T.C. ORDU ÜN VERS TES MAL LEMLER N SÜREÇ AKIM EMASI

Transkript

1 T.C. ORDU ÜN VERS TES MAL LEMLER N SÜREÇ AKIM EMASI B R NC BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tan mlar Amaç ve kapsam Madde 1- Mali i lemlerin süreç ak m emas n n amac, Ordu Üniversitesi harcama birimlerinin faaliyetlerinin yürütülmesine ili kin süreçleri belirlemektir. Mali i lemlerin süreç ak m emas, Ordu Üniversitesi harcama birimlerinin faaliyetlerini kapsar. Dayanak Madde 2- Mali i lemlerin süreç ak m emas Maliye Bakanl nca yay mlanan ç Kontrol ve Ön Malî Kontrole li kin Usul ve Esaslar Yönergesi nin 12 nci maddesine ve Ordu Üniversitesi Ön Mali Kontrol lemleri Yönergesinin Ön Mali Kontrol Süreci ve Usulü ba l kl 6 nc maddesinin 5 inci paragraf nda yer alan; Süreç kontrolünü sa lamak amac yla, mali i lemlerin süreç ak m emas Daire Ba kanl nca haz rlan r ve Üst Yöneticinin onay ile yürürlü e konulur hükümlerine dayan larak haz rlanm t r. Tan mlar Madde 3- Bu ak m emas nda geçen; dare: Ordu Üniversitesini, Üst Yönetici: Ordu Üniversitesi Rektörünü, Harcama Birimi: Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama birimini, *Piyasa Fiyat Ara t rmas Komisyonu: Yakla k maliyet ve en uygun teklifi tespit edecek ki ileri * Gerçekle tirme Görevlisi: Harcama Yetkilisince görevlendirilmi, harcamay fiili boyuta ta yan ve ödeme emrinin sorumlulu u müteselsilen ta yan, hiyerar ik olarak harcama yetkilisine en yak n ki iyi, *Muayene Kabul/ dari Denetim Komisyonu: Mal/Hizmetin gerçekle mesiyle birlikte kontrolünü yapacak ki ileri, * Bu görevliler her mali y l n ba nda ilgili amir taraf ndan onaylan r ve bu onaylar Daire Ba kanl na gönderilir. 1

2 Harcama Yetkilisi: Harcama biriminin en üst yöneticisi veya harcama yetkilisinin belirlenmesinde güçlük olmas durumlar nda Maliye Bakanl n n uygun görü ü üzerine üst yönetici taraf ndan belirlenen ki iyi, ç Kontrol: darenin amaçlar na, belirlenmi politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir ekilde yürütülmesini, varl k ve kaynaklar n korunmas n, muhasebe kay tlar n n do ru ve tam olarak tutulmas n, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zaman nda ve güvenilir olarak üretilmesini sa lamak üzere idare taraf ndan olu turulan organizasyon, yöntem, süreç ile iç denetimi kapsayan malî ve di er kontroller bütününü, Ön Malî Kontrol: darenin gelir, gider, varl k ve yükümlülüklerine ili kin malî karar ve i lemlerinin; idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullan labilir ödenek tutar, harcama program, finansman program, merkezi yönetim bütçe kanunu ve di er malî mevzuat hükümlerine uygunlu u ve kaynaklar n etkili, ekonomik ve verimli bir ekilde kullan lmas yönlerinden yap lan kontrolünü, Daire Ba kanl : Strateji Geli tirme Daire Ba kanl n, Ön Mali Kontrol Birimi: Ordu Üniversitesi Strateji Geli tirme Dairesi Ba kanl Ön Mali Kontrol Birimini, Muhasebe Birimi: Ordu Üniversitesi Strateji Geli tirme Dairesi Ba kanl Muhasebe Birimini, ifade eder. K NC BÖLÜM Mali lemlerin Süreci Süreç Kontrolü Madde 4- Harcama birimlerinde süreç kontrolü yap l r. Süreç kontrolünde, her bir i lem daha önceki i lemlerin kontrolünü içerecek ekilde tasarlan r ve uygulan r. Malî i lemlerin yürütülmesinde görev alanlar, yapacaklar i lemden önceki i lemleri de kontrol ederler. Süreç kontrolünü sa lamak amac yla malî i lemlerin süreç ak emas haz rlan r ve üst yöneticinin onay ile yürürlü e konulur. Harcama yetkilileri, yard mc lar veya hiyerar ik olarak kendisine en yak n üst kademe yöneticileri aras ndan bir veya daha fazla say da gerçekle tirme görevlisini ödeme emri belgesi düzenlemekle görevlendirir. Ödeme emri belgesini düzenlemekle görevlendirilen 2

3 gerçekle tirme görevlileri, ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön malî kontrol yaparlar. Kamu hale Kanununa tabi taahhüt evrak ve sözle me tasar lar Madde 5- Harcama birimlerinin, ihale kanunlar na tâbi (22 nci madde kapsam nda yap lan al mlar dahil) harcamay gerektirecek taahhüt evrak ve sözle me tasar lar n n haz rlanma süreci a a da belirtildi i ekilde yap lacakt r SAYILI KANUNUN 18 NC MADDES NDE BEL RT LEN HALE USULLER NE GÖRE YAPILACAK LEMLERDE 1- htiyaç sahibi birim taraf ndan yaz l talep ve ekinde ihtiyaca yönelik (Yap m i lerinde yat r m program nda yer alan projelerle ilgili) teknik artnameler ve maliyeti etkileyen di er unsurlara ili kin dokümanlar haz rlan r. 2-Harcama biriminde, görevli personel taraf ndan yakla k maliyet tespiti yap l r. Bunun sonucuna göre bütçe ödenekleri dikkate al narak onay belgesi haz rlan r ve ilan yap lacaksa süreleri ile ihale tarihi tespit edilir. Onay belgesinde ihale usulü, ilan yap lacaksa ilan n ekli, bütçe tertibi ve di er bilgiler belirtilir ve onay belgesi gerçekle tirme görevlisi ve harcama yetkilisi taraf ndan imzalan r. 3-Harcama birimince, ihaleye ait tüm bilgi ve belgeleri kapsayan ihale i lem dosyas haz rlan r Say l Kanununun 6 nc maddesine göre olu turulan ihale komisyonu üyelerine ilan veya daveti izleyen üç gün içerisinde gerekli incelemeleri yapmalar n sa lamak için ihale i lem dosyas n n birer örne i yaz ekinde gönderilir. 4- hale komisyonunca ihale tarihinde yasal prosedüre göre ihale gerçekle tirilir ve ihale komisyon karar harcama yetkilisinin onay na sunulur. Harcama yetkilisinin ihale karar n onaylamas na müteakip yasal prosedür sonunda ihale uhdesinde b rak lan istekli (Yüklenici) sözle meye davet edilir. stekliden (Yükleniciden) bu a amada kesin teminat ve vermesi gereken di er belgeleri al n r, sözle me taslak olarak haz rlan r. 5- dare taraf ndan belirlenen; a) Parasal limitlere e it veya üstünde olan taahhüt ve sözle me tasar lar ve bunlara ili kin tüm bilgi ve belgeleri içeren i lem dosyas harcama birimince Ordu Üniversitesi Ön Mali Kontrol lemleri Yönergesinin 10 uncu maddesinde say lan belgeler eklenerek kronolojik 3

4 s raya göre fihristli olarak tanzim edilir ve harcama yetkilisi taraf ndan Daire Ba kanl na ön mali kontrol için gönderilir. b) Parasal limitlerin alt nda olan i lemlerin sözle mesi taraflarca imzalan r, i gerçekle tirildikten sonra i in gerçekle ti ini gösteren yasal di er belgeler de i lem dosyas na eklenir ve harcama birimince ödeme emri belgesi tanzim edilir. Ödeme emri belgesi gerçekle tirme görevlisi taraf ndan KONTROL ED LM VE UYGUN GÖRÜLMÜ TÜR erhi dü ülerek imza edildikten sonra harcama yetkilisi taraf ndan da imza edilir (Tüm ödeme emri belgelerine gerçekle tirme görevlileri taraf ndan KONTROL ED LM VE UYGUN GÖRÜLMÜ TÜR erhi dü ülecektir) ve Daire Ba kanl na gönderilir. Daire Ba kanl Ön Mali Kontrol Birimi taraf ndan uygunluk denetimi yap lan ödeme emri ve ekleri uygun olmas halinde KONTROL ED LM VE UYGUN GÖRÜLMÜ TÜR erhi dü ülerek Muhasebe Birimine ödenmek üzere teslim edilir. Uygun bulunmayanlar ise noksanl klar belirtilerek harcama birimine iade edilir. 6- dare taraf ndan belirlenen parasal limitlerin üstünde olan ve Daire Ba kanl na gönderilen taahhüt ve sözle me tasar lar ndan yap m i lerine ait olanlardan tutar iki milyon, mal ve hizmet al mlar na ait olanlardan tutar bir milyon Yeni Türk Liras na e it veya bu tutar n üstündekiler en geç on i günü içerisinde kontrol edilir. Ön mali kontrol sonucu Daire Ba kanl nca, harcama yetkilisine yaz l olarak bildirilir. Bu tutar n alt ndakiler ise ilgili harcama yetkilisinin lüzum görmesi halinde be i günü içerisinde kontrol edilir. Uygun görülenler için Daire Ba kanl nca görü yaz s düzenlenmesi zorunlu olmay p, kontrole tabi belge üzerine KONTROL ED LM VE UYGUN GÖRÜLMÜ TÜR erhi dü ülerek harcama yetkilisine gönderilebilecektir. Bunlardan uygun bulunmayanlar n ise uygun bulunmama gerekçesinin yaz l olarak bildirilmesi zorunludur. 7- Daire Ba kanl nca kontrol edilerek uygun görü yaz s veya uygun görü erhi dü ülerek harcama yetkilisine gönderilen taahhüt ve sözle me tasar lar na ili kin i lemlerde sözle me taraflarca imzalanarak (5/B) maddesinde belirtildi i gibi i lemler yürütülür. 8-Birden fazla hakedi tanzim edilerek ödenecek yap m ve hizmet i lerinin hakedi lerinden her birinin bedeli idare taraf ndan belirlenen limite e it veya üzerinde ise, ödeme emri belgesi ve ekleri Daire Ba kanl Ön Mali Kontrol Birimince uygunluk denetimi yap l r, ödeme emri ve eklerinin uygun olmas halinde KONTROL ED LM VE UYGUN GÖRÜLMÜ TÜR erhi dü ülerek Muhasebe Birimine ödenmek üzere teslim edilir. Uygun bulunmayanlar ise noksanl klar belirtilerek harcama birimine iade edilir. 4

5 9- Harcama birimlerince yukar da belirtilen süreçte yap lacak her bir i lem bir önceki i lemlerin kontrolünü içermelidir SAYILI KANUNUN 22 MADDES NE GÖRE YAPILACAK LEMLERDE 1- htiyaç sahibi birim taraf ndan ihtiyaca yönelik talep yaz s ve ekinde gerekiyorsa teknik artnameler ve maliyeti etkileyecek unsurlara ili kin dokümanlar haz rlan r. 2-Harcama biriminde harcama yetkilisi taraf ndan do rudan al m i ini yapmak üzere yetkilendirilen personel taraf ndan yakla k maliyet tespiti yap l r, bunun sonucuna göre bütçe ödenekleri dikkate al narak onay belgesi haz rlan r. Onay belgesinde yakla k maliyet, do rudan temin usulü, bütçe tertibi, bütçe ödene i ve di er bilgiler belirtilir ve gerçekle tirme görevlisi ile harcama yetkilisi taraf ndan imzalan r. 3-Do rudan al m i ini yapmakla yetkilendirilen personel al mla ilgili piyasa fiyat ara t rmas n yapar ve piyasa fiyat ara t rma tutana n haz rlar. 4-Mal n veya hizmetin tek kaynaktan temin edilebilece inin tespit edildi i durumda 4734 say l kanunun ilgili maddesinin a/b/c bentlerine dayan larak tek kaynaktan temin formu düzenlenecek ve bu form tüm ayr nt lar yla doldurulup ilgili dosyalara eklenecektir.ayr ca yakla k maliyet bu formdaki usuller çerçevesinde belirtilip dosyaya eklenecektir. 5-Piyasa ara t rmas neticesinde al m i i gerçekle tirilir ve i in gerçekle ti ine dair yasal belgelerle (muayene kabul/idari denetim komisyon tutana,ta n r i lem fi i,fatura) birlikte tanzim edilen ödeme emri belgesi gerçekle tirme görevlisi (Tüm ödeme emri belgelerine gerçekle tirme görevlileri taraf ndan KONTROL ED LM VE UYGUN GÖRÜLMÜ TÜR erhi dü ülecektir) ile harcama yetkilisi taraf ndan imzalanarak Daire Ba kanl na gönderilir. Daire Ba kanl Ön Mali Kontrol Birimi taraf ndan uygunluk denetimi yap lan ödeme emri ve ekleri uygun olmas halinde KONTROL ED LM VE UYGUN GÖRÜLMÜ TÜR erhi dü ülerek Muhasebe Birimine ödenmek üzere teslim edilir. Uygun bulunmayanlar ise noksanl klar belirtilerek harcama birimine iade edilir. 6-Harcama birimlerince yukar da belirtilen süreçte yap lacak her bir i lem bir önceki i lemlerin kontrolünü içermelidir 5

6 Kamu hale Kanununa tabi olmayan taahhüt evrak ve sözle me tasar lar Madde 6- Harcama birimlerinin, ihale kanunlar na tâbi olmayan (Bilimsel ara t rma projelerinden yap lacak al mlar dahil) harcamay gerektirecek taahhüt evrak ve sözle me tasar lar n n haz rlanma süreci a a da belirtildi i ekilde olu acakt r SAYILI KANUNA TAB OLMAYAN ALIMLARDA 1- htiyaç sahibi birim taraf ndan yaz l talep ve ekinde gerekiyorsa ihtiyaca yönelik teknik artnameler ve maliyeti etkileyen di er unsurlar n dokümanlar haz rlanarak harcama birimine gönderilir. 2-Harcama birimince ilgili personel taraf ndan yakla k maliyet tespiti yap l r. Bunun sonucuna göre bütçe ödenekleri dikkate al narak onay belgesi haz rlan r ve ilan yap lacaksa ilan süreleri ile ihale tarihi tespit edilir. Onay belgesinde al m usulü (4734 Say l Kanunun istisna maddesi ve var ise ilgili kararnamenin al m usulü), ilan yap lacaksa ilan n ekli, bütçe tertibi ve di er bilgiler belirtilir ve onay belgesi gerçekle tirme görevlisi ve harcama yetkilisi taraf ndan imzalan r. 3-Harcama birimince ihale yap lacaksa ihaleye ili kin artlar kapsayan ihale doküman dosyas, ihaleye ait tüm bilgi ve belgeleri kapsayan ihale i lem dosyas haz rlan r. hale için olu turulan ihale komisyonu üyelerine (4734 say l Kanunun 3/f maddesi kapsam nda istisna edilen Yüksekö retim Kurumlar n n bilimsel projeleri ile ilgili yap lacak al mlar n n ihale komisyonlar 2003/6554 say l kararnamenin 7 nci maddesine göre olu turulur) ilan veya daveti izleyen üç gün içerisinde gerekli incelemeleri yapmalar n sa lamak için ihale i lem dosyas n n birer örne i yaz ekinde gönderilir. Harcama birimlerince 4734 say l Kanunun 3/e maddesi gere ince yap lacak al mlardan 4734 say l Kanunun 13-b/1 maddesinde belirtilen limitlerin üstünde olanlar için sat nalma komisyonu kurulur ve al m yap lacak kurulu ile protokol düzenlenir. 4- hale ile yap lan al mlarda ihale komisyonu yasal prosedüre göre ihaleyi gerçekle tirir ve ihale komisyon karar harcama yetkilisinin onay na sunulur. Harcama yetkilisinin ihale karar n onaylamas na müteakip yasal prosedür sonunda ihale uhdesinde kalan istekli (Yüklenici) sözle meye davet edilir. stekliden bu a amada kesin teminat ve vermesi gereken di er belgeleri al n r, sözle me taslak olarak haz rlan r. 6

7 4734 Say l Kanununun 3/e maddesine göre yap lacak al mlardan 4734 say l Kanunun 13-b/1 maddesindeki limitlerin üstünde olanlar için sat nalma komisyonu fiyat ve di er artlar görü erek karar n verir, harcama birimince protokol taslak olarak haz rlan r. 5- dare taraf ndan belirlenen; a) Parasal limitlere e it veya üstünde olan taahhüt ve sözle me (Protokol) tasar lar ve bunlara ili kin tüm bilgi ve belgeleri içeren i lem dosyas harcama birimince Ordu Üniversitesi Ön Mali Kontrol lemleri Yönergesinin 10 uncu maddesinde say lan belgeler eklenerek kronolojik s raya göre fihristli olarak tanzim edilir ve harcama yetkilisi taraf ndan Daire Ba kanl na gönderilir. b) Parasal limitlerin alt nda olan i lemlerin sözle mesi taraflarca imzalan r, i gerçekle tirildikten sonra i in gerçekle ti ini gösteren yasal di er belgeler de i lem dosyas na eklenir ve harcama birimince ödeme emri belgesi tanzim edilir. Ödeme emri belgesi gerçekle tirme görevlisi taraf ndan KONTROL ED LM VE UYGUN GÖRÜLMÜ TÜR erhi dü ülerek imza edildikten sonra harcama yetkilisi taraf ndan da imza edilir (Tüm ödeme emri belgelerine gerçekle tirme görevlileri taraf ndan KONTROL ED LM VE UYGUN GÖRÜLMÜ TÜR erhi dü ülecektir) ve Daire Ba kanl na gönderilir. Daire Ba kanl Ön Mali Kontrol Birimi taraf ndan uygunluk denetimi yap lan ödeme emri ve ekleri uygun olmas halinde KONTROL ED LM VE UYGUN GÖRÜLMÜ TÜR erhi dü ülerek Muhasebe Birimine ödenmek üzere teslim edilir. Uygun bulunmayanlar ise noksanl klar belirtilerek harcama birimine iade edilir. 6- dare taraf ndan belirlenen parasal limitlerin üstünde olan ve Daire Ba kanl na gönderilen taahhüt ve sözle me tasar lar ndan yap m i lerine ait olanlardan tutar iki milyon, mal ve hizmet al mlar na ait olanlardan tutar bir milyon Yeni Türk Liras na e it veya bu tutar n üstündekiler en geç on i günü içerisinde kontrol edilir. Ön mali kontrol sonucu, Daire Ba kanl nca harcama yetkilisine yaz l olarak bildirilir. Bu tutar n alt ndakiler ise be i günü içerisinde kontrol edilir, uygun görülenler için Daire Ba kanl nca görü yaz s düzenlenmesi zorunlu olmay p, kontrole tabi belge üzerine KONTROL ED LM VE UYGUN GÖRÜLMÜ TÜR erhi dü ülerek harcama yetkilisine gönderilebilecektir. Bunlardan uygun bulunmayanlar n ise uygun bulunmama gerekçesinin yaz l olarak bildirilmesi zorunludur. 7- Daire Ba kanl nca kontrol edilerek uygun görü yaz s veya uygun görü erhi dü ülerek harcama yetkilisine gönderilen taahhüt ve sözle me tasar lar na ili kin i lemlerde sözle me taraflarca imzalanarak (5/B) maddesinde belirtildi i gibi i lemler yürütülür. 7

8 8- dare taraf ndan belirlenen limitlere e it veya üstünde olan mal ve hizmet al mlar na ait ödeme emri belgeleri de Daire Ba kanl Ön Mali Kontrol Birimine gönderilir, uygun görülmesi halinde Ön Mali Kontrol Birimi ödeme emri belgesini ödenmek üzere muhasebe birimine gönderir. Ön Mali Kontrol Birimince uygun görü verilmedi i durumda ödeme emri belgesi gerekçeli görü yaz s ile harcama yetkilisine gönderilir. 9-Tekel niteli i ta yan ve abonelik esas na dayanan harcamalarda (elektrik,su gibi) fatura gerekiyorsa icmal bulunmal d r.ancak bu aboneliklerin ba lat lmas ve hatt n açt r lmas için yap lacak ödemelerde ilgili harcama biriminin yetkilisinin onay da eklenecektir. 10- Harcama birimlerince yukar da belirtilen süreçte yap lacak her bir i lem bir önceki i lemlerin kontrolünü içermelidir. Ön Ödeme i lemlerinin süreci Madde 7- Harcama birimlerinin, harcamay gerektirecek ön ödeme i lemlerinin haz rlanma süreci a a da belirtildi i ekilde olu acakt r. ÖN ÖDEME LE YAPILACAK LEMLERDE A) AVANS LEMLER 1-Kamu idarelerinin bütçesinde kendisine ödenek tahsis edilen her bir merkez harcama birimi için yaln zca bir mutemet görevlendirilir. Ödenek gönderme belgesiyle ödenek verilen harcama yetkilileri ise kendilerine ba l her bir birim için birer mutemet görevlendirebilir. 2-Harcama birimlerinin Merkezi Bütçe Kanununda belirtilen avans s n r tutarlar na kadar mal, hizmet, yap m i lerini harcama yetkilisi mutemet avans ile gerçekle tirecekleri hallerde Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeli inde belirtilen harcama talimat ( hale mevzuat na tabi olan i lerde onay belgesi) haz rlan r. Harcama talimat gerçekle tirme görevlisi ve harcama yetkilisi taraf ndan imza edilir. Harcama talimat nda avans n hangi i için verilece i, bütçe tertibi, bütçe ödene i, kime verilece i ve di er bilgiler belirtilir. 3-Harcama talimat gerçekle tirme görevlisi ile harcama yetkilisinin imzalad muhasebe i lem fi ine ba lanarak Daire Ba kanl na gönderilir. Daire Ba kanl Ön Mali Kontrol Birimi taraf ndan uygunluk denetimi yap lan muhasebe fi i ve ekleri uygun olmas halinde KONTROL ED LM VE UYGUN GÖRÜLMÜ TÜR erhi dü ülerek ayn gün ödeme yap lmas n sa layacak ekilde Muhasebe Birimine ödenmek üzere teslim edilir. Uygun bulunmayanlar ise noksanl klar belirtilerek harcama birimine iade edilir. 8

9 4- Daire Ba kanl Muhasebe Birimi taraf ndan harcama yetkilisi mutemedine avans verilir. 5-Harcama yetkilisi mutemedi al m i ini gerçekle tirdikten sonra harcama birimi al m n gerçekle ti ine dair yasal belgelerle birlikte ödeme emri belgesini düzenler. Ödeme emri belgesi gerçekle tirme görevlisi ile harcama yetkilisi taraf ndan imzalanarak Daire Ba kanl na gönderilir. Daire Ba kanl Ön Mali Kontrol Birimi taraf ndan uygunluk denetimi yap lan muhasebe fi i ve ekleri uygun olmas halinde KONTROL ED LM VE UYGUN GÖRÜLMÜ TÜR erhi dü ülerek Muhasebe Birimine teslim edilir. Uygun bulunmayanlar ise noksanl klar belirtilerek harcama birimine iade edilir. Avanstan art k kalan miktarlar harcama yetkilisi mutemetleri taraf ndan Muhasebe Birimine iade edilir. Harcama yetkilisi mutemetleri avans mahsup i lemlerini en fazla bir ay içerisinde sonuçland rmak zorundad rlar. Mutemet, i in tamamlanmas ndan sonra, yukar daki bir ayl k sürelerin bitimini beklemeden, son harcama tarihini takip eden üç i günü içinde ön ödeme art n iade etmek ve süresinde mahsubunu yaparak hesab n kapatmak zorundad r. 6-Harcama birimlerince yukar da belirtilen süreçte yap lan her i lem önceki i lemlerin kontrolünü içerecektir. B) KRED LEMLER 1-Dairesinin gösterece i lüzum ve harcama yetkilisinin onay ile mutemetler ad na banka veya muhasebe birimi nezdinde kredi açt r labilir. 2-Harcama birimlerince kredi açt r lmas hallerinde harcama talimat ( hale mevzuat na tabi olan i lerde onay belgesi) ve kredi ödeme talimat haz rlan r. Harcama talimat gerçekle tirme görevlisi ve harcama yetkilisi taraf ndan imzalan r. Dairesinin gösterece i lüzuma göre, kredi ödeme talimat harcama yetkilisi taraf ndan imzalan r. 3-Harcama birimi gerçekle tirme görevlisi ve harcama yetkilisinin imzalad muhasebe i lem fi i ekine harcama talimat n ve kredi ödeme talimat n ba layarak Daire Ba kanl na gönderir. Daire Ba kanl Ön Mali Kontrol Birimi taraf ndan uygunluk denetimi yap lan Muhasebe fi i ve ekleri uygun olmas halinde KONTROL ED LM VE UYGUN GÖRÜLMÜ TÜR erhi dü ülerek ayn gün içerisinde ödeme yap lmas n sa layacak ekilde Muhasebe Birimine teslim edilir. Uygun bulunmayanlar ise noksanl klar belirtilerek harcama birimine iade edilir. 9

10 4-Muhasebe Birimi kredi izin yaz s nda belirtilen kamu kurulu unun veya kredi mutemedinin hesab na ödeme yapar. 5-Harcama birimi i in gerçekle ti ine dair yasal belgelerle birlikte ödeme emri belgesi düzenler. Ödeme emri belgesi, gerçekle tirme görevlisi ve harcama yetkilisi taraf ndan imzalanarak Daire Ba kanl na gönderilir. Daire Ba kanl Ön Mali Kontrol Birimi taraf ndan uygunluk denetimi yap lan ödeme emri ve ekleri uygun olmas halinde KONTROL ED LM VE UYGUN GÖRÜLMÜ TÜR erhi dü ülerek, Muhasebe Birimine teslim edilir. Uygun bulunmayanlar ise noksanl klar belirtilerek harcama birimine iade edilir. Krediden art k kalan miktarlar harcama yetkilisi mutemetleri taraf ndan Muhasebe Biriminin hesab na iade edilir. Harcama yetkilisi mutemetleri kredi mahsup i lemlerini en fazla üç ay içerisinde sonuçland rmak zorundad rlar. Mutemet, i in tamamlanmas ndan sonra, yukar daki üç ayl k sürelerin bitimini beklemeden, son harcama tarihini takip eden üç i günü içinde ön ödeme art n iade etmek ve süresinde mahsubunu yaparak hesab n kapatmak zorundad r. 7-Harcama birimlerince yukar da belirtilen süreçte yap lan her bir i lem önceki i lemlerin kontrolünü içerecektir. Di er i lemlerin süreci Madde 8-Harcama birimlerinin, harcamay gerektirecek di er i lemlerinin haz rlanma süreci a a da belirtildi i ekilde olu acakt r. D ER LEMLER SÜREC 1-Ek ders ödemelerinde; a-kullan lacak standart form ( ek ders bildirim formu ) hak sahipleri taraf ndan Yüksekö retim Kurumunun 16/09/2005 tarihinde kabul etti i Ders Yükü Tespiti ve Ek Ders Ücreti Ödemelerinde Uyulacak Esaslar ve her dönem ba nda ilgili birim taraf ndan al nan yönetim kurulu karar nda belirtilen ders görevlendirmeleri ve programlar do rultusunda eksiksiz doldurulur ve tarih konularak imzalan r. b-haz rlanan ek ders bildirim formlar dersin verildi i birimdeki ilgili bölümün ba kan ve dekan/müdür taraf ndan tarih belirtilerek onaylan r. c-harcama birimi ilgili personeli tüm hak sahiplerine ait formlar bir araya getirerek gerekli belgeleri ve ödeme emri belgesini haz rlayarak i lem dosyas n olu turur. lgili 10

11 belgeler ve ödeme emri belgesi gerçekle tirme görevlisi taraf ndan KONTROL ED LM VE UYGUN GÖRÜLMÜ TÜR erhi dü ülerek imza edildikten sonra harcama yetkilisi taraf ndan da imza edilir (Tüm ödeme emri belgelerine gerçekle tirme görevlileri taraf ndan KONTROL ED LM VE UYGUN GÖRÜLMÜ TÜR erhi dü ülecektir) ve Daire Ba kanl na gönderilir. Daire Ba kanl na gönderilen i lem dosyas nda bulunmas gereken belgeler ve ekler; - 2 adet Ödeme emri belgesi - Üst yaz ( zinli, raporlu ve görevli bildirimi) - 2 adet banka listesi ( Gerçekle tirme görevlisi taraf ndan onayl ) - 1 adet bordro - 1 adet puantaj çizelgesi - Ek ders bildirim formlar - Her dönemin ilk ay nda 1 adet i lem dosyas nda 1 adet de ayr olarak 2 adet yönetim kurulu karar d-harcama birimince haz rlanan i lem dosyas Daire Ba kanl na gönderilir. Daire Ba kanl Ön Mali Kontrol Birimi taraf ndan uygunluk denetimi yap lan ödeme emri ve ekleri uygun olmas halinde KONTROL ED LM VE UYGUN GÖRÜLMÜ TÜR erhi dü ülerek Muhasebe Birimine ödenmek üzere teslim edilir. Uygun bulunmayanlar ise noksanl klar belirtilerek harcama birimine iade edilir. e- Harcama birimlerince yukar da belirtilen süreçte yap lacak her bir i lem bir önceki i lemlerin kontrolünü içermelidir. 2-Maa ödemeleri için; ilgili ay n en geç üçü itibariyle o aya ait de i iklikler tahakkuk birimlerince ön mali kontrol birimine teslim edilip 3 i günü içerisinde haz rlanan maa dokümanlar elektronik ortamda tahakkuk dairelerine iletilir.tahakkuk dairesince kontrol edilip ödeme emri kesilen maa dosyas en geç 3 i günü içerisinde ön mali kontrol birimine teslim edilir. 3- Harc rah, görev yollu u gibi ödemeler için ilgili amirin onaylam oldu u kan tlay c belge ve bildirimler birlikte ilgili ödenekler çerçevesinde ödeme emriyle ön mali kontrole ula t r l r. 4-Harcama biriminde görevlendirilen personelce Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeli ine göre haz rlanmas gereken belgeler haz rlan r. 5-Muhasebe i lem fi i düzenlenmesi gereken hallerde bu belge düzenlenir ve gerçekle tirme görevlisi ile harcama yetkilisi taraf ndan imzalanarak Daire Ba kanl Ön Mali Kontrol 11

12 Birimi taraf ndan uygunluk denetimi yap lan muhasebe fi i ve ekleri uygun olmas halinde KONTROL ED LM VE UYGUN GÖRÜLMÜ TÜR erhi dü ülerek Muhasebe Birimine teslim edilir. Uygun bulunmayanlar ise noksanl klar belirtilerek harcama birimine iade edilir. 6-Ödeme emri düzenlenmesi gereken hallerde bu belge düzenlenir ve gerçekle tirme görevlisi ile harcama yetkilisi taraf ndan imzalanarak Daire Ba kanl na gönderilir. Daire Ba kanl Ön Mali Kontrol Birimi taraf ndan uygunluk denetimi yap lan ödeme emri ve ekleri uygun olmas halinde KONTROL ED LM VE UYGUN GÖRÜLMÜ TÜR erhi dü ülerek Muhasebe Birimine teslim edilir. Uygun bulunmayanlar ise noksanl klar belirtilerek harcama birimine iade edilir. Harcama birimlerince yap lacak i lemler Madde 9- Harcama birimlerince mali i lemlerin ak m emas nda yer alan i lemleri gerçekle tirecek olan personel veya personellerin belirlenmesi ve buna göre görev da l mlar n n yaz l olarak yap lmas gerekmektedir. Muhasebe birimince yap lacak i lemler Madde 10- Muhasebe yetkilisi, birime gelen ödeme emri belgesi ve muhasebe i lem fi ini, Muhasebe Birimine geli tarihinden itibaren, en geç dört i günü içinde ilgili mevzuat gere i yap lmas gereken kontrolleri yaparak inceler, uygun bulunanlar muhasebe kay tlar na i ler, ilgilisine ödenmek üzere bankaya (Zorunlu hallerde parasal s n rlar içerisinde kasadan) talimat verir. Eksik veya hatal olan ödeme emri belgesi ve eki belgeler, düzeltilmek veya tamamlanmak üzere en geç, hata veya eksikli in tespit edildi i günü izleyen i günü içinde gerekçeleriyle birlikte harcama yetkilisine yaz l olarak gönderilir. Hata veya eksiklikleri tamamlanarak tekrar Muhasebe Birimine verilenler, en geç iki i günü sonuna kadar incelenerek muhasebele tirme ve ödeme i lemi gerçekle tirilir. Tereddütlerin giderilmesi Madde 11- Mali i lemlerin ak m emas n n uygulanmas nda ortaya ç kabilecek tereddütleri gidermeye Daire Ba kanl yetkilidir. Yürürlük Madde 12- Mali i lemlerin süreç ak m emas 20/ 01 /2010 tarihinde yürürlü e girer. 12

13 Yürütme Madde 13- Mali i lemlerin süreç ak m emas nda belirtilen hususlar Ordu Üniversitesi Rektörü yürütür. 20 / 01 / 2010 Prof. Dr. Haluk KEFEL O LU Rektör 13