Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU İŞ SÜREÇLERİ. Zorunlu Olan 30 İş Günlük Öğrenci Staj Çalışmalarının Tamamlanmasını Sağlamak, SÜRECİN SINIRLARI

Transkript

1 1- ÖĞRENCİ STAJ SÜRECİ Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU İŞ SÜREÇLERİ SÜREÇ ADI Öğrenci Staj SÜREÇ NO 1 TARİH 10/10/2011 SÜRECİN SORUMLULARI Staj Komisyonu SÜREÇ ORGANİZASYON Staj Komisyonu, Bölüm Sekreterliği,Muhasebe,Öğrenci, Öğrenci İşleri İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ Eğitim-Öğretim Süreci SÜRECİN AMACI Zorunlu Olan 30 İş Günlük Öğrenci Staj Çalışmalarının Tamamlanmasını Sağlamak, SÜRECİN SINIRLARI Staj Dönemlerinden Önce Öğrencilere Staj Yapmaları Gereğinin Duyurulması İle Başlar, Onaylanan Staj Yerlerinde Öğrencilerin Stajlarının Değerlendirmesi İle Biter. * Öğrencilere Staj Dönemleri Duyurulur. * Öğrenciler Staj Yerlerinden Kabul Edildiklerine Dair Belgeyi Staj Komisyonuna İletir. * Staj Komisyonu Staj Yerini Onaylar. * Öğrenciler 30 Günlük Stajını Tamamlayarak Staj Defterini SÜREÇ ADIMLARI Doldurup Belgeleri İle Birlikte Staj Komisyonuna Teslim Eder. Gizli Staj Formunun Staj Komisyonuna Zamanında Ulaşmasını Sağlar. * Staj Komisyonu Öğrenci Staj Defterini Ve Staj Sicil Fişlerini Değerlendirerek, Staj Değerlendirme Sonuçlarını Öğrencilere Duyurur. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Staj Yapan Öğrenci Sayıları İle Stajları Kabul Edilen Öğrenci Sayıları

2 Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU Öğrenci Staj Süreci Akış Şeması STAJ İŞLEMLERİNİ BAŞLAT Staj İçin Uygun İşyeri Bul Staj Başvuru Formunu Bölüm Sekreterliğinden al, Gerekli Yerleri Doldur, Fotoğraf Yapıştır, Staj Başvuru Formu İle Stajını Yapmak İstediğin Kurum/Şirkete Başvur, Staj Başvuru Formu İle Stajını Yapmak İstediğin Kurum/Şirkete Başvur, Staj Başvurun Kabul Edildi mi? Bölüm Sekreterliğine Evraklarını Teslim Et, Staj Yerin ve Staj Tarihlerin Staj Komisyonunca Uygun Görüldü Mü EVET Staj Evraklarını, Gizli Sicil Raporunu ve Staj Dosyanı Bölüm Sekreterliğinden Al,

3 Staj Başlama Tarihinde Evraklarınla Birlikte Staj Yapacağın Birime Git ve Staja Başla, Staj Döneminde yaptığın Çalışmaları Staj Defterine Yaz ve Evrakların Birer Örneğini Al, Staj Sonunda Staj Defterini ve Gizli Sicil Formunu Birim Yetkilisine Onaylat, Staj Komisyonunca İlan Edilen Tarihlerde Staj Defterini ve Evrakların Staj Komisyonuna Teslim Et, (Staj Bitiminden İtibaren En Geç 15 Gün) Gizli Sicil Zarfını Staj Komisyonuna Teslim Ettin mi? HAYIR Firma Posta İle Gönderecek Gönderecek EVET STAJ KOMİSYONUNCA STAJ DEFTERİ VE EVRAKLARIN KONTROLÜ STAJ GEÇERSİZ SAYILDI RED STAJ SONUCU EKSİK Eksiklikleri Verilen Sürede Tamamla Gönderecek Gönderecek YAPILAN STAJ BAŞARILI

4 Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU İŞ SÜREÇLERİ 2- DERS PLANLARI VE İÇERİKLERİNİN GÜNCELLENMESİ Ders Planları Ve İçeriklerinin Güncellenmesi SÜREÇ ADI : SÜREÇ NO 2 TARİH 10/08/2013 SÜRECİN MYO Müdürü, MYO Bölüm Başkanları, SORUMLULARI SÜREÇ MYO Müdürü, MYO Bölüm Başkanları, MYO Program Rektörlük, ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Eğitim-Öğretim Süreci MYO daki Tüm Programların Ders Planları Ve İçeriklerinin Güncellenmesi 2013 Yılında Başlayıp 2014 Yılı Yeni Ders Planlarının Yürürlüğe Girmesi İle Biter. Başkanlıklarınca Hazırlanan Yeni Ders Planı Ve İçerikleri Bölüm Kurulunda Görüşülerek Yüksekokul Müdürlüğüne Sunulur. Koordinatörleri, Sunulur.. Sonucunda Rektörlük Onayı İle (Senato) Ders Plan Ve İçerikleri Yürürlüğe Girer. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Ders Planı Ve İçeriklerinin Rektörlük (Senato) Tarafından Onaylanması

5 Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU Ders Planı ve İçeriklerinin Güncellenmesi Süreci Akış Şeması DERS PLANI VE İÇERİKLERİNİN GÜNCELLENMESİ İŞLEMİNİ BAŞLAT Bölüm Başkanlığınca hazırlanan Ders Planı ve İçerikleri Bölüm Kurulu ve MYO Kurullarında Görüşülerek Rektörlük Makamına Sunulur. Ders Planı ve İçerikleri Eğitim Öğretim Koordinatörlüğünce Kontrolleri Yapılır. Ders Planı ve İçeriklerin de EKSİKLİK VARMI? Eksiklik Var mı? EVET Öğrenci İşleri Daire Bşk.lığınca Senatoya Sunulur Ders Planı ve İçerikleri Senatoca uygun Görüldü mü? HAYIR Rektörlük Onayı İle Ders Planı Yürürlüğe Girer

6 Onaylanan Ders Planı ve İçerikleri Bilgi Sistemine Girilir Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU İŞ SÜREÇLERİ 3- DERS GÖREVLENDİRMELERİNİN YAPILMASI SÜREÇ ADI : Ders Görevlendirmelerinin Yapılması SÜREÇ NO 3 TARİH 10/09/2013 SÜRECİN SORUMLULARI MYO Müdürü, MYO Bölüm Başkanları, SÜREÇ ORGANİZASYON MYO Müdürü, MYO Bölüm Başkanları, Program Koordinatörleri, Öğretim Elemanları, Rektörlük, İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ Eğitim-Öğretim Süreci SÜRECİN AMACI Ders Planlarındaki Dersleri Verecek Öğretim Elemanlarının SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Belirlenmesi, Her Yarıyıl Öncesinde Başlar Ve Biter. Belirlenir. İŞLEM SONU ersleri Verecek Öğretim Elemanları Birimlerine Dersleri Verebilecek Öğretim Elemanları Talep Yazısı Gönderilir. Dersi Verebilecek Öğretim Elemanı Görevlendirmesi Rektörlüğe Önerilir. Yüksekokulu Yönetim Kurulunda Görüşüldükten Sonra, Üniversite Yönetim Kurulunca Onaylanır. Öğretim Elemanlarına Bildirilir.. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Görevlendirme Yapılan Ders Sayısı

7 Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU Ders Görevlendirmelerinin Yapılması Süreci Akış Şeması DERS GÖREVLENDİRME İŞLEMİNİ BAŞLAT Bölüm Başkanlığınca Dersleri Verecek Öğretim Elemanları Belirlenir. Ders Görevlendirmeleri MYO Yönetim Kurulunda Görüşülür Görevlendirmeleri Uygun mu? HAYIR EVET Öğrenci İşleri Daire Bşk.lığınca Üniversite Yönetim Kuruluna Sunulur Ders Planı ve İçerikleri Senatoca Uygun Görüldü mü? HAYIR EVET

8 Rektörlük Onayı İle Ders Görevlendirmeleri Yürürlüğe Girer Onaylanan Ders Görevlendirmeleri Bilgi Sistemine Girilir Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU İŞ SÜREÇLERİ 4- HAFTALIK DERS PROGRAMLARININ HAZIRLANMASI SÜREÇ ADI : Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması SÜREÇ NO 4 TARİH 10/09/2013 SÜRECİN SORUMLULARI MYO Bölüm Başkanları SÜREÇ ORGANİZASYON MYO Müdürü, MYO Bölüm Başkanları, Öğretim Elemanları, Öğrenci, Rektörlük, İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ Eğitim-Öğretim Süreci SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI İŞLEM SONU Her Yarıyıl İçin Tüm Programların Ders Planlarındaki Derslerin Ne Zaman Yapılacağının Haftalık Gün Ve Saat Olarak Belirlenerek Öğrencilere Duyurulması, Akademik Takvime Göre Her Yarıyıl Başında Başlar Ve Biter. Tüm Programların Her Yarıyıl İçin Belirlenen Ders Görevlendirmelerine Göre Öğretim Elemanlarının Sorumlu Oldukları Dersleri Yapabilecekleri Uygun Gün Ve Saatler Belirlenir. Onayına Sunulup Onaydan Sonra Ek Ders Ödemelerinin Yapılabilmesi İçin Rektörlüğe Gönderilir. arı Öğrencilere Duyurulur.. Girilir.. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Haftalık Ders Programlarının Uygulanması.

9 Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması Süreci Akış Şeması HAFTALIK DERS PROGRAMLARININ HAZIRLANMASI İŞLEMİNİ BAŞLAT Bölüm Başkanlığınca Derslerin Yapılacağı Uygun Gün ve Saatler Belirlenerek Haftalık Ders Programı Hazırlanır. Haftalık Ders Programı MYO Müdürünün Onayına Sunulur Haftalık Ders Programları Uygun mu? mu? HAYIR EVET Haftalık Ders Programı MYO Müdürünün Onayından Sonra Ek Ders Ödemeleri İçin Rektörlüğe Gönderilir. Müdürlük Onayından Sonra Haftalık Ders Programları Yürürlüğe Girer Haftalık Ders Programı Öğrencilere Duyurulur. Haftalık Ders Programı Bilgi Sistemine Girilir..

10 Onaylanan Ders Programlarına Göre Dersler Takip Edilir. Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU İŞ SÜREÇLERİ 5- SINAV PROGRAMLARININ HAZIRLANMASI SÜREÇ ADI : Sınav Programlarının Hazırlanması SÜREÇ NO 5 TARİH 10/09/2013 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ Eğitim-Öğretim Süreci SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI İŞLEM SONU MYO Bölüm Başkanları, MYO Bölüm Başkan Yardımcıları MYO Müdürü, MYO Bölüm Başkanları, Öğretim Elemanları, Öğrenci, Rektörlük, Ara sınav ve Final Sınav Programlarının Akademik Takvimde Belirlenen Zamanlarda Yapılması ve Öğrencilere Duyurulması, Akademik Takvime Göre Arasınav ve Final Sınav Tarihlerinde Başlar Ve Biter. Derslerin Arasınav Ve Final Sınavı Gün, Yer Ve Saatleri Öğrencileri Mağdur Etmeyecek Şekilde İlgili Öğretim Elemanlarının Görüşleri De Alınarak Belirlenir. Müdürlüğün Onayına Sunulup Onaydan Sonra Rektörlüğe Gönderilir. Duyurulur.. Programa Göre Uygulanır.. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Arasınav Ve Final Sınav Programlarının Gerçekleştirilmesi.

11 Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU Sınav Programlarının Hazırlanması Süreci Akış Şeması SINAV PROGRAMININ HAZIRLANMASI İŞLEMİNİ BAŞLAT Bölüm Başkanlığınca Arasınav ve Final Sınavlarının Yapılacağı Uygun Gün,Yer ve Saatler Belirlenerek Sınav Programı Hazırlanır. Hazırlanan Sınav Programı MYO Müdürünün Onayına Sunulur Hazırlanan Sınav Programları Uygun Mu? HAYIR mu? EVET Sınav Programları MYO Müdürünün Onayından Sonra Rektörlüğe Gönderilir. Müdürlük Onayından Sonra Sınav Programları Yürürlüğe Girer Sınav Programı Öğrencilere Duyurulur.

12 Sınav Programı Bilgi Sistemine Girilir. Onaylanan Sınav Programına Göre Sınavlar Yapılır. Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU İŞ SÜREÇLERİ 6- ÖĞRENCİLERİN BURS İŞLEMLERİ SÜREÇ ADI : Öğrenci Burs İşlemleri SÜREÇ NO 6 TARİH 10/09/2013 SÜRECİN SORUMLULARI Burs Komisyonu SÜREÇ ORGANİZASYON Burs Komisyonu, Öğrenci, SKS Daire Başkanı, İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ Eğitim-Öğretim Süreci SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI İŞLEM SONU Ekonomik Desteğe İhtiyacı Olan Öğrencilerim Belirlenip Burs Veren Kurumlar Tarafından Desteklenmesini Sağlamak, Şırnak Üniversitesi Akademik Yılı Güz Döneminde Burs Veren Kurumlardan Gelen Burs Kontenjanlarına Bağlı Olarak Öğrenciler Belirlenip, Bursun Sağlanması İle Biter. Niteliklerini Belirtilen İlanlar Öğrencilere Duyurulur. Başvurular Mülakatla Değerlendirilir. Öğrenciler Bildirilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Burs Alabilen Öğrenci Sayısı.

13 Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU Öğrenci Burs İşlemleri Süreci Akış Şeması ÖĞRENCİ BURS İŞLEMİNİ BAŞLAT Kurumlardan Gelen Burs Kontenjanları ve Burs İle İlgili Bilgiler Öğrencilere Duyurulur. MYO Müdürlüğünce Burs Komisyonu Oluşturulur Öğrenciler Burs Başvurularını İstenen Evraklar İle Birlikte Bölüm Sekreterliklerine Yapar. Burs Komisyonunca belirlenen ve İlan Edilen Günde Öğrenciler Mülakatla Değerlendirilir. Öğrenci Burs Almaya Uygun mu? Talep Reddedilir. Burs Komisyonunca Burs Kazanan Öğrenciler Belirlenir ve İlan Edilir. Belgeler Tamamlanarak Tutulan Bir Tutanakla Beraber Burs mu?

14 Kazanan Öğrenciler Sağlık Kültür Ve Spor Dairesi Başkanlığına İletilir. Sağlık Kültür Ve Spor Dairesi Başkanlığınca Burs Alacak Öğrencilerin İsimleri Burs Verecek Kurumlara Bildirilir. İŞLEM SONU Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU İŞ SÜREÇLERİ 7- ÖĞRENCİ TEMSİLCİSİ SEÇİMİ İŞLEMLERİ SÜREÇ ADI : Öğrenci Temsilcisi Seçim Süreci SÜREÇ NO 7 TARİH 10/09/2013 SÜRECİN SORUMLULARI Öğrenci Temsilcisi Seçim İşleri İle Sorumlu Müdür SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Yardımcısı, Danışman Öğretim Elamanları Öğrenci Temsilcisi Seçim İşleri İle Sorumlu Müdür Yardımcısı, Danışman Öğretim Elamanları, Öğrenci Rektörlük,Müdürlük, Eğitim-Öğretim Süreci Sınıf, Program,Bölüm ve MYO Öğrenci Temsilcisinin Belirlenmesi, Öğrenci Temsilcisi Seçim İşleri İle İlgili Rektörlükten Gelen yazı İle Başlar, MYO Öğrenci Temsilcisinin Belirlenmesi İle Sonlanır. Gerektiğini Bildiren Yazı Gönderilir. Gerektiğini Bildiren Yazı Duyurulur.. Tarihleri Belirlenip Öğrencilere Duyurulur. Bölüm Temsilcisi Seçimleri Yapılır. Adayları Belirlenir. Almak Üzere MYO Temsilcisi Seçilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Aday Olan Öğrenci Sayısı ve Seçime Katılıp Oy Veren Öğrenci Sayısı.

15 Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU Öğrenci Temsilcisi Seçim Süreci Akış Şeması ÖĞRENCİ TEMSİLCİSİ SEÇİM SÜRECİNİ BAŞLAT Rektörlük (Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı) Tarafından Öğrenci Temsilcisi Seçilmesi Gerektiğini Bildiren Yazı Gönderilir Okul Müdürlüğünce Öğrenci Sınıf, Program, Bölüm Ve MYO Temsilcisi Seçim Tarihleri Duyurulur. Belirlenen Tarihlerde Öğrenciler Arasından Sandık Kurulları Oluşturulur. Adaylar Arasından Sınıf Temsilcisi Seçilir. Adaylar En çok Oy mu Aldı? Sınıf Başkanı Olamaz. En Çok Oyu Alan Sınıf Temsilcisi Olur. Aynı Yol ile Sınıf Temsilcileri Program Temsilcisini Seçer. Seçilen Program Temsilcileri Kendi Aralarından Aynı Yol mu?

16 İle Bölüm Temsilcisini Seçer. Seçilen Bölüm Temsilcileri Duyurulan Günde Kendi Aralarından MYO Temsilcisini Seçer. Seçilen Sınıf, Program,Bölüm ve MYO Temsilcileri Bir Üst Yazı İle Rektörlüğe (Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına) Bildirilir.. Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU 8- YOLLUK VE YEVMİYELERİN ÖDENMESİ İŞLEMLERİ SÜREÇ ADI : Yolluk ve Yevmiyelerin Ödenmesi Süreci SÜREÇ NO 8 TARİH 10/09/2013 SÜRECİN SORUMLULARI Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Sekreteri,Mali İşler SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI İŞLEM SONU Sorumlusu İdari Personel,Öğretim Elemanı, Mali İşler Sorumlusu, Yüksekokul Sekreteri, Yüksekokul Müdürü, Yönetim Kurulu,Rektörlük Yönetim İşletişim Süreci Görevlendirme İle Şehir Dışına Çıkacak İdari Personel ve Öğretim Elemanlarının Yolluk-Yevmiye Ücretlerinin Ödenmesi, Kişinin Talebi Üzerine Rektörlük Makamına Olur Yazılması veya Yüksekokulu müdürünün görevlendirmesi ile Başlar, Paranın Hesaba Havale Edilmesi İle Son Bulur. Katılmak İçin Bölüm Başkanlığa Başvurur. Bölüm Başkanlığı Uygun Görmesi Halinde Talebi Okul Müdürlüğüne Bildirir. iklere Yüksekokul Müdürü rektörlükten gelen yazıya istinaden gerekli gördüğü takdirde İderi personel görevlendirebilir. Kurulu Uygun Görürse Rektörlük Makamına Onay İçin Sunulur. Doğrultusunda Gider Gelir. Göreve Geldiğinde Otobüs ve Konaklama Faturalarını Muhasebeye Teslim Eder. İşler Sorumlusunca Muhasebeleştirilerek, tutar ilgilinin hesabına yatırılır. SÜREÇ PERFORMANS Performans Göstergesi Yolluklara Ayrılan Bütçeden Yararlanan Kişi Sayısı,.

17 GÖSTERGELERİ Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU Yolluk Ve Yevmiyelerin Ödenmesi Süreci Akış Şeması YOLLUK-YEVMİYELERİN ÖDENMESİ SÜRECİNİ BAŞLAT Öğretim Elemanı Konferans, Seminer Vb. Etkinliklere Katılmak İçin Bölüm Başkanlığına başvuruda Bulunur. İŞLEM SONU Talep Bölüm Bşk.lığınca Uygun Görüldü mü? Bölüm Başkanlığı Öğretim Elemanının Talebini Uygun Buldu ise Okul Müdürlüğüne (Yönetim Kuruluna) Sunar İŞLEM SONU Olamaz. Talep MYO Yönetim Kurulunca Uygun Görüldümü? Yönetim Kurulunca Uygun Görülen Talep Rektörlük Makamına Onaya Sunulur.

18 İŞLEM SONU Talep Rektörlük Makamınca Onaylandı mı? Rektörlük Makamınca Onaylandıktan Sonra Göreve mu? Gidilir. Dönüşte Yolculuk-Konaklama Biletleri Muhasebeye Teslim Edilir. Muhasebe Görevlisi Eldeki Evrakı üsbitelere Göre Hesaplamaları Yapar. İŞLEM SONU Hesaplanan Tutar İlgili Kişinin Hesabına Havale edilir.

19 Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU İŞ SÜREÇLERİ 9- BÜTÇE HAZIRLAMA İŞLEMLERİ SÜREÇ ADI : Bütçe Hazırlama Süreci SÜREÇ NO 9 TARİH 10/06/2013 SÜRECİN SORUMLULARI Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Sekreteri, Mali İşler SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Sorumlusu Mali İşler Sorumlusu, Yüksekokul Sekreteri, Yüksekokul Müdürü, Rektörlük Yönetim İşletişim Süreci Meslek Yüksekokulunun Yıllık Bütçesini Hazırlamak, Rektörlüğün Mali Yıl Bütçe hazırlık Çalışmaları İle İlgili Yazısının Gönderilmesi İle Başlar, ve Harcama kalemlerine Ödenek Aktarılması İle Son Bulur. Çalışmaları İle İlgili Yazının Ulaşması,. Hazırlanır, Formlarını Düzenleyerek Rektörlük Strateji Daire Başkanlığına Gönderir. Harcama Kalemlerine Rektörlük Strateji Daire Başkanlığınca Mali Yıl İçerisinde Harcanmak Üzere Ödenek Aktarılır.. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Her mali Yıl Döneminde Aktarılan Ödeneklerin ve Harcamaların Karşılaştırılması ve Hedeflerle Kıyaslanması,

20 Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU Bütçe Hazırlama Süreci Akış Şeması BÜTÇE HAZIRLANMASI İŞLEMİNİ BAŞLAT Her Yıl Haziran Ayında Rektörlük Makamınca Bütçe Hızırlık Çalışmaları İle İlgili Birimlere Yazı gönderilir. Birimler Gelen Yazı Doğrultusunda Bütçe Çalışmalarına Başlar. Bir Öndeki Yıl Yapmış Olduğu Harcamalar ile İlgili Yıl Amaç ve Hedefleri Doğrultusunda Bütçe Fişleri Doldurulur. Hazırlanan Dosya MYO Müdürünün Onayı İle Rektörlük Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığına Sunulur. Hazırlanan Dosya Uygun mu?

21 Üniversitenin Bütçesi Hazırlanıp Onaylandıktan Sonra Mali Yıl İçerisinde Harcanmak Üzere Rektörlük Strateji ve Geliştirme daire Başkanlığınca İlgili Harcama kalemlerine Ödenek Aktarılır. Yüksekokulun İhtiyaçları Doğrultusunda Harcamalar Yapılır. İŞLEM SONU Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU İŞ SÜREÇLERİ 10- ARIZA-ONARIM İŞLERİ SÜREÇ ADI : Arıza-Onarım Süreci SÜREÇ NO 10 TARİH 10/06/2013 SÜRECİN SORUMLULARI Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Sekreteri, Teknisyen SÜREÇ ORGANİZASYON Bölümler, Müdürlük, Yapı ve Teknik D. Başkanlığı İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ Yönetim İşletişim Süreci SÜRECİN AMACI Yüksekokulun bakım,onarım ve Arıza işlerini yapmak SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Arızanın Bildirilmesi İle Başlar, ve Onarımın Gerçekleşmesi İle Son Bulur. Müdürlüğe Gönderilir. Arıza İse Okul Teknisyeni Yapar, Değilse Okul Müdürlüğü Yapı Ve Teknik Daire Başkanlığına Gönderilir, İncelenir. Hangi Birim İle İlgili İse O Birime Havale Eder. Gönderilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Arıza Sayısı Arıza Giderme Oranı Arıza Giderme Süreci,

22 Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU Arıza-Onarım Süreci Akış Şeması ARIZA ONARIM İŞLEMİNİ BAŞLAT Görülen Arıza İlgili Birim/Bölümce Teknik Arıza Bildirim Formu Düzenlenerek Okul Müdürlüğüne Bildirilir. Arıza Okul Teknisyenince Yapılabilecek Mi? Tamirat Okul Teknisyenince Yapılır. Arıza Müdürlükçe Yapı ve Teknik Daire Başkanlığına Bildirilir. Yapı ve teknik Daire Başkanlığı Yazıyı İlgili Birimine Havale Eder. Arıza İlgili Atölye/Servise Bildirilir. mu?

23 Arıza İle İlgili Teknik Eleman arızanın Olduğu Bölüme Görevlendirilir. Teknik Elemanca Arıza Onarımı ve Tadilat Gerçekleştirilir. İŞLEM SONU Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU İŞ SÜREÇLERİ 11- AKADEMİK PERSONELİN İZİN ALMA İŞLEMLERİ SÜREÇ ADI : Akademik Personel İzin Alma Süreci SÜREÇ NO 11 TARİH 10/06/2013 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Sekreteri, Bölüm Başkanı, Öğretim Elemanı, Personel İşleri, Bölüm Başkanlığı, Yüksekokul Müdürlüğü Yönetim İşletişim Süreci Meslek Yüksekokulu Akademik Personelin İzinlerini Yönetmek, Akademik Personelin İzin Formunu Doldurması İle başlar, İzin İsteğinin Reddi veya Onaylanması İle Son Bulur. e Bulunur. Doldurulup Bölüm Başkanlığına Sunulur. Uygun Görürse Okul Müdürlüğüne Gönderir. Uygun Görürse Onaylar. Saklanır. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Mazeret/Yıllık İzin Kullanan Personel Sayısı, Ortalama İzin Süresi,

24 Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU Akademik Personelin İzin Alma Süreci Akış Şeması İZİN ALMA İŞLEMİNİ BAŞLAT İlgili Mazeret/Yıllık İzin Almak İçin Başvuruda Bulunur. MYO Personel İşleri İlgili Kişi Adına Yıllık İzin Formu Düzenler. İzin Formunun Bölüm Başkanına Gönderir. İzin İsteği Bölüm Başkanlığınca Uygun görüldü mü? İzin İsteği Red Edilir. İzin İsteği Yüksekokul Müdürüne İletilir. mu? İzin İsteği Y.O.Müdürlüğünce Uygun görüldü mü

25 İzin İsteği Red Edilir. İzin Formu Yüksekokul Müdürlüğünce Onaylanır. İzin Formunun Bir Sureti İlgiliye verilir. İzin Formunun Bir Sureti İlgilinin Şahsi Dosyasına Konulur. Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU İŞ SÜREÇLERİ 12- İDARİ PERSONELİN İZİN ALMA İŞLEMLERİ SÜREÇ ADI : İdari Personel İzin Alma Süreci SÜREÇ NO 12 TARİH 10/06/2013 SÜRECİN SORUMLULARI Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Sekreteri SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ İdari Personel, Personel İşleri, Yüksekokul Müdürlüğü ÜST SÜRECİ Yönetim İşletişim Süreci SÜRECİN AMACI Meslek Yüksekokulu İdari Personelin İzinlerini Yönetmek, SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI İŞLEM SONU İdari Personelin İzin Formunu Doldurması İle başlar, İzin İsteğinin Reddi veya Onaylanması İle Son Bulur. Doldurulup Yüksekokul Sekreterine Sunulur. Uygun Görürse Okul Müdürlüğüne Gönderir. Uygun Görürse Onaylar.

26 Saklanır. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Mazeret/Yıllık İzin Kullanan Personel Sayısı, Ortalama İzin Süresi, Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU İdari Personel İzin Alma Süreci İZİN ALMA İŞLEMİNİ BAŞLAT İlgili Mazeret/Yıllık İzin Almak İçin Başvuruda Bulunur. MYO Personel İşleri İlgili Kişi Adına Yıllık İzin Formu Düzenler. İzin Formunu Yüksekokul Sekreterine Gönderir. İzin İsteği Yüksekokul Sekreterince Uygun görüldü mü? İzin İsteği Red Edilir.

27 İzin İsteği Yüksekokul Müdürüne İletilir. İzin İsteği Y.O.Müdürlüğünce Uygun görüldü mü İzin İsteği Red Edilir. İzin Formu Yüksekokul Müdürlüğünce Onaylanır. İzin Formunun Bir Sureti İlgiliye verilir. İzin Formunun Bir Sureti İlgilinin Şahsi Dosyasına Konulur. mu? İŞLEM SONU Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU İŞ SÜREÇLERİ 13- ARŞİV İŞLEMLERİ SÜREÇ ADI : Arşiv Yönetim Süreci SÜREÇ NO 13 TARİH 10/06/2013 SÜRECİN SORUMLULARI Yüksekokul Sekreteri,Arşiv Sorumlusu SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ MYO Birimleri, Yüksekokul Sekreteri, Arşiv Sorumlusu, Rektörlük, ÜST SÜRECİ Yönetim İşletişim Süreci SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Meslek Yüksekokulunda Arşivlenecek Evrakların Yönetimi, Arşivlenecek Evrakların Ortaya Çıkması İle Başlar, Evrakların Arşive kaldırılması veya Rektörlük Arşiv Birimine Gönderilmesi İle Son Bulur. Sorumlusuna İletilir, Sekreterinin Onayına Sunar.

28 Kayıt Edilerek Arşive Kaldırılır. Edilir, Arşivleme Birimine Gönderilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Arşive Kaldırılan Evrak Sayısı, Türü ve Arşivleme Süresi, Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU Arşiv Yönetim Süreci Akış Şeması ARŞİVLEME İŞLEMİNİ BAŞLAT MYO Birimleri Arşivlenecek Evrakları MYO Arşiv Sorumlusuna İletir. MYO Arşiv Sorumlusu Arşivlenecek Evrakları Yüksekokul Sekreterinin Onayına Sunar. Yüksekokul Sekreteri ArşivlenecekEvrakları Uygun Gördü mü? Evrakların Arşivlenmesi Uygun Değil İse Geri İade Edilir.

29 Evraklar Arşiv Sorumlusuna İletilir. Evrak Kayıt Edilerek Arşive Kaldırılır. Arşivleme Süreci Dolan Evraklar MYO Sekreterine Bildirilir. Arşivleme Süreci Dolan Evraklar Yazı İle Rektörlük Arşivine Gönderilir. İŞLEM SONU Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU İŞ SÜREÇLERİ 14- MALZEME SATIN ALIM İŞLEMLERİ SÜREÇ ADI : Malzeme Satın Alım Süreci SÜREÇ NO 14 TARİH --/--/2013 SÜRECİN SORUMLULARI Yüksekokul Sekreteri, Yüksekokul Müdürü, Mali İşler SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Sorumlusu, Muayene Komisyonu, Yüksekokul Sekreteri, Yüksekokul Müdürü, Mali İşler Sorumlusu, Muayene Komisyonu,Rektörlük, Yönetim İşletişim Süreci Meslek Yüksekokulunu için Doğru Ürünün, Doğru zamanda, Doğru Yerde ve En Uygun Fiyata Alınması, Malzeme Talebinin Müdürlüğe İletilmesi ile Başlar, Malzemenin Alınmasından Sonra ödeme Yapılması İle Sonlanır. Müdürlüğüne Gönderilir, yorsa İhale

30 Yoluyla, Gerektirmiyorsa Teklif Yolu İle Satın Alma Süreci İşler, Fiyatı Öğrenilir, Onay Verir, Değerlendirilir.. Edildiği Haber Verilir, Ödeme Yapılır. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Ayrılan Bütçe Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU Malzeme Satın Alma Süreci Akış Şeması MALZEME SATIN ALMA İŞLEMİNİ BAŞLAT MYO Birimleri Malzeme İsteğini MYO Müdürlüğüne İletir. Alınacak Malzeme Yüksek Bütçe mi Gerektiriyor? İhale Yolu İle

31 Teklif Yolu İle Piyasa Fiyat Araştırması Yapılarak Malın Fiyatı Öğrenilir. Malın Fiyatı Uygunsa Harcama Yetkilisi Alınması Yönünde Onay Verir. Teklif Yapılacak Firmalar Belirlenir. Firmalara Teklif Mektupları Gönderilir. Firmalarca MYO dan Gelen Teklif Mektubuna Fiyat Verilerek Cevap Verilir. Gelen teklif mektupları Değerlendirmeye alınır. Malzeme uygunmu? Mal İade Edilir En Düşük Fiyatı Veren Firmaya Teklifin Kabul Edildiği Haber Edilir Firma En Kısa Sürede Malzemeyi Teslim Eder, mu? Mal Taşınır K.Kont. Yetkilisince Teslim Alınır. Taşınır Fişi Kesilir. İlgili Firmaya Ödeme Yapılır. Muayene Komisyonu Malzemeyi Kontrol Eder, İŞLEM SONU

32 Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU İŞ SÜREÇLERİ 15-AKADEMİK PERSONEL ALIM İŞLEMLERİ SÜREÇ ADI : Akademik Personel Alım Süreci SÜREÇ NO 15 TARİH --/--/2013 SÜRECİN SORUMLULARI Bölüm Başkanı, Yüksekokul Sekreteri, Müdür, SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ Yüksekokul Müdürlüğü, Bölüm Başkanlığı, Yüksekokul Sekreterliği, Rektörlük, ÜST SÜRECİ Yönetim İşletişim Süreci SÜRECİN AMACI Akademik Personel İhtiyacının Karşılanması, SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Bölüm Başkanının Bir Üst yazı İle Müdürlüğe Akademik Personel İhtiyacını Bildirmesi İle başlar, Rektörlüğün Akademik Personeli Ataması ve İlgilinin Göreve başlaması İle Sonlanır.

33 Bir Üst Yazı İle Müdürlüğe Bildirilir. İhtiyacını Bir Üst Yazı İle Rektörlüğe Bildirir. Görüşüldükten Sonra Uygun Olanlar İçin YÖK ten Gerekli İzinler Alınır. Alacağını ve İlanın Özelliklerini Duyurur. Esaslar Doğrultusunda Sınavlarını Yapar. Kararı İle Birlikte Dosyaları Rektörlüğe Gönderilir. Atamalarını Meslek Yüksekokuluna Yapar. Sonra Başlama Yazısını Yazar eslek Yüksekokulunun İlgili Biriminde Görevine Başlar. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Akademik Personel Sayısı Öğrenci Sayısı / Akademik Personel Sayısı Oranı. Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU Akademik Personel Alım Süreci Akış Şeması AKADEMİK PERSONEL ALIM SÜRECİ İŞLEMİNİ BAŞLAT Bölüm Başkanlığı Akademik Personel İhtiyacını Bir Üst yazı İle Müdürlük Makamına Bildirilir. Müdürlük Bölüm Başkanlığının Talebini MYO Yönetim Kurulunda Görüşür.

34 Bölümün Personel Talebi Reddedilir Müdürlük Akademik personel Talebini Bir Üst yazı İle Rektörlüğe Bildirir. Rektörlük Tüm Birimlerin Taleplerini Değerlendirir. Konu Üniversite Yönetim Kurulunda Görüşülür. Talep Uygun mu?? MYO nun Talebi Reddedilir mu? Rektörlük İzin Almak Üzere YÖK e gönderir. YÖK izin verdi mi? Rektörlüğün Talebi Reddedilir mu? Rektörlük Ulusal Basın Yolu İle Akademik Personel Alacağını Özellikleri İle Birlikte Duyurur. Adaylar Müracaatlarını İlgili Birimlere Yapar. Birimler Sınav Komisyonlarını Oluştururlar. Sınav Komisyonu Kanun / Yönetmelikte Belirtilen Esaslar Doğrultusunda Sınavları Yapar.

35 Sınav Sonuçları Üniversitenin web Sayfasında İlan Edilir. Sınavda başarılı Olanların Dosyası MYO Yönetim Kurulu Kararı İle Birlikte Rektörlüğe Gönderilir. Rektörlük Gerekli İncelemeleri Yaptıktan Sonra Kazanan Adayın Atamasını Meslek Yüksekokuluna Yapar. Kararnameyi Meslek Yüksekokuluna Gönderir. Meslek Yüksekokulu Kararnameyi İlgiliye Tebliğ Eder. Müdürlük Başlama Yazısını Yazar ve Rektörlüğe Gönderir. Akademik Personel MYO nun İlgili Biriminde Göreve Başlar. İŞLEM SONU Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU İŞ SÜREÇLERİ 16- İDARİ PERSONEL NAKLEN GEÇİŞ İŞLEMLERİ SÜREÇ ADI : İdari Personel Naklen Geçiş Süreci SÜREÇ NO 16 TARİH --/--/2013 SÜRECİN SORUMLULARI Yüksekokul Sekreteri, Müdür, SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ Yönetim İşletişim Süreci SÜRECİN AMACI İdari Personel İhtiyacının Karşılanması, Yüksekokul Müdürlüğü, Yüksekokul Sekreterliği, Personel İşleri, Rektörlük,

36 SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Geçiş Yapmak isteyen Personelin MYO Müdürlüğüne Dilekçe Vermesi İle başlar, Rektörlüğün İdari Personeli Ataması ve İlgilinin Göreve başlaması İle Sonlanır. Müdürlüğüne Dilekçe İle Başvurur. ve İhtiyaç Durumunu Değerlendirir. Uygunsa İlgilinin Naklen Geçiş Talebini Alır. Yüksekokul Müdürüne Sunar. Bir Üst Yazı İle Rektörlük Makamına Gönderir. Kurumdan Muvafakatını İster. Rektörlük Makamınca Ataması Yapılır. Gönderir. Göreve Başlar. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi İdari Personel Sayısı Öğrenci Sayısı / İdari Personel Sayısı Oranı. Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU İdari Personel Naklen Geçiş Süreci Akış Şeması İDARİ PERSONEL NAKLEN GEÇİŞ İŞLEMİNİ BAŞLAT Naklen Geçiş Yapmak İsteyen Personel MYO Müdürlüğüne Dilekçe İle Başvurur.. Yüksekokul Sekreteri Yüksekokulun Kadro ve İhtiyaç

37 Durumunu Değerlendirir. Talep Uygun mu?? mu? İlgilinin Talebi Reddedilir Yüksekokul Sekreteri Talebi Yüksekokul Müdürünün Onayına Sunar. Talep Müdürlükçe Uygun mu?? İlgilinin Talebi Reddedilir mu? Müdürlük Rektörlüğe İlgilinin Talebini Uygun Görüş Bildirerek Gönderir. Talep Rektörlükçe Uygun mu?? İlgilinin Talebi Reddedilir mu? Rektörlük İlgilinin Çalıştığı Birimden Muvafakatını İster. İlgilinin Muvafakat Yazısı Gelince Rektörlük Makamınca MYO ya Ataması yapılır. MYO Müdürlüğü İlgiliye Atama Kararnamesini Tebliğ Eder.

38 MYO Kişinin Başlama Yazısını Rektörlüğe Gönderir. Kişi MYO nun İlgili Biriminde Göreve Başlar. İŞLEM SONU Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU İŞ SÜREÇLERİ 17- YENİ KAYIT-ÖSYS SÜRECİ İŞLEMLERİ SÜREÇ ADI : Yeni Kayıt-ÖSYS Süreci

39 SÜREÇ NO 17 TARİH --/--/2013 SÜRECİN SORUMLULARI Yüksekokul Sekreteri, Müdür, Öğrenci İşleri Çalışanları SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ Yüksekokul Müdürlüğü, Yüksekokul Sekreterliği, Öğrenci İşleri, Öğrenci, Öğrenci İşleri D.Bşk.lığı, ÜST SÜRECİ Öğrenci İşleri Süreci SÜRECİN AMACI OSYM Sınavı Sonuçlarına Göre Yerleştirilen Öğrencilerin SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Kayıtlarının Yapılması, Sınav Sonuçlarına Göre Yerleştirilen Öğrencilerin Kayıt Duyurusunun Yapılması İle Başlar, Öğrencinin Kaydının Yapılması İle Son Bulur. Öğrencilere Kayıt Duyurusu Yapılır. Öğrencilerin Bilgileri OSYM Sisteminden Üniversitemiz Öğrenci Bilgi Sistemine Aktarılır. Günleri) Duyurulur. Gelir. Doldurulması Sağlanır. Belgeleri Kayıt Bürosunda Görevliye Teslim Eder. Öğrenci Belgesi Verilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Kayıt Olan Öğrenci Sayısı Başarılı Bir Şekilde Tamamlanan Kayıt Süreci. Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU Öğrenci Yeni Kayıt-ÖSYS Süreci Akış Şeması ÖĞRENCİ YENİ KAYIT İŞLEMİNİ BAŞLAT

40 OSYS Sınav Sonuçlarına Göre yerleştirilen Öğrencilere Öğrenci İşleri Daire Başkanlığınca Kayıt Duyurusu Yapılır. Sınav Sonuçlarına Göre Yerleşen Öğrencilerin Bilgileri Öğrenci İşleri D.Bşk.lığınca OSYM den ÖBS ne Aktarılır. Öğrencilerin Kayıt İçin Hangi Gün Gelecekleri (Kayıt Günleri) Duyurulur.. Öğrenci Belirlenen Günde Kayıt İçin Kayıt Bürosuna Gelir. Aday Bizzat Kendisi mi Başvurdu?? Kayıt Yapılmaz mu? Öğrencinin Ön Kayıt Formunu WEB ten Doldurması Sağlanır. Öğrenci Ön Kayıt Formunu ve Kayıt İçin İstenen Diğer Belgeleri Kayıt Bürosundaki Görevliye Teslim Eder. Evrakları Tam mı? Kayıt Yapılmaz Görevli Personel Tarafından Öğrencinin Kaydı Yapılır. Öğrenciye Öğrenci Kimlik Belgesi ve Öğrenci Belge Verilir. Ş.Ü. -CİZRE İŞLEM MESLEK SONU YÜKSEKOKULU İŞ SÜREÇLERİ 18- KAYIT DONDURMA İŞLEMLERİ SÜREÇ ADI : Kayıt Dondurma Süreci SÜREÇ NO 18 TARİH 01/09/2013

41 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Yüksekokul Sekreteri, Bölüm Başkanı, Yönetim Kurulu Bölüm Başkanlığı, Yönetim Kurulu,Öğrenci,Öğrenci İşleri, Öğrenci İşleri Süreci Haklı Ve geçerli Bir Nedenle Öğrenimine Ara vermek İsteyen Öğrencilerin Kayıtlarının Bir Süreliğine Dondurulması, Öğrencinin Dilekçe İle Bölüm Sekreterliğine Kayıt Dondurma İsteğini Sunması İle başlar, Kayıt Dondurma işleminin Tamamlanması İle Biter. Sekreterliğine Bir Dilekçe İle İletir. Nedenler Kapsamında Dilekçeyi İnceler. Açıklanır. Bildirilir. İşler. Tebliğ Edilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Kayıt Donduran Öğrenci Sayısı. Ş.Ü. -CİZRE MESLEK YÜKSEKOKULU Kayıt Dondurma Süreci Akış Şeması