Doküman Yönetim Sistemi Kullanıcı Kılavuzu

Transkript

1 Kullanıcı Kılavuzu

2 Versiyon Geçmişi Versiyon Numarası Tarih

3 İçerik Amaç Giriş Yeni Doküman Set Oluşturma Doküman Sete Doküman Ekleme Doküman Onay Süreci Dokümanı Onaya Gönderme Doküman Revize İşlemi Doküman Versiyon Geçmişi İzleme Arama İnternetten Erişim Offline Çalışma

4 Amaç Doküman Yönetim Süreci, sisteme yüklenen dokümanların onay sürecinden geçirilerek yayımlanmasını ve herkes tarafından erişilebilmesini sağlayan, dokümanlarda yapılan değişiklikleri revizyon numaralarıyla kayıt altına alan SharePoint 2013 ortamında hazırlanmış versiyon takip uygulamasıdır.

5 Giriş ne giriş yapmak için internet tarayıcısının adres çubuğuna yazılır. Kimlik doğrulama ekranı gelir. Buraya bilgisayar açılış kullanıcı adı ve şifre bilgileri girilir.

6 Sistemde yetkiniz yoksa aşağıdaki ekran gelecektir. Bu durumda Bilgi İşlem departmanına başvurulup yetki istenmelidir.

7 Kimlik bilgileri doldurulup «OK» butonuna tıklandıktan sonra anasayfa ekrana gelir. Anasayfada «Onayımı Bekleyen Dokümanlar», «Son Bir Hafta İçinde Değişen Dokümanlar» ve «Zaman Aşımı Tarihi Yaklaşan Dokümanlar» listesi yer alır. Bir hafta içinde yayımlanmış son on doküman «Son Bir Hafta İçinde Değişen Dokümanlar» listesinde yer alır. En yeni doküman en üstte bulunur. Zaman aşımı tarihine bir ay veya daha az zaman kalan on doküman «Zaman Aşımı Yaklaşan Dokümanlar» listesinde yer alır.

8

9 Onayınıza gönderilmiş dokümanların onay safalarının linkleri «Onayımı Bekleyen Dokümanlar» alanında listelenir. Onay sayfasına erişmek için «Title» kolonundaki linke tıklanır. Onay verilecek dokümanı görmek için «Related Content» kolonundaki linke tıklanır.

10 Dokümanları listelemek, onaya göndermek ve yeni doküman eklemek için anasayfada sol menüde «Dokümanlar» linkine tıklanır ve bu şekilde bütün dokümanların bulunduğu kütüphaneye erişilir.

11 Doküman kütüphanesi açıldığında aşağıdaki gibi ekran gelir. Dokümanlar, içerik türüne göre gruplanmış olarak gelir. Sadece bir içerik tipindeki dokümanları listelemek için üst kısımdaki ilgili içerik tipi linkine tıklanır. Sol menüde, dokümanların «Bölüme Göre» ve «Oluşturana Göre» gruplanmış olarak listelendiği görünümlerin linkleri bulunur. «Doküman Numarasına Göre» sayfasında bütün dokümanlar doküman numarasına göre sıralı halde ekrana gelir. «Regülasyon Dokümanları» linki ile açılan sayfada ise regülasyon türüne göre gruplanmış regülasyon dokümanlarına erişilir. İlgili standart maddelerinden birine tıklandığında ise o standart maddelerini içeren bütün dokümanlar ekrana gelir. Sadece dosya adında geçen bir kelimeyi aramak için «Dosya İsminde Arama» sayfası kullanılır.

12

13 Yeni Doküman Set Oluşturma Doküman set, içerisinde birçok doküman içeren klasör benzeri yapıdır. Yeni doküman seti oluşturmak için ONURAIR DOKÜMAN YÖNETİMİ (sol üst) tıklanır. «Yeni Doküman» butonuna tıklanır. Burada eklenebilecek bütün içerik türleri listelenir. Eklenmek istenen içerik türüne tıklanır ve yeni doküman set ekleme sayfası açılır.

14

15 Bütün içerik türleri için Name, Plant ve Bölüm alanları (* işaretli kısımlar) zorunludur. Diğer alanlar zorunlu değildir. Boş geçilebilir. «Name» alanına yazılan satırda aşağıdaki karakterler bulunmamalıdır: \ / : *? " < > # { } % ~ & «Name» alanına en fazla 127 karakter yazılabilir. Her doküman türünün belirlenmiş «imzacı» kullanıcıları vardır. Doküman en son bu kişi tarafından onaylanır ve yayımlanır. «Dağıtım» alanında seçilen grup, doküman yayımlandıktan sonra mail alacak kişilerdir. «Bölüm» alanında seçilen bölüme atanmış olan doküman sahibi kullanıcısı, dokümana ilk onay verecek kişidir.

16

17 İlgili standart maddelerini eklemek için kutucuğun yanındaki ufak simgeye tıklanır. Açılan pencerede ilgili standart seçilerek «select» tıklanır. Seçimler tamalandıktan sonra «Ok» butonuna tıklanır.

18

19 Zorunlu alanlar doldurulduktan sonra Save butonuna tıklanarak doküman seti oluşturulmuş olur. Cancel butonu ile değişiklikleri iptal eder ve kaydetmeden çıkılır.

20 «Save» butonuna tıklanıp doküman set oluşturulduktan sonra «Doküman Numarası», «Doküman Türü» alanları otomatik oluşur. «Son Revizyon» alanı boştur.

21 Doküman Sete Doküman Ekleme Oluşturulan doküman sete doküman eklemek için «New Document» linkine tıklanır. Doküman sete birden fazla doküman eklenebilir.

22 Doküman ekledikten sonra sağ taraftaki ekran gelir. Bu erkanda «Save» butonuna ya da «Check-in» butonuna tıklanmalıdır. Check-in yapılmamış dokümanlar oluşturan kişi üzerinde Check-out durumunda kalır ve oluşturan başka kimse bu dokümanı göremez. Check-out durumundaki dokümanlar publish edilmemelidir. Publish edilirse onay akışında hata oluşur ve doküman yayımlanmaz. Bu durumda dokümanı check-in yaptıktan sonra iş akışını durdurup dokümanı yeniden publish etmek gerekir.

23 Doküman yükleme sırasında Check-in yapılmamış ve check-out durumda kalmış dokümanları Check-in yapmak için dokümanın isminin yanındaki üç nokta olarak görünen butona tıklanır. Açılan menüdeki olarak görünen butona tıklanır. Burada açılan menüde «Edit Properties» butonuna tıklanır. Açılan sayfada değişiklik yapmaya gerek yoktur. Sadece «Save» butonuna tıklamak yeterlidir. Doküman kaydedildikten sonra yine doküman adının yanında butonuna tıklanır; açılan sayfada butonuna tıklanır. Açılan menüde «Check-in» butonuna tıklanır. Açılan sayfada «OK» butonuna tıklanır ve check-in işlemi sonlanır.

24

25

26

27 Doküman Onay Süreci Yeni eklenen dokümanlar «Pending» durumdadır ve okuma yetkisine sahip kullanıcılar bu dokümanları göremez. Herkesin görmesi için dokümanların onaya gönderilmesi ve imza yetkisine sahip kullanıcılar tarafından onaylandıktan sonra yayımlanması gerekir. Yayımlanan dokümanlar «Approved» durumundadır ve herkes tarafından görülebilir. Onay adımlarından birinde doküman reddedilirse dokümanın durumu «Rejected» olur. «Rejected» durumundaki dokümanları, oluşturan kişi ve onaylama yetkisine sahip kullanıcılar dışındaki kişiler göremez.

28 Dokümanın durumu «Approval Status» sütunundan izlenebilir.

29 Dokümanı Onaya Gönderme Yeni bir doküman eklendikten sonra ya da onaylanmış dokümanda değişiklik yaptıktan sonra onaya göndermek için doküman ya da doküman set seçilir ve «Onurair Doküman Yönetimi» menüsündeki «Publish» butonu tıklanır.

30

31 Açılan sayfada «Start» butonuna tıklanır. «Description» alanına revizyonla ilgili açıklama yazılır. Bu açıklama onay sayfasında ve dokümanlar listesinde görünecektir. İş akışı başlatıldıktan sonra tekrar dokümanların listelendiği sayfaya dönülür. İş akışının durumu «Onurair Doküman Yayımlama» isimli sütunda takip edilir.

32 İş akışı durumunu gösteren linke tıklanınca açılan sayfada iş akışının geçmişi ve hangi aşamada olduğu görülür. İş akışında herhangi bir hata oluşmuşsa bu alanda «Error Occured» yazar. Linke tıklayınca Workflow History alanında oluşan hata ile ilgili bilgi görülebilir. Her kullanıcı sadece kendine atanmış dokümanı onaylayabilir. Bir doküman, onay için atanmış kullanıcı dışındaki bir kullanıcı tarafından onaylanmak istendiğinde hata sayfası ekrana gelir.

33

34 Doküman onay aşaması sırasıyla «Doküman Sahibi», «Plant Sorumlusu» ve «Birinci İmzacı» ve «İkinci İmzacı» olmak üzere dört adımdan oluşur. İlk onay doküman sahibi tarafından verilir. Her aşamada onay verecek kişilere aşağıdaki gibi gönderilir. Onay sayfasını açmak için (sadece outlook ta görünür) mail içindeki «Open This Task» butonuna tıklanır. Onay verilecek doküman seti açmak için alt kısımdaki linke tıklanır.

35

36 üzerinden onay sayfası açılamıyorsa anasayfada yer alan «Onayımı Bekleyen Dokümanlar» kısmından onay sayfasına erişilebilir. Onay sayfasına erişmek için «Title» kolonundaki linke tıklanır. Onay verilecek dokümanı görmek için «Related Content» kolonundaki linke tıklanır.

37 Onay sayfasının görüntüsü aşağıdaki gibidir. Burada üst kısımda onay verilecek doküman setin linki bulunur. İş akışı başlatılırken «Description» alanına yazılan metin, «Versiyon Açıklaması» alanında görüntülenir. Alt kısımdaki butonlarla onay-red işlemi gerçekleştirilir.

38 Bir aşamada onaylanan doküman bir sonraki onay adımına geçer. Onay verecek kullanıcıya aynı şekilde mail gönderilir.

39 Doküman en son onay aşamasında onaylandıktan sonra dağıtım listesindeki kullanıcılara yayımlanan yeni doküman bilgisi ve dokümanın linki ile gönderilir. içindeki doküman linki tıklanarak da yayımlanmış doküman sete erişilir.

40 Onaylanmış dokümanların versiyon numarası arttırılır. İlk kez yayımlanmış dokümanın versiyon numarası sıfırdır. Doküman yayımlandıkça versiyon numarası artar. «Son Versiyon» alanında dokümanın en son versiyon numarası görülür.

41 Doküman Revize İşlemi Onaylanmış bir dokümanda değişiklik yapmak için doküman kütüphanesinde o dokümanın doküman seti bulunur ve «Name» sütunundaki linke tıklayarak doküman sete girilir. Revize edilmek istenen doküman «New Document» linkiyle sisteme tekrar yüklenir. Eski ve yeni dokümanların aynı isimde olması gerekmektedir. Yeni doküman yüklendikten sonra dokümanın ve doküman setin durumu «Pending» olur. Okuma yetkisine sahip olan kullanıcılar «Pending» durumundaki bir dokümanın en son yayımlanmış versiyonunu görür. Onaylama yetkisine sahip kullanıcılar yeni dokümanı görür.

42

43 Revize edilen doküman, yeni doküman yayımlama işlemlerinde olduğu gibi onaya gönderilir. Aynı adımlarla onaylanır. Doküman en son aşamada onaylanınca dağıtımcılara aşağıdaki gibi yeni revizyon hakkında gönderilir. deki linki tıklayınca revize edilmiş dokümanlar görüntülenir.

44 Revize edilen dokümanın versiyon numarası bir artar. Doküman numarası da bu şekilde güncellenir. Dokümanın versiyonu «Son Versiyon» sütununda görülür.

45 Doküman Versiyon Geçmişi İzleme Dokümanla ilgili versiyon geçmişini görmek için doküman seçilir, butonuna tıklanır. Açılan menüde yine butonuna tıklanır. «Document Set Revision History» linkine tıklanır. Bu sayfada bütün değişiklikler görülür.

46

47

48 Arama Doküman yönetim sisteminde bir dokümanı bulmak için Dokümanlar kütüphanesinde «Find a file» yazan arama kutusuna aranacak kelime yazılır ve klavyede «enter» tuşuna basılır.

49 Yazılan kelime, doküman içinde ve doküman özelliklerinde (başlık, doküman numarası vb.) aranır. Aranan kelimelere en çok uyan sonuçlar en üstte yer alacak şekilde arama sonuçları listelenir. Arama kutusunda yazılan kelimelerde büyük harf/ küçük harf ayrımı yoktur. Her iki şekilde de aynı sonuçlar gelir. Arama yaparken birden çok kelime aralarında boşluk bırakılarak aranırsa her iki kelimeyi içeren sonuçlar ekrana gelir.

50

51 Aranacak kelimenin devamı bilinmiyorsa kelimenin sonuna yıldız (*) koyulmalıdır.

52 Girilen kelime dizisinin tamamen aynı şekilde sonuçlarda olması isteniyorsa, kelime dizisi çift tırnak içinde yazılarak aranmalıdır.

53 Sadece doküman adında arama yapmak isteniyorsa sol menüdeki ya da üst menüdeki «Dosya İsminde Arama» sayfasında arama yapılmalıdır.

54 Arama kutusuna kelime yazılır ve büyüteç şeklindeki butona tıklanır. Bu arama sadece doküman adında yapılacaktır. Doküman adında yazılan kelime geçen bütün dokümanlar sonuçlar listesinde görünür. En çok benzeyen kelime en üstte yer alır. Sol taraftaki filtreyle sonuç listesi daraltılabilir. Dosya formatına, dokümanı oluşturana ve değiştirilme tarihine göre sonuçlar filtrelenebilir.

55

56 Internet Üzerinden Erişim internete açık durumdadır. Internet tarayıcısına yazılır. Kullanıcı adı ve şifre soran bir sayfa ekrana gelir. Kullanıcı adı ve şifre, bilgisayar açılışında girilen kullanıcı adı ve şifredir. Kullanıcı adı, domain adı ile birlikte yazılmalıdır. Onurair domainindeki kullanıcılar «Onurair\kullanıcı_adı», Teknik domainindeki kullanıcılar «Technic\kullanıcı_adı» Dispatch domainindeki kullanıcılar «Dispatch\kullanıcı_adı» şeklinde girmelidir.

57

58 Offline Çalışma SharePoint offline çalışma özelliği kullanılarak network bağlantısı olmadan ndeki dokümanlara erişim sağlanabilmektedir. SharePoint te offline çalışma için iki yol vardır. Bunlar, Outlook a dokümanları indirme ve SharePoint doküman kütüphanesini lokaldeki bir klasöre senkronize etme (sync) yöntemleridir. Her iki yöntemin kısıtları bulunmaktadır.

59 Doküman Kütüphanesini Sync Etme One Drive for Business aracı ile sharepoint doküman kütüphanesi lokaldeki bir klasöre senkronize edilebilir. Offline çalışacak kullanıcıların bilgisayarında Office 365 olmalıdır. Kütüphaneyi senkronize etmek için, doküman kütüphanesi açılır ve sağ üst kısımda SYNC butonuna tıklanır.

60 «Sync» butonuna tıklandıktan sonra aşağıdaki gibi bir ekran gelir. Bu ekranda lokalde dokümanların nereye senkronize edileceği seçilir. Default gelen yol «Change» linki ile değiştirilebilir. Bilgisayardaki klasör seçildikten sonra «Sync Now» butonuna tıklanır ve senkronizasyon işlemi başlatılır.

61 Aşağıdaki gibi bir ekran gelecektir. Bu ekran dokümanların senkronize edilme durumunu gösterir. İşlem bitince «Show my files» butonu ile lokaldeki klasör açılır.

62 Lokaldeki klasörde senkronize edilmiş dokümanlar aşağıdaki gibi yanında yeşil işaretle gösterilir. Bu klasördeki dokümanlarda değiştirme, düzenleme işlemi yapılmamalıdır. Değişiklik yapıldığında senkronizasyon bozulur.

63 Dokümanlarda güncelleme yapıldığında kullanıcı online ise değişiklik hemen lokaldeki bu klasöre yansır. Offline durumdayken güncelleme yapıldığında ise eski doküman görünür ama online duruma geçince değişikler hemen yansır. Sistem trayda mavi bulut şeklindeki ikon, senkronizasyon işlemini yapan One Drive for Business uygulamasını gösterir. Bu ikonun üzerine mouse ile gelince senkronizasyonun durumunu gösterir. Senkronizasyon herhangi bir sebeple durduğunda, bu ikonda kırmızı uyarı işareti görülür.

64 Sistem trayda bulut ikonuna sağ tıklanarak senkronizasyonu başlatma, durdurma, duraklatma işlemleri yapılabilir. «Open your OneDrive for Business folder» butonuyla dokümanların lokalde kaydedildiği klasör açılır.

65 Sync Kısıtları One Drive for Business senkronizasyonu sadece Office 2013 ile çalışır. Bir kütüphanedeki bütün dokümanlar senkronize edilir. Sadece seçili dokümanların senkronizasyonunu sağlama gibi bir özellik bulunmamaktadır. Senkronize edilebilecek doküman sayısı en fazla 5000 dir. Boyutu 2 GB ı geçen dosyalar senkronize edilemez. Senkronize edilecek dosya adları en fazla 128 karakter olmalıdır. Klasör ve dosya adları toplamda 250 karakteri geçmemeli.

66 Dosya adı nokta(.) ve tilda (~) ile başlayamaz. Klasör adı forms olmamalı. Outlook pst dosyaları ve OneNote dosyaları senkronize edilemez. Açık dokümanlar senkronize olmaz. Senkronize etmeden önce kütüphanedeki dokümanların açık olup olmadığı kontrol edilmelidir.

67 Dokümanları Outlook a İndirme SharePoint dokümanları Outlook a indirildiğinde offline erişilebilir hale gelir. SharePoint doküman kütüphanesindeki dokümanda yapılan değişiklikler outlook a indirilmiş dokümana senkronize edilir. Kütüphaneyi outlook a senkronize etmek için, doküman kütüphanesi açıldıktan sonra üst menüde Library grubu açılır. Burada Connect to Outlook butonu tıklanır.

68 Gelen uyarı ekranına Launch Application (ya da Allow ) tıklanır.

69 Tek bir klasör offline izlenmek isteniyorsa ilgili klasörün yanındaki butonu tıklanır. Gelen menüde yine butonuna tıklanır ve Connect to Outlook butonu tıklanır. Bu şekilde tek bir klasör outlooka senkronize edilmiş olur.

70 Outlook açılır ve sol taraftaki klasörlere SharePoint Lists isimli bir klasör eklendiği görülür. Bu klasörü genişlettiğimizde, alt klasörler halinde dokümanlar listelenir.

71 Klasörlerin yanında parantez içinde kaç tane dosya download edilmesi gerektiği yazar. Klasörler alındıktan sonra her klasör içindeki dosya Download This Document butonuna tıklanarak indirilmelidir. Bu şekilde indirilen dokümanlar offline erişime açılmış olur.

72 İndirilmemiş dokümanlar offline durumdayken erişilemez. Dokümanlarda güncelleme yapıldığında kullanıcı online ise değişiklik hemen lokaldeki bu klasöre yansır. Offline durumdayken güncelleme yapıldığında ise eski doküman görünür ama online duruma geçince ve outlook ta gönder/al (send/receive) yapılınca değişikler hemen yansır.

73 Outlook tan Erişim Kısıtları Internet Explorer 64 bit olmamalıdır. Her doküman tek tek outlook ta indirilmiş olmalıdır. Download edilmemiş dokümanlar offline durumdayken erişilemez.

74 Onur Air A.Ş. All rights reserved. Confidential and proprietary document. This document and all information contained herein is the sole property of Onur Air A.Ş No intellectual property rights are granted by the delivery of this document or the disclosure of its content. This document shall not be reproduced or disclosed to a third party without the express written consent of Onur Air A.Ş. This document and its content shall not be used for any purpose other than that for which it is supplied. The statements made herein do not constitute an offer. They are based on the mentioned assumptions and are expressed in good faith. Where the supporting grounds for these statements are not shown, Onur Air A.Ş will be pleased to explain the basis thereof.