T.C AHİLER KALKINMA AJANSI MALİ DESTEK YARARLANICILARI İÇİN PROJE UYGULAMA & SATIN ALMA BROŞÜRÜ

Transkript

1 T.C AHİLER KALKINMA AJANSI MALİ DESTEK YARARLANICILARI İÇİN PROJE UYGULAMA & SATIN ALMA BROŞÜRÜ 2013

2 Bu broşür, Kalkınma Ajansları tarafından sağlanacak mali ve teknik desteklerin yararlanıcıları için sözleşme yönetimini, sözleşme yükümlülüklerini, satın alma kurallarını ve projelerin izleme çerçevesini özetlemektedir. Detaylı bilgilere Proje Uygulama Rehberi (PUR) ve Satın Alma Rehberinden (SAR) ulaşabilirsiniz.

3 1- PROJE UYGULAMA REHBERİ SÖZLEŞMEYİ NE KADAR BİLİYORSUNUZ? 1. Sözleşme, ajans ve sizin aranızda imzalandığı için üçüncü şahıslar Ajansı bağlamayacaktır. 2. Projenin yönetimiyle ilgili usuller ve harcamalar, dokümanları ile beraber (fatura, ödeme vb.) kaydedilecek, yazılı olarak dosyalanacak ve herhangi bir denetim için saklanacaktır. 3. Projelerdeki tüm satın alma işlemleri, herhangi bir satın alma mevzuatına tabii olmayan yaralanıcılar için, Satın Alma Rehberi nde belirtilen kurallar izlenerek şeffaflık, gizlilik, rekabet ve eşit muamele ilkelerine uygun olarak yapılacaktır. 4. Proje personeli, tedarikçi, hizmet sağlayıcı, taşeron gibi projeye dâhil olan taraflar dışında, başka hiç kimseye proje hesabından transfer yapılmayacaktır. 5. Aylık TL ye kadar olan ödemeler dışında, tüm ödemeler, banka transferi aracılığıyla yapılacaktır. 6. Sözleşmenin görünürlük kurallarına ilişkin düzenlemelerinde (tabela, levha, poster, broşür, web sitesi, bayrak) Görünürlük Rehberi esas alınacaktır. 7. Ajansın izleme ve denetim ziyaretleri esnasında gerekli bütün destekler sağlanacaktır. 3

4 Sözleşme Ekleri Standart Sözleşme Eklerinde (Ek E) Ek I den Ek XIII e kadar toplam 13 farklı dosya bulunmaktadır. Sözleşme Ek I-Proje Tanımı Sözleşme Ek II-Genel Koşullar Sözleşme Ek III-Proje Bütçesi Sözleşme Ek IV-Satın Alma/İhale Kuralları Sözleşme Ek V-Ödeme Talebi Sözleşme Ek VI-Mali Kimlik Formu Sözleşme Ek VII-Gerçek veya Tüzel Kişilik Belgesi Sözleşme Ek VIII-Yararlanıcı Beyan Raporu Sözleşme Ek IX-Ara ve Nihai Rapor Formları Sözleşme Ek X-Proje Sonrası Değerlendirme Raporu Sözleşme Ek XI-Harcama Teyidi Sözleşme Ek XII Mali Kontrol Taahhütnamesi Sözleşme Ek XIII-Destek Miktarının Ödenmesi İçin Teminat Belgesi Proje Uygulama Rehberi Ekleri EK 1: Bildirim Mektubu EK 2: Zeyilname Talebi EK 3: Örnek Formlar EK 3.1: Eğitim Katılımcı Listesi EK 3.2: Eğitim Değerlendirme Anketi EK 3.3: Eğitim Bitiş Anketi EK 3.4: Hedef Grup Veri Listesi EK 3.5: Harcırah Bildirim Tablosu EK 4 : Raporlama Formları EK 4.1 : Ara Rapor 4

5 EK 4.2: Nihai Rapor EK 4.3: Yararlanıcı Beyan Formu EK 4.4: Ödeme Talebi EK 4.5: Proje Sonrası Değerlendirme Raporu EK 5: Rapor Destek Formları EK 5.1: Proje Personeli Zaman Çizelgesi ve Ücret Bordrosu EK 5.2: Alt Yüklenici Listesi EK 5.3: Yakıt Gideri Bildirim Tablosu EK 6: Satın Alma Rehberi 5

6 SÖZLEŞMENİN DEĞİŞTİRİLMESİNE İLİŞKİN PROSEDÜRLER (PUR 2.2 SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİĞİ) BİLDİRİM MEKTUBU Sözleşmedeki küçük değişiklikler bildirim mektubu gerektirmektedir. EK 1 - Bildirim Mektubu nu doldurup Ajans a iletiniz. Değişiklik ve gerekçesini ayrıntılı bir şekilde belirtiniz. Ajanstan 15 gün içinde bir bildirim almazsanız, bu; küçük sözleşme değişikliğinin kabul edildiği anlamına gelecektir. Bildirim mektubu hangi şartlarda düzenlenir? Projenin temel amacını etkilemeyen değişiklikler, Faaliyetlerde bütçe ile ilgisi olmayan küçük değişiklikler, Değişikliğin mali etkisinin aynı bütçe başlığı altındaki kalemler arasındaki transferle sınırlı olduğu değişiklikler, Ana bütçe başlıkları arasındaki transferlerin, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki (ya da zeyilname ile düzenlenen) uygun maliyetlerinin yüzde 15 i veya altında olduğu (bu yöntem, idari maliyetler ile ilgili kalemlerde değişiklik yapmak için kullanılmaz) değişiklikler, Proje koordinatörü ile uzman veya eğiticilerin değişikliği, Banka hesabı değişikliği, Adres değişikliği ve telefon numarası değişikliği, Belirli bir bütçe kalemine ayrılan miktarı değiştirmeyen ekipman sayısı ve birim fiyat değişiklikleri, Ekipman modelinin yeni teknolojiler paralelinde değiştirilmesi (aynı amaca hizmet etmek koşuluyla), Proje denetçisi değişikliği 6

7 ZEYİLNAME Sözleşmedeki büyük değişiklikler için ise uygulamaya geçirilmeden önce, sözleşmeye ilişkin yapılacak resmi bir zeyilnamenin imzalanması gerekmektedir. Ajansın ön onayı olmadan uygulayamazsınız. Değişikliğin yürürlüğe girmesini talep ettiğiniz tarihten en az 20 gün, projenin bitim tarihinden en az 30 gün önce EK 2 Zeyilname Talep Formu nu doldurup Ajans a iletiniz. Değişiklik ve gerekçesini ayrıntılı bir şekilde belirtiniz. Ajans 15 gün içinde olumlu ya da olumsuz geri bildirim yapacaktır. Zeyilname hangi şartlarda gereklidir? Mali desteğin verilmesine ilişkin kararın sorgulanmasına neden olmadığı ya da başvuru sahiplerine eşit muamele ilkesine aykırı düşmediği sürece faaliyetlerdeki önemli değişiklikler, Ana bütçe başlıkları arasında, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki (ya da zeyilname ile düzenlenen) uygun maliyetlerinin yüzde 15 ini aşan değişiklikler, Bütçeye yeni bir kaleminin eklenmesi ya da mevcut kalemin çıkarılması, Yararlanıcının isim ya da hukuki statüsünün değişmesi, Proje ortaklarının ve/veya iştirakçilerinin çekilmesi ya da eklenmesi, Sözleşme süresinin uzatılması 7

8 ZEYİLNAME VE BİLDİRİM MEKTUBU İLE İLGİLİ ÖNEMLİ HUSUSLAR Sözleşmede küçük veya büyük değişiklik yapmayı planlıyorsanız, talebinizi ajansa göndermeden önce izleme uzmanına danışmanız gereklidir. Projenizde, zeyilname gerektirecek büyüklükte değişiklikler yapmamanız önerilir. Zeyilname süreci uzun ve karmaşık olabileceğinden dolayı sadece çok gerekli olduğunda zeyilname yapmanız önerilir. UNUTMAYINIZ! (PUR 2.3 Uygun Maliyetler) Ajans tarafından projenin uygun maliyetleri belirlenecektir. Uygun olmayan harcamalar, beklediğinizden daha düşük bir ödemeye neden olabilir ve bazı durumlarda, almış olduğunuz ön ödemelerin bir kısmının iadesine yol açabilir. Maliyetler proje bütçesine dahil edilmiş olmalıdır. (Sözleşme Ek III - Bütçe) Maliyetler projeyi yürütmek için gerekli olmalıdır. Ajansa yapacağınız ödeme taleplerine konu olan faaliyetler, Sözleşme Ek I Proje Tanımında kesin olarak tanımlanmış olmalıdır. Ara/Nihai Raporlar belirtilen süreler içinde Ajans a teslim edilmiş olmalıdır. Sözleşmede öngörülen toplam destek tutarının en az %10 u nihai raporun sunulmasından sonra ödenir. 8

9 ARA RAPOR Raporlama döneminin bitimini müteakip 7 gün içinde Ajans a sunulur Ajans 10 gün içinde incelemesini tamamlar NİHAİ RAPOR Proje uygulama süresinin bitimini müteakip 30 gün içinde Ajans a sunulur Ajans 30 gün içinde incelemesini tamamlar Ajans raporu onaylamadığı ve bazı ek kontroller istediği durumlarda, talep edilen ilave bilgiler 7 gün içinde Ajans a iletilir İZLEME VE DEĞERLENDİRME Ajans tarafından destek sağlanacak proje ve faaliyetlerin mali ve fiziki gerçekleşmelerini, performanslarını, risklerini, sorun ve ihtiyaçlarını zamanında tespit etmek ve gerekli tedbirleri almak amacıyla yapılacak izleme faaliyetleri, Ajanslar tarafından bir sistem dahilinde yürütülür. Projenizin uygulaması, usuller, ilerlemeler ile sorunlar ve ihtiyaçlar açısından yakından izlenecektir. (PUR 4.1 İzleme Kapsamı) USULLER İhale kurallarına uygunluk Maliyetlerin uygunluğu Görünürlük ve tanıtım kurallarına uygunluk Dokümantasyon ve arşivleme Defter tutma ve muhasebe Raporlama yükümlülükleri Sözleşme değişiklikleri Uygunsuzluk ve usulsüzlükler İLERLEMELER Mali ve teknik ilerleme Performans göstergeleri Yararlanıcıların sorunları ve ihtiyaçları 9

10 Ajans, üç farklı izleme ziyareti gerçekleştirir. Her bir ziyarette uygulanacak yöntem Proje Uygulama Rehberi nde ayrıntılı açıklanmıştır. Yararlanıcı, alınan ekipmanın fiziksel kontrolünün tamamlanması için izleme ziyaretlerinde izleme uzmanına yardımcı olmakla yükümlüdür. İlk İzleme Ziyareti: Yararlanıcıya görev ve yükümlülüklerini, tabi olduğu usul, prosedür ve kuralları bildirmek ve yararlanıcının farkındalığını artırmak için gerçekleştirilir. İlk izleme ziyaretleri; Ajansın, yararlanıcıya yapacağı ön ödemeyi etkileyebileceği için son derece önemlidir. Düzenli İzleme Ziyaretleri: Projelerin uygulama aşamasında faaliyetlerin projeye ve sözleşmelere uygun olarak yürütülüp yürütülmediği, yararlanıcının karşılaştığı sorunlara çözüm bulunması ve projelerin uygulanabilirliğinin sağlanması amacıyla gerçekleştirilir. Anlık İzleme Ziyaretleri: Anlık ziyaretler, proje uygulamalarında ve izleme faaliyetlerinde hedeflenen kalitenin sağlanması için yapılacaktır. YARARLANICININ İZLEME KAPSAMINDAKİ YÜKÜMLÜLÜKLERİ Aşağıda belirtilen konularda yararlanıcılar Proje Uygulama Rehberi ve Ajansın belirlediği çerçevede hareket etmekle yükümlüdür. Proje Uygulama Rehberi nde (PUR 4.3) detaylı açıklamalar yer almaktadır. İlk İzleme Ziyareti Düzenli İzleme Ziyareti İki Aylık Yararlanıcı Beyan Raporları Ara ve Nihai Raporlar Bildirimler (Gerekli ise) Zeyilname (Gerekli ise) Dokümantasyon ve Arşivleme ÖN ÖDEMENİN GERÇEKLEŞMESİ Ajans Sözleşmede belirlenen ön ödemeyi gerçekleştirmek için yararlanıcılarda aşağıdaki kriterlere bakarak Ön Ödeme Risk Ölçümü 10

11 yapacaktır. Ön ödeme, çok yüksek riskli projelere yapılmayacaktır. Ön Ödeme Risk Puanı aşağıdaki kriterlere göre belirlenecektir (PUR 4.8.1): Başvuru formunda taahhüt edilen ekipman, personel gibi kaynakların varlığı, Başvuru formunda taahhüt edilen proje ekibinin kurulması, Bütçe ve faaliyet planında taahhüt edilen proje ofisinin kurulması, Yararlanıcının proje amaçları, faaliyetleri ve eş finansman miktarı hakkındaki bilgisi. UNUTMAYINIZ! (PUR 2.3 Uygun Maliyetler) Desteklenen proje veya faaliyet kapsamında; Ajans tarafından istenen bilgi ve belgelerin zamanında ve eksiksiz verilmemesi, İzleme ziyaretlerinde uygulama ve yönetim mekanlarına erişimin zorlaştırılması yahut engellenmesi, Projenin sözleşmeye, eklerine ve yürürlükteki mevzuata uygun şekilde yürütülmediğinin tespiti hallerinde DESTEK DURDURULUR ve VERİLEN DESTEK GERİ ALINIR. 11

12 2- SATIN ALMA REHBERİ GENEL KURALLAR 1. Kalkınma Ajansları tarafından sağlanan mali destekler ile gerçekleştirilecek projeler çerçevesinde öngörülen satın alma faaliyetlerinin ihale yoluyla gerçekleştirilmesi esastır. 2. Harcama usul ve esasları ilgili kanunlarca belirlenen yararlanıcılar, destek programları çerçevesinde desteklenen proje ve faaliyetleri kapsamında yapacakları satın alma faaliyetlerini, tabi oldukları satın alma mevzuatı çerçevesinde gerçekleştirirler. 3. Harcama usul ve esasları hiçbir kanun tarafından belirlenmemiş yararlanıcıların uyacakları satın alma usul ve esasları Kalkınma Ajansları Satın Alma Rehberi ne göre yapılır. 4. Satın alma faaliyetlerinde, yararlanıcılar için belirlenmiş olan kurallara uyulmaması halinde, gerçekleştirilen alımlar uygun maliyet olarak değerlendirilmez ve yapılmış olan harcamalar destek bütçesinden karşılanamaz. 5. Yararlanıcılara sağlanan avanstan yanlış, kurallara uymayan veya usulsüz harcama yapıldığının sonradan tespit edilmesi durumunda verilen destek yasal faizi ile birlikte yararlanıcıdan geri alınır. 6. Harcama ve satın alma belgelerinin tamamının yetkili makamlarca gerekli incelemelerden geçirilecektir; bu sebeple, kayıtların sağlıklı bir şekilde tutulması ve ilgili tüm belgelerin muhafaza edilmesi gerekmektedir. 12

13 7. Destek yararlanıcısı hazırlamış olduğu ve ilan, açılış, değerlendirme, sözleşme imzalama ve geçici kabul tarihlerini içeren satın alma planını projesini uygulamaya başladığı ikinci ayda ajansa göndermeli ve açılış tarihinden en az iki hafta önce ajansa bildirimde bulunmalıdır. 8. Ajans uzmanları, mali destek yararlanıcısı tarafından davet edilmeden de değerlendirmelere gözlemci olarak katılabilirler. 9. Ajans tarafından sağlanan mali desteğin etkin kullanılmasını sağlamak için, yararlanıcılar, satın alma faaliyetlerinde; ayrım gözetmeme, adil rekabet ortamını sağlama, kolay anlaşılabilir ve ayrımcılık içermeyen teknik şartnameler hazırlama, ihale ilanını tüm potansiyel iştirakçilere ulaşacak şekilde duyurma veya ilan etme, sağlıklı tekliflerin alınabilmesi için teklif sahiplerine yeterli zaman tanıma, objektif değerlendirme kriterlerini kullanma ve kayıtları düzgün, anlaşılabilir ve yeterli şekilde tutma gibi temel satın alma kurallarına uymak zorundadır. 10. Kalkınma Ajansı ile yapılmış olan sözleşme kapsamında, hiçbir Satın alma Mevzuatına tabi olmayan destek yararlanıcıların; Sözleşme Makamı olarak gerçekleştirecekleri mal alımı, hizmet alımı ve yapım işleri satın almalarında uygulayacakları Satın alma usullerine ilişkin özet bilgiler aşağıdaki tabloda verilmektedir: 13

14 TEMEL SATIN ALMA USULLERİ YAKLAŞIK MALİYETE GÖRE USUL DOĞRUDAN TEMİN Yaklaşık Maliyeti TL den az olan alımlar Hazırlık Aşaması İş tanımını (şartnameyi) hazırlayın. Duyuru Aşaması Gerekli pazar araştırmalarını yapın. Almak istediğiniz mal, hizmet ya da yapım işini gerçekleştirebilecek potansiyel yükleniciler ile, ticari teamüllere uygun olarak görüşün. Teklif Alma Aşaması Şartlarınızı sağlayan bir yüklenici ile müzakere/pazarlık yapılabilir. Paranın etkin kullanımı ilkesi çerçevesinde birden fazla potansiyel yüklenici / tedarikçi / hizmet sunucusu ile görüşülmesi önerilmektedir. Tekliflerin Değerlendirilmesi Şartlarınızı sağlayan yüklenici / tedarikçi / hizmet sunucusundan alımı gerçekleştirin. 14

15 MALİ DESTEK YARARLANICILARI İÇİN PROJE UYGULAMA & SATIN ALMA BROŞÜRÜ PAZARLIK USULÜ Yaklaşık Maliyeti TL ile TL arasında olan alımlar İş tanımını (şartnameyi) hazırlayın. İhale dosyasını hazırlayın. AÇIK İHALE USULÜ Yaklaşık Maliyeti TL ve üzerinde olan alımlar İş tanımını (şartnameyi) hazırlayın. İhale dosyasını hazırlayın. İlan zorunluluğu yoktur. İhtiyaç duyulan alımın (mal veya hizmetin veya yapım işinin) nitelik ve gereğine göre yeterliği tespit edilmiş, teklif verebilecek en az beş adaydan oluşan bir kısa liste oluşturun. Kısa listede yer alan adayları tekliflerini sunmak üzere yazılı olarak davet edin. Gerekli görüyorsanız ilan yoluyla duyuru yapabilirsiniz. Tekliflerini hazırlamaları ve yazılı olarak sunabilmeleri için isteklilere; yazılı davet halinde en az yedi gün, ilan yoluyla duyuru halinde en az on gün süre tanıyın. Fiyat içermeyen teknik teklifleri alın. İhtiyaçlarınızı en uygun şekilde karşılayacak yöntem ve çözümler üzerine, her bir istekli ile görüşme yapın. Teknik görüşmeler sonucunda şartların netleşmesi üzerine bu şartları karşılayabilecek isteklilerden gözden geçirilerek şartları netleştirilmiş teknik şartnameye dayalı olarak fiyat tekliflerini de içeren son tekliflerini vermelerini isteyin. İhale duyurusu yerel ve ulusal basında, yararlanıcının ve Ajans ın internet sayfasında duyurulur. İhale dosyası elektronik ortamda ilgili web sitelerinden indirilecek şekilde yayınlanır. Tekliflerin verilmesi için en az 21 gün süre tanıyın. Bu zaman zarfında Değerlendirme Komitenizi belirleyin. Teklifleri kapalı zarfta teslim alın. Mali teklifler ikinci bir zarfta kapalı olarak teslim edilmelidir. Teslim alınan teklif zarflarına alınış sıralarına göre numaralarını belirten alındı belgesi verin. Teklif sayısı üçten az ise ihale iptal edilir. Teklifleri değerlendirin ve isteklilerle verdikleri teklifler üzerinde fiyat pazarlığı yapın. Bu aşamada istekliler ile yapılacak tek toplantıda, teklif edilen fiyatları açıklayın, son indirimli fiyat tekliflerini isteyin. En uygun fiyat teklifini sunan başarılı teklif sahibini seçerek sözleşmeyi imzalayın. Kaybedenlere yazılı duyuru yapın. Teklif sahiplerinin katılacağı bir açılış oturumu düzenleyin. Zarfları açın ve önce teklifleri idari ve teknik olarak değerlendirin. Teknik değerlendirmeyi geçen tekliflerin fiyat zarflarını açarak nihai puanlamayı yapın. Tekliflerden nihai puanlaması en yüksek olanı seçin. İlgili tutanakları / raporları düzenleyin. Sözleşmeyi imzalayın Kaybedenlere yazılı duyuru yapın. 15

16 i) Tüm satın alma faaliyetlerinde açık ihale usulünün uygulanması esastır. ii) Ancak, işin gereği, aciliyeti, bölgedeki tedarikçilerin, yapım müteahhitlerinin veya hizmet sunucularının sayısının tam rekabet ortamını sağlayacak miktarda ve yeterlikte olması gibi hususlar göz önünde bulundurularak, yukarıdaki usullerden hangisinin uygulanacağı, her bir satın alma usulü için belirlenmiş kriterler ve parasal limitler dikkate alınmak suretiyle Sözleşme Makamı ve ajansın mutabakatı ile belirlenir. Hangi koşullar altında olursa olsun, yararlanıcı ihaleyi, harcanacak paranın karşılığında en iyi değeri sağlayacak istekliye vermelidir. Yani ihale; saydamlık ve potansiyel yüklenicilere eşit muamele ilkeleri uyarınca, herhangi bir çıkar çatışmasından etkilenmeden en iyi fiyat - kalite oranını sağlayan teklife verilmelidir. İhale edilen bir işle ilgili tekliflerin tümü Sözleşme Makamı tarafından toplanmalıdır. Mal ve Yapım işleri ihalelerinde, ihalenin verilmesinde tek kriter fiyattır. İhale, teknik şartnameyi karşılayan ve çözüm önerileri uygun nitelikte teklifler arasından en düşük teklifte bulunan istekliye verilecektir. Hizmet alımlarında ise ekonomik olarak en avantajlı teklifi veren istekliye ihale verilecektir. Satın alma faaliyetleri kapsamında uygulanacak ihale usulü değiştirilemez ve belirlenmiş parasal limitler dahilinde kalmak amacıyla, bütünlük arz eden işler suni bir şekilde kısımlara ayrılarak ihale edilemez. Rehberde hüküm bulunmayan hallerde, ilgisine göre Kamu İhale Mevzuatı hükümleri kıyasen uygulanır. 16

17 MALİ DESTEK YARARLANICILARI İÇİN PROJE UYGULAMA & SATIN ALMA BROŞÜRÜ AÇIK İHALE USULU SÜRECİ 1 İhtiyaçların belirlenmesi / Teknik Şartnamenin (İş Tanımı) ve İhale Dosyasının hazırlanması, Değerlendirme Komitesinin oluşturulması 2 İhale duyurusunun yerel ve/veya ulusal basında, yararlanıcının ve Ajans ın internet sayfasında duyurulması İhale ilanları ihale açılış tarihinden en az 20 gün önce yayınlanmalıdır TL yi geçen alımlarda ulusal gazetelerde ilanı zorunludur. İlanlar detaylarıyla birlikte Ajansa gönderilir, varsa yararlanıcının internet sayfasından yayınlanır. İlan yapıldıktan sonra zorunlu olması haricinde değişiklik yapılmaz. 3 Tekliflerin yazılı olarak alınması Teklifler belirtilen yer ve saatte kayıt altına alınır. Karşılığında teklif alındı belgesi verilir. 4 Tekliflerin değerlendirilmesi Teklifler kayıt sırasına göre açılıp öncelikle idari uygunluk tablosu kullanılarak değerlendirilir. Bu değerlendirme sonucu tekliflerin özünü etkilemeyecek ve kısa sürede tamamlanabilecek eksiklikler için 5 gün verilmelidir. Daha sonra tekliflerin teknik ve mali değerlendirilmelerine geçilir. Bu değerlendirme süresi tekliflerin açıldığı tarihten itibaren 15 iş gününü geçmemelidir. 17

18 TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ a) Hizmet alımı için teknik ve mali değerlendirme b) Mal alımı ve yapım işleri ihaleleri için a) Hizmet Alımı İçin Teknik ve Mali Değerlendirme Teknik değerlendirme tablosuna uygun olarak her bir teklif 100 puan üzerinden ölçülecektir. Değerlendirme sonucunda ortalama puanlar alınarak 80 puan alamayan projeler reddedilir. Teknik değerlendirmeler sonucu en yüksek puana sahip teklife 100 puan verilerek diğer tekliflere verilen puanlar aynı oranda değiştirilir. Aynı işlem mali puanlara da uygulanır. Teknik puanların ağırlığı 0.8 mali puanların ağırlığı 0.2 olacak şekilde mali ve teknik puanları birleştirdiğimizde ihale en yüksek puanı alan teklife verilir. b) Mal Alımı ve Yapı İşleri İhaleleri İhalenin verilmesinde tek kriter fiyattır. İhale teknik şartnameye uyan teklifler arasında en düşük fiyat veren istekliye verilecektir. SATINALMA SÜRECİNİN İZLENMESİ 1. Satın alma sürecinin her aşaması kayıt altına alınacak ve ilgili tüm belgeler Sözleşme Makamınca oluşturulacak bir ihale işlem dosyasında muhafaza edilecektir. 2. Bu dosyada; Yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, ihale dosyası, ilân metinleri, adaylar veya istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler ve diğer belgeler, Değerlendirme Komitesi tutanak ve kararları gibi ihale süreci ile ilgili bütün belgeler ve yazışmalar bulunur. 18

19 MALİ DESTEK YARARLANICILARI İÇİN PROJE UYGULAMA & SATIN ALMA BROŞÜRÜ ÖZEL DURUMLAR 1. Ortaklardan herhangi birinin kamu ihale mevzuatına tabi olması durumunda, satın alma faaliyetleri söz konusu mevzuat hükümleri doğrultusunda gerçekleştirilir. 2. Satın Alma Rehberinde yer almayan hususlar için 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri kıyasen uygulanabilir. 3. Maliye Bakanlığının mevzuat hükümlerince TL yi aşan hizmet alımlarında sözleşme gereklidir. 4. Bir projenin hazırlanmasına katılan herhangi bir uzman ya da firma, satın alma veya ihale hazırlıklarına yönelik işlerden hariç tutulmalıdır. 5. Uygulanacak ihale usulünü değiştirmek ve parasal limitleri aşmak amacıyla, bütünlük arz eden işler suni bir şekilde kısımlara ayrılarak ihale edilemez. 6. Satın alma sürecinde yaşanacak gecikmeler projenin zamanında tamamlanmasını tehdit ettiğini unutmayınız. 7. Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez. Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde veya dengi ifadesine yer verilmek şartıyla marka, patent veya model belirtilebilir. 8. Mal ve Yapım işleri ihalelerinde, ihalenin verilmesinde tek kriter fiyattır. İhale, teknik şartnameyi karşılayan ve çözüm önerileri uygun nitelikte teklifler arasından en düşük teklifte bulunan istekliye verilecektir. Açık ihale usulüne göre yapılan ancak sonuçsuz kalması nedeniyle pazarlık usulünün uygulanmasına karar verilen ihalelerde yaklaşık maliyetin ,00 TL yi aşmaması ve Ajans onayının alınması gerekir. 19

20 TASARIM TAXI Creative Solutions Reklam Ajansı - Bu yayının tüm hakları saklıdır; tamamı ya da bir bölümü yayımcının yazılı izni olmaksızın, aynen ya da işlenerek yeniden basılamaz, fotokopi dahil elektronik veya mekanik herhangi bir yolla çoğaltılamaz, kaydedilemez, yayılamaz, herhangi bir ortamda yayınlanamaz, iletilemez veya diğer kullanımlara konu edilemez. Kaynak gösterilip alıntı yapılabilir. Copyright Ahiler Kalkınma Ajansı Haziran, 2013