HİZMET ve MASRAF YÖNETİMİ

Transkript

1 HİZMET ve MASRAF YÖNETİMİ 1 HİZMET VE MASRAF YÖNETİMİ KARTLAR VE REÇETELER Kartlar Menüsü Yardım Tuşları Hizmet Tanıtım Kartı (041500) Hizmet Reçetesi (041700) Masraf Hesap Tanıtım Kartı (041600) Proje Tanıtım Kartı (041900) İthalat Tanıtım Kartı (181100) İthalat Muhasebe Grupları Tanıtım Kartı (181101) Dağıtım Anahtarları Tanıtım Kartı (087520) Grup tanıtım kartları Hizmet-Masraf Tipleri tanıtım kartı (041501) Hizmet-Masraf Sınıfları tanıtım kartı (041502) Hizmet-Masraf Grupları tanıtım kartı (041503) FÖYLER Hizmet Hareket Föyü (041426) Hizmet sipariş föyü (041801) Hizmet proforma sipariş föyü (041802) Masraf Hesap Hareket Föyü (041427) Masraf sipariş föyü (041803) Masraf proforma sipariş föyü (041804) İthalat Hareket Föyü (181500) Hizmet Satış Sözleşmesi Föyü (042251) Hizmet Alış Sözleşmesi Föyü (042255) EVRAKLAR Evraklar Yardım Tuşları Evraklardan Muhasebeye Entegre Evraklar Kombine alınan sipariş fişleri Kombine normal alınan sipariş fişi (031115) Kombine proforma alınan sipariş fişi (031151) Kombine çok dövizli alınan sipariş fişi(031176) Kombine çok dövizli proforma alınan sipariş fişi (031158) Kombine bakiye sıfırlama Kombine normal mal kabul alınan sipariş bakiye sıfırlama fişi (031135) Kombine proforma alınan sipariş bakiye sıfırlama fişi (031157) Faturalar Satış faturası (061190) Alış faturası (062205) Diğer Satış Faturalar Açık Hizmet Satış Faturası (066111) Açık Hizmet İade Alış Faturası (066170) Kapalı Hizmet Satış Faturası (066120) Kapalı Hizmet İade Alış Faturası (066180) Diğer Alış Faturaları Açık Alınan Masraf Faturası (066130) Açık Alınan İthalat Masraf Faturası (066225) Açık Alınan Finansal Sözleşme Kira Faturası (066333) Açık İade Edilen Masraf Faturası (066150) Açık İade Edilen İthalat Masraf Faturası (066227) Kasadan Ödenen Kapalı Masraf Alış Faturası (066140)

2 Kasadan Ödenen Kapalı İthalat Masraf Faturası (066226) Kasadan Ödenen Kapalı Finansal Sözleşme Kira Faturası (066341) Kasaya Ödenen Kapalı Masraf İade Faturası (066160) Kasaya ödenen kapalı ithalat masraf iade faturası (066228) Bankadan Ödenen Kapalı Alış Bankadan ödenen kapalı masraf alış faturası (066141) Bankadan ödenen kapalı ithalat masraf faturası (066222) Bankadan ödenen kapalı finansal sözleşme kira faturası (066342) Bankaya ödenen kapalı masraf iade faturası (066161) Bankaya ödenen kapalı ithalat masraf iade faturası (066223) Genel Amaçlı Fatura (067430) Serbest Meslek Makbuzu Alış Açık Alınan Serbest Meslek Makbuzu (066230) Kasadan Ödenen Kapalı Serbest Meslek Giriş Makbuzu (066240) Satış Gider Makbuzu Açık gider makbuzu (066290) Kasadan ödenen kapalı gider makbuzu (066291) Bankadan ödenen kapalı gider makbuzu (066292) Cari personelin ödediği kapalı gider makbuzu (066293) Gider Pusulaları Açık mal alımı gider pusulası (066301) Kasadan ödenen kapalı mal alımı gider pusulası (066302) Açık iade alınan mal alımı gider pusulası (066303) Kapalı iade alınan mal alımı gider pusulası (066304) Hizmet Sözleşmeleri Hizmet Satış Sözleşmesi (066601) Hizmet Alış Sözleşmesi (066612) Gider Katılım Sözleşmesi Gider katılım sözleşmesi (066615) Dekont Hizmet maliyeti yansıtma dekontu (043345) YÖNETİM Hizmet Yönetimi (066700) Masraf Yönetimi (066710) Proje Yönetimi (066720) OPERASYONLAR Hizmet Satış Sözleşmesi faturalama Operasyonları (066810) Hizmet Satış Sözleşmesi Onaylama Operasyonları (066815) Hizmet Alış Sözleşmesi faturalama Operasyonları (066820) Hizmet Alış Sözleşmesi Onaylama Operasyonları (066825) Verilen sipariş onaylama veya kapama operasyonları (028001) Verilen sipariş mal kabul veya kapama operasyonları (028000) Proforma verilen sipariş onaylama/kapama/kesinleştirme operasyonları (028005) Alınan sipariş onaylama veya kapama operasyonları (038001) Alınan sipariş sevk veya kapama operasyonları (038000) Proforma alınan sipariş onaylama/kapama/kesinleştirme operasyonları (038005) Gider katılım sözleşmesi faturalama operasyonları (066830) RAPORLAR Hizmet (Gider veya İthalat) Tarama Kriteri ve Filtreleri

3 1.6.2 Alınan Siparişler Genel amaçlı alınan sipariş raporu (049101) Hizmet sıralamalı alınan sipariş raporu (049102) Cari sıralamalı alınan sipariş raporu (049103) Proforma alınan sipariş raporu (049104) Alınan Siparişlerin Sevkiyatı Genel amaçlı alınan siparişin sevkiyat raporu (049105) Hizmet sıralamalı alınan siparişin sevkiyat raporu (049106) Cari sıralamalı alınan siparişin sevkiyat raporu (049107) Proforma alınan siparişin kesinleştirme raporu (049108) Hizmet Raporları Satınalma talep Genel amaçlı satınalma talep raporu (023301) Hizmet sıralamalı satınalma talep raporu (023302) Satınalma talep karşılama raporları Genel amaçlı satınalma talep karşılama raporu (023304) Hizmet sıralamalı satınalma talep karşılama raporu (023305) Hizmet Durum Raporları Hizmet Bakiye Durum Raporu (045961) Hizmet Sıralamalı Ve Sorumluluk Merkezi Detaylı Hizmet Durum Raporu (045393) Sorumluluk Merkezi Sıralamalı ve Hizmet Detaylı Durum Raporu (045394) Dönemler Bazında Hesaplar Sıralamalı Ve Sorumluluk Merkezi Detaylı Hizmet Hesapları (045493) Dönemler Bazında Sorumluluk Merkezi Sıralamalı Ve Hesap Detaylı Hizmet Hesapları (045494) Hizmet Ekstreleri Standart Hizmet Hesap Ekstresi (044180) Sorumluluk Merkezi Bazında Hizmet Hesap Ekstresi (044181) Hizmet Grubu Standart Hesap Ekstresi (044190) Hizmet Grubu Sorumluluk Merkezi Bazında Hesap Ekstresi (044191) Hizmet Hareket Raporu (045550) Genel Amaçlı Hesap Raporları Satınalma talep Genel amaçlı satınalma talep raporu (023307) Masraf sıralamalı satınalma talep raporu (023308) Satınalma talep karşılama raporları Genel amaçlı satınalma talep karşılama raporu (023310) Masraf sıralamalı satınalma talep karşılama raporu (023311) Verilen siparişler Genel amaçlı verilen sipariş raporu (049109) Masraf sıralamalı verilen sipariş raporu (049110) Cari sıralamalı verilen sipariş raporu (049111) Proforma verilen sipariş raporu (049112) Verilen sipariş teslimatları Genel amaçlı verilen siparişin teslimat raporu (049113) Masraf sıralamalı verilen siparişin teslimat raporu (049114) Cari sıralamalı verilen siparişin teslimat raporu (049115) Proforma verilen siparişin kesinleştirme raporu (049116) Durum Raporları Masraf Hesapları Bakiye Durum Raporu (045963) Hesap Sıralamalı ve Sor.merk.Detaylı Masraf Hesapları Durum Raporu (045371) Sor.merk.sıralamalı ve Hesap Detaylı Masraf hesapları durum raporu (045372) Dönemler Bazında Hesap Sıralamalı ve Sor.merk.Detaylı Masraf Hesapları 3

4 Durum Raporu (045471) Dönemler Bazında Sor. Merk. Sıralamalı Ve Hesap Detaylı Masraf Hesapları Durum Raporu (045472) Ekstreleri Standart Masraf Hesapları Ekstresi (044170) Sorumluluk Merkezi Bazında Hesap Ekstresi (044171) Standart Hesap Grubu Ekstresi (044172) Sorumluluk Merkezi Bazında Hesap Ekstresi (044173) Masraf Hesapları Hareket Raporu (045570) Ambar Fişleri Detaylı Genel Amaçlı Hesaplar Raporu (049956) İthalat Raporları İthalat Durum Raporu (043020) İthalat Ekstre Raporu (043030) İthalat Hareket Raporu (043010) Satın alma/satış Sorumlusu Detaylı Hizmet Ve Masraf Hareket Raporu (043060) ANALİZLER Masraf hesapları analiz kübü (040001) LİSTELER Kart Listeleri Hizmet Hesapları Fihristi Dökümü (045580) Genel Amaçlı Hesaplar Fihristi Dökümü (045590) İthalat Hesapları Fihristi Dökümü (185100) Hizmet Hesapları Reçetesi Listesi (015600) Dağıtım Anahtarları Listesi (084250) Evrak Listeleri Fatura Listeleri Kesilen Faturalar ( ) Gelen Faturalar ( ) Alınan Serbest Meslek Makbuzu ( ) Kesilen Serbest Meslek Makbuzu ( ) Gider Makbuzu ( ) Evrak no sıralamalı gider pusulası evrağı dökümü (044267) Tarih sıralamalı gider pusulası evrağı dökümü (044268) Hizmet Sözleşmeleri ( ) GRAFİKLER Grafik Ayarları Hizmet Dönemlere Göre Alacak Bakiyeli Hizmet Grafiği (049100) Masraf Dönemlere Göre Borç Bakiyeli Masraf Hesap Grafikleri (049200)

5 1 HİZMET VE MASRAF YÖNETİMİ Hizmet ve Masraf yönetiminin açıklamalarına geçmeden önce, bazı genel bilgiler vermek istiyoruz. Bu bölüm; parasal bir karşılığı olmak kaydıyla verdiğiniz hizmetleri ve yaptığınız giderleri belgelemek, hizmet ve gider faturaları düzenlemek amacıyla hazırlanmıştır. Hizmet ve Masraf yönetimini kullanabilmek için; öncelikle hizmet verdiğiniz cari firmaların ve hizmet aldığınız cari firmaların tanımlanmış olması gerekir. Bu tanımlamalar yapıldıktan sonra, giderlerinizin ve verdiğiniz hizmetlerin programınıza tanıtımı yapılmalıdır. Hizmet tanıtım kartı ve genel hesap tanıtım kartı bu amaçla hazırlanmıştır. Bunun yanı sıra bu bölümden proje bazlı çalışan hizmet sektörlerinin hangi projeler için hangi masrafları gerçekleştirdiklerini dolayısıyla bu projeler doğrultusundaki giderlerinin yani maliyetlerinin ne kadar olduğunu saptayabilmek amacıyla proje kartı tanımlayabilmeleri ve faturalardan belgelendirebilmeleri de mümkün olabilecektir. V14 serisi ile birlikte kullanıcılarımız; faturalar menülerimizde yerini alan Satış faturası (061190) ve Alış faturası (062205) programları ile aynı evrak içinden hem hizmet kalemlerinin hem de stoklarının girişlerini yapabileceklerdir. Zaten bu faturalarımızın en önemli detaylarından biri de hizmet ve stoklar ile masraf ve stokların tek bir evraktan fatura edilebilmesine imkân tanıyor olmasıdır. Böylece satılan/alınan stoklara yönelik verilen hizmetlerde, yapılan masraflarda aynı ekrandan fatura edilebilecektir. Hizmet ve Masraf yönetimi ile serbest meslek erbabından yapılan hizmet alımları karşılığında bu kişiler tarafından düzenlenip size verilen serbest meslek makbuzu girişleri de yapılabilir. Evet, genel hatları ile sizlere tanıtmaya çalıştığımız Hizmet ve Masraf yönetimini şimdi daha detaylı bir şekilde incelemeye başlayabiliriz. 1.1 Kartlar ve Reçeteler Bu bölüme girdiğinizde, karşınıza gelecek programlar yardımıyla hizmet ve gider hesaplarınızın tanıtımını yapacaksınız. Bu bölümle ilgili açıklamalarımıza başlamadan önce, kartlarda kullanılacak yardım tuşlarına toplu olarak değinmek istiyoruz Kartlar Menüsü Yardım Tuşları Hizmet ve Masraf yönetiminizin tüm bölümlerinde, programınızı kullanırken size yol göstermesi amacı ile hazırlanmış yardım tuşları vardır. Hangi programlarda hangi yardım tuşlarını kullanabileceğinizi Ctrl+Y tuşlarına basarak görüntüleyebilirsiniz. Bu bölümde kartlar menüsünde yer alan programlara ait yardım tuşları açıklanmaktadır. ESC (Çıkış): ESC (Çıkış): ESC tuşuna basarak veya close(x) butonunu tıklayarak kart ekranlarını kapatabilirsiniz. ESC tuşu veya close(x) butonu ile programdan çıkmanız halinde girdiğiniz bilgiler silinecektir. Yalnız kart ekranlarında butonlar ile ulaşılan pencerelerden ESC tuşuna basarak bilgileriniz silinmeden çıkabilirsiniz. ALT+C (Kopyala): Boş bir hizmet veya genel hesap tanıtım kartı üzerinde ALT+C tuşlarına basarak, en son girmiş olduğunuz karta ait tüm bilgileri boş olan bu ekran üzerine kopyalayabilirsiniz. Kart ekranlarının alt tarafında yer alan (C)Kopyala butonu da aynı işlevi yerine getirir. ALT+E (Yeni Kart): ALT+E tuşlarına birlikte basarak, programdan çıkmadan, ekrandaki hizmet veya genel hesap kartını boşaltıp, sonra yeni bir hizmet veya genel hesap kartı çağırabilirsiniz. Eğer ekrandaki kart üzerinde herhangi bir değişiklik yaptıysanız, ALT+E tuşlarına basmanız halinde bu değişiklikler kaybolacaktır. Bu nedenle önce kartı kaydedip, daha sonra bu tuşları kullanmanız gerekir. Kart ekranlarının alt tarafında görülen Yeni butonu da aynı işlevi yerine getirir. ALT+Y (Tekst Data): Kart ekranlarında ALT+Y tuşlarına birlikte basarak, ekranınızda yer alan hizmet veya genel hesap kartına ilişkin, aklınıza gelebilecek her türlü detayın girilebileceği bir editör ekranına ulaşacaksınız. Tıpkı bir not defteri gibi kullanabileceğiniz bu ekrana, hizmet veya gider cinsi 5

6 ile ilgili dilediğiniz bilgileri girebilirsiniz. Tekst data ekranına bilgilerinizi girdikten sonra, ALT+S tuşlarına basarak bunları kayıt etmelisiniz. Daha sonra gerek duyulduğunda, yine ALT+Y tuşlarına basarak tekst datanızı görüntüleyebilirsiniz. ALT+O (Önceki Kart): ALT+O tuşlarına birlikte basarak veya kart ekranlarının alt tarafında yer alan Önce butonunu tıklayarak ekranda bulunan hizmet veya genel hesap kartından bir önce girilmiş olan kartı çağırabilirsiniz. ALT+S (Kart Sakla): ALT+S tuşlarına birlikte basarak veya ekranın alt tarafında görülen Sakla butonunu tıklayarak kartlarınızı bilgisayarınızın sabit diskine kayıt edebilirsiniz. Bu tuşlara bastığınızda, ekranınızın alt tarafında; Evet Kaydedebilirsin Hayır Kaydetme Şeklinde butonlar belirecektir. Bu aşamada, girişlerinizi bilgisayarınızın sabit diskine kayıt edebilmek için, evet kaydedebilirsin butonunu kliklemelisiniz. Aksi halde, kayıt işleminden vazgeçtiyseniz, hayır kaydetme butonunu kliklemeniz yeterli olacaktır. ALT+S tuşları ile kayıt etmediğiniz kartlarınızı tekrar girmek zorunda kalacağınızı lütfen unutmayınız. ALT+T (Tüm Alanlar): F10 ekranları da ALT+T tuşlarına bastığınızda, ilgili kayıt ile ilgili tüm alan adları (fieldlar) bir tablo şeklinde karşınıza gelir. Örneğin stok F10 ekranlarında bu tuşlara basarsanız, ilgili stok ile ilgili tüm alanlara, cari F10 ekranlarında basarsanız cariler ile ilgili tüm alanlara (kayıt, no, unvan, kod vb.) ulaşabilirsiniz. ALT+T ekranının alan adı başlıklı kolonunda ilgili kayıt ile ilgili tüm alan adları, bilgi başlıklı kolonda ise, her bir alan için girilen bilgiler yer alır. Örneğin; sat_unvan1 SATICI.01 Cari karttaki unvanı başlığının programda tanımlı alan adı sat_unvan1, F10 penceresindeki cari için bu alana girilen bilgi ise SATICI.01 dir. ALT+D (İlave Alanlar): ALT+D tuşları hem F10 ekranlarında hem de normal giriş programlarında kullanılabilir (kartlar, evraklar gibi). ALT+D tuşları ile ekranınızda yer alan program her ne ise, o program için ilave giriş alanları yaratabilirsiniz. Başka bir deyişle, ekranınızda şu anda hizmet tanıtım kartı açık bulunuyor. Eğer hizmet tanıtım kartında ah keşke şunu da girebileceğim bir alan olsaydı diyorsanız, bu alanı kendiniz ilave edebilirsiniz. Bunun için; öncelikle ALT ve D tuşlarına birlikte basınız. Karşınıza Veri tabanı alan tanımlamaları başlıklı bir ekran gelecektir. Şimdi, ilave edeceğiniz alanlara ait bazı özelliklerin tanımlanması gerekir. Bunun için ekranda gördüğünüz Ekle butonunu tıklamalısınız. Kaşınıza Alan Editörü başlılığı altında küçük bir pencere açılacaktır. Şimdi ilave edilecek alanlara ait tanımlamaları yapmaya başlayabiliriz. Bunun için; ekranınızın Alan Adı alanına, ilave etmek istediğiniz alan ismini girmelisiniz. Örneğin, referansları, şirket kuruluş yılı gibi. Alan Tipi: Bu alana gelindiğinde, 4 seçenekten oluşan bir pencere ile karşılaşacaksınız. Bu aşamada sizden istenilen, biraz önce ilave ettiğiniz alana, ne tür bilgi girileceğini belirlemenizdir. Eğer ilave alanınıza; Düz yazı şeklinde giriş yapacaksanız String Sadece rakam girecekseniz Real i Sadece tarih girecekseniz Date i seçmelisiniz. Alan tipini de seçtikten sonra Tamam butonuna basarak ilave ettiğiniz alan isimlerinin yer aldığı Veri tabanı alan tanımlamaları başlıklı bir önceki ekrana ulaşacaksınız. Eğer bu ekranda tanımlamış olduğunuz alanlardan herhangi birini silmek yâda değişiklik yapmak istiyor iseniz, ilgili alan üzerine gelip, silmek için Sil butonuna değişiklik yapmak içinde Değiştir butonuna basmanız yeterli olacaktır. İlave edilecek alanlarınızı açıklamalarımız doğrultusunda belirledikten sonra, ekranınızın kapat butonuna basarak bu alanlara ilişkin değer girişlerini yapmaya başlayabilirsiniz. 6

7 ALT+G (Kayıt Hikâyesi): ALT+G tuşları hem F10 ekranlarında hem de normal giriş programlarında kullanılabilir (kartlar, evraklar gibi). Bu tuşlar yardımı ile ilgili kayda ilişkin bazı kayıt bilgilerini öğrenmeniz mümkündür. Örneğin o kaydı kim, ne zaman girmiş, en son kim değiştirmiş? gibi. ALT+G tuşlarına birlikte bastığınızda karşınıza bir pencere gelecektir. Bu pencerede yer alan bilgiler şunlardır; Kayıt No: Ekranınızdaki kaydın kayıt sıra numarasıdır. Örneğin bu alanda 5 görüyorsanız, ilgili kayıt 5. sıradadır. Başka bir ifade ile ekranınızdaki karttan önce girilmiş 4 kart daha vardır. Şube No: İlgili stoka ait birkaç şube var ise, kayıtlı olduğu numarayı bu alandan görebilirsiniz. Kayıt ID: Ekranınızdaki kaydın programa girdiğiniz kaçıncı kayıt olduğunu bu alandan görebilirsiniz. Oluşturan Kullanıcı Id: Ekranınızdaki kaydı ilk giren kullanıcının kodudur. Adı Soyadı: Ekranınızdaki kaydı ilk giren kullanıcının adı ve soyadıdır. Tarih/Saat: Ekranınızdaki kaydın girildiği tarih ve saattir. Son Değiştiren Kullanıcı Id: Ekranınızdaki kayıt üzerinde en son değişikliği yapan kullanıcının kodudur. Adı Soyadı: Ekranınızdaki kayıt üzerinde en son değişikliği yapan kullanıcının adı ve soyadıdır. Tarih/Saat: Ekranınızdaki kaydın en son değiştirildiği tarih ve saattir. Özel Kod1 2 3: İlgili kayıt için girilen özel kodlardır. Kayıt hikâyesi ekranı üzerinde yardımcı tablo butonunu tıklayarak ilave alanlar penceresine, yaz-boz tahtası butonunu tıklayarak aklınıza gelebilecek her türlü notun kaydedileceği bir ekrana ve tüm veriler butonunu tıklayarak da ekranınızda açık olan kart ile ilgili bütün veri giriş alanlarının kod ve uzunlukları ile birlikte yer aldığı bir pencereye ulaşabilirsiniz. Ayrıca bu ekrandaki Dosya ekleri butonunu çalıştırdığınız taktirde karşınıza Ekli dosyalar başlığında bir ekran çıkacaktır. Buraya ilgili kayda ilişkin bir veya birden fazla dosya ekleyebileceksiniz. Bunun yapılış amaçlarından birini örnek vererek açıklayalım; bildiğiniz gibi stok kartınızda ilgili stokun tek bir resmini koyma imkânınız vardır ama stokun teknik resmini veya başka boyutlardaki resimlerini de görmek isteyebilirsiniz. İşte devreye programımıza yeni eklenen Dosya ekleri seçeneği girmektedir. Verdiğimiz örnekleri çoğaltacak olursak, bu dosyaya stokunuzu ilgilendiren bir yazı (Word dokümanı), Excel dosyası da ekleyebilirsiniz. Bunlara benzer olarak ilgili kartı/evrakı vb. ilgilendiren dosyaları eklemek için, Ekli dosyalar başlığındaki ekrandan Yeni dosya ekle butonunu çalıştırmanız ve karşınıza çıkan ekrandan ilgili dosyayı seçmeniz yeterli olacaktır. Yeni dosya ekleme dışında; seçili dosyayı değiştirme, açma ve silme gibi işlemleri yapma özgürlüğüne de sahipsiniz. Bunun için ekrandaki Seçili dosyayı değiştir, Seçili dosyayı aç ve Seçili dosyayı sil seçeneklerini çalıştırmanız yeterli olacaktır. Ayrıca föy ve yönetim ekranından da, sıralanan evrak/kart satırında iken Alt+A yaparak hızlı bir şekilde ilgili ekli dosyaya erişebileceksiniz veya yukarda anlattığımız gibi yeni bir dosya ekleyebilecek/değiştirebilecek/silebilecek/açabileceksiniz. ALT+L (Kart İptal): ALT+L tuşlarına birlikte basarak veya ekranın alt tarafında görülen Sil butonunu tıklayarak, girmiş olduğunuz hizmet veya genel hesap kartını iptal edebilirsiniz. Bu tuşlara bastığınızda, ekranınızın üzerine; 7

8 Evet Silebilirsin Hayır Silme Şekilde butonlar belirecektir. Bu aşamada, kartınızı iptal edebilmek için, evet silebilirsin butonunu kliklemelisiniz. Aksi halde, yani kartı silmekten vazgeçtiyseniz, hayır, kaydetme butonunu kliklemeniz gerekir. ALT+N (Sonraki Kart): ALT+N tuşlarına birlikte basarak veya ekranın alt tarafında görülen Sonra butonunu tıklayarak, ekranda bulunan hizmet veya genel hesap kartından bir sonra girilmiş olan kartı ekrana getirebilirsiniz. F3 (Kart No): Girmiş olduğunuz her karta programa giriş sırasına göre birer kart numarası verilmektedir. Dilerseniz F3 tuşuna basıp kart numarasını girerek, ilgili numaradaki hizmet veya giderin tanıtım kartını ekrana getirebilirsiniz. ALT+3 (Hizmet, Cariler vb. için Sorumluluk merkezli bakiyeler tablosu): Aynı şekilde Hizmet, Genel hesap, Kasa ve Personel kodlarına ilişkin F10 ekranlarında da istediğiniz kartın üzerine gelip ALT+3 tuşlarına basarak, kartınızın borç ve alacak toplamları ile bakiyelerinin sorumluluk merkezleri bazında görüntülendiği bir tabloya ulaşabilirsiniz. Örneğin hizmet kodlarının sıralandığı F10 ekranında, herhangi bir hizmetin üzerine gelip ALT+3 tuşlarına basalım karşımıza Sorumluluk merkezli bakiyeler tablosu başlıklı bir ekran gelecektir. Gördüğünüz üzere bu erkanın üst bölümünde seçtiğiniz hizmet kartının, ana alternatif ve orijinal döviz cinslerinin neler olduklarını belirten butonlar yer almaktadır. Ekranınızın tablo bölümünde ise, firmanızda tanımlı olan sorumluluk merkezleri ile bu merkezlerden gerçekleşen hareketlerin borç ve alacak toplamları ile bakiyeleri yer alır. Dolayısıyla ekranınızın üst bölümündeki butonları tıklayarak seçtiğiniz hizmet kartını ana, alternatif ve orijinal döviz cinslerine göre, sorumluluk merkezleri bazında borç ve alacak toplamları ile bakiyelerini anında inceleyebilirsiniz. F10 (Yardımcı Tablo): Hizmet ve genel hesap kodlarını tam olarak hatırlayamadığınız zamanlarda, ilgili kod girişi alanında F10 tuşuna basarsanız, tüm hizmet ve genel hesaplarınızın kod ve isimleri ile birlikte yer aldığı bir yardım penceresine ulaşabilirsiniz. Bu pencere üzerinde Aşağı/Yukarı ok veya PgUp/PgDn tuşlarını kullanarak, dilediğiniz kodun üzerine gelip ENTER tuşuna bastığınızda, seçmiş olduğunuz kodu ilgili alana taşıyabilirsiniz. Eğer Mouse kullanıyorsanız, imleci satır sonu butonuna getirip bir kez tıklatmanız, sizi yine aynı yardım ekranına ulaştıracaktır. F10 Pencerelerinde INSERT tuşu: Series9000 programlarının stok, hizmet, cari tanıtım kartlarının (müşteri, satıcı, diğer cari vb.) kodu alanında F10 tuşuna bastığınızda her bir tanıtım kartına yönelik kayıtların listelendiği ekrana ulaşılmaktadır. Bu ekranda istediğiniz kaydın üzerine gelip INS tuşuna bastığınızda programınız otomatik olarak ilgili kayda ait kodun bir fazlasını yeni kayıt yapılacak şekilde ekranınıza getirecektir. Örneğin HİZ001 kodlu hizmet kartınızın olduğunu varsayalım. F10 ekranında bu hizmet kartının üzerine gelip INS tuşuna bastığınız da programınız, otomatik olarak HIZ002 kodlu banka tanıtım kartını kodu alanına yazacaktır Hizmet Tanıtım Kartı (041500) Bu program ile verdiğiniz hizmetlerin programınıza tanıtımı yapılacaktır. Hizmet tanıtım kartına aşağıdaki bilgiler girilmelidir. Kodu: Tanıtım kartını girmekte olduğunuz hizmet cinsine ilişkin, maksimum 25 dijit uzunluğunda bir kod vermeniz gerekmektedir. Daha sonra hizmet kodu olarak adlandırılacak bu kodu bu alana giriniz. Adı: Tanıtım kartını girmekte olduğunuz hizmetin ismi (örneğin servis hizmeti, eğitim hizmeti vb.) bu alana girilecektir. Yabancı ismi: Bu alana da tanımlamakta olduğunuz hizmet cinsinin yabancı ismini girebilirsiniz. 8

9 Hizmet tip kodu, sınıf kodu, grup kodu: Bu alanlarda yapılması gereken kullanıcılarımızın çalıştıkları sektörde hizmetler belirli bir tipe, sınıfa ve gruba göre ayrım gösteriyor ise tanımlanmakta olan hizmetin hangi tipe, sınıfa ve gruba ait olduğunun girilmesidir. Daha sonra bu tanımlamalar baz alınarak hizmet raporları ayrıntılı olarak incelenecektir. Çünkü bazı sektörlerde (örneğin inşaat taahhüt gibi) alınan hizmet ve yapılan masrafların uluslararası gruplama standartları mevcuttur. İlgili sektörlerde faaliyet gösteren kullanıcılarımızın, uluslararası kabul görmüş yapılarda raporlamasını sağlamak amacıyla bu kartın ilgili tanımlamalara bağlanması gerekmektedir. Bu tanımlamalar Hizmet yönetiminin Kartlar ve reçeteler/grup tanıtım kartları menüsünde sıralanan ekranlardan yapılmaktadır. Hizmet fiyatı: Kartını girmekte olduğunuz hizmetin sabit bir fiyatı varsa, ilgili fiyatı bu alana girebilirsiniz. Örneğin belirli aralıklarla yapılan makine bakım hizmetinin fiyatı hep aynıysa, ilgili hizmet fiyatını bu alana girebilirsiniz. Döviz cinsi: Series 9000 ürünlerinde tüm hareketlerinizi minimum 3 farklı döviz cinsi bazında takip edebilirsiniz (Bkz. KUR9000/Muhasebe Parametreleri/Grup Parametreleri). Bunlardan ilk ikisi ana döviz ve alternatif dövizdir. Bu iki döviz cinsi tüm yönetimleri kapsar. Üçüncü döviz cinsi orijinal dövizdir. Orijinal döviz, her yönetimin kartlar bölümünden girilir ve sadece giriş yapılan karta aittir. Orijinal döviz girilirse o stok ile ilgili girilen tüm hareketleri raporlarda kendi para biriminde inceleyebilirsiniz. Örneğin şirketiniz için seçilen ana döviz TL (Türk Lirası). Demek ki tüm yönetimlerdeki hareket girişleri TL bazında yapılacaktır. Ancak verdiğiniz bazı hizmetler TL ile değil, USD (Amerikan Doları) ile işlem görüyor. Bu durumda bu tür hizmetlerinizi kendi para birimi ile de raporlarda izleyebilmeniz için orijinal döviz girmeniz gerekir. Orijinal döviz cinsini girebilmek için bu alanda satır sonu butonunu tıklamalı ve karşınıza gelecek pencereden seçiminizi yapmalısınız. K.D.V.: Kartını girmekte olduğunuz hizmet cinsinin K.D.V. oranını bu alanda belirteceksiniz. K.D.V. oranını satır sonu butonunu tıklayarak ulaşacağınız pencereden seçebilirsiniz. ÖIV uygulama: Bu alanda sizden istenen tanıtımını yaptığınız hizmetin ÖIV kapsamına dahil olup olmadığını belirtmenizdir. Bunun için bu alanda satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden size uygun seçeneği seçmelisiniz. Bu seçenekler; Yok: ÖIV uygulaması kapsamına girmeyen hizmetler için bu parametre seçilmelidir. Alışta tutardan: Eğer tanıtımını yaptığınız hizmetin sadece alımı sırasında ÖIV uygulanacaksa ve bu vergi ilgili hizmetin alış tutarı üzerinden hesaplanacaksa tercihiniz bu seçenek olmalıdır. Daha sonrada ilgili vergi tutarı ÖIV Tutar/oran alanına girilmelidir. Alışta yüzdeyle: Eğer tanıtımını yaptığınız hizmetin alımı sırasında ÖIV uygulanacak ve ÖIV alış tutarından belirli bir orana göre hesaplanacaksa bu seçenek seçilmeli ve bir sonraki alana ilgili yüzde girilmelidir. Satışta Tutardan: Eğer tanıtımını yaptığınız hizmetin satışı sırasında ÖIV uygulanacak ve ÖIV satış tutarı üzerinden uygulanacaksa bu seçenek seçilmeli ve bir sonraki alana ilgili tutar girilmelidir. Satışta Yüzdeyle: Eğer tanıtımını yaptığınız hizmetin satışı sırasında ÖIV uygulanacak ve ÖIV satış yüzdesi üzerinden uygulanacaksa bu seçenek seçilmeli ve bir sonraki alana ilgili yüzde girilmelidir. Alış ve satışta tutardan: Eğer tanıtımını yaptığınız hizmetin hem alışı hem de satışı sırasında ÖIV uygulanacaksa ve ÖIV alış ve satış tutarı üzerinden uygulanacaksa bu seçenek seçilmeli ve bir sonraki alana ilgili tutar girilmelidir. Alış ve satışta yüzdeyle: Eğer tanıtımını yaptığınız hizmetin hem alışı hem de satışı sırasında ÖIV uygulanacaksa ve ÖIV alış ve satış yüzdesi üzerinden uygulanacaksa bu seçenek seçilmeli ve bir sonraki alana ilgili yüzde girilmelidir. ÖIV tutar/oran: Bu alana yapılacak giriş, ÖIV uygulama alanındaki seçiminiz doğrultusunda belirlenecektir. ÖIV uygulaması alış ve satışlarda tutar üzerinden olacaksa bu alana ilgili tutar 9

10 girilmelidir. Eğer ÖIV hizmetlerinizin alış ve satışlarında bu hizmetler için belirlenen yüzdeye göre hesaplanacaksa bu durumda bu alana ilgili yüzdenin girilmesi gerekmektedir. ÖIV kapsamına giren hizmetleriniz için yukarıda açıkladığımız tanımlamaları yaptıktan sonra, bu hizmetlerin alış ya da satışları sırasında bu vergi otomatik olarak hesaplanıp fatura ekranınızda ilgili alana yansıyacaktır. Operasyon süresi (gg:ss:dd:sn): Bu alan ile amacımız Tamir servis merkezi yönetimimizde bakımı yapılacak cihazlara yönelik verilecek hizmetlerin sürelerini belirlemek dolayısıyla verilen hizmetlerde ne kadar zaman harcanacağının bilgisini işlemektir. Bu alandan girilecek hizmet süresi otomatik olarak Bakım talep evrağı (824000) nın hareket satırlarının süre kolonuna yansıyacaktır. Hizmet tanıtım kartına ilk aşamada yapılacak girişler yukarıdaki açıklamalarımızdan ibarettir. Şimdi ilgili hizmet cinsi hareket gördüğünde (yani carilerinize kartını girmekte olduğunuz hizmeti verdiğinizde) çalışacak muhasebe hesap kodlarının girişleri yapılacaktır. Bunun için ekranınızın en alt bölümünde sıralanan Satış muh. kodu, Satış iade muh. Kodu, Maliyet muh. kodu, Satılan hizmet mal. muh. hesap kodu, Maliyet yan. Muh. kodu, Satış muh. iskonto kodu, Alış iskonto muh. Kodu, ilave masraf iskonto kodlarına uygun girişler yapmalısınız. Bu girişler için F10 tuşundan yararlanabilirsiniz. Hizmet muhasebe hesap kodlarını girdikten hizmet tanıtım kartını Alt+S tuşlarına basarak bilgisayarınızın sabit diskine kayıt etmelisiniz. Kayıt etmediğiniz bilgilerinizi tekrar girmek zorunda kalacağınızı lütfen unutmayınız Hizmet Reçetesi (041700) Hizmet reçetesi, promosyon dönemlerindeki özel uygulamaları evraklara girmek için hazırlanmıştır. Örneğin elektronik eşyaların servis ve bakım hizmetini üstlenen bir kuruluş, bu hizmetine ek olarak carilerine küçük hediyeler veriyor. Eğer yapılan bakım çamaşır makinelerini kapsıyorsa çamaşır deterjanı, bulaşık makinelerini kapsıyorsa bulaşık deterjanı gibi. Bu tür uygulamaları belgelendirmek için hizmet reçetesi programı kullanılacaktır. Yalnız burada dikkat edilmesi gereken bir nokta vardır ki bu da; reçetesi girilecek hizmetin, önceden hizmet tanıtım kartından tanımlanmış olmasıdır. Örneğin X hizmeti verildiğinde, bunun yanında Y stoku da hediye ediliyorsa, bu XY olarak yeni bir hizmeti oluşturur ve reçete girişinden önce hizmet tanıtım kartından tanımlanmış olması gerekir. Hizmet reçetesine aşağıdaki bilgileri girmelisiniz. Hizmet Kodu: Daha önce kartını açtığınız ve şu anda reçetesini girmekte olduğunuz hizmetin kodunu bu alana girmelisiniz. Hizmet Adı: Hizmet kodu girişinize göre hizmet adı bu alana otomatik olarak gelecektir. Tarih: Hizmet reçetesinin hazırlandığı tarih, içinde bulunduğunuz günün tarihi olarak bu alana gelecektir. Reçeteyi hazırladığınız tarih ile ekranda görüntülenen tarih arasında bir fark varsa, gerekli düzeltmeyi gün/ay/yıl formatında yapınız. Açıklama: Hizmet reçetesi için belirtmek istediğiniz herhangi bir açıklama varsa, ilgili açıklamayı bu alana girebilirsiniz. Evet, hizmet reçetesinin ilk bölümüne ilişkin girişlerimizi tamamlamış olduk. Şimdi reçetede hangi hizmetlerin veya hangi stokların ne kadar kullanılacağı tanımlanacaktır. Tipi: Reçetesini girmekte olduğunuz yeni hizmet türünde yer alacak kalemlerin tipi (stok veya hizmet olarak) satır sonu butonu tıklanarak açılacak pencereden seçilmelidir. Örneğin çamaşır makinelerinin kurulumu için servis hizmeti verilirken bunun yanında bir de çamaşır makinesi deterjanı hediye ediliyorsa, önce servis hizmeti tipi hizmet olarak seçilip girilecek, daha sonra çamaşır deterjanı tipi stok olarak seçilip girilecektir. 10

11 Kodu: Hizmet reçetesinde yer alan stok veya hizmetin kodunu bu alana girmelisiniz. Miktar: Hizmet reçetesinde yer alacak ilgili hizmetin (veya stokun) miktarı bu alana girilecektir. Birim: Reçetede yer alacak hizmetin veya stokun birimini bu alanda belirtmelisiniz. Üretim/Tüketim: Bu alan üretim yapan firmalarda, özellikle stok reçetesi hazırlanırken önem taşımaktadır. Hizmet reçetesinde herhangi bir fonksiyonu yoktur. Fire Yüzdesi: Bu alana, reçetesini girmekte olduğunuz hizmeti oluşturan her bir stokun -varsa- fire yüzdesi girilecektir. Depo: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda, KUR9000 den tanımladığınız depo isimleri bir pencere içinde karşınıza gelecektir. Şimdi yapmanız gereken tanımlama; reçetesini girmekte olduğunuz hizmet için kullanılacak stok hangi depodan çıkacaksa, o depoyu seçmenizdir. Depo seçimi yapıldıktan sonra imleç bir alt satıra gelecektir. Başlama Tarihi Bitiş Tarihi: Seçtiğiniz stok veya hizmetlerin hangi tarihler arasında reçete için geçerli olacağını bu alanlara girebilirsiniz. Reçetede yer alacak her bir hizmeti veya stoku yukarıda açıkladığımız şekilde girdikten sonra, sıra hizmet reçetesini kaydetmeye gelmiştir. ALT+S tuşları ile kaydetmediğiniz hizmet reçetesini tekrar girmek zorunda kalacağınızı lütfen unutmayınız Masraf Hesap Tanıtım Kartı (041600) Programınızın bu bölümünden, işletmeniz bünyesinde yapılan giderlerin (örneğin temizlik giderleri, personel ücretleri, tamir-bakım masrafı gibi) Hizmet ve Masraf yönetimine tanıtımları yapılacaktır. Genel hesap tanıtım kartına aşağıdaki bilgiler girilmelidir. Kodu: Tanıtım kartını girmekte olduğunuz gidere ilişkin, maksimum 25 dijit uzunluğunda bir kod vermeniz gerekmektedir. Gider kodunu bu alana giriniz. Adı: Tanıtım kartını girmekte olduğunuz giderin ismi (örneğin temizlik gideri, makine bakım-onarım gideri vb.) bu alana girilecektir. Yabancı ismi: Bu alana da tanımlamakta olduğunuz masraf cinsinin yabancı ismini girebilirsiniz. Masraf tip kodu, sınıf kodu, grup kodu: Bu alanlarda yapılması gereken kullanıcılarımızın çalıştıkları sektörde masraflar belirli bir tipe, sınıfa ve gruba göre ayrım gösteriyor ise tanımlanmakta olan masrafın hangi tipe, sınıfa ve gruba ait olduğunun girilmesidir. Daha sonra bu tanımlamalar baz alınarak masraf raporları ayrıntılı olarak incelenecektir. Çünkü bazı sektörlerde (örneğin inşaat taahhüt gibi) yapılan masrafların uluslararası gruplama standartları mevcuttur. İlgili sektörlerde faaliyet gösteren kullanıcılarımızın, uluslararası kabul görmüş yapılarda raporlamasını sağlamak amacıyla bu kartın ilgili tanımlamalara bağlanması gerekmektedir. Bu tanımlamalar Hizmet yönetiminin Kartlar ve reçeteler/grup tanıtım kartları menüsünde sıralanan ekranlardan yapılmaktadır. Döviz cinsi: Her bir gider hareketini değişik döviz cinsi ile takip etmeniz mümkündür. Bunun için önce satır sonu butonunu tıklamalı ve karşınıza gelecek pencereden ilgili döviz cinsini seçmeniz gerekir. Döviz cinsi seçiminden sonra, kartını girmekte olduğunuz gider, seçilen döviz cinsi ile değerlendirilir. Bu alana herhangi bir giriş yapılmazsa, ilgili gider cinsi ana grup bazında değerlendirilecektir (Bkz. KUR9000/Sistem/Muhasebe Parametreleri/Grup Parametreleri). 11

12 ÖIV uygulama: Bu alanda sizden istenen tanıtımını yaptığınız masrafın ÖIV kapsamına dahil olup olmadığını belirtmenizdir. Bunun için bu alanda satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden size uygun seçeneği seçmelisiniz. Bu seçenekler; Yok: ÖIV uygulaması kapsamına girmeyen masraflar için bu parametre seçilmelidir. Alışta tutardan: Eğer tanıtımını yaptığınız masrafın sadece alımı sırasında ÖIV uygulanacaksa ve bu vergi ilgili masrafın alış tutarı üzerinden hesaplanacaksa tercihiniz bu seçenek olmalıdır. Daha sonrada ilgili vergi tutarı ÖIV Tutar/oran alanına girilmelidir. Alışta yüzdeyle: Eğer tanıtımını yaptığınız masrafın alımı sırasında ÖIV uygulanacak ve ÖIV alış tutarından belirli bir orana göre hesaplanacaksa bu seçenek seçilmeli ve bir sonraki alana ilgili yüzde girilmelidir. Satışta Tutardan: Eğer tanıtımını yaptığınız masrafın satışı sırasında ÖIV uygulanacak ve ÖIV satış tutarı üzerinden uygulanacaksa bu seçenek seçilmeli ve bir sonraki alana ilgili tutar girilmelidir. Satışta Yüzdeyle: Eğer tanıtımını yaptığınız masrafın satışı sırasında ÖIV uygulanacak ve ÖIV satış yüzdesi üzerinden uygulanacaksa bu seçenek seçilmeli ve bir sonraki alana ilgili yüzde girilmelidir. Alış ve satışta tutardan: Eğer tanıtımını yaptığınız masrafın hem alışı hem de satışı sırasında ÖIV uygulanacaksa ve ÖIV alış ve satış tutarı üzerinden uygulanacaksa bu seçenek seçilmeli ve bir sonraki alana ilgili tutar girilmelidir. Alış ve satışta yüzdeyle: Eğer tanıtımını yaptığınız masrafın hem alışı hem de satışı sırasında ÖIV uygulanacaksa ve ÖIV alış ve satış yüzdesi üzerinden uygulanacaksa bu seçenek seçilmeli ve bir sonraki alana ilgili yüzde girilmelidir. ÖIV tutar/oran: Bu alana yapılacak giriş, ÖIV uygulama alanındaki seçiminiz doğrultusunda belirlenecektir. ÖIV uygulaması alış ve satışlarda tutar üzerinden olacaksa bu alana ilgili tutar girilmelidir. Eğer ÖIV masraflarınızın alış ve satışlarında bu masraflar için belirlenen yüzdeye göre hesaplanacaksa bu durumda bu alana ilgili yüzdenin girilmesi gerekmektedir. ÖIV kapsamına giren masraflarınız için yukarıda açıkladığımız tanımlamaları yaptıktan sonra, bu masrafların alış ya da satışları sırasında bu vergi otomatik olarak hesaplanıp fatura ekranınızda ilgili alana yansıyacaktır. Masraf hesap tanıtım kartına ilk aşamada yapılacak girişleri açıkladık. Şimdi sıra ilgili gider cinsi hareket gördüğünde çalışacak muhasebe hesap kodlarının girişlerine geldi. Bunun için ekranınızın alt tarafında görülen Hesap muhasebe kodu, Maliyet yansıtma muh. kodu, Gelir tablosu muhasebe kodu, satış ıskonto muhasebe kodu, alış ıskonto muhasebe kodu ve ilave masraf muhasebe kodu alanlarına F10 tuşundan yararlanarak masraf veya genel hesap muhasebe hesap kodlarını girmelisiniz. Daha sonra masraf veya genel hesap tanıtım kartını Alt+S tuşlarına birlikte basarak bilgisayarınızın sabit diskine kayıt etmelisiniz. Kayıt etmediğiniz bilgilerinizi tekrar girmek zorunda kalacağınızı lütfen unutmayınız Proje Tanıtım Kartı (041900) Bu bölümünün programlarımızda yer almasının temel amacı proje bazlı çalışan hizmet sektörlerinin hangi projeler için hangi masrafları gerçekleştirdiklerini dolayısıyla bu projeler doğrultusundaki giderlerin yani maliyetlerinin ne kadar olduğunu saptayabilmek buna karşılık proje bedelinin cariye fatura edilerek elde edilen gelir tutarını ayrıntılı olarak izleyebilmektir. Bir anlamda ortaya çıkacak proje için harcanan emeğin, harcanan sürenin, harcanan stok vb. masrafların doğru kriterlerle ortaya koyulması dolayısıyla programdan takibinin sağlanmasıdır. Ayrıca programlarımızda proje kodlarının sorumluluk merkezleri ile ilişkilendiriliyor olması, hangi sorumluluk merkezi hangi proje ile ilgilenmiş dolayısıyla hangi masraflardan sorumlu olmuş sorularını da cevaplayacaktır. Yani sorumluluk merkezlerini departman olarak düşünürsek, hangi projelerin hangi departmanların sorumluluğunda olduğu anında tespit edilebilecektir. Bunun yanı sıra genel yönetim giderlerinin programlarımızda yer alan dağıtım anahtarları aracılığı ile sorumluluk merkezlerine dolayısıyla projelere dağıtılabilecek 12

13 olması da projenin gerçek maliyetini ve gelirini de görebilmenizi sağlayacaktır. Bu anlamda programlarımızın hizmet menüsünde yer alan her bir masraf fişi ve fatura evrakına Proje kodu alanı eklenerek, yapılan masrafların hangi projeler için gerçekleştirildiği ve proje bedelinin hangi cariye fatura edileceği de programa girilebilecektir. Böylece faturalar bu kodlarda biriktirilerek işleme sokulacaktır. Bir mimarlık bürosunu yâda herhangi bir organizasyon şirketini düşünelim. Bu firmaların carilerinin talepleri doğrultusunda, herhangi bir alanın dekoruna yönelik çeşitli detaylarda hizmetler verdiklerini varsayalım. Bir büronun yada bir evin yeniden düzenlenmesi, yada dizaynının yeniden yapılması gibi. Bu durumda ilgili firmalar carilerden aldıkları her bir işi proje kapsamında takip edeceklerdir. Dolayısıyla bu projede çalışan ve kullanılan her türlü malzemeyi masraf olarak programa girecek ve bu masrafların hangi projeye bağlı olarak yapıldığını programa tanıtabilecektir. Daha sonrada ilgili proje bedelini cariye fatura ederek gelirlerinin ne kadar olduğunu tespit edebileceklerdir. İşte programlarımızın bu bölümünden firmanızda ki projelerin takibine yönelik tanımlamalar yapılacak sonrasında bu projenin hangi cari ile ilgili olduğu belirlenecek ve proje ile ilgilenen sorumluluk merkezlerinin (departmanlarının) tanımı yapılacaktır. Daha sonra da Genel Muhasebe bölümünde yer alan Genel Yönetim Giderlerinin (770), Proje gelirleri bazında dağıtımı (80018) programı ile de giderler projelere dağıtılacaktır Şimdi sizlere proje kartının programlarımızdaki işleyişini ithalat ve ihracata yönelik çalışan bir firmayı örnek alarak açıklamaya çalışalım. İthalat ve ihracatın yapılacağı dosyaları proje olarak, bu dosyalarında (ithalat/ihracat dosyalarının) hangi gümrükle ilgili olduğunu yani gümrük kapılarını sorumluluk merkezi olarak düşünelim ve programa bu şekilde tanıtalım. Böylece hangi sorumluluk merkezinde (gümrük kapısında) ne kadar projenin gerçekleştiği takip edilebilecektir. Daha sonra ithalat ve ihracata yönelik gümrük kapısında yani sorumluluk merkezlerinde yapılan masrafları Hizmet menüsü altında yer alan masraf faturalarından girelim ve hangi projeye ait olduğunu yani hangi dosya için gerçekleştiğini belirtelim. Böylece ilgili projenin maliyeti evrak üzerinde ortaya çıkmış olacaktır. Daha sonra proje ile ilgili bedeli hizmet menüsünden ilgili cariye fatura edelim. Bu işlem sonrasında ilgili projeden elde edilecek gelirde evraka işlenmiş olacaktır. Yapılacak en son işlemse Genel Yönetim Giderlerinin(770), Proje gelirleri bazında dağıtımı (80018) ile projelere dağıtılarak projenin gerçek maliyetinin ve gelirinin ne kadar olduğunu hesaplatmaktır. Evet, bu açıklamadan sonra proje kartlarını tanıtmaya başlayabiliriz. Programı çalıştırdığınızda karşınıza proje tanıtım kartı başlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekrandan yapılacak girişler aşağıda açıklanmıştır. Proje kodu ve adı: Bu alanlarda sizden istenen, takibini yapacağınız projelere ilişkin açıklayıcı olacak bir kod ve isim girişi yapmanızdır. İlgili cari kodu ve adı: Bu alanda da yapmanız gereken, tanımlamakta olduğunuz projenin hangi cariye istinaden oluşturulduğunu belirtmenizdir. İlgili sorumluluk merkezi kodu ve adı: Bu alanda da sizden istenen bu projenin hangi sorumluluk merkezinin dolayısıyla hangi departmanın yönetiminde gerçekleştirileceğini girmenizdir. Grup kodu adı: Proje bazlı çalıştığınız cari hesaplarınızı belirli gruplar altında toplayabilirsiniz. Grup tanımlamalarının neye göre yapılacağına her firma kendi karar verecektir. Çalıştığınız cari firmaların birbirlerinden ayrılan özelliklerini dikkate alarak, bunlar için birer cari grup tanımlayabilirsiniz. Örneğin toptancı-perakendeci, peşin çalışan-vadeli çalışan firmaları gruplar açarak tek bir bünyede 13

14 toplayabilirsiniz. Grup tanımlamaları cariler menüsünün grup tanıtım kartı bölümünden yapıldıktan sonra, bu alandan da proje bazlı çalıştığınız cari firmanın hangi cari gruba ait olduğunu seçebilirsiniz. Sektör kodu adı: Bu alanda sizden istenen, proje bazlı çalıştığınız cari firmanın hangi sektöre yönelik proje kartını oluşturduğunuzu seçmenizdir. Böylece gerçekleştirdiğiniz projeleri sektörlere göre de gruplayabilmeniz mümkün olabilecektir. Bölge kodu adı: Bu alanda da yapmanız gereken, proje bazlı çalıştığınız cari firmanın hangi bölgede yer alan projesine istinaden kart oluşturduğunuzu seçmenizdir. Böylece gerçekleştirdiğiniz projeleri bulunduğu bölgelere göre de gruplayabileceksiniz. Durumu: Bu alandan yapılacak seçime göre kullanıcılarımız; projelerinin teklif aşamasında mı olduğunu, kaybedildiğini mi?, tamamlandığını mı, yâda iptal mi edildiğini izleyebilecektir. Açıklama: Bu alana bilgi amaçlı olarak projelerinize yönelik açıklama girişi yapabilirsiniz. Muhasebe kod artikeli: Tanımladığınız proje kartını carilerinizin muhasebe hesap kodlarına bağlamak istiyor iseniz bu alana hangi detay ile ilişkilendireceğinizi belirtmelisiniz. Programınız artikel olarak 10 karakterlik giriş yapabileceğiniz yapıda düzenlenmiştir. Proje kartlarına ilişkin artikel #PMA# ile aktif duruma getirilecektir. Yani bu alana artikel olarak PRJ01 girişi yaptığınızda cari kartlarının hesap kodu alanına #PMA# gibi bir tanımlama yapar iseniz ilgili cariniz tanımladığınız proje kartı ile hareket gördükçe muhasebe fişinde hesap koduna PRJ01 yazılacaktır. Dolayısıyla hangi proje ile ilgili olduğunun detayını izleyebileceksiniz. Proje kartına ilişkin girişlerinizi tamamladıktan sonra ALT+S tuşlarına basarak bilgilerinizi kaydedip kart ile ilgili işlemlerinize başlayabilirsiniz İthalat Tanıtım Kartı (181100) İthalat tanıtım kartı; yapacağınız her bir ithalat işlemini tanımlamak üzere hazırlanmış bir karttır. Bu kart, ithalat işlemlerinin ilk adımı olup ithalatınızla ilgili tüm bilgilerin topluca tanıtıldığı bir bölüm olarak düşünülmelidir. Şimdi bu karta hangi bilgilerin nasıl girileceğini detaylandırmaya çalışalım. Kodu: Bu alanda sizden istenen; ithal edeceğiniz mallara yönelik takibini yapacağınız ithalat kartını hangi kod ile takip edeceğinizi girmenizdir. Örneğin ITH0001/2009 vb şekilde bir kod tanımlaması yaparak 2009 yılına ait ithalat kartlarını ayırt edebilirsiniz. Bu örnekler çoğaltılabilir. yaptığınızı anlamanız konusunda yardımcı olacaktır. Adı: Bu alanda da sizden istenen kodunu tanımladığınız ithalata yönelik açıklayıcı olabilecek bir isim girişi yapmanızdır. Örneğin bu alana Parfüm İthalatı şeklinde bir açıklamanın girilmesi size hangi ithalat kartı ile işlem 14

15 Bağlı firma no: Birden fazla firma ile işlem yapıyor iseniz bu alanda sizden istenen tanımlamakta olduğunuz ithalat kartının hangi firmanız için geçerli olacağını belirtmenizdir. Dolayısıyla bu alana ilgili firmanın takip edildiği numara girilecektir. Bu alandan yapacağınız tanımlama ışığında da başka firmanın ithalat kartı ile işlem gerçekleştirilmesi mümkün olmayacaktır. Böyle bir durum söz konusu olduğunda da program tarafından hemen uyarılacak ilgili ithalat kartının işlem yapılan firma için geçerli olmadığı ve ithalatın bağlı olduğu firmanın farklı olduğu belirtilecektir. Şubesi: Bu alanda da sizden istenen tanımladığınız ithalat kartının seçtiğiniz firmanın hangi şubesine ait olduğunu belirtmenizdir. Cari kodu: Tanımladığınız ithalat kartı ile hangi firmadan mal ithalatı yapacağınızı seçmenizdir. Yani bu alana bu kart aracılığı ile mallarınızı hangi firmadan ithal edeceğinizi girmeniz gerekecektir. Cari adı: Cari kodu alanında yaptığınız seçime göre; ithalatı gerçekleştireceğiniz firmanın ismi bu alana otomatik olarak gelecektir. Döviz cinsi: Bu alana seçtiğiniz carinin takip edildiği döviz cinsi otomatik olarak yansıyacaktır. Çıkış ülke tipi: Bu alanda da yapılması gereken ithal ettiğiniz malların ait olduğu firmanın hangi ülke kapsamında olduğunu belirtmenizdir. Programınız bu alanda size AB Ülkesi, Üçüncü Ülke ve Anlaşmalı Ülkeler olmak üzere üç seçenek sunacaktır. İthalata yönelik işlem yapan firmalar için ithalat yaptıkları ülkenin AB ( Avrupa Birliği ) ülkelerine mi, Üçüncü ülkelere mi yoksa Anlaşmalı ülkelere mi dahil olduğunu bilmeleri hazırlayacakları Dahilde İşleme İzin Belgesi (DİİB) için son derece önem arz etmektedir. Çıkış ülke kodu: Bu alanda yapılması gereken tanımlamakta olduğunuz ithalat kartı ile ithal edeceğiniz malların ait olduğu ülkenin kodunu girmenizdir. Ülke tanımlamaları Kuruluş programının Sistem/Genel tanımlar/ülke tanımları (92112) programından yapılmaktadır. Birçok ülke kodu programınıza otomatik yüklenmiş olup size hazır olarak sunulacaktır. Teslim şekli: Bu alanda sizden beklenen, ithalatınız hangi teslim şekli ile yapacağınızı belirtmenizdir. Programınız size uluslararası ticarette kullanılan teslim şekillerinin hemen hemen hepsini sunacaktır. Şimdi bu alanda gördüğünüz teslim şekillerinin neleri ifade ettiğini birkaç cümle ile açıklamaya çalışalım. CFR (Mal Bedeli veya Navlun): Bu terim ile satıcı belirlenen varış limanına malı gönderebilmek için gerekli tüm giderleri ve navlunu ödemek zorundadır. Ancak malla ilgili yitik bir hasar rizikoları ile giderlerde görülebilecek artış, yükleme limanında malların gemi küpeştesini geçmesi anından itibaren satıcıdan alıcıya devredilmiş olur. CFR terimi satıcının ihraç için malları gümrükten geçirmesi gerektiğini belirtir. CIF (Mal Bedeli, Sigorta ve Navlun): Bu terim ile satıcı CFR'deki yükümlülüklerine aynen sahiptir. Ancak ek olarak, malların taşınması sırasında yitik veya hasar rizikosuna karşı deniz sigortası temin etmek durumundadır. Satıcı sigorta sözleşmesini yapar ve sigorta primini öder. Alıcı bu terim ile satıcının sigortada sadece minimum kuvertür temin etme yükümlülüğü bulunduğunu bilmelidir. Bu terim satıcının ihraç için malları gümrükten geçirmesi gerektiğini belirtir. Bu terim sadece deniz ve iç su taşımacılığında kullanılır. Eğer gemi küpeştesi pratikte bir şey ifade etmiyorsa CIP terimini kullanmak daha uygun olur. CPT (Taşıma Ücreti Ödenmiş Olarak Teslim): Bu terim satıcının, malın kararlaştırılan varış yerine kadar taşınması için gerekli navlunu ödediği anlamına gelir. Malın yitik ve hasarına ait rizikolarla birlikte taşıyıcıya teslimden itibaren doğabilecek ek masraflar, malların taşıyıcının nezaretine verilmesinden itibaren satıcıdan alıcıya geçer. Taşıyıcı bir taşıma sözleşmesinde demir, kara, deniz, hava, iç su taşımacılığı yada bunların birleşmesi sonucu ortaya çıkan taşımacılık işlemini üstlenen kimsedir. 15

16 CIP (Taşıma Ücreti Ödenmiş Olarak Teslim): Bu terim ile satıcı CPT'deki yükümlülüklerine aynen sahiptir. Ancak ek olarak malların taşınması sırasında yitik veya hasar rizikosuna karşı kargo sigortası temin etmek durumundadır. Satıcı sigorta sözleşmesini yapar ve sigorta primini öder DAF (Sınırda Teslim): Bu terim satıcının teslim yükümlülüğünün, malların ihraç için gümrükten geçirilip, sınırda belirlenen yer yada noktada ancak bitişik ülkenin gümrük sınırından önce emre hazır tutulmasıyla sona ermesini ifade eder. Sınır terimi, ihraç ülkesinin sınırı da dahil olmak üzere herhangi bir sınır için kullanılabilir. Dolayısıyla, terimin içinde söz konusu sınırın her zaman nokta ya da yer belirtilerek kesin şekilde tanımlanmış olması hayati olarak önem taşımaktadır. DDB (Gümrük Resmi Ödenmiş Olarak Teslim): Bu terim ile satıcının teslim yükümlülüğü, malların ithal ülkesinde belirlenen yerde emre hazır tutulması ile sona erer. Satıcı, malların o noktaya kadar taşınması, ithal gümrüğünden geçirilmesi için gerekli vergi, resim ve diğer harçlar dahil olmak üzere riziko ve giderleri üstlenmek durumundadır. EXW terimi satıcı için ne kadar az yükümlülük ifade ediyorsa, DDP terimi de o kadar çok yükümlülük ifade etmektedir. DDU (Gümrük Resmi Ödenmiş Olarak Teslim): Bu terim ile satıcının teslim yükümlülüğü, malların ithal ülkesinde, belirlenen yerde emre hazır tutulması ile sona erer. Satıcı, malların o noktaya kadar taşınması ve gümrük formalitelerinin yerine getirilmesi ile ilgili riziko ve giderleri üstlenmek durumundadır (İthalat için ödenmesi gereken vergi resim ve harçlar hariç). Alıcı malların zamanında ithal için gümrükten çekilmemesinden kaynaklanan ek gider ve rizikoları üstlenmek durumundadır. DEQ (Rıhtımda Teslim (Gümrük Vergi ve Harçları Ödenmiş Olarak): Rıhtımda Teslim (Gümrük Vergi ve Harçları Ödenmiş Olarak) Bu terim ile satıcının teslim yükümlülüğü, malları belirlenen varış limanında ithal gümrüğünden geçirilmiş olarak, rıhtım üzerinde alıcı emrine hazır tutmakla sona erer. Satıcı, malların o noktaya kadar taşınmasıyla ilgili vergi, resim ve diğer harçlarda dahil olmak üzere tüm riziko ve giderleri üstlenir. Bu terim satıcı dolaylı yada dolaysız yoldan ithal lisansı sağlayamayacaksa kullanılmamalıdır. Eğer taraflar malların alıcı tarafından gümrükten geçirilmesi ve gümrük vergilerinin ödenmesini istiyorlarsa "dutiy paid" yerine "duty unpaid" terimini kullanmalıdır. Eğer taraflar satıcının yükümlülükleri arasından malların ithali için ödenecek bir takım giderleri çıkarmak istiyorlarsa (KDV gibi) bunu, bu etkiyi yaratacak sözcükler ekleyerek kesinleştirmelidirler. DES (Gemide Teslim): Bu terim ile satıcının teslim yükümlülüğü, malı belirlenen varış limanında, gemi bordasında, ithal gümrüğünden geçirmeden alıcının emrine hazır tutmakla sona erer. Satıcı, malların belirlenen varış limanına getirilmesi için gereken tüm gider ve rizikoları üstlenir. Bu terim sadece deniz veya iç su taşımacılığı için kullanılabilir. EXW (Ticari İşletmede Teslim): Satıcının malları işletmesinde (fabrika, depo v.s.) alıcı emrine hazır tutmakla teslim yükümlülüğünü yerine getirdiği anlamındadır. Satıcı, aksi kararlaştırılmadıkça malın alıcı tarafından sağlanan bir araca yüklenmesinden yada malların ihraç gümrüğünden geçirilmesinden sorumlu değildir. Alıcı bu noktadan itibaren varış yerine değin, malın taşınması ile ilgili tüm gider ve risklerin yükümlülüğünü taşır. Bu terim tüm satış şekilleri içinde satıcı için en az yükümlülüğü ihtiva eden bir satış şeklidir. Bu teslim şeklinde sözleşmede belirtilen satış bedeline yalnızca ambalajlanmış mal bedeli dahildir. Yani teslim tarihinden itibaren her türlü nakliye, yükleme, boşaltma ve sigorta masrafları alıcı tarafından ödenmektedir. FAS Gemi Doğrultusunda Teslim): Bu terim ile satıcının teslim yükümlülüğü, belirlenen limanda malların gemi doğrultusunda rıhtım veya mavnaya konmasıyla sona erer. Bu da, bu andan itibaren, malla ilgili tüm gider, yitik veya hasar rizikolarının alıcı tarafından üstlenilmesi anlamındadır. Malın yükleme, boşaltma, nakliye ve sigorta masrafları alıcı tarafından ödenir. FAS'da sözleşmede belirtilen satış bedeline hem mal bedeli, hem de rıhtıma kadar yapılan nakliye ücreti dahildir. Bu terim, alıcının ihraç için malları gümrükten çekmesi gerektiğini belirtir. Alıcı doğrudan yada dolaylı olarak ihraç işlemlerini yerine getirmeyecekse kullanılmamalıdır. Bu terim yalnızca deniz veya iç su taşımacılığında kullanılır. FCA (Taşıyıcıya Teslim): Bu terim ile satıcının teslim yükümlülüğü, malların ihraç gümrüğünden geçirilip, alıcı tarafından belirlenen taşıyıcıya, belirlenen yer yada noktada teslimi ile son bulur. Eğer alıcı tarafından kesin bir teslim yeri belirtilmemişse, satıcı taşıyanın malları teslim alacağı yer civarında bir yer belirleyebilir. Ticari uygulamalar taşıyıcı ile sözleşme yapılabilmesi için 16

17 satışının yardımını gerektirirse (Örneğin demir ve hava yolu taşımacılığında) satıcı riziko ve masraflar alıcıya ait olmak üzere hareket edebilir. FOB (Gemi Bordasında Teslim): Bu terim ile satıcının teslim yükümlülüğü belirlenen yükleme limanında mallar gemi küpeştesini açtığı andan itibaren yerine getirilmiş olur. Mallarla ilgili tüm gider yitik veya hasar rizikoları bu noktadan itibaren alıcı tarafından üstlenilir. Eğer gemi küpeştesi pratikte bir şey ifade etmiyorsa (örneğin roll-on/roll-off veya konteyner taşımacılığında olduğu gibi) FCA teriminin kullanılması daha doğru olur. Ödeme şekli: Bu alanda sizden istenen, tanımlamakta olduğunuz ithalat kartı ile yaptığınız ithalatlar sonrasında ödemenin hangi şekilde yapılacağını belirtmenizdir. Programınız size aşağıdaki seçenekleri sunacaktır. L / C akreditifi, CASH peşin ödemeyi, C.A.D. vesaik mukabili ödemeyi, C.A.G. mal mukabili ödemeyi, CASH + C.A.D. bir kısmı peşin bir kısmı vesaik mukabili ödemeyi, CASH + C.A.G. bir kısmı peşin bir kısmı mal mukabili ödemeyi anlatmaktadır. Aracı banka kodu: İthalatınıza aracılık yapan bankanın kodunu bu alana girmelisiniz. Banka kodlarını <F10> listesinden de seçebilirsiniz. Aracı banka adı: Banka kodu alanında yaptığınız seçime göre, ilgili bankanın ismi bu alana otomatik olarak gelecektir. Aracı banka şubesi: Banka kodu alanında yaptığınız seçime göre, ilgili bankanın şubesi bu alana otomatik olarak gelecektir. İthalat gümrüğü kodu: Henüz tanımlamakta olduğunuz kart ithalat gerçekleştirmediyseniz bu alanı boş bırakabilirsiniz. Eğer, tamamlanmış bir ithalat işleminin kartını dolduruyorsanız, GGB'nin tescil edildiği (onaylandığı) gümrük idaresinin kodunu, bu alana girmelisiniz. Gümrük idare tanımlamaları Kuruluş programınızın Sistem/Genel tanımlar/gümrük idareleri tanımları (92113) programından yapılmaktadır. Birçok gümrük idaresinin kodu programınıza yüklenmiş olup size hazır olarak sunulacaktır. İhracat gümrüğü: Kodu girilen gümrük idaresinin adı bu alana otomatik olarak gelecektir. GGB tarihi ve GGB no: Henüz tanımlamakta olduğunuz kart ile ithalat yapmadıysanız, bu alanları boş bırakabilirsiniz. Eğer, tamamlanmış bir ithalat işleminin kartını dolduruyorsanız, bu alana GGB (Gümrük Giriş Beyannamesi)' nin düzenlendiği tarih ile GGB'nin numarasını girmelisiniz. Taşıma şekli: Bu alanda da sizden istenen yapacağınız ithalatın hangi taşıma ile olacağını belirtmenizdir. Programınız taşıma şekli olarak size aşağıdaki seçenekleri sunacaktır. Bu aşamada ithalatınızı hangi seçenek ile gerçekleştirecek iseniz seçiminizi yaparak işleminizi tamamlayabilirsiniz. Deniz yolu ile Kargo ile Konteynır ile Karayolu ile Demiryolu ile Havayolu ile Vasıta no: Yukarıda seçtiğiniz taşıma şeklindeki aracın nosunu, bu alana bilgi amaçlı olarak girebilirsiniz. 17

18 Nakliyeci kodu: İthal ettiğiniz malların taşınması ile ilgilenen Nakliyeci firmanın kodunu bu alana girmelisiniz. Nakliyeci kodlarını <F10> listesinden seçebilirsiniz. Nakliyeci adı: Nakliyeci kodu alanında yaptığınız seçime göre, ilgili nakliye firmasının ismi bu alana otomatik olarak gelecektir. Gümrük müşaviri kodu: Gümrük işlemlerinizi yapan kişi yada firmanın kodunu bu alana girmelisiniz. Gümrük müşaviri kodlarını <F10> listesinden de seçebilirsiniz. Gümrük müşaviri adı: Gümrük müşaviri kodu alanında yaptığınız seçime göre, ilgili gümrük müşaviri kişinin yada firmasının ismi bu alana otomatik olarak gelecektir. Muhasebe grup kodu: Ortak özellikte olan ithalat kartlarınızı aynı muhasebe grubuna bağlayarak, bu kartlar ile ithal ettiğiniz malların masrafları için çalışacak muhasebe kodlarını otomatik olarak açabilirsiniz. İthalat muhasebe grubu kavramıyla ilgili geniş açıklamalarımız Kartlar ve Hareket Föyleri/ithalat/İthalat Muhasebe Grup Tanıtımı bölümünde verilmiştir. Menşe ülke tipi-kodu: İthal ettiğiniz malların hangi tip ülkeden üretildiğini gösteren ülke tipini ve ülke kodunu bu alanlardan seçeceksiniz. Menşe ülke adı: Menşe ülke kodu seçiminize göre ülkenin adı bu alana otomatik olarak gelecektir. Muhasebe Kodları Butonu İthalat tanıtım kartı üzerinde yer alan Muhasebe kodları butonunu tıkladığınızda ekranınızın üzerine muhasebe kodları başlıklı bir ekran gelecektir. Bu ekrandan, tanıtımını yapmakta olduğunuz ithalat kartı ile ithal edeceğiniz malların, masrafları için çalışacak muhasebe hesap kodlarının girişi yapılacaktır. Örneğin ithal ettiğiniz malın bir yerden başka bir yere taşınması (navlun masrafı) için yapılan ödeme ile bu mallar için ödenen gümrük vergisi sizin için masraf teşkil etmektedir. Zaten ekranınızda ithalat ile ilgili yapılabilecek masraflar, Navlun, Sigorta, Gümrük vergi ve resimler, Banka masraf ve fonları ve Diğer masraflar ( ) alt alta sıralanmış şekilde yer alacaktır. Muhasebe kod girişlerini yapmadan önce, ithalat masraflarınızın için çalışacak hesapları, muhasebe modülünüzün hesap planı ve kartları programından tanıtmış olmalısınız. Muhasebe kodlarının girişi, entegre çalışılması durumunda önem kazanmaktadır. O kart ile ilgili kesilen faturalar muhasebeye entegre edilirken, bu pencereden girişi yapılan muhasebe hesapları çalışacaktır. Şimdi ekranınızda gördüğünüz masraf alanları için çalışacak muhasebe kodlarının girişlerine başlayabiliriz. Bunun için yapmanız gereken, ilgili masraf alanlarında satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden ilgili masraflar için çalışacak muhasebe hesap kodunu seçmek olmalıdır. Eğer ortak özellikleri bulunan ithalat kartlarınızı aynı muhasebe grupları altında toplamış iseniz, bu kartlara ilişkin muhasebe hesap kodlarının otomatik olarak ithalat tanıtım kartına taşınmasını sağlayabilirsiniz. Bunun için Kartlar ve Hareket Föyleri/ithalat/İthalat Muhasebe Grup Tanıtımı bölümünden ilgili tanımlamaları yapmanız gerekir. Daha sonra İthalat tanıtım kartının ana ekranında yer alan muhasebe grup kodu alanına tanıttığınız muhasebe gruplarından ilgili olan kodu girmelisiniz. Bu girişten sonra entegrasyon kodları penceresi açıldığında, ilgili karta ait bütün muhasebe hesap kodlarının (muhasebe grup ve kod tanıtım programındaki girişlerinizden alınarak) otomatik olarak geldiği görülecektir. Masraf Dağıtım Kriterleri Bu butonu tıkladığınızda karşınıza Masraf dağıtım kriterleri başlıklı bir ekran gelecektir. Bu ekranda malların ithali sırasında yapılacak tüm masrafların alt alta sıralandığını göreceksiniz. Bu durumda sizden istenen, ilgili masraf alanlarının hesaplanmasında hangi kriterlerin temel alınacağını belirtmenizdir. Bu kriterler, mal bedeli, malın ağırlığı, malın hacmi ve mal miktarı seçeneklerini içermektedir. Örneğin ithal ettiğiniz mal için navlun hesaplaması malın ağırlığına göre yapılacaksa, Navlun alanında satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden mal ağırlığı seçeneğini seçmelisiniz. Diğer masraf alanları içinde (sigorta, gümrük vergi ve resimler, Banka masraf ve fonları 18

19 ve diğer masraflarda ) satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden uygun olan seçeneği seçmelisiniz İthalat Muhasebe Grupları Tanıtım Kartı (181101) Ortak özellikleri bulunan ithalat kartlarınızı aynı muhasebe grupları altında toplayarak, bu kartlar ile ithal edeceğiniz malların, masrafları için çalışacak muhasebe hesap kodlarının otomatik olarak ithalat tanıtım kartına taşınmasını sağlayabilirsiniz. Örneğin bünyenizde tekstil ürünlerini ve dayanıklı tüketim mallarını aynı anda ithal ediyor olduğunuzu düşünelim. Dolayısıyla bu ürünlerin ithalat masrafları için çalışacak muhasebe kodlarını 2 ayrı grupta toplayabilirsiniz. Bunun için bu bölümden ithalat kartlarınızla ithal edeceğiniz bu malların masrafları için çalışacak muhasebe hesaplarının neler olacağını girmelisiniz. Örneğin 01 kodunu, dayanıklı tüketim mallarının ithalindeki masraflar için çalışacak muhasebe hesap gruplarına verebilirsiniz. Daha sonra bu grup için de çalışacak muhasebe hesaplarını bu ekrandan bir kez girebilirsiniz. Sonra ithalat tanıtım kartının muhasebe kodları penceresi tıklanır ve o karta ilişkin olacak muhasebe grup kodu ilgili alana girilir. Örneğin tanıtımı yapılan ithalat kartı ile tüketim malları ithal edilecekse, muhasebe grup kodu alanına tüketim mallarına ait grubunun kodunu girmelisiniz. Böylece muhasebe kodları butonunu tıkladığınızda kartınıza bütün muhasebe hesap kodlarının (bu bölümden yaptığınız girişlerden alınarak) otomatik olarak geldiğini göreceksiniz. Evet, stok muhasebe grup ve kod tanıtım kartının işlevini yeterince açıkladığımızı umarak, bilgi girişlerinin nasıl yapılacağını açıklamaya geçiyoruz. Programa girdiğinizde karşınıza gelecek ekrandan ilk olarak biraz sonra gireceğiniz muhasebe hesaplarının hangi gruba ait olacağını girmelisiniz. Daha sonra girdiğiniz muhasebe grup kodunun ismini girmeniz gerekir. Örneği 01 kodunun tüketim mallarının ithalindeki masraflar için çalışmasını istiyor iseniz bu muhasebe grubunun ismi de tüketim malları olabilir. Muhasebe grup kod ve ismini girdikten sonra, artık bu grupta yer alan muhasebe hesaplarını girmeye başlayabilirsiniz. Muhasebe hesaplarını girebilmek için ekranın alt tarafındaki butonu tıklamalı veya ALT+U tuşlarına basmalısınız Dağıtım Anahtarları Tanıtım Kartı (087520) Dağıtım anahtarlarını; işletmede gider teşkil eden her türlü harekette, pay alan birimlerin bu gidere ne kadar katkılarının olduğunun belirlenmesi olarak düşünebiliriz. Gider dağılımları departmanlar bazında yapılabilir. Örneğin işletmenizde düzenli olarak ödenmekte olan elektrik, su, yol vb. giderler departmanların kullanım kapasitelerine bağlı olarak farklılık gösterecektir. Özellikle üretime yönelik firmalarda, satış departmanının kullanacağı elektrik ile üretim departmanının makinelerle olan işlevleri sonucunda, elektrik kullanımı doğal olarak farklılık gösterecektir. Bu durumda işletmeler, hizmet bölümünden girilen masraf faturalarında ki tutarların, hangi oranlar doğrultusunda departmanlara dağıtılacağını belirlemek dolayısıyla hangi departmanın, ne miktarda gider teşkil ettiğinin cevabını görmek isteyebilirler. İşte bu durumda, dağıtım anahtarları programından yararlanılacaktır. Çünkü bu programdan giderlerin departmanlara hangi oranda paylaştırılacağının girişleri yapılacaktır. İsterseniz konuyu bir örnekle pekiştirmeye çalışalım, işletmenizde herhangi bir gider hareketinin, %30'undan satış departmanının, %20'nden satın alma departmanının, % 50'sinden de diğer departmanların Sorumlu olduğunu düşünelim. Bu gidere yönelik dağıtımların belirlenen oranlarda yapılabilmesi için öncelikle ilgili dağıtım anahtarının tanımlanması ve bu dağıtım anahtarından da departmanların (sorumluluk merkezlerinin) aldıkları payın girilmesi gerekecektir. Yani ilgili gider, departmanlara (sorumluluk merkezlerine) paylaştırılacaktır. Daha sonra bu tanımlamalar ışığında, programınızın Hizmet bölümden girilen masraf faturalarının tutarları, ilgili birimlere F5 tuşu yardımıyla otomatik olarak yansıtılabilecektir. 19

20 Programlarımızda gider dağılımları yukarıda açıklamaya çalıştığımız gibi departmanlar bazında (sorumluluk merkezleri) olabileceği gibi, aynı anda gider cari hesaplarına ve sorumluluk merkezlerine de dağıtılabilir, hatta evraktan seçilecek Muhasebe hesaplarına ve sorumluluk merkezlerine göre de olabilir. Bu doğrultuda programınız size dağıtım anahtarı tipi olarak üç seçenek sunacaktır. Evet, bu açıklamadan sonra dağıtım anahtarı ekranında gördüğünüz alanlara nasıl giriş yapılacağını açıklamaya çalışalım. Programı çalıştırdığınızda öncelikle sizden tanımlayacağınız dağıtım anahtarının tipini seçmeniz istenecektir. Yani işletme giderlerinin Gider cari hesaplarına ve sorumluluk merkezlerine göre mi dağıtılacağı, Muhasebe hesaplarına ve sorumluluk merkezlerine göre mi olacağı yada sadece sorumluluk merkezlerine göre mi dağıtılacağı seçilecektir. Bu belirlemeyle birlikte programınız sizden tanımlayacağınız dağıtım anahtarına ilişkin bir kod ve isim girişi yapmanızı bekleyecektir. Bu girişler tamamlandıktan sonra imleciniz evrakın hareket satırlarında konumlanacaktır. Şimdi bu bölümde gördüğünüz başlıkları açıklamaya çalışalım. Hesap Kodu: Bu alandan yapılacak seçim, dağıtım anahtarı tipi alanında yaptığınız seçime göre farklılık gösterecektir. Eğer tanımlamakta olduğunuz dağıtım anahtarı Gider cari hesaplarına ve sorumluluk merkezlerine göre olacaksa, bu aşamada bu alandan gider hesabının seçilmesi gerekecektir. Eğer dağıtım anahtarı tipi alanında ki tercihiniz Muhasebe hesaplarına ve sorumluluk merkezlerine göre ise, bu aşamada bu alandan muhasebe hesabının kodu seçilmelidir. Hesap Adı: Hesap kodu alanında yaptığınız seçime göre ilgili hesabın adı (masraf kodu veya muhasebe hesap adı) otomatik olarak bu alana gelecektir. Sorumluluk Merkezi Kodu ve adı: Bu alanlarda da sizden istenen, tanımlamakta olduğunuz dağıtım anahtarı ile giderlerin hangi departmanlara paylaştırılacağını seçmenizdir. Puan: Bu alanda da yapılması gereken seçtiğiniz departmanların (sorumluluk merkezinin) dağıtım anahtarına göre gider dağılımından ne kadar pay alacağını belirtmenizdir. 10, 20 vb. Bu ekranla ilgili girişlerinizi tamamladıktan sonra bilgilerinizi ALT+S tuşlarına basarak kaydetmelisiniz. Daha sonra bu bilgiler doğrultusunda Hizmet menüsünden masraf faturalarının girişleri yapılacak ve tutarlar departmanlara yansıtılacaktır. Ayrıca MRPII programının, Direkt işçilik (720) giderlerini üretim sorumluluk merkezlerine dağıtma ve Genel üretim (730) giderlerini üretim sorumluluk merkezlerine dağıtma programları çalıştırılarak da üretim giderlerinin dağıtım anahtarlarından belirtilen sorumluluk merkezlerine dağıtılması sağlanacaktır. Masraf Faturalarında F5 Masraf Dağıtma tuşu Dağıtım anahtarlarından yapılan tanımlamaların, masraf faturalarına (Açık alınan masraf faturası vb), yansıtılması için F5 tuşu kullanılacaktır. Bunun için ilgili evrakların hareket girişlerinin yapıldığı bölümünde (herhangi bir giriş yapmadan) F5 tuşuna basmalısınız. Karşınıza masraf dağıtma başlıklı bir ekran gelecektir. Bu ekranda sizden istenen, girmekte olduğunuz masraf faturasına hangi dağıtım anahtarındaki bilgilerin aktarılacağını seçmenizdir. Eğer giderler tek bir masraf koduna atanacaksa, bu aşamada ekranınızın tek hesaba dağıtılacak ise, masraf hesap Kodu alanından ilgili masraf hesabı seçilmelidir. Daha sonrada, evraka ilişkin vergi seçimi, açıklama girişi yapılmalıdır. En son girilecek parametre ise, evraka ilişkin tutarın dolayısıyla departmanlara dağıtılacak tutarın girişidir. Bu işlemler sonrasında evrakınıza dağıtım anahtarından belirttiğiniz dağılım oranlarına göre sorumluluk merkezlerine ait tutarlar hesaplanıp yansıyacaktır Grup tanıtım kartları Bu bölümde hizmet ve masraf yönetimine ait grup tanıtım kartlarının girişi yapılacaktır. 20

21 Hizmet-Masraf Tipleri tanıtım kartı (041501) Bu düzenleme ile amacımız; hizmet ve masraf kartlarımıza yönelik tanımlamaları kullanıcılarımızın çalışma alanlarına bağlı olarak daha kapsamlı yapabilmelerini ve rapor ekranlarımızdan birçok kriteri baz alarak istedikleri bilgiyi ayrıntılı olarak listeleyebilmelerini sağlamaktır. Bunun için bu bölümde kullanıcılarımızdan beklenen çalıştıkları sektörde hizmet ve masraflar belirli bir tipe göre ayrım gösteriyor ise öncelikle bunların kendi içlerinde ayrımını yapacak kod ve isim girişinin yapılması ve kartın kaydedilmesi, akabinde de bu tanımlamaların, uygun oldukları hizmet ve masraf kartından seçilip bağlanmasıdır. Daha sonra bu tanımlamalar baz alınarak hizmet ve masraf tipleri raporlardan ayrıntılı olarak incelenecektir Hizmet-Masraf Sınıfları tanıtım kartı (041502) Bu bölümde yapılması gereken kullanıcılarımızın faaliyet gösterdikleri sektörde hizmet ve masraflar belirli sınıflar altında toplanmış ise bu sınıfları birbirinden ayırt edecek kod ve isim tanımlamalarının yapılması sonrasında da uygun oldukları masraf ve hizmet kartlarına bağlanmasıdır. Daha sonrasında kullanıcılarımız bu sınıfları baz alarak ayrıntılı olarak raporlar listeleyebileceklerdir Hizmet-Masraf Grupları tanıtım kartı (041503) Bu kart ile amacımız başta inşaat taahhüt sektörü olmak üzere birçok sektörün çalışma tarzlarına uyarlanabilecek şekilde masraf-hizmet kartlarının belirli gruplar dahilinde tanımlanabilmesini sağlamaktır. Çünkü bazı sektörlerde (örneğin inşaat taahhüt gibi) alınan hizmet ve yapılan masrafların uluslararası gruplama standartları mevcuttur. İlgili sektörlerde faaliyet gösteren kullanıcılarımızın, uluslararası kabul görmüş yapılarda raporlamasını sağlamak amacıyla bu kartın tanımlanmasına programlarımızda yer verilmiştir. Şöyle ki genellikle inşaat taahhüt sektöründe bir proje hayata geçirilirken inşaatın temelinin kazılması için bir firma ile hazır betonun dökülmesi için başka bir firma ile aynı şekilde atık ve temiz su giderlerinin borulanması, alçak/yüksek akımın kablolanması için farklı farklı firmalar ile çalışılmaktadır. Bu tip alınan masraf ve hizmetlerde de dünya standartlarınca belirlenmiş gruplar mevcuttur. Bizlerde bu ayrıntıyı göz önüne alarak hizmet ve masrafların özellikle bir standarda bağlanmış masrafların gruplandırılmasına olanak verecek düzenlemeye yer verdik. Bu tanımlamalar için yapılacak işlem çok basit olup, masraf ve hizmetlere ait grupların kod ve isim girişinin yapılıp saklanması, sonrasında da bu tanımlamaların, uygun oldukları hizmet ve masraf kartından seçilip bağlanmasıdır. Daha sonra bu hizmet ve masraflar rapor ekranlarında gruplarına göre ayrıştırılıp detaylı olarak incelenebilecektir. 1.2 Föyler nin bu menüsü; hizmet, masraf ve ithalat kartlarınızın gerçekleştirmiş olduğu hareketlerin tek bir ekrandan detaylı olarak izlenebilmesine olanak tanıyan programlardan oluşmuştur. Şimdi bu föylerin neler olduklarını daha yakından incelemeye çalışalım Hizmet Hareket Föyü (041426) Hizmet hareket föyü, herhangi bir hizmet cinsinin istediğiniz kolon başlığını baz alarak gerçekleşen hareket özetlerine tek bir ekrandan ulaşıp, gerekirse bu hareketlerin kaynağı olan evraklara ulaşmanızı sağlayan bir programdır. Bu föye yansıyacak hareketler, fatura, serbest meslek makbuzu vb. evraklardan gerçekleşen hareketlerdir. Öncelikle belirtmek isteriz ki, yenilenen föy ekranları, kullanıcılarımıza sınırsız hareket özgürlüğü sunmaktadır. Özellikle mouse'un sürükle bırak özelliğinin kullanılabiliyor olması ekran düzenlemelerinde siz kullanıcılarımıza büyük kolaylık sağlayacaktır. Ayrıca föy başlıklarında mouse'un sağ tuşuna basarak birçok detaya tek bir tıklama ile 21

22 ulaşabileceksiniz. Bunlara ilerleyen bölümlerde ayrıntılı olarak değinilecektir. Föye yansıyacak hareketler tamamen kullanıcının isteğine bağlı olarak düzenlenebilecektir. Şöyle ki; Sadece sizin belirleyebileceğiniz sorumluluk merkezlerinden gerçekleşen hizmet hareketlerini listeleyebilir, İstediğiniz evrak tipini baz alarak hizmetlerinize ilişkin hareket özetlerinizi sınırlayabilir. Yine istediğiniz tarihte gerçekleşen hizmet hareketlerini görüntüleyebilir. Ya da evrak cinslerini baz alarak hizmet hareketlerinizi detaylandırabilirsiniz. Bu seçenekleri isteklere bağlı olarak çoğaltabilmemiz mümkündür. Bunun için yapılacak tek işlem, föy ekranındaki kolon başlıklarında satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden size uyan seçenek ya da seçenekleri seçmenizdir. Evet, önemli gördüğümüz bu hatırlatmadan sonra hizmet hareket föyünün nasıl kullanılacağını açıklamaya çalışalım. Föyde yapılacak ilk işlem, föyü çağrılacak hizmet cinsinin kodunu girmektir. Hizmet cinsinin kodu girildikten sonra, adı bir alt satıra otomatik olarak gelecek ve imleciniz sorumluluk merkezi alanında konumlanacaktır. Bu aşamada yapmanız gereken, hizmet cinsinin hangi sorumluluk merkezinden ya da merkezlerinden gerçekleşen hareketlerinin listeleneceğini belirtmenizdir. Aynı zamanda programınız birden fazla sorumluluk merkezi seçmenize olanak sağlamaktadır. Ayrıca listelenecek hizmet cinslerine tarih sınırlaması getirebilmeniz de mümkündür. Bunun için öncelikle ALT+C tuşlarına basıp imlecinizi ekranınızın üst yarısındaki tarih girişlerinin yapılacağı alanda konumlandırmalı, ilk tarih ve son tarih alanlarında size uyan tarih girişleri yapmalısınız. Burada sizlere önemli gördüğümüz bir detayı belirtmek istiyoruz. Programlarımızda yapılan düzenleme ile Yıllık tatil takvimi (092121) programımız kart, evrak, föy, yönetim, operasyon vb. ekranlarımızda bulunan tarih alanlarımız ile ilişkilendirilmiş olup, kullanıcılarımızın bu föy ekranının tarih alanlarında da dini ve resmi tatil günlerini görebilmeleri sağlanmıştır. Böylece ileriye yönelik evrak giriş ve çıkışı yapılırken tatil günleri dikkate alınabilecektir. Örneğin çek ile yapılacak bir ödemenin tatil gününe denk gelmesi engellenecektir. Resmi ve dini tatil günlerimiz takvim ekranlarımızda yeşil renkli olarak görüntülenecek, mouse'la bu tatil gününün üstüne gelindiğinde de bilgi amaçlı olarak ilgili tatilin tipi ve açıklaması belirtilecektir. Örneğin 29 Ekim günü için programınız size, Tipi: Resmi, Açıklama: Cumhuriyet bayramı, ifadesini sunacaktır. Bu girişlerden sonra hizmet cinsinin hareket özetleri tablonuzun ikinci bölümüne yansıyacaktır. Bu girişlerden sonra hizmet cinsinin hareket özetleri tablonuzun ikinci bölümüne yansıyacaktır. Föy ekranınızın üst bölümünde de seçilen hizmet cinsinin devir, borç-alacak ve bakiye tutarının ne kadar olduğu, ana, alternatif ve orijinal döviz cinslerine göre otomatik olarak görüntülenecektir. Biz şimdi ekranınızın ikinci yarısında sıralanan kolon başlılarının neler olduklarını ve bu başlıkların bize sağlayacağı kolaylıklardan bahsetmek istiyoruz. Tarih: Hizmet cinslerine ilişkin hareketlerin tarihleridir. Eğer bu hareketlere tarih sınırlaması getirmek istiyorsanız yani sadece sizin belirleyeceğiniz tarihteki hareketlerin görüntülenmesini istiyorsanız, bu alanda satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden tarih seçimi yapabilirsiniz. Evrak Seri ve Sıra No: Listelenen hizmet hareketlerinin girildiği evrak numarasıdır. Dolayısıyla hizmetlerinize ilişkin hareketleri bu numaralara göre de sınırlayabilirsiniz. Bunun için de yapılacak işlem; istediğiniz alanda satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden uygun evrak numarasını seçmenizdir. Evrak Tipi: Hizmet hareketlerinizin girildiği evrak tipidir. Örneğin alış faturası, satış faturası gibi. Hareketler evrak tiplerine göre de sınırlanabilir. Yani sadece alış faturaları ya da satış faturalarına göre hareketler listelenebilir. Cinsi: Hizmetlerinizin hareket cinsi hizmet faturası olarak bu alanda yer alacaktır. Hizmet cinslerine göre de hareketlerinizi sınırlayabilirsiniz. N/İ: Bu alanda, ilgili satırdaki hareketin normal bir giriş-çıkış hareketi mi, yoksa iade amacıyla gerçekleşen bir giriş-çıkış hareketi mi olduğu yer alacaktır. Kullanıcılarımız isterlerse sadece iade hareketlerini ya da sadece normal hareketlerini görüntüleyebilir. 22

23 Vade Tarihi ve Gün: Hizmet hareketlerinin vade tarihleri ve vade günleri bu kolonda yer alacaktır. Kullanıcılarımız isterlerse bu alanlarda satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak olan pencereden yapacakları seçime göre hizmetlerin vade tarihi ve vade günlerine göre sınırlayabilirler. B/A: İlgili satırdaki hizmetlerinizin borç olarak mı, alacak olarak mı etkidiğini bu alanda görebilirsiniz. Hizmet hareketlerinizin borç ve alacak seçeneklerinden size uygun olanını seçip, sınırlayabilirsiniz. Ana Döviz Borç/Alacak: İlgili satırdaki hizmet hareketi borç ise ana döviz cinsine göre borç tutarı, alacak ise alacak tutarı bu kolonlardan izlenebilir. Dolayısıyla hizmet hareketlerinizi bu kolonlarda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak seçeneklere göre sınırlayabilirsiniz. Ana Döviz Tutar: İlgili satırdaki hizmet hareketinin toplam tutarıdır. Ana Döviz Kur: Ana dövizin kuru bu kolonda yer alır. Bundan sonra yer alan döviz kolonlarında ise, listelenen hizmet hareketlerinin alternatif ve orjinal döviz cinslerine göre toplam borç ve alacak tutarları ile toplam tutarları ve döviz cinsleri yer alacaktır. İsterlerse kullanıcılar bu kolon başlıklarına göre de hareket sınırlaması yapabilirler. Karşı Hesap Cinsi, Kodu ve İsmi: İlgili satırdaki hizmet hareketinin gerçekleştiğini karşı cari tipi, cari kodu ve cari adını bu başlıklardan görebilirsiniz. Srm. Mrk. Kodu ve İsmi: İlgili satırdaki hizmet hareketi hangi sorumluluk merkezinden yapılmışsa bu alanlarda ilgili sorumluluk merkezinin kod ve adı yer alacaktır. Dolayısıyla hizmet hareketlerini sorumluluk merkezlerine göre de sınırlayabilirsiniz. Yapılacak tek işlem bu kolonlarda satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden hareketlerini görmek istediğiniz sorumluluk merkezlerini seçmenizdir. Evet tablonuzda yer alan başlıklar hakkında kısaca bilgi verdikten sonra, şimdi ekranınızın üst yarısında yer alan kısa yol tuşlarının her birini tıkladığınızda, kolon başlıkları üzerinde mouse göstergesinin sağ tuşuna bastığınızda ve ekranınızın üst bölümünde yer alan Görünüm, Aktarım, Yazıcı ve Yönetim başlıklı menüleri seçtiğinizde karşınıza gelen seçeneklerin neler olduklarına Bunları biliyor musunuz? başlığı altında değinmek istiyoruz. Bunları Biliyor musunuz? 1. Yukarıdaki açıklamalarımızda da belirttiğimiz gibi hizmetlerinize ilişkin hareketleri tablonuzda yer alan başlıklara göre sınırlayabilmeniz mümkündür. Örneğin sadece sizin seçeceğiniz sorumluluk merkezlerinden gerçekleşen hizmet hareketlerini listeleyebilir yada istediğiniz hizmet hareketlerini görüntüleyebilirsiniz. Bunun için yapılacak tek işlem ilgili başlık alanında satır sonu butonunu tıklayıp karşınıza gelecek pencereden istediğiniz seçeneği seçmenizdir. Bunun yanı sıra bu pencerede yer alan özel seçeneği ile de föy ekranında ki kolonlar için filtreleme yapabileceksiniz. Örneğin belli miktardan fazla olan yada az olan stok hareketlerinin listelenmesini sağlayabileceksiniz. 2. Tablonuzdan listelenen kolon başlıklarını kaldırabilir yada yeni kolon başlığı ekleyebilirsiniz. Örneğin listenizde Evrak Cinsi başlığının yer almasını istemiyorsunuz. Bu durumda yapılması gereken, mouse'nuzu ilgili başlığa getirip sol tuşuna sürekli basarak sağa-sola, yukarı-aşağıya doğru hareket ettirmektir. Bu işleme ilgili başlık üzerinde çarpı işareti görülünceye kadar devam edilmeli ve sonrasında da mouse bırakılmalıdır. Seçilen başlığın tablonuzdan kaldırıldığını göreceksiniz. Yeni kolon başlığı ekleyebilmek için de kolon başlıkları üzerinde mouse'un sağ tuşuna basıp Alan seçicisi seçeneği seçilmelidir. Bu işlem sonrasında karşınıza bu tabloya özel, ekleyebileceğiniz başlıkların yer aldığı bir ekran gelecektir. Bu ekrandan istediğiniz başlığı mouse'unuzun sürükle bırak özelliğini kullanarak istediğiniz bölüme ekleyebilirsiniz. Kolon başlıklarını ekleyip kaldırabileceğiniz bir başka yöntemse, ekranınızın kolon başlıklarının sıralandığı bölümün en başında yer alan Görünen kolonları seçmek için buraya tıklayın başlıklı butonu kullanmanızdır. Bu butonu tıkladığınızda 23

24 hizmet hareket föyüne özel tüm başlıkların karşınıza geldiğini göreceksiniz. Bu bölümden tablonuzda listelenmesini istediğiniz başlıklar için başında yer alan seçilmişlik kutucuğunu işaretlemeniz, görüntülenmesini istemediğiniz başlıklar içinde seçilmişliği kaldırmanız yeterli olacaktır. Bu uygulamanın daha basit olacağı düşüncesindeyiz. 3. Yönetim menüsünde yer alan birçok seçenek, kartlar menüsü yardım tuşları bölümümüzde detaylı olarak anlatılmıştır. Bundan dolayı burada kısaca değinilecektir. Bu menüde yer alan seçenekler ve ekranınızın üst bölümünde gördüğünüz butonlardan bazıları ile tabloda yer alan herhangi bir evraka ulaşıp üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Bunun için, ilgili evrak satırına gelip <ALT+K> tuşlarına basmanız veya bu menüde yer alan Detaya İn seçeneğini seçmeniz yeterlidir. Örneğin evrak tipi alış faturası olan bir hareket satırında ALT+K tuşlarına basarsanız, ilgili stokun fatura bilgileri karşınıza gelir. Ayrıca bu menüden, imleciniz hangi kayıt üzerinde ise o kayda özel olacak bilgilerin girileceği editör ekranına ulaşılacaktır. Seçili kayıtların ne zaman ve hangi kullanıcılar tarafından oluşturulduğuna ilişkin bilgileri de anında ekranınıza getirebileceksiniz. Bu menüde yer alan seçeneklere ekranınızın üst yarısında yer alan kısa yol tuşlarını tıklayarak da ulaşabilirsiniz. 4. Yazıcı menüsünde yer alan seçenekler ile ekranınızda listelenen hizmet hareketlerinin yazıcıdan dökümlerini alabileceksiniz. Ayrıca döküm öncesinde, sayfa ve baskı ayarları yapabilecek, ön izleme seçeneği ile de dökümünüzün kâğıt üzerinde nasıl görüntüleneceğini inceleyebileceksiniz. 5. Aktarım Menüsünde yer alan seçenekler ile, seçili olan hizmet hareketlerinizi istediğiniz ortama (Excel, text, Xml, Html) aktarabilecek ve bu kayıtların aktarım özelliklerini (Aktarım sırasında hangi kayıtların aktarılacağı, tarih, saat, miktar vb kayıtların aktarımlarında excel tipinde olup olmayacakları, text ortamına aktarımlarda kolonlar arasında ayraçların nasıl olacağı vb.) belirleyebileceksiniz. 6. Görünüm başlıklı menüde yer alan seçenekler ile hizmet hareketlerinizi seçeceğiniz kolon başlığına göre gruplayabileceksiniz. Bunun için öncelikle bu menüden kolon başlıklarına göre grupla seçeneğini seçmelisiniz. Bu seçimle birlikte, kolon başlıklarının üst bölümüne Bir sütuna göre gruplandırmak için, sütunun üst bilgilerini sürükleyin ifadesinin yer aldığı gruplama kutusu otomatik olarak açılacaktır. Bu aşamada yapmanız gereken hizmet hareketlerini hangi kolona göre gruplayacaksanız mouse'unuzla ilgili başlığı sürükleyip bu alana taşımanızdır. Gruplama işlemini birden fazla kolon başlığı için yapabilmeniz de mümkündür. Bu işlem sonrasında föy ekranınızın gruplama kutusunda gruplandırmanın hangi kolonlar için yapıldığı yazılır ve ekranınızın ikinci yarısına da ilgili kolon başlığı altında hareket detayları sıralanır. Bu menüyü oluşturan diğer seçenekler ile grup toplamı alabilecek ve bu toplamların ekranınızda sürekli görünüp görünmeyeceğini sağlayabileceksiniz. Ayrıca borç,alacak vb. başlıklarınız için dip toplam alabileceksiniz. Bunun yanısıra sadece sizin seçeceğiniz hareket satırlarına yönelik toplamlar da alabileceksiniz. Eğer ekranınızın görünümüne ilişkin herhangi bir değişiklik yapmışsanız bu değişiklikleri görünümü sakla seçeneğini seçerek kaydedebileceksiniz. Bu menüde yer alan seçeneklere ekranınızın üst yarısında yer alan butonlar ile de ulaşabilirsiniz. 7. Analizler menüsünde yer alan seçenekler ile hizmet cinslerine ilişkin birçok yönetim ekranına tek bir tıklama ile ulaşabileceksiniz. Hizmet cinslerinin ilişkili oldukları carilerin yönetim ekranlarına, karşı cari yönetim ekranlarına anında ulaşabileceksiniz. 8. Bağlantı menüsünde yer alan seçenekler ile de hizmetlerinizin bağlantılı muhasebe fişi evraklarını ekranınıza getirebileceksiniz. 9. Hizmet hareket föyünün sağlamış olduğu bir diğer kolaylık; kolon başlıkları üzerinde mouse göstergesinin sağ tuşuna bastığımızda karşımıza gelen seçeneklerdir. Şimdi bu seçenekler ile neler yapılacağına değinelim Artan Sıralama: Bu seçenek ile kolon başlıkları, alfabetik olarak baştan sona doğru veya küçükten büyüğe doğru sıralanır. Sıralama işlemi için kolon başlığını mouse'unuzla tıklamanız da yeterlidir. 24

25 Azalan Sıralama: Bu seçenekle de kolonlar alfabetik olarak sondan başa doğru veya büyükten küçüğe doğru sıralanır. Bu Alana Göre Gruplandır: Stoklarınıza ilişkin hareket bilgilerini, ekranınızda bulunan herhangi bir kolona göre gruplayarak listeleyebileceğinizi Görünüm menüsü ile ilgili açıklamalarımızda belirtmiştik. Bu seçenek ile de, imleciniz hangi kolon üzerinde ise ilgili kolona göre gruplandırma otomatik olarak yapılacaktır. Dolayısıyla gruplandırmaya yönelik detaylar için Görünüm menüsü ile ilgili açıklamalarımızdan yararlanabilirsiniz. Gruplama Kutusu: Bu seçenek ile gruplandırma yapılacak kolon başlıklarının aktarılacağı gruplama kutusu aktif hale gelir. Dolayısıyla kolon başlıklarından gruplama yapılacak kolon yada kolonlar bu bölüme taşınacaktır. Dip Toplam: Bu seçenek ile, toplamı alınabilecek tüm kolonlar için yani miktar, bakiye, tutar vb. kolonlar için dip toplam alınabilecektir. Grup Toplamları: Bu seçenek ile de kolon başlıklarınızı gruplandırmış iseniz grupların toplamı alınır Bu Kolonu Kaldır: Bu seçenek, imleciniz hangi kolon üzerinde ise ilgili kolonun ekrandan kaldırılmasını sağlar. Bu seçeneği gereksiz bulduğunuz ya da boş gelen kolonlarınız için kullanabilirsiniz. Alan Seçicisi: Föy ekranlarından kolon başlıklarını kaldırabileceğiniz gibi yeni kolon başlıkları ekleyebilmenizde mümkündür. Bunun için öncelikle alan seçici seçeneği çalıştırılmalı ve karşınıza gelecek Özelleştirme başlıklı ekrandan da size uygun olan kolon başlıklarını mouse'unuzun sürükle bırak özelliğini kullanarak föy ekranına taşımalısınız. Hizalama: Bu seçenek ile kolonlarda da sıralanan bilgilerinizi sağa, sola dayalı yada ortalı olarak hizalayabileceksiniz. En Uygun: Bu seçenek seçildiğinde imleciniz hangi kolon üzerinde ise programınız otomatik olarak ilgili kolon için en uygun genişliği belirleyecektir. Yani ilgili kolonu default genişliğe getirecektir. En Uygun (Tüm Kolonlar): Bu seçenek ile de tüm kolon başlıkları için programınız uygun kolon genişliğini verecektir Hizmet sipariş föyü (041801) Hizmet sipariş föyü ile kullanıcılarımız; herhangi bir hizmetin, istedikleri tarihler arasında hem alınan hem de verilmiş olan tüm sipariş hareketlerini tek bir ekrandan inceleyebilecek hatta ve hatta, hareket detaylarına ulaşıp üzerinde değişlik yapabilecek olanaklara sahiptirler. Çünkü föy ekranlarımız bilgi edinmeniz dışında, hareket girişleri yapabileceğiniz şekilde düzenlenmiş çok amaçlı programlardır. Bunun yanı sıra kullanıcılarımız, bu ekrandan listelemek istedikleri sipariş hareketlerini durumlarına göre de ayırabileceklerdir. Bunun için yapılacak tek işlem, ekranın üst bölümünde yer alan durumu alanından isteğinize uygun olacak seçeneği işaretlemenizdir. Şöyle ki Sadece açık durumda olan siparişlerinizi yani sipariş fişi karşılığında irsaliye ya da fatura girişi yapılmamış olan sipariş hareketlerini listelemek istiyorlar iseniz açık siparişler seçeneğini, Sadece kapalı durumda olan siparişlerinizi yani siparişler karşılığında faturası ya da irsaliyesi girilip kapatılmış olan siparişlerinizi listelemek istediğinizde kapalı siparişler seçeneğini. Tüm sipariş hareketlerinizi açık ya da kapalı olma durumlarını dikkate almadan aynı anda listelemek istediğinizde de hepsi seçeneğini işaretlemeniz yeterli olacaktır. Ayrıca ekranın üst yarısından seçilmiş olan hizmetlerin, 25

26 Alınan ve verilen sipariş miktarlarının toplamını, Sevk edilen ve teslim alınan sipariş miktarlarını, Alınan ve verilen siparişlerin tamamı teslim alınmamış ya da sevk edilmemiş ise kalan sipariş miktarlarının toplamını, Kapanan siparişler olmuş ise ne kadar miktarının kapanmış olduğunun bilgisini de görebileceklerdir. Programın çalışma şekli hizmet hareket föyü ile aynıdır. Aralarındaki tek fark; bu programdan listelenecek hareketlerin sadece sipariş evraklarına ait olmasıdır. Mouse kullanımı ve hareketlerin istenilen başlıklar altında sınırlandırılması bu ekran içinde geçerlidir. Yani ekrandaki bilgilerin nasıl sıralanacağı ya da nasıl sınırlandırılacağı tamamen kullanıcının belirleyeceği kriterlere bağlıdır. Yapılacak en basit sınırlama tarih aralığının girilebiliyor olmasıdır ki bu da program çalıştırıldığında karşınıza gelecek ekrandan girebileceğiniz ilk giriş alanlarındandır. Örneğin ekranınızın tipi başlıklı kolonundan, hareketlerini incelemek istediğiniz hizmetinizin sadece talep edilen (alınan sipariş) hareketlerini, verilen sipariş hareketlerini (temin edilen) ya da tüm sipariş hareketlerini isteğiniz doğrultusunda listeleyebileceksiniz. Aynı şekilde siparişleri cinslerine göre de sınırlayabileceksiniz. Sadece konsinye siparişleri listeleyebileceğiniz gibi sadece normal sipariş hareketlerini de listeleyebileceksiniz. Bunun için yapılacak tek işlem ilgili başlık alanında satır sonu butonunu tıklayıp karşınıza gelecek pencereden istediğiniz seçeneği seçmenizdir. Ekranınızın tablo kısmında ise seçilen hizmet için girilen tarih aralığında toplam alınan ve verilen siparişlerin miktarı, hangi cari ile ilişkili olduğu, sipariş evraklarının tarihi, teslim tarihi, net ve brüt tutarları gibi bir çok bilgi yer alır. Bunun yanı sıra ekranlardaki, kayıtlarınızı istediğiniz ortama aktarabileceksiniz. (Excel, text, xml, html). Ekranın üst bölümünde yer alan kısa yol tuşlarını kullanarak ya da Yazıcı menüsünde yer alan seçenekler ile dökümünüzü inceleyebilecek ve yazdırabileceksiniz, Yönetim menüsünden ise herhangi bir evrak satırına ait detay bilgilere anında ulaşabileceksiniz. Hizmet hareket föyü bölümünde Bunları Biliyor musunuz başlığı altında değindiğimiz Görünüm, Aktarım, Yazıcı Yönetim, Analiz ve Bağlantı menülerine ilişkin açıklamalarımız bu föy ekranı içinde geçerlidir. Dolayısıyla burada bu detaylara yer verilmeyecektir. Not: Bağlantı menüsünde yer alan Seçili carinin sipariş föyüne git (Ctrl+C) seçeneği sayesinde ilgili sipariş satırına ait carinin tüm siparişlerine (041429) ulaşabileceksiniz Hizmet proforma sipariş föyü (041802) Bu föy programı ile kullanıcılarımız; herhangi bir hizmetin, istedikleri tarihler arasında hem alınmış hem de verilmiş olan tüm proforma sipariş hareketlerini tek bir ekrandan inceleyebilecek hatta ve hatta, hareket detaylarına ulaşıp üzerinde değişlik yapabilecek olanaklara sahiptirler. Çünkü föy ekranlarımız bilgi edinmeniz dışında, hareket girişleri yapabileceğiniz şekilde düzenlenmiş çok amaçlı programlardır. Bunun yanı sıra kullanıcılarımız, bu ekrandan listelemek istedikleri proforma sipariş hareketlerini durumlarına göre de ayırabileceklerdir. Bunun için yapılacak tek işlem, ekranın üst bölümünde yer alan durumu alanından isteğinize uygun olacak seçeneği işaretlemenizdir. Şöyle ki Sadece açık durumda olan proforma siparişlerinizi Sadece kapalı durumda olan proforma siparişlerinizi Açık ya da kapalı olma durumlarını dikkate almadan aynı anda tüm düzenlemiş olduğunuz proforma siparişlerinizi listeleyebileceksiniz. Ayrıca kullanıcılarımız, ekranın üst yarısından seçmiş oldukları hizmetlerin, Proforma olarak alınan ve verilen sipariş miktarlarının toplamını, Sevk edilen ve teslim alınan sipariş miktarlarını, yani proforma siparişler onaylanıp, sipariş cinsi olarak normal siparişe, konsinye siparişe, fason siparişe, dış ticaret siparişe çevrilmişler ise çevrildikleri miktarlarını 26

27 Alınan ve verilen proforma siparişlerin tamamı teslim alınmamış ya da sevk edilmemiş ise yani proforma siparişlerin bir miktarı için normal sipariş fişi düzenlenmiş kalan miktarı için herhangi bir işlem yapılmamış ise bu kalan miktarın ne kadar olduğunu, Kapanan siparişler olmuş ise ne kadar miktarının kapanmış olduğunun bilgisini de görebileceklerdir. Programın çalışma şekli Hizmet hareket föyü (041426) ve Hizmet sipariş föyü (041801) ile aynıdır. Aralarındaki tek fark; bu programdan listelenecek hareketlerin sadece proforma sipariş evraklarına ait olmasıdır. Mouse kullanımı ve hareketlerin istenilen başlıklar altında sınırlandırılması bu ekran için de geçerlidir. Yani ekrandaki bilgilerin nasıl sıralanacağı ya da nasıl sınırlandırılacağı tamamen kullanıcının belirleyeceği kriterlere bağlıdır. Yapılacak en basit sınırlama tarih aralığının girilebiliyor olmasıdır ki bu da program çalıştırıldığında karşınıza gelecek ekrandan girebileceğiniz ilk giriş alanlarındandır. Örneğin ekranınızın tipi başlıklı kolonundan, hareketlerini incelemek istediğiniz hizmetinizin sadece talep edilen (proforma alınan sipariş) hareketlerini, verilen sipariş hareketlerini (temin edilen) ya da tüm sipariş hareketlerini isteğiniz doğrultusunda listeleyebileceksiniz. Bunun için yapılacak tek işlem ilgili başlık alanında satır sonu butonunu tıklayıp karşınıza gelecek pencereden istediğiniz seçeneği seçmenizdir. Ekranınızın tablo kısmında ise seçilen hizmet için girilen tarih aralığında toplam alınan ve verilen proforma siparişlerin miktarı, hangi cari ile ilişkili olduğu, sipariş evraklarının tarihi, teslim tarihi, net ve brüt tutarları gibi bir çok bilgi yer alır. Bunun yanı sıra ekranlardaki, kayıtlarınızı istediğiniz ortama aktarabileceksiniz. (Excel, text, xml, html). Ekranın üst bölümünde yer alan kısa yol tuşlarını kullanarak ya da Yazıcı menüsünde yer alan seçenekler ile dökümünüzü inceleyebilecek ve yazdırabileceksiniz, Yönetim menüsünden ise herhangi bir evrak satırına ait detay bilgilere anında ulaşabileceksiniz. Hizmet hareket föyü bölümünde Bunları Biliyor musunuz başlığı altında değindiğimiz Görünüm, Aktarım, Yazıcı, Yönetim ve Bağlantı menülerine ilişkin açıklamalarımız bu föy ekranı için de geçerlidir. Dolayısıyla burada bu detaylara yer verilmeyecektir. Not: Bağlantı menüsünde yer alan Seçili carinin proforma sipariş föyüne git (Ctrl+C) seçeneği sayesinde ilgili proforma sipariş satırına ait carinin tüm proforma siparişlerine (041428) ulaşabileceksiniz Masraf Hesap Hareket Föyü (041427) Masraf hesap föyü; işletmenizde yapılan tüm gider hareketlerini tek bir ekrandan incelemenizi ve bu ekran üzerinde hareket girişi yapabilmenizi sağlamaktadır. Bu programın işleyiş şekli ve föy ekranında gördüğünüz tüm alanlar hizmet hareket föyü ile aynıdır. Aralarındaki tek fark, masraf hesap föyünde hizmetler yerine işletme giderlerine yönelik (temizlik, personel ücreti, tamir-bakım gibi) hareketlerin görüntülenmesidir. Hizmet hareket föyü bölümünde Bunları Biliyor musun başlığı altında değindiğimiz Görünüm, Aktarım, Yazıcı ve Yönetim menülerine ilişkin açıklamalarımız bu föy ekranı içinde geçerlidir. Bundan dolayı bu bölümü ayrıntılı olarak anlatma gereği duymuyoruz Masraf sipariş föyü (041803) Masraf sipariş föyü ile kullanıcılarımız; herhangi bir masrafın, istedikleri tarihler arasında hem alınan hem de verilmiş olan tüm sipariş hareketlerini tek bir ekrandan inceleyebilecek hatta ve hatta, hareket detaylarına ulaşıp üzerinde değişlik yapabilecek olanaklara sahiptirler. Çünkü föy ekranlarımız bilgi edinmeniz dışında, hareket girişleri yapabileceğiniz şekilde düzenlenmiş çok amaçlı programlardır. Bunun yanı sıra kullanıcılarımız, bu ekrandan listelemek istedikleri sipariş hareketlerini durumlarına göre de ayırabileceklerdir. Bunun için yapılacak tek işlem, ekranın üst bölümünde yer alan durumu alanından isteğinize uygun olacak seçeneği işaretlemenizdir. Şöyle ki Sadece açık durumda olan siparişlerinizi yani sipariş fişi karşılığında irsaliye ya da fatura girişi yapılmamış olan sipariş hareketlerini listelemek istiyorlar iseniz açık siparişler seçeneğini, 27

28 Sadece kapalı durumda olan siparişlerinizi yani siparişler karşılığında faturası ya da irsaliyesi girilip kapatılmış olan siparişlerinizi listelemek istediğinizde kapalı siparişler seçeneğini. Tüm sipariş hareketlerinizi açık ya da kapalı olma durumlarını dikkate almadan aynı anda listelemek istediğinizde de hepsi seçeneğini işaretlemeniz yeterli olacaktır. Ayrıca ekranın üst yarısından seçilmiş olan masrafların, Alınan ve verilen sipariş miktarlarının toplamını, Sevk edilen ve teslim alınan sipariş miktarlarını, Alınan ve verilen siparişlerin tamamı teslim alınmamış ya da sevk edilmemiş ise kalan sipariş miktarlarının toplamını, Kapanan siparişler olmuş ise ne kadar miktarının kapanmış olduğunun bilgisini de görebileceklerdir. Programın çalışma şekli masraf hesap hareket föyü ile aynıdır. Aralarındaki tek fark; bu programdan listelenecek hareketlerin sadece sipariş evraklarına ait olmasıdır. Mouse kullanımı ve hareketlerin istenilen başlıklar altında sınırlandırılması bu ekran içinde geçerlidir. Yani ekrandaki bilgilerin nasıl sıralanacağı ya da nasıl sınırlandırılacağı tamamen kullanıcının belirleyeceği kriterlere bağlıdır. Yapılacak en basit sınırlama tarih aralığının girilebiliyor olmasıdır ki bu da program çalıştırıldığında karşınıza gelecek ekrandan girebileceğiniz ilk giriş alanlarındandır. Örneğin ekranınızın tipi başlıklı kolonundan, hareketlerini incelemek istediğiniz masrafınızın sadece talep edilen (alınan sipariş) hareketlerini, verilen sipariş hareketlerini (temin edilen) ya da tüm sipariş hareketlerini isteğiniz doğrultusunda listeleyebileceksiniz. Aynı şekilde siparişleri cinslerine göre de sınırlayabileceksiniz. Sadece konsinye siparişleri listeleyebileceğiniz gibi sadece normal sipariş hareketlerini de listeleyebileceksiniz. Bunun için yapılacak tek işlem ilgili başlık alanında satır sonu butonunu tıklayıp karşınıza gelecek pencereden istediğiniz seçeneği seçmenizdir. Ekranınızın tablo kısmında ise seçilen masraf için girilen tarih aralığında toplam alınan ve verilen siparişlerin miktarı, hangi cari ile ilişkili olduğ u, sipariş evraklarının tarihi, teslim tarihi, net ve brüt tutarları gibi bir çok bilgi yer alır. Bunun yanı sıra ekranlardaki, kayıtlarınızı istediğiniz ortama aktarabileceksiniz. (Excel, text, xml, html). Ekranın üst bölümünde yer alan kısa yol tuşlarını kullanarak ya da Yazıcı menüsünde yer alan seçenekler ile dökümünüzü inceleyebilecek ve yazdırabileceksiniz, Yönetim menüsünden ise herhangi bir evrak satırına ait detay bilgilere anında ulaşabileceksiniz. Masraf hesap hareket föyü bölümünde Bunları Biliyor musunuz başlığı altında değindiğimiz Görünüm, Aktarım, Yazıcı Yönetim, Analiz ve Bağlantı menülerine ilişkin açıklamalarımız bu föy ekranı içinde geçerlidir. Dolayısıyla burada bu detaylara yer verilmeyecektir. Not: Bağlantı menüsünde yer alan Seçili carinin sipariş föyüne git (Ctrl+C) seçeneği sayesinde ilgili sipariş satırına ait carinin tüm siparişlerine (041429) ulaşabileceksiniz Masraf proforma sipariş föyü (041804) Bu föy programı ile kullanıcılarımız; herhangi bir masrafın, istedikleri tarihler arasında hem alınmış hem de verilmiş olan tüm proforma sipariş hareketlerini tek bir ekrandan inceleyebilecek hatta ve hatta, hareket detaylarına ulaşıp üzerinde değişlik yapabilecek olanaklara sahiptirler. Çünkü föy ekranlarımız bilgi edinmeniz dışında, hareket girişleri yapabileceğiniz şekilde düzenlenmiş çok amaçlı programlardır. Bunun yanı sıra kullanıcılarımız, bu ekrandan listelemek istedikleri proforma sipariş hareketlerini durumlarına göre de ayırabileceklerdir. Bunun için yapılacak tek işlem, ekranın üst bölümünde yer alan durumu alanından isteğinize uygun olacak seçeneği işaretlemenizdir. Şöyle ki Sadece açık durumda olan proforma siparişlerinizi Sadece kapalı durumda olan proforma siparişlerinizi Açık ya da kapalı olma durumlarını dikkate almadan aynı anda tüm düzenlemiş olduğunuz proforma siparişlerinizi listeleyebileceksiniz. 28

29 Ayrıca kullanıcılarımız, ekranın üst yarısından seçmiş oldukları masrafların, Proforma olarak alınan ve verilen sipariş miktarlarının toplamını, Sevk edilen ve teslim alınan sipariş miktarlarını, yani proforma siparişler onaylanıp, sipariş cinsi olarak normal siparişe, konsinye siparişe, fason siparişe, dış ticaret siparişe çevrilmişler ise çevrildikleri miktarlarını Alınan ve verilen proforma siparişlerin tamamı teslim alınmamış ya da sevk edilmemiş ise yani proforma siparişlerin bir miktarı için normal sipariş fişi düzenlenmiş kalan miktarı için herhangi bir işlem yapılmamış ise bu kalan miktarın ne kadar olduğunu, Kapanan siparişler olmuş ise ne kadar miktarının kapanmış olduğunun bilgisini de görebileceklerdir. Programın çalışma şekli Masraf hesap hareket föyü (041427) ve Masraf sipariş föyü (041803) ile aynıdır. Aralarındaki tek fark; bu programdan listelenecek hareketlerin sadece proforma sipariş evraklarına ait olmasıdır. Mouse kullanımı ve hareketlerin istenilen başlıklar altında sınırlandırılması bu ekran için de geçerlidir. Yani ekrandaki bilgilerin nasıl sıralanacağı ya da nasıl sınırlandırılacağı tamamen kullanıcının belirleyeceği kriterlere bağlıdır. Yapılacak en basit sınırlama tarih aralığının girilebiliyor olmasıdır ki bu da program çalıştırıldığında karşınıza gelecek ekrandan girebileceğiniz ilk giriş alanlarındandır. Örneğin ekranınızın tipi başlıklı kolonundan, hareketlerini incelemek istediğiniz masrafınızın sadece talep edilen (proforma alınan sipariş) hareketlerini, verilen sipariş hareketlerini (temin edilen) ya da tüm sipariş hareketlerini isteğiniz doğrultusunda listeleyebileceksiniz. Bunun için yapılacak tek işlem ilgili başlık alanında satır sonu butonunu tıklayıp karşınıza gelecek pencereden istediğiniz seçeneği seçmenizdir. Ekranınızın tablo kısmında ise seçilen masraf için girilen tarih aralığında toplam alınan ve verilen proforma siparişlerin miktarı, hangi cari ile ilişkili olduğu, sipariş evraklarının tarihi, teslim tarihi, net ve brüt tutarları gibi bir çok bilgi yer alır. Bunun yanı sıra ekranlardaki, kayıtlarınızı istediğiniz ortama aktarabileceksiniz. (Excel, text, xml, html). Ekranın üst bölümünde yer alan kısa yol tuşlarını kullanarak ya da Yazıcı menüsünde yer alan seçenekler ile dökümünüzü inceleyebilecek ve yazdırabileceksiniz, Yönetim menüsünden ise herhangi bir evrak satırına ait detay bilgilere anında ulaşabileceksiniz. Masraf hareket föyü bölümünde Bunları Biliyor musunuz başlığı altında değindiğimiz Görünüm, Aktarım, Yazıcı, Yönetim ve Bağlantı menülerine ilişkin açıklamalarımız bu föy ekranı için de geçerlidir. Dolayısıyla burada bu detaylara yer verilmeyecektir. Not: Bağlantı menüsünde yer alan Seçili carinin proforma sipariş föyüne git (Ctrl+C) seçeneği sayesinde ilgili proforma sipariş satırına ait carinin tüm proforma siparişlerine (041428) ulaşabileceksiniz İthalat Hareket Föyü (181500) İthalat hareket föyü herhangi bir ithalatınızın, istediğiniz tarihler arasında, istediğiniz sorumluluk merkezlerinden gerçekleşen ve istediğiniz hesap grubuna yani navlun, sigorta, gümrük vergi resimlerine vb. dahil olan hareket özetlerine tek bir ekrandan ulaşıp, gerekirse bu hareketlerin kaynağı olan evraklara ulaşmanızı sağlayan bir programdır. Bu föye yansıyacak hareketler; alış, satış faturaları, ithalat masrafları dağıtım dekontu evraklarından gerçekleşen hareketlerdir. Öncelikle belirtmek isteriz ki, yenilenen föy ekranları, kullanıcılarımıza sınırsız hareket özgürlüğü sunmaktadır. Özellikle mouse'un sürükle bırak özelliğinin kullanılabiliyor olması ekran düzenlemelerinde siz kullanıcılarımıza büyük kolaylık sağlayacaktır. Ayrıca föy başlıklarında mousun sağ tuşuna basarak birçok detaya tek bir tıklamayla ulaşabileceksiniz. İthalat hareket föylerinin kullanımı hizmet hareket föyü ile aynıdır. Aralarındaki tek fark bu programda ithalat hareketlerinin baz alınmasıdır. Dolayısıyla Hizmet hareket föyü bölümünde Bunları Biliyor musunuz? başlığı altında değindiğimiz Görünüm, Aktarım, Yazıcı, Yönetim, Analiz ve Bağlantı menülerine ilişkin açıklamalarımız bu föy ekranı içinde geçerlidir. Bundan dolayı bu bölümler ayrıntılı olarak anlatılmayacak sadece ekranda gördüğünüz başlıkların neler olduklarına değinilecektir. Tarih: İthalat hareketlerinin tarihleridir. Eğer bu hareketlere tarih sınırlaması getirmek istiyorsanız 29

30 yani sadece sizin belirleyeceğiniz tarihteki hareketlerin görüntülenmesini istiyorsanız, bu alanda satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden tarih seçimini yapabilirsiniz. Seri ve Sıra No: Listelenen ithalat hareketlerinin girildiği evrak numarasıdır. Dolayısıyla ithalata ilişkin hareketleri bu numaralara göre de sınırlayabilirsiniz. Bunun için de yapılacak işlem, istediğiniz alanda satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden uygun evrak numarasını seçmenizdir. Evrak Tipi: İthalat hareketlerinin girildiği evrak tipidir. Örneğin alış faturası gibi. İthalat hareketleri evrak tiplerine göre de sınırlandırılabilir. Bunun için de bu alanda satır sonu butonu tıklanmalı ve uygun hareket tipi seçilmelidir. Cinsi: İlgili satırdaki ithalat hareketinin cinsidir. Hareket cinsi, evrak tipiyle bağlantılıdır. Örneğin ilgili satırdaki hareket fatura ile girilmişse, hareket cinsi ithalat masraf faturası vs. olacaktır. İthalat hareketlerinizi cinslerine göre de sınırlayabilirsiniz. N/İ: Bu alanda, ilgili satırdaki hareketin normal bir giriş-çıkış hareketi mi, yoksa iade amacıyla gerçekleşen bir giriş-çıkış hareketi mi olduğu yer alacaktır. Kullanıcılarımız isterlerse ithalatın sadece iade hareketlerini ya da sadece normal hareketlerini görüntüleyebilir. Vade Tarihi ve Günü: İthalat hareketlerinin vade tarihleri ve vade günleri bu kolonda yer alacaktır. Kullanıcılarımız isterlerse bu alanlarda satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak olan pencereden yapacakları seçime göre ithalatların vade tarihi ve vade günlerine göre sınırlayabilirler. B/A: İlgili satırdaki ithalatlarınızın borç olarak mı, alacak olarak mı etkidiğini bu alanda görebilirsiniz. İthalat hareketlerinizin borç ve alacak seçeneklerinden size uygun olanını seçip, sınırlayabilirsiniz. Ana Döviz Borç/Alacak: İlgili satırdaki ithalat hareketi borç ise ana döviz cinsine göre borç tutarı, alacak ise alacak tutarı bu kolonlardan izlenebilir. Dolayısıyla ithalat hareketlerinizi bu kolonlarda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak seçeneklere göre sınırlayabilirsiniz. Ana Döviz Tutar: İlgili satırdaki ithalat hareketinin toplam tutarıdır. Ana Döviz Kur: Ana dövizin kuru bu kolonda yer alır. Bundan sonra yer alan döviz kolonlarında ise, listelenen ithalat hareketlerinin alternatif ve orijinal döviz cinslerine göre toplam borç ve alacak tutarları ile toplam tutarları ve döviz cinsleri yer alacaktır. İsterlerse kullanıcılar bu kolon başlıklarına göre de hareket sınırlaması yapabilirler. Karşı Hesap Cinsi, Kodu ve İsmi: İlgili satırdaki ithalat hareketinin gerçekleştiğini karşı cari tipi, cari kodu ve cari adını bu başlıklardan görebilirsiniz. Srm. Mrk. Kodu ve İsmi: İlgili satırdaki ithalat hareketi hangi sorumluluk merkezinden gerçekleşmiş ise, bu alanlarda sorumluluk merkezlerinin kodu ve adı yer alacaktır. İthalat hareketlerinizi sorumluluk merkezlerine göre de sınırlayabilirsiniz Hizmet Satış Sözleşmesi Föyü (042251) Bu föy, hizmet ve masraf yönetiminin evraklar menüsünden carileriniz için girdiğiniz hizmet satış sözleşmesinin, istediğiniz tarihler arasında gerçekleşen evrak özetlerine tek bir ekrandan ulaşıp, gerekirse bu evrak bilgilerini değiştirmenizi sağlayan bir programdır. Bu föye yansıyacak hareketler hizmet satış sözleşmesi (66601) evrakından gerçekleşen hareketlerdir. Burada da belirtmek isteriz ki, yenilenen föy ekranları kullanıcılarımıza sınırsız hareket özgürlüğü sunmaktadır. Özellikle mouse'un sürükle bırak özelliğinin kullanılabiliyor olması ekran düzenlemelerinde siz kullanıcılarımıza büyük kolaylık sağlayacaktır. Ayrıca föy başlıklarında mouse'un sağ tuşuna basarak birçok detaya tek bir tıklamayla ulaşabileceksiniz. 30

31 Föyde yapılacak tek işlem, föyü çağrılacak carinin kodunu satır sonu butonundan veya F10 tuşundan girmektir. Ayrıca ekranınızdaki satış sözleşmelerine tarih sınırlaması getirebilmeniz de mümkündür. Bunun için ekranınızın üst bölümünde yer alan ilk ve son tarih alanlarında size uyan tarih girişleri yapabilirsiniz veya Alt+C (Tarih Değiştir) tuş kombinasyonuyla tarih girişlerini yapabilirsiniz. Bu girişlerden sonra hizmet satış sözleşmesi evraklarına ait bilgiler tablonuzun ikinci bölümüne yansıyacaktır. Şimdi ekranınızın ikinci yarısında sıralanan kolon başlıklarının neler olduklarını ve bu başlıkların bize sağlayacağı kolaylıklardan bahsetmek istiyoruz. Evrak Tarihi: Hizmet satış sözleşmelerine ilişkin evrak tarihleridir. Eğer bu evraklara tarih sınırlaması getirmek istiyorsanız yani sadece sizin belirleyeceğiniz tarihteki sözleşmelerin görüntülenmesini istiyorsanız, bu alanda satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden tarih seçimi yapabilirsiniz. Evrak Seri ve Sıra No: Hizmet satış sözleşmelerinin girildiği evrakların seri ve sıra numaraları bu kolonlardan izlenebilir. Dolayısıyla hizmet satış sözleşmelerinize ilişkin evrakları bu numaralara göre de sınırlayabilirsiniz. Bunun için yapılacak işlem; istediğiniz alanda satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden uygun evrak numarasını seçmenizdir. Cari Sorumluluk Merkezi ve Adı: İlgili satırdaki hizmet sözleşmesi evrakının cari girişinin yapıldığı alandaki sorumluluk merkezinin kodu ve adıdır. Dolayısıyla hizmet satış sözleşmelerinize ilişkin evrakları cari sorumluluk merkezlerine göre de sınırlayabilirsiniz. Bunun için yapılacak işlem; istediğiniz alanda satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden uygun sorumluluk merkezini seçmenizdir. Evrak Toplamı: İlgili cari ile yapılan hizmet satış sözleşmesindeki ara tutarların toplamlarıdır. Satır Sayısı: İlgili cari ile yapılan hizmet satış sözleşmesi evrakında yer alan toplam satır sayısıdır. Hizmet hareket föyü bölümünde Bunları Biliyor musunuz başlığı altında değindiğimiz Görünüm, Aktarım, Yazıcı ve Yönetim menülerine ilişkin açıklamalarımız bu föy ekranı için de geçerlidir. Bundan dolayı bu bölümü ayrıntılı olarak anlatma gereği duymuyoruz. Daha geniş bilgi için hizmet hareket föyüne yönelik yardım dosyalarımızdan yararlanabilirsiniz Hizmet Alış Sözleşmesi Föyü (042255) Bu föy, hizmet ve masraf yönetiminin evraklar menüsünden cari firmalarınız ile düzenlemiş olduğunuz hizmet alış sözleşmelerinin, istediğiniz tarihler arasında gerçekleşen evrak özetlerine tek bir ekrandan ulaşıp, gerekirse bu evrak bilgilerini değiştirmenizi sağlayan bir programdır. Bu föye yansıyacak hareketler hizmet alış sözleşmesi evrakından (66612) gerçekleşen hareketlerdir. Burada da belirtmek isteriz ki, yenilenen föy ekranları kullanıcılarımıza sınırsız hareket özgürlüğü sunmaktadır. Özellikle mouse un sürükle bırak özelliğinin kullanılabiliyor olması ekran düzenlemelerinde siz kullanıcılarımıza büyük kolaylık sağlayacaktır. Ayrıca föy başlıklarında mouse un sağ tuşuna basarak birçok detaya tek bir tıklamayla ulaşabileceksiniz. Föyde yapılacak tek işlem, föyü çağrılacak carinin kodunu satır sonu butonundan veya F10 tuşundan girmektir. Ayrıca ekranınıza yansıyan hizmet alış sözleşmelerine tarih sınırlaması getirebilmeniz de mümkündür. Bunun için ekranınızın üst bölümünde yer alan ilk ve son tarih alanlarında size uyan tarih girişleri yapabilirsiniz veya Alt+C (Tarih Değiştir) tuş kombinasyonuyla tarih girişlerini yapabilirsiniz. Bu girişlerden sonra hizmet alış sözleşmesi evraklarına ait bilgiler tablonuzun ikinci bölümüne yansıyacaktır. Şimdi ekranınızın ikinci yarısında sıralanan kolon başlıklarının neler olduklarını ve bu başlıkların bize sağlayacağı kolaylıklardan bahsetmek istiyoruz. Evrak Tarihi: Hizmet alış sözleşmelerine ilişkin evrakların tarihleridir. Eğer bu evraklara tarih sınırlaması getirmek istiyorsanız yani sadece sizin belirleyeceğiniz tarihteki sözleşmelerin görüntülenmesini istiyorsanız, bu alanda satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden tarih seçimi yapabilirsiniz. 31

32 Evrak Seri ve Sıra No: Hizmet alış sözleşmelerinin girildiği evrakların numarasıdır. Dolayısıyla hizmet alış sözleşmelerinize ilişkin evrakları bu numaralara göre de sınırlayabilirsiniz. Bunun için yapılacak işlem; istediğiniz alanda satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden uygun evrak numarasını seçmenizdir. Cari Sorumluluk Merkezi ve Adı: İlgili satırdaki hizmet sözleşmesi evrakının cari girişinin yapıldığı alandaki sorumluluk merkezinin kodu ve adıdır. Dolayısıyla hizmet alış sözleşmelerinize ilişkin evrakları cari sorumluluk merkezlerine göre de sınırlayabilirsiniz. Bunun için yapılacak işlem; istediğiniz alanda satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden uygun sorumluluk merkezini seçmenizdir. Evrak Toplamı: İlgili cari ile yapılan hizmet alış sözleşmesindeki ara tutarların toplamlarıdır. Satır Sayısı: İlgili cari ile yapılan hizmet alış sözleşmesi evrakında yer alan toplam satır sayısıdır. Hizmet hareket föyü bölümünde Bunları Biliyor musun başlığı altında değindiğimiz Görünüm, Aktarım, Yazıcı ve Yönetim menülerine ilişkin açıklamalarımız bu föy ekranı için de geçerlidir. Bundan dolayı bu bölümü ayrıntılı olarak anlatma gereği duymuyoruz. Daha geniş bilgi için hizmet hareket föyüne yönelik yardım dosyalarımızdan yararlanabilirsiniz. 1.3 Evraklar Bu bölümden hizmet satış ve alış faturaları, serbest meslek makbuzları ve gider makbuzları düzenlenecektir. Evrak girişlerini açıklamaya başlamadan önce, bütün evraklarda ortak olan bazı giriş alanlarına değinmek istiyoruz. Series 9000 ürünlerinin bütün evrak programlarında evrak numarası, evrak tarihi, belge numarası ve belge tarihi olmak üzere 4 adet ortak alan vardır. Bu alanlara hangi bilgilerin girilebileceği aşağıda açıklanmıştır. Evrak No: Evrak numarası firmanızın ihtiyaçlarına göre farklı şekillerde kullanılabilir. Örneğin evrak girişlerini yapan birden fazla elemanınız varsa, evrak no alanına bu elemanların isimleri veya isim kısaltmaları girilerek, her elemanın girdiği evraklar ayrı ayrı takip edilebilir. Ya da girilen evraklar üzerinde matbu bir numara varsa, bu numara da girilebilir. Evrak numaraları maksimum dört hane ve alfa nümerik (A100, B200, ALİ vb.) olabilir. Evrak numarası girilip ENTER tuşuna basıldıktan sonra, imleç hemen yan taraftaki alana gelecek ve ilgili evrakınızın (sipariş fişleri, irsaliyeler, faturalar, sevk fişleri vb.) sıra numarası programınız tarafından otomatik olarak bu alana atanacaktır. Sıra numaraları, her evrak numarası için 1 den başlar. Örneğin evrak no alanına ALİ girilmişse, sıra numarası 1 olacaktır. Bu evrak kaydedilip, yeni bir evrak için yine ALİ girilirse, bu sefer sıra numarası 2 olacaktır. Bu alanda yer alan sıra numarasından, daha önce o evrak no altında kaç adet evrak girişi yapıldığını kolayca anlayabilirsiniz. Evrak Tarih: İlgili evrakın (hizmet faturaları veya serbest meslek makbuzu) bilgisayara girildiği tarihtir. Evrakın düzenlendiği tarihse belge tarihi olarak adlandırılmaktadır. Belge No: Evraklar üzerinde matbu olarak yer alan belge numaralarının girildiği alandır. Örneğin fatura üzerinde yer alan matbu numaralar bu alan girilebilir. Belge numaraları maksimum 8 hane ve alfa nümerik olabilir. Belge Tarihi: Evrakların düzenlendiği tarihtir. Belge tarihi ile yukarıda açıklamaya çalıştığımız evrak tarihi karıştırılmamalıdır. Evrak tarihi, o evrakın bilgisayara girildiği tarih, belge tarihiyse o evrakın düzenlendiği tarihtir. Örneğin tarihli bir alış faturası de bilgisayara giriliyorsa, bu faturanın tarihi , belge tarihiyse olmalıdır. Ancak bu alanların yukarıda açıkladığımız şekilde kullanılması bir zorunluluk değildir. Dilerseniz her iki tarihi de aynı girebilirsiniz. 32

33 Evraklar menüsündeki tüm programlarda ortak olan giriş alanlarını yukarıda açıklamaya çalıştık. Bu alanlara ait açıklamalar ilgili evraklarda tekrar verilmeyecektir Evraklar Yardım Tuşları Hizmet ve Masraf yönetiminizin tüm bölümlerinde, programınızı kullanırken size yol göstermesi amacı ile hazırlanmış yardım tuşları vardır. Hangi programlarda hangi yardım tuşlarını kullanabileceğinizi Ctrl+Y tuşlarına basarak görüntüleyebilirsiniz. Bu bölümde evraklar menüsünde yer alan programlara ait yardım tuşları açıklanmaktadır. Shift+Ctrl+E (Eski evrak içeriği çağır): V14 serisi programlarımızın evraklar menüsünde yer alan sipariş, satın alma şartı, satış şartı, teklif fişi, fiyat değişikliği fişleri, depo fişleri, stok virman fişi, irsaliye, fatura ve hizmet evraklarında kullanılmak üzere Shift+Ctrl+E (Eski evrak içeriği çağır) başlıklı yardım tuşumuz yer almaktadır. Bu tuş ile amacımız; yeni girilecek evrakın içeriği önceden girilmiş evrak ile aynı ise, eski evrakın bilgilerini yeni evraka aktarıp aynı bilgilerin tekrar girilmesine gerek kalmadan yeni evrakın seri bir şekilde düzenlenmesidir. Bu tuşun özellikle satır sayısı fazla olan evraklar için işlevsel olacağı düşüncesindeyiz. Konuyu bir örnek ile açıklamaya çalışalım. HIZ-1 serisi ile hizmet faturası düzenlediğinizi düşünelim. Daha sonrasında HIZ-1 evrakının içeriği ile aynı fakat evrak genel bilgileri farklı olan hizmet faturası düzenlemeniz gerektiğini varsayalım. İşte bu tuş yardımıyla yeni düzenlenecek hizmet faturasına HIZ-1 serili hizmet faturasının hareket bilgilerini aktararak oluşturabileceksiniz. Yapacağınız tek işlem yeni evrak üzerinde Shit+Ctrl+E tuşlarına basmanız ve karşınıza gelecek ekrandan HIZ-1 serili evrakı seçmenizdir. Bu işlemle birlikte ilgili evrakın içeriği otomatik olarak yeni düzenleyeceğiniz hizmet faturasına aktarılmış olacaktır. Bu aşamada size de sadece evrakınızın genel bilgilerini girmek ve evrakı kaydetmek işlemi kalacaktır. ALT+A (Satır Arama): Fatura, irsaliye, sipariş fişi, tahsilât fişi, ödeme fişi, muhasebe fişi vb. evraklardan girilen hareket satırları üzerinde (özellikle bu satır sayısının fazla olması durumunda) istenilen herhangi bir stokun hareket satırına ulaşabilmeniz mümkündür. Bunun için ilgili evrakların hareket girişlerinin yapıldığı bölümde (stok kodu ve adı alanlarında) Alt+A tuşlarına basmalısınız. Bu işlem sonrasında karşınıza Satır Arama başlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekranda öncelikle yapmanız gereken, arayacağınız stoka ilişkin belirleyici olabilecek kod ya da ismi aranacak stok kodu veya ismi alanlarına girmenizdir. V14 serisi ile birlikte bu ekranda stoklarınızı barkod numaralarına göre de arayabileceksiniz. Yapacağınız tek işlem stok kodu alanına stoklarınızın barkod numarasını girmenizdir. Yani bu alana hem stok kodu hem de barkod numarası girişi yaparak aramalarınıza cevap bulabileceksiniz. Bu işlem sonrasında imleciniz arama şekli alanında konumlanacaktır. Bu alanda da sizden istenen arama işleminizi nasıl detaylandıracağınızı belirtmenizdir. Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda programınız size Eşit olsun, içersin, başlasın, bitsin, büyük olsun, küçük olsun seçeneklerini sunacaktır. Dolayısıyla arama işleminizi bu seçenekler yardımıyla sınırlayabileceksiniz. Bu alandaki seçiminiz Eşit olsun ise, aranacak stok kodu veya ismi alanlarına girdiğiniz kelime, aynen girildiği şekli ile dikkate alınacaktır. İçersin seçeneğinin tercih edilmesi durumunda aranacak stok kodu veya ismi alanlarına girdiğiniz kelimenin geçtiği tüm stoklar dikkate alınacaktır. Başlasın, bitsin, seçeneklerinden herhangi biri seçilmiş ise aranacak stok kodu veya ismi alanlarına girdiğiniz kod veya isim ile başlayan ya da biten stoklar dikkate alınacaktır. Büyük olsun, Küçük olsun seçenekleri stok kodlarını sayısal olarak takip eden kullanıcılarımız için işlevsel olacaktır, gibi. Dolayısıyla bu seçeneklerden herhangi birinin tercih edilmesi durumunda aranacak stok kodu veya ismi alanlarına girdiğiniz rakamdan büyük ya da küçük olan stoklar dikkate alınacaktır. 33

34 Bu alanla ilgili seçiminizi yaptıktan sonra sıra, ekranınızın alt bölümünde yer alan butonlardan arama işleminize uygun olanını tıklamanıza ya da F2 tuşuna basmanıza gelmiştir. Şimdi bu butonların işlevlerinden kısaca bahsedelim. ALT+D (Evrak Detay): ALT+D tuşları evrak genel bilgileri ve hareket satırlarında farklı şekillerde karşınıza gelecektir. Evrak Genel Bilgilerinde ALT+D Evrak (serbest meslek makbuzu ve gider makbuzu) statik bilgilerinin girildiği herhangi bir alanda (yani evrak no, belge no, tarih veya cari alanlarında) ALT+D tuşlarına basarak, ilgili evraka ait bir takım detay bilgilerin girileceği ekrana ulaşabilirsiniz. Bu ekrandaki bilgiler aşağıda açıklanmıştır. Fatura özel kodu 1 2 3: Evraklarınızı (serbest meslek makbuzu ve gider makbuzu) diğer evraklardan ayırmak için özel kodlar verebilirsiniz. Daha sonra özel kod girişi yapılarak, sadece girilen özel kodları içeren evrakların raporları alınabilecektir. Örneğin özel kodunda özel yer alan gider makbuzlarını listeleyebilirsiniz. Kısacası, özel kod girişi ile tamamen kendinize özel kriterler vererek raporlar alabileceksiniz. Evrak döviz kuru ve döviz cinsi: Evrakınızın döviz cinsini ve döviz kurunun ne olduğunu bu alanlardan izleyebilirsiniz. Yani seçilen cariye ait döviz kuru bu alanda yer alacaktır. Hareket Satırlarında ALT+D Evrakların hareket satırlarında ALT+D tuşlarına bastığınızda veya ekranın alt tarafında yer alan Detay butonunu tıkladığınızda, o satırdaki harekete ilişkin sorumluluk merkezi kod ve adını, karşı hesabın döviz kuru ve döviz cinsini yani seçtiğiniz hizmetin takip edildiği döviz cinsini, evrakın entegre edildiği muhasebe fiş tarihini ve fiş sıra numarasını da ALT+D penceresinden görme imkânına sahipsiniz. Bu pencerede yer alan muhasebe fişine git butonunu tıklarsanız, faturanın entegre edildiği muhasebe fişine ulaşmanız da mümkündür. ALT+R (Evrak Döviz Kuru): Hizmet evraklarının döviz cins ve kurlarını görüntüleyebilmek ve günlük kurlar üzerinde sadece ilgili evraka bağlı olarak değişiklik yapabilmek için ALT+R tuşlarını kullanmalısınız. Bu tuşlara bastığınızda karşınıza küçük bir pencere gelecektir. Bu pencerede yer alan alanlar aşağıda açıklanmıştır; Evrak Döviz Cinsi-Evrak Döviz Kuru: Evrakın düzenlendiği cari hesabınızın tanıtım kartından girilen orijinal döviz cinsi ve o günkü döviz kurudur. Evraka girilen hareketler bu döviz cinsi ile değerlendirilir. Örneğin X cari firmasından aldığınız bir hizmet için gider faturası giriyorsunuz. Bu cari firma ile olan alış-verişleriniz sürekli DM (Alman Markı) bazında yapılıyor. Dolayısı ile cari tanıtım kartından da döviz cinsi DM olarak seçilmiş. Bu carinizden gelen faturayı girerken, evrak döviz cinsi DM olacaktır. Evrak döviz kuru da DM nin o günkü kurudur. Eğer evrakınızın ilgili döviz cinsinin günlük kuru üzerinden değil de, sizin gireceğiniz bir kur üzerinden hesaplanmasını istiyorsanız, döviz kuru alanına ilgili değeri girebilirsiniz. Alternatif Döviz Cinsi-Alternatif Döviz Kuru: Series 9000 ürünlerinde hareket girişleri 3 döviz cinsi ile birlikte takip edilebilir. Bunlardan birincisi ana döviz, ikincisi alternatif döviz, üçüncüsü de orijinal dövizdir. Aksi belirtilmediği takdirde tüm hareketler ana döviz cinsinden değerlendirilir. Ana döviz bazında girilen tüm hareketler, KUR9000 den seçilecek herhangi bir alternatif döviz cinsi bazında da izlenebilir. İşte bu alanda, çalışmakta olduğunuz şirket için seçilmiş alternatif döviz cinsi ve o günkü döviz kuru yer almaktadır (Bkz. KUR9000/Sistem/Muhasebe Parametreleri/Grup Parametreleri). ALT+L (Evrak İptal): Bkz. Kartlar Yardım Tuşları. ALT+V (Vergi Tablosu): Fatura veya serbest meslek makbuzu evrakında ALT+V tuşlarına birlikte basarsanız, KUR9000 programınızın SİSTEM/ Sistem ve program parametreleri/ Vergi parametreleri 34

35 (091600) bölümünde tanımlı olan vergi oranları ve hareketler üzerinden hesaplanan vergi tutarlarını görüntüleyebilir, gerekirse hesaplamış vergi tutarları üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. ALT+P (Stopaj ve Kesintiler): Serbest meslek makbuzu ve gider makbuzu evraklarında ALT+P tuşlarına basarak stopaj ve kesintiler tablosunu ekrana getirebilir, gerekirse bu tablodaki değerler üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. ALT+N (Sonraki evrak): ALT+N tuşlarına basıp, ekranınızda bulunan evraktan bir sonraki evrakı çağırabilirsiniz. ALT+G (Kayıt Hikâyesi): Faturalar ekranında, ALT+G tuşlarına basarak, genel kayıt yapısı ekranına ulaşabilirsiniz. ALT+Q (Satır İptal): ALT+Q tuşlarına basarak, imlecin bulunduğu evrak satırını silebilirsiniz. Satır silme işlemi hiç bir uyarı mesajı verilmeden yapılır. ALT+T (Iskonto+Masraf): Hizmet ve gider faturaları ile serbest meslek makbuzunda ALT+T tuşlarına birlikte basarsanız, Iskonto ve/veya masraf yüzde (veya tutar) girişleri yapabilirsiniz. Iskonto+Masraf ekranına ilişkin bir örnek aşağıda verilmiştir. Evraklar üzerinden 6 ayrı Iskonto ve 4 ayrı masraf girişi yapabilirsiniz. Iskonto ve masraf hesaplama yöntemleri 4 farklı şekilde yapılmaktadır. Bunlar; 1- Brüt Toplamdan Yüzde Alarak: Brüt toplam, hizmet veya masraf bedeli ile eş anlamlıdır. Yani ıskonto ve vergiler hariç, verilen hizmet veya yapılan gider kalemlerinin tutarıdır. Bu alana girilen her ıskonto yüzdesi, brüt toplam üzerinden hesaplanır. Örneğin fatura brüt toplamı 5 lira. Bu fatura üzerinden 3 ayrı ıskonto hesaplatılacak (%10,15 ve 20 oranlarında). Bu durumda her 3 ıskonto yüzdesi de 5 lira üzerinden hesaplanır. Brüt toplam üzerinden verilen ıskonto yüzdelerinin ara toplam, üst miktar ve miktar olarak karşılıkları anında ilgili alanlara getirilecektir. 2- Ara Toplam Üzerinden Yüzde Alarak: Ara toplam, verilen hizmet veya yapılan gider tutarından ıskontoların düşülüp, vergilerin ilave edilmesi ile bulunan değerdir. Bu alana girilen her ıskonto veya masraf yüzdesi, ara toplam üzerinden (daha önce uygulanmış ıskonto varsa, bu ıskonto tutarı brüt toplamdan düşülür, 2. ıskonto bulunan değer üzerinden hesaplanır) hesaplanır. Ara toplam üzerinden verilen ıskonto yüzdelerinin brüt toplamı, üst miktar ve miktar olarak karşılıkları anında ilgili alanlara getirilecektir. 3- Üst Miktardan Yüzde: Bu alana girilen ıskonto veya masraf yüzdesi, bir önceki ıskonto veya masraf tutarı üzerinden hesaplanır. Örneğin fatura üzerinden ilk olarak % 10 oranında ıskonto hesaplanmıştır. Bu %10 ıskontonun tutarsal karşılığı 0,5 TL dir. Bu durumda 2. girilen ıskonto (veya masraf) yüzdesi, üst miktardan, yani bir önceki ıskonto tutarı üzerinden (0,5 TL üzerinden) hesaplanacaktır. Üst miktardan verilen ıskonto yüzdelerinin brüt toplam, ara toplam ve miktar olarak karşılıkları anında ilgili alanlara getirilecektir. 4- Miktar: Bu alana direkt olarak ıskonto veya masraf miktarı girilebilir. Miktar olarak girilen ıskonto veya masrafların brüt toplamı, ara toplam ve üst miktar üzerinden yüzde ( % ) olarak karşılıkları anında ilgili alanlara getirilecektir. Iskonto/Masraf girişleriniz tamamlandıktan sonra, ESC tuşuna basarak veya close(x) butonunu tıklayarak evrakınıza geri dönebilirsiniz. ALT+F (Form Hazırla): Programlarımızda yer alan bütün evraklar için (irsaliyeler, faturalar, ambar fişleri, çek-senet bordroları vb.), o evrakların matbu formlarına uygun olarak form dizaynları yapabilirsiniz. Örneğin fatura formlarınız matbaadan baskılı olarak geliyor. Bu formalarda faturanın kesildiği cari hesabın adı, vergi dairesi ve numarası, faturada yer alan stok bilgileri farklı koordinatlarda yer alıyor. İşte matbu formunuz üzerine programdan girdiğiniz fatura bilgilerini 35

36 oturtturabilmek için form dizaynı yapmanız gerekir. ALT+F tuşları her evrak programında yer alır ve o evraka özel form dizaynı yapmanıza olanak tanır. Evrak formları programlarımızda eski form ve yeni form olarak ayrılmış olup kullanıcılarımız istedikleri seçeneğe göre evrak basımlarını gerçekleştirebilme özgürlüğüne sahiptir. Bu belirlemede Kuruluş programınızın Sistem/Sistem ve Program Parametreleri/Evrak döküm parametreleri (91450) ekranının 30. sırasında yer alan parametrede ki seçime göre belirlenmektedir. Aşağıda eski form tasarımına yönelik detaylı açıklamalar bulacaksınız. Evrakları bastığınız formlar matbuu değilse, başka bir ifade ile herhangi bir editör programından evrak formlarını kendiniz hazırlıyorsanız, programımızda yer alan evrakları hazırladığınız bu formlar üzerine de bastırabilirsiniz. Bunun için yapmanız gereken işlem, tasarladığınız form ismini ALT+F penceresindeki şablon dosya alanına girmektir (Bkz. Şablon Dosyası). Şimdi form tanımlamalarının nasıl yapılacağını açıklamaya başlayabiliriz. Form dizaynı yapacağınız evrak programı açıkken ALT ve F tuşlarına basınız. Karşınıza evrak form dosyasının default (otomatik atanan) ismini gösteren bir pencere gelecektir. Form isimleri, ekranınızda açık olan evrak ismi ile özdeştir. Örneğin faturalar için fatura.frm, irsaliyeler için irsaliye.frm, muhasebe fişleri için muhfis.frm gibi. Bir evrak cinsi için birden fazla form dizaynı yapacaksanız, bu durumda formlarınıza default isminin dışında isimler de verebilirsiniz. Örneğin toptan ve perakende faturalar için ayrı form dizaynları yapılacak ise, bu durumda toptan fatura için ayrı bir form ismi, perakende fatura için ayrı bir form ismi verilecek demektir. Bunları Biliyor Musunuz? Series 9000 ürünlerimizde her evrak formuna ayrı isimler verilip, bunların ALT+F tuşlarına basıldığında otomatik olarak görüntülenmesi sağlanabilir. Bunun için yapılması gereken işlem; KUR9000 programının Kuruluş/Evrak genel açıklama ve detay tanımları (099610) programından, imleci form ismi verilecek evrak tanımın bulunduğu satıra getirip ALT+D tuşlarına basmaktır. Bu tuşlara basıldığında ekranda küçük bir pencere belirir ve ilgili evrak için form dizaynı yapılırken otomatik olarak gelmesi istenen isim bu pencereden form adı alanına girilir. Otomatik form isminin geleceği her evrak için ilgili girişler yapılıp 36

37 ALT+S tuşları ile kaydedildikten sonra, bu form isimleri ilgili evrakların ALT+F pencerelerine otomatik olarak gelecektir. Evrak form ismi girilip enter tuşuna basıldıktan sonra form dizaynını yapacağınız ekrana geçilecektir. Bu ekranın bir örneği yukarıda verilmiştir. ALT+F ekranını iki bölümde inceleyebiliriz. Ekranın sol tarafındaki bölüm yani Genel Özellikler başlığı ile başlayan bölüm statik ve dinamik alanlar ile ilgili bilgilerin izlenebileceği, eklenen alanların koordinatlarının görülebileceği, kısacası evrak formunun şekilsel ve içerik özelliklerinin neler olduğuna ait detay bilgilerden oluşmuştur. Ekranın üst bölümde yer alan menülerle de formda hangi bilgilerin yer alacağı, fontlarının ne olacağı, alt toplam detaylarının ne şekilde kullanılacağına ait detaylar belirlenecektir. Ekranın sağ yarısı ise form dizaynının, başka bir ifade ile o evrakta yer alacak statik ve dinamik alanların, mesajların vb ayrıntıların seçileceği, bunların form üzerinde istenilen konumlara taşınacağı bölümdür. Forma alan ekleme sağ tarafta veri ekle alanından Mouse yardımıyla yapılabileceği gibi, ekranın tablo ekle menüsünden de yapılabilecektir. Biz açıklamalarımıza ekranın sol bölümünde yer alan Genel özellikler bölümüne değinerek başlamak istiyoruz. Sonrasında da sırasıyla ekranın üst bölümünde ki menülerin açıklamalarına en son olarak da ekranın sağ tarafına ait detaylara değineceğiz. Ekranın Sol bölümüne ait detaylar Genel Özellikler Kolon sayısı ve satır sayısı Tanımlamakta olduğunuz evrak formu ile ilgili sayfa ayarları bu bölümden yapılacaktır. Yani sayfanın kolon satır ve döküm sayısı bu bölümden belirlenecektir. Tabii ki bu değerler kullandığınız kâğıt ebatları ve yazıcınız ile doğru orantılıdır. Form tanımlamaya başlarken, kullanacağınız kâğıt ebatlarına göre kolon sayısını değiştirmeniz, kolon (sayfa) dışına taşan bir tanımlama yapmanızı engelleyecektir. Satır sayısı da aynı mantık ile düşünülmelidir. Örneğin ALT+F ekranına girdiğinizde maksimum kolon sayısı 120 görülüyor. Ancak siz 80 kolonluk bir tanımlama yapacaksınız ve kâğıt ebatlarınız ancak 80 kolonu alabiliyor. İşte tanımlamalarınıza başlamadan önce kolon sayısını 80 olarak değiştirirseniz, sayfa dışına taşan bir tanımlama yapmanız da engellenmiş olacaktır. Zira hücresel alanın genişliği girdiğiniz kolon sayısına göre daraltılıp, genişletilecektir. Kolon veya satır sayılarını değiştirdikten sonra uygula butonunu tıklamanız gerekir. Döküm Sayısı Tanımlamakta olduğunuz form ile basılacak evrakların döküm sayısı bu alanda belirtilecektir. Örneğin fatura formu tanımlıyorsunuz ve bu formun kullanılacağı her fatura iki kopya olarak basılıyor. Bu durumda döküm sayısı alanına da 2 rakamını girmelisiniz. Şablon Dosya Adı Series 9000 ürünlerimizde evraklarınızı herhangi bir editör programından tasarımı yapılan formlar üzerine bastırmanız mümkündür. Örneğin firmanızda sipariş fişi, irsaliye ve fatura gibi evrakları matbaadan bastırmak yerine, bu evrakların şekilsel detaylarını herhangi bir editör programı yardımıyla kendiniz çizip, faturalarınızı bu şablon formlar üzerine yazdırmak istiyorsunuz. Faturalarda çıkmasını istediğiniz bilgileri, bunların konumlarını, biraz sonra açıklayacağımız şekilde ALT+F penceresinden belirlediniz. Şimdi ALT+F penceresinden yaptığınız tanımlamalar ile hazırladığınız şablon dosyanın ilişkilendirilmesi gerekiyor. Başka bir ifade ile şu an yapmakta olduğunuz form tanımının, hangi şablon dosya üzerine basılacağını belirtmek kalıyor. İşte ALT+F ekranının bu alanına, oluşturduğunuz şablon dosyanın adı girilecektir. Şablon dosyalar ile ilgili unutulmaması 37

38 gereken önemli bir ayrıntı, oluşturduğunuz şablon dosyanın uzantısının.sbl olması ve bu dosyanın şirket dizini altında SYSTEM dizinine kaydedilmesidir. Örnek; C:\SERI9000\MIKRO\2009_1\SYSTEM\ORNEK.SBL. Yukarıda Series 9000 programlarımızın C sürücüsünde ve SERI9000 dizini altında yüklü olduğu görülmektedir. Çalıştığımız firma kodu MIKRO, çalışma yılımız ise 2009_1 yani 2009 nin 1. dönemidir. Şablon dosyamızı da çalıştığımız şirket ve çalışma yılının altında bulunan SYSTEM dizinine uzantısı.sbl olarak kaydettik. ORNEK.SBL dosyamızı ve ALT+F penceresinden yaptığımız tanımlamaları kullanarak döküm alabilmek için de şablon dosya adı alanına dosyamızın adı olan ORNEK girişini yaptık. Seçili alana ait detaylar Bu bölümde form dizaynında seçili olan alanın tipi (dinamik mi, statik mi vb.), veri tipi, hangi kolon ve satırda yer aldığı, genişliği gibi detaylara ait bilgiler yer alacaktır. Alanlara ait başlıkların hangi hizada yer alacağı da bu bölümden belirlenecek detaylardır. Ekranın Üst bölümünde yer alan menüler Dosya başlıklı menüde sunulan seçenekler ile ekranda yer alan form dizaynını saklayabilir daha önceden hazırlanmış form dosyalarını çağırabilir üzerinde değişiklik yaparak ister aynı isimle istenirse de farklı bir isim vererek kaydedebilirsiniz. Görünüm başlıklı menüde yer alan seçenekler ile form dizaynımızın koordinat çizgilerini belirleyebilirsiniz. Yani ilgili alanı yatay ve dikey olmak üzere çizgiler çizerek belirginleştirebilirsiniz. Bunun yanı sıra form dizaynının özelliklerinin gösterildiği alanı (sol taraf) kaldırıp ekleyebilirsiniz. Aynı şekilde form dizaynı için kullanılacak dinamik ve statik alanlarının listelendiği ve ekranın sağ tarafında yer alan veri detaylarını görüntüleyebilir yada kaldırabilirsiniz. Düzenle menüsünde yer alan seçenekler ile form dizayn ekranının hem statik hem de dinamik alanlarına hazırlanacak sorgu dosyalarını ekleyebilir yada eklenmiş olan sorgu dosyalarını silebilirsiniz. Programımızın en kapsamlı özelliği olan sorgu ekleme bu menüde sunulan Statik sorgu düzenle ve Dinamik sorgu düzenle seçeneklerinin çalıştırılmasıyla açılacak ekrana yazılacaktır ve sonrasında formumuza eklentisi gerçekleştirilecektir. Bu menüde yer alan Döküm parametreleri ekranının sunacağı seçeneklerle tanımlamakta olduğunuz form kullanılarak basılacak evrakların bir takım içeriksel ve şekilsel özellikleri belirtilecektir. Formunuz için geçerli olmasını istediğiniz bir özellik varsa, bunu o satırın sol tarafındaki kutucuğu klikleyerek (boş olan kutucuk tıklandığında o kutucuk işareti ile doldurulacaktır) belirleyeceksiniz. Seçilen bir özellik iptal edilmek istendiğinde, tekrar ilgili kutucuğu tıklayarak işaretinin kaldırılmasını sağlamalısınız. Şimdi bu özelliklerin neler olduğunu açıklamaya çalışalım. Hareket birleştir: Bir evrakta yer alan birden fazla hareket satırının toplanıp (birleştirilip), evrak formuna tek bir satır halinde yazdırılması için bu satırın kutucuğunu kliklemelisiniz. Örneğin bir faturada aynı stoktan 2 kez giriş yapılmış. Bu stokların sadece miktarları farklı. Bu durumda bu 2 stok kaleminin miktarları toplanarak, faturada tek bir satırda yer alması için bu kutucuğu kliklemelisiniz. Stok birleştirme işlemi sadece aynı stoklar için değil, kod yapısının belirli bir dijitine kadar aynı kodları içeren stoklara da uygulanabilir. Örneğin bir konfeksiyoncu firmanın stok kod yapısı şu şekilde oluşturulmuş; 38

39 PT 101 BEJ 36 PT 101 BEJ 38 PT 101 KHV 36 PT 101 KHV 38 PT 101 LCT 36 PT 101 LCT 38 PT 101 SYH 36 PT 101 SYH 38 Bu stokların birim fiyatları aynı. Birim fiyatlar kod yapısının ilk 5 dijitine göre değişiyor ve yukarıda da görüldüğü gibi 8 stokun ilk 5 kodu aynı. Değişkenliğin sadece fiyatları etkilemeyen renk ve beden kodlarında olduğunu düşünelim. İşte bu 8 stoku miktarları toplanarak, yapılan ıskonto veya masraflar varsa, bunların dağıtımı yapılarak faturaya tek bir satır halinde bastırabilirsiniz. Bunun için öncelikle yapılması gereken işlem, kuruluş programının Sistem/Sistem ve Program Parametreleri/Program Akış Parametreleri bölümünden dökümlerde birleştirme kod uzunluğu alanına, stok kod yapısındaki değişkenlik göstermeyen 5 rakamı girilmelidir. Daha sonra evrak formunun bu kutucuğu kliklenmelidir. Böylece fatura evrakında yer alan 8 stok, yazıcıdan döküm alınırken tek bir stok olarak basılacaktır. Toplu Evrak Dökümünde Mesaj: Ctrl+U tuşları ile toplu evrak dökümü yapılırken her bir evrak için mesaj giriş ekranına ulaşmak istiyorsanız, satır sonu butonunu tıklayarak açılacak pencereden -evet- seçmelisiniz (Bkz. Mesaj Dosyası). Word e Gönder: Bu kutucuğu kliklerseniz, hazırlamış olduğunuz evrak formunu Word programına gönderebilirsiniz. Dos Modunda Dökülsün: İlgili evrakı DOS modunda dökmek için ekranınızın bu parametresini işaretlemeniz yeterli olacaktır. Tutarı İngilizce Yaz: Bu kutucuğu kliklerseniz, yazı ile yazdırılacak olan evrak tutarı (statik alanlardan biri olan yazı ile toplam alanı) İngilizce olarak yazdırılacaktır. Tutarı Türkçe Yaz (Orj. Döviz): Bu kutucuğu kliklerseniz, yazı ile yazdırılacak olan evrak tutarı (statik alanlardan biri olan yazı ile toplam alanı) Türkçe olarak yazdırılacaktır. Stok Miktarı Beden Detaylı Dökülsün: Beden veya renk detaylı olarak takip ettiğiniz stokların evrak dökümlerinde, satış miktarı kolonuna stokların toplam satış miktarı ile sonrasında beden ve renk miktarlarının detaylı olarak yazılmasını istiyor iseniz bu parametreyi işaretlemeniz yeterli olacaktır. Miktar, fiyat, tutarda desimal 0 ise yazma: Bu parametrenin başında yer alan kutucuğun işaretlenmesi durumunda irsaliye fatura, sipariş fişi vb. evraklar dökerken miktar, fiyat ve tutarlarda ki desimal haneleri 0 ise yani ,00 gibi bir rakam ise desimal hanesi dökümde yer almayacak. Aksi durumda yani bu parametre işaretlenmezse desimal hanesi 0 olsa bile dökülecektir. Stok seri noları açıklamalı döksün: Bu alanda yapılması gereken seri numarasına göre takip edilen stokların form basımlarında seri nolarının açıklamalarının da dökülüp dökülmeyeceğinin belirlenmesidir. Satır detayında başlıklar görünmesin: 39

40 Stok seri noları dökülmesin: Bu parametre ile de amaç form basımında seri numarasına göre takibi yapılan stokların form basım esnasında seri numaralarının da dökümde yer alıp almayacağının belirlenmesidir. Bu seçenek seçildiğinde seri numaraları da formda basılacaktır. Ekranın alt bölümünde yer alan seçeneklerle de beden detaylı takip edilen stoklar için beden miktarlarının ondalık hane detayları belirlenecektir. Alt toplam menüsünde yer alan seçenekler ile form dizaynında hangi alt toplamların yer alacağı belirlenecektir. Bu tanımlamalar dinamik alana ilişkin tanımlamalardan hemen sonra yer alacaktır. Bu menüden kullanıcılarımız isterlerse alt toplam detaylarının yazımlarında da değişim yapabilirler. Yani toplam bilgisinin kendilerinin istediği şekilde yazılmasını sağlayabilirler. Şimdi bu menüde ki seçenekleri biraz daha detaylı inceleyelim. Alt Toplam Seç Bu seçenek dinamik alanlardan hemen sonra listelenecek alt toplam bilgilerinin nelerden oluşacağını tanımlamak amacıyla kullanılacaktır. Yani hangi alt toplamların listeleneceği ve konumlarının ne olacağı kullanıcılar tarafından belirlenecektir. Örneğin evrak ara toplamı, ıskonto yüzde ve/veya tutarları, evrak yekûnu gibi alt toplam bilgileri kullanıcılar tarafından seçilir ve konumları belirlenir. Alt toplam seç seçeneği çalıştırıldığında, bütün alt toplam bilgileri otomatik olarak seçili durumda karşınıza gelecektir. Örnek ekranımızda bu toplamların bir kısmı listelenmektedir. Dolayısı ile eğer yazıcıya dökülecek evrakta bu alt toplamların tümü (tabii ki sadece değer olanları) varsa, dinamik alandan sonra hepsi basılacak demektir. Örneğin fatura evrakının dökümünü alacaksınız ve bu evraka 4 ıskonto, 3 masraf uygulanmış. Bu durumda dinamik alan bilgileri listelendikten hemen sonra, 1. ıskonto yüzdesi ve tutarı, 2. ıskonto yüzdesi ve tutarı, 3.ve 4. ıskonto yüzde tutarları ve aynı şekilde 1 den 4 e kadar masraf yüzde ve tutarları basılacak demektir. Ancak siz faturayı bastırırken ıskonto yüzdelerini değil, sadece tutarlarını bastırmak istiyorsunuz. İşte alt toplam seç butonuna bu noktada ihtiyacınız olacaktır. Bu butonu tıklayarak, evrak formunun alt toplamlarında çıkmasını istemediğiniz bilgilere ait kutucukları kliklemek suretiyle (kutucuklar kliklendiğinde işareti kalkacaktır) bunları formunuzdan çıkaracaksınız. Alt toplamlar yukarıdaki açıklamalarımız doğrultusunda belirlendikten sonra kayıt butonu tıklanarak kaydedilmelidir. Yaptığınız bu seçimleri bir başka evrak formunda da kullanmak isterseniz, yeni form üzerinde alt toplam seç bölümünü ekrana getirip, yükle butonunu kliklemelisiniz. Bu butonu kliklediğinizde bir pencere açılacak ve tanımlamakta olduğunuz forma hangi alt toplam seçimlerinin yükleneceğini belirlemeniz istenecektir. Bu durumda uzantısı.alt olan alt toplam dosyalarından ilgili olanını seçip,. aç butonuna basarak tanımlamakta olduğunuz yeni forma yükleyebilirsiniz. Alt Toplam Değiştir ALT+F ekranının sol tarafında yer alan son buton, alt toplamlarının tanımları üzerinde değişiklik yapmanıza imkân verecektir. Alt toplam tanımları firmadan firmaya farklılık gösterebilir. Örneğin programlarımızda ara toplam olarak geçen ifadeyi siz mal bedeli olarak kullanıyor olabilirsiniz. Veya 2.Iskonto Yüzdesi tanımı sizin için özel cari ıskontosu anlamına geliyor olabilir. İşte form tanımlamaları yaparken sıklılıkla kullandığınız terimleri görmek ve böylece tanımlamalarınızı daha seri bir şekilde yapmak istiyorsanız, bu bölümden alt toplam tanımlarını değiştirebilirsiniz. Alt toplam tanımlarını değiştirebilmek için imleci ilgili satıra getirip yeni tanımı girmeniz yeterlidir. Değiştireceğiniz tanımlar bittikten sonra, bu tanımları kaydetmelisiniz. Bunun için ekranın üst tarafında yer alan kayıt butonunu tıklamalısınız. Yaptığınız değişiklikler evrak form adı ve.alt uzantısı ile kaydedilecektir. Yaptığınız bu seçimleri bir başka evrak formunda da kullanmak isterseniz, yeni form üzerinde alt toplam değiştir bölümünü ekrana getirip, yükle butonunu kliklemelisiniz. Bu butonu kliklediğinizde bir pencere açılacak ve tanımlamakta olduğunuz forma hangi alt toplam değişikliklerinin yükleneceğini belirlemeniz istenecektir. Bu durumda uzantısı.alt olan alt toplam dosyalarından ilgili olanını seçip,. aç butonuna basarak tanımlamakta olduğunuz yeni forma yükleyebilirsiniz. Yazı tipleri menüsünde yer alan seçenek ile de Windows ve Dos modunda dökümleriniz için statik ve dinamik alanlara yönelik istediğiniz font tipini seçebilmeniz ve font büyüklüğünü ayarlayabilmeniz mümkün olacaktır. 40

41 Ekranın Sağ bölümüne ait detaylar Evet, ALT+F Form Hazırla ekranının sol yarısında ve ekranın üst bölümünde yer alan butonları ve seçim yapılabilecek alanları açıklamaya çalıştık. Şimdi ekranın sağ yarısı ve son menümüz olan Alan ekle ile ilgili açıklamalarımıza geçiyoruz. ALT+F ekranının sağ yarısı, istenirse yatay ve dikey çizgilerin birleşimi ile hücresel bir görünüme getirilebilir. Bunun için yapılması gereken tek işlem ekranın üst bölümünde Görünüm başlıklı menüde yer alan yatay çizgi ve dikey çizgi alanlarının seçilmesidir. Ekranın sağ yarısı üç bölüm olarak düşülmelidir. Bu bölümler farklı renklerle birbirinden ayırt edilebilir. Dinamik alan tanımlamaları sadece ikinci (ekranın ortasında) bölümde yapılabilir. Statik alanlar ve mesaj alanları her üç bölümde de kullanılabilir. Form tanımlamalarınıza statik alanları seçerek yani hücresel bölgenin birinci ve üçüncü bölümlerini tanımlayarak başlayabilirsiniz. Statik alanlar, form üzerinde yer alacak sabit bilgilerdir. Başka bir ifade ile bu alanların konumları belirlenir ve evrakta yer alan hareket satırları ne kadar az veya çok olursa olsun statik alanların konumları değişmez. Tanımlandıkları yerlere ilgili bilgiler gelir. Örneğin cari hesap kodu ve adı, evrak numarası, evrak no gibi. Dinamik alan tanımlamaları statik alanların tam tersidir. Bu alanlara hareket bilgileri gelir ve bu hareket bilgileri değişkendir. Örneğin fatura formu tanımlıyorsunuz. Bir fatura 3, 5, 10 ve 50 stok hareketinden oluşabilir ve bu hareket satırı her seferinde değişkenlik gösterir. Alan Ekle Forma Statik, Dinamik, DB Statik, DB Dinamik Mesaj ve Resim Alanı Ekleme Şimdi evrak formunuza statik alan eklemeye çalışalım. Bunun için ya ekranın üst bölümünde yer alan alan ekle menüsünde sunulan Statik seçeneğini çalıştırmamız yada ekranın sağ bölümün de verilerin sıralandığı alandaki Statik bölümünü tıklamamız gerekecektir. Her iki durumda da statik alana ekleyebileceğimiz tüm verilere ulaşılacaktır. Eğer alan ekleme işlemi, alan ekle menüsündeki statik seçeneğinin çalıştırılmasıyla olacaksa ise ekrana bir kutucuk atanacaktır. Bu aşamada yapılması gereken bu kutucuğun hangi veri ile doldurulacağının belirlenmesidir. Bunun içinde ilgili kutu içinde Mouse göstergesinin sağ tuşuna basılıp sunulan seçeneklerden istenen verinin aktarılması yeterli olacaktır. Eğer veri ekleme ekranın sağ tarafındaki statik menüsünden olacaksa bu aşamada verilerin mouse yardımıyla istenen alana taşınması daha kolay olacaktır. Evet, statik alana ilişkin verilen form üzerinde olması gereken yere taşındıktan sonra sıra bu alanın genişliğini tanımlamaya gelecektir. Alanın genişliğini Mouse ve klavyeniz yardımıyla genişletip daraltabilir, istediğiniz ölçülere getirebilirsiniz. ALT+F ekranında bütün statik, dinamik, db statik, db dinamik, statik sorgu ve dinamik sorgu alanları aynı mantık ile tanımlanır. Yalnız dinamik alan tanımlanırken Alan Ekle menüsünden Dinamik seçeneği seçilir ve alan ekranın orta bölümünde konumlanır. Aynı şekilde olması gereken konumu, genişliği ve içereceği bilgi seçilir. Mesaj alanları ise Mesaj Ekle butonuna basılarak forma eklenir ve bu alanlar ilk anda birinci statik alan bölümünde yer alır. Eklenen mesaj alanı yukarıda anlatmaya çalıştığımız şekilde olması gereken yere taşınır. Mesaj alanlarına gelecek bilgiler yine mouseun sağ tuşu tıklanarak (Mesaj 1 den Mesaj 40 a kadar) seçilir. Tanımlanmakta olan evrak bastırılırken ekrana gelen mesajlar penceresinden, her bir mesaj tanımına gelecek mesajlar girilir. Alan ekle menüsünden evrakınıza ilişkin resim yükleyebilmeniz mümkündür. Bunun için öncelikle yapmanız gereken Alan ekle menüsünde evrak resmi seçeneğini çalıştırmanız ve ekranınıza yansıyan kutucuk üzerinde mouse göstergenizin sağ tuşuna basmanızdır. Bu işlem sonrasında ekranınızın üzerine yükle, sil, tara ve göster seçeneklerinin yer aldığı bir menü açılacaktır. Bu menüden yükle seçeneğini seçerek, sisteminizde kayıtlı olan evraklarınıza ilişkin resminizi bu bölüme getirebilirsiniz. Tara seçeneği, scaneri olan kullanıcılarımız için işlevsel olacaktır. Dolayısıyla bu seçenekle sacanerdan taradığınız evrak resmini anında bu bölüme getirebileceksiniz. Sil seçeneği 41

42 yüklediğiniz resimleri silmek için göster seçeneği de, ilgili resmi orijinal boyutlarda görüntüleyebilmek için kullanılacaktır. ALT+K (Yazıcıya Dök): ALT+K tuşlarına birlikte basarak, evrakınızı yazıcıya dökebilirsiniz. Bu tuşlara bastığınızda, karşınıza yazıcı ayarları başlıklı bir ekran gelecektir. Bu ekranda sizden istenen evrak dökümünüz için yazıcı ayarlarını yapmanızdır. Şöyle ki, kâğıt yönünü (yatay, dikey), kâğıt tipini (normal sürekli form, A3, A4 gibi), evrakın renkli olarak basılıp basılmayacağını seçebilirsiniz. Yine bu ekrandan dos modunda döküm alabilmenizde mümkündür. Bunun için ekranınızın en alt bölümünde yer alan dos modunda döküm parametresini mouse göstergenizle tıklamalısınız. Bu işlem sonrasında ekranınızın üst bölümündeki görüntü değişecek ve sizden dökümünüz için uygun parametre girişleri yapmanız istenecektir. Yazıcı tanımlaması, evrakınız için çerçeve seçimi bu tanımlamalardan bir kaçıdır. Yazıcı ayarları ile ilgili tanımlamalarınızı yaptıktan sonra tamam butonuna basarak dökümünüzü alabilirsiniz. Alt+U (Evrak Oku): ALT+Z tuşları ile dosyaya yazdırılan evrakların tekrar ekrana çağırılabilmesi için ALT+U tuşları kullanılacaktır. Bkz. ALT+Z. ALT+Z (Evrak Yaz): Evraklar üzerinde ALT+Z tuşlarına basarak, ilgili evrakınızı bir dosyaya yazdırabilirsiniz. Daha sonra bu evrakı ALT+U tuşları ile tekrar ekrana çağırmanız mümkündür. Bunun için sadece evrakın yazdırılacağı yol adının ve dosya adının belirlenmesi gerekir. Gerçi ALT+Z tuşlarına basıldığında hem yol adı hem de dosya adı otomatik olarak karşınıza gelecektir. Eğer evrakın yazdırılacağı yol veya dosya ismini değiştirmek isterseniz, karşınızdaki pencereden gerekli düzeltmeleri yapabilirsiniz. ALT+Z tuşları ile evrakların dosyaya yazdırılması, özellikle aynı tür evrakların sıklıkla işlem görmesi durumunda size kolaylık sağlayacaktır. Örneğin sürekli çalıştığınız bir carinize haftanın 4 5 günü hizmet faturası kesiyorsunuz. Faturada her seferinde aynı hizmetler yer alıyor. İşte bu durumda bir hizmet faturasını AL+Z tuşları ile dosyaya yazdırıp, daha sonraki işlemlerinizde bu dosyayı çağırarak 42