarafından yayımlanan Kurumsal Yönetim lkelerinde yer alan prensiplere, pay sahiplerinin ve menfaat sahiplerinin korunmasını, çalıanlar ve müteriler ile ilikilerin gözetilmesini salamak amacıyla azami ölçüde uyumu hedeflemi olup, prensiplerin uygulanması için gerekli özen gösterilmektedir. irketimiz, müterileri, çalıanları ve i ortaklarıyla gerçekletirdii tüm i ve ilemlerinde güvenilirlik, dürüstlük ve effaflık esaslarına uygun hareket eder. irketimizin hedefi en güvenilen finansal hizmet sunan irket olmaktır. Finansal hizmetler sektöründe faaliyet gösteren bir güven kurumu olmanın doal bir sonucu olarak da profesyonel i yapma biçimimiz deerlerimizi ve misyonumuzu yansıtmaktadır. irketimiz nezdinde, uluslararası topluluun bir üyesi olan ve balı olduumuz Aviva Grubunun Plan, Politika, Prosedür ve Kuralları kabul edilmitir. Bu plan, politika, prosedür ve kurallar yürütmekle sorumlu yöneticiler tarafından uygulanmakta ve uygulanırlıı Yönetim Kurulu tarafından kontrol edilmektedir. Kabul edilen ve uygulanan plan, politika ve prosedürler aaıda belirtilmitir; Kurumsal Sosyal Sorumluluk Politikası Risk Yönetimi ve ç Kontrol Politikası Finansal Suçlarla Mücadele Politikası Düzenleyici Kurum Politikası nsan Kaynakları Politikası letiim Politikası Kredi Riski Politikası Sermaye Yönetimi Politikası Finansal Raporlama Politikası Reasürans Politikası Döviz Kuru Riski Politikası Finansal Yatırım Politikası Gözetim Politikası Güvenlik Politikası Çevre Politikası Baımsız Denetim Politikası Hasar Politikası Yazma Politikası Rezerv Politikası Müteri Politikası Bilgi Teknolojileri Politikası Yasal Riskler Politikası Likidite Politikası Finansal Piyasalar Riski Politikası

2 Dı Kaynak Kullanımı Politikası Satınalma Politikası Vergi Politikası Daıtım Kanalları Politikası Pazarlama Politikası Strateji ve Planlama Politikası ç Denetim Yönetmelii Kamunun Aydınlatılmasına likin Bilgilendirme Politikası Davranı Kuralları Aviva Grubu 1 Ocak 2008 itibariyle risk yönetimi anlayıı çerçevesinde politikalarını deitirmitir. Toplam 34 adet olan bu politikalardan dört adedi haricindeki tümü Aviva Sigorta A.. tarafından yürürlüe konmutur. Uygulanmayan dört politikadan üçü hayat ve birikimli sigortaları içermekte, bir adedi türev ürünleri kapsamaktadır. Söz konusu politikalar faaliyet konusu çerçevesinde olmadıından ve türev piyasa faaliyetleri risk itahı haricinde öngörüldüünden uygulanmamaktadır. Bu politikalar çerçevesinde uyum faaliyetleri kapsamında eylem planları belirlenmi olup, Risk Yönetimi birimi tarafından izlenmektedir. Kamunun Aydınlatılmasına likin Bilgilendirme Politikası ve Kamunun Aydınlatılmasına likin Bilgilendirme Prosedürü 2004 yılında Yönetim Kurulumuzca kabul edilmitir. Bu politika ve prosedür Olaan Genel Kurul Toplantısında Genel Kurul un bilgisine sunulduktan sonra 2005 yılında kamuya açıklanmıtır. Sermaye Piyasası Kurulunun Kurumsal Yönetim ilkeleri çerçevesinde Yönetim Kurulu kararı ile kabul edilen Kamunun Aydınlatılmasına likin Bilgilendirme Politikası ve Bilgilendirme Prosedürü çerçevesinde adresindeki internet sitemiz yeniden düzenlenmitir. irket deerlerimiz internet sitemizde yer almaktadır. Davranı ve Etik Kuralları 2006 yılında kitapçık olarak basılmı ve tüm irket çalıanları ile yazılı olarak paylaılmıtır. Sermaye Piyasası Kurulunun Kurumsal Yönetim lkeleri kapsamında Ana Sözlememizde; Özel denetçi atanması talebinin bireysel bir hak olarak kullanılabilmesini, Kar Payı avansı daıtılmasını, Menfaat sahiplerinin irket yönetimine katılımını, Yönetim Kurulu Üye seçiminde birikimli oy sistemi kullanılmasını, Yönetim Kurulu Üyelerinin veto hakkı kullanmasını, ç Denetimi prosedürlerini, öngören düzenlemeler yer almamaktadır.

3 stisnai nitelik arz eden henüz uygulanmayan prensipler ise, bugüne kadar menfaat sahipleri arasında herhangi bir çıkar çatımasına yol açmamı olmakla birlikte, plan dahilinde uygulanması hedeflenmektedir. Konuya ilikin dier açıklamalar aaıdaki bölümlerde yer almaktadır. BÖLÜM I PAY SAHPLER 2 Pay Sahipleri le likiler Birimi irketimiz ana ortaı Aviva International Holdings Limited in pay oranının %98,6582 olması sebebi ile ayrı bir Pay Sahipleri le likiler Birimi oluturulmamıtır. Pay sahipleri ile ilikiler Mali ler Birimi bünyesinde yürütülmektedir. Pay sahipleri ile ilikilerden sorumlu kiiler Mali ler Grup Müdürü Tülay Vidinel ve Mali Kontrol Müdürü Esra Çallak tır. letiim Bilgileri: Tel: Faks: adresleri: tulay_vidinel@avivasigorta.com.tr esra_callak@avivasigorta.com.tr Dönem içinde irketin Genel Kurul Toplantısı yapılmı, Genel Kurul Toplantısında pay sahiplerinin yararlanacaı dokümanlar hazırlanmı ve Genel Kurul sonuçları kamuyu aydınlatmak amacıyla MKB ve SPK ya bildirilmitir. 3 Pay Sahiplerinin Bilgi Edinme Haklarının Kullanımı tarihleri arasında tüm duyurular elektronik ortamda yapılmı ve nternet sayfasında yayınlanmıtır. Ana Sözlememizde bireysel olarak özel denetçi atanmasına ilikin düzenlenme bulunmamaktadır. Dönem içinde özel denetçi tayini talebi olmamıtır. TTK gereince seçilmesi gerekli denetçiler ve baımsız denetçiler Genel Kurul onayı ile seçilmektedir. 4 Genel Kurul Bilgileri 2007 Yılına ait Olaan Genel Kurulumuz tarihinde toplanmıtır. Toplantıda toplantı nisbeti % 98,6442 olarak gerçeklemitir. Toplantıya menfaat sahipleri ve medyadan katılım olmamıtır.

4 Toplantı yeri, günü, saati, gündemi ve vekaletname örneini içeren toplantı davetine ilikin ilan, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi, Yenigün ve Hürses gazeteleri ile MKB bülteninde olmak üzere, toplantı tarihinden en az iki hafta önce yayımlanmıtır. Toplantı bilgileri, aynı süre içinde nama yazılı hisse senedi sahiplerine ayrıca taahhütlü mektupla da ulatırılmıtır. Toplantı bilgilerine, tüm pay sahiplerimizin dorudan eriimini teminen irketimizin adresinde yer alan internet sitesinden de ulaılabilmektedir. Ortaklarımıza pay defterine kayıt için toplantıdan önce 1 hafta süre verilmitir. Genel Kurul öncesi Faaliyet Raporu, Murakıp Raporu, Mali Tablolar, Ana Sözleme, Gündem, Yönetim Kurulunun Kar Daıtım Önerisi irket merkezinde pay sahiplerinin bilgisine sunulmutur. Sözkonusu bilgi ve belgelere adresinde yer alan internet sitemizden de ulaılabilmektedir. Genel Kurul a katılım için kanunun öngördüü düzenlemeler dorultusunda çarı yapılmı olup, toplantılar, ulaım sorunu olmayan Genel Müdürlük Binamızda gerçeklemitir. Toplantılara büyük ortaımız dıında Boryad Borsa Yatırımcıları Dernei katılmıtır yılı Olaan Genel Kurul Toplantısında ana ortaımız Aviva nternational Holdings Limited tarafından Kar Daıtım Önerisi ortakların bilgisine sunulmu ve karar altına alınmıtır. Ana Sözlememizde önemli ölçülerde mal varlıı alım satımı, kiralanması gibi konularda Yönetim Kurulumuzun yetkili olduuna dair hüküm bulunmaktadır. Genel Kurul Tutanakları irket merkezinde pay sahiplerine açık tutulmaktadır. Genel Kurul Tutanakları, ayrıca toplantılara katılamamı pay sahiplerinin bilgilendirilmesi amacıyla adresinde yer alan internet sitemizde yer verilmek suretiyle elektronik eriime de açık tutulmaktadır. 5 Oy Hakları Ve Azınlık Hakları irketimiz hissedarları A, B ve C grubu olmak üzere 3 gruptan olumaktadır. % 1,3418 oran ile MKB de ilem gören dier hisse sahipleri C grubu hissedarlardır. mtiyazlı hisseler ise Yönetim Kurulu Üyesi ve Denetçi seçme konusunda A ve B grubu hisse sahipleridir. Birikimli oy kullanma yöntemine yer verilmemitir. 6 Kar Daıtım Politikası ve Kar Daıtım Zamanı

5 irketin karına katılım konusunda herhangi bir imtiyaz yoktur. Kar daıtımı yasal süreler içinde gerçekletirilmektedir. Daıtılacak kar tutarı, yapılacak yeni yatırımlar ve likidite durumu dikkate alınmak suretiyle belirlenmektedir.kamuya açıklanmı bir kar daıtım politikası bulunmamaktadır. 7 Payların Devri A ve B grubu hisse devirlerine ilikin yöntem Ana Sözlemede yer almaktadır. Ancak C grubu hisseler serbestçe devredilebilir. BÖLÜM II KAMUYU AYDINLATMA VE EFFAFLIK 8 irket Bilgilendirme Politikası irketimiz 2004 yılı içinde Yönetim Kurulunun 24 Aralık 2004 tarihli ve 2004/21 sayılı kararı ile Kamunun Aydınlatılmasına likin Bilgilendirme Politikası ve Kamunun Aydınlatılmasına likin Bilgilendirme Prosedürü oluturmutur. Bu Bilgilendirme Politikası ve Bilgilendirme Prosedürü 2005 yılı Olaan Genel Kurul Toplantısında Genel Kurul un bilgisine sunulduktan sonra kamuya açıklanmı ve irket nternet sitesinde yayımlanmıtır. Kamunun Aydınlatılmasına likin Bilgilendirme Politikasının ve Bilgilendirme Prosedürünün yürütülmesinden Yönetim Kurulu sorumludur. Yıl içinde kamuya açıklanacak önemde gelimeler olması durumunda gerekli özel durum açıklamaları yapılmaktadır. Münhasıran kamuyu aydınlatma ile ilgili hususları gözetmek ve irkete yöneltilen soruları cevaplamak üzere sorumlular belirlenmitir. 9 Özel Durum Açıklamaları tarihleri arasında toplam 35 adet Özel Durum açıklaması yapılmıtır. 10 irket nternet Sitesi ve çerii Aviva Sigorta A.. nin internet sitesi bulunmaktadır. irketimizin internet sitesinin adresi dir. irket internet sitemiz yabancı ortaımızın standartları çerçevesinde revize edilmektedir. Sermaye Piyasası Kurulunun Kamuyu Aydınlatma Politikası ve Prosedürü çerçevesinde nternet sayfamızda Yatırımcı likileri adı altında yatırımcıya özel bir linke yer verilmitir. Bu proje çerçevesinde yatırımcıların ihtiyacı olan duyuru ve bildirimlere bu sayfada yer verilmektedir.

6 nternet Sitemizde Yatırımcı likileri linkinden SPK Kurumsal Yönetim lkeleri Uyum Raporu na eriilebilmektedir. Bu raporun 10. maddesi kapsamında ise Kurumsal Yönetim lkeleri II. Bölüm madde te sayılan bilgilere ulaılabilmektedir. 11 Gerçek Kii Nihai Hâkim Pay Sahibi/Sahiplerinin Açıklanması % 98,6582 oranı ile irketimizin hissedarı olan Aviva International Holdings Limited, tamamı ile halka açık olan AVIVA plc. kuruluu olup, Merkezi Kayıt Kuruluu A.. nezdinde kaydilemeyen gerçek kii hissedarları tamamen bilme olanaımız bulunmamaktadır. 12 çeriden Örenebilecek Durumda Olan Kiilerin Kamuya Duyurulması Kamuyu Aydınlatma Politikası ve Kamuyu Aydınlatma Prosedüründe içeriden örenebilecek durumda olan kiiler, görev itibarı ile belirlenmi ve Genel Kurul un bilgisine sunularak kamuya açıklanmıtır. çeriden örenilebilecek bilgilerin kullanımının önlenmesi için gerekli önlemler alınmı olup, irketimizin sermaye piyasası araçlarının deerini etkileyebilecek nitelikteki bilgiye ulaabilecek konumdaki yöneticileri ile hizmet aldıı dier kii / kurumlar aaıda sunulmutur. Çalıtıı Kurum Kii Görevi AvivaSA Emeklilik Ve Hayat A.. Carl Owen Boehr Yönetim Kurulu Bakanı Aviva Sigorta A.. Stephen Forder Pond Yönetim Kurulu Bakan Vekili Aviva Sigorta A.. Ertan Fırat Yönetim Kurulu Üyesi, Genel Müdür Aviva Avrupa Hayat Plc. Martin John Brooks Yönetim Kurulu Üyesi Aviva Sigorta A.. Selmin Çaatay Yönetim Kurulu Üyesi, Genel Müdür Yardımcısı Aviva Sigorta A.. Aye Nilgün Bolcakan Yönetim Kurulu Üyesi, Genel Müdür Yardımcısı Aviva Sigorta A.. Ali Akener Yönetim Kurulu Üyesi, Genel Müdür Yardımcısı Aviva Sigorta A.. Tülay Vidinel Mali ler Grup Müdürü Aviva Sigorta A.. Esra Çallak Mali Kontrol Müdürü Aviva Sigorta A.. Selçuk Yüksel Muhasebe Müdürü Aviva Sigorta A.. Ali Fuat Üstün BT Grup Müdürü Aviva Sigorta A.. Zafer Ceylan ç Denetim Müdürü Güney Serbest Muhasebeci ve Mali Müavirlik A.. Baaran Nas Yeminli Mali Müavirlik A..

7 BÖLÜM III MENFAAT SAHPLER 13 Menfaat Sahiplerinin Bilgilendirilmesi irketimiz, pay sahiplerini, çalıanlarını, alacaklılarını, müterilerini, tedarikçilerini, çeitli sivil toplum kurulularını, devleti, irketimize yatırım yapmayı düünebilecek potansiyel tasarruf sahiplerini ve tüm menfaat sahiplerini ilgilendiren hususlarda mümkün olduunca yazılı, sözlü ve toplantılarla bilgilendirmeye ve bu kurum ve kiilerle ilikilerin mümkün olduunca yazılı sözlemeler ile düzenlenmesine özen göstermektedir. Menfaat sahiplerinin haklarının mevzuat ve sözleme ile düzenlenmedii durumlarda, menfaat sahiplerinin çıkarları iyi niyet kuralları çerçevesinde ve irket imkanları ölçüsünde irketin itibarı da gözetilerek korunmaktadır. Menfaat sahipleri; internet sitemiz, iç bültenler, duyurular, ürün broürleri, kurumsal broürler ve önemli konularda basın bültenleri ve ropörtajlar vasıtası ile aydınlatılmaktadır. irketimiz acentelerine; kanun, yönetmelik deiiklikleri veya irket uygulamalarına yönelik duyurular elektronik ortamda yapılmaktadır. Acentelerimiz, irketimize e zamanlı on-line balı olarak çalımaktadırlar. Müterilerimiz internet adresindeki sitemiz vasıtası ile hasarlarını elektronik ortamda sorgulayabilmektedirler. Ayrıca, irketimiz nezdinde müteri ikayetlerinin yazılı yanıtlanmasına, ikayetlerin sınıflandırılmasına ve analizine dair bir sistemimiz ve prosedürümüz de bulunmaktadır. 14 Menfaat Sahiplerinin Yönetime Katılımı irketimiz Aviva Sigorta A.., menfaat sahiplerinin yönetime katılımı konusuna özen göstermekte, tüm menfaat sahipleri ile dürüstlük ve hakkaniyet ilkeleri ile iletiim kurmakta ve irket deerlerini paylamaktadır. irketimiz nezdinde, en geni çerçevede yönetime katılımı salamak amacıyla operasyonel yöneticilerin de katılımı ile gerekli görüldüü durumlarda ve asgari yılda dört kez Geniletilmi Yönetim Kurulu Toplantıları yapılmaktadır. irket çalıanlarımız, her yıl düzenli olarak yapılan yıllık toplantılarda irketin genel faaliyeti, mali yapısı, bilançosu, sermaye yapısı, projeleri ve hedefleri ile ilgili olarak bilgilendirilmektedir. irketimiz nezdinde, çalıanlarımızın görülerinin alınmasına, özlük haklarının deerlendirilmesine ilikin olarak nsan Kaynakları Komitesi bulunmaktadır. Yine irketimiz nezdinde, çalıanlarımızın düünce ve önerilerini sunabilmelerine ilikin bir sistem ve Öneri Deerlendirme Prosedürü bulunmaktadır. irket çalıanlarımız, her yıl düzenli olarak yapılan Performans Ölçümleme Toplantılarında görülerini, öneri ve ikayetlerini sunabilmektedir.

8 Çalıanlarımızın ayrıca, hiyerarik yapı dıında oluturulan Proje Ekipleri ile daha fazla yönetime katılımı salanmaya çalıılmaktadır. Acentelerimizin görülerinin alınmasına yönelik olarak yılda iki kez Acente Memnuniyeti anketi yapılmaktadır. irket Merkezinde ve Bölge Müdürlüklerimizde yapılan toplantılar ile acentelerimiz ayrıca yeni ürün ve uygulamalar hakkında uygulama ve ürünün çıkartılması öncesi bilgilendirilmekte ve görüleri alınmaktadır. Müterilerimizin bilgilendirilmesine yönelik olarak internet sitemizde Hasar Sorgulama Sistemi ve Müteri ikayetlerine ilikin sistemimiz ve prosedürümüz bulunmaktadır. Dier menfaat sahiplerinin hakları da ilgili yasal mevzuat çerçevesinde korunmakta ve bu menfaat sahiplerinin yazılı olarak bilgilendirilmesine ve önerilerinin dikkate alınmasına özen gösterilmektedir. 15 nsan Kaynakları Politikası irketimiz Aviva Sigorta A.., balı olduu Aviva Grubu deerlerini benimsemi ve Aviva Grubu Profesyonel Çalıma Standartları Politikası nı kabul etmi olup uygulamaya koymutur. nsan Kaynakları Politikası, Profesyonel Çalıma Standartları Politikası içinde bir bölüm olarak yer almaktadır. nsan Kaynakları Politikamız ; nsan kaynakları politikalarının çalıanlara adil ve tutarlı bir ekilde uygulanması, Çalıanların önerilerde bulunabilecei veya ile ilgili önemli konuları dile getirebilecei açık bir kültürün desteklenmesi, Tüm çalıanların eit ölçüde saygı, ilgi, fırsat görmesi ve dier çalıanlara, müterilere, tedarikçilere aynı tavrı sergilemesi, e seçme ve terfilerde herhangi bir ayrımcılık sözkonusu olmadan, beceri ve deneyime dayanan objektif deerlendirme yapılması ve uygulanması, Güvenlik ve mesleki salık konusunda en yüksek standartların salanması, çalıanların Aviva Grubunun standartları ile uyum içinde olması ve çalıma yerlerindeki herhangi bir tehlikeyi yönetimin dikkatine sunmaları konularını içermektedir. Profesyonel Çalıma Standartları Politikası içinde ayrıca; uygulamalara, çıkar çatımalarına, kara para aklamayı önlemeye ve uygunsuz ödemeleri engellemeye ilikin hükümlere, müteri ve tedarikçiler ile ilikilere, Aviva hisseleri ile ilgili ilemlere, yasa ve anlamalarla uyuma ve bilginin gizliine ilikin politikalar yer almaktadır. irketimiz nezdinde ayrıca nsan Kaynakları Yönetmelii bulunmaktadır. Bu yönetmelikte; ie alınma standartları, özlük ileri, çalıma saatleri, fazla mesai, izinler, salık, hayat ve özel emeklilik sigortası, ulaım, ücret saptaması, otel ve ulaım rezervasyonları, eitim, çalıanlara yapılacak ödemeler, i tanımları, performans deerlendirmeleri, imza yetkileri, görev yeri deiiklii, disiplin hükümleri, iten ayrılma, seyahat masrafları, irket içinde dikkat edilmesi gereken kurallar gibi bölümler bulunmaktadır.

9 irketimiz deerleri; Güvenilirlik, Sürekli Geliim, Performans, Takım Çalıması, tüm uygulama ve politikalarımızın özünü oluturmaktadır ve çalıanlarımızla sürekli paylaılmaktadır. nsan Kaynakları Komitesi her ay toplanıp, çalıanlarla ilgili iç verimi artırıcı konuları tartımakta ve çözümlemektedir. Çalıanlar ile ilikileri yürütmek üzere ayrıca temsilci atanmamıtır. nsan Kaynakları Yöneticimiz; konusunda uzman ve aynı zamanda çalıanlarla ilikileri yürütebilecek becerilere sahip olup, çalıan temsilcisi görevini de yürütmektedir. Çalıanlar ile ilikileri yürütmekle sorumlu Çalıan Temsilcisi; nsan Kaynakları Müdürü Pınar Çalı dır. letiim Bilgileri: Tel: Faks: adresi: Çalıanlarımızdan ayrımcılıkla ilgili bir ikayet bavurusu olmamıtır. 16 Müteri ve Tedarikçilerle likiler Hakkında Bilgi irketimiz Aviva Sigorta A.., balı olduu AVIVA Grubu nun Profesyonel Çalıma Standartları Politikası içeriinde müteri ve tedarikçilerle ilikilerde uyulması gerekli prensipleri belirlemitir. Bu çerçevede irketimizin temel prensipleri aaıda sunulmutur. Müteri memnuniyetinde birinci olmak irketimizin ana hedeflerinden biri olarak kabul edilmitir. Müteri memnuniyetinde amacımız müteri talepleri dorultusunda kurumumuzun tüm birimlerinin yönlendirmesi, desteklemesi ve müteri beklentilerini karılayarak tam olarak müteri memnuniyetinin salanmasıdır. irketimiz Kurumsal Yönetim lkeleri çerçevesinde müteri memnuniyetini, kalite ve verimlilii ve ayrıca ticari doruları hayata geçirerek müterilerine çada hizmet vermeyi hedeflemitir. irketimizin tüm birimlerinin müteri memnuniyeti anlayııyla hareket etmesi, birimlerimizin sorumluluklarının bilinciyle ve taahhütlerinin garantörü olarak müterilerin sorunlarını zamanında, en hızlı ve en uygun ekilde çözmesi esastır. Hiçbir çalıan i uygulamalarında alıılmı davetler ve mütevazi hediyeler dıında, mevcut ya da potansiyel müteriden, tedarikçiden ya da grubun bir i ortaından menfaat kabul edemez ve aynı zamanda tüm bunları karı tarafa temin edemez. Alıılagelmi ve effaf i uygulamaları kapsamında olan tüm hediye ve davet teklifleri konuyla ilgili izlenecek yola karar verilmesi için üst yönetime iletilmelidir.

10 Hiç kimseye karı yanlı anlaılmaya mahal verilmemelidir. Karıık bir iletiim sürecinde, bir yanlı anlamanın olduu düünülürse bu durum acilen açıklıa kavuturulmalıdır. Dürüstlük, saygınlık ve açıklık iyi i uygulamalarının temelidir ve güven ile uzun süreli i ilikilerinin gelimesine yardımcı olur. irketimiz, müterilerinin ve tedarikçilerinin ticari sır kapsamındaki bilgilerinin gizliliine özen gösterir. irketimiz nezdinde dari ler Yönetmelii kapsamında tedarikçiler ile ilgili ilemlerde ve satınalma ilemlerinde uyulması gerekli esaslar belirlenmitir. irketimizce müteri memnuniyeti kapsamında aaıdaki uygulamalar yürütülmektedir. irketimizin internet adresindeki sitesinde müterilerimizin düünce, öneri ve ikayetleri ile ilgili bir link açılmı ve bu konuda Pazarlama Departmanından bir çalıanımız sorumlu olarak görevlendirilmitir. irketimiz nezdinde müteri ikayetlerinin yanıtlanmasına ilikin bir sistem, müteri ikayetleri veri tabanımız ve müteri ikayetleri prosedürümüz bulunmaktadır. Acente Yönetim Kurulu vasıtası ile de müterilerimizin ihtiyaçları, ikayetleri ve önerileri deerlendirilmektedir. Müterilerimiz, potansiyel müterilerimiz, tedarikçilerimiz ve dier menfaat sahipleri; internet sitemiz, iç bültenler, duyurular, ürün broürleri, kurumsal broürler, ziyaretler ve önemli konularda basın bültenleri ve ropörtajlar vasıtası ile aydınlatılmaktadır. Acentelerimiz ve bireysel müterilerimiz için irketimiz nezdinde Müteri Temsilcilii sistemi bulunmaktadır. irketimiz, effaf bir çalıma sistemini benimsemitir. Acentelerimiz, irketimizin internet sitesindeki adresinde bulunan Hasar Takip Menüsünden kendi müterileri ile ilgili dosyalarını takip edebilmekte, rapor alabilmektedir. Bireysel müterilerimiz de hasar dosya numarası bilgisi ile internet sitemizden hasar dosyalarının son durumunu örenebilmektedir. Ayrıca müterilerimiz telefonda Sesli Yanıt Sistemi ile dosyalarının son durumunu örenebilmektedir. 17 Sosyal Sorumluluk irketimiz, Sermaye Piyasası Kurulu tarafından yayımlanan Kurumsal Yönetim lkelerinde yer alan ve halka açık irketlerde profesyonel yönetim, effaflık ve etik deerler çerçevesinde faaliyetlerde uyulması istenilen prensiplere, pay sahiplerinin ve menfaat sahiplerinin korunmasını, çalıanlar ve müteriler ile ilikilerin gözetilmesini salamak amacıyla azami ölçüde uyumu hedeflemi olup, prensiplerin uygulanması için gerekli özen gösterilmektedir. Kamuya açıklanacak bilgiler, açıklamadan yararlanacak kii ve kuruluların karar vermelerine yardımcı olacak ekilde, zamanında, doru, eksiksiz, anlaılabilir, yorumlanabilir ve kolay eriilebilir biçimde kamunun kullanımına sunulmaktadır. irketimiz genel olarak balı olduu Aviva Grubunun ç Kontrol Politikası nı kabul etmitir. Bu politika çerçevesinde; irketimiz tüm operasyonlarına, tutarlı ve etkin bir sorumluluk ve süreç yapısı oluturmak suretiyle, güçlü ve bütünsellik taıyan bir kontrol

11 kültürü oluturmayı hedeflemi, iç denetim politikasının amaçlarını, kapsamını, temel felsefesini, iç denetimle ilgili irket hedeflerini belirlemitir. Aviva Sigorta A yılında Türk Standartları Enstitüsü tarafından yapılan incelemeler ve denetlemeler sonucunda Hayat Dıı Sigorta Hizmetleri Tasarımı ve Sunumu konularında ISO 9001 : 2000 ile uyumlu Kalite Yönetim Sistemi kurduu için ISO 9001 belgesi almıtır. nsan Kaynaklarımızın gelitirilmesine yönelik çalımalarımız devam etmektedir. Çalıanlarımız Aviva Grubu nda çalımanın bir ayrıcalık ve sorumluluk olduunu bilmektedir. Aviva Sigorta, Birlemi Milletler Küresel lkeler Sözlemesi ni (Global Compact Network), evrensel ilkelere uyarak sürekli rekabet içindeki i dünyasına ortak bir kalkınma kültürünün olumasına katkıda bulunmak amacıyla 29/05/2006 tarihinde imzalamıtır. Global Compact, yasal zorunluluu olmayan bir sözleme niteliine sahiptir. Aviva Sigorta, kurumsal sosyal sorumluluk bilinci çerçevesinde imzaladıı bu sözleme ile küresel kurallara uyacaına dair ilgili çevrelere ve topluma karı söz vermitir. Desteklediimiz/Sponsor olduumuz vakıf ve kurulular: Eitim Üsküdar Çocuk Yuvasındaki çocukların yaz kampının ve ritim derslerinin sponsorluunu devam ettirmitir. Sanat/Kültür Sanata desteimizin bir ifadesi olarak stanbul Modern Sanat Müzesi nin sigorta olunmutur. Ayrıca Türkiye nin ilk Oyuncak Müzesi nin de sigorta sponsorluu üstlenilmitir. Çevre stanbul Çevre Kısa Film Festivali nin sponsoruyuz, TURMEPA ve Denizciler Dayanıma Dernei ne desteklerimizi devam ettirmekteyiz. 1 Ocak 2008 de balattıımız ve Türkiye de bir ilk olan Kullandıın kadar öde uygulamasıyla birlikte araçlarını bir yılda 16 bin kilometrenin altında kullanan kiiler, kasko primlerini öderken %30 a varan indirimden yararlanmaktadır. Bu ekilde araçların az kullanılması tevik edilerek trafik, benzin tüketimi ve çevre açısından da olumlu sonuçlara ulaılmaktadır. irketimiz, dünyadaki uygulamalara paralel olarak Sermaye Piyasası Kurulu nun oluturduu Kurumsal Yönetim lkeleri ne uyumun bir süreç gerektirdiini, uyum için gerekli çalımaları yapacaını, bu ilkelerin gerektirdii düzenlemeleri güncel uygulamalar çerçevesinde hayata geçireceini beyan etmektedir.

12 BÖLÜM IV YÖNETM KURULU 18 Yönetim Kurulunun Yapısı, Oluumu ve Baımsız Üyeler Yönetim Kurulumuz dördü icrada görevli, üçü icrada görevli olmayan baımsız olmak üzere yedi kiiden olumaktadır. Ancak, icrada görevli olmayan baımsız üyemiz irketimizin balı olduu AVIVA Grubunda çalımaktadır. Yönetim Kurulu Bakanlıı ile Genel Müdürlük görevi farklı kiiler tarafından yürütülmektedir. Baımsız Yönetim Kurulu Üyelerinin baımsızlık beyanları bulunmamaktadır. Yönetim Kurulu Üyelerimize ilikin bilgiler; Carl Owen Boehr Stephen Forder Pond Ertan Fırat Selmin Çaatay Aye Nilgün Bolcakan Martin John Brooks Ali Akener Yönetim Kurulu Bakanı Yönetim Kurulu Bakan Vekili Yönetim Kurulu Üyesi, Genel Müdür, crada görevli Yönetim Kurulu Üyesi, Genel Müdür Yardımcısı, crada görevli Yönetim Kurulu Üyesi, Genel Müdür Yardımcısı, crada görevli Yönetim Kurulu Üyesi, crada görevli deil Yönetim Kurulu Üyesi, Genel Müdür Yardımcısı, crada görevli Yönetim Kurulu Üyelerimizin oluumunda; Yönetim Kurulu Üyelii seçimlerinde adayların toplantıda hazır bulunmasına veya Yönetim Kuruluna aday gösterilmeleri halinde Yönetim Kurulu Üyeliini kabul edeceklerine dair toplantı öncesi yazılı beyanlarının alınmasına, Genel Kurul da Türk Ticaret Kanunun 334. ve 335. maddeleri uyarınca Yönetim Kurulu Üyelerine izin verilmesine özen gösterilmektedir. Adaylar hakkında pay sahiplerimize internet sitemizde bilgi verilmesi, pay sahiplerimize adaylara soru sorma hakkı tanınması, Genel Kurul öncesi toplantılarımızda Yönetim Kurulu Üyeliine aday olan kiilerin, hangi irketlerin Yönetim Kurullarında görev aldıı ve münhasıran bu konuda belirlenen irket içi düzenlemelere uyulup uyulmadıı hakkında pay sahiplerimizin bilgilendirilmesi konusunda ise gerekli düzenlemeler yapılmaktadır.

13 Yönetim Kurulumuz karar alınması gerekli durumlarda her zaman ve yılda asgari dört kez olmak üzere düzenli ekilde toplanmaktadır. irketimiz hissesine sahip Yönetim Kurulu Üyemiz bulunmamaktadır. Balı olduumuz AVIVA Grubu nun Politikaları gerei Yönetim Kurulu Üyelerimizin hisse senetleri/paylar ile ilgili ilem yapma yasaı bulunmaktadır ve bu husus atanan her Yönetim Kurulu Üyesine bildirilmektedir. Ana Sözlememizde, Yönetim Kurulu Üye seçiminde birikimli oy sistemi uygulanmasını öngören bir düzenleme bulunmamaktadır. 19 Yönetim Kurulu Üyelerinin Nitelikleri irketimiz Ana Sözlemesinin B 23. maddesi uyarınca Genel Kurul tarafından hissedarlar veya hissedar irket temsilcileri arasından seçilen ve en az 5 en fazla 9 ahıstan meydana gelen bir dare Meclisi tarafından idare edilecektir. dare Meclisi A ve B grubu azaları arasından seçilecek olup, aza sayısı kaç olursa olsun "A" grubu hissedarları temsil eden azaların sayısı dier grubu temsil edenlerin sayısından bir fazla olacaktır. dare Meclisi azalarının yarıdan bir fazlasının, hukuk, iktisat, maliye, matematik, iletmecilik, sigortacılık veya mühendislik dallarında yüksek örenim görmü olmaları arttır hükmü bulunmaktadır. Ana Sözlememizde yukarıdaki hüküm dıında yasada düzenlenmi olması nedeniyle Yönetim Kurulu Üye seçiminde aranacak asgari niteliklere ilikin olarak ayrıca düzenleme bulunmamaktadır. Yasal mevzuat uyarınca; Sigorta Genel Müdürlerinin, Genel Müdür Yardımcılarının ve üst düzey yöneticilerin en az dört yıllık yüksek örenim görmü, sigortacılık, bankacılık, iktisat, iletmecilik, muhasebe, hukuk, maliye, matematik, istatistik veya mühendislik alanlarından birinde en az on yıllık deneyime sahip olmaları ve bu alanların en az birinde bilgi ve deneyim sahibi olmaları zorunluluu bulunmaktadır. Yönetim Kurulu Üyelerimizin tamamı bu niteliklere sahiptir. Yönetim Kurulu Üyelerimiz, Sigortacılık, mühendislik, matematik ve iletme alanlarında yeterli bilgi ve beceri düzeyine, Mali tablo ve raporları okuma ve analiz becerisine, irketimizin tabi olduu hukuki düzenlemeler ve genel piyasa artları hakkında temel bilgiye, Görev yapmak üzere seçildii süre boyunca Yönetim Kurulu toplantılarına düzenli olarak katılma iradesi ve imkanına sahip bulunmaktadır. Yönetim Kurulu Üyelerimiz göreve yeni baladıklarında ve üyelikleri devamında; yöneticilerimiz, irketimiz birimleri, irketimizin stratejik hedefleri, güncel durum ve

14 sorunları, pazar payı, mali yapısı ve performans göstergeleri konusunda bilgilendirilmektedir. Yönetim Kurulu Üyelerimizin irketimiz dıında baka görevler alması belirli kurallara balanmamıtır. Genel Kurul da Türk Ticaret Kanunun 334. ve 335. maddeleri uyarınca Yönetim Kurulu Üyelerine izin verilmesine özen gösterilmektedir. Yönetim Kurulu Üyelerimizin temsilcisi oldukları kurumlardaki doal görevleri dıında herhangi bir görevleri bulunmamaktadır. Ayrıca irketimiz balı olduu AVIVA Grubunun Profesyonel Çalıma Standartları Politikası ile profesyonel çalıma standartlarını ve çıkar çatımalarına yönelik uygulanacak prensipleri belirlemitir. 20 irketin Misyon ve Vizyonu ile Stratejik Hedefleri irketimiz Aviva Sigorta A.. nin; Vizyonu Deerlerimiz ; Dürüstlük, Sürekli Geliim, Performans, Takım Çalıması, Amacımız; Çalıan Mutluluu, Karlılık ve Müteri Memnuniyetinde Birincilik olarak belirlenmitir. irketimizin vizyonu çalıanlarımız ve acentelerimiz ile paylaılmıtır. Stratejik hedeflerimiz rekabet koulları, genel ekonomik konjonktür, ulusal ve uluslararası finas piyasalarındaki beklentiler ile irketimizin orta ve uzun vadeli hedefleri dikkate alınmak suretiyle Yönetim Kurulumuzun onayı ile uygulanmaktadır. Yine irketimizce hazırlanan üç yıllık i planı Yönetim Kurulu onayı ile kabul edilmekte ve uygulanmaktadır. irketin stratejik hedeflere ulama derecesi, faaliyetleri, planları ve performansı Yönetim Kurulumuzca asgari yılda dört kez yapılan Yönetim Kurulu toplantılarında kapsamlı ekilde müzakere edilerek gözden geçirilmekte ve stratejik hedefler konusunda hazırlanan raporlar incelenerek irket performansı izlenmektedir. Stratejik Hedeflerin ve hedeflerle ilgili süreçlerin ticari sır prensibi çerçevesinde açıklanmaması uygun görülmütür. 21 Risk Yönetimi ve ç Kontrol Mekanizması irketimiz Aviva Sigorta A.. genel olarak balı olduu AVIVA Grubunun ç Kontrol Politikası nı kabul etmitir. Bu politika çerçevesinde; irketimiz tüm operasyonlarına, tutarlı ve etkin bir sorumluluk ve süreç yapısı oluturmak suretiyle, güçlü ve bütünsellik taıyan bir kontrol kültürü oluturmayı hedeflemi, iç denetim politikasının amaçlarını, kapsamını, temel felsefesini, iç denetimle ilgili irket hedeflerini belirlemitir. Risk Yönetimi tüm politikaların ayrılmaz bir parçası olup risk itahı belirlenmekte, belirlenen risk itahları karısında yalın ve artık risk düzeyleri saptanarak kontrollerle risk ilikisi

15 kurulmaktadır. Risk itahının üzerinde olarak deerlendirilen risk kalemlerine karılık ayrıca eylem planları oluturularak etkin takip salanmaktadır. Finansal Suçlarla mücadeleye yönelik politikalar oluturularak personelle paylaılmı olup bu türden olayların (kara paranın aklanması dahil olmak üzere) bildirimine yönelik mekanizmalar oluturulmutur. Söz konusu mekanizma bildirimde bulunan kiinin kimliini gizlemesine yönelik önlemleri de içerecek ekilde oluturulmutur. Birinci bölümde belirttiimiz politika deiikliklerine paralel olarak mevcut uygulamalar gözden geçirilerek Aviva Grubu standartlarına yönelik deerlendirme çalımaları tamamlanmı olup eylem planları oluturulmutur. irketimiz ayrıca ç Denetim Politikası ç Denetim Tüzüü ve ç Denetim Prosedürü nü kabul etmitir. irketimizce atanan ç Denetçi Yönetim Kuruluna balı olarak çalımalarını sürdürmektedir. Baımsız Dı Denetçi Raporları ve ç Denetim Raporları düzenli olarak Yönetim Kuruluna sunulmakta ve gerekli düzeltmeler öngörülen sürelerde yapılmaktadır. irketimiz nezdinde bir Risk Komitesi bulunmaktadır. Risk Komitesi üç ayda bir toplanmaktadır. Bu komite, olası risklerin irket üzerindeki etkilerini, riskin gerçekleme ihtimalini tesbit etmekte ve bu etkileri minimuma çekmek için alınan ve alınması gerek aksiyonları belirlemektedir. irketimiz nezdinde Gözetim Birimi (Compliance) mevcut olup, Gözetim Birimi yasal mevzuata uyum konusunda çalımalar yapmakta, olası uyumsuzluklara yönelik önlemler almakta ve aldırmaktadır. Risk Raporu ve Gözetim (compliance) Raporu, Yönetim Kurulu Raporunun ayrılmaz bir parçası olarak kabul edilmitir. 22 Yönetim Kurulu Üyeleri ile Yöneticilerin Yetki ve Sorumlulukları Yönetim Kurulu Üyeleri ve yöneticilerinin yetki ve sorumluluklarına irket Ana Sözlemesinde yer verilmitir. Yönetim Kurulunun ana sorumluluu; genel kurumsal yönetim tarzını belirlemek, irketin performansını izlemek, irket yönetimini stratejik konularda yönlendirmektir. 23 Yönetim Kurulunun Faaliyet Esasları Yönetim Kurulumuzun Faaliyet Esasları aaıda sunulmutur. Yönetim Kurulu gündem taslaı, irket Yönetim Kurulu Bakan ve Üyelerimizin önerileri dorultusunda kesinlemektedir. Yönetim Kurulumuz 2008 yılı içinde dört adet toplantı gerçekletirmitir. Toplantı tarihinin tüm üyelerimizin katılımına imkan salayacak ekilde tespit edilmesine ve öngörülemeyen durumlar dıında Yönetim Kurulu toplantılarının tüm üyelerimizin katılımı ile gerçekletirilmesine özen gösterilmektedir. Yönetim Kurulu toplantı gündemi, mutlaka bir önceki toplantı notlarının okunması ile ve varsa aksiyonların konuulması ile açılmaktadır.

16 irketin mali performansı, piyasa analizi, önemli projelerin analizi, durum raporunu içeren operasyon raporu mutlaka gündemde yer almaktadır. ç Denetim Raporu, Risk raporu ve Gözetim (Compliance) Raporu, Yönetim Kurulu Raporunun ayrılmaz bir parçası olarak kabul edilmektedir. Yönetim Kurulu toplantısından en az bir hafta önceden Gündem ve Yönetim Kurulu Raporu Üyelere gönderilmektedir. Yönetim Kurulu yılda en az dört kez yukarıda belirtilen ekli ile toplanmaktadır. Bunun dıında operasyonel ihtiyaçlar ile örnein; bir atama ya da istifa kabulü ile ilgili, tek bir gündem maddesi için de toplantılar yapılmaktadır. Yönetim Kurulunda konuulan tüm konular zapta geçirilmektedir, bu amaçla bir Sekretarya oluturulmutur. Tüm Yönetim Kurulu zabıtları, denetçilere açılmaktadır. Yönetim Kurulu kararlarına ilikin karı oy gerekçelerinin karar zaptına geçirilmesi ve yazılı olarak irket denetçilerimize iletilmesi prensip olmakla birlikte 2008 yılında alınan Yönetim Kurulu kararlarına ilikin olarak karı oy kullanılmamıtır. 24 irketle Muamele Yapma ve Rekabet Yasaı irketimiz Aviva Sigorta A.. nin balı olduu AVIVA Grubu nun Politikaları gerei Yönetim Kurulu Üyelerimizin hisse senetleri ile ilgili ilem yapma yasaı bulunmaktadır ve bu husus atanan her Yönetim Kurulu Üyesine bildirilmektedir. 25 Etik Kurallar irketimiz Aviva Sigorta A.. balı olduu AVIVA Grubu nun politikaları çerçevesinde Profesyonel Çalıma Standartları Politikası nı ve Yanlı Uygulamaları Bildirme Politikası nı kabul etmi, politikaları ve etik kurallarını çalıanlarıyla paylamıtır. Yine irketimiz üpheli lem Bildirim Ve Mücadele Prosedürünü kabul etmi ve çalıanları ile paylamıtır. Etik Kurallarımız; Dürüstlük, Eitlik, Ahlakı Güvenilirlik, Saygı, Kurumsal Sosyal Vatandalık Ancak bu politikalar iç uygulama ve detayları da içerdiinden irket sırları ve gizlilik prensipleri kapsamında kamuya açıklanmamıtır. irketimiz etik kuralları Kamunun Aydınlatılmasına likin Bilgilendirme Politikası ve Kamunun Aydınlatılmasına ilikin Bilgilendirme Prosedürü içeriinde ayrıca yazılmı ve kabul edilmitir. Bu politika ve prosedür 2005 yılında kamuya açıklanmıtır. Davranı ve Etik Kuralları 2006 yılında kitapçık olarak bastırılmı ve yazılı olarak tüm çalıanlar ile paylaılmıtır.

17 26 Yönetim Kurulunda Oluturulan Komitelerin Sayı, Yapı ve Baımsızlıı irketimiz Aviva Sigorta A.. balı olduu AVIVA Grubunun Kurumsal Yönetim Standartlarını ve yine Sermaye Piyasası Kurulunun Kurumsal Yönetim lkelerini benimsemi olup, konusunda yüksek standartlarla çalımaya özen göstermektedir. irketimiz nezdinde, Kurumsal Yönetiim balıı altında aaıda belirtilen komiteler oluturulmutur. Komiteler oy çokluu ile karar almaktadır. cra Komitesi Ertan Fırat Genel Müdür, Yönetim Kurulu Üyesi Selmin Çaatay Genel Müdür Yardımcısı, Yönetim Kurulu Üyesi Aye N. Bolcakan Genel Müdür Yardımcısı, Yönetim Kurulu Üyesi Ali Akener Genel Müdür Yardımcısı Risk Komitesi Ertan Fırat Genel Müdür, Yönetim Kurulu Üyesi Selmin Çaatay Genel Müdür Yardımcısı, Mali ler ve Organizasyon Ali Akener Genel Müdür Yardımcısı, Teknik ve Hasar Ali Fuat Üstün Grup Müdürü, Bilgi Teknolojileri Tülay Vidinel Grup Müdürü, Mali ler Haydar Büyükturul Grup Müdürü, Hasar ve Hukuk Suat Oruç Grup Müdürü, Nakliyat Dıı Teknik Zafer Ceylan ç Denetim Müdürü Denetim Komitesi Carl Owen Boehr Zafer Ceylan Yönetim Kurulu Bakanı ç Denetim Müdürü nsan Kaynakları Komitesi Ertan Fırat Genel Müdür, Yönetim Kurulu Üyesi Selmin Çaatay Genel Müdür Yardımcısı, Mali ler ve Organizasyon Aye N. Bolcakan Genel Müdür Yardımcısı, Pazarlama Ali Akener Genel Müdür Yardımcısı, Teknik ve Hasar Pınar Çalı Müdür, nsan Kaynakları Kurumsal Sosyal Sorumluluk Komitesi Aye N. Bolcakan Genel Müdür Yardımcısı, Pazarlama Eda Kalaycı Müdür, Pazarlama Rabia Kocaaku Müdür Yardımcısı, nsan Kaynakları Özlem Karagülle Pazarlama Selcen Umutolu Müdür Yardımcısı, Hasar Kriz Yönetimi ve Süreklilii Komitesi Ertan Fırat Genel Müdür, Yönetim Kurulu Üyesi Selmin Çaatay Genel Müdür Yardımcısı, Mali ler ve Organizasyon Aye Bolcakan Genel Müdür Yardımcısı, Pazarlama Ali Fuat Üstün Grup Müdürü, Bilgi Teknolojileri

18 Murat Birol Müdür, dari ler Pınar Çalı Müdür, nsan Kaynakları Haydar Büyükturul Grup Müdürü, Hasar ve Hukuk Rezerv Komitesi Ali Akener Genel Müdür Yardımcısı Selmin Çaatay Genel Müdür Yardımcısı, Yönetim Kurulu Üyesi Haydar Büyükturul Grup Müdürü, Hasar ve Hukuk Esra Çallak Müdür, Mali ler Ufuk Ul Grup Müdürü, Ar Ge Tülay Vidinel Grup Müdürü, Mali ler 27 Yönetim Kuruluna Salanan Mali Haklar Mahremiyet ve ticari sır prensibi çerçevesinde açıklanmaması uygun görülmütür tarihleri arasında Yönetim Kurulu Üyelerine herhangi bir kredi açılmamı, borç verilmemi, lehine kefalet verilmemitir.