TARIMA DAYALI SANAYİNİN GELİŞTİRİLMESİ MALİ DESTEK PROGRAMI TURİZMDE REKABETÇİLİĞİN ARTIRILMASI MALİ DESTEK PROGRAMI

Transkript

1 PROJE UYGULAMA SÜRECİ TARIMA DAYALI SANAYİNİN GELİŞTİRİLMESİ MALİ DESTEK PROGRAMI TURİZMDE REKABETÇİLİĞİN ARTIRILMASI MALİ DESTEK PROGRAMI SOSYAL KALKINMA MALİ DESTEK PROGRAMI SATINALMA EĞİTİMİ Onur ATILGAN

2 İÇERİK 1. Genel Çerçeve 2. Satınalma Usulleri 3. Satınalma Süreçlerinin İzlenmesi ve Değerlendirilmesi 4. Ekler

3 1) Genel Çerçeve 1. Satınalma Nedir? 2. Satınalma Planı 3. Temel Satınalma Kuralları

4 1) Genel Çerçeve 1. Satınalma: Belirli kurallar dahilinde proje hedefine ulaşmak için gerekli olan araçların temin edilmesidir. Para harcamak değil, ihtiyaçların karşılanmasıdır. 2. Satınalma planı: Yararlanıcılar, gerçekleştirecekleri tüm ihaleler ile ilgili olarak ihale ilanın yayınlanması, açılış ve değerlendirme, teslimat işlemleri, geçici/kati kabul ve benzeri bilgileri içeren bir Satın alma Planı hazırlayacaklardır. İlk izleme ziyaretinde bu plan hazır olmalıdır. (PUR-syf.70)

5 4.0 SATINALMALAR ( ve üstü) 1 Açıklama Satınalma Faaliyeti Faaliyet No Satınalma Türü Miktarı Satınalma Usulü Satınalma Başlangıç Tarihi İhale Dosyası Hazırlama Tarihi İlan Tarihi Teklif Alma ve Değerlendirme Satınalma Sözleşmesi İmza ve Sipariş Tarihi Beklenen Teslim Tarihi Satınalma Kabul Tarihi Satınalma Bitiş Tarihi Alıma verdiğiniz ad Proje faaliyetlerinden hangileriyle ilişkili? Mal, hizmet alımı ya da yapım işi? Proje bütçesinde ayrılan tutarın toplamı Doğrudan Temin, Pazarlık, Açık İhale? Pazar araştırmasına başlangıç tarihi Şartname oluşturmayı bitireceğiniz tarih Gazete ilan tarihi Tüm tekliflerin değerlendirileceği tarih Alt yüklenicinin belirlendiği ve kendisiyle sözleşme yapılacağı tarih «Tahmini» geliş tarihi Kontrolün ardından onaylayacağınız tarih Son ödemeleri yapacağınız tarih 5

6 4.0 SATINALMALAR ( ve üstü) Satınalma Faaliyeti Faaliyet No Satınalma Türü Miktarı Satınalma Usulü Satınalma Başlangıç Tarihi İhale Dosyası Hazırlama Tarihi 1 Açıklama Alıma verdiğiniz ad Proje faaliyetlerinden hangileriyle ilişkili? Mal, hizmet alımı, yapım işi? Proje bütçesindeki toplam tutar Doğrudan Temin, Pazarlık, Açık İhale? Pazar araştırmasına başlangıç tarihi Şartname oluşturmayı bitireceğiniz tarih 6

7 4.0 SATINALMALAR ( ve üstü) İlan Tarihi Teklif Alma ve Değerlendirme Satınalma Sözleşmesi İmza ve Sipariş Tarihi Beklenen Teslim Tarihi Satınalma Kabul Tarihi Satınalma Bitiş Tarihi 1 Açıklama Gazete ilan tarihi Tüm tekliflerin değerlendirileceği tarih Alt yüklenicinin belirlendiği ve kendisiyle sözleşme yapılacağı tarih «Tahmini» geliş tarihi Kontrolün ardından onaylayacağınız tarih Son ödemeleri yapacağınız tarih 7

8 4.0 SATINALMALAR (ÖRNEKTİR) 1 Açıklama Satınalma Faaliyeti Faaliyet No Satınalma Türü Miktarı Satınalma Usulü Bilgisayar alımı 3. ve 4. faaliyet Mal alımı ,86 TL Doğrudan Temin Satınalma Başlangıç Tarihi İhale Dosyası Hazırlama Tarihi --- İlan Tarihi --- Teklif Alma ve Değerlendirme --- Satınalma Sözleşmesi İmza ve Sipariş Tarihi Beklenen Teslim Tarihi Satınalma Kabul Tarihi Satınalma Bitiş Tarihi

9 4.0 SATINALMALAR (ÖRNEKTİR) 1 Açıklama Satınalma Faaliyeti Faaliyet No Satınalma Türü Miktarı Satınalma Usulü Yürüyüş yolu 3., 4. ve 5. faaliyet Yapım işi ,00 TL Açık İhale Satınalma Başlangıç Tarihi İhale Dosyası Hazırlama Tarihi İlan Tarihi Teklif Alma ve Değerlendirme Satınalma Sözleşmesi İmza ve Sipariş Tarihi Beklenen Teslim Tarihi Satınalma Kabul Tarihi Satınalma Bitiş Tarihi

10 1) Genel Çerçeve A. Ayrım Gözetmeme B. Adil Rekabet 3. Temel Satınalma Kuralları C. Yeterli Şartnamelerin Hazırlanması D. Etkin Duyuru E. Yeterli Süre Tanınması F. Uygun Objektif Kriterlerin Kullanımı G. Kayıtların Tutulması

11 1) Genel Çerçeve A. Ayrım Gözetmeme: Maliyet ve Kalite dışında hiçbir temelde ayrım yapılamaz B. Adil Rekabet: Rekabetin oluşması için gerekli çalışmalar yapılmalı, hazırlanan belgelerde rekabeti engelleyecek durumlara yer verilmemelidir.

12 1) Genel Çerçeve C. Yeterli Şartnamelerin Hazırlanması: Alınacak şeyin tarifi tam ve net yapılmalıdır. Duyurulması gereken tüm idari, mali ve teknik bilgiler şartnamelerde yer almalıdır

13 1) Genel Çerçeve D.Etkin Duyuru: İhale ilanlarının tüm potansiyel isteklilere ulaşacak şekilde uygun medya araçları ile duyurulması gerekmektedir. ( TL ve üstü: Ulusal basın) E.Yeterli Süre Tanınması: İşin özellikleri ve alım usulüne göre yeterli süreler tanınmalıdır.

14 1) Genel Çerçeve F.Uygun Objektif Kriterlerin Kullanımı: Tarafsızlık, eşit muamele ve ihtiyaçlara uygunluk kriterlerini karşılaması gerekir. G.Kayıtların Tutulması: Tüm yazışmalar, raporlar, faturalar ve ilgili diğer mali belgeler sağlıklı bir şekilde kayıt altına alınmalı ve son ödeme tarihinden itibaren en az 10 yıl süreyle saklanması ve materyalin gizliliğinin korunması temin edilmelidir.

15 2) Satınalma Usulleri 1) Doğrudan Temin: Sözleşme makamının isteklilerle teknik şartlarını ve fiyatlarını görüşerek fatura veya geçerli harcama belgeleri karşılığında ihtiyaçlarını satınalma usulüdür (KDV hariç) TL ye kadar olan alımlarda sadece piyasa araştırması yapılarak doğrudan temin yoluna gidilebilir. Yapılan piyasa araştırması kayıtlar ile desteklenmelidir. (En az 3 fiyat teklifi) Alınacak mal-hizmet-yapım işi için temel özelliklerin satınalma yapılmadan önce tespit edilmesi, gerekli görüldüğü takdirde teknik şartnamenin hazırlanması zorunludur.

16 2) Satınalma Usulleri 2) Pazarlık Usulü: Alımın sağlayıcısı olabilecek en az 5 adayın belirlenmesinden sonra bu adaylara teklif sunmak üzere yazılı davetiye gönderildiği usuldür TL ye (KDV hariç) kadar yaklaşık maliyeti olan alımlarda bu usul kullanılabilir TL yi aşmayan, Açık İhale Usulüne göre yapılan ancak ihalenin sonuçsuz kalması nedeniyle gerçekleşemeyen alımların pazarlık usulüyle yapılmasına Ajansın da onayı alınarak karar verilebilir. Bu usulde ilan zorunluluğu bulunmamaktadır.

17 2) Satınalma Usulleri 1. İhtiyaçların belirlenmesi 2. Teknik Şartnamenin ve ihale dosyasının hazırlanması 3. Değerlendirme Komitesinin oluşturulması (en az 3 kişi) 4. Teklif verebilecek en az 5 adaydan oluşan bir kısa listenin hazırlanması 5. Fiyat içermeyen teknik tekliflerin alınması (Tutanak) (en az 7 gün bekleme) 6. İzlenecek yöntem üzerine, her istekli ile görüşme yapılması ve yeni teknik şartnamenin belirlenmesi. (Değişim yoksa tutanak ile hazırlanmalı) 7. Son teknik şartname ile fiyat tekliflerinin alınması (Tutanak) (en az 3 teklif) 8. Değerlendirme sonrası, fiyat pazarlığı yapılması 9. Tekliflerin açıklanması, son fiyat tekliflerinin yazılı ve kapalı alınması 10.En uygun fiyatı sunan istekliyle sözleşme imzalanması 11.Kaybedenlere yazılı duyuru yapılması

18 2) Satınalma Usulleri 3) Açık İhale Usulü: Tüm isteklilerin teklif verebildiği bir usul olduğundan yararlanıcıların uygulayacakları temel ihale usulüdür. Maliyeti TL den (KDV hariç) büyük olan alımlar, açık ihale usulü ile gerçekleştirilmek zorundadır TL den düşük alımlarda ihalenin başarısızlıkla sonuçlanması durumunda Ajans ın da izniyle pazarlık usulü kullanılabilir. Açık ihale usulü ile yapılacak olan alımlarda ihale ilanları, ihale açılış tarihinden en az 20 gün önce yayınlanmalıdır. ( TL ve üstüyse ulusal basın)

19 2) Satınalma Usulleri a) İhtiyaçların belirlenmesi / Teknik Şartnamenin (İş Tanımı) ve İhale Dosyasının hazırlanması, Değerlendirme Komitesinin oluşturulması (en az 3 kişi) b) İhale duyurusunun yerel veya ulusal basında, yararlanıcının internet sitesi ve GMKA nın internet sitesinde ( ) duyurulması - İşin adı ve alımın türü, tekliflerin sunulacağı yer, tarih ve saat, teklifin açılış tarihi ve saati yer almalı - Ajans logosu ve firma logosu mutlaka eklenmeli - İlandan sonra ihale dosyası tekrar düzenlenemez. Değişiklik gerekirse tekrar ilana çıkılır.

20 2) Satınalma Usulleri c) Tekliflerin kapalı birer zarf ile alınması Büyük bir zarfın içine 2 ayrı «mühürlü» zarf eklenir 1- teknik teklif ve istenen belgeler 2- fiyat teklifi Yararlanıcı tekliflere numara verir d) Tekliflerin değerlendirilmesi (not: rekabeti etkilemeyen ufak belge eksiklikleri 5 gün içinde tamamlattırılabilir)

21 Değerlendirme Komitesinin Oluşturulması Tekliflerin Alınması Alınan 2.4 Tekliflerin ) Değerlendirme İdari Uygunluğunun Süreci (SR-syf ) İncelenmesi İdari Uygunluk Aşamasını Geçen Teknik Tekliflerin Açılması ve Değerlendirmesi İdari Uygunluğu Geçemeyen Teklifler Değerlendirme Dışı Bırakılır (Elenir)

22 İdari Uygunluk Aşamasını Geçen Teknik Tekliflerin Açılması ve Değerlendirmesi Mal Alımı ve Yapım İşlerinde Teknik Şartname ile Karşılaştırma Teknik Olarak Uygun Olan Teklifler arasında en düşük bedelli olan seçilir Hizmet Alımlarında İş Tanımına ve önerilen uzmanlara göre puanlama 80 eşik puanı geçen tekliflerin Mali Teklifleri açılır ve mali puanlama da yapılarak teklif toplam puanı bulunur Toplam puanı en yüksek olan teklif seçilir

23 Teknik Olarak Uygun Olan Teklifler arasında en düşük bedelli olan seçilir Toplam puanı en yüksek olan teklif seçilir Başarılı istekli sözleşme için davet edilir ve kazanamayan isteklilere yazılı bilgi verilir Sözleşme evrakının tamamlanması ve kesin teminatın sunulmasını takiben Sözleşme Makamı ile Başarılı İstekli arasında Sözleşme imzalanır

24 2) Satınalma Usulleri Kazananın belirlenmesi Alım Türü Mal Alımı Hizmet Alımı Yapım İşi İdari Uygunluk Geçmeli Teknik Uygunluk Şartnameye uymalı Geçmeli En az 80 almalı Geçmeli Şartnameye uymalı Kazanan En düşük fiyat Toplam puan (Teknik puan + mali puan) En düşük fiyat

25 2) Satınalma Usulleri Hizmet alımları değerlendirmesi Kriterler En Çok A B C D E Çözüm Yaklaşımı Faaliyet Planı Bilgi ve Beceri Profesyonel Deneyim Toplam Puan

26 2) Satınalma Usulleri Hizmet alımları değerlendirmesi Firma adı Seray Semanur Onur Ortalama Teknik Puan Formül Teknik Puan A firması En yüksek puan 100 B firması /85 x ,11 C firması /85 x ,47 D firması E firması

27 2) Satınalma Usulleri Hizmet alımları değerlendirmesi Firma adı Seray Semanur Onur Ortalama Teknik Puan Formül Teknik Puan A firması En yüksek puan 100 B firması /85 x ,11 C firması /85 x ,47 Firma adı Fiyat (x1000) Mali Puan Formül Mali Puan A firması 70 50/70 x ,42 B firması 60 50/60 x ,33 C firması 50 En düşük fiyat 100

28 Firma adı Teknik Puan 2) Satınalma Usulleri Hizmet alımları değerlendirmesi Teknik katsayı TEKNİK Mali Puan Mali Katsayı MALİ TOPLAM PUAN A firması 100 x 0, ,42 x 0,2 14,28 94,28 B firması 94,11 x 0,8 75,28 83,33 x 0,2 16,66 91,94 C firması 96,47 x 0,8 77, x 0, ,17

29 2) Satınalma Usulleri e) İhalenin verilmesi / seçilmeyenlerin bilgilendirilmesi - Kazanana 5 gün içinde tebligat yapılmalı - Tebliğden sonra en geç 7 gün içinde sözleşme imzası - Gelmezse, teminat gelir kaydedilir, hak yanar - İmzadan sonra 10 gün içinde kazanamayanlara bilgi f) Sözleşmenin uygulanması - Sorumluluk sizde

30 2) Satınalma Usulleri 2.5 Diğer şartlar 1. Genel İlkeler (İhaleye katılım için uygun mu? İkamet) 2. İsteklinin mali kapasitesinin Doğrulanması - Referans, teminat mektubu, mevduat hesap dökümü - Son 3 döneme ait bilanço, hakediş, fatura vb. 3. İsteklinin teknik kapasitelerinin Doğrulanması - Oda sicil kaydı, iş bitirme, kapasite raporu, işletme belgesi - Personel yeterlik belgeleri, eğitimleri, özgeçmişler - Makine-teçhizat parkı, demirbaş, sertifika, numuneler vb.

31 2) Satınalma Usulleri 2.5 Diğer şartlar 4. İhalelere Katılamayacak Olanlar - İflas eden, mahkemece idare edilen, faaliyeti askıda vb. - Mesleki davranışa ilişkin suçtan mahkum olanlar - Ciddi mesleki yanlış veya davranış suçundan mahkum - SGK veya Vergi Borcu olanlar - Dolandırıcılık, yolsuzluk yapan, suç örgütünde bulunan - Yararlanıcı ile ya da herhangi bir Kalkınma Ajansı destek sözleşmesini ihlal etmiş bulunanlar

32 5. İdari ve Mali Cezalar - Yanlış beyan, gereklilikleri yerine getirmemek - Ajans desteklerinden 3 yıl men 6. Görünürlük - Orantı - GMKA Kalkınma Bakanlığı - Tekzip metni 2) Satınalma Usulleri 2.5 Diğer şartlar

33 7. Diğer Önemli Noktalar 2) Satınalma Usulleri 2.5 Diğer şartlar a) Çıkar İlişkisi: Geçmişte ve günümüzde çıkar ilişkisinde bulunulanlar, proje hazırlık aşamasına katılanlar giremez. b) Değerlendirme İlkeleri: Bütün ihaleler; şeffaflık, eşit muamele ve ayrım gözetmeme ilkelerine uymalıdır. c) Geriye Dönük İhale Yapmamak: Sözleşmeler, imza sonrasında yürürlüğe girer, her şeyin sırası uygun olmalı. d) Standart Belgelerin Kullanılması: Ajans tarafından sağlanan standart belge ve formatlar kullanılmalıdır. e) Etik Kurallar: Rehberde yazılı olan 11 kural okunmalıdır.

34 2) Satınalma Usulleri Teknik Şartnameler 2.6 Teknik Şartnameler - Gerekli olan her şey yazılmalı - Gerekli olmayan hiçbir şey yazılmamalı - Aralıklar belirlenmeli - İhale dosyasında yer alır ve sözleşmenin de parçası olur - Kalite düzeyi, çevresel performans, engelli çalışan için ulaşılabilirlik, kullanma kolaylığı, güvenlik, ebatlar, sektörel terminoloji vs. talep edilebilir.

35 2.7 İhale Dosyası İhale Dosyasının Hazırlanması 2) Satınalma Usulleri - İhaleye katılmak isteyenlere ihale dosyası yollanır - İhale dosyası: «ihaleye davet mektubu» ve «ihale dosyası» İhaleye davet mektubu: 1- Değişiklik notu: İhaleye davet mektubu madde 6 «Fiyata KDV dahil edilmemelidir» 2- Lot un tamamına teklif verilmelidir 3- Teklif geçerlilik süresi: 60 gün

36 Teklif Dosyası 2) Satınalma Usulleri 2.7 İhale Dosyası Teklif Dosyası Bölüm A - İsteklilere Talimatlar - Bölüm A İsteklilere Talimatlar İçerik notları: - Her sayfanın paraflı, kaşeli olması - Sözleşme makamına ilişkin bilgiler (adres, telefon vs) - İhale konusu işe ilişkin bilgiler (proje ad-no su, fiziki miktarı, türü) - İhale dosyasının satılması ücretsiz verilmesi - Türkçe metnin esas alınması - İhaleye katılmak için gerekli belgeler

37 2) Satınalma Usulleri 2.7 İhale Dosyası Teklif Dosyası Bölüm A - İsteklilere Talimatlar Teklif Dosyası - İhaleye katılmak için gerekli belgeler Gerçek Kişi Tüzel Kişi Adres beyanı (telefon, varsa faks ve e-posta) Adres beyanı (telefon, varsa faks ve e-posta) İlgili Oda ya kayıtlı olduğunu gösterir belge İlgili Oda sicil kaydı Noter tasdikli imza beyannamesi Ticaret Sicil gazetesi ve noter tasdikli sirküler Teklif mektubu (teknik ve mali) Teklif mektubu (teknik ve mali) Talep edildiyse geçici teminat (en az %3) Talep edildiyse geçici teminat (en az %3) Vekil-> vekaletname ve imza beyannamesi Vekil-> vekaletname ve imza beyannamesi Ortaklık-> ortaklık-konsorsiyum beyannamesi Dosya satın alma belgesi (satıldıysa) Ekonomik ve mali yeterlik belgeleri Mesleki ve teknik yeterlik belgeleri Sayılan durumlarda olmama taahhütnamesi Ortaklık-> ortaklık-konsorsiyum beyannamesi Dosya satın alma belgesi (satıldıysa) Ekonomik ve mali yeterlik belgeleri Mesleki ve teknik yeterlik belgeleri Sayılan durumlarda olmama taahhütnamesi

38 Teklif Dosyası - Bölüm A İsteklilere Talimatlar Notlar: (devam) İlgili taahhütnamenin içeriği 2) Satınalma Usulleri 2.7 İhale Dosyası Teklif Dosyası Bölüm A - İsteklilere Talimatlar - Kamu ihaleleri için yasaklı olmak - Terör, organize suçtan hüküm giymemiş olmak - Dolandırıcılık, yolsuzluk, suç örgütünde bulunmak - Hileli iflas - Alımla ilgili danışmanlık hizmeti verenler, ihaleye yardım edenler - 3. Dereceye kadar kan, 2. dereceye kadar kayın hısımlar

39 Teklif Dosyası - Bölüm A İsteklilere Talimatlar 2) Satınalma Usulleri 2.7 İhale Dosyası Teklif Dosyası Bölüm A - İsteklilere Talimatlar Notlar: (devam) İhale dışı bırakılma sebepleri (kazananlarda aranacaktır): - İflas, zorunlu tasfiye, konkordato, mahkeme idaresi altında olan - SGK veya Vergi borcu olan - 5 yıl öncesine kadar mesleki faaliyet nedeniyle hüküm giyen - 5 yıl öncesine kadar iş ve meslek ahlakına aykırı hareket eden - Oda tarafından mesleki faaliyetten men edilmiş olan - İstenen belgeleri vermeyen, yanıltıcı belge veren

40 2) Satınalma Usulleri 2.7 İhale Dosyası Teklif Dosyası Bölüm B Taslak Sözleşme (Özel Koşullar) ve Ekleri Teklif Dosyası - Bölüm B Taslak Sözleşme (Özel Koşullar) ve Ekleri İçerik notları: - Genel Koşullar (Söz. EK-1) - Teknik Şartname (Söz. EK-2) - Teknik Teklif (Söz. EK-3) - Mali Teklif (Söz. EK-4) - Standart Formlar ve Diğer Gerekli Belgeler (Söz. EK-5)

41 Genel Koşullar (Söz. EK-1) 2) Satınalma Usulleri 2.7 İhale Dosyası Teklif Dosyası Bölüm B Taslak Sözleşme (Özel Koşullar) Ek-1 İçerik notları: - Yükümlülüğünü yerine getirmeyenler için %10 ceza - Teslim yapılmazsa gün başına %1 ceza (ihtar gerekli), 10 günden sonra sözleşme feshi ve kesin teminatın gelir kaydedilmesi - Sözleşme bedelinin %20 si kadar ön ödeme yapılabilir, ön ödeme yapılması için avans teminat mektubu gerekli - Ödemeler, malın teslimini takiben yapılır - İhaleyi kazanan, en az %6 kesin teminat sunar - «Genel koşullar» değiştirilmez, olduğu gibi kabul edilir

42 2) Satınalma Usulleri 2.7 İhale Dosyası Teklif Dosyası Bölüm B Taslak Sözleşme (Özel Koşullar) Ek Teknik Şartname (Söz. EK-2) - Uygulama süresi ay cinsinden belirlenebilir. - Metin esnektir, yararlanıcı uygun yerleri değiştirebilir Teknik Teklif (Söz. EK-3) - İsteklilerin doldurması içindir, boş bir şekilde dosyaya eklenir. Mali Teklif (Söz. EK-4) - İsteklilerin doldurması içindir, boş bir şekilde dosyaya eklenir.

43 2) Satınalma Usulleri 2.7 İhale Dosyası Teklif Dosyası Bölüm B Taslak Sözleşme (Özel Koşullar) Ek-5 Standart Formlar ve Diğer Gerekli Belgeler (Söz. EK-5) - Mali Kimlik Formu - Tüzel Kimlik Formu - Kilit Personelin Mesleki Deneyimi - Tesis, araç, ekipman (Yapım işleri için) - Ortak Girişimler Hakkında Bilgi (Ortaklık veya konsorsiyum ise)

44 Teklif Dosyası - Bölüm C Diğer Bilgiler 2) Satınalma Usulleri 2.7 İhale Dosyası Teklif Dosyası Bölüm C Diğer Bilgiler - Kısa liste (pazarlık usulü alım yapılıyorsa) Doldurulup herkese gönderilir - İdari Uygunluk Değerlendirme Tablosu İhale sırasında doldurmak içindir, boş yollanır - Teknik Değerlendirme Tabloları İhale sırasında doldurmak içindir, boş yollanır

45 2) Satınalma Usulleri 2.7 İhale Dosyası Teklif Dosyası Bölüm D Teklif Sunum Formu Teklif Dosyası - Bölüm D Teklif Sunum Formu Teklif formu, beyanname ve taahhüt ten oluşur. İstekli kendisi dolduracaktır, sabit metni değiştirmemelidir.

46 Değerlendirme Komitesi 2) Satınalma Usulleri 2.8 Değerlendirme Komitesi A) Değerlendirme Komitesinin Oluşumu En az 3 üyeden oluşmalı. (EK-4) B) Tarafsızlık ve Gizlilik İhaledeki herkes doldurmalı (EK-5) C) Değerlendirme Komitesi Üyelerinin Sorumlulukları Şu durumlarda teklifler elenmemeli; İstenenden az nüshası olan evraklar Yanlış sunulan teklifler İmzası eksik evraklar

47 2) Satınalma Usulleri 2.11 Satınalmanın İptali Satınalmanın İptali 1- İhale usulleri başarısız olduğunda (Teklif gelmemesi ya da gelen tüm tekliflerin elenmesi) 2- Projenin teknik-mali verileri köklü değişime uğradığında 3- Mücbir sebepler çıktığında 4- En uygun teklifin bile öngörülen bütçeyi aşması durumunda 5- Usulsüzlük durumunda

48 2) Satınalma Usulleri 2.12 İtirazlar İtirazlar - İtirazlar Ajans a değil, yararlanıcıya yapılır. - Yararlanıcı, 45 gün içinde yazılı olarak yanıt vermelidir - İtiraz hala sürüyorsa, itiraz sahibi Ajans a başvurur. Ajans kararı: - Yararlanıcıya satın almayı tekrar başlatmasını iletmek - Usulsüzlük varsa, suç duyurusunda bulunmak - Satınalma tamamlandıysa, uygun olmayan maliyet saymak - İtiraz haksızsa, itiraz sahibine bilgilendirme yapmak

49 2) Satınalma Usulleri 2.14 Sözleşmenin hazırlanması, imzalanması Sözleşmenin hazırlanması ve imzalanması Sözleşme dosyasında bulunacaklar: - İhale ilanlarının kopyaları - Sözleşme (Orijinal 2 nüsha) - Sözleşme ekleri Genel Koşullar Teknik Şartname Teknik Teklif Mali Teklif Standart Formlar ve Diğer Gerekli Belgeler

50 3) Satınalma Süreçlerinin İzlenmesi Satınalma sürecinin her aşaması kayıt altına alınacak ve ilgili tüm belgeler Sözleşme Makamınca oluşturulacak bir ihale işlem dosyasında muhafaza edilecektir. Bu dosyada; Yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, ihale dosyası, ilân metinleri, adaylar veya istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler ve diğer belgeler, Değerlendirme Komitesi tutanak ve kararları gibi ihale süreci ile ilgili bütün belgeler ve yazışmalar bulunur.

51 4) EKLER SR EK 1: İlanlı Usul İçin Standart Gazete İlanı Formu (SR-Syf.32) SR EK 2: İhaleye Davet Mektubu (SR-Syf.33) SR EK 3: Teklif Dosyası (SR-Syf.34) Bölüm A: İsteklilere Talimatlar (SR-Syf.35-45) Bölüm B: Taslak Sözleşme (Özel Koşullar) ve Ekleri (SR-Syf.46) Söz. Ek-1: Genel Koşullar(SR-Syf.50-65) Söz. Ek-2: Teknik Şartname (İş Tanımı) (SR-Syf.66-73) Söz. Ek-3: Teknik Teklif(SR-Syf.75-77) Söz. Ek-4: Mali Teklif(SR-Syf.78-82) Söz. Ek-5: Standart Formlar ve Diğer Gerekli Belgeler(SR- Syf.83-90)

52 4) EKLER Bölüm C: Diğer Bilgiler Kısa Liste(SR-Syf.92) İdari Uygunluk Değerlendirme Tablosu (SR- Syf.93) Teknik Değerlendirme Tabloları(SR-Syf.94-95) Bölüm D: Teklif Sunum Formu(SR-Syf.97-98) Beyanname Formatı(SR-Syf.99) Hizmet Alımı İhalelerinde Kilit Uzmanlar İçin Münhasırlık ve Müsaitlik Taahhüdü (SR-Syf.100)

53 4) EKLER SR EK 4: Değerlendirme Komitesi Tayini(SR-Syf.101) SR EK 5: Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı(SR-Syf.102) SR EK 6: Teklif Alındı Belgesi Örneği(SR-Syf.103) SR EK 7: Teklif Açılış Kontrol Listesi(SR-Syf.104) SR EK 8: Mali Teklif Oturumu Teklif Açılış Tutanağı(SR- Syf.105)

54 4) EKLER SR EK 9: Teklif Değerlendirme Raporu(SR-Syf.106) SR EK 10: Hizmet Alımı İhaleleri İçin Değerlendirme Tablosu Örneği(SR-Syf.107) SR EK 11: Seçilmeyen İstekliye Mektup(SR-Syf.108) SR EK 12: Sözleşmeye Davet Mektubu(SR-Syf.109)

55 Özel Durumlar 1. Bir proje ortağının harcama usulleri kanunla belirlenmişse, o ortağa ait satınalma faaliyetleri söz konusu mevzuata göre gerçekleştirilir. 2. Satınalma Rehberinde yer almayan hususlar için 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri kıyasen uygulanabilir. 3. Projenin ya da ihalenin hazırlanmasına katılan kişiler, satınalma süreçlerine katılamaz. 4. Parasal limitleri geçmemek ve uygulanacak ihale usulünü değiştirmek için alımlar suni bir şekilde kısımlara ayrılarak ihale edilemez.

56 Özel Durumlar 5. Satınalma sürecinde yaşanacak gecikmelerin projenin zamanında tamamlanmasını tehdit ettiğini unutmayınız. 6. Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez. Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde "veya dengi" ifadesine yer verilmek şartıyla marka, patent veya model belirtilebilir.

57 Özel Durumlar 7. Mal ve Yapım işleri ihalelerinde, ihalenin verilmesinde tek kriter fiyattır. İhale, teknik şartnameyi karşılayan ve çözüm önerileri uygun nitelikte teklifler arasından en düşük teklifte bulunan istekliye verilecektir. 8. Açık ihale usulüne göre yapılan ancak sonuçsuz kalması nedeniyle pazarlık usulünün uygulanmasına karar verilen ihalelerde yaklaşık maliyetin ,00 TL yi aşmaması ve Ajans onayının alınması gerekir

58 ÖNEMLİ Satınalma Rehberi kesinlikle okunmalı ve anlaşılmalıdır. Ödemelerin yapılması satınalmaların usulüne uygun yapılmasına bağlıdır. Detaylar; kanun veya yönetmelikte, sözleşme ekinde, Proje Uygulama Rehberinde, Satınalma Rehberinde veya başka bir yerde yazılı olabilir. Yararlanıcılar, bu kuralları öğrenmek ve uygulamakla mükelleftirler.

59 ÖNEMLİ Satınalma faaliyetlerinde, yararlanıcılar için belirlenmiş olan kurallara uyulmaması halinde, gerçekleştirilen alımlar uygun maliyet olarak değerlendirilmez ve yapılmış olan harcamalar destek bütçesinden karşılanamaz. Diğer taraftan, yararlanıcılara sağlanan avanstan yanlış, kurallara uymayan veya usulsüz harcama yapıldığının sonradan tespit edilmesi durumunda verilen destek yasal faizi ile birlikte yararlanıcıdan geri alınır.

60 ÖNEMLİ Ajans tarafından sağlanan mali destekler kapsamında gerçekleştirilecek satınalma faaliyetleri kapsamında gerçekleştirilen tüm yazışmalar, raporlar, faturalar ve ilgili diğer mali belgeler sağlıklı bir şekilde kayıt altına alınmalı ve mali destek kapsamındaki son ödeme tarihinden itibaren en az 10 yıl süreyle saklanması temin edilmelidir.

61 ÖNEMLİ Aşağıdaki durumlarda izleme uzmanı, erken uyarı/usulsüzlük raporu hazırlar: 1. Satınalma dokümanlarında belirtilen özel bir kalemin doğrulanamaması 2. Malzemenin, ikinci el olduğu şüphesi 3. Malzemenin seri numaralarının değiştirildiğine dair şüphe 4. Herhangi bir başka sahtekarlık teşebbüsü

62 T.C. Güney Marmara Kalkınma Ajansı İzleme Değerlendirme ve Raporlama Birimi Telefon : +90 (266) Faks : +90 (266) E-Posta Adres : iletisim@gmka.org.tr : Paşaalanı Mahallesi, Gaffar Okkan Caddesi No:36/B BALIKESİR

63