TARIMSAL ARAŞTIRMALAR VE POLİTİKALAR GENEL MÜDÜRLÜĞÜ SÜREÇ YÖNETİM SİSTEMİ KİTABI

Transkript

1 TARIMSAL ARAŞTIRMALAR VE POLİTİKALAR GENEL MÜDÜRLÜĞÜ SÜREÇ YÖNETİM SİSTEMİ KİTABI

2 TARIMSAL ARAŞTIRMALAR VE POLİTİKALAR GENEL MÜDÜRLÜĞÜ SÜREÇ YÖNETİM SİSTEMİ KİTABI İÇİNDEKİLER 1 - Temel Süreçlerin Sınıflandırılması Tablosu 2 - Süreç Hiyerarşisi Tabloları 3 - Temel Süreç Tanım Formları 4 - Kritik Kontrol Noktaları Tabloları

3 1. Temel Süreçlerin Sınıflandırılması Tablosu

4 TEMEL SÜREÇLERİN SINIFLANDIRILMASI TABLOSU OPERASYONEL SÜREÇLER YÖNETİM ve DESTEK SÜREÇLER 1- MASTIR PLAN REVİZYON SÜRECİ - Mastır Plan Toplantısı Hazırlıkları Süreci - Mastır Plan Toplantı Süreci - Mastır Planın Yazılması, Basımı ve Dağıtımı Süreci 2- PROJE YÖNETİM SÜRECİ - DPT Kaynaklı Projelerin Yönetimi Süreci - TÜBİTAK 1007 Kamu Araştırmaları Destek Projelerinin (KAMAG) Yönetimi Süreci - Bakanlık Ar-Ge Destekli Projelerin Yönetimi Süreci 3- SATINALMA HİZMETLERİ SÜRECİ - İhale Usulüne Tabi Satınalma İşlemleri Süreci - Doğrudan Temin Usulüne Tabi Satınalma İşlemleri Süreci - DMO Satınalma İşlemleri Süreci - Taşınırların Kabulü, Kayıt Altına Alınması ve Ödeme Süreci 4- BÜTÇE SÜRECİ - Bütçe Tekliflerinin Hazırlama İşlemleri Süreci - Bütçe Uygulama İşlemleri Süreci - Performans Programı Hazırlanması Süreci 5- BİLGİ SİSTEMLERİ SÜRECİ - Kuruluşun Bilişim Yatırımlarının Planlanması ve Gerçekleştirilmesi Süreci - Web sayfasının Güncellenmesi Süreci - Yazılım Geliştirme Faaliyetleri Süreci - Bilgisayar Sistemleri Arızalarının Giderilmesi Süreci 6- İÇ KONTROL SÜRECİ - İç Kontrol Sisteminin Kurulması Süreci - İç Kontrol Sisteminin İzlenmesi Süreci 7- DESTEK HİZMETLERİ SÜRECİ - Personel İşlemleri Süreci - Evrak İşlemleri Süreci - Arşiv İşlemleri Süreci TAGEM.İKS.TBL.008 Revizyon No: 02 Revizyon Tarihi:

5 2 - Süreç Hiyerarşisi Tabloları

6 SÜREÇ HİYERARŞİSİ TABLOSU TEMEL SÜREÇ MASTIR PLAN REVİZYON SÜRECİ Süreç No: MASTIR PLAN REVİZYON SÜRECİ SÜREÇLER 1.1. Mastır Plan Toplantısı Hazırlıkları Süreci 1.2. Mastır Plan Toplantı Süreci 1.3. Mastır Planın Yazılması, Basımı ve Dağıtımı Süreci ALT SÜREÇLER Mastır Plan çalışmalarını yürütmek üzere bir Mastır Plan Çalışma grubu oluşturulması Öncelik belirlemede uygulanacak metodolojiye karar verilmesi Mastır plan hazırlama grubu tarafından Araştırma Fırsat Alanlarının (AFA) belirlenmesi amacıyla düzenlenen geniş katılımlı toplantılarda AFA ların belirlenmesi ve her bir AFA için AFA Koordinatörlerinin görevlendirilmesi Mastır planda yer alacak kurumsal yapı, organizasyon, yönetim, araştırma ortamı, insan kaynakları geliştirme programları, bilgi ve iletişim sistemleri ile araştırma sonuçlarının kullanıcılara ulaştırılması konularında TAGEM in program ve hedeflerinin hazırlanması için gerekli görevlendirmelerin yapılması AFA koordinatörleri tarafından her bir AFA için; istatistiki rakamlar, araştırma bilgileri, öncelikli araştırma konuları, önceki mastır plan döneminin değerlendirilmesi, Sektör Analizi (SWOT), değerlendirme kriterlerine göre AFA nın durumuna ilişkin bilgileri içeren AFA Değerlendirme Raporlarının hazırlanması İlgili teknik daireler ve AFA koordinatörleri ortak çalışmalarıyla, her bir AFA nın çıktıları, araştırma programların ve bu programların geliştirme ve araştırma hedefleri ile programlar altında yer alacak araştırma konularına ilişkin bilgilerinden oluşan AFA Matrikslerinin hazırlanması Hazırlanan AFA değerlendirme raporları ve Matrikslerin gözden geçirilmesi varsa eksikliklerinin giderilmesi Son şekli verilen AFA Değerlendirme Raporları ve Matrikslerin bir kitapçık halinde basılması Öncelik belirleme toplantısı için toplantı yeri ve toplantı için gerekli ihtiyaçların temin edilmesi Öncelik belirleme toplantısına katılacak deneyimli araştırıcılar, özel sektör temsilcileri, çiftçi birlikleri, tarımla ilgili sivil toplum kuruluşları ve üniversite temsilcilerinden oluşacak katılımcıların belirlenmesi Öncelik belirleme toplantısını sevk ve idare edecek bir Moderatör görevlendirilmesi Öncelik belirleme toplantısının gündeminin belirlenmesi, katılımcıların 4 eşit gruba homojen olarak dağıtılıp AFA öncelik belirleme gruplarının ve başkanlarının belirlenmesi, yine katılımcıların uzmanlık veya çalışma konuları dikkate alınarak program öncelik belirleme gruplarının ve grup başkanlarının belirlenmesi Hazırlanan raporlar, toplantı gündemi bilgileri öncelik belirleme toplantısına iştirak edecek katılımcılara gönderilmesi ve toplantıya iştirak etmeleri için davet edilmesi TAGEM.İKS.TBL.007 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi:

7 SÜREÇ HİYERARŞİSİ TABLOSU Öncelik belirleme toplantısının gündem doğrultusunda başlatılması ve moderatör tarafından toplantının amacı, aşamaları ve değerlendirme sistemi hakkında bilgi verilmesi AFA Koordinatörlerince değerlendirme raporlarının katılımcılara sunulması Toplantının birinci aşaması olan AFA Önceliklerinin belirlenmesi çalışmasına geçilmesi, AFA değerlendirme gruplarının ve başkanlarının açıklanması ve Modaratör tarafından her bir değerlendirme kriterine göre grup katılımcılarının nasıl puanlama yapacaklarının ayrıntılı olarak açıklanması Katılımcıların gruplara ayrılarak ayrı toplantı salonlarında, AFA ların; Ülke için potansiyel yararları, potansiyel yararları değerlendirme yeteneği, Ar-Ge potansiyeli ve Ar-Ge kapasitesi olmak üzere toplam dört değerlendirme kriterine göre her bir kriter için ayrı oturum düzenleyerek AFA koordinatörlerinin verdikleri bilgiler ve katılımcıların kendi birikimlerini göz önüne alarak, AFA ları objektif olarak puanlaması Katılımcıların puanlama formlarının derlenmesi ve istatistiki analizlerinin yapılması. Katılımcıların yaptıkları puanlamaya göre her bir grubun; Ülke için potansiyel yararları ve potansiyel yararları değerlendirme yeteneği puanlarının analizi ile AFA nın çekicilik endeksi, Ar-Ge potansiyeli ve Ar-Ge kapasitesi puanlarının analizi ile Yapılabilirlik endeksi ve ortaya çıkan çekicilik ve yapılabilirlik endekslerinin analizi ile Ar-Genin yatırıma geri dönüş endeksinin ortaya konması AFA değerlendirme grup başkanları kendi grubunda orta çıkan sonuçları tüm katılımcılara sunması ve Modaratör tarafından dört grubun ortalamasının alınmasıyla ortaya çıkan çekicilik, yapılabilirlik ve Ar-Ge nin yatırıma geri dönüş değerlendirme sonuçlarının açıklanması ve bu sonuçlara göre AFA ların sıralanması, yüksek orta ve düşük öncelikli AFA ların ve bütçeden alacakları nispi payların açıklanması Toplantının ikinci aşamasında her bir AFA altında yer alan programların önceliklendirme aşamasına geçilmesi. Bu amaçla daha önceden oluşturulan program değerlendirme gruplarının ve başkanlarının açıklanması ve Modaratör tarafından her bir değerlendirme kriterine göre grup katılımcılarının nasıl puanlama yapacaklarının tekrar anlatılması Program değerlendirme grupları ayrı toplantı salonlarında, AFA ların altında yer alan programların Ülke için potansiyel yararları, potansiyel yararları değerlendirme yeteneği, Ar- Ge potansiyeli ve Ar-Ge kapasitesi kriterlerine göre programları ayrı oturumlarda puanlaması Program değerlendirme grupların puanlama formlarının istatistiki analizlerinin yapılması Program değerlendirme grup başkanlarının, gruplarında değerlendirilen AFA ların altındaki programların öncelikleri ile ilgili ortaya çıkan sonuçların tüm katılımcılara sunması Toplantının üçüncü aşamasında, program değerlendirme gruplarının değerlendirdikleri her bir AFA altında yer alan programlardan en az bir tanesi ile ilgili araştırma stratejisinin hazırlanması Program değerlendirme grup başkanlarının, gruplarında hazırlamış oldukları programlara ait araştırma stratejilerini tüm katılımcılara sunması TAGEM.İKS.TBL.007 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi:

8 SÜREÇ HİYERARŞİSİ TABLOSU Genel bir değerlendirme yapılarak toplantının sonlandırılması Mastır planın yazılması için bir redaksiyon ekibi kurulması ve ortaya çıkan veriler ve hazırlanan stratejiler, programlar ve hedefler derlenerek mastır planın yazılması Son şekli verilen mastır planın yürürlüğe konması için gerekli Makam onayının alınması Mastır planın kitapçık halinde bastırılması ve tüm Bakanlık birimlerine, sektör temsilcilerine, çiftçi birliklerine ve üniversitelere dağıtılması TAGEM.İKS.TBL.007 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi:

9 SÜREÇ HİYERARŞİSİ TABLOSU TEMEL SÜREÇ PROJE YÖNETİM SÜRECİ Süreç No: 02 SÜREÇLER ALT SÜREÇLER SÜREÇ ADIMLARI 1. Kalkınma Bakanlığı Kaynaklı Projelerin Yönetimi Süreci 2. TÜBİTAK 1007 Kamu Araştırmaları Destek Projelerinin (KAMAG) Yönetimi Süreci 3. Bakanlık Ar-Ge Destekli Projelerin Yönetimi Süreci 1. Kalkınma Bakanlığı Kaynaklı Projelerin Yönetimi Süreci 1.1. Kalkınma Bakanlığı Kaynaklı Projelerin Kabul Süreci 1.2. Kalkınma Bakanlığı Kaynaklı Devam eden Projelerin İzlenmesi, Değerlendirilmesi ve Sonuçlandırılması Süreci Enstitü Araştırma Komiteleri tarafından değerlendirilen proje tekliflerinin TAGEM e gelmesi TAGEM e gelen Proje tekliflerinin ilgili birimlerde ön değerlendirmelerinin yapılması ve proje teklifinin görüşüleceği Program Değerlendirme Grubunun belirlenmesi ve toplantı gündemine alınması Program Değerlendirme Toplantısında projenin değerlendirilmesi ve Bilim Kurullarına tavsiye kararının alınması Program Değerlendirme Toplantıları nda görüşülen teklif projelerin Ar-Ge Bilim Kurulunda değerlendirilmesi için hazırlık yapılması Teklif projelerin Bilim Kurulunda değerlendirilmesi ve karar alınması Karar kabul ise kabul edilen projelerin Konseye sunum için hazırlanması Karar ret ise gerekçesi ile beraber projeyi teklif eden kuruluşa bilgi verilmesi 2. TÜBİTAK 1007 Kamu Araştırmaları Destek Projelerinin (KAMAG) Yönetimi Süreci 2.1. TÜBİTAK 1007 Kamu Araştırmaları Destek Projelerinin (KAMAG) Kabul Süreci 2.2. TÜBİTAK 1007 Kamu Araştırmaları Destek Projelerinin (KAMAG) Takibi Süreci TÜBİTAK tarafından1007 Kamu Araştırmaları Destek Projeleri (KAMAG) için proje çağrılarının açılması Bakanlığımızın müşteri olabileceği projeler için öncelikli konular, başvuru süreci ve dokümantasyon bilgilerinin TÜBİTAK proje çağrısı doğrultusunda TAGEM web sayfasında ilan edilmesi Gelen proje tekliflerinin TAGEM proje sekretaryası tarafından teslim alınması ve ilgili birime projeyi incelemek üzere göndermesi İlgili birimin projeyi inceleyerek Bakanlığın projeye müşteri olup olmaması konusundaki görüşünü proje sekretaryasına göndermesi Sekretaryanın Bakanlık Ön Değerlendirme Kurulunu ve proje sahiplerini toplantıya çağırması Proje sahiplerinin Ön Değerlendirme Kurulunda 3. Bakanlık Ar-Ge Destekli Projelerin Yönetimi Süreci 3.1. Bakanlık Ar-Ge Destekli Projelerin Kabul Süreci 3.2. Bakanlık Ar-Ge Destekli Projelerinin İzlenmesi, Değerlendirilmesi ve Sonuçlandırılması Süreci Bakanlık Ar-Ge Destek Projeleri Değerlendirme Kurulu nun Oluşturulması Bakanlık Ar-Ge Değerlendirme Kurulu tarafından Ar-Ge Tebliği nde yer alacak araştırma önceliklerinin, destekleme üst limitlerinin ve proje sürelerinin belirlenmesi Ar-Ge Tebliği nin resmi gazetede yayınlanması Proje önerileri için TAGEM web sayfasında çağrı yapılması Ar-Ge sekretaryası tarafından gelen proje önerilerinin şekil, bütçe, öncelik, yaygın etkisi ve Ar-Ge niteliği açısından incelenmesi ve uygun görülen projelerin TAGEM Bilim Kurullarına gönderilmesi Bilim kurullarının projelerin bilimsel yönü, materyal metod, uygulanabilirliği açısından incelemesi ve tavsiyesini sekretaryaya göndermesi Ar-Ge sekretaryasının TAGEM.İKS.TBL.007 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi:

10 SÜREÇ HİYERARŞİSİ TABLOSU Karar revizyon ise proje yürütücüsünden revizyon yapması istenir Karar ilave bilgi ihtiyacı var ise Proje Liderinden ilave bilgi vermesi istenir Revizyon ve İlave bilgi istenen projeler Bilim Kurulunun ikinci toplantısında tekrar görüşülür ve değerlendirilir Kabul edilen projelerle ilgili Konsey kararı veya Makam onayı alınır Onaydan geçen projelerle ilgili yürütücü kuruluş ile Tagem arasında teklif proje için Hizmet Sözleşmesi imzalanır Sözleşmesi imzalanan projeler duyurulur ve yürürlüğe konulur. projelerini savunması Bakanlık Ön Değerlendirme Kurulunun, müşteri olabileceği projeleri tespit etmek amacıyla teklif projeleri Ar-Ge niteliği, yaygın etkisi, projenin yapılabilirliği, projenin süresi ve bütçesi kriterlerine göre değerlendirmesi ve karar alması Uygun görülmeyenler projelerin proje sahibine gerekçesi ile bilgi verilmesi Uygun görülen projelerle ilgili olarak Sekretarya, Proje yürütücüsü ve müşteri olan Bakanlığın ilgili Genel Müdürlük temsilcisinin katıldığı Proje Sonuç Uygulama Planı (PSUP) çalışma toplantısı düzenlenir Her proje için Proje Sonuç Uygulama Planı (PSUP), imza ve onayları tamamlanmış proje metninin basılı sureti ve cd de bir kopyası hazırlanarak çağrı süresi içerisinde TÜBİTAK a teslim edilir TÜBİTAK ın kendi prosedürüne göre projeleri değerlendirmesi Alınan kararı TAGEM e bildirmesi TÜBİTAK ın desteklemeye karar verdiği projelerle sözleşme imzalaması ve projeyi başlatması projeleri Bilim Kurulu görüşlerine göre ikinci kez değerlendirmesi ve Bakanlık Ar-Ge Değerlendirme Kuruluna sunulacak projeleri belirlemesi Sekretaryanın Bakanlık Ar- Ge Değerlendirme Kurulunu ve proje sahiplerini toplantıya çağırması Proje sahiplerinin Bakanlık Ar-Ge Değerlendirme Kurulu na projelerini sunması Bakanlık Ar-Ge Değerlendirme Kurulunun projeleri değerlendirilmesi ve puanlaması, yüksekten düşüğe doğru sıralanması ve desteklenecek projelerin mevcut bütçe kaynağına göre belirlenmesi Kabul gören projelerin web de ilan edilmesi ve sözleşmelerinin imzalanarak yürürlüğe girmesi TAGEM.İKS.TBL.007 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi:

11 SÜREÇ HİYERARŞİSİ TABLOSU Yürürlüğe konan, devam eden ve sonuçlanan projelerin gelişme/sonuç raporlarının Proje Yürütücüleri tarafından TAGEM e gönderilmesi Projelerin gelişme/sonuç raporlarının ilgili birim tarafından incelenmesi ve ilgili Program Değerlendirme Toplantısında görüşülmek üzere gündeme alınması Program Değerlendirme Toplantısında devam eden ve sonuçlanan projelerin raporlarının değerlendirilmesi ve Bilim Kurullarına tavsiye kararının alınması Devam eden projeler için ihtiyaç halinde gezici çalışma grupları oluşturulması ve projelerin yerinde izlenmesi İlgili birimin proje gelişme ve sonuç raporlarını Bilim Kuruluna sunması İlgili Kurulda gelişme ve sonuç raporlarının değerlendirilmesi ve karar alınması Devam eden proje kararı projenin devamı ise projenin planlandığı şekilde yürütülmesi için projeyi yürüten kuruluşa bilgi verilmesi Devam eden proje kararı değişiklik talebi var ise değişiklik talebinin kabul edildiğinin projeyi yürüten kuruluşa bildirilmesi Devam eden proje kararı durdurma ise projenin durdurulduğu bilgisinin gerekçesi ile birlikte projeyi yürüten kuruluşa bildirilmesi Sonuçlanan projeler için yayınlanması veya öneriler doğrultusunda düzeltilerek yayınlanması şeklinde karar alınması ve proje sonuç raporunun yayınlanması için projeyi yürüten kuruluşa bilgi verilmesi TÜBİTAK tarafından desteklenen projelerin ara ve sonuç raporlarının proje yürütücüsü tarafından TAGEM e gönderilmesi Bu raporların TAGEM in görüşleri ile birlikte makam onayı sonrası TÜBİTAK a gönderilmesi Biten projelerin PSUP larının uygulamaya konulup konulmadığı müşteri olan Bakanlığın ilgili Genel Müdürlüğü tarafından takip edilmesi Biten projelerle ilgili Bilim ve Teknoloji Yüksek Kuruluna rapor hazırlanması Devam eden projelerin yılda 2 kez proje izleme grupları tarafından yerinde izlenmesi Proje gelişme ve sonuç raporlarının ve izleme grubu görüşlerinin Bakanlık Ar-Ge Değerlendirme Kuruluna sekretarya tarafından sunulması Kurulun gerekli değerlendirmeyi yaparak hak edişlerin ödenmesi konusunda karar alması Hakedişlerin düzenlenmesi ve ödeme için gerekli işlemlerin yapılması TAGEM.İKS.TBL.007 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi:

12 SÜREÇ HİYERARŞİSİ TABLOSU TEMEL SÜREÇ SATINALMA HİZMETLERİ SÜRECİ Süreç No: 03 SÜREÇLER ALT SÜREÇLER 1.İhale Usulüne Tabi Satınalma İşlemleri Süreci 2.Doğrudan Temin Usulüne Tabi Satınalma İşlemleri Süreci 3.DMO Satınalma İşlemleri Süreci 4. Taşınırların Kabulü, Kayıt Altına Alınması ve Ödeme Süreci 1.İHALE USULÜNE TABİ SATINALMA İŞLEMLERİ SÜRECİ 1.1. Açık İhale Usulü Satınalma Süreci 2.DOĞRUDAN TEMİN USULÜNE TABİ SATINALMA İŞLEMLERİ SÜRECİ 2.1. Doğrudan Temin Usulü ile Hizmet Alımı Süreci 2.2. Doğrudan Temin Usulü ile Mal Alımı Süreci 3.DMO SATINALMA İŞLEMLERİ SÜRECİ 3.1. İhtiyacın Devlet Malzeme Ofisinden Karşılanması Süreci 4.TAŞINIRLARIN KABULÜ, KAYIT ALTINA ALINMASI ve ÖDEME SÜRECİ 4.1. Taşınırların Muayene ve Kesin Kabul Süreci 4.2 Mal Teslimi, Kayıt Altına Alınma ve Ödeme Süreci SÜREÇ ADIMLARI Talep müzekkeresinin ve teknik şartnamenin ilgili birime gelmesi Yaklaşık maliyet tespiti için görevlendirme yapılması Yaklaşık maliyetin tespit edilmesi ve ihale olurunun alınması Alımın Açık ihale usulü ile yapılacağının tespiti ve ihale dokümanının hazırlanması İhale Teklif Dosyasının Hazırlanması Açık İhale İlanının yapılması İhale İşlem Dosyasının İhale Komisyonu üyelerine incelenmek üzere gönderilmesi İhale dokumalarının ihaleye katılacak isteklilere satılması İhale Aşaması Talep müzekkeresinin ve teknik şartnamenin ilgili birime gelmesi Yaklaşık maliyetin belirlenmesi için piyasadan teklif alınarak sisteme girilmesi ve sistem üzerinden satın alma sürecinin başlatılması Sistemde başlatılan süreç üzerinden Piyasa Fiyat Araştırma Komisyonu ile Muayene ve Kesin Kabul Komisyonu görevlilerinin belirlenerek ihale onay belgesinin alınması Teknik şartname doğrultusunda hizmet alımı için piyasa fiyat araştırmasının yapılarak tekliflerin alınması Sistemdeki süreçten piyasa fiyat araştırma tutanağının düzenlenmesi Kazanan firmanın sözleşme imzalamak üzere davet edilmesi Sözleşme düzenlenmesi ve imzalanması Hizmet alımının gerçekleştirilmesi Hizmet alımı sonucunda İhtiyaç talep formunun ilgili birime gelmesi İhtiyaç listesinin DMO kataloğu ve web sayfasından karşılanıp karşılanmayacağının tespit edilmesi DMO alımı için kredi talepnamesi, Harcama Talimatı, Muhasebe İşlem Fişi, Alınacak Malzemelerin listesinin hazırlanması Bütçe Dairesi Başkanlığı aracılığı ile Maliye Bakanlığı ndan kredi talepnamesinin istenmesi ve sonucun gelmesi DMO hesabına paranın aktarılması ve alım için DMO ya talepte bulunulması DMO mallarının alınması ve kabul edilmesi Kabul edilen mallara dair belgelerin Firmadan alınan malzemeler ile birlikte faturanın TAGEM e gelmesi Muayene ve Kabul Komisyonunca malların uygunluk kontrolünün yapılarak Muayene ve Kesin Kabul Tutanağının düzenlenmesi Kabulü yapılan taşınırların ambara teslim edilmesi TAGEM.İKS.TBL.007 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi:

13 SÜREÇ HİYERARŞİSİ TABLOSU (Açık İhale tekliflerinin toplanması) Açık İhale Tekliflerinin Değerlendirilmesi ve İhale Komisyonunca karar alınarak harcama yetkilisince onaylanması İhale kararının tüm firmalara resmi yaduyurulması Kazanan firmanın sözleşme imzalamak üzere davet edilmesi Açık İhale Aşamasının tamamlanması, sözleşmenin imzalanması Satınalma Hizmetinin Gerçekleştirilmesi Hizmet İşleri Kabul Tutanağının düzenlenmesi Hakediş raporlarının düzenlenmesi ve Harcama Yetkilisinin onayına sunulması Talep müzekkeresinin ve gerekiyorsa teknik şartnamenin ilgili birime gelmesi Yaklaşık maliyetin belirlenmesi için piyasadan teklif alınarak sisteme girilmesi ve sistem üzerinden satın alma sürecinin başlatılması Sistemde başlatılan süreç üzerinden Piyasa Fiyat Araştırma Komisyonu ile Muayene ve Kesin Kabul Komisyonu görevlilerinin belirlenerek ihale onay belgesinin alınması Mal alımı için piyasa fiyat araştırması yapılarak firmalardan tekliflerin gelmesi Başlatılan sistemdeki süreç üzerinden piyasa fiyat araştırma tutanağının düzenlenmesi Sözleşme yapılacaksa sözleşmenin hazırlanması, firmanın davet edilmesi ve sözleşmenin imzalanması DMO ya gönderilmesi DMO alımı için açılmış olan kredinin kapatılması ve mahsuplaşmanın yapılması Satınalma birimi tarafından düzenlenen fatura ve Muayene Kabul Komisyonu olurlarının Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisine gelmesi Malın kontrol edilerek depoya alınması Fatura bilgilerine göre sistem üzerinden mal girişlerinin yapılarak Taşınır İşlem Fişinin (TİF) hazırlanması ve satın alma birimine gönderilmesi Ödeme Emri belgesinin düzenlenerek imzaya sunulması ve ödenmek üzere Merkez Saymanlığa gönderilmesi Mal alımının gerçekleştirilmesi TAGEM.İKS.TBL.007 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi:

14 SÜREÇ HİYERARŞİSİ TABLOSU TEMEL SÜREÇ BÜTÇE SÜRECİ Süreç No: 04 SÜREÇLER 1. Bütçe Tekliflerinin Hazırlama İşlemleri Süreci 2. Bütçe Uygulama İşlemleri Süreci 3. Performans Programı Hazırlanması Süreci 1.BÜTÇE TEKLİFLERİNİN HAZIRLAMA İŞLEMLERİ SÜRECİ 1.1. Bütçe Teklifinin Hazırlanması İşlemleri Süreci 2.BÜTÇE UYGULAMA İŞLEMLERİ SÜRECİ 2.1. Cari ve Yatırım Bütçe İşlemleri Süreci 3.PERFORMANS PROGRAMI HAZIRLANMASI SÜRECİ 3.1. Performans Hedef ve Göstergeleri ile Faaliyetlerin Belirlenmesi İşlemleri Süreci ALT SÜREÇLER 2.2. Yatırım Projelerinin (3 er Aylık) Dönem Raporları ile (Yıllık) Yatırım Projelerinin İzleme ve Değerlendirme Raporları Süreci 2.3. Kesin Hesap İşlemleri Süreci 3.2. Faaliyetlerin Bütçe ile ilişkilendirilmesi işlem Süreci 3.3. Üçer aylık dönemler itibariyle Değerlendirme İşlem Süreci Bütçe Hazırlama Çağrı yazısının TAGEM e gelmesi Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığınca Bütçe hazırlık yazısının ilgili birimlere gönderilmesi TAGEM için ayrılan bütçenin revize işlemleri ile ilgili yazışmaların yapılması Ödenek Aktarma ve tahsis talep işlemleri ile ilgili yazışmaların yapılması SGB den TAGEM e hedef ve göstergeler ile faaliyetlerin belirlenmesi için talep yazısı gelmesi Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığınca bu talep yazısının ilgili Daire Başkanlıklarına iletilmesi SÜREÇ ADIMLARI TAGEM in ilgili birimlerinin taşra birimlerinden bütçe tekliflerini (yatırım bütçesi ve cari bütçe) alması ve TAGEM merkez ve taşra bütçe tekliflerini hazırlaması Bütçe tekliflerinin İlgili birimlerce bilgisayar programına girilmesi ve bütçe teklif dosyalarının hazırlanarak SGB ye gönderilmek üzere Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığına gönderilmesi Ödenek Tenkisi talep işlemleri ile ilgili yazışmaların yapılması TAGEM Merkez Ödenek Gönderme belgelerinin serbest bırakılma dönemleri itibarı ile sistemden düzenlenmesi ve SGB ye iletilmesi TAGEM Merkez Ödeme Emri formunun hazırlanarak Saymanlığa gönderilmesi Bütçe uygulama ve gerçekleşmelerine ait İlgili Daire Başkanlıklarınca hedeflere ilişkin performans göstergelerinin belirlenerek açıklamaları ile birlikte Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığına iletilmesi Tüm Daire Başkanlıklarından gelen hedeflere ilişkin göstergelerin Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığı tarafından derlenip, tanzim edilmesi ve TAGEM e ait hedeflere ilişkin göstergelerin, açıklamaların ve faaliyetlerin SGB ye iletilmesi. TAGEM.İKS.TBL.007 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi:

15 SÜREÇ HİYERARŞİSİ TABLOSU Birimlerden gelen cari ve yatırım bütçe tekliflerinin Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığınca kontrol edilmesi ve hataların düzeltilmesinin sağlanması TAGEM Bütçe tekliflerinin SGB ye iletilmesi Bütçe tekliflerinin SGB ve Tagem yetkilileri tarafından görüşülmesi ve değerlendirilmesi SGB tarafından bildirilen görüşme takvimi kapsamında TAGEM in bütçe teklifi ile ilgili olarak Maliye Bakanlığı ve DPT yetkilileri ile ikili görüşmelerinin yapılması Bütçe tekliflerinin bu görüşmeler sonucunda revize edilmesi ve değişikliklerin sistemde de düzeltilmesi SGB tarafından bildirilen görüşme takvimi kapsamında TBMM Plan ve Bütçe Komisyonu ndaki Bakanlık bütçe görüşmelerine TAGEM adına katılımın sağlanması SGB tarafından bildirilen görüşme takvimi kapsamında TBMM Genel Kurulundaki Bakanlık bütçe görüşmelerine raporların hazırlanması işlemleri SGB den TAGEM e gelen Yatırım Gerçekleşme İstem Yazısı nın Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığınca ilgili birimlere iletilmesi İlgili birimlerce sorumlu oldukları projelere ait gerçekleşme raporlarının hazırlanarak Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığına iletilmesi Tüm projelere ait gerçekleşmeleri gösteren Genel İcmalin Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığı tarafından hazırlanarak SGB ye iletilmesi Proje yürüten Daire Başkanlıklarınca her bir projenin performans hedeflerindeki faaliyetlerle bütçe tertipleri bazında ilişkilendirilmesi yapılarak elektronik ortamda sisteme girişin yapılması Cari bütçe yöneten birimlerce cari bütçenin performans hedeflerindeki faaliyetlerle bütçe tertipleri bazında ilişkilendirilmesi yapılarak sisteme girişi yapılır Performans Programındaki hedeflere ilişkin göstergelerin gerçekleşme durumlarına ilişkin 3 er aylık performans gerçekleşme talep yazısının SGB den TAGEM e gelmesi Performans Göstergesi Gerçekleşme ve Performans Göstergesi Değerlendirme formlarının Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığınca ilgili birimlere iletilmesi İlgili birimlerce 3 er aylık performans göstergelerinin gerçekleşme durumlarının Gerçekleşme Formuna işlenmesi ve Değerlendirme Formlarının da düzenlenerek bu 2 formun Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığına iletilmesi İlgili birimlerden gelen Gerçekleşme ve Değerlendirme TAGEM.İKS.TBL.007 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi:

16 SÜREÇ HİYERARŞİSİ TABLOSU TAGEM adına katılım sağlanması Bütçe Kanunu nun Resmi Gazete de yayınlanması sonrasında, kuruluş dağılımlarının sisteme girilmesi Tahsis edilen ödeneklerin proje ve tertip bazında Ayrıntılı Harcama Programı (AHP) nın hazırlanarak sisteme girilmesi SGB den TAGEM e gelen Kesin Hesap Hazırlama Talep Yazısının Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığınca ilgili birimlere iletilmesi Proje ve tertip bazında gelen harcamalara ait açıklamalar İlgili birimlerce sisteme giriş yapılarak Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığına bildirilmesi Kesin Hesaba ait girişlerin tamamlandığının SGB ye bildirilmesi Formalarının kontrol ve tanzim edilerek TAGEM Performans Göstergeleri Gerçekleşme ve Performans Göstergeleri Değerlendirme Formlarının Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığınca hazırlanması TAGEM Performans Göstergeleri Gerçekleşmeleri Formunun Yönetim Hizmetleri Daire Başkanlığınca sisteme giriş yapılarak, her 2 formun da SGB ye iletilmesi. TAGEM.İKS.TBL.007 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi:

17 SÜREÇ HİYERARŞİSİ TABLOSU TEMEL SÜREÇ SÜREÇLER ALT SÜREÇLER BİLGİ İŞLEM SÜRECİ Süreç No: Kuruluşun Bilişim Yatırımlarının Planlanması ve Gerçekleştirilmesi Süreci 2. Web sayfasının Güncellenmesi Süreci 3. Yazılım Geliştirme Faaliyetleri Süreci 4. Bilgisayar Sistemleri Arızalarının Giderilmesi Süreci 1. KURULUŞUN BİLİŞİM YATIRIMLARININ PLANLANMASI VE GERÇEKLEŞTİRİLMESİ SÜRECİ 1.1. Kuruluşun Bilişim Yatırımlarının Planlanması 1.2. Kuruluşun Bilişim Yatırımlarının Gerçekleştirilmesi 2. WEB SAYFASININ GÜNCELLENMESİ SÜRECİ 2.1. Web sitesinde yayınlanacak bilgilerin derlenmesi 2.2. Güncel bilgilerin Web sayfasında yayınlanması 3. YAZILIM GELİŞTİRME FAALİYETLERİ SÜRECİ 3.1. Yazılım ihtiyaçlarının belirlenmesi 3.2. Yazılımın satın alınması veya geliştirilmesi 3.3 Yazılımın kurulumu ve kullanıma açılması 4. BİLGİSAYAR SİSTEMLERİ ARIZLARININ GİDERİLMESİ SÜRECİ 4.1. Bilgisayar sistem arızaları giderilmesi ve kullanıcılara teknik destek verilmesi SÜREÇ ADIMLARI Yeni donanım talepleri, arızalı ve riskli noktaların yenilenme ihtiyaçları, teknolojik gelişmelere bağlı olarak sistemlerin iyileştirilme ihtiyaçları, yedek parça ve sarf malzemesi ihtiyaçları, standart ofis ve işletim sistemleri yazılımların güncellenmesi talepleri, yazılım geliştirme talepleri, lisans alımı veya yenilenmesi ihtiyaçları derlenir Satın alınması gereken mal ve hizmetler gruplandırılarak listelenir. Bütçe imkanları doğrultusunda öncelikler dikkate alınarak satın alınması gereken mal ve hizmetler belirlenir ve Makamın görüşüne sunulması Web sitesinde yayınlanmak üzere birimlerin faaliyetlerine ilişkin haber, duyuru, makale, rapor v.b. güncel bilgilerin birimlerden istenmesi Birimlerin web sitesinde yayınlanacak güncel bilgileri hazırlayarak bağlı Genel Müdür Yardımcısının da onayından geçerek yayınlanmak üzere Araştırma Projeleri Koordinasyonu Daire Başkanlığına göndermeleri Birimlerden Yazılım talebinin gelmesi yazılım talebinin değerlendirilmesi için ön analizlerin yapılması Bakanlık uygulama yazılımlarının birbiri ile uyumlu olması için SGB Yönetim Bilgi Sistemleri Dairesinden görüş ve onay alınması Yazılımın bilgi işlem biriminde geliştirilebilme imkanı var mı, yoksa dışarıdan hizmet satın alma yoluyla mı yaptırılması konusunda karar verilmesi Arızalı bilgisayar sistemleri ve teknik için telefon veya arıza bildirim formu yoluyla bilgi işlem birimine talep gelmesi Arızanın yerinde veya bilgi işlem biriminde mi giderilebileceği arızanın çeşidine göre değerlendirilmesi Arızaya müdahale edilir Yeni donanım gerekli ise satın alınması için İnsan Kaynakları Sorumluluğuna ihtiyaç bildirilir. Yeni donanım gerekmiyor veya TAGEM.İKS.TBL.007 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi:

18 SÜREÇ HİYERARŞİSİ TABLOSU Gruplar halinde düzenlenen mal ve hizmetlerin teknik şartnameleri ve ayrıntılı lüzum müzakereleri hazırlanarak satın alınması için İnsan Kaynakları Sorumluluğuna talepler iletilir İnsan Kaynakları Sorumluluğu satın alım işlemlerini gerçekleştirir Alınan mal ve hizmetlerin kurulum işlemleri tamamlanarak kullanıma hazır hale getirilir ve depo görevlisi tarafından zimmetle kullanıcılara dağıtımı yapılır Yayınlanacak bilgilerin bilgi işlem birimi tarafından düzenlenip Araştırma Projeleri Koordinasyonu Daire Başkanının uygun görüşüne sunulması Yayınlanması uygun görülen materyalin uygun yazılım diline dönüştürülerek web sitesine yüklenmesi Hazırlanacak yazılımla ilgili teknik şartname ve sözleşme metninin hazırlanarak ayrıntılı lüzum müzakeresi ile birlikte satın alım için İnsan Kaynakları Sorumluluğuna ihtiyaç bildirilmesi İnsan Kaynakları Sorumluluğunu ihale sürecini tamamlayıp yüklenici firma ile sözleşme imzalanması Analiz çalışmalarının yapılması Yazılımın kodlarının yazılması ve bir prototip geliştirilmesi elde mevcut ise arıza giderilir Kullanıcıya gerekli bilgi verilir ve işlem yapıldığına dair arıza bildirim formu imzalanır ve çağrı kapatılır Geliştirilen prototip üzerinde beta testlerinin yapılması ve hataların giderilmesi Yazılımın kurulması, kullanıcılara eğitim verilmesi ve kullanıma açılması TAGEM.İKS.TBL.007 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi:

19 SÜREÇ HİYERARŞİSİ TABLOSU TEMEL SÜREÇ İÇ KONTROL SÜRECİ Süreç No: İç Kontrol Sisteminin Kurulması Süreci SÜREÇLER 2. İç Kontrol Sisteminin İzlenmesi Süreci 1. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN KURULMASI SÜRECİ 2. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN İZLENMESİ SÜRECİ ALT SÜREÇLER 1.1. Kurulma İşlemleri Süreci 2.1. İzleme İşlemleri Süreci SÜREÇ ADIMLARI Kontrol Ortamının oluşturulması için Kurumun Etik Beyannamesinin hazırlanması, mevcut durum tespitinin yapılması ve iş analizlerinin yapılması Tüm temel süreçlerin ve bunlara ait alt ve detay süreçlerin belirlenmesi ve süreç hiyerarşisinin oluşturulması, Süreç tanımlarının hazırlanması, Uygulayıcılar ve vatandaşlar/müşterilerden sürecin etkililiği ve etkenliği ile ilgili verilerin toplanması, süreçlerin değerlendirilmesi ve Süreçlerin performans göstergelerinin ve kritik kontrol noktalarının belirlenmesi İş akış şemalarının çizilmesi, kontrol/paraf/imza/onay noktalarının belirlenmesi Organizasyonel ve yönetsel süreçlerde yapının analizi ve gerekiyorsa yeniden tasarımı Genel ve Birim Organizasyon Şemalarının çizilmesi, İş Tanımı ve Gerekleri Belgelerinin hazırlanarak Organizasyon Kitabının oluşturulması Eğitim/Deneyim Tablosunun, Görev Envanteri Tablosunun, İç Hareketlilik Tablosunun, Hassas görevlerin ve hassas kadro unvanlarının belirlenmesi Mevcut yetki devri sisteminin analiz edilmesi, sistemli bir model oluşturulması ve yazılı hale getirilmesi İş analizlerinden ve Mevcut Durum analizlerinden gelen verilerin incelenerek İyileştirmeye Açık Alanların belirlenmesi ve Varyans Listesinin oluşturulması Risklerin belirlenmesi, önem ve öncelik sıralamasının elde edilmesi, Risk kontrol matrislerinin hazırlanması, Organizasyonun İç Kontrol Sisteminin işleyişine ilişkin periyodik aralıklarla yönetici ve çalışanları kapsayacak şekilde anket çalışmalarının yapılması, kurum içi ve kurum dışı faaliyetlere ilişkin şikâyetler değerlendirilmesi, faaliyet raporlarının stratejik planda belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunun izlenmesinin sağlanması Uyum Eylem Planı Uygulamalarının İzlenmesi ve Üst Yönetime raporlanması İç Kontrol Sisteminin kritik kontrol noktalarının belirlenmesi İç Kontrol Sisteminin Kritik Kontrol Noktalarında performansının ölçülmesi İç Denetim Sistemi İle İlgili raporlamaların sonuçlarının değerlendirilmesi, Eylem Planlarının hazırlanmasının sağlanması İç Denetim Eylem Planının projelendirilmesi ve sonuçlarının izlenmesi TAGEM.İKS.TBL.007 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi:

20 SÜREÇ HİYERARŞİSİ TABLOSU karşılayabileceği (göğüsleyeceği) risk miktarının (kapasitesinin/iştahının) takdir edilmesi, Risklerin sınıflandırılması Risklere verilebilecek yanıtların katılımcı yöntemlerle belirlenmesi, Risk Profilinin hazırlanması, Risk Yönetim Planının hazırlanması, Risk Envanterinin (Kütüğünün) hazırlanması, Risklerin iç denetime uyumlu şekilde tanımlanması Tüm işleyişlere dair doğrulama, koordinasyon, kaydedilme, uygulama, onaylama, raporlama, izleme, kontrol ve geçerli kılma yöntemlerinin belirlenmesi Düzeltici ve önleyici faaliyetleri başlatma fonksiyonlarına dair süreçlerin yapılandırılması Faaliyetlerin sürekliliğini sağlamak amacıyla her kademede vekâlet sistemi kurulması Birimde doğru, güncel ve kullanışlı veriye zamanında ulaşma standartlarının oluşturulması Birim içi ve dışı iletişim sisteminin geliştirilmesi için mevcut iletişim süreçlerinin yeniden yapılandırılması Birimdeki hatalı ve usulsüz işlemlere ilişkin, anlık ve periyodik zamanlarda raporlamalar yapılmasının sağlanması ve problemlerin tanımlanması Birimin kayıt ve dosyalama sisteminin (elektronik ortamdakiler dahil), gelen ve giden evrak ile iç haberleşmeyi etkili bir şekilde karşılayıp karşılamadığının incelenmesi, kayıtların zamanında, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması Birimin sahip olduğu bilgi iletişim alt yapısı ve yazılımların analizi TAGEM.İKS.TBL.007 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi: