KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI

Transkript

1 İZMİR KÂTİP ÇELEBİ ÜNİVERSİTESİ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI 2015 YILI GERÇEKLEŞME SONUÇLARI RAPORU 2015/1 Hazırlayan: Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

2 AMAÇ VE KAPSAM Kamu kaynaklarının tanımlanmış standartlara uygun olarak etkili, ekonomik ve verimli biçimde edinilmesini ve kullanılmasını sağlayacak yasal ve yönetsel sistem ve süreçleri ifade eden iç kontrol sistemi, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kanununun mali yönetim sistemimize entegre ettiği en önemli bileşenlerden birisidir. Kanun, kamu kurumlarında iç kontrol sistemlerinin kurulmasını ve bunun bir unsuru olarak da idarelerin yönetim sorumluluğu çerçevesinde iç kontrol faaliyet ve süreçlerinin tasarlanıp uygulanmasını öngörmekte, tüm yönetsel ve mali yapıyı bu sistem üzerine kurgulamaktadır. Öngörülen sistem uluslararası kabul görmüş bir Kamu İç Standartları setine sahip olup, tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Maliye Bakanlığı Tebliği ile yürürlüğe konulmuştur. Bu standartlar, idarelerin iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermekte ve tüm kamu idarelerinde tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlamaktadır. İç kontrol sisteminin Kanun uyarınca Üniversitemizde kurulması gereğiyle, mevzuatın öngördüğü adımlar birer birer yerine getirilmektedir. Bu doğrultuda Üniversitemiz iç kontrol sisteminin tesis edilmesi ve Kamu İç Standartlarına uyumunu sağlamak üzere; yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi ve bu çalışmaları sistematize etmek amacıyla Kamu İç Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlanarak üst yöneticiye sunulmuş ve Rektörlük Makam Olur u ile tarihinde yürürlüğe konulmuştur. Sistemin yerleşebilmesi, iç kontrolün teorik bir bilgi yığını olmaktan ziyade uygulanabilir olmasına bağlıdır. Bu nedenle Eylem Planı çalışmaları, uygulanabilirliği artırmak için Üniversitemiz üst düzey yöneticilerinin katılımı ile yapılmıştır. İç kontrol sisteminin uygulanabilmesi için gerekli mekanizmayı oluşturma çalışmaları, bu plan dâhilinde somut bir eylem olarak yürütülmektedir. İç kontrol sistemi hesap verme ve yönetim sorumluluğunun gereklerinin yerine getirilmesinin de bir aracı olması dolayısıyla, 5018 sayılı Kanunun 11 inci maddesinde, üst yöneticilerin, mali yönetim ve kontrol sisteminin işleyişinin

3 gözetilmesi, izlenmesi ve Kanunda belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden sorumlu oldukları ve bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirecekleri hükme bağlanmıştır. Buna göre, üst yöneticilere; iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesi, iç kontrol sistemi gereklerinden biri olarak yazılı prosedür ve talimatların oluşturulması gibi her türlü düzenlemelerin yapılması, harcama yetkililerine ise; görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve mali karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişini sağlama sorumluluğu verilmiş bulunmaktadır. İç kontrol sisteminin kurulmasına yönelik olarak Eylem Planının hazırlanması çalışmaları ile başlayan süreçte gelinen aşama; Kamu İç Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi nde öngörülen usullere uygun olarak Eylem Planının yılı uygulama sonuçlarının ortaya konulması, durum değerlendirmesine izin verecek bir rapor oluşturulması ve devam çalışmalarına dayanak teşkil edilmesidir. Üst yöneticiye Kamu İç Standartlarına uygun yönetim ve kontrol mekanizmalarının Kurumda oluşturulması, izlenmesi ve geliştirilmesi hususlarında değerlendirme ve mukayese imkânı sunulması amacıyla hazırlanan bu Raporda, Planı oluşturan eylem ve faaliyetlerin gerçekleştirilme düzeyleri, 2015 sonu itibariyle ortaya konulmakta, sonuçlar incelenerek öneri ve açıklamalar içerek şekilde değerlendirmeye tabi tutulmuştur. YÖNTEM İç, yönetimin ulaşmayı planladığı hedeflerin gerçekleşmesine, yöneticinin kararları daha sağlam bilgiye dayanarak daha güvenle almasına, yönetimindeki kaynakları daha etkin kullanmasına, işini yapmasını engelleyebilecek olayları öngörebilmesine ve yaptığı işler ile ulaştığı sonuçlar için kanıtlara dayalı olarak hesap verebilmesine yardımcı olan bir yönetim aracıdır. Yöneticiye bağlı çalışanların da görevlerini, sorumluluklarının daha fazla bilincinde olarak yerine getirmelerini sağlar. Ancak, iç kontrolün sözü edilen faydaları sağlayabilmesi, her kurumun üst yöneticisi ile idarecilerinin iç kontrol sisteminin kurmasına yeterli önemi göstermelerine, iç kontrolü düzenli olarak gözden geçirmelerine ve güncelleştirmelerine bağlıdır.

4 Bu Rapor, üst yöneticinin izleme sorumluluğu çerçevesinde, iç kontrolün Üniversitemizde yerleştirilmesi amacıyla öngörülen çalışmaları somut eylemlere dönüştüren Eylem Planının uygulama sonuçlarını ortaya koymayı amaçlamaktadır. Rapor; 12 Fakülte, 3 Enstitü, 1 Yüksek Okul, 2 Meslek Yüksek Okulu, 10 idari birim olmak üzere faaliyet gösteren harcama birimlerimizce hazırlanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilen Birim İzleme Cetvellerinin ve alınan görüş ve önerilerin analizine dayandırılmıştır. GERÇEKLEŞME SONUÇLARI Kamu İç Standartları Tebliğinde, Kamu İç Standartları uluslararası standartlar ve iyi uygulama örnekleri çerçevesinde, iç kontrolün; 5 bileşeni esas alınarak, 18 standart ve 79 Genel Şart olmak üzere belirlenmiştir. Üniversitemiz 2015 Yılı Kamu İç Standartlarına Uyum Eylem Planı, Kamu İç Standartları Tebliği ile uyumlu olarak tasarlanmış, tüm birimlerin katılımıyla hazırlanmıştır. Eylem Planında her bir Standart için öngörülen eylemlerin dağılımı aşağıdaki tabloda gösterildiği üzere, sistemin altyapısını temsil eden kontrol ortamına yönelik bir ağırlık göstermekte olup, bu standartlar altında 48, risk değerlendirme standartları altında 8, kontrol faaliyetlerine yönelik 16, bilgi ve iletişim standartlarına yönelik olarak 5izleme standartlarına yönelik olarak ise 7 olmak üzere toplam 84 eylem belirlenmiştir. İÇ KONTROL BİLEŞENLERİ STANDART KODU STANDART ADI GENEL ŞART SAYISI BELİRLENEN EYLEM SAYISI KONTROL ORTAMI RİSK DEĞERLENDİRME Etik Değerler ve Dürüstlük Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler Personelin Yeterliliği ve Performansı Yetki Devri Planlama ve Programlama 6 3

5 KONTROL FAALİYETLERİ BİLGİ VE İLETİŞİM İZLEME Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Stratejileri ve Yöntemleri Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi Görevler Ayrılığı Hiyerarşik ler Faaliyetlerin Sürekliliği Bilgi Sistemleri leri Bilgi ve İletişim Raporlama Kayıt ve Dosyalama Sistemi Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi İç ün Değerlendirilmesi İç Denetim 2 2 TOPLAM Yılında Planlanan İç Eylemlerinin Bileşenlere Dağılımı 6% 8% KONTROL ORTAMI 19% 10% 57% RİSK DEĞERLENDİRME KONTROL FAALİYETLERİ BİLGİ VE İLETİŞİM İZLEME

6 Aşağıda, her bir bileşen için gerçekleşme sonuçları sayısal verilerle ifade edildikten sonra, eylem bazında gerçekleşme sonuçları eylem planı formatında ortaya konulmuştur. 1. Tamamlanan Eylemler KOS: na yönelik olarak 4 standart bulunmakta olup bu standartlar için Eylem Planında 48 eylem belirlenmiştir. Bu eylemlerden 14 ü tamamlanmış, 13 ü kısmen gerçekleştirilebilmiştir. RDS: Risk Değerlendirmeye yönelik olarak 2 standart bulunmakta olup bu standartlar için 8 eylem belirlenmiştir. Bu eylemlerden 1 i tamamlanmış, 4 ü kısmen gerçekleştirilebilmiştir. KFS: na yönelik olarak 6 standart bulunmakta olup bu standartlar için Eylem Planında 16 eylem belirlenmiştir. Bu eylemlerden 4 ü tamamlanmış, 6 sı kısmen gerçekleştirilebilmiştir. BİS: na yönelik olarak 4 standart bulunmakta olup bu standartlar için Eylem Planında 5 eylem belirlenmiştir. Bu eylemlerde tamamlanma sağlanamamış, 2 si kısmen gerçekleştirilebilmiştir. İS: na yönelik olarak 2 standart bulunmakta olup bu standartlar için Eylem Planında 7 eylem belirlenmiştir. Bu eylemlerden 1 i tamamlanmış, 2 si ise kısmen gerçekleştirilebilmiştir. Uygulama döneminde toplam olarak 84 eylemden 20 si tamamlanabilmiş, 27 si için farklı çıktı üretilmek ya da sorumlu birimlerin bir kısmı tarafından tamamlanmak suretiyle kısmi gerçekleşme sağlanmıştır. 2. Gerçekleştirilemeyen Eylemler KOS: 16 eylem gerçekleştirilememiş 5 eylem için ise harcama birimlerinden bildirim sağlanamamıştır. RDS: 3 eylem gerçekleştirilememiştir. KFS: 6 eylem gerçekleştirilememiştir. BİS: 3 eylem gerçekleştirilememiştir.

7 İS: 4 eylem gerçekleştirilememiştir. Toplamda 84 eylemden 37 si muhtelif sebeplerle gerçekleştirilememiştir. Sonuçların yüzdesel ifadesi grafikte yer verildiği gibidir: 3. Yeniden Değerlendirilmesi gereken Eylemler Üniversitemiz Eylem Planının henüz ilk uygulama dönemi tamamlanmıştır. Dolayısıyla tüm eylemlerin yeniden gözden geçirilmesi esas olmakla birlikte özellikle gerçekleştirilemeyen eylemler, süreklilik gerektiren eylemler, farklı çıktı üretilerek tamamlanan eylemler tekrar ele alınarak değerlendirilebilir. Yapılacak değerlendirmede süre ve sorumluluk unsurları da ele alınmalıdır. Eylem bazında değerlendirmeler, aşağıdaki bölümde her bir bileşen için ayrı tablolar halinde açıklamalar içinde ifade edilmiştir.

8 EYLEM BAZINDA GERÇEKLEŞME SONUÇLARI Eylem Tamamlanmıştır Gerçekleştirilememiştir. Kısmen gerçekleştirilmiştir Bildirim alınamamıştır 1- KONTROL ORTAMI Standart Kod No Kamu İç Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Öngörülen Tarih ve Tamamlanma Tarihi Açıklama KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidi r. Akademik ve idari kuruluş süreci devam ettiği için Üniversitemizde iç kontrol sistemi çalışmaları yeni başlamıştır Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve İç ve Ön Mali e İlişkin Usul ve Esaslar, Strateji Geliştirme inin Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Kamu İç Standartları Tebliği gereği tarih ve 198 sayılı Rektörlük Oluru ile üniversitemizde iç kontrol çalışmaları başlatılmıştır. Kamu İç Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi kitapçık olarak bastırılmış ve tüm birimlerimize bilgilendirme amacıyla gönderilmiştir Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından İç le ilgili bilgilerin yer aldığı bir link oluşturularak tüm personelin iç kontrol hakkında bilgi sahibi olması sağlanacaktır. İç kontrol sistemi ve yapılacak faaliyetler, İç Standartları Uyum Eylem Planı, personele üniversite web sayfasından duyurulacaktır. İç sisteminin uygulanması konusunda üst yöneticilere bilgilendirme toplantısı yapılacaktır. SGDB SGDB Web Sayfası Düzenlemesi Toplantı, Bilgilendirme Eylem tamamlanmıştır. SGDB web sayfasında iç kontrol çalışmalarının yer aldığı bir link oluşturularak kullanıma açılmıştır. Üniversitemiz Eylem Planı web de yayımlanmış, ayrıca SGDB iç kontrol sayfasında da yer verilmiştir. Eylem tamamlanmıştır. harcama yetkililerine bilgilendirme toplantısı yapılmış Ayrıca Genel Sekreterlik'in de katılımıyla "İç Grupları Bilgilendirme

9 Toplantısı" harcama birimlerine açık olarak düzenlenmiştir. İç kontrol sisteminin yönetici tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmesi için Rektör başkanlığında tüm harcama birimlerimizin harcama yetkililerinin oluşturduğu İç İzleme ve Yönlendirme Kurulu oluşturulmuştur Grupları tarafından hazırlanan "İç Standartları Uyum Eylem Planı" nihai hali Üst Yöneticinin Onayına sunulacaktır. Grupları- SGDB Eylem Planı Eylem tamamlanmıştır sayılı Rektörlük Makam Olur u ile Üniversitemiz Eylem Planı yürürlüğe girmiştir. Üniversitemizde İç Sisteminin oluşturulmasına yönelik çalışmalar kalite yönetim sistemi çalışmaları ile koordineli olarak tüm personelimizin katılımı sağlanarak yürütülmektedir. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi şartlarının yerine getirilmesi sonucunda Haziran 2014 yılında TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi alınmıştır İç kontrol sistemine ilişkin el broşürü hazırlanarak tüm akademik ve idari birimlerimize dağıtılacaktır. SGDB Broşür Eylem tamamlanmıştır. El broşürü hazırlanarak tüm birimlerin dikkatine sunulmuştur. KOS 1.1 Genel Şartı kapsamında ilaveten İç Farkındalık Afişi hazırlanmış tüm çalışanların dikkatine sunularak asılmak üzere birimlere dağıtılmıştır. İç kontrol sisteminin personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmesi için tüm birimlerimizin katılımı ile İç Standartları Uyum Eylem Planı Hazırlama üyeleri belirlenmiştir. İç Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Üyelerinin katılımı ile tarihinde İç Standartları Bilgilendirme Toplantısı yapılmıştır tarih ve sayılı Rektörlük Olur u ile her bir iç kontrol bileşeni için İç Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Kalite Yönetim Sistemi ile İç kontrol sistemi ve işleyişi ile ilgili tüm personelimize yönelik eğitim düzenlenecektir. Eğitim Kısmen gerçekleştirilmiştir. Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili olarak ve tarihlerinde olmak üzere 2 eğitim yapılmıştır. Fakat İç Sistemine yönelik bir eğitim gerçekleştirilememiştir.

10 Üyelerinden, Risk Yönetimi, Faaliyetleri, Bilgi ve İletişim, İzleme çalışma grupları oluşturulmuştur. çalışma gruplarıyla iki kez toplantı yapılmıştır. KOS 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasınd a personele örnek olmalıdır sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kanunu 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu (md.10) İç Sisteminin kurulması çalışmaları üniversitemizde yeni başlatılmıştır. Bu kapsamda üst yöneticilerin uygulamada personele örnek olmaları konusunda mevcut uygulama bulunmamaktadır Uygulamada meri mevzuat ve iç kaynaklı mevzuata uygun iş ve işlemlerin yürütülmesi ve denetlenmesi yöneticiler tarafından takip edilecektir. Birim Yöneticileri personeli ile iç kontrol sistemi uygulamalarını düzenli olarak paylaşma toplantısı yapacak ve sonuçlarını düzenli olarak üst yönetime raporlayacaktır. İş Takip Sistemi Modülü- Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi Toplantı, Rapor İlgili çıktıya ilişkin gerekli bildirim yapılmamıştır. 6 birim farklı çıktı üreterek gerçekleştirmektedir. iş ve işlemlerimiz meri mevzuat çerçevesinde yürütülmekte olup, hem alt birim çalışanlarınca hem de harcama yetkilileri tarafından gerekli kontrollerin yapıldığı varsayılmaktadır. Gerçekleştirilememiştir Üniversitemizde iç kontrol çalışmalarının yeni olması, birim yöneticileri ve personelce yeterince tanınıp benimsenememiş olması, uygulama prosedürlerinin henüz yeterince gelişmemiş olması nedenleriyle uygulanamadığı değerlendirilmektedir. KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu 2531 sayılı Kamu Görevlerinden Ayrılanların Yapamayacakları Başbakanlık Etik Rehberi web sayfasında yayımlanacaktır. SGDB Mevcut Web Sayfasına İçerik Konulması Eylem tamamlanmıştır. Rehber, Üniversite web sayfasında yayımlanmıştır.

11 uyulmalıdır. İşler Hakkında Kanun, 3628 sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve 5176 sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması Hakkında Kanun Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Bilimsel Araştırma ve Yayın Etik Kurulu Yönergesi Sosyal Araştırmalar Etik Kurulu Yönergesi Girişimsel Olmayan Klinik Araştırmalar Etik Kurulu Esasları Yönergesi Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından 2014 yılında hazırlanan "Yükseköğretim Kurumları Etik Davranış İlkeleri"nin EBYS üzerinden tüm personelin bilgilendirilmesi sağlanacaktır. - Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Bilgilendirme Gerçekleştirilememiştir Eylemin gözden geçirilmesi gerektiği değerlendirilmektedir yılında Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından üniversiteler için "Yükseköğretim Kurumları Etik Davranış İlkeleri" belirlenmiştir. Bu nedenle ayrıca yeni etik kuralların belirlenmesine gerek bulunmamaktadır. Ancak "Yükseköğretim Kurumları Etik Davranış İlkeleri" akademik ve idari personeli tarafından bilinmemektedir Hizmet içi Eğitim Programlarında ve oryantasyon eğitiminde Yükseköğretim Kurumları Etik Davranış İlkelerine yer verilecektir. (Ör. Adaylık eğitimi) Personel Daire Başkanlığı Oryantasyon Eğitimi, Hizmet İçi Eğitim Eylem tamamlanmıştır. Eylemin sorumluluk ve işbirliği alanlarının gözden geçirilmesi gereği değerlendirilmektedir. Bunun yanında; sayılı yazı dayanak gösterilerek bu eylemin gerçekleştirildiği PDB tarafından bildirilmiştir. Etik Kurullar Koordinatörlüğü kurulmuştur Etik Kurul Koordinatörlüğü üniversitemizde etik kurallarının bilinmesi ve benimsenmesine yönelik çalışmalar yürütecek ve çalışma esasları Etik Kurullar Koordinatörlüğü Yönergesi Etik Kurullar Koordinat örlüğü Etik Kurullar Koordinatörlü ğü Yönergesi Eylem veya çıktıya yönelik bildirim alınamamıştır. T.C.Başbakanlık Kamu Görevlileri Etik Kurulu ile irtibat kurularak alınan bilgiler çerçevesinde, cari

12 çıkarılarak tanımlanacaktır. yılda SGDB ve Hukuk Müşavirliği işbirliği ile eylemin revize edilmesi gerektiği değerlendirilmektedir sayılı Kamu Mali Yönetimi ve 5176 Sayılı Kanun, 4982 Sayılı Kanun, 4734 Sayılı Kamu İhale 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, İç Güvence Beyanı Üniversite Senato ve Yönetim Kurulu Kararları ile tüm akademik birimlerin kurul ve yönetim kurulu kararları güncel olarak Üniversite web sayfasında yayınlanacaktır. Genel Sekreterli k - Akademik Mevcut Web Sayfasına İçerik Konulması Kısmen gerçekleştirilmiştir. Eylem Genel Sekreterlik sorumluluğu çerçevesinde tarihi itibariyle yerine getirilmiş olup, akademik birimlerde gerçekleşme yetersiz düzeyde kalmıştır. Eylemin süreklilik arz ettiği değerlendirilmektedir. KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Mevzuat gereği Üniversitemiz stratejik planı, performans programı, bütçesi, idare faaliyet raporu ve diğer mali konularla ilgili iş ve işlemlerimiz (mali durum ve beklentiler raporu, yatırım değerlendirme raporu) mevzuata uygun şekilde hazırlanmakta ve yürütülmekte, ayrıca üniversitemiz web sayfasında yayımlanarak kamuoyu ile paylaşılmaktadır Üniversitemiz stratejik planı, performans programı, bütçesi, faaliyet raporu ve diğer tüm faaliyetler üniversitemiz web sayfasından iç ve dış paydaşlarımıza duyurulmaya devam edecektir. Web Sayfası Düzenlemesi ve Mevcut Web Sayfasına İçerik Konulması Mevzuatla belirlenen tarihlerde Eylem tamamlanmıştır. Sürekli surette, mevzuat takvimine uygun olarak uygulanmaktadır. birimlerimiz hizmet envanteri ve standartlarını belirleyerek web sayfalarında yayımlamışlardır. Kurumsal Değerlendirme Modülü yapılarak şifresiz erişimle herkese açık olarak sunulmuştur Üniversitemiz hizmetlerinden yararlananların şikâyet ve önerileri ilgili birimlerce değerlendirilecek ve gerekli yapılacak çalışmalar Kalite Yönetim Sisteminde dokümante edilecektir. Dilek ve Öneri Sonuç Raporu Bildirim yetersizliği nedeniyle gerçekleşme derecesine ilişkin değerlendirme yapılamamıştır. Dilek, Öneri, Şikâyet Bildirim Sistemine iletilen konular SGDB tarafından

13 Bilgi Edinme Birimi kurulmuştur sayılı Bilgi Edinme Kanunu ve 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına İlişkin Kanunu ile düzenlemeye alınan konular mevzuata uygun olarak Üniversitemiz Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından yerine getirilmektedir. Bilgi edinme kapsamında yapılacak başvurular web sitemizden online yapılabilmektedir. ilgili birimlere iletilerek yapılacak çalışmalar takip edilmektedir. Yapılan çalışmalar Kalite Sisteminde dokümante edilmektedir. Üniversitemiz ihale sonuçları ve bilgileri Kamu İhale Kurumunun geliştirmiş olduğu EKAP sistemi üzerinden ve ilgili birimlerin web sayfasında ilan panolarında yayımlanmaktadır. Personel alım ve sonuç ilanları web sayfamızda yayımlanmaktadır. Dilek Öneri İstek ve Şikâyet Bildirim Sistemi aylık sonuçları Kalite panolarına asılmakta, aylık olarak da üst yönetime raporlanmaktadır. Dilek Öneri İstek ve Şikâyet Bildirim Sistemi yıllık sonuçları web sayfamızda yayımlanmıştır. KOS 1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. 657 Sayılı Devlet Memurları 2547 sayılı Yükseköğretim 2914 Sayılı Personel 1416 Sayılı Ecnebi Memleketlere Gönderileceklere İlişkin Kanun, 78 Sayılı Y. Öğr. Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hk KHK, Öğrencilere ve personele yönelik yılda en az bir kez memnuniyet anketleri yapılarak sonuçları değerlendirilmeye tabi tutulacak ve izlenecektir. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Memnuniyet Anketleri, Anket Sonuç Raporu Kısmen gerçekleştirilmiştir. SGDB tarafından 2015 yılında akademik ve idari personele yönelik memnuniyet anketi yapılmıştır. Sonuçları üst yönetim ile ve web sayfasından paydaşlarla paylaşılmıştır. İzlenmesi

14 Tababet Uzmanlık Tüzüğü, Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar, Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Yönetmeliği, Doçentlik Sınav Yönetmeliği için İyileştirme Planı hazırlanmıştır. Öğrencilere yönelik memnuniyet anketinin ise 2016 Mayıs ayı içerisinde yapılmasının planlandığı ÖİDB tarafından bildirilmiştir. Yurt İçi ve Yurtdışı Görevlendirmelerde Uyulması Gereken Prensip Kararlar belirlenmiş ve bu kararlara göre akademik personelin yurt içi ve yurt dışı görevlendirmesi yapılmaktadır. Akademik personelin yurtiçi ve yurtdışı çalışmaları bütçe imkânlarına göre desteklenmektedir. (BAP, TUBİTAK vb. projeler) Kamu Hizmetlerinin sunumunda uyulacak usul ve esaslar hakkında hizmet standartları ve hizmet envanterini tüm birimlerimizden istenmiş ve web sayfalarına konulmuştur. Belirtilen hususlar Üniversitemiz birim web sayfalarında yayımlanarak hizmet alanlarla paylaşılmıştır. Akademik personel, idari personel memnuniyet anketi ve öğrenci memnuniyet anketi yapılmış sonuçları analiz edilmiştir. Anket çalışmaları, öneri-istek uygulaması ile personelin görüş ve düşünceleri alınmaktadır. Üniversite yerleşkesi içindeki uygun yerlere dilek/şikâyet ve İdari personelin kamu kurumlarının düzenlediği eğitimlere bütçe imkânları doğrultusunda katılımı sağlanacaktır. Personel Daire Başkanlığı - Eğitim Çoğu birimden bildirim sağlanamamıştır. Genel olarak birimlerde iş yoğunluğuna karşın personelin az sayıda, tecrübesiz ya da yetersiz olması nedenleriyle ikame personel olamaması ve bütçe kısıtları sebebiyle diğer kurumların hazırladığı zorunlu eğitim programları dışında bir eğitime katılım olmadığı görülmektedir.

15 öneri kutusu konulup, üniversite web sayfasına dilek ve öneri bölümü eklenmiştir sayılı Yükseköğretim 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve 2914 sayılı Personel 657 sayılı Devlet Memurları İdare Faaliyet Raporu İç Güvence Beyanı, Üniversitemiz birimleri, faaliyetlerine ilişkin hataların önlenmesinde Ön Mali, Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Birimi ile İç ve Dış Denetim sonucu düzenlenen raporlar değerlendirilerek gerekli önlemleri alacaklardır. İç ve Dış Denetim Raporları, Hata veya Noksanı Bulunan Tahakkuk Evrakı Listesi Bildirim yetersizliği nedeniyle değerlendirme yapılamamış olup, Eylem- Çıktı uyumsuzluğu tespit edilmiştir. KOS 1.6 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. KYS kapsamında iç tetkikçiler tarafından yapılan tetkiklerle, faaliyetlere ilişkin eksiklikler tespit edilerek giderilmesi sağlanmaktadır. Yürürlükte bulunan 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Birim faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması için gerekli önlemleri almakla birim yöneticileri sorumludur. Birim yöneticileri hiyerarşik kontrolleri sağlayarak, faaliyetlerin otomasyondan yürütülmesine yönelik çalışmaları sağlayacaklardır. İmzalı İç Güvence Beyanı, Otomasyon Verileri Bildirim yetersizliği nedeniyle değerlendirme yapılamamıştır sayılı Sayıştay 5070 sayılı Elektronik İmza Resmi Yazışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı gibi mevzuat ile birlikte kurumumuz tarafından EBYS, KBS, Say2000i, E-bütçe, HİTAP vb. otomasyon sistemler ile üniversitemizin kendi oluşturduğu bilgi yönetim sistemleri kullanılmaktadır Üniversite Bilgi Yönetim Sistemine girdikleri verilerin güncelliğinden sorumlu olup, sürekli olarak bilgileri güncelleyecektir. Üniversite Bilgi Yönetim Sisteminde yer alan tüm modüllerin entegrasyonu yapılarak, anlık ve otomatik olarak bilgi alınabilecek şekilde dizayn yapılacaktır. Otomasyon Verileri Kısmen tamamlanmıştır. 6 idari birim tamamlamıştır, birimlerin çoğundan eylemle ilgili bildirim alınamamıştır. Akademik birimlerden ise 10 u gerçekleştirmiş 8 birimden bildirim alınamamıştır.

16 Birim ve İdare Faaliyet Raporu eki İç Güvence Beyanı Üst Yönetici/Harcama Yetkilisi/Mali Hizmetler Birim Yöneticisi tarafından imzalanarak bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olduğunu beyan etmektedir. Üniversitemizde kullanılan bilgi ve belgelerin doğruluğu ve güvenliği birim içindeki hiyerarşik kontrollerle yürütülmektedir. İç ve Ön Malî e İlişkin Usul ve Esaslar ile Üniversitemiz İç ve Ön Malî e Tabi Mali Karar ve İşlemlere İlişkin Usul ve Esaslar çerçevesinde mali işlemler, ön mali kontrole tabi tutularak doğruluğu ve güvenilirliği sağlanmaktadır. İdarenin faaliyetleri kanun, tüzük, yönetmelik, tebliğ ve genelgeler doğrultusunda yapılmaktadır. KOS2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve KOS 2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır Sayılı Yükseköğretim 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hk KHK, Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hk Yönetmelik, Hizmet içi eğitimlerde üniversitemizin misyon ve vizyonu eğitim kapsamına alınacaktır. Personel Daire Başkanlığı Hizmet İçi Eğitim Programına Yeni İçerik Eklenmesi Eylem tamamlanmıştır. Stratejik Plan,

17 KP/65/01 Kalite Dokümanı Üniversitemiz Kalite El Kitabının Kapsam bölümünde yer alan Genel alt başlığı ve 5.Yönetimin sorumluğu bölümünde yer alan 5-1 Yönetimin Taahhüdü, 5.3 Kalite Politikası, alt başlıkları bu genel şartın sağlanması için makul güvenceyi sağlamaktadır. Üniversitemiz misyon ve vizyonu üniversitemiz web ana sayfasında yayımlanmıştır Üniversitemizin misyon ve vizyonu yılda iki kez mail yolu ile hatırlatma amacıyla tüm personellere gönderilecektir. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Mail İle Duyuru Gerçekleştirilememiştir. KOS 2.2 Misyonun gerçekleştirilme sini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve 2547 Sayılı Yükseköğretim 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanunu 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hk KHK TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi şartlarının yerine getirilmesi sonucunda görev tanımları unvan bazında birimler tarafından hazırlanmıştır. Görev tanımlamalarımıza Üniversitemiz Kalite Yönetimi Modülünden ulaşılmakta ve personele imza karşılığında tebliğ edilmiştir İdari birimlerin ve alt birimlerinin mevzuatta belirtilen görevleri web sayfasında yer alacaktır. Kalite Yönetim Sistemi gereği görev tanımları güncellenecektir. Görev tanımları tüm birimlerin web sayfasında yer alarak duyurulması sağlanacaktır. Web Sayfası Düzenlemesi ve Mevcut Web Sayfasına İçerik Konulması Görev Tanımları, Mevcut Web Sayfasına İçerik Konulması Kısmen gerçekleştirilmiştir. 6 idari birim tarafından gerçekleştirilmiştir. Genel şarta uygun olarak cari yılda bu eylemin akademik birimler için de öngörülebileceği değerlendirilmektedir. Kısmen gerçekleştirilmiştir. İdari birimlerden 6'sı, akademik birimlerden 1 i tarafından gerçekleştirilmiştir.

18 KOS 2.3 İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumlulukların ı kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. 657 Sayılı Devlet Memurları 2547 Sayılı Yükseköğretim 2914 Sayılı Personel 78 Sayılı Y. Öğr. Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hk KHK, Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar, Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Yönetmeliği, Doçentlik Sınav Yönetmeliği Görev tanımlamalarına uygun olarak Üniversitemizin birimlerinde görevli personelin üstlendiği görevler yazılı olarak belirlenmiş olup personele yazılı olarak tebliğ edilmektedir in web sayfalarında birim teşkilat şemaları ve alt birim fonksiyonel görev dağılımları yer alacaktır. birimlerin personel bazında görev tanımları, yetki ve sorumluluklarını içeren görev dağılım çizelgeleri hazırlanacaktır Görev dağılım çizelgeleri birim üst yöneticileri tarafından personele tebliğ edilecektir. İdare ve Birim Teşkilat Şemaları Fonksiyonel Görev Dağılımı Çizelgeleri Kısmen gerçekleştirilmiştir. İdari birimlerden 6'sı, akademik birimlerden 5 i tarafından gerçekleştirilmiştir. Kısmen gerçekleştirilmiştir. İdari birimlerden 8'i akademik birimlerin ise çoğunluğu tarafından gerçekleştirilmiştir. KOS 2.4 İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir sayılı Yükseköğretim 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Y. Ö. Kurumlarının İdari Teşkilatı Hk KHK, Birim ve İdare Faaliyet Raporu, İdare Teşkilat Şeması 2547 sayılı kanun ve Stratejik Plan gereği Üniversitemiz Teşkilat Şemaları (Akademik ve İdari) oluşturulmuştur Üniversitemiz teşkilat şeması ile birimlerin teşkilat şemaları gözden geçirilecektir. Üniversitemiz ve birimlerin teşkilat şemaları birimlerin web sayfalarında teşkilat şemaları ve alt birim fonksiyonel görev dağılımları yer alacaktır. Üniversitemiz teşkilat şeması (akademik ve idari olarak) web sayfasında güncel olarak yayımlanacaktır. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı İdare ve Birim Teşkilat Şemaları, Mevcut Web Sayfasına İçerik Konulması Web Sayfası Düzenlemesi ve Mevcut Web Sayfasına İçerik Konulması Kısmen gerçekleştirilmiştir. İdari birimlerden 6'sı akademik birimlerden ise sadece 4 birim tarafından gerçekleştirilmiştir. Gerçekleştirilememiştir. KOS 2.5 İdarenin ve 2547 Sayılı Yükseköğretim Yeterli güvence

19 birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Y. Ö. Kurumlarının İdari Teşkilatı Hk KHK, Birim ve İdare Faaliyet Raporu, İdare/Birim Teşkilat Şeması 2547 sayılı Yükseköğretim 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname hükümleri gereğince organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumlulukların dağılımı, hesap verilebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterir şekilde oluşturulmuştur sayılı Yüksek Öğretim Kanunu ile yükseköğretimle ilgili amaç ilkeler belirlenmiş ve bütün Yükseköğretim Kurumlarının ve üst kuruluşlarının teşkilatlanma, işleyiş, görev, yetki ve sorumlulukları ile eğitimöğretim, araştırma, yayım, öğretim elemanları, öğrenciler ve diğer personel ile ilgili esasları bir bütünlük içinde düzenlemiştir Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kanunu ve ikincil mevzuatlarıyla Kamu Mali Yönetimi ve kontrol sürecindeki sorumlular ve sorumlulukları ve raporlama süreçleri belirlenmiştir. sağlanmaktadır. Bu nedenle eylem öngörülmemiştir.

20 Mevcut evrak, kayıt ve raporlama sisteminde organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisine uygun olarak EBYS'ye geçilmiştir. KOS 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve 2547 sayılı Yükseköğretim 124 Sayılı Y.Ö. Üst Kuruluşları İle Y. Ö. Kurumlarının İdari Teşkilatı Hk KHK, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu Yöneticiler verilen görevlerin kontrolünü, evrak takibi ve hiyerarşik kontroller ile sağlamaktadır. Hassas görevlere ilişkin prosedürler henüz tanımlanmamıştır Hassas Görevler Tespit Formu ilgili birim tarafından doldurularak hassas görevler birim yöneticileri tarafından yazılı olarak belirlenecektir. Bu görevlere ilişkin prosedürler belirlenecektir. Belirlenen hassas görevlere ilişkin prosedürler görevi yapan personele duyurulacaktır. Hassas Görev Tespit Formu, Hassas Görev Broşürü, Hassas Görevler Listesi Hassas Görev Broşürü, Hassas Görev Analiz Prosedürü Gerçekleştirilememiştir. Araştırma aşamasında olup cari yılda gerçekleştirilmesi planlanmaktadır. Gerçekleştirilememiştir no'lu eylem ile birlikte değerlendirilecektir. KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. 657 Sayılı Devlet Memurları 2547 Sayılı Yükseköğretim 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve EBYS, Say2000i, e-bütçe, KBS, Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi Üst Yöneticiler rutin toplantılar (Daire Başkanları toplantısı, Üniversite Yönetim Kurulu ve Senato toplantısı vb.), Faaliyet Raporu, Performans Programı ve diğer raporlarla da izleme çalışmalarını sürdürmektedirler. Her düzeydeki yöneticiler EBYS ile kurum içi ve kurum dışı Yöneticilerin verdikleri görevi izlemeye yönelik Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi üzerinden İş Takip Sistemi oluşturulacaktır. Birim içi iş takibi için ortak ağ üzerinden yöneticilerin görebilmesi için paylaşım dosyası oluşturulacaktır. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Bilgi İşlem Daire Başkanlığı İş Takip Sistemi Modülü Ortak Paylaşım Dosyası Gerçekleştirilememiştir. Eylemin, genel şarta uygun olarak yeniden belirlenebileceği değerlendirilmektedir. Gerçekleştirilememiştir. Herhangi bir çalışma saptanamamıştır. Eylemin, genel şarta uygun olarak yeniden belirlenebileceği değerlendirilmektedir.

21 yazışmaları izleyebilmektedir. KOS3 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. 657 Sayılı Devlet Memurları 2547 Sayılı Yükseköğretim 2914 sayılı Personel 1416 sayılı Ecnebi Memleketlere Gönderileceklere İlişkin Karar, KOS 3.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. 78 Sayılı Y. Öğr. Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hk. KHK, Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar, Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Yönetmeliği, Doçentlik Sınav Yönetmeliği, 190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında KHK, Kariyer Meslek Gruplarına İlişkin Yönetmelikler, Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği in personel ihtiyaçları yıllık olarak tespit edilecektir. İnsan kaynağı ihtiyaç analizi yapılacaktır. Nicelik ve nitelik açısından insan kaynakları planlaması çalışması (Norm kadro) yapılacaktır. Personel Daire Başkanlığı Personel İhtiyaç Analiz Formu Gerçekleştirilememiştir. İstatistiki çalışmalar yapılmış olup, eylem süreci devam etmektedir. Her yıl Personel Daire Başkanlığı ile koordineli olarak birimlerin personel ihtiyacı tespit edilmektedir.

22 657 Sayılı Devlet Memurları 2547 Sayılı Yükseköğretim 2914 Sayılı Personel 1416 Sayılı Ecnebi Memleketlere Gönderileceklere İlişkin Karar, KOS 3.2 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. 78 Sayılı Y Öğr. Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hk KHK, Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar, Öğretim Üyeliğine Yükseltilme Ve Atanma Yönetmeliği, Doçentlik Sınav Yönetmeliği, 190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında KHK, Kariyer Meslek Gruplarına İlişkin Yönetmelikler, Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği Üniversitemizde yönetici ve personel görevlerini yerine getirmede kullandıkları bilgi ve deneyimleri bireysel çalışmalar ile kazanmakta, kurum içinde yeterli rutin bir hizmet içi eğitim yapılmamaktadır Akademik ve idari personelin güncel mevzuatlar, kişisel gelişim, alanı ile ilgili eğitim konusunda kurum içi ve kurum dışı eğitimlere katılması sağlanacaktır. Akademik ve idari personelimizin bilgi ve deneyimlerini arttırmak amacıyla bütçe imkânları dahilinde eğitimlere katımları için görevlendirmeler yapılmaya devam edilecektir. Personel Daire Başkanlığı - Personel Daire Başkanlığı - Görevlendirm e Yazısı Eğitim / Seminer Kısmen gerçekleştirilmiştir. İdari birimlerden 5'i, akademik birimlerin ise sadece 2 si eylemi tamamlamıştır, Gerçekleştirilememiştir. İstisnai bir gerçekleşme mevcuttur. İdari personelimizin bilgi ve deneyimlerini arttırmak amacıyla bütçe imkanları dahilinde eğitimlere katılımı sağlanmaktadır. Üniversitemiz yöneticilerinin, kontenjan dahilinde Türkiye ve Orta Doğu Amme İdaresi Enstitüsü Sürekli Eğitim Merkezinin düzenlediği Kamuda Yönetici Yetkinliklerinin Artırılması Yönetici ve personele görev tanımlarına uygun hizmet içi eğitim programları ile eğitim/seminer düzenlenecektir. Personel Daire Başkanlığı Hizmet İçi Eğitim Programları Eylem tamamlanmıştır.

23 Programına katılımı sağlanmaktadır. Akademik personelimizin kendi görev alanlarında bilgi ve deneyimlerini arttırmak amacıyla çalıştay, kongre, seminer vb. ulusal ve uluslararası toplantılara katılımı sağlanmaktadır. 657 Sayılı Devlet Memurları 2547 Sayılı Yükseköğretim 2914 Sayılı Personel KOS 3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. 78 Sayılı Y.Öğr. Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hhk. KHK,, Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar, Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Yönetmeliği, Doçentlik Sınav Yönetmeliği, 190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında KHK, Kariyer Meslek Gruplarına İlişkin Yönetmelikler, Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği, Özelleştirme Kanunları, Üniversitemizde personel sayısı yeterli sayıya ulaştığı zaman, standarda uygun çalışmalar yapılarak her görev için en uygun personel en uygun yerde görevlendirilecektir. Personel Daire Başkanlığı Görevlendirm e Yazısı Gerçekleştirilememiştir. Ölçülebilir olmaması nedeniyle bu eylemden vazgeçilerek genel şarta uygun yeni bir eylem öngörülmesi gerektiği değerlendirilmektedir. Üniversitemizde yürütülen her bir iş için gerekli eğitim şartlarını taşıyan yetkin personelin çalıştırılması genel şarttır. Ancak, mevcut personel sayısı yeterli olmadığından zaman değişik eğitim şartlarını taşıyan ve değişik kadrolarda bulunan personel, mesleki alanı olmayan birimlerde görevlendirildiğinden mevcut durum,bu bölüm için Mesleki yeterliliğe sahip olmayan personeller için hizmet içi eğitimler düzenlenerek personelin mesleki yeterliliği arttırılmaya çalışılacaktır. Personel Daire Başkanlığı Hizmet İçi Eğitim Eylem tamamlanmıştır. Süreklilik arz etmesi nedeniyle planda kalması gerektiği değerlendirilmektedir.

24 öngörülen genel şartı karşılamaya yeterli değildir. Akademik ve idari personel alımları ilgili mevzuatın belirlediği kriterler çerçevesinde yapılmaktadır. Ancak KPSS, Şehit ve Gazi Yakını ile gelen idari personelin yeni olması nedeniyle görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütecek yeterli bilgi ve deneyime sahip değildir. Nakil ile alınacak personeller alımlarında ve diğer görevlendirmelerde mesleki yeterlilik dikkate alınmaktadır. 657 sayılı Devlet Memurları 2547 sayılı Yükseköğretim 2914 sayılı Personel KOS 3.4 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalı dır sayılı Ecnebi Memleketlere Gönderileceklere İlişkin karar, 78 sayılı Y. Öğr. Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hk. KHK, Tababet Uzmanlık Tüzüğü, Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar, Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Yönetmeliği, Doçentlik Sınav Yönetmeliği, 190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında KHK, Kariyer Meslek Gruplarına İlişkin Yönetmelikler, Yeterli güvence sağlanmaktadır. Bu nedenle eylem öngörülmemiştir. Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği İdari personelin işe alınması merkezi sistemle yapılmakta, görevinde ilerleme ve

25 yükselmesinde ilgili mevzuat hükümleri uygulanmaktadır. Akademik personel atamaları ve ilerlemeleri ise YÖK mevzuatına uygun şekilde gerçekleştirilmektedir. Öğretim Üyeliği Kadrolarına Başvuru, Atama İlkeleri ve Uygulama Esasları belirlenerek üniversitemiz web sayfasında yayımlanmıştır. Bu kriterlere göre atamaların yapılmasına dikkat edilmektedir. Kısmen gerçekleştirilmiştir. KOS 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidi r. Üniversitemiz yeni ve gelişen bir üniversite olduğu için personel sayısının yetersizliği nedeniyle planlı olarak eğitim faaliyetleri yapılamamıştır. Ancak özellik arz eden konularda (maaş, ek ders, bütçe, personel vb.) Daire Başkanlıklarımız diğer personellerimize eğitim düzenlemektedir birimler her yıl personel için ihtiyaç duydukları eğitim konularını tespit edip ilgili birimlere bildireceklerdir. Ayrıca personelin eğitim durumuna göre hizmet içi eğitimler düzenlenerek performansı artırılmaya çalışılacaktır. Yıllık Hizmet İçi Eğitim Planı hazırlanacaktır. Personel Daire Başkanlığı - Personel Daire Başkanlığı - Personel Daire Başkanlığı Eğitim Talep Formu Hizmet İçi Eğitim Yıllık Hizmet İçi Eğitim Planı SGDB tarafından standart bir "Eğitim Talep Formu" geliştirilerek kalite dokümanı formatında birimlerin kullanımına sunulmuştur. 6 idari, 2 akademik birim tarafından uygulanmıştır. Eylem tamamlanmıştır. Devamlılık arz eden bir eylem olarak kurumsal düzeyde gerçekleştirilmesi gerektiği değerlendirilmektedir. Eylem tamamlanmıştır. SGDB tarafından standart bir "Hizmet içi Eğitim Planı Formu" geliştirilerek kalite dokümanı formatında birimlerin kullanımına sunulmuştur.

26 KOS 3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilme li ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. 657 Sayılı Devlet Memurları 2547 Sayılı Yükseköğretim 2914 Sayılı Personel 78 Sayılı Y. Öğr. Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hk. KHK, 190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında KHK, Kariyer Meslek Gruplarına İlişkin Yönetmelikler, Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği Bilimsel Yayın Onur Ödülü, Hizmet Onur Ödülü, Fahri Doktor Unvanı Verilmesinde Uygulanacak Senato Esasları belirlenmiştir Akademik ve idari personelin yeterliliği ve performansı, bağlı olduğu yöneticisi tarafından yılda en az bir kez değerlendirilerek değerlendirme sonuçları birim yöneticisi tarafından ilgili personelle görüşülecektir. İdari Performans Bilgi Yönetim Sistemi Modülü 2015 yılında tamamlanacaktır. İdari Performans Kriterleri oluşturularak modül aracılığı ile idari personelin performansı ölçülecek ve değerlendirilecektir. İdari Performans Kriterleri oluşturularak idari personelin performansı ölçülecek ve değerlendirilecektir. Personel Daire Başkanlığı - Personel Daire Başkanlığı - Personel Performansını Değerlendirm e Raporu İdari Performans Kriterleri/ Performans Değerlendirm e Yönergesi Gerçekleştirilememiştir. PDB tarafından çalışmaların devam etmekte olduğu bildirilmiştir. Ayrıca bu eylemin ce uygulanmasını sağlayacak mevzuat alt yapısı hazır olmadığından yalnızca PDB'nın sorumluluğu olduğu, diğer birimlerin sorumluluğu bulunmadığı değerlendirilmektedir. Gerçekleştirilememiştir. İlgili mevzuatı geliştirilmeden uygulanmaması gerektiği değerlendirilmektedir. Personel sicil yönetmeliği uygulamadan kaldırılmış olup performans kriterleri henüz belirlenmemiştir. Akademik Performans Bilgi Yönetim Sistemi Modülü tamamlanmıştır Akademik Performans Bilgi Yönetim Sistemi Modülü verilerinden yararlanılarak 14 Kasım 2014 tarihi ve sayılı Yükseköğretim Personel Kanununda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun'un 2. maddesinde belirlenen ve YÖK tarafından Akademik Teşvik Ödeneği Taslağı'na göre akademik performansı değerlendirilecektir. Personel Daire Başkanlığı - Akademik Performans Bilgi Yönetim Sistemi Modülü Verileri Gerçekleştirilememiştir. İlgili mevzuatı geliştirilmeden uygulanmaması gerektiği değerlendirilmektedir. KOS 3.7 Performans değerlendirmesi 657 Sayılı Devlet Memurları Akademik personel için, 14 Kasım 2014 tarihi ve Personel Akademik Performans Gerçekleştirilememiştir. PDB tarafından 2016 yılı

27 ne göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir Sayılı Yükseköğretim 2914 Sayılı Personel 78 Sayılı Y. Öğr. Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hk. KHK, 190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında KHK, Kariyer Meslek Gruplarına İlişkin Yönetmelikler, Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği Mevcut yasal düzenlemeler çerçevesinde işlem yapılmakta ancak personel performans değerlendirmesi ve ödüllendirme mekanizması bulunmamaktadır. Akademik personellerden yayın sayısı yüksek olanlara " Bilimsel Yayın Onur Ödülü, Hizmet Onur Ödülü, Fahri Doktor Unvanı" Verilmesinde Uygulanacak Senato Esaslarına göre Bilimsel Yayın Onur Ödülü verilmektedir sayılı Yükseköğretim Personel Kanununda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun'un 2. maddesinde belirlenen ve YÖK tarafından "Akademik Teşvik Ödeneği Taslağına göre akademik performansı yüksek olan personele ek ödeme yapılacaktır. İdari Personel için Performans değerlendirmelerinde yetersiz bulunan personelin performansını arttırmak için çözümler (eğitim programlarına katılmaları veya daha uygun yerlerde görevlendirilmeleri vb.) üretilecektir. Daire Başkanlığı - Personel Daire Başkanlığı - Bilgi Yönetim Sistemi Modülü Verileri Görevlendirm e, Hizmet İçi Eğitim içinde gerçekleştirilmek üzere planlandığı bildirilmiştir. Gerçekleştirilememiştir no'lu eylem ile birlikte değerlendirilmelidir. KOS 3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş 657 Sayılı Devlet Memurları 2547 sayılı Yükseköğretim 2914 Sayılı Personel 78 Sayılı Y. Öğr. Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hk. KHK, Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar, Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Yönetmeliği Doçentlik Sınav Yönetmeliği, Personel yönetimine ilişkin düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi) önemli hususlar personele iletişim araçlarıyla (duyurular, web sayfası vb.) duyurulmaya devam edecektir. Personel Daire Başkanlığı - Mail, Mevcut Web Sayfasına İçerik Konulması Eylem tamamlanmıştır. Üniversite personeli için merkezi olarak PDB tarafından yapılması gerektiği değerlendirilmektedir.

28 olmalı ve personele duyurulmalıdır. 190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında KHK, Kariyer Meslek Gruplarına İlişkin Yönetmelikler, Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği Mevcut yasal düzenlemeler çerçevesinde işlem yapılmaktadır. Personel yönetimine ilişkin düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi) önemli hususlar personele web sayfasında duyurulmaktadır Personel Daire Başkanlığı tarafından Üniversite İnsan Kaynakları Yönetimine ilişkin politika ve prosedürler; yönetmelik, yönerge, genelge ve diğer dokümanlar geliştirilerek internet ve yazılı olarak çalışanların bilgisine sunulacaktır. Personel Daire Başkanlığı Prosedür Kısmen gerçekleştirilmiştir. Mevzuat geliştirme açısından eylem gerçekleştirilmekte olup personele yazılı bildirim yapılmasında aksama mevcuttur. Ayrıca eylemin SGDB ile ilgisi kurulamadığından sorumluluk açısından revizyon gerektiği düşünülmektedir. KOS4 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. KOS 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. 124 Sayılı Y. Öğretim Üst Kuruluşları ile Y. Öğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında KHK, EBYS, İmza Yetkileri ve Yazışma Kuralları Yönergesi Eki İmza Yetkileri Listesi, İş Akışları Yetki devirleri ilgili mevcut yasal mevzuat çerçevesinde yapılmaktadır. Yetki devredilen personelin bilgi, deneyim ve yeteneği mutlak suretle dikkate alınmaktadır KYS gereği iş akışları tüm birimler tarafından hazırlanmıştır. Üniversitemiz İmza Yetkileri ve Yazışma Kuralları Yönergesi yayımlanmıştır. İş akışlarında imza ve onay mercileri belirlenerek standart kalite dokümanı formatında güncellenecektir. Mevcut İmza Yetkileri ve Yazışma Kuralları Yönergesi eki olan İmza Yetkileri Listesinin, İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri gözden geçirilerek birimlerden tekrar güncellemesi istenilecektir. İş Akışları, Kalite Doküman Modülüne İçerik Eklenmesi Güncellenen İmza Yetkileri Listesi Eylem tamamlanmıştır yılında iş akışları güncellenerek kalite formatında yayımlanmıştır. Eylem tamamlanmıştır. 2 birim eksik olmak üzere eylem gerçekleştirilmiştir.

29 Ve bu yönerge uyarınca tüm birimler tarafından İmza Yetkileri liste olarak belirlenmiştir. EBYS kullanılmakta ve bu kapsamda imza ve onay mercileri belirlenmiştir. KOS 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve 124 Sayılı Y. Öğretim Üst Kuruluşları ile Y Öğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hk KHK, Harcama Yetkilileri Hakkında Tebliğ (1 ve 2 seri no'lu), İmza Yetkileri ve Resmi Yazışma Kuralları Yönergesine göre yetkiler imza yetkileri devredilmiştir Mali konularla ilgili yetki devri yasal mevzuata uygun şekilde yazılı olarak yapılmaktadır. Yeterli güvence sağlanmaktadır. Bu nedenle eylem öngörülmemiştir. KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve 124 Sayılı Y. Öğretim üst kuruluşları ile Y. Öğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hk KHK, Harcama Yetkilileri Hakkında Tebliğ (1 ve 2 seri no'lu), İmza Yetkileri ve Resmi Yazışma Kuralları Yönergesi Yeterli güvence sağlanmaktadır. Bu nedenle eylem öngörülmemiştir. KOS 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. 018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve 124 sayılı Y.öğretim Üst kuruluşları ile Y.öğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hk KHK, Harcama Yetkilileri Hakkında Tebliğ (1 ve 2 seri no'lu), İmza Yetkileri ve Resmi Yazışma Kuralları Yönergesi Yeterli güvence sağlanmaktadır. Bu nedenle eylem öngörülmemiştir.