YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI

Transkript

1 T.C. ANADOLU ÜNİVERSİTESİ YAYINI NO: 2515 AÇIKÖĞRETİM FAKÜLTESİ YAYINI NO: 1486 YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI Yazarlar Yrd.Doç.Dr. Mehmet ALTINÖZ (Ünite 1, 6) Prof.Dr. Dilaver TENGİLİMOĞLU (Ünite 2, 3) Yrd.Doç.Dr. Nuran ÖZTÜRK BAŞPINAR (Ünite 4, 5) Doç.Dr. Hasan TUTAR (Ünite 7, 8) Editör Yrd.Doç.Dr. Nuran ÖZTÜRK BAŞPINAR ANADOLU ÜNİVERSİTESİ i

2 Bu kitabın basım, yayım ve satış hakları Anadolu Üniversitesine aittir. Uzaktan Öğretim tekniğine uygun olarak hazırlanan bu kitabın bütün hakları saklıdır. İlgili kuruluştan izin almadan kitabın tümü ya da bölümleri mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kayıt veya başka şekillerde çoğaltılamaz, basılamaz ve dağıtılamaz. Copyright 2012 by Anadolu University All rights reserved No part of this book may be reproduced or stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means mechanical, electronic, photocopy, magnetic, tape or otherwise, without permission in writing from the University. UZAKTAN ÖĞRETİM TASARIM BİRİMİ Genel Koordinatör Doç.Dr. Müjgan Bozkaya Genel Koordinatör Yardımcısı Doç.Dr. Hasan Çalışkan Öğretim Tasarımcıları Yrd.Doç.Dr. Seçil Banar Öğr.Gör.Dr. Mediha Tezcan Grafik Tasarım Yönetmenleri Prof. Tevfik Fikret Uçar Öğr.Gör. Cemalettin Yıldız Öğr.Gör. Nilgün Salur Kitap Koordinasyon Birimi Uzm. Nermin Özgür Kapak Düzeni Prof. Tevfik Fikret Uçar Öğr.Gör. Cemalettin Yıldız Grafiker Gülşah Yılmaz Dizgi Açıköğretim Fakültesi Dizgi Ekibi Yönetici Asistanlığı ISBN Baskı Bu kitap ANADOLU ÜNİVERSİTESİ Web-Ofset Tesislerinde adet basılmıştır. ESKİŞEHİR, Mayıs 2012 ii

3 İçindekiler Önsöz... iv 1. Sekreterlik ve Yönetici Asistanlığı Başarılı Bir Sekreterin Kişisel ve Mesleki Özellikleri Yönetici Asistanlarının Görev ve Sorumlulukları Yönetici İle Ortak Çalışma-Takım Çalışması Telefonda Etkin İletişim Kişisel İmaj Yönetimi-Giyimde Başarı Faktörleri Profesyonellik ve Etik İş Yaşamı ve Kişisel Gelişim Stratejileri iii

4 Önsöz Sevgili öğrenciler, Literatürde sekreterlik mesleği için beş sorumluluk düzeyi belirlenmiştir ve en üst düzey sorumluluk düzeyinde beşinci basamakta görev yapan sekreterlere yönetici asistanı tanımlaması yapılmıştır. Kısacası askeriyede, emniyet teşkilatında, tıp alanında, eğitimde olduğu gibi sekreterlikte de yetki ve sorumluluklara göre bir unvan sıralaması vardır ve en üst düzey sorumluluklara sahip ve yönetici özellikleri taşıyan sekretere yönetici asistanı denilmektedir. Yönetici asistanı görevi sekreterlik olarak tanımlanan büro çalışanlarının en üst düzey sorumluluklarını yüklenen üyesidir. Kısacası yönetici asistanlığı sekreterliğin en üst kademesidir. Başka bir deyişle de asker denilince nasıl erden paşaya kadar tüm düzeyler anlaşılıyorsa, sekreterlik kavramı da içinde yönetici asistanlığını barındırır. Yönetici asistanları diğer sekreterlere göre daha karmaşık örgütsel sorunlarla ilgilenmekte ve yerine göre, yöneticilerin yetkilerini onun adına kullanabilmekte ve onlara danışmanlık yapmaktadır. Yönetici Asistanlığı kitabınızın ilk ünitesinde meslek kavramı, sekreter kavramı açıklanmış ve sekreterlik mesleğinin nasıl geliştiği anlatılmış, sekreterlerinin sorumluluk düzeyleri açıklanarak, sekreterlik türleri sıralanmış ve yönetici asistanlığı kavramı açıklanmıştır. İkinci ünitede başarılı bir sekreterde bulunması gereken temel özellikleri sıralanmış ve sekreterlerde bulunması gereken temel kişilik özellikleri ve mesleki özellikler anlatılmıştır. Üçüncü ünitede sekreterlerin temel görev ve sorumlulukları açıklanmış ve yönetici asistana özel görev ve sorumlulukların neler olduğu açıklanmıştır. Kimi zaman bir işin yapılmasının tek yolu takım çalışmasıdır ve yönetici ile asistanı üretken bir takım oluşturmalıdır. Bu nedenle dördüncü ünitede takım kavramı ve örgütlerde en çok görülen takım türleri açıklanarak, takımların oluşum aşamalarını sıralanmıştır. Başarılı bir takımın profili ve yöneticinizle ve iş arkadaşlarınızla üretken bir takım çalışmasını nasıl oluşturabileceğiniz hakkında bilgiler verilmiş, iş çevrenizdeki zor insanlarla daha sağlıklı iletişim kurabilme yolları açıklanmıştır. Beşinci ünitede telefonun büro iletişimindeki yeri ve önemini açıklanmış, telefon konuşmalarındaki temel ilkeler ve telefon protokolü ilkeleri açıklanmıştır. Cep telefonu görüşmeleri ile ilgili püf noktaları verilmiştir. Kitabınızın altıncı ünitesinde iş yaşamında büyük önem taşıyan ilk izlenim ve imaj konuları üzerinde durulmuş, etkili bir imajın bileşenlerinin neler olduğu anlatılmış ve imaj kıran faktörler anlatılmıştır. Yedinci ünitede profesyonellik kavramı tanımlanmış, profesyonellik ölçütleri sıralanmış ve profesyonellik ile etik ilişkisi açıklanmıştır. Değerli öğrenciler gördüğünüz gibi Yönetici Asistanlığı kitabınız, bir yönetici asistanının ihtiyaç duyacağı tüm bilgileri içeren oldukça zengin bir içeriğe sahiptir. Bu kitap kapsamında karşılaşacağınız kavramlar, edineceğiniz bilgiler, kendinizi ve mesleğinizi daha farklı bir gözle görmenizi ve yorumlamanızı sağlayacak bir derinliğe sahiptir. Bu konuda sizlere düşen bazı görevler de vardır. Kitap içerisinde yer alan her ünite Amaçlar ile başlamaktadır. Amaçlar, ünitede kazanılması gereken bilgi ve becerilerin neler olduğunun görülebilmesini sağlamak için kullanılmıştır. Ardından ünitede yer alan Anahtar Kavramlar sıralanmıştır. Ünite içerisinde, dikkatinizi yoğunlaştırmanız gerektiği yerler Dikkat ikonu başlığı altında verilmiştir. Benzer şekilde İnternet ikonu, metinle ilgili İnternet kaynaklarına, Kitap ikonu da, konuyla ilgili sizi farklı kaynaklara yönlendirmek amacıyla kullanılmıştır. Böylece anlatılan konuyla ilgili farklı bakış açılarını görebilmeniz sağlanmaya çalışılmıştır. Özellikle kitap içinde yer alan Sıra Sizde soruları konularını olabildiğince cevaplandırmaya çalışmalısınız. Ders kapsamında öğrendiğiniz bazı kavramları gündelik hayatınızdaki olaylarla ilişkilendirerek, yakınlarınızla tartışarak yorumlamalısınız. Her ünitenin sonunda yer alan Kendimizi Sınayalım adlı bölümler ünitelerin içinde anlatılan konulara ilişkin çoktan seçmeli bir sınavdır. Lütfen bu sorulara cevap vermeye çalışın ve yanlış cevaplandırdığınız her soru için yanıt anahtarında açıklanan bölümü yeniden okuyun. Bu sizlerin konuyu daha iyi anlamanıza yardımcı olacaktır. Özet bölümünde ünitenin kısa bir özeti verilmiştir. Ünitelerin arkasında yer alan Kaynaklar adlı kısım ise sizlere ünitenin hangi kaynaklardan faydalanılarak hazırlandığını ve daha fazla bilgi edinmek isterseniz hangi kaynaklara başvurabileceğinizi göstermektedir. İş yaşamında başarılı olmak, bilgili olmayı, çaba göstermeyi, azimli ve kararlı olmayı gerektirir. Sizlere bu derste verilen teorik bilgileri kullanmak ve uygulamak size kalmaktadır. Başarılarınızın sağlıkla ve mutlulukla sürmesi dileğiyle. Editör Yrd.Doç.Dr. Nuran Öztürk Başpınar iv

5

6 1 Amaçlarımız Bu üniteyi tamamladıktan sonra; Meslek kavramını tanımlayabilecek, Sekreter kavramını tanımlayabilecek, Sekreterlik mesleğinin nasıl geliştiğini açıklayabilecek, Sekreterlerin sorumluluk düzeylerini açıklayabilecek, Sekreterlik türlerini sıralayabilecek, Yönetici asistanlığı kavramını açıklayabilecek, bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz. Anahtar Kavramlar Sekreter Yönetici Asistanı Mesleki Eğitim Sorumluluk Düzeyleri Meslek İçindekiler Giriş Meslek Sekreter Sekreterlik Mesleğinin Gelişimi Sekreterlerin Sorumluluk Düzeyleri Sekreterlik Türleri Yönetici Asistanlığı 2

7 Sekreterlik ve Yönetici Asistanlığı GİRİŞ Meslek bir kişi için en değerli ve o oranda da önemli bir kimlik belgesidir. Meslek, insanın bütün yaşamını ve kişiliğini etkilemektedir. Meslek, bir kimsenin hayatını kazanmak ve geçimini sağlamak için, seçerek kendisini verdiği iş ya da düşünme alanı olarak ya da bir kimsenin geçimini sağlamak için yaptığı sürekli iş, uğraş, çalışma alanı, geçim araçlarını elde etme uğraşı olarak da tanımlanmaktadır. Meslekler belirli düzeyde beceri, teknik bilgi, eğitim ve diploma gerektiren, niteliği toplumdan topluma değişmekle birlikte yüksek statü, prestij ve gelir getiren işlerdir. Bir mesleği yapan kişi, bilerek ya da bilmeyerek kişisel amaçlarına ulaşma çabası içindedir. Mesleğini yapan kişinin bireysel amaçları, o kişinin bireysel gereksinimlerinden kaynaklanmaktadır. Kişilerin bireysel amaçları dört başlık altında toplanabilir: Biyolojik ihtiyaçları gidermek, para kazanmak, itibar kazanmak ve üretmek. Mesleği belirleyen önemli öğelerden birisi eğitimdir. Bir mesleği yapan kişinin, o mesleğin amaçlarını yerine getirebilmek için belli bilgi, beceri ve davranış niteliklerine sahip olması gerekir. Bu üç öğeyi topluca yeterlik olarak da tanımlamak mümkündür. Meslek için gerekli olan bilgi, beceri ve davranışlar eğitim süreci içinde kazanılabilir. Başka bir deyişle, bir meslekte başarı kazanmanın temelini oluşturan etmenler en iyi şekilde, mesleki eğitim çerçevesi içinde öğrenilebilmektedir. Günümüzde, bir mesleğe girebilmek için en az öğrenim düzeyinin ne olması gerektiği birçok durum için ayrı ayrı belirtilmiştir. İnsanın yaratıcı ve yenilikçi gelişiminin temelinde mesleki eğitim vardır. Mesleki eğitimin genel amacı, eğitimin konusunu oluşturan mesleğin öğretilmesidir. Örneğin, sekreterlik eğitiminin amacı sekreterlik mesleğinin öğretilmesidir. Sonuç olarak her hangi bir mesleğin öğretilmesine yönelik bir eğitimin amacına ulaşabilmesi için mesleki bilgilerin ve mesleki becerilerin kazandırılması, mesleki davranışların geliştirilmesi gerekir. Konu, sekreterlik mesleğiyle ilişkilendirilirse; böyle bir eğitimde mesleki bilgiler düzeyinde sekreterlik mesleği ile ilgili kültürel ve teknik bilgiler öğretilir. Beceri kazandırma düzeyinde ise, meslekle ilgili araç gereç tanıtılır ve bunların kullanılması öğretilir. Bilgi ve beceri kazandırılması yanında mesleki davranışların geliştirilmesine yönelik eğitim etkinlikleri de gereklidir. Bir mesleğin yapıldığı yerde, bir meslek eğitimi vardır. MESLEK İnsanın yaşamını sürdürebilmesi için gerekli olan yiyecek, hava, su gibi biyolojik ihtiyaçlarını giderebilmesi göreli olarak bir mesleği yapmaya bağlıdır. Birey, bu ihtiyaçlarını bir mesleğe sahip olmadan da doyurabilir ancak, bir meslekte çalışma bunların sağlanmasını kolaylaştırabilir. Öte yandan birey; giyecek, yiyecek, barınma, korunma gibi biyolojik ihtiyaçlarını genellikle para karşılığı sağlayabilmektedir. Bu anlamda biyolojik gereksinimlerini karşılamak bir mesleği yapan bireyin para kazanmak amacını oluşturur. Öte yandan, bireyin toplumsal gereksinimleri; dostluk, sevgi, kabul görme, takdir edilme vb. bir mesleği yapan kişi açısından onur-itibar kazanma başlığı altında toplanabilir. Bireyin, para ve onur kazanma gereksinimlerini doyurabilmesi için mesleğin üretim (mal-hizmet) yapması gerekmektedir. Bu nedenle, üretim de kişinin bireysel amaçları arasında yer almaktadır. Öte yandan, bir mesleğin amacını etkileyen bireysel amaçların belirlenmesinde, kişinin çocukluk dönemi psikolojik yapısının özellikle bilinçaltı birikimlerinin de etkisi vardır. 3

8 Doğru belirlenmiş örgütsel amaçlar, mesleğini yapan kişilere cesaret verir ve hangi amaca ulaşmak için çalıştığını belirlemesine yardımcı olur. Bir mesleği yapan kişilerin bireysel amaçlarıyla örgütsel amaçları uyum içinde olursa, amaçlar birbirini güçlendirir ve başarıya ulaşmayı hazırlar. Bireysel ve örgütsel amaçların uyumuna bir mesleğin amacı açısından bakıldığında, bireyler mesleklerini yaparken örgütün amaçlarına ulaşmasına; örgütler de mesleklerini yapan kişilerin bireysel amaçlarına ulaşmasına yardımcı olurlar. Sekreterlik mesleği; ilgili meslek liselerinin ve meslek yüksekokullarının açılmasıyla rastlantı sonucu kazanılan bir iş olmaktan çıkarak uzmanlaşma gerektiren meslek haline gelmiştir. Kişi bir mesleği yaparken bireysel amaçlarını gerçekleştirebilmek için üretim yapar; bunun sonucunda, çalıştığı örgütün amacı olan üretim de gerçekleşir ve örgüt kişiye çalışmasının karşılığını ücret/maaş olarak öder. Belli bir mesleğin yürütülmesi bir işin görülmesine bağlıdır ve her iş, bireye maddi ve manevi tatmin sağlar. Böylece, kişinin bireysel amaçları ve kurumun örgütsel amaçları birbirini tamamlayan bir süreci oluştururlar. Bir iş belirli düzeyde beceri, yetenek, bilgi ve eğitim gerektiriyorsa o iş için meslektir denilebilir. SEKRETER Sizce bir meslek sahibi olmak insan hayatında neden önemlidir? Latince secretum sözcüğünden türetilen sekreter sözcüğü; İngilizce de secret, gizli, sır anlamına gelmektedir. Türk Dil Kurumu sözlüğünde sekreterin karşılığı ise; özel veya kamu kuruluşlarında haberleşmeyi sağlayan, yazışma yapabilen görevli, yazman, kâtiptir. Bununla birlikte geçmişten günümüze yönetim anlayışlarında ortaya çıkan gelişmeler, örgütlerin yapılarını da değiştirmektedir. Bu gelişmeler, örgütün vazgeçilmez çalışanları olan sekreterlere de yeni yeni görevler getirmekte ve sekreterin tanımı da sürekli olarak değişmektedir. Başlangıçta secret/sır sözcüğünün ağırlıklı anlamını belirlediği sekreter sözcüğünün tanımı da zaman içerisinde sekreterin görevlerinin artması ile daha kapsamlı hale dönüştürmüştür. Günümüzde görevlerinin tümünü bile tam olarak sayamadığımız sekreterlik mesleği için kesin ve net bir tanım vermek çok zor olsa da bir gerekliliktir. Bilimsel uğraşlarda tanım yapmak önemlidir. Çünkü tanım; anlamı sınırlar ve standartlaştırır, anlatımı sistemleştirir, konuyu daha kolay anlaşılır hale getirir ve böylece de iletişimi kolaylaştırır. Ancak bunun, belirli ölçü ve ölçütlere dayalı olarak yapılması gerektiği de açıktır. Sekreter, telefonlara bakan kişidir! Sekreter, işletme içi ve dışına gönderilen yazışmaları yapan kişidir! Sekreter, işletmeyi ziyaret edenlerle öncelikle ilgilenen kişidir! Yukarıdaki tanımlamaların hemen hepsi; belirli açılardan doğru olmakla birlikte sekreterlik mesleğini tüm görevleri ile tanımlayabilecek nitelikte, standart ve sistemli değildir. Bu da doğaldır! Sekreter olarak çalışıyor olabileceğiniz gibi herhangi bir sekreter bürosuna değişik nedenlerle konuk olmuşta olabilirsiniz. Bu esnada isteyerek ya da farkında olmadan sekreterin neler yaptığını gözlemişsinizdir. Sistemli, kapsamlı ve standart bir tanıma ulaşırken yararlanacağınız bilgiler bu gözlemlerden sağlanacaktır. Yukarıda yapılan tanımlarla gözlemlerden elde edilen bilgiler karşılaştırıldığında, bunların mesleği tümü ile tanımlamakta yetersiz kaldığı görülecektir. Bunun sonucunda da Sekreterin yaptığı tüm işleri kapsayacak bir meslek tanımı yapmaya kalksak buna sayfalar yetmez! türünden karşı çıkışlarınız olabilir. Haklısınız! 4

9 Bir mesleğin tanımı, o mesleği ortaya çıkaran hizmet ya da görevlerin tümünü içeremez. Buna olanak yoktur. Bunun için bir meslek tanımı yaparken görevleri tek tek sıralamak yerine; bu görevler arasındaki ortak özellikleri belirleyerek bunları gruplamak, bu görev gruplarına içerdiği görevleri temsil edecek bir ad vermek, sonra da ad verilerek tanımlanan görev gruplarını sınıflayıp sistemli bir dizine sokmak gerekir. Böylece gerek görev ya da iş, gerek meslek tanımlarının kısa, anlamlı ve işe yarar olması sağlanmış olur. Aslında meslek tanımı yapılırken görevler kadar, yetkiler, sorumluluklar ve özgün yeterliklerinde kapsanması gerekir. Bu da yetmez. Mesleğin etkileşim içinde bulunacağı birim, kurum ya da kişilere de tanım içinde yer verilmesi gerekir. Doğal olarak bunlar da gruplanacak ve sınıflanacaktır. Bu arada, işe yarar meslek tanımlarının üretilmesi ve uygulanmasında meslek kuruluşlarının da önemli katkı sağladığını belirtmekte yarar vardır. Değişen koşullar karşısında en sağlıklı meslek tanımı değişikliklerini de bu kuruluşlar yaparlar. Bu oluşumlar dernek, birlik, kulüp ya da oda şeklinde örgütlenebilirler. Tablo 1.1: Sekreter Kimdir? telefon kullanır TELEFON OPERATÖRÜ dosyalama yapar DOSYA MEMURU çay, kahve ikram eder SERVİS GÖREVLİSİ büronun düzen ve temizliği ile ilgilenir TEMİZLİK ELEMANI büro dekorasyonuyla ilgilenir DEKORATÖR SEKRETER seyahatleri düzenler bilgisayar kullanır TUR OPERATÖRÜ BİLGİSAYAR OPERATÖRÜ değildir. ziyaretçileri karşılar RESEPSİYONİST yabancı dilden çeviri yapar ÇEVİRMEN Tüm bu bilgilerin ışığı altında sekreterlik, bir kuruluşta iletişim, belgeleme ve düzenleme görevlerini içeren bir meslek alanı olarak tanımlanabilir. Bununla birlikte sekreterlik mesleği için geliştirilmiş bir dizi tanımı da burada vermekte yarar vardır. Sekreter, yetkin iletişim becerileri ile donatılmış, yöneticisinin diğer ünite yetkilileriyle olan iş ilişkilerini düzenleyip denetleyen, yönetim yeterliklerine sahip kişidir. Sekreter, büro işlerinin düzgün bir şekilde yapılmasını sağlayarak, yöneticisine zamanı verimli kullanma olanağı tanıyan en yakın yardımcıdır. Sekreter, mesleğe ilişkin bilgi ve becerilere sahip ve bunları davranışa dönüştürebilen, kişisel amaçları ile çalıştığı örgütün amaçlarını uyumlaştırabilen bir profesyoneldir. Sekreter, bürolardaki işlerin düzgün bir şekilde yapılmasını sağlayan, yöneticinin rahat çalışması için telefon konuşmaları, randevu tespitleri, ziyaretçi kabulü, yazışma gibi ayrıntılarla bizzat meşgul olan sempatik, anlayışlı, çalışkan kimsedir. Yönetimde, yöneticiye en çok destek sağlayan ve yardımcı olan kişilerden biri sekreterdir. Sekreter, yöneticinin iş yaşamına giren, yöneticinin imajını olumlu veya olumsuz bir şekilde etkileyen ve hatta yöneticiyi temsil eden, yöneticiyi iyi veya kötü dışa aksettiren ve yöneticiye en yakın olan kişidir. Sekreterler yakınlıkları nedeniyle yöneticilerin özel yaşamını, zaaflarını, alışkanlıklarını, güçlü ve zayıf yönlerini bilen kişilerin başında gelir. Sekreterler örgütsel pozisyonları nedeniyle yönetimin gayri resmi ortaklarıdır. 5

10 Bu arada, Uluslararası İdari Profesyoneller Birliği nin (IAAP) sekreterlik için geliştirdiği meslek tanımını da bu fırsattan yararlanarak vermek yerinde olacaktır: Sekreter, büro yeterliklerinin kendine sağladığı üstünlüklerden yararlanarak, doğrudan emir almadan sorumluluk alabilen, tanımlanmış yetki sınırları içinde karar verip bunları uygulayabilen bir yönetici yardımcısıdır. Uluslararası İdari Profesyoneller Birliği (IAAP) bir başka tanımında ise sekreter; iş yaşamının gün geçtikçe karmaşıklaşan yönetiminde, yöneticinin en yakın ortağı şeklinde ortaya çıkan, iletişim gücü, aktivite kazanma ve çalışma süresinin tamamını daha etkin olarak kullanabilme olanağını kazandıran, çalışma ortamında en önemli büro görevlisi olarak tanımlanmıştır. Sekreterlik mesleği bir taraftan sekreterlik mesleği ile ilgili uzmanlık bilgilerini, diğer taraftan da sekreterlik bilgisi ile ilgili diğer bilim dallarına ait bilgileri içeren bir meslektir. Sekreterlik, aynı zamanda gelişen teknolojiyi ve piyasa koşullarını sürekli öğrenme ve uygulamayı gerektiren bir meslektir. Sekreter nasıl tanımlanabilir? ÇAPRAZ ATEŞ AYTEN GÖRGÜN Sekreterlik Kötü Çağrışım mı Yapıyor? TBMM de bazı sekreterler yaka kartlarında "sekreter-daktilo" yazılmasından rahatsızlık duydular. AKP Diyarbakır Milletvekili Aziz Akgül de, sekreterlerin şikâyetleri üzerine sekreter denmemesi için çalışma başlattı. Gül, "Sekreter unvanı artık kullanılmıyor. Ayrıca sekreter sözcüğünün toplumda kötü çağrışımları var. Sekreter yerine yönetici yardımcısı ya da milletvekili yardımcısı demek gerekir" dedi. Gül ün sözleri, "Sekreter kelimesi kötü bir çağrışım mı yapıyor?" sorusunu gündeme getirdi. İhsan Yener (Sekreterlik Kursu Kurucusu): Saygınlığa gölge düşürmez! Sekreterlik saygın bir meslektir, küçümsenmemelidir... Vaktiyle sekreter, sadece daktilo yazan kişi değildi. Stenograf, büro memurları, muhasebe elemanları da sekreterlik kapsamındaydı Birleşmiş Milletler Genel Sekreteri ni tanımayan yoktur. Bunun kötü çağrışımla bir ilgisi var mı? Saygınlığa gölge düşürücü anlamı da yoktur. Ediz Hun (Eski ANAP Milletvekili): Dünyada kullanılıyor! Bütün dünyada sekreter kelimesi kullanılır. Yönetici yardımcısı da denilebilir. Türkiye de başarılı işadamlarının yanında çok kuvvetli lisanı, yüksek lisansı, doktorası olan sekreterler çalışıyor. Sekreterime yardımcım diyorum. Bütün işlerime yardım eden, bana kolaylık sağlayan biri. Yönetici yardımcısı denilebilir, sekreter de. Benim için hiçbir farkı yok Dr. Özkan Pektaş (Psikiyatr): Kötü meslektaş olur! Sekreterlik çok ulvi bir meslek. Kelime kötü çağrışım yapıyor denilmesi hastalıklı bir yaklaşım. Kötü meslek yok, kötü meslektaş var. Mesleğin ismini yok etmek büyük haksızlık. Bir yöneticinin sağ kolu sekreteridir. Sekreterin başarısı, kişinin de başarısını da getirir. Alınganlığa mahal vermek doğru bir şey değil. Sekreter, insanın hayatında karısından kocasından bile daha önemli oluyor. Çok önemli bir meslek. İyi bir sekreter, patronunu, müdürünü en başarılı yerlere taşır. Sekreterler de mesleklerine sahip çıkmalılar. Sekreterim demekten utanç duymamalılar. Bir ofisi yöneten sekreterdir. Kaynak: 6

11 SEKRETERLİK MESLEĞİNİN GELİŞİMİ Sekreterlik kadar toplumsal, ekonomik ve teknolojik gelişmelerden etkilenen çok az meslek bulunmaktadır. Bu nedenle mesleğin geçmişten bugüne değişen ve hareketli rolü ve gelecekteki yönelimleri büyük farklar göstermektedir. Bugünkü sekreterlerin yaptıkları işlere benzememekle birlikte, sekretere ve onun verdiği hizmetlere duyulan gereksinim tarihin başlangıcında ortaya çıkmıştır. Sekreterlik mesleğinin tanımında yer alan en önemli görevlerden biri belgeleme ve kayıt tutmadır. Bu görev, özelde büro işleyişine genelde de çalıştığı örgüte kalıcı bilgi ve belge sağlama amacına yöneliktir. Sözünü ettiğimiz örgütün gelişme sağlayabilmesi, iş akışı ve işleyişinin belgelenmesi ile mümkündür. Tarih boyunca, özellikle yönetsel bir çaba içinde olan insanların, kendilerine yardımcı olacak bir kişiye hep ihtiyaçları olmuştur. Belgeler, ilk sistemli sekreterlik hizmetlerinin Eski Mısır ve Yunan toplumlarında verildiğini belgeliyor. Bu dönemlerde yazışma yoluyla iletişim, kayıt tutma ve belgeleme amacıyla sırdaş sekreterlere gerek duyulmuştur. Sözcükleri simgelerle ve işaretlerle ya da kısaltmalarla yazmayı sağlamak için stenografi geliştirilmiştir. Troniyen notları, sözcüklerin, birkaç sözcükten oluşan deyimlerin karşılığı olarak yazılmış binlerce işaretten oluşmuştur. Romalı hatip Cicero nun azatlı kölesi olan Marcus Tullius Tiro, efendisinin senatodaki söylevlerini steno ile yazıyordu da Samuel Taylor ve 1839 da Sir Isaac Pitman İngiltere de steno sistemleri geliştirmişler; Fransa da Emile Duploye, Almanya da 1834 te Gabelsberger, Amerika da J.Robert Gregg 1888 de kendi steno sistemlerini kurmuşlardır. Sekreterin günümüzdekine yakın anlamda ilk kez istihdam edildiği yer 1933 yılında Paris te demir çelik işletmesinin genel müdürlüğüdür. Osmanlı İmparatorluğunda Divan-ı Hümayun daki (yani devletin en üst kademesindeki) işler Reissülküttab (yönetici sekreter) ve onun idaresinde bulunan Beylikçinin nezaretinde görülürdü. Ayrıca yöneticilerle umumi kâtip veya mahsus kalem müdürlüğü adında bugünkü adıyla sekreterler çalışmaktaydı. Türkiye de ilk stenografi, Avram Benaroya tarafından ve Duploye sisteminden esinlenerek hazırlanmış ve 1928 yılında uygulanmaya başlamıştır. Bu sistem, daha sonra kurulan bir komisyon tarafından geliştirilmiş ve 1943 yılında stenografi adıyla yayınlanmıştır. Bugünkü anlamıyla sekreter ise ilk kez Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü ile Karayolları Genel Müdürlüğü nde 1953 yılında çalıştırılmaya başlanmış bulunmaktadır yıllarında yeni bir steno sistemi kurulmuştur. Her yıl bir önceki yılın uygulamaları gözden geçirilmiş ve 1959 yılındaki son komisyon; tarafından sisteme son şekli verilmiştir. Son olarak, 1980 de Gregg sisteminden esinlenen Muzaffer Okutkan, yeni bir sistem oluşturmuştur. Kısacası Türkiye de sekreterlik mesleği dünyadaki gelişimini izleyerek bugünkü halini almıştır. Teknolojinin Sekreterlik Mesleğine Etkileri Sekreterlik mesleği teknolojik gelişmelerden önemli ölçüde etkilenmiştir. Christopher Sholes in daktilo adını verdiği yazı makinesini buluşu (1867) ve geliştirilmesiyle (1873) sekreterlik hizmetleri yeni bir uzmanlık alanına kavuşmuştur yılında geliştirilen ilk yazı makineleri üretilmeye başlanmış, daha sonra da Dr. Dvorak klavyelerin bilimsel esasa dayandırılması ve bir düzen içinde kullanılması için çalışmalar yapmıştır. Dr. Dvorak sağ ve sol ele eşit yük yükleyerek, kelimelerin % 70 inin, parmakları temel sıradan ayırmaksızın yazılmasını sağlamıştır. Böylece sekreterlerin iş verimin % 35 yükselteceğini düşünen ilk teknolojik ürün olan yazı makineleri metotlu olarak bürolarda kullanılmaya başlanmıştır. Bu yeni konum; sekreterlerin büro makinelerini verimli kullanabilme konusunda uzmanlaşmış becerilere sahip olmalarını zorunlu hale getirmiştir. Bu açıdan anlamlı ve önemlidir. Daktilo adlı basit teknoloji ürününün sekreterler tarafından kullanılmaya başlanması, sekreterlerin uzmanlaşma sürecinin ilk adımıdır. 7

12 Başlangıçta daktilonun icadı ve klavyelerin on parmak ile hızlı bir şekilde kullanılması iş yaşamında büyük etkiler yaratsa da daktilo, büro hizmetlerinde artık geri bir teknolojidir. Sonraki yıllarda yazı makineleri geliştirilerek daha hızlı ve daha okunaklı yazar hale getirilmiştir. Mekanik, elektromekanik, elektrikli yazı makinelerinden sonra hafızalı ve pek çok fonksiyonu bulunan elektronik yazı makineleri ile yazı işlemleri daha da kolaylaşmış, hatasız ve kısa zamanda, istenen her türlü yazının yazılması sorun olmaktan çıkmıştır. Bugün iletişim, kayıt tutma ve belgeleme işlemleri, geliştirilen ileri teknoloji (hi-tec) araçları ile daha hızlı ve verimli olarak yapılabilmektedir. Önce telefon, sonra teleks sonra da sırasıyla faks, elektronik mektup ve bilgisayar sözü edilen teknoloji ürünlerinden bazılarıdır. Bilgisayarların ve yazılımların gelişmesi ile gerçekleştirilen kâğıtsız bürolar ve büro otomasyonu uygulamaları, işlerin daha kısa sürede ve en iyi şekilde tamamlanmasını sağlamıştır. Dr.August Dvorak ( ) Eğitimin Sekreterlik Mesleğine Etkileri Christopher Latham Sholes ( ) Bu araçların üretimi, verimli büro hizmeti için geliştirilmiş olanaklar yaratmıştır. Ancak olanaklar, faydaya dönüştürülemediğinde bir anlam ifade etmezler. İşte bu noktada, sekreterlerin önemi daha belirgin olarak ortaya çıkmaktadır. Sekreterler ileri teknoloji ürünü olan büro makinelerini kullanmada uzmanlaşmış becerileri de edinmelidir. Teknolojik gelişmeler sekreterlerin işlerini kolaylaştırmasının yanı sıra iyi yetiştirilmiş eleman ihtiyacını da giderek arttırmıştır. İşverenler, bürolarında kurdukları yüksek teknolojili büro araçlarını kullanabilecek bilgi ve beceriye sahip, eğitimli sekreterler aramaktadırlar. İnsanların ihtiyaçlarını gidermeyi hedefleyen ekonomik organizasyonlar, endüstriyle, mal imalatıyla ve onları pazarlayan üniteleriyle ticari faaliyetler gösterirler. Ticari hayattaki bu yoğun çalışma ve çabalar, onları kusursuz bir şekilde organize edecek, arka planda bütün işlerin kayıtlarını tutacak ve etkili bir haberleşmeyi sağlayacak büro elemanlarının ortaya çıkmasına neden olmuştur. İnsanın bilime duyduğu hayranlık ve iş gereklerinin doğal sonucu olarak bilimsel çalışma arzusu, ticaret ve iş eğitimi konusunda Avrupa ve Amerika da 17. ve 18. yy. larda sekreterlik okulların açılmasını zorunlu kılmıştı. Formel eğitimin yararlarının anlaşılmasıyla da bu okulların sayısı çoğaldı. Çünkü insan ne kadar yetenekli de olsa, eğitimsiz yetenek bir şey ifade etmiyordu. Başlangıçta yalnızca yazmanlık hizmetlerini karşılayan sekreterlik hizmetleri, dünyada olduğu gibi ülkemizde de, çalışma ve ticaret hayatının gelişimine bağlı olarak çağdaş sekreterlik hizmetlerine dönüşmeye başlamıştır. Nitelikli büro elemanlarına duyulan ihtiyacı karşılamak üzere ilk kez 1956 yılında Amerika dan gelen uzmanlar tarafından Ankara da 30 kız öğrenciden oluşan iki yıl süren lise ve dengi okul mezunları için sekreterlik programı açılmıştır. Bu iki yıllık eğitim programı daha sonra İstanbul, İzmir, Bursa, Adana, Erzurum, Eskişehir, Malatya, Samsun ve Zonguldak olmak üzere on ilde açılmıştır yılından itibaren ülkemizde, gerek kamu ve gerekse özel sektörde metotlu daktilo eğitimi almış sekreterler çalıştırılmaya başlandı. 8

13 Bu öğretim kurumlarının yükseköğretim sayılmaması talebin düşmesine neden olmuş ve bu öğretim kurumları öğretim yılında kapatılmıştır öğretim yılından başlayarak YAYKUR bünyesinde Meslek Yüksekokullarında Sekreterlik bölümleri açılmaya başlamıştır den bu yana değinilen yüksekokullar üniversitelerin bünyesine alınarak önlisans düzeyinde yükseköğretim verilmeye başlanmıştır. Öte yandan yapılan araştırma ve düzenlemelerle bu alanda hizmet verecek iş gücünü yetiştirmek için orta öğretim düzeyinde Ankara, İzmir, İstanbul daha sonra Manisa da Sekreterlik Meslek Liseleri açılmıştır öğretim yılında Anadolu Sekreterlik Liselerine dönüştürülen bu liselerde sekreterlik ve yabancı dilin önemi ortaya konulmuştur. Sekreterlik Meslek Lisesi mezunlarının yanı sıra Ticaret Lisesi mezunlarının da çalışma hayatına sekreter olarak alınmayı tercih ettikleri görülmüştür. Bu alandaki mesleki eğitim sadece orta öğretim kurumları tarafından verilmemektedir. Katkısı sınırlı da olsa, Halk Eğitim Merkezleri ve özel dershanelerin ve eğitim danışmanlık şirketlerinin düzenlediği beceri kazandırma kurslarıyla sekreterlik eğitimi verilmektedir. Bugün Türkiye de hemen hemen bütün bölgelerdeki üniversitelerin bünyelerinde yer alan Meslek Yüksekokullarında iki yıllık eğitim ve öğretim veren Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Programları açılmıştır. Açıköğretim Fakültesi Büro Yönetimi Programları ise nitelikli büro elemanı ve sekreter yetiştirmek üzere ders yılında açılmış olup halen eğitim ve öğretimini sürdürmektedir. Gazi Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü nde Büro Yönetimi Eğitimi Yüksek Lisans Programı 1994 yılında açılmış ve halen öğretime devam etmektedir. Çeşitli üniversitelerdeki Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokullarının Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik Programları bulunmaktadır. Ancak, sekreterlik eğitimi veren örgün yükseköğretim kurumlarının yetiştirdiği sekreter adaylarının sayısı gereksinimi karşılayamamaktadır. Bu nedenle uzaktan öğretimin özgün eğitim olanakları işe koşularak açıkta kalan talebi karşılamak üzere Anadolu Üniversitesi tarafından beş farklı sekreterlik e-sertifika programı açılmıştır. Halen bu programlarda sertifikalı sekreterlik meslek elemanı yetiştirmeye devam edilmektedir. Sekreterlik mesleğinin gelişiminde ve bir meslek olarak saygınlık kazanmasında bu çabaların büyük rolü olmuştur. İş hayatında okuldan aldıkları teorik bilgileri uygulayarak kendilerini geliştiren ve mesleki kariyerini üst düzeylere ulaştıran çok sayıda sekreter bulunmaktadır. Bu konuda eğitim veren okulların temel amacı mesleğini seven, gereklerini ve sorumluluklarını kavrayan, işini en iyi şekilde yapabilecek bilgilerle donatılmış nitelikli sekreter sayısını arttırmaktır. Bu gün üniversiteler bünyesinde gerçekleştirilen sekreterlik eğitiminin yanısıra, mesleki eğitim almış ya da almamış, halen sekreter olarak çalışan ya da çalışmak isteyenlere yönelik olarak bir çok eğitim/danışmanlık şirketleri kısa süreli (1 2 günlük, 1 haftalık gibi) seminer ve kurslarla ya da ABİGEM-İŞKUR işbirliği ile gerçekleştirilen (3 aylıkyaklaşık 350 saatlik) meslek edindirme kursları gibi kurslarla da eğitim desteği sağlamaktadır. Toplumun Sekreterlik Mesleğine Bakışındaki Değişmelerin Sekreterlik Mesleğine Etkileri Mesleklerin bazıları toplum gözünde çok saygın bir yere oturtulmuştur. Örneğin doktorluk, öğretmenlik gibi meslekler, tüm toplumda ayrı bir yerdedir. Çünkü bu meslekler doğrudan insan ile ilgilidir. Biri insanların hayatını kurtarırken, diğeri insanların düşünce olarak şekillenmesini sağlamaktadır. Bazı meslekler vardır ki, toplumda bu mesleklerin değeri tam olarak anlaşılmamış ve bu nedenle de hak ettiği saygınlığı kazanması gecikmiştir. Sekreterlik de bu gruba giren mesleklerden biridir. Toplumun sekreterlik mesleğine bakışı önceki yıllara oranla gün geçtikçe değişmektedir. Aslında bu olumlu değişikliğin büyük ölçüde, eğitim düzeyi yüksek çağdaş yöneticilerin ve işadamlarının bu mesleğe verdikleri önemden kaynaklandığını söylemek daha doğru olur. Yönetici ve işadamlarının sekreterliğin önemini kavrayıp, kabul etmeleri oranında sekreterlik mesleği hak ettiği saygınlığa kavuşacaktır. Çünkü gerçek anlamda ve bilinçle uygulanacak bir sekreterlik hizmeti hiç de hafife alınacak bir iş değildir. Şurası bir gerçektir ki, içinde bulunduğumuz çağ bilgi çağıdır. Bu nedenle yaptığımız her işin temelinde bilgi olmalıdır. Gücümüz bilgiden kaynaklanmalı, saygıyı da bilgimizle kazanmalıyız. Bir sekreter çok şık, çok pahalı giyinebilir; güzel makyaj yapabilir. Ancak, hiçbir şeyin bilgiye duyulan saygı ve hayranlık kadar etkili ve kalıcı olmayacağı asla unutulmamalıdır. Öyleyse, başkalarının mesleğinize 9

14 saygı göstermeleri sizin elinizdedir. Mesleğine saygı duyan bir kişi, tutum ve davranışlarıyla ve birikimleriyle bunu gösterir ve bu yolla mesleğine başkalarının da saygı duymasını sağlar. Yöneticilerin Sekreterlik Mesleğine Bakışındaki Değişmelerin Sekreterlik Mesleğine Etkileri Yöneticilerin sekreterlik mesleğine bakışındaki gelişmeyi gösteren çok iyi bir örnek, büyük bir şirket başkanının söylemiş olduğu gibi şu sözlerde gizlidir; Katılıma ve planlanmaya zaman ayırmasını sağladıktan sonra, yöneticinin en önemli görevleri arasında sekreterlerin verimli olarak kullanılmasını görürüm. Yöneticiler artık, başarılarının sırrını sekreterlerinin elinde görmektedir. Bunu sağlamak için de, büro yönetiminin her yönünü çok iyi bilecek şekilde eğitim ve öğrenim görmüş, etkin çalışan bir takımın vazgeçilmez bir parçası olmuş sekreterin iletişim işlevini çok başarılı olarak yerine getirmesini beklemektedirler. Yöneticiler artık, kendi çevreleriyle olan etkileşimlerini düzenlemede, kontrol edici ve organize edici işlevleri kullanmasını bilen sekreterlere ihtiyaç duymaya başlamıştır. Yöneticiler sekreterlerinden yeni ve şekillenmekte olan teknoloji becerilerini; internet, intranet, e-posta, telekonferans, çeşitli bilgisayar yazılımlarını kullanma becerisi, Outlook, web sitesinin yönetimi vb. sahip olmalarını beklemektedir. Yöneticilerin sekreterlik hizmetlerine bakışlarını karşılaştıralım: Tablo 1.2: Sekreterlik Anlayışları Önceleri Sekreterlik Anlayışı 1. Sekreterlik zamanla öğrenilen bir iştir. Önemli olan şu ya da bu şekilde işi öğrenmektir. 2. On parmak daktilo bilen herkes sekreter olabilir. 3. Sekreter, kendisine verilen işleri yapmakla yükümlüdür. 4. Kendisine verilen yazıları da olduğu gibi yazar; düzeltme yapmaz. Başka bir deyişle sekreter gördüğünü yazar. 5. Sekreter her şeyi bilmeyebilir, zaten her şeyi bilmesi gerekmez. Sekretere her şeyi söylemeye gerek yoktur. 6. Sekreter arandığında hep yerinde bulunmalıdır; asla bir yere gönderilmez. 7. Emek işçisidir. 8. Kurallara bağlı hareket eder. 9. Zamanı kullanma becerisi vardır. 10. Rakam dökümlerini toplar. Çağdaş Sekreterlik Anlayışı 1. Sekreterlik lise öğreniminden sonra yüksek öğrenim ve mesleki bilgi gerektiren bir meslektir. Sekreter sıfır hata ile çalışmalıdır. 2. Sekreter bir ya da iki yabancı dili konuşabilmelidir. 3. Sekreter, yeri geldiğinde inisiyatif kullanabilir ve yönetici adına bazı kararları verebilir. 4. Sekreter yazıları şekil ve içerik açısından düzenler, imla ve dilbilgisi hatalarını düzelterek yazar. 5. Sekreterin sözlüğünde Bilmiyorum sözü olmamalıdır. 6. Sekreter, çeşitli eğitim seminerlerine ve konferanslara gönderilmeli; kendisini geliştirmesi desteklenmelidir. 7. Bilgi-zihin işçisidir. 8. Koşullara bağlı hareket eder. 9. Zamanı değerlendirme becerisi vardır. 10. Rakamların analiz edilmesine yardımcı olur. 10

15 Mesleki Yayınların Sekreterlik Mesleğine Etkileri Sekreterlik mesleğinin gelişiminde formel eğitim veren okullar yanında bu konuda yazılan kitapların da rolü olmuştur. Özellikle gelişmiş ülkelerde 1930 lu yıllardan itibaren sekreterlik mesleği ile ilgili yayınların giderek arttığını görmekteyiz. Sekreterlik bilgisi, sekreterlik uygulamaları, stenografi, daktilografi, büro organizasyonu, büro yönetimi, büro otomasyonu, mesleki ingilizce, ticari yazışmalar vb. gibi pek çok konuda yayınlanmış eserler, sekreterlerin mesleklerine bilimsel açıdan yaklaşımlarını sağlayacak önemli katkılarda bulunmuştur. Ülkemizde de sekreterlik mesleği ile ilgili olarak yazılmış kitap ve makale sayısı gün geçtikçe artmaktadır. Ayrıca internet ortamında erişilebilen sekreterlik web siteleri de sekreterliğin gelişmesine katkı sağlamaktadır. Mesleki Örgütlenmenin Sekreterlik Mesleğine Etkileri Charles W.Sawyer ( ) Mesleki örgütler mesleki standartların geliştirilmesinde, meslek etiğinin benimsetilmesinde ve sürekli eğitime verdikleri destekle mesleklerin gelişmesinde çok önemli rol oynarlar. İlk sekreterler birliği 1942 yılında Uluslararası Sekreterler Birliği adıyla Amerika da kurulmuştur. Bu birlik 1951 yılında sekreterler için bir sertifika programı açmıştır. Bunun yanı sıra Charles Sawyer in 1952 yılındaki bildirisiyle Uluslararası Sekreterler Birliği nce Profesyonel Sekreterler Haftası kutlanmaya başlanmıştır. Günümüzde Uluslararası Profesyoneller Birliği adını alan birlik Sekreterler Haftasını İdari Profesyoneller Haftası adı ile kutlamaya devam etmektedir. Her sene nisan ayında bir hafta boyunca mesleğe yönelik çeşitli etkinlikler düzenlenmektedir. Ülkemizde de her yıl 4 11 Haziran tarihleri Sekreterler Haftası olarak kutlanmaktadır. Bu hafta içinde çeşitli üniversiteler tarafından mesleğin çeşitleri boyutları ele alınmakta, konu ile ilgili akademisyen, uygulayıcılar ve öğrenciler bir araya gelmektedir. Ülkemizde de sekreterlik mesleğinin gelişimine destek olmak amacıyla kurulan dernekler sekreterlerin dayanışmasını sağlamanın yanında olanakları ölçüsünde çeşitli seminer, konferans ve kurslar da düzenleyerek sekreterlik mesleğinin gelişmesine katkıda bulunmaktadır. gelişme nedir? Sekreterliğin bir meslek olarak gelişiminde sizce en önemli teknolojik Sekreterlik Mesleğinin Bilimsel Temelleri Sekreterlik mesleği bir taraftan sekreterlik mesleği ile ilgili uzmanlık bilgilerini diğer taraftan da ilgili diğer bilim dallarına ait bilgileri içeren bir meslektir. Sekreterlik mesleği, aynı zamanda gelişen teknolojiyi ve piyasa koşullarını sürekli öğrenme ve uygulamayı gerektiren bir meslektir. Sekreterliğin, sürekli öğrenmeyi gerektirmesi bakımından, açık uçlu bir meslek olarak kabul edilmesi gerekmektedir. Sekreterlik mesleğine açık uçlu iş niteliği kazandıran faktör, bilgi ve iletişim teknolojisindeki sürekli gelişmelerdir. Gün geçtikçe önemi artmakta olan sekreterlik mesleği; davranış bilimleri, yönetim bilimleri, arşiv bilimleri, dil bilimleri, teknik bilimler ve matematik bilimlerini içerisine alan bir bütündür; çünkü sekreter özellikle doğrudan insanlarla ilişkide olduğu için davranış bilimlerini bilmeli, insanları anlayabilmelidir. Bir sekreter insanların fiziksel, zihinsel, ruhsal durumlarına göre onları anlama konusunda yeterli bilgiye sahip olmalıdır. Bilgi işleme ve iletme amaçlarına ulaşmasını sağlayan belgelerin sistemli bir şekilde yazılması, gönderilmesi, saklanması ve gelen belgelerin değerlendirilmesi sürecini sağlayan dosyalama ve arşivleme bilgisidir. Büro işlemlerinde parasal konular ve muhasebe işlemleri oldukça fazladır. Bir sekreterin yeterli düzeyde ekonomi ve işletme bilgisine sahip olması, ticari belgeleri tanıması, gerekli matematiksel işlemleri yapması ve bazı muhasebe işlemlerini yerine getirmesi için bu konuda eğitim alması gerekmektedir. 11

16 Sekreterin insanlarla iyi ilişkiler içinde olması, insanlarla arasında sağlıklı ve sağlam iletişim kurabilmesi yeterli derecede psikolojik bilgi sahibi olmasına bağlıdır. Bu nedenle sekreterlik mesleği psikoloji ve sosyal psikoloji alanlarında köklü bir eğitim gerektirir. Yöneticisinin yokluğunda büroyu bir yönetici kadar yönetebilmelidir. Yönetim organizasyon bilim dalı özellikle yönetim; planlama, örgütleme, yöneltme, koordine ve kontrol etme işlevlerini büro hizmetleri açısından değerlendirilmesini sağladığı için önem taşımaktadır. Arşiv uzmanı kadar şirket evrakının işleyişini ve dosyalamasını gerçekleştirmeli, dil bilimci gibi, yazma ve konuşma konusunda ana dilini etkili bir şekilde kullanabilmelidir. Bir sekreter genelde birden çok ve farklı özelliklere sahip büro makinelerini kullanacaktır. Teknik bir insan gibi büro makinelerini kullanma ve koruma konularında bilgi ve beceri sahibi olmalı, teknolojinin gerisinde kalmamalıdır. Gerektiğinde satın alma ile ilgili mantıklı öneriler getirebilmelidir. Ayrıca sekreterlerin teknolojik gelişimleri de izlemesi gerekir. Muhasebe ve hukuk konularında yardımcı hizmetleri çerçevesinde aktif olmalı, ekonomik bir bakış açısına sahip olabilmelidir. İşte bu nedenle, artık sekreter yalnızca yazı yazan ve telefona bakan bir eleman olamaz. Onun mesleğin tüm kuramsal bilgilerini öğrenip, öğrendiklerini de pratikte pekiştirmesi gerekmektedir. En önemlisi de mesleğini severek yapmasıdır. Sekreterlik mesleğine bir tek perspektiften bakılamaz. Sekreterlerin yaptıkları işler çerçevesinde; fiziki görünüşünde insanlarla diyalog kapasitesi ve mesleki bilgi yönünden ele alınması gerekmektedir. Büro ortamında profesyonel bir sekreterin, bu ortamda ortaya çıkan özel ihtiyaçları karşılama konusunda girişkenlik gösterme yeteneğine sahip olması gerekmektedir. Bugün için bir sekreterde profesyonelliği ortaya çıkaran niteliklerin başında, yabancı dil bilme ve bilgi teknolojileri konusunda yetenekli olmak gelmektedir. Sekreterlerin, çalıştıkları bürolarda uluslar arası müşterileri bulunuyor ve bunlarla kendi dilleriyle iletişim kurabiliyorlarsa; bu onlar için de, büro yönetimi için de büyük bir önem taşımaktadır. Sekreterlik mesleğinin gereklerini en iyi şekilde yerine getirebilmek için öncelikle yukarıda yer alan bilim dallarına ait bilgilerde uzmanlaşmak, daha sonra öğrenilen teorik bilgileri uygulamak önem taşır. Sekreterin Önemi Günlük yaşantınızı gözünüzün önüne getirirseniz, ister hizmet sektöründe, ister üretim sektöründe olsun her zaman sekretere ihtiyaç duyulmaktadır. Yönetici örgütteki işleri planlayarak, kararlar vermekte; örgütü amaçlara uygun bir şekilde yönetmektedir. Ancak bu yoğun yönetim görevi içinden tek başına çıkması mümkün olmamaktadır. İşte bu durumda sekreter yöneticiyi destekleme görevini yerine getirerek; yöneticinin başarıyı yakalamasında büyük görev üstlenmektedir. Hemen her gün, değişik nedenlere bağlı olarak, çeşitli kuruluşlarla ilişki kurmak zorunda kalırsınız. Bu ilişkiyi bazen bilgisayar, telefon, faks ya da mektup gibi iletişim araçlarından yararlanarak kurarsınız. Bazen de tüm araçları bir yana bırakmanız ve şahsen gidip yüz yüze görüşme yapmanız gerekir. Her iki durumda da ilk karşılaşılan görevli sekreter; ilk karşılaşılan hizmetler de sekreterlik hizmetleridir. Çünkü sekreterler, küçük bürolarda ya da çok kişinin çalıştığı büyük iş ortamlarında, kuruluşların dışa açılan ilk penceresidirler. Bu durum, hemen her iş alanında üretim yapan tüm kuruluşlar için geçerli, ortak bir özelliktir. Bu kurum ya da kuruluş bir turizm şirketi olabilir. Aynı şekilde, bir fabrika ya da bir eğitim kuruluşunda da sekreterlik hizmetlerinden yararlanmak vazgeçilmez bir zorunluluktur. Sekreterlik bugün, önemli bir yönetim birimi haline gelmiştir. Örgütlerde yönetim işlevleri giderek karmaşıklaşmakta ve yöneticiler her geçen gün daha fazla ve çeşitli işi daha kısa sürede yapmak zorundalar. Bu durum, iş yükünün artması karşısında, iş trafiğinin de önce yoğunlaşmasına sonra da sıkışmasına neden olmaktadır. İş trafiğindeki bu artış karşısında yöneticilerin, birikim ve yeterlikleri ne kadar üstün olursa olsun, işlerin üstesinden tek başlarına gelmeleri olanaksızdır. Bu durumda yöneticinin en yakın yardımcısı sekreteridir. Dolayısıyla ameliyathanedeki doktor için hemşire ne kadar önemliyse, yönetici için de sekreter o kadar önemlidir. Bir yöneticinin verimliliğine katkıda bulunan kaynaklardan hiç biri, mesleki bilgi ve becerisi gelişmiş olan profesyonel bir sekreter kadar önemli değildir. 12

17 Sekreterin Cinsiyeti Sekreterlik mesleğinde kadınların daha çok olduğunu gösteren istatistiklerin aksine; dünyada ve ülkemizde sekreterlik mesleğinin başlangıçta erkek mesleği kimliğine sahip olduğu görülmektedir. Dünyada Yaşananlar Kadınların, Endüstri Devrimi öncesinde meslek olarak tanımlanmamış ve nitelikli iş gücü gerektirmeyen bir dizi görevde çalıştırıldıklarını, ekonomik değer içeren bir iş gücü kaynağı olarak dikkate alınmadıklarını biliyoruz. Buna bağlı olarak, sekreterlik hizmetleri endüstri devrimi öncesinde ağırlıklı olarak erkek iş gücü tarafından yürütülmekteydi. Yaşanan hızlı endüstri gelişimi sonucunda, bütün üretim alanlarında olduğu gibi, hizmet sektöründe de bir üretim artışı yaşanmıştır. Hizmet üretimindeki bu artış karşısında, erkeklerin tüm iş alanlarında ortaya çıkan işgücü talebini karşılamakta yetersiz kaldıkları da bir gerçektir. Sekreterlik hizmetleri de hizmet sektörünün önemli iş kollarından biridir. O dönemde, bu alanda ortaya çıkan iş gücü açığı da doğal olarak kadın iş gücü tarafından, özellikle de erkeklere göre daha ucuz olarak karşılanmıştır. Bu yıllarda kuruluşların, stenograf kadrolarında kadınların daha fazla işe alındıkları görülüyor. Sekreterlik hizmetlerinde kadınların çalışmaya başlaması 1870 li yıllarda görülmektedir. Ancak o yıllardaki istatistiklere bakıldığında büro hizmetlerinde çalışan erkeklerin oranı çok fazlaydı (% 97,3) larda sekreter unvanlı erkek sayısı bir hayli azalmıştı. Kadınlar ofis iş gücüne egemen olmaya başlamışlardı. Kimileri kurslardan, kimileri iş eğitimi veren üniversitelerden, kimileri sekreterlik okullarından mezun oluyorlardı. Ancak, kadınlar için bu meslek daha çok evliliğe kadar olan zamanda yapılan geçici bir iş olarak görülüyordu lerde bilgisayar ofis işlerinde değişikliklere neden olmaya başlamış, bu işler daha fazla makineleşmiş ve insan emeğine daha az ihtiyaç duyulur hale gelmişti. Birçok geleneksel, rutin ofis işleri yok olmuştu yılında kelime işlem bir yazma fonksiyonu olarak gündeme gelmiş ve metin düzeltme olarak kabul edilmiştir. Bu yolla sekreterin rolü de değişmeye başlamıştır li yıllara gelindiğinde bu oran % 35 lere düşmüş ve kadınlar daha fazla oranda (% 65) bürolarda istihdam edilmeye başlanmıştır. Endüstri devrimi ile birlikte, sekreterliğin uzmanlaşmış yeterlikleri zorunlu hale getirmesi, bu alanda meslek eğitimi gereğini doğurmuştur. 19. yy. başlarında, bu amaçla kurulan eğitim kuruluşlarında eğitim gören potansiyel iş gücünün çoğunluğunun kadınlardan oluştuğu görülmüştür. Bu eğitimler sonucunda da sekreterliğin gerektirdiği uzman yeterliklere, daha çok kadınlar sahip olduğundan, zaman içinde sekreterlik kadınlara özgü bir iş kolu olarak tanımlanır olmuştur. Bununla birlikte, Birleşmiş Milletlerin kuruluş günlerinde büro hizmetlerinde erkeklerin ağırlıklı olarak görev aldığı; bu amaçla işe alınan erkek sekreterlerin defter tutma ve stenografi hizmeti verdikleri anlaşılmaktadır. Ülkemizde Yaşananlar Sekreterlik hizmetlerinin ülkemizdeki tarihsel gelişimi de hemen hemen diğer ülkelerinkine paralel olmuştur. Osmanlı İmparatorluğu döneminde devlet yönetiminde sır kâtipliği olarak tanımlanan bu hizmetler, aslında sekreterlik hizmetleridirler. O dönemde, kâtipliğin önemli bir memuriyet olduğunu Osmanlı tarih belgeleri kanıtlar. Kâtipliğin, sözü edilen önemli bir devlet ve yönetim görevi olarak tanımlanmasına bağlı olarak, bu görevi yapanların saygınlığa ve doyurucu bir gelir düzeyine sahip oldukları; bu görevin, devletin daha üst konumlarına yükselme olanaklarına en açık çalışma alanı olduğu doğrudur. Bu özellikleri ile kâtiplik mesleği hayata atılma çağına gelmiş birçok Osmanlı genci için en cazip mesleklerden biri durumundaydı. Osmanlı döneminde kâtiplik mesleği, topluma egemen inanç ve değerlerin de katkısıyla sadece erkekler tarafından üstlenilebilmekteydi. Sözü edilen inanç ve değerlerin, kadınların çalışmasına olanak vermediğini; bu nedenle, karısını çalıştıran erkeğe de iyi gözle bakılmadığını biliyorsunuz. Bununla birlikte, bir kâtiple evlenmek de pek çok genç kız için hem bir güvence hem de bir saygınlık kaynağı olmuştur. Bu dönemi işleyen pek çok yazın (edebiyat) ve müzik eseri yanında filmlerde kâtipler kara kollukları ile söz konusu sanat eserlerinin önemli tiplerini oluştururlar. Daha sonraları (1955 den sonra) 13

18 sekreterlik meslek eğitimini kadınlar almaya başlamış, sekreterlik ağırlıklı olarak kadınlar tarafından yürütülen bir meslek haline gelmiştir. Sekreter=kadın olarak algılanmaya başlanmıştır. Zamanla bilgi ve iletişim teknolojilerinde, toplumsal, kültürel, ekonomik yaşamda birçok değişim yaşanmıştır. Meydana gelen bu değişimler büro yönetimi ve sekreterlik mesleğine yeni anlamlar katmıştır ve birçok meslekte olduğu gibi sekreterlikte de cinsiyet değil, mesleği en iyi şekilde yürütmeyi sağlayacak mesleki ve kişisel donanımlar ön plana çıkmaya başlamıştır. Büro yönetimi sekreterlik alanında erkeklerde yeniden mesleki eğitim almaya ve bürolarda yerlerini almaya başlamışlardır. Günümüzde kadın ya da erkek, büro yönetimi ve sekreterlik eğitimi almış ve mesleğin gerekliliklerini yerine getiren herkes sekreter olabilir. Sekreterlik mesleği kadınlara ait bir meslek değildir. Günümüzde her düzeyde çalışmakta olan başarılı erkek sekreterler vardır ve sayıları giderek artmaktadır. SEKRETERLERİN SORUMLULUK DÜZEYLERİ Sekreterlere iş yaşamının hemen her alanında gerek vardır. Bu alanlar içinde kamu sektöründeki devlet kuruluşları yer alabileceği gibi; özel sektördeki mal ve hizmet üreten işletmeler de yer alabilir. Bunlardan, sekreterlerin yoğun olarak görev aldıkları sektörlere örnek olarak; reklamcılık, iletişim, sigortacılık, bankacılık ve finans, hukuk ve yargı, sağlık hizmetleri, eğitim, ulaştırma alanları verilebilir. Sekreterin görev, yetki ve sorumlulukları, örgütün faaliyet alanına, büyüklüğüne, yöneticinin konumuna, iş dağıtımında benimsenen tutuma, örgüt kültürüne, mevcut büro donanımına ve mevcut yönetim anlayışı ilkelerine bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Örnek olarak, büyük kurum ve kuruluşlarda sekreterlik hizmetleri bölüm ya da birim sekreterliği şeklinde düzenlenebilir. Bu tür bir sekreterin yapacağı işlere bağlı görev yetki ve sorumluluk sınırları iyi belirlenmiştir. Kurum ya da kuruluşların boyutları küçüldükçe sekreterlerin iş tanımları çeşitlenir, görev tanımları genişler ve netliğini yitirir, ancak iş yoğunluğu artar. Ama yetki ve sorumluluklarda da bir artış gözlenir. Bu türden küçük örgütlerde sekreterlerin aynı anda birden fazla sekreterlik hizmetini vermesi beklenebilir. Bu nedenle de, küçük işletmelerin sekreter işe alımında öncelikle deneyim aranır. Anlatılanlar ışığında sekreterlerin sorumluluk düzeyleri şöyle tanımlanabilir: Sorumluluk Düzeyi 1 Bu sorumluluk düzeyinde sekreter, yöneticisinin özel yönergeleri altında her gün gerçekleşen işleri yapmaktan sorumludur. Bu sorumluluk düzeyinde çalışan bir sekreter; Klasik cevapları olan rutin telefon görüşmelerini gerçekleştirir veya ziyaretçileri ilgili personelle görüştürür. e-postaları kontrol eder, ilgilileri bilgilendirir ve duyuruları gönderir. Yöneticinin ajandasını düzenler, randevuları verir ve ziyaretçilerin yönetici ile biraraya gelmesi için ortamı hazırlar. Yöneticisinin imzası ile gidecek belgeleri şekil ve dilbilgisi açısından gözden geçirir. Yöneticinin yazışmalarının şekil ve içerik olarak doğruluğundan sorumludur. Bu nedenle yöneticinin imzası ile gidecek tüm belgeleri şekil ve içerik açısından gözden geçirirler. Şirket içi rutin evrak işlerini yürütürler. Giden-gelen evrakı takip eder, kayıtları tutarlar. Yazıları yazar, dikte alır, dikteyi yazılı metne dönüştürür ve dosyalamayı gerçekleştirirler. Sorumluluk Düzeyi 2 Yöneticinin genel yönergeleri, öncelikleri, görevleri, politikaları ve program amaçları kapsamında çalışırlar. 1. Sorumluluk düzeyine göre daha fazla yargı geliştirme ve karar verme yeteneği ve büro işlevleri bilgisi gerektiren ortamda görev yaparlar. Bu sorumluluk düzeyinde iş gören bir sekreter; Gelen yazışmaları, konukları, telefon görüşmelerini elinde bulundurur. Hangi isteğin; yönetici, ilgili personel veya diğer çalışanlar tarafından karşılanacağını belirler. 14

19 Rutin ve teknik bilgi gerektirmeyen yazışmaları yöneticisinin adıyla veya kendi adıyla hazırlayabilir veya imzalayabilir. Randevu programını düzenler. Konferans ve toplantılar için düzenleme yapar ve ilgili materyalleri düzenler. Toplantılara katılabilir ve raportörlük yapabilir. Gelen ve giden evrakı prosedürü uygunluk açısından gözden geçirir. Dosyalardan veya personelden, büro programları veya periyodik raporlar ile ilgili rutin araştırmalar hakkında bilgi toplar. Yöneticiye bağlı diğer elemanlara çalışma kurallarını açıklar. Formları düzenler. Sorumluluk Düzeyi 3 Rutin olamayan durumlarda inisiyatif kullanırlar. Amaçları, yazılı olmayan politikaları kapsayan faaliyetleri, yönergeleri yorumlar ve uyum sağlarlar. Bu sorumluluk düzeyinde iş gören bir sekreter; Yöneticisinin görüşüne sunmak üzere kendi inisiyatifi ile genel büro politikaları ve idari sorunlar hakkında rapor hazırlayabilir. Konferans, yazışma, görüşme, toplantı, telefon görüşmeleri için yönetici tarafından ihtiyaç duyulan materyalleri sezinler ve hazırlar. Çeşitli yayınları izler, okur ve faaliyete geçer veya önemli olanları yöneticisine ve diğer çalışanlara iletir. Özel veya bir kerelik raporları, özetleri hazırlar veya genel yönergeye dayanarak gelen evrakı yanıtlar. Yeni prosedürler üzerine alt düzey sekreterlere önerilerde bulunabilir. Periyodik veya özel raporlar için çalışanlardan gerekli olan bilgileri isteyebilir. İş yükünü göz önüne alarak personelin iş programlarını değiştirebilirler. Büro donanımını seçerler. Sorumluluk Düzeyi 4 Yöneticinin genellikle dikkatini veremeyeceği, büronun genel ve idari işlevlerini içeren sorun ve çatışmaların pek çoğunu bağımsız olarak çözümler. İşlerin bitiş zamanını belirlemede yardımcı olur. Ayrıca yukarıda verilen diğer sorumluluk düzeyindeki görevleri de üstlenir. Bu sorumluluk düzeyinde iş gören bir sekreter; Anlaşılması zor olan teknik sorunların yazışmalarını düzenler. İstendiği zaman yönetici adına teknik yazışmaları imzalayabilir. Toplantılar sırasında yönetici tarafından verilen taahhütleri not alır. Kendi inisiyatifini kullanarak, şirketi personel adaylarına tanıtmak için toplantı ve konferans düzenlemeleri yapabilir. Ziyaretçilerin görüşme önceliklerini, ertelemelerini belirler. Davet veya görüşmeleri kabul/ret eder. Yöneticinin onayına sunulan yazışmaları gözden geçirir ve şirket politikalarıyla çelişen bir durum varsa bu konu hakkında ilgili çalışanları uyarır. Bu sorunları çözmek için önemli bölümlere veya çelişkilere dikkat çeker, önerilerde bulunur. 15

20 Gelen yazı, rapor ve bilgilerin içeriğini özetleyerek yöneticisine zaman kazandırır. Özellikle yöneticiye yardımcı olmak amacıyla bu belgelerden sonuç çıkarır, yeni bilgilerin şirketin temel bilgi kaynaklarına uyumunu sağlar. Yöneticinin yokluğunda, şirket etkinliklerinin yürütülmesini temin eder, ihtiyaç varsa uygun personele durum hakkında bilgi nakleder. Acil veya önemli durumlarda yöneticinin bilgilendirilip bilgilendirilmeyeceğine karar verir. Bununla birlikte, yukarıda tanımlanan bu dört sorumluluk düzeyinin de üstünde sorumluluklara sahip bir sekreter daha vardır. Yöneticisi ile birlikte yönetici yardımcısı gibi çalışan bu sekretere yönetici sekreter yönetici asistanı adı verilmektedir. Şekil 1.1: Sekreterlerin Sorumluluk Düzeyleri midir? Sizce bir sorumluluk düzeyinden diğerine geçmek için kıdem yeterli Uluslararası İdari Profesyoneller Birliği (IAAP) sekreter kavramını her düzeyde ve özellikteki büro işlerini yapan elemanları kapsayacak bir unvan olarak kabul edilmektedir. Sekreterden aşağıdaki görevleri yapılması beklenmez: Sekreterin büro yöneticisi gibi hareket etmesi beklenmez. Örneğin; değişiklik yapılması gereken durumlarda yeni prosedürü belirlemek, alternatiflere karar vermek ve bunları gerçekleştirmek, bir sorunu gidermek için prosedürü değiştirmek veya yeniden değişiklik yapmak, şirketin dış gruplarla ilişkilerinde iş akışını etkileyen çeşitli problemleri teşhis etmek ve çözmek. Toplantılar için gündem içeriğini belirlemesi beklenmez. Şirket dışında bulunan kişilere şirket hakkında açıklama yapması beklenmez. SEKRETERLİK TÜRLERİ Kendinize uygun bir sekreterlik işi arıyorsanız, muhtemelen gazetelerde ve internette yayınlanan iş ilanlarına göz gezdirirsiniz. Bu çabanız sırasında bir takım sekreterlik unvanlarını görürsünüz. Bunların bir kısmı sekreterlerin örgütteki görev yerleri ile görev sorumluluklarına göre bölüm ya da kat sekreteri, bölüm yöneticisi sekreteri, genel müdür sekreteri ve yönetici sekreteri gibi yapılan gruplamalardır. Bir kısmı ise çalışacakları alanın iş gereklerine uygun olarak özel yeterliklere de sahip olmaları gerektiğini yansıtan uzmanlaşmış sekreterlik unvanlarıdır. 16