ETİ MADEN İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ (EYS) EL KİTABI

Transkript

1 ETİ MADEN İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ (EYS) EL KİTABI süreç süreç süreç

2 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ (EYS) EL KİTABI Baskı No: 01 Yayın Tarihi: 15/03/2012 Kopya: Orijinal Dağıtım: Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü ve Belgelendirme Kuruluşu (TSE-TÜRKAK)

3 ETİ MADEN İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI İÇİNDEKİLER LİSTESİ ÖNSÖZ... İİİ ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI... 1 I) GİRİŞ... 1 A) AMAÇ... 1 II) KURULUŞUN TANITIMI... 1 A) TEŞEKKÜLÜN KURULUŞ AMACI... 1 B) MİSYONUMUZ... 1 C) VİZYONUMUZ... 1 D) TEŞEKKÜLÜN KISA TARİHÇESİ ) Etibank Genel Müdürlüğü dönemi ) Eti Holding A.Ş. Genel Müdürlüğü dönemi ) Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü dönemi... 3 E) TEŞEKKÜLÜN İŞTİRAKLERİ ) Yurt içi iştiraki ) Yurt dışı iştirakleri... 3 Ğ) ÜRÜNLER... 3 F) ETİ MADEN İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ORGANİZASYON ŞEMASI... 4 G) ETİ MADEN İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNÜN İŞ YERLERİ VE İLETİŞİM BİLGİLERİ... 4 H) ETİ MADEN ETİK STANDARTLARI VE DEĞERLERİ ) Sürekli gelişme ) Sorumluluk ) Saygı ) Güven... 5 I) KISALTMALAR... 5 İ) ÖZEL TERİM VE KAVRAMLAR... 5 J) ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABININ UYGULANMASI, DEĞİŞİKLİKLERİ, ONAYLANMASI, YAYIMLANMASI VE DAĞITIMI... 5 III) ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ ) Kapsam ) Hariç tutma ) Referanslar ) Terimler ve tanımlar ) ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ ) Genel şartlar... 6 Süreçler, alt süreçler ve destek süreçler... 7 İlgili dokümanlar: ) Dokümantasyon şartları ) Genel ) Entegre yönetim sistemi el kitabı ) Dokümanların kontrolü ) Kayıtların kontrolü ) YÖNETİM SORUMLULUĞU ) Yönetimin taahhüdü ) Müşteri odaklılık Entegre Yönetim Sistemi Politikası ) Kalite planlaması Entegre Yönetim Sistemi hedefleri ) Entegre yönetim sisteminin planlanması ) Sorumluluk, yetki ve iletişim ) Sorumluluk ve yetki ) Yönetim temsilcisi ) İç iletişim ) Yönetimin gözden geçirmesi (YGG) ) Genel ) Gözden geçirme girdisi ) Gözden geçirme çıktısı ) KAYNAK YÖNETİMİ ) Kaynakların sağlanması i

4 6.2) İnsan Kaynakları ) Genel ) Yeterlilik, farkında olma (bilinç) ve eğitim ) Alt Yapı ) Çalışma Ortamı ) HİZMETİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ ) Hizmetin gerçekleştirilmesinin planlanması ) Müşteri ile ilişkili süreçler ) Hizmete ilişkin şartların belirlenmesi ) Hizmete/ürüne ilişkin şartlarının gözden geçirilmesi ) Müşteri ile iletişim ) Tasarım ve geliştirme ) Satınalma ) Satınalma süreci ) Satın alma verileri ) Satın alınan ürünün doğrulanması ) Üretim ve hizmetin temini ) Üretim ve hizmetin temini kontrolü ) Ürün ve hizmet temini proseslerinin geçerliliği ) Belirleme ve izlenebilirlilik ) Müşteri mülkiyeti ) Hizmet/ürün muhafazası ) İzleme ve ölçme ekipmanlarının kontrolü ) ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME ) GENEL ) Ölçme ve izleme ) Müşteri memnuniyeti ) İç tetkik ) Süreçlerin ölçüm ve izlenmesi ) Ürünün / hizmetin izlenmesi ve ölçülmesi ) Uygun olmayan hizmet ve ürünün kontrolü ) Veri analizi ) İyileştirme ) Sürekli iyileştirme ) Düzeltici faaliyet ) Önleyici faaliyet EK-1 ETİ MADEN İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ORGANİZASYON ŞEMASI EK-2 SÜREÇ ETKİLEŞİM ŞEMASI EK-3 PAZARLAMA, SATIŞ VE LOJİSTİK SÜRECİ / ÜRETİM SÜRECİ AKIM ŞEMASI ii

5 ÖNSÖZ Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğünün varlığı; bor mineralleri ve tesis varlığı, madeni çıkarma, işleme, üretim kapasitesi, ürün geliştirme, yeni ürün üretme, üretim teknolojisi geliştirme ve tüm bu süreçleri yönetme yeteneğine sahip insan gücünden doğar. Teşekkülün varlığını ve rekabetin devamını sağlayan; müşteri talebi ve müşteri beklentilerinin karşılanmasıdır. Müşteri talebi, pazar payı ve pazar koşulları; üretim miktarını, üretme kapasitesini, yeni yatırımları, satın alma ihtiyacını, kaynakların faaliyetleri karşılama düzeyini ve bütçenin gelir kalemlerini belirler. Bu kapsamda, Teşekkül faaliyetlerinin omurgasını Pazarlama, satış ve lojistik süreci ile Üretim süreci oluşturur. Bu iki süreç, ürün geliştirme, yeni ürün üretme ve üretim teknolojisi geliştirme boyutlarıyla bir arada Teşekkülün rekabet yeteneğinde bire bir etkisi olan, değer artıran ve oluşturan kritik süreçlerdir. Dünyada, bilgiyi iyi yönetenler başarılı olabilmektedir. Bu bakımdan, Entegre Yönetim Sistemi dokümantasyonu içinde tanımlanmış yapının; süreçlerin ve bilginin yönetilmesini ön plana çıkartan, anlaşılabilir ve uygulanabilir nitelikte, süreç, değişim ve iyileştirme odaklı olması önem arz etmektedir. Sonuçları ölçümlenmeyen bir sürecin yönetilmesi, değişim ve gelişim odaklı yönetilemeyen bir sürecin iyileştirilmesi beklenemez. Bu çerçevede, Teşekkülün stratejik amaç ve hedeflerinin birimlerin ve çalışanların hedeflerine indirgenmesi, faaliyetlerin ve hedeflerin belirlenmiş kriterler doğrultusunda izlenmesi; daha da önemlisi bilgi akışı bozukluklarının önüne geçilerek bilginin doğru ve teknolojik alt yapı ile bütünleşik olarak yönetilmesi; performansın değerlendirilmesini, süreçlerin modellenmesini sağlayacak ve belirsizlikleri ortadan kaldıracaktır. Tüm bunların yanında, organizasyonu oluşturan birimler, çalışanlar ve sistemlerin; süreç yönetimi, bilgi paylaşımı ve yönetimi, iletişimin güçlendirilmesi, kalite ve müşteri odaklı öncelikleriyle faaliyet göstermesi ile; kendi alanında dünyada lider konuma gelmiş Eti Madenin daha da güçlenmesini sağlayacak, kârlılık ve verimliliğini artıracaktır. TS EN ISO 9001: 2008 Kalite Yönetim Sistemi ile TS EN ISO/IEC Deney ve Kalibrasyon Laboratuvarlarının Yeterliliği Standardı şartlarına uygun olarak hazırlanmış Entegre Yönetim Sistemi El Kitabıyla öngörülen uygulamaların bir araç olarak Eti Maden yönetim sistemine yerleştirilmesi sonucunda; süreçlerin modellenmesi ve iyileştirilmesi, bilgi yönetimi ve performans odaklı yönetimini ön plana çıkartacak ve destekleyecektir. Bütün çalışanlara Entegre Yönetim Sistemi faaliyetlerinde başarılar dilerim. Dr. Orhan YILMAZ Genel Müdür ve Yönetim Kurulu Başkanı iii

6 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI I) GİRİŞ a) Amaç Entegre Yönetim Sistemi El Kitabı; Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğünün merkez teşkilatı faaliyet alanında yerine getirilen hizmetin, TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi ile TS EN ISO/IEC Deney ve Kalibrasyon Laboratuvarlarının Yeterliliği Standardı şartlarına uygun olarak sunulmasında referans doküman olarak hazırlanmıştır. II) KURULUŞUN TANITIMI a) Teşekkülün kuruluş amacı Taş kömürü, kömür ve hidrokarbon kaynaklar hariç olmak üzere ülkenin her türlü maden ve endüstriyel hammadde kaynaklarını en iyi şekilde değerlendirerek ve yurt dışında da benzer faaliyetlerde bulunarak ülke ekonomisine azami katkıyı sağlamak, çalışmalarını verimlilik ve kârlılık ilkelerine göre yürütmektir. b) Misyonumuz Bor zenginliğimizi sürdürülebilir kalkınma modeli çerçevesinde değerlendirip, bor ürünlerine dönüştürerek tüm insanlığın hizmetine sunmak ve ülke refahına katkıda bulunmaktır. c) Vizyonumuz Geleneksel bor ürünleri piyasasında istikrarlı büyümesini sürdüren, ayrıcalık yaratacak yeni bor ürünlerinin geliştirilmesinde öncü rolü üstlenen ve ülkemizi dünya bor sektörünün bilgi ve teknoloji havzası haline getirerek bor kaynaklarından maksimim katma değer yaratan kuruluş olmak. ç) Entegre Yönetim Sistemi politikamız Taş kömürü, kömür ve hidrokarbon kaynakları hariç, başta bor madeni olmak üzere ülkenin her türlü maden ve endüstriyel hammadde kaynaklarını; müşteri ihtiyaç ve beklentilerini karşılayacak nitelikte, verimli ve kârlı işletmek, Faaliyetlerinde insanı, çevreyi, iş sağlığı ve güvenliğini ön planda tutarak yönetim sistemi şartlarını uygulamak, sürekli iyileştirmeyi sağlamaktır. d) Teşekkülün kısa tarihçesi 1) Etibank Genel Müdürlüğü dönemi Atatürk ün önderliğinde 17 Şubat - 4 Mart 1923 tarihlerinde toplanan İzmir İktisat Kongresinde alınan kararlar doğrultusunda; sanayi bankalarının kurulması gereğinden söz edilerek, sanayinin birçok sahalarında sanayi kooperatiflerinin, sanayi kredi müesseselerinin, sanayi gayesiyle teşekkül edecek anonim şirketlerin tesisiyle ferdilikten, topluluğa ve birliğe doğru gidilebileceği, büyük sanayi iktisatlarında irşat ve iştirak ile halka yol gösterilmesi gereği önerilmiştir. Birinci Beş Yıllık Sanayi Planının programı olarak bilinen; Cumhuriyet Hükümetinin 11 Nisan 1934 tarihinde Sınai Tesisat ve İşletme Raporları Üzerinde Tetkikler ve Kararlar Başlıklı Bakanlar Kurulu kararıyla belirlenen yatırım projeleri uygulanmaya başlanmıştır. Bunun sonucu olarak; 14 Haziran 1935 tarihli ve 2805 sayılı Kanun ile madencilik, enerji ve bankacılık alanlarında faaliyet göstermek üzere Etibank kurulmuştur. Kuruluşun adı; Eti Uygarlığından esinlenerek, Ulu Önder Atatürk tarafından kuruluşun adı Etibank olarak adlandırılmıştır. 11/4/1983 tarihli ve 60 sayılı İktisadi Devlet Teşekkülleri ve Kamu İktisadi Kuruluşları Hakkında Kanun Hükmünde Kararname hükümlerine tabi olarak faaliyette bulunmak üzere; 28/10/1983 tarihli ve 99 sayılı Etibank Kuruluşu Hakkında KHK. ile; 14/6/1935 tarihli ve 2805 sayılı Etibank Kanunu yürürlükten kaldırılmış ve Etibank adı altında teşkilatlandırılmış, 8/6/1984 tarihli ve 233 sayılı KHK. ile, iktisadi devlet teşekkülleri ile kamu iktisadi kuruluşlarının; hukuki bünye, amaç ve faaliyet konuları, organları ve teşkilat yapısı, müessese, bağlı ortaklıklar ve iştirakleri ve bunlar arasındaki ilişkileri ve diğer hususları düzenlenmiş, 1

7 22/1/1990 tarihli ve 399 sayılı KHK. ile kamu iktisadi teşebbüsleri ve bağlı ortaklıkları personelinin hizmete alınmaları, görev ve yetkileri, nitelikleri, atanma, ilerleme, yükselme, hak ve yükümlülükleriyle diğer özlük hakları düzenlenmiştir. 15/5/1991 tarihli ve 3743 sayılı Kanun ile 28/10/1983 tarihli ve 99 sayılı Etibank Kuruluşu Hakkında KHK. yürürlükten kaldırılmıştır. Daha sonraki yıllarda Etibank ın faaliyet alanının çok genişlemesi üzerine çalışmaların istenilen şekilde düzenlenmesi ve kontrol edilmesi güçleşince; Demir madenciliği ve demir çelik işletmeciliği 1955 yılında, Karabük Demir ve Çelik İşletmeleri Kurumuna, Kömür işletmeciliği 1957 yılında Türkiye Kömür İşletmeleri Kurumuna, Enerji üretimi ve dağıtımıyla ilgili faaliyetleri ise 1970 yılında Türkiye Elektrik Kurumuna devredilmiş ve kuruluş bu alanlardan çekilmiştir. Bankacılık kesimi 1993 yılında Kamu Ortaklığı (Özelleştirme) İdaresine bağlanmış ve 1998 yılında özelleştirilmiştir. Bu özelleştirme işleminden sonra Etibank Genel Müdürlüğü isminin değiştirilmesi yasal bir zorunluluk haline gelmiş ve bu kapsamda, isim değişikliğinin yanı sıra, kuruluşun yeniden yapılandırılmasına da karar verilmiştir. 2) Eti Holding A.Ş. Genel Müdürlüğü dönemi 4/2/1998 tarihli ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan 26/1/1998 tarihli ve 98/10552 sayılı Bakanlar Kurulu kararı ile Etibank Genel Müdürlüğünün unvanı, Eti Holding A.Ş. Genel Müdürlüğü olarak değiştirilmiş ve kuruluşun yapısı içinde; 1) Eti Bor A.Ş., 2) Eti Alüminyum A.Ş., 3) Eti Krom A.Ş., 4) Eti Elektrometalürji A.Ş., 5) Eti Gümüş A.Ş., 6) Eti Bakır A.Ş., 7) Eti Pazarlama ve Dış Ticaret A.Ş. bağlı ortaklık şeklinde teşkilatlandırılmıştır. Özelleştirme Yüksek Kurulunun; 28/7/2000 tarihli ve 2000/63 sayılı kararı ile Eti Bakır A.Ş., 10/10/2000 tarihli ve 2000/76 sayılı kararı ile Eti Krom A.Ş., Eti Elektrometalürji A.Ş. ve Eti Gümüş A.Ş. özelleştirme kapsam ve programına alınarak Teşekkülün bağlı ortaklığından çıkarılmıştır. Yüksek Planlama Kurulu nun 26/4/2001 tarihli ve 2001/T-9 sayılı kararı ile; Eti Pazarlama ve Dış Ticaret A.Ş. nin bağlı ortaklık statüsü kaldırılarak Teşekküle devredilmiş, Yönetim kurulunun 18/10/2001 tarihli ve 143/1 sayılı kararıyla; Teşekkül bünyesinde faaliyet göstermek üzere Pazarlama ve Satış Dairesi Başkanlığı adı altında yeni bir daire başkanlığı kurulmuştur. Özelleştirme Yüksek Kurulunun 13/8/2003 tarihli ve 2003/49 ve 2003/45 sayılı kararı ile; Eti Alüminyum A.Ş. özelleştirme programına alınmıştır. 8/2/2000 tarihli ve 2000/283 sayılı Bakanlar Kurulu kararıyla; Teşekkülün iştiraki olan Eti Zeolit Kimya Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi, Teşekkülün bağlı ortaklığı haline getirilmiştir. 21/1/2004 tarihli ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan 9/1/2004 tarihli ve 2004/6731 sayılı kararname ve eki karar ile; Eti Holding Anonim Şirketinin adı, Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü olarak değiştirilmiştir. 2

8 3) Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü dönemi Bağlı ortaklık statüsü kaldırılan Eti Bor Anonim Şirketine bağlı; Bigadiç Bor İşletme, Emet Bor İşletme, Bandırma Bor ve Asit Fabrikaları İşletme, Kırka Bor İşletme, Kestelek Bor İşletme müdürlükleri, Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğüne devredilmiştir. Yüksek Planlama Kurulunun 30/12/2004 tarihli ve 2004/T-39 sayılı kararı ile; Eti Zeolit Kimya Sanayii ve Ticaret Anonim Şirketinin bağlı ortaklık statüsü kaldırılarak, Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğüne devredilmiştir. Yönetim kurulunun 24/6/2010 tarihli ve 358/8 sayılı kararı ile Kestelek Bor İşletmesi, Bigadiç Bor İşletme Müdürlüğü organizasyon yapısında üretim müdürlüğünün başmühendisliği haline getirilmiştir. Yüksek Planlama Kurulunun 16/9/2009 tarihli ve 2009/T-22 sayılı kararıyla kabul edilen ve 9/11/2009 tarihli ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü Ana Statüsünden Kestelek Bor İşletmesi çıkartılmıştır. Özelleştirme Yüksek Kurulunun 21/2/2011 tarihli ve 2011/14 sayılı kararı ile; Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğünün Hidrojen Peroksit Sanayi ve Ticaret A.Ş.'de bulunan %28,2 oranındaki iştirak hissesi özelleştirme kapsam ve programına alınmıştır. e) Teşekkülün iştirakleri 1) Yurt içi iştiraki Eti Soda A.Ş. 2) Yurt dışı iştirakleri AB Eti Products O.Y. Etimine S.A. ğ) Ürünler Ürün adı Üretildiği işletme ve tesis Ürünlerin kimyasal formülü Bigadiç Konsantratör Tesisi Kestelek Konsantratör Tesisi Konsantre Kolemanit Emet Konsantratör Tesisi 2CaO. 3B 2 O 3. 5H 2O Hisarcik Konsantratör Tesisi Espey Konsantratör Tesisi Konsantre Tinkal Kırka Konsantratör Tesisi Na 2B 4O 7.10 H 2O Konsantre Üleksit Bigadiç Konsantratör Üleksit Tesisi Na 2O 2CaO. 5B 2 O 3.16 H 2O Öğütülmüş Kolemanit Bigadiç Öğütme Tesisi Na 2B 4O 7.10 H 2O Öğütülmüş Üleksit Bigadiç Öğütme Tesisi Na 2O 2CaO. 5B 2 O 3.16 H 2O Boraks Pentahidrat Bandırma Boraks Tesisi Na 2B 4O 7.5 H 2O Boraks Dekahidrat Bandırma Boraks Tesisi Na 2B 4O 7.10 H 2O Etibor 48 Kırka Bor Türevleri Tesisi Na 2B 4O 7.5 H 2O Etidot 67 Bandırma Etidot Tesisi Na 2B 8O 13.4 H 2O Etibor 68 Kırka Etibor 68 Tesisi Na 2B 4O 7 Borik Asit Bandırma Borikasit Tesisi Emet Borikasit Tesisi H 3BO 3 Sodyum Perborat Tetrahidrat Bandırma Sodyum Perborat Tesisi NaBO 3.4 H 2O Sodyum Perborat Monohidrat Bandırma Sodyum Perborat Tesisi NaBO 3.H 2O Susuz Boraks Kırka Susuz Boraks Fabrikası Na 2B 4O 7 Kompaktlanmış Kalsine Tinkal Kırka Kalsine Tinkal Tesisi Na 2B 4O 7.2 H 2O Boroksit (Susuz Borik Asit) Bandırma Boroksit tesisi B 2O 3 Pirit Külü (Ara Ürün) Bandırma Sülfürik Asit Tesisi FeS 2 3

9 f) Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü Organizasyon Şeması Teşekkül organizasyon şeması kitabının Ek-1 inde yer almıştır. g) Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğünün iş yerleri ve iletişim bilgileri Ayvalı Mahallesi Halil Sezai Erkut Cad. Afra Sokak No:1/A Keçiören/ANKARA Ek hizmet binası; Bahçekapı Mahallesi Fatih Sultan Mehmet Bulvarı, No:179 Etimesgut /ANKARA (İst. yolu 9. km.) c) Tel: ç) Faks: d) Web: e) e-posta: webmaster@etimaden.gov.tr h) Eti Maden etik standartları ve değerleri Teşekkülün faaliyet alanında etik ilke ve değerler; sürekli gelişme sorumluluk saygı güven olmak üzere dört değer üzerinde gerçekleştirilir. Bu değerler tüm iş davranışlarını ortaya koyan etik standartların birinci adımını, tüm etik uygulamaların ve davranışların temelini oluşturur. 1) Sürekli gelişme Çalışmaların sürekli daha iyiye doğru değişme önceliğiyle kurumsal amaç ve hedefler doğrultusunda gerçekleştirilmesi, tüm çalışanların sinerji oluşturarak birbirinin gelişimini desteklemesi ve işbirliği içinde çalışmaları, çalışanların yetkinliğinin artırılması, faaliyetlerin daha üstün teknoloji ve yöntemle ve müşteri talebini karşılayan kalitede gerçekleştirilmesi esastır. 2) Sorumluluk 2.a) Kurumsal itibar, her seviyede personelin sorumluluklarını yerine getirilmesi ile sağlanır. Her tür iletişimde Eti Maden için çalışıldığı ve Eti Madenin temsil edildiğinin farkında hareket edilir. Ülkemizin bor madeni, Eti Maden insan kaynağı ve zaman, öncelikli üç kaynaktır. Kaynakları geliştirmek, korumak ve hedefler doğrultusunda değerlendirmek en önemli sorumluluktur. 2.b) Eti Maden; kurum çalışanlarının, paydaşlarının ve faaliyetlerden etkilenen tüm canlı hayatın ve çevrenin korunmasını birinci derecede önemser, bununla ilgili sorumlulukları yerine getirmeye özen gösterir. 2.c) Teşekkülün tüm faaliyetleri ve işlemleri mevzuata ve hukuka uygun olma bilinci ve yükümlülüğü ile yerine getirilir ve düzenleyici kurum ve kuruluşlara yetkiler dâhilinde doğru, tam ve anlaşılabilir bilgiler zamanında sunulur. 2.ç) Çalışanların; haklarını bilmesi önemsenir ve oryantasyonlarında bu yönde bilgi verilmesi, haklarını tam ve doğru biçimde kullanmaları sağlanır. Çalışanlara dürüst ve adil yaklaşılır, ayrımcılık içermeyen, güvenli ve sağlıklı bir çalışma ortamının oluşturulması ve bireysel gelişimleri için çaba gösterilir. 2.d) Teşekkül faaliyetlerinde; müşteri memnuniyeti odaklı, müşterilerin ihtiyaç ve taleplerine mümkün olan en kısa zamanda, en doğru şekilde cevap veren bir anlayışla çalışılması, ürünlerin, zamanında ve akdedilen koşullarda sunulması, müşterilere; saygı ve nezaket kuralları çerçevesinde yaklaşılması esastır. 2.e) Tedarikçilere karşı adil ve saygılı davranılmasına, yükümlülüklerin zamanında yerine getirilmesine, iş yapılan kişi ve kuruluşların gizli bilgilerinin dikkatle korunmasına gerekli özen gösterilir. 2.f) Uluslararası piyasada yasal ve etik olan alanlarda rekabet edilir ve milletlerarası hukuk çerçevesinde işlemler yerine getirilir. 2.g) Stratejik kararlar alırken çevreye zarar verilmemesi; teknoloji, güvenlik, sağlık ve çevre bilimleri alanlarındaki yeni anlayışların ışığında, süreçlerin sürekli iyileştirilmesi göz önünde bulundurulur. 4

10 2.ğ) Faaliyet raporları ve dönemsel finans raporları, mevzuatın belirlediği ölçüde Teşekkülün web sayfasında, ilgili kurum ve kuruluşlara zamanında, doğru ve şeffaf bir şekilde sunulur. 3) Saygı Kurum olarak bütün iş süreçlerinde ve ilişkilerinde çalışanlarla ve tüm paydaşlarla saygı çerçevesinde hareket edilir. 4) Güven Her kademedeki çalışanlar güvene dayalı iş yapar. Güven ortamını oluşturmak için yönetimde, problemlerin çözümünde, yeni girişimlerde tarafsız, ölçmeye ve bilgiye dayanan uygulamalar yapılır. ı) Kısaltmalar Entegre yönetim sistemi kapsamındaki doküman adları ile merkez ve taşra teşkilatı birim adlarının kısaltmaları; Doküman Kontrol Prosedürü nde (EYS-PEK/PR1/) açıklanmıştır. i) Özel terim ve kavramlar Entegre Yönetim Sistemi: TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sisteminin (III.1 de listelenen) merkez teşkilatının kapsam dâhilindeki birimlerinde ve Lojistik Dairesi Başkanlığına doğrudan bağlı lojistik müdürlüklerindeki, TS EN ISO/IEC Deney ve Kalibrasyon Laboratuvarlarının Yeterliliği standardı şartlarının ise merkez teşkilatında Teknoloji Geliştirme Dairesi Başkanlığının laboratuvar faaliyetlerindeki uygulamalarını ve Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü Yönetim Sistemiyle entegrasyonu, Elektronik Belge Yönetim ve Arşiv Sistemi (EBYAS): Elektronik ortamda oluşturulan her türlü belgenin gönderilmesi, standart dosya planı ve haberleşme kodlarını esas alarak kayıtların saklanması, arşivlenmesi ve istatistiği olarak değerlendirilmesini sağlayan sistemi, Etinet (İntranet; yerel ağ): Teşekkül bünyesinde bilgilerin paylaşıldığı veya farklı iş gruplarının bir araya gelerek iletişim sağladığı bilgi işlem alanını, Eti Yönetim Bilgi Sistemi (Eti YBS - ERP): Teşekkülün; yönetimiyle ilgili veri kaynaklarının bir sistem bütünlüğü içinde toplanıp, faaliyetlerine bilgi işlem desteği sağlayan, özellikle farklı düzeylerdeki yönetim katlarının tetkik ve stratejik kararlarını başarılı kılacak nitelikte sürekli bilgi akıtmayı amaçlayan bilişim sistemini, Müşteri: Teşekkülün ürünlerini satın alan, merkez laboratuvarlarında analiz hizmeti satın alan kuruluş veya kişiyi, Pozisyon Esaslı Görev Tanımları El Kitabı: Merkez ve taşra teşkilatı personelinin yaptığı işi, rolünü, fonksiyonunu ya da süreçteki yerini tanımlayan, görev ve yetkilerini; birimler itibarıyla iş bölümünü, personelin; sorumluluk, yetki ve iş ilişkilerini açıklayan el kitabını, Üst yönetim: Teşekkül genel müdürü, genel müdür yardımcılarını, Entegre Yönetim Sistemi Koordinasyon Kurulu: Entegre yönetim sisteminin takip, koordinasyon ve yönetimini sağlamaktan sorumlu olan; Genel Müdür, genel müdür yardımcıları ve koordine ettikleri birimlerin yöneticileri tarafından oluşturulan kurulu, ifade eder. j) Entegre Yönetim Sistemi El Kitabının uygulanması, değişiklikleri, onaylanması, yayımlanması ve dağıtımı Bu El Kitabı içinde açıklanan entegre yönetim sisteminin uygulanmasından, dokümanın ve dokümanda yapılacak değişikliklerin onaylanmasından Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürü sorumludur. Ancak, bu görev genel müdür adına yönetim temsilcisi tarafından yapılır. Bu El Kitabı; Teşekkülün Etinet sayfasında yayımlanır. El Kitabının yayımlanması entegre yönetim sistemi kapsamındaki birimlere dağıtılmış ve duyurulmuş anlamına gelir. 5

11 Bu El Kitabı; standart dosya planına uygun olarak EBYAS (elektronik ortam) kapsamında Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığının Performans ve Yönetim Geliştirme Müdürlüğünce elektronik bilgi olarak dosyalanarak arşivlenir. Bu El Kitabı, elektronik imza onaylı olarak, elektronik ortamda veya taşınabilir belleklerle belgelendirme kuruluşlarına gönderilir. III) ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ 1) Kapsam Teşekkülün; Strateji Geliştirme Dairesi Bşk. Pazarlama ve Satış Dairesi Bşk. Lojistik Dairesi Bşk. Bandırma Lojistik Md.(*) Değirmenözü Lojistik Md.(*) İstanbul Lojistik Md. İzmir Lojistik Md. Teknoloji Geliştirme Dairesi Bşk. Enerji ve Otomasyon Dairesi Bşk. Tesis Mühendislik Hizmetleri Dairesi Bşk. İnsan Kaynakları Yönetimi Dairesi Bşk. Satınalma Dairesi Bşk. Mali İşler Dairesi Bşk. Yönetim Bilişim Sistemleri Dairesi Bşk. birimlerinin faaliyet alanında gerçekleşen görevler; TS EN ISO 9001:2008 kapsamındadır. (*) Bandırma ve Kırka İşletmeleri Entegre Yönetim Sistemi belge kapsamında yer almaktadır. TS EN ISO/IEC Deney ve Kalibrasyon Laboratuvarlarının Yeterliliği standardı şartları ise; merkez teşkilatında Teknoloji Geliştirme Dairesi Başkanlığının Laboratuvar Müdürlüğü faaliyetlerinde uygulanır. 1.1) Hariç tutma TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi standardının 7.3 tasarım ve geliştirme maddesi hariç tutulmuştur. 2) Referanslar Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü Entegre Yönetim Sisteminde; TS EN ISO 9000:2007 Kalite Yönetim Sistemleri-Temel Terimler ve Sözlük, TS EN ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemleri- Şartlar, TS EN ISO 9004:2000 Kalite Yönetim Sistemleri- Performansın İyileştirmesi İçin Kılavuz TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemleri- Şartlar, TS EN ISO IEC Deney ve Kalibrasyon Cihazlarının Yeterliliği standartları referans olarak alınmıştır. 3) Terimler ve tanımlar Kaliteye ilişkin genel tanımlar TS EN ISO 9000:2008 Kalite Yönetim Sistemleri Temel Esaslar, Terimler ve Tarifler ile EN ISO /IEC ve VİM: 1993 de verilen ilgili tanımlar geçerlidir. 4) ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ 4.1) Genel şartlar Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü; mevzuat şartlarını, TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi şartlarını, TS EN ISO/IEC Deney ve Laboratuvar Cihazlarının Yeterliliği Standardı şartlarını, kurum şartlarını, müşteri şartları ve belgelendirme kuruluşu şartlarını dikkate alınarak Entegre Yönetim Sistemini kurmuş, dokümante etmiş, uygulamakta, sürekliliğini sağlamakta ve etkinliğini sürekli iyileştirmektedir. Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü, Entegre Yönetim Sistemi kapsamında belirlenmiş olan süreçler, sırası ve süreçlerin birbiri ile olan etkileşimleri aşağıda verilmiştir. Bu süreçlerin etkinliğini ve kontrolünü sağlamak için ihtiyaç duyulan kriterler ve metotlar belirlenmiş ve uygulamaları tanımlanmıştır. Bu süreçlerin, operasyonu ve izlenmesi için gerekli kaynaklar sağlanarak kurum performans raporuyla izlenmekte, ölçülmekte, analiz edilmekte ve yönetilmektedir. 6

12 Kuruluşun, dış kaynaklı süreç uygulaması bulunmamaktadır. Bunun yanında planlanan sonuçlara ulaşmak ve sürekli iyileşme sağlamak için gerekli faaliyetler belirlenmiş ve uygulanmaktadır. Süreçler, alt süreçler ve destek süreçler 1) Pazarlama, satış ve lojistik süreci 2) Üretim süreci İlgili dokümanlar: Süreç Etkileşim Şeması; El Kitabının Ek- 2 sinde yer almıştır. 4.2) Dokümantasyon şartları 4.2.1) Genel Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü; TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Standardı kapsamında entegre yönetim sistemi politikasını, hedeflerini, entegre yönetim sistemi el kitabını, ihtiyaç duyulan diğer dokümanları, standardın öngördüğü prosedürleri ve kayıtları oluşturmuştur. Bu dokümanlar elektronik ortamda ve kontrollü olarak muhafaza edilmektedir. Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü entegre yönetim sistemi dokümanları; EYS El Kitabı EYS Prosedürler El Kitabı EYS Laboratuvar Kalite El Kitabı EYS Laboratuvar Prosedürler El Kitabı Entegre Yönetim Sisteminde dış kaynaklı dokümanlar; TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi standardı, TS EN ISO/IEC Deney ve Kalibrasyon Laboratuvarlarının Yeterliliği standardı, ilgili mevzuat, müşteri şartları ve benzeri yayınlar Doküman Kontrol Prosedüründe tanımlanmıştır. Entegre Yönetim Sistemi dokümanlarının hazırlanması, kodlanması, onaylanması, dağıtımı, muhafazası, yayımlanması ve değişiklikleri Dokümanların Kontrolü Prosedürü nde (EYS-PEK/PR1) açıklanmıştır ) Entegre yönetim sistemi el kitabı Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü; TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi ve IEC Deney ve Kalibrasyon Cihazlarının Yeterliliği standartlarında belirtilen şartları kurum faaliyet ve süreçlerine uygun olarak değerlendirmiş ve entegre yönetim sistemi politikasını, bu sistemler için oluşturulan ve dokümante edilen prosedürleri ve diğer dokümanlara atıfları, bu sistem içerisindeki süreçleri, sırasını ve süreçler arasındaki etkileşimleri açıklamakta ve sürekliliğini sağlamaktadır ) Dokümanların kontrolü Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü, Entegre Yönetim Sistemi kapsamında gerekli görülen dokümanların yeterlilik açısından onaylanmasını, yayımlanmasını, gözden geçirilmesini, gerektiğinde güncelleştirilmesini ve tekrar onaylanmasını, doküman değişikliklerinin yapılmasını, dış kaynaklı dokümanların belirlenmesini, dağıtımı ve kontrolünün sağlanmasını, geçersiz dokümanların ortadan kaldırılmasını, dokümanların güncel olarak kontrol altında tutulmasını ve muhafazasının sağlanması için Dokümanların Kontrolü Prosedürü nü (EYS-PEK/PR1) oluşturmuş ve uygulamaktadır ) Kayıtların kontrolü Kayıtların; Entegre Yönetim Sisteminin şartlarına uygunluğunun ve etkin olarak uygulandığının kanıtlanması için tanımlanması, sınıflandırılması, dosyalanması, arşivlenmesi, muhafazası, korunması, kayıtlara tekrar ulaşılması, saklama süreleri ve kayıtlardan çıkarılması için gerekli kontrolleri tanımlayan Kayıtlarının Kontrolü Prosedürü nü (EYS-PEK/PR2) oluşturmuş ve uygulamaktadır. 7

13 5) YÖNETİM SORUMLULUĞU 5.1) Yönetimin taahhüdü Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü yönetimi; TS EN ISO 9001 Entegre Yönetim Sistemi ile TS EN ISO/IEC17025 Deney ve Kalibrasyon Cihazlarının Yeterliliği standartlarının uygulanması, geliştirilmesi ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi için yapılması gereken faaliyetleri ve sorumlulukları tanımlamıştır. Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü üst yönetimi; kanun, tüzük, yönetmelik, ana statü ve yönergelerde belirlenmiş görevler doğrultusunda kararlar alarak sistemin sürekliliğini sağlar. Üst yönetim: kuruluşun kısa, orta ve uzun vadeli stratejilerini belirlemek üzere; uluslar arası ekonomik durumu, pazar ve sektör yapısını, rekabet şartlarını, fırsat ve tehditlerini, üstün ve zayıf yönlerini, müşteri ihtiyaç ve şartlarını, bilgi teknolojileri ve iletişim alt yapısının bugün ve gelecekteki ihtiyaçları karşılayıp karşılamadığını, organizasyon ve çalışan profilini, iş gereğini karşılama ve yönetsel yetkinliklerin geliştirilmesini, farklılık oluşturmayı ve kilit başarı faktörlerini, mali yapısını ve kaynak tahsisinin önceliklerini, sonuçlara odaklı ölçülebilir performans göstergelerini, süreç iyileştirme çalışmalarını, değişim ve gelişim kapasitesini, yeni ürün üretme ve ürün geliştirme ihtiyaçlarını, kaliteli üretimi ve yeni teknoloji ihtiyaçlarını, üretim teknolojisindeki yapılacak revizyonları, maliyetlerin düşürülmesini, kurum kültürü ve iklimini, alternatif önerileri, sürekli izlenecek ve etkinlikle yönetilecek alanlar olarak görür. Bu kapsamda, entegre yönetim sistemi politikasını karşılayacak; politikaları, stratejik plan ve yıllık bütçesine uyumlu olarak yönetim sisteminin hedeflerini belirler. Bu hedeflere ulaşmak amacıyla yönetimin gözden geçirmesi toplantıları yapar, toplantı kararlarını kayıt altına alır, gerekli tüm kaynakları sağlar, hedeflere ulaşma, kârlılık ve verimliliğin ölçülmesini ve izlenmesini, ticari esaslar çerçevesinde müşteri ihtiyaç ve şartlarının karşılanmasını taahhüt eder. 5.2) Müşteri odaklılık Teşekkülün ürünlerini satın alan, merkez laboratuvarlarında analiz hizmeti satın alan kuruluş veya kişiler müşterilerdir. Üst yönetim; organizasyonun birim yapısı ve iş bölümü içinde; müşteri istek ve beklentilerini belirler ve müşteri beklentilerini karşılayacak uygulamaların gerçekleştirilmesini sağlar. Pazarlama ve Satış Dairesi Başkanlığı; müşteri memnuniyetinin sağlanması için, müşteri ilişkileri yönetimi uygular, yazılı, sözlü olarak veya web sayfası üzerinden iletilen; üretim, ürün, satış hizmetleri veya lojistik hizmet sürecinden kaynaklanan firma müşteri şikâyetlerini, şikâyetin kaynaklandığı süreçler itibarıyla sınıflar, gerekli olan incelemelerin yapılmasını, şikâyetin tekrar etmemesi için önlem alınmasını ve sürekli iyileştirmeyi takip ve koordine eder. Şikâyetin çözüm sonuçlarını müşterilere bildirir, Müşteri Şikâyet Raporu nu hazırlar. Laboratuvara numune getiren veya gönderen müşterilerin analizleri TS EN ISO IEC Deney ve Kalibrasyon Cihazlarının Yeterliliği Standardına göre laboratuvar tarafından yapılır. Teknoloji Geliştirme Dairesi Başkanlığınca; yılda en az bir kez müşteri memnuniyeti anketi hazırlanır ve anket verilerine dayalı olarak Laboratuvar Müşteri Memnuniyet Raporu hazırlanır. Müşteri şikâyeti, müşteri istek ve beklentileri, bunlara ilişkin kayıtlar ve sonuçlar yönetimin gözden geçirme toplantılarında değerlendirilir, alınacak önlemler belirlenerek düzeltici, önleyici faaliyetlerin başlatılması sağlanır ve takibi yapılır Entegre Yönetim Sistemi Politikası Entegre yönetim sistemi politikamız; entegre yönetim sistemi şartlarına uymayı, kalite hedeflerini, müşteri ihtiyaç ve beklentilerini ve sürekli iyileştirmeyi taahhüt eder. 8

14 Hedeflerimiz, entegre yönetim sistemi politikamız çerçevesinde oluşturulur. Politikanın, entegre yönetim sistemi hedeflerine uygunluğu yönetimin gözden geçirmesi toplantılarında izlenir ve değerlendirilir. Entegre yönetim sistemi politikamız; Kuruluşun Etinet ve web sayfasında yayımlanarak çalışanlarımızın, müşterilerimizin ve diğer üçüncü şahısların görebileceği şekilde ilan edilmiştir. Ayrıca, iş yerlerimizin girişinde tanıtım ekranlarında duyurulmuştur. 5.4) Kalite planlaması Entegre Yönetim Sistemi hedefleri Kurum hedefleri; anlaşılır, ölçülebilir, erişilebilir, gerçekçi ve zamanlı olma kriterlerine uygun olarak belirlenir. Üretim, pazarlama ve satış ana hedefleri; pazarın mevcut ve gelecekteki ihtiyaçları, müşteri talepleri esas alınarak belirlenir. Yıllık bütçesiyle uyumlu Yıllık Hedefler Tablosu hazırlanarak bütçe hedeflerine ulaşma düzeyi, yönetim bilgi sistemi kapsamında aylık olarak iş bölümü esasıyla birimlerce izlenir ve değerlendirilir. Yönetimin gözden geçirme toplantılarında, faaliyet sonuçları esas alınarak hazırlanmış kurum performans raporu çerçevesinde; hedefleri gerçekleştirme durumuna bakılır, değerlendirilir, iyileştirilecek, önlem alınacak faaliyetler, gerekirse yeni hedefler planlanır, uygulamalar kontrol edilir ve gerekli olan önlemler alınır. Yıllık hedefler tablosu; bütün teşkilata bir yazı ile duyurulur ve Etinet sayfasında yayımlanır ) Entegre yönetim sisteminin planlanması Kurum vizyon ve misyonu ile Entegre Yönetim Sistemi Politikası göz önüne alınarak süreçler ve hedefler ve bu hedeflere ulaşmak için gerekli kaynak ihtiyaçları belirlenmiş ve sağlanmaktadır. İdare; bu El Kitabının 4.1 entegre yönetim sisteminin genel şartlar maddesinde belirlenmiş pazarlama, satış ve lojistik süreci ile Üretim süreci nin ihtiyaçlarını, süreçlerin birbirleri ile etkileşimlerini, gerekli olan kaynakların sağlanmasını, süreç ölçüm, izleme ve analizleri ve sürekli iyileştirilmesini, planlanan sonuçlara ulaşılması ve entegre yönetim sistemi hedeflerinin gerçekleşmesi için kaliteyi etkileyen tüm faaliyetlerin yapılmasını sağlamak amacıyla sistemin bütünlüğünü ve sürekliliğini korur. Yasal şartlarda, TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi şartlarında, TS EN ISO/IEC Deney ve Laboratuvar Cihazlarının Yeterliliği Standardı şartlarında, kurum şartlarında, müşteri şartları ve belgelendirme kuruluşu şartlarında herhangi bir değişiklik olduğunda bu şartlara uyum sağlayacak şekilde entegre yönetim sistemi planlaması, süreç sorumlularınca gözden geçirilir ve gerekli değişiklikler yapılır. 5.5) Sorumluluk, yetki ve iletişim 5.5.1) Sorumluluk ve yetki Üst yönetim; Teşekkülün veya birimlerin yapısını bir bütün olarak gösteren ve birimler arası çeşitli ilişkileri tamamlayıcı bir düzen içinde göz önüne alan, etkili ve etkin bir idare için; plânlama, örgütleme, yönlendirme, koordinasyon ve kontrolün sağlanmasını, iş bölümü ve uzmanlaşma, bölümlere ayırma, emir komuta birliği, denetim alanı, yetki ve sorumluluk denkliği, yetki devri, amaç birliği, görevler ayrılığı ve hiyerarşi ilkelerinin kurum organizasyonunda yerleştirilmesini esas alarak süreçlerin işleyişini en yalın bir şekilde işletmek üzere organizasyon şemalarını oluşturmuş ve yürürlüğe koymuştur. Teşekkülün merkez ve taşra teşkilatı birimleri ile kadro ve pozisyonların sorumluluk ve iş ilişkileri Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü Görev, Yetki ve Sorumluluk Yönergesi nde tanımlanmıştır. Ayrıca, Pozisyon Esaslı Görev Tanımları El Kitabı nda personelin yaptığı işin kısa amacı ve tanımı, ana görev ve sorumlulukları, birimi, bağlı olduğu yöneticinin pozisyonu, yetkileri, yönettiği birim ve iş pozisyonları, işe ait yetkinlikler (Eğitim, bilgi, yetenek, tecrübe, sertifika) belirlenmiş ve pozisyonlara dayalı çalışma düzeni kurulmuştur. 9

15 Pozisyon Esaslı Görev Tanımları El Kitabı Etinet sayfasında yayımlandığında yürürlüğe girer. Kitabın yayımlanması ile personele tebliğ edilmiş sayılır. Yönetim Kurulunca, Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü Görev, Yetki ve Sorumluluk Yönergesinde ve pozisyonlarda yapılan değişiklikler çerçevesinde, İKY Dairesi Başkanlığınca Pozisyon Esaslı Görev Tanımları El Kitabında gerekli olan değişiklikler yapılır ve güncel olarak Etinet sayfasında yayımlanır. Teşekkülün merkez ve taşra teşkilâtında; birim âmirlerinin, yardımcılarının ve birim müdürlerinin geçici bir nedenle görevleri başında bulunmadığı günlerde yerlerine görevi yürütmek üzere ne şekilde vekâlet edileceği Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü Görev, Yetki ve Sorumluluk Yönergesi nin 32 nci maddesinde belirlenmiştir. 8/6/1984 tarihli ve 233 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin 6 ncı maddesinin dördüncü fıkrası ile; genel müdürün bulunmadığı hallerde, genel müdürün yönetim kurulu üyeleri arasından görevlendireceği genel müdür vekilinin yönetim kuruluna başkanlık yapacağı hüküm altına alınmıştır. Ayrıca; aynı KHK nin 9 uncu maddesinin onuncu fıkrasında; yönetim kurulunun sınırlarını açıkça belirlemek şartıyla yetkilerinden bir kısmını genel müdüre devredebileceği; 13 üncü maddesinin yedinci fıkrasında ise; genel müdürün, sınırlarını açıkça belirlemek şartıyla yetkilerinden bir kısmını astlarına devredebileceği, ancak; yetki devrinin genel müdürün sorumluluğunu kaldırmayacağını hüküm altına almıştır ) Yönetim temsilcisi Süreçlerin kurulması, uygulanması ve sürdürülmesi, entegre yönetim sisteminin ihtiyaçların üst yönetime raporlanarak süreç performanslarının ölçülmesi ve artırılması, süreçlerin iyileştirilmesi, faaliyetlerin rekabet, pazar, müşteri ihtiyaç ve şartlarını karşılayacak nitelikte yapılması, bu yönde bilinçlenmenin sağlanması, düzeltici ve önleyici faaliyetlerin başlatılması, entegre yönetim sistemi ile ilgili konularda kurum dışında gerekli iş birliğinin yapılması ve entegre yönetim sistemi koordinasyon kurulunun gündemini oluşturarak toplantıya çağırmak üzere Genel Müdür Yardımcısı yönetim temsilcisi olarak belirlenmiş ve görevlendirilmiştir. Yönetim temsilcisi; raporlu, izinli olduğu dönemlerde veya iş yoğunluğunun olduğu zamanlarda genel müdür yardımcılarından birine veya Strateji Geliştirme Dairesi Başkanına vekâlet verebilir. Entegre yönetim sistemi koordinasyon kurulunun sekreterya görevleri Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığınca yerine getirilir ) İç iletişim Eti Maden, her türlü iletişim ve bilgi sistemlerini, kurumsal amaç ve hedeflerini gerçekleştirmek için sağlar. Eti Maden de; kararın en hızlı alınmasını sağlayacak nitelikte bilginin iletişimi sağlanmakta ve faaliyetler yürütülmektedir. Bunun için organizasyon yapısı, kurum iklimi, yönetim düzeni, iletişim alt yapısı ve etkin iletişime açık insan gücü yapısı oluşmuştur. Teşekkül içi iletişimde, iletişim kanalları olarak; Tüm iç yazışmalar Elektronik Belge Yönetim ve Arşivleme Sistemi (EBYAS) içinde yapılmakta ve hızlı bir evrak akışı sağlanmaktadır; Bilgiler yerel ağ da (Etinet) paylaşılmakta; yönetim bilgi sisteminde (Eti YBS) veri kaynakları bir sistem bütünlüğü içinde toplanıp, yönetim katlarının tetkik ve stratejik kararlarını başarılı kılacak nitelikte sürekli bilgi akıtılmakta ve raporlanmaktadır. Birim raporları, internet, telefon, faks, elektronik posta, video konferans, tanıtım ekranları, yönetim kurulu toplantıları, yönetimin gözden geçirme toplantısı, koordinasyon toplantısı, müdürler toplantısı, birim içi veya birimler arasında yapılan periyodik toplantılar, birimlerin bilgilendirme sunuları, belirli düzeyde yerel ağ ve internet entegrasyonu (ekstranet) uygulaması ile organizasyonun tamamında etkin iletişim sağlanmaktadır. 10

16 Müşteriler ile iletişim; telefon, faks, web sayfası, elektronik posta, mektup ve yüz yüze görüşme yoluyla sağlanır; sipariş, görüş, öneri ve şikâyetler alınır ve sevkiyatlar gerçekleştirilir. Teşekkülün faaliyet sonuçları; Etinet ve internet sayfasında yayımlanır. Bilgi edinme kapsamında, çalışanlar ile üçüncü şahısların müracaatları süresi içinde cevaplanır. 5.6) Yönetimin gözden geçirmesi (YGG) 5.6.1) Genel Yönetimin gözden geçirme toplantısının koordinasyonu ve gerçekleştirilmesi, yönetim temsilcisinin; entegre yönetim sisteminin gözden geçirilmesi ise genel müdürün sorumluluğundadır. Üst yönetim; yönetimin gözden geçirme toplantısını, yönetim temsilcisinin koordinasyonunda ve genel müdürün başkanlığında yılda en az bir kez EYS Koordinasyon Kurulu üyeleri ile gerçekleştirir. Genel Müdürün herhangi bir nedenle toplantıda bulunmadığı durumda, toplantıya yönetim temsilcisi başkanlık yapar. Yönetimin gözden geçirme toplantısının günü, saati ve gündemi yönetim temsilcisi ve/veya Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığınca (SG) belirlenir. Toplantının yapılması kesinleştikten itibaren en geç iki hafta önce toplantı çağrısı entegre yönetim sistemi koordinasyon kurulu üyelerine EBYAS ortamında bildirilir. Toplantı herhangi bir nedenle yapılamadığı takdirde aynı yöntemle toplantının yapılmasına ilişkin işlemler yerine getirilir. YGG toplantısı gündeminde; Bir önceki toplantıda alınan kararlar ve uygulama sonuçları, Kurum performans değerlendirmesi, hedeflere ulaşma derecesi, Pazar stratejileri, dış çevrede meydana gelen değişmelerin; kuruluş yönetimi, stratejileri, amaçları ve hedefleri ve entegre yönetim sistemi politikası üzerindeki etkileri, standart gereği öngörülen değişiklikler, Müşteri memnuniyeti sonuçları, müşteri şikâyetlerinin durumu, müşteri ihtiyaç ve beklentileri, değerlendirmeler, Organizasyon yapısı, iş süreçleri, iş yapma metotları, birim fonksiyonları, personel yapısı, üretim süreçleri, bilgi yönetimi alt yapısı, iletişimin güçlendirilmesi, ortak aklı destekleyen kurum kültürünün oluşması, yeni teknolojiye uyum ve entegre yönetim sistemi uygulamalarını da kapsayan iyileştirme önerileri, düzeltici ve önleyici faaliyetlerin durumu, Oryantasyon ve hizmet içi eğitim uygulamaları, eğitim istatistik bilgileri, ölçülebilir nitelikte olanlar için eğitimin iş sonuçlarına etkileri, eğitim hedeflerini gerçekleştirme durumu, Personel ve kaynakların yeterliliği dâhil kuruluş yapısı ve kaynak ihtiyaçları, Yönetici ve yönlendirici personelin raporları, Entegre yönetim sistemi iç tetkik sonuçları, Dış tetkik (Müşteri, belgelendirme, akreditasyon tetkikleri) sonuçları, Deney sonuçlarının kalitesinin teminine yönelik raporlar (Laboratuvarlar arası karşılaştırma veya yeterlilik deneylerinin sonuçları, kalite kontrol faaliyetleri vb.) Laboratuvar kalite politikası, laboratuvar kalite hedefleri ve prosedürlerin uygunluğu, Laboratuvar kalite yönetim sisteminin uygulanabilirliği, Kuruluşun, TS EN ISO 9001 ve ISO/IEC Deney ve Kalibrasyon Laboratuvarları Akreditasyon standartlarının genel şartlarını ilgilendiren mevzuattaki değişiklikler, Genel değerlendirmeler ve sonuçlar gibi konulardan gerekli görülenlere yer verilir. 11

17 YGG toplantı kararları birimlere EBYAS yoluyla bildirilir. Toplantı tutanağı ve diğer destek dokümanlar, birimlerle bu konuda yapılan yazışmalar EBYAS ortamında ilgili standart dosya kodunda arşivlenir ve gerek duyulduğunda ulaşılabilirliği sağlanır ) Gözden geçirme girdisi YGG toplantı gündeminde yer alan konulardaki veri ve değerlendirme bilgi ve raporlarıdır ) Gözden geçirme çıktısı YGG toplantı kararı; süreçlerin ve hizmetin iyileştirilmesini, entegre yönetim sistemi kapsamında gerçekleştirilen faaliyetlerin kaynak ihtiyaçlarını öngörür. 6) KAYNAK YÖNETİMİ 6.1) Kaynakların sağlanması Kuruluş amacı, stratejik amaç ve hedefleri, birimlerin fonksiyonları, süreçlerin kârlılık ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yerine getirilmesi, entegre yönetim sisteminin uygulanması, etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi, müşteri ihtiyaç ve beklentilerinin karşılanması için gerekli olan insan gücü yapısı; etkin çalışmayı ve iletişimi sağlayacak nitelikte kurum iklimi, çalışma ortamı ve faaliyetlerin yürütülmesi için gerekli olan alt yapı ihtiyaçları YGG toplantısında görüşülür. Sistemin ihtiyacı olan kaynak sağlanır. 6.2) İnsan Kaynakları 6.2.1) Genel İnsan Kaynakları Yönetimi Dairesi Başkanlığınca; Birimlerin iş bölümleri içerisinde; personelin işi, rolü, fonksiyonu ya da süreçteki yerini açıklayan pozisyonları tanımlanmıştır. Pozisyonlar itibarıyla; işin kısa tanımı ve amacı, ana görev ve sorumlulukları, yetkileri, aranılan eğitim, bilgi, yetenek ve tecrübeleri Pozisyon Esaslı Görev Tanımları El Kitabı nda tanımlanarak, Teşekkül faaliyet alanında hizmet şartlarına uygunluğun sağlanması esas alınmıştır. İnsan gücü plânlaması yapılırken; organizasyonun mevcut ve gelecekteki hedeflerine etkin bir biçimde ulaşabilmesi için görevin özelliğine uygun personelin nitelikleri, ihtiyaç duyulan insan gücü sayısı önceden belirlenir. Uygun becerilere sahip, doğru sayıdaki kişiyi doğru işe, doğru zamanda yerleştirmek amacıyla alınacak önlemler ile sürekli tekrar eden, yenilenen ve devam eden bir süreç yönetilir. Personelin güçlü olduğu yönleriyle uyumlu işlerde görevlendirilmesi, yetenek, bilgi ve becerilerini açık bir biçimde ortaya koyabilmeleri sağlanır. İş tanımları, iş gerekleri, performans ve yetkinlikler belirlenerek kariyer yönetiminin alt yapısı oluşturulmuştur. Oryantasyon, bilgi, beceri, tutum ve davranış kazandırma eğitim ve geliştirme programları ile yönetici geliştirme programları, yer değiştirme ve terfi gibi araçlarla kariyer geliştirilir. Personelin, iş için gerekli yeteneklere sahip olması ve atama yapılacak kadro veya pozisyonun genel ve özel şartlarını sağlamış olması, görevde yükselme eğitim ve sınavı, unvan değişikliği sınavı kariyeri belirleyen araçlardır. Teşekkülün mevcut kadro ve pozisyonlarına yapılacak atamalar için aranan genel ve özel şartlar ile kariyer yolları Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliğinde belirlenmiştir. Personelin yetkinliğini geliştirme isteği ile geleceğe yönelik kariyerini plânlama düşüncesi; Teşekkülün kariyer geliştirme ve kariyer tespit etme araçları ile desteklenir ve personelin mesleki gelişimlerinin, organizasyonun hedeflerine uygun olarak yapılanması sağlanır. 12

18 6.2.2) Yeterlilik, farkında olma (bilinç) ve eğitim Teşekkülün eğitim faaliyetleri Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü Hizmet İçi Eğitim Yönergesi çerçevesinde yapılır. Eğitim faaliyetlerinin işlem basamakları İKY Dairesi Başkanlığınca düzenlenmiş Eğitim Talimatı nda belirlenmiştir. Her birim ve işin görev gerekleri esas alınarak, personelin bilgi, yetenek, motivasyon ve kişilik bileşenlerinden oluşan yetkinliğinin, yaptığı iş için gerek duyulan iş gereğiyle uyumlu olup, olmadığı ve yasal gerekliliklerden kaynaklanan ihtiyaçlar İnsan Kaynakları Yönetimi Dairesi Başkanlığınca belirlenir. Eğitim kurulu; Genel Müdürün veya görevlendireceği genel müdür yardımcısının başkanlığında; I.Hukuk Müşaviri, Teftiş Kurulu Başkanı, İnsan Kaynakları Yönetimi Dairesi Başkanı, Strateji Geliştirme Dairesi Başkanı ve Lojistik Dairesi Başkanından oluşur. Eğitim Kurulu eğitim konularını görüşmek üzere her yıl ekim ayında toplanır. Başkanın çağrısı üzerine olağanüstü de toplanabilir. Eğitim Kurulunun kararları öneri niteliğinde olup, Genel Müdürün onayı ile kesinleşir ve Kurulun sekreterya görevleri İKY Dairesi Başkanlığınca yerine getirilir. Eğitim plan ve programında; Personelin işini yaparken göreviyle ilgili diğer görev alanlarıyla ilişkilendirme boyutunu, müşteri odaklı hizmet bilincini, verimliliği, kârlılığı, performans kriteri belirleme ve izleme, diğer iş süreçlerine etkide bulunma boyutlarını kazanması, başarı ve çabasının geliştirilmesi, Yetkinliklerin, iş gereklerini ve beklenen performansı yeterince karşılamaması nedeniyle ortaya çıkan iş gücü ihtiyacının; personelin kişisel gelişme ve işi için ihtiyaç duyduğu tamamlama eğitimlerini alması ve iş yapma yeterliliğinin geliştirilmesi, Var olan iş gücünün bilgi ve yetkinlik düzeylerini artırarak; Teşekkülün stratejik amaçlarının gerçekleştirilmesi, rekabet, gelecekteki etkililik, yeterlilik ve gerekliliklere göre hazırlanması, Yeni işe başlayan personelin oryantasyonu, Entegre yönetim sisteminin uygulama, sürdürülebilirlik ve farkındalık boyutlarının güçlendirilmesi, hedeflenir. TS EN ISO/IEC Deney ve Kalibrasyon Laboratuvarlarının Yeterliliği standardı kapsamında uygulanması gereken eğitim ihtiyaçları Teknoloji Geliştirme Dairesi Başkanlığınca belirlenerek, İnsan Kaynakları Yönetimi Dairesi Başkanlığıyla işbirliği içinde eğitimlerin verilmesi sağlanır. Ancak, bu eğitimlerin etkinliği ile iş sonuçlarına olan etkisi laboratuvar kalite temsilcisi tarafından takip edilir, değerlendirilir. Yıllık eğitim plan ve programı kapsamında uygulanan her eğitimin başarısı ölçülür. Eğitimlerin iş sonuçlarına etkisi birimler ile işbirliği yapılarak takip edilir. Teşekkül personeline verilen eğitimlerin kayıtları Eti YBS kapsamında her personel için ayrı ayrı izlenir. Eğitim faaliyetleri ve eğitimle ilgili dokümanlar EBYAS kapsamında standart dosya planına uygun olarak dosyalanır, arşivlenir ve ulaşılabilirliği sağlanır. Eğitim faaliyetleri kapsamında kullanılacak formlar; İnsan Kaynakları Yönetimi Dairesi Başkanlığınca tasarlanır, Doküman Kontrol Prosedürüne göre kodlanır. Bu El Kitabının ve maddelerinde açıklanan faaliyetler; Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü Hizmet İçi Eğitim Yönergesi nde, Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü Görev, Yetki ve Sorumluluk Yönergesi nde İnsan Kaynakları Yönetimi Dairesi Başkanlığının İnsan Kaynakları Geliştirme Müdürlüğünün görev ve yetkilerinde, ayrıca, personel politikasının ve insan gücü plânlamasının genel esasları ile kariyer yönetimi Yönergenin 42 nci ve 43 üncü maddelerinde, tanımlanmıştır. 13

19 6.3) Alt Yapı Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü, müşteri ihtiyaç ve beklentilerini dikkate alarak, verilen hizmetin uygunluğu ve şartlarının yerine getirilmesi için gerekli olan alt yapıyı kurmuştur. Alt yapının yeterliliğini, sürekliliğini ve gelişimini sağlamaktadır. Bu kapsamda; Kuruluşta etkin bir iletişimin sağlanması için organizasyon yapısı, hiyerarşik kademeleri, birimler itibarıyla görevler ve yetkiler ile pozisyonlar itibarıyla sorumluları belirlenmiştir. Görev gerekleri ile iş gücünün yetkinliğinin uyumlaştırılması, pozisyon bazlı yetkinlik geliştirme ve insan gücünün planlaması ile etkin yönetim ve iletişimi güçlendiren kurum iklimi oluşturulmuştur. Kuruluşun faaliyet ve çalışmaları için gerekli olan hizmet binası, misafirhanesi, toplantı salonları, fiziki ve elektronik ortamda kütüphanesi, laboratuvarı, yemekhanesi bulunmakta ve hizmet vermektedir. Kuruluş personeli servis hizmetinden faydalanmaktadır. Bilginin iletişimi, değerlendirilmesi ve haberleşme alt yapısı mevcuttur. Taşınır ve taşınmaz varlıkların tamir ve bakım hizmetleri yapılmakta, ekipmanın kalibrasyonu sorumlu birimince takip edilmekte ve yapılmaktadır. 6.4) Çalışma Ortamı Kuruluşta, hizmetin ve idarenin etkin bir şekilde sağlanması için işi yapan personelin çalışma ortamı uygun ve yeterli bir şekilde organize edilmiştir. 7) HİZMETİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ 7.1) Hizmetin gerçekleştirilmesinin planlanması Teşekkülün bütün süreçleri faaliyet alanları itibarıyla birimlerin görev alanlarında tanımlanmış ve süreç etkileşimleri kurulmuştur. Yönetim kurulunca; Teşekkülün misyonu, vizyonu ve geleceği belirlenir. Bu kapsamda, Teşekkülün güçlü ve zayıf yönleri, fırsat ve tehditleri belirlenerek; karar alma ve idari süreçleri, bütçesi ve uygulama esasları, yatırımları, stratejik plânı ve faaliyetlerin performans izleme süreci, organizasyonu ve hiyerarşik yapısı, insan gücü, iletişim, teknolojik alt yapısı ve işleyişi, plânlama, örgütleme, yönlendirme, koordinasyon ve kontrolün sağlanması ve yönetişim ilkeleri, hukukî ve denetim süreçleri organizasyonda yapılandırılmış olarak yönetilir. Teşekkülün varlık nedeni; maden kaynağı ve müşteri talebinden kaynaklanır. Müşteri talebi, pazar payı ve pazar koşulları; üretim miktarını, üretme kapasitesini, yeni yatırımları, lojistik faaliyet kapasitesini, satın alma ihtiyacını ve bütçenin gelir kalemlerini belirler. Bu kapsamda, Teşekkül faaliyetlerinin omurgasını Pazarlama, satış ve lojistik süreci ile Üretim süreci oluşturur. Pazarlama, satış ve lojistik süreci içerisinde; yurt içi ve yurt dışı müşteri portföyü ve pazar araştırma ve analizi yapılır, müşteri ilişkileri yönetilir, rakip firmalarla rekabet şartları tespit edilir; Teşekkülün iç ve dış piyasada orta ve uzun vadeli tahmini satış plânı hazırlanır, cari yılın satılık ürün spektleri belirlenir, ürünlerin yurt içi satış fiyatı ve yurt dışı satış baz fiyatları ve satış esasları hazırlanır; satış bağlantıları yapılır ve sevkiyat programı hazırlanır, sevkiyatlar sağlanır, ürün stok takibi yapılır, müşteri bağlantısından sonraki satış hizmet sürecini de içine alan faaliyetlerin iş sonuçları izlenir ve değerlendirilir; üretim, ürün, satış hizmetleri veya lojistik hizmet sürecinden kaynaklanan firma müşteri şikâyetlerinin çözümü için gerekli olan koordinasyon, takip ve yönetimi sağlanır, Pazarlama Müşteri Şikâyet Raporu ve Müşteri Memnuniyeti Raporu hazırlanır; ürünlerin satış ve sürümünü artırmak için dış piyasalarda tanıtım yapılır, yurt dışı iştiraklerin ve satış acentelerinin faaliyetleri izlenir ve değerlendirilir. 14

20 Ürünün elde edildiği noktadan itibaren müşteriye ulaştırılana kadarki lojistik faaliyetler müşteri şartlarına uygunluğu sağlayacak nitelikte yapılır, lojistik ihtiyaçlar planlanır ve temin edilir. Üretim süreci içerisinde; iç ve dış piyasalardaki müşteri talepleri, orta ve uzun vadeli tahmini satış plânı esas alınarak ürün bazında yıllık cevher ihtiyacı, üretim miktarı, orta ve uzun vadede üretme kapasitesi belirlenir, işletmeler düzeyinde yıllık üretim plânının gerçekleşmesi, cevher üretimi takip ve koordine edilir, maden rezervi ve kaynak takibi yapılır. Yıllık satış hedeflerindeki değişmelere göre üretim planı revize edilir. Üretim süreci içindeki faaliyetler; işletme müdürlükleri tesislerinin kuruluş prosesleri ve akım şemalarında belirlenmiş sistem dâhilinde, işletme müdürlükleri organizasyon yapıları esas alınarak, Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü Görev, Yetki ve Sorumluluk Yönergesinde tanımlanmış görevler yerine getirilir. Pazarlama, satış ve lojistik süreci ile Üretim süreci dışındaki diğer faaliyetler; bu ana süreçlerin yaşatılmasını, satış ve üretim ana hedeflerin verimlilik ve kârlılık ilkeleri doğrultusunda gerçekleşmesini sağlayacak faaliyetler ve alt süreçler olarak Teşekkül organizasyonunda yer alır. Buna göre; Teşekkülün bütçe yapısı içerisindeki gelir kalemini öncelikle satış hedefi belirler. Üretimin gerçekleştirilmesi için gerekli alt ve destek süreçlerin faaliyet alt yapısı ve ihtiyaçları ise bütçenin gider kalemlerini oluşturur. Teşekkülün tüm süreçleri, görev gerekleri ile iş gücünün yetenekleri esas alınarak insan gücü planlanır, pozisyon bazlı yetkinlik geliştirmesi ve yetkinliklerin tamamlanması için hizmet içi eğitim ihtiyaçları belirlenir ve verilen eğitimlerin iş sonuçlarına etkisi takip edilir, personel performansı ölçülür ve değerlendirilir. Mevcut üretim kapasitesinin geliştirilmesi, teknolojik yenilikler, üretim teknolojisinde yapılacak değişiklikler, ürün iyileştirme ve yeni ürün üretimi, yeni tesislerin kurulması ve diğer alt yapı ihtiyaçları planlanır, projelendirilir ve yatırımlar gerçekleştirilir. Ürün geliştirme, iyileştirme, üretim teknolojisi geliştirme çalışmaları planlanır ve yapılır. Faaliyetlerin çevre boyutları belirlenir ve çevreye olabilecek etkileri ile iş sağlığı ve iş güvenliği riskleri yönetilir. Mal ve hizmet alımı, yapım işi, üretimin satın alma ihtiyaçları; sosyal alt yapının, zorunlu ihtiyaçların teminiyle birlikte, önemli ölçüde pazarlama, satış ve lojistik süreç ile üretim sürecinin gerçekleştirilmesi amaçlarından doğar. Üretimle birlikte bütün faaliyetler için gerekli olan satın alma plânı hazırlanır ve alımların plân dâhilinde gerçekleşmesi sağlanır. Yönetim bilişim sistemleri alt yapısı içerisinde; her türlü yazılım ve donanım ihtiyacı, bilgi güvenliği planlanır ve temin edilir, bilgi kaynakları tespit edilir ve veri akışı sağlanır. İş zekâsı uygulaması içinde veri tabanında yer alan bilgilerin veri etkileşimleri sağlanır; tablo, grafik gibi karar vermeye uygun değerlendirilmiş bilgi üretilir. Teşekkülün intranet ve web sayfaları yapılandırılır ve yönetilir. Teşekkülün bütün faaliyetlerinin sonuçları verimlilik ve kârlılık kriterleri esas alınarak performansı değerlendirilir, faaliyet sonuçları itibarıyla önlem alınması, geliştirilmesi gereken çalışmalar başlatılır. Açıklanan süreçler ve alt faaliyetler entegre yönetim sisteminin Teşekkül yapısındaki planlanmasını gösterir ve hedeflerine ulaşılmasını sağlar. Sürecin girdisi ve çıktısı arasındaki bütün faaliyetler ve alt faaliyetlerin dokümanları ve veri kaynakları EBYAS ve Eti YBS sistemleri içinde kaydedilir. Süreç ve alt faaliyet programlarında öngörülen hedeflerin gerçekleşme düzeyleri, geçmiş yıllar faaliyet iş sonuçlarıyla kıyaslanması da dâhil olmak üzere izlenir ve değerlendirilir. 15