KREŞ MÜDÜRLÜĞÜ PROSEDÜRÜ

Transkript

1 Hazırlayan Kreş Müdürü Kontrol Yönetim Temsilcisi Onay Başkan Yardımcısı Rev. No & Tarihi : 1& Yürürlük Tarihi Sayfa 1/8 1- AMAÇ Bu Prosedürün amacı; Kartal Belediyesi Çocuk Gelişim Merkezleri'nin kuruluş, yönetim, eğitim, personel nitelikleri, görev işleyişine ilişkin esasları belirlemek; tüm eğitim ve öğretim faaliyetlerini laik, çağdaş bir anlayışla yürütülmesini, çağdaş anlayışa uygun olarak temel beceri ve alışkanlıklar kazandırmak için eğitim ve hizmet vermelerini sağlamaktır. 2- KAPSAM Bu Prosedür; Kartal Belediyesi tarafından açılan ve Kartal Belediyesi Kreş Müdürlüğü'ne bağlı olarak hizmet veren Çocuk Gelişim Merkezleri nin verdiği tüm hizmetleri kapsar. 3- TANIMLAR Müdür Kreş Müdürünü Merkez Kreş İdarenin yürütüldüğü ve aylık çocukların bakım ve eğitimlerinin sağlandığı yeri ifade eder. Şube Kreş aylık çocukların bakım ve eğitimlerinin sağlandığı yeri ifade eder. (Bazı şubelerde de 3 yaş grubu başladığı için belirtilmesi gerekiyor) Eğitim Dönemi 15 Eylül 15 Haziran tarihleri arasını kapsar Tam Gün bakım Kış Saati (08:00-16:30), Yaz saati (08:30-17:00) saatlerini kapsar Süreli Bakım Haftada 1 kez ve günde 2 saat süreli bakım alacak çocukları kapsar Eğitim Sorumlusu Kreş yöneticisini Öğretmen Okul öncesi eğitimi öğretmenini, Veli Çocuğun ana veya babasını, vasisini ya da yasal sorumluluğunu üstlenen kişiyi, KDK Kurulu Kreş Müdürü ve Eğitim Sorumlularından meydana gelen kurulu ifade eder. Büro İşleri Görevlisi Büro hizmetleri arşiv ve dosyalama işlerini yapan kişiyi, Diğer Personel Kreş Müdürlüğünde hizmet gereği çalıştırılması gerekli hemşire, pedagog, aktivite (resim, folklor, İngilizce, jimnastik, drama vb.) öğretmeni, çocuk bakıcısı, temizlik personeli, teknik eleman. İfade eder. 4- SORUMLULAR Başkan Yardımcısı Kreş Müdürü EBYS Temsilcisi Eğitim Sorumlusu Kreş Bölüm Çalışanları Kartal Belediye Başkanlığı Çırçır cad. Kartal / İSTANBUL Tel:

2 Yürürlük Tarihi Sayfa 2 / 8 5- İLGİLİ DÖKÜMANLAR KDK Karar Formu ( F43.01) Öğrenci Kayıt Formu (F43.02) Kayıt Sözleşme (F43.03) Görüşme Formu (F43.04) Gezi Plan Örneği (F43.05) Okul İçi Etkinlik Plan Örneği (F43.06) Kayıt Dondurma Dilekçesi (F43.07) Kayıt Silme Dilekçesi (F43.08) Veli Memnuniyet Anketi (F 43.09) Çocuğun Sağlık Formu (F43.10) Süreli Günlük Ücretsiz Bakım Formu ( F43.11) Etkinlik Memnuniyet Anketi (F43.12) İşi Aksatma Formu ( F43.13) İndirim Talep Formu (F43.14) İşe Gelmeme Formu (F43.15) İş Yeri Disiplinini İhlal Formu ( F43.16) Toplantı Tutanağı Formu (F-07.01) Aylık Faaliyet Raporu (F-19.01) 6- İLGİLİ MEVZUAT Talimatlar (Yapılan İşleri tarif eden dokümanlar) Formlar (Yapılan İşler sırasında kayıt tutmaya yarayan dokümanlar) 1739 Sayılı Milli Eğitim Temel Kanunu 222 Sayılı İlköğretim ve Eğitim Kanunu 3797 Sayılı Milli Eğitim Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun 5580 Sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu 573 Sayılı Özel Eğitim Hakkında Kanun Hükmünde kararname Sayılı Kanun (SHÇEK) 4982 Sayılı Bilgi Edinme hakkı Kanunu Kreş Müdürlüğünün Görev ve Çalışma Yönetmeliği Verilerin Analizi Prosedürü Pr-19.0 Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü Pr-01.0 İç Denetim Prosedürü Pr-02.0 Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü Pr-03.3 Risk Değerlendirme Prosedürü Pr

3 Yürürlük Tarihi Sayfa 3 / 8 7- PROSEDÜRÜN UYGULANIŞI 7.1 Kreş Müdürlüğünün Çalışma Esasları: tarihli Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik gereğince Kartal Belediyesi Meclisinin tarih ve 158 sayılı kararıyla kurulmuş ve faaliyetlerini yürütmektedir. Çocuk Gelişim Merkezlerinde; Atatürk İlke ve inkılaplarını hayata geçirebilen, görüşlerini rahatlıkla ifade edebilen, karşılaştığı problemleri çözebilen, hayata farklı pencerelerde bakabilen, toplumsal sorumluluk bilincine sahip, toplu yaşam kurallarına uyan, kendisi ve çevresiyle barışık, çevresine duyarlı, değerlerine sahip çıkan, iletişim becerilerine sahip, hedefleri olan, kaliteli yaşam becerine, sanatsal becerilere, iyi alışkanlık ve davranışlara sahip nitelikli bireyler yetiştirilmesini amaçlamaktadır. Kreş Müdürlüğü, Kartal Belediyesi Bünyesinde yeni kreşler kurulmasını, Mevcut bulunan kreşlerin tüm eğitim ve öğretim faaliyetlerini laik, çağdaş bir anlayışla yürütülmesini hedefler Kayıtların Alınması Haziran ayının ilk üç haftasında velilerin onayı ile Öğrenci Kayıt Formu (F43.02) doldurularak kayıtlar alınır. Ön Kayıtlar Mahalle ve veli tercihine göre belirlenir. Temmuz ayında ön kayıtlar değerlendirilerek kesin kayıt listeleri hazırlanır. Kesin kayıt hakkı kazananlara SMS ile bilgi verilir Sözleşme Yapılması Kesin kayıt hakkı kazananlar Evraklarını tamamlayıp kayıt olacakları kreşin eğitim sorumlusuna teslim ederler ve Kayıt Sözleşmesi Formunu (F43.03) imzalayarak kayıtlarını yaptırırlar. Kayıt evrakları ile birlikte çocuğun sağlık bilgilerinin yer aldığı Çocuk Sağlık Formu (F43.10) doldurularak teslim edilir. (Bu formu hemşire gelmesi durumunda kullanılacaktır. Kayıt sırasında almıyoruz.) Gezi Planı Yapılması Eğitim dönemi içerisinde yapılacak gezi planları Eğitim Sorumluları tarafından gezi planları hazırlanarak Gezi Plan Örneği (F43.05) formu doldurulur ve Müdür onayına sunulur Etkinlik Planının hazırlanması Eğitim dönemi içerisinde Kreşlerde yapılacak etkinlik Planları Eğitim Sorumluları tarafından hazırlanarak Okul İçi Etkinlik Plan Örneği Formu (F43.06) doldurularak Müdür onayına sunulur Kayıt Dondurma İşlemi Çocuğun Kreşte faydalanmayacağı süreler veli tarafında Kayıt Dondurma Dilekçesi (F43.07) doldurularak idareye bildirilir. Bu süre en az 1 ay en fazla 2 ay olmalıdır. Kaydı dondurulan öğrenciden ücret talep edilmez Kayıt Silme İşlemi Kreşe uyum sağlayamayan veya başka bir sebeple ayrılmak isteyen veliler Kayıt Silme Dilekçesini (F43.08) doldurarak idareye teslim ederler ve kayıtlarını sildirebilirler. 3

4 Yürürlük Tarihi Sayfa 4 / Memnuniyet Analizi Yapılması Yapılan Etkinliklerde katılımcılara Etkinlik Memnuniyet Anketi (F43.12) dağıtılır ve etkinlik sonucu toplanarak sonuçlar değerlendirilir. Ayrıca yılda bir defa velilere Veli memnuniyet Anketi (F 43.09) gönderilerek alınan sonuçlara göre iyileştirmeler yapılır İndirim Uygulamaları Ekonomik durumu iyi olmayan ve indirim talebinde bulunan aileler İndirim Talep Formunu (F43.14) doldurarak indirim talebinde bulunabilirler. İndirim oranları Kreş Müdürlüğü Çalışma yönetmeliğinden belirtilen şekilde uygulanır Koordinasyon Değerlendirme Kurulu ( KDK ) Çalışmaları İndirim talebinde bulunan velilerin talepleri Koordinasyon Değerlendirme Kurulu tarafından incelenerek alınan kararlar Koordinasyon Değerlendirme Kurulu Karar Formuna ( F43.01) doldurulur. Alınan kararlar Başkan onayına sunulur. Başkan onayından sonra kararlar SMS yoluyla velilere bildirilir Veli Görüşmesi Talep edilmesi halinde Belediyemiz emrinde görevli Pedagoglar belli zamanlarda veliler ile görüşme yaparlar. Yapılan görüşmeler Görüşme Formu (F43.04) doldurularak kayıt altına alınır Süreli Günlük Ücretsiz Bakım Acil durumlarda veliler çocuklarını süreli olarak kreşlere bırakabilirler. Süreli Ücretsiz bakım Hizmeti Haftada 1 gün ve sabah 09:30-11:30, öğleden sonra 13:30-15:30 saatleri arasında verilir. Kartalda ikamet eden herkes bu hizmetten faydalanabilmektedir. Çocuğunu bırakacak aileler Süreli Günlük Ücretsiz Bakım Formunu ( F43.11) doldurarak çocuklarını kreşlere teslim edebilirler İşi Yeri Diplini Çalışan Personel, Yardımcı elemanlar ve Stajyer Öğrencilerin işi aksatmaları halinde İşi Aksatma Formu ( F43.13), İşyerinde disiplinine aykırı hareketleri halinde İş Yeri Disiplinini İhlal Formu ( F43.16) ve işe gelmemeleri halinde ise İşe Gelmeme Formu ( F43.15) Eğitim Sorumluları tarafında doldurularak kayıt altına alınarak idareye teslim edilir. İdare tarafından yasal işlemler yapılır. 7.2 Faaliyetler Süreç yönetimi kapsamında, belediyenin Performans Programı Müdürlükler arası koordinasyonu sağlayarak hazırlamak. Belediyenin Yatırım Programının hazırlanmasında Kreş Müdürlüğünün amaç ve hedefleri doğrultusunda projeler oluşturmak, bu projelerin uygulanması için gerekli alt yapı çalışmalarını hayata geçirmek. Kreş Müdürlüğünün görev ve sorumlulukları ile ilgili faaliyetlerin sonuçlarını değerlendiren ve performans-kalite ölçümlerinin yapıldığı kalite ölçütleri programları geliştirmek. Kreş Müdürlüğüne bağlı bütün şubelerdeki faaliyetlerin değerlendirildiği kalite-performans ölçüt sonuçlarının bir üst yöneticinin bilgisine sunulması. Kreş Müdürlüğünün Eğitim-Öğretim yılı içerisindeki tüm faaliyetlerinin Yıllık stratejik faaliyet planına uygunluğunun değerlendirilmesi. 4

5 Yürürlük Tarihi Sayfa 5 / Eğitim Çalışmaları Her yaş grubundaki çocuklara, psikolog gruplarda doğrudan doğruya psiko-sosyal gelişim programları ve MEB. Okul Öncesi Eğitim Kurumları programları uygulanır. Kreş eğitimde çocuklar belirli gruplara ayrılarak eğitilir. Hangi gruba dahil olacağı konusunda doğum tarihi esas olmakla birlikte genel gelişimi de dikkate alınır. Zihinsel ve psiko-sosyal gelişimi kronolojik yaşından farklı olan çocuklar (öğretmen ve psikologun ortak kararı ile) psiko-sosyal gelişimi uygun olduğu gruba alınır. Birinci grup: 3 yaş grubu (24 ayını dolduran çocuklar) bulunan en çok 15 çocuk bir grup oluşturur ve her grup için bir çocuk bakıcısı veya uzman usta öğretici görevlendirilir. İkinci grup: 4 yaş grubunda (36 ayını dolduran çocuklar) bulunan en çok 15 çocuk bir grup oluşturur ve her grup için bir çocuk gelişimcisi, bir öğretmen veya bir usta öğretici ve varsa bir stajyer görevlendirilir. Üçüncü grup: 5 yaş grubunda (48 ayını dolduran çocuklar) bulunan en çok 15 çocuk bir grup oluşturur ve her grup için bir çocuk gelişimcisi, bir öğretmen veya bir usta öğretici ve varsa bir stajyer görevlendirilir. Dördüncü grup: 6 yaş grubunda (60 ayını dolduran çocuklar) bulunan en çok 15 çocuk bir grup oluşturur ve her grup için bir çocuk gelişimcisi öğretmen veya usta, bir uzman öğretici ve varsa bir stajyer görevlendirilir. 7.3 Etkinlik Çalışmaları Öğrencilere yönelik çeşitli sosyal ve kültürel etkinlikler yapılır Özel Gün Anma Etkinliği Özel gün ve bayramlar, kreş çocuklarının yaşlarına, gelişimlerine ve eğitim programlarına uygun olarak sınıf içi etkinlikler ile okul merkezli olmak kaydıyla eğitim etkinlikleri şeklinde düzenlenir. Bu etkinlikler, öğretmenlerin birlikte hazırlayacakları program çerçevesinde yapılır. Okul öncesi eğitimin tanıtımı ve yaygınlaştırılması amacıyla çocukların gelişim düzeyi ve velilerin ekonomik durumları da dikkate alınarak okul öncesi eğitimi yılsonu şenlikleri düzenlenebilir Gezi Programı Öğrencileri tarih bilincini artırmak, Çevre bilincini artırmak ve hayvan sevgisi kazandırmak amacıyla Müze, Tarihi yerlere ve Hayvanat bahçesine gezi programları yapılarak aylık geziler düzenlenmesi Atatürk Köşesi Kreşlerde eğitim etkinliklerinin yapıldığı alanların dışında uygun bulunan bir yerde, Atatürk inkılâp ve ilkelerini içeren anlamlı bir kompozisyon oluşturacak şekilde Atatürk Köşesi düzenlenir ve köşe sürekli güncelleştirilir. 5

6 Yürürlük Tarihi Sayfa 6 / Bahçe Düzenlemesi Okul öncesi eğitim kurumlarında eğitim etkinliklerinin sağlıklı ve uygun bir ortamda gerçekleştirilebilmesi için oyun alanı ile bahçenin bulunması ve amacına uygun olarak düzenlenmesi esastır. Düzenlemeler eğitim olmadığı zamanlarda yapılır. Bu düzenleme yapılırken mümkün olduğunca, çocukların motor becerilerinin ve bilişsel gelişimlerinin desteklenmesi, gezip oynamalarına imkân sağlanmasına özen gösterilir. 7.4 Değerlendirme Çalışmaları Koordinasyon Değerlendirme Kurulu Koordinasyon ve Değerlendirme Kurulu; Kreş Müdürü veya Kreş Şube Sorumlusu, Eğitim Sorumlusu, Kıdemli Öğretmen veya Usta Öğretici/ Çocuk Eğiticisi oluşur. Kurul Başkanı Müdür, bulunmadığı zaman Kreş şube Sorumlusu yoksa Eğitim Sorumlusudur. Kurul iki ayda bir defa veya Müdürün gerekli gördüğü durumlarda olağanüstü toplanır. Bu kurulun her toplantıda alacağı kararlar, bir raporla Başkan Yardımcısına sunulur. Kreş ve gündüz bakımevleri yılda en az bir kez olmak üzere kreş ve gündüz bakımevlerinin işleyişi ile ilgili raporu Belediye başkanına sunar. Komisyon, sınıfların kapasitelerini dikkate alarak, dengeli bir şekilde yuvaya kaydedilmeleri için gerekli plânlamayı yapar. Kreşin fiziksel koşullarını, kapasitesini ve önceki yıldan devam eden çocukları da dikkate alarak okula alınacakların sayısını tespit eder. Kartal Belediyesi çalışanlarının çocukları, yaş ve sağlık engeli yoksa kabulde önceliklidir. Kız ve erkek çocukların sayı itibarıyla gruplara dengeli olarak dağılımını sağlar. Kreş kontenjanın açık olması durumunda, öncelikli olarak Kartal içersinde ikamet eden ve çalışan annelerin çocukları olması sonrasında, toplumdaki ihtiyaç sahiplerinin çocukları da kabul edilir Çocukların ikametlerine en yakın bölgedeki kreşe kayıtları yapılır Milli Eğitim Bakanlığı Okul Öncesi Eğitim Kurumları Yönetmeliği nin 11. Maddesinin ( g ) fıkrasına dayanılarak; Kartal Belediyesi Kadın Konuk Evi nde kalan çocuklar ( kayıt yapılan eğitim döneminin sonuna kadar ) ve Çocuk Koruyucu Ruh Sağlığı Merkezinden yönlendirilen yönetmelik şartlarına uygun, sosyal endikasyon için ihtiyaç duyulması halinde ekonomik güçlüğü olan çocuklar yuvalarımızdan ücretsiz / indirimli olarak faydalanabilirler. Bu şartları taşıyan ve ücretsiz kayıt yaptırmak isteyen veliler İndirim Talep Formu (F43.14) doldurup belgeleri ile birlikte KDK komisyona teslim ederler. KDK komisyon bu formdaki bilgileri belgelere dayalı olarak inceler. Komisyon kayıt işleminin ücretsiz / indirimli olup olamayacağına karar verir. Koordinasyon ve Değerlendirme Kurulu nun görev ve sorumlulukları Kreş Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği nde açıklanmıştır Değerlendirme Toplantısı Kreş Müdürlüğünde ayda bir veya ihtiyaç duyulan zamanlar toplantıları yapılır. Müdür, Müdürün bulunmadığı zamanlarda Kreş Şube Sorumlusunun ya da Eğitim Sorumlusunun yönetiminde yapılacak bu toplantılara Eğitim Sorumlusu, Öğretmen, Yardımcı Öğretmen ve Müdürlükçe uygun görülecek diğer personel katılır. Toplantılarda davranış bozukluğu gösterip psiko-sosyal sorunların çözümüne ilişkin tartışmalar yapılır. Tartışılan konular rapor haline getirilerek arşivlenir Veli Toplantısı Kuruluşlarda üç ayda bir veya ihtiyaç duyulan zamanlarda veli toplantıları düzenlenir. Bu toplantılarda Kuruluş ve çocukların ihtiyaçları, sorunları tartışılır. Çocukların psiko-sosyal gelişimleri hakkında velilere açıklayıcı bilgiler verilir 6

7 Yürürlük Tarihi Sayfa 7 / Müdürlük Yazışmaları Gelen Evrak Belediye Müdürlüklerine kurum dışından gelen her türlü evrak Yazı İşleri Müdürü tarafından, konunun içeriğine göre Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinden ilgili Müdürlüğe havale edilir. İlgili Müdürlüğün sistemine iletilen evrak Müdür tarafından sorumlu personele bilgisine ve/veya gereğine havale edilir Giden Evrak Kurum içinde, Müdürlükler arası evraklar, bağlı bulundukları Başkan Yardımcısı aynı ise, Müdür onayı, bağlı bulundukları Başkan Yardımcıları farklı ise, Başkan Yardımcılarının onayı, Müdürlük Başkana bağlı ise, evrakın önemine bağlı olarak Müdür ya da Başkanın onayı ile Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinden gönderilir. Giden evrak kurum dışına gönderilecek ise; Müdür ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı elektronik imzası ve Başkan onayı alınır ve evrak Yazı İşleri Müdürlüğü aracılığı ile dış kuruma gönderilir. Gelen ve giden evraklar EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) üzerinden işlem gördüğünden otomatik olarak arşivlenir. Elektronik ortamda nitelikli sayısal sertifika kullanılarak imzalanan ve elektronik olarak karşı tarafa teslim edilen yazışmalarda zimmet defteri kullanılmaz Kayıtların Saklanması: Bu prosedür kapsamındaki tüm kalite kayıtları Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü ne göre uygun olarak saklanır Müdürlük Birim Hedeflerinin Hazırlanması Müdürlük tarafından, Stratejik Plan da yer alan Stratejik Amaçlar doğrultusunda içinde bulunulan yıldan bir sonraki yıl içinde gerçekleştirilecek olan birim hedefler, performans göstergeleri ve yaklaşık maliyetler planlanarak Strateji Geliştirme Müdürlüğü ne gönderilir. İlgili müdür ve Strateji Geliştirme Müdürü nün katılım sağladığı toplantılar ile birim hedeflere son hali verilir Müdürlük Faaliyet Raporunun Oluşturulması İçinde bulunulan yıldan bir önceki yıl hazırlanan birim hedefler ve performans göstergeleri dahilinde, faaliyetler ile ilgili müdürlük bünyesinde yapılmış olan çalışmalar aylık olarak fotoğrafları ve faaliyet detayları ile hazırlanır. İlgili müdür onayı ile Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından yürütülen çalışmalarda kullanılmak üzere Yönetim Bilgi Sistemi ne girişi yapılır, fotoğraflar ise dijital ortamda Strateji Geliştirme Müdürlüğü ne iletilir Entegre Yönetim Sistemi Çalışmaları: Veri Analizi: Müdürlükte yapılan faaliyetler Verilerin Analizi Prosedürüne göre 6 aylık periyotlarla istatistikî yöntemler kullanarak yapılmaktadır. 7

8 Yürürlük Tarihi Sayfa 8 / DÖFİ: Saptanan uygunsuzlukların sebeplerini ortadan kaldırmak ve/veya uygunsuzluk meydana gelmeden olası sapmaları ve uygunsuzlukların meydana gelmesini engellemek amacıyla yapılan planlı ve sistematik faaliyetlerdir. Hizmetin sağlanması sırasında görülen aksaklıklar veya hizmet performansında görülen olumsuzluklar için Düzeltici ve Önleyici Faaliyet İstek Formu (F02.05) doldurulur. Düzeltici ve Önleyici Faaliyetlerin uygulama aşamaları ve kontrol yöntemleri Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürüne göre yapılmaktadır Risk Değerlendirmesi: Rutin olan ve olmayan faaliyetlerden kaynaklanan riskler, Risk Değerlendirme Komisyon Üyeleri tarafından Risk Değerlendirme Prosedürüne göre yapılır İç Denetim Raporu: İç Tetkikler sonucunda hazırlanan İç Denetim Raporu nun onaylanması, raporda belirtilen hususlar konusunda gerekli çalışmaların yapılması Aylık Birim Faaliyet Raporu: Müdürlüğün bir aylık faaliyetlerinin sonucunda oluşturulan rapordur Toplantı Tutanakları: Birimlerin faaliyetlerinin değerlendirildiği ve bir sonraki toplantıya kadar hedeflerin belirlenerek, bir tutanak ile kayıt altına alınıp, Toplantı Talimatı nda (T-07.01) belirtilen esaslara göre yapılan periyodik çalışmadır. Toplantıda sonucunda alınan kararların kayıt altına alınması amacıyla Kartal Belediyesi Toplantı Tutanağı (F07.04) doldurulur. 8 - Dağıtım: Başkan Başkan Yardımcıları Bölüm Müdürleri Kalite Temsilcisi 8