Muhbir politikasi MUHBİR POLİTİKASI

Transkript

1 Muhbir politikasi MUHBİR POLİTİKASI Amcor Limited'in Kurumsal Etik Beyanı (Statement of Corporate Ethics), muhbirlik konusundaki politikasını ve muhbirleri koruma ilkesine sıkı sıkı bağlılığını belirler. Bu muhbir politikasında, bu ilkeye bağlılığın nasıl uygulanacağı açıklanmaktadır. 1. Arka plan bilgiler ve içindekilerin ana hatları? Amcor Grubu nun muhbir programı, uyum programının tümleşik bir parçasıdır. Bu program ile, Amcor Grubu nun faaliyet gösterdiği tüm ülkelerdeki muhbir gereksiniminin karşılanması amaçlanmaktadır. Amcor, etkin bir muhbir programında aşağıdaki özelliklerin bulunması gerektiğini kabul eder: Amcor un yasal ve etik yükümlülüklerine uyduğunun güçlü bir göstergesidir; Bireylerin, kendi kaygılarıyla şirketin uygun biçimde ilgilendiğini hissetmelerini sağlar ve Amcor un yönetilmesinin, uyum ve etik konusundaki politikalara uygun olmasını sağlamadaki yükümlülüklerini yerine getirdikleri için çalışanları cezalandırmaz. Politika, genel hükümler çerçevesinde aşağıdakileri kapsar: a. Bu politika kim için geçerlidir? (bölüm 2) b. Muhbir kiminle konuşabilir ve ne tür kaygılar bildirilebilir? (bölüm 3 den 7 ye kadar) c. Muhbirin ifşaatından sonraki süreç ve muhbirin korunması (bölüm 8 ve 9) d. Muhbire ne olacağı, muhbirin kimliğinin korunması ve muhbirliğin nedenleri (bölüm 10 dan 12 ye kadar). e. Raporlama ve gözden geçirme (bölüm 13 den 15 e kadar). 2. Bu politika kim için geçerlidir? Bu politika üç kategoride insanı kapsar Amcor, aşağıdakiler tarafından gerçekleştirilen şirketin etkinliklerini etkileyen kaygılar için muhbirlik politikasının mevcut olması ilkesine sıkı sıkıya bağlıdır: Tam ya da yarı zamanlı olarak veya geçici konumda herhangi bir kıdem derecesinde ve nerede çalıştırılırsa çalıştırılsın Amcor Grubu çalışanları ve görevlileri; Amcor Grubu na hizmet ya da mal tedarik sözleşmesi bulunan herhangi bir kişi; ve Amcor Limited

2 Amcor Grubu na hizmet ya da mal tedarik sözleşmesi bulunan herhangi bir kişinin çalışanı. Çalışanlar, şirketin tüm işlerinin yasalara ve şirket politikasına uygun olmasını sağlamak ile yükümlüdür. Çalışanlara ve görevlilere, iş sözleşmelerinin hükümleri gereğince, yasalara ve şirketin politikasına uymakla yükümlü oldukları anımsatılır. 3. Muhbir kim ile konuşabilir? İlk kaygılarını amirine ya da her zaman bağlantıda olduğu görevliye söyleyebilir Amcor Grubu çalışanları, herhangi bir kaygıları varsa ilk önce (ve anında) amirleri ile tartışmalıdırlar. Çoğu zaman, bunun yapılması bile duyulan kaygının tatminkar biçimde halledilmesi için yeterlidir. Diğer kişiler ise, ilk kaygılarını her zaman bağlantıda oldukları Amcor Grubu görevlisine bahsetmelidirler. Tüketiciler için bu, Amcor web sitesinde ve Amcor un ürün bilgilerini içeren broşürlerinde belirtilen tüketici yardım hattıdır; Yükleniciler için ise bu, genellikle hesabın yönetiminden sorumlu Amcor grubu çalışanıdır. İlk kaygıya verilen yanıttan memnun kalmazsanız, WSP ile bağlantı kurunuz. Amcor, bağımsız harici bir Muhbirlik Servisi Sağlayıcısı (Whistleblower Sevice Provider - WSP) atamıştır. Eğer biri, amirinin ya da bağlantı noktasının verdiği yanıttan tatmin olmaz ise; telefon, faks, eposta veya posta (bu bağlantı bilgileri tüm Amcor sitelerinde verilmektedir) yoluyla WSP ile bağlantı kurabilir. WSP nin rolü ve WSP tarafından sağlanan raporlama Amcor Kurulu, WSP olarak, Deloitte Touche Tohmatsu yu (Deloitte) görevlendirmiştir. Kurul, duyulan kaygıyı bağımsız bir kuruma rapor etmenin, insanların aynı kaygıyı bir Amcor çalışanına rapor ederken duyabilecekleri sıkıntıyı ortadan kaldırabileceğini ve bu yüzden, tüm ilgili Amcor taraflarının çıkarına olacağına inanmaktadır. Amcor, WSP nin aşağıdakileri gerçekleştirmek için gerekli bağımsızlık, yetki ve kaynaklara sahip olmasını sağlama ilkesine sıkı sıkıya bağlıdır: Bu politika kapsamına giren tüm ifşaatların dinlenmesi; Bunların bu politikaya göre araştırılması ve Gerekli olduğunda, herhangi bir araştırma için uzman ve bağımsız yasal ve finansal danışmanlık alınması. Sayfa 2/9

3 WSP: genel olarak Şirket Sekreterine ve Grup Genel Danışmanı na rapor edecektir (Company Secretary ve Group General Counsel); herhangi bir konuyu, Amcor un Denetleme ve Uyum Komitesi nin (Audit and Compliance Committee A&CC) bir temsilcisine göndermeyi ya da doğrudan Amcor un Denetleme ve Uyum Komitesi ne rapor edilmesini tercih edebilir; ve yasal ve etik yükümlülüklere uymamaya ilişkin önemli suçlamalar hakkında doğrudan Yönetici Müdür e ya da Kurul a rapor etmeyi seçme hakkına sahiptir. 4. WSP ye ne tür kaygılar bildirilebilir? Genel olarak, ilgili Amcor taraflarının WSP ye bildirmesini teşvik ettiği konular aşağıda verilmektedir: Herhangi bir yasa, yönetmelik ya da Amcor Grubu için geçerli iş yürütme kurallarına aykırı ya da bunları ihlal eden davranış ve uygulamalar ya da Amcor Grubu üyeleri üzerinde bağlayıcı olan bir kontratın önemli düzeyde ihlali; Hileci veya yozlaşmış uygulamalar (rüşvet alma ya da verme veya Amcor Grubu'nun kabul etmediği Amcor Grubu ile olan bir ilişkiden avantaj sağlama dahil); Amcor politikalarının ya da diğer iş yürütme kurallarının sürekli ve düzenli biçimde ihlal edilmesi; Amcor Grubu personelinden herhangi biri tarafından ya da onları etkileyecek şekilde, baskı, taciz ya da ayrımcılık uygulanması; Her türlü yanıltıcı ya da aldatıcı davranış; Amcor Grubu nun kontrolünde olan ve herhangi bir kimsenin sağlık ve güvenliğini tehlikeye atan durumlar; Amcor Grubu nun kontrolünde olan ve çevre için önemli düzeyde tehlike oluşturan durumlar ve Amcor uygulamalarına uyulmadığını makul düzeyde önerebilecek Amcor personeline ait davranışlar. 5. Herhangi bir konu WSP ye bildirilmeden önce ne 'büyüklükte' olmalıdır? WSP, herhangi bir konunun bu politika kapsamına girip girmediğini gayri resmi olarak size bildirebilir Herhangi bir birey, duyduğu kaygının WSP nin araştırma yetkisi dahilinde bir konu olup olmadığı konusunda herhangi bir kuşku duyuyorsa, konuyu gayri resmi olarak WSP ile görüşmelidir. WSP, aşağıdaki konularda tavsiyede bulunabilir: Konunun bu politika kapsamında olup olmadığı. Konunun basitçe normal bir ticari iş hükmü ya da düşüncesi olarak görülüp görülemeyeceği (ve böylelikle, konunun Amcor un uyum ya da etik Sayfa 3/9

4 politikalarının bir ihlali olup olmayacağı). WSP, bu tür ihlal içermeyen konularla ilgilenmez. WSP, kendisine resmi olarak bildirilmiş tüm konuları rapor etmek zorundadır WSP, bir birey tarafından resmen bildirilmiş olan konularda ilgili bireye gayri resmi olarak herhangi bir tavsiyede bulunup bulunmadığını raporlamak zorundadır. Araştırılması ne kadar sürerse sürsün ve ne kadar pahalı olursa olsun ve suçlamalara maruz kalan insanların kariyer ve ahlakları ne kadar zarar görürse görsün, Amcor, WSP nin tüm ifşaatları mutlak bir ciddiyet içinde ele almasını ister. Bir birey, herhangi bir konunun WSP ye resmen bildirmek için yeterli ciddiyette olup olmadığına karar vermeden önce, bunu hesaba katmalıdır. Bir defalık, küçük ihlaller, belki de, resmi herhangi bir araştırma ya da yasal işleme başvurmadan en yapıcı şekilde halledilebilir. Halen araştırılmakta olan konular WSP ye bildirilemez Herhangi bir konunun tüm olguları, Amcor un başka bir şikayet mekanizması kapsamında halen araştırılmakta ise (İnsan Kaynakları Bölümü aracılığıyla ayrımcılık konuları gibi), koşullara bağlı olarak, aynı konunun WSP ye bildirilmesi uygun olmayabilir. Tekrarlanan kötü davranış, küçük ya da uzun süredir devam ediyor olsa da, WSP ye bildirilmelidir Eğer bir birey, süregelen ya da tekrarlanan bir kötü davranışın farkında ise, konu ne kadar küçük olursa olsun, uygun kanallardan ele alınmalıdır: küçük konular, tekrarlandığında, büyük konulara dönüşebilir. İlgili taraf, her ne kadar bir süredir uyumsuz davranışın tamamen ya da kısmen farkında olsa da, yine de WSP ile bağlantı kurmalıdır. 6. WSP araştırma yapmadan önce ne kanıt gereklidir? Amcor Grubu çalışanları için, uygulamalar hakkındaki bilgileri ve bölümlerinin durumu, bir araştırmaya başlamak için WSP ye yeterli kanıtı sağlamada genellikle yeterlidir. Diğer bireyler için, WSP nin bir araştırmaya başlamasını sağlamak amacıyla, duyulan kaygıya ilişkin kanıt oluşturacak bir çeşit belgenin olması istenir. En azından, bireyin, kötü davranışa karışan şüphelilerin kimler olduğunu WSP ye söyleyebilmesi gerekir. WSP ye ne kadar fazla kanıt sağlanırsa, yapılan araştırmanın daha etkin olma olasılığı da o kadar fazla olacaktır. Ancak birey, bu politika kapsamındaki olgular hakkında bilgilere birinci elden sahip olduğu hakkında makul düzeyde tatmin olur olmaz, geciktirmeden WSP ye yaklaşmalıdır. Sayfa 4/9

5 7. İfşaatlar isim vermeden yapılabilir mi? İfşaat isim vermeden olabilir. Ancak, ifşa eden bireyin koruma kazanabilmesi için, ismini WSP'ye vermesi gerekecektir. Bununla birlikte, ifşa eden bireyin WSP ye ismini açıklaması kesinlikle gizlilik temeline dayalı olacaktır. 8. Bir ifşaatta bulunduktan sonra ne olur? WSP, üst düzey yönetimi bilgilendirir ve ifşaatı araştırır WSP, herhangi bir ifşaat alınca, üst yönetimdeki ilgili üyeye hemen bilgi verecek (Genel Grup Danışmanı ve Şirket Sekreteri) ve ifşaatın doğruluğunu ve yasal ve etik yükümlülüklere uymamanın boyutunu ortaklaşa araştırmaya başlayacaktır. WSP, herhangi bir araştırma isteği aldıktan sonra, ifşaatlar hakkında yapılan araştırmaların adil ve yansız olmasını sağlamak için tüm makul önlemleri almalıdır. Bu aşağıdaki anlama gelir: Araştırmadan etkilenen herhangi bir kişi, kendi durumunu ortaya koyma olanağına sahip olmalı ve kendisine karşı yapılan suçlamanın ve kanıtların farkında olmalıdır; Araştırmacı, kendi bilgi ve uzmanlığı dışındaki konularda uzmanından bağımsız tavsiye alacaktır ve tüm Amcor çalışanlarının araştırmaların yürütülmesinde araştırmacıya olabildiğince yardımcı olması gerekmektedir; ve Araştırmalar, uygulanabildiği ölçüde mümkün olduğunca hızlı ve suçlamaların ciddiyetine uygun gizlilikte gerçekleştirilecektir. Araştırmacı, araştırmanın sonucunu etkileyecek tüm görüşmelerin ayrıntılı kayıtlarını ve gözden geçirilen tüm kayıtları saklayacaktır. Denetleme ve Uyum Komitesi ne Raporlama Araştırmacı, araştırmanın sonunda Denetleme ve Uyum Komitesi ne bir rapor vermek zorundadır. Bu raporda: araştırmanın yürütülmesi ve toplanan kanıtlar özetlenir; yasal ve etik yükümlülüklere uymamanın boyutları hakkında sonuçlar çıkartılır; ve yasal ve etik yükümlülüklerin tekrar ihlal edilmemesi için alınması gereken önlemler önerilir. 9. İfşaatta bulunulduktan sonra ne olur? Denetleme ve Uyum Komitesi ne özel ifşaat Araştırma, ciddi suçlamalara maruz kalan insanların kariyer beklentilerine ve saygınlıklarına zarar verebilir. Bu yüzden, araştırmacının, araştırmanın ilerleyişine ilişkin, Denetleme ve Uyum Komitesi nin dışında özel olarak başka birine rapor vermesi genellikle uygun olmaz. Sayfa 5/9

6 Araştırmacı, araştırmada ifşaatta bulunan kişiden daha fazla bilgi isteyerek ya da bu kişiye geri beslemede bulunarak, bu kişinin de araştırma ile ilgilenmesini tercih edebilir. Bununla birlikte, araştırmanın adil olmasını sağlamak ya da ifşaatta bulunan kişiyi korumak için, araştırmacı, ifşaatta bulunan kişiyi araştırmanın dışında tutabilir. 10. Muhbire ne olur? Amcor, normal yönetim çizgisi dışında ciddi ifşaatlarda bulunacak kişi için bunun maliyetinin önemli düzeylerde olabileceğini kabul eder. Amcor, bir bütün olarak Amcor Grubu nun yararına bu maliyetleri en alt düzeye indirme ilkesine sıkı sıkıya bağlıdır. İfşaatın sonuçları İfşaatta bulunmanın 4 sonucu söz konusudur. a. Yasal sonuçlardan korunma, örneğin, ifşaatta bulunmadan ötürü hukuksal ya da cezai yükümlülükten korunma. Ancak, muhbir tarafından işlenen herhangi bir hukuki ya da cezai yükümlülük için herhangi bir koruma yoktur. b. Mağdur etmekten koruma (aşağıda ele alınmaktadır). c. Mağdura tazminat Eğer mağduriyet söz konusu ise ve mağdur kayba uğramış ise, mağdur, kayba uğramasına neden olan kişiden tazminat alabilir. d. Kimliğin korunması WSP, bireyin kimliğini gizli tutmalıdır ancak, muhbirin izniyle, bu bilgiyi ASIC ye, APRA ya ya da Avustralya Federal Polisi ne verebilir. Mağduriyetten koruma Amcor, herhangi bir çalışanın, bu politika kapsamında ifşaatta bulunmak için WSP ile bağlantı kuran kişiyi cezalandırmasını yasaklar. Bu cezalandırmaya, herhangi bir kınama, misilleme, işteki görevinde veya işyerinde değişiklik yapma, raporlama gerekliliklerinde değişikliğe gitme, kariyer beklentisine ya da saygınlığına zarar verme, bunlardan herhangi birini yapma tehdidinde bulunma ya da kişiye zarar verecek şekilde herhangi bir konuda dışlama da dahildir. WSP ye somut ifşaatta bulunan bir kişi, WSP aracılığıyla, Amcor dan aşağıdakileri isteme hakkına sahiptir: Araştırma sırasında kendisine işten izin verilmesi; farklı bir yerde ya da farklı bir bölümde aynı ücretle ve kıdem düzeyinde yeni bir konumda çalışmak; ve ifşaatta bulunmasına yol açan konuların neden olduğu rahatsızlıktan ötürü bağımsız ve profesyonel danışma sağlanması. Amcor, makul ölçülerde uygulanabilir olduğunda bu tür istekleri yerine getirecektir. Ayrıca Amcor, kişinin, WSP ile bağlantı kurması sonucunda mağduriyete ya da misillemeye maruz kalmaması için, kendisi tarafından istenen makul tüm önlemleri de alacaktır. Sayfa 6/9

7 11. Muhbirin kimliğinin korunması Kimliğin gizliliği WSP ye ifşaatta bulunan kişileri misilleme ya da mağduriyetten korumanın önemli yollarından biri de, bu kişilerin kimliklerinin gizli tutulmasıdır. WSP nin, kendisine ifşaatta bulunan herhangi bir kimsenin kimliğinin, araştırma sırasında ve araştırma sonucu kamuya açıklanana kadar, gizli tutulmasını sağlamak için makul ölçülerde yapılabilecek her şeyi yapması gerekmektedir. Kimliğin açıklanması riski varsa, alınacak önlem Her ne kadar Amcor, mümkün olan her yerde, WSP ile bağlantı kuran kişilerin kimliklerini koruma ilkesine sıkı sıkıya bağlı olsa da, örneğin aşağıdaki gibi durumlarda bunu yapamayacağı nadir durumlarla da karşılaşılabilecektir: Araştırmanın bazı kişilerin mahkemede suçlanmasına neden olduğu durumlar; suçlama öyle bir niteliğe sahiptir ki, WSP ye verilen bilgilerden kişinin kimliği anlaşılabilir; ya da işten izin verilmesi gibi kişiye özel bir uygulamanın yapıldığı durumlar. İfşaatta bulunan kişi ilk bağlantıyı kurduktan sonra mümkün olan en kısa sürede, WSP, bu kişiyle gizlilik konusunu ve kimliğinin açıklanma riskinin derecesini tartışacaktır. Amcor un kişinin kimliğini koruma yeteneğinde herhangi bir değişiklik olursa, WSP, o kişiye bu durumu derhal bildirecek ve WSP ye göre, kişinin kimliğinin ortaya çıkma olasılığı artarsa, kişiye mümkün olduğunca uyarıda bulunacaktır. 12. Birinin WSP ile neden bağlantı kurduğu önemli midir? İnsanlar, Amcor u birçok nedenden dolayı etkileyen yasal ve etik yükümlülüklere uymama hakkında ifşaatlarda bulunmak için motive olabilirler. Bu nedenlerden bazıları, diğerlerinden daha az takdire değer nedenlerdir. Koruma kazanmak için, ifşaatın 'iyi niyetle' yapılmış olması zorunludur. Bu, ifşaatta bulunan bireyin, ifşaatını gerçekten doğru olduğuna inanarak yapmasının zorunlu olduğu anlamına gelir. Eğer ifşaatın nedeni pek takdir edilemeyecek bir neden ise ve amacı: başka birine zarar vermek ya da normal iş gereği gerçekleştirilen performans gözden geçirmelerinden kaynaklanan bir konudan kaçınmak veya muhbirlik politikasını istismar etmek ise, WSP, ifşaatta bulunan kişi hakkında disiplin kararı alınması ya da muhbirin haklarının sınırlandırılması için, bu kişinin davranışını İnsan Kaynakları Bölümü ile tartışma hakkına sahiptir. Muhbirin davranışından ötürü mağdur olmuş kişi ya da kişilerin korunması gerektiğinde ya da muhbirin uygunsuz olan herhangi bir amacının yerine getirilmesinin önlenmesini sağlamak için, bu haklar sınırlandırılacaktır. Sayfa 7/9

8 WSP'nin adil bir araştırma sağlama görevi, ifşaatlarda bulunan kişinin kimliğinin korunması yükümlülüğünden daha ağır basar. 13. Genel raporlama Her altı ayda bir Denetleme ve Uyum Komitesi ne (A&CC), o dönem içindeki muhbirlik etkinliklerini özetleyen bir rapor gönderilir. Bu rapor, Amcor un uyum kültürünü geliştirmek için genel tekliflerde bulunmak üzere kullanılabilir. A&CC bu raporu Kurul a sunar. Kurul, Amcor un muhbirlik politikasını ve bunun getirdiği sonuçlarının bir özetini, Amcor un hissedarları için hazırladığı yıllık raporda yayınlayabilir. 14. Uymama hakkında Amcor dışındaki kişilere raporlama Amcor, personelin Amcor Grubu na ilişkin kaygıları grup dışında tartışma gereksinimi duymamalarını sağlamayı amaçlamaktadır. Personele, şirket bilgilerini gizli tutmakla sorumlu oldukları anımsatılır. Herhangi bir bireyin koşullar gereği, herhangi bir yasal ve etik yükümlülüklere uymama durumunu Grup dışında ifşaatta bulunması gerekirse, Amcor, bu kişiye, Grup içinden herhangi bir kimsenin kendisine yardımcı olup olamayacağını yeniden düşünmesi konusunda teşvik eder ve son çare olarak, bireyin konuyu polise ya da uygun bir otoriteye götürmesini önerir. Birey, konuyu medyaya götürmemelidir. 15. Muhbirlik programının ve bu politikanın gözden geçirilmesi Muhbirlik politikası (bu politika dahil), Denetleme ve Uyum Komitesi tarafından, WSP ve Yönetici Müdür e de danışılarak en az her 2 yılda bir gözden geçirilir. Kurul a, bu gözden geçirmeyi ve teklif edilen önerileri özetleyen bir rapor sunulur. Gözden geçirmede, özellikle aşağıdakiler dahil olmak üzere genelde muhbirlik programının etkinliği ele alınmalıdır: Yapılan araştırmaların adil olması; ifşaatta bulunmanın gerçek sonuçları; WSP nin performansı; ve bu politikaya uyum. Bu politika, Amcor Denetleme ve Uyum Komitesi tarafından 17 Ekim 2005 de onaylanmıştır. Bu politika, Amcor un internet ve intranet sitelerinde yer alacaktır ve istek üzerine, Şirket Sekreteri nden ya da Ortak Kayıt tan (Share Registry) bir kopyası edinilebilir. Sayfa 8/9

9 Ken MacKenzie Yönetici Müdür ve Baş Yönetici (Managing Director & CEO) Ekim 2005 Sayfa 9/9